MØTEINNKALLING. Kopi til: Varamedlemmer og alle som mottar saksdokumenter

Transkript

1 Til medlemmer av Testutvalg MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Test - Lagre nytt møte i møtekalender kl. 09:00-15:00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Roa Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi til: Varamedlemmer og alle som mottar saksdokumenter Side 1 av 37

2 MØTEBOK Styre, råd, utvalg Møtested Møtedato: Testutvalg Test - Lagre nytt møte i møtekalender SAKER TIL BEHANDLING: Sak 3/15 15/536 - Testesak Sak 4/15 15/537 - Testesak 2 Sak 5/15 15/538 - Testesak 3 Side 2 av 37

3 Side 3 av 37

4 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 15/536-1 Ark.: 033 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 3/15 Testutvalg Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder TESTESAK Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: 1. Det overføres budsjettmidler fra 2014 til 2015 på de prosjekt og med de beløp som fremkommer av tabell 1, samlet kr Samlet finansieres prosjektene som det fremkommer av tabell 2, totalt kr Budsjettet justeres iht. tabell 3 under konklusjon Side 4 av 37

5 Saksutredning: FAKTA: Denne saken handler om å flytte ubrukt investeringsbudsjett i 2014 over til 2015 for de prosjektene som ikke er ferdigstilte og som det fortsatt skal arbeides med i Denne flyttingen av budsjettmidler er nødvendig fordi framdriften i prosjektene ikke har skjedd som forventet i budsjett Investeringsbudsjettet for 2015 er utarbeidet iht. veileder for Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet. Dette innebærer at flerårige prosjekter fordeles over årene iht. forventet fremdriftsplan for prosjektet. Finansiering for prosjekter som strekker seg over mer enn ett budsjettår vil således vedtas årlig. Rutinen for budsjettering av investeringer innebærer følgende: Kostnadsramme for prosjektet er et separat årsuavhengig vedtak som setter den økonomiske rammen for prosjektet og gir grunnlag for økonomiplanlegging Økonomiplan investering er et separat planvedtak og har som formål å planlegge kommunens fremtidige virksomhet Årsbudsjett investering er et separat bevilgningsvedtak med finansiering for budsjettåret Finansiering skjer for investeringsbudsjettet som helhet. Dette med grunnlag i at alle midler er frie og anses som felles finansiering av investeringsporteføljen, unntatt øremerket finansiering fra andre Begrepet udekket/udisponert gjelder samlet for investeringsbudsjettet (og ikke for enkeltprosjekter) Gjenværende andel av utgiftsrammen på prosjekter som var påbegynt før ble i opprinnelig budsjett inkludert med et estimat på gjenstående arbeider i budsjettåret og evt. økonomiplanperioden. Det foreslås nå budsjettjustering med foreløpige tall før revisjon av regnskapet for 2014 iht. tabell 1. Vi gjør oppmerksom på at det i forbindelse med revisjon av regnskapet i 2014 kan komme føringer som endrer noe i investeringsregnskapet. Vi vil i tilfelle melde opp en ny rebudsjetteringssak i forbindelse med regnskapssaken i mai/juni. Side 5 av 37

6 P Tiltak Samlet vedt bud alle år tom 2014 Brukt tidligere år Brukt i 2014 Rest til disp Overført i bud 2015 Til overføring 006 Lunner Barneskole oppgradering av hovedhus Nøkkelsystem LOS Trådløst nettverk LOS Frøystad, Tiltak utbedring/etterbruk Klemmabyggeriet Grindvoll renseanlegg, rehb/oppgradering Omsorgs- og barneboliger, Skolevegen Harestua Frøystadtunet Helse og omsorgssenter samt omsorgsboliger Dagsenter Lunner - Psykiatri Ringesystem ved LOS Trafikksikkerhetstiltak Brannbil, Lunner kommunes andel Omlegging Elvefaret (Tidligere pro 322) IKT - årlige investeringer Trafikksikkerhetstiltak Klimavennlige biler til tjenestekjøring Utarbeide saneringsplan VA Ny bil tilrettelagte tjenester Skifte av armaturer i gatelys EPC prosjekt' Sum Tabell 1 P Finansiering Bruk av lån Merverdiavgifts- kompensasjon Bruk av fond Overføring fra drift Tilskudd Sum finansiering 307 Dagsenter Lunner - Psykiatri, tilskudd Husbanken EPC prosjekt Ny bil tilrettelagte tjenester Felles finansiering Sum Tabell 2 VURDERING/DRØFTING: Foreslått overføring av investeringsmidler til 2015 er innenfor rammen av tidligere vedtatt budsjett. KONKLUSJON: 1. Det overføres budsjettmidler fra 2014 til 2015 på de prosjekt og med de beløp som fremkommer av tabell 1, samlet kr Samlet finansieres prosjektene som det fremkommer av tabell 2, totalt kr Budsjettet justeres iht. tabell 3. Side 6 av 37

7 Utgift Inntekt Kontoart Ansvar Tjeneste Prosjekt Tekst Økning Reduksjon Reduksjon Økning Lunner Barneskole oppgradering av hovedhus , Nøkkelsystem LOS , Trådløst nettverk LOS 6 009, Frøystad, Tiltak utbedring/etterbruk , Klemmabyggeriet , Klemmabyggeriet , Grindvoll renseanlegg, rehb/oppgradering , Omsorgs- og barneboliger, Skolevegen Harestua , Frøystadtunet , Helse og omsorgssenter samt omsorgsboliger , Dagsenter Lunner - Psykiatri , Ringesystem ved LOS , Trafikksikkerhetstiltak , Brannbil, Lunner kommunes andel , Omlegging Elvefaret (Tidligere pro 322) , IKT - årlige investeringer , Trafikksikkerhetstiltak , Klimavennlige biler til tjenestekjøring , Utarbeide saneringsplan VA , Ny bil tilrettelagte tjenester , Skifte av armaturer i gatelys , EPC prosjekt' , EPC prosjekt' , EPC prosjekt' , EPC prosjekt' , EPC prosjekt' , EPC prosjekt' , Dagsenter Lunner - Psykiatri, tilskudd Husbanken , EPC prosjekt, tilskudd , EPC prosjekt, tilskudd , EPC prosjekt, tilskudd , EPC prosjekt, tilskudd 4 156, EPC prosjekt, tilskudd 6 556, EPC prosjekt, tilskudd 2 150, Ny bil tilrettelagte tjenester, overføring fra drift , Felles finansiering, bruk av lån , Felles finansiering, momskomp , Felles finansiering, bruk av fond , Overføring fra drift bil TT , Overføring fra drift bil TT ,0 Tabell 3 DELEGASJONSVEDTAK OM BUDSJETTKORRIGERING 2015 Sum , ,0 0, ,0 Netto 0,0 Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Innlandet Revisjon IKS, ved Ingebjørg Dybdahl Maria Rosenberg, controller Rett utskrift av møtebok. Roa, Side 7 av 37

8 Utvalgssekretær Side 8 av 37

9 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 15/537-1 Ark.: 033 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 4/15 Testutvalg Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder TESTESAK 2 Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: 1. Lunner helse og omsorgssenter med tilhørende omsorgsboliger og baser for hjemmetjenester deles heretter opp i 2 separate prosjekter. a. Prosjekt 575 Roa omsorgsboliger planlegges for 20 heldøgns plasser (bemannede omsorgsboliger), base for hjemmetjenesten og aktivitetssenter. b. Prosjekt 306 Lunner helse og omsorgssenter planlegges for inntil 90 heldøgns plasser (institusjonsplasser/bemannede omsorgsboliger), hovedbase for hjemmetjenesten og aktivitetssenter. 2. Det bevilges kr til gjennomføring av neste fase av prosjektet som legges fram som et P3 vedtak for begge prosjekter i oktober/november Kr finansieres med merverdiavgiftskompensasjon, og kr finansieres med bruk av lån. 3. Prosjekt a) 575 Roa omsorgsboliger beregnes byggestart i 2016, mens prosjekt b) 306 Lunner helse- og omsorgssenter beregnes byggestart i Låneopptak for Lunner kommune for 2015 økes med kr til totalt kr ,-. 5. Investeringsbudsjettet justeres i henhold til følgende tabell: Side 9 av 37

10 DELEGASJONSVEDTAK OM BUDSJETTKORRIGERING 2015 Utgift Inntekt Kontoart Ansvar Tjeneste Prosjekt Tekst Økning ReduksjonReduksjon Økning Økt bevilgning til gjennomføring til P3 vedtak Finansiere med momskomp Finansiere med bruk av lån Splitte prosjekt 306. Overf.til Roa omsorgsboliger Splitte prosjekt 306. Overf.til Roa omsorgsboliger Sum Netto 0 Side 10 av 37

11 Sammendrag: Kommunestyret vedtok at det skal bygges nytt sykehjem med tilhørende omsorgsboliger og hovedbase for hjemmetjenesten på Harestua. Omsorgsboliger med base for hjemmetjenesten og dagaktivitetssenter plasseres på Roa. Prosjektet skal gjennomføres trinnvis ved at en først starter bygging av omsorgsboliger mens byggestart for sykehjem først kommer i Vedtaket angir også at komplett P2 vedtak fremmes med forslag til dimensjonering, innhold og økonomiske rammer i februar. Det blir i denne fasen av prosjektet foreslått å dele prosjektet på 2 separate prosjekter: 1. Omsorgsboliger med base for hjemmetjenesten på Roa heretter kalt «Roa Omsorgsboliger» 2. Lunner helse- og omsorgssenter med tilhørende omsorgsboliger på Harestua heretter kalt «Lunner helse- og omsorgssenter». Interessentanalysen er i denne fasen av prosjektet helt overordnet, og vil i det videre arbeidet bli utfylt i mye større grad. Prosjektorganisasjonen vil være likt oppbygget i begge prosjekter, men fremdriftsplanene og byggestart vil variere. Det er derimot lagt opp til at begge prosjekter legges fram samtidig for et P3 vedtak, slik at en har mulighet for helhetlig vurdering i denne delen av planleggingsfasen. Kostnadene i neste fase av prosjektet er beregnet til 4,5 MNOK. Pr januar står det igjen 3,2 MNOK i prosjektet. Det vil si at det er behov for å bevilge 1,3 MNOK for gjennomføring frem til et P3 vedtak. Usikkerhetene i prosjektet er presentert med både muligheter og trusler i en matrise. Det vil i utgangspunktet være tilsvarende for begge prosjekter, men for Roa sin del vil også lokalisering av prosjektet påvirke usikkerhetsbilde. Prosjektmandatet følger som vedlegg til saken. Det anbefales en dimensjonering på om lag plasser totalt, hvorav inntil 90 heldøgns plasser (institusjonsplasser/bemannede omsorgsboliger) på helse- og omsorgssenteret og 20 bemannende omsorgsboliger på Roa. Som grunnlag for dimensjonering er det benyttet tall fra kommunedata og befolknings framskrivninger som grunnlag for anbefalingen. Gjennom drøftinger med ulike fagmiljøer er det fremdeles usikkerhet knyttet til om dette er tilstrekkelig kapasitet. Gitt den kunnskapen prosjektet sitter med i dag vurderes denne kapasiteten som forsvarlig i et første byggetrinn. Fremtidig løsning og kapasitet knyttet til pleie- og omsorgstilbudet må planlegges og utredes videre i neste fase. Det er av den grunn også ønskelig med politisk engasjement gjennom ulike befaringer for å se andre kommuners løsninger i denne perioden. Side 11 av 37

12 Saksutredning: Nedenfor følger vurderinger og anbefalinger som oppfyller kravene til utredninger for fase 1 Ide- og mandat i Lunner kommunes milepælsplan for investeringer. Prosjektbeskrivelse Kommunestyret vedtok at det skal bygges nytt sykehjem med tilhørende omsorgsboliger og hovedbase for hjemmetjenesten på Harestua. Omsorgsboliger med base for hjemmetjenesten og dagaktivitetssenter plasseres på Roa. Prosjektet skal gjennomføres trinnvis ved at en først starter bygging av omsorgsboliger mens byggestart for sykehjem først kommer i Det anbefales en dimensjonering på om lag plasser totalt, hvorav ca heldøgns plasser (institusjonsplasser/bemannede omsorgsboliger) på helse- og omsorgssenteret og ca. 20 bemannende omsorgsboliger på Roa. Endelig fordeling er ikke ferdig utredet i denne fasen. Foreløpig estimat til fordeling er 30 institusjonsplasser og 50 omsorgsplasser. Dimensjonering For å utrede og anbefale etablering av fremtidens kapasitet for heldøgns plasser i kommunen, med heldøgns plasser menes både institusjonsplasser og bemannede omsorgsboliger, er det tatt utgangspunkt i nøkkeltall fra Kommunedata og tilhørende produksjonsindeks. Se Kommunedata Det er naturlig nok knyttet en rekke forutsetninger og usikkerheter til disse tallene. Likevel er det dette datagrunnlaget som legges til grunn for planlegging av kommunenes rammevilkår. Prosjektet mener derfor at dette er det beste grunnlaget som foreligger i forbindelse med planleggingen for dimensjonering, i tillegg til den kunnskap vi har lokalt knyttet til forventet utvikling fremover. Befolkningsframskrivning for Lunner kommune i basert på middels nasjonal vekst År 2015 ÅR 2020 ÅR 2025 ÅR 2030 ÅR 2035 ÅR år år år år år år og eldre Sum Figur 1 Befolkningsframskrivning for Lunner kommune i basert på middels nasjonal vekst Side 12 av 37

13 Produksjonsindeksen som er en del av Kommunedata beskriver et forventet tjenestebehov i perioden frem til For Lunner kommune sin del illustreres den slik: Som det følger av produksjonsindeksen vil kommunen ha en vesentlig økning i tjenestebehovet innenfor institusjon- og hjemmetjenester i perioden Prosjektet mener etablering av kapasitet som støttes av nøkkeltall for 2030 er et godt utgangspunkt for første byggetrinn. Deretter vil det være nødvendig med en vurdering av behovet for byggetrinn 2 i forhold til økningen inn mot 2040 på et senere tidspunkt. Det anbefales fra sentrale myndigheter en planleggingsfaktor for dimensjonering av sykehjem/omsorgsboliger (heldøgns plasser) med 20 % av antall innbyggere over 80 år. I Lunner kommune er tilsvarer tall 17% av de over 80 år pr. januar I tabellen under har vi beregnet kapasitetsbehovet basert på henholdsvis 17% og 20%. Alder/plasser/år år år og eldre Sum over 80 år Heldøgns plasser Side 13 av 37

14 17% Heldøgns plasser 20% Figur 2 Fremskrevet behov for antall heldøgnsplasser Med anbefaling på totalt heldøgnsplasser, henholdsvis ca 90 plasser (institusjonsplasser/bemannede omsorgsboliger) på Harestua og ca 20 på Roa, mener vi å kunne dekke Lunner kommunes behov for heldøgnsomsorg i et første byggetrinn fram mot Det anbefales at Lunner helse- og omsorgssenter legger til rette for et eventuelt byggetrinn 2 frem mot A1 Prosjektorganisasjon Organiseringen vil være likt oppbygd for begge prosjekter. A2 Interessentanalyse Side 14 av 37

15 En interessent er en person eller organisasjon som er aktivt involvert i prosjektet eller som har interesser som blir berørt av prosjektets gjennomføring eller sluttresultat. Interessenter kan kategoriseres i henhold til grad av interesse og makt/ innflytelse. Overordnet blir interessenter ofte brutt ned til kategoriene primærinteressenter og sekundærinteressenter. For fase 1 (F1) er det naturlig kun å gjennomføre en grov overordnet interessentanalyse. Analysen kan i korte trekke forklares som en oversikt over alle prosjektets antatte interessenter på nåværende tidspunkt. Interesseanalysen følges opp og detaljeres vesentlig mer gjennom prosjektets faser og tidsforløp. Dette for å spore nye interessenter, endringer av interessenter eller endringer i interessenters holdninger. Innflytelse Stor Liten Ukjent A Følges opp tett D Holdes informert G Må avklares Høy Politikere Prosjekteier Offentlige etater Makt Prosjekorganisasjon Side 15 av 37

16 B E H Lav Vedlikeholdes Brukere DV personell Prioriteres lavt Lag og foreninger Servicefunksjoner Holdes under oppsikt Tillitsvalgte Naboer C F I Ukjent Undersøkes nærmere Holdes under oppsikt Blindsone Media Interesseorganisasjoner A3 Fremdriftsplan Fremdrift er her gjengitt med en meget enkel milepælsplan. I neste fase vil denne bli utvidet iht. en prosjektnedbrytningsstruktur som angir alle fasens aktiviteter på et detaljert nivå. Lunner helse- og omsorgssenter P2 vedtak F2 Skisseprosjekt P3 vedtak Byggestart er vedtatt i 2017 Ferdigstilling Roa omsorgsboliger P2 vedtak F2 Skisseprosjekt P3 vedtak Realistisk byggestart er tidligst primo juni 2016 Ferdigstilling Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 X X X X X X X X X X Påpeker her at skisseprosjekt for Roa omsorgsboliger trolig kan gjennomføres raskere, men er bevisst planlagt ferdigstilt samtidig som skisseprosjekt for Lunner helse- og omsorgssenter. Dette for å kunne ivareta et helhetlig P3 vedtak for begge prosjektene samlet. Side 16 av 37

17 A4 Forslag til organisering/ ansvar Punkt A1 angir organisering i F2 fasen. Overordnet ansvar for alle oppgaver i F2-fasen ligger hos PL (prosjektleder). PL rapporterer til PE (prosjekteier) i form av regelmessige statusrapporter. Organiseringen vil gjelde frem til F4-fasen hvor organiseringen vil bli utvidet med byggeledelse, SHA (ivaretakelse av byggherreforskriften), uavhengig kontroll og entreprenørorganisasjon(er). Prosjektorganisasjonen og brukerorganisasjonen må etableres. PL er ansvarlig for etablering av prosjekteringsorganisasjonen og PA (gjennom brukerkoordinator) er ansvarlig for etablering av brukerorganisasjonen. Lunner Helse og Omsorgssenter - Budsjett F2 Alle tall er eks. mva. Funksjon Antatt kostnad Lunner helse og omsorgssenter PL Internkostnad kommunen Arkitekt, rådgivende ingeniører (Ribr, Rib, Riv, Rie) Regulering Flomutredninger Geotekniske undersøkelser Sum Roa omsorgsboliger PL Internkostnad kommunen Arkitekt Rådgivende ingeniører (Ribr, Rib, Riv, Rie) Side 17 av 37

18 Regulering Flomutredninger (avhenger av lokalisering) Geotekniske undersøkelser (avhenger av lokalisering) Sum Total kostnad Tabell 1 Budsjett for neste fase utarbeidet av Norconsult A7 Usikkerhetsvurderinger I alle prosjekter finnes det usikkerheter, og usikkerheten i prosjektet er som regel størst i den tidligste fasen. Så vil usikkerheten avta gjennom planlegging, utredning og beslutninger. Påvirkningsmuligheten i et prosjekt er i likhet med usikkerheten størst i den tidligste fasen og avtar etter som beslutninger fattes gjennom prosessens faser. Usikkerhetsbildet er her presentert i form av de mest kritiske usikkerhets-faktorene (både muligheter og trusler) i forhold til realisering av prosjektets hensikt, mål og kritiske suksessfaktorer. I den videre prosessen vil det bli utarbeidet en strategi for hvordan prosjektet planlegger kontinuerlig å styre usikkerhet gjennom hele prosjektets levetid. Dette i form av identifikasjon/ analyse av nye risikofaktorer og iverksetting/oppfølgning av tiltak. Usikkerhetsanalyse for omsorgsboliger på Roa vil i prinsipp være tilsvarende som for Lunner Helse og omsorgssenter. Imidlertid er ikke lokalisering på Roa besluttet. Dette vil i seg selv være en usikkerhet i prosjektet. Truslene i punkt 1,2 og 3 vil avhenge av lokalisering og kan helt eller delvis falle bort eller være reelle. Usikkerhetsanalyse Lunner helse og omsorgssenter/omsorgsboliger Roa Side 18 av 37

19 TRUSLER SANNSYNLIGHET Svært sannsynlig Svært liten KONSEKVENS Liten Middels Stor Svært stor Meget sannsynlig 4 Sannsynlig 8 1,2,3,7 Moderat sannsynlig 5,6 Lite sannsynlig 1. Forurensing i grunn Det er usikkerhet forbundet med forurensing i grunnen da dette er et gammelt industriområde/ sagbrukstomt. Dette kan ha stor konsekvens både for tid og kostnad. 2. Grunnforhold Det er usikkerhet rundt grunnforhold. Geotekniske undersøkelser er nødvendig. Dette kan ha stor konsekvens både for tid og kostnad års flom Det er usikkerhet rundt høydeplassering i forhold til 1000 års flomnivå. Flomutredninger er nødvendig Dette kan ha stor konsekvens både for tid og kostnad. 4. Endringer (endringer iht. skisseprosjekt gjennom for eksempel brukermedvirkning) Det er naturlig at skisseprosjektet involverer brukere og andre interessenter Dette vil med stor sannsynlighet påvirke løsninger. Dette vil videre kunne påvirke arbeidsomfang og kostnader. 5. Reguleringsforhold Tiltaket krever en regulering. Dette kan være en tidkrevende prosess og kan medføre begrensninger i det det tenkte tiltaket eller at dette ikke lar seg gjennomføre til det fulle. 6. Stort press i entreprenørmarkedet Med bakgrunn i stort press i entreprenørmarkedet foregående år samt fremtidige prognoser er det stor grunn til å tro at dette presset også vil vedvare i tiden fremover. Dette vil ha direkte konsekvens for priskonkurransen og kan også medføre få tilbydere. Dette vil hovedsakelig kun ha prismessig konsekvens men vil også kunne medføre konsekvens for tidsperspektiv hvis for eksempel anbudskonkurransen må avlyses og lyses ut på nytt. Er derfor plassert som sannsynlig og med stor konsekvens. 7. Kostnadsoverskridelser Alle ovenstående punkter vil i mer eller mindre grad påvirke kostnadsbildet. Dersom flere av risikoene inntreffer på ugunstig vis vil dette ha svært stor konsekvens for totale kostnader. Side 19 av 37

20 8. Tid Alle ovenstående punkter vil i mer eller mindre grad påvirke tidsbildet. Dersom flere av risikoene inntreffer på ugunstig vis vil dette også ha konsekvens for tiden. Mulighetsanalyse Lunner helse og omsorgssenter/omsorgsboliger Roa MULIGHETER SANNSYNLIGHET Svært sannsynlig Svært liten KONSEKVENS Liten Middels Stor Svært stor Meget sannsynlig 1 Sannsynlig Moderat sannsynlig 3 Lite sannsynlig 2 1. Bedre løsninger Medvirkning fra brukere og andre interessenter kan medføre bedre løsninger enn opprinnelig tenkt. Dette vil ha positiv virkning for effektmålene men kan også medføre økt eller endret behov og økte kostnader. 2. Raskere avklaringer Reguleringsprosess kan gå mer smidig enn forventet. Dette vil ha middels konsekvens for tidsperspektivet da man i utgangspunkter estimerer normert saksbehandlingstid i den opprinnelige tidsplanen. 3. Lavere kostnader Her kan mange forhold inntreffe: -Kostnadsestimat kan ha vært for høyt -Entreprenørmarkedet kan være mer gunstig enn antatt -Behovet kan være annerledes, noe som kan medføre behov for mindre areal Side 20 av 37

21 -Uproblematiske grunnforhold A8 Prosjektmandat Prosjektmandat utarbeides av prosjekteier. Mandatet gir prosjektleder fullmakt til å benytte resurser for gjennomføring av planleggingen av prosjektet (fase F2 skisseprosjekt). Se vedlegg Drøfting og konklusjon Lunner kommunes satsning på fremtidig løsning av pleie og omsorgsoppgavene er fornuftig og riktig. Som en ser ut fra framskrivninger vil «eldrebølgen» treffe Lunner kommune fra 2020 og øke mot Deretter får vi en sterk vekst mot 2030 og videre mot Samhandlingsreformen innebærer at presset på heldøgns omsorgsplasser vil fortsette å øke, spesielt når det gjelder korttidsplasser for avlastning, rehabilitering, opptrening og øyeblikkelig hjelp. Demensplan 2015 slår fast at sykehjem med store avdelinger og lange korridorer ikke fungerer for mennesker med demens og annen kognitiv svikt. Ettersom 80 prosent av dagens sykehjemspasienter har en demenslidelse, er det derfor satt som krav i Husbankens tilskuddsordning at alle sykehjem og omsorgsboliger skal bygges som små tilrettelagte enheter (Stortingsmelding 29). Mange forhold vil påvirke utviklingen av pleie- og omsorgstjenesten i fremtiden, som velferdsteknologi, innovasjon i tjenesteytingen og andre strukturelle endringer. Dette må prosjektet også sørge for blir ivaretatt, slik at det etableres løsninger for fremtiden både på sykehjem og i omsorgsboliger. I fremtiden vil det også være flere eldre med innvandrerbakgrunn i tjenesten vår. Det vil kreve tilrettelegging på en måte som sikrer disse brukene gode og tilstrekkelige tjenester. Den endrede sammensetningen av brukeres kulturelle og religiøse bakgrunn vil få en betydning for utforming av tjenestene, og stille større krav til individuell tilrettelegging. For å komme fram til gode løsninger må vi legge opp til gode brukerprosesser på flere nivåer fremover mot P3 vedtak. Det er mange krevende hensyn å ta, som blir viktige for utformingen av tjenesten og bygningsmassen. Det er slått fast at vi vil få mangel på personell som vil jobbe i pleie og omsorgstjenesten i fremtiden. Vi må derfor legge til rette for at vi kan håndtere flere pasienter innenfor de samme rammene. Det må planlegges for gode samspill og tas hensyn til mange avhengigheter. Side 21 av 37

22 Prosjektets ambisjon er å planlegge for fremtiden, slik at vi kan fortsette å gi gode tjenester til innbyggerne i Lunner. Det er vesentlig at vi bruker tid med alle interessenter for å etablere felles målbilde i forhold til fremtidens omsorgstjenester i Lunner kommune. Fra departementets siden anbefaler myndighetene å bygge morgendagens omsorg på noen grunnleggende prinsipper (Stortingsmelding 29): - Smått er godt- små bofellesskap og avdelinger i stedet for tradisjonelle institusjonsløsninger. - Et tydelig skille mellom boform og tjenestetilbud, der tjenestetilbud og ressursinnsats knyttes til den enkeltes behov. - Et tydelig skille mellom privat areal, felles areal, offentlig areal og tjenesteareal i alle bygg med helse og omsorgs formål. - Boligløsninger som er tilrettelagt for bruk av ny velferdsteknologi og har alle nødvendige bofunksjoner (bad, toalett, kjøkkenkrok, soverom og oppholdsrom) innenfor privatarealet tilrettelagt for både beboer og pårørende. - En omsorgstjeneste med boformer og lokaler som er en integrert del av nærmiljøet i tettsteder og bydeler, der de offentlige arealene deles med den øvrige befolkning. På denne måten kan vi få sykehjem i egen bolig og egen bolig i sykehjemmet. Det er stor variasjon i hva slags boformer kommunene i Norge benytter til mennesker med behov for heldøgns tjenestetilbud. De fire nordligste fylkene har høyest samlet heldøgns dekningsgrad (heldøgns omsorgsplasser i prosent av eldre 80 år og over), men mens Finnmark har høy sykehjems dekning, har Nord-Trøndelag høy dekning av heldøgns plasser i omsorgsboliger. I Østfold, Buskerud og Telemark er også omsorgsboligandelen høy, mens sykehjemsandelen er høyest i Oslo og Sør-Trøndelag, som foreløpig har svært få omsorgsboliger. Dekningsgraden for hele landet er 28% heldøgns omsorgsplasser av befolkningen 80 år og over, hvorav 18,5% av plassene er i sykehjem. Side 22 av 37

23 Tabell 2 Antall plasser i institusjon og heldøgns bemannet bolig 2011 i prosent av innbyggere 80 år og over (Kilde: statistisk sentralbyrå 2012) Pr i dag er det lite forskning på nye måter og drifte pleie og omsorgstjenesten på, slik at vi vurderer behov for mer erfaringsinnhenting fra kommuner som har vært gjennom både bygging og drift på nye måter. Det trengs derfor tiden i neste fase også til å lande diskusjonene på hvilke valg vi bør ta i Lunner når det gjelder organisering, bruk av teknologi og tjenesteinnovasjon. Vi kan ved dette veiskille velge å planlegge for veksten som vi ser vi vil ha i På grunn av skissert usikkerhet velger vi å legge til grunn en moderat vekst, og bygger kapasitet tilsvarende det behovet som kommer i en 10 års periode fra bygget er planlagt ferdig. Det er mange ulike tilnærminger til dimensjonering. Ved å benytte ulike framskrivninger kan prosjektet allerede nå beskrive fremtidens behov. Prosjektet ser at involvering av ulike brukergrupper og arbeid med å organisere tjenesten (tjenesteinnovasjon) er viktig for full måloppnåelse for prosjektet. Bruk av velferdsteknologi som et supplement til tjenesten vil også være viktig i prosjektet videre. Vesentlige spørsmål er blant annet om demensomsorgen skal være i helsehuset eller om det er bedre å planlegge for noe kapasitet i egnede bygg utenfor helsehuset, er et av de områdene vi må utrede nærmere. Det må vektlegges å bygges funksjonelle og fleksible bygg som kan tilpasses behovet kommunen har til enhver tid. Det anbefales en dimensjonering på om lag plasser totalt, hvorav heldøgns plasser på helse- og omsorgssenteret og 20 bemannende omsorgsboliger på Roa. Endelig fordeling av kapasitet med fordeling mellom sykehjemsplasser og omsorgsboliger vil komme i P3 vedtaket. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Side 23 av 37

24 Øvrige dokument: 15/486 Oppdragsbekreftelse. Avsender:Fredrik Bärnholdt 14/20509 Bestilling av beregning av Avsender:Hjellnes Consult AS flomvannsbergninger for Harestuvannet. Side 24 av 37

25 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 15/538-1 Ark.: 033 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 5/15 Testutvalg Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder TESTESAK 3 Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: Lunner kommune opprettholder kommunestyrets vedtak om avslag på søknad om dispensasjon for garasjestørrelse, saksnummer PS 135/14, med bakgrunn i at klagen ikke inneholder nye momenter som ikke var kjent på vedtakstidspunktet. Saken oversendes Fylkesmannen i Oppland til sluttbehandling jf. Plan- og bygningslovens 1-9. Side 25 av 37

26 Sammendrag: Lunner kommune har mottatt klage på vedtak om å avslå bygging av garasje med størrelse over 70m 2 bebygd areal. Klagen inneholder ikke nye opplysninger som ikke var kjent på vedtakstidspunktet og avslaget foreslås opprettholdt. Saksutredning: 1. FAKTABESKRIVELSE 1.1 Bakgrunn Lunner kommune mottok klage på formannskapets vedtak i sak PS 110/14, avslag på søknad om dispensasjon for garasjestørrelse. Saken ble også behandlet og avslått i kommunestyrets sak PS 135/14. Pila på kartet til høyre viser aktuell byggetomts plassering, gnr 109 / bnr 112, i Lunner kommune. Pila på kartet under viser garasjetilbyggets plassering på innsendt situasjonskart. Side 26 av 37

27 Side 27 av 37

28 Tilbygget/endringen vil gi garasjen følgende utvendige mål: 10.30m x 7,40m = 76 m 2. Dvs. 6 m 2 mer enn tillatt. Det er i kommunestyresak PS 135/14 gitt dispensasjon for takets møneretning. Side 28 av 37

29 Side 29 av 37

30 1.2 Sakshistorikk Dokumenter i saken: Lunner kommune mottar søknad om tillatelse til tilbygg til garasje Lunner kommune sender foreløpig svar om at søknaden er avhengig av dispensasjon, og at det da ikke gjelder tidsfrister for saksbehandling Lunner kommune sender etterspørring etter tilleggsdokumentasjon: Tegningene viser ikke klart hva som ønskes bygd. Det trengs erklæring fra nabo for at kommunen skal kunne gi tillatelse til bygging nær nabogrensa. Garasjen blir større enn det som tillates på eiendommen, så det bes om endring eller søknad om dispensasjon. Det påpekes at maksimal mønehøyde er for høy, dersom garasjen ikke legges inn i terrenget. Det påpekes at planbestemmelsene krever at møneretning skal følge lengderetningen på bygget Lunner kommune mottar nytt situasjonskart som viser byggets plassering og størrelse, nye fasadetegninger, som viser at det ikke er behov for søknad om dispensasjon for mønehøyde, og søknad om dispensasjon for garasjestørrelse og for takvinkel på garasje (egentlig møneretning) Lunner kommune mottar naboerklæringer som tillater plassering av bygget 2m fra nabogrense. Tiltakshaver har etter dette på telefon sagt at han på møte med Lunner kommune hadde forstått det slik at dette ville være en grei sak, og at han derfor allerede har støpt fundamenter for garasjeutvidelsen. Han ser det som meget vanskelig å skulle rette på fundamentene, for å lage garasjen mindre. Videre dokumenter i saken: Formannskapet avslår søknad om dispensasjon for garasjestørrelse, men innvilger søknad om dispensasjon for møneretning Kommunestyret avslår søknad om dispensasjon for garasjestørrelse, men innvilger søknad om dispensasjon for møneretning. Særutskrift (saksframlegg med vedtak) sendes tiltakshaver på e-post Lunner kommune minner om vedtaket, og sier at dersom det ikke innkommer nye tegninger, vil saken avsluttes i løpet av 6 måneder. (Etter dette brevet, tar tiltakshaver kontakt med saksbehandler. Det kommer fram at de ikke har registrert vedtaket før de mottok brevet datert ) Lunner kommune mottar klage på vedtaket om avslag på søknad om dispensasjon for garasjestørrelse. Side 30 av 37

31 1.3 Planstatus i området og rettslig grunnlag Eiendommen gnr 109 / bnr 112 ligger i uregulert område, og er i kommuneplanens arealdel avsatt som eksisterende boligområde: Planbestemmelsenes satte på søknadstidspunktet en begrensning på garasjestørrelser på 50 m 2. Tillatt garasjestørrelse er i ettertid økt til 70 m 2 av kommunestyret ( ). Omsøkt garasjetilbygg gjør at garasjen vil bli 76 m 2. Det framgår av plan- og bygningsloven 11-6 at kommuneplanens arealdel fastsetter framtidig arealbruk for området og er ved kommunestyrets vedtak bindende for nye tiltak eller utvidelser av eksisterende tiltak som nevnt i lovens 1-6. Kommunen kan i følge plan- og bygningslovens 19-2 gi dispensasjon fra arealplaner. 1.4 Mulighet for dispensasjon etter plan- og bygningsloven 19 Etter plan- og bygningsloven 19-1 krever dispensasjon grunngitt søknad. Før vedtak treffes, skal naboer varsles dersom det ikke er åpenbart at søknaden ikke berører naboers interesser. Regionale og statlige myndigheter hvis saksområde blir direkte berørt, skal få mulighet til å uttale seg før det gis dispensasjoner fra planer, plankrav og forbudet i Planog bygningslovens 1-8. Etter plan- og bygningslovens 19-2 kan kommunen gi varig eller midlertidig dispensasjon fra bestemmelser fastsatt i eller i medhold av Plan- og bygningsloven. Det kan settes vilkår for dispensasjonen. Side 31 av 37

32 Dispensasjon kan ikke gis dersom hensynet bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse, blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering. Det kan ikke gis dispensasjon fra saksbehandlingsregler. Ved dispensasjon fra loven og forskrifter til loven skal det legges særlig vekt på dispensasjonens konsekvenser for helse, miljø, sikkerhet og tilgjengelighet. Ved vurderingen av om det skal gis dispensasjon fra planer skal statlige og regionale rammer og mål tillegges særlig vekt. Kommunen bør heller ikke dispensere fra planer, lovens bestemmelser om planer og forbudet i 1-8 når en direkte berørt statlig eller regional myndighet har uttalt seg negativt til dispensasjonssøknaden. Etter plan- og bygningslovens 19-3 kan midlertidig dispensasjon gis tidsbestemt eller for ubestemt tid. Ved dispensasjonstidens utløp eller ved pålegg må søkeren uten utgift for kommunen fjerne eller endre det utførte, eller opphøre med midlertidig tillatt bruk, eller oppfylle det krav det er gitt utsettelse med, og hvis det kreves, gjenopprette den tidligere tilstand. Dispensasjonen kan gjøres betinget av erklæring der også eier eller feste for sin del aksepterer disse forpliktelser. Erklæringen kan kreves tinglyst. Den er bindende for panthavere og andre rettighetshavere i eiendommen uten hensyn til når retten er stiftet og uten hensyn til om erklæringen er tinglyst. Etter plan- og bygningslovens 19-4 tilligger myndigheten til å gi dispensasjon kommunen. 2. KLAGEBEHANDLINGEN 2.1 Om grunnlaget for klage foreligger Det foreligger klage fra Kåre Skau, datert 23. januar 2015, innstemplet hos Lunner kommune Som tiltakshaver er Kåre Skau part i saken etter forvaltningslovens kap VI. Vedtaket om avslag på dispensasjonssøknaden, med orientering av klagefrist, ble sendt på e-post Klagefristen på 3 uker, fra utsendt elektronisk post, er overskredet. Kåre Skau sier imidlertid i sin klage at internettforbindelsen i deres område er svært ustabilt og dårlig, og at de derfor ikke har registrert oversendelsen. De ble først klar over avslaget gjennom brev de mottok fra Lunner kommune 8. januar. Lunner kommune vurderer at det kan ha vært slik at den elektoniske postgangen har vært ustabil og at Skau ikke har oppdaget avslagsvedtaket før de fikk dette på papir. Side 32 av 37

33 Klagen er mottatt innen 3 uker etter at vedtaket ble mottatt på papir. Klagen anses å være innkommet i rett tid i forhold til klagefristen. 2.2 Innholdet i klagen Kåre Skau innleder med å si at de på grunn av dårlig nettforbindelse ikke hadde sett avslagsvedtaket før de fikk vite om dette i kommunens brev 8. januar. Klagen begrunnes som følger: Om behovet for stor garasje. Garasjen skal nyttes til å oppbevare mer enn biler. I tilleggs til plass til stor traktor, skal den også være plass til båndsag, gjerdesag og verktøy og utstyr til maling og reparasjon av møbler. I dag har de ikke plass til alt dette utstyret, som nå er lagret bort, delvis hos andre. Det pekes på at det er viktig for Kåre Skaus kone å få dette utstyret installert. Hun er uføretrygdet, og holder seg i aktivitet med maling og reparasjon av møbler. Å være sysselsatt med dette arbeidet har stor betydning for hennes fysiske og psykiske helse. Tidligere møter med Lunner kommune Kåre Skau sier at han etter et møte med kommunen, våren 2014, forsto det slik at garasjesøknaden ville være en kurant sak, at han kunne regne med dispensasjon. På møtet hadde de diskutert muligheten for å bygge 2 garasjer, og han mener saksbehandler sa at en garasje ville være å foretrekke og at hun ikke så noe i veien for en slik løsning. Kåre Skau sier han festet lit til dette, særlig på bakgrunn av at det er flere store garasjer i hans nærområde. Han sier garasjen på 22/74 er ca. 80 m 2 og garasjen på 109/27 er ca 90 m 2. Kåre Skau var i den tro at dette kom til å gå i orden, og støpte derfor fundamentet til garasjen. Et fundament som han påpeker er en del av et større gårdsplandekke. Han beklager nå dette, men sier har gjorde det i god tro. Vil garasjen bli stor og skjemmende Kåre Skau viser til flere vurderinger i saksframlegget til formannskap og kommunestyre som taler for at det kan gis dispensasjon: o En garasje på 76 m 2 vil oppfattes som omtrent like stor som en garasje på 70 m 2, og at hensynet bak bestemmelsen om garasjestørrelsen derfor ikke vil bli vesentlig tilsidesatt om det gis tillatelse til å bygge en garasje på 76 m 2. o Garasjen vil være plassert slik at den er lite synlig for omgivelsene. o Garasjen vil sees når man passerer avkjørslene, men vil ellers ligge så langt tilbaketrukket at den ikke vil være synlig fra samme siden av Mylla. o På sydsiden av Mylla er man i lang avstand fra bygget o Bygget ligger ganske bortgjemt og vil ikke påvirke bygningsmiljøet nevneverdig. o I seg selv vil dispensasjonen neppe kunne sies å gi ulemper for omgivelsene. Den negative siden ved å gi dispensasjoner, er at saken vil gi presedens for framtidas byggesaker. Å imøtekomme denne søknaden vil ikke skape presedens Kåre Skau kan ikke skjønne at imøtekommelse av denne søknaden vil kunne skape presedens. Han påpeker at for å kunne påberope seg presedens må en ha en identisk sak. Han mener det er usannsynlig at det på nytt skal oppstå en lik situasjon som i hans sak. Han mener følgende er spesielt for saken: Side 33 av 37

34 o Nye regler for maksimal garasjestørrelse skaper uklarheter slik at misforståelse oppstår. 2.3 Kommunens vurdering av klagen Som Kåre Skau påpeker, er det faren for uthuling av bestemmelsen om garasjestørrelse ved presedens som vil kunne brukes i mange saker, som har vært argumentasjonen for å ikke gi dispensasjon for garasjestørrelsen. Dersom Kåre Skau kan vise til at hans sak ikke er som alle andres, kan det være grunn til å vurdere på nytt om han kan få dispensasjon. Kåre Skau gir i klagen en mer omfattende beskrivelse av hvorfor det er viktig for dem å ha en stor garasje. De har et behov for plass til en aktivitet som er viktig for hans kones psykiske og fysiske helse. De har allerede skaffet seg utstyret, som de trenger plass til. Skal tiltakshavere med dårlig helse få bygge større på grunn av behov for virksomhet som er helsefremmende? Dette trenger en prinsippavklaring. Kåre Skau argumenterer med at han har tolket byggesaksbehandler slik at han ville få dispensasjon til å bygge, og med at han visste om flere større garasjer i sitt nærområde, så derfor startet han fundamentarbeidene, fundamentarbeider som er mer enn bare garasjefundament. Han kaller det en del av et gårdsplandekke. Skau har satt lecafundamenter, for garasjeutvidelsen, i bakken, støpt garasjegulvet og støpt dekke for plassering av båt mm, vest for garasjen, inntil leca-fundamentet. Leca-fundamentet er faststøpt mellom garasjegulvet ut utvendig betonggulv. De større garasjene Skau viser til, er 700 og 1400m unna hans boligeiendom, og ligger slett ikke som en naturlig del av hans naboskap. Disse ble bygd før nye bestemmelser om garasjestørrelser ble vedtatt. Det kan være at han har henvist til feil gnr/br. Naboeiendommen hans, gnr 109 / bnr 126 har en stor garasje. Denne fikk byggetillatelse i At bestemmelsen om å bare få bygge 50 m 2 var en ny bestemmelse, var ganske sikkert et tema ved Skaus første besøk hos en av byggesaksbehandlerne i Lunner kommune. Ut fra gjengivelsene av diskusjon med en byggesaksbehandler våren 2014, framgår det at de har snakket om at han vil trenge dispensasjon, at et alternativ er å bygge 2 garasjer på eiendommen, men at byggesaksbehandler mente han kunne prøve å søke dispensasjon. Byggesaksbehandlerne i Lunner kommune gir ikke muntlige byggetillatelser, men veileder så godt de kan i forhold til hva de tror er best i hver enkelt sak. Nå gikk det slik at planbestemmelsene for garasjestørrelser ble hevet fra 50m 2 til 70 m 2 den Denne økningen var til Skaus fordel. Side 34 av 37

35 Det vurderes at det ikke er uklarheter med nye planbestemmelser som gjør at Kåre Skau har påbegynt fundamenter til en garasje som er større enn han skulle. Han har ikke forstått at når man søker om tillatelse, eller dispensasjon, skal man vente til man får tillatelse før man starter. Det vil være problematisk for ivaretakelse av byggebestemmelsene om de som ikke venter på byggetillatelse før de starter arbeidene, skal få dispensasjoner de ellers ikke ville ha fått. 3. KONKLUSJON Kåre Skaus sine argumenter om at hans kone, av helsemessige årsaker, trenger plass til et verksted for møbelreparasjon, kan vurderes politisk. Det forutsettes at snekkerverkstedet ikke er å regne som en bedrift, men at arbeidet er å regne som fritidssyssel. Bruk i næringsøyemed vil ikke være i samsvar med boligformålet i kommuneplanens arealdel. Det frarådes å gi dispensasjon på grunnlag av at fundamenter allerede er støpt. 4. FORSLAG TIL VEDTAK 4.1 Klagen avvises Lunner kommune opprettholder kommunestyrets vedtak om avslag på søknad om dispensasjon for garasjestørrelse, saksnummer PS 135/14, med bakgrunn i at klagen ikke inneholder nye momenter som ikke var kjent på vedtakstidspunktet. Saken oversendes Fylkesmannen i Oppland til sluttbehandling jf. Plan- og bygningslovens Klager gis medhold I medhold av plan- og bygningslovens 19-2 innvilger Lunner kommune, for eiendommen gnr 109 / bnr 112, dispensasjon fra i bestemmelser til kommuneplanens arealdel. Dispensasjonen gis slik at det kan bygges tilbygg til garasje, slik at den blir 76 m 2. Hensynet bak bestemmelsene vurderes ikke å bli vesentlig tilsidesatt, og fordelene vurderes å være klart større enn ulempene, på følgende bakgrunn: Tiltakshaver har av helsemessige årsaker behov for stor garasje. Side 35 av 37

36 Bygget har en lite synlig beliggenhet 5. KONKLUSJON Lunner kommune opprettholder kommunestyrets vedtak om avslag på søknad om dispensasjon for garasjestørrelse, saksnummer PS 135/14, med bakgrunn i at klagen ikke inneholder nye momenter som ikke var kjent på vedtakstidspunktet. Saken oversendes Fylkesmannen i Oppland til sluttbehandling jf. Plan- og bygningslovens 1-9. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: journalpost 14/ Klage på vedtak i sak 110/14 i formannskapet. Øvrige dokument: 14/ /112 - Søknad om tillatelse til tiltak. Avsender:Kåre Skau 14/ /112 -Erklæring vedr minsteavstand til Avsender:Jarle Skau nabogrense - Garasjeutvidelse. 15/30 109/112 - Vedrørende søknad om Avsender:Kåre Skau garasjeutvidelse. 15/ /112 - Søknad om dispensasjon for Avsender:Kåre Skau garasjestørrelse - Klage på vedtak. 14/ /112 -Erklæring vedr minsteavstand til Avsender:Britt Skau nabogrense - Garasjeutvidelse. 14/ /112 - Etterspørring etter Avsender:Kåre Skau tilleggsdokumentasjon til søknad om garasjeutvidelse. 14/ /112 - Foreløpig svar på søknad om Avsender:Kåre Skau garasjeutvidelse. 14/ /112 - Etterspurt tilleggsdokumentasjon. Avsender:May Iren Skau Side 36 av 37

37 Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Kåre Skau, Myllagrenda ROA (Skal ikke sendes elektronisk) Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 37 av 37