Vedlegg A - Teknisk kravspesifikasjon

Transkript

1 <Leverandør> Side: 1 av 12 Vedlegg A - Teknisk Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om dokumentet Oppbygging av dokumentet Besvarelse av en Om anskaffelsen Krav til kjøring av forsøksdyr Geografisk utstrekning Sjåfør Bilpark og klimastyring Temperatur Sikkerhetsklarering Gardermoen Flyplass Planlagt stans i transport av dyr Bestillingsmetode Bestillingstid Opphenting Leveringstid Mottakskvittering Mangel av mottak Kjøring Folkehelseinstituttet- Gardermoen Flyplass Kjøring i Oslo-området Andre forhold Krav til kjøring av vaksine Geografisk utstrekning Bilpark Bestillingsmetode Bestillingstid Opphenting Leveringstid Temperatur... 10

2 <Leverandør> Side: 2 av Mottakskvittering Retur av pakke Sporing i sanntid Sporing i ettertid Retur av emballasje Inspeksjon Bruk av underleverandør Brekkasje/Tyveri Generelle behov Bestillingsmetode Bestillingstid Innledning 1.1 Om dokumentet I dette bilaget beskrives Folkehelseinstituttets behov og krav til den løsningen som skal anskaffes og implementeres. Alle bilagene i avtalen skal legges til grunn for Leverandørens besvarelse av de angitte kravene. I Leverandørens løsningsspesifikasjon beskrives hvordan Leverandøren vil etablere og levere produkter og tjenester, og ved dette gi Folkehelseinstituttet en trygghet for at Leverandørens organisasjon med sine erfaringer, kompetanse, prosesser, rutiner, prosedyrer etc. er i stand til å innfri kravene i Vedlegg A Leveringsomfang/teknisk. 1.2 Oppbygging av dokumentet Dokumentet er bygget opp på følgende måte: Kapittel 2 inneholder informasjon om hvordan en skal besvares i Leverandørens løsningsspesifikasjon Kapittel 3 inneholder informasjon om anskaffelsen. Kapittel 4-6 er kravene til løsningen som skal anskaffes, og som Leverandør skal besvare i Leverandørens løsningsspesifikasjon.

3 <Leverandør> Side: 3 av 12 2 Besvarelse av en Dette kapitlet beskriver hvordan en skal besvares. Leverandøren skal besvare en slik hensikten er gitt i konkurransegrunnlaget. Dette betyr at alle krav skal besvares. Besvarelsens oppbygging og nummerering skal følge en og kravteksten skal beholdes. Leverandøren skal kun besvare ens kapittel 4-6 Kapittel 4-6 er bygget opp av kravtabeller som leverandøren skal besvare. Formatet på kravtabellene er som følger: Kap. Krav Krav 1 Krav 2 Kravtype Oppfylles kravet? Ja Nei Beskrivelse/henvisning til nærmere beskrivelse fra leverandør Kolonnenavn Beskrivelse Kap Kapittelnummer Krav Kapitteltittel, nærmere beskrivelse under kravtabellen Kravtype O = Obligatoriske krav EV = Evalueringskrav Oppfylles kravet? Avkrysning Ja eller Nei Beskrivelse Utfyllende informasjon om hvordan kravet tilfredsstilles. Dette skal beskrives på en utfyllende måte for alle krav hvor det svares ja. Løsningsbeskrivelse kan også angis hvis man svarer nei, dersom leverandøren ønsker å utdype dette. Løsningsbeskrivelsen skal ikke inneholde noen form for forbehold. Der leverandøren av plasshensyn ikke finner det hensiktsmessig å legge beskrivelse av løsning i selve kravtabellen, kan beskrivelsen utformes i egne undervedlegg. I så fall skal referanse til undervedlegg angis i kravtabellen på en klar og entydig måte, og det skal i beskrivelsen klart fremkomme hvilket krav løsningen gjelder. 3 Om anskaffelsen Folkehelseinstituttet skal inngå en rammeavtale av forskjellige typer bud-tjenester. 1. Kjøring av forsøksdyr kap Kjøring av vaksine kap Generelle behov kap. 6

4 <Leverandør> Side: 4 av 12 4 Krav til kjøring av forsøksdyr Obligatoriske krav (O-krav) er absolutte minstekrav som må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. Dersom et O-krav ikke er oppfylt vil tilbudet bli avvist. Det kan ikke tas forbehold mot O-krav. Obligatoriske krav angis i kolonnen for "Krav-type" som "O". Evalueringskrav (EV-krav) er ikke minstekrav. Tilbudets oppfyllelse av EV-krav vil bli evaluert under evalueringen av tildelingskriteriene (TK). Det tilbudet som oppfyller EV-kravet best vil få flest poeng. Evalueringskrav angis i kolonnen for "Krav-type" som "EV". Oppfylles kravet? Kap. Krav Kravtype Ja Nei Beskrivelse/henvisning til nærmere beskrivelse fra leverandør 4.1 Geografisk utstrekning O 4.2 Sjåfør EV 4.3 Bilpark og klimastyring EV 4.4 Temperatur O 4.5 Sikkerhetsklarering ved Gardermoen Flyplass O 4.6 Planlagt stans i transport Info 4.7 Bestillingsmetode Info 4.8 Bestillingstid EV 4.9 Opphenting EV 4.10 Leveringstid EV 4.11 Mottakskvittering EV 4.12 Mangel av mottak EV 4.13 Kjøring Folkehelseinstituttet- EV Gardermoen Flyplass 4.14 Kjøring Oslo-området EV 4.15 Andre forhold Info 4.1 Geografisk utstrekning Transportør må tilby transport av forsøksdyr med budbil mellom Folkehelseinstituttet og Oslo Flyplass Gardermoen (OSL), og mellom Folkehelseinstituttet og forsøksdyravdelinger i Oslo/Østlandsområdet.

5 <Leverandør> Side: 5 av Sjåfør Frakten av levende dyr skjer stort sett på faste dager og det er avgjørende og etablere gode rutiner omkring kontakt og gjennomføringen av oppdraget uke for uke. Tilbydere som kan tilby færrest mulig sjåfører for å utføre oppdraget vil foretrekkes. Det er også viktig å ha en god rutine på vikarer. 4.3 Bilpark og klimastyring Transportør må kunne stille med klimastyrt varebil etter behov og kunne hente og levere flere pakker på en runde (for typisk antall transportkasser, se ). For all transport av dyr kreves at transportkassene står i klimastyrt del av bilen og at det ikke må lukte tobakksrøyk, annen røyk eller hund/katt i den del av bilen hvor transportkassene oppbevares. 4.4 Temperatur Lasterommet hvor transportkassene oppbevares skal være temperaturregulert med et settpunkt på 20 C og en variasjon på +/- 2 C. 4.5 Sikkerhetsklarering Gardermoen Flyplass For levering til speditør (Trust Cargo) på OSL forutsettes at budfirma har/eller skaffer seg sikkerhetsklarering fra Luftfartstilsynet slik at transportkasser med forsøksdyr går utenom sikkerhetskontrollen (upåvirket av streik blant vekterne på OSL). 4.6 Planlagt stans i transport av dyr Det kjøres ikke ut dyr rundt jul (1-2 uker), påske (1 uke) og 3 uker i fellesferien. 4.7 Bestillingsmetode Ved behov for kjøring av dyr vil Folkehelseinstituttet bestille transport per mail, fax, eller telefon (telefonbestilling etterfølgende med mail/fax). Ved bestilling opplyses antallet transportkasser og destinasjoner de aktuelle dager. Endelige opplysninger vedrørende fraktbrev (sendinger som skal hentes på OSL) oversendes så snart de foreligger, senest dagen før transport. 4.8 Bestillingstid Ved behov for kjøring av dyr 1) fra Folkehelseinstituttet til kunder i Oslo/Østlandsområdet, 2) fra Folkehelseinstituttet til OSL og 3) fra OSL til Folkehelseinstituttet vil Folkehelseinstituttet sende bestilling senest fredag kl. 12 uken før transport. Ved behov for kjøring av dyr som står oppstallet ved Folkehelseinstituttet (til UiO) vil Folkehelseinstituttet bestille transport minimum 24 timer før utkjøring.

6 <Leverandør> Side: 6 av Opphenting Transportkasser med dyr hentes ved Folkehelseinstituttet på Lindern eller på OSL. Ved bestilling av transport skal transportør opplyse tidspunkt for opphenting førstkommende hverdag etter bestilling Leveringstid Transportkasser skal leveres raskest mulig etter opphenting. For levering til Bergen, Trondheim og Tromsø skal transportkasser leveres til speditør på OSL (Trust Cargo) før kl , slik at de kan sendes med et av dagens første fly til nevnte byer. Leveranser til forsøksdyravdelinger i Oslo/Østlandsområdet skal leveres før kl Mottakskvittering Transportør skal levere pakkene ved varemottak for den aktuelle forsøksdyravdeling hos mottaker, og skal innhente kvittering/signatur fra kunde for mottatt leveranse (dato og klokkeslett for mottaket). Transportkasser med dyr må under ingen omstendigheter etterlates på varemottak uten at de er tatt imot og kvittering for mottak er oppnådd Mangel av mottak Hvis mottaker ikke er tilstede på leveringsadressen må transportør kontakte Folkehelseinstituttet mhp. at Folkehelseinstituttet finner en alternativ mottaker ved aktuelle institusjon. Om det ikke lykkes å finne primær eller alternativ mottaker ved mottakende avdeling som kan kvittere for mottak av transportkassene skal transportkassene returneres til Folkehelseinstituttet samme dage innen kl Kjøring Folkehelseinstituttet- Gardermoen Flyplass Ankomst Folkehelseinstituttet, Lindern Forsøksdyrene leveres Folkehelseinstituttet i forseglede transportkasser fra kommersiell oppdretter (Europa). Transporten til Folkehelseinstituttet skjer med bil og per i dag ankommer dyrene til Folkehelseinstituttet tirsdag og onsdag ettermiddag. Dyrene overnatter i avdeling for forsøksdyr sitt transittrom. Kjøring Folkehelseinstituttet-OSL Dyrene skal hentes på Folkehelseinstituttet onsdag og torsdag morgen og kjøres direkte til speditør på OSL. Antall kasser som skal leveres til OSL svinger betydelig. Omtrentlig gjennomsnitt er 10 kasser på onsdager (men kan være opp mot 60 kasser etter en ferie/høytidsperiode) og 4-8 kasser på torsdager. Transportkasser måler 55x40x20 cm (onsdager) og 43x30x18 cm (torsdager). Transportkasser kan stables, men stabler av kasser

7 <Leverandør> Side: 7 av 12 må stå med en 5-10 cm avstand for at luften kan sirkulere. Transportkasser må sikres slik at de ikke velter under transport. Ekspedering av leveranser levert med fly til OSL Forsøksdyr som leveres med fly (USA) ankommer OSL på litt forskjellige ukedager (typisk onsdag eller torsdag) og utleveres til budfirma av speditør (Trust Cargo). Oppgaven til budfirma består i å ta imot og skille ut transportkasser i fht bestemmelsessted (Tromsø, Trondheim, Bergen, Oslo), sette på merkelapper (som speditør har skrevet ut basert på info fra Folkehelseinstituttet) og innlevere kassene til alle andre destinasjoner enn Oslo til speditør. Alle transportpapirer, inklusive veterinærsertifikater, skal bringes tilbake til Folkehelseinstituttet. Ekspedering av transportkasser som leveres med fly til OSL skjer omtrentlig 2 ganger per måned. Dimensjon av transportkasser, krav til håndtering under transport til Oslo er i øvrig som nevnt over Kjøring i Oslo-området Utkjøring av dyr levert til Folkehelseinstituttet eller OSL Dyr fra kommersiell oppdretter (levert dagen før) blir hentet på Folkehelseinstituttet onsdag eller torsdags formiddag og kjøres til lokale kunder i Oslo/østlandsområdet (Uio, OUS, Kjeller, UMB). Transportkassene skal leveres direkte til forsøksdyravdelingen på den enkelte institusjon. Antall kasser som skal leveres i Oslo-området svinger betydelig. Omtrentlig gjennomsnitt er 10 kasser på onsdager (men kan være opp mot 30 kasser etter en ferie/høytidsperiode) og 4-6 kasser på torsdager. Dimensjon av transportkasser, krav til håndtering under transport er i øvrig som nevnt over. Utkjøring av dyr oppstallet ved Folkehelseinstituttet Eksterne brukere fra UiO oppstaller forsøksdyr ved Folkehelseinstituttet sin forsøksdyravdeling og har til tider behov for kjøring fra Folkehelseinstituttet til egen institusjon (Gaustad, Blindern). I prinsippet kan dette være aller ukedager, men transporten samordnes så langt som mulig til onsdager. Antallet kasser varierer fra ca. 1-8 per gang. Eksterne brukere vil ikke ha forsøksdyr ved Folkehelseinstituttet fra Med mindre eksterne brukere sin avtale med Folkehelseinstituttet forlenges vil denne utkjøring derfor bortfalle etter Folkehelseinstituttet har til tider også behov for å levere egne forsøksdyr til NVH på Adamstuen og UMB på Ås. Dette skjer 4-6 ganger årlig og omfatter typisk 4-6 kasser per gang.

8 <Leverandør> Side: 8 av Andre forhold Forsøksdyrene som transporteres har en nøye detaljert helsestatus, som opprettholdes i HEPA-filtrerte transportkasser. Transportkasser må derfor under ingen omstendigheter åpnes under transport. Nevnte dager for utkjøring av dyr og bestilling av utkjøring baseres på dagens situasjon, hvor dyr ankommer fra kommersielle oppdrettere på tirsdager og onsdager (Folkehelseinstituttet), og onsdager og torsdager (OSL). I forbindelse med helligdager eller ved generelle endringer i når dyrene ankommer Norge vil ukedagene for utkjøring og bestilling kunne endres tilsvarende. 5 Krav til kjøring av vaksine Kap. Krav Kravtype 5.1 Geografisk utstrekning O 0 Bilpark O 5.3 Bestillingsmetode O 5.4 Bestillingstid O 5.5 Opphenting O 5.6 Leveringstid O 5.7 Temperatur O 5.8 Mottakskvittering O 5.9 Retur av pakke O 5.10 Sporing i sanntid EV 5.11 Sporing i ettertid O 5.12 Retur av emballasje O 5.13 Inspeksjon O 5.14 Bruk av underleverandør O 5.15 Brekkasje/Tyveri O 5.1 Geografisk utstrekning Oppfylles kravet? Ja Nei Beskrivelse/henvisning til nærmere beskrivelse fra leverandør Folkehelseinstituttet, Vaksineforsyningen forsyner hele landet med vaksiner, immunglobuliner og sera, inkludert vaksiner til det offentlige barnevaksinasjonsprogrammet. Det er ca forsendelser i året. Sytten prosent av forsendelsene, omtrent 2720 forsendelser, sendes med budbil årlig.

9 <Leverandør> Side: 9 av 12 Vaksineutsendelser skjer hovedsakelig fra Folkehelseinstituttet, Vaksineforsyningen. Transportør må tilby transport med budbil fra Folkehelseinstituttet til adresser på Østlandet og Sørlandet. Transport med budbil brukes rutinemessig kun til adresser i Oslo og nærliggende områder. Ved vedvarende frostperioder benyttes det budbil på langdistansekjøring til byer som Arendal/Kristiansand, Drammen/Kongsberg, Hønefoss/ Gjøvik, Hamar/Lillehammer, Kongsvinger, Porsgrunn/Skien osv.. Folkehelseinstituttet skreddersyr kjøreruter sammen med transportør slik at de helsestasjoner, legekontorer ol. som er nærliggende til disse byene, også er med på de samme rutene. 5.2 Bilpark Transportør må kunne stille med egnet kjøretøy etter behov (budbil / varebil / lastebil) og kunne hente og levere flere pakker på en runde. Biler skal fortrinnsvis transportere kun vaksiner og liknende legemidler samtidig. Bilene skal være så rene at pakkene ikke blir synlig tilsmusset, og røyklukt eller andre fremtredende lukter må ikke forekomme i bilen. 5.3 Bestillingsmetode Folkehelseinstituttet må kunne bestille transportoppdrag pr. telefon og via internett. 5.4 Bestillingstid Folkehelseinstituttet bestiller vanligvis transportoppdrag hverdager på dagtid. Transportør må kunne ta imot bestilling på transportoppdrag fra Folkehelseinstituttet hele døgnet alle årets dager. 5.5 Opphenting Transportoppdrag bestilt av Folkehelseinstituttet skal hentes i resepsjonen i Lovisenberggata 6. Transportør skal hente pakkene raskest mulig (se nærmere detaljer under). For adresser i Oslo, resten av Østlandet og Sørlandet må det ved bestilling av transport være mulig å velge ulik kategori avhengig av hast o henting og levering omgående (hasteleveranser) o henting innen 2 timer og levering innen kl samme dag (normalleveranser). o Henting og levering dagen etter. Levering skjer innen kl samme dag som henting. Ved normalleveranser til mottakere utenfor Oslo må det være mulig å bestille transportoppdrag inntil samme dag

10 <Leverandør> Side: 10 av 12 Ved bestilling av transportoppdrag må Folkehelseinstituttet få opplyst tid for henting og levering av pakken. 5.6 Leveringstid Transportør skal levere pakkene raskest mulig (se nærmere detaljer under). o Til adresser i Oslo, resten av Østlandet og Sørlandet skal pakkene være levert omgående (hasteleveranser) eller innen kl samme dag som de ble hentet (normalleveranser), avhengig av hvilken type transport som er bestilt (se over). 5.7 Temperatur Vaksiner, immunglobuliner og sera som sendes fra Folkehelseinstituttet, er kjølevarer som skal oppbevares mellom 2 C 8 C. Det er ønskelig at preparatene oppbevares ved dette temperaturintervallet også under transporten. Imidlertid anses ikke dette som et krav. I løpet av kontraktsperioden kommer vi til å innføre temperaturloggere utenpå og inni alle pakker. Temperaturlogger vil utløse alarm ved temperatur 2 C og ved temperatur 25 C. Pakkene må derfor ikke utsettes for temperatur 2 C eller lavere og heller ikke for temperaturer ved 25 C eller høyere. Pakkene skal ikke utsettes for direkte sollys. Transportør skal avlese temperaturlogger utenpå pakken ved levering hos mottakere og gi FHI beskjed dersom det er utløst alarm. I vinterhalvåret skal pakkene transporteres i oppvarmede biler. Pakkene skal ikke plasseres direkte på bilgulv. Det skal være luftsirkulasjon rundt pakkene. Transportør har erstatningsansvar for verdien av pakke dersom temperaturloggere gir utslag ved temperatur 25 C og dersom pakkene blir utsatt for frost. 5.8 Mottakskvittering Transportør skal levere pakkene på døren hos mottaker, og skal innhente kvittering/signatur fra kunde for mottatt leveranse (dato og klokkeslett for mottaket). 5.9 Retur av pakke Hvis mottaker ikke er til stede på leveringsadressen, må transportør returnere pakken til Folkehelseinstituttet i åpningstiden (hverdager kl og kl i perioden 15. mai- 14. sep.). Transportør må kontakte Folkehelseinstituttet pr. telefon hvis de ikke rekker å returnere pakken i åpningstiden samme dag. Dersom transportør ikke rekker å returnere pakken til Folkehelseinstituttet i åpningstiden, skal pakken leveres Vitusapotek Jernbanetorget, Jernbanetorget 4 B, 0154 Oslo.

11 <Leverandør> Side: 11 av Sporing i sanntid Det er ønskelig, men ikke et krav, at Folkehelseinstituttet kan spore sendinger elektronisk i sanntid Sporing i ettertid Sendinger mottatt av kunde må kunne spores elektronisk av Folkehelseinstituttet i ettertid, fra dagen sendingen mottas og minst 2 måneder deretter Retur av emballasje Folkehelseinstituttet må kunne bestille transportoppdrag for retur av tom emballasje fra kunder i Oslo til Folkehelseinstituttet (Lovisenberggata 6). Eskene må returneres til Folkehelseinstituttet i åpningstiden (hverdager kl i perioden 15. september.-14. mai og kl i perioden 15. mai sep.) Inspeksjon Folkehelseinstituttet må kunne inspisere virksomheten i henhold til nye GDP (referanse)før kontraktinngåelse og i kontraktsperioden 5.14 Bruk av underleverandør Bruk av underleverandør er ikke tillatt med mindre det er avtalt skriftlig med Folkehelseinstituttet Brekkasje/Tyveri Transportør har erstatningsansvar for verdien av pakke dersom innholdet i pakkene blir ødelagt som følge av håndtering under transport eller stjålet. Transportøren skal gi Folkehelseinstituttet beskjed dersom det oppdages brekkasje eller tyveri. 6 Generelle behov Folkehelseinstituttet er lokalisert på flere adresser i Oslo og har behov for enkle oppdrag mellom disse, og andre behov i området. Folkehelseinstituttet er også lokalisert i Bergen og kan noe ha behov. Kap. Krav Kravtype beskrivelse fra leverandør Ja Nei Beskrivelse/henvisning til nærmere 6.1 Bestillingsmetode O 6.2 Bestillingstid EV

12 <Leverandør> Side: 12 av Bestillingsmetode Folkehelseinstituttet må kunne bestille oppdrag pr. telefon og via internett. 6.2 Bestillingstid Tiden det tar fra Folkehelseinstituttet bestiller ett oppdrag til budtjenesten er ved startstedet.