FORORD. Hovedprosjekt H03D05 FuKomp

Transkript

1 FORORD Denne oppgaven er et hovedprosjekt ved Høgskolen i Østfold, avdeling for informatikk og automatisering. Prosjektet utgjør 15 studiepoeng og er en avslutning på et 3-årig dataingeniørstudium. Dette prosjektet ble påbegynt 1.mars og vil avsluttes ved EXPO 2003 den 4-6 juni. Hensikten med et slikt hovedprosjekt er at vi som studenter skal få en forståelse av hvordan et prosjekt i bedrifter gjennomføres fra start til slutt. Hovedprosjektet vårt er gitt av oppdragsgiver Fredrikstad Utvikling (FU) ved arbeidsgruppen for kompetanse. Prosjektet skal være en undersøkelse av kompetanseforvaltningen i bedrifter i Nedre Glomma- regionen, herunder kommunene Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler. Denne forprosjektrapporten gir en oversikt over bakgrunnen for prosjektet, avgrensinger av problemet, målet med prosjektet, en beskrivelse av prosjektgjennomføringen og en grov plan for denne. Gruppe H03D05 hjemmeside: 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 1 INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG OM OPPDRAGSGIVER BAKGRUNN FOR PROSJEKTET PROSJEKTETS FORMÅL Prosjektets hovedmål Prosjektets delmål FORELØPIG BEDRIFTSVALG PROSJEKTGJENNOMFØRING Arbeidsfordeling Avgrensninger Gjennomføring Utarbeidelse av spørreskjema Intervju SWOT-analyse Arbeid fremover Vedlegg: 1. GANNT- diagram 2. Spørreskjema 3. Timelister 4. Budsjett 5. Utvalgte bedrifter 6. Kilder 2

3 1. SAMMENDRAG I dette hovedprosjektet skal gruppen vår undersøke ledelsens meninger rundt nåværende og fremtidige kompetanseforvalting i bedrifter i Nedre Glomma- regionen. Vi skal se på hvordan IT-systemer brukes til å forvalte kompetanse i bedrifter i denne regionen. Videre skal vi se på ledelsens syn rundt nåværende og fremtidige kompetanseforvalting med vekt på hvordan kompetanse brukes og videreutvikles. Til slutt skal vi analysere systemet og se hvordan det brukes i praksis med vekt på metoder for innsamling, oppbevaring og bruk av kompetansedata. Intervjuer og analyser vil bli en sentral rolle i dette hovedprosjektet. I arbeidet med å avgrense og forstå oppgaven har vi fått god hjelp av veileder Terje Samuelsen og bedriftskontaktene Fred Callisen og Toralf Ekelund som representerer FU s kompetansegruppe i dette prosjektet. 3

4 2. OM OPPDRAGSGIVER Fredrikstad Utvikling (FU) er en privat forening og medlemsorganisasjon som består av Fredrikstad kommune, aktører fra industri og handelsstand, andre kommuner og interesserte. Jens Olav Simensen er daglig leder. FU har mange arbeidsgrupper som jobber med forskjellige felt, bl. a. kultur, kompetanse, markedsføring, infrastruktur, ungdom og etablering. Gjennom medlemskapet skaffer FU seg en bred samhandling mellom næringsliv, privatpersoner og offentlige myndigheter i Fredrikstad og Nedre Glomma-region. Gjennom samarbeideprosjekter med kommune og næringsvirksomheter kan FU bidra til å utvikle næringsøkonomi og kompetansenivået i området. Prosjektene går ofte ut på å bygge opp og øke kvaliteten på levemiljø og utdanning. Det blir viktigere og viktigere å ha gode kunnskaper for å tilfredstille dagens teknologi og utdanningsnivå. Flere og flere bedrifter og privatpersoner setter større fokus på og er villige til å investere i å skaffe seg kompetanse. Dette er et behov som kompetansegruppen i FU er opptatt av. Kartlegging og analyse av kompetanse er blant deres arbeid. Gruppen består av leder Toralf Ekelund, Fred Callisen, Øystein Larsen, John T. Andersen, Øyvind Øverby, Tom Ljungberg, Svein Erik Klemetsen, Ragnar Vermedal, Per Erik Simonsen og Terje Svensson. Med forskjellige bakgrunner og erfaringer samarbeider kompetansegruppens medlemmer for å ivareta FU sitt mål, som er å bidra til å forbedre utdanningsmulighet og øke kompetansenivå i regionen. 4

5 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I det øyeblikket norsk industri og handelsbedrifter utsettes for hard internasjonal konkurranse, er kompetansefortrinn et av det viktigste punktene for å overleve og styrke konkurranseevnen i fremtiden. Dagens høye lønns- og rentenivå og de strenge arbeidsmiljølover i Norge i forhold til mange av de internasjonale konkurrentene gjør det svært vanskelig å konkurrere med andre land. Kreativitet og høy kvalitet på kompetanse blir viktig for at næringslivet kan overleve og utvikle seg. Enhver enkeltperson, gruppe, bedrift og organisasjon bør stadig sette seg inn i dagens vilkår for å forbedre seg til å møte fremtidige utfordringer. Økonomi og teknologi har utviklet seg ganske langt i Norge. Jo bedre levestandard man har, jo mer krevende kunnskaper og konkurranseevner bør landet ha. Dette spesielt når det finnes både god og billig arbeidekraft utenfra. Dette er en stor utfordring for bedriftenes ledelse til å drive sin virksomhet. Bedriftenes status er preget av blant annet ledelsens dyktighet, ansattes kompetanse og samspill mellom dem og samfunnet. Med denne bakgrunn og inntrykk på at nåværende og framtidig kompetanse er krevende, valgte vi å ta en undersøkelse og analyse av kompetanseforvaltning i bedrifter i Nedre Glomma-region som vårt hovedprosjekt i dataingeniør utdanning. Som studenter og innbyggere i Østfold er vi veldig opptatt av utdannings- og arbeidsmuligheter i fylket. Resultatet fra Statistisk Sentralbyrå for år 2002 viste at Østfold hadde et meget lavt (på 4. plass fra bunnen) prosent antall av innbyggere som har utdannet seg innen universets - og høgskolenivå. I løpet av prosjektperioden skal vi gjennomføre en spørreundersøkelse av bedrifter i Nedre Glomma-region. Undersøkelsen dreier seg om næringslivsledelsens bevissthet på kompetanseforvalting i sin bedrift, hvordan bedriftene vurderer 5

6 kompetanse som redskap for å oppnå maksimum konkurranseevne og hvordan ITsystemer brukes til å forvalte kompetansebehovet. Gjennom denne prosessen prøver vi å analysere og finne en pekepinn for fremtidig bruk av IT for utvikling og bruk av kompetanse innen private virksomheter i Nedre Glomma-regionen. På grunn av ressurs- og geografisk begrensning velger vi et visst antall private virksomheter innen industri og tjeneste i Nedre Glomma-regionen for å utføre vårt hovedprosjekt

7 4. PROSJEKTETS FORMÅL 4.1 Prosjektets hovedmål Undersøke ledelsens meninger rundt nåværende og fremtidige kompetanseforvalting i bedriften. Se på hvordan IT-systemer brukes for å forvalte kompetanse i bedriften 4.2 Prosjektets delmål Se på ledelsens syn rundt nåværende og fremtidige kompetanseforvalting med vekt på hvordan kompetanse brukes og videreutvikles. Analysere systemet og se hvordan det brukes i praksis med vekt på metoder for innsamling, oppbevaring og bruk av kompetansedata. 7

8 5. FORELØPIG BEDRIFTSVALG Vi har etter samtaler med veileder og oppdragsgiver valgt ut noen bedrifter i Nedre Glomma- regionen. Listen over aktuelle og eventuelle bedrifter finnes som vedlegg 5. Vi ble enige om å reise to og to på bedriftsbesøk. Les mer om selve intervjuet i kapittel Vår kontaktperson Kristin Drøbak ringte de aktuelle bedriftene samt skrev mail til de bedriftene som ønsket det. Vi har til nå fått booket noen møter for april. Slik ser den foreløpige besøklisten ut: Bedrifter: Når: Kl: Hvem reiser Det Norske Veritas Tir :30 Kristin og Mai SyZlab AS Ons :00 Joseph og John Restaurantdrift Tor på City 14:00 Kristin og Mai Brynilsen Fabrikker AS Fre :00 Joseph og John Mascot Electronic AS Ons :00 Joseph og John Borregaard Industries Tor :30 Kristin og Mai Skalles Mek. Verksted Tir :00 Kristin og Mai 8

9 6. PROSJEKTGJENNOMFØRING I følge kontaktpersonene våre i Fredrikstad Utvikling, Toralf Ekelund og Fred Callisen, er undersøkelse av kompetanse og bruk av IT innen kompetanseforvalting i bedrifter et relativt nytt tema. De er allikevel sikre på at kompetanseforvaltning vil bli viktig også i fremtiden. Kompetansegruppen i Fredrikstad Utvikling er et relativt nytt satsningspunkt. Det er ennå ganske uvisst hva som egentlig er viktigst og mest krevende i den sammenheng. Vi fikk derfor velge fritt mellom å fokusere på kompetanseforvaltning eller ITsystem som brukes til det. Og vi har valgt å sette fokus i kompetanse delen. Dette er likevel et sort og ubegrenset felt man kan jobbe med. Kompetanse i seg selv er et begrep som forskjellige mennesker kan ha ulike oppfatninger om. Vi har delt kompetanse inn i to deler. Den ene delen er formalkompetanse, det som står på vitnemål etc og den andre delen er realkompetanse som er arbeidserfaring. Både oppdragsgiveren og veilederen, ikke mist oss selv forventer at vi skal være kreative gjennom dette hovedprosjektet. Med beskrivelse og begrensninger har vi i alle fall satt arbeid i et ramme hvor oppdragsgiverens ønsker, prosjektets oppgaver og våre interesser til en stor grad dekkes. 9

10 6.1 Arbeidsfordeling På gruppens første møte ble vi enige om en gruppeorganisering der vi valgte prosjektleder, kontaktperson, nestleder og sekretær. Vi ble enige om at prosjektleder bør også være gruppens kontaktperson. Slik ble resultatet: Gruppeleder/ kontaktperson : Kristin Skjelin Drøbak Nestleder: John Axel Theodorsen Sekretær: Går på rundgang, 2 uker per person.(unntatt gruppelederen) Gruppen laget et GANNT- diagram over arbeidsoppgaver og ansvars- fordeling. Se vedlegg 1. 10

11 6.2 Avgrensninger Vi fikk et ønske som var både stort og krevende fra vår oppdragsgiver FU. Dette ønsket ville kreve 3 års full studie i følge vår veileder Terje Samuelsen, det ble derfor raskt klart at vi måtte avgrense oppgaven betraktelig. Vår første avgrensning gikk på at vi skal undersøke kompetanseforvaltning med kompetanse i sentrum og ikke både kompetanse og system i sentrum. Systemet vil bli undersøkt som en utstrekning av hvordan kompetanse forvaltes. Vi har bestemt oss for å intervjue fra 7-15 bedrifter og ikke flere. Denne begrensningen har vi gjort på grunn av at bearbeidelse av innsamlet data vil ta mye tid. Vi skal se på de systemene som håndterer kompetanse, hvis vi får lov og det finnes et slik system. En begrensning her er at vi ikke skal gå dypt ned å forstå systemet, vi kommer kun til å se på systemet på en overordnet måte. Når det gjelder å foreslå eventuelt nye systemer, vil vi gjøre dette på grunnlag av hva vi har lært i løpet av prosjektperioden. 11

12 6.3 Gjennomføring Utarbeidelse av spørreskjema Etter å ha diskutert i gruppen, samt fått råd fra veileder og oppdragsgiver ble vi enige om at vi skal ha et felles spørreskjema til alle bedrifter som skal intervjues. Spørreskjemaet skal utarbeides av gruppen og være helt ferdig før vi begynner med å intervjue de utvalgte bedriftene. Det er både industri- og tjenesteytende bedrifter vi skal komme i kontakt med. Det er rimelig å anta at disse har forskjellige systemer og ulike måter å forvalte kompetanse på. Spørreskjemaet bør derfor være tilpasset begge type bedrifter. Vi har tenkt til å dele spørre- skjemaet inn i 3 hoveddeler. 1. Om bedriften: Denne delen skal brukes til å samle inn litt generell informasjon om bedriftene. Spørsmålene er blant annet om bedriftstype, størrelse, strategi på ansettelse og kompetanseforvaltingen sammenliknet med bedriftenes strategiske mål. 2. Om kompetanse og IT- system: Dette er den mest sentrale delen av skjemaet. Gjennom den skal vi kunne ha en bred samling av opplysninger som prosjektet går ut på. Analyse av bedriftens kompetanseforvaltning og bruk av dette i IT er avhengig av denne delen. Jo bedre svar vi får på spørsmålene, jo lettere og mer presis å analysere. Spørsmålene er blant annet om registrering av kompetanse i bedrifter, bruk av IT-system/verktøy til å kartlegge og forvalte kompetanse, tilgjengeligheten av systemet, systemets evne til å ivareta kompetansebehovet, etc. 12

13 3. SWOT-analyse: Denne delen er til stor hjelp for vår analyse- oppgave etter intervjuene med bedriftene. Grunnen til at vi har den med i spørreskjemaet, er at vi skal kunne analysere sammen med bedriftene. Deres syn og oppfatning om sin virksomhet er viktig og interessant for oss. Dette for å komme fram til vår egen analyse og konklusjon. SWOT består av spørsmål om styrke og svakhet ved måten bedriftene forvalter kompetanse på. SWOT- delen tar også for seg muligheter og trusler de kan få ved å velge å utføre kompetanseforvaltning på sin spesielle måte. Mer om SWOT-analyse i punktet Når skjemaet er laget ferdig skal vi vise det til veilederen og oppdragsgiveren vår for å få tilbakemelding og eventuelt endre det litt før det brukes. Spørreskjemaet vi har laget til nå ligger som vedlegg 2. 13

14 6.3.2 Intervju To medlemmer av gruppen skal delta i hvert intervju. Når vi har fått avtale med bedrifter om tid, sted og representant av bedrifter som skal gi oss intervjuet, skal vi planlegge nøye hvordan det skal gjøres. Lengden på intervjuene skal være begrenset med hensyn til bedriftenes arbeidstid og vår kapasitet til oppgaven. Med utgangspunkt fra spørreskjemaet, skal vi også være fleksible og kreative når det gjelder å stille spørsmål til bedrifter. En av oss skal være primær person som holder styre på intervjuet; den andre skal være primær referent. Men begge skal notere slik at vi er sikre på vi får med oss alt og riktig. Lydopptak kan brukes dersom nødvendig og med tillatelse av den personen vi intervjuer. Etter hvert intervju skal vi med en gang skrive referat og notater. 14

15 6.3.3 SWOT-analyse Strategisk- analyse er et effektivt verktøy for å få en rask oversikt over avdelingens/organisasjonens strategiske posisjon. De fire bokstavene "SWOT" representerer forbokstaven i de engelske ordene Strength, Weaknesses, Opportunities, og Threats som betyr styrker, svakheter, muligheter og trusler på norsk. Ved hjelp av en SWOT- analyse kan man oversiktlig gjennomføre en idédugnad og oppsummere: potensielle interne styrker potensielle interne svakheter potensielle eksterne muligheter som bør ivaretas og være klar over i fremtiden potensielle eksterne trusler eller hindringer som bedriften kan støte på hvis man ønsker å realisere foreliggende muligheter. Vi skal sette opp en mal for SWOT-analyse slik: Følgende spørsmål kan vi bruke til å utføre en SWOT- analyse: Interne styrker: Hva er bedriftens konkurransefortrinn? Har ansatte god kompetanse? 15

16 Er ledelsen bevisst på bedriftens kompetanse? Hvor ofte gis opplæring/kurs for ansatte? Har bedriften bedre kompetanse enn de andre i samme bransje? Hvor godt kan IT-system brukes til å forvalte kompetanse? Er systemet lett å bruke? Hva synes andre om deres sterke sider? Interne svakheter: Hva er det som gjør bedriften svak? Hva mangler de i kompetanse? Har de et godt forholdet mellom ansatte og ledelse? Kan bedriften forvalte kompetanse på en bedre måte? Hvor god er datasikkerhet og personvern? Er det for effektiv/produktiv på bekostning av faglig utvikling og kvalitet? Har de for uklare overordnede mål? Er det for svak utviklet evne/tradisjon til å gi konstruktiv kritikk? Eksterne muligheter: Hvordan kan kompetanse gjøre bedriften bli sterkere i konkurranse med andre virksomheter? Hvor ligger muligheter til å forbedre konkurranseevne? Hvordan takler bedriften uforvente problemer som oppstår? Er det mulig å stole på IT-systemet når det gjelder å kartlegge og forvalte kompetanse? Eksterne trusler: Hva gjør konkurrenter som er bedre enn bedriften? Har konkurrentene noen sterkere sider? Kan det være en trussel dersom bedriften forandrer sin strategi? Kan de interne svakhetene være trusler for bedriften? Kan profesjonskamp hindre videreutvikling av det tverrfaglige samarbeidet? 16

17 6.4 Arbeid fremover Som planlagt (se GANNT-diagram, vedlegg 1) skal vi komme i gang med bedriftbesøk og analysefase fra og med neste uke. Vi har fått en avtale med de fleste av de utvalgte bedrifter. Intervju- perioden skal være mellom og Samtidig skal vi analysere den informasjonen vi har fått inn fra hvert intervju. I tillegg skal web- siden, katalog- design og midtveisrapport gjøres ferdig. Når besøkperioden er over skal vi begynne med sluttrapport og fortsette bearbeiding av innsamlet data. Bearbeiding av innsamlet data består av å sammenlike bedriftene med hverandre. Denne sammenlikningen skal vi gjøre med hensyn på kompetanse og den måten de forvalter og bruker kompetanse på, ikke minst på hvilke IT-systemer de bruker til det. Vi planlegger å gjøre ferdig denne delen i løpet av 3 uker, det vil si inntil ca Sluttrapporten skal være ferdig den Til slutt skal vi jobbe med foredrag og stand til Expo. Vi er alle enige om å forsøke å holde oss innenfor tidsrammene vi satt opp i GANNT- diagrammet (se vedlegg 1). Vi er også enige om å hele tiden gjøre vårt beste for å nå målet vårt. Vi vil fortsette med å holde et gruppemøte hver dag for å få oversikt over hva som er gjort og hva som skal gjøres, samt fordele arbeidsoppgaver. Møte med veileder hver uke vil også fortsettes, dette for å få råd og hjelp. 17