NIR-HÅNDBOKA. Praktisk guide til registrering i Nasjonalt Introduksjonsregister

Transkript

1 NIR-HÅNDBOKA Praktisk guide til registrering i Nasjonalt Introduksjonsregister Sist oppdatert Håndboka vil bli løpende oppdatert etter behov.

2 Innhold Introduksjon til NIR... 3 Hva er NIR?... 3 Kategori versus. rettigheter... 3 Pålogging til NIR... 3 To-trinns pålogging... 3 Nedlasting av EVRY Buypass Code til smart-telefon... 3 Tilgangsstyring... 5 Brukeradministrasjonssystemet... 5 Startskjermbilde / Hjem... 5 Opprett ny bruker... 5 Roller... 6 Søkefeltet... 7 Sortering... 7 Sette passord... 8 Redigere (kun kommuneadministratorer) Systemroller og tilganger Finne frem i NIR Søke opp personer Hvordan er NIR bygd opp? Norskopplæring i NIR Hva skal registreres? Registrere kontakt med person Registrere vedtak Registrere timer & fravær Registrere språk og spor Se prøveresultater Introduksjonsprogram i NIR Hva skal registreres? Registrer kontakt eller krav/søknad Registrer vedtak Vedtak om permisjon Fristberegning Registrere tiltak og fravær Tiltak Registrere tiltak som erstatter andre i en periode

3 Fravær Ferie og høytidsdager Fravær etter endt fødselspermisjon Registrere sluttårsak Deltakerbevis Tilskudd i NIR Se utbetalt norsktilskudd til kommunen Registrere krav om asylnorsk-tilskudd Rapporter i NIR Hente ut rapporter Veiledning og support

4 Introduksjon til NIR Hva er NIR? NIR er et nasjonalt personregister for introduksjonsordning og opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere og formålet er å dokumentere deres deltakelse i ordningene i introduksjonsloven. Det er kommunens ansvar å fatte vedtak etter introduksjonsloven og å registrere enkeltpersoner deltakelse i ordningene. Kategori versus. rettigheter NIR er ikke et rettighetsregister. Det vil si at man ikke kan legge til grunn at en person har eller ikke har rettigheter etter introduksjonsloven på bakgrunn av om personen fremkommer i NIR eller ikke. NIR beregner kategorier, som sier noe om potensielle rettigheter. Kommunene tildeler rettigheter etter introduksjonsloven gjennom sine vedtak om introduksjonsprogram og/eller norskopplæring. Det er vedtak om oppholdstillatelse, fra UDI eller UNE, som danner grunnlag for beregningen av kategori, og det er kategorien som er grunnlaget for kommunenes vedtak om deltakelse i ordning. Pålogging til NIR To-trinns pålogging For å få tilgang til NIR må man bruke en "to-trinns-pålogging" som innebærer at man oppgir to slags passord. To trinns pålogging baserer seg på prinsippet om at brukere identifiseres med både hvem man er og noe man har. Man må først oppgi sitt brukernavn og passord for å angi hvem man er. Deretter blir man bedt om å oppgi en engangskode som genereres fra app en EVRY Buypass Code. Denne engangskoden er da noe man har. Nedlasting av EVRY Buypass Code til smart-telefon For å kunne motta engangskode til pålogging i NIR er det nødvendig å laste ned app en EVRY Buypass Code. Dette gjøres ved å sende "ID EVRY" som sms til Du vil da motta en melding fra 1960 som inneholder en link. Når du klikker på denne linken vil du bli ledet til den app-butikken som gjelder for din telefon, f.eks Apple AppStore eller google Play. Derfra er det gratis å installere app'en på telefonen. For informasjon om hvordan man installerer app'en: 3

5 Man kan også laste ned direkte fra markedsplass for den telefonen man har. Pass da på at du velger EVRY sin versjon av Buypass Code-appen. Fra Googles Play (Android): Fra Appstore (iphone): 4

6 Hvis du laster ned denne app'en via wifi (trådløst internett) koster det ingenting 1. Tilgangsstyring Informasjonen du får tilgang til i NIR er avhengig av hvilke bruker-roller du har. For eksempel vil en "introbruker" ha tilgang til informasjon om personers introprogram, en "lesebruker" vil kun ha tilgang til å lese informasjonen osv. Det er kommuneadministrativ bruker som tildeler slike roller, ut fra hvilke tjenstlige behov du har. Du får altså roller tilpasset de arbeidsoppgavene du har i NIR. Brukeradministrasjonssystemet Startskjermbilde / Hjem Når en kommuneadmin logger seg inn er skjermbildet i Brukeradministrasjon slik 2 : Denne gir en oversikt over brukerne i den kommunen / bydelen denne brukeren er kommuneadmin for. Her kan innlogget bruker velge å legge til brukere, eller redigere de som eksisterer i kommunen. Dersom brukeren er kommuneadmin for flere enn én kommune, vil de øvrige kommunene han administrerer være tilgjengelig via nedtrekkslisten Bydel:. Opprett ny bruker Knappen «Legg til bruker» gir følgende skjermbilde: 1 Det kan derimot bli belastet for nedlasting av data dersom man laster ned via 3G eller 4G, avhengig av telefonabonnement. 2 Systest og versjonsnr er kun synlig i ST og AT-miljøet, ikke i PROD. 5

7 Her legges til en eller flere roller, e-postadresse og mobiltelefonnr. E-postadresse og Mobiltelefonnr må også fylles inn for at brukeren skal bli opprettet. Når bruker er opprettet kommer man til følgende skjermbilde, samt at en e-post sendes til oppgitt e- postadresse med beskjed om å gå til URL i e-posten og lage et passord. Roller Gjeldende utløpsdato for rollen Kommuneetterregistrerer er 60 dager. For de øvrige rollene er gjeldende utløpsdato satt til 10 år. 6

8 Søkefeltet Søkefeltet kan brukes for å finne bestemte brukere. Denne søker i brukernavn, fornavn, etternavn, e- postadresse mobiltelefonnr, brukerstatus. Og man kan søke både med et begynner med søk og et inneholder søk. Sortering Alle tabellene / listene over brukere kan sorteres synkende/stigende på den kolonnen man ønsker. Kolonnen som er premissgiver for sorteringen er markert med en mørkegrå pil. Dersom brukeren trykker på f.eks. Fornavn én gang, vil innholdet sorteres stigende på fornavn. Trykker man én gang til på Fornavn, vil innholdet sorteres synkende på fornavn. 7

9 Sette passord Brukeren man oppretter får tilsendt en e-post fra systemet. I denne e-posten bes brukeren gå til en URL for å sette sitt passord første gangen. Klikker man på URL en kommer brukeren til følgende side for å sette sitt passord til systemet. 8

10 9

11 Redigere (kun kommuneadministratorer) Klikker man på penn-ikonet kommer administratorbruker til redigeringskjermbildet. Der kan en redigere både personalia og rollene i de ulike kommunene administratoren har skrivetilgang til: Systemroller og tilganger Det er definert et sett med systemroller i IMpact, og hver av disse rollene har gitte privilegier som styrer hvilken lese- og skrivetilgang bruker har, dvs. hvilken oppdateringsfunksjonalitet, rollen har tilgang til. Det er kun kommuneadministratoren som har tilgang til å tildele eller redigere rollene for en kommunebruker. Kommuneadministrator har tilgang til å redigere følgende roller: 1. Kommuneles. Kan se på data, med unntak av lukkede data, for alle personer med beregnet kategori. 2. Kommuneintro. Tilgang til å utføre handlinger på personer tilknyttet introordning, som har oppfølgingskommune/bydel lik brukers kommune/bydel, inkludert etterregistrering 2 måneder tilbake i tid. 3. Kommunenorsk. Tilgang til å utføre handlinger på personer tilknyttet norskordning, som har oppfølgingskommune/bydel lik brukers kommune/bydel, inkludert etterregistrering 2 måneder tilbake i tid. 4. Kommunetilskudd. Tilgang til å søke om per capita tilskudd. 5. Kommunetilskuddasylsøker. Tilgang til å angi at egen kommune «søker» om tilskuddstypen Norskopplæring for asylsøkere i mottak og tilbyr asylnorsk. 10

12 Kommuneadministrator har ikke tilgang til å redigere følgende roller: 1. Kommuneetterregistrering. Tilgang til å gjøre etterregistreringer senere enn 2 måneder, men maks 12 måneder tilbake i tid. 2. Kommunesuperbruker. Rollen har alle privilegier bortsett de som er knyttet til kommuneadministrator. Kommuneadministrator kan kun se sine egne supportsaker. 3. Kommunesupport. Tilgang til å se alle supportsaker i en kommune. 4. Kommuneadministrator. Opprette nye brukere, tildele og redigere rollene for disse. Kommuneadministrator har ikke tilgang til NIR-data. 11

13 Finne frem i NIR På venstre side av skjermbildet finner du navigasjonsmenyen. Her kan du finne frem til funksjonene som er tilgjengelig for din bruker. Hvilke valgmuligheter du finner her vil avhenge av din(e) brukerroller. Søke opp personer Søkefeltet i NIR lar deg søke opp personer basert på DUF-nummer, fødselsnummer, fødselsdato eller navn. Feltet for "DUF-/Fødselsnummer" gjenkjenner om du taster inn et DUF-nummer på 12 siffer, eller et fødselsnummer på 11 siffer. Du skal altså velge enten DUF-nummer eller fødselsnummer i dette feltet. Har man ikke hele fødselsnummeret kan man søke på fødselsdato i feltet "Fødselsdato." Her kan man enten velge en dato ved å klikke seg frem i datovelgeren, eller skrive datoen direkte på formatet "dd.mm.åååå." Dersom du søker etter en navngitt person der du er sikker på stavemåten, kan du oppgi hele personens navn på formatet "etternavn, fornavn" for å finne vedkommende. Det er også mulig å oppgi bare ett navn, eller deler av navnet. Søket vil da gi flere resultater og liste opp alle som kan passe til søket. Det er også mulig å kombinere flere søkefelt for å begrense antall treff i søket. F.eks. kan man søke på en kombinasjon av fødselsdato og deler av navn slik: 12

14 I feltet over søkeresultatet vises informasjon om hva søket er basert på. I dette eksempelet står det at søket er basert på en kombinasjon av en fødselsdato og et navn. Merk at dersom du søker på en måte som kan gi et resultat der flere personer kommer opp, så vil det kun vises personer som du har tilgang til å se. I de fleste tilfeller vil det si personer som er bosatt i din kommune. Søker du derimot på en måte som kun kan gi én person som resultat, dvs. på DUFnummer eller fødselsnummer, så vil du kunne få opp personen selv om han/hun ikke er bosatt i din kommune. Det vil da kun være mulig å se informasjonen, men ikke registrere noe. Dersom du klikker på DUF-nummeret som kommer frem i søkeresultatet, vil man komme inn i personens person-mappe. Hvordan er NIR bygd opp? Når man har søkt frem en person vil man få frem denne personens "personmappe." Denne personmappa inneholder all informasjon som du har tilgang 3 til å se om denne personen. Personmappa åpner seg i fanen for grunndata. NIR er oppbygd med dynamisk fanevisning. Det vil si at hvilke faner som vises på en person endrer seg avhengig av hva som er registrert på personen. Eksempelvis må man først registrere et vedtak om tildeling av introduksjonsprogram i fanen INTRO, før fanen Deltakelse INTRO framkommer og gir mulighet for registrering av tiltak og fravær i programmet. Informasjonen i grunndata-fanen gir en rask oversikt over nøkkelinformasjonen om personen og dekker det som er beskrevet i 5 i forskrift om NIR. 3 Se kapittel om tilgangsstyring for mer informasjon om hva som avgjør hvilke tilganger man har. 13

15 Figur 1: Elementene i personmappefanen "Grunndata" 1. Personalia: Helt øverst i skjermbildet finner man personalia. Disse opplysningene vil vises der uavhengig av hvilken fane man velger. 2. Faner: Her finner man ulike faner for å se flere detaljer om de ulike ordningene og tilskudd. Personmappa åpner seg ved å klikke på fanen "Grunndata." Der skal det ikke registreres noe. For å gjøre registreringer må man klikke videre til de enkelte fanene. 3. Kategorier: Her finner man en oversikt over hvilke kategorier som er aktuelle for personen. Kategorier er beregnet på bakgrunn av informasjon om oppholdstillatelse, adresse og alder Beregningslogg: Ved siden av kategoriene finner man et ikon med en "i" på. Klikker man her vil man få opp en logg over hvilke kriterier som ligger til grunn for beregningen av kategori. 5. Ordning: Her kommer det opp hvilke ordninger kategoriberegningen gjelder for. 6. Status: Her vil det vises hvilken status personen har i de ulike ordningene. Det som står her vil indikere f.eks. om kommunen har fattet vedtak, om personen deltar i ordning, om personen er i permisjon osv. 7. Oppholdstillatelser: Det vises også en oversikt over personens oppholdstillatelser og hvilke hjemler i utlendingsloven de er gitt etter. Dette gir kommunene en mulighet til å kontrollere at kategoriberegningen stemmer, og til å fatte riktig vedtak etter introduksjonsloven. 8. Oppfølgingskommune og Adresser: Det vises oversikter over personens adressehistorikk. Som hovedregel vil oppfølgingskommune være samme kommune som gjeldende adresse er i, men i enkelte tilfeller der det er andre avtaler, kan en annen kommune stå oppført som oppfølgingskommune. 4 For mer informasjon om Kategori, se kapittelet "Kategori versus. Rettigheter" på s. 3 14

16 Norskopplæring i NIR Hva skal registreres? Forskrift om NIR 7 angir hvilken informasjon kommunene er pliktige å registrere i NIR for personer omfattet av ordningen "Opplæring i norsk og samfunnskunnskap." Denne paragrafen spesifiserer også at det er en frist på to måneder til å registrere disse opplysningene. Videre kommer en beskrivelse av hvordan man utfører registreringene. Registrere kontakt med person Introduksjonsloven 18 fastslår at personene selv har en handlingsplikt til å fremsette krav eller søknad for å få norskopplæring. Kommunen har da en frist på tre måneder til å starte opp opplæringen. Kommunen har også en generell veiledningsplikt etter forvaltningsloven, og må informere personer som kan ha rett/plikt til norskopplæring om dette. På bakgrunn av dette kan slik kontakt med person registreres i NIR. Man finner mulighetene for slik registrering under fanen "NORSK." 15

17 Lenken "Registrer kontakt med person" brukes når kommunen har tatt kontakt med en person for å informere om mulige rettigheter til norskopplæring. Her er det kun dato for kontakten som skal registreres. Lenken "Registrer krav/søknad fra person" brukes dersom en person henvender seg for å fremsette krav/søknad om norskopplæring. Her skal dato for kravet/søknaden registreres, og i tillegg skal det angis hva kravet/søknaden gjelder. Det er to typer krav/søknader som kan registreres: norskopplæring eller utsatt oppstart. Nærmere bestemmelser om når det kan være aktuelt å bruke søknad om utsatt oppstart finnes i introduksjonsloven 17 femte ledd og tilhørende rundskriv. Registrere vedtak Når man skal registrere vedtak om norskopplæring må man gå til fanen "NORSK": Under "Aktive vedtak og avslutning av opplæring" finner man linken "Registrer nytt vedtak:" Når man klikker på linken "Registrer nytt vedtak," vil man få frem en boks som ser slik ut: 16

18 Her må man først velge hva vedtaket gjelder. Det gjøres i en rullegardin-meny som er kalt "Vedtakstype." De fleste vedtakstyper opererer med flere datofelter. Noen datoer er obligatoriske å oppgi. Startdato - Angir når det som blir vedtatt starter. F.eks. ved vedtak om "rett og plikt til norskopplæring" vil denne datoen angi når selve opplæringen starter. Sluttdato Angir nå det som blir vedtatt slutter. F.eks. ved vedtak om permisjon vil denne datoen angi når permisjonen slutter. Vedtaksdato Angir datoen da selve vedtaket formelt ble fattet. Denne datoen kan f.eks. være en annen enn registreringsdatoen Registrert dato Datoen da registreringen ble foretatt i NIR. Denne datoen settes automatisk av NIR. Avhengig av hvilken vedtakstype man har valgt, vil det noen ganger være nødvendig å velge hvilket utfall vedtaket får. Det er vanligvis snakk om f.eks. innvilgelse eller avslag. I tilfeller der man velger avslag skal det også fylles ut en begrunnelse for avslaget. Registrere timer & fravær For å registrere deltakelse i norskopplæring må man gå til fanen "Deltakelse NORSK." Her vil man øverst i fanen se en oversikt over nåværende status for deltakelsen. Der vises et beregnet gjennomsnitt av tilbudte timer per uke, og en oversikt over hvor mange timer som er gjennomført. 17

19 Deltakelse registreres ukesvis, og man legger inn en ny periode ved å klikke på linken "Registrer deltakelse." Man får da opp et skjema som ser slik ut: Her velger man først hvilket år og hvilken uke man skal registrere for. Deretter fyller man ut antall timer for deltakelse og/eller fravær. Dersom man velger «lagre» er det mulig å fortsette å registrere for flere uker. Dersom man velger «lagre og lukk» vil skjemaet for å registrere deltakelse forsvinne, og man kommer tilbake til fanen «deltakelse NORSK». Det er også mulig å redigere på en tidligere registrert uke på denne måten. Da er det svært viktig at man legger inn den korrekte totalsummen av timer for den uka. 18

20 Registrere språk og spor Registrering av informasjon om språk og opplæringsspor gjøres i fanen "Kartlegging" Øverst i fanen er det nedtrekksmenyer der man må velge personens morsmål og anbefalte opplæringsspråk. Denne informasjonen er knyttet til retten til å få 50 timer samfunnskunnskap på et språk man forstår, jf. forskrift om læreplan. Feltet "Morsmål" skal fylles ut med personens morsmål. De to andre feltene under "Språk" skal fylles ut med henholdsvis første og andrevalg for anbefalt opplæringsspråk. Det vil si et språk som vedkommende kan få opplæring i 50 timer samfunnskunnskap. Under "Opplæringsspor" velges hvilket spor deltakeren er på, og datoen for plassering på sporet. Dersom spor endres må det gjøres en ny registrering med ny dato. Se prøveresultater I fanen for kartlegging kan man finne informasjon om personens prøveresultater i norsk. Dersom personen har avlagt noen norskprøver vil informasjon om disse vises under overskriften "Prøveresultater." 19

21 Det vises informasjon om hvilken prøve det var, prøveresultat, prøvedato, samt om personen ikke møtte opp til prøve, har betalingsplikt eller hadde gyldig fravær til prøven. Informasjonen i denne oversikten hentes inn automatisk fra VOX sine systemer. Det er derfor ikke noe som skal registreres av kommunen i NIR omkring dette. 20

22 Introduksjonsprogram i NIR Hva skal registreres? Forskrift om NIR 6 angir hvilken informasjon kommunene er pliktige å registrere i NIR for personer omfattet av ordningen "Introduksjonsprogram." Denne paragrafen spesifiserer også at det er en frist på to måneder til å registrere disse opplysningene. Videre kommer en beskrivelse av hvordan man utfører registreringene. Registrer kontakt eller krav/søknad Introduksjonsloven 3 sier at kommunen er pliktig å tilrettelegge program innen tre måneder etter bosetting eller etter at krav er fremsatt. Tidspunktet for bosetting kan i tilfeller som gjelder familiegjenforente være uklart, derfor baserer man seg på at disse fremsetter krav selv. Personer som får kategorien "Kan tilbys introduksjonsordning" må også fremsette søknad om dette. Det er først og fremst dette som registreres under "Kontakt med person." Det gjøres i fanen "INTRO" Under overskriften "Kontakt med person" finner du to linker: "Registrer kontakt med person" brukes for å registrere at kommunen har kontaktet personen for å informere om muligheten for introduksjonsprogram. "Registrer krav/søknad fra person" brukes når en person har fremsatt krav eller søknad om introduksjonsordning. Registrer vedtak For å registrere vedtak i introduksjonsordning må man gå til fanen "INTRO:" Under overskriften "Aktive vedtak og avslutning av ordning" kan man klikke på linken "Registrer nytt vedtak." 21

23 Det vil da komme frem en boks der tilgjengelige vedtak kan registreres. Først skal man velge hvilken vedtakstype man vil registrere. F.eks. kan det være et vedtak om introduksjonsprogram, eller om permisjon. Avhengig av hvilken vedtakstype man velger vil det bli nødvendig å fylle ut flere felt. Dersom feltene ikke er aktuelle for den valgte vedtakstypen vil det ikke gå an å skrive noe der. Felt som er markert med en rød stjerne er obligatoriske å fylle ut for den valgte vedtakstypen. For noen vedtak er det også nødvendig å velge et utfall, f.eks. "innvilgelse" eller "avslag." Dersom avslag velges må man også velge en begrunnelse for avslaget. Vedtak om permisjon For vedtak om permisjon, som påvirker fristen for gjennomføring av program, vil det i tillegg komme frem knapper for å angi om permisjonen skal legges til som kalenderdager eller virkedager. Om det er kalenderdager eller virkedager avhenger av hvilken type permisjon som registreres, og dette reguleres av fraværs- og permisjonsregelverket. 22

24 Fristberegning Det er snakk om flere frister når det gjelder introduksjonsordningen. Disse fristene er nedfelt i introduksjonsloven 2 og Frist for oppstart Denne fristen er tre måneder etter bosetting, for personer som blir bosatt etter avtale mellom IMDi og kommunen, og tre måneder etter at krav blir fremsatt for personer som ikke er bosatt etter avtale mellom IMDi og kommunen. For personer som ikke er bosatt etter avtale mellom IMDi og kommunen vil fristen for oppstart være to år fra bosettingsdato inntil krav/søknad er fremsatt. 2. Frist for gjennomføring av ordningen Denne fristen er i utgangspunktet to år, og beregnes fra vedtaksdato. Fristen kan også endre seg dersom det blir registrert permisjoner eller annet gyldig fravær ut over 10 dager. Denne fristen vil også utvides med ett år dersom det registreres vedtak om utvidet deltakelse i ordningen (et tredje år). Også etter at det eventuelt er registrert utvidet deltakelse kan fristen endre seg dersom det registreres permisjoner eller fravær ut over 10 dager. Registrere tiltak og fravær Registrering av innholdet i programmet (tiltak) og fravær gjøres under fanen "Deltakelse INTRO." Denne fanen kommer først til syne etter at vedtak om introduksjonsordning er registrert. 23

25 Øverst i fanen finner man nedtrekksmenyer for å velge hvilken periode man vil vise eller registrere for. Her velger man først hvilket år, og så hvilken periode/måned. Den grønne boksen under gir en oversikt over omfanget av personens tilbud om, og fravær fra introprogram. Det gjennomsnittlige tilbudet per uke er et beregnet gjennomsnitt basert på registreringene i valgte periode(r). Tiltak Registreringen av tiltak gjøres ved å klikke på linken "Registrer/rediger tiltak" under overskriften "Tiltak" 24

26 Man vil da få opp en registreringsboks, der man velger perioden man ønsker å registrere eller redigere tiltak for. Når man har valg periode klikker man på "Legg til" for å registrere et nytt tiltak. Man vil da se at det dukker opp flere felt som må fylles ut. Under "Tiltaksgruppe" skal man velge hvilken type tiltak man skal registrere. Neste felt er "Tiltak" som er en nærmere detaljering av hvilket tiltak innenfor tiltaksgruppen man vil registrere. Dato feltene "Fra dato" og "Til dato" brukes til å angi hvilken periode tiltaket varer. Det er fult mulig å velge datoer som går utover valgte periode for registrering. I feltet "Timer per uke" må man oppgi et tall for hvor mange timer i uka dette tiltaket utgjør. Når man klikker "Lagre" vil man få opp en "kvittering" for at registreringen er fullført, og man vil også se at gjennomsnittlig tilbudte timer per uke for valgte periode er oppdatert: Registrere tiltak som erstatter andre i en periode Dersom man ønsker å legge inn alternative tiltak i en periode der det allerede ligger løpende tiltak, kan man bruke linken "Registrer/rediger tiltak som erstatter andre i en periode." 25

27 Et typisk eksempel der dette kan være aktuelt er f.eks. i en vinterferieuke på skolen, da det kan bli nødvendig å endre på hvilke tiltak personen har i akkurat den uka. Når man klikker på linken vil man få frem et registreringsskjema der man først velger hvilke datoer man ønsker å legge inn erstattende tiltak: I dette eksempelet er det krysset av for at vi ønsker å erstatte et av norskopplæringstiltakene med noe annet i perioden fra til Før og etter disse datoene ønsker vi at det skal være som det var. Ved å klikke på linken "Legg til" får man frem menyer der man kan velge hvilke tiltak man ønsker å legge inn i den valgte perioden. Det er mulig å legge inn flere enn ett tiltak. 26

28 Her har vi f.eks. lagt inn to tiltak som skal erstatte ett i den valgte perioden. Man velger tiltaksgruppe og tiltak, og angir antall timer per uke. I oversikten over registrerte tiltak i den aktuelle perioden vil det være synlig at tiltaket har "erstattende tiltak" knyttet til seg, og de tiltakene som erstatter det vil være oppført. Fravær Registreringen av fravær gjøres ved å klikke på linken "Registrer/rediger fravær" under overskriften "Fravær." Det vil da komme frem en relativt stor registreringsboks. Øverst velger man den perioden fraværsregistreringen skal gjelde for. Her får man en hjelp ved at det er oppgitt hvor mange virkedager det er i den valgte perioden. Videre kommer en oversikt over tiltakene som er aktive i den valgte perioden, og et beregnet gjennomsnitt av tilbudte timer per uke i perioden. Under det kommer selve fraværsskjemaet. Der er fraværstyper listet opp, med kolonner for dager og timer. Her fyller man inn et tall, for henholdsvis dager eller timer, i riktig kolonne. 27

29 Under overskriften "Annet fravær" finner man en oversikt over eventuelt annet fravær som er registrert for personen i den valgte perioden. Dette er fraværstyper som registreres som vedtak (f.eks. permisjon) eller egen fraværsregistrering (f.eks. ferie), og skal altså IKKE registreres som fravær i dette skjemaet. Helt nederst i skjemaet finner man to ulike lagre-knapper. Dersom man velger "Lagre" blir registreringene lagret, men skjemaet forblir åpent. Dette kan være et tips dersom man skal registrere eller redigere flere perioder for samme person. 28

30 Ferie og høytidsdager For å registrere ferie eller høytidsdager klikker man på en egen link for dette under overskriften "Fravær" Her får man opp en registreringsboks, der man skal fylle inn fra- og tildato, og angi om det er en ferie eller en høytid. Fravær etter endt fødselspermisjon Det er innført en prøveordning som gir kommunene mulighet til å registrere "fravær" etter end fødselspermisjon. Mange kommuner har problemer med å tilrettelegge for deltakelse i introduksjonsprogram for personer som kommer tilbake fra en fødselspermisjon. Slik tilrettelegging er kommunen pålagt etter introduksjonsloven. For at manglende tilbud eller tilrettelegging fra kommunen ikke skal gå ut over enkeltpersoners tid til rådighet i programmet, er det innført en forsøksordning, med at kommunen kan registrere dette i NIR. "Fravær" som registreres på denne måten legges til i personens programtid ved at fristen for gjennomføring av program utvides tilsvarende. Dette er altså en fraværstype som ikke viser til at personen lar være å møte til et tilbud, men som viser til at kommunen ikke har gitt/tilrettelagt for et slik tilbud etter endt fødselspermisjon. Eksempler på situasjoner der dette kan være aktuelt er manglende barnehageplass/barnepass, eller manglende plass på passende opplæringstiltak. For å registrere dette klikker man på linken "Registrer fravær grunnet manglende tilbud etter endt fødselspermisjon." 29

31 Man vil da få frem en registreringsboks der fra-og tildato og fraværstype registreres. Det er mulig å registrere to fraværstyper her: «grunnet manglende barnepass» eller «grunnet annet manglende tilbud». Dersom sistnevnte velges, er det i tillegg påkrevd å begrunne årsak til kommunens manglende tilbud i feltet «grunn». Registrere sluttårsak Når en person ikke lenger er deltaker i introduksjonsprogram er det nødvendig å registrere en avslutning. Dette er påkrevd i forskriften om NIR 6-d. Man registrerer dette ved å klikke på linken "Registrer avslutning" under overskriften "Aktive vedtak og avslutning av ordning." Her vil man få opp en registreringsboks der man i utgangspunktet skal angi hva slags avslutning det er, og hva man går over til. Avhengig av hvilke valg man gjør her kommer flere felt man må fylle ut. Felles for alle er avslutningsdato. I tillegg må det f.eks. når det gjelder arbeid, fylles det ut hvor mange timer per uke vedkommende skal jobbe. 30

32 Deltakerbevis Deltakerbevis finnes nederst under en persons kartleggingsfane. Der vil det kunne tas ut deltakerbevis på enten bokmål eller nynorsk, for ordningene personen har deltatt på. 31

33 Tilskudd i NIR Utbetaling av tilskudd til norskopplæring skjer automatisk. Det er altså ikke nødvendig med noen søknad om dette. Fordeling av tilskudd mellom kommuner ved flytting skjer også automatisk, og krever ingen søknad eller refusjonskrav mellom kommuner. Fordelingen baserer seg på folkeregistrerte adresser, og avregnes i neste utbetaling til både fraflyttings- og tilflyttingskommunen. Selv om utbetalinger skjer automatisk kan kommunen kontrollere hvor mye som er utbetalt, og for hvem det er utbetalt tilskudd. Se utbetalt norsktilskudd til kommunen For å se hvor mye som er utbetalt og for hvem kan man søke opp kommunen i søkemenyen til venstre i bildet: I de fleste tilfeller vil man kun ha tilgang til sin egen kommune, og det vil være forhåndsutfylt i skjemaet. Når man klikker på "Åpne" vil man få frem en oversikt som ser slik ut: Her kan man velge årstall og få se en oversikt over tilskudd som er utbetalt det valgte året. Dersom man vil gå videre ned i detaljene for en enkelt rad i oversikten, og se informasjon om hvilke personer som har utløst den aktuelle utbetalingen, kan man klikke på ikonet "i" helt til høyre på raden. Da vil man få frem en liste over hvilke personer som har utløst tilskuddet. 32

34 Fra denne lista kan man også klikke på hver enkelt person for å se detaljer om personen. Registrere krav om asylnorsk-tilskudd Utbetaling av tilskudd for opplæring i norsk for asylsøkere skjer også automatisk. Det er likevel en forutsetning at kommunen tilbyr opplæring til personer i denne målgruppa. Kommunen må angi om kommunen tilbyr dette, og dermed at man skal motta tilskudd for det. Kun brukere med spesiell tilgang kan utføre denne operasjonen. Dette gjøres ved å søke frem oversikten over utbetalte tilskudd til sin kommune, (se ovenfor). Der velger man fanen "Søknad Asylnorsktilskudd" Her vil man se hva som er status i kommunen når det gjelder tilbud om norskopplæring til asylsøkere. Dersom kommunen ikke tilbyr slik opplæring vil det heller ikke utbetales tilskudd for dette. Ønsker man å tilby asylnorsk og motta tilskudd må man klikke på linken "Endre status på om kommunen tilbyr norskopplæring for asylsøkere." Dette må gjøres hvert år. Det kan gjøres når som helst på året, og vil gjelde resten av det året. Så lenge status er "Tilbyr Asylnorsk" vil kommunen automatisk få utbetalt tilskudd for alle som kommer i målgruppa for dette. 33