Transkript

1

2 2

3 1 Innhold 2 Sammendrag Anbefaling Bakgrunn og gjennomføring Kartlegging av nåsituasjon Forbedringsområder og ønsket situasjon/mulige tiltak Målbilde for et eventuelt hovedprosjekt Innledning Bakgrunn Målsettinger og leveranser i forstudien Avgrensninger for arbeidet Metode / gjennomføring av forstudien Organisering av prosjektet Relaterte prosjekter og «Digitalt førstevalg» Felles arkivkjerne (tidligere Noark5) Min Side SvarUt Innsyn i byggesaker Dagens situasjon Kartlegging av prosessen «behandling av politiske saker» IT-systemer som benyttes i prosessen Kontrollaktiviteter i saksflyten Forbedringsområder/ utfordringer og ønsket situasjon/mulige tiltak Prioriterte forbedringsområder/utfordringer Utfordringer som er løst Oppdrag klar til utførelse Til nærmere avklaring Oppsummering organisatoriske konsekvenser Oppsummering IT-relaterte konsekvenser Mulige avhengigheter mellom de forskjellige arbeidsstrømmene Tidsplan og organisering av videre håndtering Tidsplan Organisering av det videre arbeidet Målbilde digitale politikere Overordnede mål for et mulig hovedprosjekt Effektmål for et mulig hovedprosjekt Resultatmål for et mulig hovedprosjekt Målbilde redesignet arbeidsprosess Vedlegg 1 - Sakstyper Vedlegg 2 Ordsky av rapporten

4 2 Sammendrag 2.1 Anbefaling Prosjektgruppen anbefaler at det i løpet av andre kvartal 2015 opprettes et hovedprosjekt, med overordnede målsettinger om 1) utvikling av en robust saksgang som er mindre avhengig av enkeltpersoner og sikrer en riktig behandling av alle saker og 2) utvikling av en effektiv og tydelig arbeidsprosess med fokus på forenkling og automatisering. Hovedprosjektet anbefales ledet av Bystyresekretariatet. Hovedprosjektets viktigste innsatsområder vil være: Etablere digitale verktøy og støttesystemer for nytt bystyre høsten 2015 Automatisere aktiviteter knyttet til gjennomføring av møter Styrke en effektiv og helhetlig saksgang og oppfølging Fremdrift og organisering av hovedprosjektet bør avklares i løpet av andre kvartal Det antas at enkelte aktiviteter kan gjennomføres i løpet av 2015, men hovedtyngden av aktiviteter antas å starte i Bakgrunn og gjennomføring Prosjektet «Digitale politikere rett på sak» ble startet opp i desember 2014, og omhandler prosessen «behandling av politiske saker». Forstudien skulle levere en rapport innen medio mars 2015 med kartlegging, analyser og konkrete anbefalinger knyttet til arbeidsprosesser, organisering og teknologistøtte som gjør det mulig for Trondheim kommune å vurdere om det er ønskelig å starte et hovedprosjekt. Arbeidet med rapporten er basert på gjennomgang av dokumenter, møter, intervjuer og workshops. Det er gjennomført intervjuer med ordfører og leder av kontrollkomitéen, samt workshops med gruppelederne, komitélederne, ledere for råd og utvalg, «menig» bystyremedlemmer, rådmannens fagstab og Bystyresekretariatet. Til sammen har over 30 personer vært involvert i å identifisere forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/mulige løsninger. I og med at rapporten er en forstudie («mulighetsstudie»), så er alle innspill på forbedringsområder/utfordringer og mulig løsning/tiltak som er fremkommet i workshops og intervjuer tatt med i rapporten. Innspillene er gruppert og prioritert, men ingen innspill er utelatt. Derfor er det viktig at innspillene som er fremkommet gjennomgås i neste fase, og at det gjøres en ytterligere vurdering og prioritering i forhold til videre fremdrift. 2.3 Kartlegging av nåsituasjon Nåsituasjonen er beskrevet ved hjelp av et flytskjema for prosessen, som starter med «behov for saksutredning for sak som ikke er delegasjonssak» og avslutter med «saken er ferdig gjennomført». Forstudien har kartlagt ulike roller, aktivitetsflyt, IT-støtte og kontrollaktiviteter. Basert på dette flytskjemaet ble det i workshops og intervjuer kartlagt forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/tiltak knyttet opp mot de ulike aktivitetene. 2.4 Forbedringsområder og ønsket situasjon/mulige tiltak Det er et hovedinntrykk at prosessen med behandling av politiske saker fungerer bra, og politikerne er stort sett tilfredse med den støtte de får i sitt arbeid. Det har vært gjort flere forbedringer i prosessen de siste 4

5 årene, blant annet gjennom innføring av papirløse møter. Likevel oppleves ulike utfordringer i prosessen, og forstudien har hatt fokus på å identifisere ytterligere forbedringspotensialer. Forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/mulige tiltak er gruppert i 4 kategorier: Prioriterte forbedringsområder/utfordringer: Omfatter de viktigste forbedringsområder/utfordringer som er gruppert i et antall arbeidsstrømmer for videre håndtering. De prioriterte forbedringsområdene/utfordringene er gruppert i 7 arbeidsstrømmer, hvorav tre av disse arbeidsstrømmene har høyere prioritet utfra kriteriene kritisk på tid og betydning for effektive og robuste arbeidsprosesser: Prioriterte arbeidsstrømmer - Personlige digitale verktøy og støttesystem for politikerne - Helhetlig saksgang og oppfølging - Digital gjennomføring av møter Øvrige arbeidsstrømmer - Behandling av saker i kommunale råd - Synliggjøring av politisk behandling for publikum - Teknisk publisering på Innsyn - Kvalitet i utforming av saksfremlegg Utfordringer som er løst: Det er funnet løsning knyttet til disse forbedringsområdene/utfordringene underveis i forstudien. Oppdrag klar til utførelse: Omfatter enklere forbedringsområder/utfordringer hvor løsningsforslag allerede er skissert og klar til utførelse. Til nærmere avklaring: Omfatter forbedringsområder/utfordringer som må analyseres og avklares nærmere før løsning iverksettes. Disse forbedringsområdene/utfordringene har i utgangspunktet ikke høyeste prioritet. Ansvar for at avklaringer foretas er fordelt på rådmannen og Bystyresekretariatet. 2.5 Målbilde for et eventuelt hovedprosjekt Målbildet er beskrevet som overordnede mål, effektmål og resultatmål. Overordnede mål og effektmål er basert på diskusjoner i Bystyresekretariatet, prosjektgruppen og referansegruppen Overordnede mål Det er utviklet en robust saksgang som er mindre avhengig av enkeltpersoner og sikrer en riktig behandling av alle saker. Det er utviklet en effektiv og tydelig arbeidsprosess med fokus på forenkling og automatisering Effektmål Politikerne opplever at kommunikasjon, saksgang og formelle prosesser fungerer optimalt, og bidrar til tydelige, åpne og effektive politiske prosesser. Politikerne opplever gode digitale verktøy og systemer som sikrer gode arbeidsbetingelser og muligheter for politikkutøvelse. Administrasjonen opplever at saksgangen er enkel, oversiktlig og effektiv. 5

6 Både politikere, administrasjonen og bystyresekretariatet opplever klart definerte roller med tydelige og forståelige ansvarsforhold og arbeidsdeling. Publikum opplever åpne og tilgjengelige politiske prosesser som sikrer innsyn og offentlighet Resultatmål Resultatmålene, som er de konkrete leveransene i hovedprosjektet, er fremkommet som resultat av innspill fra workshops og intervjuer med interessenter. Resultatmålene er beskrevet som en fremtidig tilstand når løsninger for de prioriterte forbedringsområdene/utfordringene angitt ovenfor er implementert. Viktigste resultatmål Øvrige resultatmål Videre håndtering I løpet av Q anbefaltes det å etablere et hovedprosjekt som ivaretar styring og oppfølging av tiltak som besluttes iverksatt. Tabellen nedenfor viser forslag til overordnet fremdrift for videre håndtering av de fire kategoriene for forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/mulige tiltak, med følgende hovedpunkter: Kategori «Prioriterte forbedringsområder/utfordringer»: Fremdrift bør avklares i løpet av Q Tidspunkt for iverksettelse av spesifikke tiltak vil være ulikt i de syv arbeidsstrømmene: 6

7 o Viktigste arbeidsstrømmer - Arbeidsstrømmen «Personlige digitale verktøy og støttesystem for politikerne» må avklares og implementeres før nytt bystyre trer i kraft høsten Arbeid må startes umiddelbart. - Arbeidsstrømmene «Helhetlig saksgang og oppfølging» og «Digital gjennomføring av møter» antas å være mer komplekse og er i stor grad knyttet til IT-løsninger. For problemstillinger knyttet til /Innsyn er det viktig å tidlig avklare videre fremdrift med prosjektet «Anskaffelse av nytt». Det må klargjøres hvilke løsninger som er mulig innenfor dagens systemer og hvilke behov skissert i denne rapporten som må avventes og ivaretas av nytt saksbehandlingssystem. Det antas at disse arbeidsstrømmene kan igangsettes Q o Øvrige arbeidsstrømmer - Arbeidsstrømmen «Kvalitet i utforming av saksfremlegg» antas å være mindre kompleks og berører i all hovedsak rådmannen. Denne arbeidsstrømmene bør kunne igangsettes Q Arbeidsstrømmene «Behandling av saker i kommunale råd» og «Teknisk publisering på Innsyn» berører både rådmannen, Bystyresekretariatet og politikerne, og bør kunne igangsettes Q Kategori «Utfordringer som er løst»: Følge opp at iverksette tiltak fungerer etter intensjonen. Kategori «Oppdrag klar til utførelse»:»: Fremdrift bør avklares i løpet av Q Tiltak iverksettes etter nærmere avklaring av fremdrift og ansvar for utførelse. Enkelte tiltak kan trolig gjennomføres i løpet av 2. halvår Kategori «Utfordringer til nærmere avklaring»: Hvilke tiltak som skal gjennomføres/ikke gjennomføres og videre fremdrift bør avklares i løpet av Q Antatt eventuell gjennomføring av besluttede tiltak fra Q Enkelte tiltak kan trolig gjennomføres i løpet av 2. halvår 2015, andre tiltak avventes til Kategori Arbeidsstrøm Q2-15 Prioriterte forbedringsområder/ utfordringer Viktigste arbeidsstrømmer Personlige digitale verktøy og støttesystem for politikerne Helhetlig saksgang og oppfølging Digital gjennomføring av møter Q3-15 Q4-15 Q1-16 => Øvrige arbeidsstrømmer Behandling av saker i kommunale råd Synliggjøring av politisk behandling for publikum Teknisk publisering på Innsyn Utfordringer som er løst Kvalitet i utforming av saksfremlegg Oppdrag klar til utfør. Til nærmere avklaring Avklare videre fremdrift Gjennomføre/ikke gjennomføre tiltak basert på nærmere avklaring Gjennomføring (evt. forstudie, evt. anskaffelse, løsningsutvikling, implementering) 7

8 3 Innledning 3.1 Bakgrunn Trondheim kommune har de siste 5 årene hatt fokus på «papirløse politikere» hvor saker til behandling, votering og lignende i stor grad har blitt distribuert og administrert digitalt. Ca. halvparten av bystyrets faste medlemmer har hatt en ordning der de selv har anskaffet eget utstyr for bruk i kommunale prosesser. Øvrige av bystyrets faste medlemmer (frikjøpte) har benyttet pc-er som er i administrasjonens nett. Tilgang på dokumenter/saker har vært gjennom en webportal hvor de har lastet ned dokumenter selv. Nedenfor er det angitt noen momenter som belyser sentrale utfordringer i dag: Det er mye manuelt arbeid knyttet til oppgaver som er mulig å automatisere. Mye av kommunikasjonen som foregår mellom ulike parter skjer pr i dag på e-post med de utfordringer det gir. Saksdokumenter kan gå i godkjennersystemet uten vedlegg, uten at dette oppdages før det kommer på øverste nivå. Interpellasjoner kan falle mellom «to stoler» og komme rette vedkommende i hende alt for sent. Voteringer i bystyret håndteres gjennom et noe eldre voteringssystem som det er ikke er vedlikeholdsavtale på. Dette er det ønskelig å bytte. Utfordringen her er at det er svært få leverandører som tilbyr slike løsninger er et valgår. Det vil si at det vil bli endringer i den politiske sammensetningen av bystyret. I forkant av dette ønsker Bystyresekretariatet å gjennomføre en analyse av IKT støtten til Bystyresekretariatet, herunder arbeidsprosesskartlegging innenfor saksgang mellom politisk og administrativt nivå og innad i nivåene. Analysen / forstudien vil avdekke om arbeidet skal videreføres til et hovedprosjekt hvor perspektivene arbeidsprosesser, IKT og organisasjon skal ivaretas. Et fremtidig resultat av et slikt hovedprosjekt kan for eksempel bli nye rollebeskrivelser/arbeidsbeskrivelser med påfølgende kompetansekrav for medarbeidere som administrerer det politiske beslutningssystemet. Organisatoriske tilpasninger kan også finnes hensiktsmessig som resultat av et slikt arbeid. En mer strømlinjeformet og tydelig saksgang i administreringen av de politiske prosesser, kan også komme som resultat av innovative teknologiske løsninger / tydeligere roller. Primære sluttbrukere i dette prosjektet er bystyrerepresentantene (inkl.) vara og ansatte grupperessurser i partiene. I tillegg kommer alle oppnevnte representanter og vararepresentanter i kommunale råd, samt Bystyresekretariatets ansatte. Til sammen ca. 350 personer. Sekundære sluttbrukere er publikum og administrasjon (rådmann). 3.2 Målsettinger og leveranser i forstudien Effektmål forstudien Det foreligger en rapport innen 1.mars 2015 med kartlegginger, analyser og konkrete anbefalinger knyttet til arbeidsprosesser, organisering og teknologistøtte som gjør det mulig for Trondheim kommune å vurdere om det er ønskelig å starte et hovedprosjekt Resultatmål forstudien (leveranser) Kartlegging og beskrivelse av sentrale arbeidsprosesser, teknologistøtte og organisatoriske forhold, innenfor saksgang mellom politisk og administrativt nivå og innad i nivåene. Grundig analyse med forslag til forbedringer i arbeidsprosessene, hva som kreves for å møte disse og hvilke organisatoriske forhold som kommer som følge av nye arbeidsprosesser. 8

9 Målbilde for «papirløse politikere» som beskriver behovene mer i detalj for å kunne realisere forbedringstiltak og behov for IKT- støtte, og vurdere eventuelle digitale tjenester innenfor dette området. Forslag til prioriterte tiltak og mulige prosjekter i årene fremover. På grunnlag av kartlegging og analyser foreligger et første forslag til redesign av arbeidsprosesser (standardisering, automatisering, jobbe smartere), samt mulige organisasjonsutviklingstiltak (rollebeskrivelser, organisering, kompetanse med mer) og nødvendige anskaffelser eller utvikling. 3.3 Avgrensninger for arbeidet Forstudien omhandler prosessen «behandling av politiske saker», herunder teknologistøtte og organisatoriske forhold som er relatert til denne prosessen. Øvrige prosesser som Bystyresekretariatet er involvert i er ikke en del av forstudien. Forstudien tar utgangspunkt i gjeldende styringsmodell og saksflyt regulert av Kommuneloven. Eventuell overgang til parlamentarisme som styringsmodell vil kunne påvirke identifiserte forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/mulige tiltak. 3.4 Metode / gjennomføring av forstudien Workshops/intervjuer Vi har benyttet workshops og intervjuer som hovedkilde for å samle informasjon i dette prosjektet. I workshops/intervjuer har deltakerne gitt innspill på flytskjema som er tegnet for dagens prosess, forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/mulige løsninger. Workshops har en fordel med at flere får gitt innspill og man får en god innsikt i de temaene som tas opp. Samtidig får de som intervjues muligheten til å gi utdypende svar, og man får muligheten til å stille oppfølgingsspørsmål underveis. Vi påpeker at ved bruk av denne metoden er det enkeltpersoner som har ytret sine meninger, og at det derfor kan være en side av en sak som har blitt belyst mer enn den andre. Workshops/intervjuer er gjennomført med følgende interessenter: Individuelle intervjuer - Ordfører - Leder kontrollkomite Følgende interessenter har deltatt i workshops - Gruppelederne - Komitélederne - Rådmannens fagstab - Ledere i råd og utvalg - Bystyresekretariatet - «Menig» bystyremedlemmer Til sammen har 33 personer deltatt på workshops. Bildet nedenfor er hentet fra en av workshopene, og viser gjennomgang av dagens prosess Flytskjema Dagens prosess «behandling av politiske saker» er beskrevet i et flytskjema, med følgende elementer: Rolle 9

10 Aktivitet IT-støtte Kontrollaktiviteter Datafangst Beskrivelse av dagens prosess er fremkommet gjennom arbeid i prosjektgruppen, og er kvalitetssikret og justert basert på innspill fra workshops/intervjuer angitt ovenfor. Flytskjema ble benyttet i workshops/intervjuer som diskusjonsgrunnlag for å identifisere forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/mulig løsning. Avklaringer og innspill er hentet fra ulike ressurspersoner i organisasjonen underveis. Det er også innhentet informasjon fra programmet Digital Førstevalg og Byarkivet. I tillegg er det er gjort en gjennomgang av relevante dokumenter som er gjort tilgjengelig av Trondheim kommune for denne forstudien. FOTO: Representanter fra råd og utvalg på workshop, januar Eirik Kallset fra PWC ledet prosessen. 3.5 Organisering av prosjektet Prosjektet har hatt sin formelle forankring hos Bystyresekretariatet som er prosjekteier. I tillegg har prosjektet nødvendig forankring hos rådmann og ordfører. Forstudien har vært organisert med prosjekteier, referansegruppe og prosjektgruppe. PwC har som innleid prosjektledelse hatt ansvar for å sikre god koordinering og fremdrift i hele prosjektperioden. PwC sine ressurser har bidratt med fasilitering av møter/workshops, analyser og vurderinger, dokumentering av arbeidet og skriving av sluttrapport. PwC har ikke hatt noen rolle i å vurdere hva som skal være offentlig i rapporten. Det er gjennomført 3 møter i referansegruppen. I disse møtene har referansegruppen diskutert dagens situasjon (flytskjema), forbedringsområder/utfordringer og mulige løsninger/tiltak fra workshops/intervjuer, samt gitt tilbakemeldinger på sluttrapporten. Prosjekteier: Bystyresekretariatet v/kristin Leinum. Prosjektgruppe: Jon Holstad (prosjektleder), Eirik Kallset (PWC), Ole Kr. Lundereng, Kåre Georgsen, Anne Iren Grande. Referansegruppe: Rita Ottervik, Jon Gunnes, Espen Johansen, Ola E. Klingen. 10

11 4 Relaterte prosjekter og «Digitalt førstevalg» Det er igangsatt en rekke IT-prosjekter i Trondheim kommune. Disse er kvalifisert inn i programmet «Digitalt førstevalg». Noen av disse prosjektene kan ha stor relevans i forhold til prosjektet «Digitale politikere rett på sak». Under følger en kort oversikt over de mest aktuelle prosjektene 4.1 Trondheim kommunes saksbehandlingssystem,, nærmer seg slutten av sin levetid. EVRY, som er leverandøren av systemet, har signalisert at de ikke kommer til å videreutvikle løsningen slik den foreligger i dag. EVRY leverer per i dag to ganske like systemer, og ephorte. Innen et par år vil de lage én felles versjon som hovedsakelig bygger på ephorte. I tillegg nærmer gjeldende avtale med EVRY seg slutten, slik at Trondheim kommune må iverksette en anbudsprosess for anskaffelse av saksbehandlingssystem. Dette betyr at det i løpet av noen få år vil være anskaffet et nytt saksbehandlingssystem hos Trondheim kommune. Betydning for «Digitale politikere rett på sak» er vesentlig. Med unntak av de aller enkleste endringene som er mulig innenfor dagens standardsystem, vil det ikke være hensiktsmessige å legge til ny skreddersydd funksjonalitet i. Derimot vil det være viktig å koble seg på anskaffelsesprosjektet som startes i 2016, og ta hensyn til de utfordringsområdene denne forstudien har avdekket inn i kravspesifikasjonen. 4.2 Felles arkivkjerne (tidligere Noark5) Prosjektet skal utvikle og innføre en ny «selvstendig» arkivløsning som ikke er en del av saksbehandlersystemet i Trondheim kommune. Dette gjør det mulig at ulike saksbehandlersystemer tilpasset ulike fagområder kan ha felles arkiv. Betydning for «Digitale politikere rett på sak» er trolig ikke særlig stor på kort sikt. Felles arkivkjerne handler om arkivering av ferdigbehandlet materie, og vil trolig ikke påvirke dagens informasjonsflyt mellom saksbehandlingssystemet og Innsyn. På lengre sikt kan det være at et framtidig «Innsyn» vil hente data fra arkivkjernen. 4.3 Min Side Digitalt førstevalg har som ambisjon å innføre «Min Side». Dette ville være en innbyggerportal der Trondheim kommune har samlet sine digitale tjenester som krever pålogging. Min Side vil ha flere likhetstrekk med slik nettbank fungerer, bare at det vil være Trondheim kommunes tjenester i stedet for banktjenester. Prosjektet er per starten 2015 i gang med en anskaffelse av grunnfunksjonaliteten. Etter at fundamentet er implementert vil det være mulig å legge til digitale tjenester som innhold. Betydning for «Digitale politikere rett på sak» er på kort sikt ikke særlig stor. For det første er Min Side ennå ikke lansert og det vil derfor være først på noe lengre sikt at Min Side vil være klar for innhold. Det som er relevant for innhold til Min Side fra «Digitale politikere rett på sak» er «synliggjøring av politisk behandling for publikum». En slik mulighet kan være at man som innbygger «abonnerer» på oppdateringer 11

12 knyttet til politiske saker, enten en sak som man har valgt selv, eller at noen saker automatisk settes som relevante basert på f.eks. bostedsadresse. 4.4 SvarUt Prosjektet er et ledd i arbeidet med kvalitetsforbedrende tiltak i møte med innbyggere og næringsliv. Gevinstene vil være knyttet til mindre håndtering av papir og automatisere prosessen med utsending av digitale dokumenter og sentral print funksjon, samt lettere tilgang til dokumenter for mottakerne. Prosjektet vil: Etablere trygg og sikker kommunikasjon mellom innbygger/næringsliv og kommunen ved bruk av AltInn og en offentlig meldingsboks. Sentralisere utskrift og utsending av svarbrev. Redusere kostnader til papir, porto og transport. Redusere svartid på henvendelser fra innbyggere og næringsliv fra 5 dager postombæring til direkte melding på SMS og dokument umiddelbart tilgjengelig i offentlig meldingsboks. Frigjøre tid for ansatte - Automatisere journalføring av henvendelser. - Spare tid ved enhetene. - Redusert arbeid med utskrift og postutsending på enhetene. - Redusere behov for behandling av utgående post ved posttjenesten. Andre momenter som kan inngå i denne delen: Bedre servicenivå og omdømme for Trondheim kommune gjennom økt elektronisk samhandling. Spare miljøet ved mindre papirbruk Løsningen er utviklet og driftes av KS KommIt som en nasjonal felleskomponent for bruk av alle kommuner. Betydning for «Digitale politikere rett på sak» er trolig ikke særlig stor. SvarUT er først og fremst et prosjekt for å erstatte fysisk post med elektronisk post. Informasjonskanalene som berører «Digitale politikere rett på sak» er først og fremst e-post og Innsyn. 4.5 Innsyn i byggesaker Prosjektet skal sikre at innsyn i byggesaksarkivet er mest mulig hensiktsmessig, effektivt, intuitivt og sikkert for de ulike målgruppene på kortere og lengre sikt.trondheim kommune digitaliserer byggesaksarkivet som en redningsaksjon for å unngå slitasje, tap av arkivmateriale og for å kunne gjøre dokumentene tilgjengelig for flere brukere samtidig. Det er det historiske materialet, det som er eldre enn 31. mars 2011 som blir skannet i skannefabrikken. Arkiv skapt fra 1. april 2011 regnes som fullelektronisk og finnes i sakog arkivsystemet (). Det finnes eiendomsinformasjon i andre databaser, arkivserier og papirarkiv. Prosjektet avgrenses til å ta hånd om innsyn i byggesaksinformasjon. Det finnes mange målgrupper som ønsker innsyn i byggesaksarkivet. De ulike målgruppene kan ha ulike behov for søk og innsynfunksjoner. Prosjektet er en del av Digitalt førstevalg og er et samarbeid mellom Trondheim byarkiv, Byggesakskontoret og Kart- og oppmålingskontoret. Betydning for «Digitale politikere rett på sak» er trolig ikke særlig stor i første omgang. Scanning av gamle dokumenter og tilgjengeliggjøring av dette påvirker ikke «Digitale politikere rett på sak». Dersom dette scannearbeidet derimot kommer med idéer, forslag, eller tiltak som går på selve måten byggesakarkivet gjøres tilgjengelig, kan dette være relevant og en avhengighet som «Digitale politikere rett på sak» må forholde seg til. 12

13 5 Dagens situasjon 5.1 Kartlegging av prosessen «behandling av politiske saker» I dette avsnittet beskrives dagens prosess for «behandling av politiske saker». I vedlegg 1 vises en kartlegging av ulike sakstyper. Vi har identifisert 14 ulike sakstyper, som kan oppstå på ulike steder i prosessen og besluttes i ulike politiske organer. Det vil være noe ulik saksgang for ulike sakstypene, men prosjektet har kartlagt en noe forenklet, felles saksgang som er relevant for de fleste sakstypene. Denne forenklingen er hensiktsmessig, da formålet med flytskjemaet er å kartlegge roller, hovedaktiviteter og ITstøtte som et utgangspunkt for å identifisere forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/mulige løsninger. Ulike innsigelsesmyndigheter har en rolle i behandlingen av politiske saker. Vi har valgt å ikke ta med denne rollen i flytskjemaet, da den etter prosjektgruppens vurdering ikke har vesentlig betydning for forbedringsmuligheter/utfordringer knyttet til arbeidsprosesser, IT-systemer eller organisering. Figuren nedenfor viser fire hovedaktiviteter i saksflyten. Rådmannen utreder og foreslår Sakliste settes opp Politisk behandling 2 alternative beslutningsveier Komité: Komiteen innstiller eller Formannskapet: Formannskapet vedtar eller innstiller Bystyret behandler og vedtar endelig Rådmannen gjennomfører vedtaket 13

14 For å forenkle den visuelle presentasjon av det detaljerte flytskjemaet, er dette oppdelt i følgende hovedaktiviteter (ref. figuren ovenfor): 1. Rådmannen utreder og foreslår 2. Sakliste settes opp 3. Politisk behandling (i komité, formannskap, bystyret) 4. Rådmannen gjennomfører vedtaket Kort forklaring til flytskjemaene som presenteres nedenfor: Flytskjemaet viser roller, aktiviteter, kontrollaktiviteter, IT-systemer som benyttes samt enkelte utdypende kommentarer Rollene fremkommer som ulike «svømmebaner» i flytskjemaet. Politisk behandling i komité, formannskap og bystyret er vist i én svømmebane, da hovedaktivitetene som gjennomføres og ITstøtten er den samme i disse tre politiske organene Firkantede bokser med avrundede hjørner viser aktiviteter som gjennomføres «Ruter-boks» angir aktiviteter som deles/samles Heltrukken strek viser aktivitetsflyt innenfor en rolle/»svømmebane» Stiplede linjer viser informasjonsflyt mellom roller/»svømmebaner» Røde bokser viser kontrollaktiviteter Blå bokser viser IT-støtte Firkantede bokser med rette hjørner inneholder utdypende kommentarer Rådmannen utreder og fremmer saker Flytskjema nedenfor viser aktivitet 1-5, dvs. fra aktivitet 1 «Behov for saksutredning for sak som ikke er delegasjonssak» til aktivitet 5 «Ferdigstille sak» hos rådmannen. Når det gjelder behandling i råd, påpekes det at Bystyresekretariatet er involvert i behandling i råd gjennom utarbeidelse av sakliste, utsendelse av møteinnkalling, behandling av forfall og skriving av protokoll. Fremstillingen i flytskjemaet er noe forenklet på dette punktet. 14

15 Sakliste settes opp Flytskjema nedenfor viser flyten fra aktivitet 6 «Vurdere sak, blant annet hvor sak skal behandles» til aktivitet 9 «Legge ut på Innsyn og sende e-post til møtemedlemmer om at saksliste er publisert». 15

16 Behandling i politiske organer Flytskjemaene nedenfor viser flyten fra aktivitet 10 «Forberede seg til møte» til aktivitet» til aktivitet 22 «Publisere protokoll», med påfølgende flyt knyttet til videre behandling av saken. 16

17 Rådmannen gjennomfører vedtaket Flytskjema nedenfor viser flyten fra aktivitet 23 «Effektuere vedtak» hos rådmannen til saken er ferdig gjennomført og rapportert. 17

18 5.2 IT-systemer som benyttes i prosessen Kartlegging av dagens situasjon har identifisert følgende IT-støtte i prosessen: Innsyn Hjemmeside Adobe Professional MS Office Nedenfor har vi gitt en kort beskrivelse av og Innsyn. er en saksbehandlingsløsning som støtter opp under arbeidsprosessene i offentlig sektor og kravene til elektronisk arkiv. består av modulene: Arkiv Generell saksbehandling Byggesak Plansak Delingssak Møte og utvalgsbehandling web/windows har samme funksjonalitet Arkiv -registrering av post og dokumenter Saksbehandling Møte og utvalgsbehandling SA Windows skal ikke brukes lenger og kun noen få har tilgang til dette. Windowsversjonen benyttes kun for å løse noen få arbeidsoppgaver som ikke er overført til Web. Modulen SRU (styre råd og utvalg) benyttes av Bystyresekretariatet for registrering av medlemmer i utvalg. er levert og driftes av EVRY. Innsyn Innsyn presenterer offentlige data på nett: Postlister Møtedokumenter Innsyn er levert og driftes av Jupiter System Partner AS. 5.3 Kontrollaktiviteter i saksflyten I flytskjemaet presentert i avsnitt 5.1 fremkommer kontrollaktivitetene som gjennomføres i prosessen i røde bokser. Nedenfor har vi gitt en utdyping av disse kontrollaktivitetene. 18

19 Aktivitet Kontroll Rolle 1 Økonomisk godkjenning/kvalitetssikring av saker hos rådmannen. Kontrollfunksjonen ligger i. Saken skal ikke gå videre uten slik godkjenning. Det skal gjennomføres en slik godkjenning både før og etter at rådene er hørt. Gjelder ikke reguleringssaker og saker skjenkebevilling. 5 Manuell kontroll av formalia, om riktige vedlegg er med, om riktige underskrifter er påført, dokumenttekniske sider som flettekoder osv. 6 Manuell kontroll av formalia, om saken er godt nok belyst, om rådene er hørt osv. 12 Manuell kontroll av at alle forslag kommer med i forslagsheftet og blir publisert. Dette sjekkes også av Kontortjenesten når det gjelder formannskap/bygningsråd. Rådmannens fagstab, finans Kontortjenesten Ordfører Sekretariatet v/sekretærene Kontortjenesten 21 Manuell kontroll og godkjenning av protokoll. Møtelederne Manuell kontroll av oppfølging av vedtak. Det kjøres rapportering i, som danner grunnlag for produksjon sak om vedtaksoppfølging to ganger i året. Kontortjenesten Automatisk kontroll i : Saksbehandler får varsel om å utarbeide oppfølgingsplan. Saken kan ikke avsluttes før dette er gjennomført. FOTO: Bystyre i arbeid. 19

20 6 Forbedringsområder/ utfordringer og ønsket situasjon/mulige tiltak På bakgrunn av workshops, intervjuer og innspill fra referansegruppen har det fremkommet en rekke forbedringsområder/utfordringer og tilhørende ønsket situasjon/mulige løsninger. Forbedringsområdene/utfordringene er gruppert i følgende fire kategorier: 1. Prioriterte forbedringsområder/utfordringer: Omfatter de viktigste forbedringsområder/utfordringer, som er gruppert i et antall «arbeidsstrømmer» for videre håndtering. Prioriteringen er basert på en overordnet vurdering i prosjektgruppen av hvor omfattende og viktig forbedringsområde/utfordringen oppleves. 2. Utfordringer som er løst: Det er funnet løsning knyttet til disse forbedringsområdene/utfordringene underveis i forstudien. 3. Oppdrag klar til utførelse: Omfatter enklere forbedringsområder/utfordringer hvor løsningsforslag allerede er skissert og klar til utførelse. 4. Til nærmere avklaring: Omfatter forbedringsområder/utfordringer som må vurderes nærmere og det må avklares om tiltak skal iverksettes eller ikke. Disse forbedringsområdene/utfordringene har i utgangspunktet ikke høyeste prioritet. I det videre presenteres disse fire kategoriene, med forbedringsområde/utfordring, innspill til ønsket situasjon/mulig løsning og forslag til videre håndtering. Innspillene er stort sett beskrevet slik de fremkom på workshop/intervjuer, og trenger således ikke gi det fulle og riktige bildet over hva som er utfordringene og ønsket situasjon/mulige løsninger. Innspillene har fremkommet ved at enkeltpersoner har ytret sine meninger, og det kan derfor være en side av en sak som har blitt belyst mer enn andre. Forslag til videre håndtering som presenteres i dette kapitlet er fremkommet gjennom diskusjoner i prosjektgruppen og innspill fra referansegruppen. 6.1 Prioriterte forbedringsområder/utfordringer I dette avsnittet har vi gruppert forbedringsområder/utfordringer som anses som viktigst i syv arbeidsstrømmer, hvorav de tre første har høyest prioritet utfra kriteriene kritisk på tid og betydning for effektive og robuste arbeidsprosesser: Viktigste arbeidsstrømmer Personlige digitale verktøy og støttesystem for politikerne Digital gjennomføring av møter Helhetlig saksgang og oppfølging Øvrige arbeidsstrømmer Behandling av saker i kommunale råd Synliggjøring av politisk behandling for publikum Teknisk publisering på Innsyn Kvalitet i utforming av saker Arbeidsstrømmene er «temabaserte», og kan inneholde ønsket situasjon/løsninger som omhandler både organisatoriske forhold, IKT-verktøy, endring i arbeidsprosesser og opplæring. For hver arbeidsprosess har 20

21 vi beskrevet forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/mulige løsninger basert på innspill fra workshop/intervjuer. Innspillene er stort sett beskrevet slik de fremkom på workshop/intervjuer, og trenger således ikke gi det riktige eller fulle bildet over hva som er forbedringsområder/utfordringer, ønsket situasjon og mulige løsninger. Innspill på videre håndtering av arbeidsstrømmene er utarbeidet av prosjektgruppen. I det videre presenteres først de tre viktigste arbeidsstrømmene, deretter de fire øvrige arbeidsstrømmene Viktigste arbeidsstrømmer Arbeidsstrøm: Personlige digitale verktøy og støttesystem for politikerne Forbedringsområde/utfordring Deltidspolitikere kan ikke synkronisere mailen med privat utstyr. Bystyret har vedtatt ITsikkerhetsmessige retningslinjer som sier at man ikke skal bruke privat utstyr i kommunal regi. Man opplever problemer med å laste ned store dokumenter til ipad. Politikerne har ikke Adobe Professional på gamle og private lesebrett, noe som er en praktisk utfordring. Dagens ordning må den enkelte kjøpe softwarelisenser til private nettbrett og lignende. Dette medfører at man i stor grad har egne personlige løsninger for å ta notater på privat utstyr som varierer fra person til person, f.eks. Goodreader på ipad. Mange kjenner ikke til Adobe. Enkelte opplever MS Word som et bedre verktøy. Bruk av Adobe ble gjennomført på grunn av at lagringsplass i sin tid kostet mye, og Adobe ga muligheter for komprimering. Redigeringsmuligheter i Adobe ble ikke brukt som begrunnelse. Flere opplever at når man først behersker Adobe, så er det også et godt verktøy. Det er ikke alltid mulig å få med kommentarene notert i Adobe over til PC. Mange opplever det som vanskelig å finne igjen gamle saker. Hver enkelt må lage sitt lagringssystem. Flere sletter "sine dokumenter" i etterkant av selve møtene. Noen saker fremstår bedre lesbart på nettbrett enn PC og motsatt. Det er i dag ulike formater på formannskapsaker og bygningsrådssaker. Ønsket situasjon/mulige løsninger Det bør gjøres en ny vurdering av digitale hjelpemidler (både utstyr og programvare) for politikerne før hver ny bystyreperiode. Det må vurderes hvorvidt man skal standardisere og anskaffe felles utstyr til alle eller videreføre ordningen med godtgjørelse til å kjøpe eget utstyr. Dagens ordning med en godtgjørelse på 3000 kroner er vurdert som viktig spesielt knyttet til at politikerne skal ha bredbånd hjemme slik at de kan laste ned dokumenter. Behov for bedre kommunikasjon og opplæring i hvilke muligheter som finnes med dagens programvare. Med bruk av programvaren Adobe Professional kan man legge inn "gullapper" på nettbrett, særlig på store og lange saker. Vurdere om software for notater i saksdokumenter skal standardiseres. Man antar at det nå er mulig å bruke vanlig Adobe, fordi saksgrunnlaget nå lages slik at alle kan kommentere. Videre håndtering I forkant av at nytt bystyre høsten 2015 må det være avgjort hvilke digitale verktøy som skal tilbys det nye bystyret, og det må være lagt en plan for opplæring i disse verktøyene. Dette er derfor et prosjekt som det haster med å iverksette. Trolig ønsker politikerne at løsningen på dette punktet blir formelt vedtatt politisk. Vurdering av digitale hjelpemidler for politikerne må således startes vinter 2015, og ordningen må være implementert innen nytt bystyre trer i kraft høsten

22 Arbeidsstrøm: Helhetlig saksgang og oppfølging Forbedringsområde/utfordring Dagens oversikt over kommende saker som rådmannen jobber med er en statisk og raskt utdatert oversikt som publiseres på hjemmesiden én gang i halvåret. Listen over saker som skal på neste bystyremøte og som skal opp neste "vår" / "Høst" lages i dag manuelt. Mangler gode systemer for å holde oversikt over hvilke saker som er gjennomført. Det gjøres en manuell oppfølging i de halvårlige rapporteringene. Det oppleves å være en del mangler med rutiner for oppfølging av saker. Mye manuelt arbeid med oppfølging av saker. Rådene får ikke tilbakemelding på utfallet av saker de har behandlet, og må følge opp selv. Ønsket situasjon/mulige løsninger Ønsker oversikt over kommende saker som rådmannen jobber med. Dette kan vært en rullerende månedlig liste. Rådataene finnes i Excel-liste som i dag brukes hos rådmannen. Denne listen kan ideelt sett automatiseres for best mulig funksjonalitet. En slik oversikt bør også inneholde hvilke møter saksbehandler ser for seg at sakene kan komme opp i ved at saksbehandler milepælsmelder sakene for når de skal komme til rådene, komiteene etc. for at de skal kunne vedtas i bystyret innen en gitt frist. Det kan etableres et "ringeklokkesystem" til kommunaldirektører/rådmann for saker med gitte frister, på samme måte som man har varsling på brev som må besvares innen en gitt frist. I denne sammenheng kan saker merkes når man oppretter dem, med informasjon om hvilke råd som skal behandle saken, om det skal det være økonomisjekk etc. Det bør etableres bedre innsyn i hvor saken står og hvor langt rådmannen har kommet med saken. Etablere et slags «sikkerhetssystem» for å unngå at saker "forsvinner". Dette kan være en restanseliste over saker, med alarmer som varsler når noe ikke skjer. Oppfølging av saker burde vært automatisk i. Saker som behandles i rådene kan merkes med de som er interessepartnere, og at disse varsles når det er utvikling i saken. Det bør være mulig å abonnere på varsling når noe er lagt ut på innsyn, på samme måte som enhetsledere får varsling om attestering av faktura. Sikre en bedre forståelse for rutiner for oppfølging av saker. Videre håndtering Drøfte forbedringsområdene/utfordringene og avklare videre fremdrift innen 1. mai I dag er det i praksis flere «parallelle systemer» som dekker status og framdrift til en sak o I er det en formell saksflyt. o I et av stegene i lages det en framdriftsplan for saken. Dette er et word-dokument o Rådmannen har en Excel-liste som viser når forskjellige saker kommer til politisk behandling. o På hjemmesiden ligger det en liste som viser når forskjellige saker kommer til politisk behandling. Dette er en mindre oppdatert versjon av Excel-listen. Av disse «systemene» er det kun saksflyten i som det er knyttet funksjonalitet til. De øvrige er manuelle og er det som gjerne kalles «dumme system». I et målbilde for «helhetlig saksgang og oppfølging» er det naturlig at man ser for seg bruk av ett system som det er knyttet funksjonalitet til. Dette ene systemet bør trolig være saksbehandlingssystemet () og ikke Excel og Word-dokumenter. Trondheim kommune kan selv definere saksflyt i, og dette kan gjøres på andre måter enn det er gjort i dag. Et første steg i denne arbeidsstrømmen vil være å forsøke å redesigne saksflyten med en ambisjon om å være mindre avhengig av støttedokumenter. Trolig vil man 22

23 kunne komme et godt stykke på vei kun ved å ta i bruk de mulighetene som ligger i systemet allerede i dag. Denne øvelsen med redesign vil kreve et helhetlig blikk, med kunnskap både om mulighetene og begrensningene som ligger i og god kjennskap til faktisk saksflyt og hva som er praktisk hensiktsmessig. Sannsynligvis vil det også være behov for endringer i knyttet til denne arbeidsstrømmen. Dette kan være endringer av større eller mindre grad, avhengig av ambisjonsnivå. Siden EVRY har signalisert at er nærmer seg slutten av sin levetid i den versjonen som Trondheim kommune bruker, er det lite aktuelt med omfattende endringer på kort sikt. Eventuelle endringsbehov i må tas inn i kravspesifikasjonen i forbindelse med den kommende anbudsutlysningen for saksbehandlingssystem. Det blir viktig at man så raskt som mulig kobler seg på prosjektet som er igangsatt knyttet til anbudsutlysning saksbehandlingssystem. Trondheim kommune er en av de største kundene til EVRY av dagens saksbehandlingssystem. Det oppleves at tilbakemeldinger på funksjonalitet blir godt mottatt og at Trondheim kommune har store muligheter til å påvirke videre utvikling av applikasjonen. Kan sannsynligvis etableres som et IT-prosjekt med oppstart Q På kort sikt er det derimot viktig å koble seg på -prosjektet. 23

24 Arbeidsstrøm: Digital gjennomføring av møter Forbedringsområder/utfordringer Enkelte ganger blir vara kalt inn for sent inn til møtet. og voteringssystemet snakker ikke sammen, slik at vedtak det skal voteres over må derfor legges inn manuelt to ganger. Forslag i møtet bør ikke sendes ut på mail, men gjøres på en bedre måte Vanskelig for deltidspolitikere å henge med i løpet av en møtedag. Det kan komme inn mange forslag i løpet av dagen og man rekker ikke å henge med. Opplever at det blir en forskjell på heltidspolitikere og deltidspolitikere. Det er utfordringer med voteringssystemet i Bystyret I dag er det manuell klipp og lim mellom forslagshefte og møteprotokoll. Ønsket situasjon/mulige løsninger Automatiskere behandling av forfall. Vara burde blitt kalt inn automatisk ved forfall. Eksempelvis dersom 1. vara takker nei går det automatisk til 2. vara etc. Dette bør ikke være e-postbasert, må evt. være en SMS-varsling. Det kan tenkes en SMS-varsling med møteinnkallelse når saksliste er lagt ut, noe som kan medføre at man melder forfall tidligere. I selve møteuka er det trolig behov for manuell oppfølging. Ved automatisering av forfallshåndtering må det spørres etter og lagres grunn til forfall, da dette er lovpålagt. Vurdere å etablere digital forslagshefte på nett for å automatisere innsending og publisering av forslag. Politikerne kan tenkes å registrere sine forslag inn i en "mal", som kommer automatisk inn i forslagshefte. Bystyresekretariatet må ha kvalitetssikringsrolle i etterkant, og må derfor varsles ved oppdateringer. Forslag må registreres på riktig sak og komme på riktig plass i dokumentet. Som en automatisert kvalitetskontroll kan det være en dropdown liste over godkjente alternativer ved registering av forslag. Flere er skeptisk til et digitalt forslagshefte, da det ikke vil være manuell kvalitetssikring på samme måte som i dag. I dag yter Bystyresekretariatet en service ovenfor forslagsstiller ved å gi tilbakemelding er av typen "Mente du virkelig at det skulle være denne typen sak?" "noe uleselig språk" og "behandling i feil komite". Det er viktig at det ved en eventuell automatisering fortsatt er en kontroll av forslagsheftet. Det må også være en sjekk på at kun møtende medlemmer kan sende inn forslag. Automatisk kobling mellom forslagshefte og møteprotokoll. Videre håndtering Drøfte forbedringsområdene/utfordringene og avklare videre fremdrift innen 1. mai Det er flere relaterte utfordringer i denne arbeidsstrømmen som går på innkalling til møter, forslagshefte, votering, protokoll etc. Den ideelle løsningen på disse utfordringene er en møtemodul med den ønskede funksjonaliteten som er integrert / en del av saksbehandlingssystemet. Alternativet, som er å utvikle enkeltstående løsninger, er mindre attraktivt siden det vil enten bli en manuell oppgave å flytte informasjon mellom de forskjellige systemene, eller så vil det kreve en omfattende integrasjonsjobb. Siden EVRY har signalisert at er nærmer seg slutten av sin levetid i den versjonen som Trondheim kommune bruker, er det lite aktuelt med omfattende endringer på kort sikt. Eventuelle endringsbehov i må tas inn i kravspesifikasjonen i forbindelse med den kommende anbudsutlysningen for saksbehandlingssystem. Det blir viktig at man så raskt som mulig kobler seg på prosjektet som er igangsatt knyttet til anbudsutlysning saksbehandlingssystem. Trondheim kommune er en av de største kundene til EVRY av dagens saksbehandlingssystem. Det oppleves at tilbakemeldinger på funksjonalitet blir godt mottatt og at Trondheim kommune har store muligheter til å påvirke videre utviklingen av applikasjonen. Kan sannsynligvis etableres som et IT-prosjekt med oppstart Q På kort sikt er det derimot viktig å koble seg på -prosjektet. 24

25 6.1.2 Øvrige arbeidsstrømmer Arbeidsstrøm: Behandling av saker i kommunale råd Forbedringsområder/utfordringer Rådene må i en del tilfeller selv lete etter saker som er relevante for dem. Kommunikasjon mellom rådmannen og råd kan bli bedre. Rådene må stadig oppsøke rådmann for å få saker til rådet. Ulik praksis i de forskjellige rådene. Dagens rutine med behandling av saker i rådene medfører at den totale saksbehandlingen tar lang tid. Uklar forståelse om rådenes uttalelse skal innarbeides i saken, eller om uttalelsen skal følge saken Enkelte saker går ikke via rådmannen, og kommer således ikke til rådene for behandling. Saker som starter f.eks. direkte fra kontrollkomiteen uten å gå via rådmannen kommer aldri til rådene. Ønsket situasjon/mulige løsninger Når en sak blir startet kan man "huke av» for hvilke råd saken skal til. Det bør være dialog mellom rådmannen og rådene rundt hvilke råd saken skal til. Det bør være flere personer hos rådmannen som er involvert i denne vurderingen, slik at man ikke er avhengig av en enkelt saksbehandlers vurdering. Rådene bør behandle samtlige saker som er relevante, ikke bare de saker som går via rådmann Rådmannens kontaktpersoner i rådene må være enda mer bevisste på sitt ansvar for å kontakte aktuell kommunaldirektør når en sak som er utenfor eget fagområde skal behandles i et råd, for å sikre at de relevante saksbehandlerne stiller på møte i rådet. Rådenes behandling/uttalelse skal følge saken. Det skal framgå av saksframlegget at rådet har uttalt seg og rådmannens håndtering av uttalelsen. For en del saker trengs det ikke en videre innarbeidelse av uttalelsen fra rådet i saksframlegget utover dette. Videre håndtering Drøfte forbedringsområdene/utfordringene og avklare videre fremdrift innen 1. mai Videre arbeid knyttet til denne arbeidsstrømmen handler i stor grad om å bli enige om hvordan rutinene skal være. Arbeidsstrømmen består i hovedsak av to delavklaringer. For det første må samspillet mellom rådene, rådmannen og Bystyresekretariatet for hvordan rådene får saker avklares, samt at rolleforståelsen til disse aktørene må styrkes. Her synes det åpenbart at dagens rutiner ikke fungerer optimalt. For det andre er det en opplevelse av at saksgangen tar ekstra lang tid fordi rådmannen må innarbeide rådenes uttalelse i saken. For begge delavklaringene er trolig veien fram til løsningen at Bystyresekretariatet og rådmannen oppretter en felles arbeidsgruppe som avklarer hvordan rutinen skal være, og at denne avklaringen blir kommunisert tydelig til alle relevante interessenter. Arbeidsmengden knyttet til denne arbeidsstrømmen antas å være begrenset til noen interne arbeidsmøter. Arbeidsstrømmen anbefales derfor iverksatt så snart som mulig, f.eks. Q2/Q Arbeidsstrøm: Synliggjøring av politiske saker for publikum Forbedringsområder/utfordringer Det oppleves som en lang gråsone fra saksutredning starter til den blir kommer til politisk behandling og blir publisert på Innsyn og er tilgjengelig for publikum. Utredningen kan ta lang tid og det er uklart hvor lang tid det kommer til å ta. Til en viss grad for politikerne, men særlig for publikum, kan det være vanskelig å vite hvor saken er før den plutselig ligger til politisk behandling. Publikum må i stor grad kjenne godt til de politiske veiene og politikerne for å kunne henge med. For publikum bør det være lettere å se forbindelsen mellom de ulike sakene og hvilke poliske fora 25

26 Arbeidsstrøm: Synliggjøring av politiske saker for publikum som skal behandle saken (f.eks. Oppvekstkomiteen). Det oppleves som vanskelig med politikerkontakt for velgere. Listen over politikere viser 200 navn, men uten å vise hvilken komite de tilhører. Hvordan involvere publikum? Ønsket situasjon/mulige løsninger Det bør være mulig å følge en sak gjennom den politiske behandlingen. Stortingets løsning kan brukes som inspirasjon Oversikten over politikerne bør fremstilles på en god pedagogisk måte, og det bør skilles på fast og vara politiker, parti og komite. Man bør kunne klikke på en sak på Innsyn og få fram hvilke politikere som er relevante for saken, hvem er saksordfører, se hvor den skal behandles og hvilke råd som er aktuelle. Opprette en "MinSide", hvor publikum kan formidle sin mening, både før rådmann har ferdigstilt saken og når saken er til politisk behandling. På MinSide kan man eksempelvis «tagge» de sakene som man har interesse for (f.eks. med bostedsadresse). Videre håndtering Drøfte forbedringsområdene/utfordringene og avklare videre fremdrift innen 1. mai 2015 Denne arbeidsstrømmen har muligheter for løsninger der noen kan være enkle løsninger på kort sikt, og noen kan være mer ambisiøse løsninger på lang sikt. Det er trolig en forholdsvis enkel løsning for å vise hvilken komité bystyremedlemmer er med i på den lange listen på hjemmesiden som viser alle bystyremedlemmene. Derimot vil det være noe mer IT-arbeid å etablere en løsning hvor man kan klikke på en sak på Innsyn og få opp en side som viser hvilke politikere som er relevante for den saken (f.eks. basert på hvilken komité saken behandles i). Det å evt. skulle koble opp mot Min Side er flere år fram i tid. Første delen av denne arbeidsstrømmen vil gå på å avklare hvilket ambisjonsnivå man ønsker for dette, og andre del vil gå på å implementere. Det vil være en fordel at man har tid til å tenke helhetlig i denne arbeidsstrømmen. Dette er derfor en arbeidsstrøm som anbefales utsatt til etter valget høsten Tiltaket kan medføre IT-relaterte investeringskostnader dersom man ender opp med en løsning utover en minimumsløsning. Kan sannsynligvis etableres som et IT-prosjekt med oppstart Q Arbeidsstrøm: Teknisk publisering på Innsyn Forbedringsområde/utfordring Det er problemer med publiseringen av dokumenter fra til Innsyn. Dette kan skyldes kompetanse og/eller brukerfeil og/eller tekniske forhold. Disse problemene gjør at det til tider blir knapt med tid til å forberede seg før møtet. Ønsket situasjon/mulige løsninger Opplæring. Teknisk problemløsing. Videre håndtering Analysere årsaker til problemene og avklare videre fremdrift innen 1. mai Dette er en utfordring som trolig har sammensatte årsaker. Overordnet kan man si at saksframlegg lages og bearbeides i av rådmannen og Bystyresekretariatet publiserer dette på Innsyn. Mellom og Innsyn er det laget en integrasjon som tolker informasjonen i saksframleggene og oversetter det til «Innsyn-format». I denne flyten er det flere muligheter for feil, og et avvik tidlig i prosessen kan føre til feil som først materialiserer seg i slutten av prosessen. F.eks. hvis en saksbehandler hos rådmannen endrer litt på noen hjelpetekster når saksframlegget skrives, så vil 26

27 Arbeidsstrøm: Teknisk publisering på Innsyn ikke eksporten til Innsyn fungere når dette skal gjøres av noen andre i etterkant. Andre mulige årsaker kan være brukerfeil av de som skal legge ut på Innsyn, tekniske feil på IT-drift, eller Innsyn. Resultatet er at politikere, publikum og andre sluttbrukere av Innsyn til stadighet opplever at saksdokumenter ikke er tilgjengelig på Innsyn når de burde være det. Løsningen på denne utfordringen vil trolig innebære noe opplæring, noe teknisk utvikling for å gjøre systemet mer robust, og trolig noe feilretting. Det vil være en fordel at man har tid til å tenke helhetlig i denne arbeidsstrømmen. Dette er derfor en arbeidsstrøm kan anbefales utsatt til etter valget. Tiltaket kan medføre IT-relaterte investeringskostnader. Arbeidsstrøm: Kvalitet i utforming av saker Forbedringsområder/utfordringer Ordfører gjør kvalitetskontroll som også inkluderer kontroll av formalia. En del saker som kommer til ordfører burde vært bedre kvalitetssikret. Saker skrives som om de var på papir, de digitale mulighetene utnyttes ikke. Språk og saksfremstilling har blitt bedre, men fremdeles store utviklingspotensialer. Ønsket situasjon/mulige løsninger I større grad utnytte digitale muligheter. Eksempel: masterplan for Trondheim bycampus. Enklere språk i saksframlegg, vurdere «klarspråkkurs» for de som skriver saker. Maler for saksbehandling, eventuelt spesifikke maler for ulike saker. Skal alle saksbehandlerne skrive saker, eller kan dette spesialiseres på enkelte roller/personer? Kan det være sekretærhjelp for de som ikke skriver saker så ofte? Kan ha en rolle som utfører kvalitetssikring / språkvask. Gjennomføre saksbehandlingskurs. Klare føringer i "kvaliteket". Etablere kontrollfunksjon. Følgende deler av kvalitetssikringen som ordføreren gjør i dag kan gjøres av en tidligere kontroll: Er sak behandlet til råd. Har saken en innstilling. Er det et vedtak som man er i stand til å ta stilling til. Saker som ikke har gått om økonomisk kontroll. Saker som har kommet direkte uten å være innom kommunaldirektør. Følgende deler av kvalitetssikringen som ordføreren gjør i dag bør fortsatt gjøres av ordføreren: Hvilken komite skal behandle saken. Er saken godt nok utredet. Er opplysningene som skal være med godt nok klargjort. Skal saken til bystyret eller til formannskapet. Ekstrakontroll på om riktige råd er hørt. Videre håndtering Drøfte forbedringsområdene/utfordringene og avklare videre fremdrift innen 1. mai 2015 Utfordringene og løsningene knyttet til denne arbeidsstrømmen er i stor grad forhold som delvis er iverksatt allerede hos rådmannen, og som det allerede er en stor grad av bevissthet rundt. Likevel er det viktig å ta det som har kommet opp både fra rådmannens fagstab og andre interessenter som tilbakemelding på at man kan bli enda bedre. Et konkret endringsforslag er å flytte noen av de kontrollaktivitetene som i dag gjøres av ordføreren som siste ledd i rådmannens behandling av saken. 27

28 Arbeidsstrøm: Kvalitet i utforming av saker Arbeidsstrømmen anbefales iverksatt så snart som mulig, f.eks. Q2/Q Utfordringer som er løst I denne avsnittet presenteres forbedringsområder/utfordringer som er løst i løpet av prosjektperioden. I tabellene nedenfor er det i første kolonne henvist til aktuell aktivitet i flytskjema. Her er det også angitt i parentes hvem som utfører («svømmebane» i flytskjemaet, ref. avsnitt 5.1). Utfordringer som er løst Aktivitet Forbedringsområde/utfordring Innspill til løsning Videre håndtering 2 Behandle sak (råd) Man kan bruke opptil 2 timer på å laste ned store dokumenter ved bruk av gjestenettet på rådhuset Tiltak er iverksatt, og dette vil bli bedre. 9 - Legge ut på Innsyn og sende e-post til komitémedlemmer om at saksliste er publisert (Bystyresekretariatet) 18 Gjennomføre møte (komité, formannskap, bystyre) Uklart om saker skal publiseres fortløpende eller samlet i en saksliste Utfordring å jobbe online i komitemøter, bla i Storsalen. Dette gjelder særlig for de som må logge seg på gjestenettet. Rådsledere må få passord til kommunens interne nett. Bruk av gjestenett og 3G er upraktisk. Ny rutine er avklart. Saker skal publiseres samlet. Tiltak er iverksatt. 6.3 Oppdrag klar til utførelse I dette avsnittet presenteres forbedringsområder/utfordringer hvor innspill til løsning er konkretisert og klar til gjennomføring. Ansvar for oppdrag som er klar til utførelse er delt mellom rådmannen og Bystyresekretariatet. I tabellene nedenfor er det i første kolonne henvist til aktuell aktivitet i flytskjema. Her er det også angitt i parentes hvem som utfører («svømmebane» i flytskjemaet, ref. avsnitt 5.1). Oppdrag til Rådmannen Aktivitet Forbedringsområde/utfordring Innspill til løsning Videre håndtering 1 Utrede sak (rådmann) Rådene KFG og KFB er ikke på Innsyn i dag. 28 Alle råd må vises på Innsyn. Opplæring tilbys av Bystyresekretariatet Gjennomføres av rådmann i samarbeid med Bystyresekretariatet

29 1 Utrede sak (rådmann) 1 Utrede sak (rådmann) Utfordring med saksfremlegg i : Innstillinger som skal voteres over står ikke alltid øverst. Da må man scrolle nedover dokumentet. Når publikum ser på en sak er det ikke enkelt å følge saken, gjelder spesielt hva er vedtatt av hvem. systemet er satt opp slik at det siste som skjer i saken ligger øverst. For saker som berører flere kommunaldirektører opplever enkelte at det er uklart hvem hos rådmannen som har saken eller at det tar tid før dette er avklart. Flytte innstilling først i saksframlegg. Innstilling plasseres før uttalelser i protokoll. Rådmannen bør avklare tydeligere hvem som har saker som berører flere kommunaldirektører ved evt. å etablere en slags «oppmann». Politikere bør også vite hvem som er oppmann for en sak. Gjennomføres av rådmann i dialog med systemeier. Gjennomføres av rådmann. Oppdrag til Bystyresekretariatet Aktivitet Forbedringsområde/utfordring Innspill til løsning Videre håndtering 12- Håndtere forfall, spørsmål og forslag (Bystyresekretariatet). Offentliggjøring av budsjettspørsmål og svar på nettet. Dette gjøres ikke i Trondheim, men noen andre Problemstillingen er til drøfting nå. Til politisk avklaring. 23 Møteleder godkjenner protokoll (Komité, formannskap, bystyre). kommuner gjør dette. Det tar lang tid å få godkjent møteprotokollen i bystyret fordi det kreves en fysisk signatur av både ordfører og opposisjonsleder før den publiseres. Godkjenning per mail skjer gjerne tidligere. Omlegging av rutinen slik at protokollen legges ut på nett etter at den er godkjent per mail, trenger ikke vente på den fysiske signaturen. Gjennomføres av Bystyresekretariatet. 6.4 Til nærmere avklaring I dette avsnittet har vi samlet forbedringsområder/utfordringer som må avklares nærmere. Punktene er gruppert etter hvem som foreslås som ansvarlig for at avklaring gjennomføres, dvs. rådmannen eller Bystyresekretariatet. I tabellene nedenfor er det i første kolonne henvist til aktuell aktivitet i flytskjema. Her er det også angitt i parentes hvem som utfører («svømmebane» i flytskjemaet, ref. avsnitt 5.1). 29

30 Til nærmere avklaring - ansvarlig rådmannen Aktivitet Forbedringsområde/utfordring Innspill til løsning Videre håndtering 1 Utrede sak (rådmann) Enkelte opplever som et arkivsystem og lite brukervennlig. Enkelte opplever at det er uklart hvilke saker som skal diskuteres i rådmannens ledergruppe. Enkelte opplever at rådene i praksis har begrenset påvirkningsmulighet. Muligheten til å komme med innspill på saker som legges ut til offentlig høring er per i dag papirbasert. 2 Behandle sak (råd) Uklart hvordan rådene skal få saker som er på et tidlig stadium fra rådmannen, siden sakene ikke er formelt knyttet til på dette tidspunktet. Opplever utfordringer med å gi barn og ungdom muligheter til medvirkning iht. plan og bygningsloven av Mangler klare retningslinjer for medvirkning. Usikkert når man skal kunne bruke formuleringen om at "det har vært stor involvering av barn og unge". Det oppleves for noen saker at saksbehandler fra rådmannen ikke stiller i rådet for å orientere om saken. Dette gjelder blant annet for Mangfoldsrådet for saker som gjelder organisasjon. Dette kan henge sammen med at kun saksbehandlere for enkelte områder er knyttet til de enkelte rådene. Ungdommens bystyre opplever i stor grad å ha saker som er ferdigbehandlende som man skal ta stilling til, men ønsker å drøfte sakene på et tidligere stadium. 30 For Mitt Intranett kan man sette opp sine egne lenker. Det bør kunne gjøres noe lignende i, med et oppsett tilpasset de oppgavene man gjør oftest. Bedre rutiner for håndtering av innspill tidlig i planfasen. Digital løsning for innspill på høringer. Staten har løsninger for digitale innspill. Etablere et kompetansesenter for medvirkning. Klarere retningslinjer for medvirkning. Saksbehandler som er kontaktperson for rådet bør ta kontakt med aktuell kommunaldirektør om at saksbehandler møter for å orientere. Flere saker til tidligbehandling i Ungdommens bystyre, med problemstillinger man kan drøfte. Til nærmere avklaring hos systemeier. Til nærmere avklaring rådmannen. Til nærmere avklaring rådmannen. Til nærmere avklaring rådmannen. Til nærmere avklaring rådmannen. Til nærmere avklaring rådmannen. Til nærmere avklaring rådmannen. Til nærmere avklaring som er på et tidlig stadium.

31 Til nærmere avklaring - ansvarlig rådmannen Aktivitet Forbedringsområde/utfordring Innspill til løsning Videre håndtering Saker kommer sent til rådene, som gjør at det blir kort tid til å forbedrede seg før møter. Til nærmere avklaring som er på et tidlig stadium. 3 Ferdigstille sak (rådmann) 7 Ekspedere sak (rådmann) 18 Gjennomføre møte (komité, formannskap, bystyre) Synes å være uklart om saker som er til rådene skal være offentlige? Dette virker ikke å være 100 % juridisk avklart. Gjelder for både 1. gangs behandling og 2. gangs behandling. Ikke alle er klar over at det er mulig å la kommunaldirektør se på saker i før de er godkjent av kommunaldirektør. I dag skrives en saksframstillinger vedrørende brukerundersøkelser i stor grad ved å bruke klipp og lim det ferdig genererte heftet fra leverandøren av brukerundersøkelsen. Dette er «dobbeltarbeid». Når rådmannen skal presentere en sak er det i noen tilfeller uklart for saksbehandler hvordan framstillingen skal være. Skal saken presenteres slik rådmannen har framstilt den eller skal den fokusere på det komitemedlemmene synes er mest interessant? Skal saken presenteres generelt eller skal det fokuseres på et dypere nivå under forutsetning av at alle har satt seg godt inn i saksframlegget? En mulig løsning er at det er offentlig at det er en sak, men at saksframlegget ikke er offentlig. Opplæring. Forenkle politiske saker om brukerundersøkelse. Grunnlagsdokumentet på nett kunne vært brukt direkte, og rådmannen kunne skrevet kun om oppfølging av brukerundersøkelsen. Rådmannens ekspedering av saken kunne vært gjort samtidig som ferdigstillelse av saken. Denne bestillingen skal være gitt gjennom AU-møtet i forkant. Det må sikres at dette kommuniseres videre til saksbehandler. Til nærmere avklaring rådmann i samråd med politisk nivå. Til nærmere avklaring rådmannen. Til nærmere avklaring hos rådmann i samråd med politisk nivå. Til nærmere avklaring hos rådmann i samråd med politisk nivå og juridisk vurdering, samt avklare muligheter med systemeier. Til nærmere avklaring rådmannen. 31

32 Til nærmere avklaring - ansvarlig rådmannen Aktivitet Forbedringsområde/utfordring Innspill til løsning Videre håndtering 9 - Legge ut på Innsyn og sende e-post til komitemedlemmer om at saksliste er publisert (Bystyresekretariatet). Publikum har forventninger om at det skal skje mer med en sak fordi at den er på sakslisten, selv om saken kun er til informasjon. Det må være tydeligere på Innsyn hva som er informasjonssak og hva som er en vedtakssak. Til nærmere avklaring rådmann / systemeier. 10 Forberede seg til møte (komité, formannskap, bystyre). 20 Gjennomføring av møte (komité, formannskap, bystyre). 20 Gjennomføring av møte (komité, formannskap, bystyre). Layout saksdokumenter: Man leter i dag mye for å finne hvor henvisninger gis til. Layout er i dag tilpasset et utskriftsformat. Mange blant publikum kjenner ikke til detaljene rundt hva som er forskjellige rollene hos rådmann og politikerne og hva de forskjellige gjør. Stadig problemer med videooverføring fra Bystyret. Har vært 5 feil i Bystyresekretariatet må bruke begge versjonene av, da det ikke er styrer/råd/utvalg i web-versjonen. Strukturere saksdokumentene etter linjer, og ikke etter side, avsnitt og linje. Pedagogisk fremstilling av roller på hjemmesiden. Bedre system. Til nærmere avklaring rådmannen. Til nærmere avklaring hos systemeier hjemmeside og kommunikasjonsenheten. Til nærmere avklaring rådmannen. Til nærmere avklaring rådmann / systemeier. Til nærmere avklaring ansvarlig Bystyresekretariatet Aktivitet Forbedringsområde/utfordring Innspill til løsning Videre håndtering 1 Utrede sak (rådmann). 2 Behandle sak (råd). 6- Vurdere sak, blant annet hvor saken skal behandles (ordfører). 12 Håndtere forfall, spørsmål og forslag (Bystyresekretariatet). Skal det framgå for publikum dersom ordfører utsetter sak til neste møte og/eller sender sak tilbake til rådmannen dersom den eksempelvis ikke er behandlet i relevante råd. Bør det være et forretningsutvalg som gjennomfører vurdering av saksforløp? Skal forslagsheftet legges ut på Innsyn og være åpent for alle? Dette er en avveining i forhold til komitéene som politisk verksted kontra mer Spre info om sakene. F.eks. på kommunes Facebookside. Rådsbehandling flyttes til politisk behandling. Til nærmere avklaring Bystyresekretariatet, mulig videre dialog med kommunikasjonsenheten. Til nærmere avklaring på politisk nivå. Til nærmere avklaring på politisk nivå. Til nærmere avklaring på politisk nivå. Til avklaring hos bystyresekretariat og politisk avklaring. 32

33 Til nærmere avklaring ansvarlig Bystyresekretariatet Aktivitet Forbedringsområde/utfordring Innspill til løsning Videre håndtering offentlighet. 14 Utarbeide notat som svarer på spørsmål (rådmann). 18 Gjennomføre møte (komité, formannskap, bystyre). 21 Møteleder godkjenner protokoll (komité, formannskap, bystyre.) Bystyresekretariatet er opptatt av at innspill som kommer inn sendes ut til politikerne så raskt som mulig. Det kan hende at man glipper i å sende til rådmannen. Det synes å være uklare rutiner knyttet til dette. Uklart hvordan ekstern tilleggsinformasjon til politikerne skal håndteres. Spørsmål kan komme direkte til rådmann før forberedelser til formannskap. Disse formidles til formannskapet uten registrering i. Utfordrende med kort tid for å svare på kortspørsmål, interpellasjoner og utarbeide notater. Dårlig oversikt for publikum ved voteringer i bystyret. Økt fokus på at komiteleders godkjenning av protokollen er kvalitetssikring og ikke bare formalia Det forekommer ofte vedtak om nye saksutredninger. For noen saksbehandlere går det med så mye tid til dette at det kan gå på bekostning av framgangen i arbeidet med andre pågående saker. Svaret må inn i og bli en del av saksgangen. Kan tidsfristene endres? Publikum på galleri kan få bedre oversikt over votering med bedre grafiske fremstillinger. Det kan f.eks vises hvem som har stemt hva. Stillingsinstruks under utarbeidelse. Bevisstgjøring rundt konsekvensene av vedtak om nye saksutredninger. Til avklaring hos bystyresekretariat. Til avklaring hos Bystyresekretariatet og politisk nivå. Til avklaring i samråd med rådmannen. Til nærmere avklaring hos politisk nivå. Til nærmere avklaring Bystyresekretariatet. Til nærmere avklaring Bystyresekretariatet. Til nærmere avklaring politisk nivå. 33

34 Til nærmere avklaring ansvarlig Bystyresekretariatet Aktivitet Forbedringsområde/utfordring Innspill til løsning Videre håndtering 1-24 Viktige og prinsipielle saker og vedtak oversettes til flere språk. Til nærmere avklaring politisk nivå. 6.5 Oppsummering organisatoriske konsekvenser Av de 7 prioriterte arbeidsstrømmene er det er 5 som har organisatoriske konsekvenser, som primært er knyttet til samhandling og kommunikasjon, rolleforståelse og opplæring. Disse forholdene er omtalt i avsnitt 6.4, nedenfor presenteres en oppsummering av de viktigste organisatoriske konsekvensene Samhandling og rolleforståelse Arbeidsstrøm «Behandling av saker i kommunale råd» tema: Styrke samhandling. Samhandlingen mellom rådmann, råd og Bystyresekretariatet fungerer ikke optimalt for å få de riktige sakene til rådsbehandling. Det er behov for en bevisstgjøring hos rådmannen knyttet til hvilke saker som skal til hvilke råd, samt sikre en god dialog mellom lederne av rådene og rådmannens kontaktperson for respektive råd. Arbeidsstrøm «Behandling av saker i kommunale råd» tema: Tydeliggjøre rolleforståelsen. Det er behov for å tydeliggjøre rolleforståelsen til rådene, både hos rådmannen, Bystyresekretariatet og rådenes medlemmer. Rådene har i dag en kontaktperson hos rådmannen, som representerer rådmannen. Forståelsen av denne rollen bør styrkes. Det er blant annet viktig at kontaktpersonene er bevisste på sitt ansvar for å kontakte aktuell kommunaldirektør når en sak som er utenfor eget fagområde skal behandles i et råd, for å sikre at de relevante saksbehandlerne stiller på møte i rådet Opplæring Arbeidsstrøm «Teknisk publisering på Innsyn» tema: Opplæring i bruk av maler for utarbeidelse av saker. Når det gjøres endringer i dokumentmalene i starten av prosessen hos rådmannen, så påvirker dette slutten av prosessen når Bystyresekretariatet skal publisere saken på Innsyn. For å få dette til å fungere teknisk, er det behov for opplæring i bruk av dokumentmaler og kommunikasjon av konsekvensene ved å gjøre endringer i malene. Arbeidsstrøm «Personlige digitale verktøy for politikere» tema: Opplæring av politikerne i støttesystemer og verktøy. God opplæring i støttesystemer og verktøy som politikerne skal bruke til blant annet lesing av dokumenter og forberedelser til møter er viktig. Det er også viktig at verktøyene er så enkle og intuitive at det ikke nødvendigvis er et stort behov for brukeropplæring. Arbeidsstrøm «Helhetlig saksgang og oppfølging» tema: Opplæring i. Det er trolig flere muligheter i som mange ikke benytter, som blant annet skyldes manglende kjennskap til systemet. Det må gis tilstrekkelig og målrettet opplæring i, slik at saksbehandlingsprosessen utføres på en mest mulig effektiv måte. Arbeidsstrøm «Kvalitet i utforming av saker» - tema: Opplæring i utforming av saker. Språk og saksfremstilling kan bli enda bedre gjennom opplæring, eksempelvis «klarspråkkurs» og saksbehandlingskurs. 34

35 6.5.3 Organisering Arbeidsstrøm «Digital gjennomføring av møter» tema: Effektivisere mottak av forslag hos Bystyresekretariatet: I dag har man i Bystyresekretariatet fordelt sekretærrollen for råd/komité på flere personer, som for hvert sitt råd / sin komité utarbeider forslagshefte løpende og dermed må overvåke e-posten kontinuerlig. Det kan være et alternativ at Bystyresekretariatet organiserer seg slik at det til enhver tid er kun én eller to personer som overvåker e-posten på vegne av alle. På lengre sikt kan dette trolig automatiseres gjennom bedre systemstøtte, men frem til en ny ITløsning eventuelt er på plass kan en slik organisatorisk endring vurderes. Arbeidsstrøm «Digital gjennomføring av møter» tema: Endre Bystyresekretariatets rolle som «postmann». Det kan frigjøres tid i Bystyresekretariatet ved en større grad av digital gjennomføring av møter. Dette omfatter blant annet en automatisering av aktiviteter som innkalling til møter, håndtering av forfall, kortspørsmål, notat fra rådmann, håndtering av forfall, håndtering av forslag, tilleggsnotater og svar fra rådmannen på innsendte spørsmål. Bystyresekretariatet kan da bruke mindre tid på å være «postmann», som i dag mottar og sender e-poster knyttet til alle aktivitetene nevnt ovenfor. Arbeidsstrøm «Kvalitet i utforming av saker» tema: Styrket controllerfunksjon hos rådmannen. Det kan tenkes å styrke controllerfunksjonen hos rådmannen ved at en slik funksjon ser gjennom formalia og språk for alle saker som leveres til politisks behandling. Arbeidsstrøm «Kvalitet i utforming av saker» tema: Spesialisering skriving av saker. Det kan vurderes å spesialisere skriving av saker på enkelte roller/personer. 6.6 Oppsummering IT-relaterte konsekvenser Av de 7 prioriterte arbeidsstrømmene er det er 5 som har IT-relaterte konsekvenser: Synliggjøring av politisk behandling: omhandler i hovedsak utvikling av hjemmesidene. Teknisk publisering på Innsyn: omhandler grensegangen mellom og Innsyn. Personlige digitale verktøy for politikerne: omhandler hvilken hardware og software politikerne skal ha tilgang til for å forberede seg til møter. Helhetlig saksgang og oppfølging: omhandler i hovedsak funksjonalitet i. Digital gjennomføring av møter: omhandler i hovedsak funksjonalitet i Den største endringen som anbefales i forhold til dagens IT-systemer, er å jobbe i retning av en møtemodul som dekker både funksjonalitet som ikke er tilgjengelig i dag (varsling av forfall, forslagshefte, tilleggsnotater og svar fra rådmannen på innsendte spørsmål) og erstatter andre systemer (voteringsløsningen i bystyret). Systemene det er snakk om i forstudien er i stor grad «interne systemer», i motsetning til digitale tjenester som er rettet mot innbyggerne. Dette innebærer at det ikke er omfattende koblinger og avhengigheter opp mot programmet Digital Førstevalg. 6.7 Mulige avhengigheter mellom de forskjellige arbeidsstrømmene I utgangspunktet er de ulike arbeidsstrømmene separate og kan angripes hver for seg. Like fullt er det i praksis noen avhengigheter som kan oppstå. De tre arbeidsstrømmene nevnt nedenfor kan ha innbyrdes avhengigheter fordi de alle har en sammenheng med. I utgangspunktet relaterer de seg til forskjellige deler av, men i den grad det 35

36 skal gjøres større endringer pga tiltak i én arbeidsstrøm, kan dette også påvirke de andre arbeidsstrømmene. Helhetlig saksgang og oppfølging. Digital gjennomføring av møter. Teknisk publisering på Innsyn. De to arbeidsstrømmene nevnt nedenfor omhandler tilgjengeliggjøring til publikum. På kort sikt er de helt forskjellige arbeidsstrømmer uten avhengigheter. Dersom der gjøres ambisiøse endringer i den ene av de to arbeidsstrømmene, kan det være at dette vil være relevant for den andre arbeidsstrømmen. Synliggjøring av politiske saker for publikum. Teknisk publisering på Innsyn. De to arbeidsstrømmene nevnt nedenfor går begge på saksgangen hos rådmannen. I utgangspunktet er det separate arbeidsstrømmer med forskjellige løp. Like fullt vil endringer i saksgangen kunne påvirke hvordan saksfremleggene utformes, og tiltak for å forbedre kvaliteten i utforming av saksframleggene vil kunne påvirke saksgangen. Helhetlig saksgang og oppfølging. Kvalitet i utforming av saker. FOTO: Formannskapet i arbeid. 36

37 7 Tidsplan og organisering av videre håndtering 7.1 Tidsplan Som en videreføring av tiltakene beskrevet i denne rapporten, foreslår prosjektgruppen at det utarbeides en fremdriftsplan der alle tiltak spres utover i tid. Forbedringsområder/utfordringer og ønsket situasjon/mulige tiltak for alle kategorier bør være vurdert og videre fremdrift avklart innen andre kvartal Som en del av dette arbeidet bør det klargjøres hvilke forbedringsområder/utfordringer som kan avklares raskt og således er mindre omfattende, hvilke er mer komplekse og tar lengre til å gjennomføre, hvilke bør etableres som egne delprosjekter og hvilke må løses i sammenheng med andre prosjekter. Prosjektgruppen påpeker at man må være tydelig på tiltak som må gjennomføres før valg av nytt bystyre høsten Dette gjelder spesielt arbeidsstrømmen «Digitale personlige verktøy og støttesystemer for politikerne», hvor evt. ny programvare/nytt utstyr må være på plass innen nytt bystyre trer i kraft høsten Tabellen på neste side viser forslag til overordnet fremdrift for videre håndtering, med følgende hovedpunkter: Kategori «Prioriterte forbedringsområder/utfordringer»: Fremdrift bør avklares i løpet av Q Tidspunkt for iverksettelse av spesifikke tiltak vil være ulikt i de syv arbeidsstrømmene: o Viktigste arbeidsstrømmer. - Arbeidsstrømmen «Personlige digitale verktøy og støttesystem for politikerne» må avklares og implementeres før nytt bystyre trer i kraft høsten Arbeid må startes umiddelbart. - Arbeidsstrømmene «Helhetlig saksgang og oppfølging» og «Digital gjennomføring av møter» antas å være mer komplekse og er i stor grad knyttet til IT-løsninger. For problemstillinger knyttet til /Innsyn er det viktig å tidlig avklare videre fremdrift med prosjektet «Anskaffelse av nytt». Det må klargjøres hvilke løsninger som er mulig innenfor dagens systemer og hvilke behov skissert i denne rapporten som må avventes og ivaretas av nytt saksbehandlingssystem. Det antas at disse arbeidsstrømmene kan igangsettes Q o Øvrige arbeidsstrømmer. - Arbeidsstrømmen «Kvalitet i utforming av saksfremlegg» antas å være mindre kompleks og berører i all hovedsak rådmannen. Denne arbeidsstrømmene bør kunne igangsettes Q Arbeidsstrømmene «Behandling av saker i kommunale råd» og «Teknisk publisering på Innsyn» berører både rådmannen, Bystyresekretariatet og politikerne, og bør kunne igangsettes Q Kategori «Utfordringer som er løst»: Følge opp at iverksette tiltak fungerer etter intensjonen. Kategori «Oppdrag klar til utførelse»: Tiltak iverksettes etter nærmere avklaring av fremdrift og ansvar for utførelse. Enkelte tiltak kan trolig gjennomføres i løpet av 2. halvår Kategori «Utfordringer til nærmere avklaring»: Hvilke tiltak som skal gjennomføres/ikke gjennomføres og videre fremdrift bør avklares i løpet av Q Antatt eventuell gjennomføring av besluttede tiltak fra Q Enkelte tiltak kan trolig gjennomføres i løpet av 2. halvår 2015, andre tiltak avventes til

38 Kategori Arbeidsstrøm Q2-15 Prioriterte forbedringsområder/ utfordringer Viktigste arbeidsstrømmer Personlige digitale verktøy og støttesystem for politikerne Helhetlig saksgang og oppfølging Digital gjennomføring av møter Q3-15 Q4-15 Q1-16 => Øvrige arbeidsstrømmer Behandling av saker i kommunale råd Synliggjøring av politisk behandling for publikum Teknisk publisering på Innsyn Utfordringer som er løst Kvalitet i utforming av saksfremlegg Oppdrag klar til utfør. Til nærmere avklaring Avklare videre fremdrift Gjennomføre/ikke gjennomføre tiltak basert på nærmere avklaring Gjennomføring (evt. forstudie, evt. anskaffelse, løsningsutvikling, implementering) 7.2 Organisering av det videre arbeidet Prosjektgruppen ser det som naturlig at det videre arbeidet organiseres som et hovedprosjekt, for å sikre en effektiv og koordinert gjennomføring av alle aktiviteter samt enhetlig og samkjørt oppfølging av fremdrift. Det vurderes som hensiktsmessig at ansvaret for et hovedprosjektet legges til Bystyresekretariatet. Det bør opprettes ansvarlige personer og arbeidsgrupper for de ulike tiltakene/arbeidsstrømmene. Det kan hende at enkelte av arbeidsstrømmene er såpass omfattende at de bør organiseres som egne delprosjekter. Dette gjelder kanskje spesielt arbeidsstrømmene som omhandler IT-løsninger. Det er også viktig at hovedprosjektet kobler seg på og koordinerer arbeidet med andre relevante pågående prosjekter, eksempelvis anskaffelsesprosjektet for nytt saksbehandlingssystem. 38

39 8 Målbilde digitale politikere Forstudien skulle utarbeide et mulig målbilde for et eventuelt hovedprosjekt. Prosjektgruppen har valgt å foreslå et målbilde bestående av tre elementer: 1. Overordnede mål: Overordnede mål er formulert med utgangspunkt i utfordringene og mulighetene som er kartlagt og beskrevet i forstudien. De overordnede målene gir uttrykk for hvilken nytte eller verdiskaping hovedprosjektet har på et overordnet nivå, hva som er prosjekteiers intensjon og ambisjon med hovedprosjektet. 2. Effektmål: Effektmålene gir i likhet med de overordnede målene utrykk for hva prosjekteier ønsker å oppnå, men beskriver primært den virkningen/effekten tiltakene skal ha for brukerne/kundene. Effektmålene er avledet av, og bygger opp under, de overordnede målene. 3. Resultatmål: Resultatmålene beskriver hva som konkret skal foreligge som resultat når hovedprosjektet er ferdig, og er således hovedprosjektets konkrete leveranser. De er utdypet med egenskaper som skal være oppnådd når tiltakene er implementert. Overordnede mål og effektmål er fremkommet gjennom diskusjoner i Bystyresekretariatet, prosjektgruppen og referansegruppen. Resultatmålene er beskrevet som en fremtidig tilstand når løsninger for de forbedringsområdene/utfordringene som ble vurdert som viktigst er implementert, ref. kapittel Feil! Fant ikke referansekilden Overordnede mål for et mulig hovedprosjekt Det er utviklet en robust saksgang som er mindre avhengig av enkeltpersoner og sikrer en riktig behandling av alle saker. Det er utviklet en effektiv og tydelig arbeidsprosess med fokus på forenkling og automatisering. 8.2 Effektmål for et mulig hovedprosjekt Politikerne opplever at kommunikasjon, saksgang og formelle prosesser fungerer optimalt, og bidrar til tydelige, åpne og effektive politiske prosesser. Politikerne opplever gode digitale verktøy og systemer som sikrer gode arbeidsbetingelser og muligheter for politikkutøvelse. Administrasjonen opplever at saksgangen er enkel, oversiktlig og effektiv. Både politikere, administrasjonen og bystyresekretariatet opplever klart definerte roller med tydelige og forståelige ansvarsforhold og arbeidsdeling. Publikum opplever åpne og tilgjengelige politiske prosesser som sikrer innsyn og offentlighet. 8.3 Resultatmål for et mulig hovedprosjekt Viktigste resultatmål Personlige digitale verktøy og støttesystemer for politikerne. - Politikerne kan bruke tilgjengelige digitale verktøy og støttesystemer for effektiv forberedelse til møter og lagring av egne notater. Helhetlig saksgang og oppfølging. - Politikerne og publikum har oppdatert og tilgjengelig oversikt over saker som kommer til behandling. 39

40 - Automatisert oppfølging av saker og rask informasjon til interessenter etter at vedtak er fattet. Digital gjennomføring av møter. - Det er tatt i bruk en digital møtemodul som har automatisert aktiviteter knyttet til blant annet innkallinger til møter, håndtering av forfall, håndtering av forslag, tilleggsnotater og svar fra rådmannen på innsendte spørsmål og skriving/godkjenning av protokoll. - Voteringssystemet er en integrert del av møtemodulen/saksbehandlingssystemet. Øvrige resultatmål Behandling av saker i kommunale råd - Det er et godt samspill mellom rådene, rådmannen og bystyresekretariatet som bidrar til at rådene får alle relevante saker til behandling i til riktig tid. - Det er en god rolleforståelse hos rådmannen, Bystyresekretariatet og hos rådenes medlemmer. Synliggjøring av politisk behandling for publikum. - Gjennom et brukervennlig grensesnitt på nettet kan publikum på en enkel måte følge saker av interesse gjennom den politiske behandlingen, og lett kunne se hvilke politikere som er relevante for saken og hvor den skal behandles. - Publikum kan gi innspill til saker på en effektiv måte med bruk av nettet. Teknisk publisering på Innsyn. - Raskt og feilfri publisering på Innsyn. Kvalitet i utforming av saksfremlegg. - Utarbeidelse og tilgjengeliggjøring av saker som har utnyttet digitale muligheter. - Saksfremleggene har en struktur og språk som er tilpasset målgruppen. - Det er etablert en utvidet kontrollfunksjon hos rådmannen som skal sikre at alle formalia i saksfremstillingen er ivaretatt. 8.4 Målbilde redesignet arbeidsprosess Flytskjemaet nedenfor viser et mulig målbilde for prosessen, hvor man tenker seg at man har gjennomført tiltakene skissert i forstudien og har nådd resultatmålene angitt ovenfor. Kort forklaring til flytskjema: Bokser med grønn farge viser foreslåtte endringer knyttet til aktiviteter eller systemer, samt kommentarer til endringer der endringene ikke kan fremstilles direkte i flytskjemaet. Bokser med rød ramme og rødt kryss illustrerer aktivitet(er) som er effektivisert/tatt bort. 40

41 Politisk behandling i komite, bystyre eller formannskap Rådmann Råd Ordfører Bystyresekretariatet 8. Til Formannska blir lenke til In A Motta informasjon/ varslinger om når en sak må være ferdig utredet ØKONOMISK GODKJENNING Oversikten over kommende saker oppdateres automatisk basert på saksutvikling KONTROLL AV FORMALIA OG SPRÅK Ja Controller ser også Tidligregistrering av sak Tagge sak med interessenter, råd, sannsynlig saksflyt 1. Utrede sak Behov for uttalelse fra råd? Nei 5. Ferdigstille sak på språk. Behov for og frister Saksutredning for sak som ikke er delegasjonsak Ja 3. Ferdigstille sak Får beskjed som en telefon, mail eller merknad i. Råd får de sakene der de er tagget 2. Behandle sak og Innsyn R Følger samme løp som en politisk prosess Saksprotokoll til Rådmannen 4. Behandle sak og Innsyn Trenger ikke kontrollere formalia KONTROLL AV SAKS- FRAMLEGGET Tidligere måtte rådmannen klikke ekspeder i etterkant av ordførers aktivitet som interessenter Er saken klar for politisk 6. Vurdere sak, bla. behandling, er hvor saken skal f.eks. de Bystyresakene godkjennes formelt av ordføreren i. Ikke slik med formannskapssaker. behandles nødvendige rådene blitt hørt? 41

42 Politisk behandling i komite, bystyre eller formannskap Bystyresekretariatet Ordfører Råd Rådmann Motta informasjon/ varslinger om når en sak må være ferdig utredet ØKONOMISK GODKJENNING Oversikten over kommende saker oppdateres automatisk basert på saksutvikling KONTROLL AV FORMALIA OG SPRÅK Ja Behov for Saksutredning for sak som ikke er delegasjonsak Tidligregistrering av sak Tagge sak med interessenter, råd, sannsynlig saksflyt og frister 1. Utrede sak Behov for uttalelse fra råd? Ja Nei 3. Ferdigstille sak 5. Ferdigstille sak Controller ser også på språk. 14. Utarbeide notat som svarer på spørsmål KONTROLL AV SAKS- FRAMLEGGET 6. Vurdere sak, bla. hvor saken skal behandles Er saken klar for politisk behandling, er f.eks. de nødvendige rådene blitt hørt? Tidligere måtte rådmannen klikke ekspeder i etterkant av ordførers aktivitet Får beskjed som en telefon, mail eller merknad i. Råd får de sakene der de er tagget som interessenter 2. Behandle sak og Innsyn R Følger samme løp som en politisk prosess Saksprotokoll til Rådmannen 4. Behandle sak og Innsyn Trenger ikke kontrollere formalia Bystyresakene godkjennes formelt av ordføreren i. Ikke slik med formannskapssaker. KONTROLL AV SAKS- Ja FRAMLEGGET 6. Vurdere sak, bla. hvor saken skal behandles Er saken klar for politisk behandling, er f.eks. de nødvendige rådene blitt hørt? Tidligere måtte rådmannen klikke ekspeder i etterkant av ordførers aktivitet Gjøres i samråd med møteleder KONTROLL AV FORMALIA 8. Utarbeide saksliste 9. Legge ut på Innsyn og sende e- post til møtemedlemmer om at saksliste er publisert Kvalitetssikre forslag 13. Håndtere annen mottatt informasjon Behov at Rådmannen svarer på spørsmål? 8. Ut sa Til Formannskapet og Bystyret blir lenke til Innsyn lagt ut på hjemmesiden. E-post Innsyn Møtemodul E Til Formannskape blir lenke til Inn h Hvert enkelt medlem har mulighet til å lage personlige kommentarer til saker via Adobe Professional, krever at man lagrer en lokal kopi. Har god opplæring i de verktøyene som brukes 10. Forberede seg til møte Nei 11. Komme med forslag, spørsmål og/eller melde forfall Nye forslag? 17. Studere forslagshefte Voteri de møtem m 18 Ad Innsyn Møtemodul Møtemodul M Tidligere måtte bystyresekretariatet håndtere alle forslag løpende 42

43 Politisk behandling i komite, bystyre eller formannskap Bystyresekretariatet Ordfører Råd Rådmann Motta informasjon/ varslinger om når en sak må være ferdig utredet ØKONOMISK GODKJENNING Oversikten over kommende saker oppdateres automatisk basert på saksutvikling OPPFØLGINGS- PLAN MÅ SKRIVES FØR SAK KAN LUKKES MANUELL KONTROLL AV OPPFØLGING AV VEDTAK KONTROLL AV FORMALIA OG Nei SPRÅK Ja 14. Utarbeide notat som svarer på spørsmål Behov for Saksutredning for sak som ikke er delegasjonsak Tidligregistrering av sak Tagge sak med interessenter, råd, sannsynlig saksflyt og frister 1. Utrede sak Behov for uttalelse fra råd? Ja 23. Effektuere vedtak Nei R 24. Skrive halvårlig status på vedtaksoppfølging 3. Ferdigstille sak Blir generert automatisk fra saksbehandlingssystemet Er saken ferdig gjennomført 5. Ferdigstille sak Ja Controller ser også på språk. Får beskjed som en telefon, mail eller merknad i. Råd får de sakene der de er tagget som interessenter 2. Behandle sak og Innsyn Følger samme løp som en politisk prosess Saksprotokoll til Rådmannen 4. Behandle sak og Innsyn Trenger ikke kontrollere formalia Bystyresakene godkjennes formelt av ordføreren i. Ikke slik med formannskapssaker. KONTROLL AV SAKS- FRAMLEGGET 6. Vurdere sak, bla. hvor saken skal behandles Er saken klar politisk behandling, f.eks. de nødvendige rådene blit hørt? n Skriver i møtemodul som er generet direkte fra forslagsheftet og eksporteres direkte til. Publiseres så snart godkjenning er mottat Bystyre etter komite eller formannskap 19. Skrive protokoll fra møtet 22. Publisere protokoll Videre behandling? Vedtak Møtemodul Innsyn Automatisk varsling av interessenter om vedtak Votering er en del av møtemodulen KONTROLL AV PROTOKOLL 17. Studere forslagshefte 18. Gjennomføre møte 21. Møteleder godkjenner protokoll Signering av protokoll fysisk Møtemodul Møtemodul Møtemodul tere alle 43

44 Vedlegg 1 - Sakstyper Tabellen nedenfor viser en oversikt over ulike sakstyper. Det er identifisert 14 ulike sakstyper, som kan oppstå på ulike steder i prosessen og besluttes i ulike politiske organer. Det vil være noe ulik saksgang for ulike sakstypene. Prosjektet har kartlagt en generisk saksgang som gjelder de fleste sakstypene. Type sak Interpellasjon, kortspørsmål og private forslag Eventueltsaker i formannskapet Hvor oppstår saken Bystyret Formannskapet Hvem er første mottaker av saken? Innbyggerinitiativ Publikum Ikke avklart Hvem beslutter? Antall saker (ca per år) Bystyresekr. og ordfører Bystyret 81 Bystyresekr. og ordfører Formannskapet 138 Bystyret eller formannskapet 0,25 Budsjett og budsjettrelaterte saker Rullerende oppgave Rådmann Bystyret 14 Reguleringsplan, kommunedelplan, Publikum, Bystyret/bygningsr arealplan, planprogram næringsaktører ådet - 1. og 2. inkl. klagesaker m.fl. Rådmann gangs behandling 198 Komitésaker Kontroll- og revisjonssaker Klager på delegasjonsvedtak minus bygningssaker Plansaker Valgsaker Personvalg til råd, komitéer, supplering etc. Godtgjøringssaker Kommentarer økende mengde siste år Budsjett, regnskap, årsrapporter, retningslinjer Komité, rådmann og bystyre Rådmann Bystyret eller formannskapet 269 HV: 16 FN: 73 BY: 62 KIF: 55 OPP: 24 KONTR: 39 Kontrollkomité, kommunerevisjon, bystyret Kontrollkomité Bystyret 39 økende mengde Klagenemd, formannskap, Publikum, politikere Rådmann fylkesmann Bystyret, rådmann Rullerende og ad etc. Rådmann Bystyret hoc Bystyresekretari Rullerende oppgave atet Valgstyret 14 Bystyret Bystyresekretari atet Bystyret Bystyresekretari Rullerende oppgave atet Bystyret 3 Høringssak Løpende Rådmann Formannskapet KIF og Navnesaker Løpende Rådmann Formannskap Kommunen er høringsinstans (går direkte til formannsskapet) 44

45 Vedlegg 2 Ordsky av rapporten 45