Minikonkurranse Avrop på rammeavtaler for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten

Transkript

1 Minikonkurranse Avrop på rammeavtaler for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten

2 FORORD Statlige virksomheter hadde over 54 millioner betalingstransaksjoner i Det er viktig at disse håndteres av profesjonelle aktører og gjennom effektive arbeidsprosesser som tar hensyn til statlige virksomheters behov. Det er også viktig at statlige virksomheter får nyte fordeler av konkurranse mellom tilbyderne av betalingstjenester. Økonomiregelverket for staten legger premissene for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten. Statlige virksomheter skal i henhold til regelverket benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal foregå innenfor statens konsernkontoordning. De statlige virksomhetene skal benytte arbeidskontoer til inn- og utbetalinger. Disse bankkontoene skal opprettes hos kommersielle banker som Senter for statlig økonomistyring (SSØ) inngår rammeavtaler med. Arbeidskontoene er knyttet opp mot konsernkontoordningen i Norges Bank, slik at alle statlige likvider daglig samles der. Statens kjøp av betalingstjenester i markedet er underlagt Lov om offentlige anskaffelser. Loven forutsetter at en anskaffelse så langt som mulig skal være basert på konkurranse ut fra et ønske om å oppnå effektiv ressursbruk. Konkurransen i forbindelse med anskaffelse av tjenester for betalingsformidling for statlige virksomheter skjer i to trinn: I første trinn av konkurransen konkurrerer banker seg imellom for å inngå en rammeavtale med SSØ. Bankene som blir inkludert i rammeavtaler deltar så i neste trinn. Dette er en minikonkurranse som hver enkelt statlige virksomhet skal gjennomføre for å få dekket sitt behov for betalingstjenester. SSØs oppgaver på betalingsformidlingsområdet omfatter bl.a. det å gi informasjon og råd til statlige virksomheter om statlig betalingsformidling. Denne veilederen beskriver hvordan den enkelte statlige virksomhet skal foreta valg av bank og tildele kontrakter etter en minikonkurranse. I dagens rammeavtaler inngår ikke produkter og tjenester knyttet til valutakonti. Det er inngått en tilleggsavtale knytte til slike tjenester. Minikonkurranseprosedyrene gjelder også for tilleggsavtalene i valuta. SSØ v/ Avdeling for konsernsystemer er ansvarlig for veilederen. Avdelingen har fått nyttige bidrag fra Finansdepartementet v/ Økonomistyringsseksjonen. Veilederen blir gjort tilgjengelig på vår internettside Avdelingen vil arrangere kurs for de virksomheter som ønsker det. Kursene er gratis. Vi håper at veilederen blir et nyttig verktøy i statlige virksomheters prosess for anskaffelse av betalingstjenester og tar gjerne i mot kommentarer til veilederen. 16. August 2006 Marianne Andreassen, direktør SSØ

3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Formål Oppbygging Definisjoner 5 2. Rammeavtaler og avtalestruktur Rammeavtalens omfang og varighet Tilleggsavtaler Innskudd som kan holdes utenfor statens konsernkonto Rammeavtalens struktur Kriterier for valg av tilbud til rammeavtalene Roller og ansvar Minikonkurranse Definisjon av minikonkurranse Hvilke vilkår er ikke fastsatt i rammeavtalen? Tildelingskriterier for valg av bank ved minikonkurranse Gjennomføring av minikonkurranse prosessbeskrivelse og tidsfrister Det praktiske arbeid ved en minikonkurranse Implementering av tildelingskriteriene for valg av tilbud Egen produktmatrise - eksempel Den statlige virksomhetens totale kostnader Priser Generelt om priser Volumavhengige priser Avrop og priser ved rammeavtalenes start Valg etter laveste totalkostnad - eksempel Valg etter beste service - eksempel Avtale med flere banker - eksempel Dokumentasjon Begrunnelsesplikt og klager Anskaffelsesprotokoll og avropsdokumentasjon 5 5. Arbeidskonti og oppgjørskonti Regler for oppgjørskonti Oppretting av oppgjørskonti Avvikling av oppgjørskonti Valg av bank, skifte av bank og oppsigelsesregler Arbeidskonti og kontokobling Opprettelse av arbeidskonti Kontokobling mellom arbeidskonti og oppgjørskonti Mal for utfylling av avropsskjema Avropsskjema Hvem som foretar avrop Omtale av de enkelte punktene i malene for avrop Oppfølging av avropet på rammeavtale Endringer av et foretatt avrop 1 Vedlegg 1 Juridiske rammebetingelser 3 Vedlegg 2 Fordeler og ulemper ved minikonkurranse 4 Vedlegg 3 Brevmal for innhenting av tilbud fra rammeavtalebankene 5 Vedlegg 4 Protokoll for anskaffelser gjennom minikonkurranse 7 Vedlegg 5 Mal for avrop på rammeavtale med vedlegg 8 Vedlegg 6 Mal for avrop på tilleggsavtale for valuta med vedlegg 41

4 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Økonomiregelverket Økonomiregelverket for staten legger premissene for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten. Økonomiregelverket består av Reglement for økonomistyring i staten fastsatt 2. desember 2005 ved kongelig resolusjon, og Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt 21. desember 2005 av Finansdepartementet. I tillegg finnes en rekke rundskriv hjemlet i regelverket. Statlige virksomheter 1 skal i henhold til 17 i Reglement for økonomistyring i staten benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal foregå innenfor statens konsernkontoordning. De statlige virksomhetene skal, i henhold til Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt 3.4, benytte arbeidskontoer til inn- og utbetalinger. Disse bankkontoene opprettes hos de bankene Senter for statlig økonomistyring (SSØ) inngår rammeavtaler med. Arbeidskontoene er knyttet opp mot konsernkontoordningen i Norges Bank, slik at alle statlige likvider daglig samles der, jf. punkt i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Statlige virksomheter er forpliktet til å benytte rammeavtalene og velge bank(er) i henhold til en avropsprosess angitt i denne veilederen. Bevilgningsreglementet Bevilgningsreglementet vedtatt av Stortinget 26.mai 2005 har retningslinjer om statens kontantbeholdning i 14. I henhold til reglementet skal statskassens kontantbeholdning plasseres som innskudd på folio i Norges Bank, og bare benyttes i samsvar med gitte bevilgninger eller særlig samtykke fra Stortinget. Kongen kan likevel bestemme at deler av kontantbeholdningen - plasseres i andre banker når det er nødvendig å fravike statens konsernkontoordning av hensyn til effektiv oppgaveutførelse, og slike innskudd ikke overstiger behovet for nærmeste framtid. - benyttes til finanstransaksjoner som har til hensikt å redusere statens finanskostnader eller ivareta pengepolitiske mål. Lov om offentlige anskaffelser En mest mulig effektiv ressursbruk er påkrevd ved offentlige anskaffelser. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 skal bidra til dette. Loven forutsetter at en anskaffelse så langt som mulig skal være basert på konkurranse. Konkurransen i forbindelse med anskaffelse av tjenester for betalingsformidling for statlige virksomheter skjer i to trinn: I første trinn av konkurransen konkurrerer banker seg imellom for å bli inkludert i rammeavtalene. Bankene som blir inkludert i rammeavtalene, deltar i neste trinn, som er en minikonkurranse i henhold til en prosedyre som er nærmere beskrevet i pkt Formål Formålet med denne veilederen er å gi de statlige virksomhetene nødvendig informasjon og grunnlag for å gjennomføre avropsprosessen, slik at gevinstene ved en minikonkurranse skal kunne realiseres. Sentrale momenter som søkes belyst er: Rammeavtalens funksjon og virkemåte Roller og ansvar Minikonkurranse og de statlige virksomhetenes rolle i denne Kriterier for de statlige virksomhetenes valg av bankforbindelse Regler for oppretting, vedlikehold og opphør av arbeids- og oppgjørskonti 1 Veilederen gjelder for ordinære statlige forvaltningsorganer, statlige forvaltningsbedrifter og forvaltningsorganer med særskilte fullmakter som får midler bevilget over 50-post på statsbudsjettet ( nettobudsjetterte virksomheter ) medregnet folketrygden. Disse betegnes i veilederen som virksomheter. 4

5 1.3 Oppbygging Dette dokument er prosessorientert, hvor viktig detaljinformasjon finnes i vedleggene. Kapittel 2 gir en oversikt over prosessen bak rammeavtalene for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester i staten. Praktiske forhold som struktur, omfang og varighet av avtalene blir nærmere belyst. Videre følger en beskrivelse av kriteriene som er brukt for valg av banker til avtalen. Til slutt i kapitlet defineres roller og ansvar, herunder Finansdepartementets, SSØs, Norges Banks, departementenes, statlige virksomheters og rammeavtalebankenes ansvar. Kapittel 3 definerer begrepet minikonkurranse, og beskriver bruken av denne anskaffelsesformen. Kapittel 4 inneholder en prosessbeskrivelse, tidsfrister for gjennomføring av minikonkurranse samt en rekke eksempler for den praktiske gjennomføringen av minikonkurransen. Det legges stor vekt på hvordan en kan implementere kriteriene for valg av tilbud. Kapitlet er ment å kunne brukes som en mal for selve minikonkurransen. Hensikten med kapittel 5 er å gi de statlige virksomhetene nødvendig informasjon for å håndtere oppgjørskonti og arbeidskonti. Rutinene for åpning/avvikling av konti, samt utfylling av avropsskjema er nærmere beskrevet. I Vedlegg 1 gjøres det rede for de juridiske rammebetingelsene rundt anskaffelse av betalingsformidlingskontoholdstjenester for staten. Anskaffelsene gjennomføres i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Vedlegg 2 beskriver fordeler og ulemper ved minikonkurranse. Vedlegg 3 inneholder en brevmal for innhenting av tilbud fra rammeavtalebankene. Et forslag til standard protokoll for anskaffelser er gjengitt i Vedlegg 4. Vedlegg 5 inneholder mal for avrop med vedlegg. Vedlegg 6 inneholder mal for avrop på tilleggsavtaler for valuta med vedlegg. 1.4 Definisjoner I oversikten nedenfor defineres en del sentrale begreper som benyttes i veilederen. Enkelte av definisjonene har en mer generell anvendelse, mens andre er definert spesielt for denne veilederen, og benyttes ikke nødvendigvis på samme måte i andre sammenhenger. Ny Forskrift om offentlige anskaffelser er fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 med hjemmel i lov 16.juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. På grunn av forsinkelser med innlemming av de nye innkjøpsdirektivene i EØS-avtalen, vil den nye forskriften tre i kraft 1. januar

6 Arbeidskonto Avrop Avropsskjema Cut-off Kontokobling Oppgjørskonto Produktkostnad Rammeavtale De statlige virksomhetenes konto hos rammeavtalebanken Den skriftlige meddelelsen som den statlige virksomheten gir til banken(e) om tjenesteyting til den statlige virksomheten innefor rammeavtalene. Den statlige virksomheten kontakter alle rammeavtalebanker, og gjennomfører en minikonkurranse før endelig valg av bank(er) foretas Standardskjema som bankene benytter for å dokumentere arbeidskonti, kobling mellom arbeids- og oppgjørskonti samt faktureringsadresse. Det benyttes egne avropsskjemaer for valutakonti som ikke kobles til oppgjørskonti i Norges Bank Cut-off er det seneste tidspunkt et ferdig godkjent oppdrag skal være mottatt av banken for å kunne bli utført av banken på den valgte betalingsdato Tilknytning/kobling mellom virksomhetens arbeidskonti i rammeavtalebanken og virksomhetens oppgjørskonti i Norges Bank Statlig virksomhets konto i Norges Bank dit saldo på Arbeidskonto daglig overføres Kostnaden knyttet til et enkelt produkt eller en enkelt tjeneste. Størrelsen på kostnaden er gitt ved produktet av prisen og volumet for produktet eller tjenesten Avtaler mellom SSØ og kommersielle banker om statens konsernkontoordning Rammeavtalebank Betalingsformidler som SSØ har inngått rammeavtale med. Statlige virksomheter kan velge rammeavtalebank etter minikonkurranse ved kjøp av betalingsformidlings- og kontoholdstjenester. Rammeavtalebanken forestår føring av den statlige virksomhetens arbeidskontoer 6

7 Statens konsernkontoordning Statlig virksomhet Tilleggsavtale Tjenesteportefølje Unntakssøknad Økonomisk mest fordelaktig tilbud Statens betalingsformidling, kontohold, likviditetsforvaltning og tilhørende rutiner Ordinære statlige forvaltningsorganer, statlige forvaltningsbedrifter og forvaltningsorganer med særskilte fullmakter som får midler bevilget over 50-post på statsbudsjettet ( nettobudsjetterte virksomheter ) medregnet folketrygden Avtaler mellom SSØ og rammeavtalebanker om produkter som ikke inngår i statens konsernkontoordning, (eksempelvis utbetalinger knyttet til statslån) eller krever unntak fra regelverket (eksempelvis valutakonti) Samling av de tjenester og produkter den statlige virksomheten ønsker å benytte seg av Søknad som sendes fra en statlig virksomhets fagdepartement, som ønsker unntak fra Økonomiregelverket i forbindelse med statens konsernkontoordning. Søknaden sendes til SSØ v/ Avdeling for forvaltning og analyse Blir definert i henhold til i Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april Dersom tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktgjenstanden. Dette kan eksempelvis være kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice og teknisk bistand, og tid for levering eller ferdigstillelse. Dette begrepet bør ikke forveksles med laveste pris kriteriet som er et alternativ til økonomisk mest fordelaktig tilbud 7

8 2. Rammeavtaler og avtalestruktur 2.1 Rammeavtalens omfang og varighet Rammeavtaleverket omfatter tjenester som er generelle innenfor rammen av Statens konsernkontoordning. Følgende hovedgruppe av tjenester inngår i avtaleverket: - Kontohold i NOK - Betalingstjenester i NOK (inn- og utbetalinger) - Kontohold i valuta* - Betalingstjenester i valuta (inn- og utbetalinger)* - Inn- og utbetalinger knyttet til statsgjeld* - Valutaveksling knyttet til betalingstjenester - Tilgang til bedriftsterminal - Tilgang til betalingsterminal * Både kontohold og betalingstjenester i valuta utenfor statens konsernkontoordning samt inn- og utbetalinger knyttet til statsgjeld håndteres i separate tilleggsavtaler. Rammeavtalene skal løpe til De kan, etter dette tidspunkt, forlenges for ett år av gangen samlet i inntil to år. Rammeavtaler inngått i 2003 avvikles uten ytterligere behov for varsling. Innen dette tidspunkt skal alle statlige virksomheter være over på de nye rammeavtalene. SSØ og rammeavtalebankene har rett til når som helst å si opp avtaleverket med ni måneders varsel. Oppsigelsen får virkning ved utløpet av den kalendermåneden som er ni kalendermåneder etter utløpet av den måneden som oppsigelsen er gitt i. SSØ har rett til å heve avtaleverket dersom banken ikke overholder tidsfristene for utvikling av ny funksjonalitet som fremgår av eventuelt særskilt vedlegg til avtalen. Tjenesteytelser til en statlig virksomhet innenfor et avrop skal ha samme varighet fra avropets oppstart som avtaleverket. Den statlige virksomheten skal likevel ha rett til når som helst å si opp tjenesteytelsene etter et avrop med fem måneders varsel. Oppsigelsen får virkning ved utløpet av den kalendermåneden som er fem kalendermåneder etter utløpet av den måneden som oppsigelsen er gitt i, jf. pkt 6.1.c i Tilbudsinnbydelse på betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten. Den statlige virksomheten skal i oppsigelsesperioden kunne forberede overgang til annen bank. Rammeavtalebanken har ikke rett til å si opp tjenesteytelser etter et avrop. En bank som omfattes av rammeavtalen, skal ha tilstrekkelig kapasitet til å dekke behovet for oppfølging av de statlige virksomhetene til enhver tid. Dersom det oppstår behov for å ta i bruk nye produkter og tjenester som ikke inngår i Rammeavtalen, kan SSØ utlyse ny anbudskonkurranse. 2.2 Tilleggsavtaler I henhold til pkt. 4.3 i de gjeldende rammeavtaler kan partene inngå tillegg til avtaleverket dersom det oppstår behov for å ta i bruk nye produkter eller tjenester som ikke inngår i rammeavtalen. I dagens avtaler inngår ikke produkter og tjenester knyttet til valutakonti. Det er derfor inngått en Tilleggsavtale knyttet til slike tjenester. I tilleggsavtalen legges det opp til unntak fra prinsippet i pkt i Bestemmelser for økonomistyring i staten. Betalingsformidling kan således skje utenom statens konsernkontoording i Norges Bank. Utgangspunktet for bruk av tilleggsavtalen vil være at den statlige virksomheten gis unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten. SSØ vurderer søknader om unntak på grunnlag av om den statlige virksomheten: - har transaksjoner i valuta som en del av sin ordinære drift eller aktivitet, og dermed foretar inn- og/eller utbetalinger i valuta - har utenlandsavdelinger, og er tilknyttet lokale banker for gjennomføring av betalingsformidlingen - forvalter midler i valuta, og har inn- og utbetalinger i den valuta midlene er gitt i 8

9 Bankenes betalingsformidlings- og kontoholdstjenester vil være tilgjengelige direkte via Norge, via egne filialer i utlandet eller gjennom korrespondentbanker. Avhengig av behov, er det lagt opp til at en statlig virksomhet skal kunne ha en konto for en enkelt valutasort eller for en flervaluta kontostruktur, hvor transaksjonene gjøres via underkonti i ulike valutaer og likviditetsstyringen via en toppkonto. Betalingsstrømmene knyttet til statens gjeldsforvaltning var inntil 2005 håndtert ved hjelp av Norges Bank som betalingsformidler. I 2005 inngikk Finansdepartementet en tilleggsavtale som erstattet denne ordningen, slik at utbetalingene knyttet til statslån kan inngå i den ordinære konsernkontoordningen. 2.3 Innskudd som kan holdes utenfor statens konsernkonto Statlige virksomheter disponerer enkelte ganger midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen. Dette gjelder for eksempel ikke-statlige midler som beslaglagte midler og midler som tilhører klienter, pasienter, innsatte, utenlandske studenter med mer. Det samme kan gjelde ordninger der statlige virksomheter videreformidler midler på vegne av andre, uten at disse skal inntektsføres hos den statlige virksomheten. Et eksempel på dette er studiefinansieringsmidler for utenlandske studenter. De statlige virksomhetene kan for midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, inngå avtale med en annen bank enn dem som staten har rammeavtale med. For å avgjøre om midler skal være innenfor eller utenfor konsernkontoordningen, bør den statlige virksomheten forvisse seg om disse midlene tilhører staten. Hvis midlene tilhører enkeltpersoner, vil de ikke inngå i statens konsernkontoordning. 2.4 Rammeavtalens struktur På grunnlag av økonomiregelverket for staten og i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser , inngår SSØ parallelle rammeavtaler med minst tre leverandører, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører (jf. figur 2.4 for beskrivelse av gjennomføring). Rammeavtalen regulerer varigheten av avtaleverket og inneholder sentrale bestemmelser for henholdsvis innbetalinger, utbetalinger, kontohold, oppgjør i Norges Bank og krav til sikkerhet i denne forbindelse. Den dekker videre de kravene som stilles til tjenester av bl.a. forretningsmessig, innsynsmessig og kontrollmessig art. Vedleggene til rammeavtalen inneholder krav til standard funksjonalitet i bankens løsninger og avtalte priser. Det skal i tillegg kunne inngås egne avtaler mellom den statlige virksomheten og rammeavtalebanken som regulerer tekniske og praktiske forhold ved blant annet kontoåpning, bedriftsterminaltilknytting, kommunikasjonsrutiner mm. Slike avtaler, som vil være på et mer praktisk plan, skal ikke kunne avvike fra den standardfunksjonalitet som er nedfelt i rammeavtalen. Figur 2.4 under viser en modell av hvordan anbudskonkurransen for betalings- og kontoholdstjenester gjennomføres. 9

10 Figur 2.4 Gjennomføring av anbudskonkurransen for betalingsformildings- og kontoholdstjenester for staten SSØ Tilbudsinnbydelse DOFFIN og TED Kunnkjøring av anbudskonkurranse Bank 1 Bank 2 Bank 3 Bank n SSØ Registrering av tilbud. Instilling om valg av rammeavtalebanker. Inngåelse av rammeavtaler Rammeavtale - bank 1 Rammeavtale - bank 2 Rammeavtale - bank 3 Minikonkurranse Statlig virksomhet Avrop 2.5 Kriterier for valg av tilbud til rammeavtalene Senter for statlig økonomistyring har valgt de økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf i Forskrift om offentlige anskaffelser. Kvalifikasjonskravene til leverandøren er dens økonomiske og finansielle stilling, samt oppfyllelse av funksjonell kravspesifikasjon. Dette i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. Etter en slik vurdering er valg av leverandører gjort med bakgrunn i følgende tildelingskriterier: Pris vektes med 50 % Kvalitet vektes med 25 %, hvor følgende elementer vektlegges i vurderingen: - Bankens beskrivelse og dokumentasjon på prosedyrer for transaksjonshåndtering - Bankens beskrivelse og dokumentasjon på prosedyrer og tidsfrister for håndtering av feil og klager - Bankens beskrivelse og dokumentasjon på prosedyrer for tidsfrister for avviste transaksjoner, og bankens dokumentasjon på sin innsats på dette området - Bankens beskrivelse og dokumentasjon på rutiner for kundeoppfølging, og opplegg for periodisk brukerevaluering. 10

11 Service vektes med 25 %, og følgende elementer vektlegges i vurderingen: - Bankens beskrivelse av løsning for serviceapparat, inklusive om løsningen er dedikert og dimensjonert til behovet innenfor statens konsernkontoordning - Bankens beskrivelse av etablering av leveranse og drift. Dette innebærer tilstrekkelig kapasitet til å dekke behovet for oppfølging av de statlige virksomhetene til enhver tid. De statlige virksomhetene skal ha tilgang til et fullverdig testsystem med tilhørende rutiner hos bankene. Det er også stilt krav til bankene om å varsle innføring av nye systemer, oppgraderinger og lovendringer som berører den statlige virksomheten. Dette henger også sammen med krav til oppfølging mot leverandører av økonomi- og lønnssystemer. Banken presenterer dokumentasjon på at den tilfredsstiller disse kravene. - Bankens beskrivelse og prosedyrer for driftsavvik og driftsfeilsituasjoner - Bankenes beskrivelse av utviklingsaktiviteter som er rettet mot å oppfylle de statlige virksomhetenes behov, bl.a. krav til forbedring av rutiner og produkter slik at de blir godt tilpasset de statlige virksomhetenes behov - Bankens beskrivelse av veiledning og produktopplæring til de statlige virksomhetene På bakgrunn av disse kriterier har SSØ kvalifisert DnB NOR Bank ASA, Nordea Bank Norge ASA og SpareBank 1 Alliansen som rammeavtalebanker. Følgende banker er kvalifisert for tilleggsavtalene: Tilleggsavtale for valutakonti DnB NOR Bank ASA Nordea Bank Norge ASA SpareBank 1 Alliansen Tilleggsavtale for utbetalinger knyttet til statslån DnB NOR Bank ASA Nordea Bank Norge ASA 11

12 2.6 Roller og ansvar Det er seks aktører som har særskilte roller og ansvar i forbindelse med forberedelse, forvaltning og gjennomføring av rammeavtalene samt for avropsprosessen og for vedlikehold av arbeids- og oppgjørskonto. Finansdepartementet Finansdepartementet har et overordnet ansvar for økonomistyring i statsforvaltningen og fastsetter prinsipper og standarder for god økonomistyring. Fagområdet statlig økonomistyring omfatter blant annet etatsstyring, eierstyring, intern styring, evaluering, forvaltning av tilskuddsordninger, resultat- og regnskapsrapportering, likviditetsforvaltning og samfunnsøkonomiske analyser. Finansdepartementet inngår avtaler med Norges Bank for å fastsette rammer for Norges Banks forvaltning av statlig likviditet. Det er også Finansdepartementet som avtaler rammene for Norges Banks tilsyn av konsernkontoordningen. SSØ SSØ ble etablert som et forvaltningsorgan under Finansdepartementet. SSØ er et ekspertorgan med oppgaver blant annet innenfor forvaltning av statens konsernkontoordning. Senterets oppgaver er på dette området definert som: Forvalte de statlige virksomhetenes oppgjørskontoer i Norges Bank Inngå og forvalte rammeavtalene med bankene, tilleggsavtaler i valuta og for utbetalinger knyttet til statsgjeld. Det er foreleggelsesplikt for Finansdepartementet i prinsipielt viktige saker. Gi informasjon og råd til statlige virksomheter om statlig betalingsformidling I nødvendig grad å forberede og kvalitetssikre for Finansdepartementet utbetalinger fra statens foliokonto til statlige virksomheter som opererer utenom statens konsernkontoordning Å rådgi Finansdepartementet om utvikling av fellesstandarder for statlig betalingsformidling Enkelte av disse oppgavene er nærmere spesifisert i Rundskriv R-104 av fra Finansdepartementet. Norges Bank Statens konsernkontoordning er basert på en rekke hovedprinsipper. Disse er bl.a.: All statlig likviditet overføres til/fra statens foliokonto i Norges Bank på daglig basis. Overføringen av midler til/ fra statens konti i Norges Bank skjer med korteste og enkleste betalingsvei. Forvaltningen av statlig likviditet ivaretas av Norges Bank. Betalingsformidlingen skjer ved overføring mellom konti. Norges Bank er systemeier for statens konsernkontosystem og inngår avtale med Finansdepartementet for utførelse av oppgaver på to områder: kontohold tilsynsoppgaver overfor banker Rundskriv R-104 har detaljerte opplysninger om Norges Banks oppgaver i forbindelse med åpning og avslutning av oppgjørskonti samt kobling av arbeids- og oppgjørskonti. Departementene Det er departementene som bistår de statlige virksomhetene ved vurdering av behovet for å inngå tilleggsavtaler i valuta, bruk av betalingskort og andre prinsipielle spørsmål. Det er departementene som sender unntakssøknader til SSØ for unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten. Departementene skriver, i samsvar med R-104, brev til SSØ og Norges Bank for å initiere kontoåpning, kontoavslutning og øvrige endringer. 12

13 Statlige virksomheter Det er de statlige virksomhetene som er juridiske motparter i produktavtalene med den enkelte rammeavtalebank, som følger et avrop. De statlige virksomhetene gjennomfører minikonkurranse, gjør avrop og bestemmer endring eller oppsigelse av avtaler med banker. Det er statlige virksomheter som mottar betingelser, service og informasjon i forbindelse med sine arbeidskonti i rammeavtalebanken i henhold til krav spesifisert i Funksjonell kravspesifikasjon for betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten. Det er de statlige virksomheten som, i henhold til pkt. 2.3.h i Funksjonell kravspesifikasjon, avtaler rammene for overføringer mellom arbeids- og oppgjørskonti. Rammeavtalebankene Rammeavtalebanker er kommersielle banker som tegner rammeavtaler og tilleggsavtaler med SSØ i henhold til krav som er spesifisert i Tilbudsinnbydelsen og Funksjonell kravspesifikasjon. Rammeavtalebankene er avtalemotpart for Norges Bank i forbindelse med oppgjørskonti. De er videre motpart i avtaler med de statlige virksomhetene i forbindelse med arbeidskonti som etableres etter et avrop. 13

14 3. Minikonkurranse 3.1 Definisjon av minikonkurranse En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontraktene som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. Det endelige valget av leverandør forutsetter en ny (forenklet) konkurranse mellom alle rammeavtaleleverandørene, i samsvar med nærmere angitte prosedyrer som sikrer gjennomsiktighet, likebehandling og objektive kriterier. Minikonkurranse er den allokeringsmekanismen som i henhold til Rammeavtalenes pkt. 2.3 skal benyttes i forbindelse med statlige virksomheters bruk av betalingstjenester fra rammeavtalebanker. En minikonkurranse er et resultat av at ikke alle vilkårene for en kontrakt er fastsatt i rammeavtalene. Minikonkurransen er derfor en ny konkurranse, etter konkurransen om å få rammeavtaler med SSØ, hvor det konkurreres om bestillinger (avrop) på rammeavtalene. Aktørene i minikonkurransen er begrenset til bankene som er kvalitetssikret gjennom rammeavtalen, samt de statlige virksomhetene som etterspør de aktuelle tjenestene. Bruken av minikonkurranse gir den enkelte statlige virksomhet mulighet til i størst mulig grad å få oppfylt egne behov gjennom konkurranse blant forhåndsgodkjente tilbydere. Rammeavtalene regulerer ikke alle vilkår. Derfor benyttes det minikonkurranse i forbindelse med fordeling av kontrakter for statlig betalingsformidling og kontoholdstjenester. Figur 3.1 under viser forskjellen ved fordelingen av kontrakter med og uten minikonkurranse etter inngåtte rammeavtaler. Figur 3.1 Fordeling av kontrakter etter inngått rammeavtale Rammeavtale Fordeling uten minikonkurranse Kontraktene fordeles mellom leverandørene i gitte andeler av totalvolumet eller gjennom rangering. Forutsetter at alle vilkårene er fastsatt i rammeavtalene. Fordeling etter minikonkurranse Kontraktene fordeles etter at det er iverksatt ny konkurranse mellom partene. Forutsetter at ikke alle vilkårene er fastsatt i rammeavtalene. 3.2 Hvilke vilkår er ikke fastsatt i rammeavtalen? Rammeavtalene fastsetter standarder og prosedyrer for betalingsformidling samt volumavhengige produktpriser, jf. pkt i Tilbudsinnbydelse på betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten. Tilbudsinnbydelsen etterspør produktpriser for volumintervallene gitt i tabell 3.2 under. 14

15 Tabell 3.2 Eksempel på pristilbud for de tre aktuelle volumintervallene Transaksjonsform Basispris 1 mill. 5 mill. 15 mill. Innbetalinger: Elektronisk og blankettbasert girering med KID Elektronisk og blankettbasert girering med melding Elektronisk og blankettbasert girering med melding pr. girofax/giromail Avtalegiro E-faktura, forsendelse av fakturainformasjon Utbetalinger: Elektronisk girering uten melding Elektronisk girering med melding Giroutbetaling Elektronisk girering til utlandet belastet konto i norske kroner Prisene for det enkelte produkt ovenfor kan variere mellom bankene. En bank kan ha laveste pris for et bestemt produkt, mens en annen bank kan tilby laveste pris for et annet produkt. Ved inngåelse av nye parallelle rammeavtaler vil alle opparbeidede volumer fra dagens avtaler nullstilles. Siden volumene er nullstilte, vil det gjelde basispriser for alle avrop umiddelbart etter at avtaleverket er satt i verk. En videre prisutvikling innen avtaleperioden vil være avhengig av utviklingen i transaksjonsvolumene. Under innhenting av tilbud fra rammeavtalebankene, vil en statlig virksomhet motta basispriser. Denne prisen vil være fast i begynnelsen og justeres ned (eventuelt opp pga. volumfall innen avtaleperioden) i påfølgende måneder i takt med utviklingen i statens totale transaksjonsvolum i den aktuelle banken, på samme måte som under tidligere rammeavtaler. SSØ inngår nye rammeavtaler med bankene i oktober I perioden oktober 2006 til 31. desember 2006 skal alle virksomheter gjøre avrop gjennom minikonkurranse. I den perioden skal alle banker tilby basispriser. Virksomhetene skal ikke kunne oppnå prisfordeler ved å forsinke sine avrop og vente på at andre aktører gjennomfører sine avrop. Hvis en bank i den perioden skulle oppnå volumer som tilsier bruk av et nytt prisintervall, vil dette være relevant først etter etter at alle virksomhetene har gjort avrop. Den opphører alle tidligere avtaler. 3.3 Tildelingskriterier for valg av bank ved minikonkurranse Ifølge ny forskrift om offentlig anskaffelser er det to måter å velge mellom tilbud på: Laveste pris Økonomisk mest fordelaktige tilbud Det første alternativet innebærer at det velges tilbud som representerer laveste pris uavhengig av andre vilkår. Økonomisk mest fordelaktige tilbud derimot tillater bruk av en rekke kriterier som blir nevnt spesifikt i forskriften. Disse er ifølge 22-2: Kvalitet Pris Teknisk verdi Estetiske og funksjonsmessige egenskaper 15

16 Miljøegenskaper Driftsomkostninger Rentabilitet Kundeservice Teknisk bistand Tid for levering og ferdigstillelse. SSØ inngår parallelle rammeavtaler på grunnlag av økonomisk mest fordelaktige tilbud ved bruk av tre av disse kriteriene: pris, kvalitet og service, jf. pkt 2.5. Etter at SSØ har inngått parallelle rammeavtaler, skal de statlige virksomhetene gjøre avrop på disse. Det er da to kriterier, som vektlegges likt, som de statlige virksomhetene skal legge til grunn for valg av tjenesteleverandør. De statlige virksomhetene velger bankforbindelse(r) ved bruk av de to kriteriene: Totalkostnad 50 % Totalkostnaden er summen av kostnader for de tjenester som benyttes av virksomheten. Service 50 % Ved vurdering av service skal den statlige virksomheten ta utgangspunkt i servicekriteriene beskrevet under punktet Kriterier for valg av tilbud. En rekke av momentene bak en vurdering av de økonomisk mest fordelaktige tilbudene er allerede ivaretatt gjennom konkurransen om rammeavtaler. Det er videre minikonkurransens oppgave å ivareta den enkelte statlige virksomhets egne behov knyttet til tjenestene. Et eksempel på egne behov kan være som følger: La oss anta at en rammeavtalebank har meget gunstige opplæringsbetingelser og veiledningstjeneste i forbindelse med betalingsterminalløsninger. For en statlig virksomhet som benytter betalingsterminaler, har denne spesifikke service betydning. For statlige virksomheter som ikke har behov for betalingsterminaler, er denne servicen verdiløs. En nærmere beskrivelse av valg etter beste service finnes i pkt Gjennomføring av minikonkurranse prosessbeskrivelse og tidsfrister Denne nye konkurransen (minikonkurransen) gjennomføres på vilkårene som fremgår av konkurransebetingelsene for rammeavtalen. Prosessbeskrivelsen er som følger: SSØ har informert departementene om valg av rammeavtalebanker i august Det er departementene som informerer sine underliggende virksomheter om banker som er aktuelle for minikonkurranse. SSØ informerer også om resultatet i sin webside, I september 2006 får alle statlige virksomheter kopier av denne veilederen for gjennomføring av minikonkurranse. Veilederen sendes til alle departementer, rammeavtalebanker og Norges Bank. Den gjøres også tilgjengelig på SSØs webside. Rammeavtalene og tilleggsavtalene med bankene undertegnes i oktober Departementene får tilsendt alle rammeavtalene og tilleggsavtalene inklusiv prisvedlegg. Statlige virksomheter kan innhente kopi av avtaler inklusiv prisvedlegg ved henvendelse til eget departement eller SSØ. Prisvedlegget for hver enkelt avtale er ikke offentlig informasjon. Disse kan benyttes for å kontrollere prisene statlige virksomheter selv innhenter i minikonkurransen. 16

17 a. Forut for minikonkurransen utarbeider de statlige virksomhetene en oversikt/produktmatrise i henhold til pkt Hvis den statlige virksomheten har behov for å inngå tilleggsavtale i valuta, skal den statlige virksomheten sørge for at det treffes beslutning om unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten. Det er overordnet fagdepartement som søker unntak på vegne av den statlige virksomheten ved henvendelse til Avdeling for forvaltning og analyse i SSØ. b. Den statlige virksomheten skal starte gjennomføringen av minikonkurransen ved å innhente tilbud fra samtlige rammeavtalebanker ved å bruke brevmalen i Vedlegg 3. Alle rammeavtalebanker kontaktes samtidig gjennom separate brev. Henvendelsene skal være underskrevet av bemyndiget(e) person(er) i den statlige virksomheten. Den statlige virksomheten har ikke anledning til å utelate en eller flere banker, og har plikt til å sende henvendelsene samtidig. c. Den statlige virksomheten skal ikke foreta utlysning i DOFFIN eller TED-Luxembourg. Anbudsprosessen og valg av rammeavtalebanker er gjennomført av SSØ. d. Den statlige virksomheten gir bankene en frist på minimum 15 dager for å besvare henvendelsen om innhenting av tilbud, i samsvar med de generelle retningslinjer i Forskrift nr. 910 av 4. desember 1992 om fastsettelse av regler for frister, datoer og tidspunkter. e. Den statlige virksomheten skal motta tilbudene skriftlig i form av brev, faks eller e-post. Det er viktig at korrespondansen er sporbar og kan dokumenteres i ettertid. f. Den statlige virksomheten tildeler hver kontrakt til den rammeavtalebank som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av de to tildelingskriteriene som er beskrevet i pkt. 3.3 i denne veilederen. Kriteriene er totalkostnad og service. Den statlige virksomheten har ikke anledning til å benytte andre kriterier enn disse. g. Den statlige virksomheten skal forvisse seg om at bankens priser er i henhold til rammeavtalens priser. Det er ikke anledning til å avtale andre priser enn de som inngår i rammeavtalene. Det er den statlige virksomhetens ansvar å kontrollere disse. h. Den statlige virksomheten kan ikke fornye en eksisterende avtale uten en slik prosedyre beskrevet i pkt. a-g. i. Den statlige virksomheten skal vurdere sitt valg av leverandør(er) gjennom en protokoll. SSØ anbefaler at den enkle protokollen for anskaffelser, som følger Forskrift om offentlige anskaffelser, benyttes. Denne er gjengitt i vedlegg 4. For en mer detaljert beskrivelse vises det til pkt j. Den statlige virksomheten dokumenterer sitt avrop på rammeavtaler og tilleggsavtaler i henhold til mal som er gjengitt i henholdsvis vedlegg 5 og 6. k. Den statlige virksomheten skal via overordnet departement gi melding til Norges Bank om kontokobling i henhold til rundskriv R-104. l. Den statlige virksomheten skal dokumentere og oppbevare kriteriene for avropsbeslutningen, jf. pkt og Vedlegg 4. Med utgangspunkt i prosessbeskrivelsen over, gis det nedenfor et eksempel på fremdriftsplan for en tenkt statlig virksomhet: 17

18 Medio oktober 2006 Primo november 2006 Primo desember Den statlige virksomheten mottar denne veileder, og forberedelsene til minikonkurranse starter. Den statlige virksomheten: Utarbeider egen produktmatrise Innhenter kontaktinformasjon for banker som er innstilt som rammeavtalebanker Forbereder brev for innhenting av tilbud og om nødvendig unntak fra Økonomiregelverket fra SSØ via overordnet fagdepartement. Deltar etter eget ønske på gratis kursing i regi av SSØ Ramme og tilleggsavtalene signeres av SSØ og kopi inkl. prisvedlegg sendes til departementer: Den statlige virksomheten sender brev til samtlige rammeavtalebanker for innhenting av tilbud. Henvendelsene besvares i løpet av minimum 15 dager. Tilbudene fra samtlige rammeavtalebanker mottas av den statlige virksomheten. Den statlige virksomheten: Vurderer tilbudene opp mot tildelingskriteriene og kontrollerer mot rammeavtalenes betingelser Foretar avrop på en eller flere rammeavtalebanker Dokumenterer avrop(ene) og fører protokoll Gjør test av løsninger med valgte rammeavtalebank(er) Gjør via overordnet departement henvendelser til SSØ og Norges Bank for opprettelse av oppgjørskonti og kontokobling mellom arbeidskonti i rammeavtalebank og oppgjørskonti i Norges Bank Gjeldende rammeavtaler opphører. Alle statlige virksomheter skal være over på de nye avtalene De nye rammeavtalene trer i kraft. 18

19 4. Det praktiske arbeid ved en minikonkurranse 4.1 Implementering av tildelingskriteriene for valg av tilbud Hensikten med minikonkurransen er å gi de statlige virksomhetene mulighet til å tildele kontrakter på bakgrunn av egne forhold. Det er derfor ikke prisen på det enkelte produkt alene, men den totale kostnaden for produktporteføljen som er vesentlig for den statlige virksomheten. Den statlige virksomheten oppfordres ikke til å shoppe den rimeligste tjenesten fra hver bank på produktnivå, jf. pkt Den enkelte statlige virksomhet kan anvende de to kriteriene for valg av tilbud på ulike måter. Som hovedregel skal det legges vekt på totalkostnaden (dvs. den samlede kostnaden for alle vesentlige tjenester fra en bank) og den samlede servicen knyttet til den statlige virksomhetens egen portefølje av tjenester. Det er i tillegg lagt opp til at en statlig virksomhet kan dekke sine tjenestebehov ved å gjøre avrop på flere rammeavtalebanker samtidig. Avrop på flere rammeavtalebanker samtidig kan være aktuelt når: En rammeavtalebank ikke tilbyr alle tjenestene den statlige virksomheten etterspør. I henhold til Tilbudsinnbydelse på betalingsformidlings- og kontoholdstjenester for staten pkt. 4.3 er det adgang for leverandør til å gi tilbud som dekker bare deler av betalingsformidlings- og kontoholdstjenestene som etterspørres i tilbudsinnbydelsen. Det er økonomisk mest fordelaktig og gjennomførbart for den statlige virksomheten å utnytte de prisforskjellene på enkeltprodukter som fins mellom rammeavtalebankene. De statlige virksomhetene står overfor to ulike fremgangsmåter for å vurdere mottatte tilbud: 1. Vurdering av totalkostnad og samlet service knyttet til hele porteføljen av tjenester den statlige virksomheten planlegger å benytte 2. Vurdering av kostnad og service knyttet til det enkelte produkt den statlige virksomheten planlegger å benytte Den statlige virksomheten skal velge den fremgangsmåten som fører til avrop på de økonomisk mest fordelaktige tilbudene. En kombinasjon av fremgangsmåtene kan også benyttes dersom dette er nødvendig. Valg av fremgangsmåte har betydning for hvor mange avrop det er nødvendig å gjennomføre. Ved valg av den første fremgangsmåten vil det kun gjøres avrop på én bank, mens det ved den andre fremgangsmåten vil bli gjort avrop på flere banker. Det kan også forekomme en kombinasjon av de to fremgangsmåtene hvor det gjøres avrop på én bank for en gruppe av tjenester, og ytterligere avrop for de resterende tjenester. Statlige virksomheter skal benytte fremgangsmåte 1, og velge bank etter vurdering av totalkostnad og samlet service. Statlige virksomheter har likevel anledning til å kombinere de to fremgangsmåtene og gjøre avrop på flere banker hvis de kan påvise vesentlige fordeler ved dette, jf. pkt.4.6. Det vil i de neste avsnittene bli presentert følgende to verktøy, med eksempler på bruk, for å gjøre vurderingene forut for avropsprosessen enklere og mer oversiktlige: Egen produktmatrise Totalkostnadsmatrise 4.2 Egen produktmatrise - eksempel De statlige virksomhetene skal utarbeide en oversikt over egen aktivitet i form av en produktmatrise. Produktmatrisen skal inneholde informasjon om hvilke produkter som benyttes av den statlige virksomheten og om hvilke årlige volum som forventes. En slik oversikt behøver ikke å ta utgangspunkt i eksakte statistikker. Forventede volumer kan være anslag som kan bygges på den statlige virksomhetens egne erfaringer. I eksempel i pkt skulle en vurdering med utgangspunkt i kun pris, tilsi at den statlige virksomheten må velge to bankforbindelser, dvs. Bank 1 for produkt 2 og Bank 2 for alle øvrige produkter. En vurdering etter totalkostnad tillater at den statlige virksomheten kan velge Bank 2 for alle produkter, men den statlige virksomheten hindres ikke i å velge to bankforbindelser. 19

20 La oss anta at en statlig virksomhet benytter seg av fem produkter, hvor forventet volum av Produkt 1, Produkt 2, Produkt 3 og Produkt 4 og Produkt 5 er henholdsvis 1000, 500, 30, 200 og 5. Den statlige virksomhetens produktmatrise tar da form etter matrise 4.2 under. Matrise 4.2 Produktmatrise for fem produkter Produkt Forventet volum Produkt Produkt Produkt 3 30 Produkt Produkt 5 5 I den videre analysen kan den statlige virksomheten se bort fra Produkt 5 siden forventet volum vurderes som uvesentlig. 4.3 Den statlige virksomhetens totale kostnader Den statlige virksomhetens totale kostnader er summen av kostnadene knyttet til produktene den statlige virksomheten benytter seg av. Totalkostnaden vil dermed være avhengig av volum og produktpriser. Ved valg av leverandør skal totalkostnaden stå for 50 % av beslutningsgrunnlaget og service for de resterende 50 %. Gitt at en statlig virksomhet, som i eksempelet over, benytter seg vesentlig av fire produkter med tilhørende forventet volum. Det er fra den statlige virksomhetens side, etter skriftlig kontakt med samtlige rammeavtalebanker, innhentet priser for de aktuelle produktene (jf. pkt. 3.4.b). Eksempelet på pristilbud er gjengitt i priskolonnen i matrise 4.3, hvor den statlige virksomheten dermed får en oversikt over totalkostnaden for hver bank i forbindelse med de produktene (porteføljen av produkter) den statlige virksomheten benytter. Matrise 4.3 Totalkostnadsmatrise Produkt/totalkostnad Forventet volum Pris Kostnad Bank 1 Bank 2 Bank 1 Bank 2 Produkt ,- 2,- 3000,- 2000,- Produkt ,- 3,- 1000,- 1500,- Produkt ,- 3,- 180,- 90,- Produkt ,- 1,- 200,- 200,- Totalkostnad 4380,- 3790,- 4.4 Priser Generelt om priser Utgangspunktet for prisene i tilbudene fra Rammeavtalebankene skal være enhetspriser pr. gjennomført transaksjon. Enhetsprisene skal utgjøre bankens fulle kompensasjon for utførelse av tjenester, og de skal være faste gjennom hele avtaleperioden. Bruk av priselementer som er uavhengige av det faktiske antallet transaksjoner, nyttes som regel der hvor det kan gi et vesentlig insitament for de statlige virksomhetene til riktig forbruk av en kostnadskrevende deltjeneste. Etablering og bruk av henholdsvis bedriftsterminalløsninger og betalingsterminaler, samt etableringen av løsninger for e- faktura, kan prises direkte i tillegg til pris pr. transaksjon. 20

21 Kostnadselementer som oppstår i og med kravene til funksjonalitet som stilles fra statens side, og som de statlige virksomhetene i begrenset eller ingen grad kan påvirke gjennom sin tilpasning, regnes inn i enhetsprisene pr. gjennomførte transaksjon. Dette gjelder bl.a. dekning av kostnader knyttet til: Kontohold/administrasjon 4 Mottak av betalingsoppdrag fra de statlige virksomhetene All returinformasjon som de statlige virksomhetene skal motta i henhold til den funksjonelle kravspesifikasjonen Utstedelse og oversendelse av faktura Oppgjørstransaksjoner til Norges Bank Tilsvarende gjelder også for dekning av en rammeavtalebanks kostnader til utvikling av løsninger i tråd med statens funksjonelle krav. Leverandøren kan således ikke kreve særskilt godtgjørelse for slike utviklingskostnader. Videre kan leverandøren heller ikke kreve særskilt dekning av kostnader ved etablering av avtaleforhold og forberedelse av nye rutiner for statlige virksomheter i tråd med den standardfunksjonalitet som ligger i rammeavtaleverket (utover for bedriftsterminalløsning, betalingsterminal og e-faktura) Volumavhengige priser I 2005 var antallet transaksjoner i statens konsernkontoordning 54,2 millioner. Transaksjonsvolumet for rammeavtalene innenfor statens konsernkontoordning forventes å ligge på millioner betalinger per år. I de 4 årene rammeavtalene varer, vil det gjennomføres om lag 240 millioner transaksjoner. Med en antatt snittpris på NOK 0,50 per transaksjon, vil avtalen ha en anslått verdi på NOK 120 millioner. Bankene gir priser for ulike transaksjonsformer ved alternative volumer. Følgende opplegg er lagt til grunn for prising: Volumprisene fastsettes på bakgrunn av statens totale kjøp av betalingstjenester fra den aktuelle banken innenfor konsernkontoordningen. Prisene skal baseres på volumet for alle statlige virksomheter og for alle transaksjonsformer samlet. Ved starten av avtaleperioden (1. januar 2007) nullstilles alle de eventuelt opparbeidede volumer iht. tidligere avtaler. Volumprisene baseres på de til enhver tid 12 siste månedsobservasjoner av samlet antall transaksjoner under avtalen(e) med den aktuelle banken, eventuelt over perioden avtalen(e) har løpt dersom denne er kortere enn 12 måneder. Dette gjelder etter da perioden fra oktober 2006 til betraktes som periode for avtaleinngåelse. Når samlet antall transaksjoner over en slik 12-månedsperiode overstiger en fastsatt volumgrense, gjelder nye priser i den aktuelle banken fra den påfølgende måned. En eventuell reduksjon av samlet antall transaksjoner som medfører at transaksjonsvolumet faller under en fastsatt volumgrense, medfører ikke endring i priser med mindre det nye transaksjonsvolumet er mer enn 10 % lavere enn vedkommende volumgrense. Rammeavtalebankene skal presentere volumavhengige priser på de ulike transaksjonsformene gitt et årlig samlet transaksjonsvolum (alle transaksjonsformer) på gitte volumer i tillegg til minimum følgende transaksjonsformer: 4 For valutakonti er det gitt anledning til å beregne kontoholdsgebyr for enkelte valutaer i samsvar med lokal standard prispraksis. 21

22 Tabell Eksempel på pristilbud Transaksjonsform Basis pris 1 mill. 5 mill. 15 mill. Innbetalinger: Elektronisk og blankettbasert girering med KID Elektronisk og blankettbasert girering med melding Elektronisk og blankettbasert girering med melding pr. girofax/giromail Avtalegiro E-faktura, forsendelse av fakturainformasjon Utbetalinger: Elektronisk girering uten melding p2 p1 p3 Elektronisk girering med melding Giroutbetaling Elektronisk girering til utlandet belastet konto i norske kroner Prisene i tabellen over fastsettes på grunnlag av statens totale kjøp av betalingstjenester fra den aktuelle banken innenfor Statens Konsernkontoordning. Ved innhenting av tilbud fra rammeavtalebankene i perioden for avtaleinngåelse vil de statlige virksomhetene motta en prisoversikt bestående av basispriser Avrop og priser ved rammeavtalenes start Vi tar utgangspunkt i tabell ovenfor. La oss anta at statlig virksomhet A innhenter pris for elektronisk girering uten melding (utbetalinger) i midten av oktober Da vil vedkommende virksomhet motta basispriser fra alle rammeavtalebankene. La oss anta at A isteden innhenter pris i november 2006 fra tre ulike rammeavtalebanker etter at rammeavtalene er undertegnet i oktober Tabell er merket for disse tenkelige priser p1, p2 og p3. Eksemplet viser at Bank 1 (p1) og Bank 3 (p3) allerede har opparbeidet transaksjonsvolumer som overskrider henholdsvis 1 million og 5 millioner transaksjoner i løpet av oktober til november 2006, mens Bank 2 (p2) ennå ikke har skaffet nok volum til å endre prisintervall. I teorien vil det derfor være gunstig for A å vente lengst mulig med avtaleinngåelse for å dra nytte av denne situasjonen. Dette kan forårsake praktiske vanskeligheter for alle involverte parter. For å sikre like betingelser for alle rammeavtalebanker og for ikke å gi insitament til forsinket avtaleinngåelse pga. forventede økonomiske fordeler, vil alle avtaler inngås med utgangspunkt i basispris i avtaleperioden. Fordelene med opparbeidede volumer vil tre i kraft fra og med 1.januar En kontrakt mellom den statlige virksomheten og banken kan ikke sies opp med mindre enn fem måneders varsel. Dette innebærer at den statlige virksomheten ikke har anledning til å bytte bankforbindelse på månedlig basis, selv om prisene skulle endre seg i fordel av andre banker Valg etter laveste totalkostnad - eksempel Som beskrevet ovenfor har de statlige virksomhetene to kriterier med like stor vekt for vurdering av tilbudene. Hvis servicegraden for de produktene den statlige virksomheten planlegger å benytte seg av, ikke varierer vesentlig mellom 22