Tiltaksplan for rekruttering til studieprogram ved Helsefak

Transkript

1 Tiltaksplan for rekruttering til studieprogram ved Helsefak 2015 Det helsevitenskapelige fakultet Redegjørelse for tiltak og ansvar for rekrutteringsarbeidet ved Helsefak Sist oppdatert:

2 Innhold 1. Innledning Mandat Ansvarsfordeling mellom de ulike nivåene på Norges arktiske universitet (UIT) Nettsider og nettredigering Ansvarskart Rapportering og analyser ved Helsefak Årshjul for arbeidet med rekruttering Rekrutteringstiltak rettet mot søkere og eksisterende studenter ved Helsefak Rekruttering til etter - og videreutdanning, masterstudier og enkeltemner Implementering av tiltaksplanen Vedlegg 1:

3 1. Innledning Godt kvalifiserte ansatte og studenter er en betydelig ressurs. Derfor er det viktig med en aktiv rekrutteringspolitikk. Strategiplan Helsefak punkt 2.8. Universitets- og høgskolesektoren har hovedansvaret for å skaffe kompetent arbeidskraft til samfunnet, og Helsefak har et spesielt ansvar for å utdanne mennesker med blant annet helsefaglig kompetanse i nord. I konkurranse med andre studiesteder som tilbyr utdanninger innenfor helse og omsorg er det viktig at vi arbeider systematisk med rekruttering slik at vi tiltrekker oss de beste studentene, fra inn og utland til våre utdanninger. Alt arbeidet som legges ned ved Helsefak hvert år er med på å påvirke vårt omdømme og kvaliteten på utdanningene. Spesielt arbeidet som legges ned ved instituttene i forhold til god og tydelig informasjon, organisering av undervisningen og opptak som ivaretar studentene gjennom hele studieforløpet. Bevissthet i forhold til hvilke tiltak vi iverksetter for å skape et godt miljø for rekruttering er viktig. God kvalitet i alle ledd er fortsatt vårt beste tiltak for å rekruttere studenter, og vi må se på de små tingene som gjør at våre studenter føler seg godt ivaretatt gjennom hele prosessen fra søknad til avsluttende grad. Det er til slutt detaljene i vår samhandling med studentene som kommer til å skille oss positivt fra andre studiesteder med samme valgmuligheter. Målgruppen for tiltaksplanen er i hovedsak de studieadministrativt ansatte ved instituttene som kjenner hvor «skoen trykker». Tiltaksplanen skal brukes som en sjekkliste i arbeidet med forvaltning av studieprogram i forhold til rekruttering. Vi håper også at dokumentet kan benyttes som et strategisk verktøy i institutt - og programledelse, ved utarbeidelse av rekrutteringstiltak som skal inn i budsjetter og årsplaner. Vi håper at vi med denne samlingen av mulige tiltak i planens punkt 7, og beskrivelser av ansvarsområder kan gjøre arbeidet med rekruttering enklere og mer oversiktlig for de ansvarlige ved instituttene på Helsefak. 3

4 1.1. Mandat Ressursgruppen for rekruttering ble opprettet høsten 2011 for å samordne rekrutteringsaktiviteten på fakultetet, samt for å lage en beskrivelse av tilgjengelige rekrutteringstiltak. Det var også et behov for å skaffe en oversikt over ansvarsfordelingen mellom nivå og enhetene ved fakultetet, og dermed klargjøre hvem som gjør hva i en til dels omfattende prosess vi gjennomfører fortløpende og til faste tidspunkt gjennom året. Ressursgruppen for rekruttering er en rådgivende gruppe for prodekan utdanning og instituttene i forhold til studentrekruttering. Det vurderes pr. i dag om det skal settes ned et forum hvor deltakerne kan dele erfaringer og samarbeide på tvers av institutter og seksjoner, hvor gode innspill til for eksempel tiltak og ansvarsfordeling kan nedfelles i tiltaksplanen. Studieadministrativt forum og forum for formidling vil også kunne benyttes aktivt som arena for videre arbeid med rekruttering. Gruppen skal: Utarbeide plan for studentrekruttering. Herunder identifisere studieprogram som har utfordringer mht. rekruttering 1 Holde seg oppdatert og foreslå tiltak som kan bidra til økt studentrekruttering Avklare ansvarsforhold og roller mht. studentrekruttering ved Helsefak nivå 1, 2 og 3. Ressursgruppen har følgende representanter: Nestleder ved Seksjon for utdanningstjenester: Reidar Darre Arnesen Rådgiver ved Seksjon for utdanningstjenester: Kristine Vollnes Kjeldsen Seksjonsleder ved Seksjon for formidlingstjenester: Torgunn Wærås/Anika Mackenroth (vikar) Kontorsjef ved Institutt for farmasi: Kristin Lagesen/Lotte Kajander (vikar) Kontorsjef ved Institutt for helse- og omsorgsfag: Vibeke Guddingsmo Studiekonsulent ved Institutt for helse- og omsorgsfag: Ida M. Haug Studiekonsulent ved Institutt for medisinsk biologi: Tom E. Roll Studiekonsulent ved seksjon for utdanningstjenester: Stine Skogdal 2 Studentrepresentanter: Haagen Johnsen og Trygve Ellingsen 1 Gruppen har valgt å se bort fra deler av dette punktet da vår årlige Utdanningsmelding allerede ser på blant annet utfordringer. 4

5 2. Ansvarsfordeling mellom de ulike nivåene på UIT Norges arktiske universitet. Nivå 1 UIT Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt (KSA) har et overordnet ansvar for rekruttering til bachelorstudier, integrerte masterstudier og profesjonsstudier med en målgruppe på ungdom år i tidsperioden januar 15. april hvert år. Arbeid med rekruttering foregår hele året. Den ordinære rekrutteringen som KSA konsentrerer seg om er hovedsakelig frem til 15. april. Etter denne datoen vil hovedfokuset være å få søkerne som har UIT som førstevalg til ikke å endre dette valget. Videre må tiltak for at studentene møter til semesterstart gjennomføres som innledning til det kontinuerlige arbeidet med å motvirke frafall. 2 Nivå 2 Det helsevitenskapelige fakultet. På Det helsevitenskapelig fakultet er det seksjon for utdanningstjenester som koordinerer arbeidet med rekruttering og prodekan utdanning som har det overordnede faglige ansvaret. Instituttene på Helsefak har ansvar for rekruttering og opptak til etter og videreutdanninger, masterprogrammer og enkeltemner, mens KSA har ansvar for rekruttering og opptak til grunnutdanningene. Informasjon, koordinering og ansvar fordeles mellom KSA, fakultet, institutt, og programstyrer/studieprogram på de ulike utdanningene. Seksjon for formidlingstjenester kan bidra med kompetanse innenfor sitt nedslagsfelt. I de periodene hvor det skal drives utstrakt rekruttering, og før søkerne eventuelt takker ja til en plass, kan assistanse fra formidling være aktuelt for eksempel i forbindelse med utformingen av kommunikasjonsplan. Seksjon for formidlingstjenester er instituttenes viktigste samarbeidspartner i perioden fra september til april med blant annet skolebesøk og markedsføringsmateriell. I forbindelse med skolebesøk har formidlingstjenester lang erfaring, samt ansvaret for utstillingen Impuls i Lysgården. Seksjon for formidlingstjenester har videre ansvar for planleggingen av Forskningsdagene som er en viktig rekrutteringsarena. Formidlingstjenester leder også fakultetets arbeid med alumni som vil bli viktig i årene som kommer. 2 Studentrekruttering ved UiT 2009: 5

6 Nivå 3 Instituttene og studieprogrammene. Det er tradisjonelt studieadministrativt ansatte ved instituttene som har hatt ansvar for rekruttering, og i den grad det har vært en aktiv rekrutteringspolitikk har studiekonsulentene bidratt sterkt til å gjennomføre tiltak. Vi foreslår at det praktiske arbeidet med tiltak knyttet til rekruttering fortsatt ligger hos studieadministrasjonen ved instituttene, da vi som nevnt tidligere er av den oppfatning at instituttene selv, best vet hvor en skal sette inn- og hvilke tiltak som vil egne seg for utdanningen(e) de administrerer. Instituttene/programledelsen bør likevel i større grad ta ansvar i forhold til rekruttering og markedsføring av egne programmer. Gjerne på bakgrunn av analyser av tallmateriale og gjennomføringsgrad på egne studieprogram. Da det ikke er avsatt økonomiske ressurser på fakultetsnivå til rekrutteringsarbeid for programmene, må eventuelle midler til ressurskrevende rekrutteringstiltak avsettes hos instituttene. Det betyr at strategier og planer for rekruttering til spesifikke programmer må forankres hos ledelsen ved de enkelte enhetene, og i god tid før studiestart. 3. Nettsider og nettredigering Enhetenes nettsider er vår viktigste kommunikasjonskanal ut mot studentene. I omleggingen våren 2014 ble nettsidene delt slik at eksterne sider nå kun skal inneholde informasjon som er relevant for personer som søker informasjon, og som ikke tilhører UIT. Kvaliteten på nettsidene ved Helsefak er variabel, og manglene strekker seg fra ufullstendige personkort, til sider hvor informasjon om avdelingene og hva de jobber med mangler. Spesielt viktig er det for studentene å finne informasjon om «felles epost» til instituttene, slik at kontakten mellom institutt og student ikke blir personavhengig jf. ferieavvikling, sykdom etc. Et av tiltakene vi foreslår er etablering av RT-kø (responset tracker) lik den blant annet Orakeltjenesten benytter for å effektuere henvendelser. Det er viktig at alle enhetene i 2015 fokuserer på å få oppdatert alle sine nettsider med tilhørende lenker, samt studiekatalogen/emnekatalog. Nettsider som ikke oppdateres bør slettes. 6

7 Ansvarskart Ansvarskartet er en samlende oversikt over tiltak og aktiviteter som er beskrevet i denne planen. Kartet skal gi en rask oversikt over hvem som er ansvarlig for aktiviteter og hvem som kan kontaktes for spørsmål. Hovedansvaret for å drive rekruttering til egne studieprogram, ligger hos studieprogrammene selv (instituttene). Dersom man ønsker å gjennomføre spesielle tiltak på bakgrunn av dårlige søkertall/opptakstall/gjennomføring kan man kontakte rådgivende organer, men ressurskrevende tiltak må dekkes over ansvarlig institutts budsjett. REKRUTTERINGSAKTIVITET ANSVARLIG FOR AKTIVITETEN KOORDINERES AV KAN KONTAKTES Reiser (skolebesøk/messer) SUT/ Studieprogrammene/instituttene SUT/KSA KSA Åpen dag ved fakultetet SUT/Instituttene KSA SUT/KSA Utdanningsmessa i Tromsø SUT KSA SUT/KSA Skolebesøk ved Helsefak (skoleklasser kommer på besøk) SUT/SFF SUT/SFF Leder SUT/Leder SFF Impuls utstillingen (skolebesøk + presentasjon av studietilbud) SFF Øke tilgjengelighet for potensielle søkere Studieprogrammene/instituttene Ressursgruppa for rekruttering på Helsefak SUT SUT Leder ved SUT Analyse av årets søkertall (legges frem for FS) SUT Sende mail til førsteprioritetssøkere (mal laget av SUT: vedlegg 1) Studieprogrammene/instituttene SUT Leder SUT Emneevalueringer/sluttevalueringer/midtveisevalueringer/ Studieprogrammene/instituttene programevalueringer Hovedopptak Studieprogrammene/instituttene UTA UTA Overbooking (bør skje tidlig i hovedopptaket) Studieprogrammene/instituttene UTA Planlegge semesterstart SUT/Studieprogrammene/instituttene SUT Leder SUT Suppleringsopptak Studieprogrammene/instituttene UTA UTA Semesterstart (arrangement i Lysgården) SUT SUT Sørvistorg SUT/SFF/Instituttene SUT Synlighet og tilgjengelighet for de nye studentene Studieprogrammene/instituttene/Infotorget

8 8 Forskningsdagene SFF 1.september: frist for registrering studentweb UTA/studieprogrammene UTA UTA Registrere årsakene til hvorfor studenter slutter/ikke møtt Studieprogrammene/instituttene Endring av tekst til studiekatalogen (den trykte versjonen) Studieprogrammene/instituttene SUT/KSA KSA Emne på nett SUT/Institutt og studieprogram UTA UTA Korrekturlesing av studiekatalogen Studieprogrammene/instituttene SUT/KSA KSA Oppdatere nettsider Ansvarlig enhet SFF SFF Oppdatere studiekatalogen på nett Studieprogrammene/instituttene UTA KSA/SFF Støtte til web arbeid SFF SFF SFF/KSA Støtte til rekrutteringstiltak/rådgivning SUT/SFF Utforming og printing av plakater, informasjonsmateriell ol. SFF Bruk av bilder/bildedatabase SFF SFF KSA/SFF Publisering på UiT Helsefak sin Facebook side SUT/SFF SUT/SFF SUT/SFF Twitter/Helsefak sin blogg SFF SFF SFF Forkortelser: SUT: seksjon for utdanningstjenester SFF: Seksjon for formidlingstjenester UTA: Avdeling for utdanning KSA: avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt

9 5. Rapportering og analyser ved Helsefak Studiekvalitet og rekruttering blir hvert år satt på dagsorden gjennom rapporter og analyser som legges frem for fakultetsstyret. Rekrutteringssvake studier kan blant annet fanges opp her. Analysene gjøres over flere år og vil avdekke trender og utfordringer som studieprogrammene har. Instituttene må selv analysere for eksempel gjennomføringsgrad og studiepoengsproduksjon for å overvåke studiekvaliteten for egne studieprogram. Studieprogrammene melder også inn problemstillinger vedrørende for eksempel dårlig rekruttering, gjennomføring o.l. som går utenom årlige rapporter og analyser. Slike saker blir håndtert av prodekan i samarbeid med utdanningstjenester og de aktuelle studieprogrammene. Årlige rapporteringen av utdanningskvalitet (Utdanningsmeldingen 3 ) Den årlige rapporteringen av utdanningskvalitet har bakgrunn i NOKUTs krav om at institusjonene skal rapportere til universitetsstyret som en del av det systematiske kvalitetsarbeidet. Som en del av virksomhetsstyringen ved Det helsevitenskapelige fakultet skal alle institutt rapportere om utdanningskvalitet til fakultetets egen utdanningsmelding. Hvert tredje år rapporteres det til Universitetsdirektøren v/uta. Helsefak har allikevel besluttet å lage en fullverdig rapport til fakultetsstyret også de årene den ikke skal sendes til nivå 1. Denne rapporten framstiller utfordringer og tiltak fra instituttene som har vært relevante i studiekvalitetsarbeidet for kalenderåret. Instituttene, studieprogrammene og fakultetsadministrasjonen blir ansvarliggjort i forhold til de tiltakene som blir skissert i de årlige utdanningsmeldingene. To ganger i året orienteres fakultetsstyret av seksjon for utdanningstjenester ved Det helsevitenskapelige fakultet om; årets søker og opptakstall til studier som har opptak gjennom samordna opptak (SO) og universitetets lokale opptak. Alle studieprogrammene har et selvstendig ansvar for å overvåke sine søker og opptakstall for å kunne gjennomføre tiltak ved eventuelle negative trender. 3 Oversikt over utdanningsmeldinger siden 2009 og frem til i dag: Rapportering av utdanningsvirksomheten for kalenderåret 2013 (side 78) Rapportering av utdanningsvirksomheten ved Det helsevitenskapelige fakultet 2011/2012 Rapportering av utdanningsvirksomheten ved Det helsevitenskapelige fakultet 2010/2011 Rapportering av utdanningsvirksomheten ved Det helsevitenskapelige fakultet 2009/

10 6. Årshjul for arbeidet med rekruttering Aktiviteter forbundet med rekruttering foregår hele året ved Helsefak, i stor grad gjennom allerede planlagte aktiviteter som en må følge opp fra måned til måned. Årshjulet inneholder en oversikt over aktiviteter som må følges opp. Instituttene har selv ansvar for å følge opp aktivitetene som er presisert i årshjulet jf. ansvarskartet over. Måned Januar Februar Mars April Mai Aktivitet Skolebesøk/messer Åpen dag ved fakultetet Utdanningsmessa i Tromsø (2 dager) Helsefak tar imot skolebesøk Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud Helsefak reiser på skolebesøk/messer Helsefak tar imot skolebesøk Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud SO åpner søknadsportalen Lokalt opptak 4 1.februar: frist for oppretting/nedlegging og vesentlige endringer av emner som skal gå påfølgende høst Helsefak reiser på skolebesøk/messer Helsefak tar imot skolebesøk Øke tilgjengelighet for potensielle søkere (telefon, epost) (førstelinjetjeneste) Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud Møte i ressursgruppa for rekruttering på Helsefak Frist 1.mars for lokalt opptak 1.mars: emnekatalogen for neste studieår publiseres Helsefak tar imot skolebesøk Øke tilgjengelighet for potensielle søkere (telefon, epost) Søknadsfrist 15. april (SO) Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud Boken «Muligheter» som deles ut til alle videregående elever i Nord-Norge i undervisning om yrkesvalg Analyse av årets søkertall (legges frem for FS) Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud 4 Lokalt opptak Alle studier med lokalt opptak skal lyses ut på universitetets lokale søknadsvev og søknad om opptak skal fortrinnsvis registreres der. Søkere som av ulike årsaker ikke kan benytte søknadsveven må fylle ut søknadsskjema og sende dette inn per post. Søknadsveven åpner normalt for registrering 1. februar for opptak til høstsemesteret og 1. oktober for opptak til vårsemesteret. 10

11 Juni Juli August September Oktober November Desember Sende mail til førsteprioritetssøkere (mal laget av seksjon for utdanningstjenester) Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud Emneevalueringer/sluttevalueringer/programevalueringer Frist 1.juni for enkeltemner (høsten) Hovedopptak Overbooking bør skje tidlig/i hovedopptaket 5 Planlegge semesterstart Suppleringsopptak Semesterstart (arrangement i Lysgården) Sørvistorg Synlighet og tilgjengelighet for de nye studentene Formidlingstjenester kan bidra med språkvask og tekstformulering til studiekatalogen (både nettversjonen og den trykte) Forskningsdagene 1.september: frist for registrering Registrere i merknadsbilde i student fellesbilde årsakene til hvorfor studenter slutter/ikke møtt (ta gjerne en telefon, eller send en epost) Endring av tekst til studiekatalogen (både den trykte versjonen og nettversjonen) Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud Frist for emne på nett 1.september: frist for oppretting/nedlegging av studieprogram/studieretninger. 1.september: frist for oppretting/nedlegging/ vesentlige endring av emner som skal gå påfølgende vår. Korrekturlesing av studiekatalogen (både den trykte versjonen og nettversjonen) Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud EpN for redigering av emner for påfølgende studieåret stenger Koordinering av Helsefak sin deltakelse på messer og skolebesøk Oppstart av skolebesøk/messer Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud Møte i ressursgruppa for rekruttering på Helsefak Impuls utstillingen tar imot skolebesøk i samarbeid med presentasjon av studietilbud Emneevalueringer/midtveisevalueringer Frist 1.desember for opptak til enkeltemner som går til våren 5 Overbooking: En effektiv og lite ressurskrevende løsning på utfordringene med frafall er overbooking der vi har muligheten til det, dvs. å gi flere studenter opptak enn det antall plasser vi har allerede ved første opptak i juni/juli. Overbookingen i seg selv vil ikke hindre frafall, men vil hjelpe programmene å nå sine måltall både i forhold til produksjon og antall studenter. Allerede i dag overbookes de fleste studier med 10% som en tommelfingerregel, men vi vet at enkelte programmer overbooker mellom 50% - 80% for å nå sine måltall. Suppleringsopptak etter svarfristen i august er forsøkt, men de erfaringene vi sitter med tilsier at dette er en dårlig løsning som i mange tilfeller får oss til å fremstå som uprofesjonelle, da tiden fra dette gjøres frem til studiestart blir for kort, og oppstarten for disse studentene gjerne blir «rotete». 11

12 7. Rekrutteringstiltak rettet mot søkere og eksisterende studenter ved Helsefak For å kunne møte utfordringene vi har på Helsefak presenteres her en «verktøykasse» med rekrutteringstiltak. For å kunne iverksette målrettede tiltak er det viktig at vi kjenner til de ulike fasene for studentrekruttering og hvilke tiltak som kan benyttes i de aktuelle fasene. a) Potensielle søkere (frem til 15. april) b) Generelle søkere (Mellom 15. april og 1.juli) c) Førstevalgs søkere (Mellom 15. april og 1.juli) d) Søkere som har fått studietilbud (Mellom ca. 20 juli og semesterstart) e) Søkere som har takket ja til studietilbud (Mellom ca. 20 juli og semesterstart) f) Nye studenter (mellom semesterstart og 1.september) g) Registrerte studenter (Fra 1. september og resten av studiet) h) Hindre frafall (Fra 1. september og resten av studiet) Forklaring til figuren over: Potensielle søkere: Potensielle søkere er alle kvalifiserte søkere til UIT, og som søker innen fristen 15. april. Generelle søkere: De som har søkt på høyere utdanning ved UIT som ett av flere mulige studiesteder. Førstevalgssøkere: Søkere som har studier ved Helsefak som sitt førstevalg. Søkere som har fått studietilbud: Søkere som i hovedopptaket i juli har fått tilbud om studieplass ved Helsefak Søkere som har takket ja til studietilbud: Søkere som innen fristen har takket ja til studieplass ved Helsefak Nye studenter: Studenter som møter opp til semesterstart Registrerte studenter: Studenter som har registrert seg via student web innen 1. september Hindre studentfrafall: Ivaretagelse av eksisterende studenter ved Helsefak. 12

13 Oversikt over de ulike fasene for studentrekruttering og tiltak som kan iverksettes a) Potensielle søkere Potensielle søkere er alle kvalifiserte søkere til UIT, og som søker innen fristen 1. mars/15. april. Tiltak som kan benyttes for å tiltrekke seg nye søkere. Kontinuerlige rekrutteringstiltak: Gode nettsider. (Synlig, relevant og lett søkbar informasjon på nettsidene) For å tiltrekke seg oppmerksomhet blant unge kan våre filmer være aktuelle (uit.no/helsefak/video) Informere om søknadsfrist for "tidlige søkere" 1. mars (særlig viktig for master/videreutdanningene) Annonser i aviser, på nettsidene etc. 6 Kvalitetssikre informasjon i studiekatalogen både på nett og i papirversjon Gode og lett tilgjengelige utvekslingsavtaler. Delta på skolebesøk, åpen dag og utdanningsmesser. Være proaktiv og deltakende på hensiktsmessige arenaer (konferanser, fagdager etc.) Boken «Muligheter» som deles ut til alle videregående elever i Nord-Norge i undervisning om yrkesvalg Det er viktig at vi er flinke til å bruke engasjerte studenter som våre ambassadører i arbeidet med rekruttering Arenaer hvor vi har mulighet til møter med deltakere fra kommunehelsetjeneste og spesialisthelsetjenesten: Kontakt med sykehjem/helseinstitusjoner Invitere til informasjonsmøter Sende informasjonsmateriell Stå på stand på aktuelle tidspunkt/steder Dra på besøk til helseinstitusjoner å holde informasjonsmøter 6 Tidlig opptak: Det bør de neste årene være fokus på tidlig opptak, spesielt for studier som rekrutterer voksne studenter. God informasjon om muligheten til å søke «tidlig opptak» allerede i mars kan være et hjelpemiddel som blant annet gir aktuelle søkere bedre tid til planlegging. Dette er aktuelt for søkere som allerede på søknadstidspunktet, har hele opptaksgrunnlaget (skal ikke ta eksamen i mai/juni). Studier som er i målgruppen bør gjøre informasjon muligheten for å søke tidlig opptak tilgjengelig på nettsiden til alle de aktuelle programmene. 8. Tidlig opptak Søkere til studier der opptaket er organisert gjennom Samordna opptak kan gis tidlig opptak dersom de kan dokumentere at de trenger tidlig svar på søknaden. Kriterier for tidlig opptak og krav til dokumentasjon gis av Samordna opptak. Søkeren må være kvalifisert for opptak til det aktuelle studiet på søknadstidspunktet. Ved tidlig opptak må søkerens kvalifikasjoner være på nivå med øvre halvdel av søkerne som ble tatt opp til studieprogrammet ved forrige ordinære opptak. 13

14 Andre tiltak: Benytte Impuls utstillingen: (utstilling, nettstedet, undervisningsopplegg, skolebesøk og arrangementer) Bruke FOSS ved skolebesøk på MH samt ved eksterne skolebesøk og utdanningsmesser Være synlig på Forskningsdagene (gode stands, engasjerte tilsatte/studenter, giveaways, forsker grandprix, forskertorg og andre arrangementer) Være aktiv i sosiale media via Helsefak sine kanaler (Twitter, blogg, Facebook) Oppsøke enheter og aktører i kommune- og spesialisthelsetjenesten for rekruttering av voksne studenter, og til masterstudier. Skolebesøk (ta imot klasser fra videregående skoler som ønsker informasjon om ett eller flere studieprogram) Annonser i fagblader, spesielt rettet mot master- og videreutdanninger b) Generelle søkere Generelle søkere er gruppen studenter som har søkt om studieplass til UiT, men også til andre Universitet. Helsefak kan være proaktiv ovenfor søkerne i perioden mellom 15. april og 1. juli (sist nevnte dato er frist for å omprioritere studieønskene.) KSA sender en felles e-post til alle som har søkt på studier ved UiT. Studieprogrammene kan i denne perioden nå de generelle søkerne ved: Facebook/sosiale medier Oppdaterte nettsider spesielt i perioden fra 15.april Delta på annonsekampanjer i regi av KSA c) Førstevalgssøkere Søkere som har Helsefak som sitt førstevalg. Studieprogrammene kan selv kontakte førstevalgs søkere gjennom e-post/telefon. Disse opplysningene kan man ta ut fra en rapport i FS. Flere studieprogram ved Helsefak har brukt denne informasjonen til å sende ut personlige hilsener, ringe søkerne eller invitere dem hit. Disse tiltakene kan iverksettes for å beholde førstevalgssøkere. Det er ikke alle førstevalgssøkere som tas opp, noen omprioriterer ønskene, og noen tas opp hos oss selv om de har hatt andre læresteder som førstevalg. Det er vanlig at studieprogrammene tar direkte kontakt med førstevalgssøkere og ikke de generelle søkerne. Grunnen til dette er at KSA sender en «velkommen som søker» mail til alle søkere, mens studieprogrammene sender litt mer personlig informasjon til studieprogrammene. 14

15 Studieprogrammene kan gjennomføre følgende tiltak i denne perioden: Sende e-post til alle førstevalgssøkere (redigerbar mal/forslag laget av ressursgruppen som sendes i begynnelsen av juni (se vedlegg 1), NB! Husk å koordinere med KSA i forhold til utsendingsdatoer) Følge opp søkere via telefon/ e-post ved behov. Ha kontaktpersoner ved studieprogrammet som er tilgjengelig for spørsmål til søkerne. Bruke Facebook UiT Helsefak (ta kontakt med seksjon for utdanningstjenester/formidlingstjenester dersom det er ønskelig å publisere noe der) Henvise til Infotorget som kan hjelpe med enkle spørsmål på vegne av studieprogrammet d) Søkere som har fått studietilbud ved Helsefak Ca. 20. juli gjennomføres hovedopptaket på Samordna opptak. Studentene får da vite om de har kommet inn på førstevalget sitt. Innen en uke må søkerne takke ja/nei til studietilbudet. I denne perioden er det viktig at vi har kontaktpersoner og nettsider tilgjengelig for disse søkerne. Studier med opptak gjennom samordna opptak: Studieprogrammene sender e-post til søkere som har fått studietilbud Fakultetet skal ha tilgjengelig og oppdatert informasjon om semesterstart (egen nettside) Aktiv bruk av sosiale medier Tilgjengelige og synlige kontaktpersoner på studieprogrammet Etablere RT-kø i forbindelse med ferieavvikling, studenter må få svar på henvendelser uavhengig av ferieavvikling el. Informasjon om boligsituasjonen, henvise til samarbeidspartnere som SiTo, annonser i lokalaviser eller Sofahjelpa. Alle får til slutt bolig jf. UTA/KSA! Overbooking (til de studieprogram der det er mulig): rekrutteringssvake studier anbefales å overbooke med noen studieplasser der man av erfaringer ser at studenter faller fra tidlig i studiet Studier med opptak gjennom lokalt opptak: Studieprogrammene sender opptaksbrev. Fakultetet skal ha tilgjengelig informasjon om semesterstart. Aktiv bruk av sosiale medier. Gode nettsider for nye studenter. Tilgjengelighet av relevante kontaktpersoner for å ivareta henvendelser. Tilby støtte til semesterregistrering. Informasjon om boligsituasjonen, henvise til samarbeidspartnere som SiTo, annonser i lokalaviser eller Sofahjelpa. 15

16 e) Søkere som har takket ja til studietilbud Etter ca. 26. juli vet vi hvor mange som har takket ja til studietilbudene ved Helsefak. Suppleringsopptak sendes ut etter avtale med Opptakskontor eller etter interne retningslinjer på Instituttene. Aktiv bruk av Facebook Aktiv bruk av nettsider om semesterstarten. God informasjon om kontaktpersoner og informative nettsider. Oppdaterte personkort på nett. Infotorget. Være tilgjengelig for studenter som har spørsmål (RT-kø, Facebook, mail etc.) f) Nye studenter (studenter som møter opp til semesterstart) Læringsmiljø Fleksible læringsformer, praksis, forelesninger, gruppearbeid etc. Læringsmiljø (læringsmiljøutvalget). Tilgjengelighet på grupperom /Pc-lab andre læringsarenaer. Fronter oppdatert informasjon. Bibliotek Informasjon/ service Tilby støtte til semesterregistrering, Sørvistorg Tilgjengelighet studiekonsulenter Oppdaterte nettsider Fronter oppdatert informasjon. Printere tilgjengelig og i god stand. Infotorget Semesterstartsarrangementet (UiT, Lysgården og studieprogram) Profilartikler til nye studenter fra Infotorget. Fadderordningen/Debut uka (arrangeres av og for studentene selv) Aktiv bruk av Facebook/våre nettsider. God informasjon om kontaktpersoner og oppdaterte personkort Studiekvalitet God tilgang på lesesaler, individuell tilrettelegging der det er behov. Rombooking av grupperom på nett Grupperom /Pc-lab. Fronter oppdatert informasjon. Bibliotek. Evaluering av del-emne, emner, årsenheter og studieprogram. Studentutvalget oppfordres til å etablere egne fadderordninger for Helsefak sine studieprogram. 16

17 Bemannet Sørvistorg ved semesterstart. Nært samarbeid med SU/Studentdemokratiet g) Registrerte studenter Registrerte studenter er studenter som har betalt semesteravgift og registret seg i studentweb (innen fristen 1. september/1. februar). For å beholde registrerte studenter kan enkle tiltak være: Kullfølelse: i løpet av de første ukene kan man arrangere felles lunsjer/middag/grilling i fjæra, aktiviteter utenom undervisningstid og sette et ekstra fokus på det sosiale. Her er det rom for at både faglige og administrativt ansatte til å være med på eller arrangere tiltakene. Valg av tillitsvalgte tidlig i semesteret, Valgveko): ved et tidlig valg, vil studenter vite at de har noen på kullet å oppsøke ved behov. Informasjon om Min side og opplæring rundt dette. Søke SU om økonomisk støtte til arrangementer. Felles lunsj med støtte fra instituttet, ved avsatte midler i budsjettet. Være obs i forhold til studentenes problemer med å skaffe seg bolig. Informere studentene om at studentrådgivningen finnes og hva de kan tilby. Opplyse om studentenes rettigheter og plikter. (Legge f.eks. ut på Fronter) h) Hindre frafall av eksisterende studenter Noen studentgrupper har større frafallsprosent enn andre. Utdanninger som er desentralisert eller organisert som deltidsstudier/etter- videreutdanninger kan oppleve mer frafall enn andre. Men frafall i løpet av studiet forekommer til en viss grad på alle program. Tiltak for å hindre frafall: Være ærlig og informere om arbeidsmengden i studiet etc. Hva skal til for å lykkes? Oppfordre til dannelse av kollokviegrupper tidlig i studiet. Arrangere studentsamtaler eller åpne for dette, kan være både av fag og adm. Bruke Fronter som verktøy for å holde kontakt med studentene Oppfordre studenter til å kontakte SiTo sin Rådgivningstjeneste der man ser at det er behov. 17

18 8. Rekruttering til etter - og videreutdanning, masterstudier og enkeltemner Ansvar for etter - og videreutdanning, masterstudier og enkeltemner ligger hos det enkelte institutt. KSA/Fakultetsadministrasjonen ved Helsefak driver ingen målrettet rekruttering til disse studieprogrammene/emnene. Studenter ved etter - og videreutdanning og masterstudier er ofte voksne mennesker som har andre behov enn de som kommer rett fra videregående, spesielt i forhold til behovet for å kunne planlegge og i forhold til hvordan studiet er tilrettelagt med eksempelvis samlinger og bruk av digitale løsninger. Samtidig som denne gruppen har helt spesielle behov kan den også være lettere å markedsføre seg mot enn studenter til grunnutdanningene da de ofte allerede er i et løp og vet hva de vil former for direkte markedsføring gjennom eksempelvis fagtidsskrifter og fagkonferanser vil her kunne være avgjørende. Fakultetet ved prodekan utdanning arbeider for eksempel målrettet mot bedre avtaler med-, og forståelse hos arbeidsgiversiden, slik at muligheten for utdannelse skal bli bedre for personer som er i full jobb, og som ofte må ta permisjon for å kunne gjennomføre. Dette arbeidet pågår kontinuerlig. Følgende listes opp en del tiltak som kan benyttes når man rekrutterer til etter - og videreutdanning, masterstudier og enkeltemner (Listen er ikke uttømmende, og egne forlag og ideer skal til enhver tid vurderes). Det er videre viktig å presisere at alle tiltakene under punkt 7 også skal og kan benyttes. Gode nettsider. (Synlig, relevant og lett søkbar informasjon på nettsidene til Helsefak.) For å tiltrekke seg oppmerksomhet kan våre filmer være aktuelle å bruke (uit.no/helsefak/video) Informere om søknadsfrist for "tidlige søkere" 1. mars Annonser i aviser, på nettsidene etc. Fagtidsskrifter er effektivt, og ofte rimeligere enn tradisjonelle aviser Kvalitetssikre informasjon i studiekatalogen både på nett og i papirversjon Være proaktiv og deltakende på de arenaer som er hensiktsmessig (konferanser, fagdager etc.) Være aktiv i sosiale media via Helsefak sine kanaler (Twitter, blogg, Facebook) Annonser i fagblader, spesielt rettet mot master- og videreutdanningene våre Oppdaterte nettsider spesielt i perioden frem til de aktuelle søknadsfristene Sende e-post til alle søkere (redigerbar mal/forslag laget av ressursgruppen (se vedlegg 1) Overbooking (til de studieprogram der det er mulig): rekrutteringssvake studier anbefales å overbooke med noen studieplasser der man av erfaringer ser at studenter faller fra tidlig i studiet. Studieprogrammene sender opptaksbrev. Fakultetet skal ha tilgjengelig informasjon om semesterstart. Tilgjengelighet av relevante kontaktpersoner for å ivareta henvendelser. Tilby støtte til semesteravgift, semesterregistrering, Frontertilgang etc. Informasjon om boligsituasjonen, henvise til samarbeidspartnere som SiTo, annonser i lokalaviser eller Sofahjelpa. Alle får bolig jf KSA/UTA! Lage brosjyrer som kan tas med i relevante fora (messer, konferanser, fagdager etc.) Alumni nettverket vil på sikt kunne bli viktig i rekruttering av tidligere studenter 18

19 9. Implementering av tiltaksplanen Planlagt start for implementering er i SA-forum 6.februar Det er blitt laget en poster som skal deles ut til alle studiekonsulenter samt en nettside er under konstruksjon. Nettsiden skal fungere som en ressursdatabank/verktøykasse for de som arbeider med rekruttering og trenger tips til tiltak som skal utføres. Videre sendes tiltaksplanen med nødvendige vedlegg til alle institutt, samt at vi hvert år skal et studieadministrativt forum med rekruttering på agendaen. Lenke til nettsiden (under oppbygging pr. januar 2015):

20 Vedlegg 1: Kjære studiesøker til aktuell utdanning (fyll inn det som passer; sykepleie, psykologi )! Fra Samordna opptak har vi fått vite at du har søkt om studieplass på aktuell utdanning ved Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak), Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet. Du har kanskje i likhet med mange andre studiesøkere ikke bestemt deg enda. Med dette brevet ønsker vi å formidle at aktuell utdanning ved Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak), Universitetet i Tromsø er et utmerket valg som du garantert vil trives med. Vi håper å se deg som student hos oss til høsten, og vil med dette ønske deg lykke til i opptaket samt gi deg litt nyttig informasjon. Helsefak er veien å gå dersom du ønsker engasjerte forelesere, en åpen og nær studieledelse og et kreativt og varmt læringsmiljø i Norges vakreste omgivelser. PROGRAMSPESIFIKK INFORMASJON (Fyll inn etter behov for deres studieprogram): Studieplan/link til nettsiden med programmet Første oppmøte Studentorganisasjon? Facebookside for programmet/instituttet? Faddere? Kontaktpersoner FØLG OSS PÅ FACEBOOK: facebook.com/uithelsefak For å holde deg oppdatert om livet som student ved Helsefak ved, anbefaler vi deg å følge oss på Facebook, der kan du: Gjøre deg kjent med Helsefak og studietilbudene Få med deg siste nytt fra Helsefak Stille spørsmål og komme med tilbakemeldinger Spørre en student ved Helsefak om studier, studentmiljø etc. Komme i kontakt med andre studiesøkere til Helsefak Se filmer fra studier og studentmiljøet ved Helsefak Hvorfor valget ditt burde falle på aktuell utdanning ved Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak), Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet: Det er enkelt å søke om bolig gjennom Norges arktiske studentsamskipnad Bolighjelpa kan også være et alternativ Du vil skape evige minner i Norges beste by Du vil unne deg muligheten til å ta del i et åpent, nært og kreativt akademisk miljø ved Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak), Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Lyst å se hvordan det er å være student på Helsefak? Sjekk Helsefak sin Vimeo kanal! Usikker? Ta det rette valget! Minner om at dette ikke er tilbud om studieplass. Du vil få vite om du har fått studieplass hos oss ca. 20. juli. Vi håper vi ser deg på Universitetet i Tromsø til høsten! Informasjon om semesterstart vil til enhver tid være oppdatert! Vi håper på å se deg på Helsefak høsten XXXX! Vennlig hilsen (kontaktperson/eller aktuell utdanning ) 20