BEREDSKAPSPLAN FOR FAKULTET FOR

Transkript

1 ephorte referanse: 2012/17601 BEREDSKAPSPLAN FOR FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI Rev.4.0_ Siste oppdatering:

2 Viktige telefonnummer: Brann Politi 112 (evt ) - Sykehus Legevakt NTNU sin beredskapstelefon: (NB! Securitas ringer til deg fra ) NTNU vaktstyrke: NTNU Teknisk Beredskapsvakt: IT-avvik varsles til Nettverksseksjonen ved NTNU: SINTEF sin beredskapstelefon: HiST sin beredskapstelefon: St.Olavs sin beredskapsledelse (ved hendelser der St.Olavs er berørt): 113 Trondheim kommunes kriseledelse: (sentralbord dagtid), 110 (beredskapstelefon kveld/natt) Giftinformasjonen: UDs beredskapstelefon: / Sjømannskirkens beredskapstelefon:

3 NTNU Side i INNHOLD 1 INFORMASJON OM BEREDSKAPSPLANEN Mål med planverket Gyldighet og revisjon Definisjoner Organisering av beredskapen Sammensetning av lokal beredskapsledelse Psykososial omsorg Informasjonsberedskap Teknisk beredskapsgruppe Opplæring og øvelser Bidrag fra eksterne etater VARSLING OG MOBILISERING Prinsippskisse for varsling og mobilisering Mobiliseringsrutiner Møtesteder INNSATSPLANER Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende Brann, eksplosjon og evakuering Trusler, vold, terror eller gisseltaking Sjekkliste ved trusler og signalementskjema Kriminell handling utført av student/ansatt i tjeneste Spredning av smitte og utbrudd av smittefarlig sykdom/pandemi Bortfall av kritisk infrastruktur og ressurser Hendelser med spesielle krav til informasjonshåndtering Hendelser med negativ konsekvens for ytre miljø Ulykker, uhell og unormale hendelser med strålekilder VEDLEGG A. VARSLINGSLISTER FOR BEREDSKAPSSITUASJONER VED NT VEDLEGG B. BEREDSKAPS/ INNSATSPLANER FOR ENHETER VED NT-FAKULTETET VEDLEGG C. INFORMASJON VEDRØRENDE EKSKURSJONER OG SKIFT AV ARBEIDSSTED... 64

4 1 INFORMASJON OM BEREDSKAPSPLANEN 1.1 Mål med planverket NTNU Side 2 Lokal beredskapsplan er et tillegg til den sentrale beredskapsplanen. Målet med lokal beredskapsplan er at den skal legge grunnlag for en effektiv og god krisehåndtering på fakultetsnivå. Beredskapsplanen er ledelsens verktøy for krisehåndtering. 1.2 Gyldighet og revisjon Denne planen bygger på de føringer som er lagt i NTNUs sentrale beredskapsplan. Til grunn for planen ligger det overordnede risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) for hele NTNU, samt risiko- og sårbarhetsvurdering for forhold knyttet til sikkerheten i Realfagbygget, Realfagbygget Risiko og sårbarhet (datert ). Den til enhver tid gjeldende beredskapsplan er tilgjengelig på egen informasjonsside på intranett (Innsida). Papirutskrift av gjeldende plan og varslingslister skal være tilgjengelig i fakultetets og instituttenes ekspedisjoner. Alle personer i beredskapsledelsen skal ha papirkopi av gjeldende plan. Planen revideres når det skjer endringer i hvem som besitter de ulike funksjonene eller andre forhold som krever umiddelbar oppdatering. Planen skal i tillegg revideres fast en gang pr år. Oppdatert versjon arkiveres i ephorte. I planen skal det til enhver tid foreligge en varslingsliste hvor det også er oppgitt stedfortredere for alle i beredskapsledelsen, linjeledelse ved fakultet og enheter, samt ansvarlige for spesielle risikoobjekt (lab er og andre spesialrom der man raskt må kunne komme i kontakt med romansvarlige). Informasjonsmedarbeider i lokal beredskapsledelse har ansvaret for at planen / informasjonssiden på intranett er oppdatert. Ansvar for revisjon av lokalt planverk er lagt til dekan. 1.3 Definisjoner Nr Begrep Forklaring 1. Administrativ enhet Administrativ enhet forstås i denne sammenheng som Vitenskapsmuseet (inkl. Artsdatabanken), Universitetsbiblioteket (inkl. BIBSYS), Driftsavd., Økonomiavd., Studieavd (inkl. Renate)., Informasjonsavd., Personalavd., IT-avd., HMS-avd., Adminstrasjonstjenesten (inkl. Matematikksenteret). 2. Beredskap Med beredskap forstås tiltak for å forebygge, begrense eller håndtere kriser og andre uønskede hendelser (NOU 2000:24 Et sårbart samfunn). 3. Beredskapsplan En beredskapsplan er en beskrivelse av ansvar, myndighet, ledelses- og kommunikasjonslinjer, samt en samling av forberedte tiltak som kan settes i verk i en ekstraordinær situasjon. 4. Beredskapsledelse Beredskapsledelse betyr i denne sammenheng iverksettelse og drift av de ledelsesfunksjoner som NTNU har planlagt for ved ekstraordinære situasjoner.

5 NTNU Side 3 Nr Begrep Forklaring 5. Lokal beredskapsledelse Beredskapsledelse på fakultets- og administrativ enhets nivå. I tillegg til beredskapsleder, skal beredskapsledelsen som et minimum bestå av informasjonsmedarbeider, HMS-ressurs og loggfører. Instituttene og underliggende avdelinger involveres ved at ansvarlig for berørt institutt/enhet inngår i beredskapsledelsen. Beredskapsledelsen suppleres ved behov etter type hendelse. Informasjonssjefen er lokal beredskapsleder for informasjonsavdelingen. 6. Sentral beredskapsledelse NTNUs sentrale beredskapsleder og dennes stab. Den faste staben består av informasjonssjef, HMS-sjef, studiedirektør og personalsjef. Staben suppleres ved behov etter type hendelse. 7. Beredskapssituasjon En situasjon (ulykke, krise, katastrofe i fredstid eller i krig) der oppgavene som følge av situasjonen er så store at de ikke kan håndteres uten at aktiviteten blir lagt om og evt. ekstra ressurser blir satt inn. 8. Epidemi Klart flere tilfeller enn normalt av en sykdom i et gitt tidsrom. 9. Pandemi Pandemi er en verdensomspennende epidemi. 10. NTNUs Pandemigruppe Rådgivende gruppe som trer sammen ved varslet forestående pandemi. Mandat og oppgaver er beskrevet i NTNUs Pandemiplan som er et vedlegg til NTNUs sentrale beredskapsplan. 11. Ressurspersoner Ved en beredskapshendelse vil beredskapsledelsen kunne trenge flere ressurser enn de som har fast plass. Ressurspersoner det er aktuelt å kalle inn kan være personell, lokalt eller sentralt, fra IT-avdelingen, Driftsavdelingen, HR, Studieavdelingen, verneombud, tillitsvalgte, studentrepresentanter, osv. 12. ROS-analyse Risiko- og sårbarhetsanalyse. Metode for systematisk gjennomgang av potensielle trusler med tanke på å avdekke virksomhetens sårbarhet og finne risikoreduserende tiltak. Utføres som grunnlag for utarbeidelse av beredskapsplaner.

6 NTNU Side Organisering av beredskapen NTNUs beredskap er organisert som vist i Figur 1-1. Beredskapsansvarlig Rektor Sentral beredskapsledelse Beredskapsleder Organisasjonsdirektør Beredskapsstab HMS-sjef, informasjonssjef, studiedirektør, personalsjef, loggfører Lokal beredskapsledelse Beredskapsleder lokal Dekan / administrativ leder Beredskapsstab lokal Figur 1-1 Oversikt over NTNUs beredskapsorganisasjon. Nivå 2 Mindre omfattende hendelser håndteres av lokal beredskapsledelse, men sentral beredskapsledelse blir informert. Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal alltid sentral beredskapsledelse varsles. Nivå 1 Omfattende hendelser som krever høynet beredskap ledes av sentral beredskapsleder. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil sentral beredskapsledelse etableres i tillegg til den lokale. Sentral beredskapsledelse vil være eier av krisen, mens lokal beredskapsledelse fremdeles vil ha et hovedansvar ovenfor egne ansatte og studenter Sammensetning av lokal beredskapsledelse Lokal beredskapsledelse Dekan Anne Borg (beredskapsleder) Stedfortredere: 1. Prodekan Øyvind Weiby Gregersen 2. Prodekan Tor Grande Ressursperson innen HMS fakultet: Seksjonssjef HR/HMS Heidi Hugdal Stedfortredere: 1. Espen Fjærvik (HMS-rådgiver fakultet) 2. Trude Ringseth Gjersvold (HR-rådgiver fakultet) Informasjonsmedarbeidere - fakultet: Seksjonssjef informasjonsseksjonen, Pernille Feilberg Langeland. Webmaster Per Henning. Stedfortreder: Martin Fjeldvær Loggfører: Seksjonssjef studieseksjonen, Lillian Hanssen Stedfortredere: 1. Brit Wenche Meland 2. Kristin Omre

7 Instituttleder ved berørt institutt Stedfortredere: 1. Nestledere 2. Kontorsjefer BEREDSKAPSPLAN FOR NT-FAKULTETET Rev: 4.0/ NTNU Side 5 Alle instituttledere varsles/informeres og eventuelt innkalles hvis hendelsen påvirker hele fakultetet. Ressurspersoner ved fakultetet innkalles ved behov etter type hendelse og hvor den inntreffer. Se varslingslister i Vedlegg A Psykososial omsorg Ansvar for de ansattes psykososiale velferd ligger i det ordinære linjeansvaret. Beredskapsplan for psykososial omsorg (se vedlegg D i sentral beredskapsplan) viser overordnet organisering og håndtering av psykososial omsorg ved NTNU. HMS-ressurs ved fakultetet vil i en akutt krisesituasjon ha et spesielt ansvar for å samarbeide med HMS-avdelingen sentralt ved NTNU, og sørge for god oppfølging av involvert personell. Langtids oppfølging ivaretas av nærmeste leder til den som er berørt, men HMS-avdelingen sentralt og HMS-ressurs lokalt kan bistå med faglige råd og tiltak Informasjonsberedskap Rektor har det overordnede informasjonsansvaret i krisesituasjoner der den sentrale beredskapsledelsen ved NTNU er involvert. Ved hendelser som omfattes av lokal beredskapsplan, er dekan informasjonsansvarlig. Dekan skal informere Informasjonsavdelingen sentralt ved NTNU om krisen så snart som mulig. Han/hun vurderer, sammen med informasjonssjefen, om det trengs assistanse fra Informasjonsavdelingen. Informasjonsmedarbeider på fakultetet har i krisesituasjoner et spesielt ansvar for å samarbeide med Informasjonsavdelingen sentralt ved NTNU Teknisk beredskapsgruppe Teknisk beredskapsgruppe ved NTNU har døgnkontinuerlig vakt og rykker ut på tekniske alarmer. Brannalarm og en rekke andre overvåkningssystemer sender direkte alarm til denne gruppen. Gruppen har kompetanse innen all infrastruktur som VVS, elektro, byggteknisk, brannteknisk, transport osv. Tilsvarende har IT-avdelingen en egen døgnvaktordning for kritiske IT-avvik, både tekniske alarmer og personlig varslede avvik Opplæring og øvelser Krav til opplæring og øvelser for den enkelte ansatte ved NTNU er gitt i NTNUs sentrale beredskapsplan. Det enkelte fakultet må sørge for at kravene implementeres i egen virksomhet. 1.5 Bidrag fra eksterne etater Etat Sykehus Bistår med Når en skadd/syk person er sendt til sykehuset, er det sykehuset som overtar informasjonsansvaret. Det betyr at NTNU ikke skal kontakte pårørende eller gi informasjon om vedkommendes tilstand. Men NTNU kan aktivt gi pårørendeinformasjon til sykehuset hvis den skadde/syke ikke er i stand til dette selv, og kan be om at pårørende kontaktes.

8 NTNU Side 6 Etat Brannvesen Politi Bistår med Brannvesenet er fagetat for brann, eksplosjoner og farlig stoff/akutt forurensning. Dette betyr at de også skal varsles om utslipp til miljø, samt mistanke om gasslekkasjer, giftig gass, etc innendørs. I tillegg er brannvesenet skadestedsleder fram til politiet ankommer. Politiet er skadestedsleder og beslutter tiltak i akuttfasen. Politiet har ansvar for eventuell opprettelse av pårørendetelefon og pårørende- og evakuertesenter. De kan be NTNU om bistand til å opprette og drifte slike tjenester, men NTNU skal ikke på eget initiativ opprette noe. Ekspedisjonene på de berørte enhetene bør imidlertid bemannes og være informert om hvor pårørende kan henvende seg. Dødsbudskap er det KUN politiet (oftest i samarbeid med prestetjenesten) som kan formidle. Det er også politiets oppgave å etterforske en hendelse. NTNU skal bidra med informasjon og tilrettelegging, men politiet leder arbeidet og dokumenterer det. Trondheim kommune Trondheim kommune har en rolle i hendelser som berører de som bor og oppholder seg i kommunen. Kommunens kommunikasjonsavdeling kan bistå med å gi informasjon til befolkningen. De har ressurser som kan overvåke alle typer media, også sosiale. I hendelser med svært stort medietrykk kan kommunen være et supplement til NTNUs egen Informasjonsavdeling. Kommunens kriseteam (som i akuttfasen er barnevernsvakta) kalles ut av politiet ved behov. Kommunens smittevernlege er fagmyndighet i forhold til smittebegrensende tiltak og oppsporing av smittekilde. Sjømannskirken NTNU har inngått en beredskapsavtale med Sjømannskirken. Avtalen innebærer at Sjømannskirken stiller sine ressurser til disposisjon og forplikter seg til å være på stedet så raskt som mulig, uansett hvor i verden hendelsen skjer utenfor Norge. De vil være tilstede så lenge det er behov for bistand. Dette innebærer at både lokal og sentral beredskapsledelse kan kontakte Sjømannskirken ved hendelser i utlandet. NTNU vil være eier av hendelsen, og Sjømannskirken bistår NTNU. Her finner du oversikt over de stedene hvor Sjømannskirken er fast: De vil reise fra nærmeste kontor til ulykkesstedet. Utenriksdepartementet (UD) Lokal, evt. sentral beredskapsledelse kan kontakte UD ved hendelser i utlandet. Utenriksstasjonene kan bistå med råd og veiledning om legetjenester, bistå med å skaffe juridisk bistand, utstede nødpass eller annet reisedokument for hjemreise samt bistå pårørende ved dødsfall i utlandet. Før en utenriksstasjon kontaktes i slike saker, bør man ha søkt hjelp hos forsikringsselskap eller turoperatør.

9 NTNU Side 7 2 VARSLING OG MOBILISERING 2.1 Prinsippskisse for varsling og mobilisering

10 NTNU Side Mobiliseringsrutiner Den lokale beredskapsledelsen innkalles etter vurdering foretatt av beredskapsleder. Hvis beredskapsleder beslutter at beredskapsledelsen skal mobiliseres, møtes medlemmene så snart som mulig. Den faste staben innkalles alltid. I tillegg bør stedfortreder for beredskapsleder innkalles til det første møtet. Beredskapsleder beslutter hvilke eventuelle tilleggsressurser det er behov for (internt og eksternt). Selv i tilfeller hvor lokal beredskapsledelse ikke møtes fysisk, skal lokal beredskapsleder orientere beredskapsgruppen om situasjonen. Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsgruppe. I de tilfellene vil stedfortreder for lokal beredskapsleder tre inn i dennes rolle og utføre lokal beredskapsleders oppgaver. 2.3 Møtesteder Primært møtested Alternativt møtested E1-118 i Realfagsbygget Instituttkontor Institutt for Materialteknologi Bergbygget.

11 NTNU Side 9 3 INNSATSPLANER 3.1 Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende Plan 1 Beskrivelse Akutt skade/død på student, ansatt eller besøkende Innsatsplanen dekker akutt skade/sykdom og død hos studenter, ansatte eller besøkende, både i Norge og i utlandet. Planen dekker også uoversiktlige situasjoner hvor dette er potensielt men ikke bekreftet. Skadeomfang og konsekvenser Ressurser Forberedelse før ekskursjoner og feltarbeid - Kan innebære at student, ansatte og/eller besøkende får alt fra moderate til livstruende skader, eller dør. - Kan få direkte påvirkning på gjennomføring av undervisning eller forskningsprosjekter fordi ansatte ikke kan møte på jobb. - Kan påvirke andre ansatte og studenter, gjennom at de er direkte eller indirekte berørt av hendelsen, og i en periode ikke er i stand til å møte på jobb/studiet, eller fungere normalt. - Kan medføre stort informasjonsbehov. Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B, sentral plan. Etablere kontaktliste over alle reisende med følgende informasjon: - Navn - Fødsels- og personnummer - Kontaktinformasjon til nærmeste pårørende - Forsikringsselskap (varierer fra student til student, men viktig å vite hvis skade skjer) Det skal foretas risikovurdering av reisen. Instituttleder skal minimum ha tilgang til informasjon om reiserute og reisearrangør, i tillegg til kontaktliste for deltakerne. Viktig informasjon - Dødsfall som ikke er relatert til jobb/studie, og som ikke utløser bruk av beredskapsplanen, håndteres i tråd med retningslinjer gitt i NTNUs plan for Psykososial omsorg, vedlegg D, sentral beredskapsplan. - NTNUs plan for Psykososial omsorg gir også informasjon om rutiner rundt minnestund, begravelse etc. - Ved yrkesskade MÅ den ansatte oppsøke helsetjenesten så raskt som mulig, hvis ikke kan rett til ytelser/erstatning tapes. - Ved dødsfall er det politiet som varsler pårørende. - All informasjon om sykdom/skade er i utgangspunktet konfidensiell/fortrolig informasjon mellom den ansatte og NTNU, og må derfor behandles deretter både internt og eksternt. - Anonymisert informasjon kan legges ut. - Hvis en student/ansatt er savnet, skal man sende bekymringsmelding eller savnetmelding til politiet.

12 NTNU Side 10 Plan 1 Oppgave - Skade/død på student/ansatt Utført Merknad Den som oppdager hendelsen/ ansatte på stedet 1. Ring om nødvendig nødetatene: Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Et varsel bør inneholde: - Hvem varsler - Hva har skjedd - Hvor har det skjedd - Omfang/konsekvenser 2. Sikre skadested og yt nødvendig førstehjelp. 3. Varsle din nærmeste overordnede. Hvis du ikke får tak i rette vedkommende, ring NTNUs beredskapstelefon for bistand til varsling. 4. Møt personell fra nødetatene når de ankommer skadestedet for å gi informasjon om hendelsen. Instituttleder ved berørt enhet 1. Etterse at relevante førsteinstanser er varslet (nødetatene). 2. Opprett om mulig kontakt med den/de som er direkte involvert i hendelsen for å innhente mest mulig korrekt informasjon. Ved uavklarte hendelser: avtal tidspunkter for oppdatert informasjon. 3. Hvis det har skjedd en ulykke der fagpersonell trengs for å vurdere risiko og begrense skade, så tilkall relevant personell (f.eks. labansvarlig, romansvarlig, fagansvarlig) og sørg for at disse er tilgjengelige for nødetatene. 4. Varsle dekan (lokal beredskapsleder). 5. Ved hendelser på reise: Kontakt den/de rammedes forsikringsselskap (dersom vedkommende ikke er i stand til det selv). 6. Vurder å bemanne instituttets sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. 7. Dersom det besluttes å iverksette lokal beredskapsplan: - Tiltre lokal beredskapsledelse. - Samarbeide tett med dekan om hvordan situasjonen skal håndteres. - Holde hovedfokus på oppfølging av egne ansatte og berørte. - Tilby bistand dersom instituttet har fagekspertise som kan bidra til håndtering av krisen. - Tilby instituttets ressurser innen HMS som ekstraressurs for fakultetet. - Ha fokus på opprettholdelse av ordinær drift.

13 NTNU Side 11 Plan 1 Oppgave - Skade/død på student/ansatt Utført Merknad 8. Hvis student er skadd/rammet: Kontakt studieavdelingen sentralt ved NTNU og studentens fakultet, og påse at nødvendig oppfølging blir ivaretatt. Hvis en internasjonal student er skadd/rammet: Kontakt i tillegg internasjonal seksjon direkte. De varsler videre til utenlandsk lærested, ambassade og pårørende (med mindre det er et dødsfall), og kan bistå dere. Hvis ansatt er skadd/rammet: Kontakt personalavdelingen og den ansattes fakultet (ved ansatte utenfor eget fakultet). Lokal beredskapsleder (dekan) 1. Vurder om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Selv i tilfeller hvor lokal beredskapsledelse ikke møtes fysisk, skal lokal beredskapsleder orientere beredskapsgruppen om situasjonen. Intern varsling og mobilisering: - Opprett kontakt med berørt instituttleder. Vurder om instituttleder skal tiltre lokal beredskapsledelse. - Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. - Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonssjefen varsles. - Vurder behov for bistand fra sentral beredskapsledelse, sammen med sentral beredskapsleder. - Tiltre ved behov sentral beredskapsledelse. - Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. - Ved behov, varsle enheter/aktører i bygget. Ekstern varsling og mobilisering: - Oppgi kontaktinformasjon til pårørende til politi/sykehus ved alvorlig skade/død (ikke kontakt pårørende selv). - Ved mindre alvorlige eller uavklarte hendelser der nødetater ikke er involvert, kan pårørende kontaktes direkte. - Varsle SiT dersom studenter eller SiTs virksomhet er berørt. - Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere. 2. Ved akutt død eller personskade på student og/eller ansatt i tjeneste skal følgende varsles: - Politi - Arbeidstilsynet (student/ansatt) - HMS-avdelingen (student/ansatt) - Lokalt hovedverneombud (ansatt) - Tillitsvalgt (ansatt) - Studenttinget (student) - NAV på meldeskjema Melding om yrkesskade eller yrkessykdom som er påført under arbeid på norsk eller utenlandsk landterritorium (student/ansatt) - Statens Pensjonskasse (ansatt) - NTNU, gjennom at du melder hendelsen som avvik (student/ansatt) Se interne og eksterne ressurser, vedlegg B, sentral plan. Ved dødsfall benyttes NTNUs beredskapsplan for psykososial omsorg, Vedlegg D i sentral beredskapsplan.

14 NTNU Side 12 Plan 1 Oppgave - Skade/død på student/ansatt Utført Merknad 3. Ved store ulykker på NTNUs områder (campus) i Trondheim, der nødetatene er involvert: - Opprette kontakt med bygningsansvarlig og be om jevnlig statusrapportering. På dagtid er vaktmesteren bygningsansvarlig, på kveldstid kontaktes NTNU vaktstyrke, se telefonnummer fremst i denne planen. - Bygningsansvarlig er stedlig leder og vil ivareta kontakt og samordning med eksternt (brannvesen, politi, lege/sykehus) og internt (teknisk beredskapsgruppe) hjelpeapparat. 4. Ved ulykker utenfor campus, i Norge - Opprett kontakt med stedlig leder og be om jevnlig statusrapportering. - Behov for å sende ut en representant fra NTNU vurderes sammen med sentral beredskapsleder. 5. Ved ulykker i utlandet - Kontakt alltid sentral beredskapsledelse ved hendelser i utlandet. - Sjekk at ambassade/konsulat er varslet. UD kan bistå med råd og veiledning. - Ring Sjømannskirken og mobiliser bistand, den vil være NTNUs representant på stedet. - Internasjonal seksjon kan bistå dersom hendelsen rammet NTNU-studenter på utveksling til lærested i utlandet. Se eksterne ressurser, vedlegg B, sentral plan. Ved ulykke som rammer student/ansatt på utveksling til et utenlandsk lærested: Kontakt i tillegg internasjonal seksjon. De har detaljert informasjon. Ved langvarige hendelser må det vurderes å sende en representant fra NTNU for bistand til berørte (ansatte/studenter). Vurder om det er behov for at pårørende reiser til det aktuelle området. 6. Videre oppgaver for lokal beredskapsleder (dekan): Led den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: - Etterse at hendelsen håndteres. - Bistå nødetatene med informasjon om berørte ansatte og studenter (personalia og nærmeste pårørende). - Studentpresten og/eller HMS-avdelingen kontaktes for bistand til psykososial omsorg til de berørte. - Svare på eventuelle spørsmål fra media. - Ved langvarig hendelse, utarbeide rulleringsplan for eget involvert personell. - Be om jevnlig statusrapportering for strategisk planlegging av håndtering av hendelsen. - Vurder å bemanne fakultetets sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. - Holde beredskapsledelsen og alle instituttledere løpende orientert. - Rapportere om utvikling/status til sentral beredskapsleder. - Følge opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. - Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen.

15 NTNU Side 13 Plan 1 Oppgave - Skade/død på student/ansatt Utført Merknad 7. Når situasjonen er avklart: - Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv sentral beredskapsleder. Hvis det har vært en stor hendelse kan det være hensiktsmessig å legge dette ut på Innsida. - Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. - Utarbeide en evalueringsrapport. - Revider beredskapsplanen ved behov. Dekan sin stedfortreder 1. For hendelser som håndteres av lokal beredskapsledelse: Delta i første møte i den lokale beredskapsledelsen. Fungere som ressurs/sparringspartner for dekan ved behov. Ha hovedfokus på opprettholdelse av ordinær drift. For hendelser der sentral beredskapsledelse ved NTNU er aktivert: Dekan vil inngå i den sentrale beredskapsledelsen ved NTNU og delta på møtene til sentral beredskapsledelse. I den mest akutte fasen kan det være behov for at du overtar ledelsen av den lokale beredskapsgruppen. Informasjonsmedarbeider - fakultet 1. Inngå i lokal beredskapsledelse og bistå lokal beredskapsleder med informasjonshåndteringen. 2. Vurdere behov for ekstra informasjonsressurser. Be om flere ressurser fra eget fakultet/institutt, fra andre fakultet eller fra Informasjonsavdelingen sentralt hvis du ser at det kan bli mye jobb. 3. Innhente informasjon fra berørt institutt/enhet om hendelsen. 4. Være kontaktledd mellom lokal beredskapsledelse og Informasjonsavdelingen. 5. Informasjonsfaglig bistand, for eksempel: - Jobbe fram budskap sammen med lokal beredskapsleder. - Gi råd om informasjonsformidling, muntlig og skriftlig til de som skal uttale seg om situasjonen. - Vurder mulighetene for bruk av sosiale media hvis det er behov for å nå ut med informasjon til studentene/besøkende. - Produsere intern/ekstern informasjon. - Etterse at informasjon som formidles eksternt er koordinert og i samsvar med informasjonssjefens føringer. - Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser (skal gjøres i samarbeid med Informasjonsavdelingen sentralt). - Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes innunder informasjonsmedarbeiders ansvarsområde. - Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen, eventuelt få bistand fra Informasjonsavdelingen sentralt til dette. 6. Bistå når situasjonen er avklart med å oppsummere hendelsen, gi informasjon internt, samt delta på evalueringsmøte. HMS-ressurs - fakultet 1. Inngå i lokal beredskapsledelse og bistå lokal beredskapsleder. Ha spesielt fokus på oppfølging av involverte og berørte. Se beredskapsplan om psykososial omsorg, Vedlegg D, sentral plan.

16 NTNU Side 14 Plan 1 Oppgave - Skade/død på student/ansatt Utført Merknad 2. Være kontaktledd mellom lokal beredskapsledelse og HMS-avdelingen sentralt ved NTNU. Fange opp og videreformidle eventuelle behov for profesjonell bistand til berørt(e) og ansatte. 3. Samarbeide med instituttleder, HMS-ressurs og verneombud ved berørt institutt for å kartlegge behov for oppfølging, både akutt og over tid. 4. Delta på evalueringsmøte når situasjonen er avklart. Loggfører 1. Installer deg på det rommet som beredskapsledelsen skal benytte. Ta opp skjema for loggføring (finnes som vedlegg til sentral beredskapsplan, men bør også lagres lokalt), og få loggen opp på storskjerm/monitor. Loggfør ny informasjon om hendelsen, samt de aksjoner som beredskapsledelsen beslutter. 2. Vurder sammen med beredskapsleder om loggen bør sendes til sentral beredskapsledelse, andre enheter ved NTNU, og eventuelt involverte samarbeidspartnere i etterkant av hvert statusmøte. 3. Sammenfatt loggen slik at denne kan inngå som grunnlag for evaluering og rapportering. 4. Delta på evalueringsmøtet og før referat fra dette. Instituttleder fra ikke-berørt enhet 1. Vurder hvordan hendelsen påvirker egne ansatte, og planlegg informasjon og oppfølging i henhold til behov. Ressurspersoner fra samarbeidspartnere 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av lokal beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd (liaison) mellom NTNU og berørte samarbeidspartnere som SINTEF, HiST, SiT, Trondheim kommune (representanter inngår i sentral beredskapsledelse dersom sentral beredskapsplan trer i kraft).

17 NTNU Side Brann, eksplosjon og evakuering Plan 2 Beskrivelse Skadeomfang, konsekvenser Ressurser Brann, eksplosjon og evakuering på campus Innsatsplanen dekker brann og/eller eksplosjon med fare for eskalering til storbrann. Den dekker også omfattende evakuering av hele eller deler av bygningsmasse og/eller campus som følge av brann, eksplosjon, lekkasje av giftig, brannfarlig eller eksplosiv gass, eller andre hendelser som medfører at personer raskt må fjernes fra NTNUs bygg/område. - Kan innebære at student/ansatte/besøkende får alt fra moderate til livstruende skader. - Kan medføre at deler av campus må stenges av. - Kan få direkte påvirkning på undervisning eller forskningsprosjekter som en følge av at forskningsmateriale og/eller bygningsmasse går tapt. - Kan medføre stort informasjonsbehov. Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B, sentral plan. Viktig informasjon - NTNU er ansvarlig for umiddelbar evakuering ved brann/gassalarm. Ved brann, eksplosjon og gasslekkasjer gjør brannvesenet om nødvendig søk i bygning etter person og skadeopphav ved hjelp av røyk- og kjemikaliedykkere. - Ved personskade/død på student og/eller ansatt i forbindelse med brann, eksplosjon og evakuering skal innsatsplan 1 følges. Plan 2 Oppgave - Brann, eksplosjon og evakuering på campus Utført Merknad Brannvarsling/evakueringsvarsling Brannvarsling utenfor bygg skjer av publikum, ansatte eller studenter til brannvesenet på tlf 110. Brannvarsling i bygg skjer automatisk, og beskjed går direkte til brannvesenet. Varsel går også automatisk via tekstmelding til bygningsansvarlige/vakt. Vakta tar kontakt med teknisk beredskapsgruppe ved behov. Ved mistanke om helseskadelig gass i bygget utløses brannalarm ved å trykke inn manuell melder. I arbeidstid ( ) Bygningsansvarlig og vaktmester får varsel via tekstmelding og møter brannvesenet ved den respektive bygningen. Bygningsansvarlig tar kontakt med brannvesenet på tlf 110 for koordinering. Områdeansvarlige får varsel via utløst brannalarm. Utenom arbeidstid ( ) Vakta er bygningsansvarlig utenom arbeidstid og dermed innsatsleder på skadested. Ingen er områdeansvarlig utenom arbeidstid. Det er vakt på Dragvoll fram til kl Etter kl rykker vakta ut fra Gløshaugen ved behov. NB! Evakuering av andre grunner enn brann/gassalarm bør skje i samråd med politiet (eks. ved bombetrussel eller gisseltaking). Bygningsansvarlig (vakta utenom arbeidstid) 1. - Avlese skadested ved brannsentral, ringe brannvesenet på tlf Ved personskade tilkalles ambulanse på tlf Ta på brannvernets identifikasjonsvest. - Motta informasjon fra områdeansvarlige. - Møte og informere brannvesenets utrykningsleder. - Kalle inn teknisk beredskapsgruppe ved behov for bistand til å sikre bygningen, samt utføre feilretting og skadebegrensning.

18 NTNU Side 16 Plan 2 Oppgave - Brann, eksplosjon og evakuering på campus Utført Merknad - Være tilgjengelig for utrykningsleder og personell fra Driftsavdelingen. - Bistå med å forhindre at noen tar seg inn i bygningen før politiet eller brannvesenet gir klarsignal. Områdeansvarlige (ingen har dette ansvaret utenom arbeidstid) 1. - Ta på godkjent identifikasjonsvest (tilkjennegi sin autoritet). - Tømme ansvarsområdet for personer, om mulig skaffe en oversikt over de som måtte være igjen. - Alltid rapportere til bygningsansvarlig (gul vest), eller hjelper. - Bistå med at personer møter på møteplass slik at utrykningskjøretøy kommer frem. - Bistå med at ingen går inn i bygget før politiet eller brannvesenet gir klarsignal. - Være tilgjengelig for bygningsansvarlig for å bistå under redningsaksjonen. Instituttleder ved berørt enhet 1. Etterse at relevante førsteinstanser er varslet (nødetatene). 2. Opprett om mulig kontakt med den/de som er direkte involvert i hendelsen for å innhente mest mulig korrekt informasjon. Ved uavklarte hendelser: avtal tidspunkter for oppdatert informasjon. 3. Hvis spesialrom som lab er, kjemikalielager eller lignende er berørt, og det er behov for detaljert kunnskap om rommets innhold, varsle romansvarlige. Be romansvarlig oppsøke innsatspersonell fra brannvesenet som ankommer stedet. Slik vil innsatspersonell få informasjon om eventuell spesiell risiko. 4. Varsle dekan (lokal beredskapsleder). 5. Vurder å bemanne instituttets sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. 6. Dersom det besluttes å iverksette lokal beredskapsplan: - Tiltre lokal beredskapsledelse. - Samarbeide tett med dekan om hvordan situasjonen skal håndteres. - Holde hovedfokus på oppfølging av egne ansatte og berørte. - Tilby bistand dersom instituttet har fagekspertise som kan bidra til håndtering av krisen. - Tilby instituttets ressurser innen HMS som ekstraressurs for fakultetet. - Ha fokus på opprettholdelse av ordinær drift. Lokal beredskapsleder (dekan) 1. Vurder om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Intern varsling og mobilisering: - Opprette kontakt med bygningsansvarlig for å få situasjonsbeskrivelse. - Opprett kontakt med berørt instituttleder. Vurder om instituttleder skal tiltre lokal beredskapsledelse. - Etterse at lokalt personell (f.eks romansvarlig, gruppeleder) er varslet og mobilisert. - Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. - Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Informasjonsavdelingen ved informasjonssjefen varsles. - Vurdere behov for bistand fra sentral beredskapsledelse sammen med sentral beredskapsleder. - Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov.

19 NTNU Side 17 Plan 2 Oppgave - Brann, eksplosjon og evakuering på campus Utført Merknad - Varsle enheter/aktører i bygget. - Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse. Ekstern varsling og mobilisering: - Varsle SiT dersom studenter eller SiTs virksomhet er berørt. - Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere. 2. Led den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: - Etterse at hendelsen håndteres. - Be om jevnlig statusrapportering for strategisk planlegging av håndtering av hendelsen. - Studentpresten og/eller HMS-avdelingen sentralt ved NTNU kontaktes for bistand til psykososial omsorg til de berørte. - Vurder å bemanne fakultetets sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. - Holde beredskapsledelsen og alle instituttledere løpende orientert. - Rapportere om utvikling/status til sentral beredskapsleder. - Svare på eventuelle spørsmål fra media. - Ved langvarig hendelse - utarbeide rulleringsplan for eget involvert personell. - Følge opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. - Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. Se varslingsliste, vedlegg A, sentral plan. Se interne ressurser, vedlegg B, sentral plan. 3. Når situasjonen er avklart går man tilbake til normal drift. Dersom beredskapsplan har vært iverksatt, skal overgang til normal drift varsles sentral beredskapsleder. Når situasjonen er avklart: - Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv sentral beredskapsleder. - Melde hendelsen inn som avvik. - Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. - Utarbeide en skriftlig rapport etter evalueringen. - Revider beredskapsplanen ved behov. Dekan sin stedfortreder 1. For hendelser som håndteres av lokal beredskapsledelse: Delta i første møte i den lokale beredskapsledelsen. Fungere som ressurs/sparringspartner for dekan ved behov. Ha hovedfokus på opprettholdelse av ordinær drift. For hendelser der sentral beredskapsledelse ved NTNU er aktivert: Dekan vil inngå i den sentrale beredskapsledelsen ved NTNU og delta på møtene til sentral beredskapsledelse. I den mest akutte fasen kan det være behov for at du overtar ledelsen av den lokale beredskapsgruppen. Informasjonsmedarbeider - fakultet 1. Inngå i lokal beredskapsledelse og bistå lokal beredskapsleder med informasjonshåndteringen. 2. Vurdere behov for ekstra informasjonsressurser. Be om flere ressurser fra eget fakultet/institutt, fra andre fakultet eller fra Informasjonsavdelingen sentralt hvis du ser at det kan bli mye jobb.

20 NTNU Side 18 Plan 2 Oppgave - Brann, eksplosjon og evakuering på campus Utført Merknad 3. Innhente informasjon fra berørt institutt/enhet om hendelsen. 4. Være kontaktledd mellom lokal beredskapsledelse og Informasjonsavdelingen. 5. Informasjonsfaglig bistand, for eksempel: - Jobbe fram budskap sammen med lokal beredskapsleder. - Gi råd om informasjonsformidling, muntlig og skriftlig til de som skal uttale seg om situasjonen. - Vurder mulighetene for bruk av sosiale media hvis det er behov for å nå ut med informasjon til studentene/besøkende. - Produsere intern/ekstern informasjon. - Etterse at informasjon som formidles eksternt er koordinert og i samsvar med informasjonssjefens føringer. - Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser (skal gjøres i samarbeid med Informasjonsavdelingen sentralt). - Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes innunder informasjonsmedarbeiders ansvarsområde. - Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen, eventuelt få bistand fra Informasjonsavdelingen sentralt til dette. 6. Bistå når situasjonen er avklart med å oppsummere hendelsen, gi informasjon internt, samt delta på evalueringsmøtet. HMS-ressurs - fakultet 1. Inngå i lokal beredskapsledelse og bistå lokal beredskapsleder. Ha spesielt fokus på oppfølging av involverte og berørte. 2. Være kontaktledd mellom lokal beredskapsledelse og HMS-avdelingen sentralt ved NTNU. Fange opp og videreformidle eventuelle behov for profesjonell bistand til berørt(e) og ansatte. Se beredskapsplan om psykososial omsorg, Vedlegg D, sentral plan. 3. Samarbeide med Instituttleder, HMS-ressurs og verneombud ved berørt institutt for å kartlegge behov for oppfølging, både akutt og over tid. 4. Påse at eventuelle HMS-messige konsekvenser av hendelsen (forurensning, giftig røyk, brutte sikkerhetsbarrierer etc) blir håndtert på en skikkelig måte. 5. Delta på evalueringsmøte når situasjonen er avklart. Loggfører 1. Installer deg på det rommet som beredskapsledelsen skal benytte. Ta opp skjema for loggføring (finnes som vedlegg til sentral beredskapsplan, men bør også lagres lokalt), og få loggen opp på storskjerm/monitor. Loggfør ny informasjon om hendelsen, samt de aksjoner som beredskapsledelsen beslutter. 2. Vurder sammen med beredskapsleder om loggen bør sendes til sentral beredskapsledelse, andre enheter ved NTNU, og eventuelt involverte samarbeidspartnere i etterkant av hvert statusmøte. 3. Sammenfatt loggen slik at denne kan inngå som grunnlag for evaluering og rapportering.

21 NTNU Side 19 Plan 2 Oppgave - Brann, eksplosjon og evakuering på campus Utført Merknad 4. Delta på evalueringsmøtet og før referat fra dette. Instituttleder fra ikke-berørt enhet 1. Vurder hvordan hendelsen påvirker egne ansatte, og planlegg informasjon og oppfølging i henhold til behov. Ressurspersoner fra samarbeidspartnere 1. Representanter fra berørte samarbeidspartnere kalles inn av lokal beredskapsleder ved behov. Representanten(e) fungerer som bindeledd (liaison) mellom NTNU og berørte samarbeidspartnere som SINTEF, HiST, SiT, Trondheim kommune (representanter inngår i sentral beredskapsledelse dersom sentral beredskapsplan trer i kraft).

22 NTNU Side Trusler, vold, terror eller gisseltaking Plan 3 Beskrivelse Skadeomfang, konsekvenser Ressurser Trusler, vold, terror eller gisseltaking Innsatsplanen dekker hendelser som: - Trusler om ondsinnet handling, eksempelvis bombetrussel. - Funn av bombelignende gjenstand. - Skyting på campus. - Fysiske terrorhandlinger som gisseltaking. - Kidnapping. - Kan innebære at student/ansatte/besøkende får alt fra moderate til livstruende skader. - Kan medføre at deler av campus må stenges av. - Kan medføre stort informasjonsbehov. - Kan medføre stort behov for oppfølging og psykososial omsorg for de berørte i etterkant. Oversikt over interne og eksterne ressurser foreligger i vedlegg B, sentral plan. Viktig informasjon - Politiet gjør trusselvurderinger og leder aksjonen. - Hvis hendelsen fører til skade på personer, benytt innsatsplan 1, Skade/død på student/ansatt. - Hvis hendelsen krever evakuering, benytt innsatsplan 2, Brann, eksplosjon og evakuering. - Hvis hendelsen setter teknisk infrastruktur ut av spill, benytt innsatsplan 6, Bortfall av kritisk infrastruktur. - Hvis det er snakk om mindre alvorlige trusselhendelser, der enkeltansatte blir utsatt for psykisk press eller vanskelige situasjoner, så dekkes dette av Innsatsplan for trusler og trakassering som ligger under Plan for psykososial omsorg i sentral beredskapsplan. Annet Vedlagt denne innsatsplanen ligger sjekkliste ved trusler og signalementsskjema. Disse skjemaene kan skrives ut og oppbevares i skranker/ekspedisjoner og andre utsatte steder. Plan 3 Oppgave - Trusler, vold, terror eller gisseltaking Utført Merknad Den som mottar trussel: Ved innringt trussel: VÆR ROLIG VÆR VENNLIG IKKE AVBRYT DEN SOM RINGER Dersom bombe eller mistenkelig gjenstand oppdages, skal den ikke røres! - LYTT NØYE!! - Ta fram skjemaet: Sjekkliste ved trussel, evt bare noe å skrive på. - Om mulig, få en kollega til å ringe politiet parallelt. - Dersom samtalen ikke blir brutt, still spørsmål etter sjekklisten. - Få den som ringer til å gjenta mest mulig av det han/hun sier. Ved trussel mottatt elektronisk (via epost, nettsamfunn osv), utagerende personer, funn av bombelignende gjenstand, gisseltaking, kidnapping o.l: - Varsle som vist under Varsling. Oppførsel i møte med truende person 1. - Opptre rolig. - Lytt og vær observant. - Forklar tydelig hva som er mulig og hva som ikke kan la seg gjøre. - Bruk et enkelt språk og vær konkret. - Vær hjelpsom. - Vær ikke dominerende eller underkastende.

23 NTNU Side 21 Plan 3 Oppgave - Trusler, vold, terror eller gisseltaking Utført Merknad - Hold en passende avstand. - Ha fokus på din egen sikkerhet. Varsling 1. Ring Politiet Varsle din nærmeste overordnede. Hvis du ikke får tak i rette vedkommende, ring NTNUs beredskapstelefon for bistand til varsling. Områdeansvarlig/bygningsansvarlig 1. Eventuell evakuering skjer i samråd med politiet. Hvis politiet velger å evakuere bygg/område, benyttes de samme rutiner som ved brannevakuering, men evakueringsruter og møtesteder kan være annerledes ved evakuering som følge av ondsinnede handlinger. Se innsatsplan 2, Brann, eksplosjon og evakuering. Ved for eksempel skyteepisoder, kan politiet oppfordre flest mulig til å bli der de er eller komme seg til lokaler med mulighet for å låse dører framfor å evakuere ut og samles. Brannsentralene kan ha muligheter for talevarsling som kan benyttes i slike situasjoner. Instituttleder ved berørt enhet 1. Etterse at relevante førsteinstanser er varslet (nødetatene). 2. Opprett om mulig kontakt med den/de som er direkte involvert i hendelsen for å innhente mest mulig korrekt informasjon. Ved uavklarte hendelser: avtal tidspunkter for oppdatert informasjon. 3. Varsle dekan (lokal beredskapsleder). 4. Vurder å bemanne instituttets sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. 5. Dersom det besluttes å iverksette lokal beredskapsplan: - Tiltre lokal beredskapsledelse. - Samarbeide tett med dekan om hvordan situasjonen skal håndteres. - Holde hovedfokus på oppfølging av egne ansatte og berørte. - Tilby bistand dersom instituttet har fagekspertise som kan bidra til håndtering av krisen. - Tilby instituttets ressurser innen HMS som ekstraressurs for fakultetet. - Hovedkontakt for politiet i forbindelse med etterforskning av hendelsen. - Ha fokus på opprettholdelse av ordinær drift. Lokal beredskapsleder (dekan) 1. Vurder om hendelsen kan håndteres lokalt og om lokal beredskapsplan skal iverksettes. Intern varsling og mobilisering: - Opprette kontakt med bygningsansvarlig. - Opprett kontakt med berørt instituttleder. Vurder om instituttleder skal tiltre lokal beredskapsledelse. - Varsle og kalle inn lokal beredskapsledelse. - Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan skal sentral beredskapsleder og Se varslingsliste, vedlegg A, sentral plan. Se interne og eksterne ressurser, vedlegg B, sentral plan.

24 NTNU Side 22 Plan 3 Oppgave - Trusler, vold, terror eller gisseltaking Utført Merknad Informasjonsavdelingen ved informasjonssjefen varsles. - Vurdere behov for bistand fra sentral beredskapsledelse sammen med sentral beredskapsleder. - Vurder personellbehov ut over den faste beredskapsledelsen. Kall inn etter behov. - Ved iverksettelse av sentral beredskapsplan vil lokal beredskapsleder fra berørt enhet ved behov inngå som ressurs i sentral beredskapsledelse. - Internasjonal seksjon kan bistå dersom hendelsen rammer internasjonale studenter. Ekstern varsling og mobilisering: - Oppgi kontaktinformasjon om pårørende til politi ved forespørsel. - Varsle SiT dersom studenter eller SiTs virksomhet er berørt. - Varsle eventuelt andre berørte institusjoner/eksterne samarbeidspartnere. 2. Ved store ulykker på NTNUs områder (campus) i Trondheim, der nødetatene er involvert: - Opprette kontakt med bygningsansvarlig (stedlig leder) og be om jevnlig statusrapportering. Bygningsansvarlig er stedlig leder og vil ivareta kontakt og samordning med eksternt (brannvesen, politi, lege/sykehus) og internt (teknisk beredskapsgruppe) hjelpeapparat. 3. Ved hendelser utenfor campus, i Norge - Opprett kontakt med stedlig leder og be om jevnlig statusrapportering. - Behov for representant fra NTNU vurderes sammen med sentral beredskapsleder. 4. Ved ulykker i utlandet - Kontakt alltid sentral beredskapsledelse ved hendelser i utlandet. - Sjekk at ambassade/konsulat er varslet. UD kan bistå med råd og veiledning. - Ring Sjømannskirken og mobiliser bistand, den vil være NTNUs representant på stedet. Ved ulykke som rammer student/ansatt på utveksling til et utenlandsk lærested: Kontakt i tillegg internasjonal seksjon. De har detaljert informasjon. Ved langvarige hendelser må det vurderes å sende en representant fra NTNU for bistand til berørte (ansatte/studenter). Vurder om det er behov for at pårørende reiser til det aktuelle området.

25 NTNU Side 23 Plan 3 Oppgave - Trusler, vold, terror eller gisseltaking Utført Merknad 5. Videre oppgaver for lokal beredskapsleder Led den strategiske krisehåndteringen. Vektlegg følgende: - Etterse at hendelsen håndteres. - Bistå politiet med informasjon om ansatte og studenter (personalia og nærmeste pårørende). - Studentpresten og/eller HMS-avdelingen sentralt ved NTNU kontaktes for bistand til psykososial omsorg til de berørte. - Svare på eventuelle spørsmål fra media. - Be om jevnlig statusrapportering for strategisk planlegging av håndtering av hendelsen. - Vurder å bemanne fakultetets sentralbord/ekspedisjon ut over normal arbeidstid. - Holde beredskapsledelsen og alle instituttledere løpende orientert. - Rapportere om utvikling/status til sentral beredskapsleder. - Ved langvarig hendelse - utarbeide rulleringsplan for eget involvert personell. - Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. - Følge opp ansatte, studenter og besøkende som er berørt av hendelsen. - Opprettholde mest mulig normal drift på tross av hendelsen. 6. Når situasjonen er avklart går man tilbake til normal drift. Dersom beredskapsplan har vært iverksatt, skal overgang til normal drift varsles sentral beredskapsleder. Når situasjonen er avklart: - Varsle overgang til normal drift til de involverte, inklusiv sentral beredskapsleder. - Melde hendelsen inn som avvik. - Sørg for å avholde evalueringsmøte med alle involverte. - Det bør utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. - Revider beredskapsplanen ved behov. Dekan sin stedfortreder 1. For hendelser som håndteres av lokal beredskapsledelse: Delta i første møte i den lokale beredskapsledelsen. Fungere som ressurs/sparringspartner for dekan ved behov. Ha hovedfokus på opprettholdelse av ordinær drift. For hendelser der sentral beredskapsledelse ved NTNU er aktivert: Dekan vil inngå i den sentrale beredskapsledelsen ved NTNU og delta på møtene til sentral beredskapsledelse. I den mest akutte fasen kan det være behov for at du overtar ledelsen av den lokale beredskapsgruppen. Informasjonsmedarbeider - fakultet 1. Inngå i lokal beredskapsledelse og bistå lokal beredskapsleder med informasjonshåndteringen. 2. Vurdere behov for ekstra informasjonsressurser. Be om flere ressurser fra eget fakultet/institutt, fra andre fakultet eller fra Informasjonsavdelingen sentralt hvis du ser at det kan bli mye jobb. 3. Innhente informasjon fra berørt institutt/enhet om hendelsen. 4. Være kontaktledd mellom lokal beredskapsledelse og Informasjonsavdelingen.

26 NTNU Side 24 Plan 3 Oppgave - Trusler, vold, terror eller gisseltaking Utført Merknad 5. Informasjonsfaglig bistand, for eksempel: - Jobbe fram budskap sammen med lokal beredskapsleder. - Gi råd om informasjonsformidling, muntlig og skriftlig til de som skal uttale seg om situasjonen. - Vurder mulighetene for bruk av sosiale media hvis det er behov for å nå ut med informasjon til studentene/besøkende. - Produsere intern/ekstern informasjon. - Etterse at informasjon som formidles eksternt er koordinert og i samsvar med informasjonssjefens føringer. - Formidle pressemeldinger og tilrettelegge pressekonferanser (skal gjøres i samarbeid med Informasjonsavdelingen sentralt). - Føre logg over alle henvendelser, hendelser, beslutninger og tiltak som iverksettes innunder informasjonsmedarbeiders ansvarsområde. - Overvåke medienes omtale av krisesituasjonen, eventuelt få bistand fra Informasjonsavdelingen sentralt til dette. 6. Bistå når situasjonen er avklart med å oppsummere hendelsen, gi informasjon internt, samt delta på evalueringsmøte. HMS-ressurs - fakultet 1. Inngå i lokal beredskapsledelse og bistå lokal beredskapsleder. Ha spesielt fokus på oppfølging av involverte og berørte. 2. Være kontaktledd mellom lokal beredskapsledelse og HMS-avdelingen sentralt ved NTNU. Fange opp og videreformidle eventuelle behov for profesjonell bistand til berørt(e) og ansatte. 3. Samarbeide med Instituttleder, HMS-ressurs og verneombud ved berørt institutt for å kartlegge behov for oppfølging, både akutt og over tid. 4. Delta på evalueringsmøte når situasjonen er avklart. Loggfører 1. Installer deg på det rommet som beredskapsledelsen skal benytte. Ta opp skjema for loggføring (finnes som vedlegg til sentral beredskapsplan, men bør også lagres lokalt), og få loggen opp på storskjerm/monitor. Loggfør ny informasjon om hendelsen, samt de aksjoner som beredskapsledelsen beslutter. 2. Vurder sammen med beredskapsleder om loggen bør sendes til sentral beredskapsledelse, andre enheter ved NTNU, og eventuelt involverte samarbeidspartnere i etterkant av hvert statusmøte. 3. Sammenfatt loggen slik at denne kan inngå som grunnlag for evaluering og rapportering. 4. Delta på evalueringsmøtet og før referat fra dette. Instituttleder fra ikke-berørt enhet 1. Vurder hvordan hendelsen påvirker egne ansatte, og planlegg informasjon og oppfølging i henhold til behov.