Brukerhåndbok Direkte remittering

Transkript

1 Brukerhåndbok Direkte remittering Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s. 1-23

2 Innhold 1 DETTE ER DIREKTE REMITTERING HVORFOR DIREKTE REMITTERING FORDELER FOR BEDRIFTER TJENESTEN KORT BESKREVET DEFINISJONER AV VIKTIGE UTTRYKK RUTINEN BESKREVET I DETALJ OVERFØRING AV KUNDEIDENTIFIKASJON (KID) FORFALLSREGISTER I NETS AVTALE Avtale om bruk av direkte remittering MELDING OM KREDITERING TIL BETALINGSMOTTAKER Melding om kreditering fra Nets Blankettens utforming Forsendelse fra Nets TEKST PÅ KONTOUTSKRIFT TIL MOTTAKER GIRO UTBETALING DIREKTE REMITTERING MED INFORMASJON OM INNBETALING KORREKSJONER/SLETTINGER AVREGNING/DEKNINGSKONTROLL AVREGNET FEIL OPPDRAG KONTERINGSDATA OPPSUMMERING FREMGANGSMÅTE VED OPPSTART EGENUTVIKLET REGNSKAPSSYSTEM TEST AV SYSTEMSPESIFIKASJON KVITTERINGSLISTER EKSEMPEL PÅ KVITTERINGSLISTER ANBEFALT BEHANDLING AV KVITTERINGSLISTER HOS BETALER RUTINEN I DRIFT DATAKOMMUNIKASJON MELLOM DATAAVSENDER/BETALER OG NETS INNLEVERINGSFRISTER AV DATA MOTTAKSKONTROLL AV FILFORSENDELSER KONTROLL AV MOTTATTE FORSENDELSER I NETS KONTERINGSDATA TIL BETALER AVSTEMMINGSKONTROLLER HOS BETALER FAKTURERING AV DIREKTE REMITTERING ENDRINGSLOGG Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s. 2-23

3 1 Dette er Direkte remittering 1.1 Hvorfor Direkte remittering De fleste lønns- og regnskapsprogrammer er tilrettelagt for direkte remittering, slik at tjenesten i de fleste tilfeller kan tas i bruk med minimale tilpasninger. Tjenesten er tilpasset kunder som ønsker en effektiv løsning for masseutbetaling og som ønsker å være bankuavhengig Ved bruk av direkte remittering slipper bedriften manuelt arbeid med utbetaling av lønn og fakturaer. 1.2 Fordeler for bedrifter Ved bruk av direkte remittering slipper bedriften manuelt arbeid med utbetaling av lønn og fakturaer. Bedriften får optimal likviditetsstyring i og med at alle utbetalinger blir gjennomført på utbetalingsdato uten rentetap ved for tidlig eller for sen betaling. Hvis bedriften har mange fakturaer, og eventuelle kreditnota fra samme mottaker, så kan disse sendes i samlesum. Dette innebærer ytterligere besparelser av transaksjonskostnadene. 1.3 Tjenesten kort beskrevet Direkte remittering er en elektronisk utbetalingstjeneste. Når bedriften registrerer inngående fakturaer og foretar lønnsutbetalinger, sendes betalingstransaksjonene til Nets på en fil, Betalingstransaksjonen kan sendes med eller uten melding ut i fra ulike transaksjonstyper. Det er mulig å sende filen direkte til Nets, via annen datasentral eller via banken. Ved mottak i Nets vil betalingstransaksjonene bli lagt på et forfallsregister frem til utbetalingsdato, maksimum 12 måneder frem i tid. Om ønskelig kan en oversikt over de avregnede transaksjonene bli sendt bedriften som konteringsdata, slik at reskontroen kan oppdateres automatisk. Før tjenesten kan tas i bruk må det opprettes en avtale mellom bedriften og banken. Avtalen sendes Nets for registrering. 1.4 Definisjoner av viktige uttrykk Avtale-ID - En identifikasjon av betalers avtale i Nets. Det kan opprettes flere avtaler på samme oppdragskonto. Nets behandlingsdato - Dato for behandling i Nets (Nets-dato). Deloppdrag - Transaksjoner i et oppdrag som har samme utbetalingsdato DistributørID - ID som oppgis i filnavnet fra en dataavsender. Eks. filer som sendes via bankens bedriftsnettbank Egenreferanse - Betalers referanse/identifikasjon av transaksjon/betalingsmottaker Hvis feltet er utfylt, vil egenreferansen fremkomme på konteringsdata. Format - Oppbygging av recordene. Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s. 3-23

4 Forsendelse - En datafil som sendes til/fra Nets.. Forsendelsen åpner med en startrecord for forsendelse og avsluttes med en sluttrecord for forsendelse. Forsendelsesnr - Nummerering av forsendelser fra dataavsender. Unikt innen 14 dager. Fremmedreferanse - Betalers referanse/identifikasjon av transaksjonen. Hvis feltet er utfylt, vil fremmedreferansen fremkomme på kontoutskriften til betalingsmottaker. Kunde-ID - Organisasjonsnummer, alternativt et unikt løpenummer tildelt av Nets. Kundeenhet-ID/ - Avsender av data for en eller flere avtaler. Dataavsender/filavsender Dataavsender kan være avtalekunden selv, eller f. eks. en datasentral. Kundeenhet-ID/ - Mottaker av konteringsdata fra Nets. datamottaker Datamottaker kan være avtalekunden selv, eller f. eks. en datasentral. Kundeenhet-ID/ - Mottaker av listemateriell fra Nets. listemottaker Listemottaker kan være avtalekunden selv, eller f.eks. et regnskapskontor. Layout - Organisering av feltene i recorden. Oppdrag - Transaksjoner vedrørende en og samme avtale-id. Oppdragskonto - Den konto som skal belastes for summen av utbetalinger. Oppdragsnr. - Fortløpende nummerering av oppdrag pr avtale-id. Oppgis av dataavsender. Unikt pr. 12 måneder + 1 dag. Transaksjon - En enkelt postering på en bankkonto. Transaksjonsnr - Fortløpende nummerering av transaksjonene i oppdraget. Oppgis av dataavsender. Transaksjonstype - Kode som angir hvordan Nets behandler transaksjonene. Utbetalingsdato - Den dato betalingsmottaker skal kunne disponere pengene. Denne dato skal betaler oppgi i den enkelte transaksjonsrecorden. Dersom utbetalingsdato faller på lørdag/søndag eller bevegelig helligdag, må betaler oppgi siste virkedagen før, som utbetalingsdato. Hvis ikke vil Nets benytte etterfølgende virkedag som utbetalingsdato. Filavsender - Filavsender (distributørid)er den som kan sende filer på vegne av seg selv eller mot eksterne avtalekunder/oppdragskonto Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s. 4-23

5 1.5 Rutinen beskrevet i detalj 1. Betaler/dataavsender sender data til Nets. 2. Nets kontrollerer mottatte filer med oppdrag og sender kvitteringslister for innleste forsendelser til dataavsender, eventuelle feil i oppdrag rapporteres til listemottaker. 3. Transaksjonene oppdateres på forfallsregister i Nets 4. På forfallsdato blir oppdraget med transaksjoner sendt til banken for dekningskontroll 5. Eventuelle oppdrag som avvises av banken i dekningskontroll rapporteres på kvittering L1002 og sendes til listemottaker 6. Transaksjonene sendes til avregning alternativt sendes a) melding om kreditering sendes til mottaker b) Giro utbetaling sendes til mottaker 7. Konteringsdata for bokføring av betalers bankkonto og godskrift av betalingsmottakers bankkonto, sendes bankene og bankenes datasentraler samme dag avregning skjer i Nets. Totalsummer for avregnede deloppdrag fremkommer på kontoutdraget betaler mottar fra sin bank. Beløpet kan fremkomme på mottakers kontoutskrift med: Referanse til betalers avtale-id i Nets Fast tekst som angitt i avtale om direkte remittering Fremmedreferanse i den enkelte transaksjon Dersom betalingsmottakers kontonummer ikke er kjent av betaler, kan Nets sende en giro utbetaling til betalingsmottaker. På oppdraget til Nets må dette angis ved spesielle transaksjonskoder, og Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s. 5-23

6 betalingsmottakers navn og adresse må alltid oppgis. Dersom kontonummer er feil, og transaksjonen inneholder navn og adresse, vil Nets automatisk sende en Giro utbetaling til betalingsmottaker. 8. Dersom avtalt kan betaler motta konteringsdata som er spesifikasjon av godkjente/avregnede transaksjoner. Ved overføring til mottakers konto kan betaler selv velge om Nets skal underrette betalingsmottaker om at beløpet er overført. Hvis Nets skal underrette betalingsmottaker, må dennes navn og adresse evt. med spesifikasjon angis i oppdraget til Nets. 1.6 Overføring av kundeidentifikasjon (KID) Betalere av direkte remittering har en stor fordel når de skal betale en mottatt OCR giro. Se eksempel nedenfor på giro som inneholder KID. Bankene vil som regel ha en lavere transaksjonspris på direkte remittering med KID, enn direkte remittering med melding. Kontroller om det er mulig å registrere KID er i din regnskapspakke eller ta kontakt med din programvareleverandør Mottaker vil da basere sin oppdatering av reskontro maskinelt med konteringsdata fra Nets. Benyttes KID i direkte remitterings transaksjon vil mottaker unngå manuell registrering av innbetalingene noe som sikrer raskere oppdatering av reskontro. 1.7 Forfallsregister i Nets Betaler har mulighet til å legge inn oppdrag på forfallsregister 12 måneder frem i tid. Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s. 6-23

7 1.8 Avtale Avtale om bruk av direkte remittering Bruk av tjenesten direkte remittering betinger at det inngås en avtale mellom betaler og banken. Ved bruk av direkte remittering skal det inngås en avtale mellom betaler og bank. Avtalen fylles ut av banken i samarbeid med betaler. Avtalen skal underskrives av betaler og leveres bank. Banken sørger for at betaler får kopi av inngått avtale. Banken sender avtalen til Nets i pdf-format til avtalemottak på e-post: avtalemottak@bbs.no. Når avtalen er registrert i Nets vil Nets sende en e-post til betaler og bank om at avtalen er registrert og klar til bruk. For at Nets skal kunne sende e-post til bankkunden(betaler) og banken må e-postadresse på avtaleskjemaet være utfylt. Avtalen kan også sendes Nets v avtalemottak per post med bankens stempel og signatur. Testdata bør sendes Nets så fort avtalen er sendt. Etter at test er godkjent, vil Nets registrere avtalen om direkte remittering. Dersom dataavsender, datamottaker eller listemottaker ikke er registrert i Nets fra før og det er en annen enn avtalekunden(eks. regnskapsbyrå) må det inngås egen avtale. Opplysninger om egen dataavsender, datamottaker og listemottaker fås ved å kontakte Nets v/ Kundeservice på telefon eller e-post: regningsbetaling@bbs.no. Avtalen skal også signeres av banken. Opplysninger om egen dataavsender etc. blir tildelt egen kundeenhetsid som identifiserer regnskapsbyrået, og hvem som sender og mottar data for ulike oppdragskonti. I tillegg vil alle kvitteringslister tilknyttet samme kundeenhetsid samsorteres slik at alle lister blir sendt til regnskapsbyrået. Til kundeenhetsid skal det knyttes en faktureringskonto. Er regnskapsbyrået kunde fra tidligere er det ikke nødvendig å inngå egen avtale. Dersom regnskapsbyrået endrer konto må ny avtale inngås Oppsigelse av avtale/bytte av bank Nets må motta skriftlig melding om oppsigelse av avtale fra banken. Oppsigelse sendes til registerhold@bbs.no Ved bytte av bankkonto må det opprettes ny avtale for den nye kontoen. Gammel avtale bør ikke sies opp/slettes før alle transaksjoner på forfallsregister er avregnet. Dersom gammel avtale-id beholdes vil oppdrag som ligger på forfallsregister ikke blir berørt, men belastet ny konto. Ved kontobytte anbefales det å ta kontakt med kundeservice slik at man får avklart om transaksjoner som ligger på forfallsregister skal avregnes mot ny eller gammel konto. NB! Ved bytte av bankkonto må gammelt kontonummer opplyses på den nye avtalen. Avtalen skal sendes til Nets v/ avtalemottak postalt eller via e-post: avtalemottak@bbs.no Ved bytte av fil/dataavsender må distributør ID oppgis på ny avtale. Distributør ID er en ID som oppgis i filnavnet. Eksempel filer som sendes via en annen datasentral eller bankes bedriftsnettbank så må denne ID oppgis på avtalen. Ved mottak av filen vil det kontrolleres at det er korrekt distributørid som sender filer på vegne av oppdragskontoen. Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s. 7-23

8 1.9 Melding om kreditering til Betalingsmottaker Melding om kreditering fra Nets Når Nets skal sende en melding om kreditering til betalingsmottaker må mottakers navn og adresse oppgis på transaksjonsrecorden inn til Nets. Se eksempel på melding om kreditering under pkt Blankettens utforming Melding om kreditering inneholder betalers navn og adresse på forsiden, samt beløpet som skal godskrives konto. Er det lagt inn tekst til mottaker på transaksjonsrecorden vil disse fremkomme på blanketten. I tekstspesifikasjonen kan det angis maksimalt 42 linjer fordelt på 2 kolonner á 40 posisjoner med 21 linjer i hver kolonne. I tillegg fremkommer Nets dato, mottakers kontonummer og beløp Forsendelse fra Nets En forsendelse kan inneholde meldinger fra de ulike elektroniske tjenestene i en og samme konvolutt. Hver konvolutt har et adressekort hvor innholdet er spesifisert. Blankettens bakside nederste linje vil alltid inneholde dato, beløp og blankettnr identisk med forsiden. Giro utbetalinger vil alltid bli sendt i egen konvolutt og pr post. Det er mulighet å velge alternative kanaler til postal utsendelse. Ved å benytte andre kanaler er det mulighet for raskere oppfølging og oppdatering av reskontro. Mottaker av meldingen inngår avtale med egen bank om alternative kanaler eks via e-post eller nettpost Tekst på kontoutskrift til mottaker Det er mulig å overføre en melding til betalingsmottakers kontoutskrift som identifiserer transaksjonen/betaler. Fast tekst: Betaler kan oppgi på avtalen om direkte remittering en fast tekst (maks 25 posisjoner) som blir overført til betalingsmottakers kontoutskrift. Er ikke avtalen utfylt med fast tekst vil Nets automatisk registrere avtalens navn i dette feltet. Variabel tekst: Betaler oppgir en variabel tekst til betalingsmottakers kontoutskrift ved å benytte feltet for fremmedreferanse i transaksjonsrecorden (maks 25 posisjoner). Fremmedreferansen vil overstyre eventuell fast tekst. Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s. 8-23

9 1.11 Giro utbetaling Giro utbetaling har en egen spesifikasjonsdel hvor det kan gis melding til betalingsmottaker. I spesifikasjonsdelen kan det angis maksimum 42 linjer fordelt på 2 kolonner á 40 posisjoner med 21 linjer i hver kolonne. Se eksempel på giro utbetaling. Behandling av transaksjoner med mangelfulle opplysninger: Dersom nødvendig navn og adresse til mottaker ikke følger en transaksjon som skal til giro utbetaling, vil transaksjonen bli avvist ved innlesing i Nets. Avviste transaksjoner spesifiseres på feilliste til betaler L Dersom mottakers kontonummer ikke er CDV gyldig vil Nets automatisk generere en giro utbetaling dette forutsetter at nødvendig navn og adresserecords er oppgitt på transaksjonen. Nets avviser transaksjonen hvis navn og adresserecordene mangler eller inneholder utenlands adresse NB! Det er ikke mulig å sende giro utbetaling til utlandet. Dersom transaksjonen inneholder utenlandsadresse vil denne avvises ved mottak i Nets og rapporteres på kvitteringsliste L00202 avviste oppdrag/transaksjoner Direkte remittering med informasjon om innbetaling Ved overføring av lønn/pensjon el. har Nets mulighet for å sende ut informasjon om innbetaling til betalingsmottaker før utbetalingsdato. For å kunne sende meldingen må transaksjonen inneholde transaksjonstype 03 (se systemspesifikasjon). Ved å sende tidlig melding vil meldingen bli produsert ved mottak i Nets slik at meldingen er mottaker i hende på samme tidspunkt som beløpet er bokført på konto. Dataene må være mottatt i Nets innen kl. 14:00 minst fem virkedager før utbetalingsdato. Er det mindre enn fem virkedager til utbetalingsdato når oppdraget mottas i Nets vil det ikke sendes tidlig melding, men det vil bli produsert en melding om kreditering på avregningsdatoen. Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s. 9-23

10 1.13 Korreksjoner/slettinger Er det ønskelig å endre på en/flere enkelttransaksjoner som allerede er oversendt til Nets kan korreksjonsskjema benyttes. Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

11 Korreksjoner/slettinger kan utføres på uavregnede enkelttransaksjoner som ligger på forfallsregister i Nets. Alle beløpstransaksjoner som ikke er avregnet kan endres. Det er utarbeidet en egen blankett for korreksjon av enkelttransaksjoner. Følgende endringer kan utføres på en enkelttransaksjon: Reduksjon av beløp Sletting av en transaksjon Endring av utbetalingsdato Korreksjonsskjema skal sendes til: Nets og skal være mottatt i Nets innen kl. 14:30 dagen før utbetalingsdato. Et oppdrag som ikke er avregnet kan sperres eller slettes. For endring eller sletting av oppdrag må betaler ta kontakt med Nets v/autorisasjonsgruppen på telefon eller e-post: autorisering@bbs.no 1.14 Avregning/dekningskontroll Transaksjonene avregnes i Nets samme virkedag som angitt utbetalingsdato. Hvis angitt utbetalingsdato ikke er en virkedag, vil Nets benytte etterfølgende virkedag som utbetalingsdato. Data må være mottatt i Nets, innen kl. 14:00 dagen før utbetalingsdato. Transaksjoner hvor oppgitt utbetalingsdato ligger tilbake i tid blir avregnet ved mottak i Nets. Transaksjonene vil ikke bli tilbakevalutert. For de banker som har inngått avtale om dekningskontroll vil dekningskontroll bli foretatt på belastningskonto under hver avregning. Nets må ha skriftlig tilbakemelding fra bank/betaler dersom et oppdrag skal reåpnes etter at det er avvist i dekningskontroll. Skal oppdraget kjøres utenom dekningskontroll må det sendes skriftlig melding fra banken. Meldingen sendes til Autoriseringsgruppen på autorisering@bbs.no Avregnet feil oppdrag Oppdrag/enkelttransaksjoner som er avregnet kan ikke tilbakeføres av betaler iht. Finansavtaleloven. Unntaksvis kan banken/nets ved egne driftsavvik foreta tilbakeføring innen 3 dager. Når loven setter slik stopper for tilbakeføring, har man likevel mulighet til å få tilbake beløpet etter alminnelige regler, dvs. å rette et krav mot vedkommende kontohaver Konteringsdata For betalere som vil foreta automatisk oppdatering av sin reskontro, tilbyr Nets konteringsdata. Konteringsdata er spesifikasjon av godkjente, avregnede transaksjoner. Nets har back-up av konteringsdataene i 30 virkedager Oppsummering Alle transaksjoner som mottas i Nets blir sjekket mot omnummereringsregisteret i Nets. Dersom mottakers konto eksisterer på registeret skal omnummerering finne sted. Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

12 2 Fremgangsmåte ved oppstart I god tid før produksjonssetting må produksjonstest foretas og godkjennes av Nets. I de tilfeller betaler benytter en godkjent datasentral/regnskapsbyrå for Nets sine tjenester, er ikke test nødvendig. Egen avtale for dataavsender må være registrert i Nets. 2.1 Egenutviklet regnskapssystem Betaler/dataavsender som har egetutviklet system, kan selv utvikle de nødvendige programmer for å ta i bruk direkte remittering. Benytter betaler programvareleverandør/datasentral bør det kontrolleres at alt innen tjenesten er tilrettelagt i programpakken. 2.2 Test av systemspesifikasjon Nedenfor følger punktvis beskrivelse av hvordan test utføres i Nets. Eventuelle spørsmål kan rettes til testgruppen@bbs.no eller kundeservice på telefon og regningsbetaling@bbs.no. Avtalen sendes Nets. Avtalen blir registrert når test er godkjent av Nets. Nets v/ testgruppen avklarer på hvilken måte filen skal sendes. Testfil sendes Nets med alle de transaksjonstyper som skal benyttes i produksjon må testes. Testfil fra Nets leveres ihht. avtale, dersom dette er ønskelig. Etter at test er gjennomført vil Nets ta kontakt med kunden for å gi tilbakemelding om resultatet av testen, eventuell ny test avtales. Når test godkjent sendes avtalen til registrering, kunden og banken får e-post om at avtalen er registrert. Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

13 3 Kvitteringslister 3.1 Eksempel på kvitteringslister Følgende lister blir produsert: L200 Kvitteringsliste avviste forsendelsefiler Kvitteringen vil bli produsert i de tilfeller forsendelsesfilen ikke er på Nets format, tom forsendelsesfil eller ugyldig dataavsender. Kvitteringen legges ut i e-nett umiddelbart L 226 Kvittering for innleste forsendelser. Dokumenterer alle godkjente og avviste forsendelser. Denne kvitteringen legges tilgjengelig i e-nett umiddelbart etter at forsendelsen er oversendt Nets for nedlasting av dataavsender som må kontrollere om forsendelsen er godkjent eller avvist. Som et alternativ kan kvitteringen sendes på e-post til dataavsender eller avtalekunden De nedenstående listene sendes registrert listemottaker kan sendes på e-post eller postalt etter hva som er avtalt. L L L Kvittering avviste oppdrag og transaksjoner fra kundeforsendelse Kvittering avviste oppdrag. Dokumenterer oppdrag avvist i dekningskontroll. Kvittering for utførte korreksjoner direkte remittering. Dokumenterer korreksjoner av oppdrag, deloppdrag og transaksjoner foretatt på venteregisteret. L200-KVITTERINGSLISTE AVVISTE FORSENDELSESFILER 1)Dataavsender )Innlesningsdato )Status etter innlesing AVVIST 4)Feilmeldinger Tom forsendelsesfil: Forklaring; 1. Fil/data avsender 2. Nest sin innlesningsdato 3. Status AVVIST 4. Feilmelding Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

14 L226-KVITTERINGSLISTE INNLESTE FORSENDELSER 1)Dataavsender Navn BANKENES BETALINGSSENTRAL AS Adresse V/REGNSKAP Poststed 0978 OSLO 2)Dataavsender oppgitt i forsendelse Navn BANKENES BETALINGSSENTRAL AS Adresse V/REGNSKAP Poststed 0978 OSLO 3)Forsendelsesnummer Innlesningsdato 4) )Status etter innlesing GODKJENT Antall transaksjoner Beløp Oppgitt 69 6) Innlest Differanse ) Direkte remitteringsoppdrag: Antall oppdrag registrert 1 Antall oppdrag godkjent 1 Antall oppdrag avvist 0 7) AvtaleGiro: Antall oppdrag registrert 0 Antall oppdrag sendt til behandling 0 Antall oppdrag avvist 0 7) Autogiro: Antall oppdrag registrert 0 Antall oppdrag sendt til behandling 0 Antall oppdrag avvist 0 7)Verdipapirhandel: Antall oppdrag registrert 0 Antall oppdrag sendt til behandling 0 Antall oppdrag avvist 0 Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

15 Andre oppdrag: Antall oppdrag avvist 0 8) Feilmeldinger Nets vil kontrollere forsendelsene ved innlesing. Dersom det oppdages feil/mangler ved en forsendelse kan dette føre til at hele forsendelsen blir helt avvist. Et eller flere oppdrag i en forsendelse kan også avvises. Antall oppdrag sendt til behandling er ikke kontrollert i sin helhet og kan bli avvist når alt innhold valideres. Avviste oppdrag og transaksjoner dokumenteres på kvittering L00202 Dataavsender/kunder som mottar denne kvitteringen etter at filen er oversendt må sjekke om forsendelsen er godkjent eller avvist. Dersom forsendelsen er avvist må årsaken kartlegges og filen må sendes på nytt. Alternativt må autorisasjonsgruppen kontaktes for videre avklaring per e-post: autorisering@bbs.no eller telefon Forklaring; 1. Fil/dataavsender 2. Dataavsender oppgitt i 10 recorden (startrecord forsendelse) 3. Forsendelsesnr. oppgitt av dataavsender 4. Innlest dato Status om forsendelsen er godkjent eller avvist 5. Totalsum som er godkjent/avvist eventuelt differanse i forsendelsen 6. Tjeneste og antall oppdrag i forsendelsen 7. Eventuelle feilmeldinger Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

16 L KVITTERING FOR AVVISTE OPPDRAG/TRANSAKSJONER FRA KUNDEFORSENDELSE BANKENES BETALINGSSENTRAL A/S KVITTERING FOR AVVISTE OPPDRAG/TRANSAKSJONER FRA KUNDEFORSENDELSE 1) INNLEST DATO: ) KUNDEID / ORGNR: NAVN: A/S BEDRIFTEN 3) AVTALEID: NAVN: A/S BEDRIFTEN 4) DATAAVSENDER : FORSENDELSES NR: ) OPPDRAGSKONTO: ) OPPDRAGSNR : ) OPPDRAGSTYPE: DIREKTE REMITTERING STATUS ETTER INNLESNING : 8) G O D K J E N T BESKRIVELSE VED AUTORISASJON : MIDL. AVV. OPPDR. AUTOM. GODKJ. 9) NYTT OPPDRAGSNR: INFO LIKT OPPDRAGSNR. NYTT NR TILDELT F E I L L I S T E F R A I N N L E S N I N G S K O N T R O L L FEILMELDINGER 10) AVVIST NY FEIL KID I UNDERSPESIFIKASJON AVVIST NY SKATTEDIRE AVVIST NY KREDITKONTONR UGYLDIG IFLG MOD-11 AVVIST NY TESTESEN T ) OMGJORT NY TRANSAKSJONEN ENDRET TIL ANVISNING 12) INFO NY FEIL ANTALL TRANSAKSJONER LISTENR: L00202 MOTTAKER: A/S BEDRIFTEN SIDENR: 1 1. Dato for innlesning av oppdragene 2. Kunde-ID /orgnr En entydig identifikasjon av betaleren. 3. Avtale-ID Unikt begrep for å identifisere avtalen. 4. Avsender av dataene 5. Oppdragskonto Bankkonto avtalen gjelder for, dvs. konto som belastes. 6. Oppdragsnummer Unik identifikasjon av oppdraget, oppgis av dataavsender. 7. Angir hvilken tjeneste oppdraget gjelder. 8. Oppdrag med status GODKJENT er innlest i Nets, men dokumenterer avviste transaksjoner eller andre feilmeldinger i oppdraget. Avviste transaksjoner fremkommer med AVVIST og andre feilmeldinger fremkommer med INFO som er en informasjon om feil ihht systemspesifikasjonen Oppdrag med status AVVIST er stoppet i innlesningskontrollen. Avviste oppdrag må sendes inn på nytt 9. Nytt oppdragsnr er tildelt av Nets. Skal være unikt innen 12 mnd. + 1 dag. 10. Avviste enkelttransaksjoner i oppdraget. 11. Omgjorte transaksjoner (f.eks. en kreditering som er omgjort til giroutbetaling). 12. Transaksjoner som fremkommer med INFO er ikke avvist, men er en informasjon Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

17 L KVITTERING AVVISTE OPPDRAG I DEKNINGSKONTROLL BANKENES BETALINGSSENTRAL A/S KVITTERING AVVISTE OPPDRAG (1) OPPGJØRSDATO: KUNDEID : NAVN: A/S BEDRIFTEN AVTALEID : NAVN: A/S BEDRIFTEN (2) OPPDRAGSKONTO: ANTALL SUM BELØP FEILMELDING (3) OPPDRAGSNR: UTBET. DATO: (4)3.900,00 (5)AVVIST I DEKNINGSKONTROLL OPPDRAGSNR: UTBET. DATO: ,00 AVVIST I DEKNINGSKONTROLL LISTENR: L01002 A/S BEDRIFTEN SIDENR: 1 Listen viser pr dato oppdrag/deloppdrag som har blitt avvist i dekningskontroll. Er oppdrag/deloppdrag avvist i dekningskontroll kan betaler sende inn oppdraget på nytt med nytt forsendelsesnr. og oppdragsnr. Betaler kan også ta kontakt med bank eller Nets for å få det avviste oppdraget avregnet på nytt. Skriftlig anmodning fra bank eller betaler må sendes Nets til autoriseringsgruppen. Skal oppdraget kjøres utenom dekningskontroll må det sendes skriftlig bekreftelse fra banken til autorisering@bbs.no 1. Dato for belastning av betalers konto. 4. Viser sum beløp som blir avvist i dekningskontroll. 2. Konto som blir belastet. 5. Viser status. Oppdraget avvist i dekningskontroll 3. Oppdragsnummer Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

18 L KVITTERING FOR UTFØRTE KORREKSJONER DIREKTE REMITTERING BANKENES BETALINGSSENTRAL A/S KVITTERING FOR UTFØRTE KORREKSJONER DIREKTE REMITTERING (1) OPPGJØRSDATO: KUNDEID : NAVN: A/S BEDRIFTEN AVTALEID: NAVN: A/S BEDRIFTEN 2) OPPDRAGSKONTO: ) ENDRING PÅ DELOPPDRAG: A) OPPDRAGS-NR B)FORFALLSDATO C) STATUS D) ANT. BELØPS- TRANSER E) TOT. TRANSER F) BELØP GML: ,50 G) MELDING: SLETTET GML: ,- NY : ,- G) MELDING: FORFALLS-DATO ENDRET 4) ENDRING PÅ BELØPS-TRANS : A) OPPDRAGS-NR B)FORFALLSDATO C) KONTONUMMER D)TRANS. NR E) BELØP GML: ,- NY : ,- F) MELDING: FORFALLS-DATO ENDRET GML: ,60 NY : ,50 F) MELDING: BELØP ENDRET GML: ,60 F) MELDING: SLETTET LISTENR: L01003 MOTTAKER: A/S BEDRIFTEN SIDENR: 1 Betaler kan utføre korreksjoner/slettinger på uavregnede transaksjoner som ligger på venteregisteret i Nets. Et oppdrag som ikke er avregnet kan endres eller slettes. Utførte korreksjoner spesifiseres på listen. 1. Dato for belastning av betalers konto. 3. Endring på deloppdrag: A) oppdragsnr. B) forfallsdato C) status 00 = godkjent 05 = endret D) antall beløpstransaksjoner i deloppdraget E) Totalt transaksjoner F) beløp G) status på endring 2. Konto som blir belastet. 4. Endring på beløpstransaksjon: A) oppdragsnr. B) forfallsdato C) kontonummer D) transaksjonsnummer E) beløp F) status på endring Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

19 3.2 Anbefalt behandling av kvitteringslister hos betaler Kvitteringsliste for direkte remittering behandles på en rekke ulike måter hos betalerne. Vi anbefaler at nedennevnte punkter sjekkes ved mottak av kvitteringslister. L200 L226 Kvittering innleste forsendelsesfil Sendes dataavsender ved feilmelding; ugyldig filavsender, forsendelsesfilen er ikke på Nets format og tom forsendelsesfil Kvitteringsliste for innlest forsendelse Kontroller status etter innlesing Forsendelser og godkjent beløp stemmer med innsendte data Ved feil, kontakt umiddelbart Nets v/autoriseringsgruppen L00202 Kvitteringsliste avviste oppdrag/transaksjoner fra kundeforsendelse Denne kvitteringslisten vil KUN bli produsert ved avvik. Kvitteringen dokumenterer avviste oppdrag og transaksjoner. Kvitteringen vil også rapportere eventuelle omgjorte transaksjoner eller annen informasjon om feil som ikke har medført avvisninger. Listen må kontrolleres for videre oppfølging av avviste oppdrag/transaksjoner av kunden Det er viktig å kontrollere status på oppdraget da oppdraget kan være avvist L01002 Kvittering avviste oppdrag i dekningskontroll Listen dokumenterer oppdrag som har blitt avvist i dekningskontroll. Betaler må kontrollere listen og selv vurdere videre behandling av oppdraget. L01003 Kvittering for utførte korreksjoner Opplysningsliste som viser antall korrigerte oppdrag, deloppdrag og transaksjoner. Sjekke om listen stemmer overens med kopi av liste over innsendte korreksjoner. Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s

20 4 RUTINEN I DRIFT 4.1 Datakommunikasjon mellom dataavsender/betaler og Nets Dataavsender/betaler kan sende forsendelsen til Nets via ulike kanaler, som for eksempel kan være via bankens kanal, direkte til Nets eller via annen datasentral Dagens kommunikasjonsløsninger er følgende; web, ftp C:D og sftp Kundetest kan bistå i forbindelse med test, materiell og datakommunikasjon. Henvendelser kan rettes til kundetest på e-post: testgruppen@bbs.no eller telefon Dataavsender/betaler kan hente konteringsdata, avregnede transaksjoner. Dataene skal normalt være klare i Nets senest kl 17:30 ihht avtalt periodisering. Dataene vil bli "liggende" for henting i ytterligere 5 virkedager. Data som hentes via WEB vil bli liggende tilgjengelig i 25 dager. 4.2 Innleveringsfrister av data Forsendelser/oppdrag som er helt korrekte må sendes til Nets innen kl. 17:00 dagen før utbetalingsdato. Nets garanterer for forsendelser/oppdrag som er mottatt i Nets senest kl. 1400: dagen før utbetalingsdato. 4.3 Mottakskontroll av filforsendelser Det kontrolleres at fil/dataavsender er registrert i Nets og har fullmakt til å sende data på oppgitte avtalekunder/oppdragskonto. Hvis avtalekunden/oppdragskonto bytter fil/dataavsender må dette meldes skriftlig til Nets ved registerhold på epost. registerhold@bbs.no Alle filforsendelser til Nets blir kontrollert før innlesning. Feil i filforsendelsen vil bli stoppet før innlesning. Ulike årsaker kan være: Ugyldig fil/dataavsender Forsendelsesfilen er ikke på Nets format Tom forsendelsesfil Feilmelding vil dokumenteres på kvitteringsliste L00200 som legges ut i e-nett. Ved eventuelle feil ta kontakt med autoriseringsgruppen på telefon eller e-post: autorisering@bbs.no Brukerhåndbok Direkte remittering v 4.0 s