Norsk filminstitutt lyser ut. Konkurranse med forhandlinger for anskaffelse av designtjenester

Transkript

1 Norsk filminstitutt lyser ut Konkurranse med forhandlinger for anskaffelse av designtjenester Tilbudsfrist: Kunngjort i Doffin:

2 Innhold 1.0 Konkurransebetingelser Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Cinemateket i Oslo De norske cinematekene felleskatalog Kontraktens varighet og verdi Oppsigelse Vesentlige mislighold Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Gjennomføring av konkurransen Kunngjøring Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers forbehold Tilbyders forbehold og avvik Tilbyders generelle plikter Konfidensialitet Tilbudsbestemmelser Tilbudsfrist Kommunikasjon Tidsplan Vedståelsesfrist Åpning av tilbudene Avvisning av tilbud Tilbud på deler av leveransen Tilbakekalle eller endring av tilbud Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbudets innhold og struktur Tilbudets innhold Språk Format og antall kopier av tilbudet Innlevering av tilbud Kvalifikasjon for å delta

3 5.1 Utvelgelse av leverandører Krav til leveransen Tildeling av kontrakt Tildelingskriterier Begrunnelsesplikt og klageadgang

4 1.0 Konkurransebetingelser 1.1 Oppdragsgiver Norsk filminstitutt (NFI) er et forvaltningsorgan underlagt Kulturdepartementet med ansvar for å følge opp regjeringens filmpolitikk. NFI gir tilskudd til norske filmer, samproduksjoner med andre land, tv-serier og dataspill, og tilbyr kurs og talentutvikling for aktører i filmbransjen. NFI har også et spesielt ansvar for å synliggjøre norsk film nasjonalt og internasjonalt, og for å markedsføre Norge som et attraktivt opptakssted for utenlandske produksjoner. På Cinemateket og Filmmuseet, gjennom utstillinger og aktiviteter på Filmens Hus, samt via nfi.no, sørger NFI for å formidle og ivareta kunnskap om den internasjonale filmarven generelt og den norske filmarven spesielt. NFI holder til i Filmens Hus, Dronningens gate 16 i Oslo, som er et samlingssted for filmbransjen og et filminteressert publikum. 1.2 Anskaffelsens formål NFI utlyser konkurranse med forhandlinger i forbindelse med kjøp av designtjenester til ombrekking og billedbehandling av: Programkatalogen til Cinemateket i Oslo Felleskatalogen for de norske cinematekene For begge katalogene inngår også utarbeidelse av annet informasjons- og markedsføringsmateriell. Leverandøren vi søker skal bistå oss med gode designløsninger som sørger for at Cinemateket i Oslo og de øvrige cinematekene lykkes i sin oppgave med å formidle filmkultur til et differensiert publikum. Det er vår ambisjon at Cinemateket i Oslo og de øvrige cinematekene fremstår som et attraktivt kulturtilbud i markedet med god publikumsoppslutning Cinemateket i Oslo Cinemateket i Oslo er en del av virksomheten til NFI. Et cinematek er en kino som er tilknyttet et filmarkiv, og som viser filmer av kunstnerisk eller historisk interesse, samt andre filmer som ikke kommer i ordinær kinodistribusjon. Cinemateket i Oslo har siden 1996 holdt til i Filmens Hus. Det er visninger seks dager i uken, i hovedsak på kveldstid. I 2013 gjennomførte Cinemateket åpne visninger, og hadde et samlet besøk på Formålet med Cinematekkatalogen er å spre kunnskap om filmhistorien generelt og vekke interesse for Cinematekets program spesielt. Det forventes at leverandøren bidrar til å styrke Cinematekets formidlingsarbeid. Les mer om leveransen i Vedlegg A De norske cinematekene felleskatalog Siden høsten 2008 har de syv norske cinematekene i Bergen, Kristiansand, Lillehammer, Oslo, Stavanger, Trondheim og Tromsø samarbeidet om fellesvisninger av enkeltfilmer. Med lokale 4

5 variasjoner når det gjelder antall visninger, innebærer samarbeidet at disse syv cinematekene viser samme film innenfor et bestemt tidsrom. Formålet med felleskatalogen er å spre kunnskap om filmhistorien generelt og presentere hver enkelt film spesielt, samt gi informasjon om når filmene vises ved hvert av cinematekene. For felleskatalogen forventes det at leverandøren bidrar til å styrke cinematekenes posisjon i markedet og vekke interesse for cinematekenes fellesvisninger. Les mer om leveransen i Vedlegg A. 1.3 Kontraktens varighet og verdi NFI ønsker å inngå avtale med en leverandør for to år, med opsjon på forlengelse i ett år. Dersom NFI utøver opsjonen, skal dette varsles skriftlig innen en måned før avtalens/opsjonens utløp. Anskaffelsens kontraktsverdi vil avhenge av aktivitetsnivået i de årene kontrakten gjelder for, men vil for hele avtaleperioden på maksimalt tre år, ikke overstige NOK Oppsigelse NFI og leverandøren kan si opp avtalen med tre måneders advarsel. 1.5 Vesentlige mislighold Leverandørens konkurs, insolvens, brudd på andre vesentlige økonomiske forutsetninger, gjentatte brudd på instrukser eller brudd på offentlige lover og regler, svik, forsømmelse eller andre forhold som bryter med tillitsforholdet til NFI, forsinkelser og mangler som medfører at NFIs formål med avtalen ikke oppnås, utgjør mislighold som kan føre til at NFI sier opp avtalen med umiddelbar virkning. 2.0 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOV). Anskaffelsen er beregnet til under EØS terskelverdi og følger forskriftens Del II. Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling. Til forhandlingene vil leverandøren bli bedt om å presentere tilbudet sitt. Det vil være mulig å forhandle om alle sidene ved tilbudene som presenteres. Selve tildeling vil basere seg på det mest fordelaktige tilbudet. Se også punkt 6.1, tildelingskriterier. 2.2 Gjennomføring av konkurransen NFI vil tilstrebe en mest mulig effektiv og rettferdig prosess for de leverandørene som deltar. Vi forbeholder oss retten til å redusere antall leverandører som kalles inn til forhandlinger. En eventuell reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene i punkt 6.1. Leverandøren vil bli bedt om å stille med de personer som skal være faglig ansvarlig for leveransen av designtjenestene. 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin

6 2.4 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har NFI rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle endringer vil bli sendt umiddelbart til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2.5 Oppdragsgivers forbehold NFI forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.6 Tilbyders forbehold og avvik Eventuelle forbehold og avvik skal angis i Vedlegg C, Budsjett/ Prising av tilbyders forbehold og avvik Forbehold og avvik skal så langt det er mulig kostnadsberegnes. NFI forbeholder seg retten til å prise forbehold og avvik dersom tilbyder ikke har gjort dette. Dersom forbehold og avvik er av en slik art at de ikke lar seg kostnadsberegne, kan anbudet bli vurdert som ufullstendig og bli forkastet. 2.7 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av konkurransegrunnlaget og selv sikre å ha mottatt og fått tilgang til all relevant informasjon forbundet med konkurransen. Dersom tilbyder oppdager feil, utelatelser eller mangler i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder å gjøre oppmerksom på dette når det oppdages. 2.8 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger som fremkommer gjennom anskaffelsen som konfidensielle. NFI er omfattet av Offentlighetsloven. 3.0 Tilbudsbestemmelser 3.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være levert og registrert på leveringsadressen innen fristen under. Tilbud som leveres etter fristen vil bli avvist. Tilbudsfrist: kl Kommunikasjon All kommunikasjon mellom tilbyder og NFI skal rettes til NFIs kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Det vil ikke avholdes informasjonsmøte i sammenheng med anskaffelsen. NFIs kontaktperson: Navn: Mette Tharaldsen Tlf: E-post: mette.tharaldsen@nfi.no Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelse av tilbudet, vil bli besvart skriftlig og distribuert til de leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmålene vil bli anonymisert slik at spørsmålstilleren ikke blir gitt til kjenne. Henvendelser mottatt senere enn fem arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet, vil ikke bli besvart. 6

7 3.3 Tidsplan * Er estimerte datoer Utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist kl Tilbudsåpning Evaluering og forhandlinger * Estimert dato for tildeling * Klagefrist (10 kalenderdager)* Planlagt kontraktsignering * Avtalen skal gjelde fra* Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med Åpning av tilbudene Åpning av tilbudene finner sted den Åpningen er ikke offentlig. 3.6 Avvisning av tilbud Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold i forhold til kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, har et budsjett som overstiger terskelverdien for denne anskaffelsen eller som blir levert for sent i forhold til den fristen som er satt i punkt 3.1, vil bli avvist. Tilbyder som blir avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen 3.8 Tilbakekalle eller endring av tilbud Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endre inntil utløp av tilbudsfristen. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud. 3.9 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelse i denne konkurransen. 4.0 Tilbudets innhold og struktur 4.1 Tilbudets innhold Tilbudet skal bestå av de elementene som er beskrevet under og skal leveres i samme rekkefølge. Innholdet skilles med merkede skilleark. DOKUMENTER Tilbudsbrev Vedlegg B: Forslag til løsning / beskrivelse av leveransen KOMMENTARER Skal være signert av bemyndiget person Leverandøren skal beskrive og utdype sitt svar på NFIs krav og preferanser 7

8 DOKUMENTER Vedlegg C: Budsjett og pris på tilbyders eventuelle forbehold og avvik Vedlegg D: Kvalifikasjoner Vedlegg E: Underleverandører Vedlegg F: Formelle krav til leverandøren Vedlegg G: Referanseoppdrag KOMMENTARER Tilbyder skal prise samtlige punkt som er listet opp i vedlegg A punkt 2.4 og 3.4 Tilbyders forbehold og avvik vil bli vurdert i henhold til de retningslinjer som fremkommer av konkurransegrunnlaget punkt 2.6 Her mener dokumentasjon i forhold til NFIs kvalifikasjonskrav i vedlegg A punkt 2.3 og 3.3 Dette vedlegget gjelder kun for de som benytter underleverandør(er) Tilbyder skal krysse av for at de formelle kravene i konkurransegrunnlaget punkt 5 er vedlagt leveransen Kopi og beskrivelse av 3 referanseoppdrag 4.2 Språk Samtlige dokumenter og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. Dersom dokumentasjonen ikke foreligger på norsk, er det adgang til å levere på skandinavisk språk eller engelsk. Oversatt dokumentasjon fra øvrige språk må følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 4.3 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i en original og en kopi, innsatt i perm. I tillegg skal det leveres en komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Tilbyder skal garantere at den elektroniske versjonen er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene, vil originalen i papirversjon gjelde. 4.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet sendes eller leveres til: Norsk filminstitutt Dronningens gate Oslo Tilbudet skal merkes med: Designtjenester, Cinematekkatalog 8

9 5.0 Kvalifikasjon for å delta 5.1 Utvelgelse av leverandører Alle kvalifiserte leverandører kan delta i denne konkurransen 5.2 Krav til leveransen Dette er krav til leverandøren og leveransen som skal være oppfylt. Kravene registreres i vedlegg F. Kvalifikasjonskrav Kommentarer Skatteattest Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra fristen for levering av søknaden. Eventuelle restanser eller andre misligheter må forklares. Dersom tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra fristen for levering av søknaden. Eventuelle restanser eller andre misligheter må forklares. Dersom tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse HMS egenerklæring Tilbyder skal levere signert HMS egenerklæring Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat Tilbyder skal dokumentere å være et lovlig etablert foretak Kredittvurdering Kredittvurdering fra et uavhengig kredittvurderingsselskap ikke eldre enn seks måneder Dokumentert kompetanse og erfaring innen NFI ber om en liste over de tre viktigste leveranseområdet leveransene eller utførte tjenestene som tilsvarer de tjenestene NFI etterspør. Leveransene skal ha vært gjennomført de tre siste årene, samt navnet på kundene Tilbyders kapasitet Tilbyder må dokumentere tilstrekkelig kapasitet og evne til å kunne gjennomføre kontrakten Kvalitetssikring En redegjørelse for hvordan tilbyder sikrer god kvalitet i gjennomføringen av oppdraget 6.0 Tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Tildelingen vil skje basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Følgende tildelingskriterier vil bli benyttet for å avgjøre hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Tildelingskriterier Kvalitet på hele leveransen / Dokumentert kompetanse / referansejobber Budsjett / pris jf punkt og i konkurransegrunnlaget Vekt Dokumenteres med 70 % Inntrykk av leveransen/tilbudet + Kopi av 3 referanseoppdrag, vedlegg G 30 % Vedlegg B: Pris 9

10 6.2 Begrunnelsesplikt og klageadgang NFI vil gi skriftlig varsel om kontraktstildeling til de tilbydere som ikke får antatt sine tilbud. Varselet vil innehold opplysninger om hvem NFI har til hensikt å tildele kontrakt og en kort redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og fordeler. Redegjørelsen vil ta utgangspunkt i tildelingskriteriene. 10