KRAVSPESIFIKASJON konkurranse med forhandling for anskaffelse av Kafédrift, Filmens Hus

Transkript

1 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON konkurranse med forhandling for anskaffelse av Kafédrift, Filmens Hus Anskaffelsesnr. 12/00482

2 1. Generelt om serveringsvirksomhet i Filmens hus Norsk filminstitutt (NFI) holder til i Filmens Hus i Dronningens gate 16 i Oslo, som er et samlingssted for filmbransje, publikum og filmforvaltning og har ca 100 ansatte. Filmens Hus har 8 etasjer. I tillegg til NFI er en rekke organisasjoner innen filmbransjen lokalisert i huset. Oversikt Filmens Hus pr : 8 etg. Norsk filminstitutt 7 etg. Film fra Sør, Kortfilmfestivalen, Rushprint, Norsk filmforbund, Norsk filmklubbforbund, Norske Film- og tv-produsenters forening, Norsk filmkritikerlag, Norsk Kinokonsult, Z filmtidsskrift, Skeive filmer, Oslo internasjonale filmfestival, Zoomin, Folkekinoen, Filmevent, Film Movement /DOX, Skjerm og Lerret, FilmInfo AS, Filmbasen.no og Eneras. 6 etg. Norsk filminstitutt 5 etg. FILM OG KINO Norsk kino- og filmfond Bygdekinoen Scanbox 4 etg. Norsk filminstitutt 3 etg. Norsk filminstitutt 2 etg. Norsk filminstitutt Kinoene Tancred og Lillebil 1 etg. Norsk filminstitutt: Filmmuseet, Filmgalleriet, Utstillingsrommet (Blekenrommet), Resepsjon, Kafe Totalt er det daglig lokalisert ca 180 medarbeidere i Filmens Hus. NFI leier lokalene av selskapet Kristian Augusts gate 15 AS. Publikumslokalene i Filmens Hus består av: - Cinemateket som disponerer de 2 kinosalene Tancred (196 plasser) og Lillebil (76 plasser) i 2 etg. med visninger både på dagtid og kveldstid. - Filmmuseet i 1 etg. - Filmgalleriet i 1 etg. - Utstillingsrommet i 1 etg. - Foyaen utenfor kinoene i 2 etg. Besøkstall 2011: For å møte målet om et brett filmtilbud arrangerer NFI festivaler i Filmens Hus i tillegg til kinovisninger i Cinemateket. NFI arrangerer årlig dokumentarfilmfestivalen Eurodok (ca besøkende i 2011) i tillegg til at NFI er medarrangør av festivalene Film fra Sør, Oslo Internasjonale Filmfestival og Skeive Filmer samt at en samarbeider om visninger med Kortfilmfestivalen, Oslo Comix Expo, Inferno-festivalen, Tamil-festival og Oslo Screen Festival. Filmens Hus er også arena for en rekke bransjetiltak, både kurs, møter og filmvisninger. Kravspesifikasjon Side 2

3 Publikumsvisninger i regi av NFI og åpne visninger arrangert av andre: Antall visninger 2011: Antall besøkende 2011: Lukkede arrangement og visninger på dagtid (pressevisninger, lukkede eksterne visninger, tekniske kjøringer, eksterne seminar, Filmtreff, kvelds- og helgevisninger, NFI arrangement dagtid). Antall visninger 2011: 612 Antall besøkende 2011: NFI organiserer en rekke utstillinger med filmhistoriske tema på Filmens Hus. I 2011 ble det organisert i alt 12 utstillinger med tema fra norsk og internasjonal filmkultur. Filmmuseet holder åpent alle dager og har en jevn tilstrømming av besøkende. NFI retter en rekke tilbud mot førskole og skoleverk. Vis-à-vis grunnskolen er tilbud innenfor rammene av den kulturelle skolesekken(dks), mens tilbud overfor førskole og videregående skole har mer frittstående karakter. Barn og unge i filmmuseet Antall besøkende 2011: Den kulturelle skolesekken Antall besøkende 2011: Serveringsvirksomheten i Filmens Hus skal omfatte kafédrift rettet mot ansatte i Filmens Hus, publikum og gjester samt servering ved større og mindre arrangementer i regi av Norsk filminstitutt. Nåværende kontrakt for serveringsvirksomhet i Filmens Hus utløper pr Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsen skal med stabil drift og høy kvalitet ivareta produksjon og servering av mat og drikke i tilknytning til hovedfunksjonene; Kafé Arrangementer Av hensyn til rasjonell samordning av drift og fasiliteter er en samlet leveranse av disse ytelsene fra en enkelt leverandør hensiktsmessig. Omfanget av disse hovedformålene kan tidvis variere. Total omsetning har vært stigende og var i 2011 ca 3,1 MNOK (2010: 2,7 MNOK, 2009: 2,6 MNOK). 2.1 Kafé Filmens hus Skjenkebevilling Den som velges som driver av kaféen er ansvarlig for å søke skjenkebevilgning (brennevin, hetvin, svakvin og øl) inne i 1. og 2. etg i Filmens Hus samt for uteservering. Driveren har plikt til å tilby skjenking når Norsk filminstitutt ber om det, også når det ikke er kommersielt interessant. Skjenking i Filmens Hus skal tilbys til konkurransedyktige priser, vurdert i forhold til det som er vanlig i Oslo. Kravspesifikasjon Side 3

4 Skulle driveren få inndratt eller miste skjenkebevillingen, kan Norsk filminstitutt fritt søke andre løsninger uavhengig av denne avtalen. Andre tvister omkring samarbeidet om skjenking og servering avgjøres etter retningslinjene som vil fremkomme i kontrakten. I forbindelse med lukkede arrangementer i Filmens Hus, vil det kunne være anledning til å medbringe egen mat og drikke, og servere dette i egen regi, utenfor kafeens serveringsområde. Det vil også kunne forekomme arrangementer hvor kunde medbringer alkoholholdig drikkevarer og mat selv. Det er vesentlig at tilbyder gjennom sin serviceinnstiling og sitt driftskonsept kan ivareta publikum, besøkende og ansatte slik at dette understøtter NFIs virksomhet og bidrar til at Filmens Hus utvikles på en god måte. NFI har høye ambisjoner for Filmens Hus og ønsker å utvikle virksomheten på området som fordrer godt og kreativt samarbeid med kafédriver. Tilbyders beskrivelse av eget driftskonsept for kaféen vil av den grunn bli tillagt vesentlig vekt ved NFIs valg av kontraktspartner. Kaféen skal oppleves som en integrert del av Filmens Hus. Profil og utforming skal skje i samråd med NFIs ledelse. Visuelt og miljømessig skal kaféen tilpasses husets øvrige utseende. Alt kioskpreg skal unngås. Støyende utstyr som TV, radio, musikkspillere eller lignende, skal ikke forekomme. Kaféens personale skal opptre høflig, vennlig og imøtekommende, påkledning og fremtreden for øvrig skal være nøytral og diskret. Kafédriften skal minimum følge Filmens Hus åpningstider og må kunne justeres etter NFIs behov. Mandag 09:00-19:00 *) Tirsdag - Fredag 09:00-21:00 *) Lørdag 12:00-17:00 Søndag 13:00-21:00 *) Kaffe, te, kalddrikker og kaldrettstilbud fra kl.09:00. Fullt kafétilbud fra kl. 11:00. I perioden 1. juli til og med 31. juli kan det være begrenset med aktivitet i publikumsfasilitetene (Cinemateket, Filmmuseet, Filmgalleriet og Utstillingsrommet). Kaféen kan holde åpent også utenom Norsk filminstitutts åpningstider etter avtale. I sommersesongen skal utemøblene plasseres ut i god tid før kaféens åpningstid, slik at stoler og bord er tilgjengelige for publikum. I den grad utemøblene må låses eller stables, skal dette ikke skje før etter at kaféens servering er stengt for dagen. Kunder skal kunne betale i kasse mot kontant betaling eller bankterminal. Gebyrer etc. aksepteres ikke verken ved fakturering, kontant eller betaling via kortterminal. Kaféens arealer har tilgang til gratis trådløst bredbånd. 2.2 Arrangementer I tillegg til kafédriften er det behov for levering av mat, drikke og arrangementsmessig bistand (servering) til forskjellige større og mindre arrangementer, også utenfor kaféens åpningstid. Kravspesifikasjon Side 4

5 Denne type arrangement kan varierer i størrelse og omfang og vil måtte avklares fra gang til gang. 3. Lokaler og inventar Følgende lokaler med tilhørende utstyr stilles til disposisjon for kafédriften (Se forøvrig vedlegg 4): Kjøkken samt lager med kjøle- og fryserom Serveringsareal innendørs (inntil 67 sitteplasser) Serveringsareal utendørs (inntil 36 sitteplasser) Norsk filminstitutt bekoster og vedlikeholder faste maskiner, utstyr, innretninger, servise, glass og bestikk som er nødvendig for serveringsvirksomheten, se nærmere spesifikasjon i kontraktens paragraf 14, 3. ledd. Leverandøren må selv foreta innkjøp for egen regning av forbruksmateriell som lys, papirservietter, lettere arbeidsverktøy og rengjøringsutstyr og vaskemidler til driften. 4. Minimumskrav 4.1 Kafé Filmens Hus Kaféen skal holde høy kvalitet på de varer som tilbys. Det skal legges vekt på bruk av best mulige råvarer, og metoder for foredling av disse skal i størst mulig grad gi inntrykk av kvalitet og ferskhet. Profil kafétilbud: Kvalitet på assortert utvalg av kaffe og te Utvalg av enkle kalde og varme retter Enkelt kakeutvalg/- bakervarer Øl og vin servering Kalde drikker Forslag til vareutvalg med gjennomsnittspriser oppgis i prisbilaget. Til kinoenes publikum samt besøk ifm arrangementer knyttet til barn og unge skal det gjennom kafédriften også tilbys kioskvarer: Assortert utvalg av sjokolade, godteri og snaks i emballasje (Ikke popkorn, ikke dispenser brus, sukkerspinn, slush etc.) Vareutvalg og -presentasjon skal skje i samråd med Norsk filminstitutts ledelse og evalueres inntil to ganger pr år. Alle leide lokaler skal til enhver tid holde høy hygienemessig standard og tilfredsstille Mattilsynets krav. Det er muligheter for cateringsvirksomhet og egne lukkede selskaper/arrangementer i regi av kaféen, etter nærmere skriftlig avtale med Norsk filminstitutt. Kravspesifikasjon Side 5

6 I forhold som vedrører sikkerhet i Filmens Hus, må alle ansatte eller engasjerte i kaféen til enhver tid følge NFIs retningslinjer og rutiner. Kaféen er en viktig miljøfaktor for de ansatte i Filmens Hus. Priser på kafétilbudet til ansatte skal være basert på spesialpriser. 4.2 Servering og bistand ved arrangementer Alle arrangementer i regi av Norsk filminstitutt koordineres av instituttets egne arrangements - eller booking ansvarlig og all kommunikasjon skal foregå igjennom disse. Profil arrangements tilbud med bespisning: Allsidighet og fleksibilitet ift å kunne tilby et assortert utvalg av varm og kaldretter samt drikke ifm arrangementer som: Helgevisninger barn og unge Filmfestivaler Spesielle arrangementer Forslag til vareutvalg med gjennomsnittspriser oppgis i prisbilaget. Profil arrangementstilbud uten bespisning: Kafedriftsleverandøren skal kunne bistå med personale/utstyr og lignende etter særskilt avtale pr arrangement. I enkelte tilfeller vil lukkede arrangementet foregå ved at NFIs kunde medbringer mat og/- eller alkoholholdig drikke selv (ambassader etc.). I tilfeller hvor kunde har medbrakt alkoholholdig drikke må innehaver av stedets skjenkebevilgning være tilstede under hele arrangementet. Timepris for serveringspersonell/innehavers tilstedeværelse skal oppgis i prisbilaget. 4.3 Hygiene og renhold Leverandøren er ansvarlig for generelt renhold av kjøkken, samt vask og tørk av bord og stoler i kaféen og serveringsarealet utendørs. Leverandøren har ansvar for grundig rengjøring av kjøkken og anretning (med unntak av gulvvask), rydding, samt bortsetting av søppel og matrester til avtalt sted. Leverandør har ansvar for renhold av egne garderober, kjøle- og lagerarealer. Daglig renhold av øvrige lokaler, samt gulvvask besørges av Norsk filminstitutt. Kostnaden inngår i kaféens andel av fellesutgiftene. 4.4 Miljø og andre samfunnshensyn Norsk filminstitutt ser det som viktig at bruken av miljøskadelige stoffer reduseres, samt at produksjon og tjenester som leveres til Norsk filminstitutt skjer på en miljømessig tilfredsstillende måte. Kravspesifikasjon Side 6

7 Det er viktig at leverandør av kafédriften i Filmens Hus har en god miljøprofil. Leverandør må derfor redegjøre for sin virksomhets miljøprofil. Miljøprofilen skal inkludere: Planer/retningslinjer for redusert bruk av miljøskadelige kjemikalier (dette gjelder særlig ved bruk av kjemikalier i forbindelse med oppvask). Begrenset bruk av engangsutstyr og porsjonspakninger. 4.5 Bemanning Bemanningen skal være tilfredsstillende i forhold til driftskonseptets omfang. Leverandøren skal ha prosedyrer for rekruttering av vikarer og andre temporære bemanningsbehov. Det kan være krav om at personalet skal bruke enhetlig uniformer og annet arbeidstøy i virksomheten Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren og eventuelle underleverandører (tjenesteleverandører) som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Leverandøren og eventuelle underleverandører plikter på forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til de av sine ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten Kompetanse Daglig leder skal være ansvarlig representant for leverandør. Daglig leder skal være en pådriver i arbeidet med å få kaféen og arrangementsserveringen til å fremstå med profesjonell tyngde. Arbeidene forutsettes utført av dyktig og pålitelig personale. De må ha den nødvendige kompetanse som skal til for å utføre arbeidet i forhold til kvalitet og betingelser. Daglig leder og stedfortreder må ha avlagt etablererprøve etter serveringslovens 5 og kunnskapsprøven etter alkohollovens 1-7 c. Leverandøren skal ha godkjent serverings- og skjenkebevilling Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvor stor del av oppdraget som vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens ressurser. Underleverandøren må oppfylle de samme krav som stilles til hovedleverandøren. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. Ved bruk av underleverandører skal følgende beskrives i tilbudet: Produkt/tjenestetyper og omfang på disse Hvilke firma leverandør vil benytte Hvordan leverandør sikrer at underleverandøren leverer varer og tjenester i henhold til de samme standarder og krav som oppdragsgiver setter til leverandør. Kravspesifikasjon Side 7

8 4.6 Kommunikasjon og informasjon Kafé Det skal utarbeides prislister på sortiment og menyer for oppslag i kaféen. Menyer og sortiment i kaféen skal skiltes/merkes, blandingsprodukter også med en innholdsdeklarasjon Arrangementer Prisliste for arrangements- og møteservering skal tilrettelegges for formidling på internett/intranettet i Norsk filminstitutt Regnskap Revisorbekreftet årsregnskap skal sendes uoppfordret til Norsk filminstitutt snarest etter regnskapsårets avslutning og senest innen utgangen av april måned hvert år. 5. Egenerklæring for oppfyllelse av minimumskrav Minimumskravene i denne kravspesifikasjonens pkt 4 er absolutte, og skal være inkludert i tilbudet. Dette innebærer at tilbud med avvik fra disse kravene vil bli avvist. Leverandørens signatur nedenfor ansees som egenerklæring på at disse minimumskravene oppfylles i tilbudet. Sted dato Leverandør Signatur Kravspesifikasjon Side 8