Konkurransegrunnlag. Anskaffelse av Semi-nedgravde avfallsløsninger

Transkript

1 Anskaffelse av Semi-nedgravde avfallsløsninger Åpen anbudskonkurranse Tilbudsfrist: mandag kl 12:00

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Anskaffelsen Oppdragsgiver Bakgrunn og formål Absoluttkrav Generelle krav... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.5 Leverandørens forståelse av anskaffelsen... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2 Anskaffelsens volum Anskaffelsesprosedyre og kunngjøring Krav til leverandør Kvalifikasjonskrav Tilbudets struktur Kontaktperson og spørsmål Avtalen Prosess for valg av leverandør Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Fremdrift, beslutning og meddelelse Kriterier som blir lagt til grunn ved tildeling av avtale Vedlegg... 7

3 Semi-nedgravde avfallsløsninger Side 3 av 7 1 Anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for anskaffelsen er Glåmdal Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (GIR). er et interkommunalt selskap som er eid av og driver renovasjonstjenester i kommunene Kongsvinger, Eidskog, Sør-Odal og Nord-Odal. Nærmere informasjon om virksomheten finnes på Bakgrunn og formål Formålet med denne anskaffelsen er å få etablert rammeavtale(r) på vareområdet seminedgravde avfallsløsninger, som skal sikre lovlig avtalegrunnlag og innkjøp samt enklere, raskere og sikrere prosesser for bestilling og kjøp på vareområdet. Anskaffelsen skal dekke oppdragsgivers behov mtp driftsikkerhet, utseende, brukervennlighet for kunde og renovatør. Anskaffelsen skal også dekke fremtidig behov for differensiert abonnement, brukeridentifisering, elektronisk lås, måling av fyllingsgrad som muliggjør behovstømming. 1.3 Absoluttkrav Alle tilbudte løsninger skal tilfredsstille følgende absoluttkrav: Tilfredsstille universell utforming Alt nedgravd utstyr skal ha en korrosjonsbeskyttelse som minimum holder 5 år Alle semi-nedgravde løsninger skal være utstyrt med topplokk som kan åpnes. Alle synlige deler over bakkenivå skal være overflatebehandlet eller lagd av et materiale som tåler nordiske temperaturforskjeller Avfallsløsningene skal kunne leveres i ulike størrelser, fra 1,3 til 5 m 3. Aktuelle størrelser spesifiseres i tilbudet. Tilrettelagt for fraksjonene restavfall, papp og papir, glass og metall og plast (innkaststørrelse samt merking) Være klargjort for enkel installering av fremtidige elektroniske komponenter beskrevet i kapitel 1.2 Det skal leveres målsatte tegninger/prinsippskisser sammen med tilbudet Containeren skal være lukket med innkast over bakkeplan Det skal være system for skikkelig forankring slik at brønnen er stabil Innersekk skal tømmes ved hjelp av «trålsekk» prinsippet Alle containere skal være utstyrt med løftefester for enkel montering Løsningen skal ha tilfredsstillende muligheter for å lett kunne monteres med ekstra innersekk av plast, som byttes ved hver tømming. 1.4 Generelle krav Opplæring Leverandør må besørge opplæring i montering og bruk av tilbudte løsninger, samt bidra som rådgiver ved plassering for å forhindre feilplassering i forhold til innlekking av vann etc. Garanti Oppdragsgiver forutsetter at garantien dekker feil og mangler ved produktet, som ved normal behandling kan tilbakeføres til materialfeil, manglende bearbeidelse eller utilstrekkelig værbestandighet. Leverandør må legge ved dokumentasjon på hva garantien dekker på tilbudte løsninger. Eventuelle sertifikater fra kvalitetskontrollinstitusjoner skal vedlegges.

4 Semi-nedgravde avfallsløsninger Side 4 av 7 Varighet Leverandør skal beskrive antatt levetid og garantert levetid på sine tilbudte løsninger. 1.5 Leverandørens forståelse av anskaffelsen Leverandør skal med bakgrunn i punktene beskrive sin forståelse av krav til tilbudte løsning(er) presist og godt forståelig, slik at oppdragsgiver kan få evaluert tilbudene effektivt og korrekt. Leverandør står fritt i å tilby priser på flere aktuelle utforminger / løsninger. Oppdragsgiver ønsker at leverandør priser sine tilbudte løsninger på en entydig og forståelig måte. Oppdelt pr alternativ og størrelse, elektroniske komponenter beskrevet i punkt 1.2 prises hver for seg og samlet. Eventuelle monteringskostnader skal spesifiseres. Leverandør skal oppgi leveringstid på tilbudte løsninger. 2 Anskaffelsens volum Anskaffelsens volum er vanskelig å anslå, da det ikke har eksistert tilsvarende avtaler tidligere, men etterspørselen etter slike løsninger har vært stigende de siste årene. For 2014, har vi tilbud ute som tilsvarer et volum på ca 2 mill. Volumet antas dermed å ligge mellom NOK 4-8 millioner eks. mva. for hele avtaleperioden på 2 år og opsjon på 1+1 år. Volumet er utelukkende et estimat og ikke bindende for oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar forbehold om endring eller bortfall av volum og behov, eksempelvis som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer eller aktivitetsendringer. 3 Anskaffelsesprosedyre og kunngjøring Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse,i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser del I og III. og Konkurransen er kunngjort på Doffin 4 Krav til leverandør Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Ingen restanser på skatter og avgifter av betydning Leverandøren skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leverandøren må ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Det vil spesielt bli lagt vekt på likviditet, soliditet og konkursprediksjon. Leverandøren må ha en organisasjon med tilstrekkelig ressurser til å kunne gjennomføre dette oppdraget. Det kreves at leverandør har et system for miljøledelse for å sikre leverandørens evne til å følge opp relevante miljøkrav i bransjen og bidra til fokus på miljø i utføring av tjenester. Det kreves at leverandørs lønns- og arbeidsvilkår skal følge gjeldende lover og regler, herunder krav til lønns- og arbeidsvilkår ikke dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende arbeidsplass og stilling.

5 Semi-nedgravde avfallsløsninger Side 5 av 7 Dokumentasjonskrav: Skatteattest for merverdiavgift* Skatteattest for skatt* HMS- egenerklæring Firmaattest Ekstern kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder. Leverandør skal gi en kort, men fyldig beskrivelse av egen organisasjon. Leverandør skal redegjøre kort og presist for eksisterende rutiner for oppfølging av relevante miljøkrav i bransjen og virksomhetens miljøpolicy. Dette kan også dokumenteres ved å legge frem sertifisering etter anerkjente standarder som ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn, eller tilsvarende dokumentasjon. Leverandør skal legge ved signert egenerklæring om lønns- og arbeidsmiljø *) Skatteattester skal ikke være eldre enn 6 mnd. ved utløp av tilbudsfrist. 5 Tilbudets struktur Tilbudet skal leveres i én original papirversjon og en USB minnepinne med signerte tilbudsdokumenter i PDF-format, alt annet i Word eller Excel format. Priser skal leveres på en Excel fil i tillegg til papir og pdf. Arkene skal ikke stiftes. Tilbyder bes spesielt påse at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet inkludert alle vedlegg er identisk. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene vil signert papirversjon bli lagt til grunn. Tilbudet skal inneholde følgende: 1. Signert tilbudsbrev 2. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er innfridd a) Firmaattest b) Skatteattest c) MVA-attest d) HMS egenerklæring e) Beskrivelse av egen organisasjon f) Redegjørelse for eksisterende rutiner for oppfølging av relevante miljøkrav i bransjen og virksomhetens miljøpolicy g) Signert egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår 3. Komplette priser på tilbudte løsninger (Husk Excel-fil) 4. Besvarelse på punkt 1.2 til 1.4 i dette dokument. 5. Eventuelle relevante brosjyrer/trykksaker Komplett tilbud skal legges i lukket konvolutt/innpakning og merkes: «Semi- nedgravde avfallsløsninger Åpnes kun av adressat» 5.1 Kontaktperson og spørsmål All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver i tilbudsfasen skal foregå skriftlig og gå gjennom oppdragsgivers kontaktperson. Merk henvendelser med: Avfallsløsninger Navn: E-post: Adresse: Tommy Gusterudmoen Telefon gusterudmoen@gir.hm.no Hærnesvegen 299, 2116 Sander

6 Semi-nedgravde avfallsløsninger Side 6 av 7 Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli tilgjengeliggjort på Doffin. Spørsmål til anskaffelsen og konkurransegrunnlaget skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert. 6 Avtalen Avtalen skal basere seg på denne tilbudsforespørsel, Avtaleområde: Semi-nedgravde avfallsløsninger. Vedlagt konkurransegrunnlaget. Avtataleperiode vil være fra signering av avtale og 2 år fremover med mulighet for ensidig prolongering, på de samme vilkår, med ytterligere 1+1 år. 7 Prosess for valg av leverandør 7.1 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Innsendelse av tilbud skal være oppdragsgiver i hende innen fredag For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandør må vedstå sitt tilbud i 90 dager, regnet fra dato på tilbudsfrist. 7.2 Fremdrift, beslutning og meddelelse Oppdragsgiver vil begynne gjennomgang og evaluering av tilbudene umiddelbart etter innleveringsfristen. Inntil bindende avtale er inngått, har oppdragsgiver rett til å anta et hvilket som helst av de innkomne tilbud, eller forkaste samtlige. Alle som har levert inn kvalifiserte tilbud vil få beskjed når valg av leverandør er tatt. 8 Kriterier som blir lagt til grunn ved tildeling av avtale Tildeling vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbud innenfor hvert alternativ på avtaleområdet basert på følgende vektede kriterier: Pris 70 % Skjønnsmessig vurdering av oppfyllelse og forståelse av de oppgitte ønsker og krav i punktene 1.3 og % Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra tilbyder. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet pris om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Dersom tilbyderne har tilbudt løsninger som blir bedømt å være fundamentalt forskjellige, vil oppdragsgiver forbeholde seg retten til å inngå rammeavtale med flere leverandører, på hele eller deler av den / de tilbudte løsningene. Tilbyder har selvstendig ansvar for å levere tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene.

7 Semi-nedgravde avfallsløsninger Side 7 av 7 9 Vedlegg HMS Egenerklæring Egenerklæring på lønns- og arbeidsvilkår