2 stk Kapillærelektroforeseapparater

Transkript

1 Tilbudsforespørsel for planlagt anskaffelse 2 stk Kapillærelektroforeseapparater Saksnr: 14/592 Tilbudsfrist: kl. 12:00 Oppdragsgiver: Folkehelseinstituttet Pb 4404, Nydalen 0403 Oslo Kontaktperson: Navn: Babek Saifalsadaty Tittel: Innkjøpsrådgiver Telefon: E-post: babek@fhi.no

2 Innholdsfortegnelse 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Oppdragsgiver... 3 Vår visjon: Et friskere folk... 3 Organisering Kontaktperson Anskaffelsens formål Krav til leverandørene Krav til ytelsen og tildelingskriterier Kravspesifikasjon - minstekrav Tildelingskriterier Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Forbehold og avvik Kommunikasjon og tilleggsopplysninger Avtalens varighet Opsjon Vedståelsesfrist Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming... 7 Vedlegg... 8 Tilbudsforespørsel 14/592 Side 2 av 8

3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser 1.1 Oppdragsgiver Folkehelseinstituttet er myndighetenes faglige rådgiver på områdene smittevern, miljømedisin, epidemiologi, psykisk helse, rettsmedisin og rusmiddelforskning. På disse områdene gir instituttet råd og bistand til myndigheter, helsetjeneste, rettsapparat, påtalemyndighet, politikere, media og publikum. Vår visjon: Et friskere folk Instituttet skal være en pådriver for å bedre befolkningens helse og livskvalitet, og forebygge sykdom og helseskade. Instituttet skal også bistå påtalemyndighet og rettsapparat i å oppklare straffe -og sivilrettslige saker. Organisering Folkehelseinstituttet er direkte underlagt Helse-og omsorgsdepartementet, sidestilt med Helsedirektoratet, Helsetilsynet og Legemiddelverket. Instituttet består av seks divisjoner: Epidemiologi, Miljømedisin, Psykisk helse, Rettsmedisin og rusmiddelforskning, Smittevern, samt Samfunnskontakt og instituttressurser. For mer informasjon om Folkehelseinstituttet, se Kontaktperson Folkehelseinstituttets kontaktperson er: Babek Saifalsadaty Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Se kontaktperson på forsiden Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Folkehelseinstituttet hva gjelder tilbudsforespørselen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsens formål Kapillærelektroforese til bruk i mikrobiologisk laboratorievirksomhet ved avdeling for næringsmiddelbårne infeksjoner. Apparatene skal benyttes til analyser av kvalitet og kvantitet av DNA, RNA og proteiner. I tillegg benyttes det til å påvise PCR-produkter. Tidsplan Aktivitet Tidspunkt Invitasjonen sendt til tilbydere Uke: 13 Tilbudsfrist kl. 12:00 Tilbudsevaluering og valg av tilbud og Uke: bestilling Kontraktsinngåelse Uke: 17 Vedståelsesfrist 120 dager fra tilbudsfrist Tilbudsforespørsel 14/592 Side 3 av 8

4 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfrist er veiledende. 2 Krav til leverandørene Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling og regnskap Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav/informasjon o Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder o Siste års revisjonsberetning Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Firmaattest skal legges ved. 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravspesifikasjon - minstekrav Punkt Minstekrav Apparatet 1. Apparatene skal brukes til analyser av DNA, RNA og proteiner. 2. Apparatene skal kunne analysere 1 ul prøvemateriale. 3. Apparatene skal benytte assay analyser (chip-teknologi) på maksimum 12 prøver pr. chip. 4. En analyse av 12 PCR-produkter skal ikke overstige 1 time. Dokumentasjon 5. Brukerveiledning og teknisk manual skal medfølge apparatet ved levering. 6. Program for forebyggende vedlikehold skal være enkelt og vedlegges anbudet. Opplæring 7. Opplæring av 5 personer ved instituttet skal inngå i tilbudet og gjennomføres i forbindelse med at utstyret settes i drift. Omfanget av denne opplæringen skal være spesifisert Tilbudsforespørsel 14/592 Side 4 av 8

5 3.2 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Dokumentasjonskrav Vekt 1. Økonomi. Herunder: 30% Pris for 2 kapillærelektroforese apparat inkludert nødvendig tilleggsutstyr som kreves for oppsett Det skal oppgis pris for 2 elektroforeseapparat 300 stk DNA chiper Annet nødvendig tilleggsutstyr som f.eks software, vortex mikser og sprøytestasjon Kostnad pr prøve Kostnad for analyse av ca. 100 prøver skal oppgis Pris for opplæring av 5 personer Pris for opplæring av 5 personer skal Opsjon pris for kits med chip er, nødvendige kjemikalier og kontroller for inntil 2000 analyser pr år i 5 år. (sammenligningsgrunnlaget er pris over 5 år) 2. Kvalitative og funksjonsmessige egenskaper. Herunder: Høy Sensitivitet legges ved tilbudet Følgende ønskes dokumentert: Pris pr kit Pris for kit for inntil 2000 analyser Pris for kit for inntil 2000 prøver pr år i 5 år. Det skal angis sensitivitet for deteksjon av protein, DNA og RNA Dimensjon under 12 prøver pr chip Det skal angis antall prøver pr. chip Gode spesifikasjoner på nødvendig tilbehør Syklus-tid med 12 prøver skal være rask Det bør være enkelt å eksportere rådatafiler til andre formater som f.eks Excel, powerpoint og jpeg. (MS office2007/2010) Data bør kunne eksporteres til Microsoft SQL Server, som er instituttets databaseplattform Programmet bør kunne lagre data ved strømbrudd midt i en kjøring. Programvaren bør kunne installeres på flere uavhengige PCer. Programvaren bør være kompatibel med Windows 7, 64 bit. PC Det skal angis spesifikasjoner på nødvendig tilbehør Det skal angis syklus-tid med 12 prøver. 50% Tilbudsforespørsel 14/592 Side 5 av 8

6 anskaffes lokalt Brukervennlig programvare Beskrivelse av programvare skal spesifiseres 3. Tid, service og support. Herunder: 20% Rask responstid Rask funksjonsvalidering - Dvs. jo kortere tid jo bedre. Leveringstid Det skal angis hvor raskt feil er utbedret, eller erstatningsmaskin er på plass hos FHI, etter innmeldt feil på utstyret Det skal angis hvor rask funksjonsvalideringen er Det skal oppgis leveringstid på kapillærelektroforeseapparatene (inkludert all nødvendig tilleggsutstyr som kreves for oppsett) 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av denne tilbudsforespørselen. Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 4.2 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av tilbudsforespørselen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at Folkehelseinstituttet kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som vesentlige forbehold. Tilbudsforespørsel 14/592 Side 6 av 8

7 4.3 Kommunikasjon og tilleggsopplysninger Av hensyn til saksbehandlingen ber vi om at kommunikasjon i våre anskaffelsessaker foregår på e-post med tittel og saksnummer i e-postens emnefelt. Dersom leverandøren finner at tilbudsforespørselen ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Folkehelseinstituttet. Dersom det oppdages feil i tilbudsforespørselen, bes det om at dette formidles skriftlig til Folkehelseinstituttets kontaktperson. Skriftlig henvendelse merkes: «14/592, 2 stk Kapillærelektroforeseapparater» og sendes til Folkehelseinstituttets kontaktperson: babek@fhi.no 4.4 Avtalens varighet Enkelt kjøp Ved avtaleinngåelse vil følgende avtaledokument bli benyttet: Generelle betingelser for kjøp av varer enkel Opsjon Opsjon for kits med chip er, nødvendige kjemikalier og kontroller for inntil 2000 analyser pr år i 5 år. 4.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 120 dager fra tilbudsfrist. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet bes sendt per e-post til: babek@fhi.no Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, og tydelig merkes med: 14/592 2 stk Kapillærelektroforeseapparater i merknadsfeltet. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av denne tilbudsforespørselen. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Eventuell forside Tilbudsforespørsel 14/592 Side 7 av 8

8 2. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i denne tilbudsforespørselen. Videre må brevet inneholde o Navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson o Bekreftelse på vedståelsesfristen o Redegjørelse for alle tildelingskriteriene i punkt Dokumentasjon på alle krav i punkt 2 4. Besvarelse av spesifikasjon i punkt 3.1 kravspesifikasjon Vedlegg o Kontrakt: Generelle betingelser for kjøp av varer - enkel Tilbudsforespørsel 14/592 Side 8 av 8