Sammen skaper vi ei aktivitetsglad bygd. GJERDRUM IDRETTSLAG

Transkript

1 GJERDRUM IDRETTSLAG Deltakere: Jo Inge H. Aambakk Leder Møtt Tove Øines Daglig leder Møtt Seline Kopperud Nestleder Møtt Robert Øksnes Kasserer Møtt Hanne Langerud Barneansvarlig Meldt forfall Kristin Vamsæter Barneansvarlig Meldt forfall Eline Flugstad Rygg (frem til kl 20) Ungdomsrepr. Meldt forfall Åse Cedell Ungdomsvararepr.-frivillig Meldt forfall Karin S Eriksen Vararepresentant-frivillig Per Egil Moseng GIL Fotball Møtt Inge Sveen GIL Håndball Møtt Hilde W Nilsen GIL Alpint/Hopp Møtt Steinar Hagen GIL Langrenn Møtt Kai-Johnny Meyer-Nilsen GIL Skiskyting Møtt Jo Daniel Liseth GIL Idrettskole Møtt Torstein Berg GIL Innebandy Møtt Jason Davidson GIL Taekwondo frivillig Møtt Andrè Lund GIL Taekwondo frivillig Møtt Sven Wertebach GIL Bordtennis - frivillig Møtt Turid Lomsdalen Framnes GIL Trim frivillig Meldt forfall Ivar Minken GIL Sykling frivillig Møtt Karin S Eriksen GIL Svømming frivillig Andre til stede: Johan Sveen ( ) ifm gjennomgang av status fra valgkomiteen. Protokoll fra hovedstyremøte Tid: Torsdag kl Møte nr 4/2013 Sted: Furuvegen 4. Saksliste 1. Godkjenning av referat fra møte nr 3/2013 i hovedstyret 18. september 2013 Jo Inge. 2. Status saker (1) Kort status fra gruppene (2) Kort status fra daglig leder/styreleder (3) Kort status fra kasserer (4) Kort status fra valgkomiteen 3. Beslutnings saker: (1) Sak 10/13 «GILs lille gule» - aktuelle beslutningspunkter (2) Sak 6/13 Ny hjemmesideløsning i GIL status og aktuelle beslutningspunkter (3) Sak 17/13 Fordeling av LAM 2013 (4) Sak 18/13 - Grasrotandel 2013 fordeling i 2014 (5) Sak 19/13 - Årsmøtet 2014 (6) Sak 20/13 Egenkapitalbehov Bandyrink GIL Innebandy 4. Orienteringssaker

2 (1) Sak 3/13 Nytt medlemsarkivsystem utfakturering av treningsavgifter status og utfordringer (2) Sak 21/13 GILs aktivitetsleder kurs (3) Sak 16/13 - Anleggssaker i GIL (a) Spillemiddelsøknader fra GIL pr 1. september 2013 status (b) Status arbeidet med skistadion og ski-/turtraseer (c) Status anleggsplan for Kniplia Freeride 5. Eventuelt. Gjenstående møter i GIL-styret 2013/14: 1. Hovedstyremøter som gjennomføres i tiden : Mandag 10. mars Ledersamling m/hovedstyret i tiden : Torsdag 6. februar 2014 «Den Lille Gule». 3. AU-møter som gjennomføres i tiden kl 19-21: Onsdag 29. januar Onsdag 26. februar. Saksbehandling Sak 1. Godkjenning av referat fra møte nr 3/2013 i hovedstyret 18. september 2013 Referat fra møte nr 3/2013 utsendt 27. september 2013 med kommentarfrist 7. oktober Ingen merknader fremkommet. Vedtak: Referatet godkjennes. Sak 2. Status saker Bakgrunn: Repr. fra gruppene, daglig leder, styreleder, kasserer og repr. fra valgkomiteen gikk gjennom status innenfor sine ansvarsområder. Følgende forhold følges opp: Det er viktig med god koordinering mellom vinter- og sommeridrettene. Gruppene skal tilrettelegge for at den enkelte skal kunne drive med flere idretter, og sesongidrettene må skape rom for dette slik at vi unngår at den enkelte må velge idrettsgren for tidlig. Ansvar: Gruppeledere. Det er plan om å få i gang Bordtennisaktivitet igjen i løpet av februar. Ansvar: Leder Bordtennis. Gruppene må bidra til rekruttering til de planlagte førstehjelpskursene som gjennomføres i GIL. Det må gis varsling i god tid før kursene gjennomføres. Det bør vurderes om dette kurset kan slås sammen med GILs aktivitetslederkurs. Ansvar: Gruppeledere og Daglig leder RBU utfordrer GIL til å utarbeide et variert opplegg med innslag fra flere grupper ifm sommeraktivitetsuken «Jeg fant, jeg fant» i uke 26/2014. Ansvar: Inge Sveen initierer en prosess på dette. Ref sak 8/13 - Gruppene melder inn oppdaterte planer for antall lag og behov for treningstid sesongen 2014/15 til AU med forslag om fordeling mellom idrettshall og gymsal, og evt. forslag til alternative treningslokaler som kan bidra til å frigjøre kapasitet i Idrettshall/gymsaler. Ansvar: Gruppeledere innen 1. februar 2014 AU utarbeider anbefaling om fremtidig bankforhold i GIL der i utgangspunktet DnB og Odal Sparebank må vurderes. Ansvar: Kasserer innen 10. mars 2014.

3 Vedtak: Tas til oppfølging. Sak 3. Beslutnings saker (1) Sak 10/13 «GILs lille gule» - utarbeidelse av veileder for GILs virksomhet. Følgende vedlegg til saken: Informasjon om verdiarbeid (vedlegg A) Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 14. november 2013 sak 10/13 (vedlegg B) Vedtak: Hovedstyret støtter aktivt opp om den videre aktivitetsplanen for utvikling av Den Lille Gule. I tillegg lanseres GIL-bien som ny GIL-maskot, og vi jobber videre med lansering av GILsang og musikkvideo. (2) Sak 6/13 Ny hjemmesideløsning i GIL - status og aktuelle beslutningspunkter Nestleder gikk gjennom status i arbeidet. Følgende forhold følges opp: Arbeidsgruppen konsentrerer i hovedsak arbeidet om WordPress kan dekke GILs behov som felles fremtidig hjemmesideløsning. Ansvar: Nestleder. Arbeidsgruppen kaller inn aktuelle ressurspersoner til et arbeidsmøte for å kvalitetssikre krav og anbefalinger fra arbeidsgruppen. Ansvar: Nestleder innen utløpet av januar Arbeidsgruppen må gjøre en vurdering av Idrettens ny utviklede hjemmesideløsning IdrettenOnline, og sammenligne denne med WordPress løsningen opp mot de definerte kravene vi har til en fremtidig hjemmesideløsning i GIL. Ansvar: Nestleder. Arbeidsgruppen følger for øvrig tidsplanen som ble bestemt på hovedstyremøtet 23. mai Ansvar: Nestleder. Vedtak: Tas til oppfølging. (3) Sak 17/13 Fordeling av LAM 2013 Kasserer orienterte om anbefaling. Følgende vedlegg til saken: Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 14. november 2013 sak 17/13 (vedlegg B) Vedtak: Den foreslåtte tildelingen av LAM 2013 godkjennes. Utbetaling til gruppene blir effektuert senest innen utløpet av november. (4) Sak 18/13 Grasrotandel 2013 fordeling i 2014 Leder orienterte om anbefalingen. Følgende vedlegg til saken: Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 14. november 2013 sak 18/13 (vedlegg B) Det er enighet i styret at årets grasrotandel til GIL øremerkes som (egen-/mellomfinansierings)kapital for realisering av konkrete anleggsinvesteringer, og da i første rekke realisering av nærmiljøanlegg. Vedtak: Tas til oppfølging.

4 (5) Sak 19/13 Årsmøtet 2014 Følgende vedlegg til saken: Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 14. november 2013 sak 19/13 (vedlegg B) Vedtak: Tas til etterretning. (6) Sak 20/13 - Egenkapitalbehov Bandyrink GIL Innebandy Leder orienterte om saken. Følgende forhold følges opp: Endelig beslutning om søknader om nærmijøanlegg på Veståsen avklares i søknadsprosessen for tippemidler. Ansvar: Leder. Det totale egenkapitalbehovet for søknad(ene) må dokumenteres som en del av kravene til søknadene. Ansvar: Leder. AU tar ansvar for å tilrettelegge og sikre fremdrift i denne prosessen. Vedtak: Styreleder, kasserer, Leder GIL Innebandy og Leder GIL Fotball får fullmakt av styret til å fatte beslutninger om økonomiske disposisjoner som kan dokumentere kapitalbehovet ifm spillemiddelsøknad(er) på Veståsen. Saken tas endelig opp på GILs hovedstyremøte nr 1/2014 der vi vedtar de endelige økonomiske disposisjonene for spillemiddelsøknaden(e). Orienteringssaker (1) Sak 3/13 Nytt medlemsarkivsystem utfakturering av treningsavgifter status og utfordringer Daglig leder informerte kort om status for implementering av nytt medlemsarkivsystem og utfakturering av treningsavgifter i GIL, og fikk tilbakemelding på erfaringer fra gruppene som har utfakturert treningsavgifter i det nye systemet. Følgende forhold følges opp: Det er viktig å sette av tid til support og en positiv støtte til de som har utfordringer med systemet. Ansvar: Daglig leder og medlemsarkivansvarlige i gruppene. Det må utarbeides retningslinjer for hvordan gruppene følger opp utestående fordringer. Ansvar: Daglig leder. Det må utarbeides retningslinjer for bruk av SMS-funksjonen i KlubbAdmin (KA) Ansvar: Daglig leder. Det må utarbeides retningslinjer for utarbeidelse av rutinemessig regnskapsdokumentasjon for å dokumentere inntektsbilag og hvordan gruppene skal følge opp treningsavgiftene Ansvar: Daglig leder GILs retningslinjer for bruk av KA og Min Idrett må oppdateres fortløpende Ansvar: Daglig leder (2) Sak 21/13 GILs aktivitetsleder kurs Planen er at aktivitetsleder kurset gjennomføres tirsdagene 7. og 14. januar (kl hos Nabo`n) og lørdag 18. januar kl i Idrettshallen. Det er viktig at gruppeledere følger opp rekruttering til kurset når invitasjonen går ut.

5 (3) Sak 16/13 - Anleggssaker i GIL Det ble informert om status i følgende prosjekter: (a) (b) (c) Spillemiddelsøknader fra GIL 2013 status Status arbeidet med skistadion og ski-/turtraseer Status anleggsplan for Kniplia Freeride Arbeidene videreføres. Eventuelt Intet. Protokoll godkjent, dato Jo Inge Aambakk Styreleder

6 Vedlegg A til protokoll styremøte i GIL 14. november 2013 INFORMASJON ANG VERDIARBEID TIL GIL HOVEDSTYREMØTE torsdag 14. november 2013 Viktig beskjed til alle ledere av undergruppene: Send ut invitasjonen til de kommende verdidebattene til alle raskest mulig. DEN LILLE GULE: «Sånn vil vi ha det i GIL» Resultatet av verdiarbeidet skal samles i dette heftet som blir GILs lille «verdidokument». Målet er at det skal bevisstgjøre oss og sikre gode holdninger slik at vi drar i samme retning. Tanken er at alle medlemmer i GIL, det være seg utøvere, foreldre, trenere, lagledere og tillitsvalgte skal bli kjent med innholdet i «Den Lille Gule» og forholde seg til denne i Gil sammenheng. Derfor er det et poeng at den blir lettfattet og enkel, med fokus på det GIL mener er det viktigste budskapet. Stolthet og identitet er en viktig del av verdiarbeidet, derfor vil vi samtidig med «Den Lille Gule» lansere maskot, sang og musikkvideo. Plan for aktuelle aktiviteter: Verdidebatt 24. oktober: Hva betyr Gjevt, Inkluderende, Levende for utøvere, foreldre, trenere og tillitsvalgte? - Gjennomført! Verdidebatt for gruppene 28. november: Debatten vil omhandle hva verdiordene Gjevt, Inkluderende og Levende betyr konkret for hver enkelt gruppe. Verdi dilemma debatt 6. januar 2014: Alkohol (rusmidler); Når er det greit og når er det ikke greit? Bredde vs spissing. Resultatorientering/utviklingsorientering. Individuell idrett/lagidrett; Når er det greit og når er det ikke greit? Trenerkompetanse; Skal alle kunne være trenere eller skal man kreve en viss kompetanse (kurs/utdanning)? Alle debattene ledes av Johan Conradson fra Akershus Idrettskrets. Han vil følge opp arbeidet med verdiarbeidet fordi han vet at denne satsingen er unik i idrettssammenheng, og mener vi kan bli en foregangsklubb som satser på at verdigrunnlaget skal «sitte i ryggmargen» hos medlemmene. Videre planer må vurderes i etterkant av verdidebattene. Noe av veien blir til mens vi går. Vi ser for oss følgende: o Innspillene fra verdidebattene redigeres av Johan Conradson, Merete Rødsjø og Hanne og Kristin. o Sendes som råutkast til alle styremedlemmer for tilbakemeldinger. o Behandling av Den Lille Gule under ledersamling 6. februar 2014 o Layout og trykk o Formell godkjenning av Den Lille Gule på årsmøte mars 2014 o Lansering

7 Lansering av bie maskot: Vi har foreslått at en gul og sort bie symboliserer verdiarbeidet og blir GILs maskot. En maskot er viktig som et samlende symbol, har med stolthet og identitet å gjøre, og er ikke minst gjevt for barna. Vi har fått sponset en enkel, heldekkende bie-drakt av Hos Nabo n. Bien dukket opp på en håndballkamp og skapte stor begeistring. Nøstesjel er i gang med å lage mønster til en strikket bie. GIL SANG OG MUSIKKVIDEO: Knut-Bjørnar Asphol, musikkprodusent og låtskriver med bostedsadresse i Gjerdrum har sagt ja til å hjelpe oss med å lage GIL sang. Vanligvis tar han kr for en låt, men vil gjøre dette til dugnadspris for kr Asphol vil jobbe med dette på nyåret Det er snakk om at Superbarna kan fremføre låten eller deler av den, de har alle tilknytning til GIL. Vi har også mulighet til å spørre acapella gruppen Cantandina, der Eline F. Rygg er med. Asphol samarbeider med Jan Helt om musikkvideo-opptak av Superbarna og har tipset oss om å ta kontakt med han. Helt bor i Gjerdrum, har barn i GIL og er positiv til å bidra med dugnadsinnsats. Han må ha minimum kr moms for å dekke utgifter til utstyr til produksjon. Han vil samarbeide tett med Asphol om produksjonen. Jan Helt sier han er opptatt av å fange stemninger, og vil satse på et stort filmmateriale over mange timer som skal kokes ned til de få minuttene sangen varer. Vi vil be om et snarlig møte med Asphol og Helt for å starte opp samarbeidet Hvor mye man skal velge å gjøre ut av ting bør avklares, mulighetene er jo ubegrensede. Skal det for eksempel på sikt dukke opp andre bieffekter i GIL sammenheng? Hva med nettbutikk for GIL? Vi tar gjerne imot tilbakemeldinger, innspill, ideer og andre forslag. Hilsen Barneansvarlige i GIL

8 Vedlegg B til protokoll styremøte i GIL 14. november 2013 Sak 10/13 «GILs lille gule» - aktuelle beslutningspunkter Se vedlagte informasjon (vedlegg A) ang verdiarbeidet. I tillegg er det utarbeidet følgende budsjett for denne aktiviteten: Inntekter Sponsorer ,- Midler fra Akershus Idrettskrets ,- Salg av honning (200 krukker m/40 kr. fortjeneste pr. enhet) 8 000,- Totalt ,- Utgifter GIL sang m/video ,- Trykk og utforming av DLG ,- Totalt ,- Det bes om tilslutning til aktivitetsplanen for utvikling av Den Lille Gule, valg av bien som fremtidig GIL-maskot, lansering av GIL-sang og musikkvideo, og tilhørende budsjett for aktiviteten. Forslag til vedtak: Hovedstyret støtter aktivt opp om den videre aktivitetsplanen for utvikling av Den Lille Gule. I tillegg lanseres GIL-bien som ny GIL-maskot, og vi jobber videre med lansering av GIL-sang og musikkvideo. b. Sak 6/13 Ny hjemmesideløsning i GIL status og aktuelle beslutningspunkter Seline vil presentere status og plan for det videre arbeidet på møtet. c. Sak 17/13 Fordeling av LAM 2013 Tilskuddet til lokale lag og foreninger i Gjerdrum for 2013 er på kr ( i 2012). Gjerdrum Idrettsråd (GIR) har lagt til grunn medlem/ idrettsregistreringen fra Akershus Idrettskrets for 2012 ved fordelingen. På bakgrunn av dette er GIL tildelt totalt kr ( i 2012) i LAM for 2013, som fordeles ut til gruppene på basis av aktivitetstall for utøvere mellom 6-19 år. Hvert lag tildeles et grunntilskudd på kr ,00 til rekrutteringsarbeide ovenfor barn og unge. Vi foreslår at GIL Friidrett ikke tildeles dette tilskuddet, men at dette i stedet går til Gjerdrum IL Ski, slik at både langrenns- og alpin-gruppa får hvert sitt grunntilskudd. GIR har valgt å opprettholde fjorårets tildeling på Kr ,- til Gjerdrum IL - Idrettskolen for Det forutsettes at tildelingen knyttes til å heve nivået og kompetansen hos ledere på lik linje som i De resterende midler er fordelt likt mellom lagene og er basert på registrerte medlemmer i aldersgruppene 6 19 år. Følgende fordeling gjelder for GILs grupper: Gjerdrum IL Idrettsskolen Gjerdrum IL Friidrett Gjerdrum IL Fotball Gjerdrum IL Ski (Langrenn) Gjerdrum IL Ski (Alpin) Gjerdrum IL Håndball Gjerdrum IL Innebandy

9 Gjerdrum IL Bordtennis Gjerdrum IL Skiskyting Gjerdrum IL totalt GIL Trim og Svømming har ingen registrerte utøvere under 20 år, og tilkommer ikke LAM-tildeling for GIL Taekwondo og GIL Sykkel vil først være berettiget LAM-midler neste år. Forslag til vedtak: Den foreslåtte tildelingen av LAM 2013 godkjennes. Utbetaling til gruppene blir effektuert senest innen utløpet av november.. d. Sak 17/13 Grasrotandel 2013 fordeling i 2014 På hovedstyremøtet 11. september 2009 gjorde vi følgende vedtak når det gjelder fordeling av innkomne midler fra grasrotandelen til GIL: Hovedstyret ønsker en kombinasjon av alternativ II (basert på søknad fra gruppene) og III (prioriterte aktiviteter i virksomhetsplanen) Det betyr tildeling ut fra søknad fra gruppene til prioriterte tiltak fra virksomhetsplanen. Det var enighet om ikke å strø pengene tynt utover i forhold til medlemstall i gruppene, men heller prøve å prioritere noen viktig tiltak. Så langt i 2013 er det generert følgende inntekter: For perioden 1. jan til 30. apr.: kr ,24 For perioden 1. mai til 31 aug.: kr ,98 For perioden 1. sep til dd: kr ,31 Totalt: kr ,53 kr ,26 (på samme tid i fjor) Totalt forventes det derfor ca. kr ,- i grasrotinntekter i 2013 som skal fordeles på styremøte mandag 10. mars Dette er en fin økning fra tidligere år da vi har ligget i området ,- til ,- kr i inntjente grasrotmidler de foregående årene. Vi har pr i dag 312 spillere som har registrert GIL som sin grasrotmottaker; en økning på 16 spillere sammenlignet med samme tidspunkt i fjor. Det er viktig at gruppene fortsatt markedsfører ordningen for å øke oppslutningen om grasrotandelen i GIL. På styremøte ønsker vi en diskusjon på hvilken innretning vi skal ha ifm fordeling av årets grasrotandel. Anleggsutvikling er et av hovedsatsningsområdene fremover og AU foreslår at midlene øremerkes som (egen-/mellomfinansierings)kapital for realisering av konkrete anleggsinvesteringer,i første rekke nærmiljøanlegg. Vi ønsker derfor en diskusjon om hva vi bør satse på i fordeling av årets grasrotandel. e. Sak 19/13 Årsmøtet 2014 Årsmøtet 2014 gjennomføres medio/ultimo mars 2014, foreløpig tentativ dato er satt til torsdag 20. mars Gruppene bes om å levere følgende innen 1. mars 2014: Gruppeårsberetning 2013 mal vil bli sendt ut primo desember. Budsjettforslag 2014 mal vil bli sendt ut primo desember. Forslag til kandidater til æresmedlemmer og evt. andre utmerkelser (innsatspokal og utøverpris). Forslag til datoer for årsmøtene i Fotball, Alpint og Langrenn. Disse årsmøtene må være gjennomført før årsmøtet i hovedlaget. Vi ber om tilbakemelding på gjennomføringsdatoen innen 1. februar 2014.