TRONDHEIM KOMMUNE INTERN KONTROLL LÆRERLØNN

Transkript

1 TRONDHEIM KOMMUNE INTERN KONTROLL LÆRERLØNN Januar 2004

2 Forord Dette er den andre av tre delrapporter innen lønnsområdet. Rapporten oppsummerer overordnede rutiner og intern kontroll knyttet til lønn ved skolene. Prosjektgruppa har bestått av Gunnar Wanvik, Tove Meland og Aase B. Nerland (prosjektleder). Den første delrapporten omhandlet intern kontroll ved Lønnstjenesten og den siste intern kontroll knyttet til lønn ved øvrige enheter. Rapporten har vært til høring hos rådmannen i perioden til Trondheim, 06. januar 2004 Per Olav Nilsen Direktør Aase B. Nerland Intern kontroll lærerlønn

3 INNHOLD Sammendrag.3 1. Bakgrunn Problemstillinger og avgrensninger Metode.7 4. Resultater Hvordan skjer fastsettelse av lønn til undervisningspersonalet? Hvordan sikrer kommunen at skolesekretærene er faglig oppdatert på gjeldende lover og regler på lønnsområdet? Hvordan håndterer skolene lønnsarbeidet ved langtidsfravær, ferier og lignende? Har alle tilsatte arbeidsavtaler i samsvar med arbeidsmiljølovens 55? Hvilken intern kontroll er etablert på lønnsområdet Konklusjoner Rådmannens høringsuttalelse Revisjonens kommentarer til Rådmannens uttalelse...16 Intern kontroll lærerlønn

4 Sammendrag Bakgrunn Revisjonen skal påse at den interne administrative kontroll er organisert og virker på en betryggende måte. Lønn er den største utgiftsposten for skolene, og det er derfor viktig at det er etablert gode rutiner som sikrer riktig behandling av lønn, fravær og refusjon. Formål Formålet med undersøkelsen er å få kartlagt overordnede rutiner og intern kontroll knyttet til lønn ved skolene. Undersøkelsen har følgende problemstillinger: 1. Hvordan skjer fastsettelse av lønn til undervisningspersonalet? 2. Hvordan sikrer kommunen at skolesekretærene er faglig oppdatert på gjeldende regelverk for lønn til undervisningspersonalet? 3. Hvordan håndterer skolene lønnsarbeidet ved langtidsfravær, ferier og lignende? 4. Har alle tilsatte arbeidsavtaler i samsvar med Arbeidsmiljøloven 55? 5. Hvilken intern kontroll er etablert på lønnsområdet? Metode Lønnsrutinene er kartlagt ved hjelp av spørreskjema til samtlige skoler. Vi har i tillegg gjennomført intervju med Personaltjenesten, Lønnstjenesten og 7 tilfeldig utvalgte skoler. Rutinene ble testet ved de 7 utvalgte skolene. Resultater og vurderinger Hvordan skjer fastsettelse av lønn til undervisningspersonalet? Kommunen har en sentral ordning for fastsetting av lønn til undervisningspersonalet. Denne ivaretas av Personaltjenesten. Revisjonen mener denne ordningen bidrar til lik praktisering av et relativt komplisert regelverk og er ressursbesparende for kommunen. Vår kartlegging viser imidlertid at ikke alle skolene følger denne praksisen, men fastsetter lønnen selv. I sin høringsuttalelse sier Rådmannen at han vil minne skolene om at rutinen for sentral fastsetting av lønn skal følges. Hvordan sikrer kommunen at skolesekretærene er faglig oppdatert på gjeldende regelverk for lønn til undervisningspersonalet? Personaltjenesten og Lønnstjenesten har en rådgivende funksjon og formidler aktuell informasjon til skolene. I tillegg gir de svar på henvendelser og arrangerer kurs. Skolesekretærene er stort sett fornøyd med den hjelpen de får fra Personaltjenesten og Lønnstjenesten. Intern kontroll lærerlønn

5 I hver bydel er det etablert et forum for skolesekretærer, men det varierer hvor godt disse fungerer fra bydel til bydel. Personaltjenesten er aktiv i forhold til å be om møter i sekretærforum når det er endringer i regelverk m.m. Revisjonen har inntrykk av at skolesekretærene er stabile arbeidstakere med lang erfaring og som har god kjennskap til lærerlønn. Men i følge spørreskjemaene svarte relativt mange (35%) at de etterspør mer kompetanse. I sin høringsuttalelse sier Rådmannen at han vil be Lønnstjenesten og Personaltjenesten lage et eget opplegg for opplæring av nytilsatte skolesekretærer samt gjennomføre temadager i forhold til nye regler, forskrifter etc. Hvordan håndterer skolene lønnsarbeidet ved langtidsfravær, ferier og lignende? De fleste skolene mener at lønnsområdet er svært sårbart, som de mener det bør gjøres noe med. For å redusere sårbarheten bør det etter revisjonens vurdering opprettes et vikarsystem for skolesekretærene. Skolene har ikke rutinebeskrivelser på lønnsområdet, noe som innebærer at det er vanskeligere for andre å overta lønnsarbeidet når skolesekretærene er syke. Det bør etter revisjonens vurdering utarbeides felles skriftlige lønnsrutiner for skolene. Dette kan være ressursbesparende og bidra til lik behandling av lønn og fravær, samt redusere sårbarheten. Rådmannen sier i sin høringsuttalelse at han vil se på muligheten for å videreutvikle en vikartjeneste for skolesekretærer og slutter seg til at det bør lages rutiner for lønnsarbeidet ved den enkelte skole. Rådmannen legger opp til at den enkelte skole skal lage rutinebeskrivelser. Revisjonen anbefaler at det blir laget felles maler og gitt føringer fra Rådmannens side. Har alle tilsatte arbeidsavtaler i samsvar med Arbeidsmiljøloven 55? I arbeidsmiljølovens 55 B står blant annet. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. I arbeidsforhold som gjelder tilsetting av kortere varighet enn en måned eller utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale. Ved gjentatte kortvarige arbeidsforhold, varighet 1 måned eller kortere, skrives arbeidsavtalen ved 1. gangs kortvarig arbeidsforhold. Ved senere kortvarig arbeidsforhold ved enheten er det tilstrekkelig å fylle ut vedlegg til arbeidsavtalen. De fleste skolene leier inn vikarer ved lærernes fravær. Alternativt benyttes eventuelle ledige vikarressurser som er lagt inn i de enkeltes stillinger. Ved de 7 skolene vi besøkte ble det avdekket at det ikke skrives arbeidsavtaler for korttidsvikarer ved 6 av de 7 skolene. Rådmannen uttaler at han vil sørge for at det etableres rutiner slik at skolene inngår arbeidsavtaler i tråd med intensjonene i arbeidsmiljøloven 55 B. Hvilken intern kontroll er etablert på lønnsområdet? Lønn: Det er etter vår vurdering lagt opp gode rutiner for kontroll av fast og variabel lønn før utbetaling. Dette begrunnes med at både inspektør/sfo-leder og enhetsleder skriver under lønnsbilagene. Intern kontroll lærerlønn

6 Fravær: På grunnlag av rutinegjennomgangen mener revisjonen at håndteringen av fravær ikke er god nok. Dette innebærer en viss risiko for at sykefravær ikke blir registrert i fraværsystemet og at refusjonsberettige sykemeldinger ikke blir sendt Lønnstjenesten for refusjonsbehandling. Når sykefraværet er registrert i systemet, vil den interne kontrollen ved Lønnstjenesten fange opp eventuell manglende refusjonsbehandling. På dette området er den interne kontrollen god. Det bør etter revisjonens vurdering legges opp til en felles rutine for oppfølging av fravær ved skolene. Rådmannen sier i sin høringsuttalelse av han vil sørge for at den enkelte skole etablerer gode rutiner for rapportering og registrering av fravær. Rådmannen henviser til at rapporten konkluderer med at skolene har gode rutiner for å sende sykemeldinger til Lønnstjenesten. Dette gjelder sykemeldinger som er levert av arbeidstakerne, men det er fortsatt risiko for manglende innlevering. Ledelseskontroller: Ved de fleste skolene blir ikke lønnsjournalene eller konteringslistene levert til rektor eller inspektør for gjennomsyn. Det er derfor ingen ledelseskontroll av sekretærens arbeid. Vi vurderer det som en svakhet at det ikke er lagt opp til en arbeidsdeling på lønnsområdet. Videre mener vi at den som kontrollerer lønnslistene bør signere for utført kontroll. Rådmannen uttaler at han vil sørge for at rektor for hver skole lager interne rutiner for ledelseskontroll. Konklusjon Det er positivt at det er opprettet en sentral ordning i kommunen for fastsettelse av lønn til undervisningspersonalet. Dette bidrar til lik behandling av et relativt komplisert regelverk, dessuten er det ressursbesparende for kommunen. Skolesekretærene har et stort ansvar når det gjelder lønnsarbeide og oppfølging av fravær, men funksjonen er sårbar ved fravær. Det er lagt opp til mange gode interne kontrollrutiner på skolene, men vi vil fremheve noen forbedringspunkter: Det bør presiseres for skolene at all beregning av kompetanse og ansiennitetsberegning for undervisningspersonalet skal sendes til Personaltjenesten. Det bør vurderes om opplæring bør styrkes da det er relativt mange skoler som etterspør mer kompetanse på området. Det bør lages felles rutinebeskrivelser på lønnsområdet for alle skolene. Det bør vurderes om det skal opprettes et eget vikarsystem for skolesekretærer. Det skal skrives arbeidsavtaler for alle vikarer i henhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Det bør legges opp til et bedre system for oppfølging av fravær ved skolene. Intern kontroll lærerlønn

7 Det er liten grad av arbeidsdeling og det er ikke lagt opp til gode ledelseskontroller. Det er bare sekretæren som ser på konteringslisten etter lønnskjøring. For å få til en bedre intern kontroll, bør det legges opp til en arbeidsdeling på dette området. Rådmannen er i sin høringsuttalelse enig i at rapporten gir et godt bilde av situasjonen ved skolene, og vil sette inn tiltak på de påpekte forbedringspunktene i rapporten. 1. Bakgrunn Revisjonen skal i følge forskrifter om revisjon og kontrollutvalg påse at den interne administrative kontroll er organisert og virker på en betryggende måte. Lønn er den klart største utgiftsposten for skolene. Det er budsjettert med mill.kr på hovedpost 01-09, lønn og sosiale utgifter, for Det er av stor betydning at det legges opp til gode rutiner som sikrer riktig behandling av lønn, fravær og sykepengerefusjoner. Intern kontroll kan defineres på følgende måte: Intern kontroll er i videste forstand en prosess iverksatt og gjennomført av virksomhetens styre, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig sikkerhet for oppfyllelse av formålene innen følgende områder: a) målrettet og effektiv drift b) pålitelig ekstern regnskapsrapportering c) overholdelse av gjeldende lover og regler 2. Problemstillinger og avgrensninger Formålet med undersøkelsen er å få kartlagt overordnede rutiner og intern kontroll knyttet til lønn ved skolene. Denne rapporten omhandler rutiner og systemer vedrørende lønn. Vi har ikke foretatt noen detaljkontroller for å avdekke eventuell feil utbetalt lønn. Omfanget av slike kontroller er avhengig av om den interne kontrollen fungerer eller ikke. Vi vil vurdere dette etter at prosjektet er avsluttet. Undersøkelsen har følgende problemstillinger: 1 Hvordan skjer fastsettelse av lønn til undervisningspersonalet? 2 Hvordan sikrer kommunen at skolesekretærene er faglig oppdatert på gjeldende regelverk for lønn til undervisningspersonalet? 3 Hvordan håndterer skolene lønnsarbeidet ved langtidsfravær, ferier og lignende. 4 Har alle tilsatte arbeidsavtaler i samsvar med Arbeidsmiljøloven 55? 5 Hvilken intern kontroll er etablert på lønnsområdet? Intern kontroll lærerlønn

8 3. Metode Metodisk er undersøkelsen utført i et internt kontrollperspektiv. Undersøkelsen startet med å intervjue sentrale personer ved Personaltjenesten og Lønnstjenesten. Vi sendte deretter spørreskjema fo r kartlegging av lønnsrutinene til alle skolene. Det ble sendt ut 58 spørreskjema og vi fikk svar fra 51, det vil si en svarprosent på 88%. Svarene er gjennomgått og 7 tilfeldige skoler ble valgt ut for utdyping og testing av utvalgte rutiner, herav 1 av skolene som ikke har besvart spørreskjemaet. Vi hadde samtaler med rektorene og sekretærene ved disse 7 skolene. Etter samtalene gikk vi gjennom rutinene sammen med sekretærene. Enkelte rektorer valgte å være med på denne gjennomgangen. 4. Resultater 4.1 Hvordan skjer fastsettelse av lønn til undervisningspersonalet? Ansvaret for at kommunen betaler ut riktig lønn til rett tid og mottar fullstendige refusjoner er delt mellom det sentrale lønningskontoret (Lønnstjenesten) og enhetene. Personaltjenesten har en støttefunksjon. Lønnstjenesten skal primært være et servicekontor for alle enhetene i Trondheim kommune. Lønnstjenesten legger inn faste lønns- og trekkdata og sørger for at lønna blir kjørt og utbetalt i rett tid. Enhetene har selv ansvar for å registrere variabel lønn. I tillegg har skolene adgang til å registrere funksjonstillegget (B-tillegget) og endre stillingsprosenten. Mal for beregning av funksjonstillegg sendes ut til skolene av Personaltjenesten. Personaltjenesten er organisert som en intern tjeneste i Trondheim kommune. De gir råd, støtte og veiledning til enhetsledere og rådmannen i personalspørsmål. Personaltjenesten har oversikt over et omfattende avtaleverk som: opplæringsloven, arbeidsmiljøloven, kompetanseforskrifter, tjenestetvistlova, statens personalhåndbok, hovedtariffavtalen i staten og en samling særavtaler. Personaltjenesten attesterer på lønnsbilag og reiseregninger vedrørende rektorene og foretar registrering i lønnssystemet. Personaltjenesten har dessuten ansvar for fastsetting av lønn for undervisningspersonalet. Fastsetting av lønnsansiennitet og Godkjenning av undervisningskompetanse ble delegert til kommunene fra Utdannings-direktøren i Sør- Trøndelag i ca og Det var opprinnelig 6 personer (en på hvert distrikt) som fikk kursing/opplæring på dette feltet. I dag er bare 3 igjen, alle er tilsatt ved Personaltjenesten. Delegering videre til hver enkelt skole ble vurdert høsten 2002, da ny forskrift om lærerkompetanse kom fra departementet. Rektorgruppens arbeidsutvalg besluttet sammen med Rådmannens fagansvarlig, at nåværende ordning skulle videreføres, jfr. Rådmannens skriv til skolene datert Når det gjelder lønnsfastsetting av korttidsvikarer bistår Personaltjenesten skolene pr. telefon, hvis utdanningen ikke er fullført eller er vanskelig å finne ut av. Intern kontroll lærerlønn

9 Personaltjenesten har som tidligere nevnt til oppgave å fastsette lønn til undervisningspersonalet. Dette forutsetter at skolene sender inn standardisert skjema for Fastsetting av lønnsansiennitet og Godkjenning av undervisningskompetanse med vedlegg. Etter at kompetanse og tjenesteansiennitet er beregnet returneres skjemaene til skolene. Tiltredelsesmelding/ endringsmelding fylles ut og sendes deretter til Lønnstjenesten for kontroll og registrering. Skjemaene arkiveres i den enkeltes personalmappe. Skolene fastsetter selv lønna for det øvrige personalet. Personaltjenesten har ikke noe oppfølgingsansvar overfor enhetene og har heller ingen kontrollfunksjon. I spørreskjemaet som ble sendt ut til skolen var et av spørsmålene Hvordan skjer lønnsinnplasseringen av undervisningspersonale ved din enhet. De fleste skolene svarte at de alltid sender skjema for kompetanse-/ansiennitetsberegning til Personaltjenesten. 12 skoler svarte at de oppfatter det slik at Personaltjenesten bare skal kontaktes dersom de er i tvil om beregning av kompetanse og tjenesteansiennitet. Vi tok opp dette temaet ved de sju skolene vi besøkte. To av skolene sa at de foretar kompetanse- /ansiennitetsberegning selv og kontakter Personaltjenesten bare ved behov, mens fem svarte at de alltid sender dette til Personaltjenesten. Revisjonens vurderinger: Vår kartlegging viser ulik praksis på skolene med hensyn til bruk av Personaltjenesten for godkjenning av kompetanse og fastsetting av lønnsansiennitet for undervisningspersonalet. Dette åpner for ulik praksis mellom skolene, noe som vi vurderer som lite heldig i et kontrollperspektiv. For å sikre seg at all fastsetting av kompetanse etc. blir likt vurdert bør dette gjøres av Personaltjenesten for alle skolene. Vi vurderer det som positivt at det er en sentral ordning for fastsettelse av lønn til undervisningspersonalet. Dette vil bidrar til å sikre lik behandling av et relativt komplisert regelverk, dessuten er ordningen ressursbesparende for kommunen. 4.2 Hvordan sikrer kommunen at skolesekretærene er faglig oppdatert på gjeldende regelverk for lønn til undervisningspersonalet? Personaltjenesten og Lønnstjenesten har en rådgivende funksjon og formidler informasjon til skolene ved at de sender ut informasjon pr. post og via kommunens interne nettsted. I tillegg gir de svar på henvendelser og arrangerer kurs for enhetene innen lønnsområdet. Lønnstjenesten tilbyr enhetene generelle kurs innen lønn og fravær. Disse fremgår av kommunens kurskatalog. Skolene er stort sett godt fornøyd med den hjelpen de får fra Personaltjenesten og Lønnstjenesten. I følge Personaltjenesten er skolene en gruppe som i liten grad etterspør opplæring, men Personaltjenesten vil bistå skolene dersom de etterspør opplæring av nye sekretærer. Skolene har for øvrig en rekke oppslagsverk som de benytter, som: statens personalhåndbok, hovedtariffavtalen, særavtaler for skoleverket, rundskriv, oppslag på Odin, kommunens nettsted Internt, etc. Intern kontroll lærerlønn

10 Ved kommunens tidligere organisasjonsmodell hadde distriktsadministrasjonen et ansvar overfor skolene når nye skolesekretærer ble tilsatt. I hvert fall hvis det ikke var overlapping ved skolene. For øvrig er Personaltjenesten aktiv i forhold til å be om møter i sekretærforum når det skjer endringer i regelverk m.m., hvor det som er nytt blir tatt opp. I hver bydel (distrikt) er det etablert et forum for skolesekretærer, kalt sekretærforum. Det varierer fra bydel til bydel hvor ofte de har møter. I følge samtalene med enhetene er det forskjell på hvor godt sekretærforum fungerer. Enkelte bydeler har møte en gang i måneden, det skrives møteinnkalling og møtereferat, og de tar for seg forskjellige temaer fra gang til gang. De synes at dette fungerer meget bra. Ved en annen bydel har de liten nytte av sekretærforum og de har derfor ikke hatt møter det siste året. Av de 51 besvarte spørreskjemaene svarte 32 ja på spørsmålet om enheten har tilstrekkelig kompetanse når det gjelder regelverk og lønn i skolen. 13 skoler svarte at de har en del kompetanse, men at den kunne vært bedre. 6 svarte nei på spørsmålet. Ved de skolene vi besøkte var det ingen som har vært på kurs i lærerlønn de siste to årene, og flere sier at de ikke føler noe stort behov for det. Noen skoler mener likevel at det burde vært holdt oppfriskningskurs jevnlig. For øvrig diskuteres eventuelle problemer i sekretærforum, eller de ringer til en annen skole i bydelen. Dersom Personaltjenesten blir bedt om det, møter de i sekretærforum. Revisjonens vurderinger: I følge spørreundersøkelsen er det relativt mange enheter som etterspør mer kompetanse. I intervjuene sier de fleste skolesekretærene at de ikke har så stort behov for opplæring. Årsaken er at sekretærene ved de skolene vi besøkte har lang erfaring. Vi vurderer det slik at dersom skolene selv hadde ansvar for å beregne kompetanse og tjenesteansiennitet ville situasjonen vært en annen. Det viktigste er at Personaltjenesten har kompetanse og at enhetene faktisk benytter seg av tjenesten. Sekretærforum fungerer svært forskjellig fra bydel til bydel. I bydeler hvor de har formaliserte møter, fungerer sekretærforum godt. 4.3 Hvordan håndterer skolene lønnsarbeidet ved langtidsfravær, ferier og lignende. Det er ikke laget noe felles rutinebeskrivelse for lønnsarbeidet på skolene. De fleste skolene svarer at de ikke har rutinebeskrivelser, men de har samlet forskjellige informasjon vedr. lønn i egne permer. Noen av skolene vi besøkte sier også at de kjenner til Merkantile basisrutiner som ble utarbeidet av helse og omsorg for noen år tilbake. På spørsmål om hvordan de håndterer lønnsarbeidet når sekretæren er syk, fikk vi til svar fra de fleste skolene vi besøkte: sekretæren er aldri syk og de innretter ferien sin etter lønnskjøringen. Sekretærene har vært ansatt i mange år og har god kjennskap til arbeidsområdet. Noen skoler mener at det er liten hensikt å lage og ajourholde rutiner på dette området. Dersom sekretæren er borte over lengre tid får de hjelp fra en Intern kontroll lærerlønn

11 annen skolesekretær. De ser ingen hensikt i å leie inn vikarer fra vikarbyrå, fordi de trenger for mye opplæring. De fleste skolene mener at lønnsområdet er svært sårbart, som det bør gjøres noe med. En skole svarte Dette er et absolutt kritisk og kritikkverdig område. Kjenner ikke til at det finnes noe kompetent vikarsystem når skolesekretæren er syk. Dette er et problem, og medfører gjerne at folk må ta lønnsoppgavene selv om de er syk. Revisjonens vurderinger: Vi konstaterer at det er stor sårbarhet på grunn av at lønnsarbeidet ved skolene i stor grad ivaretas av en person. For å redusere sårbarheten bør rådmannen vurdere å opprette et vikarsystem for skolesekretærene. For øvrig mener vi at det bør utarbeides felles skriftlige lønnsrutiner for skolene. Dette vil bidra til lik behandling av lønn og fravær og vil redusere sårbarheten. 4.4 Har alle tilsatte arbeidsavtaler i samsvar med Arbeidsmiljølovens 55? I arbeidsmiljølovens 55 B står blant annet. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. I arbeidsforhold som gjelder tilsetting av kortere varighet enn en måned eller utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale. Ved gjentatte kortvarige arbeidsforhold, varighet 1 måned eller kortere, skrives arbeidsavtalen ved 1. gangs kortvarig arbeidsforhold. Ved senere kortvarig arbeidsforhold ved enheten er det tilstrekkelig å fylle ut vedlegg til arbeidsavtalen. De fleste skolene leier inn vikarer ved lærernes fravær. Dersom de har lagt inn vikarressurser på inspektør, rektor eller lærere blir disse benyttet først. Alle skolene med unntak av 3 skoler svarer ja på spørsmålet om alle har arbeidsavtale i samsvar med arbeidsmiljølovens 55. Ved de sju utvalgte skolene er det bare en (liten) skole som skriver arbeidsavtaler med timevikarer og korttidsvikarer. De andre skolene sier at de ikke skriver arbeidsavtaler for timebetalte vikarer. Grunner som er oppgitt er at det er vanskelig på forhånd å si hvor lenge vikariatet vil vare, vikaren kan bli syk, eller de har så mange vikarer i omløp at det blir for tidkrevende å skrive og à jour holde arbeidsavtaler for alle. Revisors vurderinger: Ikke alle skolene oppfyller kravet i arbeidsmiljølovens 55B om at det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Dette vurderer vi som uheldig og rådmannen bør vurdere å etablere rutiner som gjør det praktisk mulig å følge opp lovens bestemmelser. Intern kontroll lærerlønn

12 4.5 Hvilken intern kontroll er etablert på lønnsområdet? I dette kapitlet omhandler vi: fast og variabel lønn fravær og refusjoner ledelseskontroller Fast og variabel lønn I følge rundskriv 06/2001 vedr. attestasjon og anvisning står følgende når det gjelder lønn: Lønninger attesteres på særskilte blanketter av den enhetsleder som disponerer vedkommendes konto på budsjettet eller som ved godkjente systemer/rutiner er gitt attestasjonsrett for lønnsutgifter på budsjettet. Utbetaling av lønn foretas av lønns- og regnskapskontoret etter stående anvisning av rådmannen. Faste lønnsdata blir lagt inn av Lønnstjenesten på grunnlag av tilsendte tiltredelsesmeldinger og endringsmeldinger. Unntak er gjort for funksjonstillegg og beskjeftigelsesgrad, som skolene registrerer selv. Vi fant ved stikkprøvekontroll at rektor ikke attesterer på tiltredelsesmeldingene ved en av de sju utvalgte skolene. Grunnen som ble oppgitt er at rektor ofte er borte og hvis de nytilsatte skal få lønn i rett tid, må sekretæren attestere før de blir sendt til registrering ved Lønnstjenesten. Skolene har flere typer variabel lønn som for eksempel: timelønn, klesgodtgjørelse, overtid, godtgjørelse til sensorer og foredragsholdere, tilsynsvaktgodtgjørelse, kveldstillegg, godtgjørelse for leirskoleopphold, ubekvem arbeidstid, møtegodtgjørelse etc. Skolene svarer at de ansatte leverer skriftlig dokumentasjon som godkjennes av inspektør eller SFO-leder. Rektor attesterer og sekretæren registrerer i lønnsystemet. Ved de sju skolene vi besøkte testet vi om rutinen fungerer og vi fant at rutinen for attestasjon av variabel lønn fungerer tilfredstillende etter reglementet for attestasjon og anvisning. Revisors vurderinger: Det er etter vår vurdering lagt opp gode rutiner for kontroll av fast og variabel lønn før utbetaling. Dette begrunnes med at både inspektør /SFO-leder og enhetsleder skriver under lønnsbilagene. Fravær og refusjoner Ansatte ved skolene registrerer ikke frammøte, men fravær blir meldt og vikarer må eventuelt settes inn. På spørsmål om alt fravær registreres i fraværsystemet svarte de fleste skolene ja på dette og at egenmelding/sykemelding/permisjonssøknad er grunnlag for registrering. Ved kortere fravær må de fylle ut en egen permisjonssøknadsskjema som godkjennes av rektor. Intern kontroll lærerlønn

13 Det er varierende hvilke rutiner skolene har for å følge opp fravær. Ved de sju skolene vi besøkte er det svært varierende rutiner. Ingen av skolene fører oppmøteprotokoll. Noen har fraværslister som føres av inspektøren, og innlevering av egenmelding følges opp av inspektøren eller av sekretæren. Andre skriver fraværet opp på lapper som henges på ei tavle i gangen og det er da opp til sekretæren å følge med at alle leverer egen-/sykemeldinger eller permisjonssøknad. Ved en skole har de ikke fulgt opp korttidsfraværet da sekretæren har hatt permisjon og vikaren kjente ikke til rutinen. Enkelte sekretærer sier at de registrerer de egenmeldingene de mottar, og at det er den enkeltes ansvar å levere egen- og sykemelding. Ved en skole testet vi registrering av fravær i september, men sekretæren hadde ikke noen dokumentasjon på fraværet slik at det var umulig å foreta etterkontroll. Sekretærene mener selv at de har god kontroll på fraværet. Det gjelder spesielt de som skal levere sykemeldinger. I følge spørreundersøkelsen svarer skolene at de følger opp og avstemmer sykepengerefusjonene. Sekretæren går inn i lønnsystemet NLP og regnskapssystemet GL og kontrollerer om de har mottatt sykepengerefusjonene. Ved tertialrapportering blir refusjonene også fulgt opp. Enkelte skoler sier at Lønnstjenesten er flink til å følge opp sykepengefusjonene og de ringer skolen dersom de oppdager feil. Ved de skolene vi besøkte sa sekretærene at de var nøye med å sende inn sykmeldingene over 16 kalenderdager fortløpende til Lønningstjenesten. Vi testet rutinen på de sju skolene og fant at alle mottatte sykemeldinger var sendt inn. Revisjonens vurderinger: Revisjonen mener på grunnlag av de skolene vi besøkte at rutinene for håndtering av fravær ikke er gode nok. Det bør legges opp til en felles rutine for oppfølging av fravær ved skolene. På grunn av at rutinene for oppfølging av fravær ikke er gode nok, mener vi at det er en viss risiko for at sykefravær ikke blir registrert i fraværsystemet i NLP og at refusjonsberettige sykemeldinger ikke blir sendt Lønnstjenesten for refusjonsbehandling. Når sykefraværet er registrert i systemet, vil den interne kontrollen ved Lønnstjenesten fange opp eventuell manglende refusjonsbehandling. På dette området er intern kontrollen god. Ledelseskontroller etter lønnskjøring Etter at lønna er kjørt produseres en lønnsjournal. Den skal sendes til enhetene i god tid før utlønning, slik at de har mulighet til å kontrollere og få stoppet eventuelle feil før lønna blir utbetalt. I følge spørreskjemaene svarer mange skoler at de ikke mottar lønnsjournalene tidsnok til å stoppe eventuelle feilutbetalinger. Ved de skolene vi besøkte er det varierende om de får lønnsjournalen tidsnok. Lønnsjournalen blir kontrollert etter mottak, men det kvitteres ikke for utført kontroll. I følge rundskriv fra rådmannen av 7/05-02 skal lønnsjournalen oppbevares i en måned og deretter makuleres. Ved de skolene vi besøkte arkiveres lønnsjournalene i lengre tid fordi de synes den er grei å gå tilbake til i ettertid. Og de ønsker fortsatt å ha mulighet for å oppbevare den så lenge de har behov for den. Intern kontroll lærerlønn

14 Enhetene mottar også spesifisert konteringslister månedlig. Denne kontrolleres av sekretærene med hensyn til om lønnsutgiftene er korrekt belastet i regnskapet. Det hender at vikarutgifter blir belastet på feil skole. Dette skyldes at skolene ofte bruker de samme vikarene. Sekretærene kvitterer ikke for utført kontroll. På spørsmål om hvilke kontroller ledelsen foretar av hhv. lønnsjournal/spesifisert konteringsliste, svarer19 skoler at ledelsen utfører kontroller i varierende grad. Ved de øvrige skolene er dette delegert til sekretærene. Ved de 7 skolene vi besøkte utfører verken rektor eller inspektør noen form for kontroll av lønnslistene, og de ser ikke hensikten i dette. Listene går heller ikke innom rektor når posten distribueres. Flere av rektorene mener at de har for liten detaljkunnskap til å kunne utføre kontrollen. Revisjonens vurderinger: Ved de fleste skolene blir verken lønnsjournalene eller konteringslistene levert til rektor eller inspektør for gjennomsyn. Det er derfor ingen ledelseskontroll av sekretærenes arbeid. Vi vurderer det som en svakhet at det ikke er lagt opp til en arbeidsdeling på lønnsområdet. Videre mener vi at den som kontrollerer lønnslistene bør signere for utført kontroll. Dersom lønnsjournalene makuleres etter utført kontroll er signatur ikke nødvendig. 5. Konklusjoner Det er positivt at det er opprettet en sentral ordning i kommunen for fastsettelse av lønn til undervisningspersonalet. Dette bidrar til lik behandling av et relativt komplisert regelverk, dessuten er det ressursbesparende for kommunen. Skolesekretærene har et stort ansvar når det gjelder lønnsarbeide og oppfølging av fravær ved skolene, men funksjonen er svært sårbar ved fravær. Det er for øvrig i liten grad lagt opp til arbeidsdeling ved skolene. Ved de skolen vi besøkte har sekretærene vært ansatt lenge og de føler at de har en god oversikt over den jobben de skal gjøre. Det er lagt opp til mange gode interne kontrollrutiner på skolene, men vi vil fremheve noen forbedringer: Det bør presiseres for skolene at all beregning av kompetanse og ansiennitetsberegning for undervisningspersonalet skal sendes til Personaltjenesten. Det bør vurderes om opplæring bør styrkes da det er relativt mange skoler som etterspør mer kompetanse på området. Det bør lages felles rutinebeskrivelser på lønnsområdet for alle skolene. Det bør vurderes om det skal opprettes et eget vikarsystem for skolesekretærer. Det skal skrives arbeidsavtaler for alle vikarer i henhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Intern kontroll lærerlønn

15 Det bør legges opp til et bedre system for oppfølging av fravær ved skolene. Det er liten grad av arbeidsdeling og det er ikke lagt opp til gode ledelseskontroller. Det er bare sekretæren som ser på konteringslisten etter lønnskjøring. For å få til en bedre intern kontroll, bør det legges opp til en arbeidsdeling p å dette området. 6. Rådmannens høringsuttalelse Rådmannen har hatt revisjonsrapporten til uttalelse. Brevet fra rådmannen er tatt inn i rapporten i sin helhet nedenfor. TRONDHEIM KOMMUNE Rådmannen, kommunaldirektør for organisasjon N-7004 TRONDHEIM Vår saksbehandler Anne Cathrine W. Moseng Vår ref. 03/32918/ oppgis ved alle henv. Deres ref. Dato HØRINGSUTKAST INTERN KONTROLL LÆRERLØNN Viser til brev d hvor revisjonen oversender høringsutkast av revisjonsrapporten Intern-kontroll lærerlønn. Rådmannen har følgende kommentarer til høringsutkastet: Høringsutkastet gir et godt bilde av situasjonen ved de forskjellige skolene i kommunen. Rådmannen er enig med revisjonen i at kommunen har en stabil og erfaren arbeidsstokk blant skolesekretærene som kjenner lønnsområdet for lærere godt. Lærerlønn og dets bestemmelser er et komplisert område som har krevd særskilt opplæring blant de som jobber med fagområdet. Overføring av lærerne fra statlig til kommunalt avtaleområdet vil forhåpentligvis bidra til forenkling av det eksisterende regleverk og en harmonisering mot det regelverk som eksisterer innen det kommunale avtaleområde. Intern kontroll lærerlønn

16 Ad.4.1 Fastsetting av lønn til undervisningspersonalet Rapporten viser at det er laget gode rutiner for fastsetting av lønn for lærere. Rådmannen vil minne skolene om at disse rutinene blir fulgt. Ad. 4.2 Sikring av faglig oppdatering blant skolesekretærene på gjeldene regelverk vedrørende lønn til undervisningspersonell. Som rapporten sier er det god kompetanse ute blant skolesekretærene,og at det er lite etterspørsel etter opplæring. De har opprettet nettverk og bruker det til å diskutere faglige spørsmål. Lønnstjenesten gir i dag opplæring til nytilsatte sekretærer ved andre enheter, samt at de gjennomfører temadager i forhold til nye regler,forskrifter etc. Rådmannen vil be Lønnstjenesten sammen med Personaltjenesten å lage et tilsvarende tilbud for skolesekretærene. Dette vil være viktig i en tid hvor det vil være overgangsordninger i lov og avtaleverk frem til april 2008 Ad. 4.3 Håndtering av skolens lønnarbeid ved langtidsfravær, ferie og lignende Rådmannen slutter seg til at det bør lages rutiner for lønnsarbeid ved den enkelte skole som et ledd i skolens HMS arbeid. Slik systemet er i dag henvender rektorene seg til en annen skole om det skal oppstå problemer i forbindelse med lønnsarbeid ved fravær-ferie. Kommunen har jo etablert egen vikartjeneste innen helse og velferd. Rådmannen vil se på muligheter for å videreutvikle den til å gjelde andre yrkesgrupper. Ad. 4.4 Arbeidsavtaler i samsvar med AML 55 B Rådmannen vil sørge for at det etableres rutiner slik at skolene inngår arbeidsavtaler i tråd med intensjonene i AML 55- B. Ad. 4.5 Intern-kontroll er etablert på lønnsområdet. Rapporten viser at skolene har gode rutiner med å sende sykmeldingene til Lønnstjenesten slik at refusjon fra trygdekontoret tilkommer kommunen. Rådmannen er av den oppfatning at ansatte har ansvar for å innlevere egenmelding, sykmelding eller permisjonssøknad ved fravær fra arbeidsplassen. Rådmannen vil likelvel sørge for at den enkelt skole etablerer gode rutiner for rapportering og registrering av fravær. Rådmannen slutter seg til at lønnsjournalene bør signeres ved utført kontroll og at det ikke er nødvendig om de makuleres etter kort tid. Når det gjelder gode rutiner for ledelseskontroll vil rådmannen sørge for at rektor for hver skole lager interne rutiner for sin enhet. Med hilsen TRONDHEIM KOMMUNE Ingrid Finboe Svendsen kommunaldirektør for organisasjon Anne Cathrine W. Moseng Rådgiver Intern kontroll lærerlønn

17 7. Revisjonens kommentarer til Rådmannens uttalelse Rådmannen er enig i at rapporten gir et godt bilde av situasjonen ved de forskjellige skolene i kommunen. Revisjonen er tilfreds med at Rådmannen vil sette inn tiltak på de påpekte forbedringspunktene i rapporten. Vi synes det er positivt at rådmannen vil se på muligheten for å utvide kommunen vikartjeneste til også å gjelde skolesekretærer. Revisjonen mener at kommunen bør utarbeide felles skriftlige rutiner for lønns- og fraværsbehandling ved skolene. Dette vil etter vår oppfatning være ressursbesparende og bidra til lik behandling av lønn og fravær. Rådmannen legger opp til at den enkelte skole skal lage rutinebeskrivelser. Revisjonen anbefaler at det blir laget felles maler og gitt føringer fra Rådmannens side. Rådmannen henviser til at rapporten konkluderer med at skolene har gode rutiner for å sende sykemeldinger til Lønnstjenesten. Dette gjelder sykemeldinger som er levert av arbeidstakerne, men det er fortsatt risiko for manglende innlevering. Intern kontroll lærerlønn