Rammeavtale for bedriftshelsetjeneste i Hå kommune

Transkript

1 Anbudskonkurranse: Rammeavtale for bedriftshelsetjeneste i Hå kommune Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse Innhold 1 - Generell beskrivelse Konkurranseregler Kvalifikasjonskrav Vurderingskriterier Kravspesifikasjon Prisbetingelser Tilbyders forbehold Vedlegg

2 1 - Generell beskrivelse Hå kommune er en kommune som strekker seg fra Nærbø i nord til Sirevåg i sør og har ca innbyggere. Generell informasjon finnes på Kommunen har rundt 1700 ansatte fordelt på ca årsverk. Hå kommune skal inngå rammeavtale for kjøp av bedriftshelsetjeneste i henhold til kravspesifikasjon i dette dokumentet. Estimert årlig forbruk er ca. 300 timer. Omfanget beror på et estimat og medfører ingen forpliktelser for Hå kommune. Alle BHT-tjenester forutsettes potensielt utført på lokasjon i kommunen. Avtaleperioden tidsbegrenses til en periode på to (2) år. For avtalen gjelder en opsjon om forlengelse i år. Kommunen står fritt til å benytte seg av opsjonen. Konkurransen er kunngjort på DOFFIN, se Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet. Hå kommune har lagt opp til følgende tempoplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål kl. 15:00 Frist for å levere tilbud kl. 15:00 Åpning av tilbud Tilbudets vedståelsesfrist Hå kommune forbeholder seg retten til å avvise tilbydere som ikke leverer et komplett og signert tilbud, samt oppfyller de krav som er skissert i konkurransegrunnlaget og i gjeldende forskrifter. Kommunen forbeholder seg også retten til å avlyse konkurransen og/eller forkaste samtlige tilbud. Kontaktperson hos Hå kommune er: Navn: Markus Bjørnseth Stilling: Personalsjef Telefon: / E-post: marb@ha.kommune.no Postadresse: Postboks 24, 4368 Varhaug Gateadresse: Rådhusgata 8, 4360 Varhaug 2

3 2 - Konkurranseregler Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av 7. april For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Åpen anbudskonkurranse», jfr. FOA 14-1 (1). Det kan ikke gjennomføres forhandlinger om tilbudene. Tilbyder oppfordres til å følge de anvisningene som gis i konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål. Tilbudet kan leveres i lukket sending, adressert: Tilbudet kan sendes i posten såfremt det er kommunen i hende før innleveringsfristen: Hå kommune Att.: Markus Bjørnseth Rådhusgata Varhaug Hå kommune Att.: Markus Bjørnseth Postboks Varhaug Sendingen skal være merket «Tilbud Bedriftshelsetjeneste, att. Markus Bjørnseth». Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke, heller ikke ved fysisk ettersendelse/-levering. Dette gjelder også samtlige vedlegg. Et foretak (rettssubjekt) kan kun levere ett tilbud. Tilbudet skal være skriftlig og signert av en person med nødvendig fullmakt. Tilbudet leveres i to eksemplarer. Ett eksemplar skal være sladdet for forretningshemmeligheter/sensitiv informasjon. Hå kommune kan fritt distribuere dette eksemplaret ved et eventuelt krav om innsyn. Tilbudet og alle vedlegg skal i sin helhet være på norsk. Tilbudet skal systematiseres og presenteres i overensstemmelse med systematikken i konkurransegrunnlaget, og inneholde alle de opplysninger det stilles krav om. Alle tjenester skal prises. Utarbeidelse av tilbudet og all befatning med denne konkurransen er for tilbyders kostnad. Hå kommune forbeholder seg retten til å intervjue alle tilbydere. Det er ikke anledning til å gi tilbud på alternative løsninger. Kvalifikasjonskrav som stilles for at tilbyder skal kunne delta i konkurransen fremgår av kapittel 3. Vurderingskriterier som vektes før tildeling av kontrakt er oppgitt i kapittel 4. Disse bygger på kravspesifikasjonen i kapittel 5 og prisbetingelser i kapittel 6. Tilbyders eventuelle forbehold skal fremkomme i henhold til kapittel 7. Tilbyder kan skriftlig stille spørsmål til Hå kommune sin kontaktperson til og med kl. 15:00 (to uker før innleveringsfristen). Spørsmålene vil bli kunngjort anonymisert og besvart på DOFFIN. Tilbyders vedståelsesfrist settes til (90 dager regnet fra innleveringsfristens utløp). Hå kommune har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Enhver rettelse, supplering og endring vil bli meddelt registrerte interessenter på DOFFIN. Det vil ikke finne sted offentlig åpning av tilbud. Tilbudene åpnes av minst to representanter fra Hå kommune. Det føres åpningsprotokoll. Etter kontraktstildeling gis en klagefrist på 10 kalenderdager. 3

4 3 - Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene er absolutte minstekrav for at tilbyder skal kunne delta i konkurransen. Hå kommune avviser tilbydere som ikke oppfyller disse dokumentasjon- og kvalifikasjonskravene. Etterspurt dokumentasjon må vedlegges tilbudet i henhold til konkurransereglement (kapittel 2). Samtlige tilbydere skal vedlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbyder skal vedlegge egenerklæring om at tilbyder oppfyller lovbestemte norske krav til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Er skatteattest for skatt vedlagt? (Fra kemner/kommunekasserer i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor) Er skatteattest for merverdiavgift vedlagt? Er HMS egenerklæring vedlagt? Ja Nei Vedlegg nr.: Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. Tilbyder skal dokumentere med firmaattest. Tilbyder må være et godkjent foretak i Bedriftshelsetjenesten hos Arbeidstilsynet etter krav i Forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv. (FOR ). Tilbyder skal dokumentere med godkjenning. Dersom tilbyder er godkjent av Arbeidstilsynet etter unntaksbestemmelse, skal dette opplyses om og redegjøres for i tilbudet. Er firmaattest vedlagt? Har tilbyder vedlagt forskriftsmessig godkjenning fra Arbeidstilsynet? Ja Nei Vedlegg nr.: Det kreves at tilbyderen har god soliditet og økonomisk evne til å sikre gjennomføring av kontrakten. Tilbyder skal vedlegge bekreftelse fra uavhengig kredittvurderingsinstitusjon som vurderer selskapets økonomi som god/kredittverdig. Bekreftelsen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfristen. Kredittvurdering fra uavhengig kredittvurderingsselskap Ja Nei Vedlegg nr.: 4

5 Hå kommune krever god kapasitet, gjennomføringsevne og høy faglig kompetanse. Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Tilbyder skal ha relevant erfaring fra minst tre tilsvarende oppdrag med levering av tilsvarende tjenester i løpet av de siste tre årene. Referanser fra disse må oppgis og kunne kontaktes ved behov. Har tilbyder vedlagt liste over relevante oppdrag fra de tre siste årene? Ja Nei Vedlegg nr.: Listen skal inneholde navn på oppdragsgiver, totalverdi, tidsramme og kontaktperson. Tilbyder skal møte kravene til sammensetning av faglig kompetanse som følger av skjema nedenfor. Fagkompetansen som tilbys skal beskrives, samt formal-/realkompetanse hos de fagpersoner som skal levere tjenester. Tilbudt personell skal presenteres i form av CV for den enkelte (maks 1 side pr. person), samt en kortfattet, samlet oversikt over disse. Tilbyder har følgende påkrevede kompetanse (*** internt el. i samarbeid med underleverandør): Arbeidsmedisinsk kompetanse (inkl. lege) Sykepleier Fysioterapeut Ergoterapeut Yrkeshygieniker Psykolog/organisasjonspsykolog *** Dokumentasjon av tilbudt personell Tilbudt personell skal presenteres med CV, samt i en kortfattet, samlet oversikt. Ja Vedlegg nr.: Nei Dokumentasjonen vil bli lagt til grunn i evalueringen. Tilbyder er ansvarlig overfor Hå kommune for eventuelle underleverandører. I de tilfeller der tilbyder støtter seg på eksterne leverandørers kapasitet for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlig anskaffelser, 17-8 og 17-9 (2. og 3. ledd). Denne erklæringen skal vedlegges tilbudet. 5

6 Ja Nei Vedlegg nr.: Støtter tilbyder seg på andre foretaks kapasitet for å kunne kvalifisere seg, og er rådighet over nødvendige ressurser dokumentert gjennom forpliktelseserklæring? 4 - Vurderingskriterier Ved kontraktstildeling vektlegger Hå kommune følgende vurderingskriterier: Vekting Dokumentasjonskrav Pris: 50 % Se kapittel 6 Kvalitet: 50 % Se kapittel 5 Hå kommune sin vurdering av kriteriene skjer på bakgrunn av tilbud med vedlegg, samt eventuell informasjon som fremkommer under et intervju eller i dialog med referanser. Den tilbyder som totalt sett oppnår høyest poengsum, vil bli tildelt kontrakt. 5 - Kravspesifikasjon Svarkode Forklaring Ja+ Ja Nei Kravet er innfridd og er over minstekravet. Ytterligere forklaring/begrunnelse og dokumentasjon er nødvendig. Kravet er innfridd. Ytterligere forklaring er ikke nødvendig Kravet innfris ikke 100 %. Ytterligere forklaring/begrunnelse og dokumentasjon er nødvendig. 6

7 Kvalitet - vekting 50 % Krav til tjenesten og samarbeid Bekreft / svar kode Vedlegg nr. for ytterligere beskrivelse Generelt: Tilbyder skal kunne bistå med rådgivning, konsultasjoner, akuttsaker, og besvare telefoner fra ledere, verneombud og annet aktuelt personell Tilbyder skal kunne utføre alle BHT tjenester i.h.t. kravspesifikasjon på arbeidssted i Hå kommune Tilbyder skal ha hurtig responskapasitet på ordinære (se side 9) tjenester og oppdrag * Tilbyder skal ha vaktordning/døgnvakt for akutte (se side 9) hendelser og hasteoppdrag ** Tilbyder skal oppnevne en fast, beslutningsmyndig kontaktperson, samt stedfortreder. Personalsjef er overordnet kontaktperson for Hå kommune. Tilbyder og Hå kommune skal avholde periodiske oppfølgings- /evalueringsmøter. Kontaktpersonene skal være til stede på disse møtene. Tilbyder skal vederlagsfritt levere periodisk statistikk både for definerte områder og samlet. Statistikken skal inneholde de opplysninger Hå kommune ber om, eks. timeforbruk m/ tema (hovedgrupperinger) og hvem (etat/avdeling) som har benyttet tjenesten. Dersom ikke annet avtales skal rapport leveres rapporter kvartalsvis. Psykososialt- og organisatorisk arbeidsmiljø: Tilbyder skal ha kompetanse til å bistå ved kartlegging av arbeidsmiljøet. Tilbyder skal ha kompetanse innenfor psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, kunne bistå arbeidsgiver ved planlegging, tilrettelegging og organisering av arbeidet, intervenere for helse og trivsel på arbeidsplassen, samt gi bistand i vanskelige personal-/ og konfliktsaker. 7

8 Tilbyder skal ha helsepersonell med psykologisk kompetanse på individ- og gruppenivå, kunne veilede ledere/ansatte, kartlegge og intervenere, og henvise til oppfølging i andrelinjetjeneste. Fysisk arbeidsmiljø: Tilbyder skal kunne identifisere risikoforhold og foreslå tiltak, herunder gi råd om verneutstyr Tilbyder skal kunne gi råd innenfor ergonomi ved planlegging av nye arbeidsplasser, ved forbedring og endring av eksisterende og ved kjøp av nytt utstyr Tilbyder skal ha kompetanse til å vurdere mulige forbedringer ved uheldige arbeidsstillinger, og ved tungt og ensformig arbeid Tilbyder skal ha kompetanse innen fysisk arbeidsmiljø og bistå med yrkeshygieniske målinger, vurdere/evaluere disse, og gi forslag til forbedringer Tilbyder skal kunne bistå med kartlegging av inneklimaet og komme med forslag til forbedringer Tilbyder skal ha kompetanse innenfor kjemiske stoffer/støv og kunne foreta en risikovurdering for å oppfylle forskriftene i forhold til datablader Arbeidstakere med særlige behov: Tilbyder skal kunne bistå med sykefraværs- og attføringsarbeid, funksjonsvurderinger og eventuell deltakelse i AKAN-arbeid. Arbeidsmedisin/arbeidshelse: Tilbyder skal kunne tilby konsultasjon/behandling av personell med samme kjønn som den ansatte Tilbyder skal være med på lovpålagte aktiviteter, herunder helsekontroll/-samtaler for nattarbeidere (jfr. AML 10-11(7), vaksinasjonsprogram, o.a.. Kurs/opplæring/møter: Tilbyder skal kunne holde kurs/opplæring innenfor samtlige fagområder i denne kravspesifikasjonen. 8

9 Tilbyder skal i henhold til avtalt års-/hovedplan delta på for eksempel dialogmøter, all-/avdelingsmøter, AMU, samlinger hvor det gis informasjon og opplæring innenfor satsningsområder, m.m.. Beskrivelse av hvordan samarbeidet er tenkt gjennomført: Hå kommune utarbeider en års-/hovedplan over hva bedriftshelsetjenesten i den kommende perioden skal brukes til. I dette inngår også forslag om prosjektarbeid og satsningsområder på overordnet nivå og etats-/avdelingsnivå. Bestilling av ordinære tjenester/oppdrag rekvireres og godkjennes av kommunalsjef/personalsjef og/eller etter interne rutiner og på gjeldende skjema. Responstid og kontaktinformasjon for ordinære tjenester/oppdrag: * Telefonnummer og e-post Responstid Responskapasiteten vil bli lagt til grunn i evalueringen For bestilling av akutt-/hasteoppdrag vil Hå kommune ta direkte kontakt med tilbyder per telefon. Responstid og kontaktinformasjon for akutt-/hasteoppdrag: ** Telefonnummer vakttelefon/døgnvakt: Responstid: Responskapasiteten vil bli lagt til grunn i evalueringen Oppsummering av kravspesifikasjon Ja Nei Er kravspesifikasjonen fullstendig utfylt m/ vedlegg? 9

10 6 - Prisbetingelser Pris - vekting 50 % Som utgangspunkt for prisangivelse skal tabellen nedenfor benyttes. Tallene som er brukt er estimert forbruk (se kapittel 1) for å kunne foreta en sammenligning av tilbydere. Med hensyn til senere leveranse medfører estimatet ingen forpliktelser for Hå kommune og ingen rettigheter for tilbyder. Alle priser skal være eksklusiv merverdiavgift, og være inkludert alle tilbyders øvrige kostnader. Alle tjenester forutsettes utført på lokasjon i Hå kommune dersom oppdragsgiver ønsker det. Timepris regnes fra oppmøte på gjeldende lokasjon og skal inkludere: Lønn inkl. avgifter Reisekostnader inkl. bompenger m.v. Tid til administrasjon (før/etter oppdraget) Nødvendig utstyr Alle øvrige kostnader (gebyrer og lignende) Beskrivelse av evalueringen: De angitte prisene multipliseres med estimerte timer for hver enhet. Type personell Estimerte omfang Timepris Totalt (timeantall x timepris) Sykepleier Arbeidsmedisinsk kompetanse (inkl. lege) Fysioterapeut/ergoterapeut Yrkeshygieniker (50 %) 150 timer pr. år (10 %) 30 timer pr. år (20 %) 60 timer pr. år (5 %) 15 timer pr. år Psykolog/organisasjonspsykolog (5 %) 15 timer pr. år Kurs/møter (10 %) 30 timer pr. år Totalt Eventuelle kommentarer: 10

11 7 - Tilbyders forbehold Dersom tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget eller det som fremgår av sammenhengen for øvrig, må forbeholdene beskrives entydig, presist og prissettes slik at det ikke medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Det forutsettes at Hå kommune kan vurdere forbeholdene uten behov for ytterligere kontakt/avklaring med tilbyder. Dersom tilbyder tar forbehold til våre krav, vil det bli vurdert og vektlagt i evalueringen av tilbudene. Forbehold må referere til kapittel/avsnitt i kapittel i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg som merkes «Tilbyders forbehold». Ja Nei Vedlegg nr.: Tas det forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget eller det som fremgår av sammenhengen for øvrig? 11

12 8 - Vedlegg Vedlegg nr. Beskrivelse

13