Gjerstad kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Gjerstad kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: kommunestyresalen, Almuestaua Dato: Tid: 18:30 Evt. lovlige forfall meldes her: Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Fra Høyre har Rune Hagestrand og Steinar Pedersen meldt forfall. I deres sted er Kjell Arild Grønås og Randi Skorstøl Madsen innkalt til å møte. I starten av møtet vil sykepleier i pleie og omsorg møte for å orientere om gode pasientforløp. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Inger Haldis Løite Ordfører AP Knut Erik Ulltveit Varaordfører SP Egil Nicolay Haugland Medlem AP Evie Katrin Lønne Medlem AP Håkon Sundsli Medlem AP Knut Hagelia Medlem AP Albert Nævestad Medlem AP Anette Kveim Medlem SP Marie Bakka Medlem SP Gro Eskeland Medlem SP Kåre Dalane Medlem SP Rune Hagestrand Medlem H Steinar Pedersen Medlem H May Yvonne Hjellvik Medlem H Morten Sverre Presthagen Medlem H Eddny Øybekk Medlem KRF Halvard Skaaland Medlem FRP

2 Saksliste Saksnr PS 16/110 PS 16/111 RS 16/97 RS 16/98 RS 16/99 RS 16/100 RS 16/101 RS 16/102 RS 16/103 PS 16/112 PS 16/113 PS 16/114 PS 16/115 PS 16/116 PS 16/117 Innhold Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Ordfører: Gjøremål mv. siden forrige møte Rådmannen: Orienteringer fra administrasjonen KS: Nyhetsbrev nr 14/2016 (kan lastes ned) KS Agder: Aktuelt pr. 27. oktober 2016 (kan lastes ned) KS: Nyhetsbrev nr. 15/2016 (kan lastes ned) Agder Energi: Nyhetsbrev etter eiermøte (kan lastes ned) Fylkesmannen: Barnevern: Avslutning av egenvurderingstilsyn og lukking av avvik Sammenslåing av DDØ og IKT Agder Høringsuttalelse fra Gjerstad kommune - effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenestesteder og tjenestesteder innen Agder politidistrikt Høringsuttalelse om utredningen "en ny region Agder?" Beredskapsplan Overgang til digitale trygghetsalarmer Videreføring av felles satsning på ehelse og velferdsteknologi i Østre Agder - Omgjøring av stilling som koordinator for ehelse og velferdsteknologi fra midlertidig til fast PS 16/118 HMS Handlingsplan 2017 PS 16/119 Eventuelt:

3 PS 16/110 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 16/111 Referatsaker RS 16/97 Ordfører: Gjøremål mv. siden forrige møte RS 16/98 Rådmannen: Orienteringer fra administrasjonen RS 16/99 KS: Nyhetsbrev nr 14/2016 (kan lastes ned) RS 16/100 KS Agder: Aktuelt pr. 27. oktober 2016 (kan lastes ned) RS 16/101 KS: Nyhetsbrev nr. 15/2016 (kan lastes ned) RS 16/102 Agder Energi: Nyhetsbrev etter eiermøte (kan lastes ned) RS 16/103 Fylkesmannen: Barnevern: Avslutning av egenvurderingstilsyn og lukking av avvik

4 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 026 Torill Neset torill.neset@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 16/112 Kommunestyret Sammenslåing av DDØ og IKT Agder Rådmannens innstilling: 1. Gjerstad kommunestyre støtter intensjonen om å slå sammen IKT-samarbeidene DDØ og IKT Agder. 2. Kommunestyret ber rådmannen, i samarbeid med rådmennene i de andre kommunene i Østre Agder og lederne i de to IKT-samarbeidene, om å utrede hvordan en sammenslåing kan gjennomføres i henhold til områdene i saksfremlegget. 3. Endelig sak legges frem for kommunestyret for behandling senest juni Kommunestyret forutsetter at tillitsvalgte i selskapene og hovedtillitsvalgte i kommunene involveres i videre arbeid i henhold til hovedavtalen og det som er skissert i saksfremlegget. Vedlegg: Sluttrapport utredning av sammenslåing IKT Agder og DDØ Samfunnsanalyse av effekten av nedleggelse av DDØ Uttalelse fra tillitsvalgte Saksdokumenter: Saksopplysninger: I løpet av vinteren/våren 2016 har det vært samtaler mellom DDØ og IKT Agder angående eventuelt samarbeid og etter hvert utredning av sammenslåing av selskapene. Initiativene har kommet fra begge samarbeidene gjennom deres styrende organer. Oppdraget som er bakgrunnen for denne saken og den vedlagte utredningen ble gitt av rådmennene i Østre Agder i møte 20. mai I perioden juni til september 2016 har lederne i IKT-samarbeidene IKT Agder og DDØ jobbet sammen med en tillitsvalgt fra hver organisasjon og konsulentselskapet PA Consulting for å utrede sammenslåing av IKT-samarbeidene. Rapporten følger vedlagt denne saken.

5 I perioden har rådmannsmøtet i Østre Agder blitt orientert om arbeidet ved presentasjoner i 3 møter. Styret i Østre Agder ble informert om oppstart av utredningsarbeidet i møte 3. juni 2016 og styret ble videre orientert om foreløpige funn i møte 16. september. I styremøte 21. oktober ble det gitt en ny statusorientering for utredningsarbeidet og følgende enstemmige vedtak ble fattet i sak 64/16: Styret tar orienteringen om den pågående prosessen med sikte på å slå sammen DDØ og IKT Agder til etterretning og legger til grunn at prosessen videre blir ivaretatt av de styrende organer for de to virksomhetene. Det forutsettes at den videre prosess forankres politisk i den enkelte kommune/fylkeskommune. Til dette styremøtet i Østre Agder var det av sekretariatet utarbeidet en samfunnsanalyse for Vegårshei kommune som vertskommune for DDØ, denne følger vedlagt. Dette saksfremlegget vil videre oppsummere noen av funnene og anbefalinger fra rapporten, samt omtale enkelte tema som ikke har vært en naturlig del av utredningen. Om IKT-samarbeidene DDØ (Den digitale østregionen) Den digitale østregionen ble etablert i IKT-samarbeidet er organisert som er vertskommunesamarbeid etter 28-1 b jf. kommuneloven. Vegårshei er vertskommune og det er inngått samarbeidsavtale med kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli. DDØ hadde ved utgangen av 2015 tilsatt 17 årsverk og et totalt regnskap på ca. kr. 18,5 mill. IKT Agder IKT Agder ble etablert som et interkommunalt selskap i Det interkommunale selskapet er eid av Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. Selskapet er lokalisert i Arendal kommune ved Fylkeshuset i Aust-Agder. IKT Agder hadde ved utgangen av 2015 tilsatt 43,9 årsverk og et totalt regnskap på ca. kr. 77,6 mill. Se for øvrig vedlagte rapport for mer informasjon om samarbeidene. Oppsummering av utredningen I rapporten beskrives kvalitative og økonomiske forhold samt mulige gevinster en sammenslåing vil kunne innebære. IKT-samarbeidene varierer i modenhet på ulike områder. For DDØ vil sammenslåing innebære muligheten til å tilby mange flere og gjerne nye innbyggernære tjenester. Som del av et større samarbeid vil DDØ kunne redusere sårbarheten når nye og flere tjenester tilbys innbyggere og ansatte. For begge IKT-samarbeidene vil sammenslåing styrke gjennomføringskraften, utviklingstakten vil kunne økes, og nye digitale løsninger vil kunne lanseres raskere. De kvalitative gevinstene med et større IKT-samarbeid vises særlig på følgende tre områder: Helse og velferd, Skole og Plan, bygg og geodata. Et større IKT-samarbeid må antas å bli en sterkere utviklingsaktør blant annet på felt som e- helse, der særlig velferdsteknologi er en fellesnevner for å håndtere pålagte oppgaver og sikre involvering og medvirkning fra innbyggerne. Kommunene samarbeider tett i en regional satsning på velferdsteknologi. Et felles pleie- og omsorgssystem med felles database vil forenkle dette arbeidet og forenkle annet faglig samarbeid på tvers av kommunene. Kommunene i både IKT Agder og DDØ bruker samme skoleadministrative system. På kort sikt kan noen synergier utløses ved at kommunene benytter samme løsning, på lengre sikt kan kommunene samarbeide på tvers om forvaltning og videreutvikling av systemer for skoleadministrasjon og helhetlig skoleløp. På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Tekniske tjenester. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. For Bygg, Plan og Geodata er elektronisk byggesaksbehandling et viktig

6 område å lansere digitale innbyggertjenester på. Et større IKT-samarbeid vil kunne styrke utviklings- og gjennomføringskraften på dette området for kommunene. Gjennom sammenslåing vil eierkommunene kunne utnytte ressursene bedre og oppnå en større ressurspool å trekke på når nye prioriterte oppgaver skal gjennomføres. Samling av fagpersonell vil styrke og øke den samlede kompetansen, noe som kan gi grunnlag for å utvikle flere forenklende og effektiviserende digitale tjenester for kommunenes innbyggere. De økonomiske fordelene ved sammenslåing er størst for DDØ på kort sikt. På lengre sikt er det sannsynlig at alle kommuner vil kunne høste effekt ved standardisering og samordning av tjenesteproduksjonen på tvers av kommunene. Dette kan skje gjennom å etablere felles infrastruktur, ta i bruk felles fagsystemer i alle sektorer, og utnytte innkjøpsavtalene i de eksisterende selskapene. Sammenslåing vil for noen av eierkommunene innebære endringer i kostnader. Utredningen anbefaler derfor at det utarbeides modeller for kostnadsfordeling som sikrer en rettmessig fordeling av kostnader mellom eierkommunene. Tillitsvalgtes involvering I etterkant av at oppdraget fra rådmennene i Østre Agder ble gitt den 20. mai 2016, ble begge samarbeidene bedt om å finne en tillitsvalgt som kunne følge prosessen. Det ble gjort raskt og tillitsvalgte fra begge organisasjoner har vært med i alle arbeidsmøter om utredningen. Begge tillitsvalgte har utarbeidet en uttalelse til utredningen som følger utredningen som vedlegg. Andre forhold Det er flere forhold som ikke er utredet i rapporten som foreligger og som må avklares før en eventuell sammenslåing kan gjennomføres. Dette gjelder blant annet: Kartlegging av økonomiske konsekvenser og overgangsmodeller Konsekvenser for ansatte i selskapene og hvordan disse skal ivaretas ved en sammenslåing Organisasjons- og styringsmodell for det nye IKT-samarbeidet Samarbeidsmodell mellom kommunene i det nye IKT-samarbeidet Juridiske og andre formelle aktiviteter som må gjennomføres i forbindelse med sammenslåing Rådmannens vurdering/merknader Funn i utredningen Utredningen skisserer flere gevinster ved en sammenslåing, både kvalitative og økonomiske. Økonomiske gevinster er tydeligst for DDØ-kommunene på kort sikt, da IKT Agder har avtaler på fagsystemer som DDØ-kommunene kan tre inn i og raskt få gevinst av. På noe lengre sikt ligger det imidlertid gevinster for begge samarbeidene ved bruk av felles infrastruktur og flere å dele faste kostnader på. I tillegg vil et nytt samarbeid være en enda større kunde som kan forhandle bedre prisen enn man klarer hver for seg i dag. Når det gjelder kvalitative gevinster, er den tydeligste gevinsten at det nye IKT-samarbeidet vil ha større fagmiljø som vil bidra med flere og bedre tjenester til ansatte i kommunene og ikke minst til innbyggere. En sammenslåing kan gi samarbeidet, og i neste instans kommunene, større forhandlings- og gjennomføringskraft, og dermed legge til rette for økt digitalisering. Utredningen skisserer også mer detaljerte kvalitative gevinster innenfor områdene Helse og velferd, Skole, Bygg, plan og geodata og Administrative tjenester. En sammenslåing vil legge til rette for felles systemer og felles arbeidsprosesser innenfor disse feltene, noe som igjen kan styrke faglig samarbeid mellom kommunene og redusere sårbarhet. Vurdering av sammenslåing kontra et eventuelt samarbeid

7 Som beskrevet ovenfor, startet denne prosessen med et ønske om samarbeid mellom IKTsamarbeidene. Det ble imidlertid tidlig klart at det oppnås få gevinster ved et begrenset samarbeid. Videre at utfordringene ved å finne felles aktiviteter som skal passe i begge organisasjoner antagelig vil koste mer enn gevinstene det er mulig å ta ut. Dette gjelder spesielt for IKT Agder. Dette bildet er blitt tydeligere i løpet av utredningsprosessen, og lederne i begge selskapene vurderer i dag at et samarbeid kun vil gi små gevinster. Fremtidig samarbeid om IKT Ved en sammenslåing av selskapene vil antall eiere og samarbeidspartnere innen IKT øke fra henholdsvis 4 og 5 parter til 9. Dette kan gi økte utfordringer med samordning og tyngre beslutningsprosesser. Ved en eventuell sammenslåing vil det være viktig å sørge for god organisering av beslutningsprosessene og ikke minst effektiv kommunikasjonsflyt mellom selskapet og eierkommunene. Kostnader ved sammenslåing En sammenslåingsprosess vil koste tid og ressurser for begge selskapene. Det er naturlig at dette vil gå noe ut over kapasiteten til å levere nye tjenester til kommunene i en periode. Det må i tillegg påregnes kostnader til tekniske investeringer for å knytte IKT-løsningene sammen, men disse kostnadene vil sannsynligvis oppveies relativt raskt av reduserte kostnader til drift og vedlikehold av de samme IKT-løsningene. Konsekvenser for enkeltansatte Det er i dag 57,9 årsverk og 59 ansatte i samarbeidene til sammen (uten lærlinger). En sammenslåing vil bety endringer for alle ansatte i større eller mindre grad. Det er naturlig at et nytt samarbeid bygges opp med en ny organisasjon og at ansatte i begge samarbeidene plasseres inn i den nye organisasjonen. For enkeltansatte kan dette bety en stor endring. Digitaliseringskraft Det er meget stor forskjell på antall etablerte digitale tjenester i de to samarbeidene pr i dag. IKT Agder tilbyr et betydelig større antall digitale tjenester enn DDØ, likevel er det fortsatt et stort potensiale for ytterligere satsing på utvikling av digitale innbyggertjenester. Ved en eventuell sammenslåing vil det være lettere å sette av ressurser til innføring/videreutvikling av digitale tjenester, enn det samarbeidene kan i dag hver for seg. Videre prosess Gitt tilslutning til forslag til vedtak, legges det opp til følgende prosess våren 2017: Rådmennene i de to IKT-samarbeidene nedsetter en arbeidsgruppe som utreder videre forholdene skissert i denne saken Det utpekes en tillitsvalgt fra hvert av de to samarbeidene, samt en tillitsvalgt på vegne av kommunene for hvert av de to samarbeidene (totalt 4 tillitsvalgte) som involveres i utredningen Utredningen skal være ferdig til politisk behandling i juni 2017 Eventuell sammenslåing av IKT-samarbeidene senest fra og med 1/ Rådmannen anbefaler at kommunestyret gir sin tilslutning til intensjonen om å slå sammen IKTsamarbeidene DDØ og IKT Agder. Endelig beslutning og vedtak forutsettes å gjøres i juni 2017 etter foretatt nærmere utredning av hvordan en sammenslåing kan gjennomføres. Melding om vedtak sendes til:

8 Samfunnsanalyse av effekten av nedleggelse av DDØ. I forbindelse med en mulig sammenslåing av DDØ og IKT Agder har kommunesamarbeidet Østre Agder utarbeidet en enkel samfunnsanalyse for å belyse effekten av en eventuell flytting av arbeidsplassene som i dag er lokalisert på Vegårshei til Arendal. Rapporten er utarbeidet av sekretariatet. Rådmann i Vegårshei og daglig leder for DDØ er intervjuet som et grunnlag for rapporten. Vegårshei kommune og Østregionen (Risør, Gjerstad, Vegårshei og Tvedestrand) vil miste 17 arbeidsplasser ved en slik omstrukturering. For å svare på hvilke konsekvenser dette vil få ser vi på følgende punkter: - Kommunens attraktivitet for personer med høyere utdanning - Kommunens inntekter - Arbeidsplassenes betydning for lokalsamfunnet - Økonomiske ringvirkninger - Konsekvenser for kompetansemiljø Først gis en kort beskrivelse av hvem som jobber i DDØ i dag. 1. Hvem jobber i DDØ? DDØ ansetter i dag 17 personer innen både drift og utvikling. Bosted for de 17 ansatte fremgår av figuren under. Som vi ser av figuren er det kun tre av de 17 ansatte som bor på Vegårshei. Tre ansatte bor i Telemark. Det er en ansatt bosatt i Gjerstad og tre i Risør. Tvedestrand er hjemsted for flest av de ansatte med fem bosatt her. I tillegg er det en bosatt i Grimstad og en i Arendal. Det har vært noe utskiftninger i staben, og åtte av de 17 ansatte ble ansatt etter 2009 da DDØ ble samlokalisert på Vegårshei. Av disse åtter er to bosatt på Vegårshei. Øvrig har rekrutteringen blitt foretatt fra hele Østre Agder, og en fra Drangedal. De som bor på Vegårshei bodde her også før de fikk jobb i DDØ. Dette tyder på at man i liten grad flytter til Vegårshei på grunn av DDØ, og at DDØ rekrutterer fra hele regionen.

9 Alle ansatte er menn, og om lag halvparten av de ansatte har formell høyere utdanning. Gjennomsnittlig inntekt for de ansatte er rett i overkant av i året. Dette er noe høyere enn gjennomsnittet for regionen. 2. Kommunens attraktivitet for personer med høyere utdanning Figuren nedenfor viser utviklingen i antall personer bosatt på Vegårshei med høyere utdanning i perioden DDØ ble etablert i Som vi ser av figuren har dette lite betydning for trenden. Dette gjenspeiles også i omfanget av ansatte med høyere utdanning i DDØ fra Vegårshei. 3. Kommunens inntekter Det er i dag tre ansatte i DDØ som skatter til Vegårshei. Dette gir en viss inntekt til kommunen. I tillegg gir DDØ leieinntekter for lokalene som utgjør ca i året. Hvorvidt den enkelte medarbeider som bor på Vegårshei, eller andre steder i østregionen, ønsker å flytte har ikke blitt diskutert eksplisitt internt i DDØ. Daglig leder har likevel liten grunn til å anta at de ansatte vil flytte som en konsekvens av flytting av arbeidsplassene. 4. Arbeidsplassenes betydning for lokalsamfunnet I følge daglig leder av DDØ er arbeidstagerne som jobber i Vegårshei «normalt» engasjert i lokalsamfunnet og må regnes som positive bidragsytere til lokalsamfunnet. 5. Økonomiske ringvirkninger av en eventuell nedleggelse Innkjøpene DDØ foretar er normalt av en dimensjon som gjør at det må ut på anbud. Det betyr at de i liten grad bruker leverandører lokalt. DDØ anser at de har en «normal» møtehyppighet, men det er sjeldent det arrangeres store møter der man kjøper inn tjenester fra lokale matprodusenter eller lignende. I følge daglig leder er dette maks seks ganger i året. Av utstyrsinnkjøp er det ingen leverandør lokalt de kan benytte. De ansatte legger imidlertid igjen noe innkjøp på den lokale matbutikken.

10 6. Effekter for kompetansemiljøet på Vegårshei og i Østregionen DDØ er i dag relativt lite integrert med det øvrige kompetansemiljøet i Vegårshei kommune. Dette henger sammen med at man i kommunen har hatt et bevisst forhold til at man ikke skal være for tett på, men det er også et viktig poeng at DDØ etter hvert ansetter så mange at det blir en egen enhet for seg selv på kommunehuset på Vegårshei. De spiser lunsj i egne lokaler og deltar i begrenset grad på uformelle møteplasser. Oppsummering og drøfting Tabellen nedenfor viser pendlingsmønsteret i Østre Agder i Som vi ser av tabellen er det i dag 143 personer bosatt på Vegårshei som pendler til Arendal. Det er få av de som jobber i DDØ som i dag bor på Vegårshei, og det er liten grunn til å anta at man kommer til å flytte fordi arbeidsplassene blir lagt til Arendal. Arendal er innenfor det vi normalt definerer som akseptabel pendleavstand for hele østregionen, og vi ser at DDØ i dag også ansetter fra hele regionen. For de tre ansatte bosatt i Telemark kan imidlertid en slik flytting av arbeidssted medføre en for stor belastning. Samtidig er det også høyst aktuelt med et desentralisert kontor i et fremtidig IKT Agder. Vi vet at det er behov for omstilling innenfor IKT bransjen, og det vil være attraktivt for Vegårshei, og hele Østregionen å bygge opp flest mulig bærekraftige arbeidsplasser i hele regionen. Vegårshei som et attraktivt bosted vil trolig ikke svekkes av en eventuell nedleggelse av DDØ. Konsekvensene for kommunens kompetansemiljø og de økonomiske ringvirkningene av en eventuell nedleggelse oppfattes også som relativt små. Rådmannen på Vegårshei oppgir likevel at det er viktig for dem at leder for DDØ inngår i rådmannens ledergruppe. Dette skaper en nærhet som sikrer at DDØ blir en støttefunksjon for kommunene fremfor en bestiller. DDØ fungerer på denne måten som en rådgiver for kommunene i forbindelse med innkjøp. Dette anser begge parter (rådmann og daglig leder) som en viktig suksessfaktor som de begge ønsker at man kan få videreført ved en eventuell omorganisering.

11 DDØ OG IKT-AGDER UTREDNING AV SAMMENSLÅING 20. september 2016

12 PA Regional Office: PA Consulting Group Verkstedveien 1 PO Box 150,Skøyen 0212 Oslo Tel: Fax: Versjon nr.: 1.0 Utarbeidet av: Dokumentreferanse:

13 FORORD/SAMMENDRAG PA Consulting har på oppdrag fra rådmennene i eierkommunene og daglige ledere i IKTsamarbeidene gjennomført utredningen om sammenslåing av de to selskapene. Utredningen bygger på informasjonsinnsamling fra IKT-samarbeidene, semistrukturerte intervjuer med utvalgte rådmenn og lederne i IKT samarbeidene, og arbeidsmøter med lederne og medarbeidere. I Rapporten beskrives kvalitative, økonomiske forhold og mulige gevinster en sammenslåing vil kunne innebære. IKT-samarbeidene varierer i modenhet på ulike områder. For DDØ vil sammenslåing innebære muligheten til å tilby mange fler og gjerne nye innbyggernære tjenester. Som del av et større samarbeid vil DDØ kunne redusere sårbarheten når nye og flere tjenester tilbys innbyggere og ansatte. For begge IKT-samarbeidene vil sammenslåing styrke gjennomføringskraften, utviklingstakten vil kunne økes, og digitale løsninger vil kunne lanseres raskere. Det er også grunn til å anta at en sammenslåing vil øke endringsevnen, lokalt og samlet for partene. De kvalitative gevinstene et større IKT-samarbeid vises særlig på følgende tre områder: Helse og velferd, Skole og Plan bygg og geodata. Et sammenslått samarbeid vil bli en enda sterkere utviklingsaktør på felt som ehelse, der særlig velferdsteknologi er en fellesnevner for å håndtere pålagte oppgaver og sikre involvering og medvirkning fra innbyggeren. Kommunene samarbeider tett i en regional satsning på velferdsteknologi. Et felles pleie- og omsorgssystem med felles database vil forenkle dette arbeidet og forenkle annet faglig samarbeid på tvers av kommunene. Kommunene i både IKT Agder og DDØ bruker samme skoleadministrative system. På kort sikt kan synergier utløses ved at kommunene i DDØ og IKT Agder- benytter samme løsning. På lengre sikt kan kommunene samarbeide på tvers om forvaltning og videreutvikling av systemer for skoleadministrasjon og helhetlig skoleløp. På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Tekniske tjenester. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. For Bygg, Plan og Geodata er elektronisk byggesaksbehandling et viktig område å lansere digitale innbyggertjenester på. Et større IKT-samarbeid vil kunne styrke utviklings- og gjennomføringskraften på dette området for kommunene. Gjennom sammenslåing vil eierkommunene kunne utnytte ressursene bedre og oppnå en større ressurspool å trekke på når prioriterte nye oppgaver skal gjennomføres. Samling av fagpersonell vil styrke og øke den samlede kompetansen og økt innsikt kan bidra til smartere jobbing og forenklende og effektiviserende innbyggertjenester. De økonomiske fordelene ved sammenslåing er størst for DDØ på kort sikt. På lenger sikt vil alle kommuner kunne høste effekt ved standardisering og samordning av tjenesteproduksjonen på tvers av kommunene. Dette bør skje gjennom å etablere felles infrastruktur, ta i bruk felles fagsystemer i alle sektorer, og utnytte innkjøpsavtalene i de eksisterende selskapene. Sammenslåing vil for noen av eierkommunene innebære endringer i kostnader. PA anbefaler derfor at det utarbeides modeller for kostnadsfordeling som sikrer en rettmessig fordeling av kostnader mellom eierkommunene. 1

14 INNHOLD FORORD/SAMMENDRAG 1 1 SYNERGIER VED SAMMENSLÅING AV DE TO IKT-SAMARBEIDENE Fakta om selskapene Synergier knyttet til tjenesteomfang Synergier knyttet til fagsystemer Synergier knyttet til IKT-infrastruktur Organisatoriske synergier 24 2 STYRING VED EVENTUELL SAMMENSLÅING Oversikt over alternative selskapsformer Eksisterende selskapsform og styringsmodell i IKT Agder og DDØ Viktige krav til styringen av selskapet Anbefalt selskapsform og styringsmodell 33 3 KONSEKVENSER VED SAMMENSLÅING Økonomiske konsekvenser ved sammenslåing Kvalitative konsekvenser ved sammenslåing 38 4 ANBEFALING Konklusjon Anbefaling 42 VEDLEGG 43 2

15 1 SYNERGIER VED SAMMENSLÅING AV DE TO IKT-SAMARBEIDENE Kapitlet redegjør for fakta om IKT-samarbeidene, dernest drøftes mulige synergier knyttet til tjenesteomfang, fagsystemer, IKT-infrastruktur og organisering. Synergiene er kartlagt med bakgrunn i dokumentasjon tilsendt fra IKT Agder og DDØ, kartlegging blant leverandører av fagsystemer, PAs database med IKT-kostnads- og modenhetsanalyse (etablert i 2013), og intervjuer med medarbeidere i IKT-samarbeidene og rådmenn i eierkommunene. Kartleggingen er gjennomført i august og september Fakta om selskapene IKT Agder IKS IKT Agder ble etablert som et interkommunalt selskap i Det interkommunale selskapet er eid av Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. Selskapet er lokalisert i Arendal kommune ved Fylkeshuset i Aust-Agder. IKT Agder tilbyr følgende til eierkommuner og andre eksterne kunder: Service og supporttjenester Drift og forvaltning av IKT systemer Avtaleforvaltning innenfor IKT området Videreutvikling av IKT tjenester i nært samarbeid med kundene Antall årsverk Ved utgangen av 2015 hadde IKT Agder tilsatt 45,81 årsverk uten lærlinger. Etter en nedbemanning i 2016 har de per 31. august 2016 tilsatt 41,4 årsverk uten lærlinger. Selskapet er delt opp i tre avdelinger: Avdeling Service, Avdeling Drift og Avdeling Prosjekt. 31. august Sum årsverk (uten lærlinger) 41,4 43,9 Avdeling Service, årsverk 14,4 17,4 Avdeling Drift, årsverk Avdeling Prosjekt, årsverk Tabell 1: Antall årsverk i IKT Agder uten lærlinger 1 IKT-Agder (2016): Årsmelding Ved utgangen av 2015 hadde selskapet fem lærlinger som ikke er inkludert i beregningene. 3

16 Antall brukere og innbyggere IKT Agder drifter, forvalter, videreutvikler og supporterer IKT-systemet til eierkommunene som igjen brukes av kommunens innbyggere, ansatte og skoleelever. I eierkommunene er det ca innbyggere 2. Brukertilganger til kommunale ansatte Brukertilganger til elever Totalt antall brukere Tabell 2: Antall brukere av IKT-tjenester i IKT Agder Driftsinntekt, -kostnad og -resultat 3 Selskapet har hatt et positivt driftsresultat de siste fire årene og har hatt en stabil driftsinntekt i samme periode Sum driftsinntekter kr kr Driftsinntekter fra eierkommuner kr kr Driftsinntekter fra andre kunder kr kr Sum driftskostnader kr kr Lønns- og personalkostnader kr kr Avskrivninger kr kr Andre driftsutgifter kr kr Driftsresultat kr kr Tabell 3: Driftsinntekt, - kostnad og resultat IKT Agder Styring IKT Agder styres gjennom to styringsorganer, styret og representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste organ og består av rådmennene i de fire eierkommunene. Styret ledes Svein Skisland (rådmann i Vennesla kommune), de resterende styremedlemmene er ansatte i eierkommunene og ansattrepresentanter fra IKT Agder Den digitale østregionen (DDØ) Den digitale østregionen ble etablert i IKT-samarbeidet er organisert som er vertskommunesamarbeid etter 28-1 b jf. kommuneloven. Vegårshei er vertskommune og det er inngått samarbeidsavtale med kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli. 2 SSB (2016): Tabell: 01222: Folkemengde og kvartalsvise endringar (K) 3 IKT-Agder (2016): Årsmelding Positivt resultat på grunn av aktivering av fellesprosjekter som påløpte kr i

17 I samarbeidsavtalen fremkommer det at samarbeidet skal levere tjenester som omfatter alle sider av kommunenes IKT-virksomhet, inkludert telefoni. Antall årsverk Ved utgangen av 2015 var det tilsatt 16,5 årsverk uten lærlinger i DDØ. Organisasjonen er delt inn i to avdelinger, drift og utvikling, med åtte årsverk hver. I tillegg kommer det til ett årsverk for daglig leder. 31. august Sum årsverk (uten lærlinger) 16, Drift 7,5 15,5 Utvikling 8 - Tabell 4: Antall årsverk DDØ uten lærlinger Antall brukere og innbyggere I mellom samarbeidskommunene bruker omkring 4095 brukere systemer driftet av DDØ. Det er innbyggere i kommunen 6. Brukertilganger til kommunale ansatte Brukertilganger til elever Totalt antall brukere Tabell 5: Antall brukere av IKT-tjenester i DDØ Selskapets driftskostnader Tabellen under viser selskapets kostnader for 2015 og Sum driftskostnader Kr Kr Lønns- og personalkostnader Kr Kr * Avskrivninger Kr * Andre driftsutgifter Kr Kr Tabell 6: DDØs driftskostnader *Kun inflasjonsjustert 2015 tallene. 5 Vegårshei kommune (2016): Årsmelding SSB (2016): Tabell: 01222: Folkemengd og kvartalsvise endringar (K) 5

18 Styring IKT-samarbeidet er organisert etter 28-1 b i kommuneloven. Samarbeidskommunene har således delegert myndighet over tjenesten fra hver enkel kommune til vertskommunen, Vegårshei. Det er satt opp et samarbeidsorgan for IKT-tjenesten, et rådmannsutvalg som møtes etter behov. 1.2 Synergier knyttet til tjenesteomfang Innbyggertjenester Digitale innbyggertjenester er kommunale tjenester på nett for innbyggere og næringsliv. Kommunene i IKT-samarbeidene tilbyr en rekke slike tjenester. Ved en eventuell sammenslåing, vil kommunene kunne dra nytte av å ta i bruk innbyggertjenester de fra før ikke tilbyr. Tabellene under lister opp digitale innbyggertjenester som tilbys. Tabellene beskriver hvilket fagområde den digitale tjenesten berører, navn på tjenesten og hvilke systemer den er integrert med. Innbyggertjenester på nett i IKT Agders kommuner: Fagområde Tjeneste Integrert med Eiendom Eiendomsinfo Gemini, ID-porten, Matrikkelen Eiendom Eiendomsdokumenter Gemini, ID-porten, BraArkiv og ephorte Eiendom Eiendomsgebyr Gemini, ID porten Eiendom Feieinformasjon DM Feiing, ID porten Eiendom Renovasjonsinformasjon Gemini, ID porten Eiendom Bestille eiendomsinformasjon Infoland Feiing SMS varsel DM Feiing Vei, vann, avløp og renovasjon SiFra Gemini Renovasjon SMS varsling Gemini Renovasjon Vann, avløp Sanitærmelding Geomatikk Vann, avløp Rørleggermelding Geomatikk Vei Gravetillatelse Geomatikk Parkering Parkering for funksjonshemmede ID-porten Parkering Klage på ilagt parkeringsgebyr/tilleggsavgift Prokom, ID-porten Barnehage Barnehagesøknad Oppvekstportal, Hypernet, ID-porten 6

19 Barnehage Barnehage Søknad om redusert foreldrebetaling/gratis kjernetid Søknad om dispensasjon fra utdanningskravet for pedagogisk leder og styrer Prokom, ID-porten Prokom, ID-porten Kultur Søknad om inntak - kulturskole SpeedAdmin, ID-porten Kultur Søknad om tilskudd - lag og foreninger Tilskuddsportalen / Prokom Kultur Søknad om arrangementstilskudd/underskuddsgaranti Prokom, ID-porten Skole SFO søknad VFS, ID-porten Skole Påmelding Ferie-SFO Prokom, ID-porten Skole Grunnskoleinnmelding Prokom, ID-porten Skole Utsendelse av varselsbrev SvarUt Skole Søknad videregående Vigo, ID-porten Skole Søknad om skoleskyss Prokom, ID-porten Helse og velferd Søknad om ledsagerbevis Prokom, ID-porten Helse og velferd Hverdagsrehabilitering Egenutviklet system, ID-porten Helse og velferd Registrering - Fritidskontakt/støttekontakt Prokom, ID-porten Helse og velferd Søknad om TT-kort Bygg Byggesøknad Arkiv Innsyn Prokom Næring, bevilling, skatt og gebyrer Næring, bevilling, skatt og gebyrer Næring, bevilling, skatt og gebyrer Næring, bevilling, skatt og gebyrer Søknad om nedsettelse, utsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt Søknad om bevilling til salg av alkoholholdig drikk Søknad om serveringsbevilling Skjenkebevilling Prokom, ID-porten Prokom, ID-porten Prokom, ID-porten Prokom, ID-porten Kart på Nett Kart tjenester Gisline Kino Kjøp av billetter (Grimstad) Bibliotek Internett søk mot bibliotek Bibliofil og Mikromac Tabell 7: Innbyggertjenester tilgjengelig på nett fra kommunene innen IKT Agder 7

20 Innbyggertjenester på nett i DDØs kommuner: Fagområde Tjeneste Integrert med Barnehage Opptak barnehage Visma barnehage HR Stillingssøknader Ephorte Kart på Nett Kart tjenester Gisline Politiske tjenester Innsyn i kommunale dokumenter Ephorte Kino Kjøp av billetter Havneavgift Kjøp av havneavgift Div. havne systemer Byggesøknad Byggsøk Ephorte Bibliotek Internett søk mot bibliotek Bibliofil Tabell 8: Innbyggertjenester tilgjengelig på nett fra kommunene innen DDØ Potensielle synergier Eierkommunene i IKT Agder tilbyr til sammen 40 ulike innbyggertjenester på nett, og DDØ tilbyr åtte ulike tjenester. Ved en potensiell sammenslåing av de to selskapene, kan DDØ-kommunene ta i bruk 32 nye innbyggertjenester på nett. Gjenbruk av tjenestene vil i noen tilfeller kreve at kommunene som bruker dem har like fagsystemer, mens andre tjenester er enkle, og kan tas i bruk uten store kostnader Tjenester for kommunenes ansatte Dette delkapitlet gir oversikt over IT-tjenester ansatte i kommunene mottar fra IKT-samarbeidene. IKT Agder IKT Agders eierkommuner regulerer tjenester og kvaliteten på disse i en tjenestenivåavtale (Service Level Agreement/SLA). Tjenestenivåavtalen rulleres årlig, og den er etablert for å sikre at kommunenes behov og krav til kvalitet blir levert fra IKT Agder. Dagens versjon av tjenestenivåavtalen ble etablert i 2010, og har rullert siden. Avtalen regulerer tydelig roller og ansvar mellom kommunene og IKT Agder, og angir hvordan endringer håndteres, rapportering gjennomføres og partenes forpliktelser. Avtalen regulerer videre blant annet hvordan håndtering av feilsituasjoner skal gjennomføres, og innen hvilken tid ulike typer hendelser skal løses. PAs IKT kostnads- og modenhetsanalyse som ble gjennomført for IKT Agder i 2013, viste at IKTsamarbeidet scoret høyt på IKT-modenhet og tjenestenivå. DDØ DDØ er i gang med å utarbeide en tjenestekatalog, og har ikke inngått tjenestenivåavtale med eierkommunene. Det er opprettet en brukerstøttefunksjon som håndterer innmeldte feil og endringsønsker fra kommunene. For brukerstøtte, er det et mål å løse 80% av de innmeldte sakene. DDØ jobber nå med utarbeidelse av dokumentasjon av IKT-infrastruktur, som er en viktig forutsetning for etablering av tjenestekatalog. 8

21 Potensielle synergier PAs IKT kostnads -og modenhetsanalyse 7 viser at kommuner som har tjenestekatalog og tjenestenivåavtale, og samtidig scorer høyt på kvalitet ved IKT-tjenestene, i snitt leverer tjenestene til 30% lavere kostnad enn kommuner uten tjenestekatalog, tjenestenivåavtale, og lav score på IKTtjenestenes kvalitet. Siden DDØs tjenester ikke er regulert i en tjenestenivåavtale, og tjenestene i liten grad er dokumenterte, er det vanskelig å sammenligne IKT-samarbeidenes tjenestenivå. Vurdering DDØs eierkommuner vil oppnå synergier gjennom å benytte IKT Agders veletablerte tjenestenivå, driftsprosesser og rutiner. Ved en eventuell sammenslåing, vil det være viktig å måle dagens tjenestenivå i alle kommuner, etablere tydelige mål, roller, ansvar og nivå på IKT-tjenestene, og følge utviklingen på tjenestenivå over tid. 1.3 Synergier knyttet til fagsystemer Fagsystemene inneholder kritisk informasjon om tjenestemottakere og ansatte, og er de viktigste arbeidsverktøyene for en effektiv tjenesteproduksjon, og et viktig redskap for å sikre forsvarlig tjenester til innbyggere og næringsliv. Typiske synergier som oppstår ved en sammenslåing av to IKT-samarbeider, er r knyttet til avtaler, lisens-, drifts,- og vedlikeholdskostnader. I tillegg skaper harmonisering av fagsystemer på tvers av kommuner økte muligheter for samarbeid om tjenesteproduksjonen på tvers av kommunegrenser. Fagsystemer har utviklet seg over tid. Før ble fagsystemer driftet fra servere plassert i kommunen eller på datarommet i IKT-samarbeidet. Nå leveres fagsystemer i økende grad via skytjenester. Dette reduserer drifts- og vedlikeholdskostnader, og øker tilgjengeligheten uavhengig av arbeidsflate og lokasjon. Fagsystemenes leveransemodeller kan deles inn i tre kategorier Skybaserte leveransemodeller hvor fagsystemet leveres som en tjeneste fra leverandør, holdes kontinuerlig oppdatert av leverandør, med en prismodell som gjenspeiler den faktiske bruken av tjenesten. «On-Prem 8»-leveransemodeller hvor fagsystemet leveres som en tjeneste fra IKT-samarbeidets datarom, holdes oppdatert av IKT-samarbeidets medarbeidere og har en prismodell som baserer seg på direkte kostnader knyttet til drift og vedlikehold av fagsystemet og infrastrukturen. «ASP»-leveransemodeller hvor fagsystemet leveres som en tjeneste fra ekstern leverandørs datarom, holdes oppdatert av leverandør og har en prismodell som følger avtale med leverandør. ASP leveransemodeller kan skille seg fra Skybaserte leveransemodeller ved at de ikke har samme muligheter til skalering i form av økning eller reduksjon i kapasitet etter behov, samt prismodeller som er mindre fleksible. 7 PAs IKT kostnads- og modenhetsanalyse ble utarbeidet i samarbeid med KS KommIT i 2013, og har siden vært gjennomført i mer enn 80 norske kommuner. 8 Driftet i lokal datasenter 9

22 1.3.1 HR/Økonomi/lønn Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Xledger, Bluegarden, Webcruiter og Dossier IKT Agder Lengde: 10 år Inngått: 2016 Sky Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Agresso 100 DDØ Lengde: Løpende Inngått: 2006 ASP-drift (Evry) Åmli Tabell 9: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, HR/Økonomi/Lønn Status IKT Agders eierkommuner har nylig anskaffet HR/økonomi- og lønnssystem fra leverandøren Xledger. Softwaren Xledger benyttes for økonomi og regnskap, på HR og lønn benyttes tjenester fra Bluegarden, Webcruiter benyttes for rekruttering, og Dossier benyttes for kompetansestyring. Xledger er skybasert. Eierkommunene i DDØ har nylig oppgradert sin Agresso-løsning. Løsningen er ASP-basert. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til systemer innen HR/økonomi/lønn: IKT Agder med Xledger: Årlig kostnad er NOK. Alle ansatte i eierkommunene har tilgang til løsningen. DDØ med Agresso: Årlig kostnad er NOK. 100 brukere har tilgang til systemet. Potensielle synergier Kontrakten med Xledger muliggjør innlemmelse av flere kommuner. Dersom DDØs 100 brukere inngår i denne kontrakten, vil det medføre en årlig kostnad på ~ NOK. Ved en eventuell sammenslåing, vil det være naturlig at eierkommunene i DDØ ønsker å ta i bruk samme funksjonalitet som eierkommunene i IKT Agder har tilgang til. Det betyr en åpning for at alle ansatte har tilgang til systemet. Dette vil ha en årlig kostnad på ~ NOK. Vurdering Ved en eventuell sammenslåing, bør DDØ foreta overgang til IKT Agders løsning Xledger, og på kort sikt gi tilgang til de 100 brukerne som i dag benytter Agresso. Dette vil medføre en besparelse på ~ NOK i DDØ-kommunene. Dersom DDØ ønsker å ta i bruk løsningen for alle ansatte, vil 9 Alle ansatte innen IKT Agders eierkommuner tar i bruk tilganger til løsningen. 10

23 eierkommunene i DDØ spare ~ NOK. Dette gevinstpotensialet er kun knyttet til lisenser og drift, og medberegner ikke potensielle gevinster knyttet til mer effektive arbeidsprosesser innenfor HR/økonomi/lønn. En overgang til samme løsning vil også muliggjøre potensielt samarbeid på tjenesteproduksjon innenfor dette området Sak/arkiv Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Public IKT Agder Lengde: 10 år Inngått: 2016 ephorte 650 DDØ Lengde: Løpende Inngått: 2005 Sky On-prem Åmli Tabell 10: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Sak/arkiv Status IKT Agders eierkommuner har nylig anskaffet sak/arkivløsningen Public 360. Løsningen er skybasert. DDØs eierkommuner benytter løsningen ephorte. Kontrakten ble inngått i 2005, og løsningen vil ikke supporteres fra leverandør fra DDØ planlegger derfor å anskaffe ny løsning. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til systemer innen sak/arkiv: IKT Agder med P360: Årlig kostnad er NOK med brukere. DDØ med ephorte: Årlig kostnad er pluss interne kostnader knyttet til drift og infrastruktur. 650 brukere har tilgang til systemet. Potensielle synergier Kontrakten med Software Innovation for P360 muliggjør innlemmelse av flere kommuner. Dersom DDØs 650 brukere inngår i denne kontrakten, har det en årlig kostnad på ~ NOK. Vurdering Ved en eventuell sammenslåing, bør DDØ foreta overgang til IKT Agders løsning P360. Dette vil medføre en besparelse på ~ NOK pluss reduserte kostnader knyttet til drift og infrastruktur. En overgang til samme løsning vil også muliggjøre potensielt samarbeid om tjenesteproduksjon innenfor dette området. 11

24 1.3.3 Fagsystemer for helse og velferd Pleie og omsorg Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gerica 4000 Lokalt i kommunene Ikke aktuell Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem On-Prem On-Prem Gjerstad Gerica 160 DDØ On-Prem Risør Gerica 520 Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Tvedestrand Visma Profil 165 Tvedestrand kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Vegårshei Gerica 300 DDØ On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Åmli Visma Profil 125 Åmli kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Tabell 11: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Pleie og omsorg Status Til forskjell fra administrative systemer, har IKT-samarbeidene ikke kommet like langt i harmonisering av pleie- og omsorgssystemene. Til tross for at eierkommunene i IKT Agder har samme fagsystem (Gerica), forvaltes kontraktene lokalt, og det er lokale variasjoner knyttet til oppsett av systemene. DDØ forvalter kontrakten for tre kommuner med Gerica, og to kommuner forvalter kontrakten lokalt. Kommunene i begge IKT-samarbeidene inngår i en stor regional satsing på velferdsteknologi, og samarbeider tett på dette området. Eierkommunene i både IKT Agder og DDØ oppgir å ha planer om å anskaffe nytt system for Pleie og omsorg. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til systemer innen pleie og omsorg: IKT Agder: Årlig kostnad er NOK pluss interne kostnader knyttet til drift og infrastruktur. DDØ: Årlig kostnad er NOK pluss interne kostnader knyttet til drift og infrastruktur. 12

25 Potensielle synergier Kommunene samarbeider tett i en regional satsning på velferdsteknologi. Et felles pleie- og omsorgssystem med felles database vil forenkle dette arbeidet. Det kan også styrke fagmiljøet på tvers av kommunene, og øke muligheten for interkommunalt samarbeid innen eksempelvis hjemmetjenester. Beregninger vist i kapittel 3 viser at kommunene kan totalt spare ~ NOK i årlige lisenser og vedlikeholdskostnader ved å innføre et felles system forutsatt felles database for pleie- og omsorgsjournalene. Vurdering Kommunene i begge IKT-samarbeidene vurderer allerede bytte av pleie og omsorgssystem. Ved en eventuell sammenslåing bør kommunene gjøre dette i fellesskap. Dette vil styrke det regionale samarbeidet innen velferdsteknologi, og forenkle annet faglig samarbeid på tvers av kommunene. En løsning med felles database for pleie- og omsorgsjournaler vil både redusere innføringskostnaden og muligheten for samarbeid på tvers. Helsestasjon Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei CGM Journal 500 Ukjent Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Ikke aktuell WinMed 30 Ukjent Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem On-Prem Åmli Tabell 12: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Helsestasjon Status Eierkommunene i IKT-samarbeidene har inngått lokale avtaler med leverandørene av CGM Journal og WinMed. Potensielle synergier Ved en sammenslåing av IKT-samarbeidene, bør det vurderes felles anskaffelse av helsestasjonssystem eller at alle kommuner inngår kontrakt i en felles avtale med CGM som har flest brukere, og med IKT-samarbeidet som kontraktsforvalter. Dette vil redusere kostnader knyttet til 13

26 lisenser, drift og vedlikehold, og muliggjøre en fremtidig samordning/samarbeid om helsestasjonstjenester. Fremtidige behov i kombinasjon med en kost/nytte-vurdering bør avgjøre hvilket system som er mest egnet. Legevakt Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal 10 Grimstad Froland Gjerstad System-X Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Risør 11 Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 13: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Legevakt Status Legevakten i Arendal er en interkommunal legevakt for kommunene Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli. Kontrakten for dette systemet ligger derfor ett sted. Potensielle synergier Det bør overveies å overdra kontrakten fra Arendal kommune til et fremtidig IKT-samarbeid for å sikre felles kontraktsforvaltning og porteføljestyring, siden legevaktssystemet henger tett sammen med øvrige helse- og omsorgssystemer. PP-tjenesten Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK HK-Data 50 Lokalt i kommunene Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent HK-Data Ukjent Aust-Agder FK Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem On-Prem 14

27 Gjerstad Risør Tvedestrand HK-Data, felles PPtjeneste med Risør som vertskommune 20 Risør kommune Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Vegårshei Åmli HK-Data Åmli kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Tabell 14: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, PP-tjenesten Status Eierkommunene i de to IKT-samarbeidene benytter samme fagsystem for PP-tjeneste. Innen DDØ samarbeider Risør, Gjerstad, Tvedestrand og Vegårshei om PP-tjeneste. Froland kommune og Aust- Agder FK bruker felles installasjon av HK-Data. Potensielle synergier Ved en potensiell sammenslåing av IKT-samarbeidene, bør det vurderes felles anskaffelse av PPtjenestesystem, eller en videreføring av HK-Data med IKT-samarbeidet som kontraktsforvalter. Dette vil redusere kostnader knyttet til lisenser, drift og vedlikehold, og muliggjøre en fremtidig samordning/samarbeid om tjenestene. Fremtidige behov i kombinasjon med en kost/nytte-vurdering bør avgjøre hvilket system som er mest egnet. Barnevern Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Visma Familia 100 IKT Agder Lengde: 10 år Inngått: 2009 Ikke aktuell On-Prem Gjerstad Risør Tvedestrand Visma Familia, felles barnevernstjeneste i Gjerstad 21 Gjerstad kommune Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Vegårshei 10 Legevakten i Arendal er en interkommunal legevakt for kommunene Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli 11 Risør har pt ingen kommunalt ansatte leger 15

28 Åmli Tabell 15: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Barnevern Status Kommunene i både IKT Agder og DDØ bruker samme fagsystem innen barnevern. Kommunene i DDØ samarbeider om en felles barneverntjeneste. Kostnader Kommunene har følgende kostnader knyttet til fagsystem for Barnevern: IKT Agder med Visma Familia: Årlig kostnad NOK med 100 brukere. Kostnad per bruker er 3330 NOK DDØ (Gjerstad kommune) med Visma Familia: Årlig totalkostnad ikke kjent Potensielle synergier På kort sikt kan synergier utløses ved at DDØs eierkommuner inngår i IKT Agders eksisterende Visma Familia-kontrakt, som sikrer felles drift og forvaltning av fagsystemet. På lengre sikt kan det samarbeides på tvers av kommunene om tjenesteproduksjon. Sosiale tjenester Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Socio 500 Arendal kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Grimstad Visma Velferd Ukjent Grimstad kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Froland Visma Velferd Ukjent Froland kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Ikke aktuell Visma Velferd 50 Lokalt i kommunene Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Åmli Tabell 16: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Sosiale tjenester 16

29 Status Eierkommunene i IKT-samarbeidene har inngått lokale kontrakter for fagsystemene til sosiale tjenester. Kartleggingen viser ikke eget fagsystem for sosial tjenester i Grimstad og Froland. Potensielle synergier på kort og lang sikt Ved en potensiell sammenslåing av IKT-samarbeidene, bør man vurdere felles anskaffelse av system for sosiale tjenester, med IKT-samarbeidet som kontraktsforvalter. Dette vil redusere kostnader knyttet til lisenser, drift og vedlikehold, og muliggjøre en fremtidig samordning/samarbeid om sosiale tjenester Fagsystemer for oppvekst og utdanning Barnehage Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland IST Hypernet Barnehage 500 IKT Agder Lengde: Løpende Inngått: 2011 ASP Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Visma Barnehage 15 Kommunene Lengde: Løpende Inngått: Ukjent On-Prem Åmli Tabell 17: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Barnehage Status Kommunene i IKT Agder planlegger å anskaffe nytt system for barnehageadministrasjon. Prosjekt for anskaffelse starter høsten 2016, med planlagt gjennomføring av anskaffelse i første kvartal Det er pågående dialog mellom DDØ og eierkommunene om evaluering og eventuell nyanskaffelse av system for barnehageadministrasjon. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til system for barnehageadministrasjon IKT Agder med IST Hypernet: Årlig kostnad NOK med 500 brukere. Kostnad per bruker er 203 NOK DDØ med Visma Barnehage: Årlig totalkostnad ikke kjent. 17

30 Potensielle synergier Kommunene innen IKT Agder planlegger anskaffelse av nytt system for barnehageadministrasjon. Kommunene innen DDØ kan redusere kostnader knyttet til barnehageadministrativt system ved å delta i anskaffelsen IKT Agder og eierkommunene skal gjennomføre. Grunnskole skoleadministrativt system Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Visma FLYT skole IKT Agder Lengde: 10 år Inngått: 2015 Ikke aktuell Visma FLYT skole 2450 DDØ Lengde: Løpende Inngått: Ukjent Sky On-Prem Åmli Tabell 18: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Skoleadministrativt system Status Begge IKT-samarbeidene har inngått ny kontrakt med Visma Flyt Skole. IKT Agder har valgt en skybasert leveransemodell, og har opsjon i avtalen som gjør at alle kommuner i Aust-Agder kan tiltre i avtalen. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til skoleadministrativt system i grunnskolen: IKT Agder med Visma Flyt Skole: Årlig kostnad NOK med brukere. Kostnad per bruker er 68 NOK DDØ med Visma Flyt Skole: Årlig totalkostnad er med 2450 brukere. Kostnad per bruker er 195 NOK IKT Agders avtale for Visma Flyt skole inneholder en opsjon for bruk av systemet for alle kommuner i Aust Agder. Utløsningen av opsjon i IKT Agders avtale, vil medføre en årlig kostnad for kommunene i DDØ på ~ NOK. Opsjonen legger til rette for en potensiell innsparing på ~ NOK per år, samt kostnader knyttet til drift og infrastruktur for dagens løsning. Potensielle synergier Kommunene innen både IKT Agder og DDØ bruker samme skoleadministrative system. På kort sikt kan synergier utløses ved at kommunene i DDØ avslutter sin avtale, og utløser opsjon i IKT Agderavtalen. På lengre sikt kan kommunene samarbeide på tvers om forvaltning og videreutvikling av systemer for skoleadministrasjon. 18

31 1.3.5 Fagsystemer for plan, bygg og geodata Plan- og byggesak Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei GISLine 100 IKT Agder Lengde: Løpende Inngått: 2010 Ikke aktuell GISLine 50 DDØ Lengde: Løpende Inngått: 2008 On-Prem On-Prem Åmli Tabell 19: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Plan og byggesak Status Kommunene innen IKT Agder og DDØ bruker alle GISLine. I DDØ har kommunene samarbeidet om kartdata siden Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til system for plan og byggesak: IKT Agder med GISLine: Årlig med 100 brukere (enhetskost per bruker) DDØ med Visma GISLine: Årlig NOK med 50 brukere (enhetskost per bruker) Det er forskjeller knyttet til hvilke moduler tilhørende GISLine som er i bruk i samarbeidene, som gjør at kostnader ikke er direkte sammenlignbare. Potensielle synergier På kort sikt kan det utløses synergier ved å etablere felles drift og forvaltning av GISLine. Innkjøpsavtalene i IKT Agder og DDØ er henholdsvis 8 og 6 år gamle, og det kan utløses gevinster ved å gjennomføre anskaffelser av fagsystem på nytt. Tekniske tjenester Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Gemini 100 IKT Agder Lengde: Løpende Inngått: 2011 On-Prem 19

32 Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad Risør VA Normatic VA Normatic 40 i kommunene som bruker systemet Lokalt i kommunene Lengde: Ukjent On-Prem Tvedestrand Gemini 5 Inngått: Ukjent Vegårshei Åmli VA Normatic VA Normatic Tabell 20: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Tekniske tjenester Status Det er ulik bruk av fagsystemer og moduler på tvers av kommunene innen tekniske tjenester. Potensielle synergier På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Tekniske tjenester. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. Eiendomsgebyr Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal KOMTEK Ukjent Arendal kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Grimstad Froland Gemini Ukjent Lokalt i kommunene Lengde: Løpende Inngått: Ukjent Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei KOMTEK 50 DDØ Lengde: Løpende Inngått: 2005 On-Prem Åmli Tabell 21: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Eiendomsgebyr 20

33 Status Kommunene innen IKT Agder bruker ikke samme fagsystem for Eiendomsgebyrer. Kommunene innen DDØ bruker samme system for Eiendomsgebyrer. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til system for plan og byggesak: Arendal kommune med KOMTEK: Ukjent Grimstad og Froland kommuner med Gemini: Ukjent DDØ med KONMTEK: Årlig NOK med 50 brukere (enhetskost NOK per bruker) Potensielle synergier På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Eiendomsgebyrer. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. 1.4 Synergier knyttet til IKT-infrastruktur IKT-infrastruktur er grunnmuren for IKT-tjenester i kommunene. Hovedbestanddelene i en IKTinfrastruktur er katalogtjeneste og identitetsstyring, programvare, operativsystemer, databaser, PC`er, nettverk, brannmurer, lagring og servere. Støttesystemer for IKT-drift understøtter prosesser for å produsere IKT-driftstjenester, og utgjør sammen med tekniske løsninger en leveranseplattform for IKT-tjenester. Typiske synergier som oppstår ved sammenslåing av to IKT-samarbeider, er synergier knyttet til lisenskostnader og økt utnyttelse støttesystemer for IKT-drift. IKT-infrastruktur utvikler seg kontinuerlig, og nye leveransemodeller via skytjenester gjør det mulig for kommunene å få levert IKT-tjenester som skybaserte tjenester Operativsystemer, databaser og katalogtjenester Tabellen under viser hvilke operativsystemer, databaser og katalogtjenester som er i bruk i IKT Agder og DDØ. IKT-samarbeid OS Klienter OS Servere Databaser Katalogtjeneste IKT Agder MS Windows MS Windows MS SQL, Oracle MS Active Directory tilkoblet MS Azure Active Directory DDØ MS Windows MS Windows MS SQL MS Active Directory Tabell 22: Operativsystemer, databaser og katalogtjenester i IKT-samarbeidene Status DDØ planlegger å koble sin katalogtjeneste til skytjenesten MS Azure Active Directory. IKT Agder innfører nå skytjenester innen MS Office 365. DDØ har reforhandlet avtale for Microsoft lisenser i 2016, og har fått kostnader påvirket av en 25% prisøkning på avtaler med Microsoft. 21

34 IKT Agder sin lisensavtale med Microsoft løper til 2017, og vil bli påvirket av nye priser fra Microsoft. IKT Agder estimerer at kostnadsøkning fra 2017 vil være på ~ NOK. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til Microsoftlisenser: IKT Agder administrative lisenser: Årlige kostnader er NOK med brukere. Enhetskost er 753 NOK per bruker. DDØ administrative lisenser: Årlige kostnader er NOK med brukere. Enhetskost er NOK per bruker. IKT Agder skolelisenser: Årlige kostnader er NOK med brukere. Enhetskost er 143 NOK per bruker. DDØ skolelisenser: Årlige kostnader er NOK med brukere. Enhetskost er 178 NOK per bruker. Potensielle synergier IKT Agders eierkommuner betaler en vesentlig lavere enhetskost for Microsoftlisenser. Ved en potensiell sammenslåing, foreligger det et innsparingspotensial på NOK knyttet til administrative lisenser, og NOK knyttet til skolelisenser, til sammen ~ NOK per år. Dette forutsetter at lisensene reforhandles. På kort sikt kan en sammenkobling av katalogtjenester mellom IKT Agder og DDØ gi kommunene i DDØ tilgang til den skybaserte katalogtjenesten MS Azure Active Directory. Denne tjenesten muliggjør overgang til skyløsning på flere områder. På lengre sikt vil den store likheten mellom IKT-samarbeidenes løsninger utløse synergier i form av redusert ressursbehov for drift og forvaltning av klienter og servere. En potensiell sammenslåing av IKT-samarbeidene utløser en lisensbesparelse på ~ NOK. I tillegg vil det foreligge et potensiale for reduserte kostnader knyttet til drift og forvaltning av klienter og server. Stor likhet mellom operativsystemer, databaser og katalogtjeneste gjør veien kort til felles IKTinfrastruktur. Det legger til rette for at veien til en felles IKT-plattform kan etableres, selv om ikke alle fagsystemer standardiseres på tvers av kommunene. Synergier utløses ved standardisering og felles drift av operativsystemer, databaser og katalogtjenesten på tvers av alle kommunene Tekniske løsninger Kommunene i DDØ og IKT Agder har høy likhet i tekniske løsninger innen IKT-infrastruktur. Det er stor likhet i PC`er, Servere, Virtualiseringsplattform og svitsjer. Tabellen under viser sentrale tekniske løsninger som er i bruk i IKT Agder og DDØ. Tekniske løsninger IKT Agder DDØ Kommentarer PCer Dell Dell Samme innkjøpsavtale via OFA Servere Dell Dell Samme innkjøpsavtale via OFA 22

35 Virtualisering VmWare og vcenter VmWare og vcenter Svitsjer Cisco og HP HP Brannmurer Palo Alto og Juniper Palo Alto og Juniper Tabell 23: Tekniske løsninger i IKT Agder og DDØ Status IKT Agder og DDØ bruker PCer og servere fra samme leverandør, via samme rammeavtale. Begge samarbeidene har standardisert PC modeller. Innen virtualisering har benytter samarbeidene samme virtualiseringsplattform fra VmWare. Samarbeidene har brannmurer fra samme leverandører, og skiller seg kun innen svitsjer hvor det er valgt løsninger fra forskjellige leverandører. Potensielle synergier på kort og lang sikt Den høye graden av likhet i teknisk infrastruktur legger godt til rette for at IKT-samarbeidene kan samkjøre seg på dette området uten store omstillingskostnader. I tillegg foreligger det et effektiviseringspotensial i å øke andel tjenester levert via sky. På kort sikt kan samlokalisering av servere gi bedre kapasitetsutnyttelse i eksisterende serverinfrastruktur. På lengre sikt vil langt flere tjenester leveres via skyløsninger, og dette reduserer behov for serverinfrastruktur. Likhet i brannmurløsninger gjør at det på kort sikt finnes potensiale for synergier i form av kostnadsreduksjoner ved å redusere antall løsninger, hente ut stordriftsfordeler og øke kvaliteten disse løsningene Støttesystemer for IKT-drift Innen IKT-drift finnes det på en rekke områder støttesystemer som kan forenkle arbeidsprosesser, understøtte automatisering av arbeid og forenkle IKT-hverdagen til ansatte i kommunene. Tabellen under viser hovedområder IKT-samarbeidene bør har støttesystemer for IKT-drift og hvilke IKT-samarbeidene har. Område IKT Agder DDØ Brukerstøtte Footprints PureService Overvåkning og monitorering Klienthåndtering og utrulling av programvare MS System Center Operations Manager, Cisco Prime, DBWatch, RioRay MS System Center Configuration Manager The Dude MS System Center Configuration Manager Sikkerhetskopiering CommVault Veeam Utskriftssystem SafeCom og Uniflow SafeCom 23

36 Automatisering og selvbetjening Atea IAM - Tabell 24: Støttesystemer for IKT-drift i IKT Agder og DDØ Status Brukerstøtte DDØ oppgir å ikke ha tilstrekkelig funksjonalitet i sitt system for Brukerstøtte, og har planer om å se på andre mulige alternativer. IKT Agder er godt fornøyd med sitt verktøy, og utnytter systemet til både å kategorisere alle saker som er meldt inn, og i tillegg til å understøtte rapportering til kommunene om overholdelse av tjenestenivåavtale. Automatisering og selvbetjening Begge IKT-samarbeidene planlegger økt grad av automatisering og selvbetjening for tjenester til kommunenes ansatte. IKT Agder har innført selvbetjening hvor ansatte kan endre sine passord, og ledere kan få oversikt over sine ansattes tilganger og administrere tilgang for noen av fagsystemene. DDØ har ikke innført selvbetjening for sluttbrukere. Potensielle synergier Bruk av felles støttesystemer for IKT-drift forenkler automatisering og etablering av løsninger for selvbetjening for sluttbrukere. På kort sikt kan det utløses synergier mellom IKT-samarbeidene ved å etablere en felles funksjon for brukerstøtte, bruke et felles system for brukerstøtte og et felles system for klienthåndtering og utrulling av programvare. Synergiene kan utløse bedre responstid for brukerstøtte, samt raskere tilgang på spesialisert kompetanse for å løse avvik. Gevinster på lengre sikt utløses av økt grad av automatisering og selvbetjening for sluttbrukere. 1.5 Organisatoriske synergier Kapitlet beskriver selskapenes potensielle organisatoriske synergier ved en eventuell sammenslåing Samarbeidenes organisering IKT Agder Figuren under beskriver IKT-samarbeidets organisasjonsstruktur. 24

37 Daglig leder Stab (2 årsverk) Service (14,4 årsverk) Drift (13,8 årsverk) Prosjekt (10 årsverk) Figur 1: IKT Agders organisasjon Selskapet har totalt 41,4 årsverk (uten lærlinger), og er delt inn i tre avdelinger: Serviceavdelingen som håndterer brukerstøtte og service, driftsavdelingen og prosjektavdelingen som håndterer avtaleforvaltning. Selskapet har en felles stabsfunksjon. Arbeidet med produksjon av IKT-tjenester utføres etter definerte ITIL-prosesser 12 for hendelseshåndtering, endringshåndtering, problemhåndtering og rutiner for konfigurasjonsstyring. IKT Agder foretok i 2015/2016 en nedbemanning, som var en konsekvens av økt overgang til IKTtjenester levert via skyløsninger. Selskapet har ved dette grepet startet å omstille seg fra å være en driftsorganisasjon, til et IKT-samarbeid som i større grad bistår eierkommunene med utviklingsprosjekter. Eierkommunene har også lokale stillinger innen IKT: Froland: IKT-rådgiver ca 0,5 årsverk Aust-Agder fylkeskommune: IKT-sjef 1 årsverk, IKT-ansvarlig skole 1 årsverk, og 10 årsverk som IKT-koordinatorer på videregående skoler. Grimstad: IKT-sjef 1 årsverk, IKT-ansvarlig skole 1 årsverk, IKT-ansvarlig helse 1 årsverk (Totalt 3 årsverk). Arendal: IKT-sjef 1 årsverk, IKT-Rådgiver Helse og velferd, 1 årsverk, IKT-rådgiver Oppvekst, 1 årsverk, IKT-seniorrådgiver helse, 1 årsverk (eksternt finansiert), IKT-rådgiver administrasjon, 1 årsverk, IKT-konsulent/opplæring/prosjekt, 1 årsverk (Totalt 6 årsverk). Eierkommunene og IKT Agder har startet å utforme en felles digitaliseringsstrategi. DDØ IKT-samarbeidet har totalt 16,5 årsverk uten lærlinger, og er inndelt i to team: Team drift og Team utvikling. Samarbeidets stab består av daglig leder. IKT-samarbeidet er i en tidlig fase med innføring av ITIL prosesser for problemhåndtering og endringer. Eierkommunene har ingen lokale stillinger innen IKT. DDØ har etablert faggrupper per sektor som består av medarbeidere fra hver kommune, og representanter fra DDØ. Faggruppene jobber med systemforvaltning, og foreslår utviklingsprosjekter til rådmannsutvalget. 12 Information Technology Infrastructure Library (ITIL) er aktiviteter som kombinerer evner og ressurser for å produsere et verdifullt resultat for en kunde (Kilde: Wikipedia). ITIL er et standardrammeverk og beste praksis for strukturering og gjennomføring av IKT-prosesser og rutiner. 25

38 DDØs eierkommuner jobber med en felles digitaliseringsstrategi, som skal ferdigstilles innen mai Potensielle synergier Selskapenes bemanning er ulikt sammensatt. DDØs medarbeidere preges av mer driftsorientert kompetanse, sammenlignet med IKT Agder. Dette har sammenheng med at IKT Agder har tatt i bruk flere skybaserte tjenester for fagsystemer, og har dermed allerede nedskalert IKT-drift, og er i gang med en gradvis kompetansevridning for mer utviklingsrettet støtte til eierkommunene. IKT Agder har en avdeling for prosjekt, utvikling, avtaleforvaltning og arkitektur med 10 årsverk. Tabellen under synliggjør antall ansatte og antall brukere av IKT-tjenester i IKT-samarbeidene. IKT Agder DDØ Antall årsverk 41,4 16,5 Avdelinger/Team Service, Drift, Prosjekt, Stab Drift, Utvikling, Administrasjon Antall brukere, eks. elevbrukere Antall elevbrukere Antall brukere per årsverk Antall brukere per årsverk, eks. elevbrukere Antall elevbrukere per årsverk Tabell 25: Antall ansatte i IKT-samarbeidene og antall brukere av IKT-tjenester En måte å måle effektivitet i IKT-organisasjoner, er å sammenligne antall brukere per årsverk. Dersom man legger til grunn antall administrative brukere til grunn, håndterer 1 årsverk: 155 brukere i IKT Agder 94 årsverk i DDØ Ved en potensiell sammenslåing og produksjon av de samme tjenestene som i IKT Agder i dag, bør antall brukere i IKT Agder legges til grunn for det totale bemanningsbehovet. Dette forutsetter at DDØs eierkommuner gjennomfører overgang til IKT Agders løsninger for HR/Økonomi/lønn, sak/arkiv, samt drift og infrastruktur. Det totale bemanningsbehovet ved en eventuell sammenslåing utgjør da 51 årsverk. Dette frigjør ressurser som kan omfordeles til bruk innen utvikling, prosjekter eller andre oppgaver. 26

39 Forventet økning i bruk av skytjenester og økt grad av automatisering innen produksjon av IKTdriftstjenester vil øke potensiale for reduksjon i bemanning innen IKT-drift. En potensiell sammenslåing muliggjør også mer spissing av kompetanse hos den enkelte medarbeider, og større fagmiljø. Det bør i tillegg vurderes hvorvidt IKT Agders eierkommuner skal beholde et såpass høyt antall årsverk lokalt. Lokale årsverk kan være styrkende for bestillerfunksjonen. Samtidig er det viktig å sikre at det ikke dupliseres roller og ansvar lokalt og sentralt. Et eventuelt nytt, felles IKT-samarbeid bør drøfte en felles tilnærming til dette, slik at solid bestillerfunksjon sikres på tvers av alle eierkommuner. Årsverk knyttet til prosjektledelse (Arendal) bør vurderes samlokalisert med det øvrige prosjektmiljøet i IKT Agder. Ressurser knyttet til IKT-drift på videregående skoler i fylkeskommunen bør vurderes samlet i IKT-samarbeidet med det øvrige driftsmiljøet både for å styrke kompetansemiljøet, og utnytte synergier på tvers av disse ressursene. Kapittel 1.3 omtaler muligheter for synergier knyttet til kommunenes fagsystemer. Dersom systemer skal harmoniseres på tvers av 8 kommuner og en fylkeskommune, anbefales det at det etableres en profesjonalisert og styrket forvaltningsorganisasjon for fagsystemene. Mange kommuner i et IKTsamarbeid kan medføre økt ressursbruk knyttet til forvaltning. Fremtidig forvaltning kan løses på to måter: Profesjonalisere og sentralisere forvaltningen til IKT-samarbeidet: Denne modellen har en fordel ved at ressurser med dedikert stillingsbrøk har ansvar for forvaltningen, og at IKTsamarbeidet vil ha en god totaloversikt på tvers av eierkommunene. Ulempen er at profesjonalisert forvaltning kan oppleves «fjernt» fra brukerne av systemet, om det ikke ivaretas av en styringsmodell som kobler fagmiljøene i kommunene godt med den sentraliserte forvaltningen. «Vertskommunemodell» hvor kommuner tar ansvar for forvaltning av fagsystemer: Denne modellen har en fordel ved at den begrenser ressursbruk, og at forvaltningen skjer nærmere brukeren. Ulemper er at det kan være utfordrende for vertskommunen å fange behov på tvers av kommunene, det kan tas avgjørelser som ikke er i fellesskapets beste interesse og det kan utøves forvaltning som er i strid med tekniske rammebetingelser. 27

40 2 STYRING VED EVENTUELL SAMMENSLÅING Kapitlet inneholder en redegjørelse for mulige selskapsformer og styringsmodeller ved en eventuell sammenslåing. Videre vises det til styringsmodellene brukt av IKT Agder og DDØ, viktige krav til fremtidig styringsmodell og en anbefaling til fremtidig organisering og styring. 2.1 Oversikt over alternative selskapsformer Organisering og drift av administrative støttetjenester i kommunene har i utgangspunktet samme frihet til å organisere drift av virksomheten som private organisasjoner. Når flere kommuner skal samarbeide, er det fire aktuelle selskapsformer; Vertskommune, Interkommunalt samarbeid eget styre, Interkommunalt selskap eller Aksjeselskap. Tabellen under gir en oppsummering av selskaps- og samarbeidsformer som kommuner kan benytte for samarbeid. Modell Formål Øverste organ Kommunens styringsrett Vertskommune Hjemmel: Kommuneloven Kap.5 28 Utviklet for samarbeid om lovpålagte oppgaver og utøvelse av offentlig myndighet Myndigheten delegeres fra den (de) samarbeidende kommunen(e) til vertskommunen. Saker av ikke-prinsipiell karakter kan delegeres til administrasjonen. Saker av prinsipiell karakter må delegeres til én eller flere felles nemnder Den enkelte deltakerkommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelse av den delegerte myndigheten i saker som alene gjelder deltakerkommunen eller dennes innbyggere Interkommunalt samarbeid eget styre Hjemmel: Kommuneloven Kap.5 27 Utviklet med sikte på driftsmessig og administrativt samarbeid for å løse felles oppgaver Styret Det enkelte kommunestyre kan ikke instruere styret som sådan, men må styre gjennom sine representanter Interkommunalt selskap Hjemmel: Lov om interkommunale selskaper Utviklet for virksomhet med forretningsmessig preg Representantskapet Eierne utøver sin myndighet gjennom representantskapet. Det enkelte kommunestyre har instruksjonsrett overfor sine egne medlemmer i representantskapet Aksjeselskap Hjemmel: Aksjeloven Utviklet for virksomhet med økonomiske formål Generalforsamlingen Aksjeeierne utøver sin kompetanse gjennom vedtak i generalforsamlingen. Det enkelte kommunestyre har instruksjonsrett overfor kommunens representant 28

41 på generalforsamling. Tabell 26: Oversikt over alternative selskapsformer 2.2 Eksisterende selskapsform og styringsmodell i IKT Agder og DDØ IKT Agder IKT Agder er organisert som et interkommunalt selskap (IKS). Den formelle styringsmodellen består av kommunestyre, representantskap og styret. Representantskapet består av rådmennene i de samarbeidene kommunene og styret er satt sammen av en ekstern styreleder, kommuneansatte og ansattrepresentanter. Bildet under viser IKT Agders eksisterende styringsmodell: Figur 2: IKT Agders styringsmodell I tillegg til den formelle styringsmodellen har IKT Agder og eierkommunene over tid utviklet en modell for styring og utvikling av IKT-tjenester, kalt Forvaltningsorganisasjonen. Figur 3 under viser organisering av IKT-forvaltning mellom eierkommuner og IKT Agder. 29

42 Figur 3: Organisering av forvaltningsledelse og programledelse i IKT Agder Forvaltningsorganisasjon har mulighet til å initiere, prioritere og endre på prosjekter som har budsjettmessige konsekvenser innenfor rammer gitt av styret. Forvaltningsorganisasjonen er delt opp i programledelse, forvaltningsledelse, ulike linjeorganisasjoner og leveranseorganisasjonen IKT Agder. Felles kommunal strategisk tjenesteutvikling Eierkommunene til IKT Agder har etablert en felles organisering for strategisk tjenesteutvikling bemannet av eierkommunene. IKT Agder fungerer som sekretariat for organiseringen. Prioritering av prosjekter programledelse Det er etablert en programledelse som ivaretar prioritering av utviklingsprosjekter som skal gjennomføres. Programledelsen er bemannet fra eierkommunene og en fast deltaker fra IKT Agder. IKT Agder har i tillegg en koordineringsrolle som sekretariat. Prosjekter ledes av prosjektressurser fra IKT Agder. Forvaltning av kommunale fagsystemer - forvaltningsledelse IKT Agder opprettet en felles forvaltningsledelse til forvaltning av fagsystemene. Forvaltningsledelsen er bemannet fra eierkommunene, og det deltar representanter fra IKT Agder i de fleste forvaltningsgruppene. Avdelingsleder Drift deltar i den sentrale forvaltningsledelsen. Bestiller/forvalter i kommunene - linjeorganisasjoner Eierkommunene til IKT Agder har etablert egne stillinger som bestiller/forvalter av tjenester fra IKT Agder. Leveranseorganisasjonen IKT Agder Leveranseorganisasjonen IKT Agder leverer IKT-tjenester til eierkommunene. Linjeorganisasjonene styrer og deltar i programmer og prosjekter, inngår i felles kommunal strategisk tjenesteutvikling, og i 30

43 forvaltning av fagsystemene. Eierkommunene har etablert et programstyre som prioriterer, styrer og koordinerer utviklingsprosjekter på tvers av kommunene. Styrker og svakheter ved dagens modell Styrker Har etablert en programorganisering for å ivareta prioritering mellom prosjekter og styre prosjekter med avhengigheter mellom seg. Har etablert et tydelig skille mellom forvaltning av fagsystemer og utviklingsprosjekter. Svakheter Programledelsen som prioriterer prosjekter kan komme i konflikt med styrets prioriteringer. Avstand - samarbeidet med kommunene og nærhet til brukeren kan styrkes. Tabell 27: Styrker og svakheter ved dagens styringsmodell i IKT Agder DDØ DDØ er i dag organisert som et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1 b og virksomheten rapporterer til rådmannen i Vegårshei kommune. Bildet under viser DDØs eksisterende styringsmodell: Figur 4: DDØs styringsmodell Rådmannsforumet i DDØ kommunene fungerer som et styre for DDØ. Daglig leder i DDØ møter regelmessig i rådmannsforumet. Eierkommune har i samarbeid med DDØ etablert faggrupper for strategi, tjenesteutvikling, bestilling og koordinering. Det er etablert faggrupper innenfor administrasjon, helse, oppvekst og tekniske tjenester. Faggruppene er består av ansatte fra kommunene og representanter fra DDØ. Deltakere fra kommunene er valgt ut av rådmann og ledelse i hver kommune. Dette er ikke nødvendigvis deltakere med beslutningsmyndighet i den kommunale organisasjonen. Faggruppene gir innspill til rådmannsutvalget, som prioriterer prosjekter og fatter beslutninger. 31

44 Styrker og svakheter ved dagens modell Styrker Nærhet til kommunal virksomhet og til brukeren Nærhet til politisk styring Svakheter Rapportering av samarbeidets aktivitet må skje både igjennom linjestyring innen Vegårshei kommune, og i tillegg rapporteres til de andre eierkommunene. Vertskommunens egeninteresse kan være krevende for samarbeidet og de andre eierkommunene. Tabell 28: Styrker og svakheter ved dagens styringsmodell i DDØ 2.3 Viktige krav til styringen av selskapet Deltakere i faggrupper har ikke alltid beslutningsmyndighet, og varierer i hvor godt de holder egen kommune orientert om aktivitet og beslutninger i faggruppene. En velfungerende styringsmodell er en viktig forutsetning for at et IKT-samarbeid skal gi de forvede gevinstene. IKT-samarbeider er ofte krevende å styre p.g.a. ulike interesser på tvers av eierkommunene. Ved en økning av antall kommuner i IKT-samarbeidet, blir dette en enda mer krevende oppgave. Hensikten med styringsmodellen er å sørge for at selskapet evner å levere i henhold til eierkommunenes forventninger, innenfor forsvarlige økonomiske rammer. Styringsmodellen for IKT-samarbeidet må være konkretisert og forankret i eierkommunene og IKTsamarbeidet for å fungere. Aktørene som deltar i styringsmodellen må ha en felles forståelse om hvordan den fungerer og etterleves. PA har kartlagt viktige krav til styringsmodell gjennom intervjuer og arbeidsmøter med eierkommunenes rådmenn, selskapenes daglige ledere og tillitsvalgte. Fem sentrale funn i kartleggingen kan formuleres som krav som bør ivaretas ved etablering av styringsmodell og valg av selskapsform: Rådmenn må styre den digitale utviklingen Rådmennene i eierkommunene bør styre den digitale utviklingen i kommunene, fordi de sitter tettest på driften der digitaliseringen skjer. Rådmannens innflytelse på styring av IKT-samarbeidet er kritisk når det gjelder å drive frem mer standardisering av prosesser og tjenesteproduksjon på tvers av eierkommunene. Dette må ivaretas gjennom rådmenns deltakelse i IKT-samarbeidets øverste styringsorgan. Styringsmodellen må være enkel og effektiv Et IKT-samarbeid skal føre til bedre tjenester for innbyggere, en mer effektiv kommune, og en bedre hverdag for ansatte. Det er viktig at styringsmodellen ikke har for mange ledd, at den ikke skaper unødvendig byråkrati, og at beslutningsveiene er korte. Involvering av sektorledelse er sentralt Sektorledelse må delta i styring av sektorspesifikk utvikling. Forvaltning av fagsystemer må understøtte brukernes behov Forvaltning av fagsystemer må utføres ved involvering av fagmiljøene for å sikre at fagsystemene møter kommunenes behov, at de brukes i samsvar med gjeldende regelverk og at de blir tilpasset ved behov for endringer. Det må tas stilling til når ny funksjonalitet skal tas i bruk sammen med nye måter å jobbe på, som også kan involvere andre fagsystemer og integrasjoner mot disse. 32

45 Antall styremedlemmer bør ikke være for høyt Et styre bestående av rådmenn fra åtte kommuner og en fylkeskommune er et for stort. Et styre bør bestå av fem medlemmer og ansattrepresentant. Ett styremedlem bør være ekstern, og ha profesjonell kompetanse innen digitalisering og IKT. 2.4 Anbefalt selskapsform og styringsmodell Anbefalt selskapsform Vertskommunesamarbeid med eget styre etter kommunelovens 27 I et interkommunalt styre må alle deltakende kommuner og fylkeskommuner være representert i det øverste styrende organet. Uten en slik representasjon vil man i realiteten ha overdratt beslutnings- og styringsmyndigheten til de øvrige deltakerne. I et samarbeid med mange deltakere vil styret kunne bli uhensiktsmessig stort. For å unngå det, kan en mulig løsning være at det øverste organet har et mindre organunderlagt seg. Et slikt organ, et underutvalg, styre eller lignende, vil ha generell kompetanse og velges av det øverste organet. Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens (KL) 27 og Interkommunalt selskap (IKS) er de to organisasjonsformene som gjør det mulig for kommunene å opprette ett representantskap bestående av rådmenn fra alle eierkommuner, og ha et underliggende styre. Ved valg av samarbeid etter KL 27, vil det øverste organet være det juridiske styret, men gjerne bli kalt representantskap eller tilsvarende. PA anbefaler derfor at vertskommunesamarbeid med eget styre etter kommunelovens 27 velges som selskapsform ved en eventuell sammenslåing. Selskapsformen understøtter kravene beskrevet i kapittel 2.3, og gir en tettere kobling til øvrige kommunale virksomheter enn det et Interkommunalt Selskap (IKS) gir Anbefalt styringsmodell PA anbefaler en styringsmodell der rådmennene i ni eierkommuner utgjør representantskap i IKTsamarbeidet, og at det etableres et styre som utpekes av representantskapet. Rådmennene har det overordnede ansvaret for digitalisering og informasjonssikkerhet i egen kommune. Figuren under viser en skisse av anbefalt styringsmodell: Figur 5: Anbefalt styringsmodell 33

46 Representantskap Rådmenn fra alle eierkommuner bør inngå i representantskapet. Representantskapet er eiernes organ, er selskapets øverste myndighet, og har ansvar for fastsetting av budsjett, økonomiplan, regnskap, vedtak om salg av fast eiendom eller andre større kapitalinvesteringer, eller vedtak om investeringer av vesentlig betydning 13. Styre Styret forvalter selskapet på vegne av deltakerkommunene, og bør ha fem styremedlemmer og ansattrepresentanter. Denne forvaltningsmyndigheten må utøves innenfor rammen av selskapets formål, selskapsavtalen og selskapets årsbudsjett som vedtas av representantskapet, samt vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Sektorforum Sektorforum har ansvar for styring digitaliseringsarbeid og informasjonssikkerhet innen egen sektor. Hvert sektorforum har ansvar for utarbeidelse av overordnet digitaliseringsstrategi for kommunene, vedtatte handlingsplaner samt overordnede føringer innen digitalisering. Sektorforum skal søke godkjenning av strategier, planer og budsjettrammer fra Representantskapet og eventuelle endringer innenfor rammer av styret. Forum for systemansvarlige Forum for systemansvarlige opprettes for hvert fagsystem. Forumet har ansvar for at fagsystem og digitale tjenester dekker kommunenes behov og at de er i samsvar med gjeldende rammebetingelser, og at fagsystemene brukes på en optimal måte slik at gevinster kan realiseres. IKT-samarbeidet IKT-samarbeidet har ansvar for direkte utøvelse av noen oppgaver, samt ansvar for koordinering av andre. 13 Kilde: Kommunal eierskap roller, styring og strategi. Vibeke Resch-Knudsen

47 3 KONSEKVENSER VED SAMMENSLÅING Kapitlet inneholder en estimerte økonomiske konsekvenser ved en eventuell sammenslåing av de to IKT-samarbeidene. PA har påvist mulige gevinster ved sammenslåing knyttet til fagsystemer, IKTinfrastruktur og bemanning. Kapitlet inneholder en redegjørelse for påviste kostnader for systembytter hvor det har vært mulig å innhente tallgrunnlag. Kapittel 1 inneholder en redegjørelse for potensielle økonomiske synergier knyttet til fagsystemer, IKTinfrastruktur og bemanning. Kapittel 4 inneholder en oppsummering av påviste kostnader for systembytter, estimerte økonomiske synergier, samt kvalitative gevinster. 3.1 Økonomiske konsekvenser ved sammenslåing Fagsystemer HR/Økonomi/Lønn PA har utarbeidet et estimat vedrørende implementeringskostnad for HR/økonomi/lønn for DDØkommunene ved en eventuell sammenslåing av IKT-samarbeidene. Beregningene er basert på tall fra IKT Agder, som nylig anskaffet nytt system på dette området. Beregningen under fremstiller estimerte implementeringskostnader for DDØ-kommunene i hhv. 2017, 2018 og HR/Økonomi/Lønn Kostnad, IKT Agder Justering for antall brukere Estimat Kostnad, DDØ Kostnad, DDØ Kostnad, DDØ IMPLEMENTERINGSFASEN leverandørkostnad % IKT Agder kostnad % frikjøp kommunene % DRIFTSFASEN Driftskostnad til leverandør, inkl. oppgraderinger UTRULLINGSFASEN parallell drift opplæring inkl. reise endringsledelse SUM: Tabell 28: Estimert implementeringskost for overgang til nytt system for HR/økonomi/lønn- DDØ 35

48 Implementeringsfasen: Det er tatt utgangspunkt i IKT Agders oppgitte kostnader for implementering av Xledger. Beregningen for DDØ er regulert i forhold til antall brukere. Driftsfasen: Beregningen forutsetter at alle ansatte i DDØ-kommunene gis tilgang til systemet, og tar utgangspunkt i en kostnad per bruker. Utrullingsfasen: Beregningen inkluderer kostnader knyttet til parallell drift i 2017 og 2018, opplæring og kostnader knyttet til endringsledelse. Det er lagt til grunn forutsetning om kjøp av tjenester knyttet til opplæring og endringsledelse fra leverandør. Etter tre år vil DDØ-kommunene oppnå betydelig lavere kostnader knyttet til HR/Økonomi/lønn. Kommunene i DDØ betaler i dag over ~1,8 MNOK i årlige lisens og vedlikeholdsavtaler for dagens løsning. Etter investeringsperioden vil DDØ kunne oppnå en årlig kostnad på ~0,8 MNOK. Total årlig besparelse etter 3 år blir derfor ~1 MNOK knyttet til system for HR/økonomi/lønn. Sak/arkiv PA har utarbeidet et estimat vedrørende implementeringskostnad for Sak/arkiv for DDØ-kommunene ved en eventuell sammenslåing av IKT-samarbeidene. Beregningene er basert på tall fra IKT Agder, som nylig anskaffet nytt system på dette området. Beregningen under fremstiller estimerte implementeringskostnader for DDØ-kommunene i hhv. 2017, 2018 og SAK / ARKIV Kostnad, IKT Agder Justering for antall brukere Estimat Kostnad, DDØ Kostnad, DDØ Kostnad, DDØ IMPLEMENTERINGSFASEN leverandørkostnad % IKT Agder kostnad % frikjøp kommunene % DRIFTSFASEN Driftskostnad til leverandør inkl. oppgraderinger UTRULLINGSFASEN parallell drift opplæring inkl. reise endringsledelse SUM: Tabell 29: Estimert implementeringskost for overgang til nytt system for Sak/arkiv DDØ. Implementeringsfasen: Det er tatt utgangspunkt i IKT Agders oppgitte kostnader for implementering av P360. Beregningen for DDØ er regulert i forhold til antall brukere. Driftsfasen: Beregningen forutsetter at alle ansatte i DDØ-kommunene gis tilgang til systemet, og tar utgangspunkt i en kostnad per bruker. 36

49 Utrullingsfasen: Beregningen inkluderer kostnader knyttet til parallell drift i 2017 og 2018, opplæring og kostnader knyttet til endringsledelse. Det er lagt til grunn forutsetning om kjøp av tjenester knyttet til opplæring og endringsledelse fra leverandør. Kommunene i DDØ betaler i dag ~ NOK i årlige lisens og vedlikeholdsavtaler for dagens løsning for Sak/arkiv i tillegg til ikke-dokumenterte kostnader knyttet til drift og infrastruktur. Etter investeringsperioden vil DDØ kunne oppnå en årlig kostnad på ~ NOK. Total årlig besparelse etter 3 år blir derfor ~ NOK knyttet til system for HR/økonomi/lønn. Helse og velferd PA har utarbeidet et estimat vedrørende implementeringskostnad for et felles pleie- og omsorgssystem på tvers av alle kommunene i IKT Agder og DDØ. Beregningene er basert på tall fra én leverandør. Estimatene er gitt under forutsetningen at kommunene migrerer over til en felles database. Ved innføring av felles database i pleie- og omsorgssystemet, må kommunene standardisere tjenestetilbudet på tvers av kommunene før en migrering. Kostnader knyttet til dette er ikke inkludert i beregningen under. Beregningen fremstiller estimerte implementeringskostnader for alle åtte kommunene i hhv. 2017, 2018 og Pleie og omsorgssystem IMPLEMENTERINGSFASEN datakonvertering ( per kommune) Integrasjoner (3-4 stk) Estimat Kostnad, totalt Kostnad, totalt Kostnad, totalt Kostnad, totalt Kostnad, totalt DRIFTSFASEN Driftskostnad til leverandør, inkl. oppgraderinger UTRULLINGSFASEN parallell drift, DDØ parallell drift, IKT-Agder rådgivning og opplæring inkl. reise endringsledelse SUM: Tabell 30: Estimert implementeringskost for overgang til nytt pleie- og omsorgssystem. Implementeringsfasen: Det er tatt utgangspunkt i estimater gitt fra én leverandør. Leverandør har oppgitt at det er vanskelig å gi presise estimater på datakonvertering grunnet stor variasjon i datakvalitet og struktur på tvers av kommuner. Driftsfasen: Driftskostnader til leverandør er basert på en basis-pakke installert på én database. 37

50 Utrullingsfasen: Beregningen inkluderer kostnader knyttet til parallell drift i 2017 og 2018, opplæring og kostnader knyttet til endringsledelse. Det er lagt til grunn forutsetning om kjøp av tjenester knyttet til opplæring og endringsledelse fra leverandør. Kommunene i DDØ og IKT-Agder betaler i dag ~ NOK i årlige lisens- og vedlikeholdsavtaler for dagens pleie- og omsorgssystemer i tillegg til ikke-dokumenterte kostnader knyttet til drift og infrastruktur. Etter investeringsperioden vil IKT-samarbeidet kunne oppnå en årlig kostnad på ~ NOK. Total årlig besparelse etter 3 år blir derfor ~ NOK knyttet til pleie- og omsorgssystem IKT-infrastruktur Etablering av en felles driftsplattform for et sammenslått IKT-samarbeid, vil få kostnader knyttet til linjeleie for sammenkobling av nettverksinfrastruktur. Denne kostnaden er ikke estimert. Dersom kommunene i DDØ tar i bruk IKT-infrastrukturen som er etablert i IKT Agder, vil dette medføre en overgangskostnad i DDØ-kommunene for migrering av infrastrukturtjenester, samt ny-installasjoner av PCer og skrivere hos sluttbrukere. Dette arbeidet kan imidlertid i stor grad automatiseres. 3.2 Kvalitative konsekvenser ved sammenslåing Flere av de kvantitative effektene kan også vurderes som kvalitative effekter. Sammenslåing av brukerstøtte, drift- og forvaltning, kontrakts- og avtaleforvaltning og IKT-faglige enheter vil bidra til bedre ressursutnyttelse og økt fagutnyttelse ved utvikling og investering i løsninger og tjenester. Ressursene kan settes inn der det er behov og det faglige miljøet vil styrkes. En sammenslåing vil samlet gi samarbeidet og i neste instans kommunene større forhandlings- og gjennomføringskraft. Regionale samarbeid fremover vil kunne dra tunge veksler på at det IKT-faglige miljøet er samordnet i kommunene. DDØ vil få tilgang til flere innbyggertjenester på nett, og oppnå en økt kvalitet på sine IKT-tjenester Helse og Velferd Helse- og velferdsområdet blir i økende grad mer teknologiintensivt. Innføring av velferdsteknologi er et eksempel på dette. Sammenslåing av IKT-samarbeidene kan bidra til smartere tjenesteproduksjon og gode og effektive innbyggernære tjenester. Innføring av velferdsteknologi er krevende både med hensyn til ibruktakelse og med hensyn til utvikling av helsetjenesten den inngår i. En større organisasjon med mer fagkompetanse muliggjør fulltidsressurser dedikert til utvikling og innovasjon som kan støtte tjenesteproduksjonen i kommunen på en bedre måte. Et felles system på dette området kan både styrke den samlede regionens samhandling med spesialisthelsetjenesten, og medføre økte muligheter for digital samhandling på tvers Skole Kommunene i IKT-samarbeidene har i dag allerede samme fagsystemleverandør. En samordning av ressursene kan bidra til mer og tverrfaglig utvikling av tjenester. For eksempel koordinering i å ta i bruk nye digitale læringsmidler og skape elevrettede nettbaserte tjenester. Samordning vil kunne bidra til god, smidig utveksling av informasjon mellom de ulike aktørene og interessentene. Felles systemer kan også muliggjøre økt samarbeid om tjenesteproduksjon og planlegging på tvers av skoler i regionen, for eksempel innenfor skoleadministrasjon. 38

51 3.2.3 Bygg plan og geodata Dagens løsning for byggesøknader kan sammenliknes med selvangivelsen i gamle dager, der man måtte samle opp masse dokumenter, sende inn etter beste evne, og håpe at alt ble rett. Oppfølgingen av mangelfulle søknader tar mye tid både for de som skal behandle søknadene og de som skal søke. Ved å samordne interessene til kommunene står de bedre rustet til å sette krav til leverandørindustrien. Sammenslåing av tjenesteplattform vil legge bedre til rette for gode rammebetingelser for tjenesteutvikling av fremtidens byggesøknader både for innbyggere og byggenæring. Felles systemer innenfor bygg, plan og geodata kan styrke samarbeid om tjenesteproduksjon innenfor eksempelvis arealplanlegging og teknisk Administrative tjenester Administrative funksjoner på tvers av kommunene er i høy grad like. Felles systemer innenfor HR/økonomi/lønn og Sak/arkiv kan muliggjøre samarbeid om tjenesteproduksjon innenfor eksempelvis lønn, regnskap og saksbehandling. I tillegg kan et samarbeid styrke faglig samarbeid om utviklingen av administrative tjenester. DDØ vil få raskere tilgang til moderne administrative systemer og tjenester for sine ansatte ved en sammenslåing. 39

52 4 ANBEFALING Kapitlet inneholder PAs konklusjon for utredningen og anbefaling. 4.1 Konklusjon Økonomiske gevinster Fagsystemer og IKT-infrastruktur Eierkommunene i DDØ kan oppnå økonomiske gevinster ved å inngå i et IKT-samarbeid sammen med IKT Agder tilsvarende ~ 2 MNOK per år i 2017 og 2018, og ~3 MNOK per år fra 2019 basert på tilgjengelig informasjon innhentet i arbeidet med denne utredningen. Tabellen under viser den estimerte økonomiske gevinsten for DDØ: Område Estimert årlig gevinst Fagsystemer HR/økonomi/lønn ~ kr fra 2019 Sak/arkiv ~ kr fra 2019 Pleie- og omsorgssystem ~ kr fra 2020 (for alle åtte kommuner) Skoleadministrativt system ~ kr fra 2017 Operativsystemer, databaser og katalogtjenester Microsoftlisenser ~ kr fra 2017 SUM ~ kr kr eksl. omsorgssystem Tabell 30: Estimerte økonomiske gevinster for DDØ De estimerte økonomiske gevinstene for DDØ forutsetter: Bytte av system for HR/økonomi/lønn Bytte av system for Sak/arkiv En sammenslåing av system for skoleadministrasjon i grunnskolen En reforhandling av Microsoftlisenser basert på IKT Agders prisnivå i dag Basert på erfaringstall fra IKT Agder, vil innføring av nytt system for HR/økonomi/lønn i DDØkommunene kunne medføre gevinstmuligheter i form av redusert bemanningsbehov innen personal og lønn. Estimater på pleie- og omsorgssystem indikerer økonomiske gevinster for både DDØ og IKT-Agder, men krever en betydelig investering fra både kommunene og IKT-samarbeidet. Det er ikke påvist store økonomiske gevinster knyttet til andre fagsystemer og IKT-infrastruktur for IKT Agder. 40

53 En sammenslåing vil også kunne medføre en redusert kostnad knyttet til system- og avtaleforvaltning. Bemanning De to IKT-samarbeidene har i dag totalt 57,9 årsverk (uten lærlinger). Ved en eventuell sammenslåing av IKT Agder og DDØ kan antall årsverk tilknyttet IKT-drift reduseres. I kapittel 1.5 er det redegjort for et potensiale knyttet til en reduksjon av bemanning ved sammenslåing av IKT-samarbeidene med 6,9 årsverk knyttet til IKT-drift. Reduksjonen i bemanning, beregnet med grunnlag i gjennomsnittlig personalkostnad 14 for IKT Agder og DDØ utgjør en årlig innsparing på NOK per år. Med økt overgang til skytjenester, og dermed redusert behov for IKT-driftstjenester, kan potensialet for reduksjon være større Kvalitative gevinster Sammenslåing av IKT-samarbeidene gir en rekke kvalitative gevinster: Styrket posisjon som utviklingsaktør innenfor viktige områder som helse og velferd, skole og oppvekst samt bygg/plan/geodata. Styrket ressursutnyttelse. Styrkede fagmiljø. Forbedret forhandlingsmakt. Styrket gjennomføringsevne. 4.2 Anbefaling En sammenslåing av IKT-samarbeidene gir noe økonomisk gevinst på kort sikt, og vesentlige kvalitative gevinster. PA anbefaler at IKT Agder og DDØ slås sammen basert på de kvalitative gevinstene et større IKTsamarbeid vil gi, og forutsatt en bemanningsreduksjon minimum som skissert i kapittel 1.5 og Det anbefales videre at selskapene gjennomfører en utredning av økonomiske, juridiske og personellmessige forhold for å etablere et nytt IKT-samarbeid, samt en detaljert plan for gjennomføring av sammenslåingen. Ved en sammenslåing bør det utarbeides modeller for kostnadsfordeling som sikrer en rettmessig fordeling av kostnader mellom eierkommunene. Ved sammenslåing bør det nye IKT-samarbeidet fokusere på å etablere en felles IKT-infrastruktur, basert på løsningene til IKT Agder. Eierkommunene i DDØ bør prioritere å ta i bruk fagsystem for HR/Økonomi/Lønn og Sak/arkiv via IKT Agders innkjøpsavtale, samt foreta en snarlig reforhandling av Microsoft-lisenser. På lengre sikt må et nytt IKT-samarbeid og eierkommunene fokusere på å standardisere alle fagsystemer på tvers av kommunene for å utløse størst mulig gevinster i tjenesteproduksjonen og muliggjøre viktige utviklingsområder for regionen. 14 IKT Agder har en gjennomsnittlig personalkostnad på kr, DDØ har en gjennomsnittlig personalkostnad på kr. 41

54 VEDLEGG Uttalelse fra tillitsvalgte i Vegårdshei kommune datert 1. september Utredning/kartlegging av samarbeid/sammenslåing av DDØ og IKTA - Innspill til prosessen så langt De ansatte i DDØ er ikke fornøyd med informasjonen de har fått i denne prosessen. Spesielt informasjon om hva som er bakgrunnen for at kartleggingen er satt i gang. Hvor er mandatet og hva er mandatet. Det har vi ikke fått dokumentert. De stiller spørsmål ved at de ansatte selv ikke er en del av kartleggingen. Rapporten og oppdraget er tydelig vinklet mot at målet er en sammenslåing. Det er andre ting en synergier som også må belyses dersom det er dette som er målet. Det vil være utfordringer og mulige negative konsekvenser ved en sammenslåing. Hvordan tenker dere at dette skal komme fram i rapporten/saksframlegget som skal legges fram? Slik det oppfattes lagt opp nå er det en ensidig fokus på gevinstene. Det er uklart hva som vil være videre prosess framover. Hva skjer etter at det har vært hos rådmennene? De ansatte i DDØ ber derfor om at behandlingen av rapporten utsettes med to uker, slik at de også kan sette seg inn i rapporten og komme med innspill før den behandles av rådmennene. Viktig å merke seg i vider prosess Når det blir gjort et vedtak i saken og dersom det vil innebære en sammenslåing må det ligge til grunn at Vegårshei kommune fortsatt skal ha arbeidsplasser innen IKT. Ingen ansatte skal sies opp, en redusering av antall ansatte skal eventuelt komme ved naturlig avgang. Alt av arbeidsavtaler, pensjonsordninger osv må gjennomgås Mvh for de ansatte Anne Helene E. Baarøy HTV, Delta Vegårshei 42

55 Uttalelse fra tillitsvalgte i IKT Agder datert 2. september Uttalelse fra tillitsvalgte NITO, Fagforbundet og Tekna i IKT Agder IKS om sammenslåing av IKT Agder IKS og DDØ. De tillitsvalgte i IKT Agder IKS er positivt innstilt til en sammenslåing med DDØ, vi ser det som en unik mulighet til å øke størrelsen på selskapet og bli et mere slagkraftig miljø inn IT på Sørlandet. Vi mener en slik sammenslåing vil kunne gi selskapets kunder gode og kostnads effektive tjenester. De tillitsvalgte har følgende krav til prosessen: De tillitsvalgte forutsettes at hvis man skal gå fra et IKS til 27 eller en annen selskapsform så gjøres dette ved virksomhetsoverdragelse. Ingen av de ansatte i IKT Agder eller DDØ skal miste jobben som følge av en overdragelsen. Det må legges en plan for rettferdig utjevning i forhold til lønn mellom de to selskapene og innad i hvert selskap. De tillitsvalgte og ansatte skal være en sentral del av helle sammenslåing prosessen. Det må avsettes midler til kompetanse heving. De tillitsvalgte anmoder om at en andel av besparte midler som følge av sammenslåingen benyttes til opprustning og videre utvikling av kompetanse og digitale tjenester i selskapet. Mvh Tillitsvalgt representant IKT Agder IKS Morten Due-Sørensen Tillitsvalgt NITO 43

56 Corporate headquarters 123 Buckingham Palace Road London SW1W 9SR United Kingdom paconsulting.com We Make the Difference An independent firm of over 2,600 people, we operate globally from offices across the Americas, Europe, the Nordics, the Gulf and Asia Pacific. We are experts in consumer and manufacturing, defence and security, energy and utilities, financial services, government, healthcare, life sciences, and transport, travel and logistics. Our deep industry knowledge together with skills in management consulting, technology and innovation allows us to challenge conventional thinking and deliver exceptional results that have a lasting impact on businesses, governments and communities worldwide. Our clients choose us because we don t just believe in making a difference. We believe in making the difference. This document has been prepared by PA on the basis of information supplied by the client and that which is available in the public domain. No representation or warranty is given as to the achievement or reasonableness of future projections or the assumptions underlying them, management targets, valuation, opinions, prospects or returns, if any. Except where otherwise indicated, the document speaks as at the date hereof. PA Knowledge Limited All rights reserved. This document is confidential to the organisation named herein and may not be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying or otherwise without the written permission of PA Consulting Group. In the event that you receive this document in error, you should return it to PA Consulting Group, 123 Buckingham Palace Road, London SW1W 9SR. PA accepts no liability whatsoever should an unauthorised recipient of this document act on its contents. 44

57 Vurdering av sammenslåing av DDØ og IKT Agder Uttalelse fra: Nito, Delta og Fagforbundet i Vegårshei kommune Vår oppfattelse er at denne prosessen ble startet i forbindelse med debatten rundt kommunesammenslåing i østregionen, men da kommunesammenslåingen i østregionen ikke ble noe av mener vi at også diskusjonen rundt sammenslåing av IKT-Agder og DDØ burde vært lagt død. Vi vet lite eller ingenting om en mulig fremtidig kommunestruktur i østregionen, og det er langt fra sikkert at den vil gjenspeile den sammensetningen som et sammenslått IKT-Agder/DDØ vil betjene. Et annet moment er at IKT-Agder i dag står overfor mulige endringer dersom Aust- og Vest-Agder blir slått sammen til ett fylke. Dersom Aust-Agder ikke lenger skal betjenes av IKT-Agder vil det bety et helt annet kundegrunnlag for IKT-Agder. Vi mener derfor at både fylkessammenslåing og eventuell kommunesammenslåing bør være avklart før man videre vurderer sammenslåing av IKT-Agder og DDØ. Tillitsvalgte stiller seg kritiske til at det ikke har vært noen form for forankring av prosessen hos kommunestyrene/bystyrene som faktisk er eierne av DDØ. Vi kan vi heller ikke se at, tidsfrister, involvering, drøftingsplikt, medbestemmelse og andre bestemmelser i HA er fulgt. Prosessen og den forelagte rapporten har så langt vært preget av ensidig fokus på eventuelle positive økonomiske effekter ved en eventuell sammenslåing. Det har ikke vært noe fokus på et mulig samarbeid mellom IKT-Agder og DDØ, noe som ifølge de ansatte i DDØ ville kunne gjøre kommunene i stand til å hente ut de fleste av de synergiene som rapporten peker på. Et eksempel det er pekt på i rapporten er en eventuell overgang for DDØ-kommunene fra bruk av Agresso, og over til Xledger som IKT-Agder benytter. Denne muligheten hadde DDØ-kommunene da Xledger ble valgt for IKT-Agder, men kommunene/fagmiljøene i DDØ valgte i stedet å gå for Agresso. I de fleste tilfeller vil det være mulig å inngå innkjøp/avtaler i samarbeid og på den måten hente ut eventuelle synergier og besparelser. Dette gjøres også allerede i dag på flere områder gjennom OFAavtalene. Besparelsene det er pekt på i rapporten vil heller ikke gjøre seg gjeldende før det er gått flere år, da det vil være store kostnader knyttet til overgang til nye systemer for DDØ. Både finansielle utgifter knyttet direkte til selve byttet, men også utgifter knyttet til opplæring av ansatte osv. Mest sannsynlig vil en sammenslåing derimot føre til større IKT-utgifter de nærmeste årene for DDØkommunene. Disse utgiftene er delvis også belyst i rapporten. I og med at det kun er belyst økonomisk positive sider ved eventuell sammenslåing, har man ikke fått med de eventuelt negative økonomiske sidene. Dette gjelder både de direkte økonomiske konsekvensene, men også de indirekte. Et eksempel på de direkte negative økonomiske konsekvensene for driften er at lønnskostnadene pr ansatt i snitt er vesentlig lavere hos DDØ enn de er hos IKT-Agder. Noe annet, og som også vil kunne utgjøre store kostnader er de kostnadene som kommer ved for eksempel bytte av fagsystem. Her vil det trolig bli en del kostnader knyttet til opplæring av de ansatte.

58 Vi mener også at prosessen i for liten grad har involvert de ansatte og deres representanter. Det har vært en hovedtillitsvalgt fra Vegårshei kommune og en hovedtillitsvalgt fra IKT Agder involvert i møtene med PA Consulting, som har utarbeidet rapporten. Opplevelsen er at dette har vært en informasjonsinnsamling til PA Consulting mer enn det har vært involvering i selve utarbeidelsen av rapporten. Det ble lagt ved en kort uttalelse fra hovedtillitsvalgt med rapporten, men dette var kun etter at de tillitsvalgte ytret ønske om dette. Prosessen med utarbeidelse av rapporten fra PA Consulting har, slik vi ser det, vært preget av hastverksarbeid. Det har vært korte frister, og lite muligheter for å kvalitetssjekke opplysninger på en god måte, noe vi også mener rapporten bærer preg av. En eventuell sammenslåing av IKT-Agder og DDØ vil sannsynligvis også kunne føre til ytterligere sentralisering av flere andre oppgaver i DDØ-kommunene. Det er derimot ingen ting i veien for å slå sammen tjenester på tvers av de 5 DDØ-kommunene, uavhengig av om en slår sammen de to IKTorganisasjonene. Det er også her det ev. vil være størst innsparing- og effektiviserings potensiale pr. i dag. En har lenge sett at en rekke andre fagmiljøer i de 5 kommunene, enkeltvis sliter med bemanning i vakanse/sykmeldingsperioder. Et samlet og sterkere fagmiljø på tvers av DDØkommunene ville kunne avhjelpe dette. Dersom en sentraliserer IKT-fagmiljøet ut av DDØ, samtidig som en opprettholder et sterk desentralisert fagmiljø innenfor de andre enheter, fører det bare til at avstanden mellom IKT og brukermiljøet blir enda større. Vi får mao. en stadig mer asynkron organisasjon. En kan jo også stille spørsmål om forholdet mellom å slå sammen tjenester er i samsvar med den vedtatte strategien, om at kommunene skal stå alene og ikke slås sammen. Dersom det blir sammenslåing, er det også muligheter for å slå sammen funksjoner på tvers av alle 8 kommunene. Eksempler på dette kan være funksjoner som lønn, personal, sak/arkiv osv. Det vil trolig bety enda færre arbeidsplasser i de små kommunene. Sammenslåing av funksjonene for lønn personal og sak/arkiv (AKST - Agder kommunale støttetjenester) er allerede gjort i kommunene som IKT-Agder betjener ( Arendal, Grimstad og Froland). Spørsmålet er også om dette har ført til besparelse og bedre tjenester på disse områdene? Det er også negative sider som ikke er av økonomisk art. Et resultat av sammenslåing vil sannsynligvis være sentralisering til Arendal, og dette vil blant annet medføre et tap av kompetansearbeidsplasser i østregionen. Det er i dag forsvinnende få IKT-arbeidsplasser øst i fylket, og dette vil eventuelt bare gjøre saken enda verre. I en samfunnsanalyse utarbeidet for styret i Østre Agder-samarbeidet er det blitt pekt på at lokalisering av IKT-enheten på Vegårshei ikke har hatt betydning lokalt. De tillitsvalgte stiller store spørsmålstegn ved riktigheten av konklusjonen og dataene i denne analysen. Den virker videre kun å være basert på uttalelser fra 2 personer, rådmann og enhetsleder, og er slik vi ser det ikke korrekt. Vi fordrer at denne ikke legges til grunn for videre behandling da dette vil gi feil premisser for avgjørelsen. Der analysen peker på at det vil ha liten eller ingen betydning for Vegårshei, mener vi tvert imot at dette vil ha stor betydning ikke bare for Vegårshei, men også østregionen. En flytting av de ansatte/enheten vil mest sannsynlig også føre til at det blir mer distanse mellom IKTenheten og brukerne. Enkelte føler at den allerede i dag er blitt for stor, men vil trolig bli enda større med en sammenslåing og relokalisering. Det er en stor fordel for kommunene å ha IKT-kompetansen så nærme som mulig, både når det kommer til hjelp, men også til rådføring.

59 I prosessen er det brukt ord som fusjon, nedleggelse, sammenslåing m.m. Nå er det på tide å stoppe opp og gjøre skikkelig forarbeid til en så viktig beslutning, la de ansatte i DDØ bli hørt, og ivareta medvirkning samt bygge opp for en god prosess videre. Som tidligere nevnt er det ikke bare sammenslåing som er en løsning, men man bør også få utarbeidet en rapport som sier hva man kan spare ved å for eksempel samarbeide, uten en sammenslåing. Dersom ønsket til slutt vil være en sammenslåing, mener vi kommunene skal jobbe for at en eventuell ny enhet blir plassert i østre deler av fylket. Dette bør settes som en forutsetning for en sammenslåing. Knut Harald Ramleth Kine Lorentzen Anne Helene E.Baarøy

60 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / X31 Torill Neset torill.neset@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 16/113 Kommunestyret Høringsuttalelse fra Gjerstad kommune - effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenestesteder og tjenestesteder innen Agder politidistrikt Rådmannens innstilling: 1. Gjerstad kommunestyre støtter forslaget om organiseringen av tjenesteenheten for Risør/Tvedestrand/Gjerstad/Vegårshei/Åmli inkl. plassering av tjenestested i Risør og oppmøtested i Åmli. 2. Gjerstad kommunestyre vil i utgangspunktet foreslå en to-delt lokalisering av tjenesteenheten, med tjenestested i både Risør og Tvedestrand, som byer bør begge disse ha fast tilstedeværelse av politi. Dersom kun ett tjenestested i tjenesteenheten vil Gjerstad kommunestyre støtte politimesterens forslag om plassering i Risør. 3. Gjerstad kommunestyre støtter forslaget fra Politimesteren i Agder om å etablere tre driftsenheter på Agder, Vest, Midt og Øst. 4. Gjerstad kommunestyre vil understreke en klar forventning til at det øremerkes ressurser til forebyggende arbeid i hele tjenesteenheten, og at politikontakt for hver kommune ivaretas av faste/dedikerte personer, med fast lokalisering i kommunen. Vedlegg: Følgebrev fra Agder Politidistrikt datert Effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder Høringsnotat Effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder Agder politidistrikt Saksdokumenter: Saksopplysninger: Nærpolitireformen ble vedtatt i Stortinget i juni Fra ble de tidligere 27 politidistrikter erstattet av 12 nye distrikter, hvorav Agder politidistrikt er ett av disse. Politidirektøren har gitt landets politimestre i oppdrag å effektivisere politidistriktenes lokale struktur, geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder.

61 Med tjenesteenheter menes lensmannsdistrikt eller politistasjonsdistrikt. Med tjenestested menes lokasjon hvor politiet yter tjenester til publikum (kontorsted). Politimesteren i Agder presenterte sitt forslag som innebærer å etablere en ny struktur med 11 lensmanns- og politistasjonsdistrikt. Forslaget er nå på høring, med høringsfrist Deretter kommer politimesterens siste tilråding , denne sendes politidirektøren som gjør det formelle vedtaket Vedtaket kan deretter påklages innen , så tar justisministeren den endelige beslutningen i april Målsetningen med endring av struktur er å sette Agder politidistrikt bedre i stand til å levere på samfunnsoppdraget, med fokus på de mål som er satt av Stortinget for nærpolitireformen, Prop. 61 LS ( ): Operativt, synlig og tilgjengelig politi Kapasitet til å forebygge og etterforske Sikre innbyggernes trygghet Kompetent og effektivt nærpoliti Robuste fagmiljøer Agder politidistrikt er i dag organisert med fire geografiske driftsenheter, 25 politistasjons- og lensmannsdistrikt som inneholder totalt 27 tjenestesteder. I dag har de fleste kommunene på Agder enten egen politistasjon eller eget lensmannskontor. Politimesterens forslag til ny organisering er som følger: Geografisk driftsenhetsstruktur Høringsnotatet presenterer to alternativer når det gjelder strukturering av politidistriktet i geografiske driftsenheter, med enten to eller tre driftsenheter. Politimesteren foreslår alternativ 2 med tre driftsenheter. Alternativ 1:To geografiske driftsenheter Det som nedenfor er betegnet som Driftsenhet Vest og Midt slås sammen, mens Driftsenhet Øst er den samme i de to forslagene. Alternativ 2:Tre geografiske driftsenheter 1. Driftsenhet Vest: Flekkefjord, Kvinesdal, Lyngdal, Farsund, Mandal, Lindesnes, Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad. 2. Driftsenhet Midt: Kristiansand, Søgne, Songdalen, Vennesla, Iveland, Lillesand, Birkenes, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. 3. Driftsenhet Øst: Arendal, Froland, Grimstad, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli, Risør og Gjerstad. Tjenesteenheter, tjenestesteder og oppmøtesteder Alternativ 1: 11 Tjenesteenheter, 12 tjenestesteder og 2 oppmøtesteder Flekkefjord og Kvinesdal lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Flekkefjord og Kvinesdal lensmannskontor foreslås stedsplassert i Flekkefjord. (tjenestested) Farsund og Lyngdal lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Farsund og Lyngdal lensmannskontor foreslås stedsplassert i Farsund (tjenestested) Mandal, Lindesnes, Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad politistasjonsdistrikt

62 (tjenesteenhet) Mandal og Lindesnes politistasjon foreslås stedsplassert i Mandal (tjenestested) Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad foreslås oppmøtested på Byremo. Kristiansand politistasjonsdistrikt (tjenesteenhet) Kristiansand politistasjon foreslås stedsplassert i Kristiansand (tjenestested) Søgne og Songdalen lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Søgne og Songdalen lensmannskontor foreslås stedsplassert i Songdalen (tjenestested) Vennesla og Iveland lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Vennesla og Iveland lensmannskontor foreslås stedsplassert i Vennesla (tjenestested) Lillesand og Birkenes lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Lillesand og Birkenes lensmannskontor foreslås stedsplassert i Lillesand (tjenestested) Setesdal lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Valle og Bykle lensmannskontor foreslås stedsplassert i Valle (tjenestested) Bygland, Evje og Hornnes lensmannskontor foreslås stedsplassert på Evje og Hornnes (tjenestested) Grimstad politistasjonsdistrikt (tjenesteenhet) Grimstad politistasjon foreslås stedsplassert i Grimstad (tjenestested) Arendal og Froland politistasjonsdistrikt (tjenesteenhet) Arendal og Froland politistasjon foreslås stedsplassert i Arendal (tjenestested) Risør, Tvedestrand, Gjerstad, Vegårshei og Åmli lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Risør, Tvedestrand og Gjerstad lensmannskontor foreslås stedsplassert i Risør (tjenestested) Åmli og Vegårshei foreslås oppmøtested på Åmli Alternativ 2: 11 tjenesteenheter og 14 tjenestesteder Eneste endring fra alternativ 1 er at oppmøtestedene på Byremo og i Åmli foreslås som tjenestesteder. Det vil si at det blir faste åpningstider for publikum. Rådmannens vurdering/merknader Rådmannen er av den oppfatning at målene for reformen er viktige og relevante (nærpoliti som er operativt, synlig og tilgjengelig, kapasitet og kompetanse til å forebygge, etterforske og påtale, sikre innbyggernes trygghet). Det kan naturligvis stilles spørsmål om målene oppnås med den foreslåtte organiseringen, dog mener rådmannen at det aller viktigste uansett organisering er at politiet sikres tilstrekkelige operative ressurser og at det øremerkes ressurser til forebyggende arbeid. Om tjenesteenheter, tjenestesteder og oppmøtesteder med fokus på tjenesteenheten Risør/ Tvedestrand/Gjerstad/Vegårshei/Åmli: Rådmannens vurdering er at for Gjerstads del, hvis det skal være ett tjenestested i tjenesteenheten, bør det, i samsvar med politimesterens vurdering, plasseres i Risør. Rådmannen støtter politimesterens vurdering når det gjelder valg mellom Risør og Tvedestrand som tjenestested: Risør dekker utkanten i distriktet, mens Tvedestrand har en nærhet til Arendal som vil bli enda nærmere når ny E-18 er på plass. Rådmannen mener at det ligger til rette for en to-delt lokalisering av tjenesteenheten med tjenestested (kontorsted) både i Risør og Tvedestrand (+ oppmøtested i Åmli). Det synes unaturlig at en by på Tvedestrands størrelse, med turisme og mange fritidseiendommer som gjør at det i deler av året oppholder seg flere mennesker der enn innbyggertallet tilsier, ikke har fast tilstedeværelse av politi.

63 Rådmannen vil anbefale at kommunestyret signaliserer sterkt at kommunen har klare forventninger til politiet når det gjelder innfrielse av forpliktelser overfor kommunene: Fast/dedikert kontaktperson for Gjerstad kommune med proaktiv og forebyggende tilnærming Øremerkede ressurser til forebyggende arbeid i hele tjenesteenheten, det er særdeles viktig at det gode forebyggende arbeidet og tette samarbeidet med politiet som Gjerstad kommune opplever i dag videreføres og styrkes. Det etablerte samarbeidet gjennom SLT-ordningen (samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak) må opprettholdes. Melding om vedtak sendes til: Agder politidistrikt, post.agder@politiet.no

64 Til kommuner og regionråd i Agder politidistrikt AGDER POLITIDISTRIKT Deres referanse: Vår referanse: Sted, Dato Kristiansand 14. oktober 2016 Effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder Agder politidistrikt I dag har politimester Kirsten Lindeberg presentert sitt forslag til ny tjenesteenhetsstruktur i Agder Politidistrikt på KS sitt høstseminar på Fevik. Se vedlagte høringsdokument: "Høring - Effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder - Agder politidistrikt" Det ligger i forslaget to alternativer som innebærer en reduksjon av antall lensmanns- og politistasjonsdistrikt fra 25 til 11, og er presentert i høringsdokumentets kapittel 4. - Alternativ 1 inneholder 11 tjenesteenheter, 12 tjenestesteder og to oppmøtesteder. - Alternativ 2 inneholder 11 tjenesteenheter og 14 tjenestesteder. Vi ber om at det gis høringsinnspill til politimesterens forslag til lokal struktur i Agder politidistrikt. Det er ønskelig at høringssvaret inndeles på følgende måte: Tjenestestedsstruktur, med stedsplassering Lensmanns- og politistasjonsdistrikt med grenser og tjenestetilbud Geografisk driftsenhetsstruktur Annet her skrives det som ikke faller naturlig inn under punktene over Høringsfrist er satt til Høringssvar merkes med: Høringssvar sendes: Agder politidistrikt PNP Agder Postboks 514, Lundsiden 4605 Kristiansand E-post: post.agder@politiet.no Agder politidistrikt Kristiansand Tlf: Org. nr.: Post: Postboks 14 Lundsiden, 4605 Kristiansand Faks: Giro: Besøk: Tollbodgt 45 E-post: post.agder@politiet.no

65 Det er ønskelig at kommuner som velger å ikke levere høringssvar tilkjennegir dette med e-post til Dersom det i denne forbindelse er ønskelig med besøk i kommunen eller kontakt med prosjektets, så bes det om at prosjektleder PNP Agder, Arne Sundvoll, kontaktes. Med hilsen Kirsten Lindeberg Politimester Arne Sundvoll Prosjektleder PNP Agder Side 2/2

66 AGDER POLITIDISTRIKT Høring - Effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder Agder politidistrikt Versjon 1.0 Dokumentreferanse: Dato:

67 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Innhold 1 Sammendrag Innledning Bakgrunn og formål Avgrensninger og avhengigheter Dagens situasjon Dagens organisering Faktaopplysninger Behov og erfaringer med dagens organisering Risiko- og sårbarhetsvurdering... 8 Forvaltning og service Vurdering av alternativer Alternative tjenestestedsstrukturer Analyse av de mest aktuelle alternativene Alternativ Alternativ Alternativene presentert i kart Stedsplassering av tjenestesteder Drøfting av alternative tjenesteenhets- og tjenestestedsstrukturer Oppsummering Geografiske driftsenheter Aktuelle alternativer med drøfting Alternativ Alternativ Oppsummering Tjenestetilbudet til innbyggerne Høringsinnhold Høringsfrist og adresse for høringssvar Vedlegg...27 Dokumentreferanse: Dato:

68 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt 1 Sammendrag Politimester i Agder foreslår å endre strukturen i politidistriktet ved å samlokalisere flere lensmannskontor og politistasjoner. Forslaget innebærer å bygge en ny struktur med 11 lensmanns- og politistasjonsdistrikt. Hvert av disse lensmanns- og politistasjonsdistriktene foreslås å ha ett tjenestested hver, med unntak av Setesdal som foreslås å ha to tjenestesteder. Videre foreslås opprettelse av to oppmøtesteder for polititjeneste i indre deler av Agder, hvor det i dag er egne lensmannsdistrikt med en eller to ansatte. Alternativ 1 har to oppmøtesteder for indre deler av Agder der det i dag er svært små lensmannskontor. Alternativet ivaretar vurderingskriteriene, oppgaveleveransen og kvalitetskravene i nærpolitireformen. Det sikrer lensmanns- og politistasjonsdistrikt som blir mer robuste enn det vi har mange steder i dag i forhold til beredskap, forebygging og etterforskning. Det sikrer bedre mulighet for spesialisering på flere steder enn i dag. Det foreslås også et alternativ 2 der de to nevnte oppmøtesteder blir betegnet som tjenestesteder. Dette vil gi 14 tjenestesteder fordelt på 11 lensmanns- og politistasjonsdistrikt. I alternativ 2 er oppmøtestedene foreslått som tjenestesteder. Dette innebærer at noe mer ressurser vil bli brukt til publikumsekspedisjon. Behovet for antall dager og timer tjenestestedene skal ha åpent, vil være avgjørende for hvor stor ressursbruk dette vil medføre. Kommunene i Aust- og Vest Agder ved kommunestyrene, og fagorganisasjonene i politidistriktet er høringsinstanser. Høringsfristen er satt til Politimester foreslår stedsplassering av tjenestesteder slik det fremgår av oversikten i de ulike alternativene. Alternativ 1: 11 Tjenesteenheter, 12 tjenestesteder og 2 oppmøtesteder Flekkefjord og Kvinesdal lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Flekkefjord og Kvinesdal lensmannskontor foreslås stedsplassert i Flekkefjord. (tjenestested) Farsund og Lyngdal lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Farsund og Lyngdal lensmannskontor foreslås stedsplassert i Farsund (tjenestested) Mandal, Lindesnes, Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad politistasjonsdistrikt (tjenesteenhet) Mandal og Lindesnes politistasjon foreslås stedsplassert i Mandal (tjenestested) Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad foreslås oppmøtested på Byremo. Kristiansand politistasjonsdistrikt (tjenesteenhet) Kristiansand politistasjon foreslås stedsplassert i Kristiansand (tjenestested) Søgne og Songdalen lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Søgne og Songdalen lensmannskontor foreslås stedsplassert i Songdalen (tjenestested) Vennesla og Iveland lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Vennesla og Iveland lensmannskontor foreslås stedsplassert i Vennesla (tjenestested) Lillesand og Birkenes lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Dokumentreferanse: Dato:

69 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Lillesand og Birkenes lensmannskontor foreslås stedsplassert i Lillesand (tjenestested) Setesdal lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Valle og Bykle lensmannskontor foreslås stedsplassert i Valle (tjenestested) Bygland, Evje og Hornnes lensmannskontor foreslås stedsplassert på Evje og Hornnes (tjenestested) Grimstad politistasjonsdistrikt (tjenesteenhet) Grimstad politistasjon foreslås stedsplassert i Grimstad (tjenestested) Arendal og Froland politistasjonsdistrikt (tjenesteenhet) Arendal og Froland politistasjon foreslås stedsplassert i Arendal (tjenestested) Risør, Tvedestrand, Gjerstad, Vegårshei og Åmli lensmannsdistrikt (tjenesteenhet) Risør, Tvedestrand og Gjerstad lensmannskontor foreslås stedsplassert i Risør (tjenestested) Åmli og Vegårshei foreslås oppmøtested på Åmli Alternativ 2: 11 tjenesteenheter og 14 tjenestesteder Eneste endring fra alternativ 1 er at oppmøtestedene på Byremo og i Åmli foreslås som tjenestesteder. Det vil si at det blir faste åpningstider for publikum. Når det gjelder antall geografiske driftsenheter, er det to alternativer, der politimester foreslår alternativ 2, med tre geografiske driftsenheter. Alternativ 2: Tre geografiske driftsenheter 1. Driftsenhet Vest Flekkefjord, Kvinesdal, Lyngdal, Farsund, Mandal, Lindesnes, Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad. 2. Driftsenhet Midt Kristiansand, Søgne, Songdalen, Vennesla, Iveland, Lillesand, Birkenes Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. 3. Driftsenhet Øst Arendal, Froland, Grimstad, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli, Risør og Gjerstad. Dokumentreferanse: Dato:

70 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt 2 Innledning 2.1 Bakgrunn og formål Politimester i Agder politidistrikt har fått i oppdrag å utarbeide forslag til ny struktur i politidistriktet ved inndeling i geografiske driftsenheter, lensmanns- og politistasjonsdistrikt, samt tjenestesteder. - Med "tjenesteenhet" menes lensmannsdistrikt eller politistasjonsdistrikt - Med "tjenestested" mener lokasjon hvor politiet yter tjenester til publikum (kontorsted) Målsetningen med endring av struktur er å sette Agder politidistrikt bedre i stand til å levere på samfunnsoppdraget, med fokus på de mål som er satt av Stortinget for nærpolitireformen, Prop.61 LS ( ): Operativt, synlig og tilgjengelig politi Kapasitet til å forebygge og etterforske Sikre innbyggernes trygghet Kompetent og effektivt nærpoliti Robuste fagmiljøer I dette dokumentet presenteres to alternativer til ny struktur med målsetning om å få høringsinnspill som kan bidra til utforming av politimesters endelige anbefaling. Politimester skal sende dette til Politidirektoratet innen 15. desember Videre arbeid med geografiske driftsenheter 1 vil foregå internt i politidistriktet etter endt høring. Ny struktur for geografiske driftsenheter fastsettes av politimester etter intern behandling av høringsinnspill og forhandling med de ansattes fagorganisasjoner. 2.2 Avgrensninger og avhengigheter Oppdraget baseres på Prop.61 LS ( ): Endringer i politiloven mv. (trygghet i hverdagen nærpolitireformen), Oppdrag om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder av og arbeidspakke fra Politidirektoratet. Politimester er i disse dokumentene gitt i oppdrag å utarbeide forslag til ny struktur basert på politifaglige vurderinger, med god involvering av kommuner og de ansattes fagorganisasjoner. Politimester leder styringsgruppen for tjenesteenhet- og tjenestestedsstruktur. Samtlige kommuner er invitert som deltakere i styringsgruppen. Noen kommuner har valgt å la seg representere av andre i etablert regionråd, mens andre kommuner har valgt å delta med egen ordfører. De ansattes fagorganisasjoner er med i styringsgruppen i tillegg til kommunikasjonssjef og prosjektleder i politidistriktet. Styringsgruppen for tjenesteenhet- og tjenestestedsstruktur godkjente mandat/arbeidspakke (vedlegg 1) i møte den Samtlige kommuner var invitert som deltakere til dette møtet. 1 Geografiske driftsenheter kan omfatte flere tjenesteenheter og -steder. Geografiske driftsenheter har det overordnede ansvaret for å lede og å koordinere ressursene ved de underlagte tjenestestedene, samt et særlig ansvar for å ivareta administrative oppgaver for tjenestestedene. Dokumentreferanse: Dato:

71 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Kommunene har vært involvert i prosjektet/arbeidet siden 12. mai Da informerte politimester og prosjektleder for første gang om arbeidet som skulle gjennomføres i politidistriktet. Til stede var ordførere og rådmenn. Arrangør var Fylkesmann og KS Agder. Samtlige kommuner fikk brev om prosessen i juni Kommunene fikk tilbud om besøk av prosjektleder som ville komme og informere om arbeidet med tjenesteenhetsstrukturen. 28 av 29 kommuner har takket ja til tilbudet og fått besøk. Enkelte kommuner har i tillegg hatt besøk av medlemmer fra politiets interne arbeidsgruppe og lokal lensmann/politistasjonssjef eller politikontakt. Politiet sendte også ut spørreundersøkelse (vedlegg 2) til alle kommunene med anmodning om videre distribusjon til samtlige kommunestyremedlemmer i juni Nærmere oversikt over prosessen med kommunene fremkommer av egen logg som er vedlagt dette dokument (vedlegg 3). Internt i politidistriktet har arbeidsgruppen arrangert flere workshops i driftsenheter, besøkt tjenestestedene for møter med de ansatte, samt kontinuerlig informert gjennom politiets intranett, Kilden. Det er utarbeidet egen logg for intern involvering som gir oversikt på dette arbeidet (vedlegg 4). Styringsgruppen for PNP Agder, som består av ledergruppen i politidistriktet, har vært referansegruppe i forhold til tjenesteenhet- og tjenestestedsstrukturen i politidistriktet. Politiets Fellesforbund, Politijuristene og Norges Politilederlag er representert i begge de nevnte styringsgruppene sammen med hovedverneombudet i politidistriktet. Prosjektleder er sekretær i begge styringsgruppene. Arbeidsgruppen har mottatt mange innspill med ulike begrunnelser i prosessen for utarbeidelse av forslag til ny struktur. I den forbindelse er kvalitetskrav og leveransekrav til tjenestested, tjenesteenheter og geografiske driftsenheter vurdert. Det er gjennomført en risiko- og sårbarhetsvurdering (ROS) av dagens struktur og leveranse innenfor beredskap, forebyggende politiarbeid, etterforskning og servicenivå. Politidirektoratet har i oppdragsbrev av presisert at forslaget om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur skal gjøres ut fra følgende vurderingskriterier: Tilgjengelighet og service overfor publikum Kvalitet i forebygging, etterforskning og beredskap Helhetlig styring og ledelse i politidistriktet Fleksibilitet i politidistriktet Videre fremkommer det av samme oppdragsbrev at lensmanns- og politistasjonsdistriktene skal ivareta følgende oppgaver: Levere ressurser til vakt- og patruljetjeneste Ha publikumsekspedisjon Drive kriminalitetsforebyggende arbeid Etterforske det store flertall av straffesaker Ha kontakt med samarbeidspartnere Som følge av mulig lovendring innenfor sivil rettspleie er ikke dette fagområdet vurdert spesifikt innenfor forslag til ny struktur. Sivil rettspleie er likevel ivaretatt i forslagene som fremlegges. Forvaltningsoppgaver er vektlagt i den grad dette utøves på tjenestestedsnivå. Agder politidistrikt har samlet saksbehandlingen for de fleste forvaltningsområder i fellesenhet, Dokumentreferanse: Dato:

72 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt mens det på tjenestesteder skal være mulig å levere søknader og få veiledning innenfor forvaltningsmessige spørsmål. Fremtidens lensmanns- og politistasjonsdistrikt skal ivareta følgende hovedkrav: 2 Motta anmeldelser, søknader og andre henvendelser, samt gi publikum veiledning om politiets tjenestetilbud Bidra til et kvalitativt løft for etterforskningsarbeidet Ha fleksible åpningstider som gjør det mulig å utføre tjenester hos politiet utenfor kontortid minst en dag i uken Tjenestestedene skal lokaliseres slik at minst 90 % av innbyggerne i politidistriktet har maksimalt 45 minutters kjøretid til nærmeste tjenestested Det er et politisk ønske at politifolk bor i mange lokalsamfunn 3 Dagens situasjon 3.1 Dagens organisering Agder politidistrikt er i dag organisert med fire geografiske driftsenheter, 25 politistasjons- og lensmannsdistrikt som inneholder totalt 27 tjenestesteder. Distriktet har tre funksjonelle driftsenheter med overordnet ansvar; felles operativ enhet, felles kriminalenhet og felles forvaltningsenhet. I tillegg er Namsfogden i Kristiansand og PST egne driftsenheter. Kristiansand har, som eneste politistasjonsdistrikt, to bydelsstasjoner i tillegg til politistasjonen i sentrum. Agder politidistrikt har erfaring med lensmannsdistrikt som betjener mer enn en kommune, da fire av lensmannsdistriktene gjør det i dag. (Søgne og Songdalen lensmannsdistrikt, Vennesla og Iveland lensmannsdistrikt, Marnardal og Audnedal lensmannsdistrikt samt Valle og Bykle lensmannsdistrikt.) Politidistriktet har i overkant av 630 årsverk fordelt på administrativ enhet, fellesenhetene, namsfogden i Kristiansand og de fire geografiske driftsenhetene (Vest, Midt, Øst og Setesdal). Distriktet er organisert med egne vakt- og beredskapsordninger i sine respektive driftsenheter, men det er kun Setesdal som har beredskapsvaktordning. Nærmere detaljer om dagens organisering av politidistriktets geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder finnes i vedlagte rapport. (vedlegg 5) 3.2 Faktaopplysninger Agder politidistrikt har en lang kystlinje og store innlandsområder. Distriktet grenser i vest til Rogaland, i øst og indre Agder med Setesdal til Telemark. Distriktet betjener 29 kommuner i Aust- og Vest Agder (Sirdal kommune ligger i Vest politidistrikt), og politidistriktet betjener snart innbyggere. Om sommeren mangedobles antall "innbyggere" og båttjenesten i Risør, Arendal, Kristiansand og Mandal får stort fokus både hos innbyggere og i media. Om vinteren er det store 2 Oppdragsbrev fra POD om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder av SSB befolkning innbyggere i Agderfylkene uten Sirdal. Dokumentreferanse: Dato:

73 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt utfartssteder i innlandet, eksempelvis Hovden hvor innbyggertallet stiger fra rundt 1000 til i helger og ferier. Politidistriktet innfrir i dag kravene til responstid innenfor de tre kategoriene, "under 2000 innbyggere", "mellom 2000 og innbyggere" og "over innbyggere. Politidistriktet har i dag en økonomisk og ressursmessig utfordring. I 2012 reduserte politidistriktet bemanningen med 36 årsverk for å komme i budsjettbalanse. Det er fortsatt store utfordringer med å få drift og budsjett til å balansere. Alle dagens 27 tjenestesteder, med unntak av to, har definerte åpningstider. Arendal og Kristiansand er døgnbemannet, mens Lyngdal, Mandal og Valle har åpent utover ordinær kontortid en dag i uken. I Kristiansand har bydelsstasjonene Randesund og Vågsbygd åpent mandag til fredag kl Kriminalitetsbildet i Agder er komplekst og høyest i landet etter Oslo per 1000 innbyggere. De seks største tjenestestedene, Kristiansand, Arendal, Grimstad, Søgne og Songdalen, Vennesla og Iveland og Mandal, stod samlet for 77,3 % av alle saker i Agder politidistrikt i Antall anmeldte saker har ligget relativt jevnt i Agder de siste fem årene, med en topp i 2013 på saker, og en bunn i 2012 på (vedlegg 6) 3.3 Behov og erfaringer med dagens organisering Dagens organisering i Agder politidistrikt har gjennomgått en utvikling etter forrige politireform 4. Politimester gjennomførte i perioden 2008 til 2012 et internt prosjekt som analyserte hva som var bra og hva som kunne bli bedre. Det ble pekt på en rekke tiltak. En struktur med 25 lensmanns- og politistasjonsdistrikt av svært ulik størrelse ble fremhevet som en begrensning i forhold til effektiv ressursutnyttelse og likhet i tjenesteleveranse til innbyggerne. Politidistriktet har flere lensmannskontor med kun én ansatt, mens Kristiansand som den største har over 100 ansatte. Distriktet har ulik struktur innenfor ulike lensmanns- og politistasjonsdistrikt. Dette skyldes blant annet ulikheter i størrelser på distriktene Risiko- og sårbarhetsvurdering I arbeidet med å utarbeide forslag til ny struktur har arbeidsgruppen gjennomført en risiko- og sårbarhetsvurdering av noen hovedområder innenfor tjenestetilbudet som leveres. Hovedfunn i denne vurderingen er beskrevet nedenfor og i vedlegg, og er et viktig grunnlag for endringene som foreslås. (vedlegg 7) Beredskap/operativ tjeneste Tilbakemeldingene fra kommunene og egne ansatte er at beredskapen er god langs kysten og i Setesdal. I flere steder av indre Agder har det de siste årene vært en reduksjon i tilstedeværelse av synlig politi, og derav redusert beredskap. Risiko- og sårbarhetsvurderingen viser at det leveres tilstrekkelig på kravet til responstid, men at det ikke leveres like god beredskap i de indre delene av distriktet sammenlignet med leveransene langs kysten og de største tettstedene/byene. De største byene har 4 Politireform 2000 Dokumentreferanse: Dato:

74 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt flest patruljer tilgjengelig og publikum her blir i stor grad ivaretatt, også ved mindre alvorlige hendelser. Innlandskommunene blir ivaretatt på oppdrag som gjelder liv og helse og andre alvorlige hendelser, men har i liten grad forebyggende, operativ tjeneste. Det er en utfordring at politipatruljer enkelte steder, og til enkelte tider, bemannes med mannskaper som har ulike oppmøtested, og som må bruke arbeidstid til å få etablert en fullverdig politipatrulje med to ansatte. Det er behov for justering av struktur for å øke mulighetene til bedre og mer robust beredskap over hele Agder, med særskilt fokus på en del innlandskommuner. Strukturendringen vil kunne frigi politioperativt personell fra skranketjeneste som vil kunne øke antall timeverk i beredskap og operativ tjeneste. Forebygging Forebyggende politiarbeid i Agder politidistrikt, slik det er organisert i dag, varierer fra tjenestested til tjenestested. Risiko- og sårbarhetsvurderingen har synliggjort at politiet ikke leverer en enhetlig og lik tjeneste innenfor dette fagområdet. En del av faget leveres likt og etter politidistriktets handlingsplan, mens andre deler er preget av lokalt initiativ og ressurstilgangen på det enkelte tjenestested. Det oppleves som utfordrende å få det forebyggende politiarbeid i tilstrekkelig grad forankret og ledelsesstyrt i politidistriktet. Dette arbeidet preges i noe grad av ulikheter i størrelser på lensmanns- og politistasjonsdistriktene. Dagens struktur gjør det vanskelig å få til fagmiljøer innenfor forebyggende arbeid og likhet i tjenesteleveransen. Det kriminalitetsforebyggende arbeidet i kommunene er i hovedsak forankret gjennom politiråd og SLT-ordningen 5. Hvor godt dette er forankret og fungerer varierer fra kommune til kommune, men det fremheves at politiråd og strategisk avtale er en suksessfaktor i forhold til samhandling mellom politi og de ulike sektorer i kommunene. Politidistriktet leverer mest kriminalitetsforebyggende arbeid på områdene barn og unge, samt rus og trafikk. I forhold til andre saksområder har politidistriktet betydelige utfordringer i forhold til en proaktiv og forebyggende tilnærming. Med dagens organisering viser risiko- og sårbarhetsvurderingen at samarbeidet med lokalsamfunnet har et forbedringspotensial på flere områder. Det er store forskjeller i politidistriktet når det gjelder oppfølging og deltagelse i kjernegrupper/ungdomskontakter og oppfølgingsteam. Risiko- og sårbarhetsvurderingen viser at politiet ikke i tilstrekkelig grad får gjennomført individrettede tiltak med god kvalitet. Oppfølgingen på disse områdene fungerer best på de tjenestesteder der man har dedikerte forebyggere. Se for øvrig eget vedlegg som beskriver dagens oppgaveutførelse innenfor det forebyggende arbeidet i politidistriktet. (vedlegg 8) Etterforskning Politidistriktet er sårbare i forhold til kapasitet innenfor etterforskning i de mindre lensmanns- og politistasjonsdistriktene. Det viser seg ofte vanskelig å sette team i alvorlige straffesaker som kan arbeide over lengre tid. Politifaglig erfarer man at 5 SLT: Samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak Dokumentreferanse: Dato:

75 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt straffesaker løses med best kvalitet der politiet er i stand til å ressurssette etterforskning kortest mulig tid etter det straffbare forhold er begått. Risiko- og sårbarhetsvurderingen viser at små tjenestesteder i dag ikke har ressurser til å etablere tilstrekkelig kompetanse knyttet til etterforskning av komplekse straffesaker. Eksempelvis gjelder dette på saksområdet "vold i nære relasjoner". Innenfor etterforskningsfeltet er det muligheter for forbedringer ved å få en mer lik struktur på etterforskningsarbeidet. Etterforskningsløftet, som er et eget delprosjekt i nærpolitireformen, vil de neste årene bidra til videreutvikling av etterforskningsfaget. Det vil være enklere å etablere nye rutiner og arbeidsmetoder ved større og mer robuste tjenesteenheter enn dagens organisering. Sivil rettspleie Med den sivile rettspleie på grunnplanet menes forliksrådene, namsmannsfunksjonen, stevnevitnefunksjonen (sivile) og enkelte andre rettspleiegjøremål som utføres på nivået under tingrettene: - I lensmannsdistrikter er lensmannen namsmann - I namsfogddistrikter er namsfogden namsmann - I politistasjonsdistrikter med sivile rettspleieoppgaver er politistasjonssjefen namsmann Agder politidistrikt har i dag 24 tjenestesteder med namsmannsfunksjon. I tillegg er Namsfogden i Kristiansand en egen driftsenhet. Etter at det ble åpnet for en sentralisering av saksbehandlingen knyttet til gjeldsordning i 2014, har politidistriktet langt på vei samlet dette i de geografiske driftsenhetene. Også innenfor tvangsfullbyrdelse er det gode samarbeidsordninger hvor saksbehandlere jobber for flere namsmenn. Flere steder har kommunene valgt felles interkommunale forliksråd. Når det gjelder åpningstider hos den enkelte namsmyndighet, henvises det til vedleggsrapporten for tjenestestedene. (vedlegg 5) Forvaltning og service Politidistriktet har langt på vei sentralisert forvaltningssakene til felles forvaltningsenhet som er stedsplassert på politihuset i Kristiansand. Våpensøknader og søknader om kjøreseddel kan leveres på det stedlige lensmanns/politistasjonskontor, og det blir behandlet i fellesenheten. Utlendingssaker er organisert i felles forvaltningsenhet, og det er to oppmøtesteder for publikum, i Kristiansand og Arendal. Pass utstedes i dag på sju steder i Agder politidistrikt; i Tvedestrand, Arendal, Kristiansand, Valle, Mandal, Lyngdal og Flekkefjord. Det er kun Arendal og Kristiansand som i dag tilbyr muligheten til å forhåndsbestille time for å få pass. Samhandling Risiko- og sårbarhetsvurderingen har ikke fokusert på samhandling spesifikt, men dette inngår som en del av helheten i arbeidet med nevnte vurdering. Tilbakemeldingene fra besøk i kommunestyrer og formannskap er i all hovedsak at kommunene opplever at samhandlingen fungerer bra innenfor de områder man har vært enige om å ha fokus på. Som nevnt under forebyggende arbeid er deler av dette arbeidet preget av lokale initiativ med lite forankring i strategi eller ledelse. Opplevelsen i kommunene er i noen tilfeller preget av kunnskap om det politiet leverer, og ikke preget av kunnskap om at det leveres på andre områder i andre kommuner. Et konkret eksempel er politiets deltakelse Dokumentreferanse: Dato:

76 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt i foreldremøter og i klasserom på skolene. Enkelte skoler og kommuner har slikt tilbud, mens andre ikke har slike besøk etter fastlagt plan. Samhandling foregår også i forhold til beredskap og operativ tjeneste. Dette faget ivaretas delvis på distriktsnivå og delvis på lokalt nivå. Samhandlingen beskrives stort sett som bra, men dette er et område hvor mer enhetlig struktur vil kunne gi enda bedre samhandling. Det er viktig at strukturen som nå foreslås gir grunnlag for faglig og profesjonell samhandling, uavhengig av personlig kompetanse og engasjement i det enkelte lensmanns- og politistasjonsdistrikt. Samhandlingen generelt mellom politiet og andre aktører kan bli bedre gjennom å få mer likhet i struktur og organisering i politiet. 4 Vurdering av alternativer Arbeidsgruppen som har utarbeidet forslag og anbefaling til politimester har vurdert en rekke forslag til ny struktur. Enkelte av disse forslagene går langt i å sentralisere store deler av de ansatte på færrest mulig steder. Grunnet befolkningstettheten langs kysten i Agder, og forholdvis korte avstander, vil det være mulig å levere på kvalitetskravet om at 90 % av befolkningen skal kunne kjøre til et tjenestested innen 45 minutter, ved å ha tre eller fire tjenestesteder i Agder politidistrikt. Arbeidsgruppen har også vurdert modeller der det bare er de minste tjenestestedene med svært få ansatte som samlokaliseres med andre. Disse modellene er ikke anbefalt da de gir færre muligheter til å bygge mer robuste enheter som sikrer kvalitet og likhet i tjenesteleveransen i politidistriktet. Tilbakemeldingen fra kommunene i indre Agder om at de har opplevd en mindre tilstedeværelse de siste årene, er tatt på alvor. Forslagene som anbefales i dette høringsdokumentet tilfredsstiller etter politimesters vurdering alle vurderingskriterier og mål i nærpolitireformen. Det er en liten forskjell i de to alternativene som foreslås til tjenestestedsstruktur. Denne forskjellen innebærer i alternativ 1 at det er 12 tjenestesteder og to oppmøtesteder. Oppmøtesteder skal levere polititjeneste innenfor alle fagområder, men ikke ivareta publikumsekspedisjon med faste åpningstider. I alternativ 2 er oppmøtestedene oppjustert til tjenestesteder som innebærer noe faste åpningstider for publikumsekspedisjon. Alternativ 2 har 14 tjenestesteder. Begge alternativene nedenfor innebærer at politidistriktet kan levere en helhetlig og god tjeneste innenfor beredskap, forebygging og etterforskning i hele politidistriktet. Den operative, synlige polititjenesten skal være spredt i politidistriktet med utgangspunkt fra tjenestesteder og oppmøtesteder (alternativ 1). Operasjonssentralen vil sikre at oppdrag løses etter prioritering og behov i hele politidistriktet uavhengig av hvor det er tjenestesteder. I forhold til beredskap og operativ tjeneste er det viktig at de som skal delta i patruljetjenesten møter parvis på sine tjenestesteder, slik at det ikke må brukes tid på å få etablert komplette patruljer med to ansatte. Alternativene som sendes ut på høring innebærer at 10 av 11 lensmanns- og politistasjonsdistrikter i fremtiden vil ha minimum ca innbyggere. Setesdal er grunnet geografi og bruk av beredskapsvakt (hjemmevakt for operative mannskaper) ikke innenfor dette antallet. Dette betyr at lensmanns- og politistasjonsdistriktene får en Dokumentreferanse: Dato:

77 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt bemanning som vil levere på nærpolitireformens mål. Strukturen vil sikre muligheten for mer likhet i oppgaveutførelse og organisering. Folketall 6 Antall politistillinger 7 Risiko- og sårbarhetsvurderingene, samt arbeidet med å se på hvordan politidistriktet i dag leverer på det forebyggende arbeidet, har vist at det er en del ulikheter i 6 Statistisk sentralbyrå, tall per Antall budsjetterte politistillinger i Dokumentreferanse: Dato:

78 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt tjenesteleveransen. Mer likhet i organiseringen vil sikre mer likhet og bedre kvalitet i leveransen av forebyggende politiarbeid. For å oppnå målsetningen om noe spredt bosetning av ansatte i hele politidistriktet er dette tatt inn som et av flere vurderingskriterier i forhold til antall og plassering av tjenestesteder/oppmøtesteder. Dette er et viktig argument for å foreslå nyetablering av oppmøtesteder i indre deler av Agder, hvor vi i dag har lensmannsdistrikt med svært lav bemanning. Modellen med felles oppmøtested/tjenestested i indre Agder, er foreslått av kommunene i indre Vest Agder (Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad), i prosessen med involvering av kommunene. Kristiansand politistasjonsdistrikt som betjener Kristiansand kommune har i dag to bydelsstasjoner, i Vågsbygd og Randesund. Politimester vil igangsette et eget arbeid i regi av PNP prosjektet, for å se på hvordan polititjenesten i fremtiden skal leveres i Kristiansand. Kommunen vil bli involvert i dette arbeidet, og behovet for å ha faste møtesteder mellom politi og andre etater i bydeler av Kristiansand vil da bli vurdert. Bydelsstasjonene vil fortsette i sin nåværende form mens dette arbeidet pågår. 4.1 Alternative tjenestestedsstrukturer Det har kommet forslag på flere alternativer gjennom involvering fra ansatte og kommuner. Alternativene som presenteres videre anses å være de som best ivaretar behov, mål og kvalitetskrav i nærpolitireformen. Muligheten til å bygge ny struktur basert på mer likhet i størrelse og robusthet, er et viktig argument for å ikke ha med alternativer med flere tjenesteenheter eller tjenestesteder enn det som fremkommer av forslaget. Risiko- og sårbarhetsvurderingen som er lagt til grunn underbygger viktigheten av å ha en viss størrelse på lensmanns- og politistasjonsdistriktene. Alternativer med mer sentralisering og enda større enheter vil kunne gi mer robusthet enn forslaget som fremmes. Det vil imidlertid ikke gi like gode muligheter til å levere på nærpolitireformens overordnede mål om nærhet. Forslaget balanserer kravet om nærhet, med muligheten til å få gode og mer robuste tjenesteenheter. 4.2 Analyse av de mest aktuelle alternativene Begge alternativene som beskrives nedenfor baseres på vurderingskriteriene, slik at Agder politidistrikt i fremtiden skal levere en helthetlig polititjeneste og innfri de mål og kriterier som er lagt til grunn og beskrevet i punkt 2.2. Risiko- og sårbarhetsvurderingen viser at de uønskede hendelsene som er vurdert i forhold til forebygging, beredskap og etterforskning får en lavere risiko ved ny struktur. (vedlegg 7) Det er vurdert å være liten forskjell i økonomisk gevinst mellom de to alternativene. Det vil være behov for leie av lokaler som tilfredsstiller de krav som stilles til et lensmannskontor. Den økonomiske gevinsten ligger i en betydelig reduksjon i antall tjenestesteder i hele politidistriktet. Dersom oppmøtestedene blir tjenestesteder vil det binde ressurser til publikumsekspedisjon og kontortjeneste i stedet for operativ patruljetjeneste. Det vil ikke være mulig å fastsette nøyaktig forventet økonomisk gevinst, da det ikke er avklart hvor politikontakter skal ha tilhold når de besøker kommuner som ikke har eget Dokumentreferanse: Dato:

79 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt tjenestested. Det er videre ikke avklart hvorvidt dagens leiekontrakter skal forlenges i de bygninger vi har tjenestesteder, eller om nybygg vil gi annet kostnadsgrunnlag. Ved gjennomgang av dagens eiendomsportefølje ligger det en forventing om å kunne spare mellom 3 og 3,5 millioner kroner for politidistriktet i årlig eiendomskostnader (leie og driftskostnader) som følge av forslaget til ny struktur. Det er stor usikkerhet knyttet til dette beløpet, da det vil måtte inngås nye leieavtaler flere steder i politidistriktet. Politidistriktet leier i dag betydelig areal over det som nå er normen for hver ansatt i moderne politibygg. Dette innebærer at det er et potensiale i den totale eiendomskostnaden som går utover innsparinger som følge av oppsagte leiekontrakter. I forhold til politiårsverk er det viktig å presisere at Agder politidistrikt i flere år har involvert mange lensmenn i operativ tjeneste. Dette innebærer at det er mindre gevinster å hente i form av frigitte politiårsverk ved samlokalisering av lensmanns- og politistasjonsdistrikt. Det meste av politiårsverk som frigjøres vil være fra bundet innetjeneste for å ivareta åpningstider, til muligheter for operativ tjeneste. I dag har flere tjenestesteder åpent selv om det bare er én politiansatt på jobb. I et HMS-perspektiv er det ikke anbefalt å ha politi på jobb alene for å holde lensmannskontor eller politistasjoner åpne. Dette innebærer at hvert vaktsett med åpent tjenestested, vil måtte beregnes som ett vaktsett med komplett patrulje (2 politi). Det må presiseres at polititjenestemenn og kvinner som i dag ivaretar publikumsekspedisjon samtidig ivaretar etterforskning, forebyggende politiarbeid eller annet kontorarbeid som er nødvendig i forhold til saksporteføljen på et tjenestested. Det forventes at nye arbeidsmetoder, mer helhetlig tjenesteplanlegging og etterforskningsløftet 8 vil gi de største ressursene på sikt i forhold til muligheten for økt kapasitet innenfor operativ tjeneste og beredskap. 8 Etterforskningsløftet er et nasjonalt prosjekt for å bedre effektivitet og kvalitet innen etterforskning Dokumentreferanse: Dato:

80 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Alternativ 1 11 Tjenesteenheter, 12 tjenestesteder og 2 oppmøtesteder Forslag til stedplassering er merket slik: Kristiansand Lensmannskontor Politistasjon (Tjenestested) Lensmannsdistrikt Politistasjonsdistrikt (Tjenesteenhet) Flekkefjord og Kvinesdal lensmannsdistrikt Farsund og Lyngdal lensmannsdistrikt Mandal, Lindesnes, Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad politistasjonsdistrikt Kristiansand politistasjonsdistrikt Søgne og Songdalen lensmannsdistrikt Vennesla og Iveland lensmannsdistrikt Lillesand og Birkenes lensmannsdistrikt Setesdal lensmannsdistrikt Valle og Bykle lensmannskontor Flekkefjord og Kvinesdal lensmannskontor Farsund og Lyngdal lensmannskontor Mandal og Lindesnes politistasjon Kristiansand politistasjon Søgne og Songdalen lensmannskontor Vennesla og Iveland lensmannskontor Lillesand og Birkenes lensmannskontor Oppmøtested (Ett felles oppmøtested for politikontakter og politiressurser i disse kommunene) Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad oppmøtested Byremo Bydelsstasjonene i Kristiansand skal vurderes i egen prosess Grimstad politistasjonsdistrikt Arendal og Froland politistasjonsdistrikt Risør, Tvedestrand, Gjerstad, Vegårshei og Åmli lensmannsdistrikt Bygland, Evje og Hornnes lensmannskontor Grimstad politistasjon Arendal og Froland politistasjon Gjerstad, Risør og Tvedestrand lensmannskontor Åmli og Vegårshei oppmøtested. Dokumentreferanse: Dato:

81 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Alternativ 2 11 Tjenesteenheter og 14 tjenestesteder Forslag til stedplassering er merket slik: Kristiansand Lensmannskontor Politistasjon (Tjenestested) Lensmannsdistrikt Politistasjonsdistrikt (Tjenesteenhet) Flekkefjord og Kvinesdal lensmannsdistrikt Farsund og Lyngdal lensmannsdistrikt Mandal, Lindesnes, Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad politistasjonsdistrikt Kristiansand politistasjonsdistrikt Søgne og Songdalen lensmannsdistrikt Vennesla og Iveland lensmannsdistrikt Lillesand og Birkenes lensmannsdistrikt Setesdal lensmannsdistrikt Flekkefjord og Kvinesdal lensmannskontor Farsund og Lyngdal lensmannskontor Mandal og Lindesnes politistasjon Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad lensmannskontor Byremo Kristiansand politistasjon Søgne og Songdalen lensmannskontor Vennesla og Iveland lensmannskontor Lillesand og Birkenes lensmannskontor Valle og Bykle lensmannskontor Grimstad politistasjonsdistrikt Arendal og Froland politistasjonsdistrikt Risør, Tvedestrand, Gjerstad, Vegårshei og Åmli lensmannsdistrikt Bygland, Evje og Hornnes lensmannskontor Grimstad politistasjon Arendal og Froland politistasjon Gjerstad, Risør og Tvedestrand lensmannskontor Åmli og Vegårshei lensmannskontor Dokumentreferanse: Dato:

82 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Alternativene presentert i kart Kartgrunnlag: Kartverket Dokumentreferanse: Dato:

83 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt 4.3 Stedsplassering av tjenestesteder Valg av sted for plassering av tjenestesteder og oppmøtesteder i alternativene er vurdert med bakgrunn i ulike kriterier. Det er ikke foretatt vurdering av steder hvor lensmannsog eller politistasjonsdistriktet forblir uendret i forhold til dagens struktur. Forslag til stedsplassering innebærer ikke plassering i bygning eller spesifikt sted, men knyttes i denne omgang til stedsplassering i kommune. Risør, Tvedestrand og Gjerstad lensmannsdistrikt Risør kommune anbefales som valg av sted for plassering av felles tjenestested for dette lensmannsdistriktet. Det er noen faktorer som taler for denne plasseringen og andre faktorer som tilsier at annet sted kan velges. Følgende faktorer er vurdert som grunnlag for dette valget, som i hovedsak har vært en vurdering mellom Tvedestrand og Risør: Risør dekker utkanten i distriktet mens Tvedestrand har en nærhet til Arendal som vil bli enda nærmere når ny E 18 er på plass. En større andel av innbyggerne i lensmannsdistriktet kan med dette valget oppsøke politiet på kortere tid enn om Tvedestrand blir valgt. Dette som følge av at innbyggere i Tvedestrand kan oppsøke politiet i Arendal. Ifølge SSB forventes en sterkere vekst av innbyggere i Risør enn Tvedestrand frem mot I de tilfeller polititjenesten skal leveres med utgangspunkt fra tjenestested, vil Tvedestrand kunne dekkes både av Arendal og eget lensmannsdistrikt. Dette medfører en noe bedre beredskap begge steder ved valg av Risør som tjenestested for lensmannsdistriktet. Gjerstad er ikke foreslått som følge av mindre befolkningsgrunnlag enn de to øvrige kommunene. Åmli og Vegårshei oppmøtested eller tjenestested Stedsplasseres i Åmli. Åmli har størst befolkning av kommunene som skal dekkes av polititjeneste fra dette stedet. Åmli ligger lengst fra polititjenesten langs kysten og vil således være mer sårbar i forhold til beredskap enn Vegårshei. Det planlegges for at de ansatte som plasseres i Åmli også vil ha et særskilt ansvar for deler av polititjenesten i indre deler av Froland og Birkenes. Ordførerne i Åmli, Gjerstad, Risør og Vegårshei har støttet forslaget om eget oppmøtested for innlandskommunene, og de anbefaler plassering i Åmli. Arendal og Froland politistasjon Nytt og moderne politihus på Stoa med kort avstand til nedre del av Froland videreføres som tjenestested for Arendal og Froland. Indre del av Froland vil kunne få deler av polititjenesten fra oppmøtested/tjenestested i Åmli. Grimstad politistasjon Viderefører dagens stedsplassering i Grimstad. Lillesand og Birkenes lensmannskontor Stedsplasseres i Lillesand. Befolkningsgrunnlaget er størst i Lillesand kommune. Avstanden til Birkeland hvor størstedelen av innbyggerne i Birkenes bor, er svært kort. Dokumentreferanse: Dato:

84 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Stedsplassering i Lillesand vil gi flest innbyggere i lensmannsdistriktet kort vei til tjenestestedet. Vennesla og Iveland lensmannskontor Viderefører dagens stedsplassering i Vennesla. Kristiansand politistasjon Videreføres med Sentrum politistasjon. Bydelsstasjonene vurderes i eget arbeid på et senere tidspunkt. Søgne og Songdalen lensmannskontor Viderefører dagens stedsplassering i Songdalen. Valle og Bykle lensmannskontor Viderefører dagens stedsplassering i Valle. Evje og Hornnes og Bygland lensmannskontor Stedsplasseres i Evje og Hornnes. Befolkningsgrunnlaget er størst i Evje og Hornnes kommune. Stedsplassering i Evje og Hornnes vil gi flest innbyggere i nedre del av lensmannsdistriktet kort vei til tjenestestedet. Mandal og Lindesnes politistasjon Stedsplasseres i Mandal. Befolkningsgrunnlaget er størst i Mandal. Stedsplassering i Mandal vil gi flest innbyggere i politistasjonsdistriktet kort vei til tjenestestedet. Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad - oppmøtested eller tjenestested Stedsplasseres i Byremo. Kommunene har sammen foreslått dette stedet og opprettelsen av felles oppmøtested eller tjenestested for berørte kommuner. Byremo har bebyggelse og videregående skole. Byremo ligger sentralt i indre deler av Vest Agder som skal dekkes. Indre deler av Kvinesdal vil også kunne dekkes av polititjenester fra nevnte sted. Farsund og Lyngdal lensmannsdistrikt Farsund kommune anbefales som valg av sted for plassering av felles tjenestested for dette lensmannsdistriktet. Det er noen faktorer som taler for denne plasseringen, og andre faktorer som tilsier at annet sted kan velges. Følgende faktorer er vurdert som grunnlag for dette valget: Farsund dekker en utkant av lensmannsdistriktet mens Lyngdal også vil kunne få polititjenester fra Mandal og andre deler av politidistriktet på kortere tid enn Farsund vil kunne få. Kommunene har tilnærmet likt befolkningsgrunnlag. Farsund har et omland/vanse-borhaug med en spredt befolkning (ca 5000 innbyggere) som får lenger avstand til politiet om man etablerer tjenestested i Lyngdal. Farsund har et mer etablert uteliv enn Lyngdal. Farsund er Listerregionens største by. Lister Tingrett er etablert i Farsund, uten at det er vektlagt betydning i forhold til stedsvalg. Farsund har høyt antall havneanløp. Dokumentreferanse: Dato:

85 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Ifølge SSB forventes en sterkere vekst av innbyggere i Lyngdal enn Farsund frem mot I dag har Farsund ca flere innbyggere, mens i 2040 forventes Lyngdal å ha ca. 800 flere innbyggere enn Farsund. Lyngdal ligger sentralt plassert i Listerregionene med nærhet til E 39. Farsund har døgnbemannet kommunal legevakt, mens Lyngdal har legevakt på kvelder, netter og i helger i Flekkefjord. Flekkefjord og Kvinesdal lensmannskontor Flekkefjord kommune anbefales som valg av sted for plassering av felles tjenestested for dette lensmannsdistriktet. Det er noen faktorer som taler for denne plasseringen, og andre faktorer som tilsier at annet sted kan velges. Følgende faktorer er vurdert som grunnlag for dette valget: Flekkefjord har et høyere befolkningsgrunnlag enn Kvinesdal. Dette innebærer at en større andel av innbyggere i lensmannsdistriktet kan oppsøke politiet på kortest mulig tid. Kvinesdal har et stort areal med en del innbyggere i innlandet med lang avstand til Flekkefjord. Oppmøtestedet/tjenestestedet på Byremo vil også kunne betjene denne delen av befolkningen i Kvinesdal. Flekkefjord har et mer etablert uteliv enn Kvinesdal. Flekkefjord har døgnbemannet kommunal legevakt og sykehus for regionen. Flekkefjord har et betydelig høyere antall straffesaker. Endelig anbefaling fra politimester om stedsvalg vil bli foretatt i forbindelse med innsending av forslag til ny struktur etter høringsfristens utløp. 4.4 Drøfting av alternative tjenesteenhets- og tjenestestedsstrukturer Begge alternativene innebærer at politidistriktet blir bedre i stand til å levere en mer lik og helhetlig polititjeneste i Agder politidistrikt. Begge alternativene vil gi minst like god, og på de fleste steder en bedre beredskap, bedre evne til å forebygge, kortere responstid og bedre responskvalitet. Risiko- og sårbarhetsvurderingen viser samme lave nivå der risikoen for uønskede hendelser har vært vurdert som lav, og lavere risiko på alle områder der dette ved dagens struktur er vurdert som middels, moderat eller høy risiko. (vedlegg 7) Ved å få frigjort ressurser fra publikumsekspedering og kontorarbeid, og omsatt dette til operativ patruljetjeneste, vil politiet bli mer synlig og tilgjengelig. Som følge av større lensmanns- og politistasjonsdistrikt en del steder, vil sårbarheten bli redusert i de kommunene der dette er vurdert å ikke være godt nok i dag. De steder som opprettholdes vil minst opprettholde dagens nivå, mens målet er at også disse stedene skal få mer synlig og tilgjengelig politi når reformen settes i verk og gevinstene kan hentes ut. Tjenesteenhetene vil få kapasitet til å forebygge og etterforske på et nivå som blir bedre i hele politidistriktet. Også her vil effekten i første omgang bli mest synlig i de områdene der samlokaliseringen gjennomføres, men på sikt vil hele politidistriktet få økt kapasitet og kompetanse innenfor disse fagområdene. I vedlegg som beskriver dagens ulike områder innenfor forebyggende arbeid, kan man se eksempler på områder der politiet kan bli bedre og levere mer likhet i tjenestetilbudet. Mulighetene som åpnes med strukturendringen i forhold til mer robuste og kompetente enheter, vil sikre innbyggernes trygghet på mist samme nivå som i dag. Når Dokumentreferanse: Dato:

86 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt kontortjeneste blir omgjort til mer patruljetjeneste og synlig tilstedeværelse, bør tryggheten kunne påvirkes i positiv retning. Målet med et kompetent og effektivt nærpoliti vil bli ivaretatt med forslaget til ny struktur i Agder. Kompetanse og kapasitet er gjennomgående argumenter for strukturen som foreslås. Innenfor de rammer og ressurser som tildeles politidistriktet vil strukturen gi bedre rom for å bygge robuste fagmiljøer når kapasitet kan flyttes fra publikumsekspedering til andre fagområder. Utfordringen med dette feltet blir å finne rett balanse mellom operativ tjeneste og økt antall patruljer i forhold til robuste fagmiljøer. Alternativ 1 har to oppmøtesteder for indre deler av Agder der det i dag er svært små lensmannskontor. Alternativet ivaretar vurderingskriteriene, oppgaveleveransen og kvalitetskravene i nærpolitireformen. Det sikrer lensmanns- og politistasjonsdistrikt som blir mer robuste enn det vi har mange steder i dag i forhold til beredskap, forebygging og etterforskning. Det sikrer bedre mulighet for spesialisering på flere steder enn i dag. I alternativ 2 er oppmøtestedene foreslått som tjenestesteder. Dette innebærer at noe mer ressurser vil bli brukt til publikumsekspedisjon. Behovet for antall dager og timer tjenestestedene skal ha åpent, vil være avgjørende for hvor stor ressursbruk dette vil medføre Oppsummering Alternativ 1 er politimester i Agder sitt forslag til ny struktur for Agder politidistrikt. Endelig anbefaling av ny struktur vil bli utarbeidet når høringen er besvart av kommunene og de ansattes fagorganisasjoner. 5 Geografiske driftsenheter Geografiske driftsenheter kan omfatte flere tjenesteenheter og -steder. Geografiske driftsenheter har det overordnede ansvaret for å lede og å koordinere ressursene ved de underlagte tjenestestedene, samt et særlig ansvar for å ivareta administrative oppgaver for tjenestestedene. 9 Geografiske driftsenheter skal være et geografisk område i et politidistrikt, som har ansvar for politioppgavene innenfor dette geografiske området. Kommunene og fagorganisasjonene skal høres om forslag til ny struktur for geografiske driftsenheter. Beslutningsprosessen gjennomføres internt i politidistriktet som en forhandlingssak når høringen er avsluttet. Følgende krav til geografiske driftsenheter fremkommer av oppdragsbrevet av : Gi fullverdig polititjeneste i driftsenhetens geografiske område Ha tilstrekkelige ressurser med riktig kompetanse for å kunne yte fullverdig polititjeneste 9 Oppdragsbrev fra POD om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder av Dokumentreferanse: Dato:

87 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Kunne bære tildelte oppgaver med tilfredsstillende effektivitet og kvalitet innenfor gitte rammer Ha evne til å lede og koordinere forebygging og etterforskning i driftsenhetens geografiske område Ha hensiktsmessige vakt- og samarbeidsordning med evne til å levere kontinuerlig operativ beredskap og fleksibilitet til å håndtere variasjoner i beredskapsbehovet Kunne bygge nødvendige fagmiljøer og spisskompetanse etter behov Ha evne til fleksibel bruk av ressurser Kunne håndtere større oppgaver/prosjekt som går over tid Ha tilstrekkelig saksvolum mht. å utvikle og vedlikeholde kompetanse Agder politidistrikt har i dag fire geografiske driftsenheter, som beskrevet i eget dokument, (vedlegg 5) Disse er inndelt samsvarende med dagens vaktsamarbeidsområder. I arbeidet med å utarbeide forslag til struktur for geografiske driftsenheter har det kommet flere innspill på at kravene som settes til leveranser innenfor en geografisk driftsenhet, betinger en størrelse som overgår dagens Setesdal driftseining. Det er videre flere som stiller spørsmål ved om Vest driftsenhet vil bli robust nok til å kunne bygge spesialistmiljø. Det er stor enighet internt i politidistriktet om at vi i fremtiden bør ha minst to geografiske driftsenheter, og maksimalt tre geografiske driftsenheter. Det har vært få innspill fra kommunene i forhold til fremtidig strukturering av geografiske driftsenheter i arbeidet med ny struktur. Det foreligger to alternativer som sendes ut til høring. Politimester har anbefalt å dele politidistriktet i 3 geografiske driftsenheter, men endelig forslag vil først bli utarbeidet når høringsfristen er ute Aktuelle alternativer med drøfting Begge alternativene forventes å kunne levere på de krav som stilles til en geografisk driftsenhet og som er listet i innledningen til dette kapitel. Inndeling i geografiske driftsenheter foreslås i sammenheng med struktur for lensmannsog politistasjonsdistrikt Alternativ 1 To Geografiske driftsenheter 1. Driftsenhet Vest og Midt Flekkefjord, Kvinesdal, Lyngdal, Farsund, Mandal, Lindesnes, Åseral, Marnardal, Audnedal Hægebostad, Kristiansand, Søgne, Songdalen, Vennesla, Iveland, Lillesand, Birkenes, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. 2. Driftsenhet Øst Arendal, Froland, Grimstad, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli, Risør og Gjerstad. Dokumentreferanse: Dato:

88 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Distriktet vil med denne modellen få to robuste geografiske driftsenheter. Begge vil ha arrest, selv om det er forskjell på antall arrestdøgn. Forskjellen vil bli stor i antall ansatte med to geografiske driftsenheter. Driftsenhet Øst vil ha 95,5 politiårsverk, mens den andre driftsenheten vil ha 196,5 politiårsverk. Videre vil den minste driftsenheten ha tre lensmanns- og/eller politistasjonsdistrikt, mens den største enheten vil ha åtte slike distrikt. Det påpekes som en utfordring at tyngdepunktet i den største driftsenheten vil være i Kristiansand, som har betydelige utfordringer innenfor mange områder. Det kan være en utfordring å ivareta distriktet like godt som sentrale strøk innenfor en slik geografisk driftsenhet. Avstanden fra kommunene til politimesters ledergruppe forventes å bli noe større ved to geografiske driftsenheter, enn ved tre. Store enheter vil lettere kunne bygge spesialistmiljøer innenfor ansvarsområdet, men utfordringen kan bli å få slik kompetanse ut i distriktet for øvrig som følge av stor saksmengde i sentrale strøk. Ved to geografiske driftsenheter blir disse mindre sårbare i forhold til økonomiske ressurser. Det vil gi et større handlingsrom innenfor budsjettstyringen å ha to geografiske driftsenheter Alternativ 2 Tre Geografiske driftsenheter 4. Driftsenhet Vest Flekkefjord, Kvinesdal, Lyngdal, Farsund, Mandal, Lindesnes, Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad. 5. Driftsenhet Midt Kristiansand, Søgne, Songdalen, Vennesla, Iveland, Lillesand, Birkenes Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. 6. Driftsenhet Øst Arendal, Froland, Grimstad, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli, Risør og Gjerstad. Distriktet vil med denne modellen få tre geografiske driftsenheter med noe mindre robusthet i to av driftsenhetene, enn i alternativet med to. Forskjellen vil bli mindre i antall ansatte med to geografiske driftsenheter. Driftsenhet Øst vil ha 95,5 politiårsverk, Driftsenhet Midt vil ha 136, mens Vest vil ha 60,5. Dette gir en noe mer lik størrelse enn alternativ 1. Driftsenhet Øst og Vest vil ha tre lensmanns- og/og eller politistasjonsdistrikt hver, mens driftsenhet Midt vil ha fem lensmanns- og/eller politistasjonsdistrikt. Distriktet i Vest blir mer selvstendig og mindre påvirket av Kristiansand som det største politistasjonsdistriktet. Dokumentreferanse: Dato:

89 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Avstanden fra kommunene til politimesters ledergruppe forventes å bli mindre ved tre geografiske driftsenheter, enn ved to. Store enheter vil lettere kunne bygge spesialistmiljøer innenfor ansvarsområdet, men utfordringen kan bli å få slik kompetanse ut i distriktet for øvrig som følge av stor saksmengde i sentrale strøk. Tre geografiske driftsenheter vil gi større mulighet for å etablere spesialistmiljø i Vest. Dette vil kunne virke positivt på rekruttering i den delen av politidistriktet. To geografiske driftsenheter blir mindre sårbare i forhold til økonomiske ressurser. Tre geografiske driftsenheter vil gi noe mindre handlingsrom innenfor budsjett for to av enhetene, enn i alternativet med to driftsenheter. Tre geografiske driftsenheter gir geografien flere stemmer i politimesters ledergruppe som allerede er besluttet sammensatt med fire funksjonelle driftsenheter i tillegg til PST og tre stabsledere. Dette vil kunne skape større forståelse for utkantene i politidistriktet Oppsummering Politimester foreslår alternativ 2 med tre geografiske driftsenheter for Agder politidistrikt. Endelig forslag til ny geografisk driftsenhetsstruktur vil bli fremlagt til forhandling med de ansattes fagorganisasjoner når høringen er besvart. 6 Tjenestetilbudet til innbyggerne De tjenestetilbud som her beskrives er en følge av høringsforslagene til strukturendring og betinger at politidistriktet beholder de ressurser som fristilles ved omorganiseringen. Politimester mener politidistriktet vil få en økonomisk gevinst i form av reduserte eiendomsutgifter som følge av forslagene om reduksjon i antall tjenestesteder og tjenesteenheter. Dersom denne innsparingen ikke beholdes i politidistriktet, vil tjenestetilbudet som beskrives nedenfor kunne bli redusert. Tjenestetilbudet som beskrives betinger også at politidistriktet beholder det antall årsverk som frigjøres ved effektivisering gjennom strukturendring og andre tiltak i nærpolitireformen. Forebyggende arbeid Det forebyggende arbeidet skal ivaretas av tjenesteenhetene og tjenestestedene i politidistriktet. Det skal avsettes øremerkede ressurser til forebyggende arbeid i hvert lensmanns- og politistasjonsdistrikt. Denne ressursen skal sikre at arbeidet gis tilstrekkelig prioritet. De som har dette som hovedoppgave skal så langt som mulig skjermes fra andre oppgaver. Det presiseres at politikontakten skal sikre tett dialog med kommunen og ivareta et overordnet ansvar for det forebyggende arbeidet i hver kommune. Vedlagte beskrivelse av det forebyggende arbeidet viser mangfoldet i tjenesteleveransen innenfor nevnte fagområde. Målsetningen med strukturendringen er å kunne levere helhetlig og forutsigbar forebyggende tjeneste i alle kommunene i politidistriktet uavhengig av hvor tjenestestedene er plassert. Dokumentreferanse: Dato:

90 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Beredskap Mannskapene som skal delta i turnusordning for vakt og beredskap skal ha oppmøtested på tjenestestedene/ oppmøtestedene. Patruljene skal så langt som mulig bemannes med to fra samme tjenestested. Patruljene skal i hovedsak ivareta operativ tjeneste innenfor hele lensmanns- og politistasjonsdistriktet, med særlig fokus på de kommunene tjenestestedet/oppmøtestedet er satt til å ivareta. Operasjonssentralen vil fortsatt prioritere oppdrag i andre deler av distriktet ved behov. Operasjonssentralen skal sikre en spredning på patruljetjenesten og sørge for at distriktet er godt dekket med patruljer eller beredskapsvakt så langt dette er mulig. Fremtidig ressurssituasjon vil avgjøre antall patruljer i hvert område. Målsetningen er økning i antall operative patruljer i politidistriktet for å levere på nærpolitireformens mål. Det er ikke mulig å tallfeste eller tidfeste dette nå, da ressurssituasjonen og bemanningsfordelingen ikke vil bli gjennomført før etter at ny struktur er avklart. Det er en klar målsetning for Agder politidistrikt å levere på krav til responstid og hele tiden strekke oss etter muligheter til å levere bedre enn kravene som stilles når alvorlige hendelser skjer. Kommunene og innbyggerne i Agder vil kunne forvente like god eller bedre beredskap når ny struktur er etablert. I første omgang vil fokus på de deler av distriktet som har hatt en betydelig reduksjon i operativt og synlig politi merke endringene. Tett kontakt med lokale aktører Politikontaktene vil gis et hovedansvar for kontakt med lokale aktører. Videre vil forebyggere innenfor SLT-samarbeidet ha tett kontakt. Strukturendringen og gjennomføring av nærpolitireformen må kunne forventes å gi bedre kapasitet til samhandling i politidistriktet. Strukturen på tjenestesteder/oppmøtesteder som foreslås i Agder vil sikre en god spredning av mannskaper i bygd og by. Etterforskning Som nevnt tidligere i rapporten vil større tjenesteenheter sikre mulighet for mer fagkompetanse og spesialisering innenfor enkelte områder. Dette sammen med fokus på etterforskning og mer etterforskning på stedet i forbindelse med ulike hendelser, vil gi grunnlag for at kvaliteten og effektiviteten på etterforskningen forbedres. Sivil rettspleie Sivil rettspleie skal håndteres mest mulig effektivt med høy faglig kompetanse uavhengig av hvilke struktur som velges for lensmanns- og politistasjonsdistriktene. Lovendringen som er foreslått avventes før man kan beskrive i detalj hvordan disse tjenestene i fremtiden vil bli levert. Nærmere orientering om tjenestetilbudet skal utarbeides når ny tjenesteenhet- og tjenestestedsstruktur er fastlagt og politidistriktet har oversikt på ressurssituasjonen for politidistriktet. Politikontakt Alle kommuner skal ha en politikontakt. Politikontaktens arbeid skal utføres i kommunen vedkommende er kontakt for. Dette vil være et viktig kontaktpunkt mellom politiet, publikum og de ulike aktørene i den enkelte kommune også der man ikke har egne tjenestesteder. Politikontaktene skal ha en eller flere dager i uken der de er til stede i kommunene der det ikke er tjenestested. Dokumentreferanse: Dato:

91 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt Politikontakten er tjenesteenhetsleders daglige kontaktledd med kommunene og rådgiver innen kriminalitetsforebyggende virksomhet. Politikontakten skal følge opp at politiet har nødvendig kontakt med kommunene som tilhører tjenesteenheten, og har ansvar for at anbefalinger i SLT og politiråd følges opp i politidistriktet. 7 Høringsinnhold Vi ber om at det gis høringsinnspill til politimesters forslag til lokal struktur i Agder politidistrikt. Det er ønskelig at høringssvaret inndeles på følgende måte: Tjenestestedsstruktur, med stedsplassering Lensmanns- og politistasjonsdistrikt med grenser og tjenestetilbud Geografisk driftsenhetsstruktur Annet her skrives det som ikke faller naturlig inn under punktene over 8 Høringsfrist og adresse for høringssvar Høringsfristen er satt til Høringssvar merkes: "Politireform PNP Høring " Høringssvar sendes: Agder politidistrikt PNP Agder Postboks 514, Lundsiden 4605 Kristiansand Mail: post.agder@politiet.no Det er ønskelig at kommuner eller fagforeninger i politiet som velger å ikke levere høringssvar tilkjennegir dette med mail til post.agder@politiet.no. Dokumentreferanse: Dato:

92 Høringsnotat effektivisering av geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder i Agder politidistrikt 9 Vedlegg Vedlegg 1 Mandat/arbeidspakke, side 28 Vedlegg 2 Spørreundersøkelse til kommunene, side 32 Vedlegg 3 Logg involvering kommunene, side 35 Vedlegg 4 Logg intern involvering ansatte, side 37 Vedlegg 5 Dagens organisering av Agder politidistrikt, side 38 Vedlegg 6 Kriminalitetsbildet i Agder politidistrikt, side 76 Vedlegg 7 Risiko og sårbarhetsvurdering (ROS), side 90 Vedlegg 8 Forebyggende arbeid, side 97 Dokumentreferanse: Dato:

93 VEDLEGG 1 PNP Agder Arbeidspakke/mandat Org-AP3 Utarbeide forslag til tjenesteenhet- og tjenestestedsstruktur 1 Formål Utarbeide forslag til ny tjenesteenhetsstruktur (lensmanns- og politistasjonsdistrikt) og tjenestestedskontor (lensmannskontor og politistasjoner) for Agder politidistrikt. Det opprettes en arbeidsgruppe som gis i oppdrag å utarbeide forslag til tjenesteenhetog tjenestestedsstruktur for politidistriktet. Forslaget skal være basert på sentrale føringer og tett samarbeid med kommunene i Agder. Lokal tjenestestedsstruktur skal legge til rette for et nærpoliti som er operativt og synlig, med kapasitet til å forebygge, etterforske og påtale kriminelle handlinger. En viktig forutsetning for å lykkes med nærpolitireformen vil være å utnytte politiets ressurser bedre enn i dag. Effektivisering av politidistriktenes lokale struktur skal bidra til å frigjøre tid og ressurser, slik at politiet kan være mer tilgjengelige og tilstede i nærmiljøene. Politiets lokale struktur (tjenesteenheter og tjenestesteder) skal være i samsvar med krav som skal sikre høy kvalitet i polititjenesten, og fastsettes etter involvering av berørte kommuner. 2 Ansvarlig Prosjektleder PNP Agder 3 Involveres Politimester Kommunene i Agder Styringsgruppe tjenesteenhetsstruktur Styringsgruppe PNP Agder Geografiske og funksjonelle driftsenheter Tjenestestedsledere 4 Styringsgruppe 1 Det skal etableres en styringsgruppe, som skal ledes av politiet. Styringsgruppen skal minimum bestå av representanter for politimesteren, berørte kommuner og de ansatte i politiet med arbeidstakerorganisasjonene. Styringsgruppen skal utforme mandat for vurdering av tjenesteenheter og tjenestesteder, herunder spørsmål om organisering av arbeidet (arbeidsgrupper mv.) godkjenne plan for involvering av lokalsamfunnene og involvering av de tillitsvalgte i prosessen sikre at kommunenes forventninger og prioriteringer til polititjenestene kommer tydelig frem gi politimesteren råd om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur med utgangspunkt i kommunenes prioriteringer og politidistriktets risikoog sårbarhetsvurdering for Oppdrag om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder av

94 Styringsgruppen består av følgende 2 : Kirsten Lindeberg politimester Agder pd Arne Sundvoll prosjektleder PNP Agder, sekretær Svein Enersen kommunikasjonssjef Agder pd Ernst Olav Lunde lokallagsleder Politiets Fellesforbund Asbjørn Skåland lokallagsleder Norsk Politilederlag Per Ørnulv Thorbjørnsen lokallagsleder Politijuristene Stein Kjetil Watne Hovedverneombud Agder politidistrikt Gro Anita Mykjåland leder Knutepunkt sør Jon Rolf Næss leder Setesdal regionråd Per Kristian Lunden leder Østre Agder regionråd Helge Sandåker leder Lindesnes regionråd Arnt Abrahamsen leder Lister regionråd Astrid Hilde Knutepunkt Sørlandet Oddmund Ljosland Lindesnes regionråd 5 Arbeidsgruppe Politimesteren har etablert en intern arbeidsgruppe som jobber med intern struktur i politidistriktet. Denne arbeidsgruppen gis i oppdrag å utarbeide forslag til struktur for lensmanns- og politistasjonsdistrikter, samt for tjenestesteder i Agder politidistrikt. Arbeidsgruppen består av følgende: Arne Sundvoll, prosjektleder PNP Agder Miriam Stausland, operasjonsleder, Felles operativ enhet Anne Marit Zachariassen, Rådgiver, Felles forvaltningsenhet Terje Kaddeberg Skaar, Påtaleleder, Felles kriminalenhet Kjetil Nygaard, Lensmanns Lillesand lensmannskontor Leif Reidar Vagle, Stasjonssjef, Mandal politistasjon Wigdis Songedal, Avsnittsleder etterforskning, Arendal politistasjon Gunstein Bratteland, Lensmannsførstebetjent, Bygland lensmannskontor Per Juell Larsen, Seksjonsleder forvaltningsseksjonen, Arendal politistasjon Svein Enersen, kommunikasjonssjef 6 Leveranse Føringer og krav for utarbeidelse av forslag til lokal struktur fremgår av vedlagte brev av , fra Politidirektoratet "Oppdrag om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur geografiske driftsenheter, tjenesteenheter og tjenestesteder". Arbeidsgruppen skal foreslå effektivisering av politidistriktenes lokale struktur, her under foreslå tjenesteenheter (politistasjonsdistrikt og lensmannsdistrikt), tjenestesteder og inndeling i geografiske driftsenheter. Forslaget skal inneholde en risiko og sårbarhetsvurdering 3 som skal benyttes som utgangspunkt for vurderingene av effektivisering av lokal struktur. Vurderingen skal inneholde en risiko- og sårbarhetsvurdering for hele distriktet, som skal vektlegge konsekvenser ved evt. endringer i lokal struktur for politiets beredskap og evne til forebygging. 2 Til møte i styringsgruppen ble alle kommunene i Agder invitert som deltakere. Etter denne dato har følgende ordførere valgt å være med i styringsgruppen i tillegg til de som er listet i mandatet: Jan Kristensen, Jan Sigbjørnsen, Leiv Rygg, Margrethe Handeland, Per Sverre Kvinlaug og Reidar Saga. 3 Se brev av fra POD til politimestrene side 5, 2. avsnitt Prosjektnummer/dokumentreferanse: <Prosjektnummer og/eller dokumentreferanse>

95 Arbeidsgruppen skal i sin rapport vektlegge beskrivelse av: Hvordan det forebyggende arbeidet skal ivaretas Hvilken beredskap man kan forvente Hvordan politiet vil sikre tett kontakt med lokale aktører Disse punktene skal inngå i politimesterens skriftlige orientering til kommunene om det tjenestetilbudet innbyggerne vil få etter at tjenesteenheter og tjenestesteder er etablert. 4 7 Føringer Workshops skal benyttes som metode for å involvere ansatte, tillitsvalgte og vernetjenesten, samt for å gi arbeidsgruppen best mulig faglig grunnlag for å utarbeide forslag til ny struktur. Det skal gjennomføres workshops for kommunene, samt besøk til kommunestyrer for å orientere og involvere. Arbeidsgruppen skal søke å ha tett dialog med kommunene under utarbeidelse av forslag til struktur, og under høringsperioden. 8 Tid Forslag leveres styringsgruppen innen Politimesteren skal ha klart sitt forslag til høring den Høringsfrist for kommunene er satt til Aktiviteter # Aktivitet Frist Kommentar 1 Opprette styringsgruppe med kommuner Politimester i samråd med KS og regionråd 2 Beslutte mandat Styringsgruppen 3 Utarbeide forslag til Arbeidsgruppen tjenestestedsstruktur 4 Workshops Arbeidsgruppen 5 Besøk kommuner Prosjektleder 6 Styringsgruppebehandling Styringsgruppe 7 PM beslutning og oversending av Politimester forslaget til høring 8 Høring avsluttet Prosjektleder 9 Styringsgruppens behandling Styringsgruppen høringssvar 10 Politimesteren beslutter og sender Politimester forslag til POD 10 Støttedokumenter [Legg ved maler, rapporter og annet materiale som kan være til hjelp i arbeidet. Dersom sentralt prosjekt krever at spesifikke maler blir brukt i gjennomføringen og/eller som del av sluttleveransen] 4 Se brev av fra POD til politimestrene side 5, 3. avsnitt Prosjektnummer/dokumentreferanse: <Prosjektnummer og/eller dokumentreferanse>

96 Vedlegg # Filnavn Kommentar 1 Funksjonsbeskrivelser fra PNP sentralt Ikke vedlagt 2 Rammer og retningslinjer fra POD for PNP. Ikke vedlagt 3 Oppdragsbrev fra POD til politimesteren av , effektivisering av politidistriktenes lokale struktur. Utsendt til styringsgruppen 4 Arbeidspakke P-AP9 fra POD til Agder politidistrikt Utsendt til styringsgruppen 5 Stortingsproposisjon 61 LS ( ) Endringer i politiloven mv. (trygghet i hverdagen nærpolitireformen) Ikke vedlagt 11 Leveransedokumenter [Dersom vi krever spesifikke dokumenter som leveranser legger vi med maler for dette] Vedlegg # Filnavn Kommentar 1 "P-AP9-Li_PMs tilrådning tjenestestedsstruktur Egen mal for leveransen skal benyttes Mandat og arbeidspakke godkjent av styringsgruppen og på nytt godkjent av utvidet styringsgruppe der alle kommunene var invitert den Arne Sundvoll prosjektleder Prosjektnummer/dokumentreferanse: <Prosjektnummer og/eller dokumentreferanse>

97 Ny tjenesteenhetstruktur i Agder politidistrikt Ny tjenesteenhetstruktur i Agder politidistrikt En viktig forutsetning for å lykkes med nærpolitireformen vil være å utnytte politiets ressurser bedre enn i dag. Effektivisering av politidistriktenes lokale struktur skal bidra til å frigjøre tid og ressurser slik at politiet kan være mer tilgjengelig og tilstede i nærmiljøene. Nå starter arbeidet med etablering av geografiske driftsenheter og tjenesteenheter i Agder, og dette et arbeid kommunene skal involveres i. Agder politidistrikt ønsker derfor gjennom denne korte spørreundersøkelsen å ta en temperaturmåling i forhold til tjenesteenhetsstruktur (lensmanns og politistasjonsdistrikt). Spørreundersøkelsen tar opp i seg tema som vil bli en del av prosessen med kommunene fram til politimesteren legger fram sitt forslag til ny lokal politistruktur for Agder politidistrikt 14. oktober. Besvarelsene i spørreundersøkelsen vil ikke være forpliktende for kommunene. Svarfrist: 20. august 2016 * Required 1. Hvilken kommune representerer du? * Hvor fornøyd er din kommune med politiets tjenester i dag? Vennligst besvar på skala fra 1 7, der 1 er "svært misfornøyd" og 7 er "svært fornøyd". 2. Forebyggende politiatbeid Mark only one oval Svært misfornøyd Svært fornøyd 3. Operativ respons ("politiet kommer når det er behov") Mark only one oval Svært misfornøyd Svært fornøyd 4. Etterforskning Mark only one oval Svært misfornøyd Svært fornøyd 5. Tilstedeværelse/synlighet Mark only one oval Svært misfornøyd Svært fornøyd 6MxNYtk397oM/edit 1/3

98 Ny tjenesteenhetstruktur i Agder politidistrikt 6. Service Mark only one oval Svært misfornøyd Svært fornøyd 7. Lokal kunnskap Mark only one oval Svært misfornøyd Svært fornøyd 8. Tverretatelig samarbeid Mark only one oval Svært misfornøyd Svært fornøyd 9. Politiråd Mark only one oval Svært misfornøyd Svært fornøyd 10. Hvis ønskelig eller ved behov kan du her utdype svarene på de foregående punktene: 11. Hva mener kommunen at politiet må vektlegge og prioritere ved etableringen av nye lensmannsdistrikt? 6MxNYtk397oM/edit 2/3

99 Ny tjenesteenhetstruktur i Agder politidistrikt 12. Noen lensmannskontor vil bli samlokalisert med andre i den nye politistrukturen i Agder. Hvilke(t) lensmannskontor kunne det vært aktuelt å samlokalisere seg med for din kommune? 13. Hva er din kommunes største bekymring i forhold til fremtidens polititjeneste i Agder? 14. Hvem har besvart underøkelsen? * Check all that apply. Ordfører Rådmann Medlem av kommunestyret Samlet vurdering fra kommunestyret Other: Powered by 6MxNYtk397oM/edit 3/3

100 VEDLEGG 3 Logg involvering av kommuner tjenesteenhetsstruktur Dato Kommune Aktivitet Alle kommuner Agder politidistrikt Møte Åseral Uformelt møte (informasjonsutveksling) i forbindelse PNP Agder med ordfører Lindesnes Kommunestyremøte Lyngdal Kommunestyremøte Audnedal Kommunestyremøte Kvinesdal Møte med formannskap Bygland Kommunestyremøte Evje og Hornnes Kommunestyremøte Farsund Kommunestyremøte Flekkefjord Kommunestyremøte Tvedestrand Kommunestyremøte Hægebostad Kommunestyremøte Alle kommuner Agder politidistrikt Alle kommuner Agder politidistrikt Alle kommuner Agder politidistrikt Utsendelse e-post: "Brev om nærpolitireformen 1. juli" og invitasjon til å delta i spørreundersøkelse. Utsendelse e-post "Brev om nærpolitireformen 1. juli" og invitasjon til å delta i spørreundersøkelse, 1. påminnelse til alle. Utsendelse e-post: "Brev om nærpolitireformen 1. juli" og invitasjon til å delta i spørreundersøkelse, 2. påminnelse til de kommuner som ikke har svart Styringsgruppa Styringsgruppemøte Alle kommuner Agder politidistrikt Utsendelse e-post: "Politiets mandat tjenesteenhetsstruktur Agder", "Møtereferat fra første styringsgruppemøte tjenesteenhetsstruktur Agder" og "Informasjonsbrev ny tjenesteenhetsstruktur Agder" Søgne Kommunestyremøte Alle kommuner Agder politidistrikt Møte Songdalen Kommunestyremøte Froland Kommunestyremøte Vennesla Kommunestyremøte Grimstad Kommunestyremøte Mandal Kommunestyremøte Vegårshei Kommunestyremøte Kristiansand Kommunestyremøte Iveland Kommunestyremøte Kvinesdal Kommunestyremøte Åseral Kommunestyremøte Birkenes Kommunestyremøte

101 Flekkefjord Møte med formannskap Evje og Hornnes Politirådsmøte med orientering PNP Lillesand Kommunestyremøte Bykle Kommunestyremøte Hægebostad Møte med formannskap Lyngdal Møte med ordfører, rådmann og flere politikere Valle Kommunestyremøte Kvinesdal Ordfører og rådmann på besøk på Kvinesdal lensmannskontor for en uformell samtale med lensmann Jan Magne Olsen om reformen Åmli Kommunestyremøte Åseral, Marnardal, Audnedal og Hægebostad Møte med ordførere i Indre Vest-Agder Farsund Møte med ordfører, rådmann og flere politikere Gjerstad Kommunestyremøte Kvinesdal Risør Kommunestyremøte Styringsgruppa Styringsgruppemøte Alle kommuner Agder politidistrikt Høringskonferanse Ordfører og flere medlemmer av kommunestyret fra ulike partier. Samme agenda som møtet Med lensmann Jan Magne Olsen

102 VEDLEGG 4 Logg interne aktiviteter Tjenesteenhetsstruktur og GDE: Arbeidsmøter, informasjonsmøter og workshops Dato Aktivitet Storparole Nærpolitireformen Arendal (inkl. tjenesteenhetsstruktur og GDE) Storparole Nærpolitireformen Mandal og Kristiansand (inkl. tjenesteenhetsstruktur og GDE) Storparole Nærpolitireformen Kristiansand og Arendal (inkl. tjenesteenhetsstruktur og GDE) Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Styringsgruppemøte PNP Agder (inkl. tjenesteenhetsstruktur og GDE) Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Informasjonsmøter Kristiansand, to stk. (inkl. tjenesteenhetsstruktur og GDE) Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Styringsgruppemøte tjenesteenhetsstruktur Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Workshops, tjenesteenhetsstruktur og geografisk driftsenhetsstruktur: Setesdal Workshops, tjenesteenhetsstruktur og geografisk driftsenhetsstruktur: Driftsenhet Vest Workshops, tjenesteenhetsstruktur og geografisk driftsenhetsstruktur: Fellesenhetene Workshops, tjenesteenhetsstruktur og geografisk driftsenhetsstruktur: Driftsenhet Midt og Øst Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Workshop tjenesteenhetsstruktur og GDE struktur og styringsgruppe PNP Agder Workshop tjenesteenhetsstruktur driftsenhet Midt og driftsenhet Øst Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE Arbeidsgruppe arbeid Tjenesteenhetsstruktur og GDE

103 VEDLEGG 5 Agder politidistrikt Beskrivelse av dagens geografiske driftsenheter og tjenestesteder

104 Innhold I. ORGANISASJONSKART... 3 II. GEOGRAFISKE DRIFTSENHETER... 3 Grunnlagsdata - geografiske driftsenheter... 4 III. TJENESTESTEDENE Gjerstad lensmannskontor Risør politistasjon Tvedestrand lensmannskontor Vegårshei lensmannskontor Åmli lensmannskontor Froland lensmannskontor Arendal politistasjon Grimstad politistasjon Birkenes lensmannskontor Lillesand lensmannskontor Vennesla og Iveland lensmannskontor Kristiansand politistasjon...18 Randesund...19 Vågsbygd Søgne og Songdalen lensmannskontor Mandal politistasjon Marnardal og Audnedal lensmannskontor Lindesnes lensmannskontor Farsund lensmannskontor Lyngdal lensmannskontor Hægebostad lensmannskontor Kvinesdal lensmannskontor Flekkefjord politistasjon Åseral lensmannskontor Evje og Hornnes lensmannskontor Valle og Bykle lensmannskontor...37 side 2 av 38

105 I. ORGANISASJONSKART Overordnet organisasjonskart for Agder politidistrikt II. GEOGRAFISKE DRIFTSENHETER Agder politidistrikt er i dag organisert med 4 geografiske driftsenheter (administrative overbygninger), 25 politistasjons- og lensmannsdistrikt, og 27 tjenestesteder. Kristiansand er eneste politistasjonsdistrikt som mer enn ett tjenestested/avdelingskontor. De øvrige lensmanns- og politistasjonsdistrikt har ett tjenestested hver. Fire av lensmannsdistriktene betjener to kommuner; (Søgne og Songdalen lensmannsdistrikt, Vennesla og Iveland lensmannsdistrikt, Marnardal og Audnedal lensmannsdistrikt samt Valle og Bykle lensmannsdistrikt). Politidistriktet har organisert det operative arbeidet i fire vaktsamarbeidsregioner. Disse regionene er administrativt samlet i "geografiske driftsenheter". side 3 av 38

106 De geografiske driftsenhetene er organisert på følgende måte: Driftsenhet Øst Arendal politistasjon Froland lensmannskontor Grimstad politistasjon Tvedestrand lensmannskontor Gjerstad lensmannskontor Vegårshei lensmannskontor Åmli lensmannskontor Risør lensmannskontor Driftsenhet Midt Kristiansand politistasjon Randesund politistasjon Vågsbygd politistasjon Søgne og Songdalen lensmannskontor Vennesla og Iveland lensmannskontor Birkenes lensmannskontor Lillesand lensmannskontor Driftsenhet Vest Flekkefjord politistasjon Kvinesdal lensmannskontor Hægebostad lensmannskontor Farsund lensmannskontor Lindesnes lensmannskontor Mandal politistasjon Marnardal og Audnedal lensmannskontor Setesdal driftseining Valle og Bykle lensmannskontor Bygland lensmannskontor Evje og Hornnes lensmannskontor Åseral lensmannskontor Grunnlagsdata - geografiske driftsenheter Areal Innbyggere Anmeldelser Sivil Politi Sivile Km2 rettspleie stillinger Stillinger ØST ,5 19,5 MIDT ,6 VEST ,5 9,5 SETESDALEN ,0 side 4 av 38

107 III. TJENESTESTEDENE 1 Gjerstad lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 1 0 Tirsdag og onsdag Vaktordninger/ annet samarbeid Inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler 0 0 Aust-Agder tingrett Arendal 2 barneskoler 1 ungdomsskole Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Arendal Avstander Brokeland Øvre Gjerstad: 10 km Brokeland Risør: 30 km Brokeland Tvedestrand: 30 km Brokeland Arendal: 50 km Brokeland Kragerø: 30 km Tettsted Øvre Gjerstad (adm.senter, sykehjem) Brokeland Fiane Sunde Bru Gjerstad kommune ligger helt øst i Aust-Agder ved grensen til Telemark. Størsteparten av bebyggelsen ligger rundt Gjerstad-vassdraget. De fleste sysselsatte i Gjerstad kommune arbeider i småindustri og service. Skogavvirkning er betydelig i Gjerstad. Brokelandsheia er et voksende handelssenter. I dag er det bl.a. etablert ulike butikker, to banker, to skjenkesteder og hotell. Gjerstad har stasjon på Sørlandsbanen. Busstilbudet er i hovedsak i forbindelse med skoleskyss. Knutepunktet på Akland v/ E-18 har bussforbindelse til Risør og Gjerstad. Kommunen har barne- og ungdomsskole. Elevene i videregående er fordelt mellom Risør og Tvedestrand. Lensmannen i Gjerstad er også politistasjonssjef i Risør. Dette skulle være en prøveordning, men er ikke formalisert. Erfaringen har vært positive med lokal enighet mellom ordførerne. side 5 av 38

108 Det er en tjenestemann som har etterforskeransvaret, men med støtte fra Risør. Den sivile rettspleien blir utført fra Risør. 2 Risør politistasjon Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid 10 1, Inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak Folkemengde Framskrevet Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 2016 folkemengde Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Aust-Agder tingrett Arendal Universitet/ høyskole 3 barneskoler 1 ungdomsskole 1 0 Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Arendal Avstander Tettsted Risør Brokeland: 30 km Risør Tvedestrand: 30 km Risør Arendal: 55 km Risør Søndeled Risør kommune ligger i øst i Aust-Agder fylke. Den grenser mot Tvedestrand i sørvest, i nordvest mot Vegårshei og Gjerstad og i nordøst mot Kragerø. Det er busstilbud til Gjerstad, Tvedestrand og Arendal. Ekspressbussene sørover og østover stanser på Vinterkjær i Risør. Risør politistasjon er lokalisert sentralt i Risør sentrum hvor også kommuneadministrasjonen ligger. Den ligger i et gammelt bygg som er modernisert. Det er politibåt plassert i Risør. side 6 av 38

109 3 Tvedestrand lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 9 1, Fredager stengt Vaktordninger/ annet samarbeid Inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak Folkemengde Framskrevet Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 2016 folkemengde Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Aust-Agder tingrett Arendal Flyplass Antall havneanløp 0 5 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Arendal Avstander Tvedestrand- Arendal 25 km Tvedestrand- Vegårshei 24 km Tvedestrand- Risør 30 km Tvedestrand- Åmli 44 km Tettsted Tvedestrand Gjeving Nes Verk Songe Tvedestrand er en kystkommune som grenser mot Arendal i vest og mot Risør i øst. I nord grenser den også mot Froland, Åmli og Vegårshei. Bosettingen i kommunen er sprett og det er flere mindre tettsteder, og det er bosetting på øyene Lyngør og Sandøya, som er uten veiforbindelse til fastlandet. E18 går gjennom Tvedestrand kommune. Ny E18 trase går like ved Tvedestrand lensmannskontor. Det er flere industribedrifter i Tvedestrand, ellers er mange ansatt i offentlig og privat tjenesteyting. Det er en del som arbeider i nabokommunene. Tvedestrand lensmannskontor utsteder pass primært for kommunene i østregionen Åmli, Vegårshei, Tvedestrand, Gjerstad og Risør. side 7 av 38

110 Tvedestrand lensmannskontor er lokalisert til Bergsmyr i Tvedestrand sentrum. Lensmannskontoret har et velfungerende tverrfaglig samarbeid med kommunen. Lensmann i Åmli er for tiden også lensmann i Tvedestrand og Vegårshei. Dette i påvente av PNP. Lensmannen har de fleste kontordagene i Tvedestrand. Det er felles straffesaksansvarlig for lensmannsdistriktene Åmli, Vegårshei og Tvedestrand, stedsplassert i Tvedestrand. 4 Vegårshei lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 1 0 Mandager og onsdager Kl Vaktordninger/ annet samarbeid Inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler 0 0 Aust-Agder tingrett Arendal 1 Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Arendal Avstander Tettsted Vegårshei- Tvedestrand 24 km Vegårshei- Åmli 36 km Vegårshei- Risør 30 km Vegårshei- Arendal 40 km Vegårshei- Brokelandsheia 21 km Myra Ubergsmoen Vegårshei kommune ligger øst i Aust-Agder, og grenser mot Telemark fylke i øst, samt mot kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli. side 8 av 38

111 Store deler av bebyggelsen ligger i Myraområdet, hvor også kommuneadministrasjonen er lokalisert. Barneskole og ungdomsskole ligger i Myra. Videregående skole er i Åmli, Risør, Tvedestrand og Arendal. Det er bussforbindelse til disse byene. Vegårshei har stasjon på Sørlandsbanen. Selv om mange av kommunenes beboere er bosatt i Myråområdet, er det i tillegg en del spredt bebyggelse. Vegårshei har ut over dette ingen naturlig gjennomfartsvei. Hovednæringene i kommunen er industri og offentlig tjenesteyting. Det er en del arbeidstakere som pendler til arbeid i Arendal og de andre kystbyene. Lensmannskontoret ligger på kommunehuset i Vegårshei. Lensmannskontoret har et velfungerende tverrfaglig samarbeid med kommunen. Lensmann i Åmli er for tiden også lensmann i Tvedestrand og Vegårshei. Dette i påvente av PNP. Lensmannen har de fleste kontordagene i Tvedestrand. Det er felles straffesaksansvarlig for lensmannsdistriktene Åmli, Vegårshei og Tvedestrand, stedsplassert i Tvedestrand. 5 Åmli lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 1 0 Tirsdag og torsdag Vaktordninger/ annet samarbeid Inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak Folkemengde Framskrevet folkemengde Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Aust-Agder tingrett Arendal Flyplass Antall havneanløp 0 5 Sjukehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Arendal side 9 av 38

112 Avstander Tettsted Åmli- Vegårshei 36 km Åmli-Tvedestrand 44 km Åmli- Arendal 61,3 km Åmli- Risør 66 km Åmli sentrum Dølemo Nelaug Åmli kommune ligger nordøst i Aust-Agder, og grenser til Telemark fylke, samt til kommunene Bygland, Froland, Vegårshei og Tvedestrand. Åmli er en vidstrakt kommune med ca like stort areal som de andre fire kommune i øst har til sammen. I Åmli er det barneskoler på Dølemo og Åmli sentrum. Tettstedet Åmli har også ungdomsskole og videregående skole. Åmli sentrum er kommunesentrum, og kommunen består av flere mindre grender. Bergene Holm, avdeling Nidarå er den største bedriften i Åmli. De øvrige sysselsatte i Åmli kommune arbeider i alt vesentlig i småindustri og kommunal virksomhet. Det er betydelig skogavvirkning i kommunen. Gjøvdal har betydelig hytteutbygging i skogsområdene som grenser mot Telemark. Det er også etablert et større hytteområde på Hillestadheia i Tovdal. Åmli kommune er knyttet til Sørlandsbanen ved Nelaug stasjon, med forbindelse til Oslo, Kristiansand og Arendal. Åmli har bussforbindelse til Telemark og Arendal. Gjennomfartsveien, "Telemarksveien" rv 41- fra Kristiansand til indre Telemark går gjennom Åmli. Lensmannskontoret har et velfungerende tverrfaglig samarbeid med kommunen. Lokalene fremstår som praktiske og velholdte. Lensmann i Åmli er for tiden også lensmann i Tvedestrand og Vegårshei. Dette i påvente av PNP. Lensmannen har de fleste kontordagene i Tvedestrand. Det er felles straffesaksansvarlig for lensmannsdistriktene Åmli, Vegårshei og Tvedestrand, stedsplassert i Tvedestrand. side 10 av 38

113 6 Froland lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 1 0 Tirsdag og torsdag kl Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Vaktordninger/ annet samarbeid Inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister Etterforsking blir utført ved etterforskingsseksjonen i Arendal, og sivile saker skjer fra forvaltningsseksjonen i Arendal. Asylmottak Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) ,6 Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Aust-Agder tingrett Arendal Flyplass 1 Antall havneanløp 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Arendal Avstander Aust-vest: R42, ca 50km Blakstad bru Tvedestrand v/bøylestad: ca 15km Tettsted Osedalen (inkl Blakstadheia) Froland kommune ligger like innenfor kystbelte, med grense til Arendal, Grimstad og Tvedestrand kommune. Innover i landet grenser den til Evje og Hornnes, Åmli og Birkenes. Kommunen er langstrakt innover med spredt bosetting. Unntaket er kommunesenteret Osedalen, som med kun 12km ned til E18, har ca halvparten av innbyggerne. Øvrige bor i grendelag innover, med Mykland som innerste, ca 40km fra Osedalen. Kommunen har stor industripark på Blakstadheia med alt fra dekk og maskinservice, til marinteknikk, lagringshaller og mediaproduksjon. side 11 av 38

114 Her er også en av tomtene som er foreslått for nytt fengsel. Videre har en på motsatt side av R42, flyplassen Gullknapp, som har fått konsesjon for kommersiell drift, og er i startfasen for å etablere tilbud. Siden 2013, har lensmannskontoret hatt bemanning av kun lensmann. Alle saker innenfor etterforsking, sivil rettspleie og operativt, skjer fra Arendal, og lensmann er slikt sett kun saksbehandler eller etterforsker i enkeltsaker. 7 Arendal politistasjon Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid 50,5 6 arrestf. 7,7 Døgnåpent Døgnkontinuerlig vakttjeneste Inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Aust Agder tingrett Arendal Flyplass Antall havneanløp Sykehus Fengsel Legevaktordning 1 1 Arendal Avstander Arendal-Tvedestrand 23 km - 20 min Arendal-Grimstad 17 km- 15 min Arendal- Risør - 51 km- 35 min Ny E 18 mellom Arendal og tjenestestedene øst for Arendal vil bidra til kortere kjøretid. Tettsted Arendal-Froland - 7 km - 10 min Arendal- Gjerstad -56 km - 40 min Arendal- Åmli -56 km- 40 min Arendal - Vegårshei- 39 km - 30 min Alle tidsangivelser er cirka tider ved normal kjøring. Arendal kommune grenser til Grimstad, Froland, og Tvedestrand kommuner. side 12 av 38

115 Det går flere busser daglig mot Kristiansand, Oslo og Setesdalen, samt byer og tettsteder i Aust-Agder. Togforbindelse til Oslo og Kristiansand via sidesporet Arendal Nelaug. Arendal politistasjon flyttet inn i nye lokaler på Stoa i mai Dette bygget fremstår som et meget funksjonelt og moderne bygg. Her er også ansatte fra felles kriminalenhet stedsplassert. Arendal politistasjon har arrest. 8 Grimstad politistasjon Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid 22 2,6 Mandag, tirsdag og torsdag Inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Aust-Agder tingrett Arendal Flyplass Universitet/ høyskole Antall havneanløp 0 20 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Arendal Avstander Tettsted Grimstad- Arendal 22 km Grimstad- Kristiansand 47 km Grimstad- Birkeland 30 km Grimstad- Lillesand 21 km Grimstad- Herefoss 36 km Grimstad Fevik Homborsund Grimstad ligger i Aust-Agder fylke og grenser til Arendal i øst og Lillesand i vest, Froland og Birkenes i nord. Grimstad politistasjon inngår i Øst driftsenhet. 1 rettskrets. Benytter arresten i Arendal side 13 av 38

116 Grimstad har befolkningstyngdepunktet rundt sentrum, bydel Fevik ca. 10 km øst for sentrum med ca innbyggere og Homborsund/Eide 10 km vest for sentrum. Grimstad er et teknologisentrum i sterk utvikling og har universitetscampus øst med ca studenter. Disse er for det meste bosatt i Grimstad og det er flere studentboliger i området rundt campus. En del arrangementer o.l. i forbindelse med studentene hvert år. Området har gode kollektivtilbud, og Grimstadfolk orienterer seg både østover og vestover. Næringslivet i Grimstad er preget av rederivirksomhet og tjenesteproduksjon. Grimstads plassering mellom Arendal og Kristiansand gjør byen interessant for bedrifter som skal samle ressursene sine ett sted. Patruljetjenesten går ut fra Grimstad. Inngår i patruljesamarbeid i driftsenhet øst hvor de går inn i faste vaktlag og identiske tjenestelister. Mye samme "klientell" og kriminelle i Grimstad, Arendal og Froland. Grimstad har fått ny og moderne stasjon Mye tett og forpliktende samarbeid mot Grimstad kommune, da innen barnevern, rus, skjenking, forebyggende m.m. 9 Birkenes lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Tirsdag Vaktordninger/ annet samarbeid Etterforsker og operativ tjenestemann/-kvinne inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Aust-Agder tingrett Arendal Flyplass Antall havneanløp 0 0 side 14 av 38

117 Sjukehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Kristiansand Avstander Birkeland-Kristiansand 33 km Birkeland-Lillesand 14 km Tettsted Birkeland, Herefoss, Engesland Birkenes kommune ligger vest i Aust-Agder, og grenser opp til kommunene Kristiansand, Vennesla, Iveland, Evje og Hornnes, Froland, Grimstad og Lillesand. Birkenes er en vidstrakt kommune med flere mindre tettsteder. Hovedsenteret Birkeland har kommuneadministrasjon, lensmannskontor og flere butikker. Her ligger også folkehøgskolen Sørlandet. Birkenes har hatt netto tilflytting årlig og er i mange sammenhenger orientert vestover, med dagpendlere til Kristiansand. Kristiansand er den naturlige byen for de fleste i Birkenes. Dette har sammenheng med korte avstander, god veiforbindelse, samt at Sørlandsparken i stadig større grad er det naturlige handelssenteret for folket i bygda. Kommunen er med i Knutepunkt Sørlandet og samarbeider bl.a. om krimutvalg i knutepunktet, lege- og barnevernsvakt, felles interkommunalt brannvesen, innfordring av skatt og avgifter med andre kommuner i Knutepunktet. Birkenes lensmannskontor er en del av driftsenhet MIDT og etterforsker og operativ tjenestemann/-kvinne inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister. Straffesakene i Birkenes behandles påtalemessig av jurister stedsplassert i Kristiansand og iretteføres i Kristiansand tingrett. Den sivile rettspleie herunder forliksrådssekretariat, ivaretas av sivil ansatt konsulent/førstekonsulent, i nært samarbeid med tilsvarende stilling ved Lillesand lensmannskontor. side 15 av 38

118 10 Lillesand lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider , man- /ons-/torsdag Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Vaktordninger/ annet samarbeid Straffesaksansvarlig, innsatsleder, etterforskere og operativ tjenestemenn/- kvinner inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister. Asylmottak Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Universitet/ høyskole Kristiansand tingrett 1 0 Flyplass Antall havneanløp 0 25 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Kristiansand Avstander Tettsted Lillesand Kristiansand sentrum 25 km Høvåg Kristiansand sentrum 15 km Lillesand Høvåg 12 km Lillesand, Høvåg Lillesand kommune ligger lengst vest i Aust-Agder og grenser til Kristiansand, Birkenes og Grimstad. Kommunen tilhører Knutepunkt Sørlandet som består av Kristiansand kommune og kommunene rundt Kristiansand. Lillesand kommune har flere interkommunale samarbeider med øvrige kommuner i Knutepunktet. Lillesand er vekst-kommune og er i mange sammenhenger orientert vestover, da mange pendler til Kristiansand. Lillesand har desentraliserte asylmottak med asylsøkere. Grensen mot Vest-Agder går ved Sørlandsparken, og utvidelse av dette næringsområdet er planlagt i begge kommuner. Lillesand kommune har i sine reguleringsplaner avsatt områder i tilknytning til E-18 for næringsutvikling, og en kan forvente en sterkere vekst og etablering av næringsvirksomheter som følge av dette. Lensmannskontoret er lokalisert i sentrum. side 16 av 38

119 11 Vennesla og Iveland lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid 12 2,5 Sum anmeldelser (2015) Mandag - fredag, Sum saker sivil rettspleie (2015) Straffesaksansvarlig, innsatsleder, etterforskere og operativ tjenestemenn/-kvinner inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister. Asylmottak Folkemengde 2016 Vennesla Iveland 1317 Framskrevet folkemengde 2040 Vennesla Iveland 1800 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 70 Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Kristiansand tingrett 7 barneskoler 3 ungdomsskoler 3 0 Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Kristiansand Avstander Vennesla- Kristiansand 18 km Vennesla-Røyknes 16 km Vennesla- Mosby 7 km Vennesla-Birkeland 23 km Vennesla-Vatnestrøm 20 km Vennesla-Birketveit 26 km Vennesla-Evje 48 km Vennesla- Skarpengland 12 km Vennesla-Hægeland 25 km Tettsted Vennesla sentrum, Skarpengland, Hægeland og Birketveit. Vennesla og Iveland kommuner ligger både i Aust- og Vest-Agder fylke. Grenser mot Birkenes, Evje og Hornnes, Marnardal, Songdalen, Søgne og Kristiansand kommuner. RV 9 går gjennom hele Vennesla fra syd til nord. Vennesla er det 3. største tettsted i Agder ut fra befolkningstetthet i sentrumsområdet. Iveland hadde tidligere eget lensmannskontor på -70 tallet. Her finnes ett behandlingssenter for rusavhengighet på Loland i Øvrebø. I tillegg flere desentraliserte asylmottak av lengre eller kortere varighet. side 17 av 38

120 Iveland kommune har administrasjonssentrum på Birketveit, hvor også ungdomsskole er lokalisert. Iveland har 2 barneskoler; Vatnestrøm, og Birketveit. Bebyggelsen i Iveland er i hovedsak konsentrert rundt Birketveit, Skaiå og Vatnestrøm. Vennesla stasjon på Vigeland har forbindelse til Kristiansand, Stavanger, Arendal og Oslo. Det er god bussforbindelse til Kristiansand. Otra renner gjennom Vennesla og har gitt grunnlag for en rekke industribedrifter i kommunen. Hovednæringen i kommunene i dag er skogbruk og industri. Lensmannskontoret ligger i Vennesla sentrum, som er kommunens administrasjonssentrum. Vennesla og Iveland lensmannskontor har ikke passutstedelse og ikke utlendingssaker. 12 Kristiansand politistasjon Politistillinger 68 budsjettstillinger Sum anmeldelser (2015) Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid 15 døgnbemannet Vaktsamarbeid hvor alle tjenestestedene bidrar med ressurser inn i minimumsbemanningen Sum saker sivil rettspleie (2015) 8167 Egen namsfogd Asylmottak Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Universitet/ høyskole Kristiansand tingrett Flyplass 1 Antall havneanløp 1876 Sykehus Fengsel Legevaktordning 1 1 Kristiansand Avstander Tettsted Kristiansand- Mandal 42 km Kristiansand- Lillesand 30 km Kristiansand- Grimstad 51 km Kristiansand- Vennesla 18 km Kristiansand- Søgne 16 km side 18 av 38

121 Kristiansand er største by i Agder og administrasjonssentrum i Vest-Agder fylke. Byen er Norges femte største i folketall. Kristiansand kommune grenser i vest til Søgne og Songdalen, i øst til Lillesand, i nord til Vennesla og Birkenes. Universitetet i Agder har hovedsete i Kristiansand, og har ca 9000 studenter. Det er forskjellige videregående skoler i byen. Det er mange store industrikonsern i Kristiansand. De aller fleste utestedene ligger i kvadraturen og tiltrekker seg mennesker både fra Kristiansand og kommunene omkring byen. Kristiansand har flyplass på Kjevik med nasjonale og noe internasjonale ruter. Det er fergeforbindelse til Danmark. Det er togforbindelse til Stavanger og Oslo, samt ekspressbusser til samme steder. Kristiansand politistasjon er lokalisert i sentrum og det er politistasjoner i Randesund og Vågsbygd. Det er et utstrakt samarbeid mellom alle tjenestestedene i driftsenhet Midt, både ift straffesaksbehandling og vaktsamarbeid. Vaktsamarbeidet har vist seg helt avgjørende i forhold til å få en god bemanningsprofil. Sentralarresten i Agder er plassert ved Kristiansand politistasjon. De polisiære utfordringene illustreres av det faktum at over 38 % av alle registrerte forbrytelser i Agder politidistrikt finner sted i Kristiansand, og over 50 % av alle lovbruddene finner sted i driftsenhet Midt. Kristiansand politistasjon har ikke sivil rettspleie eller forvaltningsoppgaver. Disse ivaretas av namsfogden og FFE (Felles Forvaltningsenhet). Det er båttjeneste med utgangspunkt i Kristiansand. Randesund Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 9 O,5 Man-fre Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Vaktordninger/ annet samarbeid Straffesaksansvarlig, innsatsleder, etterforskere og operativ tjenestemenn/- kvinner inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister. Asylmottak 987 Namsfogd Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand Universitet/ høyskole side 19 av 38

122 Flyplass 0 Antall havneanløp Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 Kristiansand Kristiansand Avstander Tettsted Randesund pst - Kristiansand 8 km Randesund pst - Birkeland 27 km Randesund pst -Lillesand 25 km Randesund pst - Kjevik 11 km Randesund pst - Dyreparken 6 km Randesund politistasjon er bydelstasjon i Kristiansand med vel innbyggere. Politistasjonssdistriktet grenser mot Lillesand, Birkenes og Vennesla. Det er store boligområder på Søm, Hånes, Korsvik, Tømmerstø, Dvergsnes, Frigstad og Tveit, Distriktet er et vekstområde med skoler og barnehager. Sentrum ligger på Strømme hvor også politistasjonen ligger. Kjevik flyplass, National Oilwell og Aker Maritim er i områder dekket av Randesund politistasjon. Området har også tre hotell med skjenking og to store campingplasser, Travparken, Sørlandshallen og Dyreparken med besøkende. Har landsdelens største kjøpesenter Sørlandssenteret som i dag har ca 110 butikker, men som skal utvides til butikker fra Har også Sørlandets største næringsområde Sørlandsparken med et besøksantall på ca 8 millioner og med nærmere arbeidstakere. Distriktet har også mange sommerhytter og sommergjester, også kronprinsparet fra Randesund politistasjon er en del av driftsenhet MIDT og etterforsker og operativ tjenestemann/-kvinne inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister. Vågsbygd Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 8 0,5 Sum anmeldelser (2015) Man-fre Sum saker sivil rettspleie (2015) Vaktordninger/ annet samarbeid Straffesaksansvarlig, innsatsleder, etterforskere og operativ tjenestemenn/- kvinner inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister. Asylmottak 1220 side 20 av 38

123 Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand Universitet/ høyskole Flyplass 0 Antall havneanløp Sykehus Fengsel Legevaktordning Avstander Tettsted Vågsbygd Kristiansand, 6 km Vågsbygd Søgne, 8 km Vågsbygd politistasjon er bydelstasjon i Kristiansand driftsenhet med vel innbyggere. Politistasjonsdistriktet grenser mot Søgne og Songdalen kommuner. Av boligområder kan nevnes Slettheia, Kjos, Møvik, Voiebyen, Bråvann, Flekkerøya, Fiskå og Andøya. Vågsbygd har en del industri, bl.a Elkem, Mellom Augland og Slettheia ligger Vågsbygd senter, med skoler og barnehager i Vågsbygd. Politistasjonen har kontor i Trekanten senter. Vågsbygd politistasjon er en del av driftsenhet MIDT og etterforskere og operativ tjenestemenn/-kvinner inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister. side 21 av 38

124 13 Søgne og Songdalen lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid 12 2, Straffesaksansvarlig, innsatsleder, etterforskere, forebyggere og operativ tjenestemenn/-kvinner inngår i driftsenhetens integrerte tjenestelister. Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak Folkemengde 2016 Songdalen: 6419 Søgne:11260 Framskrevet folkemengde 2040 Songdalen: 8500 Søgne:15400 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 86 % i Søgne, 72 % i Songdalen Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand tingrett Universitet/ høyskole Flyplass 0 Antall havneanløp 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Kristiansand Avstander Brennåsen-Kristiansand 10 km Brennåsen-Tangvall 5 km Brennåsen-Lunde 7 km Brennåsen-Høllen 7 km Brennåsen-Nodeland 2 km Brennåsen-Hortemo 4 km Tettsted Tangvall,Lunde, Høllen, Brennåsen,Nodeland, Hortemo Søgne og Songdalen lensmannskontor er lokalisert til Brennåsen i Songdalen kommune. Søgne kommune er en kystkommune med grenser til Mandal i vest, Kristiansand i øst, Marnardal i nord og Songdalen nordvest. Kommuneadministrasjonen ligger på Tangvall. Sysselsettingen er hovedsakelig i offentlig og privat tjenesteyting og varehandel. Det er ca 40 % av den yrkesaktive befolkningen som arbeider i Kristiansand. Det er bebodde øyer i Søgne, Ny-Hellesund og Borøya. Søgne har de siste årene ( ) hatt en befolkningsvekst på 5,15 % mens Songdalen i samme periode har hatt en befolkningsvekst på 7 %. side 22 av 38

125 Songdalen er en bynær kommune som grenser til Søgne i sør, Marnardal i vest, og Vennesla og Kristiansand i øst. Kommuneadministrasjonen ligger på Nodeland. Sysselsettingen er hovedsakelig i offentlig og privat tjenesteyting og industri. Søgne og Songdalen har E39 som en hovedfartsåre gjennom distriktet. Søgne og Songdalen har jernbane i distriktet. Det er god bussforbindelse til Kristiansand og svært mye trafikk. Det er planlagt ny E39 vestover fra Kristiansand i løpet av få år. Dette vil trolig knytte aksen Kristiansand-Søgne/Songdalen-Mandal tettere sammen. Det store antall hytter/fritidsboliger i kystsonen i Søgne kommune er en betydelig utfordring i forhold til vinningskriminalitet. Særlig perioden september-desember er utsatt. 14 Mandal politistasjon Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 23, alle dager (1630 torsdager) Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Vaktordninger/ annet samarbeid Vaktsamarbeid med alle tjeneste stedene i driftsenhet Vest. Samarbeid med Lindesnes, Marnadal og Audnedal om gjelds og tvangssaker Asylmottak Statlig mottak/ 2 boliger for EMA Framskrevet folkemengde Folkemengde 2016 Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand 4 barne og ungdomsskoler Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Universitet/ høyskole 1 1 Flyplass Antall havneanløp 0 Ca. 250 anløp pr. år. fra flg. Havner: Gismerøya Sodevika Sjukehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Mandal legevakt Avstander Tettsted Vigeland: 10 Marnardal: 22 Søgne: 20 Mandal Holum side 23 av 38

126 Mandal grenser til Lindesnes i vest, Marnardal i nord og Søgne i øst. Byen må kunne betegnes som en typisk sørlandsby. Om sommeren øker befolkningstallet betydelig p.g.a. mange hytter i skjærgården. Mandal har den største befolkningstettheten i Driftsenhet vest. Mandal har ungdomsskole og videregående skole, samt en folkehøyskole. Dette bærer også kriminalstatistikken preg av. Det er helgenettene i Mandal sentrum som er den største ordensmessige utfordringen i driftsenheten. Folk fra de omliggende kommuner reiser ofte til Mandal i helgene for å feste. Det er ingen indikasjoner på at byens kriminalitetsbilde vil endre seg i vesentlig grad. Byen har et stabilt narkotikamiljø. Det er etablert asylmottak i Mandal, samt eget mottak for enslige asylsøkere under 18 år. Mandal politistasjon har sentralisert sivil rettspleie til Mandal for tj.stedene Mandal politistasjon, Lindesnes lmktr. og Mandardal & Audnedal. Samarbeidet med Mandal kommune er godt, bl.a. er det et organisert SLT samarbeid. Politistasjonen er plassert i et velegnet bygg sentralt plassert i byen. Stasjonen er organisert med en ordensseksjon og en kriminalseksjon. Lokalene har muligheter for utvidelse i 2.etg dersom det skulle være behov for dette. Mandal har passutstedelse. Personell fra Felles kriminalitet (8, hvorav 5 påtalejurister og 3 sivilt tilsatte på koordinering for dr.enheten) er stedsplassert i Mandal. 15 Marnardal og Audnedal lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid 1 lensmann 4 dager uten definert åpningstid Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Marnardal 2290 Marnardal 2880 Audnedal 1750 Audnedal 2300 Vaktsamarbeid med alle tjeneste stedene i driftsenhet Vest. Samarbeid med Mandal på gjeld og tvangssaker. Asylmottak Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) side 24 av 38

127 Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand Marnadal:4 barne og ungdomsskoler Aundedal: 3 barne og ungdomsskoler Audnedal: 1 Universitet/ høyskole Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sjukehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Mandal legevakt Avstander Tettsted Kr.sand: 45 km Mandal: 17 km Laudal: 15 km Bjelland: 27 km Byremo: 42 km Konsmo: 25 km Marnardal Øyslebø Laudal Bjelland Byremo Konsmo Marnardal kommune er en innlandskommune som grenser til Lindesnes og Audnedal i vest, Evje og Hornnes i nord, Vennesla og Songdalen i øst og Mandal i sør. Kommunen har over 400 gårds- og småbruk. Det er ikke noe entydig sentrum, men tettsteder i Øyslebø, Marnardal og Laudal. Kommuneadministrasjonen er lagt til Heddeland. Det er mange arbeidspendlere i bygda. Disse reiser primært til Kristiansand eller Mandal. Sørlandsbanen går gjennom kommunen og det er togstopp på Marnardal stasjon. Audnedal kommune er en innlandskommune som ligger i dalføret Audnedalen, som strekker seg fra sør mot nord. Den grenser til Åseral i nord, til Marnardal i øst, Lindesnes i sør og Lyngdal og Hægebostad i vest. Kommunen har tettstedene Byremo og Konsmo. Kommuneadministrasjonen er i Konsmo. Audnedal stasjon er stoppested for fjerntoget mellom Kristiansand og Stavanger. Vinningskriminaliteten dreier seg bl.a. om grove tyverier fra fritidsboliger og nedlagte gårdsbruk. En del av de straffbare forholdene utføres av gjennomreisende, men det er også enkelte mindre brukermiljøer i lensmannsdistriktet. En av de største politimessige utfordringene er trafikk. Marnardal og Audnedal lensmannskontor er stedsplassert i Øyslebø sentrum. Lensmannen mønstrer ut fra Mandal politistasjon. Kontoret har også samarbeid om etterforsking med Mandal politistasjon. Forvaltningsoppgavene utføres i samarbeid med Mandal politistasjon. Spesielt kan nevnes at alle gjeldssakene i driftsenheten er sentralisert til Mandal. side 25 av 38

128 16 Lindesnes lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 2 0 Man: , onsd/ torsd: Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Vaktordninger/ annet samarbeid Vaktsamarbeid med alle tjenestestedene i driftsenhet Vest. Samarbeid med Mandal om gjeld og tvangssaker. Asylmottak Bolig for EMA Folkemengde Framskrevet 2016 folkemengde Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand 4 barne og 0 ungdomsskoler Universitet/ høyskole Flyplass Antall havneanløp Båly (sammen med Mandal kommune sine 2 havner er det ca. 250 anløp pr. år til disse tre havnene) Sjukehus Fengsel Legevaktordning Samarbeid med Mandal legevakt Avstander Mandal sentrum 12 km Lyngdal sentrum 21 km Distriktet strekker seg ca. 35 km inn i landet Tettsted Vigeland, Spangereid og Vigemostad Lindesnes er en kystkommune med en kystlinje på 90 km. Kommunesenteret og lensmannskontoret ligger på Vigeland. Kommunen grenser til Lyngdal i vest, Audnedal i nord samt Marnardal og Mandal i øst. Tallet på fastboende øker noe fra år til år. Om sommeren stiger befolkningen kraftig p.g.a. mange fritidsboliger. Kriminalitetsbildet er forholdsvis stabilt. Det er kun små variasjoner fra år til år. Distriktet har forholdsvis mange etablerte brukere, men p.g.a. liten bemanning har kontoret relativt få egenproduserte saker. side 26 av 38

129 Lensmannskontoret har listesamarbeid med tjenestestedene, Mandal politistasjon og Marnardal & Audnedal lensmannskontor. Listesamarbeidet fører til at mye av tjenesten utføres i Mandal. Oppmøte på kvelder og netter er i Mandal. Kontoret har velegnede lokaler. 17 Farsund lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 9 0, Mandag til fredag Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Vaktordninger/ annet samarbeid Vaktsamarbeid med alle tjenestestedene i driftsenhet Vest. Samarbeid med Lyngdal og Hægebostad på gjeld, tvangssaker, forebyggende og etterforskning. Asylmottak ordinært mottak 3 EMA-mottak Folkemengde Framskrevet Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 2016 folkemengde Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Lister Tingrett i Farsund - lokalisert i samme bygg som politiet Flyplass Antall havneanløp (2015) Farsund lufthavn 235 havnanløp "kaibesøk" Lista med konsesjon. Farsund har 5 ISPS-havner, og er også godkjent EU-havn Åpen for allmenn bruk. Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Døgnbemannet kommunal legevakt i Farsund Avstander Tettsted Farsund Vanse 8 km Farsund Vestbygda/Borhaug 16 km Farsund Lyngdal 20 km Farsund Kvinesdal 38 km Farsund Flekkefjord 41 km Farsund Mandal 49 km Farsund Vanse Vestbygda/Borhaug side 27 av 38

130 Farsund kommune grenser til Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal kommuner. For å komme til Farsund kjører en av E39 fra Lyngdal (20 km) eller Opofte (25 km). Farsund er en stor industrikommune i Vest-Agder, og er Listerregionens største by basert på innbyggertall. Alcoa Lista med i underkant av 300 arbeidsplasser er den største private arbeidsplassen i kommunen. I tillegg til å være en stor industrikommune er Farsund også Vest-Agders største landbrukskommune. Lista flyplass er nedlagt, men flystripa brukes til privat flyvirksomhet. Byen er det stedet i Lister der de ordensmessige problemene i helgene normalt er størst de mange utestedene tiltrekker seg ungdommer fra både Lyngdal, Farsund og Hægebostad. Farsund har tre sentra - Farsund, Vanse og Vestbygda/Borhaug. Boligområdene er spredt rundt disse, med de fleste innbyggerne boende i Vanse/Vestbygda. Byen har mange sommerturister. Etter at vegsystemet i Listerregionen ble utbygd har kommunesentra i de fire største kommunene nesten samme innbyrdes avstand. Kollektivtrafikken går imidlertid i store trekk fremdeles via Lyngdal, noe som gjør kjøretiden mellom Farsund og Flekkefjord/Kvinesdal unødig lang. Farsund lensmannskontor har lokaler i samme bygg som Lister tingrett. Lokalene er hensiktsmessige, med utvidelsesmuligheter, og er allerede egnet for flere ansatte en man har i dag. Hovedtyngden av de straffbare forhold som skjer øst for Kvinesheia, skjer langs aksen fra Rom i Lyngdal i øst, via Farsund sentrum, og videre ut til Vanse og Borhaug i vest. Fra Farsund sentrum er det tilnærmet like lang kjørevei til Lyngdal som det er til Borhaug, slik at Farsund lensmannskontoret er plassert midt i denne aksen. 18 Lyngdal lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 8 2, mand-fred Torsdager Vaktordninger/ annet samarbeid Vaktsamarbeid med alle tjenestestedene i driftsenhet Vest. Samarbeid med Farsund og Hægebostad på gjeld, tvangssaker, forebyggende og etterforskning. Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak ordinært mottak 3 EMA-mottak Folkemengde Framskrevet Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 2016 folkemengde side 28 av 38

131 Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Lister Tingrett Flyplass Antall havneanløp (2014) havneanløp 140 "kaibesøk" Lyngdal har 2 ISPS-havner Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Samarbeid med Flekkefjord legevakt på kveld, natt og helg Avstander Tettsted Lyngdal Farsund: 19 km Lyngdal Vigeland: 18 km Lyngdal - Opofte 28 km Lyngdal Hægebostad 35 km Lyngdal by Lyngdal kommune ligger midt i Vest-Agder på begge sider av E39. Lyngdals nabokommuner er Farsund, Kvinesdal, Hægebostad, Audnedal og Lindesnes. Lyngdal sentrum ligger i Alleen. Størsteparten av bebyggelsen ligger rundt sentrum, men det er også et senter på Rom (Alleen senter). Lyngdal har den største handelsomsetningen pr. innbygger av samtlige byer i Vest-Agder. Lyngdal kommune har flest turistdøgn i Vest Agder, etter Kristiansand, og har ca 2000 fritidseiendommer. Kommunen har fire campingplasser Rutebilstasjonen i Alleen er et knutepunkt for kollektivtrafikken mellom Lister og Mandal/Kristiansand. Lensmannskontoret ligger i Alleen og er lett å nå fra de andre lensmannskontorene i egen og nærliggende enheter. Pass utstedes ved kontoret. side 29 av 38

132 19 Hægebostad lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 2 0 Ikkje fast, men vanligvis åpent 3-4 dg/ganger pr. uke Vaktordninger/ annet samarbeid Vakt sammen med lensmannekontorene i Lyngdal- Farsund- Kvinesdal-Flekkefjord Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak (Hadde i Eiken- men det ble nylig avsluttet) Folkemengde Framskrevet Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 2016 folkemengde Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Lister Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Legevaktavtale med Flekkefjord legevakt Avstander Tettsted 23 km til Kvinesdal 33 km til Lyngdal 12 km til Byremo 51 km til Farsund 49 km til Flekkefjord Skeie i Eiken og Birkeland ( der kommune adm.er) er stedene som har butikk m.v.,- men de er kanskje for tynt befolket til å benevnes som tettsted Hægebostad kommune grenser til Kvinesdal, Åseral, Evje og Hornnes, Audnedal og Lyngdal kommuner. Snartemo jernbanestasjon ligger i kommunen og har flere daglige avganger mot Stavanger og Kristiansand. Det er rimelig gode tilbringertjenester til stasjonen. Distriktet har verneområde i utmark, og problematikk i forhold til motorisert ferdsel i utmark Lensmannskontoret ligger på Birkeland som også er kommunesentrum. Lensmannskontoret har kontorfellesskap med Statens naturoppsyn. side 30 av 38

133 20 Kvinesdal lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid 6 1 Sum anmeldelser (2015) mandag, onsdag og fredag. Sum saker sivil rettspleie (2015) Patruljesamarbeid i Driftsenhet Vest. Vi låner bort vår sivilt tilsatte to dager i uka til Flekkefjord politistasjon. Dette er også grunnen til at vi holder stengt Kvinesdal lmk. disse to dagene. For øvrig samarbeid i Lister om gjeldsordning og forliksrådssekretæriat (Lyngdal er ikke med på samarbeidet om forliksråd). Asylmottak Ett ordinært mottak med 190 plasser, men dette ser ut til å bli nedlagt fra Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde 2040 Ett EM-mottak med 50 plasser (økt fra 40). Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Prosentvis vites ikkje, men det er de fleste. Rettskrets Antall barneskoler Antall Universitet/ høyskole videregående skoler Lister tingrett Flyplass 0 Antall havneanløp Til sammen ca. 370 havneanløp. Av disse er ca. 310 på Eramet Norway Kvinesdal (tidligere Tinfos Smelteverk), og ca. 60 på den kommunale havna. Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Avstander Kommunal legevakt hverdager kl Tettsted Kvinesdal Flekkefjord ca. 25 km Kvinesdal Lyngdal ca. 30 km Kvinesdal Opofte ca. 13 km Kvinesdal Feda ca. 11 km Liknes Feda Kvinlog Kvinesdal kommune ligger nordvest i Vest-Agder, og på begge sider av E39. Kommunen grenser til Flekkefjord, Sirdal, Åseral, Bygland, Hægebostad, Lyngdal og Farsund kommune. I sør grenser kommunen mot sjøen, og i nord har kommunen store fjellområder opp mot 1000 moh. mot nevnte Sirdal, Åseral og Bygland. side 31 av 38

134 Kommunens største private arbeidsplass er Eramet Norway Kvinesdal, tidligere Tinfos Smelteverk. Kvinesdal har også betydelige vannkraftinntekter fra Sira-Kvina kraftselskap, og inntekter fra det store NorNed-anlegget som er Norges ilandføringsanlegg av verdens lengste undersjøiske strømkabel (til/fra Nederland). NorNed-anlegget i Kvinesdal er nå under betydelig utbygging. Også for øvrig har Kvinesdal et næringsliv i fremgang. Norway Rock Festival arrangeres hvert år i Kvinesdal. Kvinesdal har jernbanestasjon på Storekvina. Toget bruker ca. en time til Kristiansand, og to timer til Stavanger. Busstilbudet til nabokommunene er ikke spesielt bra. Det er høyst upraktisk for personer uten bil og førerkort (f.eks. rusmisbrukere, kriminelle, barn/unge og eldre) og ta seg til nabokommunene for besøk hos f.eks. politiet hvis kontoret i Kvinesdal blir nedlagt. Lensmannskontoret ligger i Liknes. Kvinesdal lensmannskontor har etter oppgradering for ca. 5 år siden nå meget gode og tidsriktige lokaler til en veldig god leiepris. Grunnen til at lensmannskontoret holder stengt tirsdager og torsdager er at disse to dagene lånes den sivilt ansatte ut til Flekkefjord politistasjon. 21 Flekkefjord politistasjon Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Mand/tirs torsdag Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Vaktordninger/ annet samarbeid Vaktsamarbeid i Driftsenhet Vest. Felles etterforskningsleder med Flekkefjord pst. Listerkontorene, inklusiv Kvinesdal, har også felles behandling av gjeldsordning og forliksråd. Asylmottak mottak med ca. 150 personer. Legges ned fra (ikkje mottak for EMA) Folkemengde Framskrevet Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 2016 folkemengde % Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Lister 5 1 Universitet/ høyskole Flyplass Antall havneanløp 186 anløp i 2015 Det er i tillegg 2 ferjeruter : Kvelland - Launes (Hidra) Abelnes - Andabeløy Sykehus Fengsel Legevaktordning 1 Ja side 32 av 38

135 Avstander Flekkefjord Moi 25 km Flekkefjord - Eigersund 74 km Flekkefjord Kvinesdal 22 km Flekkefjord Lyngdal 38 km Flekkefjord Farsund 40 km Flekkefjord Mandal 65 km Flekkefjord Opofte 18 km Tettsted Flekkfjord Sira Sivilt ansatte: Det er i dag 1,5 ansatte ved politistasjonen der den hele stillingen i hovedsak er opptatt med sin funksjon som sekretær i Forliksrådet for Farsund, Hægebostad, Kvinesdal og Flekkefjord, men sekretariat i Flekkefjord. For å klare å holde åpent passekspedisjonen, har vi fått låne konsulenten fra Kvinesdal lensmannskontor to dager i uken. Flekkefjord kommune ligger vest i Vest-Agder på begge sider av E39. Kommunen grenser til Lund og Sogndal i Rogaland og Sirdal og Kvinesdal i Vest Agder. Flekkefjord har sykehus med døgnbemannet legevakt og akuttfunksjon, døgnbemannet brannstasjon, videregående skoler og enkelte desentraliserte høgskoletilbud. Flekkefjords næringsliv har flere større bedrifter med mange ansatte, bl.a. skipsverftet SIMEK AS (180) med mange utenlandske arbeidere, Andersens Mekaniske Verksted (140) og Parat Halvorsen (70). Næringslivet er forøvrig preget av mye småindustri. Kommunen har pr. d.d. asylmottak, men dette legges ned fra Byen har mange sommerturister, musikkfestivaler som Fjellparkfestivalen og andre festivaler Flekkefjord har jernbanestasjoner på Sira og Gyland. Flekkefjord politistasjon ligger i Flekkefjord sentrum. Den har tilhold i det som fra gammelt av var politistasjon og hjelpefengsel og lokalene er uegnet til dagens bruk. Stasjonen har passmaskin og de kontortilsatte utfører også oppgaver for de andre lensmannskontorene i Lister, for eksempel forliksråd og behandling av våpensøknader. En ansatt i Felles kriminalenhet har kontor i Flekkefjord. side 33 av 38

136 22 Åseral lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 1 0,33 Tir,ons og torsdag frå med forbehold Vaktordninger/ annet samarbeid Kombinasjon av beredskapsvakt og aktiv teneste. Vinterstid 4 stk på vakt gjennom hele helgen, delt i lag sør/nord. Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak nei 942 Folkemengde 2016 Framskrevet folkemengde Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand 1 barne og ungdomsskole Universitet/ høyskole Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Legevaktsamarbeid med Hægebostad og Audnedal Avstander Tettsted Åseral Evje 45 km Åseral Mandal 81 km Åseral Kristiansand 86 km Kyrkjebygd. Lensmannskontoret ligger sørvest i driftsenheten og grenser til Marnardal & Audnedal, Hægebostad, Kvinesdal, Bygland og Evje & Hornnes. Kyrkjebygd som er bygdesentrum i kommunen har skole fra 1-10 klasse. Distriktet har lite kriminell virksomhet. Det er noen hytteinnbrudd, hvor ofte straffesakene kan tilskrives mobile kriminelle på gjennomreise eller som følge av arbeidsaktivitet i forbindelse med utbygging av hytteområder. Har forholdsvis stor vinterturisme i hytte/skiområdene Bortelid, Ljosland og Eikerapen. Serveringssteder her. Det er ventet økt utbygging i områdene. side 34 av 38

137 Det er i gang omfattende kraftutbygging for 2 mrd som medfører stor aktivitet i hele kommunen. Lensmannen har listesamarbeid med de øvrige i Setesdalen driftseining med beredskapsvakt som tjenesteform. Avstandene i driftsenheten er store. Det er ca 25 mil fra ytterpunkt i Åseral i sørvest til Hovden som er ytterpunkt i nord. Lensmannen og den sivilt tilsatte tar seg av behandlingen av tvangssaker, sivile saker. Kontoret er sekretær for forliksrådet. Lensmannskontoret har lokaler i rådhuset, dog ikke optimale. 23 Evje og Hornnes lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid 4 0, Kombinasjon av beredskapsvakt og aktiv teneste. Vinterstid 4 stk på vakt gjennom hele helgen, delt i lag sør/nord. Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak mottak for enslige mindreårige (35 stk) 1 ordinært mottak, 100 beboere pr , avvikles innen Folkemengde Framskrevet Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 2016 folkemengde Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand 2 barneskoler og 1 1 Setesdal ungdomsskole videregående avd, Hornnes. Universitet/ høyskole Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 Arendal fengsel, avd evje, 20 plasser. Avstander Legevaktsamarbeid med Bygland Tettsted Evje Kristiansand 62 km Evje Bygland 34 km Evje Valle 93 km Evje Hovden 147 km Evje side 35 av 38

138 Evje og Hornnes kommune ligger sør i driftsenheten, og grenser til Bygland, Vennesla og Iveland, samt Åseral. Evje sentrum har den største befolkningen i kommunen. Av viktige arbeidsplasser kan nevnes Setesdal bilruter, Evjeklinikken og Evje sentrum har også flere butikker i forskjellige kategorier. I tillegg har de flere skjenkesteder. Distriktet har noen fastboende som bidrar til saksantallet, samt at man har registrert økende tilflytning av kriminell personer. Det er blitt etablert mottak for 35 stk enslige mindreårige på Evjemoen. Lensmannskontoret er sentralt plassert på Verksmoen i nærheten av Evje sentrum i tidsriktige lokaler. Bygland lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider Vaktordninger/ annet samarbeid Kombinasjon av beredskapsvakt og aktiv teneste. Vinterstid 4 stk på vakt gjennom hele helgen, delt i lag sør/nord. Sum anmeldelser (2015) Sum saker sivil rettspleie (2015) Asylmottak mottak, 118 beboere pr , avvikles innen Folkemengde Framskrevet Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) 2016 folkemengde Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand 2 barneskoler og 1 1 Kvs Bygland ungdomsskole Universitet/ høyskole Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Legevaktsamarbeid med Evje og Hornnes. Avstander Tettsted Bygland Evje 34 km Bygland Valle 59 km Bygland Hovden 113 km Byglandsfjord Bygland side 36 av 38

139 Lensmannskontoret ligger sentralt i driftsenheten med grense mot Valle og Bykle i nord, Evje og Hornnes i sør. Lensmannskontoret har noen fastboende som bidrar til saksantallet, men mange av straffesakene kan tilskrives mobile kriminelle på gjennomreise. Distriktet har listesamarbeid med de øvrige i Setesdalen driftseining med beredskapsvakt/ aktiv tjeneste som tjenesteform. Det er asylmottak med 130 plasser i Bygland. Dette vil bli nedlagt desember 2016 Forliksråd for egen kommune, men med noe samarbeid på tvers av kommunene. De har flyktninger bosatt i kommunen De har felles saksbehandling for nams- og sivile saker med lensmannskontoret i Valle og Bykle. Lensmannskontoret er sentralt plassert på Bygland i funksjonelle og tidsriktige lokaler. 24 Valle og Bykle lensmannskontor Politistillinger Sivilt ansatte Åpningstider 6 1,5 0,5 tidsbegrense vikariat frem til Sum anmeldelser (2015) (1700 på torsdager) Sum saker sivil rettspleie (2015) Vaktordninger/ annet samarbeid Kombinasjon av beredskapsvakt og aktiv teneste. Vinterstid 4 stk på vakt gjennom hele helgen, delt i lag sør/nord. Asylmottak Nei Folkemengde 2016 Valle 1242 Bykle 945 Framskrevet folkemengde 2040 Valle 1300 Bykle 1300 Andel bosatt i tettbygd strøk (prosent) Rettskrets Antall barneskoler Antall videregående skoler Kristiansand 4 barneskoler, 2 2 stk, 1 i Valle og 1 ungdomsskoler på Hovden Universitet/ høyskole 1 i Valle Flyplass Antall havneanløp 0 0 Sykehus Fengsel Legevaktordning 0 0 Legevaktsamarbeid i Valle og Bykle. side 37 av 38

140 Avstander Tettsted Valle Hovden 56 km Valle Bygland 59 km Valle Evje 93 km Valle Kristiansand 153 km Rysstad Valle Bykle Hovden Valle og Bykle kommune ligger lengst nord i Agder og grenser til Telemark og Rogaland. Valle og Bykle har skole samt videregående skole i Valle og på Hovden. Hovden er det største utfartsstedet i driftsenheten, og har stor tilstrømming av ferierende gjennom året med topp i vintermånedene. Lensmannsdistriktet har et oversiktlig kriminalitetsbilde, men noen av straffesakene kan tilskrives mobile kriminelle på gjennomreise. De har også noen voldssaker i forbindelse med periodevis befolkningsøkning på Hovden. Det er blitt avdekket narkotikakriminalitet blant ansatte i servicenæringen på Hovden Videre har driftsenheten utfordringer med miljøoppsyn vinterstid, samt jaktoppsyn på høsten. Distriktet har også en del mobile kriminelle, spesielt i forbindelse med tidene på året da veien mellom Setesdal og Sirdal er åpen. Alle tjenestestedene i Setesdal driftseining har tjenesteliste med beredskapsvakt ut over vanlig kontortid som tjenesteform. Det er ca 25 mil fra ytterpunkt i Åseral i sørvest til Hovden som er ytterpunkt i nord. Det er et utstrakt samarbeid innenfor driftsenheten ved den sivile rettspleien. De har flyktninger bosatt i kommunen. For øvrig fungerer behandlingen av sivile saker og namssaker bra med den ordningen som er valgt med felles saksbehandling for lensmannskontorene Evje, Bygland, Valle og Bykle. For gjeldsordning er det også felles saksbehandling i hele driftsenheten ved kontoret i Valle. Kontoret har passmaskin. Lensmannskontoret er sentralt plassert i Valle sentrum, og lokalene fremstår som praktiske og velholdte. Lensmannskontoret disponerer et lite kontorlokale på Hovden. Denne bemannes etter behov. side 38 av 38

141 VEDLEGG 6 Kriminalitetsbildet i Agder politidistrikt De seks største tjenestestedene, Kristiansand (inkludert Va gsbygd og Randesund), Arendal, Grimstad, Søgne og Songdalen, Mandal og Vennesla og Iveland, stod samlet for 77,3 prosent av alle saker i Agder politidistrikt i Kristiansand stod for 35,6 prosent av totalen alene. 2 Den registrerte kriminaliteten konsentrer seg i all hovedsak rundt de største byene. Om man ser antall saker opp mot innbyggertall er det Kristiansand, Mandal og Arendal som utpeker seg med.lest antall saker pr innbygger i Tvedestrand og Lyngdal ligger ogsa relativt høyt pa kriminalstatistikken sett i forhold til innbyggertall, mens Vennesla og Iveland ligger relativt lavt. Disse tallene kan imidlertid variere en del fra a r til a r, noe som er særlig gjeldende ved sistnevnte tilfelle der det var registrert 85 saker pr innbygger i 2013, mot 57 pr.1000 i Spesielt i omra der med et begrenset antall straffesaker i a ret, vil tilfeldige svingninger sla hardt ut pa statistikken. I disse omra dene kan høy aktivitet pa tra.ikk og narkotika i tillegg til godt arbeid i det forebyggende sporet ogsa gi store utslag. Antall anmeldte saker har ligget relativt jevnt i Agder de siste fem a rene, med en topp i 2013 pa saker, og en bunn i 2012 pa I politidistriktets to største byer, Kristiansand og Arendal, har man over de siste fem a rene hatt en nedgang i antallet saker. I Søgne og Songdalen, Mandal samt Grimstad ser det imidlertid ut til a være en svak økning (med noen variasjoner). Om man skal se nærmere pa hvilke kriminalitetstyper som peker seg ut, er det registrert.lest saker innenfor kategorien vinning, deretter troner tra.ikksaker, narkotikasaker og kategorien "andre" saker. 3 Antall saker sier imidlertid lite om sakenes omfang og kompleksitet, og det vil i mange tilfeller være svært vanskelig a vurdere antallet saker opp mot politiets innsats og tilstedeværelse. Utviklingen innen enkelte kriminalitetstyper beskrives under. Hva gjelder voldssaker i Agder pd har antallet økt de senere a rene, og de største utslagene kan i hovedsak tilskrives en økning i antall saker i Kristiansand, Grimstad, Søgne og Songdalen samt til dels i Mandal. Bildet i Agder korrelerer med nasjonale trender, der økningen i særlig grad gjelder vold i nære relasjoner. 4 Økningen er ventet og kommer som et resultat av økt fokus pa slike saker. Antallet saker forventes ogsa a øke i fremtiden. Antallet vinningssaker i Agder pd har sunket med 11,45 prosent de siste fem a rene. Nedgangen tilskrives i hovedsak en stor nedgang i antall saker i Kristiansand og Arendal. Det eneste omra det som kan vise til en økning i antallet saker de siste fem a rene er Søgne og Songdalen, som i perioden har hatt en økning pa 67 prosent (fra 355 saker i 2011, til 594 saker i 2015). Samtidig har det pa landsbasis vært en økning i antallet grove tyverier fra bolig. Dette har imidlertid sunket med 16 prosent i Agder. Dette henger forha pentligvis sammen med at distriktet har jobbet svært ma lrettet med tanke pa a forebygge og etterforske grove tyverier. Antall sedelighetssaker har ga tt ned fra 218 saker i 2011 til 173 saker i 2015, men statistikken viser til dels store variasjoner fra a r til a r. Kriminalanalysen utført av POD i 2014 viste en generell økning i antallet anmeldte seksualforbrytelser, og tilskriver denne økningen til økt fokus og en mer samordnet innsats mot 1 Tjenestestedene ma lt etter befolkningsstørrelse. Va gsbygd og Randesund politistasjon er inkludert i tallene for Kristiansand. Alle saker inkluderer ogsa tra.ikksaker. Se vedlegg for.lere detaljer. 2 Kristiansand, Va gsbygd og Randesund politistasjon stod henholdsvis for 26, 5,3 og 4,3 prosent av alle saker i Agder pd i Andre saker inneholder et til dels bredt spekter av kriminalitetstyper. De.leste av sakene er imidlertid ulike typer ordensforstyrrelser. For mer informasjon om hva som ligger i kategorien ordensforstyrrelser, se i tabelloversikten. 4 POD (2014) Tendenser i kriminaliteten. Utfordringer i Norge.

142 seksuelle overgrep. Det forventes en økning av slike saker grunnet økt anmeldelsestilbøyelighet. Agder politidistrikts trendrapport for peker blant annet pa at barns økte bruk av internett har medført stadig.lere anmeldelser for seksuelle handlinger, der særlig jenter forledes til a la seg avbilde uten klær. Agder pd forventer en fortsatt økning i saker der barn blir forledet til a kle av seg og eller gjøre ting med seg selv av seksuell karakter. Det har vært en økning av antallet narkotikasaker i perioden Narkotikasaker er styrt av politiets prioriteringer og initiativ, og man skal derfor være forsiktig med a tolke statistikk pa dette omra det. Politidistriktet har i de siste to a r hatt et økt fokus pa omsetning av narkotika til barn og unge, i tillegg til førstegangsbrukere. Distriktet jobber ogsa for a avdekke nettverk pa innførsel og produksjon av narkotika. Det er knyttet bekymring til økende bruk av Kokain i tillegg til stor tilgang pa syntetiske stoffer. Salg av narkotika pa internett er en økende trend, men omfanget av dette er fremdeles noe uklart. Antall økonomisaker ligger pa rundt 500 saker i a ret, med noen svingninger fra a r til a r. Det er.lest saker av typen brudd pa ligningsloven og gjeldsforhold. Dette skyldes i hovedsak en økning i antall anmeldelser knyttet til konkurser, særlig fra 2014 til Grunnet nedgangen i olje- og gassnæringen er denne økningen forventet a fortsette. Økningen er allerede i a r gjeldende da antallet økonomisaker pr. 1. september 2016 var oppe i 490 (der 391 er gjeldssaker), mens det var registrert totalt 478 saker i hele Agder pd huset i slutten av august inneværende a r asylsøkere pa ulike mottak, hvorav 418 av disse var enslige mindrea rige asylsøkere (EMA). Fremvekst av høyreekstreme miljøer og radikalisering vil sannsynligvis øke i omfang som en konsekvens av blant annet migrasjonsstrømmen. En særlig bekymring i Agder (som huser et stort antall EMA), er at disse forsvinner fra mottak i forbindelse med eller i forkant av avslag pa asylsøknad og dermed vil bedrive ulike former for kriminalitet for a livnære seg, elle at de blir utnyttet av kriminelle bakmenn. Disse gruppene er ogsa særskilt sa rbare for selv a bli utsatt for grov kriminalitet. Sett i sammenheng med den styrkede grensekontrollen vurderes det som meget sannsynlig at omsetning og bruk av tapte eller falske ID dokumenter fra Schengenland vil øke. I løpet av har Agder pd registrert en økning i antall prostituerte ba de pa ute og innemarkedet. Det vurderes som sannsynlig at.lere av disse kvinnene er utsatt for menneskehandel. Menneskehandel er ogsa svært aktuelt knyttet til annet tvangsarbeid. Utenlandske Au pairer og arbeidstakere innen bygg og anlegg, renhold og bilpleie antas a være mest utsatt. Antallet førstegangskriminelle blant barn og ungdom mellom a r har ga tt betydelig ned de siste a rene, og det har vært gjort mye godt forebyggende arbeid i politidistriktet. I tillegg er det innført nye straffereaksjoner som man ha per har en positiv effekt. Antallet ordensforstyrrelser knyttet til helg og uteliv har de siste fem a rene ligget pa et ganske jevnt niva, om noe viser statistikken en svak økning. Hva gjelder 1% klubber er Devils Choice, Bandidos, Cof.in Cheaters, og Outlaws etablert i politidistriktet. Det er ikke registrert stor ekspansjon innenfor disse miljøene de siste a rene, men det knyttes særlig bekymring til Devils Choice i Farsund sin tilknytning til Hells Angels. Enhver negativ utvikling, ogsa i eventuelle supportklubber, utgjør en bekymring for politiet. Erfaringsmessig kan endringer innad i miljøet skje fort, til tross for at politiet har rimelig oversikt over situasjonen per dags dato.

143 Vedlegg Om statistikken I det følgende er til sammen 16 tabeller som alle sier noe om kriminalitetsbildet og utviklingen i Agder politidistrikt i perioden Tabell 1 sier noe om hvordan de ulike kriminalitetstypene har utviklet seg over de siste fem a rene, Agder pd sett under ett. Resterende tabeller beskriver utvikling pa hvert tjenestested i politidistriktet. Det er til sammen 27 tjenestesteder. Tall pr innbygger er ikke produsert for bydelene Va gsbygd og Randesund. Tallene som vises for Kristiansand inkluderer ogsa tallene for tjenestestedene Randesund og Va gsbygd, men de respektive faktiske tallene for de to sistnevnte tjenestestedene presenteres i alle tabeller foruten tabell 18. Tabellene er sortert etter befolkningsstørrelse, foruten Va gsbygd og Randesund som er sortert under Kristiansand. Der ett tjenestested dekker to kommuner er befolkningstall for begge kommuner medregnet. Befolkningstall som er benyttet for a regne ut kriminalstatistikk pr innbygger er hentet fra Statistisk Sentralbyra (SSB). 1 Øvrige tall er hentet i et direkte uttrekk fra PAL for Strasak i september Direkte uttrekk kan avvike noe fra den offentlige statistikken som er hentet fra jus rapporter, men avvikene er sma og tendensen vil være den samme. Uttrekket besta r av alle saker som har gjerningsdato slutt i perioden , der Agder pd er registrert som gjerningsdistrikt. Tabell 3, 4 og 5 er konstruerte kategorier. Ved a dele inn i "initierte" og "ikke-initierte" saker forsøker man a skille pa de sakene der politiets egeninnsats og initiativ kan pa virke mengden, og de der mengden saker er uavhengige av politiets initiativer. Denne inndelingen er ikke absolutt, da eksempelvis politiets forebyggende arbeid kan ha stor innvirkning pa enkelte av kriminalitetstypene sortert under "ikke-initierte" saker. I tabell 2 og 3 er kategorien "annet" holdt utenfor. Et til dels stort antall ulike saker(statistikkgrupper) er sortert under kategorien andre saker. I tabell 4 har man imidlertid forsøkt a konstruere, ut fra kategorien andre saker, en kategori av flere statistikkgrupper som kan utgjøre ordensforstyrrelser (som utgjør mange av sakene i "annen"-kategorien). Helt til slutt viser tabell 17 fordelingen av antall oppdrag i politidistriktet i 2015(data er hentet fra Politiets operasjonslogg). Tabellen viser ogsa hvilke saker det er satt ressurser pa, samt hvilke oppdrag politiet ikke har hatt kapasitet til a sette ressurser pa. Avslutningsvis er det viktig a presisere at man skal være varsom med a tolke kriminalstatistikk (og særlig utvikling over tid), all den tid man ikke ser dette i sammenheng med befolkningen og samfunnet for øvrig (og herunder endringer i samfunnet), anmeldelsestilbøyeligheten, endringer innad i politiet, og en mengde andre eksterne og interne variabler som potensielt kan pa virke kriminalitetsbildet. Statistikken sier heller ikke noe om omfanget eller kompleksiteten til sakene, eller hvorvidt oppdragene krever mange eller fa ressurser. Det er ogsa verdt a merke seg at det i forbindelse med innføring av ny straffelov oppsto endringer i statistikkgruppene i Strasak. Enkelte statistikkgrupper ble flyttet fra en kriminalitetstype til en annen, noe som vil ha betydning for utviklingen innen de ulike kriminalitetstypene når man sammenligner tall over tid(da særlig fra 2014 til 2015). 1 Tall pr innbygger for 2016 er ikke korrekt da tallet på antall saker kun er frem til Tall pr vil dermed ligge mye lavere enn hva som er korrekt, men kolonnen vil kunne være et nyttig hjelpemiddel for å se tendenser.

144 Tabelloversikt Tabell 1. Alle saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall pr. kriminalitetstype... 3 Tabell 2. Alle saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 3. Alle "initierte" saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 4. Alle "ikke-initierte" saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 5. Alle "ordensforstyrrelser" i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 6. Alle voldssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 7. Alle vinningssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 8. Alle sedelighetssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 9. Alle narkotikasaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 10. Alle trafikksaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 11. Alle økonomisaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 12. Alle "andre" saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 13. Alle skadeverkssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 14. Alle undersøkelsessaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 15. Alle miljøsaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 16. Alle arbeidsmiljøsaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Tabell 17. Antall oppdrag i Agder politidistrikt registrert med ressurs og ikke-kapasitet. Tall fra Tabell 18. Befolkningsstørrelse pr. kommune/tjenestested, pr. 1. jan

145 Tabell 1. Alle saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall pr. kriminalitetstype Alle saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall pr. kriminalitetstype* Kriminalitetstype VINNING TRAFIKK NARKOTIKA ANNEN VOLD SKADEVERK UNDERSØKELSESSAKER ØKONOMI MILJØ SEDELIGHET ARBEIDSMILJØ Totalsum *Tallene i tabell 1 avviker noe fra tabell 2 da enkelte saker er registrert pa Agder pd, og ikke pa et tjenestested. Dette er (et fa tall) saker der gjerningen ikke kan stedfestes. Tabell 2. Alle saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger* Tjenestesteder pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd

146 Tabell 3. Alle "initierte" saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle "initierte" saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger* Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd *"Initierte" saker besta r av kriminalitetstypene trafikk, narkotika og miljø. Tabell 4. Alle "ikke-initierte" saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle "ikke-initierte" saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger* Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd *"Ikke-initierte" saker besta r av kriminalitetstypene vold, vinning, sedelighet, økonomi, skadeverk, undersøkelsessaker og arbeidsmiljø.

147 Tabell 5. Alle "ordensforstyrrelser" i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle "ordensforstyrrelser" i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger* Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd *Denne kategorien er sammensatt av ulike statistikkgrupper som anses for a være typiske ordensforstyrrelser, ofte knyttet til utelivet i helgene. 2 2 Kategorien ordensforstyrrelser er konstruert av følgende statistikkgrupper som ellers befinner seg i kategorien "andre" saker: 4003 skremmende/plagsom/hensynsløs adferd, 7320 unnlatt a etterkomme pa legg, 7304 urinering 3415 forstyrrelse, alminnelig fred/orden, med rus, 3411 bæring av kniv e.l. pa offentlig sted, 5012 forulemping av offentlig tjenestemann, 5021 brudd pa oppholds-/besøksforbud, 3403 forstyrrelse, alminnelig fred/orden, 8604 pa virket/beruset, 0670 ulovlig bevæpning pa off sted, kniv eller liknende gjenstand, 0652 ordensforstyrrelse, i selvforskyldt rus, 9102 ulov. bæring av skyteva pen, 0651 ordensforstyrrelse, 0669 ulovlig bevæpning pa offentlig sted, skyteva pen mv., 3499 orden/fred, diverse og 5199 alkoholloven, diverse.

148 Tabell 6. Alle voldssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle voldssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd Tabell 7. Alle vinningssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle vinningssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd

149 Tabell 8. Alle sedelighetssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle sedelighetssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd Tabell 9. Alle narkotikasaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle narkotikasaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd

150 Tabell 10. Alle trafikksaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle trafikksaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd Tabell 11. Alle økonomisaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle økonomisaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd

151 Tabell 12. Alle "andre" saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle "andre" saker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd Tabell 13. Alle skadeverkssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle skadeverkssaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd

152 Tabell 14. Alle undersøkelsessaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle undersøkelsessaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd Tabell 15. Alle miljøsaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle miljøsaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Agder pd

153 Tabell 16. Alle arbeidsmiljøsaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr Alle arbeidsmiljøsaker i Agder politidistrikt, (pr ). Faktiske tall og tall pr innbygger Tjenestesteder 2011 pr pr pr pr pr pr.1000 Kristiansand Vågsbygd Randesund Arendal Grimstad Søgne og Songdalen Vennesla og Iveland Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal Evje og Hornnes Valle og Bykle Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Totalt Agder pd Tabell 17. Antall oppdrag i Agder politidistrikt registrert med ressurs og ikke-kapasitet. Tall fra 2015 Tjenestested Oppdrag med ressurs Ikke kapasitet Total %-andel ikke kapasitet Kristiansand ,0 Arendal ,9 Grimstad ,1 Mandal ,3 Søgne og Songdalen ,8 Vågsbygd ,8 Randesund ,6 Vennesla ,6 Lyngdal ,3 Lillesand ,8 Udefinert sted ,9 Tvedestrand ,5 Farsund ,7 Flekkefjord ,4 Risør ,7 Kvinesdal ,7 Froland ,9 Lindesnes ,0 Gjerstad ,7 Evje og Hornes ,9 Birkenes ,8 Valle ,5 Marnadal ,4 Åmli ,9 Vegårshei ,5 Bygland ,8 Hægebostad ,4 Åseral ,1 Kilde: Politiets operasjonslogg, PO (Politioperativt System).

154 Tabell 18. Befolkningsstørrelse pr. kommune/tjenestested, pr. 1. jan Kommuner Kristiansand Arendal Grimstad Søgne og Songdalen (Søgne) (Songdalen) Vennesla og Iveland (Vennesla) (Iveland) Mandal Lillesand Farsund Flekkefjord Lyngdal Risør Tvedestrand Kvinesdal Froland Birkenes Lindesnes Marnardal og Audnedal (Marnardal) (Audnedal) Evje og Hornnes Gjerstad Valle og Bykle (Valle) (Bykle) Vegårshei Åmli Hægebostad Bygland Åseral Totalt Kilde: Statistisk sentralbyra.

155 VEDLEGG 7 Risiko- og sårbarhetsvurdering (ROS) For å sikre at den anbefalte innretningen på lokal struktur gir minst like gode polititjenester som i dag, er det gjennomført risiko- og sårbarhetsvurderinger. ROS-vurderingene søker å avdekke hvordan eventuelle endringer vil påvirke politiets beredskap, samt kapasitet og kompetanse til å forebygge, etterforske og påtale straffbare handlinger og sikre innbyggernes trygghet. På bakgrunn av dette er det definert en rekke uønskede hendelser (UH) innenfor områdene beredskap, etterforskning og forebygging. Sannsynlighet og konsekvens er vurdert for hver av de uønskede hendelsene. Den samlede vurderingen som presenteres er en kombinasjon av sannsynlighet for at den uønskede hendelsen inntreffer, vurdert opp i mot konsekvensen ved at den inntreffer. De ulike risikoene er gradert mellom lav, moderat, betydelig og høy. 1 Samtlige uønskede hendelser er vurdert ut i fra målsetningen i Prosjekt Nytt Politidistrikt (PNP), som beskrevet i oppdraget fra Politidirektoratet: - Tilgjengelighet og synlighet for publikum - Kvalitet i forebygging, etterforskning og beredskap - Effektiv ressursbruk i politidistriktet - Helhetlig styring og ledelse i politidistriktet - Fleksibilitet i politidistriktet Relevante fagpersoner i distriktet er involvert både i prosessen med å identifisere uønskede hendelser, samt i selve vurderingen av sannsynlighet, konsekvens og samlet risiko. Det presiseres at dette ikke er en fullverdig ROS-analyse, men en minimumsløsning hvor man har søkt å avdekke de mest åpenbare risikoene innenfor de respektive områdene; en kvalifisert vurdering av risiko. 1 Lav= Ved lav risiko er det vurdert dithen at både sannsynlighet for at den uønskede hendelsen inntreffer er lav og/eller konsekvensen er liten/ubetydelig. Det er ikke ensbetydende med at det ikke eksisterer forbedringspotensialer innenfor dette området da det kan være variasjoner innad i distriktet, men det sier noe om at politidistriktet leverer tilfredsstillende. Moderat= Ved moderat risiko er det enten vurdert dithen at det i deler av, eller i hele distriktet, er sannsynlig at den uønskede hendelsen inntreffer. Dersom det er svært sannsynlig at den uønskede hendelsen inntreffer, men konsekvensen er vurdert til å være lav, vil risikoen gjerne vurderes som moderat. Er det svært lite sannsynlig at den uønskede hendelsen inntreffer, men konsekvensen vurderes å være moderat eller alvorlig, er det også sannsynlig at risikoen vurderes som moderat. Moderat risiko er en erkjennelse av at det eksisterer forbedringspotensial. Betydelig= Dersom det er svært sannsynlig at den UH inntreffer og konsekvensen er vurdert som moderat eller alvorlig, vil risikoen vurderes som betydelig. Samtidig kan lite sannsynlige UH med alvorlige konsekvenser (eksempelvis fare for liv og helse), vurderes som betydelig. Der risikoen er vurdert til å være betydelig, eksisterer det åpenbare og betydelig forbedringspotensialer, og tiltak innenfor dette området bør prioriteres. Høy=Ved høy risiko er konsekvensen knyttet til den UH vurdert å være svært alvorlig, eller det kan være en kombinasjon av høy sannsynlighet og alvorlige konsekvenser. Der risikoen er vurdert til å være høy, er situasjonen ansett for å være uakseptabel, og tiltak innenfor dette området bør prioriteres høyt. 1

156 Beredskap Uønsket hendelse Målsetting i PNP Oppdrag i Synlighet og indre tilgjengelighet bygder blir nedprioritert Effektiv ressursbruk Patruljen overholder ikke kravet til responstid Patruljer oppholder seg for mye i soner der det skjer lite kriminalitet Synlighet og tilgjengelighet Effektiv ressursbruk Synlighet og tilgjengelighet Effektiv ressursbruk Samlet vurdering dagens organisering/struktur En gjennomgang av politiets vaktjournal, PO, for 2015 viser at oppdrag i de indre områdene, samt oppdrag knyttet til tettsteder nært de største byene, i større grad avvises grunnet "ikke kapasitet". Dette gjelder i stor grad på tider der man normalt har et høyere kriminalitetstrykk i sentrumsområdene, f.eks. natt til lørdag og søndag. At ressursene styres mot disse områdene på gitte tidspunkt vil derfor være en styrke for den totale beredskapen, og konsekvensene for de indre områdene anses å være lave. Konsekvensen anses å være høyere hvis dette blir mer faste ordninger, f.eks. at patruljen ikke patruljerer de indre områdene på tidspunkt der kriminalitetstrykket i sentrum er lavere, f.eks. på dagtid. Man har sett noen eksempler på dette. En sannsynlig langsiktig konsekvens vil være en økning i kriminalitet i de områdene der politiet er fraværende, i tillegg til at innbyggernes opplevelse av trygghet i disse områdene svekkes. På sikt kan dette videre resultere i at tilliten til politiet i de indre områdene svekkes og at terskelen for å kontakte politiet øker. I måling av responstid er det kun de alvorligeste oppdragene som måles, såkalt "PRI 1" - oppdrag. Målinger som er foretatt i politidistriktet viser at distriktet totalt sett er innenfor målkravet når det gjelder responstid, men at flest brudd foreligger i de indre områdene. Konsekvensen av at politiet ikke kommer raskt til stedet på alvorlige hendelser, kan øke faren for tap av liv eller alvorlig skade på person. En konsekvens vil også være at andre nødetater må ivareta politiets oppgaver f.eks. på skadested, i tillegg til at helsepersonell må ta større risiko der man normalt sikres av politiet. Konsekvensen kan derfor være høy, men det er samtidig viktig å presisere at politiet aldri vil kunne sikre en beredskap som tar høyde for alle alvorlige hendelser i områder der det normalt skjer svært få forhold. Dersom politiets patruljer oppholder seg mye i områder det kriminalitetstrykket er lavt, vil dette redusere den totale beredskapen i distriktet. I dagens tjenestestruktur er tilbakemeldingen fra fagpersoner ved operasjonssentralen at patruljene i stor grad styres dit man anser kriminalitetstrykket å være størst. Dette gjelder spesielt i helgene. Sannsynligheten for at dette inntreffer i disse periodene anses derfor å være lav. Det er likevel noe mer usikkerhet knyttet til styring av patruljene i de perioder av døgnet der det normalt skjer lite. Patruljen står da mer fritt til å vurdere hvor behovet er størst. Sannsynligheten for at patruljer i disse 2 Risiko Moderat Betydelig Lav Samlet vurdering etter strukturendring Mer robuste enheter med større mulighet for planlegging av operativ tjeneste. Ved færre tjenestesteder og tjenesteenheter vil det bli frigjort kapasitet til beredskap i hele politidistriktet, og fokus kan settes på de deler som har mindre tilstedeværende politi. Oppmøtested eller tjenestested i innlandskommuner vil medføre mer tilstedeværelse. Risiko reduseres som følge av mer tilstedeværelse og kortere avstand fra patrulje til hendelse. Det vil ikke være døgnkontinuerlig patruljetjeneste i områdene i indre Agder, og derfor vil det fortsatt være noe risiko forbundet med responstid. Risikoen for mer tilstedeværelse i områder der det skjer lite kriminalitet, forblir uendret. Økt patruljevirksomhet med antall patruljer vil medføre bedre total beredskap i hele politidistriktet. Økningen i antall patruljer vil blant annet komme som resultat av strukturendring. Risiko ny struktur Lav Moderat Lav

157 Patruljer har ikke tilstrekkelig kompetanse til å håndtere skarpe/ alvorlige hendelser Patruljen er ikke operativ deler av vaktsettet grunnet avstander mellom oppmøtested Operasjonssentralen klarer ikke å kraftsamle nok patruljer ved alvorlige hendelser i sentrumsområdene Kvalitet knyttet til beredskap Synlighet og tilgjengelighet Effektiv ressursbruk Synlighet og tilgjengelighet Effektiv ressursbruk periodene er i områder der det skjer mindre kriminalitet, er derfor større, men konsekvensen av dette er samtidig lav. Hensynet til at patruljen er synlig også i de områder der det normalt rapporteres lite kriminalitet, veier også tungt. I politiet er det et absolutt krav om at alle skal ha et minimum av opplæring for å kunne fungere i operativ tjeneste. Samtidig er det også slik at gjentagelser øker sannsynligheten for at du blir bedre. Ansatte som i det daglige opererer i områder der kriminalitetstrykket er størst, vil derfor også få mer trening i håndtering av skarpe oppdrag. Samtidig vil man kunne argumentere for at disse får raskere støtte fra andre patruljer, mens man i indre deler av politidistriktet står mer alene om oppdraget og at man således må ta et større ansvar. Summen av dette gjør at man anser kompetansen for å være tilstrekkelig i alle deler av distriktet, og sannsynligheten vurderes derfor som lav. Konsekvensen av manglende kompetanse vil kunne resultere i skade på egne mannskaper, skade på tredjeperson og tap av tillit. Selv om konsekvensene her er høye gir en samlet vurdering lav risiko. En operativ politipatrulje består av minimum to personer. I dagens tjenestestruktur er det etablert vaktsamarbeid mellom flere tjenestesteder der man har oppmøtested på det tjenestested man er ansatt. I mange tilfeller vil en patrulje bestå av to ansatte på to tjenestesteder med en betydelig reisevei imellom. Patruljen vil da ikke være operasjonell før disse møtes, noe som resulterer i tap av beredskap i første og siste del av hvert vaktsett. I enkelte tilfeller kan dette totalt dreie seg om over en time. Det vurderes derfor som svært sannsynlig at den uønskede hendelsen inntreffer. En sannsynlig konsekvens av at politidistriktet står uten beredskap i deler av vaktsettet, kan være økt fare for tap av menneskeliv, eller at andre nødetater må ta ansvar for politiets oppgaver. En høy grad av sannsynlighet og konsekvens gjør at risikoen her vurderes som høy. Dersom beredskapen spres for mye ut over et stort geografisk område, vil ikke operasjonssentralen klare å kraftsamle ressurser til å løse alvorlige oppdrag. I Agder politidistrikt er sannsynligheten for dette lav, da man i stor grad styrer beredskapen mot de områder der kriminalitetstrykket er høyest. En sannsynlig konsekvens av at man ikke får støtte av flere patruljer ved alvorlige oppdrag, er skade på ansatte og/eller tredjeperson. I vurderingen må man ta høyde for at politiet aldri kan sikre 100 % beredskap i alle områder av distriktet. Risikoen settes derfor til lav. 3 Lav Høy Lav Ingen endring i risikovurdering som følge av strukturendring. Kompetansekravene er de samme for alle operative mannskap uavhengig av struktur. Ved flere patruljer vil det være flere med kompetanse på jobb samtidig, og muligheten for å ressurssette alvorlige hendelser øker. Reduksjon av denne risikoen har vært en av flere viktige målsetninger i arbeidet med ny struktur. Når ny struktur er etablert og ressurssatt, vil denne risikoen reduseres til lav. Risikoen forblir lav da beredskapen blir bedre som følge av økning i antall patruljer i politidistriktet. Lav Lav Lav

158 Etterforskning Uønsket Målsetting i hendelse PNP Anmeldelser Tilgjengelighet på tjenestested Effektiv blir avvist ressursbruk eller videre henvist Kvalitet i etterforskning Mottak/avgitt anmeldelse i alvorlige saker (f.eks. voldtekt og/eller vold i nære relasjoner) blir utført av personell uten spisskompetanse Kvalitet knyttet til etterforskning Effektiv ressursbruk Samlet vurdering dagens organisering/struktur Ved mindre tjenestesteder og ved stort press på politivakten i de store byene, er det sannsynlig at dette forekommer. På mange mindre tjenestesteder har kontoret begrenset kontortid og kapasitet og vil således være dårlig rustet til å håndtere anmeldelser av mer alvorlig kriminalitet. Det er derfor sannsynlig at flere i denne kategorien henvises til større tjenesteder. At noen møter hos politiet uten å få mulighet til å anmelde et straffbart forhold, kan gå ut over tilliten til politiet. I enkelte tilfeller vil dette også kunne føre til tap av viktige bevis fordi etterforskningen kommer for sent i gang. Ved mindre tjenestesteder og ved stort press på politivakten i de store byene, er det sannsynlig at dette forekommer. På mange mindre tjenestesteder har kontoret begrenset kontortid og kapasitet og vil således være dårlig rustet til å håndtere anmeldelser av mer alvorlig kriminalitet. Det er derfor sannsynlig at flere i denne kategorien henvises til større tjenesteder. At noen møter hos politiet uten å få mulighet til å anmelde et straffbart forhold, kan gå ut over tilliten til politiet. I enkelte tilfeller vil dette også kunne føre til tap av viktige bevis fordi etterforskningen kommer for sent i gang. Risiko Moderat Høy Samlet vurdering etter strukturendring Risikoen for denne uønskede hendelsen reduseres ved at tjenesteenhetene og tjenestestedene blir mer robuste enn i dag. Risikoen vil ytterliggere blir redusert ved at politidistriktet skal etablere et felles straffesaksinntak med bemanning på dag og kveld. Risikoen for denne uønskede hendelsen reduseres ved at tjenesteenhetene og tjenestestedene blir mer robuste enn i dag. Risikoen vil ytterliggere blir redusert ved at politidistriktet skal etablere et felles straffesaksinntak med fokus på straksetterforskning og etterforskningsledelse. Risiko ny struktur Lav Lav Det etableres ikke taktisk etterforskningsleder raskt nok Kvalitet knyttet til etterforskning Effektiv ressursbruk I alvorlige og komplekse straffesaker vil det være behov for å etablere etterforskningsledelse med kompetanse på å lede store straffesaker. I dagens tjenestedsordning er denne rollen fordelt på etterforskere i noen av driftsenhetene i tillegg til Felles kriminalenhet. Det foreligger ingen beredskapsordning knyttet til funksjonen og sannsynligheten for at ingen etterforskningsledere er tilgjengelig ved oppstart av saken, er derfor høy. En sannsynlig konsekvens av dette er at viktige bevis går tapt, fordi etterforskingsskritt ikke blir gjennomført og/eller at disse ikke gjennomføres med tilstrekkelig grad av kvalitetskontroll. Moderat Denne hendelsen påvirkes lite av strukturendringen utover muligheten til å få mer trening som etterforskningsleder i fagmiljøer som blir større. Etablering av felles straffesaksinntak som en del av nærpolitireformen i Agder, vil medvirke mest til at denne risikoen blir redusert. Lav Politipatruljen har ikke tilstrekkelig kompetanse i etterforskning Kvalitet knyttet til etterforskning Effektiv ressursbruk Kompetansen på etterforskning er i stor grad styrt av utdanning, mengdetrening, interesse og holdninger til faget. Det vurderes som sannsynlig at man ved større tjenestesteder i distriktet der det er etablert robuste fagmiljø på etterforskning, vil være bedre rustet til utvikling enn på de minste stedene der man i mindre grad har støtte i et fagmiljø. En sannsynlig konsekvens vil være at like saker behandles ulikt og en økt fare for tap av bevis og lengre saksbehandlingstid der kompetansen er lav. 4 Moderat Strukturendring med større enheter og muligheter for fagmiljøer vil redusere risikoen til lav Lav

159 Politiet har ikke tilstrekkelige mannskaper til å gjennomføre initiale etterforskings - skritt på kveld og natt Kvalitet knyttet til etterforskning Effektiv ressursbruk Tilgjengelighet Ved mindre tjenestesteder vil det være større sannsynlighet for at straffesaker som burde vært tatt tak i kort tid etter at anmeldelse er inngitt, blir liggende til dagen etter eller over helgen grunnet tilgang på ressurser. En sannsynlig konsekvens er fare for tap av bevis. At viktige bevis, som kunne vært sikret tidlig ved enkle etterforskningskritt, går tapt, vil føre til at man må bruke mer ressurser og lengre tid på å få oppklart saken. Moderat Risiko reduseres til lav som følge av strukturendringen. Felles straffesaksinntak som etableres vil være et viktig bidrag til reduksjon av risiko på denne hendelsen. Lav Politiet benytter ikke i tilstrekkelig grad teknologiske verktøy og elektroniske spor i oppklaring av straffesaker Kvalitet knyttet til etterforskning Effektiv ressursbruk Sikring av elektroniske spor tidlig, kan være helt avgjørende for å sikre bevis. I dagens organisering er det Felles kriminalenhet som har fagkompetanse på dette. Det vurderes som sannsynlig at det i mange saker er et stort potensiale for bruk av elektroniske spor uten av dette utnyttes. Årsaken er at mange små tjenestesteder gjør det vanskelig å etablere flere fagmiljø på dette med gode beredskapsordninger. Konsekvensen vil være tap av bevis, og at informasjon som kan være viktig for å avdekke ny kriminalitet ikke avdekkes. Moderat Strukturendring vil medføre større fagmiljøer og risikoen reduseres til lav. Lav Politiet klarer ikke å etablere etterforskningsteam som arbeider over tid Kvalitet knyttet til etterforskning Effektiv ressursbruk Agder politidistrikt opplever i større grad at gjerningspersoner begår mange forhold i et begrenset tidsrom over store geografiske områder. Et typisk eksempel på dette er mobile vinningskriminelle (MVK). Erfaringen fra Agder politidistrikt er at slike saker løses best når de etterforskes ut fra et sted eller med dedikerte team. Det vurderes likevel som sannsynlig at det i for liten grad etableres team på tvers av tjenestestedsgrenser. I mange tilfeller etableres team for sent, og man opplever ressursutfordringer når slike team skal arbeide over lengre tid. Betydelig Ny struktur vil øke muligheten for å avgi personell til etterforskningsteam. Risikoen reduseres som følge av strukturendring til moderat. Når ny struktur og organisasjon blir etablert vil det være andre tiltak som kan iverksettes for å redusere risikoen ytterliggere. Moderat Saker som kunne vært oversendt jurist blir liggende hos etterforsker for lenge Effektiv ressursbruk I Agder politidistrikt fordeles straffesaker ut fra det tjenestested der forholdet har skjedd. Hvert tjenestested/region har sin straffesaksansvarlig som sikrer at oppgaver blir gjennomført og at sakene etterforskes effektivt. Det vurderes som lite sannsynlig at saker ligger for lenge grunnet manglende kontroll. Konsekvensen hvis dette skjer er at man får en høyere saksbehandlingstid på sakene, og etterforskere bruker mer ressurser i enkeltsaker enn det som anses nødvendig. Lav Strukturen påvirker ikke denne hendelsen. Den vil bli mer påvirket av felles straffesaksinntak som skal etableres. Risikoen forblir lav. Lav 5

160 Forebygging Uønsket Målsetting i hendelse PNP Politiet får Kvalitet i ikke i forebygging tilstrekkelig grad Effektiv gjennomført ressursbruk individrettede tiltak med Helhetlig tilstrekkelig styring og kvalitet ledelse (bekymringssamtaler, Fleksibilitet kjernegruppe) Samlet vurdering dagens organisering/struktur Flere "forebyggere" har i liten grad forebygging som hovedoppgave - de er som regel underlagt seksjoner for etterforskning eller beredskap. Det forebyggende arbeidet i Agder er delvis prisgitt den enkeltes engasjement og initiativ. Flere forebyggere er i noe grad overlatt til seg selv, og har ikke et fagmiljø å støtte seg på ved eget tjenestested. Tilbakemeldingen er at enkelte tjenestesteder på tross av dette klarer å gjennomføre individrettede tiltak, foruten noen utfordringer knyttet til å delta i oppfølgingsteam. Konsekvensen ved at dette ikke blir gjennomført kan være at barn og unge faller ut i kriminalitet. Risiko Moderat Samlet vurdering etter strukturendring Strukturendring medfører redusert risiko ved at enhetene blir mer robuste og like. Dette vil gi muligheter for å organisere og ressurssette forebyggende arbeid mer likt på tvers av politidistriktet. Risiko ny struktur Lav Politiet får ikke gjennomført risikovurdering knyttet til partnervold og videre gjennomført motivasjonssamtaler Politiet har ikke i tilstrekkelig grad samarbeid med lokalsamfunn (kommune, skole) Kvalitet i forebygging Effektiv ressursbruk Helhetlig styring og ledelse Kvalitet i forebygging Effektiv ressursbruk Helhetlig styring og ledelse SARA-kontakter på tjenestestedene er underlagt andre oppgaver og får i mindre grad tid til å gjennomføre de tiltak som er pålagt. Fagmiljøet er fragmentert og SARA - kontakter er i mindre grad knyttet opp mot et fagmiljø innen forebygging. Kun 50 % av alle partnervoldsaker risikovurderes i dag. Fare for gjentagende vold, og i verste fall tap av liv. Det er etablert SLT-koordinator i de fleste kommuner i politidistriktet. Denne rollen bidrar til å sikre god dialog og etablering av samordnede tiltak mellom kommune og politi. Mangel på struktur og robusthet knyttet til etterretning gjør at informasjonsflyten fra politi til kommune blir noe tilfeldig. Mangel på robusthet knyttet til forebygging skaper utfordringer knyttet til operasjonalisering av tiltak der politiet har et ansvar. Konsekvens: Feil prioritering, tiltak som ikke treffer, tiltak blir ikke gjennomført. Betydelig Moderat Strukturendring med større enheter og fagmiljøer vil kunne redusere denne risikoen. Dette vil øke muligheten til å lage miljøer med spesialområder og spesialistkompetanse. Ressurssetting knyttet til fagområdet vil kunne bidra til ytterliggere risikoreduksjon. Dette vil bli en del av bemanningsplan og bemanningsfordeling når ny struktur er bestemt. Strukturendring vil ha noe innvirkning på denne hendelsen. Andre tiltak som gjennomføres i nærpolitireformen vil sammen med strukturendringen kunne medføre reduksjon i risiko til lav. Her kan nevnes politikontakter, mer fokus på forebyggende arbeid og samhandling med kommunene. Moderat Lav Politiet har ikke i tilstrekkelig grad samarbeid med utelivsog restaurantbransjen hvor det er skjenkebevilling (AAH) Kvalitet i forebygging Effektiv ressursbruk Helhetlig styring og ledelse Arbeidet med AAH fungerer godt på flere steder i Agder politidistrikt. Konsekvens av manglende ansvarlig alkoholhåndtering kan være økt grad av ordensforstyrrelser/vold i sentrum. Lav Strukturendring vil øke muligheten for at dette arbeidet kan utvikles videre. Risikoen forblir uendret. Lav 6

161 Politiet har ikke i tilstrekkelig grad samarbeid med næringsliv Kvalitet i forebygging Effektiv ressursbruk Helhetlig styring og ledelse Det er ikke tilstrekkelig grad av samarbeid med næringslivet. Det som eksisterer er gjerne basert på personlig initiativ og engasjement. Når dette ikke fungerer vil en sannsynlig konsekvens være økt fare for arbeidsmarkedskriminalitet. En manglende dialog med næringslivet vil samtidig gi økt risiko for at organiserte kriminelle nettverk får mulighet til å etablere seg gjennom leie av lokaler (kafeer/klubblokaler). Moderat Strukturendringen har liten innvirkning på denne risikoen Risikoen kan reduseres med fokus på hendelsen og videreutvikling av næringslivskontaktrollen i politidistriktet. Dette vil være en del av videre arbeid internt i politidistriktet knyttet til nærpolitireformen. Moderat Politiet forebygger ikke i tilstrekkelig grad organisert kriminalitet Kvalitet i forebygging Effektiv ressursbruk Helhetlig styring og ledelse Agder politidistrikt jobber i hovedsak reaktivt og ikke proaktivt mot den organiserte kriminaliteten. Alt i alt er risikoen til stede for at politiet ikke i tilstrekkelig grad arbeider forebyggende mot den organiserte kriminaliteten. En sannsynlig konsekvens vil være at organiserte kriminelle nettverk i større grad får operere fritt i politidistriktet. Moderat Større og mer robuste fagmiljøer vil øke muligheten for å redusere denne risikoen. Her vil arbeidet med struktur og ressurssetting i fellesenhet også spille en viktig rolle for reduksjon i risiko. Lav Forebyggende tiltak blir ikke i tilstrekkelig grad forankret og ledelsesstyrt Kvalitet i forebygging Helhetlig styring og ledelse Det er store variasjoner i hvordan forebyggende tiltak blir forankret og ledelsesstyrt. En del tiltak blir direkte styrt fra sentralt hold, men i mange tilfeller er det på lokalt nivå tilfeldig hvilke tiltak som iverksettes. Det er også lite notoritet og sporbarhet på hva som skjer i det forebyggende arbeidet. Dette gjelder ikke for individrettede tiltak for de under 18 år. En sannsynlig konsekvens av dette er at ledelsen i mindre grad evner å se effekten av det forebyggende arbeidet i distriktet, og at styring og prioritering av forebyggende tiltak blir skadelidende som følge av dette. Moderat Strukturendring med reduksjon i antall tjenestesteder og tjenesteenheter vil redusere risikoen for denne hendelsen. Strukturendringen må følges opp med lederutvikling og klargjøring av lederrollen i politidistriktet for å lykkes med denne risikoreduksjonen. Lav 7

162 VEDLEGG 8 Kriminalitetsforebyggende arbeid, Agder politidistrikt Hovedfunnene i de undersøkelser som er foretatt i forbindelse med nærpolitireformen fremkommer av dette dokument. Arbeidsgruppen for struktur har samarbeidet med forebyggende koordinator for å vurdere dagens leveranser. Forebyggende koordinator har bistått med å hente inn svar fra alle tjenestesteder/tjenesteenheter. Det samarbeides ulikt innenfor driftsenhetene i politidistriktet på dette området. I 2015 var det nedsatt en arbeidsgruppe som evaluerte deler av det kriminalitetsforebyggende arbeidet. En hovedkonklusjon var da at det er svært ulik ressurssetting av øremerkede stillinger i politidistriktet relatert til dette fagområdet. Forebyggende politiarbeid i Agder politidistrikt varierer fra tjenestested til tjenestested og politiet fremstår ikke enhetlig. Det er utfordrende å få det forebyggende politiarbeid i tilstrekkelig grad forankret og ledelsesstyrt. Det kriminalitetsforebyggende arbeid i kommunene er i hovedsak forankret gjennom politiråd og SLT-ordningen. Hvor godt dette er forankret og fungerer varierer fra kommune til kommune. Det fremheves at politiråd og strategisk avtale er en suksessfaktor i forhold til samhandling mellom politi og ulike sektorer i kommunene. Politidistriktet leverer mest kriminalitetsforebyggende arbeid på følgende områder, barn og unge, rus og trafikk. I forhold til andre saksområder har politidistriktet utfordringer i forhold til en proaktiv og forebyggende tilnærming. Med dagens organisering viser politiets vurdering at samarbeidet med lokalsamfunnet har et forbedringspotensial på en rekke områder. Det oppleves av politiet som at kommunene er godt fornøyd med det som leveres lokalt de fleste steder, uten at det sammenlignes med hva som leveres i andre kommuner. Det er store forskjeller i politidistriktet blant annet når det gjelder oppfølging og deltagelse i kjernegrupper, ungdomskontrakter, oppfølgingsteam, skolebesøk og deltakelse i foreldremøter. Risiko- og sårbarhetsvurderingen viser at politiet ikke i tilstrekkelig grad får gjennomført individrettede tiltak med god kvalitet. Oppfølgingen på disse områdene fungerer best på de tjenestesteder der en har dedikerte forebyggere. Ulike områder er spesifisert videre i dette dokument basert på tilbakemeldinger fra tjenestestedene i politidistriktet. Svarene er meldt inn fra ledere eller fra de som jobber spesifikt med kriminalitetsforebyggende arbeid. 1

163 Oppsummering på ulike områder; svar fra tjenestestedene i 2016: Politirådssamarbeid: I Agder gjennomføres regionale og lokale politiråd. De regionale planlegges mellom regionenes daglige ledere og forebyggende koordinator. De lokale planlegges mellom tjenestestedsledere og kommunene. Tilbakemeldingene viser at de regionale og lokale politirådene oppleves som avgjørende for godt samarbeid mellom kommune og politi. Det er en løpende diskusjon om hvem som skal representere i de lokale politirådsmøtene og hva som skal være agenda. SLT - samarbeid: De fleste kommunene i Agder har SLT-koordinator i ulike stillingsbrøker. Der stillingsandelen er lav, trekkes dette frem som en utfordring. Samarbeidet med SLTkoordinatorene er i stor utstrekning tilfredsstillende. I de kommunene der det ikke er ansatt SLT koordinator oppgis det å være SLT-lignende ordninger. Kjernegrupper: Dette samarbeidet foregår i de fleste kommunene i Agder i 2016, med unntak av fem kommuner. Der kjernegrupper er etablert, er tilbakemelding at dette oppleves som nyttig og målrettet arbeid. Ungdomskontrakter: Våren 2016 ble det laget felles retningslinjer for bruk av ungdomskontrakter i politidistriktet. Det er nå stort fokus på bruk av ungdomskontrakter og det benyttes på alle tjenestesteder med unntak av i Setesdal. Deltakelse i oppfølgingsteam: I Agder pd er det etablert tre koordineringsgrupper (KOG) som har et ansvar for straffegjennomføringen av ungdomsstraff og ungdomsoppfølging. Tilknyttet disse tre KOGgruppene er det etablert oppfølgingsteam rundt den enkelte ungdom. Politidirektoratet har kommet med eget rundskriv om politiets deltakelse og rolle i KOG-grupper, under etterforskning og i oppfølgingsteam. Et oppfølgingsteam blir etablert der den domfelte bor, og dermed vil det hele tiden variere hvem og hvor mye ressurser et tjenestested har på denne oppfølgingen. Erfaringen i Agder, der man har hatt disse teamene, er gode. Politiets utfordring er å følge opp sitt ansvar i forhold til KOG, da dette krever mye resurser. Tverretatlig koordineringsmøter på individnivå: I utgangspunktet var det de tre største byene som etablerte tverretatlig koordineringsmøter. Dette er en møteform som begynner å komme på plass på flere tjenestesteder i Agder. Ansvarlig alkoholhåndtering: Det er stor variasjon i Agder hvorvidt samarbeid om AAH og forebygging av utelivsrelatert vold er etablert. Enkelte tjenestesteder begrunner dette med at det ikke er et etablert uteliv i kommunen. Der hvor ordningen AAH er etablert er erfaringene positive. 2

164 Lokalt samarbeid for å forebygge radikalisering: I Agder politidistrikt er det ansatt en radikaliseringskoordinator. Flere steder i Agder er det etablert samarbeid kommune/politi. Det er likevel noen tjenestesteder som ikke har formalisert samarbeid enda. Rolleavklaringer i forhold til dette arbeidet er en utfordring. Elev - og foreldremøter: De fleste tjenestestedene har en eller annen form for elev/foreldremøter. Der det gjennomføres er fokus mange steder 8. klassetrinn og videregående skoler. Ressurssituasjonen er forklaringen der dette ikke er formalisert. Skolebesøk prioriteres noe ulikt i politidistriktet. Bekymringssamtaler: Alle tjenestestedene gjennomfører bekymringssamtaler. Tilbakemeldingene er gode på denne metoden. Det må likevel bemerkes at kvalitet og notoritet er varierende. Natteravner: Det er i dag etablert natteravnsamarbeid ved 10 tjenestesteder i politidistriktet. Oppslutningen er varierende. Ordningen fungerer bra der natteravnene er etablert. Oppsøkende/forebyggende patruljevirksomhet (forhåndsplanlagt): Mange tjenestesteder opplyser at det er vanskelig å planlegge forebyggende patruljetjeneste som kan drive målrettet arbeid mot problemområder. Dette er kanskje den største utfordringen vi ser i politidistriktet i forhold til kriminalitetsforebygging. En av årsakene kan være at de som er avsatt til å drive forebyggende arbeid, også deltar i etterforsking og operativ tjeneste. Dette er ulikt på de forskjellige tjenestestedene. Fokus på denne type tjeneste og ressurser til alt som skal løses av oppgaver pekes på som årsaker til at dette blir ulikt håndtert. Samarbeid med etterretning: Her har distriktet et stort forbedringspotensial. Per i dag er det lite og variabel struktur på dette arbeidet i driftsenhetene. Dedikert kriminalitetsforebygging: Politidistriktet har en utfordring når man signaliserer at det satses på kriminalitetsforebygging i politidistriktet. Mange tjenestesteder er tydelige på at de enten ikke har noen dedikert person på området, at man jobber i en prosentandel, eller at man veldig ofte blir trukket inn i andre mer reaktive gjøremål samt vakt/beredskapsarbeid. Politiet på nett: Per i dag er det to profiler på Facebook knyttet til Agder pd som brukes sporadisk. Når det gjelder bruk av sosiale medier er det et stort potensiale som ikke er utnyttet. Tilstedeværelse i sosiale medier er ressurskrevende og krever kontinuerlig oppfølging for at vår tilstedeværelse skal være troverdig. Situasjonell forebygging: Politiet er gitt gode muligheter til å komme med innspill i kommunens planprosesser når nye områder, skoler, utesteder, parkeringsanlegg osv. skal etableres. Målet er å sikre det kriminalitetsforebyggende perspektiv i planprosessen, som reguleres av Plan- og bygningsloven. Agder pd har lite erfaring med å bruke denne muligheten. Til nå har man i hovedsak hatt fokus på trafikkregulerende tiltak. 3

165 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 002 Torill Neset torill.neset@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 16/114 Kommunestyret Høringsuttalelse om utredningen "en ny region Agder?" Rådmannens innstilling: Gjerstad kommunestyre støtter innstillingen til flertallet i forhandlingsutvalget, som er følgende: 1. Det etableres en ny region Agder fra Arendal skal bygges opp som hovedsete for regional stat, med så mange statlige etater og tiltak som mulig i Arendal/Aust-Agder. 3. Det regionale folkevalgte nivået legges til Kristiansand. 4. Statlige arbeidsplasser som nå er lokalisert i begge fylker, flyttes til Arendal/Aust-Agder. Til sammen gir dette en overvekt av nye arbeidsplasser i Aust-Agder. 5. Dersom staten velger å organisere seg annerledes enn det som beskrives i dette dokumentet, må de planlagte arbeidsplasser i Aust-Agder kompenseres. En avklaring forventes innen Regionen forplikter seg til prioriteringer som bidrar til å gjøre denne todelte modellen sterk og fremtidsrettet. 7. Det tas umiddelbart kontakt med staten for å få en nærmere avklaring med hensyn til flytting av aktuelle arbeidsplasser. 8. Det tas kontakt med staten med hensyn til utflytting og nyetablering av statlige arbeidsplasser fra Oslo der en beskriver mulighetene og behovet for nye arbeidsplasser i regionen. 9. Det legges til grunn at den nye regionen tildeles vesentlige nye oppgaver. Vedlegg:

166 Saksdokumenter: Saksdokumenter: Utredningen kan lastes ned her: Saksopplysninger: Aust-Agder og Vest-Agder fylkesting har fattet sammenfallende vedtak om å gå inn i forhandlinger om å etablere en ny region Agder. Det har vært etablert et forhandlingsutvalg med mandat til å forhandle om dette. Forhandlingsutvalget som har bestått av fylkeskommunenes fylkesordførere, fylkesvaraordfører og opposisjonsledere har lagt frem en utredning som redegjør for forhold knyttet til blant annet regionens tjenestetilbud, økonomi, politiske system og administrative forhold. Sammen med høringsinnspillene vil det samlede dokumentet utgjøre en viktig del av beslutningsgrunnlaget når fylkestingene i desember 2016 skal ta stilling til om man ønsker å etablere en ny region. Utredningen og forhandlingsutvalgets anbefalinger er sendt på høring til kommuner og aktuelle organisasjoner, i tillegg til at det er en åpen høring der alle som vil kan uttale seg. Høringsfrist var opprinnelig 11. november, men kommunenes høringsuttalelser som kommer inn etter fristen vil bli ettersendt til fylkestinget, dette er opplyst fra fylkesrådmannen. Forhandlingsutvalgets flertall, medlemmene Tore Askildsen, Terje Damman, Torunn Ostad og Jon-Olav Strand, anbefaler følgende: 1. Det etableres en ny region Agder fra Arendal skal bygges opp som hovedsete for regional stat, med så mange statlige etater og tiltak som mulig i Arendal/Aust-Agder. 3. Det regionale folkevalgte nivået legges til Kristiansand. 4. Statlige arbeidsplasser som nå er lokalisert i begge fylker, flyttes til Arendal/Aust-Agder. 5. Til sammen gir dette en overvekt av nye arbeidsplasser i Aust-Agder. Dersom staten velger å organisere seg annerledes enn det som beskrives i dette dokumentet, må de planlagte arbeidsplassene i Aust-Agder kompenseres. En avklaring forventes innen Regionen forplikter seg til prioriteringer som bidrar til å gjøre denne todelte modellen sterk og fremtidsrettet. 7. Det tas umiddelbart kontakt med staten for å få en nærmere avklaring med hensyn til flytting av aktuelle arbeidsplasser. 8. Det tas kontakt med staten med hensyn til utflytting og nyetablering av statlige arbeidsplasser fra Oslo der en beskriver mulighetene og behovet for nye arbeidsplasser i regionen. 9. Det legges til grunn at den nye regionen tildeles vesentlige nye oppgaver. Forhandlingsutvalgets mindretall, medlemmet Tellef Inge Mørland, anbefaler følgende: 1. På bakgrunn av at det ikke har vært mulig å oppnå et forhandlingsresultat som i tilstrekkelig grad ivaretar begge dagens fylker sine interesser, etableres det ikke en ny region Agder. 2. Dersom regionreformen på nasjonalt plan viser seg å gi store regioner i resten av landet, samt at det regionale nivået blir tilført vesentlige, nye oppgaver, bør det tas initiativ til at Vest-Agder, Aust-Agder, Telemark og eventuelt Vestfold setter seg sammen for å se på mulighetene for å danne en felles region. Forhandlingsutvalgets mindretall, medlemmet Randi Øverland, uttaler følgende: Utvalget har ikke lykkes i å få til et samstemmig forslag som kan danne grunnlag for en liten, men sterk og samlet region. Flertallets forslag er på flere punkter uklart og inneholder forutsetninger som dette mindretall mener ikke er akseptable. Særlig gjelder det punktene om kompensasjon og tidsperspektivet som ligger til grunn. På bakgrunn av dette mener dette mindretall resultatet vil bli en liten, svak og splittet region. På dette grunnlag kan dette mindretall ikke støtte flertallsinnstillingen.

167 Rådmannens vurdering/merknader: Rapporten peker på viktige muligheter og målsettinger: En ny region Agder gir mulighet til å skape noe nytt sammen. Slik kan verdien av fellesskapet blir større enn verdien av en sammenslåing i seg selv. Styrken med å diskutere regionens utfordringer i ett regionting, og muligheten til økt spisskompetanse i administrasjonen, vil være viktig for å kunne møte stadig mer komplekse problemstillinger. Det overordnede målet med en ny region Agder må være å understøtte regionplanens hovedmål om å utvikle en sterk og samlet landsdel som er attraktiv for bosetting og næringsutvikling både i kystsonen og i de indre distriktene. Andre viktige målsettinger med en ny region Agder er å forsterke samhandlingen regionalt, øke gjennomslaget nasjonalt og bedre utnytte mulighetene internasjonalt sikre et godt tjenestetilbud i hele regionen, herunder et desentralisert utdanningstilbud arbeide for at hele regionens behov ivaretas med hensyn til den fremtidige utbygging av kommunikasjonene i landsdelen bidra til bedre levekår, bl a gjennom mestring, deltagelse, inkludering og likestilling, tilgang til kompetent arbeidskraft og styrket samhandling på folkehelseområdet forsterke demokratiet på regionalt nivå gjennom økt dialog, deltagelse og interesse bidra til å utvikle det regionale folkevalgte nivået slik at regionen kan ta på seg nye oppgaver og den samfunnsutviklerrollen som Meld. St. 22 ( )* skisserer. *Meld. St. 22 ( Nye folkevalgte regioner rolle, struktur og oppgaver. Rådmannen vil samtidig påpeke at et nytt Agder fortsatt vil være en liten region i landet, og en større region som inkluderer Telemark i tillegg til begge Agderfylkene ville på mange måter være mest gunstig, særlig for kommunene øst i Agder. Rådmannen innser at dette ikke synes som et reelt alternativ, da det nå ser ut som Telemark heller ser østover enn mot Agder. Rådmannen har valgt å innstille på å støtte flertallets innstilling. Etter rådmannens vurdering legges det opp til en rimelig balansert fordeling mellom Aust- og Vest-Agder når det gjelder lokalisering av offentlige arbeidsplasser. Som et alternativ 2 settes opp innstillingen til forhandlingsutvalgets mindretall, Tellef Inge Mørland: 1. På bakgrunn av at det ikke har vært mulig å oppnå et forhandlingsresultat som i tilstrekkelig grad ivaretar begge dagens fylker sine interesser, etableres det ikke en ny region Agder. 2. Dersom regionreformen på nasjonalt plan viser seg å gi store regioner i resten av landet, samt at det regionale nivået blir tilført vesentlige nye oppgaver, bør det tas initiativ til at Vest-Agder, Aust-Agder, Telemark og eventuelt Vestfold setter seg sammen for å se på mulighetene for å danne en felles region. Melding om vedtak sendes til: Aust-Agder Fylkeskommune

168 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / X20 Torill Neset torill.neset@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 16/89 Formannskapet /115 Kommunestyret Beredskapsplan Formannskapets tilråding (identisk med rådmannens innstilling) til vedtak: Utkast til ny overordnet beredskapsplan for Gjerstad kommune godkjennes. Rådmannen får fullmakt til å foreta justeringer i planen. Saksprotokoll i Formannskapet Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedlegg: Beredskapsplan utgave november 2016 Saksdokumenter: Saksopplysninger: Forrige utgave av beredskapsplanen, den gang benevnt kriseledelsesplan for Gjerstad kommune, ble behandlet og godkjent av kommunestyret i møte 28. januar 2010, sak 10/3. Denne planen ble revidert i 2012 og så var det deretter foretatt mindre endringer/oppdateringer inntil Fylkesmannen hadde tilsyn med beredskapsplaner/forebyggende beredskap Ny helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Gjerstad kommune var utarbeidet høsten 2015 og godkjent i kommunestyret februar Fylkesmannens tilsyn ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, Sivilbeskyttelsesloven 14 og 15 samt forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10.

169 I Fylkesmannens tilsyn fikk Gjerstad kommune et avvik til forskriftenes 4 om Beredskapsplan: Planen bør gjennomarbeides og harmoniseres med øvrig planverk i kommunen. Planen må gjøres mer operativ og alminnelig kjent for relevante parter. Planen mangler henholdsvis oversikt over egne ressurser, plan for befolkningsvarsling og plan for krisekommunikasjon. Gjerstad kommune igangsatte i mai 2016 arbeidet med fullstendig revisjon av den overordnede beredskapsplanen, med sikte på å gjøre den mer operativ og harmonisere den med øvrig planverk i kommunen. Plan for befolkningsvarsling, plan for krisekommunikasjon og ressursoversikter ble utarbeidet og tatt inn. Alle som har en rolle i beredskapsarbeidet i Gjerstad kommune skal være kjent med kommunens planer og sin rolle/oppgaver, dette er i stor grad oppnådd gjennom opplæring/trening i sommer/høst. Kommunen har fått god tilbakemelding fra deltakelsen ved LRS-øvelse Brokelandsheia Hele beredskapsplanen er nå gjennomgått og planen er bygd opp i tråd med anbefalinger fra fylkesmannen og har mange likhetstrekk med planene i våre nabokommuner. Rådmannens vurdering/merknader Rådmannen viser til planutkastet og understreker at beredskapsplanen, slik dokumentet foreligger med konkrete og operative tiltakskort, vil være et godt og hensiktsmessig verktøy for kommunens beredskapsarbeid. Som øverste organ i kommunen - også for beredskapsarbeidet må kommunestyret ha tilstrekkelig kjennskap til aktuelt planverk og beredskapsplanen legges derfor fram for kommunestyret til behandling og godkjenning. Formannskapet inngår i beredskapsrådet som ble oppnevnt i juni 2016, og får beredskapsplanen til behandling i forkant av behandlingen i kommunestyret. Planen skal holdes kontinuerlig oppdatert og dette arbeidet anbefales delegert til rådmannen. Beredskapsrådet skal jevnlig orienteres om endringer/justeringer som foretas i planen. Ved behov for større, prinsipielle endringer i planen legges den frem for politisk behandling, og minst en gang pr. kommunestyreperiode. Melding om vedtak sendes til:

170 BEREDSKAPSPLAN GJERSTAD KOMMUNE November 2016 Telefonnummer ved akutte situasjoner: Brann og større ulykker 110 Politi og redningssentral 112 Ambulanse medisinsk nødtelefon 113 Giftinformasjonssentralen Rådmann Torill Neset / Ordfører Inger H Løite / Teknisk vakt, Gjerstad kommune Legevakt Gjerstad legekontor, Brokelandsheia Gjerstad kommune, sentralbord

171 Innhold Gjerstad kommune - Hurtigprosedyre ved krise...5 Forord Internkontroll...7 DEL A Innledning Generelt Katastrofer/ulykker Redningstjenesten i Norge Kommunens ansvar og oppgaver Beredskapsplan for kriseledelse i kommunen Definisjon på krise Hovedprinsipper og samordning Mål for beredskapsarbeidet i Gjerstad kommune Fullmakt for kriseledelsen Planhierarki Den nasjonale sivile kriseledelsen Kvalitetssikring Praktisk gjennomføring av beredskapsarbeidet Etablering av kommunens kriseorganisasjon Kommunens beredskapsråd Kommunens kriseledelse Varsling av kriseledelsen Alarmmelding/varsel Kriseledelsens sammensetning Varsling til nabokommuner Varsling til Fylkesmannen Varslingsliste kriseledelsen Varaliste kriseledelsen Kalles inn ved behov Kriseledelsens oppgaver - sjekklister Kriseledelsens lokaler og kommunikasjon Ved strømbrudd Oversikt over andre tilgjengelige krise- og beredskapsrom Varsling av enhetslederne Etablering av kriseledelsens støttefunksjoner Målsetting...23 November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 2 av 104

172 4.2 Organisering Informasjonsleders primæroppgaver Innkallingsprosedyre Konkretisering av ansvar og utførelse Internkontroll og opplæring Eksterne aktørers og etaters ansvar...25 DEL B Tiltakskort for etablering av støttefunksjoner til kriseledelsen...27 Tiltakskort 1: Presse- og informasjonssenter...27 Tiltakskort 2: Logg og journalføring...31 Tiltakskort 3: Publikumstjeneste...34 Tiltakskort 4: Evakuerte- og pårørendesenter (EPS)...36 Tiltakskort 5 : Evakuering...40 Tiltakskort 6 : Innkvartering...42 Tiltakskort 7 : Retningslinjer for psykososialt kriseteam...44 DEL C Tiltakskort forberedt for spesielle hendelser...46 Risiko og sårbare områder i Gjerstad i h t ROS-analyser...46 Tiltakskort 8: Alvorlig svikt i el-forsyningen...48 Tiltakskort 9: Alvorlig svikt i drikkevannsforsyningen...49 Tiltakskort 10: Bortfall av IKT...50 Tiltakskort 11: Ekstremvær...51 Tiltakskort 12: Større samferdselsulykker...52 Tiltakskort 13A: Brann i offentlig bygg...53 Tiltakskort 13B: Brann på Gjerstad omsorgssenter...54 Tiltakskort 14: Større skogbranner...56 Tiltakskort 15: Atomulykke og radioaktivt nedfall...57 Tiltakskort 16: Farlig gods-ulykke vei og bane...59 Tiltakskort 17: Alvorlige ulykker med barn involvert...60 Tiltakskort 18: Avdekking av overgrep mot barn og unge...61 Tiltakskort 19: Uønsket hendelse ved stort arrangement...62 Tiltakskort 20: Sabotasje og/eller terror...64 Tiltakskort 21: Smitte og pandemi...66 Tiltakskort 22: Avløpssystemet fungerer ikke over lengre tid...68 Tiltakskort 23: Alvorlig tilsiktet hendelse i skole og barnehage...69 Tiltakskort 24: Stort fravær blant ansatte...71 Tiltakskort 25: Forsvinning/bortføring av barn...72 Tiltakskort 26: Person dreper familie...73 Tiltakskort 27: Person/bruker dreper eller truer ansatte eller andre...75 November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 3 av 104

173 Tiltakskort 28: Ledig...76 Tiltakskort 29: Ledig...76 Tiltakskort 30: Plan for mottak av personer pga krisesituasjon...77 Tiltakskort 31: Plan for evakuering av beboere i kommunale institusjoner og boliger i området Gjerstadheimen...79 Tiltakskort 32: Plan for rask informasjon til ansatte i krisesituasjoner...82 Tiltakskort 33: Plan for rask informasjon til befolkningen i krisesituasjoner...83 Tiltakskort 34: Alternativt samband...85 Tiltakskort 35: Evaluering etter hendelse og øvelse...87 DEL D Ressurs- og varslingslister...88 Ressursoversikt med telefonnummer, e-postadresser m v oppdatert Varslingsliste div tekniske funksjoner...90 Varslingsliste psykososialt kriseteam...91 Oversikt nødstrømsaggregater...92 Oversikt satellitt-telefoner i Aust-Agder...93 Oversikt over husdyreiere i Gjerstad...95 Skogbrannreserven Varslingsliste og utstyrsoversikt...96 DEL E Maler og skjemaer...97 Skjema 1: Anbefaling for krisekommunikasjon...97 Skjema 2: Oppgaver og kontrollskjema for krisekommunikasjon...98 Mal 3: Forslag til pressemelding...99 Mal 4: Logg og journalføring, papirversjon Mal 5: Meldingsblankett Mal 6: Pårørenderegistrering Mal 7: Registrering av evakuert person (politiets mal) Mal 8: Registrering av savnet person (politiets mal) November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 4 av 104

174 Gjerstad kommune - Hurtigprosedyre ved krise 1. Iverksett strakstiltak Dersom en krise truer eller er oppstått: Iverksett strakstiltak for å hindre skade Skaff hjelp: 110 Brann, 112 Politi, 113 Helse Meld snarest fra til enhetsleder eller direkte til rådmann/ordfører Aktuelle telefoner Rådmann Ordfører Legevakt Teknisk vakt Beredskapskoordinator 2. Innkalle kriseledelsen Den som blir varslet, skal fungere som leder av kriseledelsen inntil rådmannen, ordfører eller beredskapskoordinator har overtatt. Vedkommende har ansvaret for å iverksette innkalling av Kriseledelsen Evt beredskapssekretariatet/kriseledelsens støttefunksjoner Varsling gjøres med telefon eller i DSB-CIM/Varsling Klargjøre lokaler Beredskapssekretariatet v/ informasjonsleder/nk klargjør kriseledelsens lokaler. 4. Kartlegg situasjonen Sjekk status for situasjonen hos aktuelle tjenester og virksomheter (f eks Fylkesmannen, politi, teknisk drift, legevakt, brann m v). Gjennomfør første møte i kriseledelsen, bruk rapporteringsmal i DSB-CIM. Ved svikt i IKT, bruk papirskjema. 5. Iverksett nødvendig innsats Rådmann/beredskapskoordinator iverksetter og koordinerer innsats. Se relevante tiltakskort. Etabler drift av kriseledelsen med støttefunksjoner i nødvendig utstrekning. 6. Start loggføring i CIM Informasjonsleder/NK oppretter hendelsen i DSB-CIM, og sekretariatet starter loggføring. Ved svikt i IKT-systemer, bruk papirbasert skjema. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 5 av 104

175 Forord For å kunne takle katastrofer eller ulykker som ikke det vanlige apparatet er dimensjonert for, skal kommunen raskt og effektivt kunne etablere en kriseledelse med nødvendig sekretariat og støttefunksjoner. Kriseledelsen i Gjerstad kommune skal kunne etableres på kort varsel og komme raskt i virksomhet for å kunne ta viktige avgjørelser og prioriteringer i akutte situasjoner. Kriseledelsen koordineres av rådmannen. Denne planen skal være til støtte for de som inngår i kriseledelsen og den er overordnet de fagspesifikke planene i kommunen. Det å ha en god og oversiktlig beredskapsplan er en av de viktige faktorene for en vellykket krisehåndtering. Men uansett hvor gode planer er, så har de liten verdi hvis de ikke er kjent for alle som skal ha en rolle i beredskapsarbeidet. Alle planer som inngår i kommunens beredskapssystem skal jevnlig brukes i øvelser. Planen er delt inn i del A-E med tiltakskort og vedlegg. Beredskapsplanen er laget i et antall papirutgaver som oppbevares sentralt. Planen er også å finne i QM+ og DSB-CIM slik at alle aktuelle personer i kommunen har lett tilgang til planen uansett hvor de befinner seg. Gjerstad, november 2016 Inger Løite Ordfører November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 6 av 104

176 1 Internkontroll Beredskapsplanen er underlagt internkontrollen i Gjerstad kommune og skal som minimum oppdateres årlig. Alle som oppdager feil og behov for rettelser skal umiddelbart rapportere alle forhold som bør/skal rettes til rådmann. Nye rettelser/tillegg til denne planen føres inn fortløpende av rådmann: Nr. Dato: Kort beskrivelse av rettelse/tillegg Utført av Revidert plan bekjentgjøres etter fordelingslisten. Dato for gjeldende plan står på første side og på bunnteksten. Planen vil være tilgjengelig i ephorte, QM+ og DSB-CIM. Fordelingsliste: Eksemplar nr. Fordelt til 1 Ordfører 2 Varaordfører 3 Rådmann 4 Beredskapskoordinator 5 Enhetsleder Administrasjonsenheten 6 Enhetsleder Familiehuset 7 Enhetsleder skole 8 Inspektør Fiane skole 9 Rektor Gjerstad skole 10 Enhetsleder Pleie- og omsorg 11 Enhetsleder NAV 12 Enhetsleder Visedal barnehage 13 Enhetsleder Samfunnsenheten 14 Kommuneoverlege 15 Leder av EPS 16 Informasjonsleder 17 Leder av publikumstjenesten 18 Leder av presse- og informasjonssenteret 19 Leder av sekretariat for journal og logg 20 Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder 21 Østre Agder Brannvesen 22 Lensmannen i Gjerstad 23 Sivilforsvaret 24 Aust-Agder Røde Kors 25 Fellestjenesten, arkivet November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 7 av 104

177 DEL A 2 Innledning 2.1 Generelt Katastrofer, alvorlige ulykker og svikt i samfunnsviktige systemer avslører ofte at samfunnet ikke er godt nok forberedt og rustet til å håndtere vanskelige situasjoner tilfredsstillende. Selv mindre forstyrrelser resulterer ofte i vesentlige tap/skader på mennesker, miljø og virksomheter. Med enkle midler vil mange slike situasjoner kunne unngås, eller virkningen av dem avgrenses. Naturkatastrofer har man i alle tider måtte leve med, men i tillegg har den tekniske og økonomiske utvikling ført til økende antall uønskede hendelser, som branner og eksplosjoner, samferdselsulykker, miljøforstyrrelser, driftsforstyrrelser og forsyningssvikt. 2.2 Katastrofer/ulykker Noen eksempler på større ulykker/katastrofer som kan inntreffe i vårt område: Storm/orkan Flom/oversvømmelser Snøras/Jordras/Steinras Større skogbranner Industribranner Sabotasje eller hærverk Svikt i elektrisitetsforsyningen Radioaktivt nedfall Svikt i vann- og avløpssystemer Større trafikkulykker Olje- og kjemikalieforurensning Eksplosjoner I de fleste tilfeller vil ulykker og katastrofer som nevnt ovenfor være av et slikt omfang at redningstjenesten, som ledes av politiet og består av brannvesenet, industrivernet, forsvaret, sivilforsvaret m. f., har kapasitet til å takle situasjonen. Dersom en omfattende ulykke eller katastrofesituasjon inntreffer, og de ordinære innsatsorganers ressurser ikke strekker til, kan kommunen bli engasjert i rednings- og opprydningsaksjoner. I slike situasjoner vil det bli stilt store krav til innsats fra berørte kommuner, også utover det å stille ressurser til disposisjon. 2.3 Redningstjenesten i Norge Ved større ulykker er det viktig at alle krefter blir satt inn i en samordnet innsats for å avgrense skadevirkningene. Normalt er det den sivile redningstjenesten, ledet av politiet eller det kommunale brannvesen, som rykker ut og takler branner, uhell og ulykker. Den sivile redningstjenesten i Norge er et samvirke mellom en rekke offentlige etater, frivillige organisasjoner og private selskaper med ressurser innen redningstjeneste. For å utnytte de samlede redningsressurser vil det ved en større ulykke bli etablert en lokal redningssentral (LRS) i politidistriktet under ledelse av politimesteren. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 8 av 104

178 Hovedredningssentralen (HRS) for Sør-Norge Lokal redningssentral (LRS) ledes av politimester Innsatsleder fra politiet Ved ulykker med betydelig omfang, vil redningsinnsatsen bli ledet av en av landets to hovedredningssentraler, forkortet HRS. På skadestedet er det innsatsleder som koordinerer og leder redningsinnsatsen. Innsatsleder kan være lensmannen eller en annen politimann. Kommunene er pliktige til vederlagsfritt å stille ressurser til disposisjon for redningstjenesten ved anmodning. Dette er hjemlet i Direktiv for politiets redningstjeneste, pkt. 1.2 og 1.7. Ressursene kan være brannvern-materiell og personell, teknisk materiell og utstyr, helse- og omsorgsressurser, oljevern- og havnemateriell, bygninger, lokaliteter, kjøretøyer osv. 2.4 Kommunens ansvar og oppgaver Kommunens ansvar i en krisesituasjon er å delta i arbeidet med skadebegrensende tiltak for å sikre mennesker, miljø og økonomiske verdier. Det kan også være situasjoner hvor kommunen selv er ansvarlig for å håndtere hendelser. For eksempel ved smitteutbrudd e.l. Eksempler på oppgaver som kommunen kan få ansvaret for å håndtere i en krisesituasjon: Ta hånd om skadde personer Omsorg for personer som har vært utsatt for store påkjenninger Bistand ved evakuering av personer fra et utsatt område Innkvartering av skadde eller redningsmannskaper Informere om situasjonen til innbyggerne i kommunen og gi forholdsregler Forpleining eller annen forsyningsstøtte Sikre helsemessig trygge næringsmidler og drikkevann Gjennomføre regulerings-/rasjoneringstiltak Rette opp skader på kommunikasjoner og andre anlegg Opprydding, avfallsdeponering og annen innsats for miljøet Vern om kulturelle verdier 2.5 Beredskapsplan for kriseledelse i kommunen Gjerstad kommune har et generelt ansvar for innbyggernes sikkerhet i en krisesituasjon. For å kunne ivareta dette skal kommunen sørge for at beredskapsforberedelser er ivaretatt innen de ulike enhetene/avdelingene. En samordnet beredskapsplan i kommunen er et nødvendig hjelpemiddel for raskt å kunne reagere rasjonelt og effektivt i kritiske situasjoner. Det skal være etablert faste rutiner for rapportering fra enhetene i kommunen til kriseledelsen. 2.6 Definisjon på krise En krise er en situasjon av ekstraordinær karakter der det akutte hjelpebehov ikke kan dekkes av tilgjengelige ressurser, og ordinære ansvarsforhold og kommandoforhold ikke strekker til, og hvor omlegging eller ekstra tilførsel av ressurser er nødvendig. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 9 av 104

179 2.7 Hovedprinsipper og samordning Hovedprinsippet som følges ved ekstraordinære hendelser er at den som har ansvar i normalsituasjon også har ansvar ved ekstraordinære hendelser. Den organisasjonen/organiseringen man etablerer under kriser, skal være mest mulig lik den man har til daglig. Krisen skal håndteres på lavest mulig nivå. Dersom en ekstraordinær situasjon oppstår vil dette kunne berøre flere sektorer i samfunnet og ramme større befolkningsgrupper. I slike tilfeller vil det være politiet som er pålagt å forestå samordning, også ved redningsaksjoner der liv og helse er truet. 2.8 Mål for beredskapsarbeidet i Gjerstad kommune Mål for alt beredskapsarbeid i Gjerstad kommune er: Kommunen har en organisasjon som er godt forberedt på og i stand til å håndtere krisesituasjoner Mål for kriseledelsen er: Kriseledelsen skal kunne håndtere kriser og unormale situasjoner rasjonelt og effektivt Andre delmål for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i Gjerstad kommune: Kravene i «Sivilbeskyttelsesloven» og «Forskrift om kommunal beredskapsplikt» er oppfylt. Den overordnede Risiko- og sårbarhetsanalysen (ROS) rulleres jevnlig, sist i februar 2016 Beredskapsplan oppdateres årlig. Samtlige punkter i «Internkontroll for beredskapsarbeid» følges opp. Beredskapsmessige hensyn ivaretas i all kommunal planlegging. Kommunalt personell har kompetanse til å takle krisesituasjoner, det gjennomføres øvelse årlig og kompetanse tilføres ved behov. Det er tatt høyde for forebyggende arbeid for å bedre beredskapen i årsbudsjettet. Hver enhet har en oppdatert beredskapsplan som er gjennomgått i personalmøte siste år. 2.9 Fullmakt for kriseledelsen Kriseledelsen har fullmakt til å iverksette alle nødvendige tiltak. Kriseledelsen har fullmakt til å disponere økonomiske midler innenfor en ramme på kroner. Dersom det er tid til å innkalle formannskapet for å fatte nødvendige vedtak, skal dette gjøres. Rådmannens kriseledelse kan i tillegg innebære: Omdisponering av kommunalt personell og maskiner/utstyr til påtrengende hjelpetiltak Midlertidig stansing av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste m m At kommunens ansatte blir pålagt overtids- og ekstraarbeid ut over ordinære rammer November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 10 av 104

180 2.10 Planhierarki Dersom det skjer en større ulykke eller katastrofe med store konsekvenser for kommunen, kan ordfører eller rådmann iverksette disse planene og tilhørende tiltakskort: Kommuneplan Beredskapsplan for Gjerstad kommune Plan for helsemessig og sosial beredskap Avdelingsspesifikke planer Beredskapsplan for Abel Ungdomsskole Beredskapsplan for Fiane skole Beredskapsplan for Gjerstad skole Beredskapsplan for Visedal barnehage Temaspesifikke planer (kan gjelde for flere enheter) Smittevernplan Pandemiplan Beredskapsplan for vannforsyning Beredskapsplan for akutt forurensning Beredskapsplan for IKT Samtlige beredskapsplaner skal ligge lagret i DSB-CIM og QM+ samt i papirutgave hos Rådmann og Ordfører. Hver enhet skal ha beredskapsplan for Gjerstad kommune og egen beredskapsplan i papirutgave i tillegg Den nasjonale sivile kriseledelsen Ved store ulykker/katastrofer vil det parallelt med den sivile redningstjenesten bli etablert en katastrofeledelse med slik organisering: Justisdepartementet Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder Krisestab Plan for krisestaben Gjerstad kommune Kriseledelse Beredskapsplan Gjerstad kommune November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 11 av 104

181 Hos Fylkesmannen vil det ved store ulykker eller katastrofer bli etablert en Krisestab direkte under fylkesmannens ledelse som skal operere på døgnbasis. Fylkesmannens krisestab har ingen operative oppgaver innen den sivile redningstjenesten, men skal kunne ta imot, effektuere eller videreformidle anmodninger om eventuell støtte. Fylkesmannens krisestab skal snarest mulig etter at den er etablert ta kontakt med kommunene i fylket og etablere forbindelse Kvalitetssikring Gjerstad kommune driver et systematisk sikkerhets- og beredskapsarbeid etter internkontrollmetoden. Dette innebærer at prosessen i beredskapsarbeidet skal dokumenteres skriftlig. Dokumentasjonen vil være verdifull både som grunnlag for kommunens egen evaluering og videreutvikling av sikkerhets- og beredskapsarbeidet samt ved Fylkesmannens tilsyn med kommunen. Skriftlig dokumentasjon vil gjøre personer med ansvar og oppgaver innen beredskap og krisehåndtering bedre i stand til å utføre sitt arbeid, ikke minst vil dette være viktig ved utskiftning av personell. Det er en nødvendighet at alle tiltakene innen beredskap og krisehåndtering inngår i en helhetlig og sammenhengende beredskapsprosess etter internkontrollmetoden. Hver enhet i kommunen har ansvar for at dokumentasjon er innarbeidet i internkontrollsystemet. Beredskapsprosessen består av følgende faser: Fase 1: Kartlegging Kartlegge risikosituasjoner, krav og forventninger gjennom ROS analyse Fase 2: Mål og organisering Sette mål for sikkerhet og beredskap Organisere arbeidet med sikkerhet og beredskap Fase 3: Gjennomføring Utarbeide handlingsplaner med grunnlag i ROS Styrke beredskapskompetansen Ivareta sikkerhet og beredskap i planlegging, tjenesteyting og saksbehandling Fase 4: Evaluering Evaluere og utvikle sikkerhets- og beredskapsarbeidet ved rutiner for ajourhold, beredskapsgjennomgang og tilsyn. I etterkant av en evaluering skal beredskapsplanen oppdateres med spesiell fokus på forbedringspunkter som er avdekket Praktisk gjennomføring av beredskapsarbeidet Rådmannen har ansvar for å påse at beredskapsarbeidet i kommunen følges opp. Rådmannen innkaller kriseledelsen minst to ganger pr. år for gjennomgang og vurdering av beredskapsplanen og beredskapsarbeidet. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 12 av 104

182 Rådmannen utarbeider en årsrapport om status på beredskapsarbeidet og forslag til korrigerende tiltak. Rapporten legges frem for beredskapsrådet til orientering. Alle enhetsledere innkalles minst en gang pr. år for gjennomgang av handlingsplaner som er knyttet til Risiko- og sårbarhetsanalysen, samt dokumentasjon av internkontrollarbeidet. I henhold til internkontroll på beredskapsarbeidet vil enhetsledere bli varslet via QM+ etter årshjul for oppdatering/revisjon av planer. ROS skal evalueres/oppdateres årlig, og det skal gjennomføres fullstendig revisjon hvert fjerde år. Beredskapsplanen for Gjerstad kommune skal oppdateres ved behov/endringer, eller minst en gang i året, og det skal gjennomføres fullstendig revisjon hvert fjerde år. Det skal være en politisk behandling av beredskapsarbeidet hvert 4 år. Revisjon av ROS, Beredskapsplan for Gjerstad kommune og Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet skal følge årshjulet. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 13 av 104

183 3 Etablering av kommunens kriseorganisasjon 3.1 Kommunens beredskapsråd Det er opprettet kommunalt beredskapsråd fra juni Det består av ordfører, formannskapet, rådmann, beredskapskoordinator, leder for administrasjonsenheten, leder for samfunnsenheten, Kommuneoverlegen, leder psykososialt kriseteam, Lokal brannmester, Politiet ved lensmann, Heimevernet ved områdesjef, Sivilforsvaret v/ distriktssjef Kjell Kvamme. Gjerstad kommune har inngått avtale med Røde Kors om bistand ved beredskap og representant for Aust-Agder Røde Kors kan inngå i beredskapsrådet. Normalt vil hele rådet fungere som et hørings- og rådgivingsorgan. Rådet skal ha to årlige møter. Rådet skal drøfte det kommunale beredskapsarbeidet på generell basis. Oppgaver: Treffe avtaler om samarbeid, f eks med frivillige organisasjoner Finne felles løsninger Gi gjensidig informasjon om beredskapsforhold Gi råd om beredskapsmessige forhold til kommuneplanprosessen Ta initiativ til beredskapsforbedringer Effekter: Gjensidig kjennskap Økt beredskapsbevissthet Mer effektiv kriseplanlegging Mer effektiv krisehåndtering 3.2 Kommunens kriseledelse Kriseledelsens funksjon er å ha myndighet og kunnskaper til å kunne ta raske og viktige avgjørelser i en akutt situasjon. Personer i kriseledelsen skal parallelt være ledere for sine faste funksjoner i kommunen, men skal kunne komme sammen for å koordinere krisehåndteringen. Kriseledelsens sekretariat har som oppgave å følge situasjonen kontinuerlig, føre journal, rapportere, ajourføre situasjonskart, motta telefoner og meldinger samt oppdatere kriseledelsen når den trer sammen. Kommunens kriseorganisasjon kan illustreres slik: Kommunens politiske og administrative ledelse Beredskapsråd Kommunens kriseledelse Kriseledelsens sekretariat Kommunens samlede administrasjon og enheter November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 14 av 104

184 4 3.3 Varsling av kriseledelsen Ordfører eller rådmann eventuelt deres stedfortredere skal uten unødvendig opphold varsles ved kriser og katastrofer. De skal deretter vurdere om katastrofen/krisen er så alvorlig/omfattende at kommunens kriseorganisasjon skal etableres helt eller delvis. Rådmannen, beredskapskoordinator eller leder for administrasjonsenheten kan varsle internt i kommunen ved hjelp av meldingssystemet i DSB-CIM eller Varsling Alarmmelding/varsel Sjekkliste alarmmelding: Avgi meldingen kort og konsist unngå misforståelser Meldingen skal inneholde; 1. Hva har hendt 2. Omfanget av hendelsen 3. Tidspunkt møte 4. Møtested 3.5 Kriseledelsens sammensetning Evakuering- og pårørende senter Leder: Trond Fjell Kriseledelse - Rådmann (leder) - Ordfører - Beredskapskoordinator - Leder for adm.enheten - Kommuneoverlege Andre innkalles etter behov. Informasjonsleder Lasse Fosse NK : Espen Grimsland Sekretariat for loggog journalføring Leder: Anne S. Malmanger Publikumstjeneste Leder: Kai Høgbråt Presse- og informasjonssenter Leder: Astrid Haukenes Bråten Dersom noen i kriseledelsen er forhindret fra å møte er det utpekt stedfortreder som skal møte. Avhengig av situasjonen, bør nøkkelpersoner innkalles til å delta i kriseledelsen. Frivillige organisasjoner innkalles etter behov. Dette avgjøres i hvert enkelt tilfelle. Varaordfører er stedfortreder for ordføreren i kriseledelsen. Rådmann og leder administrasjonsenheten fordeler oppgaver / tid seg imellom i en kriseog beredskapssituasjon. Leder EPS / psykososialt kriseteam skal delta på kriseledelsens øvelser og opplæringer. Leder presse- og informasjonssenter oppretter senteret når det blir bestemt av kriseledelsen at presse- og informasjonssenter skal opprettes. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 15 av 104

185 3.5 Varsling til nabokommuner Opprett kontakt med ledelsen i nabokommuner og informer om situasjonen. Ved behov for ressurser, tas dette opp så tidlig som mulig. 3.6 Varsling til Fylkesmannen Opprett kontakt med Fylkesmannens beredskapsavdeling, og orienter om situasjonen. Telefonnummer : se pkt Varslingsliste kriseledelsen Det skal føres oversikt over resultatet av innkallingen og når de enkelte ble kontaktet. Tilbakemelding av resultatet skal meddeles rådmann snarest. Krisestab Tlf. jobb Mobil Torill Neset Inger Løite Knut Erik Ulltveit Ole A. Løite beredskapskoordinator Kommuneoverlege Tormod Akeren Lasse Fosse info.leder Espen Grimsland NK for info.leder Logg/journal Anne S. Malmanger Randi Lundvall Marthe Flaten Haugen Publikumstjeneste Kai Høgbråt Astrid Haugen Gustavson Elfi Jonassen Presse- og info. Senter Astrid H. Bråten (fung.leder) Gunn Kristin Røed Kristin Presthagen Anita Høgbråt Evakuering- og pårørende senter Trond Fjell Sogneprest Olav Hofsli November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 16 av 104

186 3.8 Varaliste kriseledelsen Stilling Navn Rolle/varafunksjon i kriseledelsen Enhetsleder Tonje Samfunnsenheten Berger Skogbrukssjef Næringssjef Ausland Frode Lindland Ole Andreas Sandberg Tlf arbeid/mobil Etter behov / Etter behov / Etter behov / e-post frode.lindland@ gjerstad.kommune.no ole.andreas.sandberg@ gjerstad.kommune.no Varslet kl.slett 3.9 Kalles inn ved behov Stilling Navn Funksjon Tlf arbeid/mobil Ingeniør/ Tom / byggesaksbehandler Jacobsen Ingeniør/Vann og Jonas / avløp Gruer e-post tom.jacobsen@ gjerstad.kommune.no jonas.gruer@ gjerstad.kommune.no Varslet kl.slett 3.10 Kriseledelsens oppgaver - sjekklister ETABLERINGSFASEN (STRAKSTILTAK) Rekkefølge Aktivitet Ansvarlig 1. Innhent informasjon og få best mulig oversikt over situasjonen Beredskapskoordinator 2. Husk: Beredskapskoordinator Når det er liv og helse som er truet så er det politiet som eier skadestedet. Opprett kontakt med innsatsleder Avklar med politiet om behov for kommunens utstyr/materiell 3. Avklar om hele eller deler av Ordfører / rådmann kriseledelsen skal etableres 4. Iverksette strakstiltak for å hindre Ordfører / rådmann ytterligere skade på personer, miljø og materielle verdier. 5. Etablere en felles forståelse i kriseledelsen for hva og hvor omfattende situasjonen er Ordfører / rådmann / beredskapskoordinator Bruk om nødvendig tiltakskortet for November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 17 av 104

187 hendelsen og ROS-analysen som grunnlag 6. Avklar om annen faglig kompetanse (nøkkelpersoner) skal innkalles eventuelt informeres, avhengig av oppstått situasjon Eget personell avklares med enhetsleder Innkalling og informering skjer etter varslingsliste (vedlegg) 7. Husk å starte loggføring, inn- og utgående, umiddelbart Innhent opprinnelig melding og foreløpig logg Bruk tiltakskort 8. Alle har ansvar for å klargjøre rom for kriseledelsen 9. Vurdere informasjonstiltak internt i kommunen, eksternt og eventuelt i media Koordineres med ordfører og rådmann Bruk tiltakskort Sikre en god informasjonsstrategi, herunder: o Hvilken informasjon skal vektlegges o Hvilke spørsmål vil vår informasjon skape? o Hvilke tema man bør unngå eller ikke kommentere? 10. Etablere kontakt med fylkesmannens beredskapsenhet og avgi rapport om situasjonen 11. Etablere kontakt med lokalt politi, anmode om politiet kan tiltre kriseledelsen ved behov 12. Vurdere etablering av evakuering- og pårørende senter (EPS) 13. Etablere kontakt med nabokommunene, informere om situasjonen og forespørre om ressurser dersom det er aktuelt 14. Vurdere å etablere alternativt samband evt. bruk av liaison Ordfører / rådmann Beredskapskoordinator Informasjonsleder Alle tilgjengelige Informasjonsleder etter avtale med rådmann/ beredskapskoordinator. Koordinere med skadestedsledelse. Rådmann/Beredskapskoordinator Rådmann/Beredskapskoordinator Rådmann Leder av EPS Beredskapskoordinator Rådmann / beredskapskoordinator November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 18 av 104

188 TILTAK I DRIFTSFASEN DRIFTSFASEN Rekkefølge Aktivitet Ansvarlig 1. Vurder om kommunen må iverksette Ordfører / rådmann ytterligere tiltak for å hindre eller begrense skader på personer, miljø og materielle verdier 2. Husk å holde kontakt med innsatsleder Beredskapskoordinator/rådmann i politiet (eventuelt LRS) og brann (ØABV) 3. Avklare behov for utstyr og materiell Beredskapskoordinator fra eksterne, og hvem som foretar anskaffelse og rekvirering Holde oversikt over, og sørge for etterfylling av ressurser og materiell 4. Holde oversikt over med kommunens Beredskapskoordinator utplasserte personell 5. Utarbeide turnusplaner/vaktlister også i kriseledelsen ved langvarig innsats Beredskapskoordinator Andre etter avtale 6. Sørge for mat og forsyninger (forpleining) til kommunens eget personell, og eventuelt annet personell Beredskapskoordinator Enhetsleder administrasjonsenheten Kjøkkensjef Gjerstad 7. Avgjøre og avklare om det er aktuelt med personellressurser fra frivillige organisasjoner 8. Vurdere fremtidig behov ut fra valg som blir tatt Omsorgssenter Rådmann Beredskapskoordinator Ordfører / rådmann DET SKAL ETABLERES KONTAKT MED: Legevaktsentral (felles nr til legevakt i hele landet) i Arendal eventuelt i Kristiansand Brannvesen Politi Ambulanse Skadestedsleder LRS Operasjonssentralen i Agder Fylkesberedskapssjef Yngve Årøy: / / fmavyaa@fylkesmannen.no Assisterende fylkesberedskapssjef Dag Auby Hagen: / / fmavdah@fylkesmannen.no Beredskaps e-postadresse er fmavberedskap@fylkesmannen.no. Nytt vakttelefonnummer er Dette nummeret er viderekoblet til den personen i beredskapsstaben som til enhver tid er pålagt tilgjengelighet utenom ordinær arbeidstid. Nummeret brukes også for henvendelser relatert til kriser og hendelser i arbeidstiden. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 19 av 104

189 3.11 Kriseledelsens lokaler og kommunikasjon Lokaler og kommunikasjon Kommunehuset Gjerstadveien 1335, 4980 Gjerstad Telefon sentralbord Telefaks Telefon nr internt / E-post adresse kriseledelsen Gje.kriseledelsen@gjerstad.kommune.no E-post adresse beredskap (utvidet Gje.beredskap@gjerstad.kommune.no gruppe) Kommunal satellittelefon 1 Kommunal Kriseledelse Satellittelefon 2 PLO Satellittelefon 3 Etter behov Helpdesk support (IKT) Gjerstad kommune har totalt 5 stk håndholdte radioer til nødnett, hvorav 1 stk fast plassert på legekontoret på Brokelandsheia. Kriseledelsen disponerer 3 stk av disse håndholdte radioenheter til nødnettet (kryptert samband mellom nødetatene Politi, Brann og Ambulanse). De kan også brukes som walkie talkier. Legekontoret disponerer 1 stk og Gjerstad pleie- og omsorgssenter 1 stk. MØTEROM FOR KRISELEDELSEN Kriseledelsen etablerer seg innledningsvis i kontoret til ordføreren og bruker følgende nummer og adresser: Telefon Telefaks E-postadresse: inger.loite@gjerstad.kommune.no Dersom en krise har spesielt stort omfang eller varer lenge - kan det i tillegg til ordførerens kontor være aktuelt for kriseledelsen å benytte rådmannskontoret, korridor og omliggende rom. Dersom alle støttefunksjoner etableres og krisen er av stort omfang, flytter kriseledelsen til kommunestyresalen i 1. etg Almuestaua. Når kriseledelsen etableres skal korridoren i 1. etasje i Kommunehuset sperres av slik at kriseledelsen, informasjonsleder og logg-/journal ikke skal forstyrres av uvedkommende. Stabsrommet til kriseledelsen skal inneholde: 1 fasttelefon og minst 1 mobiltelefon PC- m/ e-post og Internett, tilgang til DSB-CIM og Varsling24 Tusj og flippover Oversiktskart over kommunen Beredskapsplan med tilhørende dokumenter Meldingsblanketter 2 meldingsfordelingsbokser 1 for inngående og 1 for behandlet. Skrivesaker, merkepenner, tusjer i flere farger, hullemaskin, stiftemaskin, plasttape m.m. Satellittelefon stk håndholdte nødnett radioer. 1 stk sikringsradio November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 20 av 104

190 Diverse kart: o Gjerstad kommune o Institusjoner, offentlige bygg og forsamlingssteder o Transport-årer Vei- og jernbanenett o Infrastruktur Vannforsyningsnett Kraftledningsnett (strøm og master) o Industri o Naturvernområder Det er egne tiltakskort for etablering av - informasjonstjeneste - logg- og journalføring - presse- og informasjonstjeneste - publikumstjeneste - pårørendesenter 3.12 Ved strømbrudd Det er ikke eget nødstrømsaggregat for kommunehuset, men i november 2016 anskaffes mobilt aggregat som kan flyttes etter behov. Kapasiteten vil være stor nok til å forsyne Abel skole eller kommunehuset med strøm til strengt nødvendig behov: tekniske anlegg, låssystem, brannalarm, nødlys, lys, IKT. NB: Ikke varme, kun i enkeltrom ved bruk av elektrisk ovn. Ved krisesituasjoner med langvarig strømbrudd må kriseledelsen etablere seg i Gjerstad omsorgssenter, dersom ikke det mobile nødstrømsaggregatet er tilgjengelig. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 21 av 104

191 3.13 Oversikt over andre tilgjengelige krise- og beredskapsrom I Gjerstad kommune er følgende plasser utpekt som alternative rom for kriseledelsen: Almuestaua, 1. og 2. etg Nøkkel i ekspedisjonen i kommunehuset Gamlebanken Kontaktsenteret Nøkkel i ekspedisjonen i kommunehuset Abel skole, nøkkel hos inspektør eller enhetsleder Fiane skole, nøkkel hos enhetsleder Gjerstad omsorgssenter Kriseledelsen har alltid førsteprioritet på krise- og beredskapsrom. Kriseledelsen prioriterer disposisjon av krise- og beredskapsrommene for andre enheter Varsling av enhetslederne Enhetslederne i Gjerstad kommune skal varsles om en krise. Rådmannen varsler alle enhetslederne om at kriseledelsen er etablert. Enhetsledere som mottar et varsel må vurdere hvilke konsekvenser varslet og krisa har for deres drift. Rådmann/beredskapskoordinator kan sende varsel til enhetslederne ved bruk av SMS melding i Varsling24. Enhetslederne må også være i beredskap da Kriseledelsen kan ha behov for hjelp, eks. personell, materiell, annet. Går strømmen må enhetsledere søke informasjon ved fysisk å reise til kommunehuset selv eller ved bruk av en utsending. Tlf. jobb Mobil Administrasjonsenheten Lasse Fosse Fiane skole Esther Kristine Hoel Abel ungdomsskole Esther Kristine Hoel Gjerstad skole Rektor Kristen Øybekk Visedal barnehage Lina Flaten Pleie- og omsorg Ellen C. Kveim NAV Trond Fjell Familiehuset Elfi Brit Jonassen Samfunnsenheten Tonje B. Ausland Barnevernstjenesten Øst i Agder Knut Hagen November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 22 av 104

192 4 Etablering av kriseledelsens støttefunksjoner 4.1 Målsetting Etablere tilpassede støttefunksjoner som betjener kriseledelsen Kommunens støttefunksjoner skal kunne etableres tilfredsstillende og i henhold til plan med tiltakskort Ivareta grunnleggende behov under kriser og større hendelser Sørge for husrom, forpleining, medisiner, klær, psykososial støtte, informasjon og annen hjelp som evakuerte og pårørende har behov for Sørge for effektiv, offensiv og god informasjon til media, egne ansatte og kommunens innbyggere Kommunen skal ved kriser kunne informere innbyggerne umiddelbart etter etablering av informasjonstjenesten når dette er påkrevd 4.2 Organisering Kriseledelse Informasjonsleder Leder evakuerte - og pårørende senter (EPS) Logg- og journalføring Psykososialt kriseteam Presse- og infosenter Evakuering Publikumstjenesten Innkvartering Støttefunksjonene kan etableres helt, stykkevis og delt eller med en gradvis opptrapping. Det viktigste er å skaffe oversikt over situasjonen og være i forkant av utviklingen. Når informasjonstjenesten etableres, begrenses ansvar og mulighet til å uttale seg på vegne av kommunen til ordfører og rådmann eller de som disse bemyndiger. Mannskap fra enhet teknisk drift vil være til kriseledelsens disposisjon, dersom de ikke inngår i brannstyrken. 4.3 Informasjonsleders primæroppgaver Lede og drifte kommunens informasjonstjeneste i samråd med rådmann Sørge for at riktige informasjonskanaler og rutiner blir tilstrekkelig kjent Gi informasjon til kriseledelsen Etter nærmere avtale med ordfører og rådmann, ta ansvar for informasjonsoppgaver som: Søke å innhente informasjon til kriseledelsen November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 23 av 104

193 Orientere kriseledelsen Sørge for intern informasjon til alle ansatte Eventuelle eksterne informasjonsoppgaver 4.4 Innkallingsprosedyre Innkalling skjer i henhold til varslingsliste. 4.5 Konkretisering av ansvar og utførelse For å konkretisere ansvar, oppgaver og forventet utførelse er det laget følgende tiltakskort og retningslinjer: Presse- og informasjonssenter Publikumstjenesten Logg- og journalføring Evakuering og pårørende senter (EPS) Psykososialt kriseteam Til hjelp i arbeidet med kriseinformasjon er det laget følgende skjemaer: Mal for pressemelding Kontrollskjema ved krisekommunikasjon Anbefalinger for krisekommunikasjon I tillegg har kommunen utarbeidet: Vær varsom plakaten 4.6 Internkontroll og opplæring Informasjonsleder er ansvarlig for at alle i informasjonstjenesten får tilfredsstillende kompetanse og at avvik i forhold til beredskapsplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes til rådmann. Tilhørende tiltakskort skal revideres i henhold til IK-rutiner Informasjonsleder kaller inn berørte til ny gjennomgang ved behov Leder for EPS er ansvarlig for at alle i EPS har tilfredsstillende opplæring og at alle avvik i forhold til beredskapsplan, varslingsplan- og lister og informasjonsplan meldes til rådmann. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 24 av 104

194 5 Eksterne aktørers og etaters ansvar Når uønskede hendelser skjer, er det som oftest andre aktører og etater som er eier av krisen, og således har ansvaret for krisehåndteringen på ulykkesstedet. Kommunen kan likevel ikke fraskrive seg sitt ansvar, jfr. sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Kommunen, og dermed kommunens kriseledelse, en meget viktig aktør under alle faser i krisehåndteringen. I tillegg til uønskede hendelser i Gjerstad, vil det være stor sannsynlighet for at uønskede hendelser og situasjoner oppstår utenfor egen kommune, og som i noen grad vil kunne påvirke innbyggerne. Dette kan være hendelser som blant annet: Ulykker/naturkatastrofer der personer fra Gjerstad er involvert Svikt i matforsyning og drivstofforsyning, samt finansielle tjenester Svikt i strømforsyning Svikt i samband/ikt Atom- eller strålingsulykke Forurensning av vassdrag og/eller luft Hendelser som påvirker samferdsel (for eksempel vulkanutbrudd som påvirker flytrafikk, veistenging i nabokommuner) For enkelte av disse hendelsene vil det ha lite å bety for kommunens krisehåndtering om hendelsen skjer i eller utenfor egen kommune. Andre av de uønskede hendelsene vil kunne by på større utfordringer dersom hendelsen skjer langt fra egen kommune. Under følger en kort beskrivelse av ulike aktørers ansvar og myndighet. Politi: Organisere og koordinere hjelpeinnsats i henhold til Politilovens 27. Iverksette tiltak for å avverge fare og begrense skade. Varsling, informasjon, skadestedsledelse, evakuering, ro og orden. Etterforskning ved skadeverk og forurensning. Politimesteren i Agder er kretssjef for Sivilforsvaret. Brannvesen: Fylkeslegen: Helsemyndighet/ Folkehelseinst.: Agder Energi: Nettleverandør: NSB: Jernbaneverket: Sivilforsvaret: Styrke beredskapen og være tilgjengelig for kriseledelsen. Bistå kriseledelsen med faglige råd og veiledning. Gi føringer og instrukser ved epidemier og pandemier o.l. Gjenopprette strømforsyning. Utbedre skader på datalinjer og knutepunkt (infrastruktur) Forholde seg til politiet og Fylkesmannens beredskapsavdeling. Forholde seg til politiet og Fylkesmannens beredskapsavdeling. Stille ressurser til rådighet. Forholde seg til politiet og fylkesmannens beredskapsavdeling. Stille ressurser til rådighet, om nødvendig, inngå med liaison i kriseledelsen. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 25 av 104

195 Fylkesmannen: Mattilsynet: SFT: Strålevernet: Etablere krisestab og eventuelt samordning dersom dette er nødvendig. Iverksette rapporteringsrutiner. Miljøvernavdelingen har et spesielt ansvar for oppfølging av akutt forurensning. Bistå kommunene med råd og veiledning, samt ta vann og næringsmiddelprøver Faglige råd og veiledning ved akutte forurensningssituasjoner Faglige råd og pålegg i henhold til atomberedskapsplanen. Frivillige org.: Nabokommuner: Etablere kontakt med frivillige organisasjoner, jfr. varslingslister. Støtte, faglig kompetanse og materielle ressurser. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 26 av 104

196 DEL B Tiltakskort for etablering av støttefunksjoner til kriseledelsen Tiltakskort 1: Presse- og informasjonssenter Revisjonsansvarlig: Informasjonsleder Sist oppdatert: TN Organisering: Kriseledelsen Informasjonsleder Presse- og informasjonssenter Logg- og journalføring Publikumstjenesten Informasjonsleder Lasse Fosse Logg- og journalføring Publikumstjeneste Presse- og informasjonssenter Presse- og informasjonssenteret består av: 1. Astrid H. Bråten (fung. leder aug 2016) 2. Gunn Kristin Røed (leder) 3. Kristin Nygård Presthagen 4. Anita Høgbråt Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingslista. Leder av presse- og informasjonssenteret forholder seg til nærmeste foresatte som er informasjonsleder. Etablering: Ved kriser eller når situasjonen er uoversiktlig kan informasjonstjenesten, herunder presseog informasjonssenteret, etableres gradvis etter behov. I spesielle tilfeller kan det bli behov for døgndrift. Lokaler: Presse og informasjonssenter etableres i biblioteket og er tildelt følgende nummer og adresser: Telefon: E-postadresse: astrid.haukenes.braten@gjerstad.kommune.no. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 27 av 104

197 Dersom krisen eller katastrofen har en beliggenhet hvor annen plassering vil være mer hensiktsmessig, må kriseledelsen vurdere flytting av presse- og informasjonssenteret. Ansvar og oppgaver: Etter rettledning fra informasjonsleder: Etablere og drifte presse- og informasjonssenteret Legge forholdene vel til rette for media slik at de får best mulige arbeidsforhold, tilgang til telefon, nett-tilkobling,(evt. telefaks), kopierings- og lademuligheter samt tilgang til pressemeldinger og annen informasjon som kommunen eller andre aktører har frigitt i forbindelse med krisen Være behjelpelig med å skrive og sende pressemeldinger for kriseledelsen og skadestedsleder (SKL) Produsere stoff til hjemmesiden, sosiale medier etc. OBS!! Alt forannevnt informasjonsstoff skal godkjennes av kriseledelsen og/eller SKL før utsendelse Ta i mot meldinger og e-post, skrive ut disse, evt. å notere på egen blankett, og deretter bringe meldingene til logg- og journalfører i kriseledelsen Notere alle henvendelser i egen logg (se eget tiltakskort for logg og journalføring) Klargjøre lokaler og legge forholdene til rette for pressekonferanser Kontrollere (legitimasjon) og registrere media og føre liste over representanter som har vært innom pressesenteret, og de som deltar på pressekonferansen Gi godkjent informasjon Ta i mot henvendelser og forespørsler fra media i pressesenteret og bringe dette videre til informasjonsleder Føre oversikt over aktuelle telefonnummer og adresser til publikumstjenester, psykososialt kriseteam, sted for pårørende, politi, prest, osv. Bringe videre henvendelser, som ikke er autorisert for, til rette vedkommende eller kriseledelsen Notere på egen tavle registrerte informasjonsbehov Sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor informasjonsleder Sørge for tilfredsstillende overlapping Sørge for tilgjengelige kontorer for presse Overvåke media Avgivelse av informasjon: Informasjon om inntrufne hendelser skal, så langt det er mulig, koordineres og avklares med skadestedsleder (SKL) eller lokal redningssentral (LRS) når den aktuelle hendelsen er under deres ledelse. Samtidig er det viktig at informasjon gis raskt for å unngå misforståelser eller spekulasjoner som kan forverre situasjonen. De mest aktuelle mottakere av informasjon er som følger: Aktuelle media Telefon/mobil Telefaks E-post Tvedestrandsposten redaksjonen@tvedestrandsposten.no Agderposten redaksjon@agderposten.no Aust Agder Blad redaksjon@austagderblad.no NRK - Sørlandssendinga sorlandet@nrk.no November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 28 av 104

198 Radio P5 Aust Agder Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder fmavpost@fylkesmannen.no Innhold i presse- og informasjonssenteret: Presse- og informasjonssenteret omfatter følgende: Biblioteket o Telefon, telefaks, PC, kopimaskin og arbeidsplass Almuestaua (2. etg) o Mulighet for å avholde pressekonferanse o Arbeidsplass for pressen Sanitær- og bespisningsmuligheter finnes i Almuestaua 2 telefoner- en fastmontert i Almuestaua og mobiltelefonen til Astrid H Bråten 1-2 Telefaks(er)- telefaksen som står på økonomikontoret skal brukes Pc- m/ e-post og Internett Veggtavle med tusj og flipp over står i kommunestyresalen Overheadprojektor og lerret finnes i begge etasjer i Almuestaua Kopimaskin finnes i kommunestyresalen Pekestokk finnes i kommunestyresalen Lademuligheter for kamera, mobiltelefoner og tilsvarende kontakter finnes i lokalet Kan lage skisse av hvordan rommene skal se ut. Pressekonferanser: Pressekonferanser må koordineres med politiet, evt. med andre aktører som har ansvar i krisen Pressekonferansen ledes normalt av politiet eller kommunen Informasjonsleder organiserer pressekonferanser der kommunen har ansvaret Pressekonferansene legges opp etter følgende mal: Pressemelding med invitasjon til pressekonferansen sendes ut til aktuelle medier etter forutgående koordinering med og godkjenning fra alle berørte parter Pressemeldingen må sendes ut i god tid før pressekonferansen (se mal for pressemelding) Det legges opp en strategi for: Hvilke informasjon som skal komme frem? Hvilke problemer som bør unngås/ man ikke skal kommentere? Hvem som skal lede konferansen? Ansvarsdeling under konferansen Når neste konferanse eller informasjon kommer Se anbefalinger for krisekommunikasjon bak i planen Pressekonferansen starter presis. Leder presenterer de som sitter i panelet og hvilket ansvarsområde de skal dekke, rammene rundt pressekonferansen, eventuelt bruk av tolk og gir deretter ordet til første taler fra panelet. Etter at panelet har gitt sine innledende ord kan media stille spørsmål. Leder av pressekonferansen styrer ordet slik at alle medier får mulighet til å stille spørsmål. Svar fra panelet kan gis etter hvert som det er naturlig. Ved slutten på pressekonferansen er det viktig November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 29 av 104

199 at ordstyrer tilkjennegir at det nærmer seg slutten og minne om rammene rundt pressekonferansen. Etter pressekonferansen kan det være aktuelt med intervju(er). Muligheten for dette bør avtales og bekjentgjøres allerede ved starten på pressekonferansen. Ved avslutningen på pressekonferansen vil det være naturlig å takke de fremmøtte, henvise til videre informasjon og bruk av lokalene, internett sider osv. Ved noen tilfeller kan det være riktig å forhåndsavtale at leder for pressekonferansen avslutningsvis understreker hovedbudskapet fra panelet. Internkontroll og opplæring: Informasjonsleder er ansvarlig for/skal påse at personalet i presse- og informasjonstjenesten har tilfredsstillende kompetanse og at alle avvik i forhold til beredskapsplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann/beredskapskoordinator. Dette tiltakskortet skal revideres i henhold til kommunens IK- rutiner. Informasjonsleder kaller inn alle berørte parter ved behov. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 30 av 104

200 Tiltakskort 2: Logg og journalføring Revisjonsansvarlig: Informasjonsleder Sist oppdatert: TN Organisering: Kriseledelsen Informasjonsleder Presse- og informasjonssenter Logg- og journalføring Publikumstjenesten Informasjonsleder Lasse Fosse Logg- og journalføring Publikumstjeneste Presse- og informasjonssenter Logg og journal består av: 1. Anne S. Malmanger (leder) 2. Randi Lundvall 3. Marthe Flaten Haugen Privatadresse og telefonnummer er listet i varslingslista. Leder av sekretariatet forholder seg til nærmeste foresatte som er informasjonsleder. Informasjonsleder eller rådmann avgjør etter behov hvor stor bemanningen til enhver tid skal være. November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 31 av 104

201 Etablering: Ved kriser eller når situasjonen er uoversiktlig kan informasjonstjenesten, herunder logg- og journalføring etableres helt, stykkevis og delt eller med en gradvis opptrapping. Logg og journalføring etableres etter følgende prinsipp: Hovedlogg- og journal i kriseledelsen Viktige registreringer sendes videre (begge veier). Den som mottar / utsteder meldingen må påse at informasjonen kommer videre med riktig prioritet. Telefon- og sakslogg Telefon- og sakslogg Telefon- og sakslogg Presse- og infosenter Publikumstjenesten Sted for pårørende Hovedlogg- og journal etableres vanligvis nær kriseledelsen. Telefon- (og telefaksnummer) og e-post til loggførerne er identisk til kriseledelsen. Telefon Telefaks E-post: post@gjerstad.kommune.no og gje.kriseledelse@ddo.no Registrering av informasjon: De fleste henvendelser under og etter en krise eller katastrofe bør registreres. Omfanget av registreringene vil variere avhengig av viktighet. Registreringene kan føres på følgende måter: Telefon- og sakslogg (hovedlogg i kriseledelsen og lokale logger ved støttefunksjonene) Meldingsblankett (brukes mellom de ulike funksjonene og hovedlogg og til kriseledelse) Registreringene kan også journalføres i kommunens ordinære arkiv (med kopi i hovedlogg) Alle registreringer skal systematisk hjelpe kriseledelsen til å skaffe seg det riktige informasjonsbildet, holde oversikt over situasjonen og gjøre de riktige prioriteringene. Det er bedre med en registrering for mye enn en for lite. Logg- og journalføring bør etableres raskt slik at man ikke går glipp av de første informasjonsbevegelsene under en krise eller katastrofe. Loggførerens ansvar og oppgaver: Loggfører i kriseledelsen skal etter rettledning fra informasjonsleder eller rådmann: November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 32 av 104

202 Fortrinnsvis å bruke web basert CIM logg- og rapporteringssystem Motta alle skriftlige og muntlige henvendelser til og fra kriseledelsen Registrere henvendelser i loggen Påføre journalnummer Vurdere (sammen med informasjonsleder) hvem som skal ha inn- og utmeldinger Sørge for at alle meldinger blir overbrakt innenfor gitt prioritet Vurdere om innkomne henvendelser også skal journalføres og oppbevares i kommunens arkiv Følge opp evt. andre steder som fører logg for å kontrollere at alle meldinger kommer inn til kriseledelsen Sørge for å etablere ordonnanstjeneste dersom dette er påkrevd Trykke opp og fordele nødvendig antall blanketter Gi godkjent informasjon Ha oversikt over aktuelle telefonnummer og adresser til publikumstjenester, psykososialt kriseteam, sted for pårørende, politi, prest, internettinformasjon osv. Bringe videre henvendelser, som de ikke er autorisert til å svare på, til kriseledelsen Evt. å notere på egen tavle registrerte informasjonsbehov Sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor informasjonsleder Sørge for tilfredsstillende overlapping Utstyr hos loggføreren og kriseledelsen: Følgende skal etableres hos loggførerne: PC med internett, og fortrinnsvis prosjektor Perm med skilleark inn/ut meldinger Loggblankett som føres fortløpende. (Journalnummer påføres meldingene/tilsvarende) Tilgang til kopimaskin Telefon og tilgang til telefaks System for inn- og utmeldinger Flippover eller tavle for notering av aktuelle telefonnummer, meldinger og informasjonsbehov Internkontroll (IK) og opplæring: Informasjonsleder er ansvarlig for/skal påse at alle med ansvar for logg- og journalføring har tilfredsstillende kompetanse og at alle avvik i forbindelse med beredskapsplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann/beredskapskoordinator Dette tiltakskortet skal revideres i henhold til kommunens IK- rutiner Informasjonsleder kaller inn berørte parter ved behov November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 33 av 104

203 Tiltakskort 3: Publikumstjeneste Revisjonsansvarlig: Informasjonsleder Sist oppdatert: TN Organisering: Logg- og journalføring Informasjonsleder Lasse Fosse Publikumstjeneste Presse- og informasjonssenter Publikumstjenesten består av: 1. Kai W. Høgbråt (leder) 2. Astrid Haugen Gustavson (stedfortreder for leder) 3. Elfi Jonassen Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingsplanen. Leder av publikumstjenesten forholder seg til nærmeste foresatte som er informasjonsleder. Etablering: Publikumstjeneste etableres etter beskjed fra kriseledelsen eller informasjonslederen. Når forholdene gjør det hensiktsmessig kan publikumstjenesten etableres delvis for evt. senere opptrapping. I spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift. Publikumstjenesten etablerer seg kommunens ekspedisjon og bruker følgende nummer og adresser: Telefon Telefaks E-postadresse: kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no November 2016 Beredskapsplan for Gjerstad kommune Side 34 av 104