2.1. Om oppdragsgiver Om gjennomføringen av konkurransen Forbehold Tilbudsfrist Fremdriftsplan...

Transkript

1 2016 RAMMEAVTALE FOR BEDRIFTSHELSETJENESTE Tilbudsinnbydelse

2 Innhold 1. Generet om innlevering av tilbud Om konkurransen Om oppdragsgiver Om gjennomføringen av konkurransen Hva konkurransen omhandler Forbehold Tidsfrister Tilbudsfrist Fremdriftsplan Kvalifisering Kvalifikasjonskrav Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest for betalt merverdiavgift HMS-erklæring Finansiell og økonomiske stilling Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling Bedriftshelsetjenesten skal være godkjent av Arbeidstilsynet, ev. ha søkt om slik godkjenning, Det kreves at tilbyder har god erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves at tilbyder har god gjennomføringsevne Det kreves at tilbyder aksepterer at arbeidstakerne sikres like lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO Kravspesifikasjon Beskrivelse av tjenesten Forskriften Krav til tilbyders kompetanse Responstid Bestillingsrutiner...11 Side 2 av 13

3 6.6. Kontaktperson Samarbeid og oppfølgingsmøter Arkiv Tilsynsmyndighet Oppdatering av medlemsregister Tilbyder bekrefter at kravspesifikasjonen kan oppfylles. Kommentar Tilbud Tildelingskriterier Tilbudsinnlevering Omkostninger Kontraktstildeling og kontrakt...13 Side 3 av 13

4 Leverandøren skal fylle ut tabellen og signere under tabellen. Firmanavn: Org.nummer: Postadresse: Besøksadresse: Telefonnummer: Kontaktperson: Telefonnummer: Mobilnummer: E-postadresse: Navn på leverandør gir med dette vedlagte tilbud i henhold til de betingelser som fremkommer av konkurransegrunnlaget. Vi vedstår oss vårt tilbud i 1 måned regnet fra tilbudsfristens utløp, eller til den dato som er angitt i dette konkurransegrunnlaget.tilbudet kan aksepteres av oppdragsgiver når som helst fram til utløp av vedståelsesfristen. Sted Dato Underskrift og evt. stempel Navn med blokkbokstaver Side 4 av 13

5 1. Generet om innlevering av tilbud Det bes om at leverandørene besvarer alle punkter i dette konkurransegrunnlaget, samt bekrefte at den etterspurte dokumentasjon og informasjon er vedlagt. Punktene i dokumentet skal krysses av. Taballen over skal fylles ut og leverandøren skal signere under tabellen. Det signerte dokumentet skal følge de øvrige dokumentene ved tilbudsinnleveringen. 2. Om konkurransen 2.1. Om oppdragsgiver Oppdragsgiver er Hole kommune, ligger på Ringerike med ca innbyggere, med 601 personer fordelt på 462 årsverk. Kommunesenteret er Vik Om gjennomføringen av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I, jfr FOA 2-1 (1), og 3-1. Konkurransen skal i utgangspunktet gjennomføres som en anbudskonkurranse ved at kontrakt tildeles den leverandøren som har inngitt det beste tilbudet uten at det gjennomføres forhandlinger. Forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver vurderer det som formålstjenlig. De leverandørene som har en realistisk mulighet til å vinne konkurransen vil i så tilfelle bli innkalt til forhandlinger. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente å få forhandle om sitt tilbud. Konkurransegrunnlaget er sendt på likelydende e-poster til 3 leverandører 3. Hva konkurransen omhandler Det ønskes å inngå avtale om levering av Rammeavtale for Bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten skal gi oppdragsgiver et helhetlig tilbud som omfatter både det fysiske, det organisatoriske, og det psykososiale arbeidsmiljø, i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser Rammeavtalen skal ha en varighet på 3 år med mulighet for kunden til ytterligere prolongering i 1 år. Denne opsjonen innebærer ingen forpliktelser for Oppdragsgiver Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, spesifiseres. Konsekvenser av eventuelle forbehold tatt av tilbyder skal beskrives og prissettes. Dersom dette ikke gjøres kan tilbudet bli avvist. Side 5 av 13

6 Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. De leverandører som inviteres til forhandlinger kan endre tilbud underveis i forhandlingene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. 4. Tidsfrister 4.1. Tilbudsfrist Tilbudsfrist er angitt i fremdriftsplanen nedenfor. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen den angitte tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud Fremdriftsplan Milepæl Dato Utsendelse av invitasjon/ annonsering Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget (sendes på e-post: espen.pedersen@hole.kommune.no) Tilbudsfrist , Klokken 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist klokken 12:00 Evaluering Uke Innstilling Uke Meddelelse om tildeling med kort begrunnelse med angivelse av klagefrist Uke Kontraktssignering Uke Leveranse Fremdriftsplan er veiledende og endringer kan forekomme. Oppdraget har som mål å iverksettes fra 01. februar Side 6 av 13

7 5. Kvalifisering Leverandøren må oppfylle kvalifikasjonskravene listet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert Kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet). Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf FOA Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme HMS-erklæring HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og (skjema vedlagt) Finansiell og økonomiske stilling Oppdragsgiver skal vurdere tilbyders finansielle og økonomiske stilling. Dette gjøres ved at tilbyder fremlegger siste reviderte årsregnskap med revisorrapport. Dersom tilbyder har flere opplysninger som det bør tas hensyn til, må disse legges ved Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling jf. Arbeidsmiljølovens 3-3 punkt. Tilbyder bes bekrefte dette kravet Bedriftshelsetjenesten skal være godkjent av Arbeidstilsynet, ev. ha søkt om slik godkjenning, f. Arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, Forskrift av 10. september 2009 nr Side 7 av 13

8 Tilbyder bes legge ved godkjenning fra Arbeidstilsynet, ev. søknad om slik godkjenning. Dersom bedriftshelsetjenesten ikke er/blir godkjent innen beregnet oppstart, kan anbudet forkastes/avtalen sies opp Det kreves at tilbyder har god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyder bes redegjøre for minimum 3 relevante oppdrag, med beskrivelse av oppdrag og tidspunkt for gjennomføring, og oppgi navn og tlf nr til referanseperson hos denne oppdragsgiver som vi skal ha mulighet til å kontakte Det kreves at tilbyder har god gjennomføringsevne. Tilbyder bes kort om å beskrive bedriften, forretningsidé, kjernekompetanse relatert til leveransen, historikk samt dagens drift Det kreves at tilbyder aksepterer at arbeidstakerne sikres like lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet i tråd med ILO 94. Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for yrket. Dette gjelder for ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandører skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkår til de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forskrifter. Dersom leverandøren ikke etterlever disse pliktene, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca 2 ganger innsparingen for firmaet. Tilbyder skal legge ved bekreftelse på at bestemmelsene i forskrift av 2008 nr 112 om lønnsog arbeidsvilkår i offentlige kontrakter blir fulgt. Tilbydere som ikke kan vedlegge slik bekreftelse vil bli avvist. Egenerklæringsskjema ligger vedlagt. 6. Kravspesifikasjon 6.1. Beskrivelse av tjenesten Konkurransegrunnlaget omfatter Hole kommune. (Oppdragsgiver) Se vedlegg 5 for oversikt over tjenestesteder/virksomheter. Det forutsettes at tilbyder kjenner intensjonene som omhandler bestemmelsene i forhold til bedriftshelsetjeneste jfr. Arbeidsmiljølovens 3-3. Valgt tilbyder må innfri disse kravene samt pålegg om sertifisering og godkjenningsordning for virksomheters bedriftshelsetjeneste. Det er en forutsetning at bedriftshelsetjenesten til enhver tid oppfyller kvalifikasjonskrav iht. myndighetenes bestemmelser og krav til tjeneste som til enhver tid fremgår av lov og forskrift. Side 8 av 13

9 Oppdragsgiver krever en bedriftshelsetjeneste med bred helsefaglig kompetanse og med høye krav til kvalitet og etikk. Bedriftshelsetjenesten skal aktivt gå inn i det helsefremmende og forebyggende verne- og arbeidsmiljøarbeidet, og arbeide etter de prinsipper og de samme prioriteringer som er beskrevet i arbeidsmiljøloven og forskrifter til denne. Et grunnleggende samarbeidsprinsipp skal være at leverandøren av bedriftshelsetjenester bidrar nært i det interne arbeidet med leder, tillitsvalgt og verneombud for å nå de målsettinger som til enhver tid er på området, og at de vet hva som kreves av virksomheter i forhold til målsettingene om et inkluderende arbeidsliv IA med endringer pr. 1. juli Bedriftshelsetjenesten må kunne støtte lederen i alt arbeid knyttet til arbeidsmiljøutvikling med å bistå i så vel målprosesser som gjennomføring, generelt nærværsarbeid og spesielt i forhold til. enkelttilfeller, omstillings- og endringsarbeid, samt til å nå nasjonale målsettinger og forskrifter for et fullt ut forsvarlig og inkluderende arbeidsmiljø. Leveransen fra bedriftshelsetjenesten skal understøtte lederne i deres oppfølging av egne medarbeidere i forhold til. sykefravær, psykososialt arbeidsmiljø og tilrettelegging samt HMS opplæring, førstehjelpsopplæring samt annen relevant opplæring. Tilbudet skal omfatte minimum 40 timer grunnopplæring i arbeidsmiljø annet hvert år. Bedriftshelsetjenesten må kunne gå inn i situasjoner som gjelder vold, trusler og sjikane av ansatte, dødsfall, og annen krisehåndtering i akutte situasjoner samt arbeidskonflikter. Bedriftshelsetjenesten må derfor inneha kompetanse på disse områdene i tillegg til de helseundersøkelsene som er i henhold til forskriftene Forskriften I forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjenester vises spesielt til 4. Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten: Arbeidsgiver skal sørge for at bedriftshelsetjenesten: a) bistår med planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer i virksomheten, herunder etablering, vedlikehold og tilrettelegging av arbeidsplasser, lokaler, utstyr og arbeidsprosesser b) bistår med utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av kjemikalier, maskiner og utstyr og øvrige arbeidsprosesser c) bistår med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, foretar undersøkelser av arbeidsplassene og arbeidsprosessene og vurderer risiko for helsefare d) fremmer forslag om forebyggende tiltak og sammen med virksomheten arbeider med tiltak som reduserer risikoen for helseskade e) bistår i arbeidet med å overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse i forhold til arbeidssituasjonen og foretar nødvendig oppfølging Side 9 av 13

10 f) bistår ved individuell tilrettelegging, herunder deltakelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan i henhold til arbeidsmiljøloven 4-6 g) bistår med informasjon og opplæring om relevant helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak h) bistår ved henvendelser fra arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg. Kommunen stiller som krav at bedriftshelsetjenesten skal inneha kompetanse på de arbeidsmiljø som omfatter de ulike bransjer i de enheter/virksomheter som er nevnt i dette konkurransegrunnlaget Krav til tilbyders kompetanse Bedriftshelsetjenesten skal ha personale med ulik fagbakgrunn innen området helse-, miljø og sikkerhet: 1. Personell som kan gi veiledning innen HMS-området som kommunikasjon, psykososiale områder, konflikthåndtering. 2. Forebygging av muskel og skjelettlidelser. 3. Lege med arbeidsmedisinsk kompetanse. 4. Ergonomisk kompetanse, fortrinnsvis fysioterapeut med spesialkompetanse innen feltet 5. Yrkeshygieniker, fortrinnsvis med spesialkompetanse i inneklimaproblematikk 6. Personell med kompetanse innenfor grunnopplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 7. Personell med kompetanse innenfor systematisk HMS- og internkontrollarbeid 8. Personell med kompetanse og erfaring innenfor AKAN-arbeid 9. Personell med kompetanse innenfor krisehåndtering 10. Personell med kompetanse innenfor håndtering av vold, trusler og sjikane 11. Personell med kompetanse innenfor håndtering av arbeidskonflikter Det forutsettes faggruppene har nevnt over har relevant kompetanse innenfor nevnte fagområdet. Det vektlegges forhold knyttet til utdanning, yrkeserfaring og skikkethet. Se for øvrig godkjenningskrav i henhold til Forskriftens 7 Bedriftshelsetjenesten skal på eget initiativ peke på forbedringsområder i de enheter den arbeider i og fremme forslag til endringer Responstid Akutte arbeidsmiljøproblemer innenfor feltene akutte kriser og katastrofer, AKAN, fysisk og psykisk arbeidshelse og yrkeshygiene skal umiddelbart kunne håndteres. I de tilfeller en henvendelse til bedriftshelsetjenesten ikke kan bistå umiddelbart, skal det avtales et tidspunkt for nærmere avklaring. Bestilte rapporter leveres kommunen innen en på forhånd avtalt tid. Side 10 av 13

11 6.5. Bestillingsrutiner Terskelen for å kunne ta kontakt med bedriftshelsetjenesten for veiledning, råd og bistand skal være lav. Bestilling av tjenester utover kontraktsfestet avtale, skal gjøres etter avtale med kommunenes kontaktperson Kontaktperson Det er ønskelig fra kommunens side at det oppgis en formell kontaktperson fra bedriftshelsetjenesten. For øvrig forutsettes at det tas direkte kontakt med den enkelte ressursperson. Formelle henvendelser fra bedriftshelsetjenesten til kommunen rettes til personalsjefen Samarbeid og oppfølgingsmøter Leverandøren skal møte i drifts-/rapporterings- og samarbeidsmøter med kommunen. Leverandøren skal levere skriftlige rapporter om gjennomførte aktiviteter. Det vises for øvrig til forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv. 4. Leverandøren skal fremlegge forslag til handlingsplan for bedriftshelsetjenestens arbeid i kommunen, etter føringer fra, og i nært samarbeid med HMS-utvalget. Denne skal være klar innen 1. desember for påfølgende år. Minimum hvert halvår gjennomføres oppfølgingsmøte mellom bedriftshelsetjenesten og kommunen Arkiv Registre over kommunens medarbeidere som utarbeides ved bedriftshelsetjenesten for å kunne følge opp medarbeiderne etter denne avtale, anses som kommunens eiendom og skal overleveres ved avtalens utløp Tilsynsmyndighet Tilbyder plikter å samarbeide med representanter for organer som fører tilsyn og kontroll med hjemmel i internkontrollforskriften, bla. Arbeidstilsynet Oppdatering av medlemsregister Tilbyder må kunne oppdatere sitt medlemsregister ut i fra rapporter fra oppdragsgivers lønns- og personalsystem Tilbyder bekrefter at kravspesifikasjonen kan oppfylles. Kommentar. Side 11 av 13

12 7. Tilbud Tildelingskriterier Tildelingskriterier Beskrivelse av tildelingskriteriet/ krav til tilbudets innhold Vekting % 1. Pris Vi ber om pris pr. time for utført oppdrag. Vi ber om pris pr time for utført oppdrag for leveranse etter lovens minstekrav, med times spesifikasjon på ulike tiltak etter alternativ B. Vi ber om prising av leveranser på ytterlig tjenester leverandør mener er hensiktsmessige 2. Kompetanse Tilbyder skal beskrive sin organisasjon/bemanning for dette oppdraget (jfr kravspesifikasjon), med navn, CV og kontaktinformasjon for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Ved bruk av samarbeidspartner/underleverandør må dette beskrives. Dersom faglig kompetanse mangler, beskriv hvordan bedriftshelsetjenesten har tenkt å skaffe seg nødvendig spesialkompetanse. Beskriv kompetanse og erfaring på følgende arbeidsområder: forebygging og håndtering av sykefravær, konflikter, rus, krisehåndtering, opplæring i HMS, kartlegging og vurdering av helsefare. Beskriv hvordan faglig kompetanse i organisasjonen ivaretas. 40 % 40 % 3. Service/oppfølging/ tilgjengelighet Tilbyder bes beskrive den service/oppfølging som bedriftshelsetjenesten kan gi, herunder kontaktperson, kundeoppfølging med samarbeidsmøter og rapportering, tilgjengelighet, betjeningsevne og fleksibilitet. Tilbyder må dokumentere sin responstid. Hvor lang tid tar det fra bestilt oppdrag til personale er tilgjengelig. Tilbyder må ta stilling til fastpris for kjøring til oppdrag/avtaler. o Bilhold o Transporttid 20 % Side 12 av 13

13 8. Tilbudsinnlevering Tilbudet skal leveres per e-post til følgende adresse: 9. Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 10. Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag. Side 13 av 13

14 Tlf Post- /besøksadresse: Hole herredshus, Viksveien 30, 3530 Røyse Ekspedisjonstid: Alle hverdager kl Følg oss på og