KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Renholdstjenester Valler videregående skole

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Renholdstjenester Valler videregående skole Konkurransegrunnlag Revidert av 8

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN Oppdragsgiver Anskaffelsens innhold Oppdragsgivers kontaktperson Kontrakt REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Generelle regler og prosedyre Tilbudsfrist Fremdrift i konkurransen Levering av tilbud Krav til tilbud Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Deltilbud Bruk av underleverandører Behandling av tilbud Forbehold i tilbudet Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører Utenlandske leverandører Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere TILDELINGSKRITERIER BEFARING AVSLUTNING AV KONKURRANSEN VEDLEGG... 8 Konkurransegrunnlag Revidert av 8

3 1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune (AFK) er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Valler videregående skole har utdanningsprogram for SSP. Skolen har ca. 500 elever og ca. 60 ansatte. Valler ønsker å holde det beste ved begrepet allmenndannelse i hevd og å gi den enkelte elev og ansatt identitet og tilhørighet. Skolen legger vekt på at ansatte og elever skal ha et aktivt forhold til kulturarven. Skolen har svært gode resultater og høy trivsel. Skolens motto er: Hjerte og ånd, vilje og ansvar. Se for øvrig kravspesifikasjon. 1.2 Anskaffelsens innhold Oppdragsgiver ønsker tilbud på avtale for levering av renholdstjenester til Valler vgs. Avtale skal inngås med 1 tilbyder som kan levere renholdstjenester i henhold til vedlagte kravspesifikasjon (se vedlegg 1). 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Carl Henriksen E-postadresse : carl.henriksen@akershus-fk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag Revidert av 8

4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 3. august Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 19: Kunngjøring av konkurranse Uke 32: Tilbudsfrist Uke 34: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 36: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Renholdstjenester Valler vgs." Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg 4) jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 7 Besvarelse av tildelingskriterier 8 Eventuelle forbehold 9 Eventuell annen dokumentasjon 10 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Konkurransegrunnlag Revidert av 8

5 Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6 "Veiledning sladding". Sladdet tilbud skal inneholde sladdet utgave av alle dokumenter inngitt i tilbudet, eksempelvis tilbudsbrev og attester. 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 3. august Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 1. oktober Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «anskaffelsens navn» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 24 juli NB: Oppdragsgiver avvikler ferie i juli og oppfordrer derfor tilbydere til å inngi sine spørsmål senest 26 Juni. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. Konkurransegrunnlag Revidert av 8

6 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift* Ikke eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge HMS-erklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. *Fom. oktober 2014 gjelder en felles skatteattest for skatt og merverdiavgift. Denne bestilles i Altinn Utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som dokumenter at bedriften har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæringen må være signert av økonomiansvarlig. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Krav 1: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Krav 2: Leverandøren skal være godkjent i arbeidstilsynets godkjenningsordning for renholdsvirksomheter. Dokumentasjon som viser at leverandøren er godkjent i arbeidstilsynets godkjenningsordning for renholdsvirksomheter. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2014 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2013 og revisors Konkurransegrunnlag Revidert av 8

7 revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Det skal også beskrives og dokumenteres en rutine for hvordan opplæring av renholdsledere, fast ansatte renholdere, vikarer og nyansatte gjennomføres. I tillegg skal det også vedlegges den ansvarlige fagleders fagbrev, eller dokumentasjon på bestått bachelor i Husøkonom og serviceledelse, jfr. Vedlegg 1: Kravspesifikasjon, punkt 1. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha et miljøledelsesssystem. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver. Leverandør skal utførlig beskrive sitt miljøledelsessystem, eksempelvis sertifikater fra ISO, Miljøfyrtårn, Svanemerket eller lignende. Leverandøren skal være miljøorientert og andelen miljømerkede produkter i 2014 skal ha vært være minst 70 %. Leverandøren skal inngi dokumentasjon for kjemiuttak i 2014, på produktnivå, hvor årlig forbruk av miljømerkede produkter angis i både liter og prosent av totalt forbruk. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: Konkurransegrunnlag Revidert av 8

8 a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen, se tilbudsskjema vedlegg 1 totalsum. 5 Befaring Det tilbys befaring i de aktuelle lokalene, 17. juni 2015 Oppmøtested: Brynsveien 46, 1338 Sandvika. Henvendelse på kontoret. Oppmøtetid: 09:00. 6 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 7 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 HMS-egenerklæringsskjema 5 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 6 Veiledning sladding 7 Plantegninger med renholdsfrekvens 8 Oversikt med gulvbelegg Berit Hetland Rektor Valler Videregående skole Dokumentet er elektronisk godkjent. *** Konkurransegrunnlag Revidert av 8