LOKAL BEREDSKAPSPLAN for NORDEM, Norsk Senter for Menneskerettigheter

Transkript

1 Nødnummer LOKAL BEREDSKAPSPLAN for, Norsk Senter for Menneskerettigheter Døgnbemannet vakt- og alarmsentral / Varsling av brann, ulykker og alvorlige hendelser: UiO nødnummer, tlf. EIER UTARBEIDET AV leder, SMR kontorsjef

2 2 av 11 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT 1.1 Formål 1.2 s beredskapsansvar 1.3 Prinsipper for krisehåndtering 2 ORGANISERING, ANSVAR OG MYNDIGHET 2.1 Organisering 2.2 Funksjonsbeskrivelser 3 TILTAK 3.1 Varsling 3.2 Etablering av kriseledelsen 3.3 Tiltakskort 4 PÅRØRENDEHÅNDTERING 4.1 Policy for pårørendehåndtering 4.2 Utenlandske statsborgere 5 OPPDATERING OG VEDLIKEHOLD 6 VEDLEGG Leder leder,

3 3 av 11 1 GENERELT 1.1 FORMÅL er opptatt av sikkerheten for sine ansatte, og har derfor utarbeidet denne Beredskapsplanen. Planen er s verktøy for håndtering av uønskede hendelser i utlandet som omfatter utsendte medarbeidere fra. Den skal bidra til hurtig etablering av kriseledelsen og sikre at håndteringen av selve hendelsen blir gjennomført på en effektiv måte, slik at man unngår eller begrenser skadevirkningene for den utsendte. I tillegg skal planen sikre ivaretagelse av s og UiOsi omdømme. Planen inneholder henvisninger til tiltakskort for aktuelle situasjoner/hendelser. Hensikten er at man rasjonelt og effektivt kan prioritere og iverksette riktige tiltak. Planen skal være et enkelt verktøy til den mentale forberedelsen for hver enkelt ansatt, men også for bruk i en aktuell situasjon. Beredskapsplanen er forankret i Juridisk Fakultets lokale beredskapsplan, som igjen er forankret i Sentral Beredskapsplan for UiO. 1.2 S BEREDSKAPSANSVAR På grunn av utstrakt internasjonal aktivitet er s virksomhet i en særstilling. sekonderer personell til internasjonale organisasjoner rundt i verden, også steder med krevende og utfordrende sikkerhetssituasjoner. Det er mottakerorganisasjonen (EU, FN, OSSE, osv.) som har hovedansvaret for den utsendtes sikkerhet. Til tross for at dette ansvaret er delegert til mottakerorganisasjonen, har et ansvar som arbeidsgiver. vil ha en begrenset rolle i en krisesituasjon. Situasjonen vil vurderes og håndteres av mottakerorganisasjonen. Det er ikke gitt at får tilstrekkelig eller rettidig innsikt i denne prosessen. har ellers meget begrensede muligheter til å gjøre en selvstendig situasjonsvurdering ved en pågående krise i et operasjonsområde. s primære oppgave i en krisesituasjon vil være å fasilitere dialog med berørte utsendte og mottakerorganisasjon, videreformidle informasjon til og fra relevante aktører samt oppfølging av de pårørende. Ansvaret for håndtering og monitorering av en hendelse ligger hos. Dersom det er hensiktsmessig overføres dette ansvaret til Juridisk fakultet eller UiOs Sentrale Beredskapsledelse etter avtale mellom leder /SMR og Juridisk fakultet/sentral Beredskapsledelse. Dersom den overordnede kriseledelsen finner det hensiktsmessig, vil stille med en representant i Juridisk fakultets eller UiOs beredskapsledelse. Leder leder,

4 4 av PRINSIPPER FOR KRISEHÅNDTERING legger de samme prinsippene til grunn for sin krisehåndtering som UiOs Sentrale beredskapsplan. Denne er igjen i tråd med regjeringens beskrivelse i Meld. St. 29 ( ) Samfunnssikkerhet. Ansvarsprinsippet betyr at den myndighet, virksomhet eller etat som til daglig har ansvaret for et område, også har ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og for den utøvende tjeneste ved kriser og katastrofer. Likhetsprinsippet betyr at den organisasjon man opererer med under kriser skal være mest mulig lik den organisasjon man har til daglig. Nærhetsprinsippet innebærer at kriser organisatorisk skal håndteres på et lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet stiller krav til at myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. 2 ORGANISERING, ANSVAR OG MYNDIGHET har etablert en funksjonsbasert organisering av kriseledelsen, dvs. at alle funksjoner benevnt i denne planen skal være ivaretatt under håndteringen av alle typer hendelser. Hendelsens størrelse og omfang vil være førende for hvor mange personer som vil inngå i kriseledelsen. Ved mindre hendelser vil en person kunne dekke flere funksjoner. Ved store hendelser vil hver enkelt funksjon være dekket med en person samt stedfortreder og evt. personer fra ressursgruppen. Ressursgruppen er personell ved eller ellers på UiO som er disponible for kriseledelsen ved behov. Ressursgruppen vil ikke inngå direkte i kriseledelsen, men vil kunne hjelpe de ulike funksjonene med utførelsen av konkrete gjøremål. 2.1 ORGANISERING Figuren under illustrerer organisering av kriseledelsen ved Leder leder,

5 5 av FUNKSJONSBESKRIVELSER Følgende funksjoner skal til enhver tid være ivaretatt under håndteringen av en hendelse ved Kriseleder Kriseleder har følgende ansvar; Ledelse og overordnet ansvar for hele operasjonen Varsling og etablering av kriseledelsen Informere overordnet kriseledelse og evt. beslutte hvem som skal håndtere hendelsen Organisering av funksjonene i kriseledelsen i forhold til hendelsens størrelse og omfang Myndighetskontakt Kvalitetssikring av mediebudskap Ettervernprosessen, oppfølging når krisen er opphørt Sørge for nødvendig materiell for kriseledelsen i beredskapsrommet Evaluering av hendelsen og evt. innarbeide nye momenter i planverket Kompetanse og trening for personell i kriseledelsen Kriseleder har følgende arbeidsoppgaver under selve håndteringen; Sikre utførelse av tiltakene beskrevet i instruks for varsling og etablering Samle og organisere kriseledelsen i beredskapsrommet Prioritere og koordinere ressurser Sørge for at materiell/utstyr er operativt i beredskapsrommet Være proaktiv og gjennomføre fortløpende situasjonsvurderinger Oppdatere situasjonsbeskrivelsen i logg/whiteboard Følge opp fokusområder i operasjonsloggen Fordele arbeidsoppgaver og kvalitetssikre samhandlingen Utarbeide planer sammen med de øvrige medlemmene i kriseledelsen Orientere om situasjon og plan/utførelse for kriseledelsen Leder leder,

6 6 av 11 Utføre statusmøter status og prioriterte tiltak fra alle i kriseledelsen Vurdere behov for bistand Kontrollere at varsling til relevante samarbeidsparter er ivaretatt Utarbeide og kvalitetssikre mediebudskap sammen med kommunikasjon Vurdere personellbehov og økonomiske konsekvenser av personellbruk Forberede overgang til normalisering Sikre nødvendig ettervern Sikre at hendelsen evalueres HR og pårørendekontakt HR og pårørendekontakt har følgende ansvar; Hovedansvaret for personell, administrasjon og økonomi. Planlegge, koordinere, kontrollere, rettlede og orientere innen egen funksjon Kontaktpunkt for pårørende Kontaktpunkt for psykologtjenestene Kontaktpunkt for forsikring Planlegge, koordinere, kontrollere, rettlede og orientere innen egen funksjon Sikre IT-bistand/back up fra SMR/JURFAK Transport, forpleining og evt. forlegning Varsling og oppfølging av ansatte i Norge Varsle, organisere og ha all kontakt med de pårørende HR og pårørendekontakt har følgende arbeidsoppgaver under selve håndteringen; Sørge for å innhente informasjon om og holde oversikt over involverte personer, herunder "next of kin" skjema Innhente og holde oversikt over alt involvert beredskapspersonell Sørge for tidlig varsling av psykologtjenesten Vurdere situasjonen og evt. behov for forpleining og evt. forlegning av kriseledelsen Kontrollere status evakuering sammen med Operasjon Fasilitere kontakt med krisepsykolog og annet helsepersonell ved behov i samråd med operasjon Personellpapirer, personellstøtte, NAV, rådgivning, forsikring, lønn Informere ansatte og pårørende i samarbeid med Kommunikasjon (før media) Sørge for at en eventuell egen pårørendetelefon (hvis behov) er tilstrekkelig bemannet, koordinert med Kommunikasjon Utarbeide ressursoversikt: hvem som er disponibel for krisestaben til enhver tid Kvalitetssikre at varslinger av pårørende blir håndtert i henhold til gjeldende retningslinjer Sikre og ivareta innkjøp, fordeling og transport av alle former for forsyninger Praktiske ting relatert til evakuering og repatriering Annet (begravelsesbyrå, sykehus, rehabilitering etc.) Leder leder,

7 7 av 11 Sikre nødvendig ressurstilgang ved normalisering Ha nær dialog med hovedtillitsvalgt og hovedverneombud Operasjon Operasjon har følgende ansvar; Håndtering av hendelsen med fokus på den utsendte Planlegge, koordinere, kontrollere, rettlede og orientere innen egen funksjon Utarbeide planer for håndtering av hendelsen Bindeleddet mellom mottagerorganisasjonen og kriseledelsen Kontaktpunkt mot samvirkeaktører (UD, KRIPOS, mottakerorganisasjoner) Innhente og analysere informasjon fortløpende og vurdere situasjonen kontinuerlig Analyse og etterretning Etterfølgende utredning av hendelsen Gjennomføring av etterfølgende sikkerhetstiltak Operasjon har følgende arbeidsoppgaver under selve håndteringen; Kontinuerlig situasjonsvurderinger Ta kontakt få info - samarbeid tett med mottagerorganisasjonen Hvis mulig, kontrollere utførelse av tiltak hos mottagerorganisasjonen Kontaktpunkt mot samvirkeaktører Innhente informasjon, vurdere og analysere situasjon løpende sammen med kriseleder Skrive inn situasjonsbeskrivelse i Operasjonslogg Avdekke årsak til hendelsen og iverksett tiltak for å forebygge eskalering. Utarbeide situasjonsrapport til hvert statusmøte. Innhente situasjonsrapporter og opplysninger av betydning for planlegging. Informasjonsutveksling, trusselvurdering, akutte tiltak, sporsikring, anmeldelse. Ha dialog med ressursgruppe og vurder behov for øvrig ressurstilgang. Forberede overgang til normalisering og sikre reorganisering Kommunikasjon Kommunikasjon har følgende ansvar; Mediehåndtering informere, overvåke og håndtere media Håndtere innkomne henvendelser Planlegge, koordinere, kontrollere, rettlede og orientere innen egen funksjon Innhente - og bearbeide informasjon og vurdere situasjonen fortløpende Intern informasjon i samarbeid med HR Kommunikasjon har følgende arbeidsoppgaver under selve håndteringen; Etterkomme mediestrategi og faste taktiske tiltak for å sikre omdømme Sikre behovet for bemanning på sentralbord, telefonvakter, etc. Leder leder,

8 8 av 11 Utfør proaktiv krisekommunikasjon og mediehåndtering ved å identifisere og vurdere informasjonsbehovet Utfør intern informasjonsstrategi, koordinering og enhetlig informasjon i samarbeid med HR Utfør strategisk mediehåndtering med kriseleder Utarbeid informasjon med budskap gjennom ulike kommunikasjonsmidler Utarbeide enhetlig informasjonsbudskap mot sentralbord og øvrige samvirkepartnere (alarmsentralen, UiO, andre -utsendte) Ha løpende kontakt med involverte eksterne for koordinering mot media Sørg for tilgjengelighet og nær dialog med aktuelle medier Avgi løpende rapport til kriseleder Forberede intervjuer og pressekonferanser med kriseleder Talsperson avtales med kriseleder Evaluere mediehåndteringen og kommunikasjonen internt Etterfølge hendelsen, eventuelt forslag til tiltak for å gjenopprette omdømme Loggfører Loggfører har følgende ansvar; Logg all informasjon inn/ut, tiltak, avgjørelser og utførte oppgaver med klokkeslett. Ha fokus på faktainformasjon og besluttede tiltak. Planlegge, koordinere, kontrollere, rettlede og orientere innen egen funksjon Noter helst om faktainformasjon er bekreftet/ubekreftet. Motta - og bearbeide informasjon fortløpende Oppfølging av - og kommunikasjon med sentralbordet/kommunikasjon Oppsett av egen pc og projektor Organisere, holde orden og sørge for nødvendige materiell i Beredskapsrommet Loggfører har følgende arbeidsoppgaver under selve håndteringen; Klargjøring og bruk av egen pc og projektor Loggføre den første henvendelsen som har kommet til Kopiere opp og dele ut meldingsskjemaer til aktuelle personer Innhent og motta viktige opplysninger fra alle i kriseledelsen Loggføre alle løpende hendelser, beslutninger og tiltak Sørg for at viktig informasjon blir gitt alle i kriseledelsen Kontroller sentralbordets funksjon og ha jevnlig dialog med Kommunikasjon Sikre distribusjon av utskrifter og logger til kriseledelsen Sørg for orden i beredskapsrommet Leder leder,

9 9 av 11 3 TILTAK 3.1 VARSLING UiOs nødnummer kan kontaktes av utsendte og mottakerorganisasjonene døgnet rundt i tilfelle krisesituasjoner. Henvendelser kan allikevel komme via andre kanaler enn nødnummeret. Den som mottar en slik henvendelse håndterer dette som en varsling til nødnummeret. Den som mottar henvendelsen får oversikt over tilgjengelig informasjon fra den som varsler, skriver ned informasjonen og avtaler rutinemessig ny kontakt om én time. Mottaker av varsling informerer og konsulterer med leder om videre handling (se varslingsinstruks). 3.2 ETABLERING AV KRISELEDELSEN Leder avgjør i samråd med SMRs ledelse (leder for internasjonale programmer eller SMR direktør) om det skal etableres kriseledelse. Det understrekes at rollene i krisestaben er funksjoner, og ikke personer. Eksempelvis kan en person inneha alle funksjoner, eller flere personer kan fylle en funksjon. Det må avklares hvilke personer som har hovedansvar for funksjonen. Kriseleder må også disponere personell på en slik måte at kriseledelsen kan opprettholdes over tid, dvs. ha en rotasjonsordning. Avvikling/nedskalering av krisestab vedtas av leder i samråd med ledelse SMR. Det kan være behov for psykologisk debrief av enkeltmedlemmer, og gruppen som helhet, mens gruppen er i funksjon. Hele gruppen skal debriefes etter at gruppen er avviklet. 3.3 TILTAKSKORT Det er utarbeidet 6 ulike tiltakskort som beskriver selve håndteringen av de ulike scenarioene, dette er; 1. Utsatt for ulykke eller kriminalitet i form av vold, trusler etc 2. Savnet eller utsatt for frihetsberøvelse 3. Mistenkt for straffbar handling 4. Personlige forhold som stress, sykdom, rus etc. 5. Store eksterne katastrofer 6. Dødsfall Leder leder,

10 10 av 11 4 PÅRØRENDEHÅNDTERING 4.1 POLICY FOR PÅRØRENDEHÅNDTERING vil ha en viktig oppgave i forhold til pårørendehåndtering ved en eventuell hendelse. Det er viktig at pårørende mottar rask og detaljert informasjon om hendelsen (hva har hendt/er bekreftet), hvilke tiltak som er iverksatt for å bistå den utsendte/håndtere hendelsen lokalt og i Norge. Dette inkluderer tiltak for ivaretakelse av pårørende. Det skal være en fast person hos (pårørendekontakt) som har ansvaret for informasjon til pårørende under en hendelse, og det er viktig at pårørende mottar løpende informasjon om status og tiltak. Ved alvorlige hendelser skal det også vurderes å invitere pårørende til for å motta løpende informasjon og støtte. Det kan også vurderes å bistå pårørende slik at de kan reise til den utsendte om det er mulig og aktuelt. skal også bistå de pårørende i etablering av kontakt med lokale ressurser der de pårørende bor for støtte under og etter en kritisk hendelse, og kan også koble sin psykologtjeneste til pårørende for bistand telefonisk eller personlig. 4.2 UTENLANDSKE STATSBORGERE For utenlandske pårørende gjelder den samme policyen, men varslingskjeden til de pårørende vil være litt annerledes enn for pårørende bosatt i Norge. Utgangspunktet er at Utenriksdepartementets Operative senter vil kontakte den norske ambassaden i det stedlige land hvor de pårørende bor. Den norske ambassaden vil deretter kontakte politiet i dette landet som igjen vil varsle de pårørende. Når har fått bekreftet at varslingen er gjennomført vil man kunne ta kontakt med de pårørende og deretter tilby hjelp og støtte på samme måte som om det var en norsk statsborger. bør også varsle ambassade/konsulat i tjenestelandet for å sikre at de vet status for sine statsborgere i landet. 5 OPPDATERING OG VEDLIKEHOLD Beredskapsplanen skal revideres og ajourføres en gang pr. år, og ellers ved behov. Planen godkjennes av leder for og oversendes Juridisk Fakultet og Sentral Beredskapsledelse. Varslingsplanen med varslingslisten ajourføres hvert halvår, og ellers ved behov. Tiltakskortene oppdateres en gang pr. år, og ellers ved behov. Ved revidering og evaluering av risikoanalysene er det viktig at dette sammenholdes med beredskapsplanen slik at nødvendige endringer blir gjort. Forslag eller melding om endringer i planen sendes til dokumentansvarlig. Leder leder,

11 11 av 11 6 VEDLEGG Varslingsinstruks med varslingsliste Tiltakskort for følgende scenarioer 1. Utsatt for ulykke eller kriminalitet i form av vold, trusler etc 2. Savnet eller utsatt for frihetsberøvelse 3. Mistenkt for straffbar handling 4. Personlige forhold som stress, sykdom, rus etc. 5. Store eksterne katastrofer 6. Dødsfall Leder leder,