Saks- og arkivsystemet Public 360ᵒ Høgskulen i Volda. Utvalsmodulen i Public 360 Møteinnkalling og møteprotokoll

Transkript

1 Utvalsmodulen i Public 360 Møteinnkalling og møteprotokoll 1

2 Innhaldsliste Bytt rolle til utvalssekretær... 3 Du må ha denne rolla for å få tilgang til møte- og utvalsmodulen... 3 Finn ditt utval... 3 Registrere nytt møte... 4 Oppretting av saksframlegg... 5 Filreferanse... 7 Lage sakliste... 9 Redigere sakliste Produsere møteinnkalling Møteadministrasjon etter møtet Statuskoder Status på sakene Registrer oppmøte Protokollsignering Protokoll og vedtak

3 Bytt rolle til utvalssekretær Du må ha denne rolla for å få tilgang til møte- og utvalsmodulen Finn ditt utval I menyen til venstre finn du Tilgjengelige utvalg 3

4 Registrere nytt møte Fyll inn nødvendig informasjon om møtet. No kan utvalssekretærar/sakshandsamarar skrive saksframlegg og melde dei opp til det aktuelle møtet. 4

5 Oppretting av saksframlegg Saksframlegget skal skrivast i ei aktuell sak for emnet. Stå i saka. Vel Nytt dokument velg mal. Vel dokumentet/malen som ligg under tittelen saksframlegg. Skriv tittel på saksframlegget. Dersom dokumentet skal unndragast offentlegheit MÅ du velje tilgangskode «UO», paragraf og tilgangsgruppe, eventuelt også ein ny offentleg tittel. 5

6 Vel ny behandling for å melde saka opp til gjeldande møte. Så lenge det er første gang saka er handsama i dette utvalet, skal «Nr.» vere 1. Søk opp gjeldande utval og det aktuelle møtet, vel vedtaks- eller orienteringssak. Huk evt. av for «unntatt offentlighet.» Trykk OK. 6

7 Du kjem no tilbake til dokumentkortet. Dersom du skal knyte til vedlegg du har lagra lokalt, trykk på fana Filer. Søk opp dokumentet i Bla gjennom, vel Legg til. Same framgangsmåte ved fleire filer. Trykk Fullfør og du vil få opp malen for saksframlegg. Skriv saksframlegget. Lukk dokumentet ved å trykke på krysset oppe i høgre hjørne. Lagre Sjekk inn OK ved versjonsmerknader. Filreferanse Dersom du skal knyte til vedlegg som allereie ligg i Public 360ᵒ, bruk følgjande framgangsmåte: Ny fil - ny filreferanse. Søk opp det aktuelle dokumentet. Søkeresultatet kjem nedst på sida. Huk av framfor det aktuelle dokumentet/dei aktuelle dokumenta. Trykk OK. 7

8 Dersom du er usikker på dokumentnummer/-tittel, kan du søke opp heile saka ved å trykke Hent filreferanser fra en sak. Dette forutset at vedlegget ligg i ei anna sak enn saka du skriv saksframlegget i. Ekspeder dokumentet. 8

9 Lage sakliste Velg Møter og klikk på ønska Møtetidspunkt for å lage sakliste. Velg: Saker til behandling. Du vil då få opp lista over saker som er oppmelde til det aktuelle møtet. Hak av dei sakene som skal på saklista, og trykk på: Til saklisten 9

10 Redigere sakliste I denne menyen kan du flytte om på sakene, omnummerere, fjerne saker frå saklista m.m. Hak av framfor saka som skal endrast. 10

11 Produsere møteinnkalling Når saklista er klar for produsering i Word, vel du Produser: HVO Møteinnkalling. Her kan du velge om møteinnkallinga skal vere offentleg eller ikkje. Du kan lage fleire versjonar av same innkalling, dersom du treng ei offentleg og ei som skal vere unnteke offentlegheit. Klikk OK, og vent til Word-dokumentet opnar seg. Saksnummer kjem automatisk. 11

12 Rediger dokumentet dersom det trengs. Opne 360-fana, og vel Lagre møtedokument. Til slutt må du endre status på saksdokumentet frå Reservert til Ekspeder. 12

13 Møteadministrasjon etter møtet Når møtet er over set du møtestatus til Avholdt. Statuskoder Under forberedelse - Denne statusen vert sett når møtet vert oppretta. Låst sakskart - Når saklista er låst, kan du ikkje fjerne eller flytte på behandlingane. Offentlig - Saklista er klar for offentleggjering og kan publiserast. Saklista kan framleis redigerast. Avholdt - Når møtestatus vert endra får utvalssakene på sakslisten status "Behandlet". Utsatt - Saklista for møtet vert fjerna. Avlyst - Saklista for det avlyste møtet vert fjerna. 13

14 Status på sakene Velg rett status på sakene: Vedtak, utsatt Registrer oppmøte Møtestatus: Avholdt Under menyval Deltakelse: Hak av for møtedeltakarar og velg Registrer oppmøte 14

15 Protokollsignering (Ikkje alle utval brukar dette). For å få medlemer som skal signere fletta inn i møteprotokollen, må signeringsansvaret registrerast. Klikk på kontekstmenyen ( ) bak namnet og velg Protokollsignering. Slik ser vi kven som er ansvarleg for signering av protokollen. 15

16 Protokoll og vedtak No kan utvalssekretæren produsere møteprotokoll. Protokollen vert bygd opp frå saklista og saksframlegga. Her tek du stilling til om protokollen skal vere offentleg eller unnteke offentlegheit. 16

17 Du får opp ei rute under kvar sak der vedtaket skal stå. Kopier frå framlegget til vedtak, eventuelt rediger dette dersom det har vorte endringar. Trykk Lagre endeleg vedtak. Lagre sjølve møteprotokollen ved å trykke på 360-fana og knappen: Lagre møtedokument. 17

18 Til slutt må du endre status på saksdokumentet frå Reservert til Ekspeder. 18