GJERDRUM IDRETTSLAG. Protokoll fra hovedstyremøte Tid: Tirsdag kl Møte nr 2/2014 Sted: Kantinen i Idrettshallen.

Transkript

1 GJERDRUM IDRETTSLAG Deltakere: Jo Inge H. Aambakk Leder Møtt Seline Kopperud Sørensen 1. nestleder Meldt forfall Jan Erik Hvidsten 2. nestleder Møtt Robert Øksnes Kasserer Møtt Hanne Langerud Barneansvarlig Møtt Kristin Vamsæter Barneansvarlig Meldt forfall Håvard Årdal Ungdomsrepr. Meldt forfall Åse Cedell Ungdomsvararepr.-frivillig Møtt Karin S Eriksen Vararepresentant-frivillig Meldt forfall Per Egil Moseng GIL Fotball Møtt Inge Sveen GIL Håndball Møtt Hans Petter Løvberg GIL Alpint/Hopp Meldt forfall Geir Skuterud GIL Langrenn Møtt Kai-Johnny Meyer-Nilsen GIL Skiskyting Meldt forfall Jo Daniel Liseth GIL Idrettskole Møtt Janne Sandvik Rydgren GIL Innebandy Møtt Merete Rødsjø GIL Taekwondo Møtt Turid Lomsdalen Framnes GIL Trim frivillig Meldt forfall Jarle Kleppan GIL Sykling frivillig Meldt forfall Karin S Eriksen GIL Svømming frivillig Meldt forfall Protokoll fra hovedstyremøte Tid: Tirsdag kl Møte nr 2/2014 Sted: Kantinen i Idrettshallen. Saksliste 1. Godkjenning av protokoll fra møte nr 1/2014 i hovedstyret 10. mars Innledende orienteringer (1) Orientering om status Kniplia Freeride (2) Orientering om arbeidet med ny Flerbrukshall/svømmehall i Idrettsparken 3. Status saker (3) Kort status fra gruppene (4) Kort status fra kasserer (5) Kort status ungdomsrepresentant 4. Beslutnings saker: (1) Sak 10/13 «GILs lille gule versjon 1.0» - endelig godkjenning (2) Sak 4/14 Egenkapitalbehov Bandyrink GIL Innebandy/spillemiddelprosjekter Veståsen (3) Sak 5/14 Undervarmeprosjekt Gjerdrum kunstgress - beslutning (4) Sak 6/14 Treningstider idrettshall og gymsaler sesongen 2014/-15 (5) Sak 8/14 Fotball for 6 åringer forslag fra GIL Fotball (6) Sak 9/14 Vandelsattestregimet i GIL ny hovedansvarlig og stedfortreder for regimet i GIL 5. Eventuelt.

2 Gjenstående møter i GIL-styret 2014/15: 1. Hovedstyremøter som gjennomføres i tiden : Torsdag 18. september Torsdag 13. november m/juleavslutning Onsdag 11. mars Ledersamling m/hovedstyret i tiden : Torsdag 5. februar 2014 utvikling av handlingsplan AU-møter som gjennomføres i tiden kl 19-21: Mandag 25. august Mandag 20. oktober Mandag 26. januar. Saksbehandling Sak 1. Godkjenning av protokoll fra møte nr 1/2014 i hovedstyret 10. mars 2014 Referat fra møte nr 1/2014 utsendt 25. mai 2014 med kommentarfrist 27. mai Ingen merknader fremkommet. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 2. Innledende orienteringer Styreleder orienterte om at GIL Sykling/Freeride har mottatt idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning fra Gjerdrum kommune og at de nå kan starte arbeidet med realisering av anlegget. Jan Erik Hvidsten orienterte kort om status i arbeidet med ny flerbrukshall/svømmehall i Idrettsparken. Arbeidsgruppen er i gang med en behovskartlegging for hva vi trenger av kapasitet i fremtiden. Det er viktig at gruppene melder inn behov og er aktive i den videre prosessen. Ansvar: Gruppeledere. Sak 3. Status saker Bakgrunn: Repr. fra gruppene, kasserer og ungdomsrepresentant gikk gjennom status innenfor sine ansvarsområder. Følgende forhold følges opp: «Jeg fant, jeg fant» gjennomføres i uke 26. Det er stort sett fullt på alle aktiviteter. Ansvar: RBU. Gruppene må bidra til at vi får nok løypevakter til Gjerdrumsmila 2014 iht. utsendt behov. Ansvar: Gruppeledere. GIL Håndball har ansvaret for GIL-standen på Gjerdrumsdagen, og vil arrangere ulike promoteringstiltak. Ansvar: Leder GIL Håndball Kasserer vil sende en felles momskompensasjonsoppgave fra GIL innen tidsfristen 15. august Ansvar: Kasserer Vi tar sikte på å arrangere en ungdomskonferanse i GIL i løpet av høsten 2014 der målgruppen er alle som har gjennomført YouMe-opplegget siden 2010, og tidligere ungdomsrepresentanter i GIL-styret. Ansvar: Ungdomsrepresentant. GIL får en halvtime på å profilere seg fra scenen på Gjedrumsdagen. Det blir lansering av Den Lille Gule, GIL-maskoten, GIL-sangen «Team G» med Superbarna, og filming av GIL-sangen til den nye klubbvideoen. Ansvar: Barneansvarlige. Vedtak: Tas til oppfølging.

3 Sak 4. Beslutnings saker (1) Sak 10/13 «GILs lille gule versjon 1.0» - endelig godkjenning Følgende vedlegg til saken: Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 27. mai 2014 sak 10/13 (vedlegg A) Vedtak: Den fremlagte utkastet av DLG godkjennes, og gis ut som versjon 1 av Den Lille Gule. Det var flertall (6 mot 5 stemmer) for følgende formulering til delen som omhandler rusmidler i GIL: Voksne skal være bevisste på ansvaret som rollemodeller for barn/unge Barn og unge under 18 år skal oppleve et rusfritt miljø i idrettslaget Det henstilles til nulltoleranse til alkohol i samvær med utøvere under 18 år. (2) Sak 4/14 Egenkapitalbehov Bandyrink GIL Innebandy/spillemiddelprosjekter Veståsen Følgende vedlegg til saken: Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 27. mai 2014 sak 4/14 (vedlegg A) Vedtak: 1. Veståsenprosjektet forsterkes likviditetsmessig gjennom interne lån (med 3 prosent rente pa.) i GIL slik: GIL Fotball med kr ,- GIL Langrenn med kr ,- GIL Hovedlaget med kr ,- 2. Styret godkjenner den foreslåtte nedbetalingsplanen av interne lån som følge av realisering av spillemiddelprosjekter i Kniplia (bakkeplanering og heistrase, og heishus), og nærmiljøanleggene på Veståsen (kunstgressbane og flerbruksrink). Alle større avvik fra denne planen tas opp fortløpende i GIL-styret. 3. GIL Alpint tar all økonomisk risiko for evt. manglende/reduserte utbetalinger av spillemidler sammenlignet med søknadsbeløpet for de to spillemiddelprosjektene i Kniplia. 4. Hovedlaget tar all økonomisk risiko for evt. manglende/reduserte utbetalinger av spillemidler sammenlignet med søknadsbeløpet for disse to nærmiljøanleggene inntil kr ,-. Økonomisk risiko utover dette bør deles 50/50 mellom Fotball og Innebandy 5. GIL-styret vurderer behov for omprioriteringer av mellomfinansieringen mellom gruppene på styremøtet i september og november 2014.

4 (3) Sak 5/14 Undervarmeprosjekt Gjerdrum kunstgress - beslutning. Følgende vedlegg til saken: Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 27. mai 2014 sak 5/14 (vedlegg A) Vedtak: GIL-styret beslutter at vi ifm rehabiliteringsprosjektet av kunstgressbanen i Idrettsparken også inkluderer undervarme basert på IR-oppvarming i prosjektet. GIL er innforstått med at idrettslaget bærer den økonomiske risikoen for prosjektet, og at det betinger en revidert samarbeidsavtale med GIP basert på prinsippene i nåværende samarbeidsavtale mellom GIP SA og GIL/Fotball. (4) Sak 6/14 Treningstider idrettshall og gymsaler sesongen 2014/-15 Følgende vedlegg til saken: Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 27. mai 2014 sak 6/14 (vedlegg A) Vedtak: Den fremlagte treningsplanen godkjennes med noen justeringer i gymsalfordelingen. (5) Sak 8/14 Fotball for 6 åringer forslag fra GIL Fotball Følgende vedlegg til saken: Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 27. mai 2014 sak 8/14 (vedlegg A) Vedtak: 1. Hovedstyret støtter forslaget til GIL Fotball om fotball for 6 åringer som en prøveordning for sesongen 2014 med følgende rammer: 1. En trening pr uke fom. 1. mai 2. Vi kobler oss sammen med idrettsskolen på høsten og trener sammen i september 3. GIL Fotball kobler seg sammen med idrettsskolen fra ca. 1. mars og starter fotballsesongen sammen med idrettsskolen. Prøveordningen bør evalueres i For å få bedre kunnskap om erfaringene med ordningen som ble iverksatt i 2013 skal Idrettsskolen og Fotballen i samarbeid gjennomføre en evaluering av erfaringene fra denne ordningen. 3. GIL-styret tilrettelegger for en prinsipiell og faktabasert diskusjon om start av aktiviteter for barn i de ulike gruppene i idrettslaget. Denne vurderingen bør gjennomføres 1. halvdel av (6) Sak 9/14 Vandelsattestregimet i GIL ny hovedansvarlig og stedfortreder for regimet i GIL Følgende vedlegg til saken: Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 27. mai 2014 sak 9/14 (vedlegg A) Vedtak: Rune Kraft Johnsen overtar som hovedansvarlig for vandelsattestregimet i GIL, mens nestleder Seline Kopperud Sørensen blir stedfortreder. Endringen trer i kraft fra 27. mai Begge har taushetsplikt overfor uvedkommende ift. de opplysninger de får kjennskap til i denne forbindelse.

5 Eventuelt Intet. Protokoll godkjent, xx. september 2014 Jo Inge Aambakk Styreleder/referent

6 Vedlegg A til protokoll styremøte i GIL 27. mai 2014 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 27. mai 2014 a. Sak 10/13 «GILs lille gule versjon 1.0» - endelig godkjenning Vi er snart i mål med arbeidet med versjon 1.0 av Den Lille Gule (DLG). På styremøtet i mars var det enighet om at det var viktig at versjon 1 ble ferdigstilt, at det må være et dynamisk dokument som endres etter hvert som vi får erfaringer med praktisering av DLG i GIL, og at grunnlaget som var fremlagt var tilfredsstillende. Vi har sendt ut et nytt utkast pr mail, og fått tilbakemeldinger på spesielt det som omhandler dilemmaet alkohol og rusmidler. Vi ser derfor behov for en siste godkjenning av innholdet i DLG, og at et samlet styre i GIL er enige om hvilke føringer vi bør gi i DLG når det gjelder alkohol/rusmidler. Innspill til alkohol/ rusmidler: GIL har som mål å være den beste klubben på Romerike innen 2015, og vi mener GIL bør ha et klart standpunkt til alkohol som forankres i styret. Vi foreslår følgende formulering i DLG: Barn og unge under 18 år skal møte et trygt og alkoholfritt idrettsmiljø i GIL. Trenere, ledere, foreldre og utøvere skal fremstå som gode forbilder og ikke nyte alkohol i samvær med utøvere i denne aldersgruppen. Og evt. tilføye: GIL jobber videre med retningslinjer til alkohol og ønsker innspill til diskusjon og refleksjon. (GIL blir en "Se og bli sett" klubb). Disse formuleringene må vurderes opp mot det som jeg konkluderte etter mailvekslingen blant styrets medlemmer medio april: Voksne skal være bevisste på ansvaret som rollemodeller for barn/unge Barn og unge under 18 år skal oppleve et rusfritt miljø i idrettslaget Det henstilles til nulltoleranse til alkohol i samvær med utøvere under 18 år. Bakgrunn: Vi har vært i kontakt med fagansvarlig for alkohol i NIF, Håvard Øvregård, og har fått følgende anbefalinger på hvordan håndtere dette i klubben. Øvregård sier alkohol er et sensitivt og tabubelagt tema i samfunnet som rommer ulike holdninger. Det kan fort bli motstand og oppleves som dømmende hvis man innfører forbud eller detaljstyrer gråsoner. NIF har erfaring med at diskusjoner er det viktigste, fordi det skaper refleksjon og bevisstgjøring. NIF kan gi råd, men klubbene må selv ta egne beslutninger. NIFs klare retningslinje er at idrett skal være en alkoholfri sone der det er barn og unge under 18 år og formulerer det slik: "Barn og unge som deltar i aldersbestemte klasser ( under 18 år), skal møte et trygt og alkoholfritt idrettsmiljø. Trenere, ledere og utøvere skal fremstå som gode forbilder for barn og unge og ikke nyte alkohol i samvær med utøvere i denne aldersgruppen.» I forhold til spørsmålet om foreldre, anbefaler NIF at vi tilføyer at vi har de samme forventningene til foreldre som til trenere/ ledere. NIF anbefaler at GIL blir en "SE OG BLI SETT" klubb ved å melde oss inn i organisasjonen "AV OG TIL". Det innebærer å følge NIFs retningslinjer til alkohol og kunne benytte oss av organisasjonens kompetanse.

7 Å være en "Se & bli sett-klubb" betyr at våre ledere og trenere opptrer etter Se & bli sett-prinsippet: De skal se nøye etter om våre utøvere trives. Våre ledere og trenere skal også være oppmerksomme på at de selv blir sett, fordi de er rollemodeller. Derfor skal de være klare på at idrett og alkohol ikke hører sammen. En ting er å si "ingen alkohol", men å få det til å bli en realitet i praksis er ofte vanskeligere. Hvis man går gjennom en del situasjoner i forkant, kan det bli lettere å få aksept for retningslinjene i praksis. AV og TIL har materiell som kan være utgangspunkt for refleksjon på vei mot å lage retningslinjer som vil fungere i klubben. Ved å ta utøvere, foresatte, ledere og trenere med på diskusjon rundt temaet alkohol vil man sammen komme frem til felles retningslinjer. Da vil utøverne selv si klart i fra dersom retningslinjene brytes, hentet fra AV og TIL 1. Forslag til vedtak: Den fremlagte utkastet av DLG godkjennes. b. Sak 4/14 Mellomfinansieringsbehov spillemiddelprosjekter Bakgrunn Det vises til sak 20/13. Prosjektgruppen i GIL, bestående av repr. fra Innebandy og Fotball, er i sluttfasen med å få realisert nærmiljøanleggene ved Veståsen barneskole. Arbeidet har stort sett gått etter planen, og det forventes ferdigstillelse av prosjektet i løpet av 2-3 uker, dvs. medio juni GIL utviklet, i samarbeid med anleggskonsulent AIK Oddleif Dahlen, to spillemiddelsøknader for utvikling av en bandyrink/flerbruksflate og en 5er kunstgressbane i området ved Veståsen barneskole. Som en del av søknaden har vi allerede dokumentert en egenkapital på ca. kr Fotballen har bidratt med kr ,-, og Innebandy kr ,- for å tilfredsstille dokumentasjon av egenkapitalbehovet for de to prosjektene ifm søknadene. I tillegg har Idrettskretsen/Bandyforbundet signalisert at de vil støtte prosjektet med kr ,-. Her er søknad sendt, AIK har innstilt for innvilgelse, men foreløpig er ikke disse midlene tildelt GIL. Totalt har vi derfor pr i dag en forventet egenkapital til prosjektet på kr ,- dersom midlene fra AIK/Bandyforbundet blir innvilget. Det estimerte mellomfinansieringsbehovet GIL skal bidra med totalt for prosjektet på Veståsen er ca. kr (inkl mva) frem til spillemidlene blir utbetalt. Dersom vi legger til ca. 3 prosent usikkerhet i estimatet, ca kr ,-, bør det være tilfredsstillende for å dekke opp behov for ytterligere finansiering i prosjektet. Vi bør derfor ha likvide midler på kr for å håndtere forpliktelsene i prosjektet. Dette betyr at vi har en restutfordring likviditetsmessig på ca. kr ,- ifm det kontant behovet vi trenger for å betale de forpliktelsene vi har på Veståsen prosjektet. Dette vil være en midlertidig mellomfinansiering i GIL inntil vi får utbetalt spillemidler og momskompensasjon for prosjektene. Vårt forslag er at dette løses gjennom midlertidige lån i GIL slik: 1 Følgende tekst er også hentet fra AV og TIL: Hvorfor er det viktig med retningslinjer rundt alkohol i alle klubber? MILJØPERSPEKTIVET. Idretten er en av samfunnets største og viktigste sosialiseringsarenaer. Her lærer barn og ungdom omgangsformer og samværsmønstre som vil prege dem store deler av livet. DET SOSIALE PERSPEKTIVET. I alle større barne- eller ungdomsgrupper finnes noen som har sett alkoholens skadevirkninger på nært hold, for eksempel i sin egen familie. Enkelte ungdommer kan også selv ha utviklet et anstrengt forhold til rusmidler, og et «fuktig» miljø vil kunne akselerere dette problemet. For disse gruppene bør klubben være et fristed. DET SPORTSLIGE PERSPEKTIVET. Alkohol og ettervirkningene av alkohol påvirker prestasjoner og kan dermed redusere aktivitetens egen opplevelsesverdi. Alkohol og idrett hører ikke sammen! SAMFUNNSPERSPEKTIVET. Det offentlige, sponsorer og andre aktører støtter gjerne klubbene ut fra et forebyggingsmotiv. Klubbene er foregangsarenaer når det gjelder å skape trygge og sunne omgivelser for barn og unge. SIKKERHETSPERSPEKTIVET. Det er en stor tillitserklæring at tusenvis av foresatte overlater ansvaret for barna sine til klubbene. Berusede trenere, ledere og/eller utøvere øker risikoen for skader, ulykker eller andre negative hendelser.

8 GIL Fotball: Kr ,- (foreløpig ikke avklart av Fotballstyret) GIL Langrenn: Kr ,- GIL Hovedlaget: Kr ,- Totalt: Kr ,- Dette vil være midlertidige lån (med en rente på 3,0 prosent p.a.) som i sin helhet tilbakebetales når vi får utbetalt spillemidler for prosjektet. GIL har allerede mellomfinansiert begge de to spillemiddelprosjektene i Kniplia, på samme måte som vi tenker for Veståsen prosjektet. Status spillemiddelprosjekter 2014 Mulighetene for tilbakebetaling er avhengig av når vi får vedtak om godkjente spillemidler. Årets spillemiddelvedtak skal fattes i Fylkeskommunen 3. juni Saksunderlaget for behandling av tildeling av spillemidler for 2014 er nå lagt ut. For GILs del er innstillingen fra administrasjonen at vi får tildelt spillemidler for: 1. Ordinært anlegg - Heistrase og bakkeplanering søknadssum: kr ,- 2. Nærmiljøanlegg 5er kunstgressbane søknadssum: kr ,-. Det er positivt at Fylkeskommunen har endret prioritet på anleggene i Kniplia slik at det er anlegget med høyest stønadssum som er prioritert høyest (og ikke heishuset). Dette betyr at det er viktig å få sluttført disse prosjektene, samt få oversendt sluttrapporten på disse to prosjektene så raskt som mulig (etter at det formelle vedtaket er fattet i Fylkeskommunen). Først etter at revisjonen er gjennomført og oversendt til Fylkeskommunen, kan sluttutbetalingen skje etter at fylkeskommunen har godkjent revisor kontrollert sluttregnskap (totalregnskapet). GIL vil så snart Fylkeskommunen har besluttet årets tildeling av spillemidler søke om delutbetaling av spillemidlene. Vi kan søke om 80 prosent delutbetaling av spillemidler så lenge arbeidet er godt i gang, og/eller når anlegget nærmer seg sluttføring. Dette betyr at vi kan søke om kr ,- (Kniplia) og ca. kr ,- (Veståsen) totalt kr ,- i delutbetaling av spillemidlene. Det er realistisk at dette beløpet kan utbetales fra kommunen senest medio september Disse delutbetalingene vil gå til nedbetaling av den interne gjelden vi har for de ulike prosjektene. De resterende 20 prosentene (kr ,- + kr ,-; kr ,-) vil utbetales så snart vi har fått slutt rapportert prosjektene, det har vært gjennom kommunal revisjon, og endelig godkjenning i Fylkeskommunen. Normalt sett tar dette noen måneder, men det bør være realistisk at sluttutbetalingen bør komme ultimo 2014/primo Vi vil pushe på at dette går så raskt som mulig. Det samme vil gjelde for det andre Veståsenprosjektet (bandyrinken) med en søknadssum på kr ,-. Det er sannsynlig at denne søknaden blir godkjent og sluttutbetalt i Det samme vil gjelde for Heishuset i Kniplia med en søknadssum på kr ,- der det er realistisk at vi får innvilget også denne søknaden ved behandlingen i Dette vil gi ytterligere kr ,- i spillemidler når søknadene er formelt godkjent etter revisjon ultimo 2015/primo Dersom GIL får innvilget disse to prosjektene i 2015 kan vi søke om en delutbetaling på 80 prosent som utgjør (kr ,- + kr ,-) totalt kr ,-, og utbetales tentativt i september Interne lån og lånesituasjonen i GIL GIL har pr 24. mai 2014 bankinnskudd i DnB totalt sett på kr ,- (i tillegg til bankinnskudd i Odal Sparebank og Lillestrømbanken). Som følge av spillemiddelprosjekter, innkjøp av prep-/tråkkemaskin mv. har vi pr i dag følgende (interne) lån (stort sett saldo pr ) i GIL: 1. GIL Alpint totalt kr i lån har søkt spillemidler som vil utløse kr ,- ved sluttoppgjør for begge prosjektene. Gruppen har følgende lån: a. GIL Håndball spillemiddelprosjekt: kr ,- b. GIL Hovedlag spillemiddelprosjekt kr

9 c. GIL Hovedlag prep maskin fond kr ,- d. Privat person tråkkemaskin kr ,- e. GIL Hovedlag scooter kr ,- f. GIL Hovedlag likviditetsforsterkning kr ,- g. GIL Svømming spillemiddelprosjekt kr ,- 2. Veståsenprosjektet totalt kr ,- i lån - har søkt spillemidler som vil utløse kr ,- ved sluttoppgjør for begge prosjektene. Gruppen har følgende lån: a. GIL Langrenn: kr ,- b. GIL Fotball: kr ,- c. GIL Innebandy: kr ,- d. GIL Hovedlaget kr ,- I tillegg har GIL Løypedrift fortsatt en gjenstående saldo på lånet til ny løypemaskin til Langrenn. Plan for innfrielse av lån Vi ser for oss følgende plan for innfrielse av de interne lånene ved del- og sluttutbetaling: 1. Kniplia: a. Ved delutbetaling av spillemidler bakkeplanering og heistrase (80 prosent) september 2014 kr ,- Håndball Kr ,- Kr Kr 0,- Hovedlaget spillemidler Kr ,- Kr Kr 0,- Hovedlaget prep maskin fond Kr ,- K ,- Kr 0,- Privatperson tråkkemaskin Kr ,- Kr ,- Kr ,- Totalt fra Alpint: Kr ,- Kr ,- Kr ,- b. Ved sluttutbetaling av spillemidler bakkeplanering og heistrase (20 prosent) ultimo 2014/primo 2015 kr ,- Hovedlaget scooter Kr ,- Kr Kr 0,- Hovedlaget likviditetsforsterking Kr ,- Kr Kr 0,- Totalt fra Alpint: Kr ,- Kr Kr ,- c. Ved delutbetaling av spillemidler heishus (80 prosent) september 2015 kr ,- Privatperson tråkkemaskin Kr Kr Kr 0,- Svømming spillemidler Kr ,- Kr Kr 0,- Totalt fra Alpint: Kr ,- Kr Kr ,- Alle midlertidige lån for Kniplia-prosjektene skal derfor være avsluttet ved delutbetaling av spillemidler for Heishuset tentativt september Denne modellen sikrer oss også at Alpint beholder en liten likviditetsreserve ved de ulike utbetalingene som skal være med å sikre en forsvarlig økonomisk drift av skianlegget frem til full realisering av spillemidlene tentativt ultimo 2015/primo Sluttutbetalingen på ca. kr ,- vil også avhjelpe på egenkapitalen i GIL Alpint ved sluttført prosjekt. GIL Alpint bør ta all økonomisk risiko for evt. manglende/reduserte utbetalinger av spillemidler sammenlignet med søknadsbeløpet for disse to spillemiddelprosjektene.

10 2. Veståsenprosjektet: a. Ved delutbetaling av spillemidler kunstgressbane (80 prosent) september 2014 kr ,- Langrenn Kr ,- Kr Kr 0,- Fotball Kr ,- Kr Kr ,- Totalt fra Veståsenprosjektet: Kr ,- Kr ,- Kr 0,- b. Ved sluttutbetaling av spillemidler kunstgressbane (20 prosent) ultimo 2014/primo 2015 kr ,- Fotball Kr ,- Kr Kr ,- Totalt fra Veståsenprosjektet: Kr ,- Kr Kr 0,- c. Ved delutbetaling av spillemidler flerbruksrink (80 prosent) september 2015 kr ,- Innebandy Kr ,- Kr ,- Kr 0 Fotball Kr ,- Kr ,- Kr ,- Totalt fra Veståsenprosjektet: Kr ,- Kr ,- Kr ,- d. Ved sluttutbetaling av spillemidler flerbruksrink (20 prosent) ultimo 2015/primo 2016 kr ,- Fotball Kr ,- Kr ,- Kr 0,- Hovedlaget Kr ,- Kr ,- Kr ,- Totalt fra Veståsenprosjektet: Kr ,- Kr ,- Kr 0,- Når det gjelder prosjektene på Veståsen vil vi også kunne søke momskompensasjon for disse anleggene. De siste årene har det vært en avkortning i hvilken kompensasjon en kan forvente seg. I 2014 er avkortingen på ca. 50 prosent, men det jobbes i Idretts-Norge for full mva-kompensasjon i fremtiden. Dersom vi får 50 prosent momskompensasjon for disse anleggene vil det ytterligere bety en innbetaling på ca. kr ,- slik at GILs nettokostnad for prosjektet samlet sett går i null (med dagens inngangsverdier). Det vises til styremøte nr 4/2013 der det var enighet i styret at grasrotandel som var opptjent i 2013 i GIL øremerkes som (egen-/mellomfinansierings)kapital for realisering av konkrete anleggsinvesteringer, og da i første rekke realisering av nærmiljøanlegg. Totalt fikk GIL inn kr ,95 i Det foreslås at Hovedlaget tar all økonomisk risiko for evt. manglende/reduserte utbetalinger av spillemidler sammenlignet med søknadsbeløpet for disse to spillemiddelprosjektene inntil dette beløpet. Risiko utover dette bør deles 50/50 mellom Fotball og Innebandy. Forslag til vedtak: 6. Veståsenprosjektet forsterkes likviditetsmessig gjennom interne lån (med 3 prosent rente pa.) i GIL slik: GIL Fotball med kr ,- GIL Langrenn med kr ,- GIL Hovedlaget med kr ,- 7. Styret godkjenner den foreslåtte nedbetalingsplanen av interne lån som følge av realisering av spillemiddelprosjekter i Kniplia (bakkeplanering og heistrase, og heishus), og nærmiljøanleggene på Veståsen (kunstgressbane og flerbruksrink). Alle større avvik fra denne planen tas opp fortløpende i GIL-styret. 8. GIL Alpint tar all økonomisk risiko for evt. manglende/reduserte utbetalinger av spillemidler sammenlignet med søknadsbeløpet for de to spillemiddelprosjektene i Kniplia. 9. Hovedlaget tar all økonomisk risiko for evt. manglende/reduserte utbetalinger av spillemidler sammenlignet med søknadsbeløpet for disse to nærmiljøanleggene inntil kr ,-. Økonomisk risiko utover dette bør deles 50/50 mellom Fotball og Innebandy

11 10. GIL-styret vurderer behov for omprioriteringer av mellomfinansieringen mellom gruppene på styremøtet i september og november c. Sak 5/14 Undervarmeprosjekt Gjerdrum kunstgress - beslutning GIP-styret fattet følgende vedtak på sitt styremøte 14. mai 2014: «Styret i Gjerdrum Idrettspark SA (GIP) slutter seg til GIL/Fotball sin plan for rehabilitering av kunstgressbanen i GIP slik planen er beskrevet i notat «Finansieringsplan spillemiddelsøknad rehabilitering og undervarmeprosjekt Gjerdrum kunstgress», datert Det legges til grunn at planen behandles og godkjennes i GILs hovedstyre, og at GIL bærer den økonomiske risikoen i prosjektet. Det forutsettes at det etableres forpliktende avtale med GIL om finansiering, prosjektgjennomføring og drift basert på prinsippene i nåværende samarbeidsavtale mellom GIP SA og GIL/Fotball. GIPs styre er inneforstått med at GIL starter prosessen med idrettsfunksjonell godkjenning av undervarme». Det var derfor enighet i styret i GIP om å gå inn for rehabilitering av kunstgressbanen inkludert legging av IR-basert undervarme. GIP SA har så langt mottatt vedtak om kommunal selvskylder garanti fra Gjerdrum kommune på kr , Fylkesmannen i Oslo og Akershus sin godkjenning av den kommunale garantien, samt lånetilsagn fra Kommunalbanken foreløpig på inntil kr 3,8 mill (inkluderer legging av nytt kunstgress og refinansiering av dagens lån). Ut fra en oppdatert kalkyle (se vedlagte regneark) for prosjektet vil brutto finansieringsbehov til GIP SA bli: Dagens restlån i Kommunalbanken (ca. saldo pr ): kr ,- + Brutto kontant utlegg Rehabilitering av kunstgresset kr ,- + Brutto kontantutlegg legging av undervarme kr ,- Restfinansieringsbehov - brutto: kr ,- GIP SA planlegger en låneperiode på 12 år for lånet i Kommunalbanken. Lånet vil bli nedbetalt så raskt som mulig når Idrettsparken får utbetaling av kommunale tilskudd, spillemidler, kompensasjon for merverdiavgift for rehabiliteringsprosjektet, og evt. private gaver til prosjektet. Dette vil gå direkte til nedbetaling av lånet i Kommunalbanken, og omfatter: Investeringsstøtte fra Gjerdrum kommune til rehabiliteringen (utbetales 2014): kr ,- + Kommunens forskuttering av 80 prosent av spillemidlene (utbetales 2014): kr ,- + Private bidrag/gave fra privat sponsor (utbetales 2014 ved ferdigstillelse) kr ,- + Kompensasjon for mva for rehabiliteringsprosjektet (utbetales tentativt 2016): kr ,- + Sluttutbetaling av 20 prosent av spillemidlene (utbetales tentativt 2016): kr ,- Midler til direkte reduksjon av lånebeløpet i Kommunalbanken: kr ,- Dette vil gi et restfinansieringsbehov ila (tentativt) på ca. kr ,-. Det er fortsatt en usikkerhet om det gis spillemiddeltilskudd til undervarmeprosjektet. Dersom det blir tatt en beslutning om at vi kan søke spillemidler til undervarme vil det maksimalt gi kr ,- i spillemidler (utbetales tentativt 2017), samt ca. kr ,- i momskompensasjon (utbetales tentativt i 2017). Dette vil redusere netto restfinansieringsbeløpet for prosjektet til ca. kr Restbeløpet skal brukerfinansieres i første rekke av Gjerdrum Idrettslag (GIL) gjennom en reforhandling av samarbeidsavtalen mellom GIP SA og GIL/Fotball. Denne avtalen bygger bl.a. på at GIP SA får vederlag fra GIL på avskrivings-/kapitalkostnadene til investeringene i kunstgressbanen, samt rentekostnader på gjeldende lån til kunstgresset. Vi legger til grunn at disse prinsippene vil bli videreført i en reforhandlet avtale med GIL.

12 I tillegg er det GIL Fotball som er ansvarlig for alle drifts- og vedlikeholdskostnader for kunstgressbanen. De totale driftskostnadene for en helårsbane vil, ut fra dagens kalkyler, øke med ca. kr ,- dersom vi tar høyde for at vi legger opp til oppvarming av banen i januar til mars (avhengig av snø- og værforhold). Bruk av Infrarød (IR) oppvarming vil kunne gi oss bedre mulighet enn for andre alternative varmekilder til å kunne styre energibruken slik at vi kan balanserer ut kostnader og inntekter på en bedre måte. Dette gir økt fleksibilitet for idrettslaget til å styre økonomien slik at vi unngår kraftig økning av kostnader. GIL Fotball har et styrevedtak på at de ønsker å legge undervarme på kunstgresset. De er innforstått med forpliktelsene et slikt totalprosjekt vil bety både for den økte forpliktelsen i samarbeidsavtalen med GIP SA, samt økte drifts-/vedlikeholdskostnader som må bæres av Fotballgruppen. Vi mener likevel at vi skal kunne håndtere disse økte kostnadene, og at det er idrettslaget som bærer den økonomiske risikoen (både positive og negative) for dette prosjektet. Slik vi ser det må følgende være en del av arbeidet parallelt med en beslutning om undervarme: Sluttføre prosessen med å søke om idrettsfunksjonell godkjenning av prosjektet med IRundervarme Ansvar GIL. Avklare om vi kan fakturene med moms for de private gavene fra de to private ASene Ansvar GIL Avklare innretningen og utarbeide nytt utkast til samarbeidsavtale mellom GIL (Fotball) og GIP som innarbeider konsekvensene av rehabiliteringsprosjektet Ansvar GIP i samarbeid med GIL Få tilbud fra tre leverandører (Saltex, Unisport og Multigress) om levering av et totalprosjekt foreta valg av leverandør Ansvar GIL valget må gjøres endelig av GIP. Forslag til vedtak: GIL-styret beslutter at vi ifm rehabiliteringsprosjektet av kunstgressbanen i Idrettsparken også inkluderer undervarme basert på IR-oppvarming i prosjektet. GIL er innforstått med at idrettslaget bærer den økonomiske risikoen for prosjektet, og at det betinger en revidert samarbeidsavtale med GIP basert på prinsippene i nåværende samarbeidsavtale mellom GIP SA og GIL/Fotball. d. Sak 6/14 Treningstider idrettshall og gymsaler sesongen 2014/-15. Et foreløpig forslag til treningsplan blir fremlagt på møtet. Forslag til vedtak: Den fremlagte treningsplanen godkjennes (med eventuelle tillegg/justeringer). e. Sak 7/14 Fotball for 6 åringer forslag fra GIL Fotball Vi har mottatt følgende henvendelse fra GIL Fotball: «GIL Fotball har stor etterspørsel etter å starte fotball for 6 åringer fra ca 1. mai det året unger starter på skolen. Vi ønsker å fremme følgende forslag til styret i GIL. GIL Fotball ønsker følgende: 1. En trening pr uke fom 1. mai 2. Spillerne kan delta på 6 års turneringer, som er inntil tre enkeltdager ifm tre helgesamlinger fra mai - september. 3. Vi kobler oss sammen med idrettsskolen på høsten og trener sammen i september 4. Etter høstferien overtar idrettsskolen, håndball, ski, innebandy og andre vinteridretter mm. 5. GIL Fotball kobler seg sammen med idrettsskolen fra ca 1. mars og starter fotballsesongen sammen med idrettsskolen. Målet med ovennevnte er å skape enkel ballaktivitet (løkkefotball), trivsel og lage en fysisk ballaktivitet når det ikke er mange andre aktiviteter i GIL. For GIL Fotball vil dette skape en mye bedre og roligere start for de yngste (inkludert foreldre), og sommeren er den beste tiden og spille fotball for barn. Idrettsskolen v/jo Daniel Liseth har uttalt i tidligere møter at de er positiv til ovennevnte. Vi håper dette kan fremmes som en sak på neste styremøte i GIL og ser fram til en konstruktiv og god prosess.

13 Mvh Per Egil Moseng GIL Fotball» I tillegg har vi mottatt følgende uttalelse fra Idrettsskolen v/jo Daniel Liseth: «GIL-fotball har i perioden opplevd et relativt høyt frafall av barn i aldersklassen 7 år. Dette antas å ha sammenheng med at det har oppstått et ulikt ferdighetsnivå i forhold til jevnaldrende i klubber, som i motsetning til GIL praktiserer særidrett for 6-åringer. Konsekvensen er at GIL fotball sine 7 åringer oppnår uforholdsmessig stort måltap når de spiller mot barn som ligger ett år foran dem selv ferdighetsmessig, og at de opplever sviktende motivasjon som følge av dette. Det ble medio 2013 gjennomført et møte for å diskutere ulike tiltak som kunne bidra til å redusere frafallet. På møtet deltok styreleder i GIL, leder og daglig leder GIL fotball, leder Idrettsskolen, samt barneansvarlige i GIL. Det ble enighet om å innføre en prøveordning, der aldersgrensen for særidrett ble redusert fra 7- til 6 år for GIL fotball. Forutsetningen var at GIL Fotball skulle tilrettlegge for et alderstilpasset treningsopplegg for 6 åringer, i samsvar med NIFs rettigheter og bestemmelser for barneidrett. Det ble også konkludert med at prøveordningen skulle evalueres. Det ble imidlertid ikke satt noen frist for når en slik evaluering skulle skje, hvordan evalueringen skulle gjennomføres, eller hvem som skulle ha ansvaret for denne. Leder for Idrettskolen har våren 2014 tatt initiativet til en avklaring av dette, og det er pt enighet mellom Idrettsskolen og GIL fotball at en evaluering tidligst kan skje høsten/vinteren Det er Idrettsskolens oppfatning at både tidspunkt og øvrige faktorer knyttet til en evaluering, bør avklares snarest». Forslag til vedtak: 1. Hovedstyret støtter forslaget til GIL Fotball om fotball for 6 åringer (med eventuelle kommentarer/justeringer) som en prøvemodell for sesongen Prøveordningen bør evalueres i For å få bedre kunnskap om erfaringene med ordningen som ble iverksatt i 2013 skal Idrettsskolen og Fotballen i samarbeid gjennomføre en evaluering av erfaringene fra denne ordningen. Evalueringen gjennomføres høsten f. Sak 8/14 - Vandelsattestregimet i GIL ny hovedansvarlig og stedfortreder for regimet i GIL Tove Øines har vært hovedansvarlig for ordningen i GIL. Da hun avsluttet sitt tilsettingsforhold til GIL fra 1. mai 2014, har stedfortredende vandelsattestansvarlige, Rune Kraft Johnsen, overtatt oppgavene. Som ny hovedansvarlig foreslås Rune Kraft Johnsen, mens nestleder, Seline Kopperud Sørensen, foreslås som ny stedfortreder for ordningen i GIL. Det er viktig å bemerke at begge representantene har taushetsplikt overfor uvedkommende i forhold til de opplysninger de får kjennskap til i denne forbindelse. Det samme gjelder styreleder dersom han får kjennskap til opplysningene. Forslag til vedtak: Rune Kraft Johnsen overtar som hovedansvarlig for vandelsattestregimet i GIL, mens nestleder Seline Kopperud Sørensen blir stedfortreder. Endringen trer i kraft fra 27. mai Begge har taushetsplikt overfor uvedkommende ift. de opplysninger de får kjennskap til i denne forbindelse Vel møtt! Jo Inge