II Kravspesifikasjon for betalings- og kontoholdstjenester for staten

Transkript

1 II Kravspesifikasjon for betalings- og kontoholdstjenester for staten Direktoratet for økonomistyring, 28. august

2 Innhold Innhold... 2 Definisjoner INNLEDNING Hovedmål for likviditetsforvaltningen Nærmere om enkelte Virksomheter med særlige behov INNBETALINGER Betalingsinstrument Informasjon til Virksomheten Hovedprinsipper Betalinger med KID Betalinger uten KID/med ugyldig KID Betaling fra utlandet som godskrives konto i norske kroner Bankens plikt til å assistere ved mangelfull informasjon Kontroll av KID-informasjon E-faktura til privatpersoner og småbedrifter Tidsfrister UTBETALINGER Betalingsinstrument Overføring av Betalingsoppdrag Kontroll av Betalingsoppdrag hos Banken Beløpsgrense Mottaksretur til Virksomheten Kontroll og Autorisasjon av Betalingsoppdrag Venteregister Stopping av betalingstransaksjoner Stopping ved overføring av stoppeoppdrag Stopping uten overføring av stoppeoppdrag Tidsfrister Avregningsretur til Virksomheten Behandling av overføringer til gyldig, men opphørt konto Nærmere om giro utbetalinger KONTERINGSREGLER Kontering ved innbetalinger Kontering ved utbetalinger Oppgjør i Norges Bank KONTOHOLD Virksomhetens Arbeidskontoer hos Banken Tilgang til kontoopplysninger Omnummerering Dokumentasjon av Transaksjoner SERVICE

3 6.1 Serviceapparat Filialnett Organisatoriske endringer Driftsavvik, andre avvik, feil eller forsinkelser SYSTEMER OG TESTING Systemer Testing SIKKERHET Krav til sikring av datafiler ved overføring til/fra Banken Generelt om sikring av Filer Forsegling av Filer Krav til beskyttelsesmekanismer, krypteringsnøkler og forseglingsalgoritmer Nøkkeladministrasjon Krav til nøkkelhåndtering ved bruk av SIGILL el.l Krav til sikkerhet i Bankens bedriftsterminalsystem Generelt Pålogging til Bedriftsterminaler Elektronisk Autorisasjon Automatisk avlogging Krav til logging PRISER Pristilbud Vekslingsmarginer RAPPORTERING Nærmere om transaksjonsstatistikk Nærmere om statistikk for valutaveksling SÆRLIGE KRAV TILLEGGSAVTALE FOR VALUTAKONTOER Generelle rammer Kontohold Innbetalinger Betalingsinstrument Utbetalinger Betalingsinstrument Overføring av Betalingsoppdrag Mottaksretur til Virksomheten Kontroll og Autorisasjon av Betalingsoppdrag Venteregister Avregningsretur til Virksomheten Tidsfrister, konteringsregler og Oppgjør i Norges Bank Sikkerhet Priser Renter og marginer

4 11.9 Rapporteringskrav Nærmere transaksjonsstatistikk SÆRLIGE KRAV TILLEGGSAVTALE FOR KONTANTKORT Generelle rammer Behov og omfang Bruk av Kontantkort Brukere av Kontantkort Bruksområdet Geografiske begrensninger Teknisk egenskap ved kortløsningen Betalingsnettverk On-linebetalinger og dekningskontroll Sikkerhetsløsninger Beløpsgrense Gyldighetstid Kontantkortets design Administrasjon av Kontantkort Kortadministrasjonssystem Bestillings- og leveranserutiner Sperring av Kontantkort Kontohold Kontostruktur Kontoopplysninger til Virksomheten Kontoopplysninger til brukeren av Kontantkort Innbetalinger lading av Kontantkort Tilbakeføring av innestående beløp Konteringsregler Tidsfrister og konteringsregler ved innbetaling Konteringsregler for tilbakeføring av beløp Service Systemer og testing Sikring av datafiler Priser Rapporteringskrav SÆRLIGE KRAV TILLEGGSAVTALE FOR UTBETALINGER KNYTTET TIL STATSLÅN Generelle rammer Tidsfrist, konteringsregler og Oppgjør i Norges Bank Utbetalinger Overføring av Betalingsoppdrag Kontroll av Betalingsoppdrag hos Banken Mottaksretur til Virksomheten

5 Autorisasjon av Betalingsoppdrag Venteregister Stopp av Betalingsoppdrag Avregningsretur til Virksomheten Tilgang til kontoopplysninger Sikkerhet Priser Vedlegg 1 4: Pristabeller 5

6 Definisjoner I oversikten nedenfor defineres en del sentrale begreper som benyttes i kravspesifikasjonen. Disse definisjonene vil bli brukt i en rammeavtale om tjenesteleveranse. Enkelte av definisjonene gjelder spesielt for denne kravspesifikasjonen og benyttes ikke nødvendigvis på samme måte i andre sammenhenger. "Arbeidskonto" "Autorisasjon" "Avregningsretur" Avtalen Avtaleverket Avrop "Banken" "Batch" Bedriftsterminal "Betalingsdag" "Betalingsoppdrag" BIC CDV-kontroll Virksomhetens konto hos Banken; godkjennelse av at et Betalingsoppdrag kan utbetales av Banken. Autorisasjonen utføres via Bedriftsterminal av en person, evt. to personer etter avtale, med slik fullmakt i Virksomheten; elektronisk informasjon fra Banken om gjennomførte Transaksjoner for oppdatering av Virksomhetens regnskap; denne Rammeavtalen; Avtalen med vedlegg og tilhørende Tilleggsavtaler; den skriftlige meddelelse som en Virksomhet gir til Banken(e) om tjenesteyting til Virksomheten innenfor Rammeavtalen. Virksomhetens valg av Bank(er) skjer enten etter en Minikonkurranse eller ved Direkte avrop; betalingsformidler som Direktoratet for økonomistyring har inngått Rammeavtale med. Banken forestår føring av Virksomhetens Arbeidskontoer; de Transaksjoner som på en datafil befinner seg mellom en startrekord og en sluttrekord, evt. en skillerekord (skiller batcher i samme fil); det systemet hos Banken som Virksomheten benytter til blant annet on-line Autorisasjon av Betalingsoppdrag; den dato et beløp skal godskrives mottakers konto eller skal kunne heves kontant hos betalingsformidlere; anmodning fra Virksomheten (som betaler) til Banken om å foreta Transaksjoner; Bank Identifier Code. Kode som blir benyttet for å identifisere en bank ved bruk av SWIFT-adressen til banken; Control Digit Verification. Test av gyldighet av et norsk kontonummer gjennom modulus 11 beregning; 6

7 CREMUL Cut-off Direkte avrop EU-betalinger "Fil" IBAN Innbetalingsdag "KID" Kontantkort Kontantkortbruker Kontantkortkonto "Konteringsdata" Minikonkurranse Multiple Credit Advice. En EDIFACT-melding som inneholder bekreftelse fra en betalingsformidler til en betalingsmottaker om at en konto har blitt kreditert med spesifiserte beløp, med referanser til dato og transaksjonsopplysninger; det seneste tidspunktet et ferdig godkjent oppdrag skal være mottatt av Banken for å kunne bli utført av Banken på den valgte Betalingsdag; avropsprosedyre på Rammeavtaler der alle vilkår er fastsatt, og der det ikke er tillatt å åpne konkurransen på ny for å endre vilkårene; grensekryssende betalinger i euro som omfattes av Europaparlaments- og rådsforordning (EF) nr. 2560/2001 av 19. desember Forordningen skal bl.a. sikre at gebyrene for slike betalinger er de samme som for betalinger i euro innenfor en medlemsstat (EØS-stat). Påkrevd informasjonsinnhold er IBAN og BIC; en datafil som består av én eller flere Batcher; International Bank Account Number. Identifiserer mottakerbank og kontonummer. Et slikt kontonummer har tre elementer: bankkontonummer, landkode og bankkode; den dato betalerens oppdrag er mottatt av en bank; kundeidentifikasjonsnummer. En sifferrekke som på en entydig måte viser hvem som har betalt og eventuelt hva betalingen gjelder; kort som benyttes til utbetalinger til personer som av ulike årsaker ikke får bankkonto. Virksomheten må overføre midler på kontoen før kortet kan disponeres av Kontantkortbruker; den som får utbetalt midler fra staten med Kontantkort. Kontantkortbruker har disposisjonsrett til innestående midler på Kontantkortet; Virksomhetens konto i banken for Kontantkort som skal holdes utenfor statens konsernkontostruktur. elektronisk informasjon om gjennomførte innbetalinger for oppdatering av Virksomhetens regnskap; konkurranse om Avrop på Rammeavtalen med tilleggsavtaler mellom bankene det er inngått slik avtale med. Konkurransen gjennomføres av den enkelte Virksomhet og danner grunnlaget for dens valg av Bank; 7

8 "Mottaksretur" NICS NBO Omsetningsdata Oppgjør "Oppgjørsdag" "Oppgjørskonto" Rammeavtalen "Statens konsernkontoordning" "Statskassen" SWIFT Tilleggsavtale "Transaksjon" "Valutering" "Valuteringsdag" returinformasjon til Virksomheten som Banken genererer når Betalingsoppdrag er mottakskontrollert; Norwegian Interbank Clearing System. Er bankenes felles system for mottak og avregning av betalingstransaksjoner, samt likviditetsinformasjon; Norges Banks oppgjørssystem. Posisjoner mellom norske banker gjøres opp i Norges Banks oppgjørssystem; nettosummen av alle posteringer på Arbeidskonto etter forrige overføring til Oppgjørskonto i Norges Bank overføring av likviditet mellom Banken og kontoen for statlige betalinger i NBO; den dato et beløp gjøres opp mellom Banken og Norges Bank; statlig virksomhets konto i Norges Bank avtale som Direktoratet for økonomistyring inngår på vegne av staten med en eller flere banker om tjenester innenfor Statens konsernkontoordning; statens betalingsformidling, kontohold, likviditetsforvaltning og tilhørende rutiner; samlingen av statlige kontoer i Norges Bank; Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication. Et selskap som driver et verdensomspennende kommunikasjonsnett og som blant annet tilbyr standardiserte meldingsformat for utveksling av betalingsinformasjon; separate avtaler som inngås i tillegg til Rammeavtalen og som er en del av Avtaleverket. Det kan inngås Tilleggsavtale for valutakontoer, Tilleggsavtale for bruk av kontantkort og Tilleggsavtale for utbetalinger knyttet til statsgjeld; en enkelt utbetaling eller innbetaling (f.eks. i et Betalingsoppdrag, et stoppeoppdrag eller en Fil med Konteringsdata); etter sammenhengen enten stopp av renteberegning av beløp som belastes konto, eller start av renteberegning av beløp som godskrives konto; dato for Valutering; 8

9 Vedlegg vedlegg til Avtalen (jf. avtaledokumentet punkt 1.3) Venteregister Virkedag "Virksomhet" register for autoriserte, ikke utbetalte Transaksjoner; hver av ukedagene fra og med mandag til og med fredag med unntak av helligdager og offentlige høytidsdager; statlig forvaltningsorgan, herunder departement. Virksomheten gjør Avrop på Rammeavtalen. 9

10 1. INNLEDNING 1.1 Hovedmål for likviditetsforvaltningen Statens konsernkontoordning er basert på følgende hovedprinsipper: (a) (b) (c) (d) (e) 1.2 All likviditet som tilhører staten skal overføres til/fra statens foliokonto i Norges Bank på daglig basis. Midler skal ikke være innestående på Arbeidskontoer i Banken natten over. Overføringen av midler til/fra statens kontoer i Norges Bank skal skje på effektiv og sikker måte. Banken skal ikke ha floatinntekter i forbindelse med inn- og utbetalinger til/fra statlige kontoer. Dette er også i henhold til finansavtaleloven 26c og 27. Forvaltningen av statens kronelikviditet ivaretas av Norges Bank som en del av den ordinære forvaltningen av statens kapital. Det øverste kontonivået for Statens konsernkontoordning er statens foliokonto i Norges Bank. På nivået under dette vil det hovedsakelig være Oppgjørskontoer. Godtgjørelse til Banken skal gis i form av direkte betaling for de enkelte tjenestene som utføres, jf. foreliggende kravspesifikasjon punkt 9 Priser. Utbetalinger skal normalt skje ved elektronisk overføring mellom bankkontoer uten bruk av særskilt melding fra Banken til mottaker, jf. Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt , Elektronisk overføring. Nærmere om enkelte Virksomheter med særlige behov (i) Arbeids- og velferdsetaten (NAV) NAVs utbetaling av trygdeytelser skal skje i tråd med standard funksjonalitet under Statens konsernkontoordning, slik denne er omtalt i punkt 3 i foreliggende kravspesifikasjon. Banken skal som omtalt i punkt 4.2, sikre korrekt Betalingsdag både ved konto til konto utbetaling og ved bruk av giro utbetaling. I likhet med ved utbetaling av lønn og lønnsliknende ytelser for øvrig, forutsettes det også at mottaker gis kredit Valutering samme dag, uavhengig av i hvilken bank mottaker har konto. Videre skal det ikke tas gebyr fra mottaker, verken ved godskrift av konto eller ved kontant heving av en giro utbetaling i Banken. Det legges i tråd med dette til grunn at Banken priser utbetaling av trygdeytelser konto til konto uten melding som øvrige lønnsutbetalinger elektronisk girering uten melding. Kontantutbetalinger forutsettes priset som øvrige giro utbetalinger. Trygdeytelser med melding prises som elektronisk girering med melding. Det vises for øvrig til punkt 9 i den foreliggende kravspesifikasjonen. Betalingsoppdrag fra NAV til bankkontoer i utlandet, skal inneholde valutakode, SWIFTkode og/eller Clearingkode for de enkelte transaksjonene. Det forutsettes at Banken kontrollerer SWIFT-koden og gir melding ved eventuelle feil. Med hensyn til prising, faller tjenesten innenfor elektronisk girering til utlandet jf. vedlegg 1 Pristabell. 10

11 NAV har pr. dato ca utbetalinger til utlandet pr. år. Dette fordeler seg på om lag pensjonsutbetalinger, om lag bidragsutbetalinger og om lag utbetalinger som relaterer seg til sykepenger, refusjoner, etc. (ii) Statens direkte økonomiske engasjement i petroleumsvirksomheten Statens direkte økonomiske engasjement i petroleumsvirksomheten (SDØE) har ut- og innbetalinger i norske kroner og valuta. Det er forvalterselskapet Petoro AS som administrerer kontoene for ut- og innbetalinger. Utbetalingene under SDØE skjer dels på grunnlag av kontantinnkallinger fra lisensene (felt- og transportlisenser), dels i form av tariff-utgifter samt andre utbetalinger knyttet til SDØEs virksomhet. Utbetalingene skjer både i norske kroner og utenlandsk valuta (fortrinnsvis i EUR, USD, GBP). Antall utbetalinger i SDØE-porteføljen anslås til om lag 240 pr. måned, hvorav om lag 110 er i valuta. Samlet utgjør disse utbetalingene om lag 7 mrd. kroner pr. måned, hvorav om lag 45 pst. av dette er valutautbetalinger. Utbetalingene skjer innenfor Statens konsernkontoordning. Innbetalinger utgjør kontantinnbetalinger fra lisensene, tariffinntekter og andre diverse innbetalinger knyttet til SDØEs virksomhet. Innbetalingene skjer i NOK, USD, EUR, GBP. Veksling blir gjort til spotkurs. Dersom SDØE finner det aktuelt, kan det inngås avtale om egne marginer ved valutaveksling, jf. punkt 9.2 i foreliggende kravspesifikasjon. Innbetalinger i valuta fra Statoils salg av SDØEs petroleum overføres direkte til Norges Banks nostro kontoer, for deretter å bli godskrevet i NOK til Oppgjørskonto i Norges Bank. Øvrige inntekter innbetales på Arbeidskonto hos en bank som det er inngått Rammeavtale med under Statens konsernkontoordning. iii) Eksportkreditt Norge AS Eksportkreditt Norge AS forvalter en statlig ordning for finansiering av norsk eksport (eksportkredittordningen). Eksportkredittordningen er nærmere omtalt i forskrift for eksportkredittordningen av 22. juni 2012 nr Utlån i ordningen finansieres i sin helhet ved bevilgning over statsbudsjettet ved trekk i statskassen, og avdrag, renter og gebyrinntekter skal tilbakeføres statskassen. Utbetalinger av utlån og innbetalinger av avdrag, renteinntekter og gebyrer skjer i norske kroner og utenlandsk valuta (fortrinnsvis USD og i noen grad EUR). Utbetalinger i utenlandsk valuta skjer over valutakonter. Ved utbetalinger av lån i valuta er det etablert en ordning der Eksportkreditt Norge AS overfører penger fra Arbeidskonto til valutakonto. Overføringen av penger til lånemottaker skjer deretter fra valutakontoen. Unntak for opprettelse av valutakontoer er gitt av DFØ, og det er i tillegg gitt adgang til at Eksportkreditt Norge AS kan benytte nettbank ved utbetalinger fra valutakontoen til lånemottaker. Innbetalinger i utenlandsk valuta og norske kroner blir normalt godskrevet en Arbeidskonto. I de tilfeller Eksportkreditt Norge AS må veksle større beløp i valuta ved overføring fra/til Arbeidskonto og til/fra valutakonto, vil Eksportkreditt Norge AS avtale med Banken egne rutiner for slike overføringer. Dersom Eksportkreditt Norge AS finner det aktuelt, kan det inngås avtale om egne marginer ved valutaveksling, jf. punkt 9.2 i foreliggende kravspesifikasjon. For 2013 er antall utbetalinger i ordningen anslått til om lag 5 transaksjoner per måned, hvorav 2 transaksjoner i valuta. Samlet utgjør utbetalingene mrd. kroner, hvorav 50 pst. er valutabetalinger. Dette er anslag med stor usikkerhet. Antall innbetalinger i ordningen er 11

12 anslått til om lag 30 transaksjoner per måned ved utgangen av 2013, og antallet vil stige. 50 pst. av transaksjonene anslås å bli i valuta. Samlet utgjør innbetalingene 8 10 mrd. kroner, hvorav om lag 50 pst. er i valuta. Det antas at samlet antall og beløp for innbetalinger vil være økende de neste årene, mens omfanget av utbetalinger vil avhenge av utviklingen i verdensøkonomien. 2. INNBETALINGER 2.1 Betalingsinstrument Følgende betalingsinstrument skal behandles av Banken: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) Elektronisk girering der betaler selv enten fra eget reskontrosystem eller via bedriftsterminaltilknytning eller tilsvarende iverksetter betaling elektronisk. Blankettbasert girering der betaler enten benytter egenutfylt eller tilsendt giroblankett som sendes en finansinstitusjon for effektuering. Kontant betaling av blankettbasert giro (egenutfylt eller tilsendt) som skjer til en finansinstitusjon. Direkte debitering eller tilsvarende tjenester der Virksomheten har sendt fakturainformasjon til en finansinstitusjon, og det foreligger avtale med betaler om gjennomføring av betaling. Kontant innbetaling fra Virksomheten (inklusive sjekker) for godskrift av Virksomhetens Arbeidskonto. Betaling utført på betalingsterminal for belastning av betalers konto og godskrift av Virksomhetens Arbeidskonto. Betaling utført på Virksomhetens internettbaserte innbetalingsløsning for belastning av betalers konto og godskrift av Virksomhetens Arbeidskonto. Innbetaling fra andre land enn Norge innenfor EØS-området som godskrives konto i norske kroner, herunder girering og godskrift av utenlandske sjekker samt EUbetalinger. Innbetaling fra land utenfor EØS-området som godskrives konto i norske kroner, herunder girering og godskrift av utenlandske sjekker. Banken skal beskrive behandling av utenlandske sjekker både innenfor og utenfor EØSområdet. Bankens beskrivelse skal vurderes i henhold til tildelingskriteriet for kvalitet. 2.2 Informasjon til Virksomheten Hovedprinsipper Banken skal levere informasjon om enkeltinnbetalinger (Konteringsdata) til Virksomheten i henhold til følgende hovedprinsipper: 12

13 (a) (b) (c) Banken skal for hver Arbeidskonto på daglig basis overføre Konteringsdata elektronisk over linje eller på avtalt medium til Virksomheten. Banken skal sørge for at Konteringsdataene inneholder all tilgjengelig informasjon som kan være til hjelp for Virksomheten ved identifisering av innbetalingene. Konteringsdataene skal være sortert slik at det er enkelt for Virksomheten å identifisere hvilke innbetalinger som inngår i de enkelte postene i kontoutskriften. Konteringsdata skal sendes Virksomheten i to grupper: i) de med gyldig KID (kundeidentifikasjon) ii) de uten KID eller med ugyldig KID (d) (e) Av Konteringsdataene/kontoutskriften skal det være mulig å utlede hva som er Oppgjørsdag i Norges Bank. Banken har ansvar for at korrekt Innbetalingsdag følger med innbetalingen Betalinger med KID Konteringsdata skal overføres på et standardisert format som muliggjør elektronisk oppdatering av reskontro. Eksempler på dette kan være Nets/OCR-retur format og EDIFACTformatet CREMUL, el.l. Kravet gjelder ved alle typer betalingsinstrumenter (jf. foreliggende kravspesifikasjon punkt 2.1). Returinformasjonen skal inneholde minimum følgende opplysninger: (a) Kundeidentifikasjonen; for de transaksjonene som har fullstendig/gyldig KID skal denne returneres og brukes som primær identifikasjon av krav/betaler (b) Kreditkontonummer (c) Beløp (d) Innbetalingsdag (e) Betalingsdag (f) Entydige, gjennomgående referanser; eksempelvis arkivreferanse for sporing av poster Banken skal kontrollere innholdet i eventuell KID og supplere/korrigere innlest KID dersom denne er mangelfull og Banken har tilgang til korrekt KID. Vi ber Banken om å opplyse hvilke formater Banken benytter. Dersom Banken tilbyr formater basert på EDIFACT-meldinger for utveksling av data mellom Virksomheter og Banken, ber vi om at betalingstjenester basert på dette formatet inngår i tilbudet Betalinger uten KID/med ugyldig KID Banken skal gi følgende tilleggsinformasjon (i forhold til punkt b f) elektronisk eller på papir etter Virksomhetens valg når KID mangler eller er ugyldig: (a) Eventuell ugyldig/mangelfull KID. 13

14 (b) (c) (d) For innbetalingstransaksjoner med melding skal meldingen legges ut som en del av returinformasjonen. Dersom betaler har brukt giroblanketter uten KID, eller blanketter hvor KID ikke kan leses, skal kopi ( image ) av blanketten sendes Virksomheten. I den grad gyldig KID mangler, vil annen identifikasjon av betaler være nødvendig i sporingen av riktig kravpost. Banken skal oversende informasjon om for eksempel betalers navn og adresse, betalers kontonummer (debetkonto) og/eller enhetsnummer/organisasjonsnummer (juridiske personer) dersom denne er tilgjengelig. Det skal finnes en referanse mellom kopi av blanketten og eventuell liste/ returinformasjon, slik at Virksomheten ved hjelp av referansen kan søke seg fram til korrekt kopi. Hvis kopiene leveres på et elektronisk medium, skal de være på et filformat som gjør slikt søk mulig. Aktuelle søkekriterier kan være arkivreferanse, beløp, Innbetalingsdag, Betalingsdag, periode (fra- til dato), kreditkontonummer, debetkontonummer mv Betaling fra utlandet som godskrives konto i norske kroner For transaksjoner fra utlandet som godskrives konto i norske kroner, skal Banken bidra til at nødvendig informasjon for identifikasjon av betaler/krav følger Transaksjonen. Konteringsdata til Virksomheten skal kunne overføres elektronisk på standard format til bruk for Virksomhetens oppdatering av regnskapet Bankens plikt til å assistere ved mangelfull informasjon Dersom den informasjonen som Virksomheten har mottatt om en Transaksjon, er utilstrekkelig for å identifisere hva innbetalingen gjelder, er Banken forpliktet til å assistere Virksomheten skriftlig (e-post eller pr. brev) på dennes forespørsel. I en slik forespørsel skal Bankens referanse-/arkivnummer oppgis dersom det er kjent av Virksomheten. Banken skal prioritere slike behov for assistanse og normalt svare i løpet av maksimalt 3 Virkedager. 2.3 Kontroll av KID-informasjon Dersom betaler remitterer elektronisk, skal Banken i forhold til egne systemer og kunder kunne avvise Transaksjoner uten KID/med ugyldig KID. SWIFT- overføringer reguleres ikke av avvisningskravet. Avvisningen skal bare berøre den enkelte Transaksjon uten KID/med ugyldig KID. Bruk av denne funksjonaliteten skal den enkelte Virksomheten kunne avtale med Banken. 2.4 E-faktura til privatpersoner og småbedrifter Banken skal tilby elektronisk forsendelse av fakturainformasjon til privatpersoner og småbedrifter i nettbanken med ferdig utfylt kundeidentifikasjon (KID), kontonummer og beløp (B2C). 14

15 Virksomheten skal inngå egne avtaler om fakturahotell. Fakturahotell er ikke omfattet av tilbudsforespørselen. 2.5 Tidsfrister Banken skal i tilbudet angi tidsfrister (Cut-off tidspunkter) for når en innbetalingstransaksjon må være mottatt av Banken, inkludert innbetalinger fra Virksomheten til egen Arbeidskonto, for at behandling og oppgjør skal kunne skje samme dag med samme dags Valutering (jf. pkt. 4.1). Banken skal også beskrive hvordan innbetalinger som mottas av Banken etter tidsfristene blir behandlet. Bankens Cut-off tidspunkter og beskrivelse av hvordan innbetalinger som mottas etter tidsfristene blir behandlet, vil bli vurdert i henhold til tildelingskriteriet for kvalitet. 3. UTBETALINGER 3.1 Betalingsinstrument Følgende betalingsinstrument skal behandles av Banken: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) elektronisk girering uten melding elektronisk girering med melding giro utbetaling sjekk, bankremisse elektronisk og manuell girering til land innenfor EØS-området, belastet konto i norske kroner (inkludert EU-betalinger) elektronisk og manuell utbetaling til mottaker uten konto til land innenfor EØSområdet (for eksempel utenlands sjekk) belastet konto i norske kroner elektronisk og manuell girering til land utenfor EØS-området, belastet konto i norske kroner elektronisk og manuell utbetaling til mottaker uten konto til land utenfor EØS-området (for eksempel utenlands sjekk) belastet konto i norske kroner Med melding menes i det ovenstående, produksjon og framsending av informasjon på papir pr. post eller elektronisk til mottaker. KID er i denne sammenheng ikke å anse som melding. Tilbudet skal også omfatte betalingsinstrument der mottaker i utlandet ikke skal belastes for omkostninger. Elektroniske gireringer til mottakers konto uten melding på papir er hovedutbetalingsform for statlige virksomheter. For beløp som Virksomheten skal betale til mottaker i utlandet i norske kroner eller utenlandsk valuta, er det et mål i størst mulig utstrekning å benytte overføring til konto. 15

16 Kravene til rutiner som er omtalt i dette punkt 3, gjelder tilsvarende ved oppdrag med utlandstransaksjoner. 3.2 Overføring av Betalingsoppdrag Banken skal holde tilnærmet kontinuerlig tilgjengelighet for overføring/mottak av Betalingsoppdrag. Overføring av Betalingsoppdrag fra Virksomheten til Banken skal være filbasert og skje pr. linje. Én fil bør i denne sammenheng bestå av ett Betalingsoppdrag (Batch). Filen skal inneholde den informasjon som Banken trenger for å kunne utføre de avtalte kontroller, jf. punkt 3.3. Innholdet i Filene med Betalingsoppdrag skal beskyttes ved hjelp av forsegling (elektronisk signatur), slik at eventuelle endringer av innholdet i filene etter at seglet er laget kan oppdages, jf. punkt 8.1. Bare unntaksvis, ved svært store volumer eller dersom andre særskilte forhold tilsier det, skal datautvekslingen kunne skje ved bruk av annet egnet elektronisk medium. Oversendelse av utlandstransaksjoner skjer normalt i egen Batch. 3.3 Kontroll av Betalingsoppdrag hos Banken Banken skal kontrollere mottatt Betalingsoppdrag ved de kontrollene som er omtalt i tabellen nedenfor. Tabellen inneholder hvilke kontroller som skal gjennomføres for å avdekke feilsituasjoner, og om feilsituasjonen skal medføre avvisning av hele Betalingsoppdraget eller bare en Transaksjon, og om dette gjelder for innenlandske og/eller utenlandske Betalingsoppdrag/Transaksjoner. Feilsituasjon Avvisning gjelder Innenlands/utenlands ugyldig segl Betalingsoppdraget innenlands og utenlands manglende/ugyldig informasjon for å kunne generere ny nøkkel Betalingsoppdraget innenlands og utenlands feil sekvensnummer eller tidligere brukt oppdragsidentifikasjon Betalingsoppdraget innenlands og utenlands formelle feil (format) Betalingsoppdraget innenlands og utenlands ugyldig dato (dag og måned eksisterer ikke) Transaksjoner innenlands og utenlands feil debet kontonummer (mot avtale) Transaksjoner innenlands og utenlands ugyldig IBAN-nummer er oppgitt Transaksjoner utenlands ugyldig transaksjonstype Transaksjoner innenlands feil kredit kontonummer i egen bank når mottaker har konto hos Banken (konto ikke gyldig og åpen) Transaksjoner innenlands 16

17 Feilsituasjon Avvisning gjelder Innenlands/utenlands ugyldig kreditkontonummer i annen bank ved CDV-kontroll Transaksjoner innenlands ugyldig bankplassnummer (4 første siffer i kreditkontonummer) Transaksjoner innenlands ugyldig postnummer (ved giro utbetaling) Transaksjoner innenlands uten KID/med ugyldig KID (når mottaker har stilt krav om kontroll og avvisning av Transaksjon uten KID/med ugyldig KID) Transaksjoner innenlands Dersom det oppdages feil ved kontrollen hos Banken, skal Virksomheten umiddelbart informeres om avvisningen elektronisk. Banken skal ikke endre innholdet i Transaksjoner som er overført fra Virksomheten. For Transaksjoner til utlandet har Banken adgang til å supplere Transaksjoner med SWIFTadresse uten å informere Virksomheten. Banken kan ekspedere oppdrag uten IBANkontonummer, men med ordinært kontonummer. 3.4 Beløpsgrense Enkelte Virksomheter kan ha behov for å benytte beløpsgrense ved utbetalinger for å styrke sin internkontroll. Banken skal beskrive om, og eventuelt hvilke løsninger Banken har for bruk av beløpsgrense ved utbetalinger fra Virksomhetens Arbeidskontoer. Bankens beskrivelse vil bli vurdert i henhold til tildelingskriteriet for kvalitet. 3.5 Mottaksretur til Virksomheten Virksomheten skal motta returinformasjon (Mottaksretur) for hvert oversendt Betalingsoppdrag. Mottaksreturen skal gis i elektronisk form og skal foreligge så raskt som mulig etter innsending av et oppdrag til Banken. Mottaksreturen skal sendes Virksomheten på fil i henhold til følgende: Dersom alle Transaksjonene i oppdraget er godkjent skal det sendes i en fil hvor returkode for hver Transaksjon viser at Transaksjonen er godkjent. Dersom alle Transaksjonene i oppdraget er avvist, skal det sendes i en fil hvor returkode for hver Transaksjon viser at Transaksjonen er avvist. Dersom oppdraget inneholder både godkjente og avviste Transaksjoner skal disse sendes i to filer. Den ene filen skal inneholde alle godkjente Transaksjoner med returkode for hver Transaksjon som viser at den er godkjent. Den andre filen skal inneholde alle avviste Transaksjoner med returkode for hver Transaksjon som viser at den er avvist. Virksomheten skal alternativt motta returinformasjon (Mottaksretur) samlet for hvert oversendt Betalingsoppdrag, og der Mottaksreturen skal inneholde minimum en av følgende opplysninger: 17

18 Melding om at alle Transaksjoner er godkjent Melding om eventuelle avvisninger av hele oppdraget med angivelse av årsak til avvisning (feilkode) Eventuelle avviste Transaksjoner med angivelse av årsak til avvisningen (feilkode) Banken skal tilby begge løsningene for Mottaksretur. Banken skal beskrive hvor lang tid det tar fra Virksomheten sender Betalingsoppdraget, til Virksomheten mottar Mottaksreturen fra Banken. Bankens beskrivelse vil bli vurdert i henhold til tildelingskriteriet for kvalitet. 3.6 Kontroll og Autorisasjon av Betalingsoppdrag Før Transaksjoner i et Betalingsoppdrag kan formidles av Banken, skal Betalingsoppdraget være autorisert av en person med slik fullmakt i Virksomheten. Virksomheten skal også kunne avtale med Banken at Betalingsoppdrag skal autoriseres av to personer med slik fullmakt i Virksomheten. Overordnet departement kan for små Virksomheter godkjenne at en annen statlig virksomhet eller en statlig tjenesteyter (DFØ og Departementenes servicesenter) gis fullmakt til å autorisere på vegne av Virksomheten, jf. Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt Betalingsoppdrag som ikke er autorisert i henhold til reglene omtalt nedenfor, skal ikke utføres av Banken. Autorisasjon av Betalingsoppdrag skal skje on-line ved bruk av Bedriftsterminal. Ved Autorisasjon skal fullmaktshaveren logge seg på Bankens Bedriftsterminal, jf. punkt 8.2 i foreliggende kravspesifikasjon. Bedriftsterminalen skal gi nødvendig informasjon for å kunne kontrollere at det Betalingsoppdraget som ble sendt, er det samme som ligger hos Banken. Ved Autorisasjonen skal fullmaktshaveren via Bedriftsterminalen få informasjon om minimum: oppdragsidentifikasjon sum for antall Transaksjoner og beløp i Betalingsoppdraget sum for antall Transaksjoner og beløp for avviste Transaksjoner, og/eller sum for antall Transaksjoner og beløp for godkjente Transaksjoner Bedriftsterminaler skal ha funksjonalitet slik at fullmaktshaveren kan kontrollere Betalingsoppdraget ved behov. Transaksjonene bør kunne vises i samme rekkefølge som de ble sendt i Betalingsoppdraget. Bankens oppfyllelse av dette kravet vil bli vurdert i henhold til tildelingskriteriet for kvalitet. Når Betalingsoppdraget er autorisert skal både oppdraget og hver enkelt Transaksjon i oppdraget (som ikke er avvist eller stoppet) omfattes av Autorisasjonen. Autorisasjonen skal gjelde for hver Transaksjon, jf. at ett og samme Betalingsoppdrag kan inneholde Transaksjoner med ulike datoer. Virksomheten skal kunne stoppe Transaksjoner i et oppdrag, uten at det endrer statusen autorisert for de øvrige Transaksjonene i oppdraget, jf. punkt

19 3.7 Venteregister Banken skal tilby venteregisterfunksjonalitet for godkjente Transaksjoner. Virksomheten skal utnytte venteregisterfunksjonaliteten for å sikre rettidige utbetalinger. Venteregisteret skal omfatte alle Transaksjoner som er godkjent av Banken (jf. punkt 3.3), autorisert av Virksomheten (jf. punkt 3.6), ikke stoppet (jf. punkt 3.8), og ikke forfalt til utbetaling. Innholdet i Venteregisteret skal kunne kontrolleres av Virksomheten. Virksomheten skal ikke ha anledning til å gjøre endringer i data som ligger i Venteregisteret på annen måte enn ved stopping av Transaksjoner og deretter oversendelse i nytt Betalingsoppdrag (jf. punkt 3.8). 3.8 Stopping av betalingstransaksjoner Virksomheten skal kunne hindre at Betalingsoppdrag eller Transaksjoner blir utført av Banken ved å sende stoppeoppdrag eller utføre stopping (tilbakekalling) via Bedriftsterminal. Betalingsoppdrag som ikke er autorisert og hvor alle betalingsdatoer er passert, skal kunne slettes av Banken etter ordre fra Virksomheten. Stopping bør kunne gjennomføres av Banken selv om Betalingsoppdraget ikke er autorisert. Banken skal oppgi om de tilbyr slik løsning, og eventuelt beskrive løsningen. Bankens beskrivelse vil bli vurdert i henhold til tildelingskriteriet for kvalitet Stopping ved overføring av stoppeoppdrag Stoppeoppdrag skal kunne sendes fram til et nærmere avtalefestet tidspunkt før Betalingsdag. Et stoppeoppdrag kan inneholde én eller flere stoppetransaksjoner (også hele oppdraget). Hensikten med en stoppetransaksjon er å oppheve en ikke forfalt Transaksjon. Stoppeoppdraget skal forsegles og overføres elektronisk til Banken, i tråd med rutinene omtalt i punkt 3.2. Et stoppeoppdrag skal inneholde en kode for stopping og kunne identifisere det Betalingsoppdraget/Transaksjonen som skal stoppes. Banken skal sende returdata til Virksomheten for hvert oversendt stoppeoppdrag etter at dette er kontrollert. Kravene til stoppereturen er de samme som til Mottaksreturen, jf. punkt 3.5. Stoppingen iverksettes straks oversendt stoppeoppdrag er godkjent av Banken. Banken skal da sende returdata (avregnet stopperetur) som bekrefter at stoppingen av de aktuelle Transaksjonene faktisk har funnet sted (parallelt til Avregningsreturen for ordinære Betalingsoppdrag). Returdataene skal vise hvilke Transaksjoner som er stoppet. I enkelte sammenhenger vil flere enkeltbetalinger (debet) sendt i samme Betalingsoppdrag, med samme dato og til samme mottaker, bli trukket sammen slik at mottaker tilføres ett pengebeløp (kredit). Slik sammentrekking anses som en rent teknisk og formatbestemt 19

20 funksjonalitet. Som andre fakturaer/ utbetalinger skal det være mulig å stoppe disse Transaksjonene enkeltvis selv om de inngår i en teknisk sammentrekking Stopping uten overføring av stoppeoppdrag Virksomheten skal kunne be om stopping av Betalingsoppdrag eller Transaksjoner ved bruk av Bedriftsterminal fram til et nærmere avtalefestet tidspunkt før Betalingsdag. Stoppingen iverksettes av Banken snarest mulig etter at Virksomheten har bedt om stopping via Bedriftsterminalen. Banken skal sende avregnet stopperetur når stoppingen er effektuert. 3.9 Tidsfrister Banken skal i tilbudet angi tidsfristene for innsending og Autorisasjon av Betalingsoppdrag og stoppeoppdrag. Vi ber også om at Banken kommenterer den korteste tiden det, ut fra tidsfristene, vil ta fra en Virksomhet oversender et Betalingsoppdrag til Banken og autoriserer det, og til mottaker har pengene på sin konto. Bankens angitte tidsfrister vil bli vurdert i henhold til tildelingskriteriet for kvalitet Avregningsretur til Virksomheten Banken skal for konto til konto utbetalinger og giro utbetalinger stille returdata om gjennomførte utbetalinger til Virksomhetens disposisjon på avtalt måte. Returdataene skal være i et format som gjør at Virksomheten kan benytte dataene til elektronisk oppdatering av økonomisystemet og avstemming av kontoer. Av Avregningsreturen skal det også være mulig å utlede hva som er Oppgjørsdag i Norges Bank. Banken skal stille elektronisk Avregningsretur for utbetalinger til Virksomhetens rådighet på følgende tidspunkter: (a) (b) Umiddelbart etter at beløp er overført til mottakeres kontoer, eller giro utbetalinger er hevet, og Virksomhetens Arbeidskonto for slike utbetalinger er belastet. Daglig ved heving av sjekk eller tilsvarende. Avregningsreturen gis her enten sammen med øvrige utbetalinger under punkt a eller i form av enkeltposteringer i kontoutskrift som skal inneholde opplysninger som identifiserer hver enkelt Transaksjon. Om kontoutskrift, se punkt Behandling av overføringer til gyldig, men opphørt konto Dersom det ved konto til konto utbetalinger søkes overført beløp til en konto med gyldig, men opphørt kontonummer, vil beløpet normalt bli postert på en interimskonto (feilkonto) hos mottakerbanken. Dette gjelder med mindre det er inngått avtale med mottaker om omnummerering. Utbetalinger til gyldig, men opphørt konto hos Banken skal ikke søkes overført oppgitt mottaker ved at for eksempel beløpet overføres mottakers eventuelle nye konto (uten etter avtale om omnummerering) eller ved bruk av giro utbetalinger. I slike tilfeller skal beløpet i 20

21 stedet tilbakeføres Virksomhetens Arbeidskonto uavkortet og normalt innen tre dager. Virksomheten bør kunne avtale at slik tilbakeføring kan skje ved at Transaksjonen avvises før avregning, og at det i Avregningsreturen gis informasjon om at Transaksjonen er avvist av Banken. Det bør da kunne fremgå en egen kode for avvisning, jf. tilsvarende krav til kontroll ved mottak av Betalingsoppdrag i punkt 3.3. Dersom Banken tilbakefører beløp til Virksomhetens Arbeidskonto, skal navnet på opprinnelig mottaker oppgis i informasjonen om tilbakeføring. Det bør merkes om tilbakeføringen skyldes at et beløp er forsøkt overført til en opphørt konto. I tillegg bør Banken kunne oppgi det opprinnelige kreditkontonummer pengene ble forsøkt overført til, og eventuelle andre referanser som kan bidra til å spore Transaksjonen i Virksomhetens systemer. Det er ønskelig at tilbakeføringer blir systematisert av Banken, og sendt elektronisk tilbake på fil til Virksomheten med nødvendig informasjon om utbetalingstransaksjonen. Det er ønskelig med tilsvarende behandlingsmåte for utbetalinger til gyldig, men opphørt konto der mottakers konto er hos annen betalingsformidler enn Banken. Banken skal i tilbudet beskrive hovedtrekk i de metodene og kontrollene som den benytter i dag for henholdsvis å forhindre utbetalinger til opphørte kontoer, og sikre at Virksomheten får tilstrekkelig informasjon enten ved innbetalinger som gjelder tilbakeføringer eller ved melding i en avregningsretur. Beskrivelsen skal også omhandle de tilfellene hvor mottakers konto er hos en annen betalingsformidler enn Banken. Banken skal i tilbudet også beskrive forslag til videreutvikling av disse løsningene, eventuelt nye løsninger, med vekt på å avhjelpe Virksomheter som har et stort omfang av utbetalinger så som Arbeids- og velferdsetaten og Statens lånekasse for utdanning. Forslagene skal dekke både tilfeller der mottaker har konto i samme bank som Virksomheten og der mottaker har konto i en annen bank innenlands. Banken bes også om å kommentere mulige tiltak slik at tilbakeføringer fra utlandet skjer så raskt som mulig, og at tilbakeføringene inneholder tilstrekkelige opplysninger om hva og hvilken mottaker tilbakeføringen gjelder. Bankens beskrivelser vil bli vurdert i henhold til tildelingskriteriet for kvalitet Nærmere om giro utbetalinger En giro utbetaling skal være gyldig i utstedelsesmåneden og påfølgende måned. Deretter anses den for foreldet (ugyldig), og skal ikke lenger kunne heves. Foreldede giro utbetalingsblanketter som blir honorert, vil ikke bli dekket av Virksomheten. Virksomheten skal på forespørsel kunne få oversendt fra Banken oversikt over uhevede giro utbetalinger. Slik informasjon skal gis elektronisk, for eksempel som vedlegg i e-post, når Virksomheten ønsker det, alternativt ved oversendelse av papirlister. Ny giro utbetalingsblankett må utstedes dersom utbetaling skal kunne foretas etter at gyldighetsfristen for opprinnelig giro utbetaling er utløpt. Virksomheten skal i så fall sende Transaksjonen på nytt. Banken skal gi Virksomheten melding om giro utbetalinger som slettes fra Bankens oversikt over uhevede giroer på grunn av foreldelse. Slik melding skal gis umiddelbart etter sletting og skal gis på avtalt format når Virksomheten ønsker det, alternativt ved oversendelse av lister, enten på papir eller som vedlegg til e-post. 21

22 Banken skal ha rutiner som sikrer mot dobbel utbetaling av en giro utbetaling. Duplikat av utsendt giro utbetalingsblankett som ikke er hevet, men fortsatt gyldig, skal av Banken bare kunne utstedes i tilfeller hvor mottaker kan dokumentere at den originale giroblanketten er tapt/ødelagt slik at det med sikkerhet ikke vil kunne bli forsøkt hevet. Dersom det skjer dobbel utbetaling av en giro utbetaling, skal eventuelt økonomisk tap dekkes av Banken. Virksomhetens Arbeidskonto skal bare kunne belastes én gang for hver utstedt giro utbetaling. Virksomheten skal kunne stoppe Transaksjoner med giro utbetaling ved en stoppetransaksjon eller ved bruk av Bedriftsterminal innen et nærmere avtalefestet tidspunkt før Betalingsdag, i tråd med rutinene omtalt i punkt KONTERINGSREGLER 4.1 Kontering ved innbetalinger Ved innbetalinger skal betalingene følge raskeste vei (null float) fra betalingsprosessen iverksettes via avregning/oppgjør og fram til registrering på Virksomhetens Arbeidskonto: (a) (b) (c) (d) Ved girering skal innbetalingen godskrives Virksomhetens Arbeidskonto samme dag som betalers konto belastes, eller dersom betalers konto er i en annen bank enn hos Banken, samme dag som Banken har fått stilt beløpet til rådighet. Oppgjør mellom Banken og Norges Bank skal gjennomføres på Betalingsdag. Ved kontant innbetalt giro skal innbetalingen godskrives Virksomhetens Arbeidskonto samme dag som Banken har fått stilt beløpet til rådighet. Ved innbetaling til egen Arbeidskonto av beløp som er innbetalt kontant til Virksomheten (inkl. sjekker), skal innbetalingen godskrives Virksomhetens Arbeidskonto samme dag som innbetalingen finner sted ved filial hos Banken, eller dersom innbetalingen skjer i annen bank, samme dag som Banken har fått stilt beløpet til rådighet. Ved innbetaling fra utlandet til konto i norske kroner skal innbetalingen godskrives Virksomhetens Arbeidskonto samme dag som Banken har fått stilt beløpet til rådighet. Når Banken har mottatt innbetalinger inkl. innbetalinger fra Virksomheten til egen Arbeidskonto, innen Bankens siste frist for å godskrive Virksomhetens Arbeidskonto samme dag (Cut-off tidspunkt), skal behandling og Oppgjør skje samme dag med samme dags Valutering. Dette innebærer også at Virksomhetens Oppgjørskonto i Norges Bank skal godskrives samme dag som Virksomhetens Arbeidskonto godskrives. Banken skal opplyse om Bankens frist for godskrift av Virksomhetens Arbeidskontoer under punkt 2.5 i foreliggende kravspesifikasjon. 22

23 4.2 Kontering ved utbetalinger a) Banken skal bruke den datoen for hver Transaksjon som Virksomheten har lagt inn i et Betalingsoppdrag, som sin Betalingsdag for vedkommende Transaksjon (med unntak for lønn og lønnsliknende ytelser samt trygdeytelser, jf. punkt b) nedenfor). Dersom angitt dato i et Betalingsoppdrag med leverandørutbetalinger med videre ikke er en Virkedag, skal Banken sette nærmest påfølgende Virkedag som sin Betalingsdag. b) For lønn og lønnsliknende ytelser vil Virksomheten legge inn lønningsdato i Betalingsoppdraget. Banken skal sikre at Betalingsdag blir siste Virkedag før lønningsdato. Dersom lønningsdato ikke er en Virkedag, skal Betalingsdag være nest siste Virkedag før lønningsdato. Dette gjelder både for konto til konto utbetalinger og, forutsatt normal postgang, for giro utbetaling til mottakere uten oppgitt konto. For trygdeytelser fra Arbeids- og velferdsetaten (NAV) vil Virksomheten legge inn utbetalingsdato i Betalingsoppdraget. Banken skal sikre at Betalingsdag blir utbetalingsdato i Betalingsoppdraget. Dersom utbetalingsdato ikke er en Virkedag, skal Betalingsdag være siste Virkedag før utbetalingsdato. Dette gjelder både for konto til konto utbetalinger og, forutsatt normal postgang, for giroutbetalinger til mottakere uten oppgitt konto. c) Dersom angitt dato for en Transaksjon er passert når Betalingsoppdraget mottas av Banken, eller Betalingsoppdraget mottas for sent til at Transaksjonen kan behandles på angitt dato, skal Banken sette nærmeste påfølgende Virkedag som sin Betalingsdag. Dette gjelder også for Transaksjoner knyttet til lønn og lønnsliknende ytelser samt trygdeytelser. d) Ved konto til konto utbetalinger i norske kroner skal mottakers konto være godskrevet og valutert på Betalingsdag. Virksomhetens Arbeidskonto skal belastes tidligst på Betalingsdag. Dersom mottakers konto er i en annen bank, skal Banken gjøre beløpet tilgjengelig for den aktuelle banken slik at valuteringsprinsippene i dette punkt 4.2 overholdes. e) Ved giro utbetaling i norske kroner skal Virksomhetens Arbeidskonto belastes for utbetalt beløp tidligst samme dag som mottaker faktisk hever beløpet, dog tidligst på Betalingsdag. f) Ved behov for hurtig kontantutbetaling skal Virksomheten kunne utstede sjekk eller tilsvarende som kan heves uten forutgående behandling/postering av Banken. Virksomhetens Arbeidskonto skal belastes for utbetalt beløp tidligst samme dag som mottaker faktisk hever beløpet. g) Ved utbetaling til utlandet, fra konto i norske kroner i form av overføringer til konto, skal Banken belaste Virksomhetens Arbeidskonto samme dag som beløpet stilles til rådighet for utenlandsk bank. Transaksjoner i valuta skal belastes for motverdien i norske kroner i henhold til avtalt valutakurs. 23

24 h) Virksomhetens Oppgjørskonto i Norges Bank skal belastes tidligst på det tidspunkt Virksomhetens Arbeidskonto faktisk er belastet. Banken skal opplyse om tidsfrister for innsending og autorisasjon av Betalingsoppdrag under pkt. 3.9 i foreliggende kravspesifikasjon. 4.3 Oppgjør i Norges Bank a) Det er opprettet en egen særskilt konto for oppgjør av betalinger til og fra staten i Norges Banks oppgjørssystem (NBO). b) Betalinger til og fra staten som inngår i avregningene i Norwegian Interbank Clearing System (NICS), gjøres opp på den særskilte kontoen for statlige betalinger i NBO som en del av oppgjøret av NICS Netto. c) NICS identifiserer statlige betalinger på grunnlag av bankregisternummer. Banken må derfor benytte ett eller flere registernummer som bare gjelder Virksomheters Arbeidskontoer. d) Ved betalinger til og fra staten som ikke inngår i avregningene i NICS, har Banken fullmakt til å belaste kontoen for statlige betalinger i NBO for summen av de beløpene som samme dag er blitt belastet Virksomhetens Arbeidskonto. Tilsvarende skal summen av de innbetalingene som er godskrevet Virksomhetens Arbeidskonto overføres til kontoen for statlige betalinger i NBO, slik at Norges Bank kan gi Valutering samme dag som Virksomhetens Arbeidskonto er blitt godskrevet. e) De daglige oppgjørene mellom Banken og Norges Bank av statlige betalinger gjennom NICS skal gjennomføres på de samme tidspunktene som oppgjøret av avregningene fra NICS (NICS Netto) i henhold til driftsmønsteret for NICS og NBO. Oppgjør av alle betalinger utenom NICS skal skje så snart som mulig etter at Banken har mottattbetalingen. Slike oppgjør kan gjennomføres samlet eller enkeltvis, og senest etter oppgjøret av den neste avregningen fra NICS (NICS Netto). Alle betalinger utenom NICS skal gjøres om innenfor samme Oppgjørsdag. f) Overføringer fra Banken til Norges Bank av statlig likviditet om omsetningsdata fra Virksomhetens Arbeidskontoer skal skje effektivt og sikkert med bruk av løsninger som er vanlige for banknæringen og som er sikret i henhold til god praksis for beskyttelse av data i viktige banksystemer. Rutinene for slike overføringer avtales nærmere mellom Banken og Norges Bank. 5. KONTOHOLD 5.1 Virksomhetens Arbeidskontoer hos Banken Virksomhetene skal kunne opprette flere Arbeidskontoer hos Banken. Virksomheter skal også kunne velge å opprette separate Arbeidskontoer for hhv. innbetalinger og utbetalinger. Hver 24

25 Arbeidskonto skal være knyttet til en Oppgjørskonto i Norges Bank. Det kan være flere Arbeidskontoer knyttet til en og samme Oppgjørskonto. Banken skal registrere kontokoblinger mellom Arbeidskontoer og Oppgjørskontoer i egne systemer. Kontokoblingsskjema skal undertegnes av Virksomheten og Banken. Banken skal oversende undertegnet kontokoblingsskjema til Norges Bank i henhold til avtalte rutiner mellom Virksomheten og Banken. Banken skal ha mottatt bekreftelse fra Norges Bank om kontokobling før Arbeidskonto kan tas i bruk av Virksomheten. For hver Arbeidskonto skal Banken føre et fullmaktsregister som til enhver tid viser hvilke personer i Virksomheten som er gitt rettigheter som er omtalt i punkt 8.2. Hver Arbeidskonto åpnes med et fullmaktskort hvor det fremgår krav om at alle utbetalinger skal være autorisert av en fullmaktshaver ved elektroniske Betalingsoppdrag, evt. to fullmaktshavere etter avtale mellom Virksomheten og Banken, og to fullmaktshavere ved bruk av sjekk eller tilsvarende. 5.2 Tilgang til kontoopplysninger Virksomheten skal på daglig basis ha tilgang til kontoopplysninger for hver Arbeidskonto. Slik tilgang skal gis via Bedriftsterminal og være tilgjengelig morgenen etter postering. Dataene skal overføres på et standardisert format som muliggjør automatisk avstemming av Arbeidskontoene. For hver Arbeidskonto skal kontoopplysningene inneholde alle Transaksjoner eller bevegelser foretatt vedkommende dag (fortrinnsvis som summer av Transaksjonene i returinformasjonen) med tilhørende Betalingsdag (jf. omtale i punkt og 3.10) og referanser som gjør det mulig å sammenholde opplysningene mot tilhørende returinformasjon fra Banken. Dette gjelder også Transaksjoner knyttet til betalingskort. Videre skal kontoopplysningene inneholde inngående og utgående saldo, og kontonummer på Oppgjørskontoen ved overføring av omsetningsdata til Norges Bank. Bankens informasjon om Oppgjørskonto skal hentes fra Bankens egne systemer. Dersom Virksomheten ønsker kontoutskrift på papir, skal dette tilbys av Banken og sendes pr. A-post til Virksomheten. Banken bør i så tilfelle tilby en løsning der kontoutskriften på papir kan sendes sjeldnere enn daglig dersom Virksomheten ønsker dette. Papirløsningen kan gjøres til gjenstand for egne prisbetingelser. Dette bør i så fall innarbeides i pristabellen i vedlegg 1 i foreliggende kravspesifikasjon. Kontoutskrift skal være fortløpende nummerert. 5.3 Omnummerering Banken skal tilby funksjonalitet for omnummerering av innbetalinger til nytt kontonummer. Omnummerering skal ikke føre til at annen informasjon i Transaksjonen blir endret/går tapt, så som beløp, betalers kontonummer, evt. referansenummer, evt. KID, evt. melding m.m. 5.4 Dokumentasjon av Transaksjoner Dokumentasjon av alle Transaksjoner til eller fra en Virksomhets Arbeidskonto skal oppbevares av Banken i 10 år. Tilsvarende krav til oppbevaring gjelder i forhold til logging av 25