<Prosjektnavn> Prosjektspesifikk dokumenthåndteringsprosedyre (PDP)

Transkript

1 <Prosjektnavn> Prosjektspesifikk dokumenthåndteringsprosedyre (PDP) <Dette dokumentet er en mal hvor områder/tekst markert med gult enten er veiledende beskrivelser som skal fjernes, eller tekst som må fylles inn/byttes ut iht det som er prosjektspesifikt.> 00E For implementering dd.mm.åååå N.N. N.N. N.N. Revisjon Revisjonen gjelder Dato Utarb. av Kontr. av Godkj. av Tittel: <prosjektnavn> prosjektspesifikk dokumenthåndteringsprosedyre (PDP) Antall sider: nn Produsent: JERNBANEVERKET 1 Prod.t egn.nr.: Erstatning for: 6 Erstattet av: 7 Prosjektnr.: Xxxxxx Dokument-/tegningsnummer: Revisjon: Parsell: Generelt XXX-NN-A-NNNNN 00E FDV-dokument-/tegningsnummer: NA FDV-rev.: NA

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE HENSIKT OG OMFANG DEFINISJONER BRUK AV ESAM (APPLIKASJON FOR EKSTERN SAMHANDLING) MOTTAK AV LEVERANSER OG DATAFLYT I ESAM EKSEMPEL VISER BRUK AV MAL A2: EKSEMPEL VISER BRUK AV MAL C: MOTTAK OG ARKIVERING AV DOKUMENTASJON POSTMOTTAK I PROSJEKTET AVVIKSRUTINE VED MOTTAK AV STORE MENGDER DOKUMENTASJON PROSJEKTADMINISTRATIV DOKUMENTASJON KRAV TIL ARKIVERING OG OPPBEVARING TEKNISK DOKUMENTASJON KRAV TIL ARKIVERING OG OPPBEVARING DOKUMENTPLAN UTFORMING AV TEKNISK DOKUMENTASJON TEGNINGSLISTE/ TEGNINGSLSITE FOR ARBEIDSTEGNINGER UTFORMING AV TEKNISK DOKUMENTASJON NAVNGIVNING AV DOKUMENTER OG TEGNINGER NAVNEKONVENSJON AV DOKUMENTER DOKUMENTNUMMERERINGSSTRUKTUR PROSJEKTKODE PARSELL OMRÅDE/STREKNING DOKUMENTTYPE (FAGKODE) LØPENUMMER REVISJONSKODING VED OFFISIELLE UTGIVELSER OM FORELØPIGE INTERNE UTGAVER FRAM TIL OFFISIELLE UTGIVELSER MARKERING AV ENDRINGER PÅ DOKUMENTER OG TEGNINGER VED NYE REVISJONER I ADOBE PRO STOPP/HOLD AV DOKUMENTER BRUK AV REFERANSER FILFORMATER OG FILHÅNDTERING DISTRIBUSJON/FORSENDELSE AV TEKNISK DOKUMENTASJON TIL JBV TRANSMITTEL SKJEMA KOMMENTERING OG AKSEPT AV TEKNISK DOKUMENTASJON AKSEPTKODER OG AKSEPTRUBRIKK... 33

3 8. KRAV TIL FDV-/SLUTTDOKUMENTASJON INPUT BANEDATA/MAXIMO DOKUMENTPLAN/TEGNINGSLISTE KONTAKTINFORMASJON DOKUMENTKONTROLL VEDLEGG 1 MAL DOKUMENTFORSIDE VEDLEGG 2 MAL TITTELBLOKK TIL TEKNISK TEGNING VEDLEGG 3 MAL TRANSMITTEL VEDLEGG A STY VEDLEGG B STY-XXXX ANBEFALT PRAKSIS FOR BRUK AV ESAM I PROSJEKTER VEDLEGG C STY-XXXX STANDARD DOKUMENTPLAN FOR JBV-PROSJEKTET... 40

4 1. Hensikt og omfang Hensikten med prosedyren er å sikre ensartede regler for utforming, nummerering, godkjenning, arkivering, forsendelse og overlevering av offisielle prosjektdokumenter i prosjekter. Prosektspesifikk dokumenthåndteringsprosedyre (heretter kalt PDP) skal sikre at Jernbaneverket som byggherre (heretter kalt JBV) og prosjektets eksterne leverandører har felles omforente rutiner for håndtering, lagring og utveksling av dokumentasjon i prosjektet. Dokumentet stiller krav til hvordan prosjektet og eksterne leverandører skal utarbeide og håndtere administrativ og teknisk dokumentasjon. Kravene er basert på JBVs Tekniske regelverk og JBVs styringssystem. Ansvarlig for utarbeidelse og oppdatering av prosedyren er prosjektets dokumentstyringsleder i JBV, mens ansvaret for godkjenningen ligger hos prosjektets prosjektleder i JBV.

5 2. Definisjoner UTTRYKK Dokumentkontroller IKT Steria Evry Vianova Teknisk dokumentsenter Stortorvet Software Innovation Teknisk dokumentasjon Administrativ dokumentasjon PDP ProArc ProTeknisk Saksrom (P360) Transmittel DEFINISJON Rolle i Jernbaneverket (i dette dokumentet i Jernbaneverket Utbygging) som blant annet er ansvarlig for registrering av teknisk dokumentasjon i ProArc Enheten i Jernbaneverkets som har systemforvaltningsansvaret for ProArc (og andre applikasjoner, bl.a. Saksrom 360) Firmaet som driver JBV s helpdesk og drifter IKT-systemene Driftsleverandøren til Vianova, der programvaren esam er installert og driftes fra Firmaet som er valgt som leverandør av programvaren som esam benytter Jernbaneverkets sentrale dokumentsenter for driftsorganisasjonen. Mottaker og forvalter av FDV-dokumentasjon fra JU DKS ved prosjektslutt Leverandør av JBV sine offisielle arkivsystemer; Saksrom (P360) og ProArc Med teknisk dokumentasjon menes de tegninger og dokumenter som produseres i prosjektet for å kunne prosjektere, planlegge, bygge og drifte anlegget. Herunder også spesifikasjoner, rapporter, prosjektets styringsdokumenter og annen dokumentasjon som krever revisjonsstyring. Med administrativ dokumentasjon menes her korrespondanse i form av brev, telefaks, e-post, notater, møtereferater, protokoller og annen kommersiell dokumentasjon som kontrakter, avtaler og lignende. Dette er all skriftlig kommunikasjon som ikke er definert som teknisk dokumentasjon i prosjektet. Arbeidsflyter (KOE, EO, Byggherremelding, VOA, Produksjonsavvik) Prosjektspesifikk dokumenthåndteringsprosedyre. Prosedyre som regulerer nummering, løpenummertildeling, parsellinndeling, godkjennings- og utvekslingsrutiner for det prosjekt den enkelte PDP en lages for. JBVs interne system for håndtering og styring av teknisk dokumentasjon. Det er utarbeidet egne løsninger/arkiver i ProArc for utbyggingsprosjekter (ProTeknisk) og for drift (Anlegg, System og Signal). JBVs løsning i ProArc for håndtering og styring av teknisk dokumentasjon i utbyggingsprosjekter JBVs interne system for journalføring og saksbehandling av administrativ dokumentasjon. Systemet benyttes både av prosjekter og øvrige enheter i JBV og styring Følgebrev/ forsendelsesskjema som følger en offisiell teknisk dokumentforsendelse

6 BaneData Banedata ID/ objektkode Dokumenttype/ fagkode Elektronisk signatur Entreprisenummer Samhandlingsområde (esam) FDV-nummer Hyperkobling Ledetid Løpenummer Parsell Prosjektkode FDVdokumentasjon Objektoppdateringsark Revisjonsnummer BaneData er Jernbaneverkets vedlikeholds styringssystem for infrastrukturen. Identifikator i BaneData for objekter som det skal/ kan utføres vedlikeholde på. En bokstavkode som beskriver type dokument. Eks. dokument type A = Forside, innholdsfortegnelse, tekstdokumenter, tegningslister. Elektronisk signatur er den brede og generelle betegnelsen på teknikker som kan benyttes til å «signere» digital informasjon på samme måte som en håndskreven signatur benyttes til å undertegne et papirdokument. F. eks. kan dokumenter signeres elektronisk ved bruk av Adobe Professional med elektronisk signatur funksjon. Signaturen skal kunne knyttes tilbake til den som signerte dokumentet. Prosjekt XXX omfatter et antall entrepriser, som hhv. gis enterprisenummer XXX nn, der nn er to sifre. Utvekslingsplass for dokumentasjon mellom: JBV,rådgivere og entreprenører. Prosjektet har noen entrepriser og kontrakter der dokumentasjon utveksles via esam. FDV dokumentasjon er dokumentasjon av hvordan anlegget er utformet (som bygget), samt dokumentasjon som beskriver hvordan anlegget/maskinen skal forvaltes, driftes og vedlikeholdes. Driftsnummer fra JBV sitt forvaltnings/ driftssystem. Elektronisk link mellom to eller flere dokumenter som gjør det mulig å gå fra det ene dokumentet til det andre ved å klikke på linken/ hyperkoblingen. Tiden fra dokumentasjon er oversendt fra leverandør til dokumentasjon er registrert i mottakers system. Løpenummeret består av fem sifre. Dette nummeret er den unike identifikatoren som klart identifiserer dokumentet innenfor hvert prosjekt, parsell, og dokumenttype. Excel ark som brukes for å registrere nye objekter og oppdatere eksisterende objekter i BaneData. Denne koden består av to tegn (numerisk). Koden identifiserer prosjektets områdeinndeling. Denne koden består av 3 bokstaver som forteller hvilket prosjekt og prosjektdel i Jernbaneverket dokumentet tilhører. Revisjonsnummeret for et dokument eller en tegning er et sekvensielt nummer som øker med 1 for hver gang en ny revisjon av dokumentet/tegningen blir utgitt offisielt. Revisjonsnummeret skal alltid starte på 00. For offisielle utgivelser (revisjoner) vil revisjonskoden bestå også av en utgivelsesstatus som forteller formålet med utgivelsen.

7 Revisjonskode Revisjonskoden er revisjonsnummer + utgivelsesstatus. F.eks. 00E. Samlebegrep for Tilvirkningsdokumentasjon og FDV dokumentasjon Statuskoder i et dokumenthåndteringssystem brukes internt til å fortelle hvor langt man er kommet i produksjonen av et dokument. Statuskode Teknisk forside Sluttdokumentasjon Tilvirkningsdokumentasjon Eksternt brukes et sett med statuskoder for å gi tilbakemelding til leverandør på mottatt dokumentasjon. Kode 1 Akseptert/ Godkjent Kode 2 Akseptert/ Godkjent m/ kommentarer Kode 3 Ikke akseptert/ kommentert Kode 4 For informasjon Kode U Utgått Forside utarbeidet etter en bestemt forsidemal med forhåndsdefinerte felter som må fylles ut iht. bestemte dokumentstyringsregler. (f.eks. tittel oppbygging, revisjonskoding, utgivelseshensikt antall sider, produsent logo etc.) Se vedlegg 2. Tilvirkningsdokumentasjon er dokumentasjon av at alle krav er ivaretatt i planleggings- og produksjonsfasen (utbygging). Bokstaven som står bak revisjonsnummeret i revisjonskoden. F.eks. 00E. E er utgivelsesstatusen. Utgivelsesstatus Utgivelsesstatusene som benyttes er: A - Konsept/løsningsforslag B - Anbudsgrunnlag C - Arbeidsdokument/tegning (for bygging/installasjon) D - Som bygget (etter bygging/installasjon) E - System og/eller dokumentasjon av generell karakter (generisk) U - Utgår

8 3. Bruk av esam (applikasjon for ekstern samhandling) <hvis esam ikke skal benyttes må dette kapittel fjernes og det må fremgå av dokumentet hva som er offisiell adresse på epost og postadresse, samt navngivning av emne i forsendelse> <prosjektnavn> bruker esam/applikasjon for ekstern samhandling for offisiell utveksling av dokumentasjon mellom leverandører og JBV. Generelt gjelder at adgang for eksterne parter (leverandører og andre interessenter), så vel som JBV s egne medarbeidere, er tilgangsstyrt og basert på konkrete behov. For å få en enhetlig håndtering og bruk av esam er det definert noen prinsipper for overordnet mappestruktur og som benyttes i esam. esams hovedfunksjon er utveksling av dokumentasjon, og å skille ut offisiell dokumentasjon (offisielle leveranser) fra utkast, høringer o.l. Et annet viktig element er tilgangsstyringen som ved hjelp av denne strukturen kan styres på roller. Alle prosjektdeltakere hos leverandør og JBV kan få tilgang til prosjektets område på esam. Prosjektleder hos den enkelte leverandør (eller annen bemyndiget person) er ansvarlig for å gi nødvendig informasjon om administrasjon av brukere til dokumentkontroller hos JBV i <prosjektnavn>.

9 Prosjektets struktur i esam er slik: Figur 1 - Dataflyt i esam Figuren over viser dataflyten i esam, kort oppsummert som følger: 1. ARBEIDSOMRÅDET: Leverandørene kan benytte Arbeidsområdet aktivt i en samhandling med JBV, alle leverandører og JBV har innsikt i hverandres område og filer (E-mappen). Leverandørene skal levere sine leveranser i egen mappe for hver leverandør (D-mappen). JBV godkjenner leveransene i Arbeidsområdet (D-mappen) etter intern flyt/kontroll og gjør godkjente filer tilgjengelig i Fordelingsområdet. 2. UTGIVELSESOMRÅDET: Område hvor kun JBV dokumentkontroller/prosjektledelse har adgang, alle godkjente leveranser (revisjoner av filer, typisk PDF-filer) legges i dokumentlister (typisk for hvert fag). Godkjente og avsluttede Arbeidsflyter (endringer, avvik etc. fra Capture) legges opp i Utgivelsesområdet. De godkjente filene i Utgivelsesområdet gjøres tilgjengelig for mottakerne i Fordelingsområdet. 3. FORDELINGSOMRÅDET: Viser til enhver tid siste tilgjengelige revisjon av en tegning eller et dokument. Godkjente tegninger/dokumenter gjøres tilgjengelig i Fordelingslister (typisk per fag/entreprise) og at mottakere kun har adgang til sin egen Fordelingsliste. Automatikk i printfordeling kan evt. settes opp. 4. SAKSROM/PROARC: Detplanlegges med en tilrettelegging for en automatikk i overføring av filer fra esam til ProArc/Saksrom.

10 4. Mottak av leveranser og dataflyt i esam 4.1. Eksempel viser bruk av mal A2: Leverandører laster sine leveranser opp i Arbeidsområdet i esam (E-området) som er et felles samhandligsrom for prosjektet. Hver leverandør (rådgiver) skal kopiere sine leveranser over til D- området i esam med Transmittel forside og tilhørende transmittel filer. Metadata feltet Trans. til JBV viser det unike transmittel nummeret (se figur 2). Figur 2 - Transmittel 1) Mottatte leveranser oppdateres med riktig metadata status for prosesstrinn (Mottatt, Under bearbeiding og Ferdigbehandlet) a. Dokumentkontroller i Jernbaneverket kvitterer Mottatt i esam ( Mottaksflyt ) og registrerer mottaket (f.eks transmittel nr, mottatt dato, ledetider og status). b. Prosessen med intern Godkjenningsflyt kan starte og status endres fra Mottatt til Under bearbeiding i fasen prosjektet selv gjør en faglig vurdering av leveransene. c. Leveransen settes til Ferdigbehandlet når dokument controller og prosjektet (faglig ekspertise) har vurdert leveransen. Godkjenningsflyten i JBV kan gå fram og tilbake mellom ulike aktører og personer ved bruk av meldingsfunksjonen i esam (etableres som en tråd som tar vare på dialogen se Figur 3):

11 Figur 3 - Meldingsfunksjonen Merk: Det er ikke behov for noen returflyt fra ProArc til esam siden godkjenningen foregår direkte i esam. Prosjektene kan benytte Adobe Pro til kommentering og signering direkte i dokumenter og tegninger. Autoview Vieweren i esam kan benyttes til kommentering på enkelt dokumenter og tegninger. Når prosesstatus settes til Ferdigbehandlet, vil også metadata feltet Statuskode oppdateres (se Figur 4): o o o o o Statuskode 1 ( Godkjent ): Versjonen av dokumentet utgis og fordeles. Statuskode 2 ( Godkjent med kommentar ): Versjonen av dokumentet utgis og fordeles. Kommentar meldes tilbake til leverandør. Statuskode 3 ( Avvist ): Versjonen blir liggende og skal ikke utgis og fordeles. Oppdateres med ny transmittel. Statuskode 4 ( Til informasjon ): Versjonen av dokumentet utgis og fordeles. Statuskode Utgått: Utgått Det er brukt status koder 1,2,3,4 istedenfor tekstvalg i esam som godkjent, avvist etc. siden det er ulik praksis fra prosjekt til prosjekt om ordlyden for hvert valg. Oppdateres over.

12 Figur 4 - Statuskoder 2) Etter godkjennelse av leveransen skal de godkjente filer (tramsmittel forside og tilhørende transmittel filer) utgis til Utgivelsesområdet i esam som vist i figur 5 under. Figur 5 - Godkjente filer utgis til Fordelingsområdet Merk: Avviste filer skal ikke utgis og fordeles, men kommenteres og returneres leverandør i Arbeidsområdet. 3) Godkjente leveranser fordeles til de rette fordelingslister (eksempelvis entrepriser). Det er da mulig i Arbeidsområdet å se at leveransen er godkjent (grønne piler) og hvilke mottakere som har mottatt filene.

13 Figur 6 - Grønne piler viser godkjente leveranser Alle aktiviteter i esam loggføres og er sporbart med navn på person og tidspunkt for endringer (se Figur 7). Figur 7 - Filhistorikk

14 4.2. Eksempel viser bruk av mal C: Leverandører laster sine leveranser opp i Arbeidsområdet i esam (E-området) som er et felles samhandligsrom for prosjektet. Hver leverandør (rådgiver) skal kopiere sine leveranser over til D- området i esam med Transmittel forside og tilhørende transmittel filer. Metadata feltet Trans. til JBV viser det unike transmittel nummeret (se figur 2). Figur 8 - Transmittel Transmittel forside skal lastes opp i Leverandørmappen under D. Leveranse til JBV Figur 9 - Leverandørmappe

15 De tekniske dokumentene for aktuell transmittel skal lastes opp direkte i de tilhørende fagmappene. Figur 10 - Leveranse i fagmapper Mottatte leveranser oppdateres med riktig metadata status for prosesstrinn (Mottatt, Under bearbeiding og Ferdigbehandlet) Dokumentkontroller i Jernbaneverket kvitterer Mottatt i esam ( Mottaksflyt ) og registrerer mottaket (f.eks transmittel nr, mottatt dato, ledetider og status). Figur 11 - Dokumentkontroll Mottatt

16 1. Dokumentkontroller går inn i den enkelte fagmappen 2. Markerer filene 3. Klikker på ikonet rediger filinformasjon 4. Fyller ut prosesstrinn: Mottatt Dokumentkontroller kan nå ved bruk av meldingsfunksjonen i esam melde om at faglig kontroll skal utføres: Figur 12 - Meldingsfunksjonen Figur 13 - Kommentering, Adobe Pro Fagperson kan benytte Adobe Pro til kommentering og signering direkte i dokumenter og tegninger.

17 o o o o o Statuskode 1 ( Godkjent ): Versjonen av dokumentet utgis og fordeles. Statuskode 2 ( Godkjent med kommentar ): Versjonen av dokumentet utgis og fordeles. Kommentar meldes tilbake til leverandør. Statuskode 3 ( Avvist ): Versjonen blir liggende og skal ikke utgis og fordeles. Oppdateres med ny transmittel. Statuskode 4 ( Til informasjon ): Versjonen av dokumentet utgis og fordeles. Statuskode Utgått: Utgått Det er brukt status koder 1, 2, 3, 4 istedenfor tekstvalg i esam som godkjent, avvist etc. siden det er ulik praksis fra prosjekt til prosjekt om ordlyden for hvert valg. Oppdateres over. Når faglig kontroll er utført skal Prosesstrinn og Statuskode være oppdatert. Figur 14 - Faglig kontroll, Ferdigbehandlet Etter godkjennelse av leveransen skal alle filer som er ferdigbehandlet (og tilhørende transmittel forside) utgis til Utgivelsesområdet i esam som vist i Figur 15 under. Figur 15 - Godkjente filer utgis til Fordelingsområdet

18 Merk: Avviste filer skal utgis, men skal ikke fordeles, De skal kommenteres og returneres leverandør i Arbeidsområdet. Dokumentkontroller ser dokumentene i Utgivelsesområdet under «Avventer godkjennelse» (Figur 16) Dokumentkontroller godkjenner endelig dokumenter som har fått statuskode 1,2 eller 4. (Figur 17) Dokumentkontroller fordeler godkjente filer i henhold til distribusjonslister (Figur 18) Dokumentkontroller avviser endelig dokumenter som har fått statuskode 3 (Figur 19) Figur 16 - Avventer godkjennelse Figur 17 - Godkjenning

19 Figur 18 - Distribuerer ihht distribusjonslister Figur 19 - Endelig avvising

20 5. Mottak og arkivering av dokumentasjon Godkjente dokumenter og tegninger i esam skal arkiveres i ProArc/Saksrom. Dokumentkontroller(e) i JBV vil arkivere all mottak av teknisk dokumentasjon fra eksterne i dokumenthåndteringssystemet ProArc (ProTeknisk), mens mottatt administrativ dokumentasjon vil bli registrert i Saksrommet (Public 360 o ). Frist for mottakskontroll, registrering og distribusjon av teknisk dokumentasjon som er mottatt i prosjektet er daglig (normalt 24 timer timer) hvor det som er mottatt før kl. 12:00 skal være registrert i løpet av dagen og det som mottas etter kl. 12:00 registreres påfølgende virkedag før kl.12:00. Merk at for teknisk dokumentasjon gjelder ledetiden kun ved offisielle forsendelser, dvs. når dokumentasjon leveres med transmittel. Teknisk dokumentasjon som ikke leveres med transmittel anses ikke som offisielt mottatt av JBV Postmottak i prosjektet All papirpost til prosjektet skal sendes til Jernbaneverkets postmottak på Hamar for registrering og distribuering via Saksrommet (360o). Postadresse: Jernbaneverket Postboks Hamar Pakker, aviser, tidsskrifter og lignende skal sendes til leveringsadressen til prosjektet. Leveringsadresse: xxxxxxx xxxxxx xxxx xxxxx 5.2. Avviksrutine ved mottak av store mengder dokumentasjon I de tilfeller hvor det mottas så store mengder dokumentasjon samlet at det ikke er mulig å overholde gjeldende ledetid for mottak, kontroll, registrering og distribusjon av dokumentasjon skal prosjektleder hos leverandør varsles og om nødvendig bli enige om eventuell endring av standard svarfrist for de(n) aktuelle forsendelsen(e).

21 6. Prosjektadministrativ dokumentasjon Med administrativ dokumentasjon menes her korrespondanse i form av brev, telefaks, e-post, notater, møtereferater, protokoller, kontrakter, avtaler og lignende. Dette er all skriftlig kommunikasjon som ikke er definert som teknisk dokumentasjon i prosjektet. Ifølge Arkivloven er alle offentlige virksomheter pålagt å registrere (journalføre) alle saksdokumenter i et NOARK-basert sak- og arkivsystem som i JBV er Saksrommet uten ugrunnet opphold. Dette betyr at all korrespondanse, kontrakter, møtereferater, og lignende til og fra JBV skal registreres løpende i dette systemet JBV som offentlig virksomhet er underlagt Offentleglova og Forvaltningsloven. Det betyr at offentligheten har krav på innsyn i saksdokumenter som dokumenterer kommunikasjonen i prosjektet, såfremt innholdet i korrespondansen ikke er av en slik karakter at den kan unntas fra offentligheten med hjemmel i lov. All skriftlig kommunikasjon (brev og e-post) skal kun omhandle ett tema og skal være påført kontraktsnummer, prosjektnavn og en informativ tittel for å sikre riktig distribusjon internt i JBV Krav til arkivering og oppbevaring Leverandør plikter å ha et prosjektarkiv for administrativ dokumentasjon, dette arkivet skal som minimum omfatte offisielle brev, møtereferater, , kontrakter, avviksmeldinger, endringsanmodninger og endringsordre. Leverandør skal benytte et egnet elektronisk system for formålet med nummereringssystem for å sikre unik identifikasjon av administrative dokumenter. Arkivmateriellet skal være fysisk eller elektronisk organisert bestående av signerte utgaver av alle offisielle administrative dokumenter, hvis ikke annet er skriftlig avtalt. Arkivet skal være tilgjengelig og i henhold til krav til sikkerhet og bestandighet med minimum varighet ut garantiperioden eller som angitt i vedlikeholdsavtale. JBV forbeholder seg retten til å foreta uanmeldte revisjoner av leverandørens originalarkiv..

22 7. Teknisk dokumentasjon Med teknisk dokumentasjon menes de tegninger og dokumenter som produseres i prosjektet for å kunne prosjektere, planlegge, bygge og drifte anlegget. Herunder også spesifikasjoner, rapporter, prosjektets styringsdokumenter og annen dokumentasjon som krever revisjonsstyring Teknisk dokumentasjon er krav-, prosjekterings-/design- og sluttdokumentasjon som produseres for å ha kontroll på: hva som skal utvikles/produseres (krav) hva som blir utviklet/produsert (oppfølging) hva som er utviklet/produsert/levert (akseptanse). For å sikre kvaliteten på de tekniske dokumentene og overleveringen av disse se STY Krav til arkivering og oppbevaring Leverandør plikter å ha et prosjektarkiv for teknisk dokumentasjon, dette arkivet skal omfatte signerte papiroriginaler av alle offisielle revisjoner. Gjeldende interimrutine er beskrevet i dokumentet: STY VEDLEGG A. Leverandør skal i tillegg benytte et egnet elektronisk system som minimum ivaretar nummerering, revisjonshåndtering, statuskoder, frist datoer samt sporbarhet på filer og forsendelser.

23 7.2. Dokumentplan Dokumentplaner benyttes for flere formål i prosjektet. Det mest åpenbare formålet er at alle parter i prosjektet skal planlegge sin dokumentproduksjon i samsvar med gjeldende krav, regelverk og tidsplaner. Dokumentplanen vil i tillegg benyttes i forbindelse med import av metadata til esam, slik at manuell registrering begrenses. Videre skal dokumentplanen danne grunnlaget for statusrapportering fra systemet. Leverandør skal utarbeide en komplett dokumentplan for all teknisk dokumentasjon som inngår i leveransen. Dokumentplanen skal utarbeides på vedlagte mal og håndteres som et eget teknisk dokument med dokumentnummer og teknisk forside. Planen skal sendes offisielt til JBV for kommentering og aksept, både i PDF og XLS format. I forbindelse med byggeplan og utarbeidelse av FDV- / Sluttdokumentasjon til sluttkunde, vil dokumentplanen også bli benyttet til import til driftsarkivene for reservering av FDV nr (Driftsnummer) fra JBVs driftsorganisasjon. FDV nr skal påføres i tittelfelt for alle tekniske dokumenter og tegninger før dokumentasjonen overføres til drift. Det er den enkelte produsent sitt ansvar at dette blir gjort. FDV nr påføres dokumentplanen av JBV når planen er av tilfredsstillende kvalitet og i god tid innen FDV dokumentasjonen utarbeides. Prosjektet vil underveis i prosjektet kunne endre oppsettet av dokumentplanens innhold og struktur ved behov Utforming av teknisk dokumentasjon Tekniske dokumenter skal utarbeides basert på Jernbaneverkets mal for tekniske dokumenter (ref. JBVs Tekniske regelverk), se vedlegg 1. Mal Forside (eksterne). Dokumentasjonen skal være selvforklarende og ha nødvendige referanser/ henvisninger til tilhørende dokumenter og tegninger. All teknisk dokumentasjon skal ha unike dokument- / tegningsnummer og revisjonsnummer. Dokumenter på mer enn 10 sider skal ha bokmerker. Alle sider i et dokument skal være leservennlig og snudd i leseretning. Dokumentene skal være søkbare. A4 format skal benyttes for tekniske tekstdokumenter. A3 format kan benyttes for tabeller / skisser, og lignende som inngår i tekniske tekstdokumenter. Alle sider i tekniske dokumenter skal ha topptekst påført dokumenttittel, dokumentnummer, dato, revisjonsnummer og sidenummer (side x av y). Alle signaturfelter på forsiden skal være utfylt (gjelder også den digitale versjonen). Utfylling av tittelfelt for tekniske tegninger skal utarbeides basert på Jernbaneverkets -mal for tittelfelt (ref. JBVs Tekniske regelverk)

24 Tittelfeltet skal være lesbart og skal alltid plasseres nederst i høyre hjørne, slik at tittelfeltet blir synlig når tegningen er brettet. Dersom ikke annet er skriftlig avtalt skal tekniske tegninger ikke bestå av flere sider. Alle signaturfelter på forsiden skal være utfylt. Avvik fra annet format enn ovennevnte tillates kun etter skriftlig godkjenning av JBVs prosjektleder. Godkjenning skal dokumenteres Tegningsliste/ tegningslsite for arbeidstegninger Tegningslisten opprettes med bakgrunn i dokumentplanen, og den er et teknisk dokument som skal ha dokumentnummer og teknisk forside. Tegningslisten skal inneholde alle tegninger for en entreprise. Når tegninger oversendes må oppdatert tegningsliste leveres sammen med tegningene. Oppdateringene skal markeres i tegningslisten. Nye tegninger markeres med gult og utgåtte tegninger markeres med rødt. Merk at det på tegningsliste for arbeidstegninger (C- revisjoner) kan settes på nye nummer men man kan ikke fjerne nummer fra listen. Tegningslisten skal kun vise hva som er levert. Oversikt over planlagte leveranser finnes i dokumentplan Utforming av teknisk dokumentasjon Tekniske dokumenter skal utarbeides basert på Jernbaneverkets mal for tekniske dokumenter (ref. JBVs Tekniske regelverk), se vedlegg 2. Mal Forside (eksterne). Dokumentasjonen skal være selvforklarende og ha nødvendige referanser/ henvisninger til tilhørende dokumenter og tegninger. All teknisk dokumentasjon skal ha unike dokument- / tegningsnummer og revisjonsnummer. Dokumenter på mer enn 10 sider skal ha bokmerker. Alle sider i et dokument skal være leservennlig og snudd i leseretning. Dokumentene skal være søkbare. A4 format skal benyttes for tekniske tekstdokumenter. A3 format kan benyttes for tabeller / skisser, og lignende som inngår i tekniske tekstdokumenter. Alle sider i tekniske dokumenter skal ha topptekst påført dokumenttittel, dokumentnummer, dato, revisjonsnummer og sidenummer (side x av y). Alle signaturfelter på forsiden skal være utfylt (gjelder også den digitale versjonen). Utfylling av tittelfelt for tekniske tegninger skal utarbeides basert på Jernbaneverkets -mal for tittelfelt (ref. JBVs Tekniske regelverk), se vedlegg 5. og 6. og kapittel i denne prosedyren. Tittelfeltet skal være lesbart og skal alltid plasseres nederst i høyre hjørne, slik at tittelfeltet blir synlig når tegningen er brettet. Dersom ikke annet er skriftlig avtalt skal tekniske tegninger ikke bestå av flere sider. Alle signaturfelter på forsiden skal være utfylt. Avvik fra annet format enn ovennevnte tillates kun etter skriftlig godkjenning av JBVs prosjektleder. Godkjenning skal dokumenteres Navngivning av dokumenter og tegninger Angivelse av tittel på dokumentasjon i prosjektet skal baseres på krav i Teknisk Regelverk. Dette

25 gjelder for tittelfeltet på forsiden av dokumenter og i tittelblokk for tegninger, samt på dokumentplaner og andre lister som refererer til dokumentasjon: Prosjektadministrative dokumenter: <Prosjektnavn> dokumenttype, navn Eksempel: ERTMS Erfaringsstrekning Østre Linje Organisasjonskart Generisk dokumentasjon (GP/GA): Generisk Produkt Produkt type, Produktnavn dokumenttype Generisk Applikasjon Produkttype, Produktnavn dokumenttype Eksempel: - Generisk Produkt EBITRACK2000, Akseltellersystem Installasjonsbeskrivelse - Generisk Applikasjon - CBSS_BV_L2 - ETCS Level 2 Systembeskrivelse - AIRTECH TYPE XYZZA Kjøleanlegg Vedlikeholdsmanual Spesifikk applikasjon (SA): Bane Banestrekning, fag - Produkt type, Produkt navn dokument type Eksempel: Østfoldbanen østre linje (Ski) - (Sarpsborg), ETCS/IL- LOP_01 Lokal Operatør Plass Funksjonsbeskrivelse Anleggs spesifikk dokumentasjon: Bane Banestrekning, Lokasjon, fag dokument type Eksempel: Østfoldbanen østre linje (Ski) - (Sarpsborg), Tomter Stasjon, ETCS/IL - Plan og kabelplan Navnekonvensjon av dokumenter Alle tekniske dokumenter og tegninger som blir produsert i regi av prosjektet, dens leverandører eller underleverandører skal påføres et unikt dokumentnummer i henhold til denne prosedyren. Dokumentstyringsleder administrerer og tildeler løpenummerserier til prosjektet og dets kontraktsparter. Dokumentnavnet er oppdelt i delkoder og består av prosjektkode, parsellkode (områdeinndeling), dokumenttype og et 5-sifret løpenummer. I tillegg skal all dokumentasjon ha et revisjonsnummer for å tilfredsstille oppfølging av dokumentets historikk. Revisjonsnummeret er ikke en del av dokumentnummeret. Dokumentnavnet skal være det samme for alle versjoner av dokumentet i prosjektets levetid. (uten bruk av dato, rev, eller andre begreper) Dokumentnummereringsstruktur Alle dokumenter og tegninger skal ha følgende format i kodestrukturen: Prosjektkode Parsellkode Dokumenttype Sekvens-nummer XXX - NN - X - NNNNN

26 Eksempler: URH-00-A-00001, Se kap til for oversikt over hvilke koder (prosjektkode, parsellkode, dokumenttype og sekvensnummer) som gjelder for dette prosjektet Prosjektkode Denne koden består av 3 bokstaver som forteller hvilket prosjekt i JBV dokumentet tilhører. Koden skal inngå som en del av nummereringsstrukturen for teknisk dokumentasjon. Kode <XXX> Beskrivelse <skriv inn navn på prosjektet> Tabellen vil utvides ved behov. <Prosjektkode defineres av dokumentstyringsleder i samarbeid med prosjektleder > For nye prosjekter gjelder følgende kodestruktur og regler: PTF (Prosjekter i Tidlig Fase) MIP (MIndre Prosjekter): < 500 dokumenter XXX (Større prosjekter): > 500 dokumenter. Dokumentstyringsleder/Dokumentstyrer velger selv kode (sjekker at koden er ubrukt i PROARC). PTF (Prosjekter i tidlig fase) MIP (Mindre Prosjekter): < 500 dokumenter eller XXX (Større prosjekter): > 500 dokumenter. Prosjekter som allerede er i gang benytter de prosjektkodene som allerede er valgt. Prosess for estimering av antall dokumenter I løpet av en hovedplan skal prosjektleder gjøre en estimering av hvor mye dokumentproduksjon det er sannsynlig å forvente gjennom hele den videre prosessen (DP+BP+produksjon). Dersom det estimeres at det overstiger 500 dokumenter, skal det velges en egen kode for prosjektet som skal tas i bruk fra detaljplan. Dette dokumenteres i Prosjektets styringsdokument (PSD).

27 Parsell område/strekning Denne koden består av 2 tegn (numerisk). Koden identifiserer prosjektets områdeinndeling. Dersom dokumentet ikke har noen henvisning til parsell skal 00 (null, null) benyttes. Koder Beskrivelse 00 Generell / Generisk dokumentasjon <XX> <skiv inn beskrivelse> Tabellen vil utvides ved behov. <parsellkoder defineres av dokumentstyringsleder i samarbeid med prosjektleder > Dokumenttype (fagkode) Fagkode skal benyttes for å gruppere den tekniske dokumentasjonen til hvilket tema de omhandler, og skal bestå av ett tegn. Koder Beskrivelse A Forside, Innholdsfortegnelse, Tekstdokumenter, Tegningslister B Oversiktsplaner, Plan og profiler (situasjonsplan) C Jernbane. Plan og profiler (linjeplan) D Stasjonsplaner, sidespor, veger. Plan og profiler E Detaljer (detaljer tilhørende D tegninger) F Normalprofiler G Dreneringsplaner H Offentlige og private VA-ledninger I Kabler, føringsveier og fundamenter J Byggetekniske detaljer K Konstruksjoner L Skilt- og oppmerkingsplaner M Teleanlegg, PIA N Elkraft O Beplantningsplaner P Masseprofil og diagram Q Kvalitets, sikkerhet (inkl. RAMS), HMS/SHA og test dokumentasjon R Banestrøm. Kontaktledning og strømforsyning S Signaltekniske anlegg T Perspektivtegninger og skråfoto (visuell presentasjon) U Tverrprofiler V Geotekniske og geologiske tegninger W Grunnerverv X Spesielle temategninger Y Sporgeometri, skjematisk sporplan, midlertidig sporplan, grafisk rute Z Mengdeoppstilling og sammendrag 0 Øvrige tekniske dokumenter [Benyttes om ingen av de andre kodene passer]

28 Løpenummer Løpenummeret består av fem sifre. Dette nummeret er den unike identifikatoren som klart identifiserer dokumentet innenfor hvert prosjekt, parsell, og dokumenttype. Det kan altså være flere dokumenter med samme løpenummer, så lenge kombinasjonen av prosjekt, parsell og dokumenttype er ulik. Produsent Fagområde / Ansvar Løpenummerserier JBV egenprodusert Alle fagområder <skriv inn produsent> <skriv inn fag-/ansvarsområde> <skriv inn serie> Tabellen vil utvides ved behov. <Løpenummerserier defineres av dokumentstyringsleder i samarbeid med prosjektleder > 7.4. Revisjonskoding ved offisielle utgivelser Revisjonsnummeret for et dokument eller en tegning er et sekvensielt nummer som øker med 1 for hver gang en ny revisjon av dokumentet/tegningen blir utgitt offisielt. For offisielle utgivelser (revisjoner) vil revisjonskoden bestå også av en statuskode som forteller formålet med utgivelsen. Det benyttes 2 sifre for å sikre en korrekt (alfanumerisk) sortering i lister og rapporter. Merk at revisjonsnummeret ikke er en del av dokumentnummeret. Det er et krav at telleren i revisjonsnummeret øker for hver utgivelse. Dette betyr at det ikke skal forekomme flere varianter av samme nummer (00C, 00D, 00U etc) på et dokument eller en tegning. Det skal ikke forekomme hull i revisjonsserien for et dokument eller en tegning. Alle offisielle utgivelser skal håndteres som revisjoner og omfattes dermed av reglene i denne prosedyren. Revisjonsnummeret skal alltid starte på 00 (første utgivelse), deretter skal telleren fortløpende øke for hver utgivelse. En offisiell revisjon skal alltid kombineres med utgivelsesstatus (se tabell nedenfor). Utgivelsesstatus (kombineres med revisjonsnummer og er en del av revisjonen); Kode A Beskrivelse Konsept/løsningsforslag Ved endringer økes løpenummeret (fra 00A til 01A, 02A osv.) I feltet «Revisjonen gjelder» skal det kun fremgå: Konsept/løsningsforslag og eventuell kort beskrivelse av endring fra forrige revisjon. B Tilbudsgrunnlag B-revisjon skal benyttes ved utarbeidelse av tilbudstegninger/-dokumenter. Ved endringer økes revisjonens løpenummer (03B, 04B osv.). I feltet «Revisjonen gjelder» skal det kun fremgå: Tilbudsgrunnlag og eventuell kort beskrivelse av endring fra forrige revisjon. C Arbeidsdokument/-tegning C-revisjon skal benyttes på tegninger og dokumenter som utgis for bygging og installasjon. Ved endringer etter dette økes løpenummeret (05C, 06C osv.).

29 Kode D E Beskrivelse I feltet «Revisjonen gjelder» skal det kun fremgå: Arbeidsdokument/-tegning og eventuell kort beskrivelse av endring fra forrige revisjon. Som bygget D-revisjon skal benyttes på tegninger og dokumenter som utgis etter bygging og installasjon. Ved endringer etter dette økes løpenummeret (07D, 08D osv.) I feltet «Revisjonen gjelder» skal det kun fremgå: «Som bygget» og eventuell kort beskrivelse av endring fra forrige revisjon. Systemdokumentasjon og/eller dokumentasjon av generell karakter E-revisjon skal benyttes for generell/generisk dokumentasjon (styringssystem, prosjektmanualer, organisasjonskart, systemdokumentasjon / produktdokumentasjon, standard brukermanualer, datablader, o.l.) og generell dokumentasjon som ikke er direkte knyttet til bygge- og installasjonsaktiviteter. I feltet «Revisjonen gjelder» skal kun årsaken til utgivelsen og eventuelt en kort beskrivelse av endring fra forrige revisjon fremgå. Beskrivelser som «For kommentar/godkjenning», «For informasjon», «For høring» og lignende bør unngås da dette skal fremgå av formålet med oversendelsen. U Utgår Dokumenter / tegninger som tidligere er utgitt og som skal utgå påføres neste løpenummer og status U -utgått- på selve dokumentet (09U, 10U o.s.v.). En U-revisjon skal dermed behandles på lik linje med andre utgivelser Merk: Dokumenter/tegninger som tidligere ikke er utgitt men som nå skal utgå skal kun påføres status U i dokumentplan. I feltet «Revisjonen gjelder» skal det kun fremgå: Utgått og eventuell kort beskrivelse av endring fra forrige revisjon Om foreløpige interne utgaver fram til offisielle utgivelser For foreløpige interne utgaver kan det ved behov benyttes en revisjonskode for interne/foreløpige utgaver som ikke er en offisiell revisjon/utgivelse. Intern revisjonskode skal bestå av de 2 første sifrene på den offisielle revisjonen som de interne utgavene er på vei til i tillegg skal det legges til et løpenummer. I praksis betyr dette at for et dokument som er på vei til en offisiell utgivelse i revisjon 01E, vil intern revisjonene bygges opp som 01-1, 01-2, 01-3 osv. Ved utgivelse av en offisiell revisjon skal alle interne revisjoner/utgaver fjernes fra tittelfeltet. Merk! Kun offisielle utgivelser (revisjoner) skal være en del av revisjonshistorikken på tittelblokker og tekniske forsider. Dokumenthistorikk bakerst i et dokument kan derimot også inneholde alle interne og uoffisielle revisjoner.

30 Markering av endringer på dokumenter og tegninger ved nye revisjoner i Adobe Pro Endringer i nye revisjoner skal markeres både på dokumenter og tegninger. Markering av endringer på tidligere (gamle) revisjoner skal fjernes på nye revisjoner. På dokumenter skal det utenfor ny og endret tekst dras en loddrett linje. På tegninger skal det tegnes en «sky» rundt det endrede området Stopp/hold av dokumenter Stopp brukes ved uavklarte punkter på dokumenter/tegninger. Disse punktene skal løses så fort som mulig for ikke å hindre fremdriften i prosjektet. Alle Stopp skal umiddelbart meldes til JBV. Hvis en tegning har Stopp skal den også merkes med en sky: Ved Stopp på tegninger skal det markeres med S i revisjonsfeltet på tegningslisten Bruk av referanser Referanser skal benyttes i de tilfeller hvor det er naturlig for at leseren skal kunne danne seg et helhetlig bilde av sammenhenger, totaliteten, samt for å kunne dokumentere oppfyllelse av krav o.l. Følgende prinsipper gjelder for bruk av referanser i tekniske dokumenter og tegninger: Behovet for bruk skal vurderes kritisk I utgangspunktet skal det ikke refereres til revisjoner av dokumenter og tegninger, men kun dokument nr. Det skal i de enkelte tilfeller allikevel vurderes om det skal refereres til revisjon/versjon. For hver utgivelse av et dokument/en tegning skal referanselisten vurderes og kvalitetssikres for: - riktig dokumenttittel og nummer (eventuelt revisjonsnummer). - at en ikke får "sirkelreferanse" (de refererer til hverandre) - at referansen faktisk blir brukt i dokumentet

31 Det skal ikke benyttes hyperkobling til andre dokumenter/filer inne i dokumenter/tegninger Filformater og filhåndtering Type dokumentasjon Produksjonsformat Arkivformat Tegninger DWG PDF* Tekstdokumenter DOC/DOCX PDF* Tabeller XLS/XLSX PDF* (*) Pdf/a-format eller låsing av vanlige pdf-filer skal ikke benyttes. Produksjonsformat (DWG, DOC/DOCX, XLS/XLSX) er kun obligatorisk for som bygget utgivelser (D-revisjoner), eller generelt ved sluttoverlevering av en leveranse/delleveranse til JBV. Underveis i prosjektet er leverandør ansvarlig for å framskaffe produksjonsfiler på forespørsel fra JBV. Detaljerte krav til utforming og bruk av produksjonsformat for tegninger finnes i prosedyre. Digital planlegging i prosjekter (STY ). Krav til struktur og form på sluttoverlevering av produksjonsformat (gjelder tegninger) er beskrevet i kap Navngiving av filer skal være basert på prosjektets nummereringsstruktur og være identisk med dokumentnummeret. Revisjon vises som et metadatafelt i esam. Merk unntak! Filer som inngår i en struktur (dvs. typisk dwg-filer) skal være organisert og navngitt som beskrevet i prosedyren Digital planlegging i prosjekter (STY ). Er dwg-filen ikke sammensatt (altså komplett som enkeltstående fil) så gjelder samme filnavngivingsregler som for andre filformater. Eksempel: URH-00-M pdf (for dok. URH-00-M-00123) 7.6. Distribusjon/forsendelse av teknisk dokumentasjon til JBV JBV forutsetter at leverandør som produserer teknisk dokumentasjon har en signert papirbasert original i sitt arkiv i det øyeblikk den elektroniske forsendelsen skjer. Dersom det benyttes annen metode for kontroll og godkjenning av dokumentasjon, skal denne dokumenteres og godkjennes av JBV på forhånd. Uavhengig av metode må det påregnes å levere fysiske signerte originaler som en del av FDV-/sluttdokumentasjonen.

32 Hvis ikke annet er avtalt, skal den elektroniske dokumentasjonen oversendes på følgende filformater: Prosjekteringsfasen Anleggsfasen/ byggefasen FDV/ sluttdokumentasjon Tekstdokumenter Pdf Pdf Tegninger Pdf Pdf Pdf + doc/xls + signert papiroriginal Pdf + dwg + signert papiroriginal PDF filen skal genereres fra den originale produksjonsfilen, og skal ikke skannes inn med signaturer da papiroriginal med signaturer ligger fysisk i produsentens arkiv. Som bygget, FDV dokumentasjon og andre sluttleveranser skal i tillegg leveres på originalt filformat for senere oppdateringer. Filformater er nærmere beskrevet i kapittel 7.5. Dokumentasjon som blir sendt eller overlevert på annen måte enn beskrevet i denne prosedyren, anses ikke som offisiell og dermed heller ikke som mottatt av JBV Transmittel skjema Leverandør skal oversende alle offisielle revisjoner av teknisk dokumentasjon til prosjektets dokumentkontroll i JBV med transmittal skjema (forsendelsesskjema) som lister hvilke dokumenter/tegninger i hvilken revisjon som oversendes. Hver forsendelse skal ha et unikt transmittel nummer i henhold til denne prosedyren. Transmittal skjema skal starte nummerering med 0001 og øke sekvensielt med en (1) for hver forsendelse. Det skal ikke være hull i nummerserien. Følgende tranmittal koder skal benyttes ved offisielle forsendelser av teknisk dokumentasjon til/fra JBV i prosjektet: Produsent Kode Til JBV Fra JBV JBV <sett inn Prosjektnavn> XXX XXX-XXX-XXXX XXX-XXX-XXXX <sett inn Produsentnavn> XXX XXX-XXX-XXXX XXX-XXX-XXXX Tabellen vil bli utvidet ved behov. Eksempel: NOR-URH <Forsendelseskoder defineres av dokumentstyringsleder i samarbeid med prosjektleder > For beskrivelse av katalogstruktur, oppsett og bruk av esam henvises til STY-xxxx Anbefalt praksis for oppsett og bruk av esam-prosjekthotell i utbyggingsprosjekter VEDLEGG B Kommentering og aksept av teknisk dokumentasjon All teknisk dokumentasjon skal sendes offisielt for kommentering/aksept eller informasjon til JBV i elektronisk utgave, dersom ikke annet er spesielt avtalt. Dokumentkontroll i prosjektet i JBV vil registrere all mottak av tekniske dokumentasjon fra leverandør i esam som blir endelig arkivert i dokumenthåndteringssystemet (ProArc). Leverandør skal avvente JBV sin aksept før dokumentasjonen kan benyttes for bygging, produksjon, implementering eller overlevering til sluttkunde.

33 Nye revisjoner av dokumentasjon kan ikke sendes til JBV for aksept/kommentering før foregående revisjon er godkjent i esam. Med ordet akseptert i forbindelse med mottatt teknisk dokumentasjon, menes her at JBV aksepterer at dokumentasjonen benyttes for det formålet den er utgitt for. JBV tar ikke ansvar for korrektheten eller fullstendigheten av dokumentasjonen eller det arbeidet som utføres på grunnlag av denne. Dette ansvaret ligger helt og holdent på leverandøren. Kundens aksept av innsendt dokumentasjon setter ikke kontraktens krav til side, ref. NS5820 Dokumentasjon av utstyrsleveranser Akseptkoder og Akseptrubrikk JBV vil gi en akseptkode på dokumentasjon som er innsendt for kommentering og aksept. Følgende koder benyttes: Kode Beskrivelse JBV ProArc status 1 Akseptert GODKJENT 2 Akseptert med kommentarer innarbeidet GODKJENT M/KOMMENTAR 3 Ikke akseptert. Oppdater og send inn på nytt KOMMENTERT 4 Til informasjon INFORMASJON Utgått UTGÅTT Dokumentasjon som er sent til JBV for kommentering og aksept vil bli logget i systemet med en frist (dato) for godkjennelse/retur til leverandør med akseptkode eventuelle kommentarer. Fristen vil automatisk settes til <10> arbeidsdager etter mottaksdatoen. <10> arbeidsdager skal også gjelde som frist for leverandør for innsendelse av en ny revisjon når JBV har gitt status Ikke akseptert (KOMMENTERT). Forklaring: 1. Akseptert Dokumentet/tegningen er akseptert. Leverandør skal ikke sende dokumentet/tegningen på nytt til JBV (Unntak: Ved ny revisjon av dokumentet). 2. Akseptert m/kommentar Dokumentet/tegningen er akseptert med kommentarer. Leverandør trenger ikke å sende dokumentet/tegningen på nytt til JBV, men skal innarbeide kommentarene i Som bygget utgivelsen (Unntak: Ved ny revisjon av dokumentet). Denne status benyttes ikke på D-revisjoner. 3. Ikke akseptert Dokumentet/tegningen er ikke godkjent. Leverandør skal revidere og sende inn for ny godkjenning innen fastsatt tidsfrist i henhold ledetider i kontrakt. (Denne statuskoden tilsvarer revisjonsstatus KOMMENTERT i ProArc). 4. Kun for informasjon Dokumentet er mottatt for informasjon. Leverandør skal ikke sende dokumentet/tegningen på nytt til JBV (Unntak: Ved ny revisjon av dokumentet). Alle tekniske dokumenter og tegninger utarbeidet av leverandør skal inneholde en akseptrubrikk som skal være plassert over revisjonsfeltene på dokumenter og tegninger. Akseptrubrikken vil bli benyttet for JBV sin gjennomgang. Akseptkode, kommentarer og signatur vil bli påført elektronisk

34 på PDF filen av innsendt dokumentasjon. Prosjektets «dokumenteier»/ fagansvarlige vil angi status og signere i Akseptrubrikken for hvert enkelt innsendt dokument og tegning før det returneres til leverandør. Akseptrubrikk:

35 8. Krav til FDV-/sluttdokumentasjon Sluttdokumentasjon består av to deler, hvorav den ene delen kalles FDV-dokumentasjon (Forvaltning, Drift- og Vedlikeholdsdokumentasjon) og skal overleveres fra prosjektet til JBV s Forvaltning-/ Driftsorganisasjon. Øvrig sluttdokumentasjonen er dokumentasjon av oppfyllelse av krav, lover med forskrifter, teknisk regelverk, kravspesifikasjon, spesielle kontraktskrav eller sluttdokumentasjon og beholdes av JBV i kraft av rollen som byggherre. Øvrig sluttdokumentasjon utover FDV håndteres som teknisk dokumentasjon og leveres som ett dokument. Eksempler på slik dokumentasjon er: Overtakelsesprotokoller og referat fra ferdigbefaringer mellom entreprenører og tiltakshaver (byggherre). Attester og godkjenninger fra offentlige myndigheter. Samsvarserklæringer. Dokumentasjon i henhold til JBVs tekniske regelverk. Dokumentasjon på oppfyllelse av andre krav i henhold til kontrakt (tekniske spesifikasjoner, fagrapporter, beregninger, tester, verifikasjoner m.v.) For krav til FDV-dokumentasjon se STY Instruks for FDV-dokumentasjon. Det er ingen spesielle forhold knyttet til FDV-/sluttdokumentasjon for dette prosjektet. Også kravene til input til Banedata (Maximo) er dekket i den generelle instruksen STY All teknisk dokumentasjon som inngår i FDV-dokumentasjonen skal være påført FDV-nummer fra forvaltning/driftsystemet i JBV. Dette gjelder både på de fysiske papiroriginalene og på de elektroniske filene. FDV nummer vil bli tildelt av JBV og påført Dokumentplan. Dokumentfiler for FDV-dokumentasjon skal lastes opp i Arbeidsområdet i esam i henhold til katalogstruktur STY Instruks for digital planlegging i prosjekter. Det skal følge med en informasjonsfil som inneholder all relevant informasjon om dokumentasjonens datastruktur, se også STY Instruks for FDV dokumentasjon. Hvem skal levere hva: Type dokumentasjon Rolle Papir Filer FDV-dokumentasjon Øvrig Sluttdokumentasjon FDV-dokumentasjon. Brukerhåndbøker i hht. NS5820 kap.8 vedlegg A (se krav i STY ) Rådgiver 1 originalsett i målestokk og 2 kopisett i A3 (*) Rådgiver NA NA Entreprenør Øvrig Entreprenør sluttdokumentasjon Figur 20 - Tabell over hvem som skal levere hva 1 originalsett i A4 og 2 kopisett i A4 + rødmerkede tegninger som underlag for rådgivers og JBT s FDVdokumentasjon 1 originalsett i A4 og 1 kopisett 1 A4. Produksjonsformat og arkivformat (se kap.x) Pdf-format Rødmerkede filer vanligvis kun i papir Pdf-format (*) For brudokumentasjon og signaldokumentasjon er det tilleggskrav, se STY Instruks for FDV dokumentasjon som henviser videre til teknisk regelverk.

36 Selve overleveringsprosessen er beskrevet i STY Instruks for overlevering av FDVdokumentasjon. STY beskriver ulike roller og ansvar internt i JBV Input BaneData/Maximo Nytt utstyr (objekter) eller utstyr som erstatter eksisterende utstyr eller utstyr som fjernes, skal oppdateres i JBV s program BaneData iht. JBV s krav til objekt informasjon. BaneDatas objektoppdateringsark (Excel format) brukes til dette. Se vedlegg 4 for hvilke krav som gjelder for den aktuelle kontrakt og STY Instruks for krav til infrastrukturdata og vedlikeholdsdokumentasjon ved overlevering fra byggefase til driftsfase. Fysisk merking av objekter og på tegninger skal gjøres iht. BaneDatas objektkoder- og ID-nr (unike nr), samt infotekst med objekt-id definert i teknisk regelverk. Det skal også lages en tag-tegningsliste som viser hvilke objektkoder som finnes på hvilke tegninger. For øvrige krav til FDV-dokumentasjon, se STY Håndbok for FDV-dokumentasjon, STY Instruks for krav til infrastrukturdata og vedlikeholdsdokumentasjon ved overlevering fra byggefase til driftsfase og STY Håndbok for digitalplanlegging i Jernbaneverket Dokumentplan/tegningsliste Det henvises til STY-xxxx Standard dokumentplan for JBV-prosjektet VEDLEGG C. 9. Kontaktinformasjon dokumentkontroll Kontaktinformasjon dokumentcontroller er.. Kontaktinformasjon til prosjektmedarbeider er..