Styremøte 29. januar 2015

Transkript

1 Styremøte 29. januar 2015 Sted: Ruter, Dronningens gate 40, møterom Jernbanetorget Tid: Saker.: 1 /15 10/15

2 Sakliste til styremøte 29. janaur 2015 Saksnr.: Sak Sak 1/15 Referat fra styremøte 5. november 2014 Sak 2/15 Økonomirapport - ettersendes Sak 3/15 Strategiseminar Sak 4/15 Budsjett Sak 5/15 Markedsprosjekt Sak 6/15 Innspill til NTP Sak 7/15 Ekspressbuss Sak 8/15 Møteplan Sak 9/15 Årsrapport - ettersendes Sak 10/15 Eventuelt 2

3 Sak 1/15 Referat fra styremøte 5. november 2014 Saksutredning Referat fra styremøtet 5. november 2014 er tidligere tilsendt, og følger også vedlagt til endelig godkjenning. Det er ikke innkommet merknader til referatet. Forslag til vedtak Referat fra styremøte 5. november 2014 godkjennes. Vedlegg: Referat fra styremøtet 5. november 2014, 2 sider. 3

4 Sak 2/15: Økonomirapport. Økonomirapport pr ettersendes. 4

5 Sak 3/15 Strategiseminar Kollektivtrafikkforeninga hadde strategiseminar i Tromsø 14. og 15. januar Styret hadde fått tilsendt Kollektivtrafikkforeningens styringsdokumenter: Vedtekter. Flere og mer fornøyde kunder. Handlingsprogram. Oversikt over komiteer og forum. Arbeidsoppgaver. I forkant av seminaret ble styret intervjuet av Roger Schønning fra Visindi. Dette resulterte i et notat med en beskrivelse av nåsituasjonen som ble sendt ut til styret dagen før seminaret startet. De forskjellige øktene i seminaret besto av: 1. Nåsituasjonen. 2. Hvilke tema vi ønsker å prioritere framover. 3. Fokusområder for hvert tema 4. Mål for hvert tema. Vedlagt følger en sammenstilling av det man kom fram til. I forkant av seminaret var det klart at man ikke ønsket å endre vedtektene, at man ønsket å prioritere arbeidsoppgavene noe mer samt at man må se på sammenhengen mellom arbeidsoppgaver og tilgjengelige ressurser. For øvrig var det i forkant ikke klart om det skulle komme et nytt strategidokument, et nytt handlingsprogram eller en handlingsplan/spesifisering av dagens handlingsprogram ut av seminaret. Vi ser at det i sammenstillingen er listet opp en rekke tiltak som i stor grad passer inn i Kollektivtrafikkforeningens handlingsprogram. Dog er handlingsprogrammet noe bredere. Dette betyr at man gjerne kan spisse handlingsprogrammet ved å vedta en handlingsplan som gjelder for det siste året av handlingsprogramperioden. Dette dokumentet kan også danne grunnlaget for rullering av handlingsprogrammet når det er tid for det neste år. Selv om man spisser aktiviteten noe ser sekretariatet at det ikke er balanse mellom oppgaver og ressurser, og det vil være nødvendig å finne ressurser til å øke bemanningen i sekretariatet. 5

6 De målene som er skissert i oversikten er: Internt samarbeid: Forum - opprette programkomiteer Komiteer - gå gjennom og revitalisere Kompetanseheving -kurser, hospitering, introduksjonskurs Topplederforum - begynne med en gang i året Medlemsmøter Eierseminar - agenda for eierne Kunden i fokus: Felles kampanjer gjennom gjenbruk av andres kampanje Nasjonalt kundebarometer/benchmarking Nasjonal sammenstilling av nøkkeltall/benchmarking Felles tekniske løsninger/grensesnitt mot kunder Samle kunnskap om kunders behov/preferanser Eksternt samarbeid: Etablere en fagbase, samle fakta og gode argumenter Avklare samarbeid med NHO, TØI, Vegdirektoratet, Samferdselssjefkollegiet Myndighetskontakt. Nytt dokument som innspill til NTP alene eller sammen med NHO Høringer - faglige innspill Kommunikasjon: Nettsida - løfte fram suksesshistorier - følge med på presseklipp for å fange disse Utforme en enkel kommunikasjonsstrategi Oversikt over ressurspersoner Klima og miljø: Revidere miljøprogrammet 1. Tiltak for å få ned egne utslipp 2. Synliggjøre effektene av at folk går over fra privatbil til kollektivt Organisering: Gode og effektive møteplasser/forum/komiteer/seminarer. Sekretariat som er riktig dimensjonert for oppgavene Sjekke tilknytning til KS/andre Følgende punkter bør spesielt diskuteres nærmere: Internt samarbeid: o Under dette punktet ble det diskutert om man skal ha ambisjoner/langsiktig målsetting om felles løsninger og/eller felles praksis. Det ble ikke konkludert slik her, men derimot under neste punkt, «kunden i fokus». Daglig leder mener man bør ha et slikt 6

7 mål med alt internt samarbeid. Dvs. økt grad av felles løsninger/praksis for å utnytte ressursene best mulig, men det kan likevel være slik at man kan ha lokale/regionale løsninger innen enkelte områder. o Kollektivtrafikkonferansen må inn som et viktig område som må utvikles videre. Kunden i fokus: o Her er det en viktig ambisjon om felles løsninger som man ikke finner i punktet ovenfor. Eksternt samarbeid: o Det ble ikke uttrykt tydelig i seminaret hvor viktig det er med eksternt samarbeid: Vårt samarbeid med NHO i forhold til NTP har ført til mye bedre gjennomslag enn vi hadde fått til på egen hånd. Vi ser nå at i kontakt med Vegdirektoratet kan vi få på plass et introduksjonskurs, antagelig med bedre resultat enn vi kan på egen hånd. Det kan være flere samarbeidsrelasjoner som kan være viktig for å bedre måloppnåelsen og få mer ut av ressursene. o Daglig leder mener derfor det er viktig å ha større fokus også på eksternt samrabeid. Myndighetskontakt: o Overføre fagkunnskap til besluttende myndigheter. o Behovet for at kollektivtrafikken får en nasjonal stemme. Dette kan være et rom som Kollektivtrafikkforeningen kan fylle. Denne stemmen mangler i samfunnet i dag. Kommunikasjon: o Behovet for en enkel kommunikasjonsstrategi slik at man kan bruke ressursene best mulig og oppnå bedre resultater. Organisering: o Behovet for å øke bemanningen i sekretariatet til tre ansatte. o Målet med tilknytning. Økt gjennomslagskraft? Vi man få det? Forslag til vedtak: Styret ber ut fra signalene i strategiseminaret og diskusjonen i styremøtet sekretariatet om å utforme et forslag til handlingsplan som er en konkretisering av Handlingsprogram Handlingsplana behandles i styremøtet 3. mars og i generalforsamling 19. mars. Vedlegg: Oppsummering strategiseminar, 1 side 7

8 Sak 4/15 Budsjett Saksutredning: Økonomirapporten for 2014 foreligger ikke på nåværende tidspunkt, men vil bli ettersendt før styremøtet. Nøye oppfølging i siste halvår indikerer at man kommer ut omtrent som budsjettert, med et underskudd på kr Slike underskudd er er selvfølgelig ikke bærekraftig på sikt, og selv om man har en grei reserve vil det ikke gå over flere år. Et budsjett for 2015 og åra framover må gå i balanse. Grunnen til det store budsjetterte underskuddet i 2014 er at man har et høyere ambisjons- og aktivitetsnivå enn inntektene tilsier. Dagens medlemskontingent tilsier at det kun kan være to heltids ansatte i sekretariatet. I 2014 var det store deler av året 2,9 prosent stilling, totalt gjennom året utgjorde det ca 2,5 stilling tilsammen. Dette fordi det ble leid inn en person i 90 % stilling fra Hedmark Trafikk i 10 mnd. Budsjettet for 2014 ble behandlet i styremøtet 19. mai Det pekes også i saksutredningen den gang på at det ikke er balanse i forholdet mellom sekretariatets ressurser og de oppgavene man ønsker å utføre. Som beskrevet i mai 2014 er det mulig å drifte sekretariatet med to stillinger i 100 %, på et nivå som tidligere. Det er da ikke rom til å være offensiv og løfte arbeidet i Kollektivtrafikkforeningen videre slik styret har signalisert de ønsker. Ønsket om et høyere aktivitetsnivå enn et minimum var bakgrunnen for at avtalen om økt ressurs ble videreført ut året. Aktivitetsnivå og ressurser var også et av hovedpunktene man diskuterte i strategiseminaret i Tromsø 14. og 15. januar Der ble ambisjonsnivået og spissing av oppgaver diskutert, men det er ikke konkludert i saken enda. Selv om strategidiskusjonen ikke er avsluttet, er det likevel nødvendig å behandle et budsjett ved inngangen av året. Som i de fleste andre virksomheter er det «manntimene» som er de store kostnadsdriverne, og størrelsen på sekretariatet er derfor svært viktig å avklare. Skal man øke til et sekretariat på tre, må man øke inntektssida. Daglig leder har vært i møte med Samferdselsdepartementet, og forsøkt å sjekke mulighetene for at de kan gå inn med midler for å få utført noen av oppgavene vi arbeider med og som de kan ha interesse av å få utført. Dette synes svært vanskelig/umulig, og det er derfor helt nødvendig å øke medlemskontingenten for å øke kapasiteten og redusere sårbarheten i sekretariatet. Daglig leder legger derfor fram et budsjett som er todelt det er et alternativ med to ansatte i sekretariatet og et alternativ med tre ansatte. I det siste alternativet er det nødvendig å øke medlemskontingenten med drøyt 40 % i forhold til 2014-tall for alle medlemmene. Siden strategidiskusjonen ikke er avgjort, og det ikke vil bli konkludert før i generalforsamlingen 19. mars, anbefaler daglig leder å ta forslaget til budsjett til foreløpig orientering. Forslag til vedtak: Budsjettet for 2015 med to alternative driftsopplegg tas til foreløpig orientering. Vedlegg: Forslag til budsjett 2015, 1 side 8

9 Sak 5/15 Markedsprosjekt Viser til sak 25/14 i styremøtet 18. september der markedsprosjektet ble behandlet. Referat fra møtet og vedtak: «Vibeke Harlem fra Ruter som er leder i markedskomiteen deltok under behandlingen av denne saken. Det var enighet om å spisse prosjektet. Fokus på aktivitet 1 og 2, kundebarometer og nøkkeltallsrapport i denne omgang i prosjektet. Aktivitet 3 er en del av vår daglige drift. Aktivitet 4 avventes, ev. oppfordrer vi departement/myndigheter til å kjøre en slik kampanje. Vedtak: Prosjektplana omarbeides ift signaler som kom fram i møtet, og behandles på nytt i neste møte.» Framdrift i saken etter dette: Styret ga i møtet 18. september signaler om at det var ønskelig å se på muligheten av å kjøre et nasjonalt kundebarometer som en del av de ulike selskapenes ordinære kundeundersøkelser og sammenstille dette til en nasjonal undersøkelse. For å avdekke om dette var mulig ble det som en forstudie gjennomført et arbeidsseminar med et knippe analytikere og markedsfolk som i sitt selskap har ansvaret for dette arbeidet. Analytikergruppas konklusjon var: «Gruppa så ikke at det er mulig å starte opp med en nasjonal kundeundersøkelse som er en integrert del av selskapenes ordinære oppgaver. Det vil kreve for mye i forhold til koordinering og vil koste for mye i forhold til transaksjonskostnader på det nåværende tidspunkt. Samtidig vil en slik tilnærming medføre stor risiko for at hele prosjektet strander pga. sterk motstand mot å endre sine undersøkelser i flere selskaper. En slik metode vil man eventuelt kunne forsøke på litt på sikt. I denne omgang vil man anbefale dette arbeidet todelt med en overordnet undersøkelse og et samarbeid i et analyseforum som vil gi bedre samordning av arbeidet med markedsanalyser» Gruppa var enige om at det er mulig å gjennomføre en slik nasjonal undersøkelse på en grei måte med en sentral gjennomføring og rapportering basert på en standard med felles sett av spørsmål, gjennomføring og rapporteringsprosedyre. I ettertid kom det sterke signaler fra Ruter om at det ikke er ønskelig å kjøre i gang en ekstra overordnet undersøkelse, da de allerede er med i Best-samarbeidet og har en ekstra kundeundersøkelse der i tillegg til sine ordinære kundeundersøkelser. Både Ruter og Skyss deltar i Best-prosjektet som er et internasjonalt samarbeid. Det var i gruppa bred enighet om at et analyseforum vil gi gode resultater med samordning av arbeidsmetoder på sikt. 9

10 Etter dette ble saken behandlet i markedskomiteens møte Komiteen diskuterte om det kan være mulig for alle medlemmene i Kollektivtrafikkforeningen å ta i bruk Best-metodikken slik at Ruter og Skyss slipper å sette i gang med en tredje type undersøkelse. Konklusjon i møtet : Markedskomiteen anbefaler at vi går videre, og at man etablerer et nasjonalt kundebarometer. Markedskomiteen skal behandle saken på nytt i sitt møte , og vil da se nærmere på muligheten av å bruke Bestmetodikken. I styreseminaret i Tromsø 14. og 15. januar var styret opptatt av kundefokuset og nasjonale løsninger. Der ble det satt opp som en målsetting både å etablere et nasjonalt kundebarometer og en sammenstilling av nøkkeltall for å drive benchmarking. Forslag til vedtak: Styret ønsker å etablere nasjonalt kundebarometer og nasjonal nøkkeltallsanalyse som skissert i markedsprosjektet. Sekretariatet bes om å oppdatere styret jevnlig i forhold til behovet for finansiering. 10

11 Sak 6/15 Innspill til NTP (Samme sak som i fellesmøtet) Bakgrunn: NHO og Kollektivtrafikkforeningen samarbeidet om et innspill til gjeldende Nasjonal Transportplan, NTP Det resulterte i dokumentet «Flere og mer fornøyde kunder», som var en oppfølging av det felles Miljøprogrammet som de to foreningene la fram i Dokumentet ble tatt godt imot, og deler av innholdet og flere av innspillene ble tatt inn i NTP Kollektivtrafikken fikk en større plass i den versjonen av NTP enn i tidligere versjoner, noe «Flere og mer fornøyde kunder» i stor grad bidro til. «Flere og mer fornøyde kunder» er et grundig og godt gjennomarbeidet dokument, med godt fundert faglige argumenter. Dette, samt at de to organisasjonene NHO Transport og Kollektivtrafikkforeningen sammen står bak dokumentet har gitt det tyngde og har gjort at mye av innspillene ble tatt inn i gjeldende NTP. «Flere og mer fornøyde kunder» har også fungert som et strategidokument for de to foreningene. Arbeidet med NTP er godt i gang. NHO Transport og Kollektivtrafikkforeningen har diskutert på sekretariatsnivå om vi også denne gang skal utarbeide et felles innspill. Vi er enige om at det vil være svært viktig for kollektivtrafikken og dennes prioritering i NTP med et nytt felles innspill, men muligens med en noe annen profil og innretning enn sist gang. Målet med «Flere og mer fornøyde kunder» var i stor grad at kollektivtrafikken ble et hovedtema i NTP , at det gjaldt både drift og investering og at det ble lagt konkrete føringer for hvordan hovedaktørene burde samarbeide for å realisere en fordobling av kollektivtrafikken. Vi nådde ønsket om et sterkere fokus på kollektivtrafikken, og denne gang er det muligens viktig å finne mer konkrete virkemidler for å nå det tverrpolitiske målet om å ta den forventede trafikkøkningen kollektivt, med sykkel og gange. Framdrift, varighet og mandat: Vi ser for oss at arbeidet starter snarest, at man gjennomfører 4 møter to på våren og to på høsten og at arbeidet avsluttes i løpet av oktober. Det kan være aktuelt å gjennomføre et åpent oppstartsmøte, der man inviterer litt bredt i de to organisasjonene og at ei arbeidsgruppe bestående av ca. 10 personer jobber videre sammen med aktuelle kompetansemiljøer for å utarbeide et forslag til nytt strategi/innspillsdokument. Det er nødvendig med noe ressurser til dette arbeidet, da vi må jobbe med aktuelle fagmiljøer. Det kan være Urbanet Analyse som sist gang, eller andre miljøer. Budsjettet bør ligge på minimum kr , muligens noe mer. Kollektivtrafikkforeningen kan bidra med sekretær-ressurs. Forslag til mandat for arbeidet: «Hovedgrepene for kollektivtrafikken i NTP ». 11

12 Forslag til vedtak: Styret anbefaler at det utarbeides et innspill til Nasjonal Transportplan sammen med NHO Transport. Nærmere diskusjon om innretning på arbeidet tas i felles styremøte Styret oppnevner følgende 3 medlemmer til i styringsgruppa: 12

13 Sak 7/15: Ekspressbuss Saksutredning: Ekspressbuss og problemstillingen rundt disse er noe flere av våre medlemmer er opptatt av. Det synes å råde et grunnleggende positivt syn på kommersielle ruter som et viktig bidrag til kollektivtrafikken, da et slikt tilbud i utgangspunktet ikke krever offentlige midler. Samferdselsdepartementet inviterte til møte om Ekspressbuss den De utfordret på ekspressbussens potensial, bedre framkommelighet, barrierer og forventning til statlig medvirkning m.m. Se notat til møtet fra Kollektivtrafikkforeningen vedlagt. Vi pekte der på 5 tiltak som staten bør bidra med. Det ble sagt i møtet fra næringa at samarbeid mellom selskaper når det gjelder igangsetting og drift av fylkeskryssende kommersielle ruter (eks. Kystekspressen) ikke lenger er et problem. Det er i hovedsak to problemstillinger/muligheter i forhold til ekspressbusser: 1. Hvordan kan ekspressbussene bidra til et effektivt kollektivsystem, som del av en helhetlig reisekjede? 2. Muligheten til å støtte kommersielle ruter som ikke er lønnsomme. Punkt 1: Ekspressbussene var tidligere mest attraktiv på lengre reiser. Dette har endret seg, og fly konkurrerer i dag mye mer mot endepunktsmarkedene. Dette beror både på økt sentralisering og økt kjøpekraft. Markedet har derfor endret seg, og det har de siste årene vært er økt vridning mot kortere ekspressbussreiser og linjer. Det er i dag svært mange pendlerreiser med ekspressbuss, dvs. bussreiser inn mot tettbefolkede steder. Ekspressbussene har ut fra denne utviklingen potensial til å avlaste købelastede veinett rundt byene enda mye mer, dersom en klarer å flytte enda mer trafikk fra privatbiler til busser. Ekspressbussene mottar svært lite tilskudd, og kan være et svært godt tilskudd til kollektivtilbudet i mange områder. Det kan være aktuelt å se på våre medlemmers behov for og samfunnsnytten av ulike former for ikke-diskriminerende tilskudd til ekspressbussnæringen, altså tilskuddsordninger som bygger opp under kommersielt initiativ og frihet. Det er viktig å legge til rette for ekspressbusstilbud som sammen med andre kollektivtilbud kan gi en reisekjede med gjennomgående billettering. På den måten vil ekspressbussen bli en viktigere del av det totalte kollektivtilbudet i en region. Punkt 2. Det er problematisk dersom administrasjonsselskapene/fylkene ikke får støtte ekspressbussruter som ikke er lønnsomme men som bør opprettholdes av samfunnsøkonomiske hensyn. Det vil vanligvis være mer samfunnsøkonomisk lønnsomt å gi noe tilskudd til ei kommersielt lite lønnsomt rute heller enn å konkurranseutsette samme rute i regi av fylkeskommune/administrasjonsselskap. Våre medlemmer ser ut til å ha begrensede muligheter til å gi direkte støtte til kommersielle ruter som ikke er lønnsomme. Lovgivningen ser ut til å åpne for: Allmenne regler, f.eks. rabatt til alle studenter, pensjonister samt at fylkene betaler for sine kunder på ulike rabattordninger e.l. Svært komplisert ved fylkeskryssende ruter. Kjøp av plasser, men det må knyttes opp til f.eks. den enkelte skoleelev (med navn ikke et generelt kjøp) 13

14 Kjøp etter forhandlinger. Da gjelder øvre grenser på antall busser, km og kr. Konkurranseutsetting. Konkurranseutsetting blir ofte svaret, noe som vanligvis vil føre til ekstra kostnader for det offentlige. I dag er det mange fylker som jobber med tilskuddsproblematikken, bestiller juridiske rapporter om den samme problemstillingen og bruker en god del ressurser på advokathonorarer for å finne ut av dette. Dette er ikke effektiv bruk av ressursene. I møtet utfordret vi departementet på å finne handlingsrommet ift støtte til kommersielle ruter. Det er ingen grunn til å tro at vi får noe konkret svar med det første på denne utfordringen. Sekretariatet anbefaler derfor å sette ned ei faggruppe som i en tidsavgrenset periode ser på dette, og som samordner de juridiske rapportene og finner ut av handlingsrommet. Så må vi få avklart dette med departementet i ettertid. Det er også meldt inn et behov for å se på mulighetene for kjøp av skoleskyss for fylkeskommunene og sykehusreiser for helseforetakene. Hva kan kjøpes direkte hos ruteløyveinnehaver, med hvilket lovgrunnlag og hva må lyses ut. Det kan også være andre problemstillinger som ei slik faggruppe ønsker å belyse. Forslag til vedtak: Det opprettes ei faggruppe i regi av Kollektivtrafikkforeningen med følgende mandat: Ekspressbussgruppa skal: Avdekke hindringer for at kommersielle ruter kan bli en viktig del av en regions kollektivtilbud. Se på muligheten for gjennomgående billettering der kommersielle aktører er med. Avklare eventuelle andre problemstillinger i skjæringspunktet mellom kommersielle ruter og ordinært kollektivtilbud. Avklare handlingsrommet i forhold til å gi støtte til kommersielle ruter som ikke er lønnsomme Avklare handlingsrommet for kjøp av skoleskyss for fylkeskommunene og sykehusreiser for helseforetakene. Ruter, Opplandstrafikk, Brakar og Sogn og Fjordane fylkeskommune har vært spesielt opptatt av ekspressbusser, og det forutsettes at disse oppnevner hver sin representant med god innsikt i problemstillingen til arbeidsgruppa. Øvrige medlemmer forespørres om de ønsker å delta i ei slik gruppe med sine representanter. Sekretariatet bistår med sekretærressurs. Vedlegg: Notat til ekspressbussmøte i Samferdselsdepartementet , 3 sider. 14

15 Sak 8/15: Møteplan MØTEPLAN 2015 Strategisamling: Styremøter: 14. og 15. januar 29. januar - heldag, halve møtet sammen med NHO 3. mars 7. mai 24. juni 17. september 4. november 15. desember Generalforsamling: Medlemssmøte: Eierseminar: 19. mars 19. mars 4. november Forslag til vedtak: Styret vedtar forslag til møteplan. 15

16 Sak 9/15 Årsrapport Saken ettersendes. Sak 10/15 Eventuelt 16