Sammen skaper vi ei aktivitetsglad bygd. GJERDRUM IDRETTSLAG

Transkript

1 GJERDRUM IDRETTSLAG Deltakere: Jo Inge Aambakk Leder Møtt Tove Øines Daglig leder Møtt Rolf Rasmussen Nestleder Møtt Robert Øksnes Kasserer Møtt Line Luka Barneansvarlig Forfall Eline Flugstad Rygg Ungdomsrep Møtt Fredrik Ludvigsen Ungdomsvararep-frivillig Forfall Karin S Eriksen Vararepresentant-frivillig Forfall Per Egil Moseng GIL Fotball Møtt Thor-Arne Kristoffersen GIL Håndball Møtt Hans Petter Løvberg GIL Alpint/Hopp Møtt Steinar Hagen GIL Langrenn Møtt Kai-Johnny Meyer-Nilsen GIL Skiskyting Møtt Merete Rødsjø GIL Idrettskole Møtt Mikael Khokhar GIL Innebandy Møtt Sven Wertebach GIL Bordtennis - frivillig Forfall Turid Lomsdalen Framnes GIL Trim - frivillig Møtt Karin S Eriksen GIL Svømming - frivillig Forfall I tillegg deltok: Jason Davidson Åshild Moen Aksel Nilsen Huser Ørnulf Jahr Gjerdrum Taekwondo Repr GILs valgkomite Repr GILs kontrollkomite Repr GILs kontrollkomite Referat fra hovedstyremøte Tid: Mandag kl Møte nr 1/2013 Sted: Kantinen GIP. Godkjenning av referat møte nr 4/2012 Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige styremøte. Vedtak: Referatet godkjennes. Oppfølgingssaker /status Åpen hall prosjektet samarbeid med GUS og AIK Tove informerte kort om prosjektet. Etter en god start med ca 50 oppmøtte og Sune Wentzel som inspirator på kick off 23. januar har det vært litt mer variabelt oppmøte de siste gangene. Åpen Hall-opplegget avsluttes onsdag 20. mars før vi starter opp

2 igjen med nye YouMe-elever til høsten. Vi har fått nyttige erfaringer for å kunne justere noe på opplegget til da. Treningstider idrettshall og gymsaler høsten 2013 Det er gjennomført møter med Håndballen og Innebandy for å bli enige om hallfordelingen til høsten. Vi er fortsatt ikke i mål med den endelige kabalen, og må i tillegg se på alternativer utenfor Gjerdrum (Tærudhallen og Holterhallen) for de eldste lagene for å tilfredsstille treningsbehovet. Det tas sikte på å bli ferdig med fordelingsplanen til neste hovedstyremøte i mai. GILs aktivitetslederkurs Pensum for det nye barneidrettskurset som skal være et felles kurs for alle særidretter er fortsatt ikke ferdigstilt. Det er enighet i hovedstyret om at vi avventer gjennomføring av neste aktivitetslederkurs til høsten da vi forventer at pensumet skal være klart til da. Endelig dato for neste kurs blir bestemt senere. Sak 16/12 Spørreundersøkelse ungdomsfrafall Vi har nå foretatt enkelte endringer i spørreskjemaet, og det er klart til utsendelse. Det er viktig at alle grupper følger opp rutinene slik de er beskrevet i styrereferatet fra møte 4/2012. Eline tar sikte på å presentere resultater fra undersøkelsen på neste styremøte. Årlige tilskudd Gjerdrum kommune 2013 Kommunestyret ble tidlig i mars enige om fordelingen av følgende kommunale tilskudd til GIL for Arrangementsstøtte: Kr ,- som fordeles 50/50 mellom Hovedlaget og Fotballen Anleggsstøtte: Kr ,- til GIL Skiskyting (utskifting av selvanvisere) Faste tilskudd: Kr ,- til GIL Fotball (vedlikehold av kunstgress) Kr ,- til GIL Løypedrift (løypekjøring og vedlikehold/drift av løypetrase). Disse tilskuddene blir fordelt til de aktuelle gruppene når pengene er mottatt fra kommunen. Grunntilskuddet er foreløpig ikke fordelt på lag/foreninger av kommunen. Status Status fra gruppene Fotball Idrettsskolen Gruppa er i gang med vintertrening. Daglig leder er tilsatt midlertidig fra medio januar frem til 1. mai. Ordningen fungerer meget bra så langt. Enkelte lag gjennomfører treningsleire i utlandet i løpet av februar/mars. Det er etablert et samarbeid med Nannestad på jentesiden. Det blir gjennomført fotballtrening for 6-åringer som en del av Idrettsskolen etter påske. Det har vært stor aktivitet med aktive hver uke. Det er bra samarbeid med gruppene om aktiviteten, men Idrettsskolen har hatt litt variabel instruktørkapasitet. Det er en ganske stor andel gutter blant de aktive. Det bør derfor være et fokusområde å vurdere tiltak som kan øke jenteandelen fremover.

3 Innebandy Taekwondo Skiskyting Alpint Langrenn Trim Det er bra aktivitet i alle lag. Innebandy planlegger en videre ekspansjon til neste sesong bl.a. gjennom å starte opp et damelag. Ellers ligger det an til opprykk til 3. divisjon for det beste seniorlaget, og til 4. divisjon for det nest beste laget. Det er i tillegg gode sportslige resultat blant de aldersbestemte lagene. Gruppen er nå oppe i 68 medlemmer. Gruppen har satt sluttstrek på flere innmeldinger, og det har foreløpig vært lite turnover etter høstens aktiviteter. Det er startet opp med trening for et eget kampteam fra januar. Utøvere fra Gjerdrum Taekwondo deltar på sitt første stevne helgen mars. I tillegg drar 3 medlemmer på stevnetur til Skottland i løpet av våren. Det er bra aktivitet i gruppa. Skiskyting har også litt få aktive jenter. Sofie Rostad har imidlertid levert gode resultat i løpet av sesongen, og fikk bl.a. bronsemedalje i Jr NM helgen mars. Gruppen har ansvaret for GIL-standen på Gjerdrumsdagen 8. juni. Kniplia ble åpnet 17. januar. Den noe sene starten skyldes snømangel. Det har vært bra besøk i bakken. Både Veståsen barneskole, Idrettsskolen og Fritidsklubben har gjennomført aktivitetsdager i bakken. Det har vært 15 registrerte mindre alvorlige hendelser i løpet av sesongen. Det jobbes aktivt med HMS/Intern kontroll. Gruppa jobber videre med å inngå en ny langsiktig festeavtale med Almenninga. Konsesjonen for alpinanlegget ble fornyet før sesongstart og løper nå frem til Maiken fortsetter å levere gode resultat. Bronse i Ski VM/Val di Fiemme og gull i NM-sprinten vitner om en idrettsutøver i verdenstoppen. GIL Langrenn har hatt deltakere både i Jr-NM og på hovedlandsrennet, og deltar med 40 løpere på Ungdomsbirken. Vi deltar med utøvere på andre del av NM etter påske. Det har vært jevnt høyt aktivitetsnivå i gruppa med utøvere også denne sesongen. Aktivitetsnivået i gruppa er stabilisert på et tilfredsstillende nivå. Beslutningssaker Sak 7/12- Medlemsarkiv status og videre fremdrift Rolf gikk gjennom en statusrapport fra arbeidet der GIL-styret i sak 7/12 i møte den besluttet å nedsette en arbeidsgruppe for å «fremme en anbefaling... for hvordan vi skal sikre et oppdatert medlemsarkiv i GIL, herunder sikre god samordning på tvers av gruppene, dokumentere rutiner og forbedringsområder innenfor medlemsarkivet.». Rapporten vedlegges referatet (vedlegg A). Følgende anbefalinger er foreslått (uprioritert rekkefølge): 1. Utvikle overordnede retningslinjer for GIL på dette området. a. Et årshjul som gir oversikt over sentrale hendelser for hovedlag og grupper kan være et nyttig bidrag, både for planlegging og oppfølging.

4 b. Større grad av sentral koordinering av medlemsregister- og innkrevingsfunksjonen innen GIL vil trolig være en fordel. c. Etablere en egnet samhandlingsarena (epostgruppe kan være en helt enkel form) for å sikre informasjons- og kompetanseutveksling innen den tversgående medlemsinnkrevingsgruppen. Fysiske møter kan lett koste mer enn det smaker, men det er svært viktig at alle nye personer i slike roller blir tidlig og godt inkludert. 2. Utred mulighetene for fremtidig systemunderstøttelse a. Nytt medlemssystem blir tilgjengelig i april En stegvis plan for innføringen i GIL, som sikrer oss mot unødig risiko for uplanlagt merarbeid, må utarbeides. Med et antatt mål om full innføring innen utgangen av 2013 må det i tillegg sikres ivaretakelse og nødvendig oppfølging av forhold som betalingshistorikk og papirbasert innkreving. b. Etabler plan for øvrig systemunderstøttelse (nettsider, dokumentarkiv, interne samhandlingsløsninger, datautveksling på regnskapsområdet, etc). En god start bør være å avklare gjeldende planer og systemanbefalinger fra NIF IT. 3. Utvalgte små og store tiltak som kan gi raske gevinster a. Etabler samhold innen den tversgående gruppen så raskt som mulig etter årsmøtet. b. GIL Fotball er den største gruppen. Der må det være nær koordinering med hovedlaget. c. Fokuser på utvidet datakvalitet når Idrettsskolen starter opp hver høst (påmeldingsrutine i nytt system?) d. Vi trenger en god måte å forene den tversgående gruppens ressurser om å få til dialog med og oppfølging av de ulike alvorlighetsgradene av dårlige betalere på alle områder i GIL. Det er trolig ikke nok å bare sette vår lit til at vi får «nytt system». e. Hold fokus på datakvalitet. Et mål på intern konsistens er at det ikke finnes opplastningskandidater fra grupper til hovedlag (dette er en forbudt handling!). Pr 9.3 indikerer systemet av vi har 3 fra Fotball, 2 fra Idrettsskolen og 1 fra Innebandy som ikke finnes i Hovedlaget. Disse må følges opp og korrigeres løpende. f. Medlemmer som vil gå over til Voksen fra Barn (ved 17 år) eller Familie (ved 20 år) bør kontaktes i god tid før dette skjer (forslag: i perioden august november høsten før) og gjøres oppmerksom på at de aktivt må melde seg ut for å unngå å bli avkrevd kontingent for kommende år. Be gjerne om tilbakemelding uansett for å kvalitetssikre adresseringen. Vedtak: Anbefalingene tas til etterretning. AU legger en plan for hvordan disse skal implementeres videre. Sak 3/13- Nytt medlemsarkivsystem implementering i GIL Tove redegjorde for status når det gjelder innføring av nytt medlemsarkivsystem i GIL. Vi begynner å nærme oss utrulling av det nye systemet. Denne var planlagt utrullet onsdag 3. april, men er nå utsatt til slutten av april. Det er fortsatt ikke utarbeidet noen informasjon fra prosjektet i NIF som kan sendes ut til styremedlemmene i GIL, men det er lovet at dette skal bli distribuert i for kant av utrullingen. GIL vil bruke det gamle systemet i parallell. Vi har bl.a. valgt å utfakturere medlemskontingenten for 2013 i dagens system. Når det gjelder det nye systemet ser vi for oss en gradvis og styrt utrulling for en og en gruppe i GIL. AU vil utarbeide en plan for implementering av medlemsarkivsystemet i GIL når vi har fått mer informasjon fra NIF. Målsetningen er at vi skal ha gjennomført utrulling av systemet i GIL i løpet av 2013, og at medlemskontingenten fra Hovedlaget utfaktureres i nytt system fra 2014.

5 Vedtak: AU utarbeider en plan for implementering av nytt medlemsarkivsystem i GIL. Planen presenteres på neste hovedstyremøte i mai. Sak 18/12 Årsmøtet 2013 Det ble enighet om å fremme/godkjenne følgende saker til GIL årsmøtet onsdag 20. mars: Regnskap 2012 og budsjett 2013 Tor Hansen utnevnes som æresmedlem i GIL Benevnelse på prisen GILs Innsatspokal endres til GILs Innsatspris Knut Rostad og Petter Cedell innstilles til vinnere av GILs Innsatspris 2013 Innmelding av GIL i Norges Kampsportforbund og opprettelse av GIL Taekwondo Handlingsplan for 2013 Forslag til fullmakt om å øke rammen for antall årsverk i administrasjonen i GIL Videreføring av medlemskontingenten på 2013-nivå Nye vedtekter for Gjerdrum Idrettslag. Vedtak: Sakene fremlegges for årsmøtet i GIL 20. mars. Sak 17/12 Grasrotandel 2012 fordeling i 2013 Vi har pr i dag mottatt fem søknader fra gruppene på aktuelle tiltak som en ønsker støtte til i Fra AU: Ifm forslaget om å opprette Taekwondo som egen gruppe i GIL på årsmøtet i mars 2013, anbefaler AU at gruppa gis en oppstarts støtte på kr 5.000,- for å forsterke startkapitalen i gruppa. Fra GIL Løypedrift: GIL Løypedrift søker om midler til utbedring av traseen fra A-Brua til Kogstadvangen. Foreløpig budsjett: Trinn 1: Fiberduk kr 2.000,- Stikkrenner Kr 5.000,- Klopper kr 7.000,- Maskinarbeid, og transport kr ,- SUM kr ,- Trinn 2: Stikkrenner Kr 2.000,- Maskinarbeid, og transport kr 8.000,- SUM kr ,- Fra GIL Skiskyting: GIL Skiskyting søker om støtte ifm nødvendig arbeid for å få skiftet ut selvanviserne på M3M. Dette må sees i sammenheng med tilskuddet fra Gjerdrum kommune på kr ,- for innkjøp av nye selvanvisere.

6 Oppsummert er behovet basert på følgende kostnadselementer: Utbedring av overbygg for selvanvisere: Kr ,- Retting av grunnen på standplass: kr ,- Oppsett av ny lysstolpe: Kr ,- Samlet egeninnsats ved tiltakene over: Kr ,- (20 timer a kr. 550,-) Samlet søknadssum Kr ,- Fra GIL Langrenn: Langrenn søker om midler for forprosjektering og utbedring av skistadion/skitraseer ved A- Brua. Det søkes ikke om et bestemt kronebeløp. En forprosjektering av dette vil nok totalt sett ha en kostnad på ca. kr ,- så vi tar i mot det vi kan få. Fra GIL Håndball: Håndballen planlegger å kjøpe inn en ballvegg + div utstyr til neste års aktiviteter, og søker om grasrotmidler kr Vedtak: GIL Taekwondo tildeles kr 5.000,- i oppstarts støtte for å forsterke startkapitalen i gruppa ved oppstarten i mars 2013 GIL Løypedrift tildeles kr ,- for utbedringsarbeider av traseen fra A-Brua til Kogstadvangen GIL Skiskyting tildeles kr ,- for tiltak for å få sluttført prosjektet med utskifting av selvanvisere GIL Langrenn tildeles kr ,- som tilskudd til forprosjektering av anleggsplanene for utvikling av skistadion og tur-/skitraseer ved A-brua. Tilskuddene utbetales til gruppene innen 1. mai Sak 1/13 Kommunedelplan for anlegg og områder for idrett, friluftsliv og nærmiljø høringsuttalelse GIL Kommunen har lagt ut utkast til kommunedelplan for anlegg og områder for idrett, friluftsliv og nærmiljø med høringsfrist 1. april Robert Øksnes har representert GIL i arbeidet med å utvikle høringsutkastet til kommunedelplanen der arbeidet ble igangsatt allerede i 2009, men er forsinket flere ganger. Vi er enige med styret i Gjerdrum Idrettspark (GIP) at vi i utgangspunktet fremmer et samlet høringsinnspill til denne planen innen tidsfristen 1. april. Jo Inge gikk gjennom og fikk tilsutning for hovedinnretningen på høringsinnspillet. Vedtak: Styreleder får fullmakt til å sluttføre høringsuttalelsen fra GIL til Kommunedelplan for anlegg og områder for idrett, friluftsliv og nærmiljø innen fristen 1. april Høringsinnspillet sendes til medlemmene av hovedstyret i GIL for kvalitetssikring seneste innen mandag 18. mars med intern tilbakemelding senest innen mandag 25. mars. Sak 2/13 Styreseminar i GIL. AU ser behov for et kickoff for de tillitsvalgte i GIL som starten på en ny årsmøteperiode. Hovedhensikten med et styreseminar er å få samlet alle tillitsvalgte i GIL, inkludert gruppestyrene, til en innledende samling der vi både knytter kontakter på tvers av gruppene,

7 samler tillitsvalgte som innehar aktuelle roller der vi ønsker større grad av samarbeide på tvers av gruppene, og etablere ett fora der vi kan klargjøre gjensidige forventninger til det å være tillitsvalgt i GIL. Vi ønsker derfor å arrangere det første styreseminaret i GIL-regi torsdag 25. april. Målgruppen for samlingen er: Alle i hovedstyret i GIL Gruppestyrene (og da minimum de tre styremedlemmene som er valgt på årsmøtet i gruppene) De som innehar andre sentrale roller i styrene (medlemsarkivansvarlige, vandelsattestansvarlige, barneansvarlige, anleggsgruppa) Det er enighet i styret om at vi skal gjennomføre styreseminaret. Vedtak: AU fortsetter planleggingen av et Styreseminar som kickoff på neste årsmøteperiode. Styreseminar arrangeres tentativt torsdag 25. april. Sak 4/13 Rent Idrettslag (forebyggende antidopingarbeid) og GIL. Jo Inge redegjorde for ordningen som Rent Idrettslag. Rent idrettslag er et konsept utviklet av Antidoping Norge som skal hjelpe idrettslag til å sette antidoping systematisk på dagsorden. Rent Idrettslag hadde pr medio mars 613 ulike idrettslag som var knyttet til konseptet. Det ble gjennomført en rask kartlegging av status i gruppene når det gjelder arbeidet med antidoping. Det er ulikt behov i gruppene, men alle ser viktigheten av å sette fokus på verdiarbeid og holdnings skapende antidopingarbeid i GIL. Det ble i gjennomgangen påpekt behovet for at det er viktig at arbeidet blir mest mulig konkret, og at konseptet Rent Idrettslag kan være til hjelp for å håndtere evt. uønskede saker i idrettslaget. Det er enighet om at gruppene i for kant av neste hovedstyremøte (torsdag 23. mai) har tatt en diskusjon i egne gruppestyrer for å bevisstgjøre egen gruppe rundt tankene om forebyggende antidopingarbeid, og gi tilbakemelding til AU om vi skal bli et Rent Idrettslag. Planen er deretter å utarbeide en konkret handlingsplan som evt. skal danne grunnlag for å bli sertifisert som et Rent Idrettslag. Vedtak: Gruppene må i for kant av neste styremøte behandle denne saken i egne gruppestyrer, og gi en anbefaling om GIL skal sertifisere seg som et Rent Idrettslag. Tilbakemeldingen fra gruppene må være AU i hende innen onsdag 8. mai. Informasjonssaker Møteplan Det ble informert om vedlagte tentative møteplan for årsmøteperioden Eventuelt Intet. Jo Inge Aambakk Referent

8 Vedlegg A Videreutvikling av GILs medlemsregister 1. Mandat og bakgrunn GIL Hovedstyre vedtok i sak 7/12 møte den å nedsette en arbeidsgruppe for å «fremme en anbefaling... for hvordan vi skal sikre et oppdatert medlemsarkiv i GIL, herunder sikre god samordning på tvers av gruppene, dokumentere rutiner og forbedringsområder innenfor medlemsarkivet.» Gjennom nærmere drøftelser av mandatet ble det klart at hovedvekt måtte legges på å få kontroll på kvaliteten i hovedlagets medlemsregister, der en periode med skiftende saksbehandlere og noen uheldige valg underveis hadde vanskeliggjort det å ha oversikt og kontroll. Et hovedmål for høsten ble å få gjennomført purring på ubetalte kontingenter, dernest var det viktig å få sendt ut kontingentkrav for 2013 på en sikker og god måte. Parallelt med dette var GIL påmeldt som pilot for det nye medlemssystemet som NIF skal levere, og det var viktig å forholde seg til de til enhver tid gjeldende planer for dette arbeidet. En drøy uke på overtid er resultatet at det gjenstår vesentlige arbeider for å gi fullgode svar på de problemstillinger som mandatet beskriver. Arbeidsgruppen velger likevel å avslutte arbeidet av hensyn til tidsfristen, men anbefaler at en innsats på utvalgte tilleggsarbeider blir vurdert gjennomført i tiden mellom årsmøte og sommerferien. 2. Gjennomføring Oppdateringstiltak for å bedre datakvaliteten Situasjonen sommeren 2012 var store mengder ubetalte krav der ingen hadde full oversikt over hva som var gitt av tilbakemeldinger fra medlemmene, det forelå en god bunke returpost og det var problemer med den interne konsistensen mellom hovedlagets og de ulike undergruppenes registre. Registertekniske forhold som delvis bruk av passive medlemmer og at hovedlagets register inneholdt rundt 700 utmeldte som til dels ennå kunne stå som aktive i undergruppene, var blant komplikasjonene. En annen utfordring er at det ikke finnes noen linje tilbake fra innkrevingsdelen av systemet over til selve medlemsarkivet, bortsett fra å lete på navn. Man må altså manuelt koble sammen to lister for å få epostadresser og mobilnumre på de som har utestående betalinger. Vi besluttet å fokusere på å purre manglende betalinger først og vente med oppryddingstiltakene i arkivet (bl.a. fjerne de utmeldte) for å sikre best mulig historikk. Purretiltak for 2012 Det ble ringt til de fleste (ca 80%) av de rundt 50 som hadde ubetalt familiekontingent. Et tidkrevende arbeid, men mange både hyggelige og nyttige tilbakemeldinger. I de fleste tilfellene var vi avhengig av at medlemmet måtte vente på å få tilsendt ny giro før betaling kunne skje (for krevende å formidle KID på annen måte).

9 Den 9.10 ble det sendt ut 119 sms til voksne med teksten «Din medlemskontingent kr 250 i Gjerdrum IL står ubetalt. Ta kontakt hvis du ikke ønsker å være medlem. Send svar eller se kontaktinfo på Mange meldte tilbake at de anså seg utmeldt, men noen skyndte seg å betale. Den ble det sendt bestilling på ettersending (altså førstegangsgiro for 2012) til 126 medlemmer som var kommet til som nye siden ordinær utsendelse den 1.3, samt 245 purregiroer. Utsendelsesdato for disse fra n3sport var mandag 15.10, og vi erfarte at det tok 9 dager før de var i postkassene hos mottakerne. Møter i den tversgående medlemsinnkrevingsgruppen Det er avholdt to møter i gruppen. Første møte den 17.9 samlet alle unntatt tre av undergrupperepresentantene, og var et nyttig oppstart- og bli-kjent møte. Undergruppene ble oppfordret til å fysisk slette alle som ikke er aktive hos dem, inklusive passive. Som oppfølging avholdt arbeidsgruuppeleder separate møter med Fotball og Langrenn/Ski med fokus på opprydding hos dem. Møte nr to den var preget av omfattende forfall. Bare 5 personer deltok, men herav to av de tre undergruppene som manglet i forrige møte. Det ble diskutert eksempler på manglende introduksjon av nye og purringer via epost og sms der det er mulig. Videre ble det fordelt returpostkonvolutter og det ble lagt opp til oppfølging av lister sendt ut av daglig leder. Det ble tidlig i februar 2013 varslet et tredje møte for å gjennomgå det som har blitt til dette dokumentet, men fristen 1.3 kom før vi rakk å avholde møtet. Dette dokumentet blir derfor forelagt Hovedstyremøtet den 11.3 uten å ha vært vurdert i den samlede arbeidsgruppen. Årsavslutning Uten å gå i detalj indikeres her et forslag til rutinesteg som bør gjennomføres etter årsskiftet. 1. Kopi til Excel av alle registre (hovedlag og alle undergrupper, inkl utestående betalinger, pr samme tidspunkt, arkiveres) 2. En oversikt der hvert familiemedlemskap presenteres som en gruppe (excel-rapport utviklet av Rolf) 3. Medlemsoversikt med indikasjon av aktivitet i undergruppe (grunnlag for å lage lister på f.eks. støttemedlemmer) 4. Overføring av betalingsinfo til medlemsarkivet (for 2012 ble utestående saldo lagt inn i feltet Tilleggsinfo3) 5. Vurderinger av utmeldte, avdøde, etc med påfølgende fysisk sletting (nytt år starter altså uten utmeldte). I januar 2013 ble også 60 stk passive i hovedlaget slettet. 6. Før innkreving inndeles massen i tre grupper: a. Strykninger (de som skylder for to år eller mer), b. Oppfølgingskandidater (skylder for ett år) og c. Ordinære Stegene over er basert på dagens n3sport fra Mamut. Merk at nytt system muligens vil gjøre deler av dette overflødig. Videre er nytt år siste frist for å kontakte de som har betalt inn for mye og på den måten ser ut til å ha penger til gode (10 stk pr januar 2013). Andre momenter er vurdering av økonomisk verdi av samlede utestående krav, og utvalgte kvalitetskontrolltemaer som eksempelvis gjennomgang av alle som har mellomromstegn i etternavnet sitt (kun få av disse er godkjent som etternavn).

10 Innkreving for 2013 Innkreving ble bestilt for utsendelse med betalingsfrist 5.3. Følgende antall gjelder: Kat. MedlType Sendt Bet pr 9.3 Andel Merknad Ant pr 9.3 Ordinær Barn % En dobbel, 2x200,- 368 Voksen % En bet 220,- 224 Fam Hoved % En bet 500,- 316 Oppfølging Oppf barn % 56 Oppf voksen % 48 Oppf fam H % 14 Strykninger StrykB 40 StrykV 35 Stryk Fam H 6 FamMedlem 790 NyUngVoksen 31 Spesial 4 Avvent innkr 5 Utmeldt 29 Æresmedlem 5 Summer % 1933 Målt i kroner ser vi at det ble sendt ut innkreving av kr og pr 9.3 er (61%) betalt. Se også at 31 stk NyUngVoksen ikke har fått regning ennå. Det bør gjennomføres betalingsoppfølging så raskt som mulig etter betalingsfristen, sms og epost bør brukes, også med tanke på at dette er prinsippet i det nye systemet. Strykningskandidatene bør informeres om forholdet, og selvsagt oppfordres til å ordne opp. Strykningskandidater som er aktive må det selvsagt tas særskilt aksjon på; følgende antall gjelder: Fotball Håndball Innebandy Ski Sum StrykV StrykB Vurderinger og anbefalinger Korte kommentarer til mandatets fire punkter: Analyse av status og sikre kvalitet pr : gjennomført etter beste evne, ref kap 2 Utvikle retningslinjer inkl roller og ansvar, rapportering og innkrevingsoppfølging: må videreføres, noen anbefalinger antydes (pkt 1 nedenfor) Evaluere dagens innkreving via RS Regnskap: ikke utført. Løsningen må evalueres i nært samspill med GIL Fotball sett i lys av hvor anvendelig det nye systemet blir. Kanskje kan RS være den papirbaserte «reserveløsningen» som må brukes overfor de medlemmene som ikke kan/vil betjene seg av helelektronisk innkreving basert på epost og kredittkort? Vurdere NIFs anbefalte systemunderstøttelse: overgang til nytt medlemssystem er de facto besluttet, men en plan for innføringen er påkrevet. GIL kan med fordel gjøre en mer helhetlig vurdering av den samlede systemunderstøttelsen (inkl nettsider og regnskap) NIF planlegger for de kommende år. Ref pkt 2 nedenfor.

11 Følgende anbefalinger er foreslått (uprioritert rekkefølge): 1. Utvikle overordnede retningslinjer for GIL på dette området. a. Et årshjul som gir oversikt over sentrale hendelser for hovedlag og grupper kan være et nyttig bidrag, både for planlegging og oppfølging. b. Større grad av sentral koordinering av medlemsregister- og innkrevingsfunksjonen innen GIL vil trolig være en fordel. c. Etablere en egnet samhandlingsarena (epostgruppe kan være en helt enkel form) for å sikre informasjons- og kompetanseutveksling innen den tversgående medlemsinnkrevingsgruppen. Fysiske møter kan lett koste mer enn det smaker, men det er svært viktig at alle nye personer i slike roller blir tidlig og godt inkludert. 2. Utred mulighetene for fremtidig systemunderstøttelse a. Nytt medlemssystem blir tilgjengelig i april En stegvis plan for innføringen i GIL, som sikrer oss mot unødig risiko for uplanlagt merarbeid, må utarbeides. Med et antatt mål om full innføring innen utgangen av 2013 må det i tillegg sikres ivaretakelse og nødvendig oppfølging av forhold som betalingshistorikk og papirbasert innkreving. b. Etabler plan for øvrig systemunderstøttelse (nettsider, dokumentarkiv, interne samhandlingsløsninger, datautveksling på regnskapsområdet, etc). En god start bør være å avklare gjeldende planer og systemanbefalinger fra NIF IT. 3. Utvalgte små og store tiltak som kan gi raske gevinster a. Etabler samhold innen den tversgående gruppen så raskt som mulig etter årsmøtet. b. GIL Fotball er den største gruppen. Der må det være nær koordinering med hovedlaget. c. Fokuser på utvidet datakvalitet når Idrettsskolen starter opp hver høst (påmeldingsrutine i nytt system?) d. Vi trenger en god måte å forene den tversgående gruppens ressurser om å få til dialog med og oppfølging av de ulike alvorlighetsgradene av dårlige betalere på alle områder i GIL. Det er trolig ikke nok å bare sette vår lit til at vi får «nytt system». e. Hold fokus på datakvalitet. Et mål på intern konsistens er at det ikke finnes opplastningskandidater fra grupper til hovedlag (dette er en forbudt handling!). Pr 9.3 indikerer systemet av vi har 3 fra Fotball, 2 fra Idrettsskolen og 1 fra Innebandy som ikke finnes i Hovedlaget. Disse må følges opp og korrigeres løpende. f. Medlemmer som vil gå over til Voksen fra Barn (ved 17 år) eller Familie (ved 20 år) bør kontaktes i god tid før dette skjer (forslag: i perioden august november høsten før) og gjøres oppmerksom på at de aktivt må melde seg ut for å unngå å bli avkrevd kontingent for kommende år. Be gjerne om tilbakemelding uansett for å kvalitetssikre adresseringen.

12 Vedlegg B Møteplan GIL årsmøteperiode 2013/14 1. Hovedstyremøter som gjennomføres i tiden : Torsdag 23. mai Torsdag 12. september Torsdag 14. november m/juleavslutning Mandag 10. mars Styreseminar for alle valgte tillitsvalgte i GIL i tiden : Torsdag 25. april 3. Ledersamling m/hovedstyret i tiden : Torsdag 6. februar 2014 utvikling av handlingsplan AU-møter som gjennomføres i tiden kl 19-21: Onsdag 10. april Tirsdag 7. mai Onsdag 5. juni Onsdag 28. august Onsdag 23. oktober Onsdag 29. januar Onsdag 26. februar