Sammen skaper vi ei aktivitetsglad bygd. GJERDRUM IDRETTSLAG

Transkript

1 GJERDRUM IDRETTSLAG Deltakere: Jo Inge Aambakk Leder Møtt Nils Fisketjønn 1. nestleder Forfall Bjørn-Inge Haugan 2. nestleder Møtt Robert Øksnes Kasserer Møtt Tove Heni Daglig leder Møtt Hanne Kjærstad Barneansvarlig Møtt Ida Moseng Ungdomsrep Møtt Fredrik Ludvigsen Ungdomsvararep Forfall Karin S Eriksen Vararepresentant Møtt Per Egil Moseng GIL Fotball Møtt Berte Larsen GIL Håndball Møtt Hans Petter Løvberg GIL Alpint/Hopp Møtt Steinar Hagen GIL Langrenn Møtt Rolf Berge GIL Skiskyting Møtt Merete Rødsjø GIL Idrettskole Møtt Morten Landrø GIL Innebandy Møtt Sven Wertebach Turid Lomsdalen Framnes GIL Bordtennis GIL Trim-frivillig Forfall Forfall Karin S Eriksen GIL Svømming-frivillig Møtt Velimir Petrovic GIL Volleyball-frivillig Forfall Referat fra hovedstyremøte Tid: Torsdag kl Møte nr 4/2011 Sted: Furuvegen 4. Leder henviste innledningsvis til GILs virksomhetsplan for perioden som skal danne grunnlag for å skape felles verdier og en gul tråd i GIL. Den enkelte gruppe ble oppfordret til å diskutere og konkretisere hvordan en kan bidra til å nå målsetningene i virksomhetsplanen. I tillegg ble gruppelederne oppfordret til aktivt å bidra til at alle trenere/lagledere i gruppene har godkjent vandelsattest. Dette er en viktig kvalitetssjekk for alle som skal ha et tillitsforhold til barn/unge i GIL der lederinvolvering er viktig for at vi skal nå målet om at 100 prosent av trenere/lagledere skal ha godkjent vandelsattest. Godkjenning av referat møte nr 3/2011. Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige styremøte. Vedtak: Referatet godkjennes.

2 Oppfølgingssaker /status Sak 1/11 Medlemsarkiv - status Tove informerte om status på arbeidet med opprydding og forbedring av rutinene for å ha et mest mulig oppdatert medlemsarkiv i GIL. Pr midten av november har GIL 1862 medlemmer. Vi har fortsatt en god del utestående kontingentkrav. Tove har utarbeidet egne skjemaer som vil bli distribuert til den enkelte grupper som skal være huskelister ifm inn- og utmelding. Tove deltar i tillegg i NIF ITs refereransegruppe som skal være med å gi krav/teste ut nytt medlemsarkivsystem for idretten. Vi vil derfor ikke vurdere andre IT-systemer fra andre leverandører før vi får vurdert hva NIF kommer med av teknologisk understøttelse tentativt i løpet av Anleggsprosjekter i Kniplia nytt heishus og heistrase Hans Petter informerte om status på arbeidet med bygging av nytt heishus. Det er gjort en formidabel jobb for å ferdigstille heishuset i løpet av november, men huset vil stå ferdig før snøen kommer. Bakkeplaneringsprosjektet er planlagt gjennomført fra våren Alpint har i samarbeid med kommunen formalisert to spillemiddelsøknader der den ene gjelder bygging av nytt heishus. Søknadssummen for dette tiltaket er ca kr , og en totalkostnad på ca kr kr. Det andre går på utbedring av heistraseen og bakkeplanering. Søknadssummen her er kr , og en totalkostnad Totalkostnaden er derfor beregnet til ca. 3,3 mill kr for hele prosjektet som inkluderer dugnads-/arbeidskostnader og materialkostnader. Alpint har i tillegg søkt Gjensidigestiftelsen om støtte til bakkeplaneringsprosjektet. Beslutningen fra Gjensidigestiftelsen skal foreligge i midten av desember med en evt. utbetaling i mars Sak 5/11- Status anleggsprosjekter 1. Utvikle skistadion og skiløyper i Gjerdrum - Steinar Arbeidsgruppen har hatt et arbeidsmøte siden forrige styremøte. Arbeidet står foreløpig litt i stampe. Det er derfor liten utvikling siden sist. Arbeidsgruppen vil i første omgang prøve å få til et møte med repr. fra Almenninga, og jobber videre med å utarbeide en endelig anbefaling til hovedstyret til neste hovedstyremøte 1. mars Utvikle uteområdene i Idrettsparken Per Egil informerte om at en hurtigarbeidende arbeidsgruppe bestående av han, Jo Inge og Nils foreløpig har gjennomført to møter med en anleggskonsulent fra NFF. Det er utarbeidet noen enkle skisser der det er tegnet inn kombinert tribune/klubbhus/garderober på langsiden av eksisterende kunstgressbane, 11er kunstgressbaner, skitraseer, og andre anlegg som kan være aktuelle i arealet som er avsatt til idrettsformål i Idrettsparken. Disse skissene skal benyttes som diskusjonsgrunnlag i den videre prosessen slik at en kan ha noe konkret å diskutere ut fra. Styret i fotballgruppa vil bli sterkere involvert i det videre arbeidet med anleggsplanene.

3 Sak 6/11 Skjema for kartlegging av ungdomsfrafall Ida informerte om at det er utviklet rutinebeskrivelser for kartleggingsarbeidet, at undersøkelsen er innarbeidet i Questback for elektroniske behandling, samt at hun har mottatt tilbakemelding fra Innebandy og Skiskyting på utøvere som har sluttet i løpet av De andre gruppelederne (i første rekke Fotball, Håndball og Langrenn) ble bedt om å gi tilbakemelding til Ida om utøvere (i alderen år) som har sluttet så raskt som mulig slik at vi kan gå ut med undersøkelsen til disse i løpet av Det ble påpekt viktigheten at den enkelte gruppe utpeker en som er ansvarlig for å følge opp ordningen i gruppen og melde inn de som har sluttet til daglig leder rutinemessig. Vi vil i tillegg legge ut informasjon om ordningen på GILs hjemmesider når vi er klar for å kjøre i gang undersøkelsen. Rutinebeskrivelsen er vedlagt referatet (vedlegg A). Barnehage Torshov Barnehagen er nå godkjent av kommunen og er operativ. Det er foreløpig få barn som har søkt om plass, men målsetningen på sikt er å kunne tilby barn barnehageplass. Alle ble oppfordret om å markedsføre barnehagen slik at vi kan få en vinn-vinn-situasjon for alle berørte. Tove har for øvrig markedsført barnehagen både på hjemmesidene og på Facebook-profilen til GIL. Status Status fra gruppene. Håndball. 13 lag deltar i seriespill. 3 lag til Loppetassen. Rundt 20 barn deltar på Håndballskolen. Stabilt medlemstall på ca. 160 utøvere. Håndballens dag ble arrangert lørdag 17. september. Gruppen vil gjennomføre flere trenerfora i løpet av sesongen. Fortsatt uavklart på sponsorsiden, men jobber med DNB fra årsskiftet. Håndballen vil kjøre i gang et forsøk med fordelskort fra Enjoy og salg av superundertøy som dugnadsjobber i gruppen. Alpint. Skiskyting Langrenn Fotball Det er hovedfokus på anleggsprosjektene som det er informert om tidligere. Det er gjennomført barmarkstreningen i gruppen siden første uken etter høstferien. Gruppen startet opp for fullt med aktiviteten i uke 38. Det er gjennomført utbedringstiltak i lysløypa/m3m. Det er stabilt medlemstall blant de aktive med bra oppmøte og deltakelse. Skiskytterskolen har startet opp med totalt 7 deltakere. Har 161 aktive utøvere så langt denne sesongen. Gruppa har gjennomført/arrangert Veståsenhelga, og nå sist en Maikensamling helgen november. Brennabusamlingen gjennomføres 25. til 27. november. Vi har deltakere på jenteprosjektet til Skiforbundet. Det er god økonomi i gruppa. Det er foreløpig ikke fakturert ut treningsavgift for sesongen og heller ikke til sponsorene. Totalt 45 lag har vært aktive i løpet av sesongen. Det er spillere både på sone- og kretslag både fra jente- og guttelagene. Det er en fin økning i antall utøvere de siste årene. Det sportslige utvalget fungerer bra. Det ble gjennomført en fotballfest 12. november med ca. 100 deltakere. Målsetningen er å gjøre dette til en årlig tradisjon for å skape en sosial ramme i Fotballgruppa. Per Egil etterlyste tydelige bestemmelser i GIL når det gjaldt barneidretten slik at ikke det er overambisiøse trenere/foreldre som legger premissene i for stor grad.

4 Innebandy Startet opp med aktivitet i midten av august. Vi har nå fire lag som fungerer bra. Vurderer 3 A-lag til neste sesong. Innebandy fikk etter hvert tilfredsstillende treningstid i Idrettshallen for alle sine lag. Det er viktig at GIL starter planlegging av treningstidene tidlig til neste sesong. I samarbeid med Ida og YouMe-elever er det i tillegg etablert en ukentlig barneinnebandyaktivitet onsdager på Gjerdrum barneskole der det har vært ca 15. utøvere fra årgangen. Et positivt tilskudd for innebandyaktiviteten. Har solgt julekalendere, og inngått sponsorkontrakter. Ønsker å få etablert en utendørs bandyrink som også kan islegges på vinterstid. Innebandy har mottatt et tilbud på en rink (19 x 9 meter) til kr ,- dersom vi kan finne egnet lokalisering. Idrettsskolen Daglig leder Tove Oppstart på aktiviteten 6. september, og mye aktivitetsglede blant ca deltakere. Gruppa har fått inn ny kasserer, Jon Søbakk, og de er i gang med utfakturering av treningsavgift. - Samtaler med kommunen og barneskolen om grusbanen -> Det har vært dialog med kommunen om utnyttelse av grusbanen i vinter bl.a. til skøytebane. Vi er enige om at barneskolen kan disponere banen i vinter, og at det tas et nytt møte til våren for å diskutere hvordan vi skal bruke banen fremover. - Søknadsfrister arrangementsstøtte ved større arrangement, og anleggsstøtte for mindre kultur og idrettsanlegg-> Kommunen har kunngjort søknadsfrister for arrangementsstøtte ved større arrangement, og anleggsstøtte for mindre kultur og idrettsanlegg. Søknadsfristen er satt til 15. desember Vi sender en samlet søknad fra GIL til kommunen. Det enkelte gruppe bes derfor om å sende utkast til søknad til daglig leder innen 9. desember. Viktig at tidsfristen overholdes. - Gratis selvforsvarskurs-> GIL har fått henvendelse fra en av våre trenere som har sagt seg villig til å arrangere et gratis selvforsvarskurs for jenter/kvinner i GIL. Kurset gjennomføres 30. november. - Førstehjelpskurs -> GIL gjennomførte førstehjelpskurs mandag 14/ Det deltok ca 15 deltakere med positiv tilbakemeldinger. Det settes opp nytt kurs i januar. Vi har startet å benytte Min Idrett i påmelding og oppfølging av kurs. Økonomi Robert - Regnskapsstatus pr > Robert har sendt ut resultat- og balanserapport pr 31.8 til stort sett alle gruppene. Ingen store endringer siden halvårsstatusen. Utover det er det stort sett rettidig innlevering av bilag for september og oktober. - Budsjett > Robert vil sende ut budsjettmal for 2012 primo desember. Den enkelte gruppe ble oppfordret til å sette opp budsjett for neste år i løpet av desember, men endelig frist for levering til AU er først 15. februar Håndball har allerede utarbeidet sitt budsjettforslag for 2012 Barneidrett Hanne - GILs lederkurs -> Forrige kurs ble gjennomført lørdag 29. oktober. Høstens kurs bygde på samme lest som de to foregående kurset, men vi kjørte nå kurset kun med GIL-interne ressurser med Merete og Hanne i lead. Det var nok en gang meget gode tilbakemeldinger. Det tas sikte på å arrangere min. ett lederkurs i Møte for barneidrettsansvarlige -> Hanne gjennomførte nytt møte med de barneidrettsansvarlige i gruppene 14. november der aktuelle saker ble diskutert.

5 Beslutningssaker Sak 4/11- Idrettsfritidsordning (IFO) - beslutning Se vedlagte saksunderlag (vedlegg B). AU anbefaler at en evt. etablering av IFO utsettes inntil vi finner egnede lokaler. Det anbefales videre at dersom vi skal etablere en IFO i GIL-regi må det skje i samarbeid med en allerede etablert profesjonell aktør som har nødvendig struktur/rammer for en slik ordning. Det vil også være behov for å rekruttere en leder for IFOen som er motivert/brenner for etablering av en slik ordning i Gjerdrum. Styret var enige i AUs vurderinger i saken, og mente samtidig at det var viktig å holde saken varm fremover. Vedtak: Det etableres ikke en egen IFO i GIL-regi nå. Saken utsettes til egnede lokaler evt. er tilgjengelig. Sak 11/11 - Forsikringsordning GIL Tove gikk gjennom grunnlaget. Bakgrunn I NIFs bokføringsbestemmelser 2-16 kommer det frem at idrettslaget plikter å tegne en underslagsforsikring for de som disponerer bankkontoer til idrettslaget. Dette har GIL ikke i dag, og det var under denne gjennomgangen at vi ønsket å ta en større gjennomgang av alle forsikringene i GIL. Status I dag går de fleste forsikringene i gruppene gjennom hovedlaget slik at vi allerede er ganske samlet. Alpint har en egen polise i Gjensidige. Ingen av gruppene har egne forsikringer på utstyr, bortsett fra Skiskyting som har forsikret sine geværer. Det er bare Langrenn som har en egen arrangøransvarsforsikring. De fleste gruppene har egne forsikringsordninger av spillere gjennom lisens. Dette går hovedsakelig på skade av spillere. Alle som er under 13 år er automatisk forsikret på lik linje med de som har lisenser. Lisensene må selvfølgelig ligge i hver gruppe. Vi har pr i dag alle forsikringene hos Gjensidige forsikring. De har økt prisen med ca. kr 3 000,- pr år, og er i dag ikke interessert i å finne rimeligere alternativer for oss. Det er kun èn konkurrerende leverandør av forsikringer og dette er IF. Dette er fordi flere av de andre aktørene ikke kan levere hele pakken til oss og da må vi igjen dele forsikringene som vi håper på å unngå. Vi har vært i kontakt med Trygg, Storebrand, Norgesassuranse, Frisk, Gjensidige og IF.

6 Anbefaling Ved å flytte våre forsikringer fra Gjensidige til IF vil hele laget spare ca. kr ,- pr år. I sammenligningen er det ikke store forskjeller på forsikringsvilkår og egenandelene mellom disse to selskapene. Noen grupper vil spare mer enn andre: Fotball: Kr ,- Skiskyting: Kr ,- Løypedrift: Kr ,- Alpint: Kr ,- (foreløpig, det må gjennomføres en befaring i anlegget før endelig pris blir gitt). Hovedlaget vil måtte betale kr ,- mer, men dette er grunnet klubbforsikringen som er unik hos IF. Denne inkluderer bl.a. arrangøransvarsforsikring som ligger på klubbnivå og dekker gruppenes totale arrangøransvar. Denne inkluderer også underslagsforsikringen som vi er pålagt av NIF å ha. AU vurderer om denne merkostnaden skal fordeles ut på gruppene, eller om denne økningen skal håndteres i hovedlaget. Dette tas opp på hovedstyremøtet i mars Anbefaling er derfor følgende: GIL bytter forsikringsselskap fra Gjensidige til IF til hovedforfall nå i november 2011 Vi innhenter på nytt tilbud fra Gjensidige i 2013 for å se om de kan justere nivået noe da. Tove bestiller en befaring til Kniplia for å få ett nøyaktig tilbud fra IF og innbefatte dette i resten av tilbudet. Vedtak: Anbefalingen godkjennes. Status pr 15. desember: Tove har sjekket opp at arrangøransvarsforsikringen vil gjelde alle gruppene, og at forsikringen vil dekke det behovet Langrenn har krav om. Det dekker også arrangøransvaret ifm. cuper el. Det er foreløpig ikke gjennomført en befaring i Kniplia. Sak 6/11 Sak 12/11 Nytt Heishus i Kniplia Internt lån i GIL Robert gikk raskt gjennom status og anbefaling. Alpint er godt i gang med å realisere nytt heishus i Kniplia (se info sak tidligere i referatet). Det er behov for en mellomfinansiering frem til Alpint enten får utbetalt spillemidler, eller inntil Alpint har styrket egenkapitalen i gruppen. AU foreslår derfor at det inngås to interne lån mellom Alpint og henholdsvis Håndball (lån kr ,-) og Hovedlaget (lån kr ,- ). Lånene skal tilbakebetales så raskt som likviditeten i GIL Alpint muliggjør dette, dog senest ved utbetaling av spillemidler. Lånene har en rente på 3 prosent. Ved betydelige endringer i rentenivået i Norge, kan endres ved hvert årsskifte. Første endring kan skje med virkning fra Gjelden har ingen fast avdragsstruktur ut over det som her er beskrevet, men rentene skal betales ved hvert årsskifte (etterskuddsvis). Lånene er interne lån i GIL som er én økonomisk enhet. Det betyr at hele idrettslaget hefter for dette lånet.

7 Vedtak: Hovedstyret godkjenner at GIL Alpint innvilges to interne lån med henholdsvis GIL Håndball med kr ,- og GIL Hovedlag med kr ,- ifm bygging av nytt heishus i Kniplia og utbedring av heistrase. For vilkår se vedlagte låneavtaler (vedlegg C). Sak 13/11 - Grasrotandelen fordeling På hovedstyremøtet 11. september 2009 gjorde vi følgende vedtak når det gjelder fordeling av innkomne midler fra grasrotandelen: Hovedstyret ønsker en kombinasjon av alternativ II (basert på søknad fra gruppene) og III (prioriterte aktiviteter i virksomhetsplanen) Det betyr tildeling ut fra søknad fra gruppene til prioriterte tiltak fra virksomhetsplanen. Det var enighet om ikke å strø pengene tynt utover i forhold til medlemstall i gruppene, men heller prøve å prioritere noen viktig tiltak. Det forventes ca 75 tusen i grasrotinntekter i 2011 til GIL. Disse midlene skal fordeles på neste styremøte torsdag 1. mars. Det er enighet i styret at vi i 2012 viderefører prioriteringen på søknader innenfor kompetanseheving/kursing av trenere/lagledere, men at vi også vurderer om vi bør begynne å sette av midler til fond for å kunne opparbeide egenkapital til større investeringer. Det åpnes derfor for å søke til andre formål enn kursing/kompetanseheving. Vedtak: Den enkelte gruppe fremmer søknad om konkrete tiltak dere ønsker støtte til innen 15. februar 2012, i første rekke tiltak for å kompetanseheve/kurse trenere/lagledere i Sak 14/11 - Årsmøtet 2012 I år gjennomførte vi årsmøtet på tradisjonelt vis der vi inviterte årets trener fra Idrettsgallaen i 2010, Øyvind Ørbeck, til å innlede årsmøtet. I 2010 gjennomførte vi årsmøtet på en lørdag sammen med en kombinert trener-/ledersamling med Ingrid Kristiansen som en hovedattraksjon. Vi satte ny rekord når det gjaldt oppslutning (over 50 stykker) og det var svært positive tilbakemeldinger på opplegget. Styret gir AU fullmakt til å planlegge og evt. gjennomføre årsmøtet etter malen fra Årsmøtet vil bli gjennomført tentativt medio mars 2012 (uke 12/2012). Gruppene skal i tillegg levere følgende innen 15. februar 2012: Gruppeårsberetning Budsjettforslag Forslag til kandidater til æresmedlemmer og evt. andre utmerkelser (innsatspokal og utøverpris). Forslag til datoer for årsmøte i gruppene. Alle grupper oppfordres til å ha gruppeårsmøter, men Fotball, Alpint og Langrenn må som et minimum ha årsmøte. Disse årsmøtene må være gjennomført før årsmøtet i hovedlaget. Sak 15/11 Høringsinnspill til utkast til kommuneplan for Gjerdrum Gjerdrum kommune har satt frist til 30. november 2011 for å fremme høringsuttalelser til forslaget til kommuneplan for Gjerdrum Fortsatt er hovedintensjonen til GIL å gi tilbakemelding om at det er viktig for idretten at tilstrekkelig arealer øremerkes til fremtidige idrettsanlegg, og at det ikke legges opp til for ekspansiv bolig-/næringsutvikling rundt de arealene som allerede er øremerket til idrettsformål og fysisk aktivitet. Det er foreløpig ikke behov for gi detaljerte innspill for hvordan vi ser for oss utnyttelsen av arealene som er avsatt til idrettsformål. Dette vil komme i senere detaljreguleringer for de enkelte områdene. Arbeidene vi har igangsatt ifm skistadion/-løyper, og uteområdet i

8 Idrettsparken vil derfor være nyttige innspill i senere prosesser, og bidra til at vi har utviklet konkrete planer og skisser for hvordan områdene kan utnyttes til idrettsformål. Vedtak: AU gis fullmakt til å utarbeide GILs høringsuttalelse til utkastet til kommuneplan for Gjerdrum Informasjons-/diskusjonssaker Status valgkomitearbeidet Tone gikk raskt gjennom status på valgkomitearbeidet. Det vil bli en del utskiftninger i styret etter årsmøtet, men komiteen har aktuelle kandidater til de fleste posisjoner i styret. Gruppene må i tillegg være selvrekrutterende i sine styrer. Valgkomiteen ber at innspill til aktuelle kandidater signaliseres til komiteen slik at disse kan kontaktes så raskt som mulig. Eventuelt Steinar har fått en henvendelse om GIL kan støtte innkjøp av en GPS-sender med inntil kr 5.000,- som kan brukes ifm sporing av løypekjøring på Ask-området. AU ble bedt om å ta stilling til om GIL skal støtte dette initiativet. Flere signaliserte at dette var et godt tiltak. Status pr 15. desember: Hovedstyret støtter innkjøpet av GPS-sender med inntil kr 5.000,-. GPS-senderen blir en del av GILs avtale med skisporet.no. Dette gjør at vi nå kan tilby oppdatert løypestatus på hele marka og Ask-området direkte på kart (bare snøen kommer). Jo Inge Aambakk Referent Gjenstående møteplan 2011/12 (frem til årsmøtet 2012): 19. januar ledersamling. 1. mars Hovedstyremøtene gjennomføres i tiden 1900-ca 2130.

9 Vedlegg A Rutinebeskrivelse spørreundersøkelse frafall Hensikt med undersøkelsen I Gjerdrum Idrettslag (GIL) ønsker vi å bli bedre. GIL opplever et for stort frafall blant ungdom i tenårene. Vi har derfor etablert en spørreundersøkelse der vi ber ungdom som slutter med en av våre idretter om tilbakemelding på årsaker for hvorfor den enkelte slutter med aktiv idrett i GIL. Hensikten med undersøkelsen er å kartlegge hvilke årsaker som er avgjørende for at utøvere slutter GIL, om vi tilbyr et godt nok aktivitetstilbud, og hva vi som idrettslag kan gjøre for å redusere frafallet blant ungdom. Målgruppe Det er en målsetning om at alle ungdommer i alderen år som slutter i en av våre idretter skal få tilsendt undersøkelsen, og bli oppfordret til å besvare undersøkelsen for å hjelpe oss til å redusere frafallet blant ungdom. Elektronisk spørreskjema - Bruk av Questback GIL har utviklet en spørreundersøkelse som baserer seg på bruk av verktøyet Questback som er et elektronisk verktøy for innsamling, analyse og oppfølging av bl.a. spørreundersøkelser. Den enkelte utøver som har sluttet vil få en mail der en blir introdusert for undersøkelsen med en link til spørreskjemaet som besvares elektronisk. Vedlagt følger et elektronisk skjema som viser spørreundersøkelsen. Hvordan dataene blir behandlet Dataene vil bli behandlet anonymt og konfidensielt. Det er imidlertid gitt anledning på slutten av undersøkelsen å oppgi navn og kontaktinformasjon dersom den enkelte ønsker kontakt med representanter i GIL ifm undersøkelsen. Roller og ansvar. Følgende roller/ansvar gjelder for å kunne identifisere, følge opp og analysere undersøkelsen. Gruppeleder/Lagleder/Trener (gjelder i hovedsak for Bordtennis, Fotball, Håndball, Langrenn, Innebandy og Skiskyting): Identifiserer den enkelte utøver som slutter i en idrett.

10 Informere den enkelte utøver om at GIL ønsker tilbakemelding på en undersøkelse som skal kartlegge årsakene til frafall blant ungdom. Gi melding til daglig leder om hvem som har sluttet i laget med mailadresse til vedkommende. Den enkelte gruppe velger selv hvordan de organiserer seg for å identifisere/melde inn utøvere som slutter til daglig leder. Det anbefales imidlertid at den enkelte gruppe utpeker en ansvarlig for ordningen som følger opp gruppens ansvar. Daglig leder: Sender ut mail til den enkelte som har sluttet med link til undersøkelsen. Ungdomsrepresentant: Ansvarlig for administrering av spørreundersøkelsen i Questback. Analysere og behandle dataene. Presentere resultater/funn til gruppeledere/hovedstyret i GIL.

11 Vedlegg B Saksunderlag - Sak 4/11 - Idrettsfritidsordning i GIL GILs handlingsplan Av planen fremgår det under aktivitetsutvikling: Delmål: Beslutte om det skal etableres idrettsfritidsordning i regi av idrettslaget. Vurdere ulike modeller for en idrettsfridtidsordning (IFO) i egen regi, eller som et samarbeid med en av barneskolene. Kartlegge om det finnes ressurspersoner som kan ta på seg ansvaret for dette. Innen 1. november Ansvar: Barneansvarlig. Prosessen så langt: Tatt opp som en sak på Barneansvarlig møte Snakket litt om en eventuell slik ordning her i Gjerdrum. Noen positive kommentarer rundt delmålet der en mente at det kunne være behov for en slik ordning, for å gi barna på nåværende SFO et utvidet tilbud. Møte med kulturleder Catrine Haakonsen og daglig leder i GIL, Tove Heni Det ble da signalisert at kommunen ønsket et utvidet tilbud for SFO barn, og at de ønsker et evt. samarbeid med GIL. De ønsker å tilby barna idrett som et supplement/tillegg til eks vis kulturskolen, og de trenger fagfolk til dette AU-møte i GIL der det ble informerte fra møte med kommunen. Nytt møte med kommunen ble gjennomført med Cathrine, SFO-lederne fra begge barneskolene, rektor ved Gjerdrum barneskole, leder for kulturskolen, daglig leder GIL og barneansvarlig i Gil. Dette møtet forsterket inntrykket av at kommunen ønsket et samarbeid, og et utvidet SFO-tilbud. Det var enighet i at tilbudet pr i dag ikke er optimalt, og at et tilbud om allsidig trening og lek ville være et godt tilbud til barna. SFO lederne ville gjerne ha hjelp av oss i SFO tiden på skolene. Gjerne 2 dager pr uke Hovedstyremøte hvor det ble referert til møtet foregående dag, og status på arbeidet GIL leder, daglig leder og barneansvarlig hadde møte m/knut Erik Johansen fra Idrettsakademiet (Skedsmo sportsfritidsordning). Han står bak en IFO som er velfungerende med en egen base på Skedsmo stadion. Den er for barn i alderen 7-11 år, og har valget mellom 3 eller 5 dagers uke. Tilbudet inkluderer daglig aktivitet med idrett, lek og bevegelse, mat, frukt og drikke og leksehjelp. De ansatte er medlem/aktive utøvere av klubben, og ses også på som en rekruttering til trener/leder jobber i klubben. Det er etablert et velfungerende opplegg for IFO som alle samarbeidende klubber kan benytte, og det er etablert et kvalitetssikringssystem for de ansatte AU møte. Her diskuterte vi de to ulike modellene. Modell 1- IFO i samarbeid med kommunen og Modell 2- IFO i samarbeid med profesjonell aktør. Se vedlagte PowerPoint-brief AU møte. Drøftet videre rundt de to modellene Korrespondanse med Cathrine Haakonsen vedrørende eventuelle lokaliteter for en IFO. Ingen klare svar eller utsikter for noen lokaliteter Hovedstyremøte. Informert om status på saken så langt.

12 AU møte. Blir enige om å skrive en dokumentasjon om prosessen og hva vi har gjort så langt. AU anbefaler å utsette delmålet, for å ta det opp igjen ved en senere anledning pga. manglende tilgang til egnede lokaler Barneansvarlig møte. Informerer om å utsette delmålet Hovedstyremøte - anbefaling om å legge delmålet til side. Konklusjon: I løpet av denne prosessen har vi kommet frem til at modell 2 IFO i samarbeid med en profesjonell aktør er det som best samsvarer med vår visjon og våre verdier. Vi ønsker å få barn i aktivitet, og skape en positiv holdning til fysisk aktivitet. Det er lettest å få gjennomført dette ved et tilbud som modell 2 innebærer. Idrettsakademiet v/knut Erik Johansen har gitt uttrykk for at de kunne tenke seg å starte opp en IFO her i Gjerdrum. De ville da ha skaffet bemanning og sørget for all drift og informasjon rundt dette. Vi er redd for at modell 1- IFO i samarbeid med kommunen vil innebære at ansvaret og eierskapet til GILs del kan bli utydelig. Det kan skape uklare ansvarsforhold mellom kommunen og GIL, samt vanskelig å få ansatte for så få timer i uken. Videre ser vi at pr i dag har vi ikke funnet egnede lokaliteter. Vi har vært i kontakt med kommunen, Gjerdrum Golfklubb, samt forhørt oss litt rundt i bygda. Ingen lokaler har egnethet eller ligger i nærheten (sentrum) av begge barneskolene. AU anbefaler derfor at en evt. etablering av IFO utsettes inntil vi finner egnede lokaler. Vi mener at det er behov for en IFO som en «konkurrent» til eksiterende SFO i Gjerdrum, men at alle rammebetingelser må være på plass før GIL kan påta seg et slikt ansvar. Det anbefales derfor at dersom vi skal etablere en IFO i GIL-regi må det skje i samarbeid med en allerede etablert profesjonell aktør som har nødvendig struktur/rammer for en slik ordning. Det vil også være behov for å rekruttere en leder for IFOen som er motivert/brenner for etablering av en slik ordning i Gjerdrum. Vår anbefaling til hovedstyret er følgende: Delmål: Beslutte om det skal etableres idrettsfritidsordning i regi av idrettslaget. Delmålet utsettes til egnede lokaler er til stede.

13

14

15 Vedlegg C Låneavtale (gjeldsbrev) Gjerdum IL Alpin erkjenner med dette å skylde Gjerdrum IL Håndball kr. Låneformål : Oppføring av nytt heishus i Kniplia og utbedring av heistrase. GIL Håndball oppnår samtidig bedre rente på sin innestående midler. Lånet har en rente på 3%. Ved betydelige endringer i rentenivået i Norge, kan endres ved hvert årsskifte. Første endring kan skje med virkning fra Lånet skal tilbakebetales så raskt som likviditeten i GIL Alpint muliggjør dette, dog senest ved utbetaling av spillemidler for de 2 prosjektene. (Den gjennomsnittlige ventetiden på utbetaling av spillemidler er for tiden ca. 3 år). Andre mulige kilder til nedbetaling av lånet kan være andre tilskudd til prosjektene, og årlig overskudd fra drift av anlegget. (Det er f.eks søkt midler fra Gjensidige-stiftelsen med forventet svar før Gjelden har ingen fast avdragsstruktur ut over det som her er beskrevet, men rentene skal betales ved hvert årsskifte (etterskuddsvis). Hvis GIL Håndball får behov for (deler av) pengene i låneperioden, vil hovedstyret prøve å frigjøre annen likviditet, evt. søke lån i bank. Dette må varsles av GIL Håndball minimum 3 måneder før. Lånet er et internt lån i Gjerdrum idrettslag som er en økonomisk enhet. Det betyr at hele idrettslaget hefter for dette lånet. Gjerdrum, den Låntakers underskrift Långivers underskrift Hovedstyret Hans-Petter Løvberg Berte Larsen Jo Inge Aambakk Leder GIL Alpint Leder GIL Håndball Styreleder GIL

16 Låneavtale (gjeldsbrev) Gjerdum IL Alpin erkjenner med dette å skylde Gjerdrum IL ved hovedlaget kr. Låneformål : Oppføring av nytt heishus i Kniplia og utbedring av heistrase. GIL ved hovedlaget oppnår samtidig bedre rente på sine innestående midler. Lånet har en rente på 3%. Ved betydelige endringer i rentenivået i Norge, kan endres ved hvert årsskifte. Første endring kan skje med virkning fra Lånet skal tilbakebetales så raskt som likviditeten i GIL Alpint muliggjør dette, dog senest ved utbetaling av spillemidler for de 2 prosjektene. (Den gjennomsnittlige ventetiden på utbetaling av spillemidler er for tiden ca. 3 år). Andre mulige kilder til nedbetaling av lånet kan være andre tilskudd til prosjektene, og årlig overskudd fra drift av anlegget. (Det er feks søkt midler fra Gjensidige-stiftelsen med forventet svar før Gjelden har ingen fast avdragsstruktur ut over det som her er beskrevet, men rentene skal betales ved hvert årsskifte (etterskuddsvis). Hvis GIL hovedlaget får behov for (deler av) pengene i låneperioden, vil hovedstyret prøve å frigjøre annen likviditet, evt. søke lån i bank (krever årsmøtets tilslutning). Dette må varsles av GIL hovedlaget minimum 3 måneder før. Lånet er et internt lån i Gjerdrum idrettslag som er én økonomisk enhet. Det betyr at hele idrettslaget hefter for dette lånet. Gjerdrum, den Låntakers underskrift Långivers underskrift Hovedstyret Hans-Petter Løvberg Robert Øksnes Jo Inge Aambakk Leder GIL Alpint Kasserer GIL Hovedlaget Styreleder GIL