Troms fylkeskommune ønsker tilbud på levering av vikarbyråtjenester. Tilbud skal være basert på følgende kravspesifikasjon gitt i dette vedlegg.

Transkript

1 1 INNLEDNING Troms fylkeskommune ønsker tilbud på levering av vikarbyråtjenester. Tilbud skal være basert på følgende kravspesifikasjon gitt i dette vedlegg. Generelt Vedlegg 1 beskriver oppdragsgivers krav samt grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal komme i betraktning. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 med tydelig henvisning til hvilke punkter det gjelder. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette i utlysningsfasen. Eventuelle spørsmål til kravspesifikasjonen må stilles i utlysningsfasen, senest 6 dager for tilbudsfristens utløp, jf. pkt. 1.8 i konkurransegrunnlaget. 2 KRAV TIL LEVERANSEN 2.1 Beskrivelse av behovet Oppdragsgiver ønsker å inngå en ny avtale på reisebyråtjenester for Troms fylkeskommune og kommunene Bardu, Balsfjord, Harstad og Skjervøy. Ny avtale vil erstatte nåværende avtaler med Berg- Hansen og HRG. Oppdragsgiver ønsker en enkel bestillingsprosedyre der våre eksisterende avtaler på flyreiser, hotell, kurs- og konferanse og leiebil og eventuelle andre nye avtaler blir brukt i den grad det er mulig. Bestillingene skal gjøres via telefon, faks eller e-post. Oppdragsgiver skal ikke ha en reiseportalløsning. Oppdragsgiver oppfordrer flest mulig ansatte/reisende til å bruke kredittkort ved oppgjør. Oppdragsgiver stiller krav om at leverandøren stiller med kontaktpersoner som setter seg inn i og blir eksperter på våre reiserelaterte avtaler. 2.2 Beskrivelse av tjenesten Tjenesteleveransen gjelder personlig bistand ved bestilling av reiser, overnatting og kurs og konferanse. Bistanden gjennomføres hovedsaklig via telefon og e-post. Leverandøren skal levere tjenester av høy kvalitet og må kunne fremskaffe billetter og ordne overnatting på kort varsel, også når det tilsynelatende er vanskelig å finne ledig plass. Det er også et krav at leverandøren skal ta hensyn og tilpasse seg til ulike behov i ulike virksomheter innen oppdragsgivers organisasjoner. Reisebyråtjenester Side 1 av 5

2 2.3 Bestilling på telefon eller e-post Bestillinger skal kunne gjøres via telefon eller e-post. På slik forespørsel skal leverandøren legge frem et forslag til reiserute og eventuell overnatting med utgangspunkt i oppdragsgivers avtaler. Bestilling anses ikke for foretatt før kunden har bekreftet foreslått reiseopplegg, fortrinnsvis på e- post. Arrangementer som kurs- og konferanser, seminarer og samlinger skal også kunne bestilles på denne måten. 2.4 Service og kvalitet a) Leverandøren gir en beskrivelse av bestillingsordningen og det stilles krav om at følgende minimumskrav blir oppfylt: Åpningstiden skal minimum være fra kl Leverandøren skal ha en døgnåpen nødtelefon, i tilfelle det skjer noe uforutsett under en reise. Oppdragsgiver skal alltid kunne foreta bestillingen på norsk Bekreftelse på bestillingen skal gis skriftlig, på e-post Billetter, reisedokumenter og bekreftelse på en billettløs reise skal i størst mulig grad sendes på e-post til bestiller, eventuelt SMS. Kun i enkelte tilfeller vil billetter måtte bringes eller sendes pr. post. Ved gruppereiser avtales utsending av dokumenter enkeltvis. Utstedelse av nye reisedokumenter hvis en reise må avbrytes eller endres (både i inn og utland) må være enkel og skape minst mulig merarbeid eller problemer for den reisende Leverandøren skal tilby kontaktpersoner med høy kompetanse som skal kunne våre avtaler. Kontaktpersonene skal alltid være tilgjengelige for oppdragsgiver og ved behov kunne delta på oppfølgningsmøter. Leverandøren skal sikre lojalitet til oppdragsgivers avtaler. Etter avtaleinngåelse vil valgt leverandør få nødvendig informasjon om oppdragsgivers reiseavtaler og avtalevilkår. NB! Leverandører som ikke oppfyller kravene blir avvist. b) Leverandøren skal beskrive følgende når det gjelder responstid: Responstid på forslag til reiseopplegg ved bestilling av reise og overnatting Responstid på forslag til opplegg for konferanser og lignende arrangementer. c) Leverandøren skal beskrive følgende rutiner: Rutiner i tilfeller det trengs ombookinger der det skjer noe uforutsett under en reise, for eksempel hvis en reise må avbrytes grunnet sykdom, dødsfall, nødssituasjon (steik, naturkatastrofer osv.) Hvordan og hvor utstedes nye reisedokumenter i slike tilfeller? Hvordan den reisende er forsikret i tilfelle det trenges ombookinger pga. hendelser som beskrevet i punktet over og hvilke økonomiske konsekvenser en ombooking har for den reisende. Økonomiske konsekvenser for bestiller hvis reisen må bookes om eller avbestilles før avreise. Reisebyråtjenester Side 2 av 5

3 2.5 Betalingsmåter Oppdragsgiver ønsker å redusere fakturamengden og vil at flest mulig ansatte/reisende bruker kredittkort ved bestilling av reiser og overnatting. Troms fylkeskommune har avtale med Diners Club og ønsker at alle reisende ansatte bruker Diners kreditkort. Eventuelt kan de reisende bruke andre personlige kredittkort. I de tilfellene de reisende vil/må ha faktura fra reisebyrået stilles det krav om 14 dagers betalingsfrist. Hvis en etat eller virksomhet bestiller reise og opphold for en eller flere personer eller kurskonferanse tjenester, der det sendes en faktura til fylkeskommunen eller en av kommunene, stilles det krav om 30 dagers betalingsfrist. 2.6 Prisskjema og evaluering Prisskjema Prisskjemaet skal fylles ut slik det fremstår og alle tjenestene skal prissettes. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv mva. Dersom det er etterspurt pris på en tjeneste som er gratis, bes leverandøren å opplyse i prisskjemaet at prisen for tjenesten er kr. 0. Prisene skal inkludere alle kostnader knyttet til tjenesten, med andre ord, oppdragsgiver skal ikke belastes for andre kostnader eller gebyrer. Dersom leverandøren ikke synes prisskjemaet er utfyllende kan leverandøren fylle inn i prisskjemaet, under andre avgiftsbelastede tjenester, navnet på tjenesten og pris. Reisebyråtjenester Side 3 av 5

4 Prisutfyllingskjema Tjenester strekning eks. mva Vekting Kommentar Flybilletter nasjonalt 27 % Flybilletter Norden 5 % Flybilletter verden for øvrig 5 % Navneendring av en flybillett 5 % Avbestilling av en flybillett 5 % bestilling Reservasjon/bestilling hotell Norge 27 % Reservasjon/bestilling hotell utland 5 % Avbestilling av hotell i Norge og utland 5 % Bestilling av arrangementer/konferanser, pris per person 7 % Reservasjon/bestilling bil/båt/tog Norge 4 % Reservasjon/bestilling bil/båt/tog utland Avbestilling av bil/båt/tog i Norge og utland henvend else 24 timers service, henv mellom og % Andre avgiftsbelagte tjenester, spesifiser nedenfor Dato, stempel og underskrift: Evaluering Når leverandøren er kvalifisert, dvs. har levert godkjent dokumentasjon på oppstilte kvalifikasjonskrav, og det er bekreftet at leveransen tilfredsstiller minimumskravene beskrevet i kravspesifikasjonen, pkt 2.4, vil kontrakten utelukkende tildeles den leverandøren som tilbyr den laveste totalprisen ut fra vektingen som er oppgitt i prisskjemaet. Prisen beregnes på følgende måte: Hver enkelt oppgitt pris vektes i henhold til tilhørende prosentsats oppgitt i prisskjemaet. De vektede prisene summeres og den leverandøren som har den laveste totalprisen vinner konkurransen. Priser for ev. Andre avgiftsbelagte tjenester har ingen konkurransemessig betydning. Reisebyråtjenester Side 4 av 5

5 Reisebyråtjenester Side 5 av 5