Sommerferien er her, og NBTA tar en liten pause før vi kommer med nye møter til høsten.

Transkript

1 TM UPDATE GOD SOMMER! Innhold: Innledning God sommer 1 Sommerferien er her, og NBTA tar en liten pause før vi kommer med nye møter til høsten. Vi har hatt et aktivt første halvår i 2012, med 6 møter hvorav 4 i Oslo og 1 møte i henholdsvis Stavanger og Bergen. Vi har fått høre mange spennende foredrag, og vi har hatt interessante møter med muligheter for gruppe- diskusjon og erfaringsutveksling. I februar hadde vi et møte om sikkerhet hvor vi fikk høre om hvordan bedrifter bør håndtere sikkerheten til de reisende. Vi fikk praktiske eksempler fra forskjellige leverandører, og UD fortalte om hvordan de håndterte sikkerhet for sine ansatte på reise. Tilsvarende seminar ble holdt i Stavanger og Bergen. I mars var det Nordic Business Travel Meeting hvor 4 foredragsholdere fra henholdsvis Finland, Sverige, Danmark og Norge fortalte hvordan de løste forskjellige oppgaver og utfordringer innen Travel Management. Med over 190 deltagere på møtet ble det en spennende dag. Gjennomgående bagasje fra utlandet - Hvorfor er ikke dette løst ennå? Hva innebærer ny terminal på OSL Gardermoen 3 KPI et verktøy for å sikre verdien av dine avtaler 4 Finner du opp hjulet på nytt, eller jobber du smart og bruker ressursene i NBTA 6 NBTA Stipend Budapest september Husk å notere våre arrangementer! 6. september Reisetrend seminar Oslo september GBTA i Budapest oktober GBTA Oil, Gas & Marine Symposium i Rotterdam 6. november - Fagmøte Sjekk også våre websider for mer informasjon I april var det Statsseminar i Oslo. Vi gikk igjennom statlige anbud og så på hva som var viktig å fokusere på i både dokumenter og prosess. Resultat og innspill fra gruppe- diskusjonene på seminaret blir lagt inn i våre maler, og vil gjøres tilgjengelig på våre sider. Vi avsluttet halvåret med et KPI- seminar (Key Performance Indikator), hvor målet var å se på hvordan man som kjøper skal optimere og følge opp avtalene. Hvordan skal man kunne si om man lykkes med sine avtaler uten at det settes noen målekriterier, og at disse måles? NBTA Gullsponsorer 1

2 Vi håper at våre medlemmer (og alle andre som har deltatt), har hatt glede av en aktiv vårpart. Vi gleder oss til å se dere igjen på møtene kommende høst - Reisetrendseminar 6.september og fagmøte 6.november i Oslo (Bergen og Stavanger er ikke fastsatt). Før den tid skal vi alle lade batteriene og nyte sol og sommer (forhåpentligvis). Kos deg med denne utgaven av TM Update hvor vi ser litt på utvidelsen av Gardemoen, stiller spørsmål til hvorfor gjennomgående bagasje (utenriks til innenriks) på norske flyplasser ikke er løst, hvordan KPI- er kan være et viktig verktøy og hvilke ressurser våre medlemmer har tilgang til gjennom både NBTA og GBTA. Merk også muligheten til å søke om stipend for deltagelse på et spennende seminar i Budapest september. God sommer! Med vennlig hilsen NBTA Jan Henrik Ulvatne General Manager GJENNOMGÅENDE BAGASJE FRA UTLANDET HVORFOR ER IKKE DETTE LØST ENNÅ? Dagens løsning for reisende fra utlandet med gjennomgående bagasje, som skal videre innenriks i Norge, er lite smidig. De reisende må ta ut bagasjen, tollklarere den, sjekke den inn igjen og til slutt må den reisende nok en gang gjennom sikkerhetskontrollen. Med andre ord en lite smidig og svært tidkrevende løsning for de reisende. Løsningen er også kostnadskrevende for flyselskapene. Dette gjelder alle flyplasser i Norge som har videre forbindelser som er knyttet opp mot inngående utenlandsruter. Det er mange aspekter som skal ivaretas, både sikkerhet og toll. Dagens system baserer seg på at man skal sjekke person og bagasje samtidig. Tollmyndighetene har vært redde for at en endring vil medføre økt smugling av narkotiske stoffer. I 2009 var 30-40% av beslag av narkotiske stoffer gjort på flyplasser. Land som Sverige og England har greid å komme frem til smidigere løsninger, så hvorfor har ikke myndigheter og andre involverte parter greid å løse dette i Norge? Det er heldigvis, i samråd med samferdselsdepartementet, satt ned en arbeidsgruppe som skal se på tollhåndtering av gjennomgående bagasje. Noen punktene de skal se på er: Muligheten for tollklarering av passasjerene på endelig destinasjon for de av passasjerene som skal til norske lufthavner med utvidet tollbemanning som f.eks. Stavanger lufthavn/sola, Bergen lufthavn/flesland og kanskje flere En bedre tilrettelegging av forholdene for de aktuelle transittpassasjerene med bagdrop rett etter (egen) tollsluse, slik at passasjerene slipper å sjekke inn på ny 2

3 Muligheten for utlevering av innsjekket bagasje og tollkontroll i et lukket og kontrollert miljø, slik at ny sikkerhetskontroll kan unngås Eventuelt andre logistiske eller sikkerhetsmessige løsninger som gjør det enklere for angjeldende transittpassasjerer, og som ikke påvirker toll- og restriksjonskontrollen Til de ulike utredningsalternativer skal arbeidsgruppen: Skissere mulige behov for ombygning og innredning på flyplassen for å kunne operere de enkelte løsningsalternativ som vurderes, dvs, både de trafikale og sikkerhetsmessige behov, og Toll- og avgiftsetatens behov for tilfredsstillende kontrollsoner Redegjøre for hvilke konsekvenser alternativet vil gi for samfunnsbeskyttelsen, herunder om forslaget får betydning for terrorrisiko, smuglingsbekjempelse, import av medisiner, farlige matvarer og annen type restriksjonskontroll Redegjøre for økonomiske og administrative konsekvenser av de forskjellige alternativene Arbeidsgruppen skal legge frem rapporten 30.september for Samferdselsdepartementet. Vi i NBTA henstiller til at myndigheter og beslutningsorgan raskt kommer frem til en løsning som kan gjøre det smidige for de reisende som skal videre med fly innenlands i Norge! HVA INNEBÆRER NY TERMINAL PÅ OSL GARDERMOEN? Med sine passasjerer i 2011 er Oslo Lufthavn den nest største flyplassen i Norden etter Kastrup i København. Veksten kom både fra innland trafikk og på utland. Antall passasjerer økte med henholdsvis 11,4% på innland og 9,7% på utland. Antall flybevegelser er likevel mindre enn de var i 2007, og økningen i antall passasjerer skyldes både større fly og bedre utnyttelse av setekapasiteten. Veksten har medført at flyplassen må utvides. Flyplassen har satt som mål å kunne håndtere 28 millioner passasjerer. For å kunne greie økningen utvides terminalen med m2, fra dagens m2. Utvidelsen er planlagt ferdig våren 2017, og er berammet med kostnad på NOK 12,5 milliarder. Den eksisterende terminalen utvides slik at den nye delen fremstår som en integrert del av den eksisterende. Arkitektonisk vil den få samme karakteristiske takform og volum som bygget har i dag. Mer effektiv ankomst- og avgangshall Et av målene for endringene er at terminalen skal bli både enklere, mer oversiktlig og effektiv, uten å miste dagen anerkjente arkitektoniske uttrykk. Det nye tilbygget med avgangs- og ankomsthall blir på m². Det får også et nytt bagasjeanlegg. Kapasiteten i avgangshallen økes med 34 nye innsjekkingsskranker, såkalte walkthrough skranker, som er mer effektive og fleksible. De vil også gi mindre kø. 3

4 Dagens jernbanestasjon blir liggende sentralt i anlegget, mellom ny og eksisterende ankomst- og avgangshall, slik at gangavstanden blir kort for togpassasjerene. Den tredje piren En del av utvidelsen medfører også byggingen av en tredje pir mot nord. Denne piren vil utland- og innlandstrafikk være på adskilte nivåer, og vil ha et areal på til sammen m2. Den nye piren vil ha gater som er dobbelt så effektive som dagen, og vil kunne håndtere to fly samtidig. Det vil bli bygget 17 nye flyoppstillingsplasser, hvor 6 av dem er fjernoppstilling. For å imøtekomme ytterligere økninger i flytrafikken vil det bli lagt til rette for fremtidige utvidelser av Pir Nord. Utvidelsen vil gi mulighet til å ta imot større fly, og flyplassen vil gradvis øke kapasitet fra dagens 65 flybevegelser i timen frem mot Det vil ikke være behov for nye rullebaner for å ta imot den økte kapasiteten, men nye taksebaner og taksekryss er en forutsetning. Pir Syd midlertidig løsning For å kunne opprettholde kapasiteten i byggeperioden vil det bygges en midlertidig pir- bygning, Pir Syd. Denne bygningen vil ha 8 gater og venteområder for passasjerene. Denne piren skal stå ferdig høsten Piren er ment å skulle rives etter den er ferdigstilt, noe som har medført kritikk fra enkelte politiske partier. Miljø Dagens flyplass satser sterkt på miljø, og dette arbeidet vil fortsette frem mot De har satt seg enda høyere miljømål i utbyggingsprosjektet og for driften av de nye arealene. Utbyggingen vil legge til rette for utstrakt bruk av fornybare energikilder med stor fokus på reduksjon av klimagassutslipp. Målene er: 50 % reduksjon av termisk energiforbruk i forhold til eksisterende situasjon Grunnvannsressursen skal ikke påvirkes negativt av den utvidede aktiviteten i forbindelse med terminal- og flysideutbygging Ha Europas høyeste andel av tilreisende med kollektivtransport Vi gleder oss til å se det ferdige resultatet, som vil kunne forbedre en allerede flott og funksjonell flyplass. Alt som kan være med å minke tidsbruk på flyplass, og bedre brukeropplevelsen bifaller vi. KPI ET VERKTØY FOR Å SIKRE VERDIEN AV DINE AVTALER Den 30.mai hadde vi invitert Daniela M. Hamborg fra Inventura til å fortelle oss om KPI- er eller Key Performance Indicators. Vi hadde bedt henne om å fortelle hvordan KPI- er kan brukes til å styre og evaluere både leverandøravtaler og bedriftenes reiseprogram. Hennes hovedbudskap var at uten å måle avtalene, så får man ikke det beste ut av dem. Her ligger det fremdeles mye ubenyttet potensiale hos bedriftene. KPI- er er en indikator for å måle ytelse, og et nyttig verktøy under forutsetning av at man vet hva man skal måle. KPI- ene kan defineres som måleenheter som gir ledere viktig statusinformasjon som gjør dem eller 4

5 deres avtale- interessenter i stand til å forstå hvor godt de lykkes. KPI- er må kobles til strategiske mål for organisasjonen og hjelpe til å gjennomføre forretningsstrategien. KPI- er skal være balanserte, da kjøper også må levere noe inn i avtalen for at leverandørene skal kunne yte sitt beste. Bevisst jobbing med KPI- er gjør at man får et mer aktivt forhold til sine avtaler, som igjen gjør at dialogen mellom brukere og leverandører blir tettere. Gjennom en tettere dialog øker forutsetningene for å ta ut mest mulig av en avtale gjennom læring, utvikling og evne til raskt å kunne agere på både positive og negative avvik. SLA eller Service Level Agreement fokuserer på ytelseskravet, og er en del av avtaledokumentet som beskriver de forskjellige leveransene i en tjenestekontrakt i form av oppgaver, kvalitet, servicenivå og lignende. Punkter i en SLA kan være: Oppgaver og/eller funksjoner Servicenivå Konkrete ytelseskrav Grensesnitt Leveransesteder Viktige leveranseforutsetninger Oppfølging og rapportering Henvisning til måleparametre (KPI- struktur) KPI- er er måleindikatorene som er valgt for sikre og kunne bevise at ytelseskravene i en avtale nås, og dermed at partene får den ønskede utvikling av avtalen. Det er viktig å fokusere på det som er vesentlig og relevant, slik at SLA- ene beskriver de viktigste suksessfaktorene for en god leveranse og KPI- ene gjør det mulig å dokumentere det. KPI- er må defineres på både operativt, taktisk og strategisk nivå, og de må være tydelig knyttet til SLA og overordnede ytelses- og kvalitetskrav. De må også kunne justeres over tid, i henhold til endringer som påvirker avtalen. Ifølge Daniela har en avtale en livsløpsverdi, og uten aktiv kontraktsoppfølging så vil den potensielle verdien av en slik kontrakt synke. Hvilken verdiutvikling har kontraktene i din bedrift? GBTA, som NBTA er medlem av, har utviklet et KPI- verktøy for oppfølging av KPI- er og reisetjenester. Disse verktøyene er tilgjengelige for våre medlemmer på GBTA- sidene. Ønsker du å laste ned presentasjonen til Daniela, så er den tilgjengelig for medlemmer på NBTA- sidene. 5

6 FINNER DU OPP HJULET ELLER JOBBER DU SMART GJENNOM Å BRUKE RESSURSENE I NBTA? Prøver du å finne opp hjulet på nytt hver gang, eller har du knyttet deg opp mot NBTA- nettverket og alle våre tilgjengelige ressurser? Medlemmer i NBTA har tilgang til en rekke ressurser gjennom medlemskapet. På medlemssidene kan man laste ned presentasjonene fra møtene, og ikke minst har man tilgang til et stort nettverk av andre kjøpere. NBTA- medlemskapet inkluderer også et medlemskap i GBTA og GBTA Europe, hvor det finnes mange ressurser å dra veksel på. Vi har allerede nevnt KPI- verktøyet, og noen av de andre verktøyene er: Business Travel Index med forventninger til markedet i 2012 og Anbudsmaler innen fly, hotell og mer Diskusjonsforum delt i emneområder (bare for kjøpere) Markedsrapporter Ressursartikler Travel Policy Miljø Gjennom GBTA kan man også ta utdannelse innen Travel Management. GBTA samarbeider bla. med det anerkjente Wharton School of Business med å tilby et spennende program på Master- nivå innen området forretningsreiser (Travel Management). Klikk på denne linken for se datoer og sjekke mulighet for Scholarship med frist 15.august. NBTA STIPENDIAT BUDAPEST SEPTEMBER NBTA tilbyr 2 medlemmer stipendiat i forbindelse med GBTA- arrangementet i Budapest september. Stipendet dekker inntil NOK7.000 for fly/hotell og deltagelse på kurs/arrangement. Les mer om arrangementet her. Ta kontakt på post@nbta.no dersom du ønsker å søke på et stipend. Søknadsfrist er 20.august. NBTA Sølvsponsorer 6