PROSJEKTMANDAT. "Forprosjekt: Papirløse politikere"

Transkript

1 PROSJEKTMANDAT FOR "Forprosjekt: Papirløse politikere" Revisjonslogg Versjon Dato Tilstand Dokument opprettet Dokument oversendt Bystyresekretariatet Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse 1. BAKGRUNN OG INTENSJON MED ARBEIDET BAKGRUNN INTENSJON MED ARBEIDET FORANKRING STRATEGISK FORANKRING FORMELL FORANKRING MÅLSETTINGER OG LEVERANSER FORPROSJEKTET EFFEKTMÅL FORPROSJEKTET RESULTATMÅL FORPROSJEKTET (LEVERANSER) PROSJEKTORGANISERING PROSJEKTEIERS OPPGAVER REFERANSEGRUPPENS OPPGAVER PROSJEKTLEDERS OPPGAVER PROSJEKTGRUPPENS OPPGAVER GJENNOMFØRINGSPLAN STATUS- OG AVVIKSRAPPORTERING FRA PROSJEKTET AVGRENSNINGER RESSURSRAMMER RISIKOVURDERING KOMMUNIKASJONSPLAN AVSLUTNING AV PROSJEKTET Side 2 av 10

3 1. BAKGRUNN OG INTENSJON MED ARBEIDET 1.1. Bakgrunn Trondheim kommune har de siste 5 årene hatt fokus på papirløse politikere hvor saker til behandling, votering og lignende i stor grad har blitt distribuert og administrert digitalt. Ca halvparten av bystyrets faste medlemmer har hatt en ordning der de selv har anskaffet eget utstyr for bruk i kommunale prosesser. Øvrige av bystyrets faste medlemmer (frikjøpte) har benyttet pc-er som er i administrasjonens nett. Tilgang på dokumenter/saker har vært gjennom en webportal hvor de har lastet ned dokumenter selv. Nedenfor er det angitt noen momenter som belyser sentrale utfordringer i dag: Det er mye manuelt arbeid knyttet til oppgaver som er mulig å automatisere ved f.eks å lage automatiske kontrollrutiner i systemer. Mye av kommunikasjonen som foregår mellom ulike parter skjer pr i dag på mail med de utfordringer det gir. Saksdokumenter kan gå i godkjennersystemet uten vedlegg, uten at dette oppdages før det kommer på øverste nivå. Interpellasjoner kan falle mellom to stoler og komme rette vedkommende i hende alt for sent. Voteringer i bystyret håndteres gjennom et noe eldre voteringssystem som det er ønskelig å bytte. Utfordringen her er at det er svært få leverandører som tilbyr slike løsninger er et valgår. Det vil si at det vil bli noen endringer i sammensetningen av den politiske ledelsen etter valget. I forkant av dette ønsker bystyresekretariatet å gjennomføre en analyse av IKT støtten til bystyresekretariatet, herunder arbeidsprosesskartlegging innenfor saksgang mellom politisk og administrativt nivå og innad i nivåene. Analysen / forprosjektet vil avdekke om arbeidet skal videreføres til et hovedprosjekt hvor perspektivene arbeidsprosesser, IKT og organisasjon skal ivaretas. Et fremtidig resultat av et slikt hovedprosjekt kan for eksempel bli nye rollebeskrivelser/arbeidsbeskrivelser med påfølgende kompetansekrav for medarbeidere som administrerer det politiske beslutningssystemet. Organisatoriske tilpasninger kan også finnes hensiktsmessig som resultat av et slikt arbeid. En mer strømlinjeformet og tydelig saksgang i administreringen av de politiske prosesser, kan også komme som resultat av innovative teknologiske løsninger / tydeligere roller. Primære sluttbrukere i dette prosjektet er bystyrerepresentantene (inkl.) vara og ansatte grupperessurser i partiene. I tillegg kommer alle oppnevnte representanter og vararepresentanter i kommunale råd, samt bystyresekretariatets ansatte. Til sammen ca 350 personer. Sekundære sluttbrukere er publikum og administrasjon (Rådmann). Side 3 av 10

4 1.2. Intensjon med arbeidet Som et bakteppe til forprosjektet er det skissert noen tanker rundt hvilken nytte eller verdiskaping et mulig hovedprosjektet kan tenkes å ha på et overordnet nivå, hva som er prosjekteiers intensjon og ambisjon med arbeidet og hvilken virkning resultatene fra et mulig hovedprosjekt forventes å ha for bysamfunnet. Dette er formulert som foreløpige overordnede mål og effektmål for et mulig hovedprosjekt. Foreløpige overordnede mål for et mulig hovedprosjekt De politiske prosessene er organisert slik at de tilrettelegger for dialog og deltakelse i utviklingen av politikk for Trondheim. Det er utviklet en tydelig og oversiktlig arbeidsprosess og saksgang som styrker lokaldemokratiet og sikrer sentrale demokratiske verdier som åpenhet, offentlighet og innsyn, medvirkning og deltakelse. Det er innført digitale verktøy og støttefunksjoner som har forenklet og automatisert flere viktige funksjoner og bidratt til robuste systemer og rutiner. Det er lagt til rette for høy kvalitet på de demokratiske arbeidsprosessene og de beslutninger som blir tatt. Den politiske og demokratiske styringen av kommunen er styrket. Foreløpige effektmål for et mulig hovedprosjekt Politikerne opplever tydelige og tilrettelagte prosesser som sikrer gode arbeidsbetingelser og muligheter for politikkutøvelse. Politikerne opplever at de har lett tilgang på nødvendig kompetanse i administrasjon og sekretariat når det gjelder saksgang og de politiske prosessene. Politikerne opplever at kommunikasjon, saksgang og formelle prosesser fungerer optimalt, og bidrar til tydelige, åpne og effektive politiske prosesser. Administrasjonen opplever at saksgangen er enkel, oversiktlig og effektiv. Både politikere, administrasjon og bystyresekretariatet opplever klart definerte roller og tydelige og forståelige ansvarsforhold og arbeidsdeling dem imellom. Publikum opplever åpne og tilgjengelige politiske prosesser som sikrer innsyn og påvirkningsmuligheter. Pressen opplever åpne og tilgjengelige politiske prosesser som sikrer innsyn og offentlighet. Arkivering og gjenfinning av saker og dokumenter oppleves som trygt og enkelt. Side 4 av 10

5 2. FORANKRING 2.1. Strategisk forankring Prosjektet har en strategisk forankring opp mot sentrale målsettinger i Kommuneplanens samfunnsdel og i Bystyresekretariatets enhetsavtale: Kommuneplanens samfunnsdel: I 2020 er Trondheim kommune en aktiv samfunnsutvikler og attraktiv arbeidsgiver. (hovedmål 4) Trondheim kommunes felles verdier åpen, kompetent og modig, er veiledende i møtet med innbyggere, brukere, samarbeidspartnere og media, og i forhold til ny kunnskap og nye utfordringer. Hvordan kommunen lykkes med å ivareta sitt samfunnsansvar, får betydning for kommunens omdømme og troverdighet. Bystyresekretariatets mål (iflg. lederenhetsavtalen): Sikre god infrastruktur og hensiktsmessige arbeidsverktøy for politikerne (enhetsmål 1). Sikre relevant og korrekt informasjon på nettsidene og intranettet (enhetsmål 2). Forbedre og effektivisere arbeidsprosesser og organisering (enhetsmål 6). Styrke kompetansen - hver medarbeider bør i gjennomsnitt bruke 35 timer per år til egen kompetanseutvikling (enhetsmål 7). Økonomiplanen : Kommer Formell forankring Prosjektet har sin formelle forankring i Bystyresekretariatet som er prosjekteier. I tillegg har prosjektet nødvendig politisk forankring hos rådmann og ordfører. 3. MÅLSETTINGER OG LEVERANSER FORPROSJEKTET 3.1. Effektmål forprosjektet Det foreligger en rapport innen 1.mars 2015 med kartlegginger, analyser og konkrete anbefalinger knyttet til arbeidsprosesser, organisering og teknologistøtte som gjør det mulig for Trondheim kommune å vurdere om det er ønskelig å starte et hovedprosjekt Resultatmål forprosjektet (leveranser) Kartlegging og beskrivelse av sentrale arbeidsprosesser, teknologistøtte og organisatoriske forhold, innenfor saksgang mellom politisk og administrativt nivå og innad i nivåene. Grundig analyse med forslag til forbedringer i arbeidsprosessene, hva som kreves for å møte disse og hvilke organisatoriske forhold som kommer som følge av nye arbeidsprosesser. Side 5 av 10

6 Målbilde for papirløse politikere som beskriver behovene mer i detalj for å kunne realisere forbedringstiltak og behov for IKT- støtte, og vurdere eventuelle digitale tjenester innenfor dette området. Forslag til prioriterte tiltak og mulige prosjekter i årene fremover. På grunnlag av kartlegging og analyser foreligger et første forslag til redesign av arbeidsprosesser (standardisering, automatisering, jobbe smartere), samt mulige organisasjonsutviklingstiltak (rollebeskrivelser, organisering, kompetanse med mer) og nødvendige anskaffelser eller utvikling. 4. PROSJEKTORGANISERING PwC vil som innleid prosjektbistand ta ansvar for å sikre god koordinering og fremdrift i hele prosjektperioden, samt ta ansvar for ferdigstillelse av de definerte leveransene ref. kapittel 3. Forprosjektet er organisert med prosjekteier, referansegruppe og prosjektgruppe. Trondheim kommune v/prosjekteier har ansvar for at referansegruppen og prosjektgruppen bemannes på en hensiktsmessig måte, og bidra til å sikre at disse har mulighet til å løse oppgavene i tråd med rollebeskrivelsene nedenfor. Prosjekteier: Bystyresekretariatet v/kristin Leinum. Prosjektteam: Jon Holstad (PWC), Eirik Kallset (PWC), Anne-Iren Grande (Kontortjenesten), Kåre Georgsen(BS), Ole Kr. Lundereng (BS). Referansegruppe: Rita Ottervik (ordfører), Jon Gunnes (kommunalråd), Espen Johansen (fagstab), Ola Erik Klingen (fagstab) Prosjekteiers oppgaver Prosjekteier skal sørge for at prosjektet underbygger virksomhetens overordnede mål og er ansvarlig for at prosjektets gevinster og mål realiseres. Prosjekteier er ansvarlig for overordnet styring av prosjektet. Hovedoppgaver som tilligger prosjekteier: Godkjenne prosjektmandat og prosjektplan Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet Sikre forankring i linjen opp mot politisk nivå Avklare spørsmål og problemstillinger av overordnet og prinsipiell karakter Behandle eventuelle vesentlige endringer i prosjektmandatet Vedta korrigerende tiltak etter forslag fra prosjektleder Godkjenne prosjektmandatet Godkjenne leveransene fra prosjektet Ved å vedta prosjektmandatet gir prosjekteier fullmakter til prosjektlederen, som får prosjektmandatet som styringsdokument og arbeidsoppdrag. Side 6 av 10

7 4.1. Referansegruppens oppgaver Referansegruppen har ingen operativ rolle, men skal bidra med råd til prosjektet. Den skal også bidra med å forankre prosjektet politisk og administrativt, og med å involvere aktører med viktig kompetanse. Referansegruppen skal kvalitetssikre innholdet i prosjektets leveranser Prosjektleders oppgaver Prosjektleder har det operative ansvaret for prosjektet, og rapporterer til prosjekteier. Hovedoppgaver som tilligger prosjektleder: Sørge for at prosjektet planlegges, organiseres og ledes i henhold til prosjektmandatet. Ta beslutninger innenfor rammen av prosjektmandatet Håndtere avvik Avholde prosjektmøter Sørge for at sluttleveransen er i henhold til prosjektmandatet 4.3. Prosjektgruppens oppgaver Hovedoppgaver for prosjektgruppen: Støtte prosjektleder i den operative gjennomføringen av prosjektet og bidra til å sikre kontinuitet og framdrift i prosjektet Bidra med metodikk, rammeverk, verktøy, kompetanse og kapasitet Være en utfordrer ved å fremme idéer og stille kritiske spørsmål Gjennomføre analyser, utforme prosjektdokumentene Bidra til at alle relevante fakta blir innhentet Bidra til at problemer og uforutsette komplikasjoner blir tatt opp og håndtert Bidra til at leveransene er i henhold til mandat og plan Prosjektgruppen består både av representanter fra PwC, kommunens kontortjeneste og Bystyresekretariatet. Bystyresekretariatets representanter skal først og fremst bistå ved behov og etter direkte forespørsel fra prosjektleder, men kan også på eget initiativ spille inn forslag til prosjektleder. Ola E. Klingen vil suppleres inn i prosjektgruppen på et senere tidspunkt. Side 7 av 10

8 5. Gjennomføringsplan Prosjektet vil bestå av følgende tre faser og tilhørende hovedaktiviteter, ref. oversikt og gjennomføringsplan nedenfor. Detaljert aktivietsplan blir utarbeidet som et eget dokument. Oppstart Kartlegging Analyse Tidsperiode 17. 8ovember 15. Desember 15. desember januar 15. januar februar Aktiviteter PwC Oppstartsmøte Gjennomgang av dokumenter Definere endelig omfang Utarbeide prosjektmandat, aktivitetsplan og skisse til sluttrapport/leveranser Identifisere sentrale arbeidsprosesser Kvalitetssikre prosesser og systematisere inn i riktig notasjon. Prioritere prosesser. Beskrive teknologistøtte og organisering Identifisere utfordringer i dagens prioritert(e) prosess(er) og kartlegge hvilke arbeidsprosessforbedringer som er mulige gjennom workshops/intervjuer Avstemme avdekkende behov opp mot målbilder for digitaliseringssatsningen i kommunen og prioritere avdekkende behov Beskrive fremtidig(e) arbeidsprosess(er). Beskrive ønsket informasjonsflyt Utrede hvilke teknologiske løsninger som kreves Kartlegge organisatoriske utfordringer i dag og hvilke organisatoriske forhold som kommer som følge av ev. nye arbeidsprosesser. Lage forslag til evt. digitale tjenester Utarbeide overordnet/enkel kostnytte Koordinere arbeidet med pågående anskaffelser for valgmedarbeidersystem og støtte for valg av meddommere Fremstille analysen over som et målbilde og foreslå prosjektløp i årene fremover Utarbeide sluttrapport Tid PwC Ca. 30 timer Ca. 60 timer Ca. 160 timer Aktiviteter Trondheim kommune Oppstartsmøte Tilgjengeliggjøre dokumentasjon Innspill til prosjektmandat, aktivitetsplan og skisse til sluttrapport Tilgjengeliggjøre relevant dokumentasjon Stille opp i avtalte møter og intervjuer Koordinering av interne bidragsytere Stille opp i avtalte møter Aktiv deltagelse i workshops og intervjuer Koordinering av interne bidragsytere Gjennomgå utkast til rapport Tid TK Ca. 15 timer Ca. 40 timer Ca. 80 timer Side 8 av 10

9 6. STATUS- OG AVVIKSRAPPORTERING FRA PROSJEKTET Status og avviksrapportering skjer primært gjennom muntlig kommunikasjon fra prosjektleder til prosjekteier etter behov. Timeforbruk for PwCs ressurser rapporteres månedlig til prosjekteier i forbindelse med månedlig faktureringsrutine. 7. AVGRENSNINGER Forprosjektet omhandler prosessen «behandling av politiske saker», herunder teknologistøtte og organisatoriske forhold som er relatert til denne prosessen. Øvrige prosesser som Bystyresekretariatet er involvert i er ikke en del av forprosjektet. 8. RESSURSRAMMER Ressursrammer er avtalt i inngått avtale mellom PwC og Trondheim kommune. 9. RISIKOVURDERING Det vil være fullt fokus på å komme i mål med prosjektet til avtalt tid, med høy kvalitet og innenfor avtalte ressursrammer. Det finnes risikoforhold som kan skape utfordringer i forhold til dette målet. I hovedsak gjelder dette risiko for at: Risikopunkt Tiltak Nøkkelpersoner hos TK og andre interessenter som skal bidra med input i prosjektet ikke klarer å stille / bidra på de God prosjektplanlegging, med tidsangivelse av aktiviteter og møtepunkter ønskede tidspunkter Tidlig varsling av tid for workshops/intervjuer Forankring av omfang for prosjektet Etablere konkret prosjektmandat, som er godt forankret hos prosjekteier og ordfører Tett dialog underveis for nødvendige avgrensninger Manglende forankring hos viktige interessentgrupper, spesielt politisk side Tidsriktig og god informasjon om prosjektet i startfasen Bred involvering i arbeidet, la alle interessentgrupper få mulighet til å komme med innspill Eventuelle risikoforhold som kan innebære forsinkelser og/eller overskridelse av ressursrammer rapporteres til prosjekteier. Side 9 av 10

10 10. KOMMUNIKASJONSPLAN Overordnet kommunikasjonsplan for prosjektet vil bli utarbeidet. 11. AVSLUTNING AV PROSJEKTET Prosjektet anses avsluttet når alle leveranser er godkjent av prosjekteier. Side 10 av 10