Konkurranse med forhandlinger - Kravspesifikasjon, designtjenester

Transkript

1 Vedlegg A Kravspesifikasjon, beskrivelse av leveransen Innhold 1.0 Innledning Cinemateket i Oslo Målgrupper Størrelse og omfang Krav til leverandøren Krav til leveransen Forslag til løsning Budsjett / prising av forbehold og avvik De norske cinematekenes felleskatalog Målgrupper Størrelse og omfang Krav til leverandøren Krav til leveransen Forslag til løsning Budsjett / prising av forbehold og avvik

2 1.0 Innledning NFI utlyser konkurranse med forhandlinger i forbindelse med kjøp av designtjenester til ombrekking og bildebehandling av: Programkatalogen til Cinemateket i Oslo Felleskatalogen for de norske cinematekene For begge katalogene inngår også utarbeidelse av annet informasjons- og markedsføringsmateriell. Leverandøren vi søker skal bistå oss med gode designløsninger som sørger for at Cinemateket i Oslo og de øvrige cinematekene lykkes i sin oppgave med å formidle filmkultur til et differensiert publikum, og at Cinemateket i Oslo og de øvrige cinematekene fremstår som et attraktivt kulturtilbud i markedet med god publikumsoppslutning. 2.0 Cinemateket i Oslo Cinemateket i Oslo er en del av virksomheten til NFI. Et cinematek er en kino som er tilknyttet et filmarkiv, og som viser filmer av kunstnerisk eller historisk interesse, samt andre filmer som ikke kommer i ordinær kinodistribusjon. Cinemateket ble etablert i 1984, og har siden 1996 holdt til i Filmens Hus i Oslo. Det er visninger seks dager i uken, i hovedsak på kveldstid. På Filmens Hus er det to kinosaler med plass til 195 og 70 besøkende. I 2013 gjennomførte Cinemateket åpne visninger, og hadde et samlet besøk på Cinematekets mål er å gjøre sentrale verk fra filmhistorien tilgjengelig for publikum, og ta pulsen på dagens filmkultur. I hvert program viser Cinemateket filmserier av ulik størrelse, og for hver programperiode inngår en rekke faste konsepter som retter seg mot forskjellige målgrupper. I tilknytning til noen av visningene er det foredrag og innledninger, intervjuer og møter med filmskapere. Filmseriene eller konseptene kan fokusere på filmskapere, filmarbeidere, filmatiske epoker, filmgenre, film fra spesifikke land eller regioner. Av faste konsept inngår blant annet «Stumfilmkonserten», «Månedens film», «Månedens klassiker» og «Rock Noir». Cinemateket samarbeider også med en rekke ulike institusjoner og organisasjoner om enkeltarrangementer, filmserier og festivaler. Cinematekkatalogen er en katalog som presenterer programmet på Cinemateket. I alt gis det ut fem Cinematekkataloger per år, som hver dekker en periode på to eller tre måneder, samt en festivalkatalog for Eurodok. Katalogen inneholder artikler og omtaler, intervjuer og illustrasjoner, i tillegg til en kalender med kronologisk oversikt over alle visninger og arrangementer for inneværende programperiode. Katalogen distribueres kostnadsfritt per post til Cinematekets medlemmer. Den er også tilgjengelig på Filmens Hus, Deichmanske bibliotek, Universitetet i Oslo, diverse høyskoler og videregående skoler, samt ulike kulturinstitusjoner i Oslo. 2

3 Cinematekets programansvarlige fungerer som redaksjon og har ansvar for å utarbeide en plan for sideoppsettet, tekster, bilder og logoer. Leverandøren vil være en del av redaksjonen, og skal bidra med sin kompetanse og erfaring for å finne gode løsninger. Målet er at hver serie og hvert konsept/prosjekt får en tydelig profil og presentasjon som appellerer til målgruppene, se punkt 2.1 under. Leverandøren vil være ansvarlig for å klargjøre alle bilder og illustrasjoner. Forsideillustrasjon leveres i dag av ekstern leverandør. Katalogen er en av Cinematekets viktigste informasjonskanaler. Den gir leseren mulighet til å fordype seg i Cinematekets omfattende program. Den komplementerer de andre informasjonskanalene som nettsider, filmweb, nyhetsbrev og sosiale medier. I brukerundersøkelser gjennomført i 2008 og 2014 scorer katalogen høyt på brukertilfredshet. Cinematekkatalogen skal: Gi informasjon om, skape interesse for og markedsføre det som skjer på Cinemateker i inneværende programperiode Gjøre det lett for publikum å differensiere mellom de ulike visningene og tilbudene Gi oversikt over programmene for hver måned (kalender) Gi bakgrunnsinformasjon om de ulike seriene og konseptene Være et virkemiddel til å bygge opp bevissthet rundt cinematekenes funksjon og rolle Være en kilde til filmhistorisk informasjon 2.1 Målgrupper Cinematekets medlemmer Cinematekpublikummere som ikke er medlemmer Filminteresserte som ikke kjenner til Cinemateket fra før Kulturinteresserte Journalister Spesielle interessegrupper som enkeltserier/visninger kan være relevante for 2.2 Størrelse og omfang Katalogens format er 21x 26 cm. Den trykkes i fire farger. Antall sider varierer mellom 48 og 64 sider, og avhenger av hvilke serier og konsepter/prosjekter Cinemateket har i den aktuelle programperioden. Opplaget er eksemplarer avhengig av programmet for den gitte perioden. I tilknytning til hver programperiode produseres det i dag: Månedskalender 50 x 70 cm Månedskalender 70 x 100 cm Flyere (ulike format) Annonser (ulike format) 2.3 Krav til leverandøren Under følger krav til leverandøren. Benytt vedlegg D for registrering av krav. For Cinemateket i Oslo forventes det at leverandøren vi søker skal: 3

4 Ha kjennskap til Cinematekets profil og Cinematekets arbeid med å formidle og tilgjengeliggjøre filmhistorien Bidra til at Cinematekets programtilbud er synlig og vekker interesse Beherske InDesign og InCopy Sitte i NFIs lokaler under arbeidet med katalogen. Dette er fordi leverandøren vil måtte jobbe opp mot NFIs nettverk, og for å kunne ha tett dialog med redaktør og redaksjon. Katalogen produseres med stramme tidsfrister, og avklaringer knyttet til innhold kan foregå helt frem til levering til trykk Ha ansvaret for å oversende filer til trykkeri og godkjenne disse, samt ha dialog med annonseselger og annonsører i forbindelse med levering av annonsemateriell Tilby en designer som har minst tre års erfaring fra: Katalogdesign 2.4 Krav til leveransen Markedsrettet design Forslag til løsning Under følger krav til selve leveransen. Benytt vedlegg B til å beskrive de forslagene dere legger frem. Tilbyder skal med utgangspunkt i dagens katalog og øvrig materiell beskrevet over, legge frem forslag til løsninger som vil appellere til målgruppene beskrevet i punkt 2, punkt 2.1 og punkt 2.2. Forslagene må beskrives med tekst Budsjett / prising av forbehold og avvik Benytt vedlegg D til å prise de ulike elementene knyttet til dette oppdraget. For prising av forbehold og avvik vises til konkurransegrunnlaget punkt 2.7. Tilbud som totalt overstiger terskelverdien som gjelder for denne anskaffelsen, vil ikke bli forkastet. Budsjett på design og ombrekking av katalogen. Tilbyder skal prise: Artikkelsider Omtalesider Kalendersider Forside Korrekturer utover to korrekturer Budsjett og format på annonser. Tilbyder skal prise: 4

5 Budsjett og format nettannonser. Tilbyder skal prise: Budsjett og format på design av flyer. Tilbyder skal prise: Pris per side Budsjett og format og budsjett på design av plakater. Tilbyder skal prise: Månedskalender 50 x 70 cm Månedskalender 70 x 100 cm 3.0 De norske cinematekenes felleskatalog I tillegg til programkatalogen for Cinemateket i Oslo, omfatter også konkurransen innkjøp av tjenester knyttet til design av de norske cinematekenes felleskatalog. Siden høsten 2008 har de syv norske cinematekene i Bergen, Kristiansand, Lillehammer, Oslo, Stavanger, Trondheim og Tromsø samarbeidet om fellesvisninger av enkeltfilmer. Med lokale variasjoner når det gjelder antall visninger, innebærer samarbeidet at disse syv cinematekene viser samme film innenfor et bestemt tidsrom. Filmene i dette samarbeidet presenteres i en egen programkatalog, som distribueres i alle de syv byene. I alt gis det ut fire slike felles programkataloger per år. Formålet med felleskatalogen er å spre kunnskap om filmhistorien generelt, presentere hver enkelt film spesielt, samt gi informasjon om når titlene vises ved hvert av cinematekene. Cinematekets programansvarlige fungerer som redaksjon og har ansvar for å utarbeide en plan for sideoppsettet, tekster, bilder og logoer. Leverandøren vil være en del av redaksjonen, og bidra med sin kompetanse til å finne gode løsninger. Leverandøren må også klargjøre alle bilder og illustrasjoner. Felleskatalogen skal være: Et virkemiddel til å bygge opp lojalitet til dette ukentlige nasjonale tilbudet Et effektivt og økonomisk markedsføringstiltak, ettersom alle cinematekene kan dele på det samme materialet Et virkemiddel til å bygge opp bevissthet rundt filmhistorien generelt og cinematekenes funksjon og rolle spesielt 5

6 3.1 Målgrupper Cinematekenes medlemmer Cinematekpublikummere som ikke er medlemmer Filminteresserte som ikke kjenner til Cinematekene fra før Kulturinteresserte Journalister Spesielle interessegrupper avhengig av hvilke filmer som presenteres 3.2 Størrelse og omfang Katalogens format 21 x 14,8 cm. Den trykkes i fire farger. Katalogens sideomfang varierer mellom 20 og 24 sider. Opplaget er I tilknytning til hver programperiode produseres det i dag: Oversiktsplakat 70 x 100 cm Nettannonser (ulikt format) 3.3 Krav til leverandøren Under følger krav til leverandøren. Benytt vedlegg D for registrering av kravene under. For de norske cinematekenes felleskatalog forventes det at leverandøren vi søker skal: Ha kjennskap til cinematekenes profil og cinematekenes arbeid med å formidle og tilgjengeliggjøre filmhistorien Bidra til at cinematekenes programtilbud er synlig og vekker interesse Beherske InDesign og InCopy Sitte i NFIs lokaler under arbeidet med katalogen. Dette er fordi leverandøren vil måtte jobbe opp mot NFIs nettverk, og for å kunne ha tett dialog med redaktør og redaksjon. Felleskatalogen produseres med stramme tidsfrister, og avklaringer knyttet til innhold kan foregå helt frem til levering til trykk Ha ansvaret for å oversende filer til trykkeri og godkjenne disse, samt ha dialog med annonseselger og annonsører i forbindelse med levering av annonsemateriell Tilby en designer som har minst tre års erfaring fra: Katalogdesign 3.4 Krav til leveransen Markedsrettet design Forslag til løsning Under følger krav til selve leveransen. Benytt vedlegg B til å beskrive de forslagene dere legger frem. Tilbyder skal med utgangspunkt i dagens katalog og øvrig materiell beskrevet over, legge frem forslag til løsninger som skal bidra til å styrke markedsføring av felleskatalogen overfor målgruppene beskrevet over i punkt 3, punkt 3.1 og punkt 3.2. Forslagene må beskrives med tekst. 6

7 3.4.2 Budsjett / prising av forbehold og avvik Benytt vedlegg C til å prise de ulike elementene knyttet til dette oppdraget. For prising av forbehold og avvik vises til konkurransegrunnlaget punkt 2.7. Tilbud som totalt overstiger terskelverdien som gjelder for denne anskaffelsen, vil ikke bli forkastet. Budsjett på design og ombrekking av katalogen. Tilbyder skal prise: Artikkelsider Omtalesider Kalendersider Forside Korrekturer utover to korrekturer Budsjett på nettannonse. Tilbyder skal prise: Budsjett på oversiktsplakat. Tilbyder skal prise: Korrektur 7