DRAMMEN PARKERING KF MØTEINNKALLING DRAMMEN PARKERING KF. Comfort Hotel Union Brygge, Møterom The River. Møtedato: Tid: 08.

Transkript

1 MØTEINNKALLING DRAMMEN PARKERING KF Møtested: Comfort Hotel Union Brygge, Møterom The River Møtedato: Tid: Saksliste følger vedlagt. Dato: Jørn Kåre Reiersgård Styreleder

2 SAKSLISTE 17/16 GODKJENNING AV DAGSORDEN 18/16 GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE /16 ORIENTERINGSSAKER 20/16 RAPPORT 1. TERTIAL /16 FAKTURAGRUNNLAG VED DRIFTSOPPDRAG 22/16 EKSTERN GJENNOMGANG AV SØKNADSBEHANDLING OG TILDELING AV PARKERINGSKORT FOR FUNKSJONSHEMMEDE 23/16 ELBIL NOTAT 24/16 EVENTUELT

3 17/ GODKJENNING AV DAGSORDEN Dagsorden for møtet godkjennes.

4 18/ GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE Referat fra møte i styret for Drammen Parkering KF godkjennes. Saksutredning: Se vedlagte referat fra styremøte i Drammen Parkering KF

5 Sted: Drammen Parkering KF, Wergelands gate 13 Tid: Onsdag 6. april 2016 kl Styremøte nr Drammen Parkering KF Deltatt: Jørn Kåre Reiersgård (JKR) Ellen Svendsvoll (ES) Svein Holter (SH) Finn Tollefsen (FT) Tarjei Pedersen (TP) Margareth Eliseussen (ME) Forfall: Inger Mette Gustavsen (IMG) Fra administrasjonen: Daglig leder Claus Mølbach-Thellefsen (CMT)(Referent) Nr 10 Sak Godkjenning av dagsorden Det ble meldt inn en personalsak til behandling under eventuelt. Vedtak: Dagsorden for styremøte godkjennes Godkjenning av referat fra styremøte Vedtak: Referat fra styremøte for Drammen Parkering KF godkjennes. Orienteringssaker I tillegg til innmeldte saker ble det orientert om tildelingsbrevet for Vedtak: Styret tar redegjørelsene til orientering. 13 HMS/Kkvalitetsarbeid Vedtak: Styret tar redegjørelsene til orientering Eierstyring og organisering Vedtak: Styret tar redegjørelsen til etterretning og ber administrasjonen tilrettelegge for videre oppfølging av saken. Organisasjon/Kompetanse Nye forskrifter og organisering med AS vil gi merarbeid.

6 Nr Sak Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering og vil vurdere behovet for styrking av ressurser og kompetanse i forbindelse med etableringen av AS og utarbeidelse av budsjetter for Eventuelt Personalsak U.OFFL. 13 Jørn Kåre Reiersgård Svein Holter Tarjei Pedersen Ellen Svendsvoll Margareth Eliseussen Finn Tollefsen Inger Mette Gustavsen

7 19/ ORIENTERINGSSAKER Redegjørelsene tas til orientering. Saksfremstilling: Daglig leder redegjør muntlig i forhold til; - Revisjonsberetning - Forvaltningsrevisjonsrapport offentlige anskaffelser - Mediesaker - Buskerudbymidler - Parkeringsstrategi

8 20/ RAPPORT 1. TERTIAL 2016 Rapporten godkjennes og oversendes rådmannen. Saksutredning Da regnskapet stenges 10. mai vil rapporten bli delt ut i styremøtet, eller ettersendt så snart økonomitallene foreligger. Økonomisk konsekvens I lys av at det økonomiske resultatet må økonomiske tiltak vurderes løpende. Konsekvenser for kunder/brukere Ingen Informasjonstiltak Ingen Oppfølging av vedtaket Administrasjonen besørger oversendelse for videre behandling i kommunen.

9 21/ FAKTURAGRUNNLAG VED DRIFTSOPPDRAG Styret tar informasjonen til etterretning og ber administrasjonen besørge nødvendige korreksjoner av tidligere oppgjør. Saksutredning: Driftsavtaler Drammen Parkering KF har inngått med private kunder vi har driftsoppdrag for er basert på en prosentvis fordeling av salgsomsetning, mellom oppdragsgiver og Drammen Parkering KF som drifter. For to store kunder har Drammen Parkering KF i perioden januar 2013 til mars 2016 beregnet vårt honorar med grunnlag i brutto salgsomsetning, hvor også merverdiavgiften har vært inkludert i utregningsgrunnlaget. Det er en feil vi har begått. Det riktige er å beregne vår fortjeneste ut fra netto salgsomsetning, eksklusiv merverdiavgift.dette er også i samsvar med markedspraksis. Slik er det også praktisert av Drammen Parkering KF ved fakturering av de samme kunder før Grunnen til at feilen oppstod i 2013 skyldes overgang til nye rutiner og nye rapporter som legges til grunn for fakturering. Vi har sammen med den ene kunden oppdaget feilen. Kundene har hele tiden fått tilsendt et fakturagrunnlag der utregningsmetode har fremkommet tydelig. Administrasjonen mener vi må rydde opp i den overfaktureringen vi har påført kunden. Dette har også vært kommunisert og diskutert med styreleder. Det innebærer en tilbakebetaling for hele perioden på kr ,- for den ene kunden, og kr for den andre.

10 Økonomisk konsekvens En etterbetaling vil bli belastet årets budsjett og påvirke resultatet for Konsekvenser for kunder/brukere To kunder får tilbakebetalt det de har betalt for mye. Vi får rettet opp i feil og opprettholdt et godt kundeforhold. Informasjonstiltak Det redegjøres for regnskapsbelastningen i rapporteringene for Oppfølging av vedtaket Administrasjonen besørger gjennomføring av tilbakebetaling og nødvendig dokumentasjon.

11 22/ GJENNOMGANG AV SØKNADSBEHANDLING OG TILDELING AV PARKERINGSKORT FOR FUNKSJONSHEMMEDE Styret ber administrasjonen foreta en bestilling for evaluering av virksomhetens praktisering av regelverk ved søknadsbehandling og tildeling av parkeringskort for funksjonshemmede. Saksutredning: Drammen Parkering KF mottar mange negative henvendelser og mye kritikk fra søkere som ikke får innvilget sin søknad om parkeringstillatelse for forflytningshemmede. Dette leder igjen til mange spørsmål, negative medieoppslag, dårlig omdømme, og det benyttes mye ressurser på klagebehandling og saker som klages inn for kommunens klagenemd. Det er Drammen kommune, ved Drammen Parkering KF, som fatter vedtak om tildeling av parkeringstillatelse for forflytningshemmede for søkere som er bosatt i Drammen kommune. Foretaket behandler rundt 400 søknader om parkeringstillatelse årlig. Søknadene og klagene behandles etter forskrift om parkering for forflytningshemmede og forvaltningsloven. I tillegg vektlegges retningslinjer og uttalelser fra Vegdirektoratet, Samferdselsdepartementet og Sivilombudsmannen, samt forvaltningspraksis. Det er ønskelig med en ekstern gjennomgang av rutinene for saksbehandlingen av disse sakene både ved søknads og klagebehandling, både for å se på om behandlingen er i tråd med gjeldende regelverk, for å se om rutinene etterleves samt for å se på om behandlingen kan gjøres på en mer hensiktsmessig eller formålstjenlig måte.

12 Administrasjonen foreslår at forvaltningsrevisjonen, eller eksternt konsulentfirma, engasjeres for å utarbeide en rapport som tar et utgangspunkt i følgende to hovedspørsmål: 1) Behandler Drammen Parkering søknader og klage vedrørende parkeringstillatelse for forflytningshemmede i samsvar med gjeldende regelverk? 2) Etterleves rutinene og er organiseringen av behandlingen den mest hensiktsmessige? Økonomisk konsekvens Det foreslås at oppdraget gis innenfor en økonomisk ramme på kr ,- og belastes driftsbudsjettets post Annen fremmed tjeneste/konsulenter. Konsekvenser for kunder/brukere Vil kunne gi bedre avklaringer og bidra til å sikre en god saksbehandling. Informasjonstiltak Ingen. Oppfølging av vedtaket Administrasjonen besørger en bestilling fra forvaltningsrevisjonen (BKR), eventuelt konsulentselskap innenfor kommunens rammeavtaler.

13 23/ ELBIL NOTAT Dokumentet oversendes rådmannen. Saksutredning: Det er en sterk vekst i elbilsalget. Dette medfører at elbilene opptar en stadig større andel av de offentlig skiltede avgiftsplassene i Drammen, der elbiler i henhold til dagens parkeringsforskrift kan parkere uten å betale avgift. Siste års utvikling medfører at antallet elbiler nå også påvirker inntjeningsgrunnlaget til Drammen Parkering KF. Vi får også stadig flere henvendelser fra elbileiere som etterlyser kommunal tilrettelegging for lading. Den nye parkeringsforskriften som ble vedtatt i mars 2016 gir også føringer for elbilparkering og stiller krav til plasser med lademulighet, noe som innebærer at kommunen må ta noen strategiske beslutninger for elbilparkering. Drammen Parkering KF har kommet med innspill om elbilsituasjonen i Drammen tidligere, og etter styrebehandling i sak 33/13, ble et notat administrasjonen hadde utarbeidet om elbilsituasjonen og utviklingen i Drammen oversendt til rådmannen. Notatet er nå oppdatert og utvidet, og foreslås oversendt rådmannen på nytt slik at kommunens strategiske beslutningstakere innen parkeringsområdet kan benytte dette som et innspill i det arbeid som skal startes opp med en ny parkeringsstrategi for Drammen. Notat tydeliggjør flere relevante problemstillinger og synliggjør synspunktene til Drammen Parkering KF. Vedlegg: Notat Elbilparkering i Drammen.

14 Økonomisk konsekvens Elbilutviklingen må tilpasses fremtidige budsjett og eieruttak. Konsekvenser for kunder/brukere Med dagens elbil-regime reduseres tilgangen til byen for andre med parkeringsbehov. Informasjonstiltak Ingen. Oppfølging av vedtaket Drammen Parkering ønsker å bli en medspiller og bidra inn mot byplanavdelingen ved utarbeidelse av både ny elbilstrategi og ny parkeringsstrategi.

15 24/ EVENTUELT Saker under eventuelt behandles.