I Tilbudsinnbydelse for betalings- og kontoholdstjenester for staten

Transkript

1 I Tilbudsinnbydelse for betalings- og kontoholdstjenester for staten Direktoratet for økonomistyring, 28. august

2 Innhold 1. OPPDRAGET Oppdragsgiver og tilbyder Anskaffelsens formål Kunngjøring Tilgang til konkurransegrunnlaget Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget... 5 PRESENTASJON AV KJØPER... 5 TILBUDETS OMFANG... 6 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Opplysningsplikt Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Språkkrav Habilitet... 8 KVALIFIKASJONSKRAV Bankens økonomiske kapasitet Bankens erfaring fra liknende oppdrag Skatteattester HMS-erklæring Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår Eventuell tilleggsfrist... 9 KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og levering Forbehold Tilbud på deler av oppdraget Tilbud fra flere banker i samarbeid Tilbud til alle virksomheter innenfor konsernkontoordningen Løsninger med avvikende funksjonalitet

3 6.7 Endring og tilbakekall av tilbud Hva komplett tilbud skal bestå av Tilbudsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist DFØS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandør Avvisning av tilbud Obligatoriske avvisningsgrunner Valgfrie avvisningsgrunner Avvisning av tilbud på deler av oppdraget Avklaringer Retting av åpenbare feil Retur av avviste og forkastede tilbud AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Nærmere om tildelingskriteriet pris med underliggende kriterier Nærmere om tildelingskriteriet kvalitet med underliggende kriterier Innstilling på kontraktstildeling VIRKSOMHETENS AVROPSPROSESS Nærmere om minikonkurranse Tildelingskriterier ved minikonkurranse på rammeavtalen Tildelingskriterier for avrop tilleggsavtalene Nærmere om direkte avrop Vedlegg 1: Reglement for økonomistyring i staten Vedlegg 2: Liste over virksomheter som skal foreta direkte avrop 3

4 TILBUDSINNBYDELSE 1. OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver og tilbyder Oppdragsgiver er Direktoratet for økonomistyring, heretter kalt DFØ. DFØ innbyr til åpen anbudskonkurranse uten forhandling for inngåelse av nye rammeavtaler for betalings- og kontoholdstjenester med tilhørende tilleggsavtaler for statlige virksomheter. Tilbyder(e) skal være finansinstitusjon eller lignende. Tilbyder er heretter kalt banken. 1.2 Anskaffelsens formål DFØ ønsker å inngå rammeavtaler for betalings- og kontoholdstjenester med tilhørende tilleggsavtaler med maksimalt fire banker, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler skal ha en varighet på tre år med opsjon for DFØ til forlengelse i ytterligere ett år. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen og videresendelse til TEDdatabasen den 28. august Tilgang til konkurransegrunnlaget Banker som melder sin interesse i DOFFIN- eller TED-databasen, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget elektronisk. Banken kan også få tilsendt konkurransegrunnlaget pr. post eller e-post. Banken kan da henvende seg til postadresse eller e-postadresse oppgitt under punkt 1.6. Konkurransegrunnlaget består av følgende tre deler: I II III Tilbudsinnbydelsen (foreliggende dokument) Kravspesifikasjonen Avtaledokumentet 1.5 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom banken finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det bes om tilleggsopplysninger ved skriftlig henvendelse, enten pr. post til: Direktoratet for økonomistyring Forvaltnings- og analyseavdelingen Postboks 7154 St. Olavs plass 0130 OSLO eller pr. e-post til: 4

5 med kopi til Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes tilleggsopplysning bankavtaler. Bankens frist for å be om tilleggsopplysninger i tilknytning til konkurransegrunnlaget er 25. oktober Frist for DFØ til å gi tilleggsopplysninger er 1. november Slike opplysninger vil bli lagt ut på DOFFIN-databasen. Tilleggsopplysninger vil bli tilsendt samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. De som har meldt sin interesse for konkurransen i DOFFINdatabasen, vil få tilsendt slike opplysninger elektronisk via denne databasen. De som pr. post eller pr. e- post har bedt om å få tilsendt konkurransegrunnlaget, vil motta slike opplysninger pr. post eller e-post. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har DFØ rett til å foreta ikke vesentlige rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN-databasen, og sendt samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget på samme måte som beskrevet under punkt 1.6 ovenfor. Opplysninger som DFØ gir på forespørsel fra en bank, vil likeledes bli meddelt alle. Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt over kommer så sent at det er vanskelig for banken å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige banker vil bli varslet om eventuell forlengelse. 2. PRESENTASJON AV KJØPER Økonomiregelverket for staten danner rammen rundt og legger premissene for den foreliggende tilbudsinnbydelsen på betalings- og kontoholdstjenester for staten. Økonomiregelverket består av Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten (fastsatt med endringer, senest av 8. juni 2010). Økonomiregelverket følger som vedlegg 1 til Tilbudsinnbydelsen. Økonomiregelverket gjelder for departementene/statsministerens kontor og underliggende statlige virksomheter som får sine bevilgninger fastsatt på statsbudsjettet medregnet folketrygden 1. I henhold til 17 i Reglement for økonomistyring i staten skal virksomhetene benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal skje gjennom statens konsernkontoordning. Forvaltningen av statens kronelikviditet ivaretas av Norges Bank. Det øverste kontonivået for statens konsernkontoordning er statens foliokonto i Norges Bank. På nivået under dette vil det hovedsakelig være oppgjørskontoer for hver virksomhet. 1 Statlige virksomheter og virksomheter benyttes som felles betegnelser for både departementer og underliggende virksomheter videre i dokumentet. 5

6 DFØ er et ordinært statlig forvaltningsorgan under Finansdepartementet. DFØ har ansvar bl.a. for å: ivareta oppgaver på vegne av Finansdepartementet i forvaltningen av virksomhetenes oppgjørskontoer i Norges Bank inngå og forvalte rammeavtaler for betalings- og kontoholdstjenester for statlige virksomheter gi informasjon og råd til statlige virksomheter om betalingsformidling gi råd til Finansdepartementet om utvikling av felles standarder for statlig betalingsformidling Ansvaret for å følge opp de ulike kravene som regelverket stiller til statlige virksomheter, herunder til betalingsformidling, ligger til ledelsen i den enkelte virksomhet. Kunngjøringen omfatter leveranser av betalings- og kontoholdstjenester til alle statlige virksomheter. Transaksjonsvolumet innenfor statens konsernkontoordning forventes å ligge i størrelsesorden mill. betalingstransaksjoner pr. år, herav ca mill. innbetalinger og ca mill. utbetalinger. Det er i dag ca. 230 virksomheter som har gjort avrop (bestilling) på rammeavtalene tilknyttet konsernkontoordningen. Det er for tiden ca. 990 oppgjørskontoer i konsernkontosystemet i Norges Bank. Det tas forbehold om at omorganiseringer og endringer av oppgaver for statlige virksomheter kan medføre endringer i omfanget av leveranser under Statens konsernkontoordning. 3. TILBUDETS OMFANG Rammeavtalene skal omfatte statlige virksomheters behov for betalings- og kontoholdstjenester innenfor de rammer som er fastsatt i kravspesifikasjonen. Følgende hovedgrupper av tjenester etterspørres: kontohold i NOK betalingstjenester i NOK (inn- og utbetalinger) tilgang til bedriftsterminal valutaveksling knyttet til betalingstjenester kontohold i valuta* betalingstjenester i valuta (inn- og utbetalinger)* bruk av kontantkort for utbetalinger til personer uten bankkonto* utbetalinger knyttet til statsgjeld* * Kontoholds- og betalingstjenester i valuta utenfor Statens konsernkontoordning, bruk av kontantkort til personer uten bankkonto og utbetalinger knyttet til statsgjeld er produkter som skal håndteres i egne tilleggsavtaler, jf. kravspesifikasjonens punkt 11, 12 og 13. Iht. punkt 6.3, er det adgang til ikke å gi tilbud på produktene som håndteres i egne tilleggsavtaler. 6

7 Kunngjøringen omfatter ikke andre bank- og finanstjenester som f.eks. betalingskort, betalingsterminaler, elektronisk faktura til bedriftsmarkedet, likviditetsforvaltning, långivning eller garantier. På sikt kan det bli aktuelt å inngå egne rammeavtaler for enkelte tjenester som ikke er omfattet av den foreliggende tilbudsinnbydelse. Det vil i så fall skje på grunnlag av egne kunngjøringer. Gjeldende rammeavtaler inngått 29. juni 2010 skal avvikles i Innen dette tidspunkt skal alle virksomheter være over på de nye rammeavtalene. Den enkelte statlige virksomhet skal foreta avrop på de nye avtalene i henhold til veileder fra DFØ. Valgt avropsprosedyre er nærmere beskrevet i punkt ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. 4.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse uten forhandling. Dette er en anskaffelsesprosedyre der alle interesserte leverandører kan gi tilbud. 4.3 Opplysningsplikt DFØ skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, eller dersom DFØ beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen (jf. forskrift om offentlige anskaffelser 20-16). 4.4 Offentlighet Tilbudene og anskaffelsesprotokoll er i utgangspunktet ikke unntatt for offentlighet etter at valg av leverandør er foretatt, jf. offentleglova 23 tredje ledd og forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser 3-5. Oppdragsgiver er videre pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Banken skal med tydelig referanse angi opplysninger i tilbudet som banken mener er underlagt taushetsplikt etter forskrift for offentlige anskaffelser 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt innsyn. Dette skal følge som eget dokument i tilbudet (jf. også punkt 6.1). Vi gjør oppmerksom på at slik informasjon fra banken bare er veiledende og at DFØ er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering dersom det foreligger et innsynskrav. 4.5 Taushetsplikt DFØ og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger, fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 7

8 4.6 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt i DFØ kan ikke delta i konkurransen eller inngå avtale med den administrasjon hvor den ansatte gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 4.7 Språkkrav Med unntak av kunngjøringen i TED-basen, har DFØ utformet all dokumentasjon på norsk. DFØ krever at tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. 4.8 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av det foreliggende konkurransegrunnlaget gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til KVALIFIKASJONSKRAV 5.1 Bankens økonomiske kapasitet Banken skal dokumentere sin kredittverdighet med en kredittvurdering fra et ratingselskap. Banken som skal være leverandør på rammeavtalen med tilhørende tilleggsavtaler, med unntak av tilleggsavtalen for valutakontoer, må ha en kredittverdighet som er på et nivå som minimum tilsvarer BBB hos ratingselskapet Standard & Poor s eller Baa2 hos ratingselskapet Moody s. Banken som også skal være leverandør på tilleggsavtalen for valutakontoer, skal ha en kredittverdighet på et nivå som minimum tilsvarer A- hos ratingselskapet Standard & Poor s eller A3 hos ratingselskapet Moody s Dokumentasjonen skal gjelde Bankens nåværende kredittverdighet. Banken skal varsle DFØ om eventuelle endringer i nivået på kredittverdighet i perioden fra tilbudet er sendt DFØ, frem til DFØ har informert banken om hvem som skal tildeles avtale(r). Nyetablerte banker eller banker som eventuelt av andre gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon DFØ har anmodet om, kan fremlegge ethvert annet dokument om den økonomiske stilling som DFØ kan akseptere. Dersom banken har gyldig grunn til ikke å fremlegge ovennevnte dokumentasjon, skal banken ta skriftlig kontakt med DFØ for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 5.2 Bankens erfaring fra liknende oppdrag Banken skal ha erfaring fra liknende store oppdrag innenfor betalings- og kontoholdstjenester. Som dokumentasjon skal banken fremlegge en liste over relevante erfaringer med å håndtere store kunder de siste tre årene. Dersom banken har gyldig grunn til ikke å fremlegge en liste over relevante erfaringer, skal det tas skriftlig kontakt med DFØ for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 8

9 5.3 Skatteattester Banken skal fremlegge skatteattest for skatt og skatteattest for merverdiavgift. Banken kan få tilsendt skatteattestene ved å henvende seg til skatteoppkreverkontoret eller til skattekontoret der banken har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp jf. forskrift om offentlige anskaffelser (3). 5.4 HMS-erklæring Bank som skal utføre arbeid i Norge, skal fremlegge en egenerklæring om at banken oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. 5.5 Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår Banken skal dokumentere ved egenerklæring at alle ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelt underleverandører ikke har dårligere lønns- eller arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. 5.6 Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere banker ikke har levert skatteattester, HMS-erklæring eller erklæring om lønns- og arbeidsvilkår innen tilbudsfristens utløp, kan DFØ fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom banken har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Banken har ikke krav på at DFØ benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle banker i konkurransen og DFØ skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbudene før tilleggsfristen er utløpt. 6. KRAV TIL TILBUDET 6.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet av bemyndiget person i banken 2. Tilbudet skal være merket: Anbud bankavtaler 3. Tilbudet skal leveres i en lukket konvolutt 4. Tilbudet skal utformes på norsk 5. Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post (jf. punkt 6.10) 6. Tilbudet skal utformes i samsvar med konkurransegrunnlaget (banken vil få tilsendt kravspesifikasjonen og avtaledokumentet elektronisk, slik at banken kan innarbeide sine tilbud direkte) 7. Tilbudet skal leveres både på papir og elektronisk på minnepinne. 8. Dersom banken anser at tilbudet inneholder forretningsforhold som er viktige å hemmeligholde (jf. punkt 4.4), skal det i tillegg leveres en versjon der slike opplysninger er sladdet. 9

10 6.2 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Ikke vesentlige forbehold skal være presise og entydige slik at DFØ kan vurdere disse uten kontakt med banken. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses for å være ufullstendig og blir avvist. 6.3 Tilbud på deler av oppdraget Banken skal minimum gi tilbud som dekker hele leveransen som er omfattet av punktene 1 10 i foreliggende kravspesifikasjon. Banken kan velge å ikke gi tilbud på en eller flere tilleggsavtaler, dvs. leveranser som er omfattet av punktene 11, 12 og 13 i foreliggende kravspesifikasjon. 6.4 Tilbud fra flere banker i samarbeid Banker eller grupper av banker har adgang til å gi tilbud i samarbeid. Hver enkelt bank i samarbeidet som er omfattet av tilbudet må oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav under punkt Tilbud til alle virksomheter innenfor konsernkontoordningen Tilbudet skal gjelde for alle virksomheter som er knyttet til statens konsernkontoordning. 6.6 Løsninger med avvikende funksjonalitet Kravene som er stilt fra statens side, er ansett som grunnleggende krav for statlige virksomheter og er basert på økonomiregelverket for staten. Kravspesifikasjonen inneholder en ytterligere konkretisering av økonomiregelverkets krav. Kravspesifikasjonen inneholder krav til bankene. For å få frem helheten i de løsningene det legges opp til, dekker kravspesifikasjonen på noen punkter også deler av rutinene i virksomheten. Det forutsettes at banken tilbyr statlige virksomheter tjenester med funksjonalitet i tråd med skal-kravene som stilles i kravspesifikasjonen. Slik funksjonalitet skal være på plass i bankens systemer på tidspunktet for inngåelse av rammeavtale. På et begrenset antall punkter kan det imidlertid bli gitt åpning for at løsninger i tråd med statens krav skal komme på plass i løpet av en begrenset tidsfrist etter at avgjørelse om rammeavtale er meddelt banken. Banken må i så fall forplikte seg til å ha løsninger på plass (installert og ferdig testet) innen den fastsatte tidsfristen. Dersom slike tidsfrister ikke overholdes, skal DFØ ha rett til å si opp rammeavtalen med umiddelbar virkning (jf. avtaledokumentet punkt 11.2). 6.7 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Hva komplett tilbud skal bestå av Tilbudsbrev Bekreftelse av avtaledokumentet Tilbudsbeskrivelse i samsvar med kravspesifikasjonen 10

11 Dokumentasjon på kvalifikasjoner: - Skatteattester - HMS-erklæring - Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår - Kreditt-rating - Liste over relevante erfaringer 6.9 Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er fredag 15. november 2013 kl Tilbudet skal være DFØ i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen, jf. punkt For sent innkomne tilbud vil bli avvist Innleveringssted Besøksadresse: Direktoratet for økonomistyring Resepsjonen 5. etasje Karl Johans gate 37 B Oslo Postadresse: Direktoratet for økonomistyring Postboks 7154 St. Olavs plass 0130 OSLO 6.11 Vedståelsesfrist Banken er bundet av tilbudet til den 31. desember DFØS BEHANDLING AV TILBUDENE 7.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse og nummereres etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal DFØ skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 7.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted mandag den 18. november 2013 kl Åpning skal foretas av minst to representanter for DFØ. Banken har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 7.3 Avvisning av leverandør DFØ har plikt til å avvise banker som ikke har sendt inn etterspurt dokumentasjon eller som ikke oppfyller DFØs krav til kvalifikasjoner (jf. punkt 5). DFØ kan i tillegg avvise banker av andre årsaker, jf. forskrift om offentlige anskaffelser

12 7.4 Avvisning av tilbud Obligatoriske avvisningsgrunner DFØ plikter å avvise tilbud når: a) det ikke er levert innen fastsatt frist, b) det ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 20-2 første ledd og tredje ledd. c) det er et alternativt tilbud avgitt i strid med forskriftens 20-4, d) det inneholder vesentlige forbehold mot konkurransevilkårene, e) det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, eller f) det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende foreligger tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisningsgrunner DFØ kan avvise tilbud når: a) tilbudet, etter forsøk på avklaring etter forskriftens 21-1 (forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser), inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke anses ubetydelige, b) tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, jf. forskriftens 20-14, eller c) tilbudet ikke er signert jf. forskriftens 20-2 (tilbudets utforming) annet ledd, eller på grunn av andre forbehold ikke anses bindende Avvisning av tilbud på deler av oppdraget I henhold til pkt. 6.3 kan banken velge å gi tilbud på deler av oppdraget. DFØ vil avvise tilbud på hele leveransen inkludert tilbud på tilleggsavtaler, dersom delen av tilbudet som er omfattet av punktene 1 10 i foreliggende kravspesifikasjon, skal avvises i henhold til punkt og DFØ vil kun avvise den delen av tilbud som er omfattet av enten punkt 11, 12 eller 13 i foreliggende kravspesifikasjon (tilleggsavtalene), dersom det er den delen av tilbudet som er årsak til avvisning i henhold til punkt og Avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer knyttet til tilbudene: a) DFØ kan innhente opplysninger hos banken for å få klarlagt uklarheter og ufullstendigheter i tilbudene. Avklaring skal unnlates dersom uklarhetene og ufullstendighetene er slike at tilbudene skal avvises i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet). b) Når det gjelder løsninger eller arbeidsmetoder som banken selv foreslår, kan DFØ be banken foreta utdypninger og klargjøringer om hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt. c) Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger banken har fremsatt. 12

13 7.6 Retting av åpenbare feil Dersom DFØ blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. 7.7 Retur av avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 8. AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse DFØ forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. DFØ kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 8.2 Tildelingskriterier Tildeling skal skje på basis av hvilke tilbud som er økonomisk mest fordelaktige for staten. I kravspesifikasjonen er det angitt en rekke skal-krav til tjenestene og produktene som etterspørres. Disse er utformet som minimumskrav og skal ikke være tildelingskriterier. Bør-kravene som stilles, er statens ønsker til funksjonalitet utover skal-kravene. Dette kan være det staten samlet sett ønsker, eller eventuelt det en enkelt eller noen virksomheter med særlige behov ønsker. Under enkelte punkter i kravspesifikasjonen ber DFØ bankene utdype sine svar. Dette gjelder bl.a. opplysninger om priser, gebyrer og tidsfrister, samt beskrivelse av enkelte løsninger og rutiner. Bankens svar på bør-kravene, beskrivelser og utdypende svar vil bli vurdert i henhold til tildelingskriteriene med underliggende kriterier. Tildelingskriteriene med underliggende kriterier angir hvordan besvarelsen fra bankene vil bli vurdert av DFØ. Under de aktuelle punktene i kravspesifikasjonen er det angitt hvilket tildelingskriterium bankens besvarelse vil bli vurdert i henhold til. Tildelingskriteriene med underliggende kriterier gjelder også for tilleggsavtalene for hhv. valutakontoer, bruk av kontantkort og utbetalinger knyttet til statslån. Enkelte av de underliggende kriteriene gjelder kun for den enkelte tilleggsavtale. Følgende tildelingskriterier blir lagt til grunn: Pris vektes med 60 % De underliggende kriteriene for pris er angitt i tabellene 1 4 under Kvalitet vektes med 40 % De underliggende kriteriene for kvalitet er angitt i tabellene 5 8 under 13

14 8.2.1 Nærmere om tildelingskriteriet pris med underliggende kriterier I tabellene 1 4 er de underliggende kriteriene for pris angitt. Her er det også henvist til hvilket punkt i kravspesifikasjonen som kravene er omhandlet. I tabell 1 angis de underliggende kriteriene som omfatter punkt 1 10 i foreliggende kravspesifikasjon. I tabellene 2 4 angis de underliggende kriteriene som kun gjelder for den enkelte tilleggsavtale. Tabell 1 Underliggende kriterier for pris Henvisning til følgende punkter i Vekt kravspesifikasjonen 1. Transaksjonspriser, gebyrer og Kravspesifikasjonens punkt 9 og 60 % marginer Pristabell i vedlegg 1 punkt 1til 4 Sum vekting pris: 60 % Tabell 2 Underliggende kriterier for pris som kun gjelder tilleggsavtalen for valutakontoer Henvisning til følgende punkter i kravspesifikasjonen Vekt 1. Transaksjonspriser Kravspesifikasjonens punkt 11.7 og 2. Renteberegningsbetingelser Pristabell i vedlegg 2 punkt 2 og 3 Punkt 11.8 og Pristabell i vedlegg 2 punkt 1 60 % Sum vekting pris: 60 % Tabell 3 Underliggende kriterier for pris som Henvisning til følgende punkter i Vekt kun gjelder for kontantkort kravspesifikasjonen 1. Pris kortadministrasjonssystem 2. Pris pr. kontantkort Kravspesifikasjonens punkt og Pristabell i vedlegg 3 Kravspesifikasjonens punkt og Pristabell i vedlegg 3 3. Pris pr. erstatningskort Kravspesifikasjonens punkt Pristabell i vedlegg 3 60 % 4. Transaksjonspris pr. uttak Kravspesifikasjonens punkt og Pristabell i vedlegg 3 5. Renter på innestående beløp på kontantkortkontoen Kravspesifikasjonens punkt og Pristabell i vedlegg 3 6. Pris på tømming av kontantkort til virksomhetens konto Kravspesifikasjonens punkt og Pristabell i vedlegg 3 Sum vekting pris: 60 % Tabell 4 Underliggende kriterier for pris som kun gjelder for tilleggsavtalen for utbetalinger knyttet til statslån Henvisning til følgende punkter i kravspesifikasjonen Vekt 1. Pris på direkte remitteringsavtale Kravspesifikasjonens punkt 13.6 og 60 % Pristabell i vedlegg 4 Sum vekting pris: 60 % 14

15 8.2.2 Nærmere om tildelingskriteriet kvalitet med underliggende kriterier I tabellene 5 8 er de underliggende kriteriene for kvalitet angitt. Her er det også henvist til hvilket punkt i kravspesifikasjonen som kravene omhandlet. I tabell 5 angis de underliggende kriteriene som omfatter punkt 1 10 i foreliggende kravspesifikasjon. I Tabellene 6 8 angis de underliggende kriteriene som kun gjelder for den enkelte tilleggsavtale. Tabell 5 Underliggende kriterier for kvalitet 1. Behandling av utenlandske sjekker (innbetalinger) Henvisning til følgende punkter i Vekt kravspesifikasjonen der vi har stilt børkrav eller bedt om beskrivelser og utdypende svar Bankens beskrivelse under punkt % 2. Tidsfrister Bankens beskrivelser under punkt % (innbetalinger), 3.5 (mottaksretur) og 3.9 (innsending og autorisasjon av betalingsoppdrag og stoppeoppdrag) 3. Beløpsgrense ved utbetalinger Bankens beskrivelser under punkt % 4. Kontroll og autorisasjon av Bankens oppfyllelse under punkt % betalingsoppdrag; transaksjonene bør kunne vises i samme rekkefølge som de ble sent i betalingsoppdraget 5. Stopping av betalingsoppdrag Bankens beskrivelse under punkt % 6. Behandling av overføringer til Bankens beskrivelser under punkt % gyldig, men opphørt konto 7. Serviceapparat Bankens beskrivelse under punkt % 8. Filialnett Bankens beskrivelse under punkt % 9. Organisatoriske endringer Bankens beskrivelse under punkt % 10. Testing Bankens beskrivelser under punkt % 11. Forsegling av filer som inneholder Bankens oppfyllelse under punkt % informasjon fra banken til virksomheten om innbetalinger (konteringsdata) 12. Særskilt avtale om transaksjonsgjennomføring Bankens beskrivelse under punkt % ved store enkeltoppdrag i valuta 13. Oversikt over Virksomhetenes Bankens beskrivelse under punkt % valutaveksling Sum vekting kvalitet: 40 % 15

16 Tabell 6 Underliggende kriterier for kvalitet som kun gjelder for tilleggsavtalen for valutakontoer Henvisning til følgende punkter i kravspesifikasjonen Vekt 1. Kontohold Bankens beskrivelse under punkt % 2. Innbetalinger (avvik fra punkt 2 i Bankens beskrivelse under punkt % kravspesifikasjonen) (vektingen er basert på at det er 3. Utbetalinger (avvik fra punkt 3 i kravspesifikasjonen) ønskelig med minst mulig avvik) Bankens beskrivelse under punkt , , , , , (der det er aktuelt vil vektingen være basert på at det er ønskelig med minst mulig avvik) 10 % 4. Tidsfrister Bankens beskrivelse under punkt % 5. Sikkerhet Bankens beskrivelse under punkt % 6. Rapportering Bankens beskrivelse under punkt % Sum vekting kvalitet: 40 % Tabell 7 Underliggende kriterier for kvalitet som kun gjelder for tilleggsavtalen for bruk av kontantkort 1. Bruk av kontantkort a. Bruksområdet b. Geografiske begrensninger 2. Tekniske egenskaper a. Sikkerhetsløsning b. Beløpsgrense c. Gyldighetstid 2 3. Administrasjon av kontantkort a. Kortadministrasjonssystem b. Bestillings- og leveransesystem c. Sperring av kontantkort 4. Kontohold a. Kontostruktur b. Kontoopplysninger til virksomheten c. Kontoopplysninger til brukeren av kontantkort d. Tilbakeføring av innestående beløp 5. Tidsfrist for oversendelse av Henvisning til følgende punkter i kravspesifikasjonen Bankens beskrivelse under punkt og Bankens beskrivelse under punkt , og Bankens beskrivelse under punkt , og Bankens beskrivelse under punkt , , , og Vekt 10 % 10 % 10 % 5 % Bankens beskrivelse under punkt % betalingsoppdrag 6. Service Bankens beskrivelse under punkt % Sum vekting kvalitet: 40 % 2 Vil kun være tildelingskriterium for virksomheten ved avrop på tilleggsavtalen 16

17 Tabell 8 Underliggende kriterier for kvalitet som kun gjelder for tilleggsavtalen for utbetalinger knyttet til statslån 1. Bankens tidsfrister (cut-off Henvisning til følgende punkter i kravspesifikasjonen Bankens beskrivelse under punkt 13.2 tidspunkter) 2. Utbetalinger Bankens beskrivelse under punkt , , ,13.3.4, , og % 3. Sikkerhet Bankens beskrivelse under punkt 13.5 Sum vekting kvalitet: 40 % 8.3 Innstilling på kontraktstildeling DFØs beslutning om hvem som skal tildeles avtale(r) skal meddeles skriftlig samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før avtale inngås. Med avtale er inngått menes tidspunkt for undertegning av avtale av begge parter. Orienteringen skal inneholde en begrunnelse for valget. 9. VIRKSOMHETENS AVROPSPROSESS Den enkelte statlige virksomhet skal foreta avrop (bestilling) på de nye rammeavtalene i henhold til veileder fra DFØ. Denne gjøres tilgjengelig innen mai De fleste virksomhetene skal foreta avrop etter gjennomført minikonkurranse, mens en gruppe virksomheter, som har få årlige transaksjoner, skal foreta direkte avrop uten å gjennomføre minikonkurranse. Liste over disse virksomhetene følger som vedlegg 2 til tilbudsinnbydelsen. Disse virksomhetene har bekreftet overfor DFØ at de skal foreta direkte avrop. 9.1 Nærmere om minikonkurranse I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 15-3, punkt 3 skal minikonkurranse benyttes når det er inngått rammeavtaler med flere leverandører, og der ikke alle vilkårene er fastsatt i rammeavtalene. Ved gjennomføring av minikonkurranse på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester med tilhørende tilleggsavtaler, legges det opp til at virksomhetene skal henvende seg til alle rammeavtalebankene og be som utdypende informasjon om kvalitet og pris. Hensikten med at virksomheten skal be om informasjonen om priser, er at virksomhetene skal være sikre på at de har forstått prisene i rammeavtalene riktig. Prisene er da fastsatt i rammeavtalene, og virksomhetene har ikke anledning til å avtale andre priser enn de som inngår i rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler. Hensikten med at virksomhetene skal be om utdypende informasjon om kvalitet, er at omtalen i rammeavtalene av tjenestene ikke nødvendigvis gir tilstrekkelig informasjon til virksomhetene. Virksomheter kan derfor ha behov for tilleggsinformasjon som de kan vektlegge ved valg av bankforbindelse. Slik tilleggsinformasjon vil da være mer tilpasset den enkelte virksomhets eget behov for bruk av tjenester og kvaliteten på disse. Eventuelle nye 17

18 vilkår som følge av tilleggsinformasjon fra banken kan ikke avvike med de vilkår som allerede er fastsatt i rammeavtalen, og bankene har ikke anledning til å prise nye vilkår. Ved gjennomføring av minikonkurranse skal virksomhetene ikke vurdere eller vektlegge andre betalings- og kontoholdstjenester enn de som inngår i avtaleverket. Virksomhetene skal inngå egne avtaler som regulerer tekniske og praktiske forhold vedr bl.a. kontoåpninger, bedriftsterminaltilknytning og kommunikasjonsrutiner. Slike avtaler skal ikke berøre eller endre den funksjonalitet som er nedfelt i avtaleverket. Den enkelte statlige virksomhet skal ha anledning til å inngå avtale med flere banker Tildelingskriterier ved minikonkurranse på rammeavtalen Ved virksomhetens valg av bankforbindelse på rammeavtalen skal det tas utgangspunkt i de samme tildelingskriteriene som omtalt under punkt 8.2. Virksomheten skal da vurdere tildelingskriteriene ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester virksomheten skal inngå avtale om, samt virksomhetens planlagte omfang av bruk av disse tjenestene, herunder forventet transaksjonsvolum. Tildelingskriteriene blir da som følger: Pris vektes med 60 % Ved vurdering av pris skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet pris med tilhørende underkriterier som omtalt i tabell 1 under punkt Kvalitet vektes med 40 % Ved vurdering av kvalitet skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet kvalitet med underkriterier som omtalt i tabell 5 under punkt Virksomhetene skal selv bestemme vektingen av de underliggende kriteriene Tildelingskriterier for avrop tilleggsavtalene Enkelte virksomheter vil ha behov for å inngå en eller flere tilleggsavtaler. Ved valg av bankforbindelse på tilleggsavtalene for hhv. valutakontoer, bruk av kontantkort og utbetalinger knyttet til statslån, skal virksomheten ta utgangspunkt i de samme tildelingskriteriene som omtalt under punkt 8.2. På samme måte som ved avrop på rammeavtalen, skal virksomheten vurdere tildelingskriteriene ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester virksomheten skal inngå avtale om, samt virksomhetens planlagte omfang av bruk av disse tjenestene, herunder forventet transaksjonsvolum. I tilleggsavtalene vil det være flere bør-krav, og det vil i større grad åpnes for at bankene skal beskrive sine løsninger enn ved rammeavtalene. Tildelingskriteriet for kvalitet tillegges derfor noe større vekt og pris noe mindre enn ved rammeavtalene. Tildelingskriteriene blir da som følger: Pris vektes med 50 % Ved vurdering av pris skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet pris med tilhørende underkriterier, som omtalt i tabell 2, 3 og 4 under punkt

19 Kvalitet vektes med 50 % Ved vurdering av kvalitet skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet kvalitet med tilhørende underkriterier, som omtalt i tabell 6, 7 og 8 under punkt med unntak av hhv. punkt 5 og 6 i tabell 6 og punkt 2a i tabell 7. Virksomhetene skal selv bestemme vektingen av de underliggende kriteriene. 9.2 Nærmere om direkte avrop Alle virksomhetene som er angitt i vedlegg 2 til tilbudsforespørselen, skal gjøre direkte avrop. Dette er virksomheter som har få transaksjoner og som har bekreftet overfor DFØ at de vil foreta direkte avrop. Ved direkte avrop tas det utgangspunkt i at alle vilkår er fastsatt i rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler. Virksomhetene skal derfor kun ta utgangspunkt i prisene ved valg av rammeavtale og eventuelle tilleggsavtaler. Virksomheten skal ikke ta hensyn til andre tildelingskriterier. Det stilles heller ikke krav til at virksomhetene skal henvende seg til alle bankene det er inngått rammeavtale med, slik kravet er ved minikonkurranse. Virksomhetene skal på samme måte som ved minikonkurranse, inngå egne avtaler som regulerer tekniske og praktiske forhold vedr bl.a. kontoåpninger, bedriftsterminaltilknytning og kommunikasjonsrutiner. Slike avtaler skal ikke berøre eller endre den funksjonalitet som er nedfelt i avtaleverket. 19