Veileder. Virksomhetenes gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene av 5. juni 2018 om betalings- og kontoholdstjenester for staten

Transkript

1 Veileder Virksomhetenes gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene av 5. juni 2018 om betalings- og kontoholdstjenester for staten Publisert: juni 2018

2 FORORD Statlige virksomheter hadde nær 80 millioner betalingstransaksjoner i Det er viktig at disse håndteres profesjonelt og gjennom effektive arbeidsprosesser som tar hensyn til virksomhetenes behov. Det er også viktig at alle statlige virksomheter får dra nytte av konkurranse mellom tilbyderne av betalingstjenester. Økonomiregelverket for staten legger premissene for betalings- og kontoholdstjenester for staten. Statlige virksomheter skal i henhold til regelverket benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal foregå innenfor statens konsernkontoordning. Virksomhetenes bankkontoer skal opprettes hos banker som Direktoratet for økonomistyring (DFØ) inngår rammeavtaler med. Kontoene er knyttet opp mot konsernkontosystemet i Norges Bank, der alle statlige likvider daglig skal samles. Statens kjøp av betalingstjenester i markedet er underlagt lov om offentlige anskaffelser. Loven forutsetter at en anskaffelse så langt som mulig skal være basert på konkurranse ut fra et ønske om å oppnå effektiv ressursbruk. Konkurransen i forbindelse med anskaffelse av tjenester for betalingsformidling for statlige virksomheter skjer i to trinn: I første trinn av konkurransen konkurrerer banker seg imellom for å inngå en rammeavtale med DFØ. Bankene som det inngås rammeavtale med, deltar så i neste trinn. I dette trinnet skal alle virksomhetene foreta avrop (bestilling) på avtalene. Dette skjer gjennom minikonkurranse. DFØs oppgaver på betalingsformidlingsområdet omfatter også det å gi informasjon og råd til statlige virksomheter om betalingsformidling. Denne veilederen beskriver hvordan den enkelte virksomhet skal foreta valg av bank gjennom minikonkurranse. Formålet med denne veilederen er å gi virksomhetene nødvendig grunnlag til å gjennomføre avropsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester Veilederen er tilgjengelig på våre nettsider Vi håper at veilederen blir et nyttig verktøy i virksomhetens prosess for anskaffelse av betalingstjenester og tar gjerne i mot kommentarer og spørsmål til veilederen. Juni 2018 Hilde Singsaas direktør 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning Bakgrunn Formålet med veilederen Oversikt over aktiviteter og tidsfrister for avropsprosessen Rammeavtalebankenes kontaktpunkter i avropsprosessen Om rammeavtalene Rammeavtalenes omfang Tilleggsavtalene Tilleggsavtale for valutakontoer Tilleggsavtale for kontantkort Tilleggsavtale for utbetalinger knyttet til statslån Rammeavtalenes varighet Innskudd som skal holdes utenfor statens konsernkonto Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse Generelt om minikonkurransen Tilgang til rammeavtalene Ved elektronisk tilgang til rammeavtalene via CTM Ved tilgang til rammeavtalene per post Virksomhetens brev til rammeavtalebankene Virksomhetens produkttabell eksempel Virksomhetens behandling av brev fra rammeavtalebankene Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av rammeavtale Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av tilleggsavtaler Virksomhetens anvendelse av tildelingskriteriene Vurdering av pris Ved bruk av DFØs evalueringsmodell Vurdering av kvalitet Ved bruk av DFØs evalueringsmodell Samlet vurdering av kvalitet og pris Minikonkurranse gjennomført uten DFØs evalueringsmodell Avtale med flere banker eksempel Valg av bank og avslutning av avropsprosessen Anskaffelsesprotokoll Meddelelse om valg av rammeavtalebank Avslutning av avropsprosessen Offentlighet Opprettelse og avvikling av arbeidskontoer og krav til kontokoblinger Opprettelse og avvikling av arbeidskontoer Endring av kontokobling Utfylling av avropsskjemaer Avropsskjema Hvem som foretar avrop Omtale av de enkelte punktene i malene for avrop Oppfølging av avropet på rammeavtale Endringer av et foretatt avrop

4 Vedlegg 1: Tildelingskriterier ved valg av tilbud på rammeavtalene Vedlegg 2: Brevmal for innhenting av informasjon om rammeavtalene Vedlegg 3: Protokoll for anskaffelsen Vedlegg 4: Mal for avrop på rammeavtale med vedlegg Vedlegg 5: Mal for avrop på tilleggsavtale for valutakontoer med vedlegg 35 Vedlegg 6: Mal for avrop på tilleggsavtale for kontantkort

5 1. Innledning 1.1. Bakgrunn Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har den 5. juni 2018 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Det er også inngått tilleggsavtaler for hhv. valutakontoer, kontantkort og utbetalinger knyttet til statslån. Rammeavtale og tilleggsavtale for valutakontoer er inngått med følgende tre banker: SpareBank 1 Banksamarbeidet DA DNB Bank ASA Nordea Bank AB (publ), filial i Norge Tilleggsavtalen for kontantkort er inngått med følgende banker: SpareBank 1 Banksamarbeidet DA DNB Bank ASA For tilleggsavtalen for utbetalinger knyttet til statslån er det kun inngått avtale med DNB Bank ASA. Det er obligatorisk for virksomhetene å benytte disse avtalene. Dette er i henhold til bestemmelser om økonomistyring i staten (økonomibestemmelsene) pkt Alle virksomheter skal være over på de nye avtalene innen 30. november Årsaken til dette er at et eventuelt bankbytte ved årsskiftet kan medføre økt risiko for feil i regnskapsavslutningen, og at gjeldende rammeavtaler for betalings- og kontoholdstjenester utløper Alle virksomheter skal foreta avrop (bestilling) på avtalene gjennom minikonkurranse. Avropsprosessen skal gjennomføres i tråd med det som er beskrevet i denne veilederen, inklusive bruk av obligatoriske maler som følger som vedlegg til veilederen. Ved avtaleinngåelse har DFØ sendt brev med informasjon om valg av rammeavtalebanker til alle departementene og virksomhetene. Informasjonen er også lagt ut på våre nettsider ( under Betalingsformidling og konsernkonto) Formålet med veilederen Formålet med denne veilederen er å gi virksomhetene nødvendig grunnlag til å gjennomføre avropsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester Sentrale momenter som belyses, er rammeavtalenes omfang og varighet (omtalt i pkt. 2) virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse (omtalt i pkt. 3) regler for opprettelse og avvikling av arbeidskontoer og krav til kontokoblinger (omtalt i pkt. 4) utfylling av avropsskjemaer (omtalt i pkt. 5) 1.3. Oversikt over aktiviteter og tidsfrister for avropsprosessen Det er viktig at virksomheten kommer raskt i gang med avropsprosessen. I tabellen nedenfor fremgår av første kolonne de enkelte aktivitetene virksomheten skal gjennomføre i 5

6 avropsprosessen med minikonkurranse. I andre kolonne er det vist til hvor i veilederen aktivitetene er nærmere beskrevet. I tredje kolonne i tabellen er det vist til tidsløpet for aktivitetene. Hensikten med det oppgitte tidsløpet er å synliggjøre at virksomheten må sette av tilstrekkelig med tid til å gjennomføre avropsprosessen. Enkelte større virksomheter kan ha behov for mer tid enn det som er angitt i tabellen, mens mindre virksomheter kan ha behov for mindre tid. Virksomheten kan gjerne gjennomføre aktivitetene tidligere enn det som fremgår av tabellen. Det er ca. 190 statlige virksomheter som skal gjennomføre avrop i perioden fra juni til 30. november Bankene har derfor stor pågang med henvendelser. Vi ber virksomheten ha forståelse for bankenes situasjon, og at bankene gis tilstrekkelig med tid til å svare på virksomhetens henvendelser. Aktivitet 1. Virksomheten sender forespørsel til DFØ om å få tilgang til rammeavtalene inklusive alle vedlegg og tilleggsavtaler 2. Virksomheten sender brev til samtlige rammeavtalebanker 1 3. Bankenes frist til å svare virksomhetene 2 4. Virksomheten har evaluert rammeavtalene og svar fra bankene, og velger bank det skal inngås avrop med og eventuelt avrop på tilleggsavtalene 5. Virksomheten dokumenterer sitt valg av bank(er) gjennom en protokoll 6. Virksomheten skriver brev til alle bankene og informerer om valgt bank 1 7. Virksomheten og banken signerer avrop (med vedlegg) på rammeavtalene og eventuelt tilleggsavtaler 8. Virksomheten gjennomfører testing med den valgte banks løsninger mot virksomhetens egne systemer. Dette skjer ved bankbytte eller ved bruk av nye tjenester. 9. Virksomheten sender kontokoblingsskjema til Norges Bank og rammeavtalebank. Dette gjelder kun Omtalt i Tidsløpet veilederen Pkt. 3.2 Innen 1. september 2018 Pkt. 3.3 og 3.4 Vedlegg 2 Pkt. 3.3 og 3.5 Pkt. 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9 og 3.10 Så snart som mulig etter at virksomheten har fått tilgang til avtalene, og innen medio september 2018 Minimum 15 virkedager etter at brev er sendt fra virksomheten 2 Innen medio oktober 2018 Pkt Innen medio oktober 2018 Vedlegg 3 Pkt Innen medio oktober 2018 Pkt og 5 Vedlegg 4, 5 og 6 Pkt Pkt. 4 Vedlegg 4 (vedlagt konto- Innen utgangen av oktober 2018 I løpet av de tre første ukene i november 2018 Innen medio november

7 Aktivitet ved bankbytte og opprettelse av nye arbeidskontoer. 10. Virksomheten har mottatt bekreftelse på at kontokobling er opprettet. Dette gjelder kun ved bankbytte og opprettelse av nye arbeidskontoer. 11. Virksomheten skal være over på de nye rammeavtalene Omtalt i veilederen koblingsskjema) Pkt. 4 Tidsløpet Innen utgangen av november november DFØ anbefaler alle virksomheter å benytte elektronisk konkurransegjennomføringsverkøy (KGV) i avropsprosessen, jf. vårt brev til alle statlige virksomheter datert Virksomheten kan ikke gi banken kortere frist enn 15 virkedager Virksomheten trenger ikke å si opp avrop på rammeavtale og tilleggsavtaler datert den 11. juni 2014, da disse avropene har samme varighet som rammeavtalene og tilleggsavtalene og utløper 31. desember Rammeavtalebankenes kontaktpunkter i avropsprosessen Bank Postadresse e-postadresse SpareBank 1 SpareBank 1 statenskonsernkonto@sb1ostlandet.no Banksamarbeidet DA c/o SpareBank 1 Østlandet PB Hamar Att. Cash Management DNB Bank ASA DNB Treasury Management, Nordic Corporate, M-16 PB 1600 Sentrum 0021 Oslo skk@dnb.no Nordea Bank AB (publ), filial i Norge Nordea Bank AB (publ), filial i Norge Att: Cash Management Postboks 1166 Sentrum 0107 Oslo SKK@nordea.com 2. Om rammeavtalene 2.1. Rammeavtalenes omfang Rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler omtalt i pkt.1.1, omfatter følgende hovedgruppe av tjenester: kontohold i norske kroner betalingstjenester i norske kroner (inn- og utbetalinger) tilgang til nettbank valutaveksling knyttet til betalingstjenester (til/fra norske kroner) 7

8 kontohold i valuta* betalingstjenester i valuta (inn- og utbetalinger)* kontantkort for utbetalinger til personer som ikke får bankkonto* utbetalinger knyttet til statslån* Tjenestene som er merket med stjerne (*), inngår i tilleggsavtalene for henholdsvis valutakontoer, kontantkort og utbetalinger knyttet til statslån. En forutsetning for bruk av tilleggsavtalen for henholdsvis valutakontoer og kontantkort er at virksomheten er gitt visse unntak fra pkt i økonomibestemmelsene, se omtale nedenfor i punktene og Rammeavtalene regulerer varigheten av avtaleverket og inneholder sentrale bestemmelser for henholdsvis innbetalinger, utbetalinger, kontohold, oppgjør i Norges Bank og sikkerhet i denne forbindelse. Den dekker videre de kravene som stilles til tjenester av blant annet forretningsmessig, innsynsmessig og kontrollmessig art. Vedleggene til rammeavtalene inneholder krav til standard funksjonalitet i bankens løsninger, til kvalitet på tjenestene og avtalte priser. Virksomheten kan ikke selv inngå egne avtaler om betalings- og kontoholdstjenester som ikke inngår i avtaleverket, med mindre dette er skriftlig avklart med DFØ på forhånd. Enkelte tjenester som ikke er knyttet til kontohold eller inn- og utbetalinger til bankkontoer, kan virksomheten likevel selv inngå avtale om (uten å avklare med DFØ). Eksempler på slike tjenester er betalingsterminal, nattsafe, bankboks og fakturahotell. DFØ kan inngå tillegg til avtaleverket dersom det oppstår behov for å ta i bruk nye betalingsog kontoholdstjenester som ikke inngår i avtaleverket. Departementene og virksomhetene kan ta kontakt med DFØ dersom det skulle oppstå behov for å få tilgang til nye betalings- og kontoholdstjenester. Statlige virksomheter som disponerer midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, kan inngå egen avtale for disse midlene med en annen bank enn de som staten ved DFØ har rammeavtale med. Se nærmere omtale under pkt Tilleggsavtalene Tilleggsavtale for valutakontoer Det er inngått en tilleggsavtale for valutakontoer. Bruk av tilleggsavtalen innebærer avvik fra økonomibestemmelsene pkt om at alle statlige likvider daglig skal samles i Norges Bank. Virksomheten må derfor søke om unntak fra økonomibestemmelsene før det foretas avrop på tilleggsavtalen for valutakontoer. Virksomheter som har en koordinatorfunksjon i prosjekter som finansieres helt eller delvis av EU, og som har behov for å oppbevare EUmidler på valutakonto, kan benytte Tilleggsavtalen for valutakontoer uten at virksomheten må søke om unntak fra bestemmelsene. Dette er regulert i økonomibestemmelsene pkt Virksomheten må sende en eventuell søknad om unntak til overordnet departement. Overordnet departement må vurdere søknaden og sende søknaden til DFØ. Se også DFØs nettside, under fagområdet økonomiregelverket. 8

9 Ved søknad om unntak for bruk av valutakontoer, vil DFØ vurdere søknaden på grunnlag av om virksomheten: har transaksjoner i valuta som en del av sin ordinære drift eller aktivitet, og dermed foretar inn- og/eller utbetalinger i valuta har utenlandsavdelinger, og er tilknyttet lokale banker for gjennomføring av betalingsformidlingen forvalter midler (eksempelvis prosjektmidler) i valuta, og har inn- og utbetalinger i den valuta prosjektmidlene er gitt i I tillegg kan enkelte virksomheter ha behov for å opprette en NOK-konto for enkelte typer inn- og utbetalingstrømmer. For eksempel kan virksomheten få innvilget unntak fra økonomibestemmelsene for å benytte NOK-konto som et alternativ til utbetalinger fra håndkasse. Avhengig av behov, er det lagt opp til at en virksomhet skal kunne ha en konto for en enkelt valutasort eller for en flervaluta kontostruktur, hvor transaksjonene gjøres via underkontoer i ulike valutaer og likviditetsstyringen via en toppkonto. Tilleggsavtalen omfatter ikke valutakontoer i utlandet. Virksomheter som har behov for valutakontoer i utlandet, kan inngå egen avtale om dette utenfor tilleggsavtalen. Virksomheten må for å bruke slike kontoer også sende en søknad om unntak fra økonomibestemmelsene, se omtale over Tilleggsavtale for kontantkort Det er inngått en tilleggsavtale for kontantkort. Bruk av tilleggsavtalen innebærer avvik fra økonomibestemmelsene pkt om at alle statlige likvider daglig skal samles i Norges Bank. Virksomheten må derfor søke om unntak fra økonomibestemmelsene før det foretas avrop på tilleggsavtalen for kontantkort. Virksomheten må sende en eventuell søknad om unntak til overordnet departement. Overordnet departement må vurdere søknaden og sende søknaden til DFØ. Se også DFØs nettside, under fagområdet Økonomiregelverket. Tilleggsavtalen for kontantkort skal kun benyttes ved utbetalinger til personer som av ulike årsaker ikke får bankkonto, og som er omfattet av Bits regler om BankAxept-infrastruktur og tjenesteregler for BankAxept online instrument for særskilte brukere. DFØ vil utarbeide et eget veiledningsnotat for bruk av kontantkort, som vil bli lagt ut på våre nettsider i løpet av august 2018, under fagområdet Betalingsformidling og konsernkonto Tilleggsavtale for utbetalinger knyttet til statslån Det er inngått en egen tilleggsavtale for utbetalingene knyttet til statslån. Denne tilleggsavtalen benyttes av Finansdepartementet Rammeavtalenes varighet Rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler, med unntak av tilleggsavtalen for kontantkort, har en varighet på tre år til Etter dette tidspunktet har DFØ rett til å forlenge rammeavtalene med ett år til utgangen av Tilleggsavtalen for kontantkort løper fra dato for avtalens inngåelse til Etter dette tidspunkt skal DFØ ha rett til å forlenge avtaleverket med ett år pluss ett år. 9

10 Rammeavtalene som ble inngått i 2014, utløper den Innskudd som skal holdes utenfor statens konsernkonto Statlige virksomheter disponerer enkelte ganger midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen. Dette gjelder ikke-statlige midler som for eksempel beslaglagte midler og midler som tilhører klienter, pasienter, innsatte, med mer. Det samme kan gjelde ordninger der statlige virksomheter videreformidler midler på vegne av andre, uten at disse skal inntektsføres hos virksomheten. Et eksempel på dette er studiefinansieringsmidler for utenlandske studenter. Virksomhetene kan for midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, inngå avtale med en annen bank enn dem som staten ved DFØ har rammeavtale med. For å avgjøre om midler skal være innenfor eller utenfor konsernkontoordningen, bør virksomheten forvisse seg om at midlene tilhører staten. Hvis midlene tilhører enkeltpersoner, skal de normalt ikke inngå i statens konsernkontoordning. 3. Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse 3.1. Generelt om minikonkurransen En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører og som har til formål å fastsette vilkårene for de kontraktene som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til priser og planlagt volum. Det endelige valget av leverandør forutsetter en ny (forenklet) konkurranse mellom alle rammeavtaleleverandørene, i samsvar med nærmere angitte prosedyrer som sikrer forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet. Minikonkurranse benyttes fordi ikke alle vilkårene for en kontrakt er fastsatt i rammeavtalene (jf. forskrift om offentlige anskaffelser 26-3, pkt. 2). Minikonkurranse skal også bidra til å ivareta den enkelte virksomhets egne behov knyttet til tjenestene omfattet av rammeavtalene. Ved gjennomføring av minikonkurranse skal virksomheten ikke vurdere eller vektlegge andre betalings- og kontoholdstjenester enn de som inngår i rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler, se pkt Hovedregelen vil være at virksomheten velger én rammeavtalebank. Virksomheten foretar da avrop på den rammeavtalen som samlet sett, og ut fra virksomhetens totale portefølje av tjenester, som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Virksomheten må vurdere hver enkelt rammeavtale ut fra den samme tjenesteporteføljen, slik at prinsippet om likebehandling av bankene blir ivaretatt. Et eksempel på dette er gitt i pkt En alternativ fremgangsmåte kan være at virksomheten velger flere rammeavtalebanker. Virksomheten foretar da avrop på de rammeavtalene som ut fra enkeltprodukter eller en samling av produkter, er det økonomisk mest fordelaktige for virksomheten. Dette alternativet vil bare være aktuelt dersom løsningen er praktisk gjennomførbar for virksomheten, og kostnadene ved å foreta avrop mot flere rammeavtalebanker ikke er for høye. Et eksempel på valg av flere banker er gitt i pkt

11 DFØ har utarbeidet en evalueringsmodell som virksomheten kan benytte ved gjennomføringen av minikonkurransen. Virksomheten kan også velge å benytte andre evalueringsmodeller. Virksomheten får tilgang til DFØs evalueringsmodell via vårt kontraktsadministrasjonsverktøy, Complete Tender Management (CTM), på samme sted som virksomheten får tilgang til rammeavtalene (jf. pkt. 3.2). Modellen er basert på Excel og er ment å bidra til å forenkle virksomhetens arbeidet med valg av bank. Evalueringsmodellen har en kort veiledning i det første skillearket Bruksanvisning. Her går det blant annet fram hvilke felter som skal fylles ut av virksomheten Tilgang til rammeavtalene Rammeavtalene er unntatt offentlighet og kan ikke sendes på vanlig e-post eller legges ut på DFØs hjemmeside. Alle virksomheter, herunder også departementene, får tilgang til rammeavtalene ved å henvende seg til DFØ på følgende e-postadresse: postmottak@dfo.no Virksomheten må ta stilling til om dere ønsker å få tilgang til rammeavtalene elektronisk eller per post, før e-posten sendes til DFØ, se omtale nedenfor. Den enkleste og raskeste måten virksomheten kan få elektronisk tilgang til rammeavtalene på, er via DFØ sitt kontraktsadministrasjonsverktøy, Complete Tender Management (CTM). Dette er vederlagsfritt for virksomheten å benytte. Alternativet er at virksomheten får tilsendt rammeavtalene pr. post, og selv legger rammeavtalene inn elektronisk i sine systemer Ved elektronisk tilgang til rammeavtalene via CTM Dersom virksomheten ønsker å få elektronisk tilgang til avtalene via CTM, må virksomheten opplyse om dette i e-posten til DFØ. Virksomheten må også opplyse om navnet på virksomheten samt e-postadressen DFØ skal sende informasjon om hvordan virksomheten skal få tilgang til systemet. E-postadressen som virksomheten oppgir blir tilknyttet virksomhetens bruker i systemet. DFØ vil sende en kort veiledning for hvordan pålogging skal skje og hvordan virksomheten skal få tilgang til dokumentene Ved tilgang til rammeavtalene per post Dersom virksomheten ønsker å få tilsendt avtalene per post, må virksomhetens postadresse oppgis i e-posten til DFØ. Virksomheter som ønsker å få tilsendt tilleggsavtalene for valutakontoer og/eller kontantkort, må også opplyse om dette i e-posten. Virksomheter som velger denne løsningen vil i utgangspunktet ikke få tilgang til DFØs evalueringsmodell. Dette skyldes at evalueringsmodellen må lastes ned i Excel og inneholder opplysninger om pris som er unntatt offentlighet Virksomhetens brev til rammeavtalebankene Ved gjennomføring av minikonkurranse på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester og tilleggsavtalene, skal virksomheten benytte brevmal i vedlegg 2 i sin henvendelse til rammeavtalebankene. Kontaktinformasjon til bankene er gitt i pkt For anbudskonkurranser over EØS terskelverdi på 1,1 mill. kroner, har regelverket for offentlige anskaffelser krav om at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandørene skal foregå ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Det er ikke et krav i henhold til regelverket at selve minikonkurransen må foregå med et elektronisk 11

12 konkurransegjennomføringsverkøy (KGV), men DFØ anbefaler alle virksomheter å benytte et KGV i avropsprosessen. KGV er et fagsystem som hjelper virksomheten med digitalt å gjennomføre minikonkurransen, og sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser. Virksomheten kan derfor være trygg på at alle henvendelser eller informasjon som sendes fra virksomheten i avropsprosessen, kommer raskt fram til korrekt mottaker hos banken. Virksomheten skal henvende seg til alle de tre rammeavtalebankene og be om bekreftelse på prisene og utdypende informasjon om kvalitet. Virksomheten kan ikke utelate en eller flere rammeavtalebanker. Brevet til bankene skal omfatte en produkttabell som inneholder informasjon om hvilke produkter som virksomheten skal benytte og forventet årlige volum, se eksempel i pkt. 3.4 og brevmalen i vedlegg 2. Virksomheten skal gi banken en frist på minimum 15 virkedager for å besvare henvendelsen. Vi ber virksomhetene ha forståelse for at bankene har mange henvendelser som skal besvares. Virksomheter som har omfattende spørsmål, bør derfor vurdere om de kan gi lenger tidsfrist. Vi oppfordrer alle virksomheter om også å sende e-post til bankene (jf. e-postadressene under pkt. 1.4) med informasjon om at henvendelsen er sendt. På den måten reduseres risikoen for at virksomhetens henvendelse ikke kommer frem til rette enhet i banken. Hensikten med at virksomheten skal be om bekreftelse på priser, er at virksomheten skal være sikker på at de har forstått prisene i rammeavtalene riktig. Virksomheten har ikke anledning til å avtale andre priser enn de som fastsatt i rammeavtalene. Det samme gjelder for tilleggsavtalene. Hensikten med at virksomheten skal be om utdypende informasjon om kvalitet, er at omtalen i rammeavtalene av tjenestene ikke nødvendigvis gir tilstrekkelig informasjon til virksomheten. Virksomheten kan derfor ha behov for tilleggsinformasjon som kan vektlegges ved valg av bankforbindelse. Slik tilleggsinformasjon vil da være mer tilpasset den enkelte virksomhets eget behov for bruk av tjenester og kvaliteten på disse. Eventuell utdypende informasjon om vilkår som følge av tilleggsinformasjon fra banken, kan ikke avvike med de vilkår som allerede er fastsatt i rammeavtalene. Bankene har heller ikke anledning til å prise nye vilkår. Dette gjelder også for tilleggsavtalene Virksomhetens produkttabell eksempel Virksomhetens produkttabell skal inneholde informasjon om hvilke produkter som benyttes av virksomheten, og om hvilke årlige volum som forventes. Her kan det for eksempel tas utgangspunkt i fakturaer for banktjenester det siste året eller statistikk fra banken. Forventede volumer kan være anslag som kan bygges på virksomhetens egne erfaringer. Forventet volum må beregnes ut fra en fireårsperiode, da rammeavtalenes varighet er på tre år med rett til å forlenge avtalene med ett år, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 5-4(1). La oss anta at en virksomhet benytter seg av fire produkter, hvor forventet volum av Produkt 1, Produkt 2, Produkt 3 og Produkt 4 er henholdsvis , , og 300. Virksomhetens produkttabell tar da form etter tabell 1 under. 12

13 Tabell 1: Produkttabell eksempel med fire produkter Produkt Forventet volum (4 år) Produkt Produkt Produkt Produkt Virksomhetens behandling av brev fra rammeavtalebankene Virksomheten skal motta skriftlig svar fra rammeavtalebankene og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen. Skriftlig svar fra rammeavtalebankene skal skje i form av brev. Det er viktig at korrespondansen er sporbar og kan dokumenteres i ettertid. Virksomheten skal kontrollere at prisene oppgitt i brevet fra banken, er i henhold til rammeavtalens priser (jf. vedlegg 11 til rammeavtalen). Det er ikke anledning til å avtale andre priser enn de som inngår i rammeavtalene. Virksomheten skal også kontrollere at bankens utdypende beskrivelse av kvalitet ikke medfører endringer i forhold til vilkårene som står i rammeavtalene Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av rammeavtale Ved virksomhetens valg ved avrop på rammeavtalene skal det tas utgangspunkt i de samme tildelingskriteriene som DFØ har benyttet ved inngåelse av rammeavtalene, og som er omtalt i vedlegg 1. I tillegg skal virksomheten benytte et administrasjonsgebyr på kroner som legges til prisen til de rammeavtalebankene som virksomheten ikke har avrop hos i dag. Dette administrasjonsgebyret er en andel av de kostnadene virksomheten har ved å bytte bank, og vil for mange virksomheter være vesentlig lavere enn de faktiske omstillingskostnadene ved bankbytte. Administrasjonsgebyret innebærer at virksomheter som kun har en liten gevinst ved å bytte bank, i mindre grad enn tidligere må bytte bank. Disse tildelingskriteriene er som følger: Pris vektes med 60 % Ved vurdering av pris skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet pris med tilhørende underkriterier som omtalt i vedlegg 1, tabell 1. Kvalitet vektes med 40 % Ved vurdering av kvalitet skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet kvalitet med underkriterier som omtalt i vedlegg 1, tabell 5. Virksomheten skal selv bestemme vektingen av de underliggende kriteriene. Virksomheten skal vurdere tildelingskriteriene ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester virksomheten skal inngå avtale om, samt virksomhetens planlagte bruk av disse tjenestene, herunder forventet transaksjonsvolum. Virksomheten kan derfor vekte underliggende tildelingskriterier forskjellig fra det som ble gjort ved DFØs inngåelse av rammeavtalene og tilleggsavtalene, og virksomheten kan også vektlegge utdypende informasjon om kvalitet fra bankene. 13

14 Et eksempel på ulik vekting av tildelingskriterier kan være som følger: La oss anta at en rammeavtalebank har gode veiledningstjenester i forbindelse med utenlandsbetalinger som en del av sitt serviceapparat. For en virksomhet som har mange utenlandsbetalinger, har denne spesifikke servicen betydning, og virksomheten ilegger denne tjenesten stor vekt (for eksempel 15 %). For en virksomhet som ikke har behov for utenlandsbetalinger, er denne servicen uten verdi og tjenesten vektes med 0 %. Et annet eksempel kan være bankens kapasitet til å bistå i å identifisere innbetalinger som inneholder mangelfull informasjon. En virksomhet med relativt mange innbetalinger vil kunne ha behov for å legge større vekt på dette, enn det en virksomhet med relativt få innbetalinger vil gjøre. Virksomhetens vurdering av kvalitet må dokumenteres og inngå i begrunnelsen for valg av rammeavtalebank (jf. pkt ) Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av tilleggsavtaler Enkelte virksomheter vil ha behov for å inngå en eller flere tilleggsavtaler. Ved valg av bankforbindelse på tilleggsavtalene for hhv. valutakontoer, bruk av kontantkort og utbetalinger knyttet til statslån, skal virksomheten ta utgangspunkt i de samme tildelingskriteriene som er omtalt i vedlegg 1. På samme måte som ved avrop på rammeavtalene, skal virksomheten vurdere tildelingskriteriene ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester virksomheten skal inngå avtale om, samt virksomhetens planlagte omfang av bruk av disse tjenestene, herunder forventet transaksjonsvolum. Tilleggsavtalene omhandler i større grad beskrivelser av bankenes egne løsninger enn det som er tilfellet i rammeavtalene. Tildelingskriteriet for kvalitet tillegges derfor noe større vekt og pris noe mindre vekt enn ved rammeavtalene. Tildelingskriteriene for tilleggsavtalene er som følger: Pris vektes med 50 % Ved vurdering av pris skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet pris med tilhørende underkriterier, som omtalt i vedlegg 1, tabell 2, 3 og 4. Kvalitet vektes med 50 % Ved vurdering av kvalitet skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet kvalitet med tilhørende underkriterier, som omtalt i vedlegg 1, tabell 6, 7 og 8. Virksomheten skal selv bestemme vektingen av de underliggende kriteriene Virksomhetens anvendelse av tildelingskriteriene Vurdering av pris Virksomhetene skal vurdere pris ut fra de totale kostnadene knyttet til produktene virksomheten skal benytte seg av. Til å beregne totale kostnader, skal virksomheten ta utgangspunkt i forventet volum for bruk av produkter. Virksomheten skal videre kontrollere at oppgitte priser i informasjonen fra rammeavtalebankene for de aktuelle produktene, er i samsvar med rammeavtalens vedlegg

15 Ved bruk av DFØs evalueringsmodell Dersom virksomheten vil benytte DFØs evalueringsmodell ved gjennomføringen av minikonkurransen (jf. pkt. 3.1), må virksomheten gå inn på skillearket Pris i evalueringsmodellen. Her er prisene på alle tjenestene i hver enkelt rammeavtale lagt inn. I tabellen Transaksjonstyper for henholdsvis innbetalinger og utbetalinger, skal virksomheten fylle inn forventet antall transaksjoner pr. år. Transaksjonstyper som ikke er aktuelle, fylles ikke inn i tabellen. Forventet antall kontoutskrifter fylles inn i tabellen Kontoutskrift dersom virksomheten mottar kontoutskrifter på papir. I tabellen Gebyrer skal virksomheten sette inn forventet antall pr. år på relevante tjenester (blå felter). Bankene kan prise elementene i tjenestene ulikt. Det er derfor ikke alle rader i tabellen hvor pris er fylt ut. For eksempel kan en bank ha priset en enkelttjeneste pr. avtale, mens en annen bank har priset avtale pr. måned eller pr. bruket pr. måned. Virksomheten behøver ikke å fylle inn forventet antall pr. tjeneste i radene som ikke har pris. I tabellen Marginer ved kjøp og salg av valuta må virksomheter som har utlandsbetalinger som innebærer veksling til/fra norske kroner, fylle ut forventet valutabeløp pr. år for aktuelle valutakoder. I tabellen Oppsummering totale kostnader henter evalueringsmodellen kostnadene fra de ulike tabellene og summerer disse pr. bank (for fire år). Dersom virksomheten ikke har avrop med banken i dag, må virksomheten legge inn administrasjonsgebyret på kroner i raden Administrasjonsgebyr, jf. pkt Evalueringsmodellen regner de totale estimerte kostnadene pr. bank (inkl. administrasjonsgebyret) om til poeng og overfører disse til skillearket Score Vurdering av kvalitet Forskjellen i rammeavtalene med hensyn til kvalitet er omhandlet i rammeavtalenes vedlegg 9 om tilleggsinformasjon om enkelte tjenester og vedlegg 10 om tidsfrister. For noen virksomheter vil det også være aktuelt å vurdere bankens informasjon i vedlegg 11, pkt. 5 om særskilt avtale om transaksjonsgjennomføring ved store enkeltoppdrag. Virksomheten skal ta utgangspunkt i disse vedleggene i sin vurdering av kvalitet. Dersom virksomheten ut fra de produktene den skal benytte har behov for utdypende informasjon om kvalitet, kan virksomheten be banken beskrive dette, se punktene 3.3 og 3.5. Virksomheten skal da også vektlegge denne informasjonen i sin vurdering av kvalitet Ved bruk av DFØs evalueringsmodell Dersom virksomheten vil benytte DFØs evalueringsmodell ved gjennomføringen av minikonkurransen (jf. pkt. 3.1), må virksomheten gå inn på skillearket Kvalitet. Her er alle underliggende kriterier for kvalitet som DFØ har benyttet ved inngåelse av rammeavtalene, lagt inn som egne punkter, jf. pkt. 3.6 og vedlegg 1. Unntaket er de to kriteriene som er markert med fotnote i dette vedlegget. Virksomheten skal først vekte underliggende kriterier for kvalitet. Dette gjøres for hver enkelt rammeavtalebank. Underliggende kriterier som ikke er relevant eller som ikke er viktig for virksomheten, vektes med 0 %. Underliggende kriterier som er lite viktig for virksomheten vektes lavt og underliggende kriterier som er viktig, vektes 15

16 høyt. Virksomheten må påse at summen av vekten for alle underliggende kriterier blir totalt 100 %. Verdien på kvalitet vil måtte fastsettes på grunnlag av en subjektiv vurdering. Til å dokumentere virksomhetens vurdering av kvalitet, kan underliggende kriterier som er vektet høyere enn 0 % gis en score fra 1 til 5 hvor 5 er best: Score 5: Løsningen som er beskrevet gir virksomheten i meget stor grad merverdi ut over det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 8. Score 4: Løsningen som er beskrevet gir virksomheten i stor grad merverdi utover det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 8. Score 3: Løsningen som er beskrevet gir virksomheten i noen grad merverdi utover det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 8. Score 2: Løsningen som er beskrevet gir i liten grad merverdi utover det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 8. Score 1: Løsningen som er beskrevet gir virksomheten ingen merverdi utover det som er angitt som minstekrav i rammeavtalenes vedlegg 1 til 8. Evalueringsmodellen summerer poengene pr. bank og overfører disse til skillearket Score Samlet vurdering av kvalitet og pris Virksomhetene skal som omtalt i punktene 3.6 og 3.7, benytte pris og kvalitet som tildelingskriterier ved valg av bankforbindelse. Ved valg av rammeavtale skal tildelingskriteriet for pris vektes med 60 % og kvalitet med 40 %. Ved valg av tilleggsavtaler skal tildelingskriteriene pris og kvalitet tillegges like stor vekt, dvs. 50 % hver. Dersom virksomheten benytter DFØs evalueringsmodell må virksomheten gå inn i skillearket Score. Dette skillearket summerer poengsummen for kvalitet og pris (estimerte kostnader) pr. bank. Banken med høyest poengsum vil bli rangert som nummer «1» og er den foretrukne bank, dvs. har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet (jf. pkt. 3.1) Minikonkurranse gjennomført uten DFØs evalueringsmodell Det er som omtalt i pkt. 3.1, frivillig for virksomheten å benytte DFØs evalueringsmodell ved gjennomføring av minikonkurransen. Dersom virksomheten benytter andre evalueringsmodeller, må virksomheten likevel følge punktene 3.1 til 3.8 i denne veilederen, med unntak av de delene som omtaler evalueringsmodellen Avtale med flere banker eksempel Som nevnt innledningsvis under pkt. 3.1, vil hovedregelen være å velge én rammeavtalebank. I enkelte tilfeller kan likevel utfallet av minikonkurransen være at det som gir det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, er at virksomheten foretar avrop mot flere rammeavtalebanker. Her gjøres det imidlertid oppmerksom på at dette alternativet kun vil være aktuelt dersom virksomheten finner løsningen praktisk gjennomførbar og at kostnaden ved å forholde seg til flere rammeavtalebanker er relativt lav. Tabell 7 nedenfor viser et eksempel på totalkostnader der virksomheten vurderer avrop på flere rammeavtaler. I eksempelet nedenfor er det lagt til grunn at kvaliteten i de tre rammeavtalene er på samme nivå. 16

17 Tabell 2: Produktkostnader eksempel med fire produkter Produkt/total kostnad Forventet volum Pris Kostnad Bank 1 Bank 2 Bank 3 Beste pris Bank 1 Bank 2 Bank 3 Produkt ,50 0,30 0, , , , ,- Produkt ,10 1,00 1, , , , ,- Produkt ,00 12,00 9, , , , ,- Produkt ,00 30,00 35, , , , ,- Administrasjonsgebyr , ,- 0,- Totalkostnad , , ,- prod. 1 og 3 Totalkostnad prod. 2 og , , ,- Når en virksomhet vurderer å bytte bankforbindelse skal virksomheten benytte et administrasjonsgebyr på kroner som legges til prisen til de rammeavtalebankene som virksomheten ikke har avrop hos i dag, jf. pkt I ovenstående eksempel har virksomheten avtale med bank 3 i dag. Bank 1 og 2 får dermed et tillegg i prisen på kroner. Vi ser at produktkostnaden er lavest for produkt 1 og produkt 3 i bank 3, og at virksomheten kan velge bank 3 for disse produktene. Likeledes er produktkostnadene lavest for produkt 2 og 4 i bank 2, selv om virksomheten må legge til kroner i administrasjonsgebyr. For virksomheten innebærer dette at den kan vurdere å gjøre avrop med to rammeavtalebanker. Eksempelet illustrerer forskjellen på totalkostnadene ved å foreta avrop mot en eller flere rammeavtalebanker. Samlet produktkostnad blir i eksempelet lavere ved å bruke to i stedet for en bank. Virksomheten skal også ta hensyn til kvalitet, og på samme måte som under pkt må virksomheten foreta en samlet vurdering av pris og kvalitet. Virksomheten har også adgang til å foreta avrop mot flere rammeavtalebanker på grunnlag av forskjeller i kvalitet mellom bankene på en tjeneste som er viktig for virksomheten. Dette kan f.eks. gjelde utenlandsbetalinger, der det økonomisk mest fordelaktige alternativet (vurdert samlet ut fra pris og kvalitet) kan tenkes å være å benytte en annen bank enn for de øvrige betalingstjenestene. Normalt vil avrop på flere rammeavtaler samtidig ha praktiske konsekvenser og kan medføre at andre kostnader øker (pga. flere kontoserier, ulike kontoutskrifter, nettbankløsninger osv.). Virksomheten skal ta hensyn til disse faktorene i avgjørelsen om det svarer seg å gjøre avrop på flere rammeavtaler Valg av bank og avslutning av avropsprosessen Anskaffelsesprotokoll I henhold til 10-5 og 25-5 i forskrift om offentlige anskaffelser skal oppdragsgiver føre protokoll fra konkurransen. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. 17

18 Den enkelte virksomhet skal dokumentere sin vurdering og sitt valg av bank ved avrop. Som mal for protokoll kan virksomheten bruke vedlegg 3, hentet fra forskrift om offentlige anskaffelser, eller en lignende protokoll Meddelelse om valg av rammeavtalebank Etter at virksomheten har valgt bankforbindelse, skal den skrive brev til alle rammeavtalebankene og informere om hvilken bank virksomheten skal gjøre avrop med. I henhold til 10-1 og 25-1 i forskrift om offentlige anskaffelser har oppdragsgiver en begrunnelsesplikt. Pkt. 1 i paragrafen stiller krav til at en begrunnelse skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, og i samsvar med angitte krav og aktuelle tildelingskriterier. Begrunnelsen skal angi de relative fordelene ved vinnende tilbud. Dokumentasjonen skal bidra til at bankene som ikke har fått kontrakt, skal føle seg trygge på at virksomheten har opptrådt korrekt i følge gjeldende regelverk og prosedyrer. I tillegg vil begrunnelsen fra virksomheten kunne bidra til at bankene på sikt får en bedre forståelse av virksomhetenes behov, og på den måten ved senere anledninger kan gi et bedre tilbud. En god og utfyllende begrunnelse er i tillegg klageforebyggende Avslutning av avropsprosessen Etter at brev om valg av rammeavtalebank er sendt, må virksomheten fylle ut skjema for avrop til banken og sende det til banken, jf. nærmere omtale i pkt. 5. Både banken og virksomheten skal signere avropet. Skjemaet for avrop må sendes selv om virksomheten ønsker å gjøre avrop mot samme bank som ved tidligere rammeavtale. Dette følger av at avrop gjort på tidligere rammeavtale utløper den Virksomheten skal inngå egne avtaler som regulerer tekniske og praktiske forhold vedrørende blant annet kontoåpninger, nettbanktilknytning og kommunikasjonsrutiner. Slike avtaler skal ikke berøre eller endre den funksjonalitet som er nedfelt i avtaleverket. Dersom virksomhetens valg innebærer ny bankforbindelse, skal virksomheten gjennomføre testing av bankens løsninger mot virksomhetens egne systemer før avropet trer i kraft. Testing vil også være aktuelt dersom virksomheten tar i bruk nye tjenester. Ved skifte av bank vil virksomheten få nye arbeidskontoer. Virksomheten må ved skifte av bank også sikre at kontokobling mellom arbeidskontoer og oppgjørskontoer blir etablert. Vi viser til omtale i punkt 4 om hvilke rutiner som gjelder ved opprettelse og avvikling av arbeidskontoer og krav til kontokoblinger Offentlighet Tilbudene og anskaffelsesprotokoll er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet etter at valg av leverandør er foretatt, jf. offentlighetsloven 23 tredje ledd og forskrift for offentlige anskaffelser 7-3. Oppdragsgiver er videre pålagt å følge prinsippene om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Det gjøres oppmerksom på at rammeavtalens vedlegg 9 om tilleggsinformasjon om enkelte tjenester, vedlegg 10 om tidsfrister og vedlegg 11 om pris, er unntatt offentlighet i henhold til offentlighetsloven 23 første ledd. 18

19 4. Opprettelse og avvikling av arbeidskontoer og krav til kontokoblinger 4.1. Opprettelse og avvikling av arbeidskontoer Alle virksomhetene skal ha arbeidskontoer i den rammeavtalebanken virksomheten har inngått avrop med. Arbeidskonto skal alltid kobles til oppgjørskontoer i Norges Bank, slik at alle statlige likvider daglig samles i Norges Bank. Retningslinjene for oppgjørskontoer i Norges Bank og arbeidskontoer i banker innenfor statens konsernkontoordning er omtalt i rundskriv R-104 av 11. november 2015, som er tilgjengelig på Finansdepartementets nettsider. Virksomheter som gjør avrop hos en ny bank eller av andre grunner ønsker å opprette eller avvikle arbeidskontoer, må sende melding til egen bank og Norges Bank, jf. omtale i pkt. 4.2 nedenfor. Dette er viktig fordi Norges Bank vil avvise alle overføringer fra banken, hvor den oppgitte kontokoblingen ikke er i samsvar med kontokoblingen som er registrert i Norges Bank. Virksomheten kan velge om det skal opprettes én samlet arbeidskonto for både ut- og innbetalinger eller separate arbeidskontoer for henholdsvis ut- og innbetalinger. Virksomheten kan også velge å opprette flere arbeidskontoer Endring av kontokobling Virksomheter som gjør avrop hos en ny bank eller av andre grunner ønsker å opprette eller avvikle arbeidskontoer, skal gi nødvendig informasjon om kontokoblinger til banken og Norges Bank ved å fylle ut og signere kontokoblingsskjema 1 i vedlegg til avropet, se mal i vedlegg 4 til veilederen. Virksomheten må sende dette skjemaet både til banken og Norges Bank senest 8 virkedager før arbeidskonto skal tas i bruk. Banken skal i tråd med rammeavtalens vedlegg 4, pkt. 1.2 signere skjemaet, og sende det videre til Norges Bank. Norges Bank vil registrere endringer i kontokoblingen i egne systemer. Norges Bank kontrollerer om kontokoblingen mottatt fra banken er lik den informasjon som er registrert i Norges Banks systemer. Ved nye arbeidskontoer gir Norges Bank deretter tilbakemelding til banken om at kontokobling er etablert og er i samsvar med oversendt kontokoblingsskjema fra banken og virksomheten. Når banken har mottatt bekreftelse fra Norges Bank, skal banken gi virksomheten melding om at arbeidskontoen kan benyttes. Virksomheten må avtale med banken hvordan tilbakemeldingen skal skje. Virksomheter som gjør avrop hos samme bank de har i dag, og som skal videreføre eksisterende kontokoblinger, skal ikke sende kontokoblingsskjema til Norges Bank. Virksomheten må likevel dokumentere eksisterende kontokoblinger ved å fylle ut og signere kontokoblingsskjema 2 som vedlegg til avropet, se nærmere omtale i pkt

20 5. Utfylling av avropsskjemaer 5.1. Avropsskjema I vedlegg 4, 5 og 6 finnes en mal for avropsskjema for avrop på henholdsvis rammeavtale og tilleggsavtalene for valuta og kontantkort. Malene er også tilgjengelige på DFØs nettsider Hvem som foretar avrop Virksomhetens avrop mot banken(e) skal utformes i tråd med malene som er utarbeidet av DFØ. Det er utarbeidet ulike maler for avrop på rammeavtalene og på tilleggsavtale for hhv. valutakontoer og kontantkort. Avropet skal blant annet angi en oversikt over aktuelle kontoer og de tjenester som virksomheten skal benytte hos banken. De enkelte punktene i malene for avrop er omtalt nedenfor. Det er ikke anledning til å avtale avvik i funksjonalitet eller priser i forhold til det som følger av de inngåtte rammeavtalene, jf. blant annet rammeavtalens pkt Valg av bank og avrop på rammeavtalen med vedkommende bank(er) foretas på virksomhetsnivået. En virksomhet kan bestå av flere regnskapsførende enheter (med egne arbeidskontoer og oppgjørskontoer) Omtale av de enkelte punktene i malene for avrop I malene er punkter som må tilpasses av den enkelte virksomhet, markert enten med hakeparentes ([ ]) eller ved prikking (...). Overskriften: Følgende opplysninger tas inn her: virksomhetens navn navnet på den valgte banken Dersom virksomheten velger å benytte flere enn en bank, skal virksomheten gjøre et eget avrop med den enkelte banken (til rammeavtalen som er inngått med de aktuelle bankene). Pkt. 1 Innledning: Her fylles inn opplysninger om: virksomhetens navn navnet på den valgte banken Pkt. 2 Omfang: Omtalen i vedlegg 4 på dette punktet bygger på at virksomheten skal ha tilgang til både innog utbetalingstjenester fra vedkommende bank. Dette vil være tilfellet for de aller fleste statlige virksomheter. Dersom virksomheten derimot velger å benytte en bank til bare å få utført enten ut- eller innbetalinger eller tjenester innenfor en enkelt tilleggsavtale, må teksten i punktet tilpasses dette. Omtalen i vedlegg 4 bygger videre på at virksomheten skal ha tilgang til alle betalingsinstrumentene som er beskrevet i rammeavtalens vedlegg 1 om innbetalinger og vedlegg 2 om utbetalinger. Det anbefales at virksomheten ikke begrenser sin tilgang til de ulike betalingsinstrumentene for inn- og utbetalinger som er omfattet av rammeavtalen. 20

21 Dersom virksomheten har klarlagt at banken kun skal benyttes for å håndtere særskilte transaksjonsformer, bør dette varsles om i oversendelsesbrevet, men uten at det tas inn i avropet. På denne måten unngår virksomheten at det på et senere tidspunkt må gjøres endringer i avropet for å få tilgang til de tjenestene som ønskes innenfor rammeavtalen. En virksomhet skal ikke inngå avrop med bank(er) når det ikke tas sikte på å benytte seg av bankens betalingstjenester. Pkt. 3 Kontohold: Arbeidskonto i norske kroner De enkelte arbeidskontoer hos banken og oppgjørskontoer i Norges Bank skal fremgå av vedlegg til avropet. I det samme vedlegget fremgår hvilke arbeidskontoer som er knyttet til den enkelte oppgjørskonto for virksomheten/regnskapsførende enhet (kontokoblingen). Se kontokoblingsskjema i vedlegg 4 mal for avrop. Ved opprettelse av nye arbeidskontoer skal både banken og virksomheten sende signert kontokoblingsskjema til Norges Bank (jf. pkt. 4.2). Avropet kan ferdigstilles og signeres uten at vedlegget om kontohold og kontokobling ferdigstilles samtidig. Valutakonto Innestående beløp på valutakontoer skal ikke overføres til Norges Bank. De kobles derfor ikke til oppgjørskontoer i Norges Bank. Vedlegget for kontohold for valutakontoer viser kun kontonumrene og kontobetegnelsene for arbeidskontoer i valuta (jf. vedlegg 5). Virksomheten kan benytte felleskonto for inntekter og utgifter i forbindelse med arbeidskonto i valuta, eller egne separate kontoer for inntekter og for utgifter. Kontantkortkonto Innestående på kontantkortkontoene skal ikke overføres Norges Bank. De kobles derfor ikke til oppgjørskontoer i Norges Bank. Pkt. 4 Fakturaadresse: I pkt. 4 oppgis navn på den eller de enhet(er) som banken skal sende sine fakturaer til (med adresse(r)). Flere fakturaadresser kan være aktuelt dersom virksomheten har flere regnskapsførende enheter. Banken skal sende elektronisk faktura til virksomheten på elektronisk handelsformat (EHF) fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Pkt. 5 Kontaktenhet hos virksomheten: I avropet tas det inn navn, adresse og e-postadresse på den enheten hos virksomheten som har et overordnet ansvar for oppfølgingen av avropet på rammeavtale med banken og for det videre avtalemessige forholdet. Banken skal kunne henvende seg til denne enheten ved spørsmål vedrørende avropet og leveransene av betalings- og kontoholdstjenester til virksomheten. Informasjon som banken i henhold til avtaleverket skal sende virksomheten ved blant annet driftsavvik (jf. rammeavtalens pkt. 9), skal sendes til den kontaktenheten driftsavviket berører. Dersom virksomheten består av flere regnskapsførende enheter, sendes informasjonen til de enheter driftsavviket berører (jf. adresser under pkt. 5 i malene for avrop 21