DRAMMEN PARKERING KF MØTEINNKALLING. DRAMMEN PARKERING KF Møtested: Drammen Parkering sine lokaler, Wergelandsgate 13 Møtedato: Tid: 14.

Transkript

1 DRAMMEN PARKERING KF MØTEINNKALLING DRAMMEN PARKERING KF Møtested: Drammen Parkering sine lokaler, Wergelandsgate 13 Møtedato: Tid: Saksliste følger vedlagt. Dato: Svein V. Thorgersen Styreleder

2 SAKSLISTE 21/11 GODKJENNING AV DAGSORDEN 22/11 GODKJENNING AV REFERATER FRA STYREMØTE /11 ORIENTERINGSSAKER 24/11 25/11 RAPPORT FOR 2. TERTIAL 2011 BUDSJETTFORSLAG /11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BKR 27/11 LØNNSREGULERING FOR DAGLIG LEDER 28/11 EVENTUELT

3 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 21/ GODKJENNING AV DAGSORDEN Forslag til vedtak: Dagsorden for møte godkjennes. Side 3 av 23

4 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 22/ GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE Forslag til vedtak: Referat fra møte i styret for Drammen Parkering KF godkjennes. Saksutredning: Se vedlagte referat fra styremøte i Drammen Parkering KF Side 4 av 23

5 Sted: First Hotel Ambassadeur, Drammen Tid: Onsdag 18. mai 2011 kl 12:15 Styremøte nr 3 Drammen Parkering KF 2011 Deltatt: Svein-V. Thorgersen (ST) Ellen Svendsvoll (ES) Tarjei Pedersen (TP) Jørn Kåre Reiersgård (JKR) Finn Tollefsen (FT) Laila Gundhus Larsen (LGL) Fraværende: Inger Mette Gustavsen (IMG) Fra administrasjonen: Daglig leder Claus Mølbach-Thellefsen (CMT) Avdelingsleder Håvard Heier (HH) - referent Nr Sak 14 Godkjenning av dagsorden Vedtak: Dagsorden for styremøte for Drammen Parkering KF godkjennes. 15 Godkjenning av referat fra styremøte Vedtak: Referat fra styremøte for Drammen Parkering KF godkjennes. 16 Orienteringssaker Daglig leder redegjorde muntlig i forhold til: Anbudsresultat - nytt parkeringssystem Revisjonsberetning 2010 Vedtak: Redegjørelsene tas til orientering tertialrapport 2011 Vedtak: Rapporten godkjennes og oversendes rådmannen. 18 Eventuelt Ingen saker. Side 5 av 23

6 Svein-V. Thorgersen Inger Mette Gustavsen Tarjei Pedersen Laila Gundhus Larsen Ellen Svendsvoll Finn Tollefsen Jørn Kåre Reiersgård Side 6 av 23

7 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 23/ ORIENTERINGSSAKER Forslag til vedtak Redegjørelsene tas til orientering. Saksutredning: Daglig leder redegjør muntlig i forhold til: Boligsoneoppstart Nybyen Nytt parkeringsfaglig system Sykefravær helseundersøkelse Personalsituasjon P-hus Strømsø Ny parkeringsforskrift Møte med kommunaldirektør for eierstyring og finans Side 7 av 23

8 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 24/ TERTIALRAPPORT 2010 Forslag til vedtak Rapporten godkjennes og oversendes rådmannen. Saksutredning: Vedlagt. Side 8 av 23

9 DRAMMEN PARKERING KF Org.nr Rapport 2. tertial 2011 Styrebehandlet i DPKF Side 9 av 23 Drammen Parkering KF Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Wergelands gate 13 Tlf Faks Org. nr

10 Drammen Parkering KF Drammen Parkering KF har det operative ansvaret for kommunens parkeringstjenester og skal fokusere på trafikksikkerhet, fremkommelighet og miljø. Foretaket skal ivareta offentligrettslige myndighetsoppgaver innen parkering og være tjenesteprodusent for tjenester som ikke konkurranseutsettes. Sammendrag Virksomheten har i tillegg til daglig drift i 2. tertial arbeidet videre med planlegging av boligsoneoppstart i Nybyen. Det er inngått avtale for kjøp av nytt parkeringsfaglig system og nytt system for ileggelser. Opplæring og tilrettelegging for innføring av disse systemer har startet. Den økonomiske utviklingen til og med 2. tertial kan bidra til at Drammen Parkering KF ved årets slutt kan levere det forventede eieruttaket på 15,9 millioner uten å måtte belaste egenkapital. Organisasjonsforhold Ved utgangen av 2. tertial var det 20 ansatte i Drammen Parkering KF. Drammen Parkering KF har ingen medarbeidere med fremmedkulturell bakgrunn. Drammen Parkering KF arbeider med kommunens felles arbeidsgiverpolitikk som plattform. Arbeidsmiljø og sykefravær Drammen Parkering KF hadde i andre kvartal 2011 et sykefravær på hele 18.3 %. Dette er en økning på 4-5 % sammenlignet med samme periode i fjor og årsfraværet for Sykefraværet består i vesentlighet av langtidsfravær og kan knyttes til kronisk sykdom. Det egenmeldte korttidsfraværet er for perioden på under 3%. Pga høyt sykefravær har Drammen parkering samarbeidet med Synergi Helse og gjennomført en helseundersøkelse i august. Det samarbeides også med bedriftshelsetjenesten i oppfølgingen av enkelte ansatte. Spesielt trafikkbetjentene opplever ofte en tøff arbeidshverdag og i 2. tertial er det innlevert 2 anmeldelser for vold mot offentlig tjenestemann. Drammen Parkering KF er bevisst oppfølging av episoder der det forekommer trakassering eller vold og det er utarbeidet klare regler og rutiner for oppfølging av slike situasjoner. Virksomheten har fokus på problemstillingen og samarbeider med bedriftshelsetjenesten og eksterne fagpersoner for å bidra til forebyggende konflikthåndtering. I juni gjennomførte betjentene besøk hos trafikketaten i Oslo, for å høste erfaring av deres rutiner og arbeidsmetoder. Det er satt opp adgangssperre ved publikumsskranke for klagesaksbehandling. Styret Det har per 2. tertial vært avholdt 3 styremøter og det er behandlet 20 saker. Parkering Parkeringsutvikling Det er ca 3300 allment tilgjengelige avgiftsbelagte p-plasser sentralt i Drammen. Ca 850 av disse er i P-hus. Ca 37 % av de avgiftsbelagte plassene er kommunale, mens private aktører råder over 63 % av avgiftsplassene i byen. På Drammen Parkerings avgiftsplasser er det registrert en samlet beleggsøkning på ca 5 % i Side 10 av 23

11 Parkeringshus på Strømsø Drammen Parkering samarbeider med Drammen Eiendom om realiseringen av nytt p-hus Strømsø. Berammet byggestart er oktober Boligsoneparkering Det har vært arbeidet med å tilrettelegge for oppstart av boligsoneparkering i Nybyen 1. november. I tillegg til administrativ tilrettelegging og er det innkjøpt nytt datasystem med modul for å håndtere boligsone. Skilting og teknisk drift Drammen Parkering har skiltmyndigheten for parkeringsregulerende skilt på kommunal veg. Skiltvedtak fattes i parkeringsgruppa, der fagpersoner fra kommune, politi og vegmyndigheter er representert. Drammen Parkering besørger også praktisk oppfølging av disse vedtak med skiltbestillinger og oppsetting. Med unntak av noen automater som er solcelledrevet har alle kommunenes avgiftsautomater blitt oppgradert med nye hatter som gjør automatene mer synlig og tilkjennegir at de er tilhørende Drammen Kommune. Det har vært prøvedrift av p-automat tilrettelagt for etterskuddsbetaling på Waagaardsløkka. Oppgradering av alle p-automater er bestilt fra leverandør men installasjoner som var planlagt i 2. kvartal er ikke gjennomført da bransjestandarder med rapportløsninger mot bank og endelig tilpassning til EMV sikkerhetsstandard ennå ikke er på plass. De fleste gateparkeringsplassene er nyoppmerket i løpet av sommeren. Økonomi Drammen Parkering KFs inntekter er knyttet til parkeringsautomater, inntekter fra gebyr og tilleggsavgifter, samt salg av tjenester (parkeringskontroll, drift mm) til andre aktører. Driftsresultat Regnskapsrapporten viser et positivt resultat. Budsjettet for 2011 er vedtatt med et resultat på 14.6 millioner og et eieruttak på 15.9 millioner. Utviklingen til og med 2. tertial kan bidra til at Drammen Parkering KF ved årets slutt kan levere det forventede eieruttaket på 15,9 millioner uten å måtte belaste egenkapital. Inntekter Driftsinntektene ligger samlet kr ,- over budsjett. Sykdom på betjentsiden har medført at vi ligger under budsjett på håndhevingsinntekter. Salg av p-kort og private avtaler bidrar positivt på inntektssiden. Utgifter Regnskapsrapporten viser et samlet mindreforbruk på personalkostnader på kr 1,5 millioner. Mindreforbruket er knyttet til at ansettelser har blitt utsatt på grunn av endring av tidspunkt for boligsoneoppstart og avklaring av sykdomsforhold. På grunn av høyt langtidsfravær er refusjon av sykelønn betydelig. Det er også brukt mindre penger på konsulenthjelp som et resultat av at byggeansvaret for at p-hus Strømsø er overført til Drammen Eiendom KF. Investeringer. Side 11 av 23

12 Drammen Parkering KF har for 2011 fått innvilget 1.2 millioner i investeringsmidler øremerket nytt parkeringsfaglig system og oppgradering av automater. Nytt fagsystem er kjøpt inn i 2. kvartal og automatoppgraderinger er bestilt. Balanse Etter styrevedtak har Drammen Parkering KF benyttet kr 2.7millioner av den frie egenkapitalen til å innfri langsiktig gjeld til Drammen Kommunes lånefond. Side 12 av 23

13 Rapport for Drammen Parkering KF Januar - August Konto Art Beløp Beløp Periodisert Avvik i kr %-avvik budsjett 30 Parkeringsinntekter Privat parkeringshåndheving Annen kontroll/drift Gebyr og tillegg ,43 50 Fastlønn Annen oppgavepliktig godtgjørelse Arb.avgift og pensjonskostnader Refusjoner, sykeløn Anne personalkostnad ,12 60 Av- og nedskrivninger Produksjonsenergi Kostnader lokaler Leie av maskiner Verktøy Vedlikehold Fremmed tjeneste Kontorkostnad Telefon, porto, ol ,56 70 Kostnad transportmidler Kostnad reiser ol Reklame og informasjon Kontingenter Forsikringer Tellegebyr Tap av krav / avskrivinger ,01 80 Renteintekter, bankinskudd Rentekostnader ,50 Saldo % Side 13 av 23

14 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 25/ BUDSJETTFORSLAG 2012 Forslag til vedtak Styret i Drammen Parkering KF vedtar driftsbudsjett for 2012 slik det er foreslått i saksutredningen. Styret i Drammen Parkering KF søker slik det er foreslått i saksutredningen om investeringsmidler for Saksutredning: Vedlagt. Side 14 av 23

15 Behandlet i styremøte DPKF 21/ Budsjett 2012, Drammen parkering KF Automatinntekter, ***** 3001 parkeringsavgift ***** 3002 Utleie av P-plasser til rigg * 3003 Parkeringskort, Boligsone **** 3004 Parkeringskort, P-hus ** 3006 Waagårdsløkka, utleie av plass *** 3007 Salg av P-kort Papirbredden ** 3010 Grev Wedel, drift og kontroll ** 3011 Thams gate, drift og kontroll ***** 3012 Torget vest, drift og kontroll **** 3015 Papirbredden, drift og kontroll * 3016 Drammensbadet, kontroll **** 3017 Privat, kontroll på tilkall **** 3018 Fjell barnehage, kontroll ** 3019 Drammen eiendom KF, kontroll ** 3020 Statens hus, kontroll ** 3021 Fylkeshuset, kontroll ** 3022 Gamle Strømsø skole, kontroll ** 3040 Marienlyst p-plass * 3050 Landfalltjern, drift og kontroll * 3051 Spiralen, drift og kontroll * 3052 Bragernes torg, torgtjeneste * 3053 Inntekter skiltbil **** 3101 Gebyr, parkeringsovertredelser Tilleggsavgifter, **** 3102 avgiftsparkering *** 5001 Fastlønn *** 5003 Kvelds- og nattillegg *** 5004 Lør-, søn og helgedagstillegg *** 5011 Vikar ved sykefravær *** 5015 Lønn til ekstrahjelp *** 5018 Overtidslønn Seniortiltak Side 15 av 23

16 *** 5020 Påløpte feriepenger **** 5210 Fri telefon **** 5290 Fri telefon, motkonto **** 5330 Styrehonorar *** 5400 Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift, påløpt *** 5401 ferielønn Arbeidsgiveravgift, pensjon *** 5404 DKP *** 5410 AGA mottatt refusjon *** 5421 Pensjonsinnskudd DKP *** 5801 Refusjon av sykepenger ** 5920 Yrkesskadeforsikring Mobil skaltteplikt Mobil skaltteplikt, motkonto ** 5990 Velferdstiltak personalet Av- og nedskrivinger ** 6200 Energi, produksjon ** 6300 Husleie * 6320 Renovasjon, vann og avløp ** 6340 Strøm til kontor / lager ** 6360 Renhold Annen kostnad lokaler ** 6390 (Sundland) ** 6430 Leie kontormaskiner ** 6440 Leasing av biler ** 6490 Annen leiekostnad ** 6491 Leie av P-kjeller Papirbredden Kjøp av parkeringskort P-hus Motordrevet verktøy ** 6520 Verktøy til drift ** 6540 Kontorinventar og utstyr ** 6551 Datautstyr, hardware ** 6552 Programvare, software ** 6570 Arbeidsklær og verneutsyr ** 6590 Annet driftsmateriale, lisenser Reparasjon og vedlikehold, ** 6690 annet Reparasjon og vedlikehold, skilt ** 6691 og oppmerking Reparasjon og vedlikehold, ** 6692 parkering Side 16 av 23

17 ** 6701 Revisjonshonorar Annen fremmed tjeneste / ** 6790 konsulenter ** 6791 Cale ** 6792 Parkeringssystemer ** 6793 Vakthold * 6794 D-IKT og Interne tjenester ** 6795 Tømming av automater, Loomis ** 6800 Kontorrekvisita ** 6801 Blanketter ** 6802 Billetter Data/EDB-kostnad, ** 6810 abonnement/linje Aviser, tidsskrifter og ** 6840 abonnement Møte, kurs, oppdatering og ** 6860 lignende ** 6900 Telefon ** 6901 Billetter, boligsone ** 6940 Porto Drivstoff, Isuzu D-Max KJ ** Drivstoff, Suzuki Jimny, KH ** Drivstoff, Suzuki Ignis, KH ** Drivstoff, Mitsubishi Canter, ** 7004 KF Vedlikehold, Isuzu D-Max KJ ** Vedlikehold, Suzuki Jimny, KH ** Vedlikehold, Suzuki Ignis, KH ** Vedlikehold, Peugeot 106 ** 7024 Elektric NE Vedlikehold, Mitsubishi Canter, ** 7025 KF Forsikring / avgifter, Isuzu D- ** 7041 Max KJ Forsikring / avgifter, Suzuki ** 7042 Jimny KH Forsikring / avgifter, Suzuki ** 7043 Ignis KH ** 7044 Forsikring / avgifter, Peugeot Side 17 av 23

18 106 Electric Forsikring / avgifter, Mitsubishi ** 7045 Canter, KF **** 7100 Kjøregodtgjørelse ** 7130 Reisekostnad, oppgavepliktig ** 7140 Oppholdsutgifter / reisekostnad Annonsering, reklame og ** 7320 informasjon ** 7410 Kontingent ***** 7770 Tellegebyr, mynt ***** 7771 Tellegebyr, betalingskort Bankgebyr **** 7830 Tap av krav / avskrivninger Tap private P-plasser Renteintekt, bankinnskudd Renteintekt, morarenter og 8055 purregebyr Rentekostnader til foretak i 8130 samme konsern Rentekostnader, morarenter og 8155 purregebyr Årsresultat Utbytte til kommunen Kapital * Deflatorjustering 3,1% ** Konsumprisindeks 2,4% *** Lønsjusteringer 3,5% **** Kan ikke justeres ***** Avgiftsparkering 2,5% Budsjettkommentarer Budsjettet er basert på dagens driftssituasjon og rammebetingelser. Budsjettet for 2012 er utregnet med et overskudd/eieruttak på kr 15.4 millioner. I økonomiplan er forventet eieruttak for 2012 oppført med kr 15,9 millioner. Justert med deflator gir det et forventet eieruttak på kr 16,4 millioner. I forbindelse med bygging av P-hus på Strømsø vil automatinntektene på tomten bortfalle i byggeperioden, frem til nytt hus skal stå ferdig våren Inntektsbortfallet for p-hustomta i 2012 estimeres til Side 18 av 23

19 minimum kr 1 million. Dette inntektsbortfallet påvirker direkte Drammen Parkerings inntektsmuligheter og resultat, og må avregnes mot mulig eieruttak for Budsjettet er basert på en beleggsøkning i avgiftsparkeringen, samt en beskjeden økning av parkeringsavgiftene, der det kun legges på med kr 1, fra kr 17 per time til kr 18 per time, i ytre sone. *Etterskuddsbetaling på automater. Det arbeides med innføring av mulig etterskuddsbetaling på alle kommunens avgiftsautomater. Det er usikkert hvilke økonomiske utslag dette kan gi. Erfaring fra prøvedrift viser at når publikum kan betale for reell parkeringstid og logge seg ut ved avreise reduseres betalingen (overbetaling), men denne betalingsløsningen vil samtidig kunne oppleves som et konkurransefortrinn som kan medføre økt parkering på de kommunale avgiftsplasserplasser. Det er derfor en viss usikkerhet til hvilke økonomiske utslag dette kan gi og det er derfor ikke tatt særskilte hensyn til dette i budsjettet for Inntekter Post Av virksomhetens inntekter er det i utgangspunktet automatinntektene, interne driftsavtaler og inntekter fra skiltbil som utgjør ca 65 % av virksomhetens inntektsside, som kan deflatorjusteres. Salg av tjenester, som utgjør i underkant av 14 % av foretakets inntekter, justeres ihht inngåtte avtaler. Drammen Parkering sine private parkeringsoppdrag er konsumprisindeksregulerte og skal derfor ikke reguleres med deflator. Gebyr og tillegg, som utgjør ca 21 % av inntektene er fastsatt av departementet, og kan ikke reguleres av kommunen. Post 3001, Automatinntekter, parkeringsavgift: Automatinntektene økes samlet med kr Post 3003, Parkeringskort boligsone I forbindelse med innføring av boligsoneinnføringen i Nybyen er inntektene beregnet til kr i Post , Drift og kontrolloppdrag Disse er regulert i henhold til erfaringstall og inngåtte avtaler. Erfaringer fra 1. driftsår for Marienlyst P-plass viser at plassen gir økte automatinntekter etter ombygningen. Inntektene er derfor justert opp med kr Post 3101 og 3102, Gebyr og tillegg Tall fra 2011 viser at det er utfordrende å nå budsjett og erfaring viser at ved innføring av boligsone blir det noe færre gebyrtilfeller. En innføring av mulig etterskuddsbetaling vil gi et redusert grunnlag for tilleggsavgifter. Det derfor ikke grunnlag for økning i gebyrer og tillegg i Utgifter Post 5001 Fastlønn Lønnsjusteringer er beregnet med 3,5 %. Side 19 av 23

20 Driftsutgifter Post 6000, Av- og nedskrivinger Innløsning av investeringslån i 2011 reduserer denne posten med kr Post 6440, Leasing av biler Nye leasingavtaler gir en økt månedlig kostnadsøkning på ca. kr 1000,- per bil. Post 6500, Motordrevet verktøy Ny budsjettpost på kr for leie av snøryddingsverktøy ifbm. driftsavtale for P-hus. Post 6790, Annen fremmed tjeneste/konsulenter Reduseres med kr da Drammen Eiendom KF har overtatt byggherreansvaret for P-hus Strømsø. Post 6793, Vakthold Budsjett økt med kr for å kunne benytte vaktselskap ved trussel/voldsalarmer. Forslag til investeringsbudsjett for Drammen Parkering KF Totalt søkes det om 5,6 millioner i investeringsmidler for Det søkes om 5 millioner til parkeringstekniske investeringer i det nye p-huset, som skilting, merking, informasjonstavler, automater og overvåkning. Det søkes om kroner ,- til kjøp og oppgradering av billettautomater og skilt. Side 20 av 23

21 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 26/ FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Forslag til vedtak Styret ber administrasjonen innarbeide klare rutiner for de anbefalinger som fremkommer i rapport fra Buskerud Kommunerevisjon av og sørge for at disse blir fulgt. Saksutredning: Kontrollutvalget i Drammen Kommune har bestilt en forvaltningsrevisjon om Drammen Parkering KFs håndtering av klager på parkeringsgebyr og tilleggsavgifter. Rapporten ble utarbeidet av Buskerud Kommunerevisjon våren/sommeren Kontrollutvalget behandlet saken 23. august. I hvilken grad man i håndhevelsen av regelverket skal balansere effektivitet/streng likebehandling mot rimelighet i enkelttilfellene anser kontrollutvalget som et mer politisk spørsmål. Utvalget tar derfor ikke stilling til kommunerevisjonens avsluttende anbefalinger, men finner det riktig å oversende saken til bystyret for eventuell behandling i politiske organer. Kontrollutvalget har oversendt rapporten til bystyret med følgende enstemmig innstilling: Bystyret tar rapporten til orientering og til oversendelse til komitébehandling for gjennomgang av den måten parkeringsforskriftene praktiseres på. Side 21 av 23

22 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 27/ LØNNSREGULERING, DAGLIG LEDER Forslag til vedtak: Saksutredning Daglig leders årslønn er kroner ,- Side 22 av 23

23 DRAMMEN PARKERING KF Saksnr. Møtedato 28/ EVENTUELT Forslag til vedtak: Saker under eventuelt behandles. Side 23 av 23