RAMMEPLAN. IKT Versjon 1

Transkript

1 1 RAMMEPLAN For IKT Versjon 1 Strategi Prioriterte tiltak Praktisk bruk av IKT Økonomi Planen er utarbeidet av en arbeidsgruppe bestående av: Hans Brattås Erling Bergh Trond Waldal Elin Solbu Mari Holien Ole J. Hammervold, sekretær Steinkjer

2 2 Planens innhold Med sidehenvisning A. Innledning s1-3 B. Sammendrag s3-6 Planens inndeling i 12 hovedområder: 1. IKT plattform (bokser og linjer) s Datasikkerhetsplan, kvalitetssystem og risikovurdering s Innrapportering og gjenbruk av data s Digitale signaturer (PKI) og autentisering s etjenester elæring ehandel s edemokrati s Kunnskapsforvaltning s Benchmarking effektivisering s19 9. Programvare utvikling s Markedsforhold s Drift, vedlikehold og anskaffelser s Organisering av IKT s27-28 Hvert hovedområde beskrives med: Dagens system Utfordringer og muligheter Mål Tiltak økonomi Ansvar og organisering Prioriteringer A Innledning Hovedmålet i IKT-planen er nedfelt i sentrale føringer i utviklingen av IKT: Tjenestetrappa viser mulig servicegrad og tjenester tilrettelagt for internett som et satsingsområde.

3 3 Forenkling av servicearbeidet Lette tilgangen til kommunal informasjon og tjenester Bidra til effektiv utnyttelse av ressursene. Planen tar for seg hovedlinjer med en tidshorisont på 4 år. IKT-utviklingen går raskt mot nye tekniske løsninger og dermed skaper nye muligheter for effektivisering og forenkling. Årlig revisjon vil dermed være viktig for å fange opp utviklingen. Planen skal revideres årlig og behandles i formannskapet og danne fundamentet for kommunens satsing innen IKT. Planen tar for seg de viktigste områdene der IKT er en avgjørende faktor for å produsere og tilrettelegge datasystemer som fører til god service, dialog og effektiv tjenesteproduksjon. Effektivisering, kvalitetsforbedring og konkurransefremmede tiltak vektlegges. Følgende hovedutredninger, lover og forskrifter danner grunnlaget for planen: Regjeringens program for fornyelse i offentlig forvaltning Kommuneplanens strategier Kommunelovens 4 om aktiv informasjon og åpenhet Lov om personsopplysninger Lov om offentlighet i forvaltningen Følgende mål/tiltak er prioritert i kommuneplanen: Flere av kommuneplanens prioriterte områder er gjennomført. Kommuneplanen skal revideres i Denne rammeplanen vil danne grunnlaget for revisjonsarbeidet innen IKT. a: IT byen Steinkjer b: Regionalt samarbeid og utvikling c: Infrastruktur - byutvikling d: Helse e: Oppvekstmiljø f. Landbruk Utvikle elektronisk samhandling i forretnings- og saksbehandlingssammenheng Sluttføre GEOWEB-prosjektet, og derigjennom digitalisere kommunens eiendomsarkiv. Starte utvikling av fullstendig digitalt arkiv i kommunen Videreutvikle IT i Landbruket Ta i bruk IT i arealplanleggingen Ta i bruk IT-baserte hjelpemidler for brukere av helsetjenester Ta i bruk nye IT-baserte fagsystemer Utvikle Web-basert kommunikasjon med kommunens innbyggere Forenkle administrative rutiner knyttet til innkjøp og bilagflyt Videreutvikle bruken av IT/IKT i barnehager og skoler både administrativ og pedagogisk Ta i bruk nye IT-baserte fagsystemer i barnehager og skoler Etablere bedre kommunikasjon mellom barnehager, skoler og kommunens administrasjon ved bruk av Intranett og Internett Gjøre barn og ungdom i Steinkjer til habile IT-brukere

4 4 B Sammendrag Denne IKT-planen er en første versjon som skal revideres i Siktemålet med planen er å støtte opp under bruken av IKT som hjelpemiddel i tjenesteproduksjonen. Målet er å øke fokus på IKT som middel for å oppnå god brukerretting, effektivisering og forenkling. Organiseringen av tjenesteproduksjonen og bruk av hjelpemidler (IKT) er vist i figuren nedenfor. Målet er at alle ledd skal framstå som en effektiv kjede for å oppnå optimal tjenesteproduksjon. 1. Strategi for utvikling av IKT Kompetanse til ansatte som utfører tjenesten med IKT-hjelpemidler. 3. Sammenheng i fagsystem som mellom Ephorte sakssystem og Agresso brukerprogrammer som Ephorte sakssystem, Humanus mv. 5. Teknisk plattform med 40 servere, datalinjer, telefoni. mv Utvikling, forvaltning, drift og vedlikehold av infrastruktur, applikasjonene, systemintegrasjon, kompetanse og kommunens egen evne til å utvikle tjenesteproduksjonen er avgjørende for en effektiv organisasjon. Innsatsfaktorene (input) i produksjonssystemet, egen bruk, ekstern bruk eller samarbeid skal føre til effektive tjenester og produkter. Av disse 5 nivåene er i dag nivå 5 (plattformen) mest outsourcet. Nivå 4 delvis outsourcet, nivå 3 utvikles i samarbeid mellom brukere og leverandører. Nivå 2, kompetanse, utvikles i egen regi med delvis kjøp av tjenester. Nivå 1, utvikling, skjer i nært samarbeid med leverandører og ledelsen. Målet med denne planen er å styrke enkelte ledd og heve organisasjonens muligheter til å oppnå effektivitetsgevinster og kunne utøve bedre service gjennom de tiltak som er foreslått. Organiseringen av IKT knyttes i første rekke til organisering av tjenestene. Dersom det gjennomføres endringer i tjenesteproduksjonen, skal organiseringen av IKT endres for å oppnå mest mulig effektiv tjenesteproduksjon. Større endringer og nye løsninger foreslås vurdert i oppnevnt IKT-gruppe før beslutning tas. Samarbeid interkommunalt vektlegges og prioriteres for områder som gir gjensidig økonomiske fordeler. (stordriftsfordel). Omfanget av outsourcing foreslås videreført og vurdert med endringer i tjenesteproduksjonen. Tiltakene er satt opp i prioritert rekkefølge. Kostnadene og innsparingene er virkning for kommunens totale IKT - utgifter knyttet til driftstiltaket, her i foreløpig beregninger. Tiltakets totale budsjettvirkning blir å beregne før tiltaket besluttes gjennomført. Flere tiltak som er under planlegging i avdelingene er ikke tatt med her. Dette er tiltak som gjennomføres som egne prosjekter basert på finansiering gjennom effektivisering i egen avdeling/tjenesteenhet. Et planlagt tiltak her er innføring av vikartilkalling med bruk av tekstmeldinger tilknyttet sakssystemer i avdeling for bistand og omsorg. Planen skal ikke være til hinder for at slike

5 5 tiltak iverksettes, men bidra til at nye IKT hjelpemidler kan innføres med god dataløsning og tilgjengelighet slik at målene med tiltakene oppnås. Driftstiltak: (d1-d11) Prioriteringer: Driftstiltak i mill kr årsvirkning d1 Driftsavtale serverdrift / vedlikehold 0,2 0,3 0,3 d2 Data og kommunikasjon folkevalgte 0,05 0,05 d3 Utbygging av bredbånd, netto driftsvirkning -0,1-0,1-0,1 d4 Telefoni på felles nett med data (IP-telefoni) -0,05-0,1-0,2 d5 Oppdatering av risikovurdering 0,05 0,05 d6 Interkommunalt samarbeid utvikles videre -0,05-0,3-0,5 d7 Driftsavtale utenfor arbeidstid (helg) 0,1 0,2 0,3 d8 Serverdrift kartsystem 0,1 0,1 d9 IKT-driftstiltak avdeling / tjenesteenhet 0,3 0,4 d10 Andre sentrale driftstiltak innen IKT -0,1 0,1 0,2 sum 0,60 0,65 d11 Økt PC tetthet, 300 enheter driftsvirkning 0,2 0,4 Dersom PC tettheten (D 11) skal gjennomføres, vil dette gi en økt brutto driftsvirkning med programvare og vedlikehold på 0,4 mill kr. Driftsvirkningen for investeringene for øvrig øker med 0,65 mill kr i perioden. Driftsvirkningene på ca 1 mill foreslås innarbeidet i økonomiplanen for 2005 og Investeringstiltak (i1-i21) Prioriteringer 1: Investeringstiltak i1 Installasjon av SAN sikkerhetskopiering utført i2 Kommunikasjonslinjer fiber radio bredbånd 9,00 i3 Autentisering legges inn i internettløsning 0,10 i4 Skanning av faktura elektronisk behandling 0,20 i5 Digital signatur i økonomi- og sakssystem 0,20 i6 E-faktura for utgående faktura (b2c) 0,30 i7 Lønnsslipp og Søknad på jobb på web 0,25 i8 Tjenester på nett koblet til sakssystemet 0,75 0,75 0,25 i9 Nytt datautstyr (Skoler mv 5 elever/pc) 0,50 1,50 1,50 i10 Videre utvikling av e-faktura 0,10 0,10 0,10 i11 Talegenerator på hjemmeside 0,00 0,20 i12 Folkevalgte kommunikasjon med velgerne 0,15 0,10 i13 Brukermedvirkning, høringer, meningsmåling 0,15 0,15 i14 Kartmotor på intranett og internett 0,50 0,20 0,30 i15 Kundeoppslag i databaser med PKI 0,10 i16 Elektroniske tavler tas i bruk 0,10 0,10 0,40 i17 LivsIT, tjenester gruppert etter livssituasjon 0,50 i18 Oppslag i kommunens hovedsystemer på web 0,10 0,10 i19 IKT-investeringstiltak basis program utstyr 0,50 1,00 1,00 i20 IKT-investeringstiltak IP-telefoni, samband 0,50 0,50 0,50 i21 Andre investeringer i basisutstyr 0,20 0,55 0,50 i Sum investeringsbehov 5,00 13,50 5,20 5,30

6 6 Utskifting og fornying av IKT-hjelpemidler (PC`er, skrivere, telefoner mv) forutsatt dekt gjennom løpende driftsbudsjett i avdelingene og tjenesteenhetene. Anskaffelser skal skje gjennom sentrale innkjøpsavtaler. Økonomiplanen Økonomiplanen IKT-relaterte investeringer IKT og informasjon 5,00 3,00 3,00 3,00 IKT i skolen 0,50 0,50 0,50 0,50 Kartverk GIS 0,50 0,50 0,20 0,30 Sentralt arkiv servicetorg 1,00 Utviklingsprosjekter 0,50 0,50 0,50 0,50 7,50 4,50 4,20 4,30 Mulig medfinansiering samarbeid 0,50 0,50 0,50 Sum IKT-utviklingsmuligheter 7,50 5,00 4,70 4,80 Bredbånd vedtatt utbygging 9,00 Rammen i økonomiplanen vil være retningsgivende for kommunens investeringer i perioden. Investeringer som gir høy internrente, har høy lønnsomhet, vil bli prioritert spesielt. Datatetthet i skoler og barnehager samt på andre arbeidsplasser må målsettes og tas opp i første revisjon av økonomiplanen og IKT-planen. Skal hovedmålene nås med tilfredsstillende PC tetthet må investeringsrammen økes med ca 1 mill i 2005 og 2006 samt at fornying av PC`er og tilknyttet utstyr budsjetteres over avdelingenes driftsbudsjetter. Investeringene foreslås innarbeidet i økonomiplan. Prioriteringer: Utredninger og revisjoner (U1-U13) U1 Alternativer for kostnadsdrivende program vurderes X x x U2 Benchmarking utføres årlig for utvalgte områder X x x U3 Ansvarskart utarbeides for alle IKT-områder x X x x U4 IKT-gruppa foretar en gjennomgang av programmene x X x x U5 Kompetanseplan revideres årlig x X x x U6 Leie/utbygging, føringsveger for data og telefoni x X x x U7 Lisensregnskap revideres x X x x U8 Organisering av IKT-gruppe x X x U9 Outsourcing av IKT-tjenester vurderes x X x x U10 IKT-planen behandles og revideres X x x IKT innarbeides i Avdelingenes U11 virksomhetsplaner x X x U12 Kommuneplanen revideres mht føringsveger bredbånd x U13 Økonomiplanen revideres x x x IKT-gruppa tar ansvar for at utredningene og revisjonene gjennomføres og rapporteres.

7 BayNe BayNe BayNe two rks two rks two rks TSwi tch1010fdxactivity -12 TSwi tch1010fdxactivity -12 TSwi tch1010fdxactivity -12 TSwi tch1010fdxactivity -12 TSwi tch1010fdxactivity -12 TSwi tch1010fdxactivity -12 TSwi tch1010fdxactivity 7 1. IKT plattform Denne skissen er ikke fullstendig tegning av dagens system, men gir et forenklet bilde av kommunens IKT-løsning. (Vedtatt utbygging av bredbånd er ikke innarbeidet i skissa) 1.1 Dagens data- og kommunikasjonssystemer er etablert over tid og i de senere år med økende omfang og med ny teknologi. Alle kommunens tjenesteenheter er knyttet sammen i et felles arbeidsog informasjonssystem, og informasjonen og tjenester er utviklet for betjening over intranett og internett. Det er spesielt lagt vekt på datasikkerhet, driftsstabilitet og tilgjengelighet fra felles driftsentral i rådhuset. Infrastruktur med høy overføringshastighet er avgjørende for å kunne gjennomføre utveksling av data på en tilfredstillende måte. Kommunikasjon mellom kommunens ytre enheter og rådhuset kjøres i dag med 2 Megabits/sek linjer og ved radio (luft). Serverparken på 40 enheter er kjernen for at organisasjonen skal ha tilgang til kommunens brukersystemer. Oppetid er i dag ikke tilfredstillende med økt behov for tilgang på systemer gjennom hele døgnet. Gjenskaffelsesverdien av datateknisk utstyr anskaffet siste 7 år: anslagsvis beregnet. Steinkjer kommune IP-adresser ADM1 ADM2 DB1 MAIL1 Parlando DB2 MF-1 Intranett Åpen side FW-1-12 TSwi SD Ba ystac TSwi Ba ystac 450 k TSwi -12 TSwi Ba ystac k TSwi -12 TSwi -12 TSwi Baystack 450 Kabelrom tch1010fdxactivitysd TSwi ComPortUplinkModule BayNe two rks Ba ystac BayNe two rks Ba ystac BayNe two rks Ba ystac BayNe two rks Ba ystac k MultiLink BayNe two rks Ba ystac Trunk k Baystack 450 HUB-Rack 1-6 FW-2 HUB-Rack 7-9 DHCP GeoWeb Brukere HS Baystack 350 SOIT-RO01 Sikker sone MF-2 Fiber - Internett ISDN Breeze Skoler og Internetcafe Breeze Åpent SOIT-HU11 Breeze Helse Breeze Aktivitetssenter PPT Til scanning PC,er 6. etg (HUB) SOIT-ASN2 SOIT-HU10 PLEXUS SOIT-HU13 2 MB Skoler og Dampsaga HS 2MB DIG. HS1 DBSOS MF-3 Internett VirusWall Breeze Dampsaga DMZ MF-4 GeoWeb Rente 5,00 % år Investering Annuitet sum Utfordringer og muligheter Utstyret omfatter i dag i hovedsak: 140 servere, 1200 PC`er, 140 større og mindre brukerprogram, telefoni og datalinjer, skrivere og annet datateknisk utstyr. Anslagsvis viser oversikten at kommunen de siste 7 år har investert om lag 32 mill kr. Med avskrivning over 7 år etter 5 % rente gir dette en annuitet på 5,5, mill kr. Nettverket må bygges ut for å dekke framtidens kapasitet for data og telefoni og til å være tilgjengelig hele døgnet. Innen helse, omsorg og legetjenester er døgnkontinuerlig datatjenester viktig. Utviklingen innen skole / læring vil være ledende på kapasitet. Det er antydet at skolene vil ha behov for Megabits/sek linjer som i dag har 2 Megabits/sek kapasitet. Utfordringen blir å dekke kapasitetsbehovet innenfor akseptabel pris. Leiemarkedet for fiber er i dag ikke prisgunstig og utfordringen er spesiell for skalerbar kapasitet. Kostnadseffektive føringsveger for fiber er i mange kommuner løst ved egen utbygging av føringsveger og fiber som tilbys til det lokale næringsliv. Nettverket kan bygges ut for effektiv og framtidsrettet data- og telekommunikasjon i felles føringsveger for fiberkabel med god margin på kapasitet. Nye behov for egne servere for større brukersystemer må utredes med kost/nytte betraktning.

8 8 1.3 Mål Systemløsningen må bygges ut kostnadseffektiv for framtidig å kunne dekke nødvendig kapasitet og oppetid. Det må spesielt utredes drifts- og organisatoriske konsekvenser før beslutninger tas. 1.4 Tiltak økonomi Kommunen må føre an i utbygging av bredbånd til eget bruk og tilby føringsveger til markedet eller sikre framtidig kapasitet gjennom kostnadseffektive leieavtaler. Sak om egen utbygging eller leie må utredes og behandles. (Vedtatt egen utbygging) Serverparken må sikres tilstrekkelig driftsstabilitet gjennom drifts- og serviceavtaler. Sikkerhetskopiering uten driftsstopp må etableres (SAN). 1.5 Ansvar og organisering Avdeling for informasjon IKT har ansvaret for utbygging og drift av kommunens felles IKTsystem. Samarbeid regionalt gjennom INVEST og DDT utvikles for felles løsninger på systemnivå, brukerprogram / tjenesteproduksjon. Prioriteringer 1: (Henvisning til investeringstabell (i) og driftstabell (d)) Utbygging av bredbånd startet med utredning høsten 2003 og bygges ut i 2004 til alle kommunens ytre enheter. (i2, d3) Data og telefoni vurderes lagt i samme nett for å oppnå effektiv drift gjennom ett bredbånd. (i20, d4) Samarbeidet videreføres og utvikles regionalt. (d6) Driftsstabilitet økes gjennom installasjon av SAN i 2003/04. (i1) Driftsavtaler skal sikre tilstrekkelig opptid på serverparken. Dette vil medføre økning av driftsbudsjettet på 0,2 mill kr. i Driftsavtaler med service utenfor arbeidstid heves med kr i planperioden. (d1) Planskisse for kommunikasjonsnett for data og telefoni til kommunens enheter i sentrum og ytre enheter.

9 9 Radiolinje punkt Kommunal lokasjon Høy kapasitet Lav kapasitet Kommunesentrum Kommunal lokasjon med sentral like ved Passiv reflektor Mulig hopp Fiber Bredbåndsnett skisse Høghalla Persgardshalla Steinkjer videreg. Mære vanntank Oftenåsen Kommunen skal stimulere til at alle kommunens innbyggere får tilgang til bredbånd i perioden (i2) 2. Datasikkerhetsplan, kvalitetssystem og risikovurdering 2.1 Dagens system Sikkerhet, kvalitet og risiko er avhengig av at hele organisasjonen forholder seg til og etterlever sikkerhetsbestemmelsene. Avedling for informasjon IKT har ansvaret for sikkerheten i datasentralen i rådhuset, linjer og brukertilgang. Den enkelte avdeling/enhet har ansvaret for avdelingens egne data lagret utenfor rådhuset. Datasikkerhetsplan ble utarbeidet våren Kvalitetssystemet (KS) er under arbeid og skal utarbeides for kritiske funksjoner i år.

10 Utfordringer og muligheter Bruk og produksjon av data er sterkt økende med stor vekst i bruk av web. Spesielt øker bruken av sterkt. Lager av data vokser raskt. Dette medfører større risiko for at data kommer på avveie eller blir tilgjengelig for uvedkommende. Innbrudd, skade og hacking kan føre til uerstattelig tap av data. Både tilgang av uvedkommende og skademuligheter må sikres gjennom gode sikkerhetsrutiner. 2.3 Mål Kalkulert risiko må stå i forhold til kostnadene med sikring og i forhold til tilgjengelighet for autorisert bruker. Målet er at ikkeautorisert tilgang til data og datatap ikke skal forekomme innenfor en fastlagt risiko. 2.4 Tiltak økonomi Risikovurdering gjennomføres årlig. En godt kvalitetssystem vil avdekke svakheter som kan ha økonomiske konsekvenser som kan føre til behov for omprioritering av planlagte tiltak. Nødvendige risikodempende tiltak skal ha prioritet foran driftstiltak og investeringer i nye tiltak. SAN installeres i 2003 for å oppnå effektiv bruk av lagerplass og for å utføre sikkerhetskopiering uten vesentlig brukeravbrudd. Risikovurdering utføres på de viktigste områdene i Videre oppbygging av KS-systemet skal utføres i Ansvar og organisering Sikkerhetsansvarlig i kommunen utpekes av rådmannen. Vedkommende er p.t. Birger Asphaug som her ansvaret for hovedrevisjon av datasikkerhetsplanen og kontrollere at planen etterleves mht revisjonskrav og rapportering av avvik. Den enkelte avdelingsleder er ansvarlig for at avdelingen etterlever sikkerhetsbestemmelsene og foretar årlig revisjon av risikovurderingene og behandler avvik. Prioriteringer 2: Sikkerhetstiltak skal prioriteres foran andre nyanskaffelser og driftsutvidelser. En fullstendig risikovurdering skal gjennomføres i 2004 i alle avdelinger og innarbeides i KSsystemet. (U3) 3. Innrapportering og gjenbruk av data 3.1 Dagens system Staten og kommunen krever en rekke datarapporter. Kommunen har flere registre som inneholder samme datagrupper. Flere like registre må oppdateres parallelt. Dette kan være lite effektivt. 3.2 Utfordringer og muligheter

11 11 Arbeidet med å oppnå en enhetlig datastruktur for å unngå dobbeltregistrering internt og mot andre offentlige registre er viktige effektiviseringstiltak, men krever innsats både av staten og kommunen. 3.3 Mål De viktigste dataregistre som rapporteres skal utvikles og ikke være i strid med datadefinisjonene fra Oppgaveregistret i Brønnøysund. 3.4 Tiltak økonomi Offentlig rapportering av kommunale tjenester skal forenkles i takt med offentlige krav. Samordning av kommunens krav til rapportering fra næringslivet og innbyggerne skal forenkles i takt med andre offentlige krav til forenkling. KOSTRA skal utvikles til best mulig å knytte volum og økonomiske data sammen. Databaser og program skal utvikles med åpen standard og kunne rapporteres enkelt. Oversikt over de viktigste rapporter utarbeides og analyseres for forenkling 3.5 Ansvar og organisering Utviklingsarbeidet utføres i samarbeid med leverandør og rapporterende avdeling (tjenesteleverandør) har ansvaret for å ta initiativ til forenkling og foreta innspill til budsjettering av investering og drift. Utvikling av systemløsninger skal skje i samarbeid med IKT. Prioriteringer 3: Lønnsslipp og Søknad på jobb tilrettelegges for automatisk knytning web/sakssystem. (i7) 4. Digitale signaturer (PKI) og autentisering. Fortsatt er det behov for kommunikasjon via brev. Her et bilde fra arkivet som viser omfanget av en dags mengde av utgående post. 4.1 Dagens system Kommunen har ikke utviklet sikker kommunikasjonsløsninger, men bruker internt systempålogging med brukernavn og passord. Kommunen er med i prosjektarbeid som har som mål å utvikle PKI-løsning. 4.2 Utfordringer og muligheter PKI og andre autentiseringsmetoder er viktig for å kunne utveksle sikker kommunikasjon. Det er flere løsninger som er utviklet og blir utviklet slik at flere tar i bruk PKI. Utbredelsen av slike løsninger vil derfor øke behovet for en kommunal løsning.

12 Mål PKI skal sikre autentisering (sikre at avsender er den han utgir seg for), integritet (meddelelsen ikke er endret underveis), konfidensialitet (uvedkommende ikke har fått innsyn) og ikke-benekting (avsender ikke kan nekte for å ha sendt meddelelsen) i forbindelse med digital datautveksling der personvern og sikkerhet skal ivaretas. 4.4 Tiltak økonomi PKI skal utvikles i samarbeid med andre kommuner og banker/næringsliv og tas i bruk der sikker kommunikasjon er påkrevd. Dette er søknader og tjenestemeddelelser som inneholder personopplysninger eller innhold som etter loven er unntatt offentlighet. 4.5 Ansvar og organisering Utvikling av PKI skjer med deltakelse i samarbeid med: DDT med interkommunalt samarbeid Spb1 i Allianseprosjektet Prioriteringer 4: Digital signatur taes i bruk i 2004 i økonomi- og sakssystemet og legges inn i kommunens internettløsning for tjenester som krever slik løsning i 2004 og (i3, i5, del av i8) 5. etjenester elæring ehandel på nett 5.1 etjenester Alle tre områder er i rivende utvikling på landsplan. Kommunens muligheter til å tilpasse seg omverdenen og å utvikle gode løsninger er avhengig av organisasjonens evner til å ta i bruk IKT og utvikle IKT som hjelpemiddel i tjenesteproduksjon og kommunikasjon Dagens system Elektroniske tjenester utvikles i stor grad i kommunene. Navn som Den digitale servicekommunen, Døgnåpen forvaltning og 24 t servicetorg går igjen. Tjenester som legges ut på nett og knyttes til kommunikasjon med saksbehandler direkte, vil forenkle informasjonen og kommunikasjonen med søkeren. Gjennom utvikling av selvbetjening og kommunikasjon på nett vil brukeren oppnå bedre service og bedre tigjengelighet.

13 13 Her gir tjenestetrappa noen eksempler på tjenester i trappetrinnene Utfordringer og muligheter Kommunale tjenester er opplistet til over 300 med stor variasjon i brukergrupper. Elektroniske tjenester må derfor baseres på informasjon gjennom tjenestebeskrivelser, serviceerklæringer og servicegarantier. (Brukergarantier) Tjenestene som har størst brukergrupper og som egner seg best for selvbetjening og knytning til sakssystemene prioriteres. Bruk av geografisk informasjon eller stedfestet informasjon (GIS) øker. Bruk av digitale kart vil derfor øke verdien av dataene. Over 70 % av innsamlede data er knyttet til et geografisk sted eller område. Avdelingsleder for Brannvern og byggesak har ansvaret for planlegging, samordning og organisering av kommunens GIS-arbeid Mål Plan for geografisk informasjon GIS skal utarbeides i Geografiske Informasjon Systemer (GIS) skal utvikles i kommunen og datagrupper skal gjøres tilgjengelig på nett for generell informasjon og for inngang til tjenester på nett. Elektroniske skjema skal tilfredstille kravene i oppgaveregistret og utvikles integrert i sakssystemene etter prioritert plan. Arkiv skal være i samsvar med NOARK 4 standard Tiltak økonomi De 25 mest brukte skjema skal legges ut på nett på egen side og det skal oppdateres en oversikt med lenker til offentlige skjemasider. Måleravlesning på nett skal videreutvikles for registrering direkte i sakssystem gjennom GISinngang. (Kartinngang) Søknad på jobb i kommunen skal integreres med nettløsning og sakssystem for automatisk produksjon av søkerlister og saksgrunnlag (saksgangsmal med innsyn til søker) Alle avdelinger utvikler minst en tjeneste knyttet til sakssystem med innsynmulighet.

14 Ansvar og organisering Ansvarlig avdeling gjennomfører minst en av tjenestene opplistet nedenfor. Prioriteringer 5: Alle tjenestene utvikles for nett koblet til sakssystemet i 2004 og (i7,i8) Ansvarlig Tjenester A-Å på nett avdeling Antall brukere På nett koblet til sakssystemet 1 Måleravlesning vannforbruk Kommunalteknisk* Jobbsøknad Økonomi personal Innskriving av førsteklassinger i grunnskolen. Skole barnehage 4 Innskrivning i SFO Byggesak med Nabovarsel Brannvern byggesak Korttids- langtidspleie Bistand omsorg Kommunale veger og parkeringsplasser Kommunalteknisk Hjemmesykepleie - tildeling Bistand omsorg Endring av kundeforhold Økonomi personal Barnehagetilbud Skole barnehage Skoleelever- permisjon fra undervisning Skole barnehage Boligtildeling Informasjon IKT Målebrev Brannvern byggesak Eiendomsinformasjon meglerpakken Informasjon IKT * Brannvern - forebyggende virksomhet Brannvern byggesak Avløp Kommunalteknisk Avfallshåndtering Kommunalteknisk Adressetildeling Brannvern byggesak Adresseendring Brannvern byggesak Transportkort for funksjonshemmede Informasjon IKT Trygghetsalarm Brannvern byggesak Hjemmehjelp - tildeling Bistand omsorg Varslingsplan for gravearbeid Kommunalteknisk 100 * Versjon 1 er i drift på nett. 1 Kartmotor skal utvikles på intranett og internett, legges ut i 2004 og utvikles i 2005 med innhold: (i14) 1 Geografiske data skal legges inn etter følgende prioritering 2 GAB 3 Arealplaner 4 Kundebaser for vann-, avløp og renovasjon. 5 Eiendommer og virksomheter 6 Eiendomsarkiv innsyn 7 Statistikk med beregning av demografi og tjenestegrupper med kartvisning. 8 Andre brukerorienterte GIS-data. Kundeoppslag i kommunale databaser (mappa mi) utvikles med sikker kommunikasjon (PKI) i (i18) Kostnadene må beregnes og gjennomføring må tilpasses budsjettet for 2005 og framover innarbeides i økonomiplanen. (i8)

15 elæring Bruk av internett og databruk i skolene er i tidlig fase, men utvikles raskt. Alle skoler og barnehager har tilgang til datautstyr og bruker data i undervisningen. Det er under arbeid nye måter å kommunisere på mellom lærer, elev og hjem. Klasserommet utvikles til undervisning i data og med data. Elektroniske tavler tas i bruk. Læreren er i ferd med å tilegne seg nye læremidler. Opplæring tilbys i økende omfang på nett Dagens system Alle elevene har fått egne e-postadresser og egne mapper i Outlook Web. Det gjør det mulig for elevene å kommunisere elektronisk mellom seg selv og skolen / lærerne / medelevene. Skolens læreplan, L97, har konkrete læringsmål for grunnskolens elever med hensyn på ferdigheter i IKT. Våren 2004 skal leder av eksamen i grunnskolens fag i matematikk gjennomføre på PC. Skolene utprøver forskjellige opplegg med hensyn på å gi elevene økte ferdigheter i IKT. I dag er ikke nettet stabilt nok, og det reduserer skolenes mulighet til å planlegge bruken av IKT. PC tettheten er i dag for lav, gjennomsnittlig er det 11 elever pr. PC (varierende fra 26 elever pr. PC ved en skole og ned til 4,5 elever pr. PC ved en annen skole), på lærersiden er det gjennomsnittlig 2 lærere pr. PC (varierende fra 16 lærere pr. PC ved en skole og ned til 0,8 lærere pr. PC ved en annen skole). Bare et fåtall av skolene i Steinkjer er koblet opp på nett gjennom «bredbånd» noe som utføres gjennom vedtatt utbygging i Lærere og foreldre til elever i Steinkjer kommune har i skoleåret 2003 /04, gjennom skolenes abonnement på DataPowers IKT i fag, anledning til å ta datakort opplæring i Word og Excel, som nettbasert opplæring uten at det koster noe ekstra. Det er ennå usikkert om skolene i Steinkjer kommune vil abonnere på IKT i fag til neste år, i tilfelle det gjøres vil e- læringen muligheten for store deler av befolkningen i Steinkjer være mulig i forhold til DataPowers opplæringsprogram for Microsoft opplæring. Opplæring av ansatte i Steinkjer kommune foregår i dag i noen ustrekning gjennom e-læring Utfordringer og muligheter Staten vektlegger økt bruk av IKT i skolen. Større stabilitet på nettet må tilstrebes. Det tas sikte på at sentralgitte prøver skal gjennomføres ved hjelp av IKT, noe som krever økt PC tetthet. Bruk av alternativ programvare som Open Office må vurderes da det kan spares en god del midler på lisenser ved bruk av det sammenlignet med Microsoft Office. Det utprøves i dag LMS (Learning Management System) ved noen skoler i Steinkjer. LMS gir elevene, lærene og foreldrene tilgang til: Rom (rom som bare de med tilgang kan se og komme inn i), Deltakere (oversikt over hvem andre som er på nett), Arkiv, Prat / Chat (kun med de som har adgang til rommet), Video, Prøver, Meldinger, Nyheter, Kalender og Portefølje. - Nettet gir elevene kontroll over tiden - Nettet gir elevene mulighet til å følge undervisningen i klassen uansett hvor i verden de måtte befinne seg (sykehus, ferie mm.) - Nettet gir tilgang til enorme mengder læringsressurser - Nettet gir tilgang til samarbeidslæring uavhengig av tid og sted - Nettet gir elevene muligheter for refleksjon og ekstra tid til formulering av spørsmål og kommentarer. - Nettet gir unike muligheter til å utnytte tekstfilene som automatisk lagres av klassens diskusjoner. I nettpedagogikk kan man utnytte dette ved å gi analytiske og

16 16 reflekterende oppgaver. Læreren kan for eksempel be elevene å analysere hvordan klassen har økt sin kunnskap og forståelse for faget i løpet av semesteret. Dette kan de gjøre ved å sammenlikne bidragene i diskusjonen fra begynnelsen og slutten av semesteret. - God til å rette. - Multimedia I en organisasjon som til stadighet er i omstilling, stilles det store krav til de ansattes kompetanse. Opplæring av ansatte gjennom e-læring vil være en mulighet som i mange henseender kan være vel så effektiv som å sende folk på kurs. Systemer for e-læring (LMS) må i så fall være på plass Mål En langt bedre stabilitet oppetid på elevnettet er helt nødvendig for at skolene skal ha mulighet til å utføre opplæring ved hjelp av IKT. Økt tetthet av PC`er for både elever og lærere er også en grunnleggende forutsetning for at elæring skal bli effektiv og god, målet bør være 3 elever pr. PC på ungdomstrinnet og 5 elever pr. PC på barnetrinnet, for lærerne sin del bør forholdet være 1 til 1. Videre bør det være minst en PC med nettilkobling og skriver på hvert klasserom og grupperom. «Bredbånd» til alle skoler er også en viktig forutsetning. Alle lærere i skolen skal bli personlige databrukere som skal være i stand til å gi elevene den opplæring som L97 krever. Opplæring av lærere vil da være et viktig satsingsområde. LMS skal innføres i alle skolene, og elevene skal bli habile IT-brukere slik målsettingen i kommuneplan sier. Steinkjer kommune skal i forhold til opplæring av ansatte legge forholdene til rette på en sådan måte at de ansatte til en hever tid har den kompetanse som kommunens virksomhet krever. Ansatte på sin side plikter å ta den opplæring som er nødvendig. E-læring vil være et av virkemidlene Tiltak økonomi Større stabilitet ("oppetid") på nettet Bedre support/oppfølging i forhold til det tekniske Økt PC tetthet, avsatt kr ,- til årlige IT investeringer (behovet er større) Utbygging av «bredbånd» LMS til alle skolene, årlig utgift på kr ,- Opplæring av lærerne, årlig utgift innarbeides i driftsbudsjett. Innføring av Open Office, gratis programvare Ansvar og organisering Prioriteringer Større stabilitet ("oppetid") på nettet (d1, i1, i2) 2. Bedre support/oppfølging i forhold til det tekniske (U3) 3. Økt PC tetthet (Avdeling for skole og barnehage) (i9) 4. Utbygging av bredbånd (i2) 5. LMS til alle skolene 6. Opplæring av lærene 7. Innføring av Open Office (U1)

17 ehandel Dagens system Dagens handel utvikles mot elektronisk datautveksling. Vårt økonomisystem er forberedt for dette, men det krever nyutvikling og opplæring for å innføre behandling av e-faktura og skanning av faktura for elektronisk behandling. Det er ikke tatt i bruk e-faktura mot kunder. DDT-samarbeidet utvikler e-handelsløsning Utfordringer og muligheter Utfordringene er mange på dette viktige området. Kommunen kan være pådriver i utviklingen med å tilby elektronisk fakturering og ta i bruk e-handelsløsning. Egen behandling av elektroniske bilag vil være effektivt og gi god oversikt Mål Elektronisk handel skal være et satsingsområde for å modernisere og effektivisere innkjøp og økonomi- og administrative rutiner. Kommunen tar i bruk e-faktura og elektronisk behandling av inngående faktura for effektivisering med forenkling for egen behandling og for kommunens kunder Tiltak økonomi Skanning av inngående faktura elektronisk behandling og betaling 1 mill kr. E-faktura på kommunale tjenester innføres i Ansvar og organisering Avdeling for økonomi og personal organiserer gjennomføringen og opplæringen med innføring av e-faktura. E-handelsløsning organiseres gjennom samarbeidsprosjektet DDT. Prioritering E-faktura for utgående faktura (b2c=business til consumer) (i6) Skanning av inngående faktura med behandlingsflyt (a2a=ansatt til ansatt) (i4, deler av i8) E-handelsløsning utvikles i (i8) Videre utvikling av e-faktura mot større kunder i 2005 og (b2b=business til business) (i8) Videre satsing i 2005 med nye b2b.(i8, i10) Oppslag i kommunens økonomisystem på web for kommunens kunder utvikles med sikker kommunikasjon i 2005/06. (i15, i18) 6. edemokrati Kommunikasjon og informasjon om og med folkevalgte og deres arbeid for involvering av innbyggerne er et offentlig satsingsområde.

18 18 Kommunen har lenge lagt ut på nett møtebøker og postlister. Direkte overføring av møter i kommunestyret er lagt ut på internett. Folkevalgte har kontaktinformasjon med e-post (webmail) og lenker til partier fra kommunens hjemmesider. Dialog og involvering av innbyggerne og brukergrupper i utviklingen av kommunens tjenester og av kommunens mange plan- og utbyggingsoppgaver, vil kunne skape større interesse for politisk arbeid og deltakelse i en beslutningsprosess. Nettbasert kommunikasjon med folkevalgte foreslås tilrettelagt med løsninger som praterom, prosjektrom og løpende meningsmålinger på aktuelle tema. Utstyr og kommunikasjonssystemer med formannskap, hovedutvalg og kommunestyret skal skje ved egne retningslinjer revidert annethvert år. Kommunestyret overføres direkte på internett. Tilrettelegging for innsyn og informasjon for gruppen folkevalgte. Kommunevalg vurderes gjennomført nettbasert ved neste valg. Prioriteringer Alle tiltak gjennomføres i 2004/2005. (i12, d2) Valg utredes for gjennomføring ved neste valg. 7. Kunnskapsforvaltning Kommunen står overfor store utfordringer med hensyn til å samle, tilrettelegge, og formidle kunnskap i egen organisasjon og i det offentlige rom. Mye av kunnskapen ligger i diverse arkiv på papir og i elektronisk form. Med nettverk og web kan tilrettelegging av informasjon gi mer effektiv kunnskapsoverføring. 7.1 Dagens system I dag er den enkelte medarbeider overlatt til å bruke nettet og egne arkiv/databaser for å søke informasjon, eller bruke sine kollegiale nettverk. Det er ikke i stor grad bygd opp kunnskapsportaler eller offentlige nettverk, spesielt på kommunesektoren er det mye å hente gjennom samordning. Et eksempel på kunnskapsgrupperinger er ideen om LivsIT, der kunnskapen og informasjonen grupperes etter livssituasjon på tvers av forvaltningsnivåene. Biblioteket arbeider spesielt med tilrettelegging av kunnskapsmateriell tilpasset den enkelte bruker eller brukergrupper. 7.2 Utfordringer og muligheter Samarbeid med andre kommuner og offentlige portaler i å utvikle og ta i bruk tjenester og informasjon tilrettelagt for brukergrupper / livssituasjoner, vil gi enkel gjenfinning på tvers av tjenesteleverandører / forvaltningsnivåer. 7.3 Mål Utvikle LivsIT løsning i samarbeid med andre. Styrke biblioteket i arbeidet med kunnskapsforvaltning.

19 Tiltak økonomi LivsIT utvikles i 3. generasjon internettløsning. 7.5 Ansvar og organisering Avdeling for informasjon IKT organiserer arbeidet og gjennomfører i samarbeid med avdelingene og om mulig i samarbeid med andre kommuner og offentlige instanser. Biblioteket prioriterer arbeidet med kunnskapsforvaltning. Skolene prioriterer forsøk i en skoleportal gjennom SteinkjerPorten. Prioriteringer LivsIT gjennomføres i (i17) SteinkjerPorten vurderes som arena for skoleportal i prøveprosjekt med 2 skoler 2004, vurdering om utvidet bruk i alle skoler besluttes i Benchmarking effektivisering Det er en offentlig oppgave å foreta en helhetlig benchmarking for å følge opp bruk av IKT. Lokalt må kommunen rapportere til staten gjennom KOSTRA. 8.1 Dagens system Sammenligninger med andre kommuner på utviklingen innenfor IKT er ikke utviklet. Sammenlignet med andre kommune er kostnadene sentralt til IKT i Steinkjer lave. 8.2 Utfordringer og muligheter Staten vil utvikle rapporteringssystem for bruk og tilgang på IKT sentralt og gjennom internasjonalt samarbeid. (eeurope 2002). Kommunen må tilpasse sine rapporter til dette og velge 3 kommuner å sammenligne seg med. 8.3 Mål Kommunen skal bruke benchmarking på bruk og utvikling av IKT som indikator på effektiv tjenesteutvikling. 8.4 Tiltak økonomi Kartlegging av infrastruktur, sikkerhetsløsninger, backoffice-løsninger og analyse av tjenestetrappen skal gjennomføres og oppdateres i IKT-planen. IKT-ressursene skal sammenlignes med 3 kommuner. 8.5 Ansvar og organisering Avdeling for informasjon IKT skal utføre benchmarking og rapportere årlig gjennom revisjon av denne planen. Prioriteringer: Benchmarking gjennomføres årlig med 3 kommuner. Molde, Lillehammer og Elverum velges ut. (U2)

20 20 9. Programvare utvikling Basisprogrammene er viktig for kommunens tjenesteproduksjon. Kommunen har i 2003 tatt i bruk nye basisprogram for saksbehandling, økonomi, lønn og fakturering. Dette arbeidet har vist at innføring av nye system krever grundig opplæring både av systemansvarlige og brukere. Regelen er at av kostnadene med innføring av nye systemer, ligger 80 % på installasjon, dataregistrering, organisasjonstilpasning og opplæring, 20 % på kjøp av programvare og servere. Generelt utvikles programvaren med enklere brukergrensesnitt på web og som kan tilpasses den enkelte bruker. Stedfestet informasjon og bruk av overvåknings- og styringssystemer vil øke i omfang i tida framover. Nye programmer utvikles med stedfesting av data, GIS. Samarbeid med andre organisasjoner på felles programbasis kan være løsninger der kostnadene med egne systemer er høyere. 9.1 Dagens system Programoversikten viser at vi har 140 forkjellige programmer med stor variasjon i antall brukere. (Se liste vedlegg 1.) Administrative fellessystem med mange brukere (økonomi, fakturering, saksbehandling, personal, GIS, informasjon mv) Administrative fagsystem med mange faggrupper som brukere (Bibliotek, kartinnsyn, off. register) Operative fagsystem med begrenset antall brukergrupper. (styring, kontroll, automatikk mv knyttet til bl.a. forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av kommunal infrastruktur, og annen oppgaveløsning, inklusive tilhørende utstyr (f.eks. for GPS) Hjelpeprogram som støtte til drift av databaser og andre basisprogrammer. (Oracle, Office, kommunikasjon, med mer.) 9.2 Utfordringer og muligheter Programvareomfanget og brukertilgangen må gjennomgås med tanke på at flere brukere utenfor rådhuset må sikre data og arkiv og forbedre tjenesteproduksjonen. 9.3 Mål Sakssystemet Ephorte for åpen side skal tas i bruk i ytre enheter. Konsekvensene for eget lokalt arkiv eller felles arkiv må utprøves gjennom at 3 ytre enheter tilknyttes Ephorte for testing før ytterligere enheter tiknyttes. Lønns- og personalsystem brukes for forenkling av rapportering til ansatte. Tilgang til ev. automatisk sending av lønnsslipp på mail. Personalsystemet videreutvikles mht oppslag for andre registre som intern telefon, e-meil med mer. Økonomisystemet utvikles for effektiv behandling av bilag. Mobile enheter tas i bruk for å legge nødvendig registrering nærmest tjenesteutøver. Styringssystemer bygges videre ut for større kommunale bygg og anlegg. 9.4 Tiltak økonomi Tre ytre enheter tilknyttes Ephorte sak / arkivsystem og dekkes innenfor driftsbudsjettet. Fakturagrunnlag legges ut på mobil enhet for tømming av private slamavskillere. Andre mål framgår av pkt 5.