Flytte kalenderavtaler fra gammel kalender til ny HBV kalender

Transkript

1 Flytte kalenderavtaler fra gammel kalender til ny HBV kalender Etter å ha gjennomført Brukeraktivering som beskrevet her t.o.m. steg 4, er alt klart for at du kan flytte og opprette kalenderavtaler i din nye HBV kalender. Hva har skjedd med kalenderelementer i min gamle HiBu eller HiVe konto? Ingen kalenderelementer har blitt automatisk medflyttet fra din gamle HiBu/HiVe kalender, til din nye HBV kalender. Årsaken til dette er at møter med møtedeltakere som ligger i din gamle kalender inneholder din gamle HiBu/HiVe brukerkonto. Det er ikke lenger denne kontoen som skal være deltaker i møtet. Nå er det din nye HBV brukerkonto som skal være møtedeltaker. Det betyr at du må opprette alle møter hvor du er møteorganisator, og som skal gå fra 2. januar og fremover, på nytt. Det samme gjelder for de andre møtedeltakerne du har innkalt til disse møtene. Der hvor du tidligere har innkalt HiBu/HiVe ansatte, skal du nå innkalle de samme personene, men med deres nye HBV brukerkonto. Likeledes skal du nå velge møterom fra den nye e-postløsningen, og ikke møterom fra gammel HiBu/HiVe løsning. Når det gjelder møter hvor andre er møteorganisatorer, og du har blitt innkalt til møtet, skal du ikke foreta deg noe. Da venter du på en ny møteinnkalling fra møteorganisator. Slik oppretter du et nytt møte: Åpne Outlook og gå til Kalender/Calendar. Pass på at du viser din nye HBV kalender. Det skal være huket av for navn@hbv.no under My Calendars. Velg New Appointment for å opprette en ny avtale. Flytte kalenderavtaler fra gammel kalender til ny HBV kalender Side 1

2 Velg ønsket starttidspunkt og sluttidspunkt. Velg deretter rom. Dette kan du gjøre ved å trykke på Rooms, eller ved å velge ønsket roomlist under Show a room list. Velger du Rooms får du opp følgende vindu: Her ser du alle tilgjengelige møterom sortert alfabetisk. Du kan nå markere ønsket møterom, trykke på Rooms og deretter OK, for å legge dette møterommet til i møteinnkallelsen din. Flytte kalenderavtaler fra gammel kalender til ny HBV kalender Side 2

3 Ønsker du å vise romlisten for et bestemt studiested, kan du velge More columns markert med rødt øverst i vinduet. Skriv inn ønsket studiested i feltet som er merket med gult. Du har følgende valg: Drammen, Ringerike, Kongsberg, Vestfold. Marker ønsket møterom, trykk deretter Rooms og så OK. Valgte du derimot et studiested under Show a roomlist i stedet for Rooms tidligere, vil du se dette: Her har jeg valgt RoomList Kongsberg, og ser tilgjengelige møterom på dette studiestedet. Marker ønsket møterom under Choose an available room, og møterommet vil legge seg til under Location samt i To-feltet. Klikk så på To-feltet for å legge til møtedeltakere. Flytte kalenderavtaler fra gammel kalender til ny HBV kalender Side 3

4 Søk opp ønskede møtedeltakere i feltet som er merket med gult. Når du har funnet riktig person, dobbeltklikk på vedkommende, eller marker vedkommende og klikk Required, og deretter OK. NB! Det er viktig at du søker opp møtedeltakere gjennom adresseboken! Hvis du kun skriver navnet i To-feltet, vil Outlook søke i lagrede e-postadresser lokalt på din pc, og da vil den foreslå ansatte fra gammel organisasjon, dvs. HiBu/HiVE. Du kommer da tilbake til avtalen igjen: Legg inn ønsket Subject for møtet, og eventuelt en agenda eller annen tekst i feltene som er merket med gult. For å sjekke at møtedeltakerne er ledige på ønsket tidspunkt, klikk Scheduling Assistant. Flytte kalenderavtaler fra gammel kalender til ny HBV kalender Side 4

5 Hvis en eller flere av møtedeltakerne er opptatt, eller møterommet, kan du justere start- og slutttidspunkt i feltene som er merket med gult. Når du har funnet et tidspunkt som passer, gå tilbake til møteinnkallingen ved å trykke på Appointment. Trykk Send. Flytte kalenderavtaler fra gammel kalender til ny HBV kalender Side 5

6 Hvis møterommet er ledig på ønsket tidspunket vil du få en bekreftelse fra møterommet. Hvis møterommet er opptatt vil du få en e-post som avslår møtet. Du må da hente opp møteinnkallingen på nytt og velge nytt møterom. NB! Det spiller ingen rolle i hvilken rekkefølge du legger til møtedeltakere, rom eller tekst i Subjectog tekstfelt. Hva gjør jeg med gamle avtaler uten møtedeltakere? Avtaler uten møtedeltakere kan enkelt flyttes fra din gamle HiBu/HiVe kalender til din nye HBV kalender ved å trekke kalenderelementet fra gammel kalender til ny. Gå til Outlook og åpne kalenderen. Huk av for at du vil vise både ny HBV kalender og gammel HiBu/HiVe kalender. Nå kan du enkelt ta tak i kalenderelementer i gammel kalender med musemarkøren, og dra de fra gammel kalender til ny mens du holder venstre musetast nede. Slipp opp venstre musetast når du har funnet riktig plassering. NB! Dette gjelder kun avtaler uten møtedeltakere! Flytte kalenderavtaler fra gammel kalender til ny HBV kalender Side 6