Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og Det Digitale Østre (DDØ)

Transkript

1 Saksframlegg Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Martin Zeiffert Utvalg Møtedato Hovedsamarbeidsutvalget Administrasjonsutvalget Fylkesutvalget Fylkestinget Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og Det Digitale Østre (DDØ) 1. FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til at IKT Agder IKS og DDØ sammenslås og at man oppretter den nye virksomheten IKT Agder i henhold til 27 i Kommuneloven. 2. Forslag til vedtekter for IKT Agder legges til grunn for den nye virksomheten. 3. Fylkestinget legger til grunn at sammenslåing av DDØ og IKT Agder IKS medfører mer kostnadseffektive og bedre tjenester for alle eierne ved opprettelsen av det nye samarbeidet. 4. Sammenslåingen av de to samarbeidene håndteres som en virksomhetsoverdragelse etter Arbeidsmiljøloven 16 med de rettigheter og plikter for de ansatte som følger av denne lovbestemmelsen. I tillegg legges det til grunn en egen avtale mellom partene som utdyper, supplerer og presiserer de ansattes rettigheter og plikter. Medarbeidere i ny virksomhet viderefører sine pensjonsrettigheter i KLP. 5. Den sammenslåtte IKT-virksomheten overtar fra 1. januar 2018 alle passiva og øvrige forpliktelser IKT Agder IKS og DDØ på dette tidspunktet har overfor eksterne virksomheter, herunder leverandører. IKT Agder IKS og DDØ overfører fra 1. januar 2018 alle aktiva som de på dette tidspunktet har, og som naturlig hører inn under virksomhetene, til den sammenslåtte IKT-virksomheten. Disse aktiva skal ikke verdsettes særskilt i denne prosessen. Eierinteresser baseres på eiernes budsjetterte kjøp fra IKT-samarbeidet. 6. Egenkapitalen i form av bankinnskudd i IKT Agder IKS skal på sammenslåingstidspunktet tilbakeføres eierne etter faktiske uttak av tjenester, med halvparten av innestående sum 1.juli 2018 og resten 1.juli Dokumentnr.: 17/ side 1 av 8

2 Den nye IKT-virksomheten får anledning over tid til å bygge opp fond innfor en maksimal ramme på 10 millioner kroner for å kunne dekke svingninger i driftsutgiftene. 7. Fylkestinget legger til grunn at det nye samarbeidet etableres med styrende organer som overtar fullt driftsansvar hos alle ni eierne fra Dokumentnr.: 17/ side 2 av 8

3 2. SAMMENDRAG Forslaget om å slå sammen de to selskapene IKT-Agder og DDØ har en bekgrunn i ønsket om å levere bedre og mer kostnadseffektive tjenester til innbyggere og ansatte i eierkommunene og fylkeskommunen. Et omfattende utredningsarbeid viser at man ved en fusjon kan danne en et nytt profesjonelt samarbeid med økonomiske og kvalitative gevinster for eierne. Den anbefalte organisasjonsmodellen for det nye samarbeidet er hjemlet i 27 i kommuneloven. Aust-Agder fylkeskommune vil bli 3. største eier i samarbeidet. Kostnadsfordeling mellom eiere vil være etter antall brukere og etter fastsatte fordelingsnøkler. Med bakgrunn i utredningsarbeidet som er gjort i saken om fusjon av IKT Agder og DDØsamarbeidet, samt vurderinger av fylkeskommunens behov for profesjonelle IKT-tjenester fremover, tilrår fylkesrådmannen at sammenslutningen gjennomføres. Sammenslåingen vil formelt tre i kraft fra 1.januar BAKGRUNN FOR SAKEN Da IKT Agder ble opprettet i 2003 hadde man som mål å oppnå høyere kvalitet og bedre effektivitet gjennom samarbeid. I tillegg ønsket man å etablere et sterkt IKT-miljø på Sørlandet som kunne bidra til regional vekst og utvikling. I løpet av de årene som er gått har man nådd disse målene og IKT-Agder scorer i dag svært høyt på digital modenhet og tilbyr rådgivning og prosjektledelse tilpasset eiernes behov. Initiativet til å utrede en eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder kom fra ledelsen i de to virksomhetene. Rådmennene i Østre Agder drøftet forslaget i sitt møte 20.mai 2016 og ga sin tilslutning til å utrede sammenslåingen. I møte 3.juni 2016 ble styret i Østre Agder orientert om det pågående utredningsarbeidet og gjorde der følgende vedtak: Styret for Østre Agder tar til orientering at det pågår en dialog mellom IKT Agder og DDØ med sikte på å legge grunnlag for en framtidsrettet driftsorganisasjon for dekning av kommunenes behov for datatjenester. PA Consulting AS fikk oppdraget med å gjennomføre en mulighetsstudie. Rapporten DDØ og IKT-Agder - Utredning av sammenslåing (vedlegg 1) ble presentert for styret i Østre Agder 21.oktober I dette møtet gjorde styret følgende vedtak: Styret tar orienteringen om det pågående prosessen med sikte på å slå sammen DDØ og IKT Agder til etterretning og legger til grunn at prosessen videre blir ivaretatt av de styrende organer for de to virksomhetene. Det forutsettes at den videre prosess forankres politisk i den enkelte kommune/fylkeskommune. Med bakgrunn i denne rapporten og anmodningen fra styret i Østre Agder, fattet representantskapet i IKT Agder IKS og kommunestyrene i Tvedestrand, Gjerstad og Risør samt rådmannen i Åmli vedtak om en intensjon om å slå sammen IKT-samarbeidene DDØ og IKT Agder IKS. Vegårshei kommunestyre vedtok å utrede samarbeidet ytterligere. Dokumentnr.: 17/ side 3 av 8

4 Formannskapene og fylkesutvalget i IKT Agder-samarbeidet har vært orientert om prosessen. I det videre arbeidet fram mot en eventuell sammenslåing engasjerte rådmennene i Østre Agder en ekstern konsulent fra Bouvet Norge AS for å bistå med ytterligere utredning av konsekvenser av sammenslåing med vekt på følgende punkter: Tydeliggjøring utover PA rapporten hvorfor en ønsker å slå sammen selskapene (Fordeler og ulemper ved en eventuell sammenslåing av ikt samarbeidene) Forslag til sammenslåingsprosess og overgangsmodeller Kartlegging av økonomiske konsekvenser, felles gevinstrealisering utover eksisterende kartlegging, med fokus på tjenesteleveranse for innbyggere og ansatte. Konsekvenser for ansatte i selskapene og hvordan disse skal ivaretas ved en sammenslåing Organisasjons- og styringsmodell for det nye ikt samarbeidet Samarbeidsmodell mellom kommunene i det nye ikt samarbeidet Juridiske og formelle aktiviteter som må gjennomføres i forbindelse med sammenslåing I hvilken grad et omfattende/ tett samarbeid vil kunne være et alternativ til sammenslåing. Samfunnsanalyse av konsekvensene for en eventuell flytting av kompetansearbeidsplasser (det foreligger en enkel analyse fra sekretariatet i Østre Agder som det kan bygges videre på). I en samfunnsanalyse er det aktuelt å også belyse eventuelle miljøkonsekvenser. Utredningen skulle også levere forslag til vedtekter for en ny virksomhet. Rådmennene opprettet en styringsgruppe for utredningsarbeidet med tre rådmenn og tre tillitsvalgte. De fikk bistand av ledere i DDØ og IKT Agder samt sekretariatet i Østre Agder. Styringsgruppen og representantene fra ledelsen har bistått utreder under arbeidet. Utreder har også hatt møter med medarbeidere i virksomhetene. Ved månedsskiftet mai/juni 2017 forelå rapporten Utredning av eventuell sammenslåing DDØ og IKT Agder med tilhørende utkast til vedtekter for ny felles IKT-virksomhet (vedlegg 2 og 3). I styringsgruppen framkom det en dissens fra Fagforbundet til flertallets valgte organisasjonsmodell (vedlegg 4). Fagforbundet er imidlertid enig i forslaget om sammenslåing. Etter anmodning fra kommunene i DDØ og rådmennene i Østre Agder ble det utarbeidet en oversikt over økonomiske effekter av sammenslutningen for disse kommunene (vedlegg 5). På kort sikt vil IKT-kostnadene for DDØ-kommunene være uforandret eller øke svakt. Etter to til fem år vil de oppnå både økonomiske, kapasitetsmessige og kvalitetsmessige gevinster av sammenslåingen. Etter møte mellom rådmennene i Østre Agder og fylkesrådmannen 26. juni 2017 har IKT Agder IKS utarbeidet et notat som konkretiserer forventede økonomiske, kvalitative og samfunnsmessige effekter ved en sammenslåing (vedlegg 6). Dokumentnr.: 17/ side 4 av 8

5 Ledelsen i IKT Agder IKS har på oppdrag fra styringsgruppen også gjort en vurdering av økonomiske og praktiske konsekvenser knyttet til valg av nytt navn til den nye virksomheten (vedlegg 7). Vedtak i de andre eierkommunene Saken om sammenslutning av de to selskapene behandles i eierkommunene høsten Foreløpig er saken ferdigbehandlet i to kommuner: Arendal kommune har 28. september enstemmig vedtatt fusjon mellom IKT Agder IKS og DDØ. Vedtektene er i tråd med det som ble vedtatt i Arendal. Vegårshei har 5. september enstemmig gått imot sammenslutningen, med mulighet for ny behandling avhengig av vedtakene i de andre eierkommunene. I de resterende kommunene foreligger det forslag fra rådmennene om å vedta fusjonen. 4. VURDERINGER OG ANBEFALINGER Digitalisering innen offentlig sektor setter store krav til leverandører av IKT-tjenester. En utvikling mot større enheter med spisset kompetanse innen rådgiving, sikkerhet og jus vil være nødvendig for å opprettholde og forbedre kvaliteten på tjenestetilbudet. Denne utviklingen går svært raskt. Et større IKT-miljø med riktige ressurser kan bidra positivt til digitalisering av tjenester for innbyggere og ansatte. Digitalisering og innovasjon er to områder hvor det satses nasjonalt, regionalt og lokalt. Eierkommunene trenger høy og riktig kompetanse i egen organisasjon for å møte fremtidens utfordringen innen digitaliseringen. Et sterkt IKT-miljø styrker også regionen ved å være et nav innenfor dette fagfeltet. Fylkesrådmannen mener at sammenslåing av IKT Agder og DDØ gir grunnlag for sterkere innovasjon- og utviklingskraft. Sikkerhetsutfordringene innen IKT og krav til personvern øker. Riktig kompetanse og store robuste miljøer vil være viktig for å stå imot daglige data-angrep og for å sikre fylkeskommunens og innbyggernes interesser. Nasjonal sikkerhetsmyndighet uttaler at de fleste offentlige IKT-avdelinger i Norge er for små til å stå imot de nye truslene mot digital infrastruktur. Innføring av ny EU personvernforordning i mai 2018 øker behovene ytterlige for sterk organisering av personvern og sikkerhetsarbeid. Den fusjonerte IKT-virksomheten kan bidra til å heve kvalitet og bidra til større bredde i det interkommunale samarbeidet over tid. De foreliggende rapportene underbygger, etter fylkesrådmannens vurdering, gevinstene av å samle de to IKT-samarbeidene. Gevinstene som dokumenteres i rapporten fra PA Consulting underbygges av utredningen fra Bouvet Norge as. I tillegg gir denne utredningen argumenter for valget av styringsmodell for IKT-virksomheten og den legger videre en plan for iverksetting. Organisering Aust-Agder fylkeskommune er i dag medeier i IKT Agder IKS. Selskapet er organisert som et interkommunalt selskap der rådmennene i eierkommunene utgjør representantskapet. Styret Dokumentnr.: 17/ side 5 av 8

6 i selskapet består av styreleder, representanter fra eierkommunene med ulik faglig bakgrunn, fagforening og en ansattrepresentant. Den anbefalte organisasjonsmodellen for det nye samarbeidet er hjemlet i 27 i kommuneloven. Den foreslåtte modellen der samarbeidet blir et eget rettssubjekt er utviklet for virksomheter med et forretningsmessig preg. Løsningen med eget rettssubjekt bidrar til at alle eiere vil få likeverdighet i samarbeidet. Den anbefalte styringsmodellen har to nivåer. Rådmennene i de ni eierkommunene vil utgjøre representantskapet, som i denne organisasjonsformen benevnes «styre». Representantskapet er eiernes organ, er selskapets øverste myndighet, og har ansvar for fastsetting av budsjett, økonomiplan, regnskap og vedtak om større kapitalinvesteringer eller andre investeringer av vesentlig betydning. Et driftsstyre vil forvalte selskapet på vegne av deltakerkommunene. Medlemmene utpekes av representantskapets styremedlemmer og ansattrepresentanter. Denne forvaltningsmyndigheten må utøves innenfor rammen av selskapets formål, selskapsavtalen og selskapets årsbudsjett som vedtas av representantskapet, samt vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Fylkesrådmannen mener den foreslåtte to-nivåløsningen med eget rettssubjekt bidrar til profesjonell styring, der driftsstyret blir en viktig støttespiller i utviklingen av selskapet sammen med daglig leder. Fylkesrådmannen vil likevel understreke at det strategiske ledelsesansvaret skal ligge i styret (representantskapet) der alle eiere er representert. Dette innebærer begrensninger i hvilke oppgaver styret har anledning til å overlate til driftsstyret. Videre vil en understreke at den nye virksomheten må etablere og videreutvikle et forvaltningssystem som sikrer at det er fagmiljøene i deltakerkommunene som legger føringer for prosess og beslutninger knyttet til digitalisering og IKT-utviklingsprosjekter. Den valgte modellen gir mulighet for utvidelse av samarbeidet. Om den nye Agder fylkeskommune i fremtiden skal benytte IKT-Agder som leverandør av IKT-tjenester vil man måtte komme tilbake til. Vest-Agder fylkeskommune har organisert IKTvirksomheten som en del av sentraladministrasjonen. I arbeidet med etablering av Agder fylkeskommune vil en se nærmere på fordeler og ulemper ved de to måtene å organisere IKT-virksomheten på som grunnlag for valg av løsning. Man vil da vurdere muligheten for at et større, sammenslått IKT Agder kan være en god tjenesteleverandør for Agder fylkeskommune og i tillegg være en styrke for den nye regionen. Samtidig vil det, dersom Agder fylkeskommune velger en annen løsning, likevel være viktig for de involverte kommuner å etablere en ny og større felles organisasjon. Navn Man har drøftet forslag til nytt navn på virksomheten. Det foreligger også en vurdering av effekter av å skifte navn fra IKT Agder (vedlegg 7). Fylkesrådmannen slutter seg til vurderingen om at det vil være hensiktsmessig å videreføre navnet IKT Agder. Dokumentnr.: 17/ side 6 av 8

7 Kostnadsfordeling og eierskap Fylkesrådmannen er av den oppfatning at betaling for bruk av virksomhetens tjenester blir et riktig kriterium for fordeling av kostnadene ved virksomheten. Derfor slutter man seg til at dagens betalingsmodell for IKT Agder skal videreføres. Ettersom den nye virksomheten foreslås å bli organisert som et interkommunalt samarbeid etter 27 i kommuneloven vil de samarbeidende kommuner og fylkeskommunen sammen stå direkte ansvarlig for driften. Med bakgrunn i at de to virksomhetene har hatt ulik organisering, en som vertskommuneløsning og en som IKS så er den økonomiske stillingen til de to virksomhetene svært ulik. For å kunne dekke de løpende driftsforpliktelser er det i IKT Agder IKS bygget opp en driftskapital som pr årsskiftet 2017/2018 er om lag 10 millioner kroner. De nåværende virksomhetene går inn med de verdier de besitter ved sammenslåingstidspunktet i en ny felles virksomhet uten at disse verdsettes og legges til grunn for framtidige eierinteresser. Unntatt fra dette er egenkapitalen i form av bankinnskudd i IKT Agder IKS på sammenslåingstidspunktet. Man foreslår derfor at driftskapitalen i form av bankinnskudd skal tilbakeføres eierne av IKT Agder IKS etter eiernes faktiske uttak av tjenester. For Aust-Agder fylkeskommune medfører dette at en får tilbakebetalt i størrelsesorden 2-2,5 mill. kroner fordelt på 2 år. Gevinster ved sammenslåing Fylkesrådmannen legger til grunn at begge utredningene og notatet fra IKT Agder IKS synliggjør et potensial for å frigjøre ressurser i det fremtidige IKT-samarbeidet. Det anslås at man kan frigjøre ressurser tilvarende 6-7 årsverk. De frigjorte ressursene vil være viktige for å kunne møte økte behov innen tjenesteyting, samfunnssikkerhet og kvalitetssikring i forvaltningen. Den nye IKT-virksomheten vil få økt tyngde i markedet og dermed større forhandlingsmakt. En ny og større virksomhet vil kunne være en spennende kunde og utviklingspartner for leverandører og være en attraktiv arbeidsgiver i regionen. Man forventer at IKT-kostnadene for de nåværende eierne av IKT Agder IKS i første fase (2 år) vil endres lite, men at en på sikt vil kunne hente ut både økonomiske, kapasitetsmessige og kvalitative gevinster (vedlegg 6). Digitaliseringsrundskrivet fra KMD, rapporter fra nasjonal sikkerhetsmyndighet og erfaringer fra dagens IKT-Agder-samarbeid peker på at man må profesjonalisere IKT for å kunne levere støtte til tjenestene som skal leveres fra fylkeskommunen fremover. Størrelse blir en viktig faktor for å få dette til. Målinger av kommunale IKT-samarbeid i 2013 viser at samarbeidenes størrelse gir økonomiske fordeler i form av lavere pris og bedre kvalitet på tjenestene. Dokumentnr.: 17/ side 7 av 8

8 4. KONKLUSJON Med bakgrunn i utredningsarbeidet som er gjort i saken om fusjon av IKT Agder IKS og DDØ-samarbeidet, samt vurderinger av fylkeskommunens behov for profesjonelle IKTtjenester fremover, tilrår fylkesrådmannen at sammenslutningen gjennomføres. Arbeidet starter straks nødvendige vedtak er fattet i eierkommunene og sammenslåingen vil formelt tre i kraft fra 1.januar TIDLIGERE BEHANDLING Fylkesrådmannen fremmer saken for hovedsamarbeidsutvalget i møte 9. oktober 2017 med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Fylkesrådmannen fremmer saken for administrasjonsutvalget i møte 10. oktober 2017 med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Vedlegg Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Vedlegg-2-Rapport Bouvet Norge AS Vedlegg 3 Forslag til vedtekter for IKT - Agder Vedlegg-4-Uttalelse-fra-Fagforbundet-vedr-fusjon-IKT-Agder-og-DDO Vedlegg-5-Økonomiberegning-DDØ-kommuner Vedlegg-6-Gevinster-for-IKT-Agder Vedlegg-7-Innspill-fra-IKT-Agder-til-navnevalg Vedlegg-8-Digitaliseringsrundskrivet 2017 Vedlegg-9-Digitalisering i kommunal sektor Dokumentnr.: 17/ side 8 av 8