INFORMASJON Nr

Transkript

1 INFORMASJON Nr Til: frilanstolker Sonja og Navelsaker, tolketjenester utdannet tolk HVEM ER Fra: VI? Samordna frilansområde v/oslo/akershus I dette informasjonsbrevet: Autosignatur To nye på samordna frilansområde Viktig info ang utfylling av honorarkrav Autosignatur: Vi ber alle frilanstolker være nøye med å opprette og bruke autosignatur når dere kommuniserer med tolketjenestene pr mail. Autosignaturen må inneholde navn, telefonnummer, e-postadresse, postadresse, fylket man har rammeavtale med (og info hvis tilleggsavtale) og status faglært eller ufaglært. Mange kan sikkert tenke at «dette vet min tolketjeneste godt», og det kan ofte stemme. Men plutselig kommer det en ny formidler på tolketjenesten, eller du skal maile med en annen tolketjeneste, der de ikke kjenner akkurat deg -vi ser at mange tolker har autosignatur med de opplysningene vi trenger, så dette er ment til de som ikke har fått gjort det ennå! Malin Sophia Jansson jobber nå på samordna frilansområde, i vikariat. Hun har to bachelorgrader fra Gøteborgs Universitet; en i europakunnskap og en i økonomisk historie. Hun har bodd i Oslo siden 2013 Hilde Irene Stensrud har jobbet ved hjelpemiddelsentralen siden mars Jobber nå med honorarkrav på samordna frilansområde. Har en bachelor i kultur- og samfunnsfag fra universitetet i Oslo. Samordna frilansområde v/nav Hjelpemiddelsentral Oslo & Akershus Side 1

2 Viktig info fra samordna frilansområde: Gjennom det siste året har vi sett at veldig mange av dere ikke fyller ut oppdragsavtalene og honorarskjemaet riktig. Vi har rettet opp alle innsendingene, og sendt de rettede skjemaene i retur til de av dere det gjelder med henvisninger og forklaringer til hvordan dere selv kan lære å fylle ut skjemaet riktig. Det samme gjelder reiseregningen. Med å returnere de rettede skjemaene håpet vi å se en forbedring i de neste honorarkrav. Det har vi også gjort, men langt fra hos alle. Vi ser oss derfor nødt til å varsle om at vi nå vil begynne å returnere honorarkrav som ikke er tilfredsstillende utfylt. dere som syns det er vanskelig å fylle ut skjemaet er hjertelig velkommen til å ringe oss og bli veiledet gjennom skjemaet, eller komme inn til oss og fylle det ut her, for de som har mulighet til det. Vi vil selvfølgelig fortsette å rette opp feil vi finner ved gjennomgang av honorarkravene, som vi alltid har gjort. Det er de med store mangler og feil som vil bli returnert, med en invitasjon om hjelp fra oss til å fylle ut skjemaet sammen. Oppdragsavtalene: Her skal oppdragskvitteringen fylles ut med alle tidspunkt. Utleggene må spesifiseres. For eksempel så kopieres oppdragsavtalene med annen betaler hos oss, og sendes tilbake til den tolketjenesten som eier oppdraget. De lager så en faktura de sender til betalingsansvarlig. For å vite hva de skal fakturere er de avhengige av utfylte oppdragsavtaler der alt er spesifisert. Tolketid, reisetid, utlegg (hva er hva), eventuelt kost, km etc. Men det er viktig å fylle ut alle andre oppdragsavtaler også! Honorarskjema: Det er viktig at dette fylles ut som vist i «veiledning med eksempler», fordi alle cellene i honorarskjemaet inneholder koder. Disse kodene styrer hvor informasjonen skal overføres i refusjonsskjemaet, og til hvilket av de to. For eksempel må kolonnen for oppgavenummer være utfylt for at ukedagen skal komme frem når du taster inn datoen. Du må velge oppgavekode for at skjema skal vite hvilken kategori på refusjonsskjema timene skal overføres til, og døve/døvblinde for at det skal vite til hvilket refusjonsskjema. Dersom disse ikke er utfylt vil timene likevel telles i det grå feltet til høyre i timelisten (for dette er det tidskolonnene som styrer), men ikke overføres til refusjonsskjemaet. Det er refusjonsskjemaet som videresendes til økonomitjenesten, og er grunnlaget for utbetalingen til deg. Hvis du fører inn noe feil og vil slette en rad, kan du ikke gjøre det i en operasjon, for da vil du få opp en grå boks som sier at noen celler er skrivebeskyttet. Da er det stort sett kolonnen der ukedagen står det gjelder. Dette fordi den ikke føres inn, men dukker opp som følge av at andre celler er utfylt. Derfor kan du slette de fire første kolonnene i ett tastetrykk, og alt etter kolonnen for ukedagen i det neste (kolonne 6 og utover). Det samme gjelder når/hvis du skal kopiere over i et annet skjema. Mange av dere har opplevd å få «VERDI», «REF» eller «#» i en eller flere celler. Det skyldes stort sett at ukedagen er slettet, ikke blitt borte som en følge av andre slettede celler, men også annen feilføring med deretter sletting kan føre til dette. Dersom det skjer er dere nødt til å hente nytt skjema, og føre alt på nytt. Det nytter ofte ikke kun å kopiere det allerede førte inn i nytt skjema, fordi man da ofte kopierer med seg feilen. Videre er det slik at klokkeslettene i tidskolonnene må være like eller stigende fra venstre mot høyre. De tre første kolonnene av disse seks er såkalte startkolonner, og de tre siste sluttkolonner. Den første og den siste (de grønne) regner reisetimer, de fire i midten tolketimer. Dersom du skriver noe i en av startkolonnene for tolking må du også skrive noe i en av sluttkolonnene (med lik eller stigende verdi). Du kan for eksempel ikke skrive «Start reise kl 09:00 Start tolking kl 10:00 avslutt reise kl 13:00» Da vil Samordna frilansområde v/nav Hjelpemiddelsentral Oslo & Akershus Side 2

3 regnearket regne fire timer reise. Skriver du for eksempel «start reise kl 09:00 bestilt tid fra kl 10:00 bestilt tid til kl 15:00 avsluttet tidligere kl 14:00» regnes én minustime, og du får kun betalt for fire tolketimer. Et annet eksempel på feilføring vi ofte ser, er når et oppdrag blir avlyst ved fremmøte: «reisetid før tolking kl 09:00 Bestilt tolketid fra 10:00 og så en kommentar i kommentarfeltet. Da vil det regnes 10 minustimer til ordinær tolkesats og en time reisetid. I dette eksempelet må klokkeslettet (Kl 10:00) også føres i reise etter tolking, for å få én time reisetid. Eller at det kun føres i reisetidskolonnene, altså start reise kl 09:00 avslutt reise kl 10:00. TIPS: En god vane er å se i den grå boksen til høyre. Der regnes antall timer du skal ha honorert, og til hvilken sats. Det skal aldri være et minustegn foran noen av tallene der! Reiseregning: Denne må fylles ut på grunn av et krav fra riksrevisjonen. Reiseregningen skal fylles ut ved alle overnattingsoppdrag, uansett om alle utlegg er dekket av arrangør eller andre. Reiseregningen «snakker» ikke med honorarskjemaet. Derfor må alt som føres i reiseregningen også føres i honorarskjemaet på arkfanen «kost natt reiseutgifter». Reiseregningen har flere sider, men dere skal fylle ut arkfane A og B. På side A fyller dere ut navn, adresse, ressursnummer, Reisens art/sted og start/sluttidspunkt. Deretter velger du fane B (nederst på venstre side) og fyller ut denne. Her skal alle transportetappene føres med startog sluttidspunkt, også de du ikke har utlegg for. Det hjelper oss med kostberegningen, og er spesielt viktig når opphold og kost dekkes av Nav direkte eller av arrangør. Ofte har tolken likevel rett på noe ulegitimert kost. På slutten av reisespesifikasjonen summeres utleggene så langt. (Det står delsum i en grønn celle nederst på kolonnen beløp). Kjører du egen bil fyller du ut km i kolonnen for det. Kilometerkolonnen summeres og overføres til side A, og regnes ut med satsen. Her skal du altså ikke regne ut km x I neste boks spesifiserer du andre utlegg (hotell, bom, parkering, etc.). Der ser du også at utleggene summeres nederst i kolonnen for beløp til en delsum. De to delsummene summeres og overføres automatisk til side A. Det neste er en liten boks der du skal fylle ut navn og adresse på hotellet (det finner du på kvitteringen), og helt nederst kan du skrive kommentarer du eventuelt har. Så går du tilbake til side A, og fører inn kost med måltidstrekk. Her fører du også nattillegg om du skal ha det. Samordna frilansområde v/nav Hjelpemiddelsentral Oslo & Akershus Side 3

4 AUGUST SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER Frister for innsending av honorarskjema Frist for innsending Utbetalingsdato 30.juli 13.august 31.august 8.september 15.september 25.september 2.oktober 16.oktober 23.oktober 29.oktober 05.november 16.november 30.november 25.august 11.september 22.september 29.september 12.oktober 20.oktober 27.oktober 12.november 17.november 24.november 1.desember 11.desember 22.desember Frist for innsending: Mail med honorarskjema må være sendt senest denne dagen og post med signert refusjonsskjema og oppdragskort må være poststemplet senest denne dagen. Vær obs på at noen frister går over dager, dette på grunn helligdager/ferieavvikling E-postadresse for honorarkrav og meldinger rundt frilanshonorar: Honorarkrav skal sendes til: Papirversjon m/oppdragskort til: Samordna frilansområde NAV Hjelpemiddelsentral Oslo & Akershus Samordna frilansområde v/nav Hjelpemiddelsentral Oslo & Akershus Side 4

5 Avdeling tolk Pb 324 Alnabru 0614 Oslo Andre henvendelser skal sendes til: Samordningsgruppa for frilanstolkområdet ved hjelpemiddelsentralen i Oslo-Akershus består av: Ragnhild Brevik ragnhild.brevik@nav.no Hanne Berge Eker hanne.berge.eker@nav.no Bjørg Fjeldem bjørg.fjeldem@nav.no Carina Bang carina.bang@nav.no Malin Jansson malin.jansson@nav.no Marit Eriksen marit.eriksen@nav.no Sonja Navelsaker sonja.navelsaker@nav.no Annette W. Hansen annette.wilhelmsen.hansen@nav.no For spørsmål rundt: Postgang honorar Fakturering annen betaler Arbeidsplaner/oppdragsavtaler Tolkeoversikt/tilleggsavtaler Tolkefaglige spørsmål Refusjonsskjema Kontakt: Bjørg/alle Ragnhild Ragnhild/Hanne/Marit/Carina Send eventuelt henvendelsen til nav.frilanstolker@nav.no, så blir du kontaktet. Spørsmål rundt spesifikt honorarkrav sendes den som har behandlet honoraret, generelle honorarspørsmål stilles nav.frilanstolker.honorar@nav.no For informasjon til frilanstolkene, se: MÅNEDENS STREK Samordna frilansområde v/nav Hjelpemiddelsentral Oslo & Akershus Side 5