Saksnr. Tid Sak Ansvar. Godkjent med følgende merknad: KFKs mobilabonnement behandles under eventuelt

Transkript

1 Innkalling til styremøte i Kurland Fotballklubb Dato: Onsdag Tid: Sted: Klubbhuset Til stede:,, Solveig, Rita, Ole, Mari Forfall: Jacob 15/ Innkalling og saksliste Godkjent med følgende merknad: KFKs mobilabonnement behandles under eventuelt 16/05 Referat fra sist møte Godkjent uten merknader. 17/ Orienteringer KFK kjøper krans og deltar i begravelsen til Brede Fester VinterCup Turneringen går på skinner. Ingen ekstraordinære hendelser som medførte kostnader. Ser ut til å nå budsjettmålet. Årsplaner, purreliste og tilbakemelding Purreliste utarbeidet og iverksatt Søknad om kommunal støtte og tid til trening og arrangement 05/06 Utarbeidet. Sendes av Attestering bilag 18/ Delegater og mandat Kretstinget Dokumentene er sendt ut i egn mail. KFK kan stille med 3 delegater. Skal KFK fremme forslag til behandling på tinget? /Jacob Side 1 av 5

2 1. Følgende personer stiller som delegater på kretstinget tirsdag 1 mars kl Arena hotell Lillestrøm fra KFK:, Jacob og Ole. 2. KFK støtter ikke Åkrenes forslag om egne serier for 2. og 3. lag. 3. KFK støtter forslaget om serieomlegging for menn senior. 4. KFK støtter kretsstyrets budsjettforslag som blant annet innebærer gratis påmelding 5 er fotball og forholdsvis refusjon egenandel sonesamlinger. 19/ Finansieringsplan kunstgress med undervarme Ole Kunstgress på Parken koster kr. 6 mill. I tillegg kommer undervarme på 1,8 mill. Anlegget er forutsatt finansiert med kr. 3 mill fra kommunen, 2 mill spillemidler forskuttert av kommunen og kr. 2,8 mill fra KFK. KFK har kr ,- på bank og har til hensikt å legge til årets driftsresultat på kr I tillegg kommer kr ,- i rabatter og dugnad på grunnarbeider og legging av kunstgress. De resterende kr. 1,8 mill dekkes ved lån, gaver, salg av andeler og sponsorinntekter. I tillegg bør det legges et engangsbeløp på toppen av kontingenten på kr. 500,- i Fra 2007 bør det innføres en innmeldingsavgift på kr. 500,-. For å kunne nedbetale lånet må KFK årlig gå med kr ,-. Driften av undervarme vil koste kr ,- per sesong inkl. leasing av utstyr. 1. Det kalles inn til ekstraordinært årsmøte i april for å beslutte hvor mye KFK skal forplikte seg til med tanke på kunstgress og undervarme på Parken. 2. Prosjektgruppa gis myndighet til å planlegge med lån på inntil kr. 1,5 mill over max 12 år. 3. Prosjektgruppa gis myndighet til å etablere et andelslag for eie av undervarmet kunstgress på Parken. I tillegg kan Side 2 av 5

3 det innhentes gaver og sponsoravtaler. 4. Styret vil anbefale at det legges en engangsavgift på kr. 500,- på toppen av kontingenten i Reduksjon av aktivitet eller driftskostnader skal benyttes til å sikre årlig driftsresultat på kr Økte driftsinntekter skal benyttes til å styrke driften av undervarme sammen med leieinntekter. Styret forutsetter at lag som benytter undervarmet kunstgress vederlagsfritt må betale treningsavgift til klubben. 20/ Saldering av budsjett presenter utkast til revidert budsjett. KFK bør i 2005 gå med et driftsoverskudd på kr ,- til bruk i finansiering av kunstgress med undervarme på Parken. Per dags dato synes særlig automatinntektene usikre. På utgiftssiden har KFK benyttet midler til følgende tiltak det ikke var satt av midler til i budsjett: Leie av tilsynsvakt på Kurland skole, brannvernkurs, leie av kunstgresstid til de yngste lagene. 1. Summeringsfeil på inntektssiden rettet med + kr ,-. 2. Anslaget på automatinntekter redusert med tilsvarende beløp. 3. Vi bygger ikke krittebod i Rommet ved siden av kiosken deles i to med lettvegg. Låsbar del av rommet brukses til lager og andre delen brukes til merkeutstyr. 4. Mål driftsresultat uendret kr ,-. 21/ Hvordan sikre at alle medlemmer bidrar på dugnad? /Jacob På giroen som sendes ut hvert år står det veldig tydelig at alle medlemmene forplikter seg til å stå i kiosken på våre hjemmekamper, jobbe på vårdugnaden og jobbe på vår egen turnering. Dette godkjenner de når de betaler kontingenten. Medlemmene får heller ikke lov å velge å ikke selge lodd. Dugnad er pr definisjon frivillig - vi kan derfor ikke tvinge Side 3 av 5

4 noen til å møte på dugnad og vi kan heller ikke straffe de som ikke møter, men vi har lov og belønne de som gjør en dugnadsinnsats. KFK kan derfor ikke levere en giro til de som ikke møter og gjør sin jobb for fellesskapet. KFK må for og gjøre dette lovlig først kreve penger fra alle, for så og belønne de som gjør sin jobb ved og tilbakebetale noe. Dette er en stor administrasjonsjobb. Det må videre følge med informasjon om at de som velger og betale seg fri fra dugnad, at de er fritatt for kiosk, vintercup og vår -dugnad. De som derimot ikke velger og betale forplikter seg til 15 timer dugnad for klubben. Leder Roar Andersen i Fjellhamar (de har denne løsning) anslår at max 5 % av medlemmene vil kjøpe seg fri fra dugnad. KFK som klubb kan da betale det laget som tar dobbelt opp med dugnader 100,- kr pr time for dugnadsjobben de påtar seg utover det de allerede er pålagt. Styret bør vurdere å anbefale følgende for årsmøtet: 1. Det er for tiden ikke et så stort problem at medlemmer ikke stiller på dugnad at det bør innføres dugnadskontingent. 2. KFK bør vurdere å innføre Holdningskontrakt som del av innmeldingsrutinene 22/ Eventuelt Alle a) KFKs mobilabonnement KFK utvider mobilabonnementet med SMSmania. Kostnaden er etter dette kr. 400,- per måned. Saker til neste møte tirsdag 15. mars 2005 kl på Klubbhuset: Årsplaner - Status () - Tilbakemelding lagene (Jacob) Informasjon (webmaster og redaktør Kureren møter) - KFKs informasjonsstrategi - Informasjonsansvarlig på lagene (Mari) Side 4 av 5

5 - Lagenes sider oppdatering (Mari) - Lederboka (Mari) - Rutiner omberammelse kamper (Rita) - Rutiner og priser bestilling klubbhus og bane (Rita) Mandat sportslig utvalg () - Frist årsplan (Jacob) Ekstraordinært årsmøte - Fastsette dato - Innkalling (/Rita) - saksdokumenter (Ole og Solveig) Lederforum - Kombinerer med ekstraprdinært årsmøte - Utdeling av materiell - Praktisk informasjon Vårdugnad - dato - oppgaver og ansvar Side 5 av 5