Veiledning i bruk av samhandlingsløsning (esam)

Transkript

1 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 1 av 114 esam Veiledning i bruk av samhandlingsløsning (esam)

2 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 2 av 114 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING OVERORDNET STRUKTUR OG TILGANG I ESAM OVERORDNET BESKRIVELSE DEFINISJONER HENSIKT Byggeweb Prosjekt / BIM2Share Extended Workspace BIM2Share Arbeidsflyt Byggeweb Capture ROLLER OG FORVALTNINGSFORA Generelt Byggeweb Prosjekt BIM2Share Arbeidsflyt Byggeweb Capture ESAM - SAMHANDLINGSSYSTEM BYGGEWEB PROSJEKT Generelt om bruk av Byggeweb Prosjekt Roller og grupper i Byggeweb Prosjekt STANDARDMALER Mal 1: Standardmal Mal 2: Forenklet mal BIM2SHARE EXTENDED WORKSPACE MOTTAK OG KONTROLL AV DOKUMENTASJON I ESAM DATAFLYTEN I ESAM Prosesstrinn for leveranser til Bane NOR Tegninger, Modeller og Tekniske dokumenter FORBEREDELSE FOR AUTOMATISK DOKUMENTKONTROLL INTERNT HOS BANE NOR Sjekke filer som allerede er levert på esam Velg filer fra esam Kopierte filer Dokumentplan/dokumentliste KOMMENTERING OG SIGNERING AUTODELIVERY & QA HVORDAN BRUKE AUTODELIVERY? Logg in Oppsett av e-post esam leveranseprosjekt og mappe Koble sammen esam og dokumentplan Velge lokale filer som skal sjekkes eller leveres Felt som ikke skal sjekkes mot, men som skal overføres til esam Regelsjekk KONTROLL MEKANISMEN Kontrollrapport Markere avvik og kommentarer i PDF filen Sende avvik og kommentarer i e-post Arbeide med mange avvik og kommentarer LEVERANSE MEKANISMEN (IKKE TILGJENGELIG I ALLE VERSJONER) Levere dokumenter Leveranse mail Rapport i esam over leverte dokumenter Utsending av leveranse rapport i Mail INTEGRASJON MED PROARC LEDELSESOPPFØLGING OG STATISTIKK I BYGGEWEB PROSJEKT... 58

3 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 3 av BIM2SHARE ARBEIDSFLYT INNLEDNING PROSESSOVERSIKT Krav om endring (KOE) Endringsordre (EO) Avklaring Byggherremelding (BHM) TILGANG TIL BIM2SHARE ARBEIDSFLYT INNBOKS I BIM2SHARE ARBEIDSFLYT Meldinger Brukertilpasset innstilling av «Dine innstillinger» Opprette en ny oppføring OPPRETTELSE AV EO BASERT PÅ KOE KOE OG EO DELER SAMME OPPFØRINGSNUMMERSERIE FAKTURAUNDERLAG RELATERT TIL EO HENTE UT ELEKTRONISK GODKJENT VEDLEGG HENTE OVERSIKT OVER OPPFØRINGER PER PROSESS ARKIVERING AV BEHANDLINGSPROSESS BYGGEWEB CAPTURE INTRODUKSJON TILGANG TIL CAPTURE WEB TILGANG TIL CAPTURE APP Installasjon av App (ios) Installasjon av App (Android) CAPTURE-MALER Oversikt Capture maler Registrering mot tegning Registrering mot kart Mal 01: Dagbok Mal 02: Mangelliste Mal 03: RUH og HMS Mal 04: Registrering i felt MIN CAPTURE OVERSIKT Capture (Administrere Capture-lister) Mapper Rapport Oversikt ROLLE: ADMINISTRATOR BANE NOR ROLLE: REGISTRERINGSANSVARLIG BANE NOR Prosjektinfo Oppsummering Historikk Registreringer ROLLE: OBSERVATØR BANE NOR ROLLE: ENTREPRENØRER Hva er forskjellene mellom ulike Entreprenør roller Rollebeskrivelse: Entrepriseeier (Utvidet) OVERFØRING AV DATA TIL BYGGEWEB PROSJEKT BRUKERSTØTTE TILGANGER TH2ND ESAM - PLUGIN (BIM2SHARE - EXTENDED WORKSPACE OG BIM2SHARE - OUTLOOK PLUGIN) PRINTSENTER SUPPORT OG BISTAND AVSLUTNING AV ET ESAM-PROSJEKT DOKUMENT INFORMASJON

4 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 4 av VEDLEGG DOKUMENTHISTORIKK

5 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 5 av Innledning Denne brukerveiledningen gir retningslinjer for bestilling, oppsett og bruk av esam prosjekthotell for ekstern samhandling i Bane NOR1. esam er basert på standard software og består av følgende hovedløsninger: Byggeweb Prosjekt BIM2Share Extended Workspace BIM2Share Arbeidsflyter Byggeweb Capture esam skal brukes som et utvekslingsområde mot eksterne parter i utbyggingsprosjekter i Bane NOR, og er eid og administrert av Bane NOR. All offisiell utveksling av dokumentasjon mellom Bane NOR og eksterne parter skal gjøres i esam 2. I hovedsak kan det skilles mellom to hovedtyper av informasjon i esam: Administrativ dokumentasjon; arbeidsflyter (endringer, avvik, mangellister, registreringer i felt etc.) Teknisk dokumentasjon; tegninger, dokumenter og modeller (dataflyt/dokumentflyt) Administrativ dokumentasjon arkiveres i Saksrom og teknisk dokumentasjon arkiveres i ProArc. I utbyggingsprosjekter i Bane NOR er det personer med definerte roller som dokumentkontrollere og/eller annet særlig utpekt personale i prosjektet som er administratorer for løsningen. Før man kan bli administrator i esam skal man ha gjennomgått et administratorkurs hos leverandøren BIM2Share. Veiledningen er ment som en hjelp og støtte for å få en enhetlig og systematisk flyt av dokumentasjon mellom Bane NOR og eksterne parter, og fra esam til/fra Bane NORs offisielle arkiver Saksrom og ProArc. Fagsjef dokumentstyring i utbyggingsprosjekter er ansvarlig for å oppdatere veiledningen og påse at den blir innarbeidet i et gjeldende opplæringsopplegg for nytilsatte. Leder med personalansvar er ansvarlig for at veiledningen ligger ved til informasjon i opplæringsopplegg for nytilsatte. Spørsmål knyttet til bakgrunnen for valg av løsning, bestilling av prosjektrom, merkantile spørsmål og tilsvarende rettes til esam-forvaltning@banenor.no 1 esam erstatter eroom. Leverandør av esam er BIM2Share AS 2 De prosjekter som benytter eroom fra tidligere kan velge å konvertere til esam, evt. benytte eroom frem til prosjektavslutning

6 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 6 av Overordnet struktur og tilgang i esam 2.1. Overordnet beskrivelse esam er en hostet leieløsning som eies av BIM2Share og som står for utleie av lisenser og drift av serverne. Utbyggingsprosjekter i Bane NOR kan opprette så mange prosjektområder som man trenger og det man betaler for er leie av serverplass og antall aktive brukere. En bruker kan være medlem av mange prosjekter. Lisenser til bruk av esam dekkes av Bane NOR sentralt, øvrige tjenester dekkes og bestilles av det enkelte prosjekt Definisjoner UTTRYKK Administrativ dokumentasjon BaneData DEFINISJON Saksdokumentasjon eller annen type dokumentasjon som ikke skal håndteres som teknisk dokumentasjon. Eksempel kan være møtereferat, månedsrapport, korrespondanser, avtaler og kontrakter. BaneData er Bane NORs infrastrukturdatabase og verktøy for vedlikeholdsstyring. Banedata ID/objekt-id Identifikator i BaneData for objekter som det skal/kan utføres vedlikehold på. Beslutningsdokumentasjon BHM Byggherre Dokumentkontroll Dokumentplan Dokumentnummer Dokumenttype/ fagkode Egenprodusert teknisk dokumentasjon Entreprise-kode FDV-dokumentasjon FDV-nummer Bane NORs beslutningsdokumentasjon er dokumentasjon som legges frem ifm. beslutninger iht. UPB-prosessens faseoverganger (f. eks. Prosjektets Styringsdokument og Prosjektbestilling). Byggherremelding Byggherre (juridisk) er den som skal motta ytelser i forbindelse med bygg og anlegg herunder systemer og support av disse. Kontroll og godkjenning av dokumentasjon for å sikre at den er korrekt, sporbar og tilgjengelig for brukerne. Dokumentplan er et dokument som inneholder en oversikt over alle dokumenter, inkl. metadata, som skal produseres relatert til en kontrakt. Dokumentnummer består av prosjektkode, parsell, fagkode og løpenummer. En bokstavkode som beskriver type dokument. F. eks. dokumenttype A = Forside, innholdsfortegnelse, tekstdokumenter eller tegningslister. De tegninger og dokumenter som produseres internt i Bane NOR. En entreprise er det kontraktfestede arbeidet en entreprenør skal utføre i prosjekter som omfatter et antall entrepriser, eksempelvis ABC eller ABC nn, der nn er to sifre som beskriver en delentreprise. Systemdokumentasjon, anleggsdokumentasjon, vedlikeholdsdokumentasjon og infrastrukturdata (se STY , Håndbok for FDV-dokumentasjon). Dokumentnummer brukt for FDV-dokumentasjon i Bane NOR sitt

7 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 7 av 114 EO elektroniske forvaltnings-drifts- og vedlikeholdssystem ProArc. For FDVdokumentasjon fra prosjektene må dette nummeret påføres FDVdokumentasjonen i tillegg til prosjektets eget dokumentnummer. Krav om endring KOE Krav om endring Transmittal Xref (referansefiler) Følgebrev/forsendelsesskjema som følger en offisiell teknisk dokumentforsendelse fra ett arkiv til annet. Eksempelvis fra ProTeknisk til FDV-arkivet. Referansefiler i AutoCAD er ofte omtalt som X-ref filer. Ved hjelp av en X-ref lages dynamiske linker til andre filer (f. eks. fra filer gjeldende for andre disipliner/fag/aktører) Hensikt Byggeweb Prosjekt / BIM2Share Extended Workspace Målsetningen med bruk av Byggeweb Prosjekt /BIM2Share Extended Workspace er å bidra til at alle prosjekter, delprosjekter og entrepriser i utbyggingsprosjekter i Bane NOR får et felles system med standard maler som ivaretar prinsippene om at prosjekthotellet: Skal benyttes til offisiell utveksling av teknisk og administrativ dokumentasjon mellom Bane NOR som byggherre og prosjektets entreprenører og leverandører Skal være tilgangsstyrt på en måte som sikrer at brukere har tilgang basert på "need to know" prinsippet. Det skal derfor i størst mulig utstrekning benyttes rollebaserte tilgangsgrupper Er ikke et arkiv for Bane NOR eller prosjektets kontraktsparter, men skal være en kanal for "oversendelse" av offisiell dokumentasjon. Det skal derfor være etablerte rutiner som sikrer at alle offisielle forsendelser av dokumentasjon blir forløpende registrert i Bane NORs sentrale systemer (ProArc og Saksrom/P360) Skal i mest mulig grad være lik i bruk på tvers av alle kontrakter og entrepriser Skal kunne "pakkes ned" umiddelbart etter at arbeidet/kontrakten som prosjekthotellet omfatter er utført og arbeidet er ferdigstilt Skal forvaltes og administreres av dokumentstyringspersonell eller annet særlig utpekt personale i utbyggingsprosjekter i Bane NOR BIM2Share Arbeidsflyt Målsetningen med bruk av BIM2Share Arbeidsflyt er å bidra til at alle prosjekter, delprosjekter og entrepriser i Bane NOR får et felles system for behandling av Krav om Endring (KOE), Endringsordre (EO), Byggherremelding (BMH), Avklaring og Målebrev. Dette skal skape en effektiv prosess for registrering og behandling av beslutningsprosesser i prosjektperioden. Ved bruk av løsningen vil man få effektivisert behandling, og man vil til enhver tid ha oversikt over status på de ulike avklaringene. I dette ligger: En ensartet og gjenkjennelig behandling av viktige arbeidsflyter i alle Bane NORs prosjekter Sikker dokumentert metode for dokumentasjon av prosesser og potensielle avvik mellom byggherre og prosjektets leverandører

8 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 8 av 114 Oppnå tidsbesparelser ved registrering, behandling og oppfølging av beslutningsprosesser En effektiv og sporbar dokumentasjon i prosesser gjennom godkjent bruk av elektronisk signatur Redusere kostnader, effektivere registrering og utbedring av endringsanmodninger Skape økt motivasjon for registrering og behandling av beslutningsprosesser i prosjektperioden Byggeweb Capture Målsetningen med bruk av Capture er å bidra til at alle prosjekter i Bane NOR gjennomfører en enhetlig og effektiv prosess for registrering og behandling av hendelser og forekomster på anleggsplass. I tillegg skal det produseres god statistikk, samt en mer pålitelig og komplett dokumentasjon av gjennomført utbygging for kunnskapsutvikling og kvalitetsforbedring. I dette ligger: En ensartet utveksling og samhandling rundt hendelser, observasjoner, dokumentasjon og potensielle avvik mellom byggherre og prosjektets leverandører Å oppnå vesentlige tidsbesparelser ved registrering, behandling og oppfølging av registreringer Kvantitativ økning i dokumentasjon av gjennomført bygging Produsere pålitelig og mer detaljert dokumentasjon av gjennomført bygging Produsere pålitelige data som kan benyttes til kvalitetsforbedringstiltak, for å øke kvaliteten på utbygging (færre feil) Redusere kostnader ved en tidligere registrering og utbedring av avvik Skape en enhetlig og gjenkjennbar behandlingsmetodikk for registreringer på tvers av prosjekter, som reduserer opplæringskostnader Skape økt motivasjon for registrering og behandling av hendelser og dokumentasjon ved hjelp av et brukervennlig verktøy. Merk at Capture er ikke et arkiv, men et verktøy for å fremstille arkivverdig materiale.

9 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 9 av Roller og forvaltningsfora Generelt Rolle Innhold esam-forvaltningssekretariat (Ledes av Fagansvarlig Dokumentstyring, med prosjektkoordinator) Behandle bestillingsprosedyre (eget skjema) for prosjektene. Være en rådgiver både for prosjektene og BIM2Share ved etablering av prosjektrom Bistand ifm. avslutning av prosjektet Rådgiver for prosjektene før og under bruk av løsningen, herunder avrope tjenester mot leverandør. Superbrukere* Bistår lokalt i bruk av løsningen Rapportering av feil med mer til leverandører IKT-avdelingen sin applikasjonsansvarlige Ansvar for å ha samspill mellom leverandør og Sopra Steria ved oppdateringer, releaser, inkrementer, frysperioder, Delta i forvaltningsforum esam Koordinere internt inn i IKT (koblingen til Fagforum (IKT) inkl. utrulling av BIM2Share. Utviklingsforum Ledes av Fagansvarlig Dokumentstyring inntil videre Involveres ifm. planlegging og etablering av integrasjoner mellom esam og andre applikasjoner i Bane NOR Installasjon av BIM2Share Deltagere i fagforumet er: IKT applikasjonsansvarlig Integrasjonsansvarlig leder esam forvaltningsforum Integrasjonsansvarlig BIM2Share. Forvaltningsforumet Leverandøren skal tilrettelegge og innkalle til møter i forvaltningsforumet for esam (iht. avtale mellom Bane NOR og BIM2Share) Ledes av Fagansvarlig Dokumentstyring, men fasiliteres operativt av BIM2Share Sikre at det finnes gode og funksjonsrike løsninger som til enhver tid dekker faglige behov Prioritering av funksjonalitet ifm. kommende releaser fra BIM2Share Koordinering av Bane NOR sine behov ifm. BIM2Shares øvrige utviklingsløp i fht kommende releaser Konsekvensvurderinger Deltagere: IKT-avdelingens applikasjonsansvarlige Prosjektadministratorer på de større prosjektene (utvalgte) Superbrukere BIM2Share Prosjektkoordinator(eSAM-forvaltningssekretariat). Brukerforum Ledes av Fagansvarlig Dokumentstyring Leverandøren skal tilrettelegge og innkalle til møter i brukerforumet for esam (iht. avtale ml Bane NOR og BIM2Share) Fokus på sluttbruker, et utvalg av brukere av esam

10 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 10 av 114 Deltagere: Brukergruppen +/- Diskusjon av erfaringer med den operative bruken av esam på tvers av prosjekter. Firmaansvarlig for eksterne brukere (rolle hos hver leverandør) Ansvaret for å godkjenne brukere hos leverandør Byggeweb Prosjekt Rolle Innhold Prosjektadministrator Arbeidsområdet (obligatorisk rolle). Se kapittel 4.1 for definisjon av Arbeidsområdet Administrator av Utgivelsesområdet og Fordelingsområde. Se kapittel 4.1 for definisjon av Utgivelsesområdet og Fordelingsområdet Har mulighet til å endre på mappestruktur og mapperettigheter i Arbeidsområdet. Utgivelsesområdet er ansvarlig for å opprette og vedlikeholde strukturen av dokumentlister og gjøre tilknytninger til fordelingslister Har rett til å gi brukere med adgang til Utgivelsesområdet rettigheter til dokumentlistene Ansvarlig for å opprette og vedlikeholde strukturen av fordelingslister, gjøre tilknytninger til dokumentlister og definere evt. printfordeling Rett til å gi brukere med adgang til Fordelingsområdet rettigheter til fordelingslisten BIM2Share Arbeidsflyt Rolle Innhold Administratorer: Dette er en rolle forbeholdt teknisk personell hos BIM2Share. Administratorer Kan redigere alle roller, arbeidsflyter, prosjekttilgang, entreprisetilgang og brukertilgang. Entreprenører: Hver Entreprenør eller leverandør til prosjektet får tilgang til sin entreprenørgruppe. Det kan være flere Entreprenører tilknyttet til samme prosjekt. En entreprenør-bruker har tilgang til kun de registreringer som er tildelt entreprisen som gruppen tilhører. En entreprenør-bruker kan ha tilgang til flere entrepriser. Saksbehandler Entreprenør Innsyn Entreprenør Kan opprette nye, og behandle innsendte saker. Har innsyn i de prosessene de har vært del av, men har ikke innsyn i Bane NORs interne behandling, eller rådgivers behandling. Har kun lesetilgang i sakene aktuell Entreprenør, er del av.

11 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 11 av 114 Roller Byggherre: Bane NOR brukere. Brukere på dette nivået har alltid tilgang til å se registreringer på alle entrepriser i vedkommende esam prosjekt. Byggeleder Prosjektleder Intern rådgiver Innsyn Byggeledere hos Bane NOR. Har innsyn i alle prosesser i aktuelt prosjekt. Kan opprette og behandle de fleste prosesser, men KOE og EO må behandles av prosjektleder før saken går videre til Entreprenør. Prosjektledere hos Bane NOR. Har innsyn i alle prosesser i de prosjekt de har tilgang til. Kan opprette og behandle de fleste prosesser. Interne rådgiver hos Bane NOR, eller prosjekteringsleder hos Bane NOR. Har innsyn i alle prosesser i de prosjekt de har tilgang til. Kan bare behandle tildelte saker. Bane NOR aktør med innsyn i alle oppføringer i aktuelt prosjekt. Kontoansvarlig Brukeradgang for Bane NOR bruker som har tilgang til å administrere alle bruker passord og roller innenfor tildelt prosjekt. Ekstern Rådgiver: Ekstern Rådgiver valgt av Bane NORs til aktuelt prosjekt. Det kan være flere ulike rådgivere tilknyttet samme prosjekt. Ekstern rådgiver Eksterne rådgivere til Bane NOR. Har innsyn i alle prosesser i de prosjekt de har tilgang til. Kan bare behandle tildelte saker. Systembruker: En aktør opprettet for å håndtere arkivering i BIM2Share arbeidsflyt, og for å forberede og overføre til Saksrom Byggeweb Capture Rolle Innhold Administratorer: Bane NOR brukere. Brukere på dette nivået har alltid tilgang til å se registreringer på alle entrepriser. Administratorer kan deles inn i 3 ulike roller: Administratorer Registreringsansvarlig Observatør Kan redigere alt i Capture-listen, dvs. oppsett, entrepriser, brukere og registreringer. Har alle rettigheter til registreringer, dvs. å opprette, redigere og slette registreringer. Har ikke tilgang til å se oppsett, entrepriser og brukere. Har kun tilgang til å se alle registreringer, men kan ikke opprette, redigere og slette. Kan i tillegg kommentere registreringer via Dialog. Entreprenører: Prosjektets leverandører. For å gi en entreprenør tilgang til Capture, kreves det at de blir opprettet som esam bruker. En entreprenør-bruker har tilgang til kun de registreringer som er tildelt entreprisen som brukeren tilhører. En entreprenør-bruker kan ha tilgang til flere entrepriser, og kan gis en av 5 ulike roller innenfor den enkelte entreprise:

12 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 12 av 114 Entrepriseeier Entrepriseeier (Utvidet) Entreprisekoordinator Kan se og redigere registreringer for entreprisen. Kan også legge til og slette brukere på entreprisen. I tillegg til Entrepriseeier rettigheter, kan denne opprette nye registreringer. Entreprenør kan redigeres og slette registreringer de selv har opprettet, inntil registreringen er gitt status Utført. Kan se og redigere registreringer for entreprisen. Entreprisekoordinator (Utvidet) Entrepriseobservatør I tillegg til Entreprisekoordinator rettigheter, kan denne opprette nye registreringer. Entreprenør kan redigeres og slette registreringer de selv har opprettet, inntil registreringen er gitt status Utført. Kan se registreringer for entreprisen. Kan i tillegg kommentere registreringer via Dialog.

13 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 13 av esam - Samhandlingssystem esam skal benyttes for administrativ og teknisk dokumentasjon. For tilgang til de ulike modulene, gå til Figur 1: esam innloggingsside Prosjektene bruker esam for ekstern samhandling og for offisiell utveksling av dokumentasjon mellom leverandører og Bane NOR. Generelt gjelder at adgang for eksterne parter (leverandører og andre interessenter), så vel som Bane NORs egne medarbeidere, er tilgangsstyrt og basert på konkrete behov. For å få en enhetlig håndtering og bruk av esam er det definert noen prinsipper for overordnet mappestruktur, oppsett og arbeidsflyter som benyttes i esam. esams hovedfunksjon er utveksling av dokumentasjon, og å skille ut offisiell dokumentasjon (offisielle leveranser) fra utkast, høringer o.l. Et annet viktig element er tilgangsstyringen som ved hjelp av denne strukturen kan styres på roller. Alle prosjektdeltakere hos leverandør og Bane NOR kan få tilgang til prosjektets område på esam. Prosjektleder hos den enkelte leverandør (eller annen bemyndiget person) er ansvarlig for å gi nødvendig informasjon om administrasjon av brukere til dokumentkontroller/administrator. Leverandør skal sende melding til Bane NOR s dokumentstyrer når prosjektmedarbeider trenger tilgang eller slutter slik at Byggherre får slettet medlemskap. Det er utarbeidet brukerhåndbøker for esam som finnes tilgjengelig på startsiden for Bane NOR og on-line inne i løsningen.

14 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 14 av Byggeweb Prosjekt Alle filer i Arbeidsområdet skal beskrives. Filene beskrives med metadata. Felter som brukes kan variere fra prosjekt til prosjekt og fra mappe til mappe. Når du laster opp fra egen maskin vil du bli bedt om å beskrive filen samtidig med opplastingen. Ved opplasting av en ny versjon/revisjon av en fil, er beskrivelsen av den forrige versjonen/revisjonen tatt vare på. Du trenger kun å oppdatere de metadatafeltene som er endret. Husk å beholde samme filnavn. Om filnavn endres vil man ende opp med ulike oppføringer av samme dokument i systemet. Ved å bruke samme filnavn på ulike versjoner/revisjoner, holdes disse samlet på en oppføring. Av denne grunn skal ikke tekniske dokumenter har revisjonsnummer i filnavnet. Du har alltid mulighet til å korrigere metadata på filene ved å bruke funksjonen "Rediger filinformasjon". Filer og mapper sorteres numerisk ved å bruke 01, 02,03 osv Generelt om bruk av Byggeweb Prosjekt Etter innlogging kommer man på «Personlig område» og «Skrivebord» (se bilde nedenfor). Dette området kan tilpasses av hver enkelt bruker. Innhold kan legges til, bokser kan fjernes og flyttes. Figur 2: esam (Byggeweb Prosjekt) Hver bruker har sitt helt eget filområde. Filer kan legges her dersom det f. eks. skal brukes i flere prosjekter. Filer her kan overføres inn i Prosjekt ved behov. Det er utviklet apper for esam/byggeweb slik at systemet er tilgjengelig på alle plattformer, smarttelefon, nettbrett og PC. Installasjon av app for ios og Android. Tilgang til Byggeweb Prosjekt: Byggeweb Prosjekt er tilgjengelig gjennom innloggingsiden for esam:

15 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 15 av 114 Figur 3: Hva skal du gjøre? Det henvises til on-line brukerhåndbok i Byggeweb og egen brukerdokumentasjon for Bane NOR Roller og grupper i Byggeweb Prosjekt Begrepet Leverandør er et samlebegrep for Entreprenør og/eller Rådgiver. Nye brukere i prosjektet blir knyttet til ulike roller (grupper): Bane NOR Innsyn Bane NOR - Rettigheter er forhåndsdefinert i malene og er satt pr mappe som knyttes mot de ulike gruppene. Roller Utveksler (Bane NOR og eksternt): Rollen "Utveksler" tildeles prosjekterende og medprosjekterende som har behov for å utveksle arbeidsfiler. Som "utveksler" arbeider du i Arbeidsområdet hvor du utveksler filer med andre prosjekterende i prosjektet. Er du "Utveksler" er det ditt eget ansvar å holde deg orientert om eventuelle nye filversjoner fra andre "utvekslere". Du har på samme måte ansvaret for å holde dine egne arbeidsfiler på Byggeweb oppdatert. Dokumentkontroller (Leverandør): Rollen "Dokumentkontroller (Leverandør)" kan være hos Rådgiver eller Entreprenør. Rollen har ansvar for å forberede og etablere transmitter og kopiere inn i leveransemappe. Denne rollen er en spesialutgave av rollen "Utveksler". Hver rådgiver/leverandør skal minst ha en person med denne rollen. Som "Dokumentkontroller (Ekstern)" arbeider du i Arbeidsområdet. For å utveksle filer i Arbeidsområdet bruker du funksjonene "send filer (laste opp)" og "hent filer (laste ned)". Funksjonen "send filer" gir deg mulighet til å levere filer til Arbeidsområdet, mens "hent filer" sørger for å hente filer ned til din lokale maskin. Dokumentkontroller (Bane NOR): Rollen "Dokumentkontroller (Bane NOR)" er ansvarlig for å initiere «sluttkontroll» av rådgivernes

16 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 16 av 114 godkjente/aksepterte leveranser (transmittel) og distribusjon av disse til utførende (entreprenører). Denne rollen er en kombinasjon av rollene "Utgiver og Fordeler", "Godkjenner" og i enkelte prosjekter også "Printdistributør". "Dokumentkontroller (Bane NOR)" arbeider i modulene Arbeids-, Utgivelses- og Fordelingsområdet. Utgiver og Fordeler (Bane NOR) Rollen "Utgiver og Fordeler" tildeles de prosjektdeltakerne som skal levere gjeldende materiale til prosjektet, normalt PDF-filer. Som "Utgiver og Fordeler" jobber du i Arbeids- og Utgivelsesområdet. Rollen "Utgiver og Fordeler" har ansvar for å frigi og fordele gjeldende filer til riktige fordelingslister slik at mottaker adgang til dokumentene. Funksjonene er plassert i henholdsvis Arbeids- og Utgivelsesområdet og gir mulighet for å utgi filversjoner fra Arbeidsområdet eller direkte fra egen maskin. Grupper Begrepet Leverandør er et samlebegrep for Entreprenør og/eller Rådgiver. Gruppene brukes for å sette rettigheter og til varsling av brukere via e-post: Prosjektteam (Leverandør): Lese og skriverettigheter i A, B og E i Arbeidsområdet og sitt eget område på D, men har ikke innsyn i C-området. Prosjektledelse (leverandør): Samme rettigheter som Prosjektteam men i hele Arbeidsområdet, samt administrere mapper i E. I tillegg finnes det to Systemroller: Firmaadministrator (Superbruker): Godkjenne nye/slette og endre rettigheter til brukere tilhørende sitt firma. Prosjektadministrator: Rettigheter til å lese, skrive, redigere filer i Arbeids-, Utgivelses- og Fordelingsområdet. Kopiere prosjekt 3.2. Standardmaler Det er etablert standard mappestrukturer for Bane NOR prosjekter. Disse malene er et utgangspunkt og kan eventuelt endres ved prosjektspesifikke behov.: Standardmaler/oppsett for Bane NOR; esam kommer med 3 standard maler for prosjekter:

17 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 17 av Mal 1: Standardmal Mal 1 Inndeling A - E Modifisert mal etter prosjekterfaringer i pilot. Leveranse pr. fag (i D-mappen). Bruk av godkjennelsesprosedyre for dokumentdistribusjon. Figur 4: Mal 1: Standardmal Brukes på alle typer prosjekter, både store og små. Integrasjon med ProArc. A. Styrende dokumenter Administrative dokumenter åpent for alle medlemmer. B. Felles prosjekteringsunderlag For prosjektet felles underlagsdokumentasjon åpent for alle medlemmer. C. Kontrakt, korrespondanseområdet Hver entreprenør / rådgiver har sitt respektive område for samhandling til / fra Bane NOR. D. Leveranse til Bane NOR Område hvor ferdige tekniske dokumenter overleveres til Bane NOR. E. Disiplin, utvekslingsområde Samhandlingsområde (pr. fag). Samhandling på tvers av kontrakter. Interaksjon mellom dokumentkontroller av leverandør / kunde / (rådgiver). F. Intern dokumentasjon Området er kun tilgjengelig for Bane NOR medlemmer i prosjektet og kan benyttes til utveksling av intern dokumentasjon. Figur 5: Malstruktur

18 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 18 av Mal 2: Forenklet mal Mal 2 Inndeling A - E Modifisert mal etter prosjekterfaringer i pilot. Leveranse pr. fag (i D-mappen). Ikke bruk av Utgivelses- og Fordelingsområdet. Figur 6: Mal 2: Forenklet mal Tilnærmet lik mal 1, men uten bruk av Utgivelses- og Fordelingsområdet. Dermed brukes heller ikke godkjennelsesprosedyrer for klargjøring før distribusjon. Derimot bør Prosesstrinn og Statuskode settes. Anbefales kun for mindre prosjekter. Arkivering skjer ikke fortløpende, men overføres til Bane NOR manuelt ved prosjektavslutning BIM2Share Extended Workspace Dette er en modul som samler prosjektets filer og modeller i et felles grensesnitt, uavhengig av lagringssted. Prosjektdeltakere kan bearbeide og lagre sine filer lokalt på egen PC/bedriftens server eller i esam prosjektrom. Modulen har full dra/slipp funksjonalitet. Figur 7: BIM2Share Extended Workspace

19 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 19 av 114 Figur 8: BIM2Share Extended Workspace Pil- og mappeforklaring Mer informasjon om BIM2Share Extended Workspace for esam finner du på esam-portalen på

20 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 20 av Mottak og kontroll av dokumentasjon i esam Det skilles mellom to dokumenttyper: Teknisk dokumentasjon (Tekniske dokumenter, tegninger og modeller) Administrativ dokumentasjon (møtereferater, endringer, avvik etc.). Det er etablert en definert mappestruktur hvor de ulike dokumenter skal leveres. Dokumentkontroller(e) i Bane NOR vil registrere all mottak av teknisk dokumentasjon fra eksterne som overføres til dokumenthåndteringssystemet ProArc (ProTeknisk), mens mottatt administrativ dokumentasjon vil bli overført til Saksrom Dataflyten i esam Figur 9: esam dataflyt AutoDelivery & QA kan benyttes for automatisk levering og kontroll av filleveranser som alternativ til manuell filopplasting Figur 9 viser dataflyten i esam, kort oppsummert som følger: 1. ARBEIDSOMRÅDET: Teknisk dokumentasjon: E mappen kan benyttes av leverandørene ifm. forberedelser av leveranser til Bane NOR og for samhandling mellom leverandører. Bane NOR godkjenner leveransene av teknisk dokumentasjon i Arbeidsområdet (D-mappen). Etter intern flyt/kontroll og gjør godkjente filer tilgjengelig i Utgivelsesområdet. Administrativ dokumentasjon: Arbeidsflyter (endringer, avvik etc.), møtereferater, kontraktsinformasjon og rapporter etc. legges opp i Arbeidsområdet. (C-mappen) De behandlede filene i Arbeidsområdet utgis og gjøres tilgjengelig for mottakerne i Fordelingsområdet. 2. UTGIVELSESOMRÅDET: Område hvor kun Bane NOR har adgang, alle godkjente leveranser av teknisk dokumentasjon (revisjoner av filer, typisk PDF filer) legges i dokumentlister (typisk for hver leverandør med undermapper for f.eks. fag). 3. FORDELINGSOMRÅDET: Viser til enhver tid siste tilgjengelige revisjon av en tegning eller et dokument. Godkjente tegninger/dokumenter legges opp i Fordelingslister (typisk per fag, entreprise eller firma) og

21 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 21 av 114 at mottakere kun har adgang til sin egen Fordelingsliste. Automatikk i printfordeling kan evt. settes opp. 4. SAKSROM/PROARC: Det tilrettelegges for en automatikk i overføring av filer fra esam til ProArc/Saksrom. Det vil fortsatt være mulig å overføre fildata manuelt Prosesstrinn for leveranser til Bane NOR Teknisk dokumentasjon: 1. Dokumentplan opprettes av leverandør: Standard dokumentplan for Bane NOR. 2. Teknisk Dokumentasjon fra leverandørene til Bane NOR lastes opp i esam til D-mappen. 3. Bane NOR utfører mottak, godkjenning/faglig kontroll av tegninger, dokumenter og modeller i esam inkludert distribusjon av dokumenter til mottakere. 4. Alle revisjoner av teknisk dokumentasjon overføres til ProTeknisk arkiv i ProArc for arkivering. Dokumentprofilene skal speiles i FDV-arkivet i ProArc (Se STY , kapittel 4. Beskrivelse, Trinn 1.) Administrativ dokumentasjon: 1. Arbeidsflyter basert på Maler for KOE, EO, Avklaring, Byggherremelding, Målebrev, etc lastes automatisk opp i arbeidsområdet under C-mappen. Det samme gjelder resultatdokumenter og evt. "samlerapporter" fra Byggeweb Capture. Andre administrative dokumenter (timelister, møtereferater, månedsrapporter etc.) skal også lastes opp i arbeidsområdet under C-mappen. 2. Godkjennelse arbeidsflyter skjer direkte i esam. 3. Godkjente dokumenter arkiveres av Bane NOR i Saksrom (automatisert overføring fra esam til Saksrom vil senest være på plass høsten 2017). I det følgende beskrives esam dataflyt med elektronisk sporbarhet og godkjennelsesprosedyre etablert i esam standardmal (mal 1): Tegninger, Modeller og Tekniske dokumenter 1) 1.Leverandører (rådgivere/entreprenører) laster opp sine leveranser på D-mappen i esam. Metadata feltet "Trans. til Bane NOR" viser det unike transmittelnummeret (se figur 10) knyttet til hver leveranse.

22 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 22 av 114 Figur 10: Mottak av filleveranser i esam 2) Mottatte leveranser oppdateres med riktig metadatastatus for prosesstrinn (Mottatt, Under bearbeiding, Behandles i ProArc og Ferdigbehandlet) a) Dokumentkontroller i Bane NOR setter prosesstrinn "Mottatt" i esam ("Mottaksflyt") og registrerer mottaket (f.eks. transmittelnr, mottatt dato, ledetider og status). Varsler så den ansvarlige fagpersonen. Se kapittel 4.3 og 5 for bruk av automatisk kvalitetssjekk (tilleggsmodul). b) Den ansvarlige fagpersonen starter prosessen med intern "Godkjenningsflyt" og prosesstrinn endres fra "Mottatt" til "Under behandling". Fagansvarlig varsler andre om kommentering av leveransene. Elektronisk signering i esam løsningen kan benyttes. Se kapittel 4.4 for bruk av kommenterings og signeringsfunksjonen i esam. c) Fagansvarlig tar en faglig vurdering, setter statuskode og ev. signatur på forsiden av dokumentet. Setter metadatafeltene prosesstrinn til "Ferdigbehandlet", og endrer statuskode til 1, 2, 3 eller 4. Deretter utgis filene til Utgivelsesområde. d) Dokumentkontroller behandler så leveransen. Dokumenter med statuskode 1, 2 og 4 godkjennes, mens dokumenter med statuskode 3 avvises. e) Dokumenter som er godkjent distribueres fra Utgivelsesområde til de utvalgte fordelingslistene i Fordelingsområde. Godkjenningsflyten i Bane NOR kan gå fram og tilbake mellom ulike aktører og personer ved bruk avmeldingsfunksjonen i esam (etableres som en tråd som tar vare på dialogen se Figur nedenfor): Figur 11: Meldingsfunksjonen

23 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 23 av 114 Når statusen settes til Ferdigbehandlet, vil også metadatafeltet Status oppdateres (se Figur ): o Statuskode 1 ("Akseptert"): Versjonen av dokumentet utgis fra Arbeidsområde og fordeles fra Utgivelsesområde som ender opp i Fordelingsområdet. o Statuskode 2 ("Akseptert med kommentar"): Kommentar meldes tilbake til leverandør i dokumentet eller på et eget kommentarark. Versjonen av dokumentet utgis fra Arbeidsområde og fordeles fra Utgivelsesområde som ender opp i Fordelingsområdet. o Statuskode 3 ("Avvist"): Kommentar meldes tilbake til leverandør i dokumentet eller på et eget kommentarark. Versjonen av dokumentet utgis fra Arbeidsområde. Dokument avvises fra Utgivelsesområde. Kommentar meldes tilbake til leverandør fra Arbeidsområde. o Statuskode 4 ("Til informasjon"): Versjonen av dokumentet utgis fra Arbeidsområde og fordeles fra Utgivelsesområde som ender opp i Fordelingsområdet. o Statuskode Utgått: Utgått o Figur 12: Faglig kontroll/godkjenning i esam Når leveransene er ferdigbehandlet og godkjent/avvist etc. vil esam vise status på filene. De grønne pilene viser godkjente filer og rød pil viser avvist fil. (se Figur ).

24 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 24 av 114 Figur 13: Prosesstrinn og statuskoder for faglig kontrollerte filer Faglig kommentering direkte i dokumenter/tegninger og/eller direkte elektronisk signering i esam (se Figur ). esam kommenterings- og signeringsfunksjon er etablert (se kapittel 4.4) Adobe Pro kommentering kan benyttes som tidligere Direkte elektronisk signering ved utfylling av prosesstrinn/statuskode er klar til implementering når register med navnesignaturer er etablert på server Figur 14: Kommentering og elektronisk signering i esam Alle aktiviteter i esam loggføres og er sporbart med navn på person og tidspunkt for endringer (se Figur ).

25 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 25 av 114 Figur 15: Filhistorikk Behandling av avtalte signaldokumenter/-tegninger i ProArc: All kommunikasjon med eksterne leverandører gjøres fra esam og ev. dokumenter som behandles/godkjennes i ProArc skal gjennomføres etter følgende prosedyre: 1. Mottaksflyt (filer levert av eksterne) utføres i esam (dokumentkontroller). 2. Prosesstrinn i esam settes til "Behandles i ProArc". 3. Dokumentkontroller/prosjektet overfører filer manuelt som har status "Behandles i ProArc" fra Arbeidsområdet i esam til ProArc hvor den faglige godkjenningsprosessen skjer. 4. Filer som er godkjent i ProArc lastes manuelt tilbake i Arbeidsområde i esam, i utgangspunktet til samme mappe som filene ble hentet fra. a) Filer som er prosjektgodkjent i ProArc lastes manuelt tilbake i Arbeidsområde i esam med nytt filnavn. Det nye filnavnet er det samme som det gamle, men med "_PIG" i slutten av dokumentnummeret. Det settes statuskode "1" (Godkjent), evt. statuskode "2" (Godkjent med kommentar) og prosesstrinn "Ferdigbehandlet". b) Filer som er Godkjent for Bygging (GFB) i ProArc lastes manuelt tilbake i Arbeidsområde i esam. Det settes statuskode "1" (Godkjent), evt. statuskode "2" (Godkjent med kommentar) og prosesstrinn "Ferdigbehandlet". 5. Filer som avvises i ProArc lastes tilbake i Arbeidsområde i esam tilgjengelig for rådgiver, i utgangspunktet til samme mappe som filene ble hentet fra.. a) Filer som har gjennomført en prosjektgodkjenningsflyt, men som ikke har blitt godkjent, i ProArc lastes manuelt tilbake i Arbeidsområde i esam med nytt filnavn. Det nye filnavnet er det samme som det gamle, men med "_PIG" i slutten av dokumentnummeret. Det settes statuskode "3" (Avvist) og prosesstrinn "Ferdigbehandlet" b) Filer som har gjennomført en byggegodkjenningsflyt, men som ikke har blitt godkjent, i ProArc lastes manuelt tilbake i Arbeidsområde i esam med nytt filnavn. Det settes statuskode "3" (Avvist) og prosesstrinn "Ferdigbehandlet". 6. Dokumentkontroller/prosjektet utgir, gjennomfører klargjøring for distribusjon (mtp. satt statuskode) og fordeler i esam (dvs. fagpersoner jobber kun i ProArc).

26 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 26 av Forberedelse for automatisk dokumentkontroll internt hos Bane NOR Formålet med dette kapittelet er å lage en dokumentoversikt som man kan bruke for å sjekke innholdet i leverte pdf-filer i esam. Se også kapittel 5 som forklarer bruk av kontrollprogrammet Sjekke filer som allerede er levert på esam For å kunne sjekke leverte PDF og innholdet opp mot de registrerte metadata i esam kan dette gjøres på følgende måte. Opprett mappe lokalt for lagring av filer Opprett en lokal mappe hvor filene fra esam skal lagres. Denne mappen samt filene kan slettes etter utført sjekk Velg filer fra esam De filene man ønsker å sjekke kan hentes fra esam enten via Web eller via Extended Workspace som er brukt i dette tilfelle. Velg filer og kopier disse til den mappen som ble opprettet for Filer til kontroll. Figur 16: Velg filer I listen velger man de filen man er interessert i og trykker Kopier.

27 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 27 av 114 Hente filer fra flere mapper Dersom man ønsker å hente filer fra flere mapper på en gang kan dette gjøres enkelt via denne fremgangsmåten. Figur 17: Hele fra flere mapper I listen som kommer opp velger man de filen man er interessert i og trykker Kopier Kopierte filer Etter at kopieringsprosessen er ferdig, navigerer man til den mappen man opprettet for Filer til kontroll og velger lim inn eller [Ctlrl]+[V] for å lime inn filen til denne mappen.

28 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 28 av 114 Figur 18: Lim inn Figur 19: Velg ønskede filer

29 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 29 av 114 Filene er nå plassert i mappen. Figur 20: Filene tilgjengelig i mappen Dokumentplan/dokumentliste Neste steg er å opprette en Excel rapport med metadata fra esam som skal brukes for å sjekke mot innholdet i de PDF filene vi allerede har hentet fra esam. Figur 21: Lage Dokumentplan

30 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 30 av 114 Generere Excel dokument Dette gjøres ved å markere de filene man ønsker å sjekke mot og deretter velge menyvalget «Eksporter filliste til Excel». Ønsker man å lage filliste basert på flere mapper bruker man samme framgangsmåte som beskrevet i kapittelet Hente filer fra flere mapper og velger også der menyvalget «Eksporter filliste til Excel» etter at fillisten er kommet frem på skjermen. Det som er viktig når man generere denne listen er at alle dokumenter man vil sjekke mot er med i Excel rapporten, om der er flere rader i Excel rapporten enn der er filer er ikke viktig. Ved rapport valget svarer man «Nei» på spørsmålet om det skal produseres Excel rapport med bilder. Figur 22: Excel rapport med bilder?

31 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 31 av 114 Programmet genererer en rapport som skal være lignende den i illustrasjonen. Lagre Excel rapporten på egnet plass med egnet navn, bruk gjerne mappen som ble laget for Filer til kontroll. Figur 23: Rapport Denne rapporten, samt de filene vi kopierte, skal nå være underlaget for bruk i programmet AutoDelivery som vi skal bruke for å sjekke innholdet i PDF-filene mot de registrerte metadata som vi fant i esam. Se kapittel 5.

32 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 32 av Kommentering og signering For å åpne kommentering signering, marker en fil og klikk på ikonet øverst til høyre i verktøylinjen: Figur 24: esam knappen Klikk på kommentering/signering Figur 25: Kommentering og signering For å legge inn en kommentar, skriv i kommentarboksen og klikk «send inn melding». Figur 26: Bruk av kommentarboksen For å få en forhåndsvisning av aktuelt dokument, før musepeker over PDF-ikonet:

33 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 33 av 114 Figur 27: Filen åpnet For å legge inn et bilde ta Printscreen, elle åpne et bilde og kopier. Marker kommenteringsruten, og velg ctr+v, eller høyreklikk og velg «lim inn» Figur 28: Sende melding For å editere/markere i bildet klikk på pen ikonet: Figur 29: Editere/markere Bruk verktøy ikonene øverst i dialogvinduet:

34 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 34 av 114 Endre størrelse: Legg inn en ramme for å markere en del av bildet: Legg inn en tekst: Lagre endringer: Figur 30: Editere/markere For å kommentere i PDF dokumentet (uten Adobe Acrobat): Legg inn en kommentar: Marker tekst: Marker et område: eller: Lagre endringer: Figur 31: Kommentere og lagre

35 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 35 av 114 Signer Dokument: Figur 32: Signere dokumentet

36 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 36 av AutoDelivery & QA Dette er en egen modul i esam som kan benyttes. Prosjekter som ikke benytter AutoDelivery & QA gjennomfører dokumentkontroll og opplasting til esam på vanlig måte. AutoDelivery & QA er en tilleggsmodul for automatisk sjekk og kvalitetssikring av filer ved leveranser til Bane NOR prosjekter i esam (Byggeweb). BIM2share AutoDelivery installeres lokalt på maskinen og kan hentes her: Leverandør som skal benytte BIM2share Exctended Workspace kan bestille via support@byggeweb.no 5.1. Hvordan bruke AutoDelivery? Hva trenger du: 1) Du må være bruker på esam Mappe(r) i esam hvor vi skal levere filene Dokumentplan/dokumentliste i Excel Filer som skal sjekkes/leveres Logg in Logg inn på AutoDelivery med samme brukerinformasjon som i esam. Figur 33: Auto Delivery - Innlogging

37 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 37 av Oppsett av e-post Velg deltakere som skal motta beskjed etter leveransen. Inkluder gjerne din egen e-post slik at du mottar en kvittering på at leveransen er gjennomført. Figur 34: Auto Delivery

38 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 38 av esam leveranseprosjekt og mappe Velg hvilket prosjekt og mappe filene skal leveres til på esam. Marker hovedmappen med underliggende leveransestruktur og klikk OK. Figur 35: Auto Delivery

39 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 39 av Koble sammen esam og dokumentplan Vi skal nå skape kobling mellom kolonner i Excel og kolonner i esam. Velg markert knapp for å få frem skjermbildet som vist under. Velg så knappen Select Excel File». Figur 36: Auto Delivery Velg deretter mappen hvor dokumentplanen skal hentes fra og velg Excel dokument planen.

40 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 40 av 114 Figur 37: Auto Delivery

41 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 41 av 114 Angi rad som beskriver kolonnene i Excel dokumentplanen For å kunne skille kolonnene fra hverandre må Excel dokumentplanen ha en linje hvor man entydig kan finne igjen kolonne navnene. Lokaliser denne linjen og Dobbeltklikk på emnefeltets linje i dokumentplanen eller velg linjen og trykk OK. Figur 38: Auto Delivery

42 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 42 av 114 Koble dokumentplanens felt mot felt i esam For at programmet skal kunne koble sammen feltene i dokumentplanen og esam må det angis en kobling mellom kolonnene. Dette gjøres ved å velge kolonne i Excel(Venstre side) og den kolonnen på Høyre side som er esam sin kolonne for tilsvarende innhold. På den måten kan man overføre data fra Excel til esam eller man kan bruke dette oppsettet for å sjekke innholdet i lokale PDF filer. Figur 39: Auto Delivery

43 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 43 av Velge lokale filer som skal sjekkes eller leveres Velg den lokale mappen hvor filene ligger og klikk OK. Figur 40: Auto Delivery

44 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 44 av Felt som ikke skal sjekkes mot, men som skal overføres til esam Det vil være noen felt som ikke finnes i tittelfeltet i en PDF fil. Disse vil da oppfattes som en mulig feil av programmet og det kan derfor være smart å huke av disse feltene slik at de ikke blir med i kontroll rutinen. Felt som ikke finnes i PDF filen vil markeres med Rød farge i kontroll resultatet. Avkryssede felt vil bli overført til esam selv om de er slått av i kontroll mekanismen. Figur 41: Auto Delivery

45 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 45 av Regelsjekk For å opprette regelsett for hva som skal sjekkes, velg Setup. Huk av for det som skal kontrolleres. Figur 42: Auto Delivery 5.2. Kontroll mekanismen Første steg er kontroll av dokumentplan mot informasjon i tittelfelt på filene. Huk av felter som IKKE er relevant for kontroll, og klikk på Verify and deliver. Figur 43: Auto Delivery

46 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 46 av Kontrollrapport Som et resultat av kontroll rutinen genereres det en rapport med fargekoder som viser hvilke filer som er korrekte/feil iht. dokumentplanen. Figur 44: Auto Delivery Grønn tekst vises når alt er ok, dvs. informasjon i tittelfelt stemmer med informasjon i dokumentplanen. Rød tekst vises når teksten ikke eksisterer, dvs. programmet finner ikke dokumentplanteksten i PDF tittelfeltet. Blå tekst vises kun ved feil revisjonsnummer eller revisjonsdato.

47 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 47 av 114 Detaljert Excel rapport For enklere å kunne skille ut spesifikke ord som ikke stemmer med dokumentplanen kan man eksportere til Excel. Figur 45: Auto Delivery Excel markerer avvik med rød farge. Figur 46: Auto Delivery

48 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 48 av Markere avvik og kommentarer i PDF filen Programmet har en innebygget visningsmodul. Denne Zoomer automatisk inn i nedre høyre del av PDF filen. Det hjørnet hvor tittelfeltet normalt er plassert. Det har også en utvidet visning for hvordan dokumentplan teksten er funnet i PDF filen. Hvordan ordene følger hverandre på en linje. Figur 47: Auto Delivery Show Preview markeringen slår av/på den grafiske kommenteringsfunksjonen. (Kan også benytte Dobbeltklikk på raden for å slå den av/på) Show deviation markeringen slår av/på detaljert tekst informasjon.

49 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 49 av 114 Grafiske og tekst baserte markeringer Programmet har innebygget funksjon for å markere med grafiske markører eller ved å skrive/dra inn kommentar tekst. 2. I den grafiske editoren kan man markere rett i bilde med å dra en boks som en markør. «Blå piler» 3. Man kan dobbeltklikke på tekst i den nedre rammen slik at man kan plassere den eller skrive inn en egendefinert tekst i editoren. «Røde piler» Figur 48: Auto Delivery

50 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 50 av Sende avvik og kommentarer i e-post For å sende en e-post direkte til den som skal rette opp en feil kan dette gjøres ved Send cropped image to mail menyvalget. Figur 49: Auto Delivery Programmet genererer en mail med bilde som vedlegg. Figur 50: Auto Delivery

51 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 51 av Arbeide med mange avvik og kommentarer For å samle flere kommenterte filer markerer man filene, høyreklikker og velger Pack & Go Figur 51: Auto Delivery Her kan man velge en lokal mappe hvor alle kommentarer samles eller man kan velge en mappe på esam som man kan bruke som en utvekslings mappe for samhandling og feilretting.

52 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 52 av Leveranse mekanismen (Ikke tilgjengelig i alle versjoner) For å levere filer til esam kan man bruke Leveranse metoden. Programmet vil da levere dokumentene og fylle ut metadata ut i fra de valgene som er gjort hos brukere Levere dokumenter Velg filer som skal leveres og velg Deliver files. Delivery number som vises i skjermbildet blir automatisk generert. Figur 52: Auto Delivery Filene leveres automatisk til rett fagmappe i esam.

53 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 53 av Leveranse mail Etter leveranse kan man velge å sende ut en kvitterings mail. Innholdet i mailen kan man selv skrive inn i boksen og trykke OK. Leveransen vil da starte. Figur 53: Auto Delivery Overleveringen går av seg selv og man kan følge med på statusen i leveranse skjermbildet. Figur 54: Auto Delivery Etter leveransen får man en status på hva som er levert og hva som eventuelt ikke ble levert. Dersom man ønsker å lagre rapporten lokalt, velg Export to Excel.

54 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 54 av 114 Figur 55: Auto Delivery Rapport i esam over leverte dokumenter Leveranseprogrammet lager automatisk en rapport som lastes opp til valgt leveranse mappe i esam. Figur 56: Auto Delivery Rapporten inneholder viktig informasjon om detaljer i leveransen.

55 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 55 av 114 Figur 57: Auto Delivery Utsending av leveranse rapport i Mail Etter avsluttet leveranse sendes det en mail til angitte personer som en kvittering. Figur 58: Auto Delivery

56 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 56 av Integrasjon med ProArc Figuren under viser hele dokumentflyten fra den er levert til esam og til den blir overført til ProArc. Denne flyten vil gjelde for alle prosjekter som benytter Mal 1: Standardmal (se kapittel 4.2.1). Prosjekter som benytter Mal 2: Forenklet mal, må benytte manuell overføring til ProArc. Når dokumentkontrolleren har kontrollert dokumentene i Utgivelsesområdet etter faglig kontroll i Arbeidsområdet, vil godkjente filer overføres til ProArc. Alle revisjoner arkiveres i ProArc. Normalt skjer denne overføringen hver tredje time, men dokumentkontrolleren kan manuelt starte overføring ved behov. Figur 59: Integrasjon med ProArc Figuren under viser prosessflyten: 1: Filer leveres til Arbeidsområdet fra Leverandør 2: Dokumentkontroller i Bane NOR utfører mottakssjekk og setter status Mottatt 3: I de faglige kontrollsonene i Arbeidsområdet utfører Bane NORs tekniske personell faglig kontroll Figur 60: Prosessflyt

57 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 57 av 114 Videre viser neste figur: 4: Bane NOR Dokumentkontroller godkjenner filene i Utgivelsesområdet. 5: Filer med riktig status overføres til ProArc hver tredje time (kan justeres). Det vises også at man mottar en unik og klikkbar id (lenke) fra ProArc. Figur 61: Prosessflyt Figuren under viser i mer detalj hvordan overføringsmekanismen til ProArc fungerer. Figur 62: Overføringsmekanisme

58 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 58 av Ledelsesoppfølging og statistikk i Byggeweb Prosjekt Det er mulighet for ledelsen i en prosjektorganisasjon å bestille en rapport som viser hvor godt dokumentstyringsprosessen er innført i et prosjekt. Dette kan gjøres ved å benytte Bestillingsskjemaet for esam. esam Forvaltningssekretariat har også mulighet for å bestille rapporter for oppfølging av dokumentstyringen i et prosjekt eller på tvers av prosjektene. Figuren nedenfor viser noen utdrag fra en slik rapport. Figur 63: Rapport for oppfølging av dokumentstyringsfunksjonen

59 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 59 av BIM2Share Arbeidsflyt 8.1. Innledning BIM2Share Arbeidsflyt har tilpassede prosessflyter mot Utførelsesentreprise og Rådgiverkontrakt. Det jobbes kontinuerlig med å tilpasse løsningen mot andre kontraktsmaler. Byggeweb support knytter de riktige kontraktene til aktuelle prosjekter, og vi tildeler brukerne roller og tilganger. Ta kontakt med Byggeweb Support for spørsmål rundt dette. Beskrivelsene i eksemplene under er forsøkt holdt på et generelt nivå. Alle eksemplene er hentet ut fra en Utførelseskontrakt NS8405, men eksemplene på prosessflytene er sammenlignbare for alle kontraktstyper Prosessoversikt Krav om endring (KOE) Krav om endring (KOE) er en endringsanmodning framsatt av Leverandør til Byggherre. Prosesskjemaet er bygget opp tilsvarende KOE-skjemaet vedlagt kontraktmalene. Leverandør har ikke innsyn i interne dialoger i Bane NOR eller dialog mot rådgiver. Leverandør kan både akseptere eller å gå i dialog etter avslag/aksept fra Byggherre. Figur 64: Krav om endring (KOE) (Arbeidsflytskjema)

60 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 60 av Endringsordre (EO) Endringsordre (EO) er en ordre om utførelse framsatt av Byggherre til Leverandør. Prosesskjemaet er bygget opp tilsvarende EO-skjemaet vedlagt kontraktmalene. Leverandør kan både akseptere helt eller å gå i dialog etter avslag/aksept fra Byggherre. En Endringsordre kan både bli generert av en delvis godkjent KOE, eller opprettes som en selvstendig Endringsordre. Endringsordre opprettes av Byggeleder/Prosjekteringsleder, men godkjennes av person med Budsjettdisponeringsmyndighet. Figur 65: Endringsordre (EO) (Arbeidsflytskjema) Når oppføringen arkiveres i trinn fire eller syv, genereres en pdf -fil som overføres til Byggeweb Prosjekt i mappen C.Cx Endringsordre (EO).

61 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 61 av Avklaring Avklaring er spørsmål og informasjon fra Leverandør til Byggherre. Avklaring opprettes av Leverandør, og besvares av Byggeleder/Prosjekteringsleder eller Prosjektleder som Aksept eller til viderebehandling. En Avklaring kan også sendes til Prosjektteam/Ekstern Rådgiver for kommentering. Løsningen har en innebygd styrt prosessflyt illustrert i diagrammet nedenfor. Figur 66: Avklaring (Arbeidsflytskjema) Løsningen inneholder en elektronisk oversatt versjon av skjemaet Avklaring. Tegninger kan vedlegges og kommenteres. Når oppføringen arkiveres i trinn 5, genereres en PDF-fil som overføres til Byggeweb Prosjekt i mappen C.Cx Avklaring Byggherremelding (BHM) Byggherremelding er en informasjon og spørsmål fra Byggherre til Leverandør. Byggherremelding opprettes av Byggeleder, og sendes til Leverandør av Byggeleder eller Prosjektleder. Løsningen har en innebygd styrt prosessflyt illustrert i diagrammet nedenfor.

62 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 62 av 114 Figur 67: Byggherremelding (BHM) (Arbeidsflytskjema) Løsningen inneholder en elektronisk oversatt versjon av skjemaet Byggherremelding. Når oppføringen arkiveres i trinn tre eller fire, genereres en PDF-fil som overføres til Byggeweb Prosjekt i mappen C.Cx Byggherremelding (BHM) Tilgang til BIM2Share Arbeidsflyt Det er en egen innlogging til BIM2Share Arbeidsflyt. Arbeidsflyt nås enten via og velg BIM2Share - Arbeidsflyt, eller gå direkte til Ved første gangs innlogging får man tildelt et passord. Dette kan endres. Det anbefales da å bruke samme passord som i Byggeweb Prosjekt. Håndtering av Byggherremelding, Avklaring, Krav om endring og Endringsordre foregår i løsningen BIM2Share Arbeidsflyt. Når status i disse arbeidsflytene blir satt til Godkjent, Avvist eller Omtvistet, overføres automatisk en kopi av generert prosessdokument til respektive mapper i Byggeweb Prosjekt under C1.01 Administrativ dokumentasjon. BIM2Share Arbeidsflyt sørger for automatisk korrekt nummerering av dokumentene i forhold til oppsatte regler. Det anbefales derfor ikke å ha oppføringsnummer i tittel på oppføringene. Nummerering er løpende per dokumenttype, første oppføring får løpenummer Neste oppføring får første ledige oppføring i nummerserien. En påbegynt oppføring som ikke blir sendt til neste aktør, vil ligge i mappen "utkast" og vil ikke få oppføringsnummer før den blir sendt videre. Løsningen lagrer fortløpende, ved avbrudd kan man fortsette der man slapp i mappen "utkast". Figur 68: Vedlegg til oppføringer

63 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 63 av 114 I alle utfyllingsskjemaer er det lagt opp til at man kan laste opp ubegrenset antall vedlegg.: Alle kjente filformater støttes, men for å åpne vedleggene må man ha kompatibel programvare installert på egen PC. BIM2Share Arbeidsflyt har følgende Roller: Byggeleder/Prosjekteringsleder Prosjektleder Entreprenør/Rådgiver Ekstern Rådgiver Prosjektteam/Prosjekteringsleder Innsyn Arkiv En person innehar normalt en rolle, men løsningen støtter at en person kan ha flere roller, eksempelvis Byggeleder og Prosjektleder. Et prosjekt kan ha flere entrepriser, men den enkelte entreprise skal kun ha et kontrakts nummer. Innboksen til Rollen Byggeleder er en felles innboks for alle som har denne rollen innen en entreprise. Oppføringer som ligger i "Mine oppføringer" vises også i innboks for alle med rollen, men "vår representant" er valgt det er under "oppføringsdetaljer". Prosjektleders innboks viser ikke sakene som ligger til behandling hos byggeleder, men under "alle oppføringer" får man innsyn i "Alle oppføringer" i entreprisen. Her framgår også hvilken aktør oppføringen ligger hos. Innboks og "Alle oppføringer" kan sorteres på alle kolonner i oversikten. Begge kan enten deles opp i en mappe per oppføringstype eller en felles samlemappe. Dette gjøres under "Mine profilinnstillinger" Figur 69: Nummerering av oppføring Navngivning er bygget opp på følgende form: Velg "BIM2Share Arbeidsflyt", og logg inn med tildelt brukernavn og passord. Brukernavnet er det samme som i esam. Passordet er kryptert. Det anbefales å bruke samme passord som i esam. Dersom du skal endre passord, klikk på brukerikonet øverst til høyre og velg "Endre passord".

64 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 64 av 114 Figur 70: Endre passord 8.4. Innboks i BIM2Share Arbeidsflyt Meldinger BIM2Share Arbeidsflyt har fem "innbokser" under fanen "Meldinger": I Innboks vil alle oppføringer som skal behandles av den gruppen du er medlem av (for eksempel Byggeleder) Under Mine oppføringer ligger de oppføringene som er til behandling av innlogget person I Utkast ligger påbegynte, ikke innsendte, oppføringer til den gruppen du er medlem av Under alle oppføringer ligger alle Entreprisens registrerte oppføringer Målebrev har fått en egen mappe hvor en finner alle målebrev. Figur 71: Fanen Meldinger

65 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 65 av Brukertilpasset innstilling av «Dine innstillinger» Velg brukerikonet øverst til høyre og velg "Innstillinger" BIM2Share Arbeidsflyt. Velg del opp innboks, og lagre. Figur 72: Dine innstillinger Klikk på "Innboks" og innboksen er delt opp i syv undermapper. Klikker man på en av undermappene vises bare de oppføringene med valgt oppføringstype. Figur 73: Oppdeling av min innboks Samme tilpassing kan velges for "Alle oppføringer" Ved å deaktivere markeringen og lagre går visningen tilbake til samleinnboks. (Ved å klikke på innboks vises alle oppføringer, uten undermapper) Ved å markere for «Motta kvittering på e-post» vil systemet sende en kvitterings e-post når man har opprettet en oppføring og sendt denne til neste ledd i prosessflyten. Ved å markere for "Motta daglig samlerapport for arkiverte oppføringer" vil man motta e-post når oppføringer man har vært involvert blir lagt i arkiv. Systemet sender bare en e-post til dem som har vært involvert i behandlingen av oppføringen. (ikke hele gruppen) Ved å markere for «Motta varsel om ny oppføring» vil systemet sende en e-post om det sendes en ny oppføring til innboksen til gruppen aktøren er medlem i Opprette en ny oppføring Klikk på ny oppføring, Velg hovedprosjekt, Entreprise, Kontrakt og Oppføringstype.

66 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 66 av 114 Figur 74: Ny oppføring Systemet håndterer hvilke oppføringer du som aktør har rettighet til å opprette. Deretter styres oppføringen gjennom en styrt arbeidsflyt. Fyll ut tittel, og velg "åpne oppføringsskjema" Applikasjonen har en elektronisk versjon det aktuelle skjemaet, og last opp eventuelle vedlegg. Figur 75: Side 1, skjermvisning

67 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 67 av 114 Når skjemaet er utfylt, klikk på "send inn" og oppføringen vil havne i innboksen til neste aktør i arbeidsflyten Opprettelse av EO basert på KOE I undermappene til mappen C.Cx Krav om endring (KOE) i Byggeweb Prosjekt skal alle arkiverte meldinger automatisk lagres. På sikt skal det på plass en automatisk overføring til Saksrom. Inntil denne løsningen er på plass er prosjektet selv ansvarlig for manuell overføring til Saksrom. Krav om endring (KOE) opprettes av Entreprenør, og kan bare Aksepteres av Prosjektleder. Både Byggeleder og Prosjektleder kan avslå en KOE. Et krav om endring kan også sendes til Prosjektteam/Ekstern Rådgiver for kommentering. Løsningen har en innebygd styrt prosessflyt illustrert i diagrammet nedenfor. Entreprenør har ikke innsyn i interne dialoger i Bane NOR eller dialog mot rådgiver. Entreprenør kan både akseptere eller å gå i dialog etter avslag eller aksept fra Byggherre. Ved delvis aksept av en KOE opprettes automatisk en EO med samme oppføringsnummer som KOE-oppføringen. KOE-en relateres til EOen og alle vedlegg listes under "oppføringsdetaljer". I og med denne funksjonen er det viktig at KOE er ferdigforhandlet før en Aksept. Normalt sett godkjennes aldri en KOE i sin helhet. Der en KOE delvis skal aksepteres skal den i første omgang avslås med en begrunnelse. Entreprenør har da mulighet til å sende en revidert KOE. Ved andre gangs behandling der det foreligger en aksept av Vederlagsjustering og avslag av Fristforlengelse, får oppføringen statusen "Delvis akseptert". Når en delvis aksept er sendt til Entreprenør må den kvitteres mottatt og sendes da til arkiv. Om det fortsatt er uenighet som ikke kan løses rundt den nyopprettede EO-en, må en ny KOE opprettes og relateres til arkivert KOE. Der Entreprenør er enig rundt Vederlagsjustering, men uenig i avslag av Fristforlengelse, kan Entreprenør i dialog med Byggherre opprettholde krav om Fristforlengelse når opprettet EO mottas. Der Entreprenør melder "Vederlagsjustering Nøytralt varsel" skal Byggherre markere for at "Nøytralt varsel er mottatt og må spesifiseres" KOE og EO deler samme oppføringsnummerserie For å tilrettelegge for best mulig framtidig integrasjon mellom Arbeidsflyt og Agresso /ISY deler KOE og EO samme oppføringsnummer-serie. Dette prinsippet medfører at der EO opprettes på grunnlag av en KOE, vil disse alltid ha samme oppføringsnummer. Der en EO opprettes uten kobling mot en KOE tas neste ledige oppføringsnummer i serien. KOE oppføringene vil alltid ha en komplett nummerserie, men det vil være "huller" i EO nummerserien der man har frafalt eller omtvistede KOE-oppføringer. Figur 76a: Prinsipp samme oppføringsnummerserie KOE og EO

68 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 68 av 114 Nedenfor vises et eksempel på en praktisk tilnærming til endringshåndtering i et Infrastrukturprosjekt. Figur 76b: Eksempel på endringshåndtering i et prosjekt 8.7. Fakturaunderlag relatert til EO Om Entreprenør har akseptert en EO på for eksempel "Vederlagskonsekvens, Regningsarbeider" skal det opprettes en oppføring "Fakturaunderlag relatert til EO". Etter avtalt periode skal da timeliste lastes opp i denne flytprosessen. Det er ingen begrensninger hvor mange fakturaunderlag som kan knyttes til en EO. Figur 77: Oppføring av Fakturaunderlag relatert til EO NB! Fakturaunderlag skal lastes opp som PDF-fil. Fakturaunderlag skal alltid relateres til en akseptert EO.

69 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 69 av 114 Om Fakturaunderlaget blir akseptert av Byggeleder vil oppføringen legges til arkiv. Entreprenør kan finne både aktuell EO og Fakturaunderlaget i oversikten "alle oppføringer" ved å klikke på PDFknappen kan de elektroniske signerte dokumentene lastes ned som vedlegg til Faktura. En endringsordre som blir godkjent i systemet får en elektronisk signatur og ved å klikke på PDF- Figur 78: Aksepter og signer fakturaunderlag ikonet øverst til høyre vil man kunne lage en signert EO som er godkjent som fakturaunderlag. Figur 79: Knapp for å åpne signert EO

70 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 70 av 114 Figur 80: Elektronisk signert EO I tillegg vil man lengst ned i dokumentet, se hvem fra entreprenør og hvem fra byggherre som har signert og akseptert prosessen. Figur 81: Signaturer i dokumentet

71 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 71 av Hente ut elektronisk godkjent vedlegg Velg ny oppføring "Fakturaunderlag relatert til KOE eller EO" Figur 82: Ny oppføring Fakturaunderlag relatert til EO "Åpne oppføringsskjema" og legg ved timeliste/underlag som PDF. Figur 83: Last opp fakturaunderlag Byggherre finner fakturaunderlag i innboks "Fakturaunderlag relatert til KOE eller EO" Figur 84: Innboks

72 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 72 av 114 Figur 85: Akseptere/avvise fakturaunderlag Om Byggherre velger "Aksepter og signer" vil en elektronisk signatur bli stemplet på PDF-en. Entreprenør kan deretter, i "Alle oppføringer", klikke på "PDF-knappen" hente ut elektronisk godkjent timeliste og benytte dette som vedlegg til faktura. Figur 86: PDF knapp for å se Signert fakturaunderlag Figur 87: Signert fakturaunderlag

73 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 73 av Hente oversikt over oppføringer per prosess For å få en oversikt over registrerte oppføringer på prosjekt. Velg "Rapporter" og "Oppføringer pr. hovedprosjekt" Hovedprosjekt, Entreprise og Prosess, samt samlerapport i Excel. Figur 88: Oversiktsrapport Figur 89: Excel rapport

74 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 74 av Arkivering av behandlingsprosess Alle oppføringer skal avsluttes som arbeidsflyter skal til slutt får status: Godkjent, Avvist eller Omtvistet Deretter avsluttes prosessen ved at arkiveres med handlingen "signer og arkiver". Ved denne handlingen overføres automatisk en pdf-kopi av dokumentet til respektive mappe i Byggeweb Prosjekt under C1.01 Administrativ dokumentasjon. Figur 90: Arkivering av oppføring C1.01 Administrativ dokumentasjon: Figur 91: Arkivmapper i esam

75 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 75 av Byggeweb Capture 9.1. Introduksjon Byggeweb Capture (videre benevnt Capture) skal benyttes til å registrere og behandle forekomster på anleggsplass. Capture består av web grensesnitt og egne apper for ios og Android. Figur 97: Grensesnitt Målsetningen med bruk av Capture er å bidra til at alle prosjekter i Bane NOR gjennomfører en enhetlig og effektiv prosess for registrering og behandling av hendelser og dokumentasjon på anleggsplass. I tillegg skal det produseres god statistikk, samt en mer pålitelig og komplett dokumentasjon av gjennomført utbygging for kunnskapsutvikling og kvalitetsforbedring. Med Capture App får prosjektdeltagere en enkel og intuitiv arbeidsflate. Notatblokk / MS Excel, kamera og kartvisning er samlet i en og samme applikasjon som er enkelt tilgjengelig på telefon og nettbrett. Med få tastetrykk er en registrering gjennomført ved å velge felter i skjema, ta bilde, og markere plassering på tegning. Capture App er tilgjengelig offline, man er da ikke avhengig av bredbånd eller 3G/4G. Hele arbeidsprosessen kan utføres i App, fra registrering, via utføring, til byggeleders aksept/avvisning. Verktøyet gir vesentlige besparelser ved registering, men ikke minst i oppfølging av registreringene. Prosessen med å samle, strukturere og digitalisere informasjonen, videresende til mottagere, samt kontroll av øvrige parters oppfølging gjennomføres nå ved få tastetrykk i App. Håndtering av registreringer kan også utføres på web. Her har også prosjektets deltagere tilgang til grafisk status, enkel utarbeidelse av rapporter samt overføring av data for bruk i ande applikasjoner.

76 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 76 av Tilgang til Capture Web Capture er tilgjengelig gjennom innloggingssiden for esam: Figur 1: Innlogging Velg Byggeweb Capture, og logg inn med ditt esam brukernavn og passord. Dersom du ikke har dette, følg instruksjoner i påloggingsvindu. Figur 99: Påloggingsvindu Glemt brukernavn/passord: Forsøk ulike kombinasjoner av din Bane Nor e-postadresse, dersom du får beskjed om at e-postadresse ikke funnet Bli opprettet som ny bruker: Velg denne dersom du ikke har en esam bruker konto Når innlogget går du til:

77 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 77 av 114 Fanen Applikasjoner Velg så Capture (i venstremeny eller ved å klikke på applikasjonen) Figur 100: Webgrensesnitt, Byggeweb Capture Figur 101: Lister Du vil nå se de Capture-lister som du har tilgang til. Klikk på den du ønsker å åpne.

78 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 78 av 114 Figur 102: Tilgjengelige Capture lister

79 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 79 av Tilgang til Capture App Capture App er tilgjengelig på følgende plattformer: ios Android Det anbefales at alle brukere av Capture installerer og benytter App, slik at prosjektet og den enkelte bruker oppnår ønskede fordeler med å benytte løsningen Installasjon av App (ios) Utfør følgende trinn for å installere App: Åpne App Store på din telefon og/eller nettbrett Klikk på Søk og skriv inn Byggeweb, Byggeweb App skal komme opp først i lista Klikk på Hent og last ned applikasjonen Start den installerte applikasjonen Utfør følgende trinn for å åpne Capture i App: Endre Server til 1. Velg Innstillinger 2. Klikk på Server 3. Velg i listen over tilgjengelige servere 4. Klikk til slutt på menyvalget Tilbake, da kommer du tilbake til innloggingside Figur 103: Mobilgrensesnitt, iphone Logg deg inn med brukernavn / passord du benytter på Etter innlogging velger du løsning, velg Capture Velg modulen Registreringer Du vil nå se de Capture-lister som du har tilgang til. Velg den du ønsker å åpne

80 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 80 av 114 For detaljert veiledning i installasjon av ios App, se Installasjonsveiledning på For detaljert veiledning i installasjon av ios App, se Installasjonsveiledning på Installasjon av App (Android) Utfør følgende trinn for å installere App Åpne Google Play på din telefon eller nettbrett Klikk på Søk og skriv inn Byggeweb, Byggeweb App bør komme først i lista o NB! Denne har i Google Paly navnet Docia Klikk på Installer og last ned applikasjonen Start den installerte applikasjonen Utfør følgende trinn for å åpne Capture i App: Endre Server til 1. Velg Innstillinger 2. Klikk på Server 3. Velg i listen over tilgjengelige servere Figur 104: Mobilgrensesnitt, Android Logg deg inn med brukernavn / passord du benytter på Etter innlogging velger du løsning, velg Capture Velg modulen Registreringer Du vil nå se de Capture-lister som du har tilgang til. Velg den du ønsker å åpne.

81 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 81 av 114 For detaljert veiledning i installasjon av Android App, se Installasjonsveiledning på Capture-Maler Bane NOR Capture maler er utviklet basert på beste praksis arbeidsmetodikk i prosjekter. Bakgrunn for etablering av maler er at prosjektene skal bruke mindre tid på å etablere Capture-lister, at oppsettet er optimalisert for effektiv bruk, samt å sikre god kvalitet på data. En målsetting med esam er også at prosjekter skal benytte ensartede verktøy og løsninger. Merk at det er anledning til å opprette Capture-liste som ikke baseres på mal. Prosjektene selv å forestå ønsket oppsett, leverandør BIM2Share AS kan kontaktes dersom bistand ønskes. Merk at det kun er leverandøren BIM2Share AS og Bane NOR brukere som er medlem av esam Forvaltningsforum som har tilgang til malene. For etablering av Capture lister, kontakt leverandør på telefon eller e-post support@byggeweb.no for veiledning og tilgang til maler Oversikt Capture maler Det er det etablert maler i følgende Capture modul: Mangelliste Registreringer 2-veis prosess Figur 105: Capture maler Basert på erfaringer og behov i prosjekter, vil det bli opprettet nye maler i eksisterende og nye Capture moduler. Merk at det er anledning til å opprette Capture-liste som ikke baseres på mal. Prosjektene selv å forestå ønsket oppsett, leverandør BIM2Share AS kan kontaktes dersom bistand ønskes.

82 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 82 av Registrering mot tegning En sentral funksjon som er inkludert i alle maler er muligheten til å markere registreringer mot plassering på tegning. Malene innehar et identisk oppsett for dette, som består av et lokasjons hierarki på 3 nivåer for å velge tegning/tegningsseksjon det skal markeres imot. 1. Entreprise 2. Parsell: Kun parseller den aktuelle entreprise jobber på, legges inn på den enkelte entreprise 3. Delstrekninger: legges så inn under den enkelte parsell Figur 106: Oppsett Feltet "Plassering på tegning" er et felt som aktiveres for tilgang til å markere registreringer mot tegning. Merk at det enkelte prosjekt kan ha gjort endringer i dette oppsettet. Dersom alle Entreprenører jobber på samme parseller og det ønskes at registreringer fra alle entrepriser skal vises på samme tegning (den enkelte entreprise/entreprenør ser kun sine registeringer), fjerner du avhengighet mellom feltene Entreprise og Parsell. Det kan eksempelvis også legges til et ekstra nivå i inndelingen, eller fjerne et nivå.

83 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 83 av Registrering mot kart En funksjon som er inkludert i alle maler er muligheten til å markere registreringer mot plassering på kart. Alle maler har aktivert denne funksjonen, som gjør at registreringer som blir opprettet i App automatisk viser brukerens plassering i Google Maps. Visning i kart er tilgjengelig i App og web, men det er kun registreringer som opprettes i App der stedskoordinatene automatisk blir opprettet på registreringen. Figur 107: Visning i Google maps fra web og fra App Merk at feltet Bredde- og lengdegrad vises i App først når registreringen er lagret. Når du åpner den igjen, vil du kunne klikke på feltet og kart åpnes. Aktivering av Sted i App: Merk at den enkelte bruker må aktivere denne funksjonen i sin App. Fremgangsmåte ios App : 1: Åpne Innstillinger 2: Bla ned til Byggeweb, åpne denne 3: Påse at Sted er markert Ved bruk

84 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 84 av 114 Figur 108: Innstillinger - ios Fremgangsmåte Android App 1: Åpne Innstillinger 2: Åpne Apper 3: Åpne Appstyring 4: Åpne Byggeweb 5: Åpne Tillatelser 6: Påse at Posisjoner er markert aktiv Figur 109: Innstillinger - Android

85 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 85 av Mal 01: Dagbok Dagbok er en mal som benyttes til å dokumentere fremdrift i prosjektet. Malen skal kun benyttes internt i Bane NOR Mal 01 Dagbok består av følgende felter: Figur 110: Oppsett Dagbok Merk spesielt følgende felter: Type registrering: Benyttes til å kategorisere ulike hendelser og dokumentasjon. Det enkelte prosjekt kan i sitt oppsett legge til ønskede kategorier Fagkode og objektkode: Mulighet til å registrere dokumentasjon mot koder hentet fra Banedatabanken (Maximo). Administrator kan i oppsettet for Capture-listen fjerne fagkoder og objektkoder som ikke er relevante, eller legge til nye Potensiell utvidelse: Enkelte prosjekter oppretter deler av sin kontrollplan i oppsett, slik at registreringer av type Kontrollpunkt kan registreres i henhold til kontrollplan. Det skal da opprettes et hierarki, ikke ulikt oppsett for feltene Parsell og Delstrekninger, bestående av følgende felt: 1. Entreprise (benytt eksisterende felt) 2. Nytt felt: Kontrollområde Legg inn kontrollområder per entreprise som verdier 3. Nytt felt: Kontrollpunkt Legg inn kontrollpunkter per kontrollområde som verdier Se kapittel 9.4.2/3 for beskrivelse av felter relatert til plassering mot tegning og kart.

86 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 86 av Mal 02: Mangelliste Mangelliste er en mal som benyttes til å dokumentere prosess for samhandling rundt de enkelte tekniske feil og mangler. Mangelliste benyttes for samhandling mellom Bane NOR og Entreprenører, som har tilgang til å se og behandle mangler innenfor sin(e) entreprise(r). Mal 02 Mangelliste består av følgende felter: Figur 111: Oppsett mal 2 Merk spesielt følgende felter: Status: Benyttes for samhandling mellom Bane NOR og Entreprenør. En registrering kan ha følgende status, merk at disse ikke er editer bare: Opprettet: Nye registeringer, venter på behandling hos Entreprenør Utført: Entreprenør har rettet og utført, venter på Bane NOR sin behandling Avvist: Bane NOR har avvist utførelsen, venter på ny behandling hos Entreprenør Akseptert: Utførelse er akseptert av Bane NOR, mangelen er ferdigbehandlet Befaringstype: Mulighet til å registrere mangler mot prosjektets ulike befaringstrinn. Administrator kan tilpasse listen til prosjektets befarings plan Årsak: Mulighet til å kategorisere mangler i henhold til årsak. Prosjektet får på denne måten en fortløpende status over hvilke typer mangler det bør iverksettes kvalitetsforbedringstiltak for

87 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 87 av 114 Potensiell utvidelse: For å opparbeide statistikk på hvilke mangler som er vanlige, kan prosjektet opprette et felt for Type mangel. Her kan det opprettes listevalg basert på erfaringer om gjentatte mangler. Det kan også opprettes et hierarki, bestående av alle eller noen av følgende felt: 1. Entreprise (benytt eksisterende felt) 2. Nytt felt: Fag Legg inn relevante fag per entreprise som verdier 3. Nytt felt: Type mangel Legg inn vanlige mangler per fag som verdier Se kapittel for beskrivelse av feltene Fagkode og Objektkode, samt kapittel og for beskrivelse av felter relatert til plassering mot tegning og kart. For øvrig skal Administrator gjennomgå felter nevnt i kapittel 9.4, legge inn korrekte verdier og slette/legge til ønskede felter Mal 03: RUH og HMS RUH og HMS er en mal som benyttes til å dokumentere prosess for samhandling rundt det enkelte avvik. Denne Capture-listen benyttes for samhandling mellom Bane NOR og Entreprenører, som har tilgang til å se og behandle avvik innenfor sin(e) entreprise(r). Mal 03 RUH og HMS består av følgende felter:

88 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 88 av 114 Merk spesielt følgende felter: Status: Benyttes for samhandling mellom Bane NOR og Entreprenør. En registrering kan ha følgende status: Opprettet: Nye registeringer, venter på behandling hos Entreprenør Utført: Entreprenør har rettet og utført, venter på Bane NOR sin behandling Avvist: Bane NOR har avvist utførelsen, venter på ny behandling hos Entreprenør Akseptert: Utførelse er akseptert av Bane NOR, avvik er ferdigbehandlet Synergi nr: Aktuelle avvik skal når ferdigbehandlet, registreres i Synergi (se STY Prosedyre for avviksbehandling i Synergi). ID fra Synergi kan så påføres registreringen. Se kapittel og for beskrivelse av felter relatert til plassering mot tegning og kart Figur 112: Oppsett mal 3

89 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 89 av Mal 04: Registrering i felt Registrering i felt er en mal som benyttes til å registrere og behandle observasjoner og utbedringsbehov. Capture-listen brukes gjerne i prosjektets tidlige faser, for å dokumentere tilstand på jernbanestrekning eller anleggsplass. Registreringene blir gjort av Bane NOR og Entreprenør brukere med Utvidet rolle. Forhold som skal utbedres, settes til Utført av Entreprenør. Alle registreringer kan behandles som Avvist eller Akseptert av Bane NOR. Mal 04 Registrering i felt består av følgende felter: Merk spesielt følgende felter: Status: Benyttes for samhandling mellom Bane NOR og Entreprenør. En registrering kan ha følgende status: Opprettet: Nye registeringer, venter på behandling hos Entreprenør Utført: Entreprenør har besvart og eventuelt gjennomført utbedring, venter på Bane NOR sin behandling Avvist: Bane NOR har avvist svar eller utførelse, venter på ny behandling hos Entreprenør Akseptert: Svar eller utførelse er akseptert av Bane NOR, avvik er ferdigbehandlet Type registrering: Angir hvem som har opprettet registreringen, og når det er gjort: - Forslag fra entreprenør - Byggherrens befaring - Felles befaring Prosjektet kan i tillegg ha opprettet egne verdier Figur 113: Oppsett mal 4 Se kapittel for beskrivelse av feltene Fagkode og Objektkode, samt kapittel og for beskrivelse av felter relatert til plassering mot tegning og kart.

90 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 90 av Min Capture oversikt Dette kapittel beskriver tilgjengelige valg brukere har etter innlogging på web, og åpning av applikasjonen Capture. Merk at alle brukere har rettigheter til å utføre alle valg, med unntak av Slett Capture-liste. Ny (Opprett Capture-liste) bør også kun utføres av person som er gitt myndighet til dette i prosjektet. Merk også valget nederst på siden, Legg til snarvei på Byggeweb Skrivebord. Da vil du fra åpningssiden etter innlogging til Byggeweb gå direkte til din oversikt over Capture-lister Capture (Administrere Capture-lister) Her administrerer brukeren nye og eksisterende Capture-lister. Figur 114: Administrere lister Ny liste Opprettelse av nye Capture-lister utføres ved å gjennomføre Capture oppstartsaktiviteter (se fremgangsmåte nedenfor). Da sikres det at korrekt mal, struktur og oppsett benyttes, noe som skaper en enhetlig bruk og datagrunnlag på tvers av prosjekter. Brukere i Bane NOR kan selv opprette Capture-listen. Bistand kan avtales med leverandør BIM2Share. Men det anbefales at prosjektet utnevner en Capture administrator som forestår dette. Brukere hos Entreprenør må på forhånd avklare opprettelse av Capture lister til intern bruk med Bane Nor og leverandør BIM2Share AS. Fremgangsmåte: 1. Klikk på Capture, så undervalget Ny 2. Velg Registreringer 2-veis prosess

91 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 91 av Velg Pr. betaling. Forklaring til øvrige valg: Demo: Alle brukere fritt opprette Capture-liste som benyttes til test bruk. Begrensning på maksimalt 20 registreringer Mal: Denne opprettes for å benyttes som grunnlag ved opprettelse av Capture-lister. Det er fornuftig å opprette en mal dersom man har lagt mye tid i å opprette et oppsett i en Capture-liste (Tegninger, lokasjoner, datalister etc.). Når du oppretter en Mal, så kopierer du hele oppsettet fra en aktiv Capture-liste du selv har tilgang til. 4.Nå gir du Capture-listen et navn. Type: Velg Capture-liste Designmal: Velg ønsket mal. NB! Kontakt leverandør BIM2Share AS på e-post support@byggeweb.no for tilgang til maler for Bane NOR Lisensperiode: Velg 3 mnd. (forlenges automatisk) Huk av for Aksept av pris og betalingsbetingelser NB! Det utløses ingen kostnad ved å utføre dette valget Øvrige felter knyttet til bestillings- og faktura informasjon behøver ikke å endres. Capture-listen vil nå være tilgjengelig under dine Aktive Capture-lister. Denne kan nå åpnes ved at den klikkes på. Kontakt leverandøren BIM2Share AS for informasjon og brukerveiledning for oppsett og administrasjon av Capture listen. Slett Det er kun brukeren som har opprettet Capture-listen, eller som leverandør BIM2Share AS i etterkant har satt som ny Eier, som har rettighet til å slette en Capture-liste. 1. Huk av for Capture-liste(r) som skal slettes 2. Klikk på menyvalget Capture, så undervalget Slett 3. Bekreft så at du virkelig ønsker å slette Capture-listen NB! Capture-lister som slettes, vil ikke kunne gjenopprettes. Oppsett og data vil dermed gå tapt. Avslutt Capture adgang Dersom du ikke lenger ønsker å ha adgang til en Capture-liste, kan du selv avslutte adgangen. Merk at du ikke kan avslutte adgangen til en Capture-liste der du selv står som eier. I slike tilfeller må leverandøren BIM2Share AS kontaktes. 1. Huk av for ønsket Capture-liste(r) 2. Klikk på menyvalget Capture, så undervalget Avslutt capture-adgang 3. Bekreft så at du ønsker fjerne din adgang til Capture-listen

92 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 92 av 114 Mobil adgang Personlig innstilling for deg som bruker, hvor du kan velge hvilke Capture-lister du skal ha tilgjengelig på din telefon/nettbrett. Da får man begrenset datamengde i App, som har et innbygd minne på 200 MB. 1. Huk av for ønsket Capture-liste(r) 2. Velg så å Aktivere eller Deaktivere Capture-liste på mobile enheter Mapper Her administrerer brukeren mapper som vises på web og i App. Endringer i oppsett gjelder kun deg som bruker. Figur 115: Mapper Ny Opprett ny mappe, lag eksempelvis en mappe per prosjekt Slett Marker mappe du ønsker å slette Endre navn Marker mappe du ønsker å endre navn på Klipp og sett inn Flytt en mappe, og sett den inn som undermappe i en annen Rapport Her kan det tas ut rapporter og statistikk på tvers av prosjekter og Capture-lister. Gjør som følger: 1. Huk av for de Capture-lister du ønsker skal inngå i rapport 2. Trykk på fanekortet Rapport 3. Velg så ønsket rapport

93 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 93 av 114 Figur 116: Rapport Oppsummering Grafisk oppsummering og tall samlet for valgte Capture-lister, brutt ned på den enkelte entreprise, entreprise og status. Rapporten kan kun tas ut av Administrator. Entreprenør Tall for den enkelte entreprenør, viser antall registreringer per entreprenørens entrepriser, og hvor mange av registreringene som ligger til behandling hos den enkelte entreprenør. Merk at en Entreprenør kan ta ut rapport som viser egne tall. Entreprise Tall for den enkelte entreprise, viser antall registreringer per entreprisens entreprenører, og hvor mange av registreringene som ligger til behandling hos den enkelte entreprenør. Merk at en Entreprenør kan ta ut rapport som viser egne tall. Capture-liste Oversikt over antall registreringer i den enkelte Capture-liste, fordelt på Entreprise. Viser antall registreringer tildelt entreprisene, og antall registreringer som ligger til behandling på entreprenørene. Excel-eksport Alle registreringer i valgte Capture-lister med datafelter. Merk at vedlegg, markering på kart og Dialog ikke medfølger. NB! Excel ark inneholder flere faner. Åpne fanen 2-level process for å se data Oversikt Her kan du endre visning av dine Capture-lister fra til liste med visning av status. Trykk på Oversikt for å endre mellom de 2 ulike visningene. Figur 117: Oversikt

94 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 94 av Rolle: Administrator Bane NOR Se kapittel for overordnet beskrivelse av roller i Capture. Merk at Administrator i Capture benyttes som et begrep for alle 3 Bane Nor roller: Administrator Registreringsansvarlig Observatør Administrator rollen er forbeholdt Bane NOR brukere. Brukere på øverste Administrator nivå kan redigere alt i Capture-listen, dvs. oppsett, entrepriser, brukere og registreringer. Tilgangen er som følger: Figur 118: Dagbok Kontakt leverandøren BIM2Share AS for informasjon og brukerveiledning for oppsett og administrasjon av Capture listen. For mer informasjon henvises det til gjeldene brukerveiledninger, eller hjelpetekster i Capture markert Rolle: Registreringsansvarlig Bane NOR Primært forbeholdt Bane NOR brukere. Har alle rettigheter til registreringer, dvs. å opprette, redigere og slette registreringer. Har ikke tilgang til å se oppsett, entrepriser og brukere. Dette kapittel beskriver tilgjengelig valg rollene Administrator og Registreringsansvarlig innehar for å behandle Registreringer. For mer informasjon henvises det til gjeldene brukerveiledninger, eller hjelpetekster i Capture markert.

95 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 95 av 114 Registreringsansvarlig har følgende tilganger: Prosjektinfo Overordnet informasjon om prosjektet. Merk at Registreringsansvarlig ikke har tilgjengelig valg for å redigere. Består av følgende faner: Info Inneholder generell informasjon om Capture-listen Kontaktpersoner Viser alle brukere i Capture-listen med øverste Administrator nivå. Merk at endringer i brukerinformasjon kun kan gjøres av den enkelte brukere etter innlogging til Byggeweb; Personlig område og Egne Innstillinger Oppsummering Viser overordnet status og historikk i Capture-listen. Grafisk status tar utgangspunkt i alle registreringer totalt fordelt på Status, samt registreringer fordelt per entrepriser med status. Dersom Feltet Kapitalisering er aktivert i Oppsett, vises det også kroneverdi per status og entreprise. Når det er gått ca. 2 uker fra første registrering i Capture-listen, vises det også grafisk status fordelt på tid. Brukeren kan da bytte visning mellom ulike tidsintervaller. Filter Dersom brukeren har opprettet personlige filter, kan man velge å vise registreringer som inngår i et filter grafisk med fordeling på status og entrepriser. Når du har valgt filter, husk å trykke på Oppdater knapp. Gruppert etter Alternativt til å vise status per entreprise, kan du velge å vise status per Felt av datatype Liste. Da kan du eksempelvis se status per Type Registrering, Fagkode eller objektkode. Når du har valgt felt under Gruppert etter, husk å trykke Oppdater knapp. Rapporter Her kan du bestille en Capture oppsummeringsrapport i PDF format som blir sent til din e-post på ønskede dager og tidspunkt. I denne rapporten kan du inkludere inntil 5 ulike datagrunnlag basert på Filter og/eller Gruppert etter (Felt av datatype Liste)

96 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 96 av 114 Print Mulighet til å skrive ut den enkelte visning av Oppsummering Historikk Viser alle loggede handlinger i Capture-listen på et overordnet nivå. Dette gjelder både endringer i Oppsett og Registreringer. Merk at det er mulig å eksportere historikk til MS Excel Registreringer Området der man behandler alle Registreringer i Capture-listen. Figur 119: Oversikt registreringer Fane Aktive registreringer Listevindu Viser alle aktive Registreringer. Merk at du nederst på siden kan scrolle for å se alle kolonner, velge hvor mange registreringer du skal se per side, og hvilken side du skal se på. Merk at du kan trykke på kolonne header, for å sortere listen etter ett felt, trykker du engang til på samme kolonne header snur du rekkefølgen. Figur 120: Registreringer Legg til: Opprett en ny og blank registrering. Kopier og Sett inn: Marker 1 registrering, trykk Kopier. Trykk så Sett inn. Det blir opprett en ny registrering med status Opprettet, som har kopiert alle tilgjengelig felt fra den opprinnelige NB! Hvilke felt som blir kopiert, bestemmes av Administrator i Oppsett. Hvert enkelt Felt har en innstilling for Inkluder ved kopiering

97 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 97 av 114 Historikk: Marker 1 registrering, se historikk på hvem som har gjort hva og når på registreringen. Merk at Entreprenør brukere ikke har tilgang til å se historikk for registreringer. Eksporter: Ta med data for bruk i andre applikasjoner. Marker en eller flere registreringer, velg Eksporter, velg så mellom format Excel og XML. Dette er en funksjon som gjør det mulig å ta ut data for bruk i andre programmer, eksempelvis for å lage egendefinert statistikk, rapporter og diagrammer. Rapporter: Baserer seg i stor grad på standard rapporter, og er et nyttig verktøy for å produsere dokumentasjon i prosjektet. Gjør som følger: 1. Marker en eller flere registreringer, trykk på knapp for Rapporter. Du får to valg: Alle registreringer: Tar med alle registreringer som vises i listen Valgte registreringer: Tar med markerte registreringer 2. Du får nå følgende rapportvalg: Ingen gruppering: Standard rapport som viser registreringene i rekkefølge etter nummerert ID Gruppert etter lokasjon: Viser den enkelte aktuelle lokasjonstegning med plassering av aktuelle registreringer i form av ID nummer i statusfarge. Den enkelte registrering blir forløpende presentert under lokasjonstegningen Gruppert etter entreprise: Registreringene sortert på entreprise, fortløpende presentert Gruppert etter entreprise og lokasjon: Registreringene sortert på entreprise, så på lokasjonstegning [navn] brukerdefinert rapport: Komprimert rapport, definert av Administrator i oppsett 3. Huk av for hva som skal inkluderes i rapporten. Merk at Beskjeder er det samme som Dialog Når rapporten er generert, velg å åpne. Rapporten kan nå editeres videre i MS Word Print: Skriv ut alle rader som vises i listen Alternativer og filter: Her kan du lagre et filter. Dette benyttes til og hurtig finne den type registreringer som du skal jobbe med. Gjør som følger:

98 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 98 av Sett filter 2. Lagre filter Start med å peke på kolonne-header, klikk så på pil Huk av for Filter og ønskede verdier som vises. Klikk på Alternativer, velg Lagre filter som og gi det et navn. Filter kan nå hentes frem fra valg listen Filter, når du neste gang skal utføre samme oppgave. Figur 121: Sette filter Merk at du i punkt 1 kan kombinere flere datafelter i ditt filter. Gjenta derfor denne operasjonen for alle felt som skal inngå i filteret. Da er flere kolonneoverskrifter uthevet Når du åpner listen over registreringer, kan du velge mellom Ingen filter, og filter du har opprettet. Merk at du under Alternativer også kan lagre endringer i filter, samt slette filter Tips til nyttige filter du kan lage: Aktive registreringer. Her velger du kolonnen Status, og huker av for alle valg med unntak av Akseptert. Da vises i listen kun registreringer som fremdeles er i arbeid. Ulest Dialog. Her velger du kolonnen Dialog, og huker av for Uleste. Da vil du enkelte fange opp nye innlegg i Dialog du bør lese. Når lest, blir de automatisk fjernet fra listen Tidsfrist forfalt. Her velger du kolonnen Tidsfrist, og huker av for Forfalt. Da vises i listen kun registreringer der tidsfrist er forfalt PS! Merk at Filter er personlige for deg som bruker. Filter må også settes individuelt i web og App. Fane Aktive registreringer Arbeidsvindu Når du markerer en registrering i listevindu, blir data presentert i arbeidsvindu. Her kan du gjøre endringer i Registreringen.

99 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 99 av 114 NB! Merk at Administrator og Registreringsansvarlig har anledning til å gjøre endringer i en registrering i alle statuser også når Akseptert. I Historikk vil det spores at Registreringen er oppdatert, men det vil ikke spores hva som er oppdatert. Vær dermed varsom i forhold til å gjøre endringer som kan ha konsekvenser for gjennomføringen av arbeidsoppgaven. Tips! Merk at du kan gjøre Arbeidsvindu bredere, ved å dra og slippe linjen mellom listevindu og arbeidsvindu Dersom Arbeidsvindu ikke, trykk på "piltast" mellom listevindu og arbeidsvindu vises på din arbeidsstasjon Arbeidsvinduet inneholder 4 faner: Data: Felter definert i Oppsett. Enkelte felter er ikke redigerbare, da dette er felter som genereres automatisk ved bruk av Capture. Merk spesielt følgende felter og valg: Karttegning: Når du trykker på denne, vil tegningen åpnes til venstre i listevindu. Her kan du legge til og fjerne markeringer for Registreringen, du kan også vise alle markeringer på lokasjonen. Ved endringer, husk å avslutte med knapp Ok (eller Avbryt dersom ingen endringer) Bredde- og lengdegrad: Åpner plassering i Google Maps i eget nettleservindu Lagre: Har du gjort endringer i skjema, husk å trykke Lagre knapp før du går til annen registrering Slett: Hele registreringen slettes, legges under fanen Slettede registreringer i listevindu Filer: Består av registreringens bilder og vedlegg. Det er kun Administratorer og Registreringsansvarlig som kan legge til filer her, ikke Entreprenører. Legg til: laste opp alle filtyper, gjerne flere av gangen, ved å benytte Legg til knapp, eller ved hjelp av Dra og Slipp. Slett: Marker filer du ønsker å slette, slett de fra Registreringen Last ned alle filer: Marker filer du ønsker å laste ned til din arbeidsstasjon, last de ned Erstatt: Marker en fil, og erstatt den med en annen du laster opp til Registreringen

100 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 100 av 114 Statuslogg: Viser alle endringer i feltet Status, hvem som har endret og når. Ved endring av feltet Status, får brukeren anledning til å skrive inn en Statuskommentar, og legge ved et bilde/filvedlegg. Statuskommentar kan leses, bilder kan åpnes i Statuslogg. Merk at statuslogg ikke er redigerbar Dialog: Benyttes for å diskutere en registrering, ved hjelp av tekst og bilder/vedlegg. Alle brukere av Capture, også Observatører og alle Entreprenør brukere har tilgang til å skrive i Dialog. Dette er Entreprenørens mulighet til å legge ved bilder og gi beskjeder, utenom ved statusendring. Merk at Dialog ikke er redigerbar. Fane Slettede registreringer Registreringer i denne listen er kun tilgjengelig for alle Administrator roller. Formålet er å ta vare på historikk, og muligheten for å gjenopprette Registreringer som er feilaktig slettet. Informasjon i Arbeidsvindu er ikke synlig. 2 valg er tilgjengelig: Gjenopprett: Marker registreringen, ved å velge Gjenopprett så flyttes registreringen til opprinnelig form i listen over Aktive registreringer Historikk: Marker registreringen, se behandlingshistorikk Fane Tegninger Listevisning av Registreringer endres til visning av registrerings ID på lokasjonstegning. Klikk på den aktuelle ID, og informasjon om Registreringen blir tilgjengelig i Arbeidsvindu. Her kan du som ved listevisning benytte alle funksjoner i forhold til å endre registreringen, med unntak av å endre plassering på lokasjonstegning. Andre funksjoner: Rapport: Utskrift til MS Word, som inneholder kun lokasjonstegningen med plassering, ingen data. Kun lokasjonstegninger hvor registrerings ID er plassert blir inkludert i rapport Filter: Velg filter, for visning av kun registreringer som inngår i filter 9.8. Rolle: Observatør Bane NOR Forbeholdt Bane NOR brukere. Har kun tilgang til å se alle registreringer, men kan ikke opprette, redigere og slette. Kan i tillegg kommentere registreringer via Dialog. Dette kapittel er en kort beskrivelse av tilgjengelig valg for rollen Observatør. For mer informasjon henvises det til gjeldene brukerveiledninger, eller hjelpetekster i Capture markert:

101 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 101 av 114 Registreringsansvarlig har følgende tilganger: Prosjektinfo: Se kapittel Oppsummering: Se kapittel Historikk: Se kapittel Entrepriser: Her vises prosjektets Entrepriser, med entreprenør som eier. Samtidig vises hvilke Entreprenør brukere som er knyttet opp i mot entreprisen. Brukere: Her vises prosjektets brukere fordelt på to hovednivåer: Administratorer Entreprenører Registreringer: Se kapittel Observatør har ikke rettigheter til å lage nye registreringer, endre og slette. Det er imidlertid enkelte unntak: Aktive registreringer, Arbeidsvindu fane Filer: Observatør kan legge til filer Aktive registreringer, Arbeidsvindu fane Dialog: Observatør har alle rettigheter i Dialog Observatør har alle rettigheter til å se og hente ut data.

102 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 102 av Rolle: Entreprenører Entreprenører er prosjektets leverandører. En Entreprenør bruker kan gis tilgang til en eller flere Entrepriser. Entreprenør brukerens tilgang er da begrenset til kun Entreprise(r) han er knyttet imot. Merk at i Capture, er Entreprise i praksis et begrep for brukergruppe. Det vil si at man i stedefor å opprette prosjektets entreprise som en stor brukergruppe, kan opprette flere mindre, eksempelvis per fag eller enhet. En Entreprenør må være registrert som bruker i Byggeweb, for å få tilgang til en Capture-liste. Entreprenør kan kontakte Administrator av Capture-liste ved behov for bruker konto, eller tilgang til Capture-listen. Alternativt kan en Entreprenør bruker med rollen Entrepriseeier utføre dette. I Capture skal Entreprenør hovedsakelig motta Registreringer fra Bane NOR i status Opprettet, og endre status til Utført med kommentar og bildedokumentasjon. En entreprenør vil i all hovedsak kunne benytte Capture App som sin arbeidsflate. Det er 5 ulike roller en Entreprenør bruker kan ha innenfor den enkelte entreprise. Det kan gis ulike rolle i de ulike Entreprisene Hva er forskjellene mellom ulike Entreprenør roller Generelt er det mindre forskjeller mellom de ulike Entreprenør rollene. Her er en kortfattet oppsummering av hvilke funksjoner Entreprenør brukeren mister, ved å settes til en rolle med lavere nivå av rettigheter Entrepriseeier (Utvidet) vs. Entrepriseeier Merk at forskjell i roller også gjelder Entreprisekoordinator (Utvidet) vs. Entreprisekoordinator. Med Utvidet Entrepriseeier eller Entreprisekoordinator rolle, har Entreprenøren mulighet til å opprette registreringer. Registreringer kan kun opprettes mot den eller de Entreprisene som brukeren har en Utvidet rolle på. For Registreringer som Entreprenør med Utvidet rolle selv har opprettet, er det full råderett på Registreringen på lik linje som en Bane NOR Registreringsansvarlig/Administrator. Denne råderetten gjelder imidlertid kun for brukere med Utvidet rollen, andre Entreprenør brukere har ordinære rettigheter Full råderett gjelder kun frem til Entreprenøren har endret Status til Utført. Da er ikke lenger registreringen redigerbar for Entreprenør. En Utvidet Entreprenør bruker kan imidlertid ikke endre status til Avvist og Akseptert. Utvidet Entreprenør rolle gir imidlertid ingen utvidede rettigheter på Registreringer som Registreringsansvarlig/Administrator i Bane NOR har opprettet, selv om disse er opprettet på samme Entreprise. Entrepriseeier vs. Entreprisekoordinator En Entreprisekoordinator har tilgang til å se oversikt over brukere på Entreprise(r) han er knyttet til, men kan ikke gjøre endringer på egen eller andres brukerprofil. En Entrepriseeier kan Legge til

103 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 103 av 114 brukere, Redigere og Slette brukere på entreprisen. Entreprisekoordinator vs. Observatør En Observatør har de samme innsynsrettighetene som en Entreprisekoordinator, og har anledning til å skrive ut rapporter og data. Men en Observatør kan ikke gjøre endringer i registreringer, bortsett fra å ha alle rettigheter i bruk av Dialog Rollebeskrivelse: Entrepriseeier (Utvidet) Kan se og redigere registreringer for entreprisen. Kan også legge til og slette brukere på entreprisen. Kan også opprette nye registreringer, registreringer de selv har opprettet redigeres og slettes inntil status er satt til Utført. For mer informasjon henvises det til gjeldene brukerveiledninger, eller hjelpetekster i Capture markert: Entrepriseeier (Utvidet) har følgende tilganger: Prosjektinfo Overordnet informasjon om prosjektet. Det er ingen anledning til å redigere. Består av følgende faner: Info: Inneholder generell informasjon om Capture-listen Kontaktpersoner: Oversikt over Capture-listens administratorer hos byggherre Oppsummering Viser overordnet status og historikk for Entrepriser du har tilgang til. Grafisk status tar utgangspunkt i alle registreringer totalt fordelt på Status, samt registreringer fordelt per entrepriser med status. Dersom Feltet Kapitalisering er aktivert i Oppsett, vises det også kroneverdi per status og entreprise. Når det er gått ca. 2 uker fra første registrering i Capture-listen, vises det også grafisk status fordelt på tid. Brukeren kan da bytte visning mellom ulike tidsintervaller. Filter: En bruker kan opprette personlige filter, det kan så velges å vise registreringer som inngår i et filter grafisk med fordeling på status og entrepriser. Når du har valgt Filter, husk å trykke på Oppdater knapp. Gruppert etter: Alternativt til å vise status per entreprise, kan du velge å vise status per Felt av datatype Liste. Da kan du eksempelvis se status per Type Registrering, Fagkode eller objektkode. Når du har valgt felt under Gruppert etter, husk å trykke Oppdater knapp.

104 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 104 av 114 Rapporter: Her kan du bestille en Capture oppsummeringsrapport i PDF format som blir sent til din e-post på ønskede dager og tidspunkt. I denne rapporten kan du inkludere inntil 5 ulike datagrunnlag basert på Filter og/eller Gruppert etter (Felt av datatype Liste) Print: Mulighet til å skrive ut den enkelte visning av Oppsummering Brukere Oversikt over brukere, fordelt på Entrepriser du er knyttet til. Det er følgende valg Legg til: Brukere i Capture-listen må legges til, uavhengig av rolle og deltagelse i øvrige esam løsninger. Dersom person som blir forsøkt lagt til ikke innehar en Byggeweb brukerkonto, så kan det sendes en invitasjon til brukeren om å opprette brukerkonto. Se kapittel for beskrivelse av forskjellene mellom de ulike Entreprenør rollene. Kontakt også Administrator av Capture-listen i Bane NOR, for bistand i å opprette Byggeweb brukere. Fremgangsmåte for å legge til en Entreprenør bruker: 1. Velg: Legg til 2. I feltet navn skriv en vilkårlig valgt bokstav. I feltet E-post skriv den hele og korrekte e- postadresse 3. Dersom personen er registrert med en Byggeweb brukerkonto, huk av for korrekt konto, og velg ok 4. Velg hvilke entrepriser brukeren skal ha tilgang til, og hvilken rolle brukeren skal ha innenfor den enkelte entreprise. Fjern eventuelt avhuking for varsling, dersom bruker ikke skal ha dette I de tilfeller der du ikke får treff på Byggeweb brukerkonto ved inntasting av korrekt e-postadresse, kontakt Administratorer av Capture-listen i Bane NOR for bistand. Varsling: Alle Entreprenør brukere som blir lagt til, får automatisk varsling per e-post for nye registreringer, endrede registreringer, forfalte tidsfrister og nye dialog innlegg innenfor de Entrepriser de har tilgang til (Tidsfrist og Dialog vises kun dersom feltene er satt aktiv i oppsett). Ved varsling mottar brukeren en av e-post med klikkbare linker til registreringene ca. hver 3. time, såfremt det har skjedd noe som genererer varsling innenfor det enkelte varslingsintervall. Rediger: Marker aktuell bruker, og velg Rediger. Det er kun Entrepriseeier (Utvidet) og Entrepriseeier som har rettighet til å endre brukerinnstillinger for seg selv, og andre brukere på entreprisen han står som eier på. Andre Entreprenør brukere må da kontakte Entrepriseeier, for å få utført endringer i varsling eller brukertilgang. Marker aktuell bruker, og velg Rediger.

105 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 105 av 114 Merk at visse endringer ikke kan utføres: Det er ikke anledning til å endre Entreprenør rolle for seg selv Det er ikke anledning til å gi andre Entreprenør brukere rollen (Utvidet) Slett: Entrepriseeier kan slette andre brukere fra entreprisen. Det er ikke anledning til å slette seg selv. Registreringer Området der man behandler alle Registreringer i Capture-listen. Fane Aktive registreringer Listevindu Viser alle aktive Registreringer. Merk at du nederst på siden kan scrolle for å se alle kolonner, velge hvor mange registreringer du skal se per side, og hvilken side du skal se på. Merk at du kan trykke på kolonne header, for å sortere listen etter ett felt, trykker du engang til på samme kolonne header snur du rekkefølgen. Funksjoner: Legg til: Opprett en ny og blank registrering. NB! Dette valget har kun (Utvidet) rollen tilgjengelig. (Utvidet) rollen kan kun opprette Registreringer mot den eller de Entreprisene som brukeren har en Utvidet rolle på. Eksporter: Ta med data for bruk i andre applikasjoner. Marker en eller flere registreringer, velg Eksporter, velg så mellom format Excel og XML. Dette er en funksjon som gjør det mulig å ta ut data for bruk i andre programmer, eksempelvis for å lage egendefinert statistikk, rapporter og diagrammer. Rapporter: Baserer seg i stor grad på standard rapporter, og er et nyttig verktøy for å produsere dokumentasjon i prosjektet.

106 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 106 av 114 Gjør som følger: 1. Marker en eller flere registreringer, trykk på knapp for Rapporter. Du får to valg: o Alle registreringer: Tar med alle registreringer som vises i listen o Valgte registreringer: Tar med markerte registreringer 2. Du får nå følgende rapportvalg: o Ingen gruppering: Standard rapport som viser registreringene i rekkefølge etter nummerert ID o Gruppert etter lokasjon: Viser den enkelte aktuelle lokasjonstegning med plassering av aktuelle registreringer i form av ID nummer i statusfarge. Den enkelte registrering blir forløpende presentert under lokasjonstegningen o Gruppert etter entreprise: Registreringene sortert på entreprise, fortløpende presentert o Gruppert etter entreprise og lokasjon: Registreringene sortert på entreprise, så på lokasjonstegning o [navn] brukerdefinert rapport: Komprimert rapport, definert av Administrator i oppsett 3. Huk av for hva som skal inkluderes i rapporten. Merk at Beskjeder er det samme som Dialog. Når rapporten er generert, velg å åpne. Rapporten kan nå editeres videre i MS Word Print: Skriv ut alle rader som vises i listen Alternativer og filter: Her kan du lagre et filter. Dette benyttes til og hurtig finne den type registreringer som du skal jobbe med. Gjør som følger: 1. Sett filter 2. Lagre filter Start med å peke på kolonne-header, klikk så på pil. Huk av for Filter og ønskede verdier som vises Klikk på Alternativer, velg Lagre filter som og gi det et navn. Filter kan nå hentes frem fra valg listen Filter, når du neste gang skal utføre samme oppgave. Merk at du i punkt 1 kan kombinere flere datafelter i ditt filter. Gjenta derfor denne operasjonen for alle felt som skal inngå i filteret. Da er flere kolonneoverskrifter uthevet

107 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 107 av 114 Når du åpner listen over registreringer, kan du velge mellom Ingen filter, og filter du har opprettet. Merk at du under Alternativer også kan lagre endringer i filter, samt slette filter Tips til nyttige filter du kan lage: Aktive registreringer. Her velger du kolonnen Status, og huker av for alle valg med unntak av Akseptert. Da vises i listen kun registreringer som fremdeles er i arbeid. Ulest Dialog. Her velger du kolonnen Dialog, og huker av for Uleste. Da vil du enkelte fange opp nye innlegg i Dialog du bør lese. Når lest, blir de automatisk fjernet fra listen Tidsfrist forfalt. Her velger du kolonnen Tidsfrist, og huker av for Forfalt. Da vises i listen kun registreringer der tidsfrist er forfalt PS! Merk at Filter er personlige for deg som bruker. Filter må også settes individuelt i web og App. Fane Aktive registreringer Arbeidsvindu Når du markerer en registrering i listevindu, blir data presentert i arbeidsvindu. Her kan du gjøre endringer i Registreringen. Merk at entreprenør kun kan gjøre endringer i enkelte felter, ofte begrenset til å endre Feltet Status For Registreringer som Entreprenør med Utvidet rolle selv har opprettet, er det full råderett på Registreringen på lik linje som en Bane NOR Registreringsansvarlig/Administrator. Denne råderetten gjelder imidlertid kun for brukere med Utvidet rollen, andre Entreprenør brukere har ordinære rettigheter Full råderett gjelder imidlertid kun frem til en Entreprenør bruker har endret Status til Utført. Da er ikke lenger registreringen redigerbar. En Utvidet Entreprenør bruker kan imidlertid ikke endre status til Avvist og Akseptert. Utvidet Entreprenør rolle gir imidlertid ingen utvidede rettigheter på Registreringer som byggherre har opprettet, selv om disse er opprettet på samme Entreprise. Tips! Merk at du kan gjøre Arbeidsvindu bredere, ved å dra og slippe linjen mellom listevindu og arbeidsvindu Dersom Arbeidsvindu ikke vises på din arbeidsstasjon, trykk på "piltast" midt på høyre side av listevindu Arbeidsvinduet inneholder 4 faner:

108 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 108 av 114 Data: Felter definert i Oppsett. De fleste felter er ikke redigerbare, vanligvis er kun feltet Status redigerbart for Entreprenør. Du kan endre status fra Opprettet til Utført. Da får du opp felt for å skrive inn kommentar ved statusendring, samt legge ved bilder/vedlegg. Merk følgende: Karttegning: Når du trykker på denne, vil tegningen åpnes til venstre i listevindu. Her kan du også vise alle markeringer på lokasjonen for din entreprise. Bredde- og lengdegrad: Åpner plassering i Google Maps i eget nettleservindu Lagre: Har du gjort endringer i skjema, husk å trykke Lagre knapp før du går til annen registrering. Slett: Hele registreringen slettes. Denne funksjonen er tilgjengelig kun på registreringer Utvidet Entreprenør rolle selv har opprettet Filer: Består av registreringens bilder og vedlegg. Det er kun Bane Nor brukere som kan legge til filer her. Entreprenør brukere kan åpne alle filer, og laste dem ned. Unntaket er for Utvidet Entreprenør rolle som kan legge til filer på Registreringer de selv har opprettet, da gjelder følgende valg: Legg til: laste opp alle filtyper, gjerne flere av gangen, ved å benytte Legg til knapp, eller ved hjelp av Dra og Slipp. Slett: Marker filer du ønsker å slette, slett de fra Registreringen Last ned alle filer: Marker filer du ønsker å laste ned til din arbeidsstasjon, last de ned Erstatt: Marker en fil, og erstatt den med en annen du laster opp til Registreringen Statuslogg: Viser alle endringer i feltet Status, hvem som har endret og når. Ved endring av feltet Status, får brukeren anledning til å skrive inn en Statuskommentar, og legge ved et bilde/filvedlegg. Statuskommentar kan leses, bilder kan åpnes i Statuslogg. Merk at statuslogg ikke er redigerbare for noen brukere. Dialog: Benyttes for å diskutere en registrering, ved hjelp av tekst og bilder/vedlegg. Alle brukere av Capture, også Observatører og alle Entreprenør brukere har tilgang til å skrive i Dialog. Dette er Entreprenørens mulighet til å legge ved bilder og gi beskjeder, utenom ved statusendring. Merk at Dialog ikke er redigerbar for noen brukere. Fane Tegninger Listevisning av Registreringer endres til visning av registrerings ID på lokasjonstegning.

109 Anbefalt praksis Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 109 av 114 Ved å klikke på den aktuelle ID, vil informasjon om registreringen blir tilgjengelig i Arbeidsvindu. Her kan du som ved listevisning benytte dine tilgjengelige funksjoner i forhold til å endre registreringen. Andre funksjoner: Rapport: Utskrift til MS Word, som inneholder kun lokasjonstegningen med plassering, ingen data. Kun lokasjonstegninger hvor registrerings ID er plassert blir inkludert i rapport Filter: Velg filter, for visning av de registreringer som inngår i aktuelt filter Overføring av data til Byggeweb Prosjekt I Capture registreres hendelser og forekomster på anleggsplass. Informasjonen behandles av prosjektets parter, og det blir dermed produsert pålitelig og mer komplett dokumentasjon av gjennomført utbygging. Dokumentasjon produsert i Capture, skal overføres til Byggeweb Prosjekt Rutine: Når Status i Registreringen er satt til Akseptert, skal rapport skrives ut, og overføres til den enkelte leverandørs mappe i Byggeweb Prosjekt under C1.01 Administrativ dokumentasjon. Mappe i Byggeweb Prosjekt: Det skal opprettes en mappe i Byggeweb Prosjekt under C1.01 Administrativ dokumentasjon, som gjenspeiler navnet på respektiv Capture-liste, eller den type dokumentasjon som blir generert i den aktuelle Capture-liste. Merk at det skal opprettes en mappe per den enkelte Leverandør. Tidspunkt for overføring: Kan gjøres fortløpende, ved milepæler eller ved avsluttet bruk av Capture. Følger av prosjektets rutiner for etablering og produksjon av dokumentasjon Format: PDF. Merk at rapport i Word skrives ut i PDF. Denne kan etter eventuelle korrigeringer lagres over til PDF. Utskrift av rapport: Se kapittel