Likestillings- og diskrimineringsombudet

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 1 av 19 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Saksnr. 14/1700 Vedlegg 1 Leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner kravspesifikasjon Vedlegg 1.1 dokumentasjonskrav Dokumentasjonskrav - dokumentasjonskrav som er tilknyttet foretakets organisatoriske og juridiske stilling, økonomiske og finansielle kapasitet Oversendelsesbrev, jf. pkt 6.3 Skatteattester skatt og merverdiavgift (to attester), jf. pkt 4.1 Leverandørens svar (For eksempel: Sett OK at kravet er oppfylt, Ja/Nei, leveres ved tilbudet eller eventuelt med beskrivelse eller forklaring.) HMS-egenerklæring, jf. pkt 4.2 Firmaattest, jf. pkt. 4.3 Juridisk stilling Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet, jfr. pkt. 4.4 Aktivitets- og redegjøringsplikt, jfr. pkt. 4.5 Tilbyders evne til å levere, jfr. pkt. 4.6 og vedlegg 4 Betalingsbetingelse: per 30 dager og tilbyder må kunne levere elektronisk faktura, jfr. pkt. 4.6 Opplysninger om tilbyder Oversikt over forbehold, jf. pkt 6.5 Egenerklæring om fortrolighet, jf. pkt. 6.6 (ja /nei)

2 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 2 av 19 Dokumentasjonskrav i forbindelse med sosiale, etiske og miljømessige hensyn Leverandørens svar (For eksempel: Sett OK at kravet er oppfylt, Ja/Nei, leveres ved tilbudet eller eventuelt med beskrivelse eller forklaring.) Vedlegg 3 Leverandøren skal være medlem i en returordning for brukt emballasje eller selv har etablert tilsvarende ordning Forhold til underleverandørene Energiforbruk Egenerklæring om etiske og sosiale hensyn Har tilbyder et miljøstyringssystem som er sertifisert av tredjepart og hvilken standard? For eksempel ISO 14001, EMAS, miljøfyrtårn eller svane. Legg ved dokumentasjon på medlemskap i Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning for emballasje, eventuell dokumentasjon på at slik godkjenning vil bli oppfylt. Stilles det miljøkrav til underleverandørene? Energiøkonomiske tiltak/energieffektive løsninger

3 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 3 av 19 Vedlegg 1.2 informasjon om multifunksjonsskriver (modell) som tilbys og ekstra enheter (etterbehandler) Legg ved for eksempel produktbrosjyrer, spesifikasjon, teknisk informasjon, med mer. Vi ber om at beskrivelsen eller dokumentasjonen må kunne vise følgende som minimum informasjon: - Standardfunksjoner og spesifikasjoner - Spesifikasjoner om utskrift - Spesifikasjoner om kopiering - Spesifikasjoner om skanning og utsending - Spesifikasjoner om faks og utsending - Spesifikasjoner om drivere og tilkobling/skriverkontroller - Spesifikasjoner om papirbehandling - Spesifikasjoner om enhetsadministrasjon - Spesifikasjoner om fysiske mål og miljø - Spesifikasjoner om tilleggsutstyr - Produktutmerkelse, anerkjennelse, sertifisering

4 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 4 av 19 Vedlegg 1.3 kriterier for valg av leverandør kvalitet, funksjonalitet og service (50 %) Innledning LDO har per i dag: - 2 x Xerox WorkCentre 7435 på to skriverom - 1 x Xerox WorkCentre 7435 med ekstra etterbehandler på et skriverom ved resepsjon (brukes som faks i tillegg) Maskinen brukes også som faks. Maskinene brukes primært til: utskrift fra lokal-pc/server, skanning til e-post/felles-mappe i PDF/A (ISO og ISO )/jpeg/TIFF, kopiering, utskrift med stiftbinding, utskrift som A4 og A5 hefte og faks. Dette er normal bruk hos oss: - Daglig utskrift er primært i A4, 2 sidig og sort/hvitt. - Utskrift av 60 til 80 eksemplar (av og til) cirka 100 siders dokument, farger, 2 sidig, A4 med 1 stift - Utskrift av 60 til 80 eksemplar (av og til) cirka 60 siders dokument, farger, 2 sidig, A4 hefteproduksjon med ryggestift - Skanning ofte med mer enn 100 siders dokument, 2 sidig med OCR funksjon og blanding av farger og sort/hvitt Eksisterende maskiner LDO har i dag er integrert på LDOs IKT server plattform (fil-server) og Outlook Active Directory (domain server LDO- DS1). Samt Equitrac office manager 4.21 Follow you løsning med kortleser tilkoblet på maskinen via USB. Leverandøren bes besvare alle krav og utfyllende beskrive hvordan kravene oppfylles i tilbudt løsning. Leverandørene oppfordres dessuten til å tilby og begrunne/beskrive relevant og verdiøkende funksjonalitet utover de oppstilte krav. Krav til og informasjon om multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Leverandørens svar (For eksempel: sett OK at kraven er oppfylt, Ja/Nei, leveres ved tilbudet eller eventuell med beskrivelse eller forklaring.) Leverandør er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter.

5 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 5 av 19 Dekker de nye maskinene LDOs behov for utskrift, skanning, kopipering og mer. (Jf. Innledningen ovenfor i vedlegg 1.3) Kan de nye maskinene integreres og ha samme funksjonalitet i nettverket som de eksisterende maskiner LDO har i dag? Dvs at de skal kunne motta og produsere jobber på samme måte som øvrig utstyr. (Jf. Innledningen ovenfor i vedlegg 1.3 og vedlegg LDOs IKT serverplattform) Er maskinene kompatibelt til Equitrac Follow you løsning? Vi har per i dag installert kortlesere og Equitrac Office Manager 4.21 på en LDOs fil-server og integrert mot en domain-server Outlook Active Directory (server LDO-DS1, jf. Vedlegg LDOs IKT server plattform) Oppfyller alle tre maskinene krav i henhold til forskrift om elektronisk utstyr av 15. august 1995, som sikrer gjennomføringen av de direktiver som omfattes av EØS avtalen og som gjelder elektronisk utstyr? Oppfylles produktene sikkerhetskrav og krav til EMC (elektromagnetisk kompabilitet)? Er produktene CE merket? (Jf. ) Hvordan sikkerheten av data i hardisken på maskinen ivaretas? Dette gjelder både på utskrifter, kopiering og skanning. Vis gjerne til sikkerhetssertifisering. Beskrivelse av maskinens fysisk størrelse med presisering av for eksempel papirmagasin/etterbehandler/serviceluker/avstand mot veggen/minimum avstand for skuffene skal kunne åpnes osv.

6 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 6 av 19 Utstyret må kunne håndtere papirformatene A5, A4, A3, A4R. Angi minste til største mulige papirformat samt laveste til høyeste gramvekt. Angi hastigheter for trykk på forskjellige gramvekter i hhv sort/hvitt og farge 80g / 120g / 160g / 200g / A4 transparent / A4 etiketter Angi kapasitet til print memory (Gigabyte). Hvor lang tid tar det fra å slå maskinen på til første utskrift? Angi oppvarmingstid etter energisparingsmodus. Er det kalender og timer-funksjon som kan innstilles når maskinen skal være på/av? Brukergrensesnitt brukervennlighet (For eksempel med berøringsskjerm, lettfattelig tekst, justeringsmulighet for kontrast på skjermen og tekststørrelse for svaksynte.) Vi skriver av og til ut store PDF-filer (100 sider) i 60 eksemplarer med lite blanding av farger. Er det sertifiserte Postscript-drivere som kan benyttes av serverer/pcer? Hvordan er kvaliteten på trykksaken fra første til siste ark? (Tekst og farger må gjengis korrekt.) Beskrivelse av kapasitet til materen (A4, A3 m.m.) Kan maskinen settes med 2-sidig utskrift som default? Oppløsning på utskrifter og kopiering skal være minimum 600 x 600 dpi. Beskriv kvalitet på utskrifter. (Vi bruker ofte 80 grams A4 laser kopi-papir) Legg ved utskriftsprøver og beskriv utskriftsinnstillinger.

7 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 7 av 19 Er det funksjon med stifting (med 2 eller 4 stifting), hulling (2 eller 4 hull)? Oppgi antall ark som kan stiftes/hulles. Er det heftproduksjonsfunksjon? Hvor mange ark? Oppløsning på skanning skal være minimum 600 x 600 dpi. Beskriv funksjon og kvalitet på skanning. (Filformat og oppløsning) Maskinen må kunne skanne til JPEG, TIFF og Adobe godkjent PDF, PDF/A (ISO og ISO ) format. Kan maskinen skanne til e-post og til en felles mappe på internt nettverk? Er OCR (optical character recognition) funksjon innbygd i skanningsfunksjon og støtter nordisk språk? Hvor mange ark kan legges i materen for skanning? Beskriv hastighet ved skanning. (A4 1-sidig og 2-sidig) Jf. innledningen at vi ofte skanner dokumenter som er mer enn 100 sider, 2-sidig med OCR funksjon og blanding av farger og sort/hvit. Angi hastighet i tilsvarende tilfelle med spesifikasjon av innstilling. Kan maskinen kalibreres automatisk uten ekstra utstyr? Beskriv tilkoblingsinterface og krav. For eksempel TCP/IP, USB, trådløs, ethernet. (Eksisterende maskinen er tilkoblet gjennom TCP/IP, ethernet 1 GB)

8 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 8 av 19 Støtter drivere LDOs IKT servermiljø: - Terminalserver med windows Terminalserver med Outlook 2010 og MS Office Lokal PC med Windows 7 - Lokal PC med Outlook 2010 og MS Office 2010 Beskriv hvis det er tekniske behov for å integrere til LDOs IKT serverplattform. Leverandør installerer. Beskriv for eksempel rutinen om levering, montering, installasjon, oppkobling, testing. Hvilke forpliktelser er knyttet til bruk av leverandørens toner eller papir eller andre forbruksprodukter (angi eventuell pris og betingelse om binding)? Deler for drift, reparasjon, erstatning eller oppgradering garanteres å være tilgjengelig i minst 5 år etter at produktet er produsert. Opplæring i bruk, vedlikehold, avlesing av telleverk og mer. (For eksempel opplæringsform, varighet og målsetting. Dette er mer for superbrukere eller IT support.) Skal leverandør utarbeide og levere nødvendig dokumentasjon i forbindelse med bruk av maskinene? (For eksempel system-, bruker-, installasjon-, driftdokumentasjon.) Serviceavtale (hva er inkludert og ikke inkludert).

9 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 9 av 19 Teknisk vedlikeholdsavtale hvis det ikke er inkludert i serviceavtale. Beskriv med presisering i vedlegg 1.6 om pris. Leveringstid levering av maskin Leverandøren skal sette opp kopimaskinene i den enkelte lokasjon, og gjøre maskinene klare til bruk (herunder en evt. tilpasning av hurtigtaster) innenfor den avtalte leveringstiden. Med leveringstid menes tid fra mottatt bestilling til maskinene er levert og klar til bruk på tjenestestedet. Emballasje tas med av leverandør. Leveringstid levering av forbrukvarer (må presiseres, for eksempel tonere) Responstid - tid fra henvendelsen er registrert til leverandørens tilbakemelding mht oppdraget. Ved evt. gjentatte driftsstans/problemer (3 ganger pr. måned) skal leverandøren bytte ut maskinen? Leverandøren må ha rutiner ved feil på maskinene, herunder responstid og leveringstid for henholdsvis retting av feil og evt. lånemaskin. Responstid driftsstans/problem Hvor mange timer må vi vente på at service kommer ved stans av maskin? Er maskinen driftsikker? Oppgi MTBF (mean time between failures) for maskinene og kritiske komponenter. (Legg ved dokumentasjon hvis det finnes.) Hvordan er estimert teknisk levetid for utstyret? For eksempel antall print og/eller antall år.

10 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 10 av 19 Er det full service, garanti og oppdatering på maskinene fra leverandør? Hva som er inkludert og ikke inkludert? Er det oppdatering av programvare/drivere? Hvordan vil det bli gjennomført? (For eksempel software oppdatering eller annen oppfølging.) Annen relevant og nyttig funksjonalitet utover de oppstilte krav som er interessant for oppdragsgiver? (For eksempel kan maskinen integreres mot elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem? Beskriv med eksempel.)

11 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 11 av 19 Vedlegg 1.4 LDOs IKT serverplattform og plantegningen til skriverommene Vedlegg LDOs IKT serverplattform Maskinene er presentert på LDO-INTRA og integrert mot Active Directory, Equitrac Follow you. Equitrac Follow you office management 4.21 er integrert mot LDO-DS1 og LDO-Fil server.

12 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 12 av 19 Vedlegg LDOs plantegning skriverom ved resepsjonen Kopirom

13 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 13 av 19 Vedlegg LDOs plantegning skriverom ved Avdeling for lov og rettigheter Kopirom

14 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 14 av 19 Vedlegg LDOs plantegning skriverom ved Drift og utviklingsavdelingen Kopirom

15 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 15 av 19 Vedlegg 1.5 kriterier for valg av leverandør miljø og sosial hensyn (10 %) Krav til og informasjon om multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Det kreves at leverandøren er medlem av materialselskapenes returordning (for eksempel Grønt Punkt Norge) eller er tilknyttet eller selv driver annen tilsvarende godkjent ordning for innsamling og gjenvinning av emballasjeavfall. Legg ved en kopi av lisens/sertifikat fra Svanen/Blå Engel/tilsvarende. Har leverandøren et system for retur av elektronisk avfall? Har leverandør etablert returordninger i forhold til forbruksmateriell? (For eksempel tonerpulver, tonerkassetter, olje, maskindeler.) Leverandørens svar (For eksempel: sett OK at kraven er oppfylt, Ja/Nei, leveres ved tilbudet eller eventuell med beskrivelse eller forklaring.) (Ja/nei og beskrivelse) (Ja/nei og beskrivelse) (Ja/nei og beskrivelse) Støynivå angis i db Har maskinene funksjoner som bidrar til miljøvennlig drift, som løsning for 2- sidige kopier/utskrifter, automatisk energisparemodus, avstengning, tonersparmodus og lignende? Strømforbruk hvilemodus (kwh) Strømforbruk drift (kwh) Program for energisparing

16 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 16 av 19 Vedlegg 1.6 kriterier for valg av leverandør pris (40 %) Pris: (Alle priser oppgis ekskl. mva.) Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK), eksklusive merverdiavgift, fritt levert (Delivered duty paid, DDP Incoterms) til de respektive kopirommene. Prisene skal dekke alle omkostninger ved leveransen. Vennligst presiser om prisene er inklusive drift, installasjon, transport, kort opplæring, miljøavgifter og eventuelle andre kostnader. Samt alt nødvendig forbruksmateriell unntatt papir, transparenter og stifter. Ved reduserte priser på grunn av kampanjer, markedsendringer eller kostnadseffektivisering skal kontraktens priser reduseres tilsvarende. Prisene skal presiseres med hva som er engangsutgift (for eksempel montering), hva som er faste utgifter pr måned og hva som er variable utgifter avhengig av bruken. LDO har per i dag: - 2 x Xerox WorkCentre x Xerox WorkCentre 7435 med ekstra etterbehandler Statistikk om telleverksbelastning (gjennomsnitt ): Telleverksbelastning Antall kopier sort/hvitt A4 Antall kopier farge A4 Per måned Per kvartal

17 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 17 av 19 Ved utforming av tilbudet, ber vi om at prisskjemaet nedenfor benyttes (ett for hver modell). Tilbyder kan legge ved også eget prisskjema for å suplementere. 1. Leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Hvor mange? Maskintype (modell) Leie pr. kvartal Beregnet årskostnad Multifunksjonsskriver 2 Kr Kr Multifunksjonsskriver med etterbehandler 1 Kr Kr Totalt Kr Kr Annet: - Eventuelle kostnader tilknyttet montering/demontering: Beskrivelse: 2. Serviceavtale: Presiser og beskriv hvis det er forskjellige plan til service/vedlikeholdsavtale man kan velge. For eksempel at serviceavtale inkluderer tonere og man betaler kun telleverksbelastning. (Beskriv hva serviceavtale inkluderer og eventuell kostnad pr år. Legg ved eksempel eller beregning.) Serviceavtale Serviceavtale med hvem? (Hvis det ikke er samme leverandør) Pris pr kvartal Kr Pris pr år Kr

18 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 18 av 19 Hva er inkludert i serviceavtalen? (For eksempel vedlikehold, alle slitedeler, alle driftsutgifter og all forbruksvare som silikon, toner og liknende.) Hva er IKKE inkludert i serviceavtalen? Skal det foretas en avregning ut i fra fastsatt pris pr utskrift, basert på faktisk bruk etter avlesning av teller på maskinene? Hvordan er avregningen? Beskrivelse om responstid, erstatning, binding og andre betingelser? Legg ved en kopi av avtalen som et eksempel. 3. Pris pr telleverksbelastning: Telleverksbelastning Pris er basert på? Estimert telleverksavlesning pr kvartal Estimert kostnad pr kvartal Beregnet årskostnad Sort/hvitt A Kr Kr Farge A Kr Kr Totalt Kr Kr Annet (for eksempel administrasjonsgebyr): Beskrivelse:

19 Åpen anbudskonkurranse leie av multifunksjonsskrivere/kopimaskiner Side 19 av 19 Jeg/vi bekrefter at opplysningene i dette skjemaet er gitt etter beste skjønn og inneholder etter mitt vitende ikke feilaktige opplysninger. Jeg/vi er kjent med at feilaktige opplysninger kan medføre at avtalen heves. Jeg/vi er videre innforstått med at ytterligere informasjon kan bli innhentet. Sted og dato: Kontaktinformasjon (e-post/telefon): Navn i blokkbokstaver: Underskrift: Ansvarlig leder hos leverandør: