Sammen skaper vi ei aktivitetsglad bygd. GJERDRUM IDRETTSLAG

Transkript

1 GJERDRUM IDRETTSLAG Deltakere: Jo Inge H. Aambakk Leder Møtt Monica Moer Administrativ leder Møtt Seline Kopperud Sørensen 1. nestleder Meldt forfall Jan Erik Hvidsten 2. nestleder Meldt forfall Robert Øksnes Kasserer Møtt Kirsten Fiskum Barneansvarlig Møtt Ann-Magrit Korsvold Barneansvarlig Møtt Emilie Johanne Hagen Ungdomsrepr. Møtt Ole Einar Borgaard Ungdomsvararepr.-frivillig Karin S Eriksen Vararepresentant-frivillig Per Egil Moseng GIL Fotball Møtt Inge Sveen GIL Håndball Møtt Terje Nyhagebråten GIL Alpint/Hopp Møtt Geir Skuterud GIL Langrenn Møtt Rune Eriksen GIL Skiskyting Meldt forfall Camilla Karoline Braate GIL Idrettskole Meldt forfall Janne Sandvik Rydgren GIL Innebandy Møtt Jason Davidson GIL Taekwondo Møtt Turid Lomsdalen Framnes GIL Trim frivillig Meldt forfall Jarle Kleppan GIL Sykling frivillig Meldt forfall Karin S Eriksen GIL Svømming frivillig Meldt forfall Protokoll fra hovedstyremøte Tid: Torsdag kl Møte nr 2/2015 Sted: Kniplia. Saksliste 1. Godkjenning av protokoll fra møte nr 1/2015 i hovedstyret 10. juni Innledende orienteringer (1) Sak 12/15 - Ny hjemmesideløsning i GIL - kort introduksjon og plan videre - Monica og gruppeledere 3. Status saker (1) Kort status fra gruppene (2) Kort status fra administrativ leder (3) Kort status fra styreleder (4) Kort status fra kasserer (5) Kort status fra barneansvarlige 4. Beslutnings saker: (1) Sak 21/14 Grasrotandel 2014 fordeling i 2015 (2) Sak 5/15 Fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler sesongen 2015/-16 (3) Sak 9/15 Oppdatert Klubbhåndbok og forslag til årshjul i GIL (4) Sak 10/15 Plan for GILs bidrag ifm Kronprinsparets besøk i Gjerdrum 16. september - nedsettelse av arbeidsgruppe

2 (5) Sak 11/15 Plan for kantine-/tribuneanlegg på kunstgresset - presentasjon og prinsippavklaring 5. Orienteringssaker (6) Sak 4/15 MOT-prosjektet samarbeid GIL og MOT - status og videre plan 6. Eventuelt. Gjenstående møter i GIL-styret 2015/16: 1. Hovedstyremøter som gjennomføres i tiden 1900-ca. 2130: Torsdag 17. september Torsdag 12. november m/juleavslutning Onsdag 9. mars Ledersamling m/hovedstyret i tiden : Torsdag 11. februar 2016 utvikling av handlingsplan AU-møter som gjennomføres i tiden kl 19-21: Onsdag 2. september Mandag 26. oktober Mandag 25. januar 2016 Mandag 29. februar Saksbehandling Sak 1. Godkjenning av protokoll fra møte nr 1/2015 i hovedstyret 10. mars 2015 Ingen merknader fremkommet. Protokollen godkjennes. Oppfølgingssaker AU vil utarbeide forslag til retningslinjer for mobbing og trakassering. Dette tas opp som egen sak på styremøtet i september GIL Innebandy hadde ansvaret for GIL-standen på Gjerdrumsdagen lørdag 6. juni Gruppen tildeles kr 5.000,- for denne dugnadsinnsatsen. GIL Fotball er ansvarlig for GIL-standen i Sak 2. Innledende orienteringer Sak 12/15 - Ny hjemmesideløsning i GIL - kort introduksjon og plan videre. Det ble gitt en kort status i arbeidet med å få etablert ny hjemmesideløsning i GIL fra 1. juni Hele GIL er nå over på en mer moderne plattform (KX Products) med gode utviklingsmuligheter. Takk til Seline og Monica som har vært sentral i implementering av løsningen. De webansvarlige i gruppene har også gjort en meget god jobb. Vi planlegger med en stegvis utvikling av løsningen der vi legger opp til flere opplæringsrunder etter hvert som vi har fått erfaring med løsningen. Rekruttering av engasjerte og motiverte webansvarlige i gruppene er et suksesskriterium. I tillegg er det viktig med lederinvolvering for å sikre gode hjemmesider i GIL Sak 3. Status saker Gruppeledere, administrativ leder, kasserer, barneansvarlige og styreleder gikk gjennom status innenfor sine ansvarsområder. Følgende forhold følges opp:

3 1) Alle grupper jobber aktivt med å bidra til at alle trenere/lagledere som jobber med barn og ungdom skal ha politiattest i samsvar med de interne rutinene i GIL. Hovedansvarlig for ordningen i GIL er daglig leder GIL Fotball/Rune Kraft Johnsen. Ansvar: Gruppeledere. Tas til oppfølging. Sak 4. Beslutnings saker (1) Sak 21/14 Grasrotandel 2014 fordeling i 2015 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. juni 2015 sak 21/14. 1) Hovedstyret støtter innkjøpet av skanner til GILs tidtakersystem med kr ,-. 2) GIL støtter Sofie Rostad med kr ,- i 2015 til hennes satsning i sesongen 2015/16. 3) Resterende beløp kr ,- øremerkes et driftsfond for å dekke nødvendige vedlikeholds- /sikrings-/oppgraderingsbehov i første rekke i nærmiljøanleggene på Veståsen.. (2) Sak 5/15 Fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler sesongen 2015/-16 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. juni 2015 sak 5/15 (vedlegg A) Den fremlagte fordelingen av treningstid godkjennes. (3) Sak 9/15 Oppdatert Klubbhåndbok og forslag til årshjul i GIL Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. juni 2015 sak 9/15 (vedlegg A) Tas til etterretning. (4) Sak 10/15 Plan for GILs bidrag ifm Kronprinsparets besøk i Gjerdrum 16. september - nedsettelse av arbeidsgruppe Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. juni 2015 sak 10/15 (vedlegg A) GIL setter ned en arbeidsgruppe bestående av Seline (leder), Emilie, Ole Einar, Kristin, Hanne, Inge og Per Egil som får ansvaret for å utvikle et helhetlig opplegg for GILs presentasjon under Kronprinsparets besøk i Gjerdrum 16. september 2015.

4 (5) Sak 11/15 Plan for kantine-/tribuneanlegg på kunstgresset - presentasjon og prinsippavklaring Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. juni 2015 sak 11/15 (vedlegg A). Hovedstyret støtter de overordnede planen til GIL Fotball om å utvikle kantine-/tribuneanlegg i området ved kunstgressbanen, og at det jobbes videre med å få realisert anlegget. Hovedstyret skal holdes løpende orientert om fremdriften i prosjektet. Planene legges frem for styret i Gjerdrum Idrettspark (GIP) 16. juni Sak 5. Orienteringssaker (1) Sak 4/15 MOT-prosjektet samarbeid GIL og MOT - status og videre plan Det ble gitt en kort orientering om den videre planen med å få implementert MOT i GIL. Det blir GIL Langrenn som vi starter med høsten Saken tas til orientering. Eventuelt Intet. Protokoll godkjent, 17. september 2015 Jo Inge Aambakk Styreleder/referent

5 Vedlegg A til protokoll styremøte i GIL 10. juni 2015 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. juni 2015 a. Sak 21/14 - Grasrotandel 2014 fordeling i 2015 GIL fikk inn kr ,- i grasrotandel i Disse midlene skal fordeles etter søknad til konkrete tiltak i Hovedstyret vedtok på hovedstyremøte nr 1/2015 å fordele kr ,- til hovedlaget til dekning av GILs eierandel ved opprettelsen av Romeriksåsen flerbruksarena SA. Resterende beløp kr ,- - skulle fordeles etter søknad fra gruppene på hovedstyremøte nr 2/2015. Vi har så langt mottatt to søknader på støtte ifm fordeling av grasrotandelen Det er: Inntil kr ,- til Sofie Rostad/GIL Skiskyting støtte til Sofies satsning sesongen 2015/16 se egen søknad fra Sofie Rostad Kr ,- for innkjøp av skanner til GILs tidtakersystem som er levert av Emit se egen søknad fra GIL Langrenn Vi har også mottatt følgende innspill fra GIL Skiskyting parallelt med søknaden fra Sofie: På vegne av skiskytter gruppen ønsker vi å innstille tilskudd til 1 utøver. Dette gjelder Sofie Rostad som etter vårt syn representerer GIL på en utmerket måte, og er et viktig forbilde for våre utøvere. Hun har tilgang til anlegget, og vi betaler startavgifter og årlig støtte på All trenerstøtte er det Knut Rostad som gir. Hun har ikke treningskompiser i GIL skiskyting, og holder på for seg selv. Noe økonomisk støtte utover det vi allerede gir, vil kunne være med på å binde henne enda tettere til oss så hun ikke finner på å bytte klubb. Vår innstilling er at det innvilges kr i støtte til henne. Begge søknadene er innenfor den målgruppen som vi ønsker at grasrotandelen i GIL skal dekke. Det vil fortsatt være et restbeløp til fordeling etter at vi har fordelt disse to søknaden. Det anbefales derfor at restbeløpet avsettes på et internt fond som skal dekke nødvendige vedlikeholds- /oppgraderingsbehov på nærmiljøanleggene vi har anlagt på Veståsen for å unngå å belaste Innebandy og Fotball for nødvendige tiltak som må gjennomføres på disse anleggene. Når det gjelder søknaden til Sofie Rostad mener AU at det er viktig å støtte utøvere som presenterer godt på høyt nasjonalt nivå, og som representere GIL. Dette vil være et positivt bidrag for en utøver som satser hardt, og som knytter utøveren enda sterkere til GIL. Hovedstyret har foreløpig ikke utarbeidet nærmere kriterier for en slik støtte til en enkeltutøver, men vi mener at Sofie Rostad er godt innenfor de kriteriene som vi vil etablere for slike støtteordninger. AU vil fremme klarer kriterier for slik støtte i for kant av fordelingen av grasrotmidlene i 2015 så lenge vi viderefører dagens tilskuddsformål. Forslag til vedtak: 4) Hovedstyret støtter innkjøpet av skanner til GILs tidtakersystem med kr ,-. 5) GIL støtter Sofie Rostad med kr ,- i 2015 til hennes satsning i sesongen 2015/16. 6) Resterende beløp kr ,- øremerkes et driftsfond for å dekke nødvendige vedlikeholds- /sikrings-/oppgraderingsbehov på nærmiljøanleggene på Veståsen. b. Sak 5/15 Fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler sesongen 2015/-16 Monica vil gjennomgå endelig fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler for sesongen 2015/- 16. Forslag til vedtak: Endelig fordeling av treningstid godkjennes. c. Sak 9/15 Oppdatert Klubbhåndbok og forslag til årshjul i GIL GILs Klubbhåndbok blir forelagt for hovedstyret første hovedstyremøte i ny årsmøteperiode. Presentasjonen vil konsentrere seg om utkastet til årshjul, oppdatering av rolleoversikten (vedlegg 1 til 6), og nye deler av håndboken som er oppdatert siden i fjor. Forslag til vedtak: Tas til etterretning.

6 d. Sak 10/15 Plan for GILs bidrag ifm Kronprinsparets besøk i Gjerdrum 16. september - nedsettelse av arbeidsgruppe Inge Sveen og styreleder deltok på første planleggingsmøte ifm. Kronprinsparets besøk i Gjerdrum onsdag 16. september. Dette blir en spennende anledning til både å få presentert Gjerdrum generelt, og for vår del både verdiarbeidet i GIL og RBU. Vi forsøker å få til en rød tråd gjennom de ulike delene i programmet der ungdom, verdi- /holdningsarbeid og oppvekstmiljø er hovedtema. Programmet vil i hovedsak skje fra scena på GUS, etter en kort mottakelse av gjestene utenfor GUS og en rask omvisning ved rektor. For GIL og RBU sin del tenker jeg at det både er viktig at vi som ledere får presentert både verdiarbeidet i GIL og RBU, men at vi også forsøker å få frem ungdommen i deler av programmet. Vi er i tillegg enige med kommunen om at vi først presenterer verdi arbeidet i GIL i ca. 10 min, og at RBU følger opp med sine 10 minutter etter det. Før vår del skal det være en presentasjon av MOT og YouMe. Her er det også viktig at vi kan klare å skape en helhet. Ved at vi både har Seline og Ole Einar i GIL-styret, ser jeg for meg at vi bør klare å få et godt koordinert opplegg med GUS frem til vi skal inn med vår del. Vi ble også enige om at GIL kan peke ut en GIL-representant som et «blomsterbarn», og som blir med i mottakelsen utenfor GUS. Her kan vi kanskje lage en sak på FB-siden og be om at interesserte «søker» om å få være med GILs representant på mottakelsen? Jeg tenker for meg følgende grov disposisjon på de min GIL og RBU har til rådighet: Kort introduksjon fra Ordfører (30 sek) Kort innledning - Jo Inge (30 sek) Presentasjon av Den Lille Gule, GIL-sangen, GILBert og en ungdomsrepresentant fra hver av gruppene (5 min) Presentasjon av verdiarbeidet og hva GIL vektlegger - Jo Inge (4 min) Kort overgang til RBU - Jo Inge (1 min) Presentasjon RBU - Inge/Per Egil (8 min) Avrunding av GILs del Jo Inge (1 min) Her er det imidlertid stort rom for endringer, og mye jobb med detaljene som gjenstår. I dette detalj arbeidet trenger vi derfor en arbeidsgruppe som kan lage en god helhet i vår del av programmet. AUs forslag er at arbeidsgruppen består av: Seline K. Sørensen (leder) Emilie J. Hagen Ole Einar Borgaard Kristin Vamsæter Hanne Langerud Inge Sveen Per Egil Moseng Nå er jo Kronprinsparet på besøk en rekke steder og får et utall av ulike presentasjoner/forestillinger. Det er derfor viktig at vi får laget et opplegg som skiller seg litt ut, og som også gjenspeiler de verdiene vi skal stå for i GIL; Gjevt, Inkluderende, Levende! Den videre planen nå er at vi har et nytt planleggingsmøte medio august med kommunen. Vi skal ha klart og levere inn presentasjon/rammer for vårt opplegg til Amund innen 4. september. Vi planlegger en generalprøve på hele opplegget 9. september kl 18. Alle som skal delta på opplegget 16. september må møte kl. 11 selve besøks dagen. Forslag til vedtak: GIL setter ned en arbeidsgruppe bestående av Seline (leder), Emilie, Ole Einar, Kristin, Hanne, Inge og Per Egil som får ansvaret for å utvikle et helhetlig opplegg for GILs presentasjon under Kronprinsparets besøk i Gjerdrum 16. september 2015.

7 e. Sak 11/15 Plan for kantine-/tribuneanlegg på kunstgresset - presentasjon og prinsippavklaring Leder GIL Fotball, Per Egil Moseng, vil presentere de foreløpige planene om å utvikle kantine- /tribuneanlegg på kunstgresset. Det er viktig at hovedstyret treffer en prinsippavklaring på at GIL skal gå videre med planene. Planen er at dette skal presenteres til styret i GIP onsdag 16. juni Forslag til vedtak: Hovedstyret støtter de overordnede planen til GIL Fotball om å utvikle kantine- /tribuneanlegg i området ved kunstgressbanen, og at det jobbes videre med å få realisert anlegget. Hovedstyret skal holdes løpende orientert om fremdriften i prosjektet. Vel møtt! Jo Inge.