DRAMMEN PARKERING KF MØTEINNKALLING

Transkript

1 MØTEINNKALLING DRAMMEN PARKERING KF Møtested: Drammen Parkering KF lokaler, Wergelandsgate 13 Møtedato: OBS! Tid: Saksliste følger vedlagt. Dato: Jørn Kåre Reiersgård Styreleder

2 SAKSLISTE 28/15 GODKJENNING AV DAGSORDEN 29/15 GODKJENNING AV REFERATER FRA STYREMØTE /15 ORIENTERINGSSAKER 31/15 RISIKOVURDERING 32/15 33/15 34/15 35/15 STYREINSTRUKS OG RAPPORTERINGSREGLER RAPPORT FOR 2. TERTIAL 2015 BUDSJETT 2015 EVENTUELT

3 Saksnr. Møtedato 28/ GODKJENNING AV DAGSORDEN Forslag til vedtak: Dagsorden for møte godkjennes. Side 3 av 18

4 Saksnr. Møtedato 29/ GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE Forslag til vedtak: Referat fra møte i styret for Drammen Parkering KF godkjennes. Saksutredning: Se vedlagte referat fra styremøte i Drammen Parkering KF Side 4 av 18

5 Sted: Drammen Parkering KF, Wergelands gate 13 Tid: Onsdag 19. august 2015 kl Styremøte nr Drammen Parkering KF Deltatt: Jørn Kåre Reiersgård (JKR) Ellen Svendsvoll (ES) Svein Holter (SH) Finn Tollefsen (FT) Tarjei Pedersen (TP) Margareth Eliseussen (ME) Fraværende: Inger Mette Gustavsen (IMG) Fra administrasjonen: Daglig leder Claus Mølbach- Thellefsen (CMT) Avdelingsleder Håvard Heier (HH) - referent Nr Sak 21 Godkjenning av dagsorden Vedtak: Dagsorden for styremøte for Drammen Parkering KF godkjennes. 22 Godkjenning av referat fra styremøte Vedtak: Referat fra styremøte for Drammen Parkering KF godkjennes. 23 Feil ved kortbelastninger CALE AS orienterer Vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. 24 Orienteringssaker Vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. 25 Eierskap og organisering Vedtak Styret tar styreleder og daglig leders fremlegg til orientering. 26 Oppfølging etter styreevaluering drøfting Vedtak: Styret tar styreleders fremlegg til orientering. 27 Eventuelt Ingen saker. Jørn Kåre Reiersgård Svein Holter Tarjei Pedersen Side 5 av 18 Ellen Svendsvoll Margareth Eliseussen Finn Tollefsen

6 Saksnr. Møtedato 30/ ORIENTERINGSSAKER Forslag til vedtak Redegjørelsene tas til orientering. Saksutredning: Daglig leder redegjør muntlig i forhold til: Arbeidet med ny eierstrategi Samarbeid med byplan - undersøkelser Cale Side 6 av 18

7 Saksnr. Møtedato 31/ RISIKOVURDERING Forslag til vedtak Daglig leders gjennomgang tas til orientering. Saksutredning: Drammen Parkering KF gjennomfører årlig risikovurdering av virksomheten. Vurderingen gjennomgås og revideres årlig av HMS-gruppen. Tiltak og rutiner drøftes og iverksettes. Det er også utarbeidet ulike instrukser og beskrivelser for å sikre gjennomføring av ulike arbeidsoppgaver. For økonomiske transaksjoner er det laget rutiner som beskriver de ulike interne kontroller. Disse er utarbeidet i samarbeid med revisjon og gjennomgås, og om nødvendig endres, i forbindelse med revisjonens møter med foretaket, normalt annethvert år. Neste møte med revisjon er berammet til 17. september Det er utarbeidet egne skjemaoversikter for områdene Innkjøpsrutiner, Rutiner for likvider, Lønnsrutiner, Salgsrutiner og Kartlegging av driftsmiddelområdet. I beskrivelsene redegjøres det for praksis, rutiner, nøkkelroller og ansvar. Rutinebeskrivelser vedlegges denne sak til styrets orientering. Innen økonomihåndteringen er det områder der Drammen Parkering er avhengig av 3. part. En risikoutfordring som er reell er i forbindelse med oppgjør for parkeringskjøp gjennomført med betalingskort på automater. Vår kontrollmulighet i den sammenheng er ved avstemming av kjøpsrapporter mot bankinnskudd. Med dagens system kan ta opp til 14 dager fra salg i automat til vi mottar oppgjørsrapporter og innskudd på konto, og oppgjørsperiodene samsvarer nødvendigvis ikke med perioder for kjøpsrapporter. Cales oppgjørssystem for kortbetaling (TicWin) har heller ikke systemer som gir varsler ved mulige feil noe som medfører at det er vi som gjennom våre avstemminger må oppdage og melde inn avvik og etterlyse utbetalinger. Oppgjørsrutiner og sikkerhet rundt kortbetaling på automater skal bli bedre ved overgang til CWT/EMV-løsninger på automatene, der økonomisk oppgjør for korttransaksjonene gjøres via en oppgjørssentral og ikke via Cales TicWin system. Alle kjøp som foretas på automatene godkjennes da også av kundens bank (online) i motsetning til TicWin (offline), og usikkerheten i Side 7 av 18

8 etterkant om kjøpet er gyldig eller ikke fjernes dermed. Pilottesting av 7 nye automater med CWT/EMV teknologi vår og sommer 2015 viser at oppgjør kommer inn på bank i løpet av 3-5 dager og det er kun minimale avvik ved månedsavslutninger da avstemmingsperiodene samsvarer bedre med oppgjørsinnskudd i bank. Cale beskriver selv bruk av kort på en CWT/EMV oppgradert automat som like sikkert for sluttkunden som å betale med kort for matvarene på butikken eller på bensinstasjonen. Cale vil som automatleverandør fortsatt styre softwaresystemer og nødvendige programvareoppdatering av automatene, noe som også er en risiko som feilkilde, men ved hyppigere overføringer av penger ved kortkjøp vil det være enklere å fange opp manglende innbetalinger på konto, enn om overføringene kommer hver 14 dag som i dag. Med bakgrunn i utfordringer med kontroll og avstemming er det derfor viktig at Drammen Parkering nå gjennomfører den planlagte oppgraderingen av alle automater. Bestilling er berammet til uke 37/ I tillegg bør det vurderes om kommuneadvokat eller innleid juridisk hjelp bør ha en gjennomgang av Cales avtaler med Drammen Parkering KF, for å vurdere risiko opp mot ansvar. Side 8 av 18

9 Saksnr. Møtedato 32/ STYREINSTRUKS OG RAPPORTERINGSREGLER Forslag til vedtak Styret vedtar det fremlagte forslaget. Saksutredning Styreleders forslag fremlegges og diskuteres. Vedlagt Side 9 av 18

10 Saksnr. Møtedato 33/ TERTIALRAPPORT 2015 Forslag til vedtak: Rapporten godkjennes og oversendes rådmannen. Saksutredning: Se nedenstående rapportutkast. Side 10 av 18

11 Org.nr Rapport 2. tertial 2015 Styrebehandlet i DPKF Side 11 av 18 Drammen Parkering KF Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Wergelands gate 13 Tlf Faks Org. nr

12 Drammen Parkering KF Drammen Parkering KF har det operative ansvaret for kommunens parkeringstjenester og skal fokusere på trafikksikkerhet, fremkommelighet og miljø. Foretaket skal ivareta offentligrettslige myndighetsoppgaver innen parkering og være tjenesteprodusent for tjenester som ikke konkurranseutsettes. Sammendrag Drammen Parkering KF har et positivt resultat etter 2. tertial, og vil oppfylle kommunens eieruttakskrav på 15,0 millioner for året Den daglige driften med håndheving, veiledning, klagesaksbehandling, søknadsbehandling, automatdrift, boligsoneadministrasjon, skiltvedtak og skiltoppsett følger planer. Det er et mål for virksomheten å få ned sykefraværet, og det er per 2. tertial registrert en betydelig nedgang i forhold til Gruppe to med automater med oppgradert teknologi er innkjøpt og fungerer tilfredsstillende. Organisasjonsforhold Ved utgangen av 2. tertial var det 25 ansatte (22,5 årsverk) i Drammen Parkering KF. Drammen Parkering arbeider med kommunens felles arbeidsgiverpolitikk som plattform. Det har vært avholdt 2 styremøter hvor det er behandlet 13 saker. Arbeidsmiljø og sykefravær Drammen Parkering KF hadde i andre kvartal 2015 et sykefravær på 10,0 % hvorav langtidsfraværet utgjorde 6,5%. Dette er en positiv nedgang fra samme periode i fjor da sykefraværet var på hele 15,9%. Det samarbeides med bedriftshelsetjenesten for å kunne øke arbeidsnærværet. Det har i 2. tertial vært 2 alarmhendelser, hvorav en medførte at trafikkbetjent/drammen Parkering KF gikk til politianmeldelse. Parkering Parkeringsutvikling Drammen Kommune har 1223 p-plasser på gateplan og tilbyr ca. 380 avgiftsplasser/korttidsplasser i kommunens tre p-hus. Dette utgjør ca 50% av antall allment tilgjengelige avgiftsplasser i Drammen. Private aktører råder over de resterende 50%. Dette dreier seg om plasser der alle kan løse p-billett og plasser for langtidsleie er da ikke medregnet. I hele byen er det en merkbar økning av el-bilparkering på kommunale avgiftsplasser, der el-biler med dagens nasjonale regler kan stå uten å betale avgift. Observasjoner tilsier at dette i stor grad er arbeidsplassparkering. I enkelte sentrale områder begrenser det parkeringsmuligheten for andre bilister og det gir en nedgang i betalt parkering. Det er alltid tilgjengelige plasser og muligheter til å få satt fra seg bilen i kommunens tre p-hus. Sykehusområdet med Waagaardsløkka har vært et område hvor det er vanskelig å finne ledig parkeringsplass, og hvor gratis- og langtidsparkerende el-biler har preget parkeringsbildet. For å Side 12 av 18

13 øke sirkulasjon på eksisterende kommunale gateplasser innføres det 3 timers maksimaltid på disse plassene, og 5 timer på Waagaardsløkka. Samtidig gjøres hele Waagaardsløkka om til publikumsparkering og parkeringstilbudet der økes fra 90 til 178 plasser. Endringer gjennomføres i samråd med Vestre Viken. Det er i 2. tertial foretatt 26 inntauinger av biler, herav 14 uregistrerte. Blichs gate p-hus 2. tertial viser en beleggsøkning innenfor de fleste betalings/parkeringskategorier og budsjettmål for 2. tertial er nådd. Alle plasser for månedsparkering er solgt. 2-timers gratis lørdagsparkering For å støtte næringslivet i Drammen sentrum vedtok bystyret i november 2014 en forsøksordning med 2-timers gratis lørdagsparkering i kommunens tre p-hus. Beleggstall viser økt parkering i de to p-husene på Bragernes, spesielt i Thamsgate, men at ordningen benyttes svært begrenset i Blichs gate p-hus på Strømsø. Ordningen skal evalueres innen ett år. Skilting og teknisk drift Drammen Parkering KF har delegert skiltmyndighet for de parkeringsregulerende skilter på kommunal veg. Skiltvedtak og trafikkonsekvenser drøftes i parkeringsgruppa, der fagpersoner fra kommune, politi og vegmyndigheter er representert. Drammen Parkering har fattet 13 skiltvedtak i 2. tertial Økonomi Drammen Parkering KFs inntekter er knyttet til parkeringsautomater, inntekter fra gebyr og tilleggsavgifter, samt salg av tjenester (parkeringskontroll, drift med mer) til andre aktører. Blichs gate p-hus inngår i virksomhetens regnskap. Driftsresultat Regnskapsrapporten for 2. tertial viser et positivt resultat på kr 10.9 mill, før finansposter. Dette er et tertialresultat som er kr 1.7 mill bedre enn budsjettert. I Økonomiplan er det vedtatt et eieruttak på 15.0 millioner. Drammen Parkering KF styrer mot å kunne levere forventet eieruttak. Inntekter Driftsinntektene utgjør kr 29.9 millioner og ligger samlet sett på budsjett. Gode automatinntekter generelt, og noe bedre omsetning enn budsjettert i Blichs gate p-hus, bidrar til gode resultatene på inntektssiden, mens håndhevingsinntektene ligger etter budsjett. Utgifter Regnskapsrapporten viser et samlet mindreforbruk på lønns- og personalsiden på kr hvorav sykelønnsrefusjoner utgjør hele kr mer enn budsjettert. Investeringer Drammen Parkering KF har ikke søkt om investeringsmidler i Virksomheten har planlagt å benytte ca. 3 millioner av egenkapitalen til investering i teknisk oppgradering av automater. De første 7 pilotautomater er utplassert, og Drammen Parkering forbereder kjøp og utplassering av ytterligere 73 oppgraderte automater i løpet av høsten. Side 13 av 18

14 RAPPORT FOR 2. TERTIAL 2015 DRAMMEN PARKERING KF Tall i 1000 Periode Regn Regn Bud Avvik Forbruk Ansvar % i fjor i år i år i kr i % 30 Parkeringsinntekter % 30 Privat parkeringshåndt % 30 Annen kommunal drift % 30 Egne privatregulerte plasser % 31 Gebyr og tillegg % A Sum inntekter % 50 Fastlønn % 53 Annen oppgavepl. godtgj % 54 Arb.avgift og pensjonskost % 58 Refusjoner, sykelønn % 59 Andre personalkostnad % B Sum lønnsutgifter % 60 Av- og nedskrivninger % 62 Produksjonsenergi % 63 Kostnader lokaler % 64 Leie av maskiner % 65 Verktøy % 66 Vedlikehold % 67 Fremmed tjeneste % 68 Kontorkostnad % 69 Telefon, porto, ol % C Sum driftsutgifter % 70 Kostnad transportmidler % 71 Kostnad reiser ol % 73 Reklame og informasjon % 74 Kontingenter % 77 Tellegebyr % 78 Tap av krav / avskrivinger % D Sum andre utgifter % E Res. før finansposter (A+B+C+D) % 80 Renteinntekter % 81 Rentekostnader % F Sum finansposter % G Res. etter finansposter (E+F) % Side 14 av 18

15 Saksnr. Møtedato 34/ BUDSJETT 2016 Forslag til vedtak Styret i Drammen Parkering KF vedtar budsjettet for 2016 slik det er foreslått i saksutredningen. Drammen Parkering KF søker ikke om investeringsmidler for Saksutredning: Budsjettet for 2016 er lagt med et overskudd på kr 16,1 millioner. Ved budsjettoppnåelse vil Drammen Parkering KF kunne imøtekomme kommunens forventede eieruttak i henhold til økonomiplan på 16,1 millioner. Budsjettet for 2016 er basert på dagens driftssituasjon og rammebetingelser der leieavtale med Blichs gate p-hus og driftsavtaler med Thamsgate P-hus AS og Grev Wedel P-hus AS er innarbeidet som en del av budsjettet. Kommunens eierstrategi for Drammen Parkering KF er under utredning og organisasjonsmessige endringer vil eventuelt kunne medføre tilsvarende budsjettendringer. Utgiftssiden er endret for deflator, prisjustering og lønnsjustering per 1. mai Det er også lagt inn økte lønnsutgifter for en saksbehandlerstilling som har vært vikarstilling ifbm permisjon. Denne stillingen gjøres nå fast for å kunne sikre bemanning av kundetelefon, publikumsbesøk og saksbehandling. I forbindelse med investering i oppgraderinger av automatparken høsten 2015 vil dette medføre økte avskrivninger for Parkeringsbelegget er svakt økende noe som gjenspeiles i økte automatinntekter. Omleggingen fra utleie av ansatteparkering for sykehuset, til ordinær publikumsparkering på Waagaardsløkka vil gi økte automatinntekter, mens vitaliseringen av området ved den gamle parkscenen medfører at avgiftsparkeringen og parkeringsinntekter i Dronninggata forsvinner. Et sterkt økende antall elbiler som parkerer gratis på offentlige avgiftsplasser har i enkelte områder av byen begynt å påvirke belegg og dermed også omsetning. Takstene i sone 1, Bragernes og Strømsø sentrum foreslås regulert og kronebeløpet tilpasset prinsippet om en høyere avgift når parkeringstiden øker. Avgiftstidene foreslås uendret. Se vedlagte tabell. I henhold til forskrift deflatorjusteres takstene for boligsone- og bebeoerkort. Da det ikke foreligger planer om ekstraordinære skiltoppsett eller oppmerking foreslås disse belastninger dekket gjennom driftsbudsjettet. Drammen Parkering KF har ikke planlagt større investeringer i 2016 og søker derfor ikke om investeringsmidler for Side 15 av 18

16 Parkeringspriser, parkeringstid og avgiftstid for 2016 Parkeringspriser*) Satser 2015 Satser 2016 Sone 1 Bragernes og Strømsø sentrum Første time Kr 24 Kr 25 Andre time Kr 28 Kr 29 Fra og med tredje time Kr 31 Kr 33 Maks. 5 timer parkeringstid Avgiftstid: Mandag-fredag kl Lørdag kl Sone 2 Ytre del av Bragernes og Strømsø Sats per time Kr 19 Kr 19 Maks. 5 timer parkeringstid Avgiftstid: Mandag-fredag kl Lørdag kl Sone 3 Marienlyst/Drammensbadet Sats per time Kr 18 Kr 18 Maks. 5 timer parkeringstid Avgiftstid: Mandag-fredag kl Lørdag kl *) Satsene er inkl. mva. Boligsoneparkering/beboerparkering *) Satser 2015 Satser 2016 Parkeringstillatelse for beboere Første bil per måned Kr 260 Kr 270 Andre bil per måned Kr 310 Kr 320 Tredje bil per måned Kr 360 Kr 370 Parkeringstillatelse for næringsdrivende Første bil per måned Kr 720 Kr 740 Midlertidige parkeringstillatelser og besøkskort 5-timers kort Kr 35 Kr 40 Dagskort Kr 70 Kr 75 Ukeskort Kr 280 Kr 300 *) Satsene er inkl mva. Side 16 av 18

17 Budsjett Parkeringsinntekter Privat parkeringsinntekter/håndt Annen kontroll/skilting/inntekter Gebyr, tillegg og kontrollavgift A Sum inntekter Fastlønn Annen oppgavepl. godtgj Arb.avgift og pensjonskost Refusjoner, sykelønn Andre personalkostnad B Sum lønnsutgifter Av- og nedskrivninger Produksjonsenergi Kostnader lokaler Leie av maskiner Verktøy Vedlikehold Fremmed tjeneste Kontorkostnad Telefon, porto, ol C Sum driftsutgifter Kostnad transportmidler Kostnad reiser ol Reklame og informasjon Kontingenter Tellegebyr Tap av krav / avskrivinger D Sum andre utgifter E Res. før finansposter (A+B+C+D) Renteinntekter Rentekostnader F Sum finansposter G Res. etter finansposter (E+F) Side 17 av 18

18 Saksnr. Møtedato 35/ EVENTUELT Forslag til vedtak: Saker under eventuelt behandles. Side 18 av 18