PROSJEKTSPESIFIKK DOKUMENTHÅNDTERINGS- PROSEDYRE 1 HENSIKT OG OMFANG PROSJEKTINNDELING... 3

Transkript

1

2 2 av 26 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 HENSIKT OG OMFANG PROSJEKTINNDELING BRUK AV PROSJEKTHOTELL STRUKTUR OG ORDNINGSPRINSIPPER FORHOLDET SAKSROM / PROARC EROOM [JBV INTERNT] ADMINISTRATIV DOKUMENTASJON ORGANISASJONSSTRUKTUR (KONTAKTSTRUKTUR) [JBV INTERNT] SAKER OG DOKUMENTER [JBV INTERNT] HVA SKAL REGISTRERES I EROOM / SAKSROM [JBV INTERNT] BEHANDLING AV INNKOMMENDE ADMINISTRATIV DOKUMENTASJON [JBV INTERNT] UTFORMING OG FORSENDELSE AV ADMINISTRATIV DOKUMENTASJON FRA JBV [JBV INTERNT] FORSENDELSE AV ADMINISTRATIV DOKUMENTASJON TIL JBV NAVNGIVING AV E-POST OG FILER TEKNISK DOKUMENTASJON UTARBEIDELSE OG MOTTAK AV TEKNISK DOKUMENTASJON Ekstern produksjon av teknisk dokumentasjon Distribusjon av eksternt produsert teknisk dokumentasjon Kommentering av teknisk dokumentasjon fra eksterne Elektronisk kommentering av teknisk dokumentasjon fra Siemens Egenprodusert teknisk dokumentasjon [JBV internt] Ekstern distribusjon GENERELT OM UTFORMING AV TEKNISKE DOKUMENTER OG TEGNINGER REGISTRERING I PROARC DOKUMENTNUMMERERING Dokumentnummereringsstruktur Prosjektkode Parsellkode område/strekning Dokumenttype (fagkode) Løpenummer / Sekvensnummer REVISJONSKODING VED OFFISIELLE UTGIVELSER FILFORMATER DOKUMENTPLAN (PRODUKSJONSPLAN) FDV / SLUTTDOKUMENTASJON OPPFØLGING / KONTROLL MALER VEDLEGG: MAL FOR TEKNISK DOKUMENT (MS-WORD) VEDLEGG: MAL FOR TITTELBLOKK TEKNISK TEGNING (AUTOCAD) VEDLEGG: URH-00-A SPESIELLE FORHOLD RELEVANT FOR KONTRAKT K MED SIEMENS DOKUMENTINFORMASJON DOKUMENTHISTORIE DEFINISJONER OG FORKORTELSER REFERANSER... 26

3 3 av 26 1 HENSIKT OG OMFANG Hensikten med prosedyren er å sikre ensartede regler for utforming, nummerering, godkjenning, arkivering, forsendelse og overlevering av offisielle prosjektdokumenter i prosjektet som denne prosedyren gjelder for (se neste kapittel). Dokumentet stiller krav til hvordan prosjektene og dets eksterne rådgivere og leverandører skal utarbeide og håndtere administrativ og teknisk dokumentasjon, og er basert på Jernbaneverkets Tekniske regelverk og Jernbaneverkets styringssystem (se kap Referanser). Enkelte kapitler i dette dokumentet er kun ment for internt bruk i Jernbaneverket. Disse er påført (JBV INTERNT) i overskriften.. Merk ellers at en rekke forhold som er relevant for håndtering av signaldokumentasjon er lagt ut i et eget vedlegg, kap Merk at prosedyrens fokus er håndtering av offisielle prosjektdokumenter-/tegninger. Det vil si dokumentasjon som skal håndteres av URH Dokumentstyring og arkiveres i Jernbaneverkets offisielle dokumenthåndteringssystemer ProArc og Saksrom. Ansvarlig for utarbeidelse og oppdatering av denne prosedyren er dokumentstyringsansvarlig i prosjektet, mens ansvaret for godkjenningen ligger hos prosjektleder. 2 PROSJEKTINNDELING Denne prosedyren gjelder for prosjektet Hovedbaneprosjektene. Prosjektet omfatter flere i utgangspunktet selvstendige prosjekter - relatert til kryssingsspor på Hovedbanen og Gardermobanen og ny grunnrutemodell for Østlandet. Eidsvoll hensetting Eidsvoll vending Frogner kryssingsspor Lillestrøm hensetting Lillestrøm spor 13 Sikringsanlegg Hoved- og Gardermobanen Prosedyren omfatter i tillegg prosjektet som ivaretar planlegging, prosjektering og bygging av kapasitetsøkende tiltak på Gardermoen jernbanestasjon i forbindelse med Oslo Lufthavns utbygging av Terminal T2 på Gardermoen. OSL er byggherre og skal sørge for at den ombygde jernbanestasjonen oppfyller alle krav som JBV har stilt gjennom avtalen med OSL. Terminal T2 Gardermoen Alle hovedbaneprosjektene benytter prosjektkode URH i Jernbaneverkets offisielle dokumenthåndteringssystemer; ProArc (for teknisk dokumentasjon) og Saksrom (for administrativ dokumentasjon). Se kap for en mer detaljert inndeling av prosjektene i parsellkoder. Prosjektet Terminal T2 Gardermoen er et unntak til URH-nummereringen og der benyttes isteden Oslo Lufthavns dokumentnummereringssystem. Det anses foreløpig som tilstrekkelig at den ferdige FDV-dokumentasjonen fra T2 registreres direkte i JBV s drifts-og forvaltningsarkiver (Anleggsarkivet, Systemarkivet, Signalarkivet) uten foregående registrering i Utbyggings ProTeknisk arkiv.

4 4 av 26 3 BRUK AV PROSJEKTHOTELL Prosjektet benytter prosjekthotellet eroom. Bruken av den funksjonaliteten i eroom som beskrives i kapittel 3 er obligatorisk. 3.1 Struktur og ordningsprinsipper URH har valgt en struktur på eroom hvor det ved behov opprettes egne prosjekthotell (en eroom database) for hvert delprosjekt. Oppsettet av eroom for (del)prosjekthotellene baseres på samme JUmal. Noen variasjoner i oppsettet vil forekomme bl.a. pga. at (del)prosjektene er i forskjellige faser. Generelt gjelder at adgang for eksterne parter (rådgivere, leverandører og andre interessenter), så vel som JBV s egne medarbeidere, er tilgangsstyrt og basert på konkrete behov. For å få en enhetlig håndtering og bruk av (del)prosjekthotellene er det definert noen prinsipper for overordnet mappestruktur og databaser som benyttes i (del)prosjekthotellene. Prosjekthotellenes hovedfunksjon er utveksling av dokumentasjon, og å skille ut offisiell dokumentasjon (offisielle leveranser) fra utkast, høringer o.l. Et annet viktig element er tilgangsstyringen som ved hjelp av denne strukturen kan styres på roller. JBV ønsker å begrense bruken av (del)prosjekthotellene for å unngå at de utvikles til arkiver. Oppsettet er basert på JU-malens 4 hovednivåer (A D). Av disse vil kun B - D benyttes i dette prosjektet og kun B og C vil være tilgjengelig for eksterne aktører (D er JBV internt). Hovedmappe B med undermapper er i utgangspunktet åpent for innsyn for alle medlemmer av prosjekthotellet. Hovedmappe C med undermapper er derimot basert på tilgangsstyring. Mappenavn eroom Beskrivelse B. Felles Inneholder informasjon som stort sette er felles for alle parter i prosjektet. Allmenn lesetilgang for alle som har tilgang til prosjekthotellet. Her vil det blant annet opprettes en database for godkjente arbeidstegninger som entreprenøren(e) får tilgang til. B. Felles består av underkataloger nummerert fra B1 til B10. Administreres av JBV med unntak av mappe B6 Arbeidsområde, hvor det opprettes rettighetskontrollerte undermapper pr. kontrakt for utveksling av uoffisiell dokumentasjon. Mappe B10 Arbeidstegninger inneholder godkjente arbeidstegninger og gjøres tilgjengelig for entreprenør. Arbeidstegningsdatabasen oppdateres av URH Dokumentstyring etter godkjenning av offisiell dokumentasjon. Merk at arbeidstegningsdatabasen kun vil inneholde siste revisjon, gamle revisjoner slettes. For bruk av arbeidstegningsdatabasen som erstatning for tegningslister til entreprenør, se kap JBV vil flagge dokumentasjon i Arbeidstegningsdatabasen som er sendt tilbake til rådgiver for endring. Entreprenør må avklare bruken av slike tegninger med JBV s prosjekterings-/byggeledelse. C. Kontraktsområde Område for offisielle oversendelser av dokumentasjon mellom rådgivere/entreprenører og JBV. I hovedmappe C opprettes det rettighetskontrollerte undermapper pr kontrakt

5 5 av 26 C1. Rådgiver 1 Kontraktsområde for rådgiver. Lese- og skrivetilgang kun for rådgiver og JBV. Delt inn i 3 undermapper; C1.1 Teknisk dokumentasjon C1.2 Administrativ dokumentasjon C1.3 Kontrakt og underlagsdokumentasjon Mappe C1.1 inneholder 2 undermapper for offisielle forsendelser av teknisk dokumentasjon hhv. fra rådgiver og fra JBV. Mappe C1.2 inneholder 6 databaser for hhv. Endringer-, Månedsrapporter-, Avvik-, Møter- og- Avklaringer fra hhv. rådgiver og JBV. Fire av databasene er satt opp med en arbeidsflytprosess som innebærer interaksjon mellom rådgiver og JBV. I tillegg er i C1.1 laget en undermappe for opplasting av timelister fra rådgiver. Bruk av databasene og stegene i prosessen er forklart på de aktuelle stedene i eroom. Mappe C1.3 inneholder 2 undermapper for hhv. Kontrakt og Underlagsdokumenter C2. Entreprenør 1 Samme struktur som for C1 4 FORHOLDET SAKSROM / PROARC EROOM [JBV INTERNT] Saksrom og ProArc er Jernbaneverkets offisielle systemer for hhv. administrativ og teknisk dokumentasjon, mens eroom er URH-prosjektets system for utveksling av dokumentasjon. All arkivverdig dokumentasjon skal derfor uten opphold registreres i de offisielle systemene. Arkivverdig dokumentasjon er definert slik i STY Instruks for behandling av administrativ dokumentasjon: Arkivverdige dokumenter er dokumenter som er gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon jf. Forskrift om offentlege arkiv 2-6. All informasjon som mottas skal vurderes likt uansett elektronisk eller papirbasert dokumentasjon. For at noe skal være arkivverdig må det være unikt. Egenprodusert materiale og nødvendige forarbeider skal arkiveres i ett eksemplar. Når det gjelder administrativ dokumentasjon er hovedregelen at all formell dokumentasjon samt all dokumentasjon som generelt er arkivverdig skal registreres i Saksrommet. Merk at det er saksbehandler (den enkelte medarbeider) sitt ansvar å registrere (i Saksrom) dokumentasjon som saksbehandler selv produserer eller mottar. Det var tidligere slik at Dokumentsenteret registrerte all innkommende dokumentasjon fra eksterne, men denne rutinen ble endret ved overgangen fra DocuLive til Saksrom. Nå gjør Dokumentsenteret dette kun for post som de (eller JBV sentralt) mottar direkte fra eksterne. Se kap. 5.4 og kap. 5.5 for detaljer. Det er laget en egen tabell se kap som viser bruken av Saksrom og eroom for ulike typer dokumentasjon i dette prosjektet. For teknisk dokumentasjon gjøres registreringen i ProArc av Dokumentsenteret. Alle offisielle revisjoner av teknisk dokumentasjon skal være registrert i ProArc. Se bl.a. beskrivelse av flyt for elektronisk kommentering av dokumentasjon ved hjelp av eroom og ProArc i kap

6 6 av 26 5 ADMINISTRATIV DOKUMENTASJON Med administrativ dokumentasjon menes her korrespondanse i form av brev, telefaks, e-post, notater, møtereferater, protokoller og annen kommersiell dokumentasjon som kontrakter, avtaler og lignende. Dette er all skriftlig kommunikasjon som ikke er definert som teknisk dokumentasjon i prosjektet. Ifølge Arkivloven er alle offentlige institusjoner pålagt å journalføre/registrere alle saksdokumenter i et NOARK-basert saksarkiv. Dette betyr at all korrespondanse, kontrakter, møtereferater, og lignende til og fra Jernbaneverket Utbygging skal registreres i dette systemet (Saksrom). Vær oppmerksom på at Jernbaneverket Utbygging som offentlig etat er underlagt Offentlighetsloven og Forvaltningsloven. Det betyr blant annet at offentligheten har innsynsrett i den kommunikasjonen som foregår i prosjektet, såfremt kommunikasjonen ikke er av en slik art at den kan unntas fra offentligheten med hjemmel i Offentlighetsloven. Saksrommet har adresse og er tilgjengelig innenfor JBV s nettverk. Kontaktinformasjon til Saksrom ( / saksrom@jbv.no) ligger på startsiden sammen med link til brukerveiledninger, hurtigguider, e-læring og relevante styrende dokumenter. 5.1 Organisasjonsstruktur (Kontaktstruktur) [JBV internt] Saker i Saksrom som opprettes for dette prosjektet skal kobles mot prosjektenhet URH eller en av delprosjektene som prosjektenhet URH består av. I Saksrommet kalles dette for Kontakt. At sakene kobles til riktig Kontakt er viktig for oppfølging og fordeling. Betegnelsene på kontaktene for prosjektenhet URH og delprosjekter i Saksrommet vises nedenfor (kan endres / utvides ved behov); Kommentar til oversikten: Terminal T2 prosjektet var opprinnelig ikke en del av hovedbaneprosjektene, derfor den avvikende navngivingen. Kontakter, saker og dokumenter kan (blant annet) finnes ved å søke på Kontakt i Saksrommet, enten direkte ved Søk og deretter Kontakt eller via global søk funksjonen. Når riktig Kontakt er funnet er saker og dokumenter som er tilknyttet kontakten tilgjengelig under egne faner merket Sak og Dokument.

7 7 av Saker og dokumenter [JBV internt] For å forenkle søking og framfinning er det etablert noen enkle regler for navngiving av saker i Hovedbaneprosjektene; Første ledd skal være; Hovedbaneprosjektene - [fulgt av emne/tema]. Eksempler: For å finne relevante saker for dette prosjektet kan man derfor enkelt velge Søk deretter Sak og så skrive hovedbaneprosjekt%. Prosenttegnet (%) er trunkeringstegnet i Saksrommet og returner treff på alt som stemmer med det som står på venstre side av %-tegnet uansett hva som står på høyre side. I eksempelet ovenfor ville utelatelse av %-tegnet gitt null treff. Merk at ved å skrive %hovedbaneprosjekt% så får man med eventuelle varianter som hovedbaneprosjekter istedenfor hovedbaneprosjektene. 5.3 Hva skal registreres i eroom / Saksrom [JBV internt] Følgende liste viser hva som er bestemt for URH-prosjektene (listen vil utvides ved behov); Type dokumentasjon Behandling i eroom Behandling i Saksrom Avklaring Egen database pr. kontrakt Registreres i Saksrom når ferdigbehandlet Avvik Egen database pr. kontrakt Registreres i Saksrom når ferdigbehandlet Brev Registreres ikke i eroom Registreres i Saksrom Endringsanmodning (EA) = Egen database pr. kontrakt Registreres i Saksrom når ferdigbehandlet krav om endring (KOE) Endringsordre (EO) Egen database pr. kontrakt Registreres i Saksrom når ferdigbehandlet Kontrakt Egen mappe pr. kontrakt Registreres i Saksrom Møtereferat Egen database pr. kontrakt Registreres i Saksrom Målebrev Egen mappe pr. kontrakt Ikke relevant for Saksrom Månedsrapport Egen database pr. kontrakt Registreres i Saksrom Notat Registreres ikke i eroom Registreres i Saksrom Sikker jobb analyse (SJA) Registreres ikke i eroom Registreres i Saksrom Statusrapport Registreres ikke i eroom Registreres i Saksrom Teknisk notat Håndteres som teknisk Ikke relevant for Saksrom dokumentasjon, se kap.6 Timeliste Egen mappe pr. kontrakt Ikke relevant for Saksrom 5.4 Behandling av innkommende administrativ dokumentasjon [JBV internt] Offisiell korrespondanse som sendes pr. post til prosjektet mottas, registreres (journalføres), arkiveres, skannes og videreformidles i Saksrom av Dokumentsenteret. Dokumentsenteret fordeler deretter dokumentasjonen til riktig enhet, hvoretter leder i enheten fordeler til riktig Saksbehandler. Saksbehandler behandler den mottatte korrespondansen og vurderer om det krever et svar tilbake fra JBV. Altså den faglige behandlingen av dokumentasjonen. Detaljert rutine: 1. Dokumentsenteret a. Mottar, journalfører og skanner forsendelsen (som kommer som brev, fax, eller e-post) med tilhørende dokumenter og filer i Saksrom. b. Fordeler til riktig enhet. 2. Leder

8 8 av 26 a. Fordeler videre til riktig saksbehandler. 3. Saksbehandler a. Mottar innkommende korrespondanse i mappen Ubesvart i Saksrom - for behandling. b. Vurderer og tar stilling til om dokumentet skal besvares og i tilfelle hvordan. Ved å markere dokumentbeskrivelsen i mappen Ubesvarte og klikke på funksjonen Besvar, vil saksbehandler få valgmuligheten mellom å besvare dokumentet med nytt utgående brev eller avskrive med kode dersom dokumentet ikke krever skriftlig tilbakemelding. For arkivverdig dokumentasjon som mottas på eroom eller direkte av Saksbehandler på e-post, så er det saksbehandleren selv som er ansvarlig for registreringen i Saksrom. For håndtering av svarbrev og annen utgående korrespondanse, se Kap Utforming og forsendelse av administrativ dokumentasjon fra JBV [JBV internt] All korrespondanse og annen administrativ dokumentasjon skal ha nødvendige referanser/henvisninger til tilhørende prosjekt, kontraktsnummer og saksnummer. Alle JBVs prosjektmedarbeidere er ansvarlig for å registrere egenprodusert arkivverdig administrativ dokumentasjon i Saksrom (normale saksbehandlingsrutiner gjelder). Detaljert rutine: 1. Saksbehandler a. søker opp saken i Saksrom som dokumentet skal registreres på og utarbeider dokumentet på gjeldene maler i systemet. Dokumentet vil ligge i mappen Under arbeid i Saksrom. b. registrerer eventuelle interne kopimottakere i feltet Intern kopi i Saksrom (disse mottakerne vil motta kopien elektronisk i Saksrom når dokumentet er ferdigstilt og journalført). c. Sørger for signering av autorisert person (elektronisk eller for hånd). d. sender dokumentet pr. post til mottaker og eventuelle eksterne kopimottakere. e. ferdigstiller dokumentet i Saksrom ved å markere dokumentbeskrivelsen og klikke på funksjonen Til arkiv (status endres da fra reservert til ferdigstilt). NB! Vær oppmerksom på at interne kopimottakere ikke mottar dokumentet i Saksrom før Dokumentsenteret har satt status J (journalført). 2. Dokumentsenteret a. kvalitetssikrer og journalfører dokumentet endelig i Saksrom. Se også prosedyre [4] STY Instruks for administrativ dokumentasjon (tidligere STY-0019). For de typer administrativ dokumentasjon som håndteres på eroom, så skal varsling og distribusjon til eksterne primært skje via eroom.

9 9 av Forsendelse av administrativ dokumentasjon til JBV Generelt gjelder at offisiell korrespondanse til Jernbaneverket Utbygging kun skal sendes til det offisielle postmottak i Jernbaneverket Utbygging. Hvis eroom benyttes skal det sendes en varsling om forsendelsen. Mottaker som skal varsles vil framgå av relevant hjelpetekst i eroom; E-postadresse: Postadresse: Leverings-/kontoradresse: Utbygging@jbv.no Jernbaneverket Utbygging Hovedbaneprosjektene Postboks 217, Sentrum 0103 Oslo Jernbaneverket Utbygging Hovedbaneprosjektene Stenersgata 1D 0050 Oslo Offisiell korrespondanse i form av e-post skal sendes til utbygging@jbv.no som er Jernbaneverket Utbyggingsdivisjons offisielle e-postadresse. Det skal komme fram av e-posten om original ettersendes pr post. Alle offisielle skriftlige henvendelser skal kun omhandle en sak. Ved flere saker, skal det utarbeides et brev per sak/tema. Administrativ dokumentasjon som krever original signatur (dvs kontrakter og avtaler) skal distribueres via post eller bud. Offisielle brev, møtereferat, notater eller lignende som leveres elektronisk, skal skannes med signatur og oversendes på PDF-filformat. Kvalitet på skannede dokumenter skal være tilstrekkelig. 5.7 Navngiving av e-post og filer Hvis e-post benyttes til forsendelse av arkivverdige administrative dokumenter, skal emne angis som følger: Kontraktsnummer + Tema, alternativt Saksnummer + Tema hvis JBV s saksnummer er kjent. Eksempler; Emne: K Månedsrapport for juli 2012 Emne: Månedsrapport for juli 2012 Eksemplene viser bruk av hhv. kontraktsnummer og saksnummer.

10 10 av 26 6 TEKNISK DOKUMENTASJON Med teknisk dokumentasjon menes de tegninger og dokumenter som produseres i prosjektet for å kunne prosjektere, planlegge, bygge og drifte anlegget. Herunder også spesifikasjoner, rapporter, prosjektets styringsdokumenter og annen dokumentasjon som krever revisjonsstyring. Teknisk dokumentasjon nummereres som beskrevet i kap Utarbeidelse og mottak av teknisk dokumentasjon For teknisk dokumentasjon opererer JBV med signert papir som original. For å sikre en tids- og kostnadsmessig effektiv prosjektgjennomføring benytter imidlertid JBV Utbygging elektroniske filer ved distribusjon (inkludert kommentering og ev. godkjenning i prosjektene). For overlevering av FDV-/sluttdokumentasjon, se kap Ekstern produksjon av teknisk dokumentasjon Med ekstern menes enhver ekstern rådgiver eller leverandør som produserer teknisk dokumentasjon på vegne av prosjektet. For å tilfredsstille det sentrale kravet om signerte originaler, men også sørge for en effektiv prosjektgjennomføring skal følgende metode benyttes: Alle offisielle utgivelser av teknisk dokumentasjon skal skrives ut/plottes og fysisk signeres for hånd, denne anses som originalen. Denne originalen skal ikke distribueres, men oppbevares (arkiveres) hos produsenten til prosjektslutt. URH Dokumentstyring vil derfor ikke etablere noe papirarkiv av utskrifter hvor originalen er arkivert hos en ekstern produsent. Rådgiver/leverandør skal produsere en pdf-fil (generert fra produksjonsverktøyet) som skal oversendes til JBV for registrering og videre behandling. Pdf-filen kan også være skannet (for å få med signaturer på papir), men dette er kun akseptabelt hvis ikke skanningen reduserer kvaliteten på filen vesentlig. Teknisk dokumentasjon skal produseres på prosjektets godkjente maler og følge retningslinjer for nummerering, revisjonshåndtering og distribusjon i henhold til denne prosedyren Distribusjon av eksternt produsert teknisk dokumentasjon Rådgiver skal oversende alle offisielle revisjoner av teknisk dokumentasjon til URH Dokumentstyring (utbygging@jbv.no). Oversendelsen skal skje via eroom og varsles pr. e-post. Med forsendelsen skal det det ligge et følgebrev (transmittal) som lister hvilke dokumenter/tegninger i hvilken revisjon som oversendes. Følgende forsendelsekoder skal benyttes ved offisielle forsendelser av teknisk dokumentasjon til/fra JBV i prosjektet (tabellen vil bli utvidet ved behov); Produsent Kode Til JBV Utbygging Fra JBV Utbygging JBV Utbygging URH Atkins (Eidsvoll hensetting) AEH AEH-URH-0001 URH-AEH-0001 Atkins (Frogner) AFR AFR-URH-0001 URH-AFR-0001 Siemens (Sikringsanlegg HB og GMB) SIE SIE-URH-0001 URH-SIE-0001 Rambøll (Lillestrøm Spor 13) RAM RAM-URH-0001 URH-RAM-0001 Norconsult (Lillestrøm hensetting) NOR NOR-URH-0001 URH-NOR-0001 Sweco (Eidsvoll vending) SWE SWE-URH-0001 URH-SWE-0001 AEH-URH-0001 er altså første transmittalnummer fra Atkins på Eidsvoll hensetting til JBV osv.

11 11 av 26 Det er laget en tilsvarende liste med koder til bruk for distribusjon til entreprenørene i prosjektet; Produsent / Mottaker Kode Til JBV Utbygging Fra JBV Utbygging Implenia (Eidsvoll hensetting) IMPL IMPL-URH-001 URH-IMPL-001 Infranord (Eidsvoll hensetting) INFR INFR-URH-001 URH-INFR-001 Elnett Energi (Eidsvoll hensetting) ELEN ELEN-URH-001 URH-ELEN-001 Veidekke (Lillestrøm Spor 13) VEID VEID-URH-001 URH-VEID-001 Leonhard Weiss (Lillestrøm Spor 13) LEWE LEWE-URH-001 URH-LEWE-001 Informasjon til URH Dokumentstyring: I ProArc er det opprettet en arbeidsflytklasse, PROTEKNISK URH, hvor relevante arbeidsflyter for dette prosjektet er tilgjengelig. Standard arbeidsflyter for Signalprosessene Intern godkjenning, Funksjonell godkjenning og Godkjenning for bygging finnes i arbeidsflytklassen PROTEKNISK SIGNAL Kommentering av teknisk dokumentasjon fra eksterne For teknisk dokumentasjon er det Dokumentsenteret som står for registreringen i ProArc. Prosessen med mottak (i eroom mappe C1.1), godkjenning/kommentering (i ProArc), retur til rådgiver (på eroom i mappe C1.2), samt publisering av godkjente arbeidstegninger til entreprenør (på eroom mappe B10) kan noe forenklet illustreres som følger; Prosessen som er nummerert 1a til og med 7a (linket sammen med grønne piler) viser innsending av teknisk dokumentasjon fra rådgiver til JBV, fra opplasting på eroom til retur samme plass etter endt behandling i JBV. Denne prosessen skal benyttes i alle faser for alle offisielle revisjoner. Prosessen som er nummerert 8b til og med 10b (linket sammen med mørke piler) viser oversending av godkjente arbeidstegninger fra JBV til entreprenør. Denne prosessen er kun aktuell for arbeidstegninger i produksjonsfasen.

12 12 av Elektronisk kommentering av teknisk dokumentasjon fra Siemens JBV vil kommentere den mottatte dokumentasjonen elektronisk ved hjelp av Adobe Professional. Elektronisk kommentering kombinert med arbeidsflyt i ProArc gir en enkel og metodisk saksbehandling, og sikrer historikk og sporbarhet for alle kommentarer i ett og samme system. Godkjenningsprosessen er todelt, først vil dokumentasjonen blir kontrollert av URH-prosjektet og senere (der hvor det er relevant) av andre ressurser i Jernbaneverket som er ansvarlig for funksjonell godkjenning og godkjenning for bygging. I tillegg til dette kan Jernbaneverket pr. fase bekrefte at fasen er avsluttet, hvis dette er ønskelig fra Siemens side. MOTTAKSKONTROLL All dokumentasjon som skal kommenteres/godkjennes (dvs alle dokumentasjon som ikke kun er for informasjon) vil først bli behandlet i URH-prosjektet. Dette kalles mottakskontroll og er en ett-trinns prosess. Ved retur av til Siemens vil JBV ifm. prosjektets mottakskontroll ta i bruk statuskodene PROSJEKTGODKJENT eller KOMMENTERT (ref. kap. 6.3). Statuskoden vil framkomme både på selve tegningen (filen) og på transmittelet. Statuskode PROSJEKTGODKJENT betyr i denne sammenhengen følgende; For ny eller endret design (typisk anleggsdokumentasjon i form av tegninger og beskrivelser) betyr PROSKJEKTGODKJENT en aksept av designet For systemdokumentasjon (typisk manualer, håndbøker, kursmateriell, systembeskrivelser) som er generelle og ikke spesielt utarbeidet for dette prosjektet, betyr PROSJEKTGODKJENT at JBV ikke har vesentlige merknader For dokumentasjon knyttet til kvalitet, SHA, RAMS, Safety case, og prosjektstyring betyr PROSJEKTGODKJENT at JBV ikke har vesentlige merknader JBV s interne saksbehandlingen av signaldokumentasjon i URH-prosjektet er beskrevet i et eget dokument URH-00-Q Plan for kontroll av dokumenter. Siemens behøver ikke benytte godkjenningsrubrikken som er beskrevet i vedlegg 9. JBV vil isteden benytte egen stempler og kommenteringsrutiner (utviklet av JBV signaltjenester) ved retur av dokumentasjon til Siemens, se illustrasjoner nedenfor; FUNKSJONELL GODKJENNING OG GODKJENNING FOR BYGGING Det neste trinnet i godkjenningsprosessen gjelder dokumentasjon som krever enten trafikal godkjenning (også kalt TTG-godkjenning eller funksjonell godkjenning) og/eller godkjenning for bygging. JBV vil håndtere denne prosessen internt i JBV-systemet og informere Siemens om resultatet. Ifm. godkjenning for bygging brukes følgende stempel;

13 13 av 26 Statuskodene som vil benyttet på dokumentasjonen er FUNK.GODKJENT (for funksjonell godkjenning) og GODKJENT for godkjenning for bygging. Dette vil framgå av transmitlene som returneres til Siemens etter ferdig behandling hos JBV. GODKJENT M/KOMMENTAR kan også forekomme (se stempel). KOMMENTERT betyr også her ikke godkjent. Som en del av godkjenningsprosessen (trafikal godkjenning / godkjenning for bygging) produseres det også et notat som inneholder en beslutning og noen ganger også kommentarer). Notatet inneholder derfor viktig informasjon og vil bli oversendt til Siemens sammen med status og kommentarer på tegningene. AVSLUTNING AV FASE Hvis Siemens ønsker det kan Jernbaneverket basert på en oppdatert dokumentplan fra Siemens bekrefte endelig status på all dokumentasjon som inngår i en arbeidspakke for en fase.

14 14 av Egenprodusert teknisk dokumentasjon [JBV internt] Med egenprodusert teknisk dokumentasjon menes alle dokumenter som produseres av prosjektets medarbeidere og som inngår som en del av prosjektgjennomføring. Alle offisielle utgivelser av teknisk dokumentasjon skal skrives ut/plottes og fysisk signeres for hånd, denne anses da som originalen. For å tilfredsstille det sentrale kravet om signerte originaler, men også sørge for en effektiv prosjektgjennomføring skal følgende metode benyttes: Den som utarbeider dokumentasjonen skal sørge for at den signerte originalen (med vedlegg) legges i hylle til URH Dokumentstyring for kontroll og registrering i ProArc/Proteknisk. Samtidig skal fil i arkivformat (pdf) og produksjonsformat lagres på prosjektkatalogen R:\Infrastruktur\60000 IU Utbygging\Felles IU\00 Filer til DKS- ProArc\URH. Navngiving av filer skal gjøres i henhold til kap.6.6. URH Dokumentstyring skal, etter kontroll, distribusjon og filimport til ProArc, sørge for arkivering av den fysiske originalen i arkivet Ekstern distribusjon Ved distribusjon av teknisk dokumentasjon til eksterne mottakere utenfor JBV, skal distribusjonsflyt med transmittal benyttes (arbeidsflytklasse PROTEKNISK-URH i hht. mottaker). Distribusjonen skal utføres av URH Dokumentstyring. Merk! Også grunnlagsdokumentasjon (dokumentasjon som sendes til eksterne parter som underlag for deres arbeid) skal logges enten i ProArc (som beskrevet i forrige avsnitt) eller i Saksrom. Dokumentnummer og revisjon må listes i oversendelsen og det er viktig at mottaker kvitterer for mottak av dokumentasjonen, og at også kvitteringen arkiveres i ProArc eller Saksrom. 6.2 Generelt om utforming av tekniske dokumenter og tegninger Tekniske dokumenter skal utarbeides basert på Jernbaneverket Utbyggings mal for tekniske dokumenter (ref. JBVs Tekniske regelverk), se link til prosjektmaler i kap. 9. Dokumentasjonen skal være selvforklarende og ha nødvendige referanser/ henvisninger til tilhørende dokumenter og tegninger. All teknisk dokumentasjon skal ha unike dokument- / tegningsnummer og revisjonsnummer. A4 format skal benyttes for tekniske tekstdokumenter. A3 format kan benyttes for tabeller / skisser, og lignende som inngår i tekniske tekstdokumenter. Alle sider i tekniske dokumenter skal ha topptekst påført dokumentbetegnelse, dokumentnummer, dato, revisjonsnummer og sidenummer (side x av y). Alle signaturfelter på forsiden skal være utfylt (gjelder også den digitale versjonen). Utfylling av tittelfelt for tekniske tegninger skal være i henhold til JBVs Tekniske regelverk. Det er laget normative eksempler for utfyllingen se kapittel 9. Merk! Prosjektet omfatter 2 baner, Hovedbanen og Gardermobanen. Lillestrøm, Eidsvoll og Gardermoen hører alle til Gardermobanen, mens Frogner er en del av Hovedbanen. Tittelfeltet skal være lesbart og skal alltid plasseres nederst i høyre hjørne, slik at tittelfeltet blir synlig når tegningen er brettet. Dersom ikke annet er spesielt avtalt skal tekniske tegninger ikke bestå av flere sider. Alle signaturfelter på forsiden skal være utfylt. Avvik fra annet format enn ovennevnte tillates kun etter godkjenning av JUs prosjektleder. Godkjenningen skal dokumenteres.

15 15 av Registrering i ProArc URH Dokumentstyring vil registrere prosjektets tekniske dokumentasjon i ProArc, med titler bygget opp i hht. Teknisk regelverk med Bane, Banestrekning og Sted. Eksemplene nedenfor viser hvilke skrivemåter som vil bli benyttet for de ulike parsellene / prosjektene (for oversikt over parsellene se kap ); Parsell / Registrering av tittel / beskrivelse Prosjekt 00 HOVEDBANE, osv. 10 HOVEDBANE, SIKRINGSANLEGG HOVED- OG GARDERMOBANEN, osv. 20 GARDERMOBANEN (OSLO S) - GARDERMOEN, LILLESTRØM, osv. 22 GARDERMOBANEN (OSLO S) - GARDERMOEN, LILLESTRØM HENSETTING, osv. 24 GARDERMOBANEN (OSLO S) - GARDERMOEN, LILLESTRØM SPOR 13, osv. 40 HOVEDBANEN (LILLESTRØM) - (EIDSVOLL), FROGNER KRYSSINGSSPOR, osv. 60 GARDERMOBANEN (OSLO S) - GARDERMOEN, LANGELAND, osv. 70 GARDERMOBANEN (OSLO S) - GARDERMOEN, GARDERMOEN, osv. 74 GARDERMOBANEN (OSLO S) - GARDERMOEN, GARDERMOEN TERMINAL 2, osv. 80 GARDERMOBANEN (GARDERMOEN) - EIDSVOLL, EIDSVOLL, osv. 82 GARDERMOBANEN (GARDERMOEN) - EIDSVOLL, EIDSVOLL HENSETTING, osv. 84 GARDERMOBANEN (GARDERMOEN) - EIDSVOLL, EIDSVOLL VENDING, osv. Den samme navngivingen reflekteres i kap. 9 Vedlegg 9.2 Tittelblokk. I ProArc benyttes statuskoder som angis pr. revisjon av et dokument eller en tegning. Statuskodene vil bl.a. framgå av transmitlene som JBV sender ut. Som framgår av tabellen nedenfor er det noen statuskoder som benyttes kun for signaldokumentasjon. Det har sin årsak i de spesielle godkjenningsprosessene for signaldokumentasjon i Jernbaneverket. Statuskode UNDER ARBEID MOTTATT KONTROLLERT Forklaring Reservert dokumentasjon, ennå ikke utgitt. Dokumentasjon mottatt fra eksterne parter, men ennå ikke behandlet av JBV. Brukes kun for egenprodusert signaldokumentasjon. Midlertidig statuskode som viser dokumentasjon som er ferdig konferert. PROSJEKTGODKJENT Brukes kun for signaldokumentasjon. Enten for mottakskontrollert eksternt produsert dokumentasjon eller for konferert og godkjent egenprodusert dokumentasjon. GODKJENT M/KOMMENTAR TIL GODKJENNING FUNK.GODKJENT GODKJENT KOMMENTERT UTGÅTT Brukes minst mulig, men kan benyttes for eksternt produsert dokumentasjon og betyr at dokumentasjon godtas med de kommentarer som er gitt. Kommentarene innarbeides i eventuelle nye revisjoner. NB! Skal ikke benyttes for C-revisjoner og D-revisjoner. Egen praksis for Signaldokumentasjon beskrevet i kap Brukes kun for signaldokumentasjon. Midlertidig statuskode som viser dokumentasjon som er sendt til funksjonell godkjenning eller godkjenning for bygging Brukes kun for signaldokumentasjon. Benyttes ifm funksjonell godkjenning fra Trafikk (også kalt TTG-godkjenning) Brukes i to sammenhenger. For alle fag utenom Signal så betyr statuskoden at dokumentasjonen er godkjent av JBV (for det formålet det er utgitt for), mens for signaldokumentasjon betyr statuskoden Godkjent for bygging (gjelder C- revisjoner). For signaldokumentasjon vil statuskoden også bli benyttet for D- revisjoner og betyr da Godkjent etter bygging. Betyr ikke godkjent. Utgiver må produsere en ny revisjon. Brukes for dokumentasjon som skal utgå.

16 16 av Dokumentnummerering Alle tekniske dokumenter og tegninger som blir produsert i regi av prosjektet, dens rådgivere, leverandører eller underleverandører skal påføres et unikt dokumentnummer i henhold til denne prosedyren. Dokumentstyringsansvarlig administrerer og tildeler løpenummerserier til prosjektet og dets kontraktsparter. Dokumentnummeret er oppdelt i delkoder og består av prosjektkode, parsellkode (områdeinndeling), dokumenttype og et 5-sifret løpenummer. I tillegg skal all dokumentasjon ha et revisjonsnummer for å tilfredsstille oppfølging av dokumentets historikk. Revisjonsnummeret er ikke en del av dokumentnummeret. Det er i noen tilfeller aktuelt med parallell prosjektering på flere revisjoner samtidig (typisk hvis dokumentasjonen beskriver et område - eller en løsning - oppdelt i flere faser med etterfølgende idriftsettelse). Dette bør håndteres med uttak av nye dokumentnummer for hver fase, samt utgått melding på D-revisjon fra forrige fase, når neste fase tas i bruk og første D-revisjon for denne fasen mottas Dokumentnummereringsstruktur Alle dokumenter og tegninger skal ha følgende format i kodestrukturen: Prosjektkodkodtype Parsell- Dokument- Sekvens-nummer XXX - NN - X - NNNNN Eksempler: URH-00-A-00001, Se kap til for oversikt over hvilke koder (prosjektkode, parsellkode, dokumenttype og sekvensnummer) som gjelder for dette prosjektet Prosjektkode Denne koden består av 3 bokstaver som forteller hvilket prosjekt i Jernbaneverket dokumentet tilhører. Koden skal inngå som en del av nummereringsstrukturen for teknisk dokumentasjon. Kode URH Beskrivelse Hovedbaneprosjektene Parsellkode område/strekning Denne koden består av 2 tegn (numerisk). Koden identifiserer prosjektets områdeinndeling. Dersom dokumentet ikke har noen henvisning til parsell eller er av overordnet eller generell karakter (som denne prosedyren), skal 00 (null, null) benyttes. I tabellen nedenfor er koden Koder Beskrivelse 00 Generelt (overordnet eller ikke-geografisk dokumentasjon) 10 Sikringsanlegg Hoved- og Gardermobanen (på tvers av parseller) 20 Lillestrøm (hele stasjonen) 22 Lillestrøm hensetting 24 Lillestrøm spor Frogner 60 Langeland 70 Gardermoen 74 Gardermoen Terminal 2 80 Eidsvoll (hele stasjonen) 82 Eidsvoll hensetting 84 Eidsvoll vending Tabellen vil utvides ved behov.

17 17 av Dokumenttype (fagkode) Dokumenttype skal benyttes for å gruppere den tekniske dokumentasjonen til hvilket tema de omhandler, og skal bestå av ett tegn. Dette er en fast tabell som benyttes i alle Jernbaneverket Utbyggings posjekter. Koder Beskrivelse A Forside, Innholdsfortegnelse, Tekstdokumenter, Tegningslister B Oversiktsplaner, Plan og profiler (situasjonsplan) C Jernbane. Plan og profiler (linjeplan) D Stasjonsplaner, sidespor, veger. Plan og profiler E Detaljer (detaljer tilhørende D tegninger) F Normalprofiler G Dreneringsplaner H Offentlige og private VA-ledninger I Kabler, føringsveier og fundamenter J Byggetekniske detaljer K Konstruksjoner L Skilt- og oppmerkingsplaner M Teleanlegg N Elkraft O Beplantningsplaner P Masseprofil og -diagram Q Sikkerhet (inkl. RAMS) R Banestrøm. Kontaktledning og strømforsyning S Signaltekniske anlegg T Perspektivtegninger og skråfoto (visuell presentasjon) U Tverrprofiler V Geotekniske og geologiske tegninger W Grunnerverv X Spesielle temategninger Y Sporgeometri, skjematisk sporplan, midlertidig sporplan, grafisk rute Z Mengdeoppstilling og sammendrag 0 Øvrige tekniske dokumenter [Benyttes om ingen av de andre kodene passer] Løpenummer / Sekvensnummer Løpenummeret består av fem sifre. Dette nummeret er den unike identifikatoren som klart identifiserer dokumentet innenfor hvert prosjekt, parsell, og dokumenttype. Det kan altså være flere dokumenter med samme løpenummer, så lenge kombinasjonen av prosjekt, parsell og dokumenttype er ulik. Produsent Fagområde / Ansvar Løpenr. serier JBV egenprodusert + mindre eksterne Alle fagområder med unntak av aktører Jernbaneteknikk (administreres av URH Dokumentstyring) ATKINS (rådgiver Frogner) Administreres av ATKINS ATKINS (rådgiver Eidsvoll hensetting) Administreres av ATKINS RAMBØLL (rådgiver Lillestrøm spor 13) Administreres av RAMBØLL NORCONSULT (rådgiver Lillestrøm hensetting) Administreres av NORCONSULT SIEMENS (rådgiver Sikringsanlegg Hoved- og Administreres av SIEMENS Gardermobanen) SWECO (Eidsvoll vending) Administreres av SWECO JBV Jernbaneteknikk (alle fag) Administreres av JBT (i samarbeid med URH Dokumentstyring) Tabellen vil utvides ved behov.

18 18 av Revisjonskoding ved offisielle utgivelser Revisjonsnummeret for et dokument eller en tegning er et sekvensielt nummer som øker med 1 for hver gang en ny revisjon av dokumentet/tegningen blir utgitt offisielt. For offisielle utgivelser vil revisjonskoden bestå også av en statuskode som forteller formålet med utgivelsen. Det benyttes 2 sifre for å sikre en korrekt (alfanumerisk) sortering i lister og rapporter. Merk at revisjonsnummeret ikke er en del av dokumentnummeret. Det er et krav at telleren i revisjonsnummeret øker for hver utgivelse. Dette betyr at det ikke skal forekomme flere varianter av samme nummer (00C, 00D, 00U etc) på et dokument eller en tegning. Det skal ikke forekomme hull i revisjonsserien for et dokument eller en tegning. Alle offisielle utgivelser skal håndteres som revisjoner og omfattes dermed av reglene i denne prosedyren. Revisjonsnummeret skal alltid starte på 00 (første utgivelse), deretter skal telleren fortløpende øke for hver utgivelse. En offisiell revisjon skal alltid kombineres med utgivelsesstatus (se tabell nedenfor). Utgivelsesstatus (kombineres med revisjonsnummer og er en del av revisjonen); Kode A B C D E U Beskrivelse Konsept/løsningsforslag Ved endringer økes løpenummeret (fra 00A til 01A, 02A osv.) Anbudsdokument/tegning B-revisjon skal benyttes ved utarbeidelse av anbudstegninger/-dokumenter. Ved endringer økes revisjonens løpenummer (03B, 04B osv.) Arbeidsdokument/tegning C-revisjon skal benyttes på tegninger og dok. som utgis for bygging og installasjon. Ved endringer etter dette økes løpenummeret (05C, 06C osv.) Som bygget D-revisjon skal benyttes på tegninger og dokumenter som utgis etter bygging og installasjon. Ved endringer etter dette økes løpenummeret (07D, 08D osv.) Systemdokumentasjon og/eller dokumentasjon av generell karakter E-revisjon skal benyttes for generell/generisk dokumentasjon (styringssystem, prosjektmanualer, org.kart, systemdokumentasjon / produktdokumentasjon, standard brukermanualer, datablader, o.l.) og generell dokumentasjon som ikke er direkte knyttet til bygge- og installasjonsaktiviteter Utgår Dokumenter / tegninger som tidligere er utgitt og som skal utgå påføres neste løpenummer og status U -utgått- på selve dokumentet (09U, 10U o.s.v.). En U-revisjon skal dermed behandles på lik linje med andre utgivelser Merk: Dokumenter/tegninger som tidligere ikke er utgitt men som nå skal utgå skal kun påføres status U i dokumentplan. Merk! Hvis det i tillegg benyttes nummererte utgivelser for å håndtere uformelle høringer og kommenteringer, så skal disse ikke ha en revisjonsbokstav. Det skal da brukes kun sifre (00, 01 osv) og slike utgivelser skal ikke sendes til utbygging@jbv.no. Utgivelsen må også tydelig merkes med for kommentar / utkast eller lignede. I tillegg må utgiver fjerne all uoffisiell historikk når dokumentet/tegningen gis ut offisielt. Det betyr også at første offisielle revisjon ALLTID skal være en 00A [eller 00B / 00C / 00D / 00E] revisjon. Poenget er at det tydelig skal skilles mellom offisielle og uoffisielle utgivelser.

19 19 av Filformater Type dokumentasjon Produksjonsformat Arkivformat Tegninger DWG PDF* Tekstdokumenter DOC/DOCX PDF* Tabeller XLS/XLSX PDF* (*) Pdf/a-format eller låsing av vanlige pdf-filer skal ikke benyttes. Produksjonsformat (DWG, DOC/DOCS, XLS/XLSX) er kun obligatorisk for som bygget utgivelser (Drevisjoner), eller generelt ved sluttoverlevering til JBV. Underveis i prosjektet er alle interne og eksterne dokumentprodusenter ansvarlig for å framskaffe produksjonsfiler på forespørsel. Detaljerte krav til utforming og bruk av produksjonsformat for tegninger finnes i prosedyre [3] STY Instruks for digital planlegging i prosjekter (tidligere STY-2832). Krav til struktur og form på sluttoverlevering av produksjonsformat (gjelder tegninger) er beskrevet i kap.7. Navngiving av filer skal være basert på prosjektets nummereringsstruktur og bestå av dokumentnummer og revisjon. Dette betyr at filnavnet skal være identisk med det dokumentnummer og det revisjonsnummeret som dokumentet/tegningen innehar. Filnavnet skal skrives på følgende måte: Dokumentnummer med skilletegn ( - ), understrek ( _ ), og revisjon (tall og bokstav). Merk unntak! Filer som inngår i en struktur (dvs. typisk dwg-filer) skal være organisert og navngitt som beskrevet i prosedyren [3] STY Instruks for digital planlegging i prosjekter. Er dwg-filen ikke sammensatt (altså komplett som enkeltstående fil) så gjelder samme filnavngivingsregler som for andre filformater. Eksempel: Eksempel under: URH-00-M-00123_02C.pdf (for rev. 02C av dok. URH-00-M-00123) rev.00d, viser filnavn hvis flere filer på samme revisjon _00D_001.doc _00D_002.xls Dokumentnummer Revisjonsnummer Filnummer. (innenfor rev.) Flere filer på samme revisjon av et dokument vil typisk forekomme for produksjonsformat av dokumenter hvor hoveddokumentet er skrevet i word og vedleggene for eksempel i excel. Tegninger skal ikke bestå av flere sider (altså ingen bladnummerering). 6.7 Dokumentplan (produksjonsplan) Rådgiver skal utarbeide en dokumentplan/tegningsliste som lister enkeltdokumenter- og tegninger. Som minimum skal listen inneholde; Dokument-/tegningsnummer Tittel Revisjon Revisjonsdato Status Markering av endringer siden forrige revisjon Eksempel fra Lillestrøm hensetting (Norconsult) er vist nedenfor. Fargemarkering viser endring;

20 20 av 26 Merk! Tittelen skal være meningsbærende og inneholde all relevant informasjon. Tegninger som viser konkrete konstruksjoner, objekter, komponenter, bygg, master, spor etc skal identifiseres geografisk. For eksterne produsenter som ikke har fått tildelt egne nummerserier skal listen benyttes ved bestilling av nye dokument-/tegningsnumre fra URH Dokumentstyring. FDV nr påføres dokumentplanen av JBV når planen er av tilfredsstillende kvalitet og i god tid innen FDV dokumentasjonen utarbeides. Alle eksterne kontraktsparter skal utarbeide en komplett dokumentplan for all teknisk dokumentasjon som inngår i leveransen. Dokumentplanen (også kalt produksjonsplan) utarbeides på prosjektets mal og håndteres som et eget teknisk dokument med dokumentnummer og teknisk forside. Planen skal sendes offisielt til JBV for godkjenning. Prosjektet (JBV) skal utarbeide en komplett dokumentplan for all egenprodusert teknisk dokumentasjon. Denne dokumentplanen skal implementeres i ProArc (metadataimport) og den skal utarbeides på prosjektets mal og håndteres som et eget teknisk dokument med dokumentnummer og teknisk forside. Prosjektet skal ved utarbeidelse av dokumentplanen vurdere hvilke dokumenter og tegninger som skal inngå i sluttleveransen til kunden/oppdragsgiver. I motsetning til dokumentplaner er ikke tegningslister (for eksempel pr. entreprise eller deloppdrag) et krav fra Jernbaneverket ifm stedsprosjektene. Hvis rådgiver ønsker å benytte tegningslister pr. entreprise, så forbeholder Jernbaneverket seg retten til ikke å videreformidle disse til entreprenørene. Dette skyldes at ved eventuelle kommentarer fra Jernbaneverket på tegninger tilknyttet en konkret revisjon av en tegningsliste, så vil tegningslisten bli ukomplett ved videre distribusjon til entreprenør (de kommenterte tegningene vil mangle da de er til oppretting hos rådgiver). For å unngå misforståelser vil Jernbaneverket derfor at entreprenør kun skal forholde seg til Arbeidstegningsdatabasen på eroom som vedlikeholdes av Jernbaneverket. For alle tegninger som blir lagt ut der får entreprenør et varsel fra eroom (transmittal) som lister hvilke revisjoner av hvilke tegninger som er lagt ut.

21 21 av 26 7 FDV / SLUTTDOKUMENTASJON Sluttdokumentasjon består av to deler, hvorav den ene deler kalles FDV-dokumentasjon (Forvaltning, Drift- og Vedlikeholdsdokumentasjon) og skal overleveres fra prosjektet til JBV s Forvaltning/- Driftsorganisasjon. Øvrig sluttdokumentasjonen er dokumentasjon av oppfyllelse av krav, lover med forskrifter, teknisk regelverk, kravspesifikasjon eller spesielle kontraktskrav sluttdokumentasjon og beholdes av JBV Utbygging i kraft av rollen som byggherre. Øvrig sluttdokumentasjon utover FDV håndteres som teknisk dokumentasjon og leveres som ett dokument. Eksempler på slik dokumentasjon er; Overtakelsesprotokoller og referat fra ferdigbefaringer mellom entreprenører og tiltakshaver (byggherre). Attester og godkjenninger fra offentlige myndigheter. Samsvarserklæringer. Dokumentasjon i henhold til Jernbaneverkets tekniske regelverk. Dokumentasjon på oppfyllelse av andre krav i henhold til kontrakt (tekniske spesifikasjoner, fagrapporter, beregninger, tester, verifikasjoner m.v.) For krav til FDV-dokumentasjon se prosedyre STY Instruks for FDV-dokumentasjon (tidligere STY-4640). Det er ingen spesielle forhold knyttet til FDV-/sluttdokumentasjon for dette prosjektet. Også kravene til input til Banedata (Maximo) er dekket i den generelle STY prosedyren. All teknisk dokumentasjon som inngår i FDV-dokumentasjonen skal være påført FDV-nummer fra forvaltning/driftsystemet i Jernbaneverket. Dette gjelder både på de fysiske papiroriginalene og på de elektroniske filene. FDV nummer vil bli tildelt av JBV og påført Dokumentplan (ref. kap.6.7). Dokumentfiler overleveres på minnepinne, CD eller DVD. For tegningsfiler skal Minnepinne/CD/DVD overleveres med katalogstruktur i henhold til [3] STY Instruks for digital planlegging i prosjekter (tidligere STY-2832). Det skal følge med en informasjonsfil som inneholder all relevant informasjon om dokumentasjonens datastruktur, se også [2] STY Instruks for FDV dokumentasjon. Hvem skal levere hva: Type dokumentasjon Rolle Papir Filer Øvrig sluttdokumentasjon Entreprenører FDV-dokumentasjon Eksterne rådgivere 1 originalsett i målestokk og 2 kopisett i A3 (*) Øvrig Sluttdokumentasjon Eksterne rådgivere NA NA FDV-dokumentasjon Intern prosjektering (JBT) 1 originalsett i målestokk og 2 kopisett i A3 (*) Øvrig sluttdokumentasjon Intern prosjektering (JBT) NA NA 1 originalsett i A4 og 2 Pdf-format FDV-dokumentasjon. kopisett i A4 + rødmerkede Brukerhåndbøker i hht. Entreprenører tegninger som underlag for NS5820 kap.8 vedlegg A rådgivers og JBT s FDV- (se krav i STY ) dokumentasjon 1 originalsett i A4 og 1 kopisett 1 A4. Produksjonsformat og arkivformat (se kap.6.6) Produksjonsformat og arkivformat (se ka.6.6) Rødmerkede filer vanligvis kun i papir Pdf-format (*) For brudokumentasjon og signaldokumentasjon er det tilleggskrav se [2] STY Instruks for FDV dokumentasjon (tidligere STY-4640) som henviser videre til teknisk regelverk. Selve overleveringsprosessen er beskrevet i STY Instruks for overlevering av FDVdokumentasjon. STY beskriver ulike roller og ansvar internt i JBV. For signaldokumentasjon benyttes en egen prosess ved produksjon og overlevering av FDVdokumentasjon. Denne prosessen er for dette prosjektet beskrevet i vedlegg Kap.9.3. URH-00-A

22 22 av 26 8 OPPFØLGING / KONTROLL Dokumentstyringsansvarlig i prosjektet vil følge opp bruken og etterlevelsen av denne prosedyren internt i prosjektet og eksternt mot rådgivere/entreprenører.

23 23 av 26 9 MALER Prosjektets maler ligger plassert på følgende katalog: R:\Infrastruktur\60000 IU Utbygging\62000 IUR\Felles IUR\IURH\Administrasjon\Dokumentstyring Malene vil også bli gjort tilgjengelig på (del)prosjektenes eroom. Eksterne rådgivere kan også få tilsendt malene i produksjonsformat (docx / dwg) på forespørsel. 9.1 Vedlegg: Mal for teknisk dokument (MS-Word) Det er lagt på en godkjenningsrubrikk (ikke relevant for Siemens eller JBV egenproduksjon). 9.2 Vedlegg: Mal for tittelblokk teknisk tegning (AutoCad) Det er lagt på en godkjenningsrubrikk (ikke relevant for Siemens eller JBV egenproduksjon).

24 24 av Vedlegg: URH-00-A Spesielle forhold relevant for kontrakt K med Siemens Eget dokument kun relevant for Siemens. Kan oppdateres uavhengig av dette dokumentet.

25 25 av DOKUMENTINFORMASJON 10.1 Dokumenthistorie Rev. 00E 01E 01E 01E 01E 01E 01E Endringsbeskrivelse Første offisielle utgivelse Kap , oppdatert saksoversikt fra DocuLive Kap , lagt til tekst med informasjon til JU DKS Kap , nytt kapittel er lagt til Kap , korrigering av link Kap. 5.6, lagt til presisering om bruk av pdf-formater Kap. 8, vedlegg 8.3 lagt til Generelt, endret DocuLive til Saksrom Generelt, endret STY-referanser i hht endringer i JBV s styringssystem Generelt, alle kapitler fra tidligere kap.4 og utover har blitt kap.5 etc Kap.2, oppdatert informasjon om prosjektinndelingen Kap.3, oppdatert informasjon om prosjekthotell Kap.5.1, nytt delkapittel om kontaktstruktur ifm overgang fra DocuLive til Saksrom Kap.5.2, endret beskrivelse ifm overgang fra DocuLive til Saksrom. Endret eksempel og forklaring. Kap.5.3, endret beskrivelse ifm overgang fra DocuLive til Saksrom. Oppdatert tekst ift eroom Kap.5.6, endret beskrivelse ifm overgang fra DocuLive til Saksrom. Oppdatert tekst ift eroom Kap.5.6, endret beskrivelse ifm overgang fra DocuLive til Saksrom. Oppdatert tekst ift eroom Kap.5.6, endret beskrivelse ifm overgang fra DocuLive til Saksrom. Oppdatert tekst ift eroom Kap , nytt delkapittel om kommentering/godkjenning av dokumentasjon fra eksterne Kap , om kommentering av dokumentasjon fra Siemens. Endret i hht gjeldende praksis Kap.6.3, utvidet beskrivelsen av registrering i ProArc og bruk av statuskoder Kap.6.4.5, Norconsult, Sweco, Veidekke og Leonhard Weiss lagt til Kap.6.6, oppdatering av informasjon om filformater Kap.6.7 mindre endringer i teksten og lagt til eksempel Kap.7, lagt til tekst om bruk av STY , samt mindre korrigeringer Kap.9.1, vedlegg endret Kap.9.2, vedlegg endret Kap.9.3, vedlegg fjernet Kap.10.1, dette kapittelet revisjonshistorikken oppdatert Kap.10.3, lagt til ny STY-referanse - STY Kap.1 Lagt inn forklaring på bruk av uttrykket JBV Internt i kapitteloverskrifter, samt forklaring på nytt vedlegg for håndtering av signaldokumentasjon. Kap.3.1, lagt til tekst om arbeidstegningsdatabaser ifm flagging av endringer og bruk av tegningslister Kap.6.1.1, lagt til tekst om mulighet for skanning av papir istedenfor generering av pdf Kap , større omskriving ifm håndtering av signaldokumentasjon Kap korrigering av tekst i overskrift Kap.6.3, korrigert tekst ifm bruken av statuskode Godkjent m/kommentar Kap.6, lagt til tekst om bruk av tegningslister for entrepriser Kap.6.4, lagt til tekst om parallell prosjektering av signaldokumentasjon Kap.6.6, korrigering av feil i eksempel på filnavn Kap.7, lagt til avsnitt om signaldokumentasjon Kap.9.3, lagt til vedlegg om signaldokumentasjon Kap.10.1, dette kapittelet revisjonshistorikken oppdatert Kap.10.2, JU DKS erstattet med URH Dokumentstyring (gjelder generelt for hele dokumentet) Kap.10.2, lagt til definisjon av URH