GAVER, REPRESENTASJON OG UTGIFTSDEKNING Særskilt veiledning til forretningsetiske retningslinjer i EVRY

Transkript

1 GAVER, REPRESENTASJON OG UTGIFTSDEKNING Særskilt veiledning til forretningsetiske retningslinjer i EVRY

2 BAKGRUNN Forretningsetiske retningslinjer Korrupsjon og bestikkelser 2.6 EVRY tar avstand fra alle former for korrupsjon. Du skal aldri tilby eller motta ulovlige eller urettmessige pengegaver eller andre godtgjørelser for å oppnå forretningsmessige eller private fordeler for deg eller andre. EVRY har en streng holdning til gaver eller ytelser eller aktiviteter som kan oppfattes å ha et gaveelement i seg. Dette gjelder både i forhold til vår håndtering av våre kunder og hvordan våre medarbeidere og samarbeidspartnere skal forholde seg til denne type oppmerksomhet fra andre. Det er fastsatt en særskilt veiledning for hvordan hver enkelt skal forholde seg til denne type forhold og du har plikt til å sette deg inn i denne veiledningen og å etterleve den i praksis. Gaver og høflighetsgester 2.8 Du skal alltid utvise varsomhet i forhold til å tilby eller ta i mot gaver og høflighetsgester. Du skal ikke under noen omstendighet motta gaver eller andre godtgjørelser dersom det er rimelig å anta at dette er egnet til å påvirke forretningsmessige beslutninger. Det vises til en særskilt veiledning om hvordan hver enkelt skal forholde seg til denne type forhold og du har plikt til å sette deg inn i denne veiledningen og å etterleve den i praksis. Tvilstilfelle må du alltid forelegge for nærmeste overordnede.

3 GRUNNLAGET FOR DEN SÆRSKILTE VEILEDNING Næringslivets Hovedorganisasjon NHO har utarbeidet en særskilt veiledning til bruk for bedriftenes holdninger og praksis i forhold til gaver, representasjoner og utgiftsdekning. (...crossing the line). Denne særskilte veiledning har vi tilpasset EVRYs virksomhet I denne særskilte veiledning finner du tre kategorier av ytelser: o Gaver (varer, tjenester, penger) o Representasjon (bespisning, opplevelser, kurs, kundearrangementer) o Utgiftsdekning for andre enn EVRY ansatte (reise og opphold, diett/lommepenger, m.m) For hver kategori vil du finne eksempler over ytelser inndelt i rød, gul og grønn klassifisering Til hjelp med den spesifikke klassifisering stilles det noen spørsmål for hver av de tre hovedkategorier av ytelse.

4 KLASSIFISERING Rød klassifisering: Situasjoner som bør unngås fordi de er åpenbart ulovlige, eller fordi det er en sterk mulighet for at de kan være ulovlige Gul klassifisering: Kan i noen tilfeller være ulovlig eller uetisk, men ikke nødvendigvis Grønn klassifisering: Juridiske og etiske forsvarlige i de fleste tilfeller

5 GAVER Tenk særlig på: Hva er formålet med gaven? Er du i en tilbuds-/ forhandlingssituasjon? Personlig til selskapet? Forventes gjenytelse? Betydelig ubetydelig verdi? Kunne EVRY gitt/tatt imot en gave av samme verdi? Hvilke etiske retningslinjer har Er offentlig eller privat ansatt Gis gaven skjult eller åpent? Leveres den hjem eller på jobben? Er gaven gitt til mange eller bare til en? Hvor ofte?

6 GAVER (varer, tjenester, penger) UAKSEPTABELT MÅ VURDERES ER SOM REGEL GREIT Penger (og annet som lett kan innløses i penger) Personlige gaver ved runde år og andre anledninger Gaver av liten verdi, for eksempel en flaske vin eller blomster når du har holdt foredrag Ytelser i form av f.eks. arbeid på mottakers private eiendom/materialer levert hjem Gaver med betingelser Gaver til selskapet ved store anledninger Konkurranser med premier som kan betraktes som gaver Profilgaver av ubetydelig verdi Lojalitetsbonus til ansatte som privatperson som del av et åpent fordelsprogram (fly/hotell) Returprovisjon/kickback til privatperson Gaver som kan påvirke i en tilbuds- / forhandlingssituasjon Takk for hjelpen gaver

7 REPRESENTASJON Tenk særlig på: Hva er formålet med invitasjonen? Er du i en tilbuds-/ forhandlingssituasjon? Går invitasjonen til en person eller til selskapet? Har dere snakket om hvem som bør gå? Forventes gjenytelser? Betydelig ubetydelig verdi? Kunne EVRY gitt/akseptert en tilsvarende invitasjon Hvilke etiske retningslinjer har Er offentlig eller privat ansatt Er flere eller bare en invitert? Hvor ofte? Hvem betaler reise og opphold? Er faglig innhold av tilstrekkelig kvalitet og relevans?

8 REPRESENTASJON (bespisning, opplevelser, kurs, kundearrangementer) UAKSEPTABELT MÅ VURDERES NØYE ER SOM REGEL GREIT Kostbare reiser, opphold og arrangementer med lite faglig innhold, der andre enn egen bedrift dekker utgiftene Bevertning eller arrangementer som er egnet til å påvirke i en tilbuds-/forhandlingssituasjon Faglige arrangementer der reise og/eller opphold betales av andre Billetter til sports- og kulturarrangementer Arbeidslunsj og arbeidsmiddag med akseptabelt kostnadsnivå Faglige arrangementer med et innhold av tilstrekkelig kvalitet og relevans der deltakers arbeidsgiver dekker reise og opphold Seksuelle tjenester Dyre måltider Inkludering av ledsager fullt ut betalt av ansatt Inkludering av ledsager dersom ikke fullt ut betalt av ansatt Invitasjon til private anledninger (privat hytte, bryllup)

9 UTGIFTSDEKNING FOR ANDRE ENN EVRY ANSATTE Tenk særlig på: Hvorfor skal EVRY betale for, eller få utgifter refundert? Er dette tydelig business-relaterte Er utgiftene relevante, og kan de dokumenteres? Er det mulig for EVRY å håndtere betaling i stedet for forskuddsbetaling Er utgiftsdekningen avtalt med mottakers selskap, og ikke bare med den som mottar den Er du i en tilbuds-/ forhandlingssituasjon? Betydelig ubetydelig verdi? Hvilke etiske retningslinjer har Er offentlig eller privat ansatt

10 UTGIFTSDEKNING FOR ANDRE ENN EVRY ANSATTE (Reise og opphold, diett/lommepenger, m.m.) UAKSEPTABELT MÅ VUDERES NØYE ER SOM REGEL GREIT Kontantutbetaling uten avregning og dokumentasjon Dekning av annet enn normale oppholdsutgifter over hotellregningen Dekning av private utgifter Forskudd eller kontantutbetaling (forutsatt avtale om bruk og dokumenterte utgifter) Innkvartering med høy standard Reise over lange avstander, dyre billetter Dekning av utgifter for ledsagere Betaling av utgifter for offentlig ansatte Deltakelse på vertens egne faglige arrangementer (forutsatt at reise og opphold betales av egen bedrift) Felles transport (f.eks. minibuss over moderate avstander)

11 HVIS DU ER USIKKER Ikke nøl med å konsultere o din nærmeste leder eller o Compliance Officer (compliance@evry.com) Det er ditt ansvar å følge EVRY regler og retningslinjer som støtter opp om våre verdier og etiske standarder i tillegg til lokale lover