U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N

Transkript

1 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Opplæring av ledere Innkjøpssjef Kjetil Skog Universitetet i Bergen

2 Bakgrunn UHR-innkjøpsutvalg «beste praksis» Måleindikatorer Opplæring Lederopplæring Bestilleropplæring Tydeleg leiingsfokus på innkjøpsaktiviteten i verksemdene er sentrale føresetnadar for profesjonelle og korrekte innkjøp, og regjeringa meiner at dette er ei av dei største utfordringane for innkjøpsområdet. Stort. Meld. 36. Det gode innkjøp

3 Lederopplæring Utviklet på UiB. Gjennomført for rektoratet og direktør Del av helhetlig opplæringsprogram Ved uib er det et kurs for alle ledere i organisasjonen som omfatter hele økonomi og personalfeltet. Kurs over to dager hvor innkjøpsbiten utgjør 1 time Lederkurset som presenteres her er mer omfattende og går mer i dybden. Kurset går over 3 timer.

4 Målgruppe og målsetting Kurset er rettet mot toppledere ved virksomheten, men kan benyttes på alle nivå. Målsettingen for kurset er å gi ledere en minimum innføring i anskaffelser og hvilke risiko som er knyttet til feltet. De skal få bedre forståelse for hvorfor fokus på området er viktig for gjennomføring av samfunnsoppdraget

5 Hvordan kan presentasjonen benyttes i egen org Presentasjonen vil kunne benyttes av alle virksomheter uavhengig av organisering og størrelse. Noe av presentasjonen vil være virksomhetsspesifikk, teksten vil da være rød. Her setter man inn egne data/tekster. Dersom det er ønske vil innkjøpsutvalget arrangere ett ½ dags kurs i Bergen i august/september for opplæring av de som ønsker å holde kurset selv i egen virksomhet

6 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Anskaffelser eksterne rammer og risiko Innkjøpssjef Kjetil Skog Rådgiver Kitty Amlie Tverrå

7 Agenda Del I Hva er anskaffelser Hvorfor fokus på anskaffelser Risiko Organisering ved UiB Del II Lov og grunnleggende prinsipper Handlingsrom innenfor forskriften Konkret handlingsforløp og rutiner Forhold til randsone

8 Hva er en anskaffelse Anskaffelse: Samlebetegnelse for kjøp av varer, tjenester, bygg- og anleggsarbeider. Begrep med videre betydning enn «innkjøp» Anskaffelsesprosess: De aktiviteter som utløses fra behov oppstår, varen/tjenesten er mottatt og betalt, til utfasing av kontrakten

9 Rammer for innkjøpsvirksomheten Rammevilkår for offentlige anskaffelser EU-direktiv om offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Statens økonomireglement Interne styringsdokumenter og rutiner Styresak 8/2012 Mål, prinsipper og tiltaksplan for innkjøp ved UiB Rutinebeskrivelser på ansattsidene

10 Bakgrunn for reglene om offentlige anskaffelser Det offentlige er en stor aktør Skattebetalernes midler Bruk basert på tillit fra samfunnet Forventning om integritet Forventning om effektiv ressursbruk Privat næringsliv Automatisk intensiv for effektiv ressursbruk (bunnlinjen) som kan mangle i det offentlige Reglene om offentlige anskaffelser tvinger det offentlige til å sørge for prosesser som sikrer gode kjøp (kvalitet og pris) og integritet

11 Hvorfor fokus på anskaffelser Kommersielle gevinster Besparelser på direkte anskaffkost på noen få % gir betydelig økte midler til hovedoppdraget. I tillegg kommer livssykluskost Fokus på anskaffelsesprosessen vil redusere de totale driftskostnadene - eks IKT-drift og drift av vitenskapelig utstyr Mer effektive prosesser gir bedre ressursutnyttelse Riktig bruk av personressursene Omdømmetap Risiko for korrupsjon/smøring og uetisk adferd ( nytt fenomen i Norge ) Risiko for brudd på Norsk Lov straffeforfølgelse og bøter Risiko for uprofesjonell behandling av forretningsforbindelser Risiko for prosessfeil - KOFAklager kan resultere i omstart, forsinkelser, erstatninger og generelt omdømme tap Uetisk handel Fare for å påføre skader på miljø

12 Avdeling / enhet Jevnbyrdige aktører Alle regler i forretningslivet basert på profesjonalitet på begge sider Leverandøren Profesjonelle selgere Spisskompetanse på produktet de selger Har kompetanse på hva vi kjøper Har laget betingelser for å ivareta sine behov Har du profesjonelle innkjøpere?

13 Omfang ved UiB Omfatter hele budsjettet med unntak av lønn. Totalbudsjett UiB i millioner kroner For UiB betyr dette % av budsjettet. Denne andelen gjelder stort sett for alle offentlige institusjoner UiB kjøper varer og tjenester for 900 millioner kroner i året. Justerer vi for de anskaffelsene hvor vi kan påvirke pris, blir beløpet ca 700 millioner kroner i året. lønn varer tjenester varer tjenester påvirk Hele det offentlige Norge handler varer og tjenester for 315 milliarder i året

14 Korrupsjon et skinnproblem i Norge? De siste 10 årene er 24 personer dømt for kommunal korrupsjon i Norge. De har lurt til seg over 205 millioner og fått fengselsstraffer på 49 år tilsammen

15 Gullkundeavtalen: To alternativ 1. Tilleggsytelser som skulle presenteres ledelsen i firmaet 2. Personlige ytelser til representantene privat, hovedsakelig plasmaskjermer til en verdi av rundt NOK, digitale videokameraer og/eller reise til Østerrike under ski VM

16 Grov korrupsjon Fiktive fakturaer Brudd på likebehandlingsprinsippet i LOA dømmes for passiv grov korrupsjon Både leverandører og eiendomssjef dømmes Eiendomssjef dømmes for grov utroskap, grov korrupsjon og dokumentfalsk til 7 års fengsel, vinning på 112 mill ble inndratt. Solidarisk ansvarlig sammen med ene lev for å betale tilbake tapet til Oslo kommune

17 Kontrakt til familiemedlemmer Overfakturering og fiktive fakturaer Første tilfellet av korrupsjon i kombinasjon med domfellelse for organisert kriminalitet etter stratffeloven 60 a, «mafiaparagrafen» 5 år og 6 mnd

18

19 Korrupsjon hva og hvordan Eksempler på betalinger og aktiviteter knyttet til bestikkelser Pengegaver kontanter eller tilsvarende Vederlag i form av arbeid på mottakerens eiendom eller materialer levert til vedkommende hus Fri bruk av leilighet eller bil som tilhører en annen bedrift Returprovisjon Løfter om ytterligere forretninger Gaver som kan påvirke en situasjon der en er i ferd med å gi et tilbud eller gå inn i forhandlinger Kostbare reiser, innkvarteringer og arrangementer med lite eller intet faglig innhold Andre enn arbeidsgiver dekker utgifter for en selv og/eller et familiemedlem Representasjon, oppvartning eller arrangementer som er ment å påvirke forhandlinger eller innkjøp Seksuelle tjenester Kontant betaling uten kvitteringer eller dokumentasjon Dekning av andre utgifter enn normale innkvarteringskostnader via hotellregning Lån fra leverandør, med korrekte låneavtaler, men lånene betales ikke tilbake Hvordan skaffe penger til bestikkelser 27 saker for domstolene i Norge siden 2003 hvor en eller flere er dømt for korrupsjon. 50% av sakene er det hentet ut millionbeløp vha fiktive fakturaer og eller overfakturering De resterende 50% er i all hovedsak gaver, tjenester, bevertning og reiser

20 Generelle anbefalinger for å redusere risiko ved anskaffelser (transparency International «Beskytt din virksomhet Håndbok i antikorrupsjon for norsk næringsliv») Innkjøpsrutiner Ha solide rutiner som følger lover, forskrifter og bedriftens regler Sikre at rutinene følges gjennom informasjon, opplæring og interne revisjoner Åpenhet Sikre tilstrekkelig grad av åpenhet i hele innkjøpsprosessen Fremme rettferdig og likeverdig behandling av potensielle leverandører Sørge for at oppdraget eller produktet, anbudsutlysningen eller kontraktsmodellen ikke er skreddersydd for en bestemt anbudsgiver God styring Sikre at ressurser brukes slik de er tiltenkt Sikre at innkjøpspersonalet er kompetente og har høy integritet Avverge overtredelse, sikre etterlevelse og oppfølging Innføre rutiner for å forhindre integritetsproblemer i forbindelse med innkjøp Gjennomføre due diligence-undersøkelse før samarbeid med leverandør inngås Samarbeide tett med eksisterende leverandører for å opprettholde høy integritetsstandard Bruke anbudskonkurranser som hovedregel, og i henhold til lover og forskrifter Innføre egne rutiner for å overvåke innkjøpsprosessen og avdekke og håndtere overtredelser Ansvar og kontroll Etablere tydelige ansvarsforhold og effektive kontrollrutiner Innføre kontrolltiltak slik at mer enn en person håndterer anbud, tildelinger og endringsordre Innføre kontrolltiltak slik at mer enn en person kontrollerer fakturaer opp mot kontrakter og faktiske leveranser Håndtere klager fra leverandører på en rettferdig måte og inne rimelig tid

21 Hele verdikjeden i innkjøp - fra behov til betaling Vurdering av behov Fakturahåndtering Konkurransegjennomføring Ordrehåndtering Behov for tydelig innkjøpsorganisasjon definerte arbeidsprosesser og roller sikrer både effektiv ressursbruk og overholdelse av regelverk

22 Organisering anskaffelser ved UiB Sentralt: Kontor for innkjøp Anbudsprosesser Rammeavtaler Rådgiving BtB-tjenester Prosessleder for BtB (Bestilling-til-Betaling) Bestillernettverk Felles fakturamottak Lokalt: Bestillere Lokal innkjøper Forespørsler/rådgiving Bestillinger Registrering av varemottak / attestasjon Behandling av inngående faktura

23 Lederansvar 5.2 Leiarars ansvar ved innkjøp Innkjøp er ein av dei sentrale verksemdsprosessane i alle offentlege verksemder. Leiinga i kvar enkelt verksemd er ansvarleg for at innkjøp av varer og tenester støttar opp under måla som er sette for verksemda, og at dei vert utførte i samsvar med gjeldande lovar og reglar. Dette ansvaret kan ein leiar ikkje delegere.

24 Lederansvar 5.2 Leiarars ansvar ved innkjøp Leiarar må sørgje for ei robust organisering av ressursane med effektive rutinar, og sjå til at desse vert følgde. Dette inneber at det må avklarast kven som skal ha ansvar for kva typar innkjøp på kva nivå, og at det vert gitt tydelege mandat når det gjeld kven som skal stå for dei ulike fasane i ein innkjøpsprosess.

25 Lederansvar 5.4 Leiarar må gi innkjøpsområdet større merksemd Tydeleg leiingsfokus på innkjøpsaktiviteten i verksemdene er sentrale føresetnadar for profesjonelle og korrekte innkjøp, og regjeringa meiner at dette er ei av dei største utfordringane for innkjøpsområdet.

26 Anskaffelser - lederansvar Krav til ledere - oppsummert: Sørge for at retningslinjene blir kommunisert i egne enheter Legge til rette for bruk av Bestillere ved alle anskaffelser Rapportere avvik Følge opp avvik fra rutinene Være positive endringsagenter!!

27 Del II HANDLINGSROM?

28 «Amatøren» ser begrensninger Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Definert behov Begrensninger Behovsdekning Konkurranselovgivningen

29 Lov om offentlige anskaffelser Lovens formål: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling.

30 Lov om offentlige anskaffelser Det offentlige har altså et lovpålegg om å fremstå forretningsmessig. Dette skal vi gjøre ved; Konkurranse Åpenhet/etterprøvbarhet Likebehandling av leverandører

31 De grunnleggende kravene Hvorfor? Sikre at anskaffelser skjer basert på konkurranse! Sikre at formålet om kosteffektive anskaffelser ivaretas Ivareta leverandørenes rettsikkerhet Kan påberopes som selvstendig grunnlag for feil ved gjennomføringen Samtlige prosedyreregler/saksbehandlingsregler i forskriften (foa) er laget for å ivareta ett eller flere av de grunnleggende kravene Være retningsgivende for tolkningen av reglene i foa Hvordan skal reglene forstås? Hva gjelder der forskriften er taus?

32 Anskaffelsesprosessen tre faser Forberedelsesfasen Stort handlingsrom Behovet avgjørende Gjennomføringsfasen Fremgangsmåte velges etter beløpsstørrelse og kompleksitet (FOA) Oppfølgningsfasen Sjekke levering Følge opp leverandøren Kontrakten avgjørende Foto: Prof. Joachim Reuder, GFI Kilde:

33 Anskaffelsesprosessen Vurdere og definere behov Hvordan kan behovet dekkes Markedsundersøkelser Planlegge og organisere Budsjett Strategi Organisering av innkjøpet Fremdriftsplan Gjennomføre konkurranse Konkurransegrunnlag Kunngjøre Evaluere Tildele kontrakt Følge opp leveranse og kontrakt

34 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser.den profesjonelle ser handlingsrom Definert behov Gjennomsiktighet Forretningsmessighet Forutberegnelighet Forholdsmessighet Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Etterprøvbarhet Behovsdekning Konkurranse Likebehandling Konkurranselov givningen

35 Arbeidsstøtte på ansattesidene

36 Terskelverdiene har betydning for prosedyrevalg og dokumentasjon Over Over Over Må kunngjøres Valgfri prosedyre Må kunngjøres (EU) Lovpålagte dokumentasjonskrav Forhandlingsforbud Samme min. krav til dokumentasjon for alle anskaffelser over Anskaffelser under Ingen krav til skriftlig dokumentasjon Må følge grunnleggende prinsipper Må innhente flere tilbud (konkurranse)

37 Oppsummering FOA Kravet til konkurranse gjelder alle kjøp uansett verdi Risikoen øker jo større beløp både økonomisk og hva gjelder omdømme FOA tar høyde for dette Dokumentasjon kreves ikke for små kjøp Kjøp over krever levering av attester og dokumentasjon av gjennomført konkurranse Store kjøp må kunngjøres slik at alle interesserte leverandører kan levere tilbud Flere saksbehandlingsregler ved store anskaffelser (frister, formelle krav)

38 Dokumentasjon og betydning for leveranseoppfølgning Kravspesifikasjon Hva som skal kjøpes Basert på vurdering av vårt behov Sikrer at leverandør forstår hva som skal leveres Grunnlag for å vurdere om varen/tjenesten er levert Konkurransegrunnlag Hvordan tilbud skal leveres Hvilke krav vi stiller til leverandørene Hvilke kriterier vi skal se på ved evalueringen av tilbudene Tilbud Leverandørenes svar på våre krav Kontrakt

39 Dokumentasjon og betydning for leveranseoppfølgning Konkurransegrunnlag Kravspesifikasjon Utkast til kontrakt Tilbud Kontrakt B e s t i l l i n g Leveranse

40 Kontrakter Konkurranser brukes for å 1. finne beste leverandør 2. avtale vilkår for leveransen Ved bruk av kontrakten kan vi sikre riktig leveranse fornuftig risikofordeling lovpålagte krav Eksempler PCR-maskiner Digital eksamen Kjøp utenfor rammeavtaler Hvem har risikoen under frakt ved feil for resultat

41 Om rammeavtaler Rammeavtale er en avtale som fastsetter vilkårene for kontrakter og kjøp i en gitt periode Rammeavtaler inngås på bakgrunn av konkurranse i markedet og kan være inngått med en enkelt leverandør eller flere UiBs rammeavtaler skal benyttes ved alle innkjøp Eneste unntak er om du har et behov som ikke dekkes av en av de eksisterende rammeavtalene Det er BDMs ansvar å følge opp at alle ansatte forholder seg til rammeavtalene En oppdatert oversikt over rammeavtalene ved UiB, finner du i innkjøpsportalen innkjop. og avtaleportalen

42 Rammeavtaler Viktig strategisk verktøy for gjentagende enkeltkjøp (80 prosent av alle kjøp foregår hos 20 % av leverandørene stk) Bedre betingelser Muliggjør leverandørutvikling UIB har ca 120 rammeavtaler Avtalene er forpliktende Utfordring: lojalitet Viktige aspekter også utover pris (eksempel kjemikalier)

43 Egenimport av kjemikalier et eksempel Klassifisering og merking av farlige kjemikalier Dersom UiB produserer, importerer, eksporterer eller omsetter farlige kjemikalier og kjemiske produkter, må vi sørge for at disse kjemikaliene og produktene blir klassifisert, merket og emballert riktig, samt innmeldt til Produktregisteret. Utarbeidelse sikkerhetsdatablad for farlige kjemikalier: Dersom UiB fremstiller, importerer eller omsetter farlige kjemikalier til yrkesmessig bruk, har vi plikt til å utarbeide og legge ved sikkerhetsdatablad Enkelte kjemikalier er det totalforbud mot å bruke og importere Ved bruk av rammeavtalen er alle HMS-krav ivaretatt, inkludert levering av forskriftsmessige sikkerhetsdatablad

44 Fagkompetanse - avtaleprosessen Kontor for innkjøp ansvarlig for alle anskaffelser over NOK ivaretar ansvar for all dokumentasjon for disse anskaffelsene sikrer profesjonalitet og likebehandling håndterer innsynskrav og klager tar stilling til kontraktstype og følger opp leverandør bygger kompetanse i organisasjonen og bidrar til at lederansvar ivaretas inngår forpliktende rammeavtaler i samarbeid med brukermiljøene ansvarlig for utarbeiding av egnede rutiner samt bidra til at enhetene etterlever lover og forskrifter Resultatmål Registrere alle bestillinger i bestillingssystemet Dokumentere alle kjøp over ,- Sørge for at alle med budsjettdisponeringsmyndighet har fått tilbud om kurs i anskaffelser Etablere rammeavtaler for alle relevante områder hvor UiB handler for mer enn kr Utarbeide egnede indikatorer for overvåkning av avtalekvalitet og innsparing Etablere kontrollerfunksjon Korrupsjon og smøring skal ikke forekomme ved UiB - skal i perioden ikke avdekkes slike forhold gjennom revisjon og eller media

45 Hvilke kjøp skal gjøres i Bestillingssystemet? Alle innkjøp hvor en leverandør kommer til å sende en faktura til UiB skal utføres i bestillingssystemet Unntatt er: Reiser Fly og hotell bestilles via Berg-Hansen Reiseoppgjør gjøres via Personalportalen Abonnement hvor fakturabeløp varierer fra gang til gang Kjøp hvor faktura skal innom Lønningsseksjonen for innrapportering til skattemyndighetene (f.eks. undervisningstjenester fra enkeltmannsforetak) Det er BDMs ansvar at bestillingssystemet benyttes ved egen enhet Din enhets rekvirent/innkjøper skal sørge for at riktig prosess for kjøpet gjennomføres

46 Eksempler Eksempler: Kartlegging av konsekvenser ved stenging av Nygårdsparken Bistand ved Christiekonferanse Kjøp av gaver til besøkende Kjøp av mikroskop