Møteinnkalling. Nore og Uvdal kommune NUmEDAL rflidoela_dedaln

Transkript

1 Nore og Uvdal kommune NUmEDAL rflidoela_dedaln Møteinnkalling Saksnr: 1/2013 Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 12:30 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , vi. Anser noen at de er mhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabffitetsspørsmålet, jfr forvaltmngsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Nor og Uvdal kommune,

2 Saksnr Tittel Lukket/åpen PS 1/13 Organisasjonsutvikling - Fagavdeling for næring, miljø og kommunalteknikk.

3 * Nore og Uvdal kommune * Rødberg : Arkiv : 031 Saksmappe : Avd. : Næring, miljø og kommunalteknikk Saksbehandler : Oddbjørn /113 Fønnebø Organisasjonsutvikling - Fagavdeling for næring, miljø og kommunalteknikk. MØTEBEHANDLING: Utvalg Utvalgssak Administrasjonsutvalget /13 Motedato Saken gjelder: Organisasj onsutvikling ved NMK-avdelingen. Fakta: Ou-prosessen på NMK-avdelingen ble i utgangspunktet igangsatt som et resultat av behovet for økonomiske omstillinger vedtatt i Dette for å gjøre fagavdelingen mer effektiv og i bedre stand til å gjennomføre vedtatte oppgaver. Samme år vedtok kommunestyret også ny administrativ organisering, med blant annet sammenslåing av fagavdeling for næring og fagavdeling for tekniske tjenester til ny fagavdeling for næring, miljø og kommunalteknikk. Arbeidet med organisasjonsutviklingen har i hovedsak pågått rapporter lagt fram flere og fattet flere politiske vedtak, prosjektrapporter av februar 2013 og mars jfr. fra Det har blitt bla. vedlagte Saksbehandlers vurdering: Ou-arbeidet har allerede medført administrative tilpasninger underveis i prosessen. For å komme videre, bl.a. med fastsetting av lederstruktur og myndighetsområder, stillingsbeskrivelser, delegasjoner og planer for kompetanseheving ser nødvendig at det konkluderes på fagavdelingens organisasjonsstruktur. En struktur fagsjef det som

4 med inndeling i mellomledere synes fortsatt mest nærliggende. resultatenheter basert på fag og økning av ressurser til ansvarlige Rådmannen konstaterer at utgangspunktet for saken er et vedtak om ou-prosess og ikke nødvendigvis en organisering/omorganisering av fagavdelingen. Rådmannen også at mange av de utfordringene en ou-prosess normalt er tenkt å møte, er knyttet til ledelse. Videre synes det klart at i forhold til oppgaver, fag og bemanning er svært stort og at det neppe er andre fagsjefer i kommunen som har den samme totalsituasjonen som fagsjefen i NMK. Det vil derfor etter rådmannens oppfatning være viktigere å samle lederressursene rundt spre dem på mindre enheter og flere mellomledere. konstaterer kontrolispennet fagsjef enn å NMK er en svært sammensatt avdeling som skal anvende et bredt spekter av lovverk, beherske mange ulike fag, levere mange ulike tjenester og forholde seg til et sammensatt publikum og noen ganger til krav som kan oppleves som motstridende. Hovedutfordringene i dag synes å ligge på gjennomføring og levering etter oppsatte fremdriftsplaner. Det synes også ønskelig å kunne satse mer på medarbeider- og kompetanseutvikling. Rådmannen antar at disse utfordringene best kan møtes med å styrke ledelsen i avdelingen slik at den får nødvendig kapasitet til styring og oppfølging. Rådmannen foreslår derfor at en videre drøfting av organiseringen også inkluderer et forslag om en ny funksjon som nestleder i avdelingen. Avhengig av om det tenkes tilført ekstra ressurser, vil en få et særlig ansvar for saksoppfølging og gjennomføring av og tiltak i tillegg til å være fagsjefens stedfortreder. planer nestleder Det er ikke for å organisere fagavdelingene med nestleder og det ses ikke grunnlag for å utvide dette til andre avdelinger, men rådmannen vil vise til den spesielle situasjonen som fagavdelingen NMK befinner seg i. tradisjon Rådmannens forslag til vedtak: Ou-arbeidet på NMK-avdelingen videreføres og forelegges medbestemmelsesorganene til medvirkning. Følgende to alternativer mnnarbeides i vurderingene: Det opprettes en stilling som nestleder i full stilling. Merutgiftene mnnarbeides i budsj ettforslaget. Stillingen utlyses eksternt. Det opprettes en stilling som nestleder ekstra budsjettdekning. Stillingen utlyses internt i fagavdelingen. uten Resultatet av drøftingene legges fram for videre behandling i mai Vedlegg: - Prosjektrapport av februar 2013

5 - Prosjektrapport av mars 2011

6 NORE OG UVDAL KOMMUNE ORGANISASJONSUTVIKLING FAGAVDELING FOR NÆRING, MILJØ OG KOMMUNALTEKNIKK Rapport februar 2013

7 Oppsummering/konklusj on: Fagsj ef NMK oppsummerer arbeidet slik: OU-prosessen på NMK-avdelingen ble i utgangspunkt iverksatt på bakgrunn av behovet for økonomiske omstillinger vedtatt i Dette for å gjøre fagavdelingen mer effektiv og i bedre stand til å gjennomføre vedtatte oppgaver. Samtidig vedtok kommunestyret i K-sak 54/01 ny administrativ organisering, der bl.a. fagavdeling for næring og miljø ble slått sammen med teknisk fagavdeling til ny fagavdeling for næring, miljø og kommunalteknikk. Denne samlokaliseringen var utgangspunktet for at organisering ble en del av arbeidet. Rapporten fra Invida AS synliggjør at dagens organisering kan opprettholdes, men anbefaler at det jobbes videre med utvikling av ledelse og styring av avdelingen. FagsjefNMK har sett det som hensiktsmessig at ansvarliggjøring av medarbeidere og tydeligere ledelse bl.a. skjer gjennom inndeling i hensiktsmessige resultatenheter basert på fag, på lik linje med kommunen for øvrig. En slik struktur vil bidra til å frigjøre tid for fagsjef til mer overordnet ledelse. Formannskapet har bedt om en vurdering der NMK-avdelingen eventuelt deles inn i to fagavdelinger. Dette kan da eventuelt være tilbakeføring til en næringsavdeling og en teknisk avdeling eller inndeling i en forvaltningsavdeling og en driftsavdeling tilsvarende alternativ 1 som ble nærmere belyst i fagsjefens prosjektrapport av mars En todeling ble ikke vurdert som mest hensiktsmessig organisering ut fra fagområdene den da måtte omfatte. En todeling vil bety enda flere ressurser avsatt til overordnet ledelse og vil derfor være mer kostnadskrevende. Fagsjef konstaterer at kommunestyret i sak 34/11 har vedtatt: Merkantile funksjoner ved NMK-avdelingen opprettholdes. Servicekontoret og NMK-avdelingen må ha et mer systematisk og tettere samarbeid. Kommuneplanlegger skal plasseres på NMK-avdelingen. Vaktmesterfunksjonen forblir en del av FD V-tjenesten tilknyttet NMK avdelingen. Sekretariatetfor kulturavstyret og museumsdrflen forblir en del av NMK avdelingen, men må ha et mer systematisk og tettere samarbeid opp mot kulturfunksjonen på SBK-avdelingen.

8 Videre vedtok kommunestyret i samme sak at: NMK-avdelingen skal utvikle operative virksomhetsplanerfor de ulike fagområdene. De skal være korte og konsise og inneholde: Tjenestene og lovhjemmel/vedtak Definerte målfor tjenesten Måleindikatorer og tidspunktfor måling/evaluering/rapportering. Navn på funksjon og personer. Oversikt over delegasjoner til NMK og administrative delegasjoner. Informasjon. Tilg/engelighet. Avvikshåndtering. Virksomhetsplaner er utarbeidet. Organisasjonsutvikling med tydeligere målsetting, delegasjon, ansvarliggjøring og kompetanseheving av medarbeidere ved fagavdelingen er en kontinuerlig prosess som må drives i medbestemmelse med de ansatte. Dette er et prioritert arbeide som må fortsette og videreutvikles.

9 I F-sak 19/10 gjorde formannskapet slikt vedtak: med OU-utvikling påfagavdelingfor næring, miljø og kommunalteknikk. Formannskapet leggerframlagteprosjektplan til grunn for det avsluttende arbeidet fagavdelingens eget budsjett. Formannskapet legger nyprosjektplan av 18. august 2010 til grunn for det Formål ogframdr leggesframforformannskapet så snart det er mulig. Det leies inn ekstern kompetanse til prosessen. Arbeidet med intern delegasjon og gjennomgang av rutinebeskrivelserprioriteres. Formannskapet viser til tidligere vedtak i F-sak 19/10 når det gjelderforhold som Prosjektplanen ble sendt ansatte og arbeidstakerorganisasjonene for medbestemmelse. plassering av utvikling/næring plassering av kommuneplanlegger plassering av merkantil ressurs plassering av vaktmestertjenesten plassering av saksbehandler/kulturarv/museumsarbeider. I den videre prosess skalfølgende belyses: vurdering av ulike alternativer med 2 4 resultatområder. Når det gjelder organiseringen av NMK avdelingen ønskerformannskapet en grundig Plan for organisasjonsutvikling ved NMK-avdelingen ble lagt fram av fagsjefnmk i februar Saken ble på ny lagt fram for formannskapet som i F-sak 30/10 fattet slikt vedtak: ønskes belyst som en del av organisasjonsutviklingen vedfagavdelingfor næring, miljø og kommunalteknikk. Avtale om innleie av ekstern kompetanse ble inngått med Invida AS, som utarbeidet nytt forslag til prosjektplan datert 18. august Prosjektplanen ble lagt fram for formannskapet som i F-sak 66/10 fattet slikt vedtak: avsluttende arbeidet med OU-utviklingen påfagavdelingfor næring, miljø og kommunalteknikk. Kostnadene med prosessarbeidet og innleid prosjektiedelse dekkes over

10 Høsten 2010 ble det sammen med Invida gjennomført flere samlinger med de ansatte: Tre møter med administrasjon og saksbehandlere. Ett møte med driftsoperatører, håndverkere og vaktmestere Ett møte med renholdere. Ett møte med feier og brannmannskaper. Med utgangspunkt i disse samlingene og på bakgrunn av anbefalinger fra Invida AS i rapport av la fagsjefnmk fram ny prosjektrapport i mars Rådmannens forslag til innstilling i F-sak 27/11 og K-sak 34/li: Prosjektrapport av mars 2011, med tillegg av anbefalinger fra Invida AS datert 8. november 2010, legges til grunn for administrasjonens videre arbeid med gj ennomføring/iverksetting av organisasj onsutviklingen ved NMK-avdelingen. Som en del av videre organisasjonsutvikling skal det fokuseres på muligheter for flerkommunalt samarbeid. NMK-avdelingen organiseres etter foreslått Alternativ 3 i fem resultatenheter: En resultatenhet for Næringsutvikling, kulturarv, landbruk og utmark. En resultatenhet for Plan, byggesak og geodata. En resultatenhet for Veg, vann, avløp og renovasjon En resultatenhet for Eiendom, bygg, drift og vedlikehold. En resultatenhet for Brann og feiing. De nye resultatenhetene for Næringsutvikling, kulturarv, landbruk og utmark og Plan, byggesak og geodata styrkes begge med 20 % økning i stillingsressurser som avsettes til ledelse av enhetene. For resultatenhetene Veg, vann, avløp og renovasjon, Eiendom, bygg, drift og vedlikehold, samt Brann og feiing er det pr. i dag tilsatt seksjonsledere / mellomledere. Disse videreføres uten endringer. For resultatenhet Plan, byggesak og geodata er det nå ledig en stilling som plan- og byggesaksbehandler. Denne stillingen lyses ut ekstemt, tillagt ansvaret som seksj onsleder/mellomleder. For resultatenhet Næringsutvikling, kulturarv, landbruk og utmark lyses ansvaret som seksjonsleder/mellomleder ut internt. Tilhørigheten for utvalgte funksjoner blir som følger: Merkantile funksjoner ved NMK-avdelingen opprettholdes. Servicekontoret og NMK-avdelingen må ha et mer systematisk og tettere samarbeid.

11 Kommuneplanlegger forblir plassert i rådmannens stab, men må ha et mer systematisk og tettere samarbeid opp mot NMK-avdelingen. Vaktmesterfunksjonen forblir en del av FDV-tjenesten tilknyttet NMK avdelingen. Sekretariatet for kulturavstyret og museumsdriften forblir en del av NMK avdelingen, men må ha et mer systematisk og tettere samarbeid opp mot kulturfunksjonen på SBK-avdelingen. Det skal rapporteres på ny organisering og gjennomføring av organisasjonsutviklingen gjennom tertialrapporter og årsmelding. Etter innstilling fra formannskapet i F-sak 27/11 og etter behandling i administrasjonsutvalget gjorde kommunestyret slikt vedtak i K-sak 34/11: Prosjektrapport av mars 20]], med tillegg av anbefalingerfra Invida AS datert 8. november 2010, legges til grunn for administrasjonens videre arbeid med gjennomføring/iverksetting av organisasjonsutviklingen ved NMK-avdelingen. Som en del av videre organ isasjonsutvikling skal detfokuseres på muligheterfor flerkommunalt samarbeid. NMK-avdelingen skal utvikle operative virksomhetsplanerfor de ulikefagområdene. De skal være korte og konsise og inneholde: Tjenestene og lovhjemmel/vedtak Definerte målfor tjenesten Måleindikatorer og tidspunktfor måling/evaluering/rapportering. Navn på funksjon og personer. Oversikt over delegasjoner til NMK og administrative delegasjoner. Informasjon. Tilgjengelighet. Avvikshåndtering. Tilhørighetenfor utvalgtefunksjoner blir somfølger: Merkantile funksjoner ved NMK-avdelingen opprettholdes. Servicekontoret og NMK-avdelingen må ha et mer systematisk og tettere sain arbeid. Kommuneplanlegger skal plasseres på NMK-avdelingen. Vaktmesterfunksjonen forblir en del av FD V-tjenesten tilknyttet NMK avdelingen. Sekretariatetfor kulturavstyret og museumsdrflen forblir en del av NMK avdelingen, men må ha et mer systematisk og tettere samarbeid opp mot kulturfunksjonen på SBK-avdelingen.

12 Det skal rapporteres på virksomhetsplaner og gjennomføring av organisasjonsutviklingen gjennom 2. tertial, kommende tertialrapporter og årsmelding. Formannskapets innstilling i sak 27/11 og kommunestyrets vedtak i sak 34/11 berørte ikke organiseringen ved NMK-avdelingen, derfor ble det lagt fram et drøftingsnotat til formannskapets møte den 12.mars 2012: Gjennom behandling av saken i formannskapets sak 27/11 og kommunestyrets sak 34/11 ble det ikke tatt standpunkt til fremtidig organisering. Administrasjonen har forstått at dette skulle vurderes på et senere tidspunkt, selv om dette ikke står eksplisitt i vedtaket. Forut for framlegging av saken til ny politisk behandling anmodes om signaler fra formannskapet. Hvilke utfordringer mener formannskapet NMK-avdelingen står ovenfor rent organisatorisk og som må prioriteres/vektiegges gjennom valg av organisasj onsmodell? Ser formannskapet det som en mulig løsning at bemanningen på NMK avdelingen styrkes som en del av fremtidig organisering? Formannskapet drøftet saken og ba om at følgende ble vektiagt i den videre oppfølging: Operative virksomhetsplaner ogforslag til intern delegasjon ventes framlagt Deling av avdelingen i to (til tofagavdelinger) ventes vurdert Ansvarliggjøring av medarbeidere ventes vurdert Overholdelse avfrister (eventuelt innføring av internefrister) og avslutning av saker ventes satt som mål og vurdert Avklaring på FD V-området iforhold til ledelse og plassering av ansatte i vaktmester- og renholdstjenestene ventes vurdert. Ordfører, rådmann ogfagsjefnmk tar ifellesskap stilling til hvordan saken skalfremmes videre. Informasjon om dette ble gitt kommunestyret ved fagsjefens notat av Ordfører, rådmann og fagsjef drøftet innhold og videre framdrift i saken i møte Kommunestyret fattet i desember 2011 vedtak om at det skulle foretas en gjennomgang og evaluering av næringsutviklingsarbeidet i kommunen. Gjennomgangen berørte også kommunens eget næringsapparat. Resultatet av evalueringen skulle legges fram innen Som følge av vedtaket om evaluering av næringsutviklingsarbeidet ville ikke OU-prosessen kunne avsluttes før rapport om næringsarbeidet var fremlagt og behandlet.

13 I kommunestyrets sak 77/12 ble det vedtatt at organisasjonsutviklingsprosessen på fagavdeling NMK ferdigstilles og legges fram for formannskapet innen utgangen av januar Konklusjon: FagsjefNMK oppsummerer arbeidet slik: OU-prosessen på NMK-avdelingen ble i utgangspunkt iverksatt på bakgrunn av behovet for økonomiske omstillinger vedtatt i Dette for å gjøre fagavdelingen mer effektiv og i bedre stand til å gjennomføre vedtatte oppgaver. Samtidig vedtok kommunestyret i K-sak 54/01 ny administrativ organisering, der bl.a. fagavdeling for næring og miljø ble slått sammen med teknisk fagavdeling til ny fagavdeling for næring, miljø og kommunalteknikk. Denne samlokaliseringen var utgangspunktet for at organisering ble en del av arbeidet. Rapporten fra Invida AS synliggjør at dagens organisering kan opprettholdes, men anbefaler at det jobbes videre med utvikling av ledelse og styring av avdelingen. FagsjefNMK har sett det som hensiktsmessig at ansvarliggjøring av medarbeidere og tydeligere ledelse bl.a. skjer gjennom inndeling i hensiktsmessige resultatenheter basert på fag, på lik linje med kommunen for øvrig. En slik struktur vil bidra til å frigjøre tid for fagsjef til mer overordnet ledelse. Formannskapet har bedt om en vurdering der NMK-avdelingen eventuelt deles inn i to fagavdelinger. Dette kan da eventuelt være tilbakeføring til en næringsavdeling og en teknisk avdeling eller inndeling i en forvaltningsavdeling og en driftsavdeling tilsvarende alternativ i som ble nærmere belyst i fagsjefens prosjektrapport av mars En todeling ble ikke vurdert som mest hensiktsmessig organisering ut fra fagområdene den da måtte omfatte. En todeling vil bety enda flere ressurser avsatt til overordnet ledelse og vil derfor være mer kostnadskrevende. Fagsjef konstaterer at kommunestyret i sak 34/li har vedtatt: Merkantile funksjoner ved NMK-avdelingen opprettholdes. Servicekontoret og NMK-avdelingen må ha et mer systematisk og tettere samarbeid. Kommuneplanlegger skal plasseres på NMK-avdelingen. Vaktmesterfunksjonen forblir en del av FD V-tjenesten tilknyttet NMK avdelingen. Sekretariatetfor kulturavstyret og museumsdrften forblir en del av NMK avdelingen, men må ha et mer systematisk og tettere samarbeid opp mot kulturfunksjonen på SBK-avdelingen.

14 Videre vedtok kommunestyret i samme sak at: NMK-avdelingen skal utvikle operative virksomhetsplanerfor de ulikefagområdene. De skal være korte og konsise og inneholde: Tjenestene og lovhjemmel/vedtak Definerte målfor tjenesten Måleindikatorer og tidspunktfor måling/evaluering/rapportering. Navn påfunksjon og personer. Oversikt over delegasjoner til NMK og administrative delegasjoner. Informasjon. Tilgjengelighet. Avvikshåndtering. Virksomhetsplaner er utarbeidet. Organisasjonsutvikling med tydeligere målsetting, delegasjon, ansvarliggjøring og kompetanseheving av medarbeidere ved fagavdelingen er en kontinuerlig prosess som må drives i medbestemmelse med de ansatte. Dette er et prioritert arbeide som må fortsette og videreutvikles. Rødberg Oddbjøm Fønnebø Fagsj ef NMK-avdelingen

15 NORE OG UVDAL KOMMUNE ORGANISASJONSUTVIKLING FAGAVDELING FOR NÆRING, MILJØ OG KOMMUNALTEKNIKK Prosjektrapport mars 2011.

16 INNLEDNING Kommunestyret vedtok i K-sak 54/Ol ny administrativ organisering for kommunen. Pkt. 1 i vedtaket lyder: Fagavdelingfor kommunalteknikk ogfagavdelingfor næring og miljø slås sammen. Fagavdelingen kalles fagavdelingfor næring, miljø og kommunalteknikk Fagavdelingen ledes av enfagsjef Iforbindelse med sammenslåingen inndras enfagsjefstilling med virkning fra Detforutsettes at ansvaretfor brann (brannsjefog varabrannsjef) avklares nærmere i forbindelse med sammenslåingen. Fagavdelingfor kultur slås sammen medfagavdelingfor skole og barnehage underfelles ledelse. Fagavdelingfor helse slås sammen medfagavdelingfor sosial og barnevern. Kommunen sto også på samme tid ovenfor behovet for økonomisk omstilling og kommunestyret gjorde i K-sak 1/Ol vedtak om en del innsparingstiltak. Arbeidet med økonomisk og administrativ omstilling fortsatte også i de påfølgende år, bl.a. i forbindelse med ombyggingsarbeider på kommunehuset og den fysisk samlokalisering av den sammenslåtte fagavdelingen for næring, miljø og kommunalteknikk (NMK) som skjedde i 2004/05. I denne perioden ble det nedsatt arbeidsgrupper bestående av personer både fra administrasjonen og fra de politiske hovedutvalgene. For NMK-avdelingen skulle arbeide skje som en organisasjonsutviklingsprosess. OU-prosessen skulle bidra til å utvikle fagavdelingen, dvs, gjøre avdelingen mer effektiv og i bedre stand til å gjennomføre vedtatte oppgaver, samt yte et best mulig tjenestetilbud internt og eksternt innenfor vedtatte rammer. Arbeidet med den administrative omstillingen ble imidlertid ikke sluttført. Arbeidet ble gjenopptatt og forslag til prosjektplan datert februar 2010 ble lagt fram for formannskapet, som i F-sak 19/10 fattet følgende vedtak: Formannskapet leggerframlagte prosjektplan til grunn for det avsluttende arbeidet med ou-utvikling på fagavdelingfor næring, miljø og kommunalteknikk. Når det gjelder organiseringen av NMK-avdelingen ønskerformannskapet en grundig vurdering av ulike alternativer med 2 4 resultatområder. I den videre prosess skalfølgende belyses: plassering av kommuneplanlegger plassering av merkantil ressurs plassering av utvikling/næring plassering av vaktmestertjenesten plassering av saksbehandler/kulturarv/museumsarbeider. Prosjektplanen ble sendt ansatte og arbeidstakerorganisasjonene for medbestemmelse. Det kom inn to uttalelser, en felles uttalelse fra en del ansatte og en uttalelse fra Naturviterne.

17 Saken ble på ny lagt fram for formannskapet som i F-sak 30/10 fattet slikt vedtak: Formannskapet viser til tidligere vedtak i F-sak 19/10 når det gjelderforhold som ønskes belyst som en del av organisasjonsutviklingen vedfagavdelingfor næring, miljø og kommunalteknikk. Arbeidet med intern delegasjon og gjennomgang av rutinebeskrivelserprioriteres. Det leies inn ekstern kompetanse til prosessen. Formål ogframdrft leggesframforformannskapet så snart det er mulig. Avtale om irmleie av ekstern kompetanse ble inngått med Invida AS, som utarbeidet nytt forslag til prosjektplan datert 18. august Prosjektplanen ble lagt fram for formannskapet som i F-sak 66/10 fattet slikt vedtak: Formannskapet legger nyprosjektplan av 18. august 2010 til grunnfor det avsluttende arbeidet med OU-utviklingen påfagavdelingfor næring, miljø og kommunalteknikk. Kostnadene med prosessarbeidet og innleidprosjektledelse dekkes overfagavdelingens eget budsjett. Høsten 2010 ble det sammen med Invida gjennomført flere samlinger med de ansatte: Tre møter med administrasjon og saksbehandlere. Ett møte med driftsoperatører, håndverkere og vaktmestere Ett møte med renholdere. Ett møte med feier og branrimannskaper. Referater fra samlingene foreligger som saksdokumenter. Tillitsvalgte har vært invitert til å delta på alle møtene. I tillegg har kommuneplanlegger og representanter for servicekontoret/fellestjenesten deltatt der det har vært aktuelt. Det er også gjennomført samtaler mellom rådmann, fagsjefnmk og prosjektleder fra Invida. ANBEFALINGER Anbefalingene fra Invida AS bygger i hovedsak på de ansattes synspunkter og er samlet i rapport datert 8. november 2010, jfr. vedlegg 1. Prosjektrapporten viser til at både ledelsen og ansatte ved NMK-avdelingen opplever en tilfredsstillende status på produksjon og trivsel i arbeidet. Det finnes likevel forbedringsmuligheter og avvik som må lukkes. Det uttrykkes en positiv vilje til endring. Det ble i 2010 også gjennomført en trivselsundersøkelse (MTM-undersøkelse) blant alle kommunens medarbeidere. Undersøkelsen viste at ansatte på NMK-avdelingen stort sett trivdes godt på sin arbeidsplass, men undersøkelsen avdekket også noen avvik som trenger videre oppfølging i forhold til enkelte fagområder.

18 I rapportens pkt 4.2 vises til at det foreløpige arbeidet har avdekket: Det ønskes en økt tydelighetfra ledelsen mhtforventet produksjon og måloppnåelse Det ønskes en økt tilstedeværelsefra ledelsen Avdelingensfagsjefoppleves som faglig sterk ressurs Gjennom prosessen er det også avdekket: Behovfor klarere mål Behovfor å fastsette enkle måleindikatorer slik at måloppnåelse og avvik kan måles Klar vilje og et ønske blant de ansatte om å bidra i videre organisasjonsutvikling Positiv holdning til interkommunalt samarbeid Behovfor å redusere forventningsavvik mellom saksbehandlere og politikere om hva som er mulighetene Behovfor å redusereforventningsavvik mellom NMK-avdelingen og interne brukere Potensialefor å utføre en bedre jobb og større produksjon overfor både interne og eksterne brukere Behovfor bedre informasjonsutveksling mellom rådmann, ledelse og ansatte Behovfor mer intern koordinering Oppgaver kan løses gjennom interkommunalt samarbeid og tjenesteutvikling, noe som må vurderes særskilt. / mulighetsrommet I rapportens pkt. 4.3 foreslås følgende aktuelle endringer og tiltak: Fokus på ledelse som i sterkere grad: Formidler de overordnedeføringene (kommuneplaner, rådmannens forventninger etc) Leder i praksis Er tilgjengeligfor de ansatte Sørgerfor planer og oppdatering av disse Sørgerfor gjennomføring og oppfølging av planer Sørgerfor delegering og rutiner Tydeliggjør/konkretiserer mål og krav Leter, finner ogfastsetter målepunktene i samarbeid med de ansatte og brukerne Evaluerer og gir de ansatte merfeedback, positivt og negativt Gjennomfører avvikshåndtering Avdelingen trenger: samspill med politisk nivå o Gjensidig informasjon (for eksempel saksbehandler til stede på utvalgte saker/møter) o Formidling av politiske signaler og bindende vedtak o Utvidetfolkevalgtopplæring Faste ogforutsigbare møtepunkter o Faglig o Koordinerende o Sosialt Samordnet informasjon til alle Gjennomføring avformelle møtepunkter med de ansatte o Medarbeidersamtaler og personlig oppfølging ved behov o Ved avvik/avvikshåndtering (særskilte utfordringer) økt

19 Behovfor å utvikle en felles policy mht kundekontakt, tilgjengelighet, opplyst tilgjengelighet, skjerming og siling av henvendelser, tilbakemeldinger og leveranse Rutinerfor avvikshåndtering Utarbeide virksomhetsplaner: Utvikling av operative virksomhetsplanerfor de ulike fagområdene. De bør være korte, konsise og inneholde: o Tjenestene og lovhjemmel/vedtak o Definerte målfor tjenesten o Måleindikatorer og tidspunktfor måling/evaluering/rapportering o Navn på funksjoner og personer o Oversikt over delegasjoner til NMK-avdelingen og administrative delegasjoner (frafagsjeftil ansatte og servicekontoret) o Informasjon o Tilgjengelighet (skjerming og siling) o Avvikshåndtering Gjennomføring av virksomhetsplanenepå de ulike fagområdene Evaluering av måloppnåelse. Enkelte av målepunktene vil sannsynligvis kunne være på månedsnivå, mens andre må evalueres over lengre tidsperioder Revidering av virksomhetsplaner. Disse virksomhetsplanene bør evalueres ogjusteres årlig Formannskapet vedtok i F-sak 19/10 at den videre prosess skulle belyse: plassering av kommuneplanlegger plassering av merkantil ressurs plassering av utvikling/næring plassering av vaktmestertjenesten plassering av saksbehandler/kulturarv/museumsarbeider. Dette er drøftet i de gjennomførte samlingene høsten 2010 og videre i etterfølgende avdelingsmøter. Anbefalingene fra Invida er gjengitt i rapportens pkt Kort oppsummert er anbefalingene slik: Merkantile funksjoner (pkt. 5.1). Mer elektronisk informasjon i tilknytning til fagområdene på NMK-avdelingen vil være nødvendig for at servicekontoret kan fungere optimalt som 1-linje-tjeneste for avdelingen og at kommunens nettsider blir så gode at brukerne i større grad kan benytte seg av seivbetjente tjenester. Arbeidet med å digitalisere eksisterende reguleringspianer nærmer seg sluttføring. Dette vil være et stort skritt i riktig retning. Hvorvidt servicekontoret fortsatt skal avgrense seg til utadrettet virksomhet vil også ha betydning. Det er fortsatt mange merkantile oppgaver knyttet til driften av NMK-avdelingen og inntil videre anbefales at de merkantile ressurser må opprettholdes ved avdelingen. Servicekontoret (ykt. 5.2). Arbeidet har avdekket behov for et tettere samarbeid mellom NMK-avdelingen og servicekontoret. For at servicekontoret skal kunne skjerme saksbehandlerne og fungere som 1-linje-tjeneste kreves det at ansatte på NMK-avdelingen strukturerer seg optimalt i forhold til

20 kalender/avtalefunksjoner m.m., samt gir nødvendig informasjon og opplæring til servicekontoret om avdelingens fag- og arbeidsområder. Dette arbeidet er allerede påbegynt gjennom avholdte oppfølgingsmøter mellom servicekontoret og NMK-avdelingen. Resultatet av egen evaluering av servicekontoret vil sikkert også belyse hva som er en hensiktsmessig fremtidig organisering. Kommuneplanlegger (pkt. 5.3). Arbeidet har avdekket behov for et tettere samarbeid og faglig kontakt mellom NMK avdelingen og kommuneplanlegger. Det må bl.a. utarbeides rutiner for når saker skal drøftes og avklares hyppighet for faglige fellesmøter. Samtaler om disse avklaringene er igangsatt. For å kunne jobbe overordnet og på tvers av fagområder anbefales at kommuneplanlegger fortsatt er tilknyttet rådmannens stab. Vaktmestertienesten / FDV-bygg (pkt. 5.4). Gjennom prosessen har det blitt bekreftet at det er avvik mellom tjenestene som leveres fra NMK-avdelingen og de forventningene brukerstedene har. Dialogen med brukerne må bli bedre og det må gjennomføres forventningsavklaringer. Størrelsen på vedlikeholdsbudsjettet vil også være avvgjørende. Økt koordinering fra FDV-ledelsen, samt utarbeidelse av klarere rutiner for tilbakemeldinger og levering av vaktmestertjenestene er nødvendig. Dette arbeidet er nå påbegynt. Prosessen har videre avdekket at de ansatte innenfor vaktmestertjenesten ser mange fordeler ved dagens organisering, der de ansatte blir en del av en større faglig enhet. Dette gir større effektivitet og mer fokus på vedlikeholdsoppgavene. Videreføring av dagens organisering anbefales. Kulturarv/museum (pkt. 5.5). Prosessen har avdekket at dagens organisering, der sekretariatet for kulturarvstyret og drift av kommunens museumsvirksomhet er plassert i NMK-avdelingen, fungerer bra. Dette er en hensiktsmessig organisering bl.a. fordi mye av arbeidet er basis for næringsutvikling. Det blir stadig større fokus på utvikling av kulturnæringer. Det er allikevel et behov for tett og faglig kontakt med kulturadministrasjonen på SBK avdelingen med tanke på kulturformidling og kulturopplevelser. Det bør derfor opprettes faste faglige fellesmøter og lages rutiner for samarbeidet. Næringsutvikling (pkt. 5.6). Næringsutvikling var fram til 2002 organisert i en egen fagavdeling. Da ble avdelingen slått sammen med teknisk etat til den nye NMK-avdelingen. Dette var en del av de økonomiske innsparingene som den gang ble prioritert. Mulighetene for å skille ut næringsarbeidet i en egen fagavdeling igjen har vært drøftet. Likeså om næringsutvikling burde ligge som en del av rådmannens stab, i og med at mye av dette arbeidet dreier seg om utvikling på et overordnet og strategisk nivå. Ut fra en samlet vurdering anbefales fortsatt plassering som en del av NMK-avdelingen. Dette med bakgrunn i at det vurderes som hensiktsmessig å ha en tett tilknytning til de øvrige fagfelt som NMK-avdelingen representerer.

21 ORGANISERING En OU-prosess på NMK-avdelingen var i utgangspunktet tenkt som en gjennomgang av de oppgaver og tjenester som ligger til avdelingen, for om mulig å bli mer effektiv og yte enda bedre service. Det var ikke pekt på behov for store omorganiseringer, foruten nødvendige tilpasninger ved at næringsavdelingen og teknisk etat ble slått sammen til en fagavdeling. Den tidligere næringsavdelingen var organisert med en helt flat struktur, der alle ansatte hadde næringssjefen som nærmeste leder. Teknisk etat hadde en struktur med mellomledere for definerte fagområder. Gjennom OU-prosessen har det vært lagt fram flere modeller til organisering, der Invida sammen med fagsjeffokuserte mest på en modell med 4-5 resultatenheter. En omorganisering møtte motbør hos en del av de ansatte i administrasjonen. Det ble bl.a. pekt på at mange av saksbehandleme hadde sin kompetanse knyttet til fag og at hverdagen allerede var så travel at det ikke var rom for å tilføre nye ledelsesoppgaver uten å øke stillingsressursene. Ubesatte stillinger bidrar ytterligere til en hektisk hverdag. En egen leder (NK) som hadde det meste av lønns-og personalansvaret ble nevnt av noen, eller at også dette ansvaret ble tillagt personalavdelingen i kommunen. I rapporten fra Invida anbefales derfor at dagens organisering på NMK-avdeling opprettholdes, men at det jobbes videre med utvikling av ledelse og styring av avdelingen. FagsjefNMK deler de ansattes synspunkter på at det er travle dager på avdelingen. Dette forsterkes gjennom vakanse i enkelte stillinger. Rekruttering av nye medarbeidere er en utfordring som det må jobbes kontinuerlig med. Ledige stillinger er nå utlyst. Fagsjef ser det imidlertid som helt nødvendig at det gjøres noen organisatoriske endringer for at det skal bli rom til å jobbe mer med overordnet ledelse. Det synes også åpenbart at mer ledelse må prioriteres på alle ledd i avdelingen. Ved valg av organisasjonsmodell er det flere hensyn som må vektlegges. Det må selvfølgelig være tilstrekkelig tid til å utøve slik ledelse. Det må innarbeides en bedre kultur på at både strategisk overordnet ledelse og nødvendig faglig ledelse prioriteres, utøves og respekteres. Organisasjonsmodellen må legge til rette for at både leder- og mellomlederansvaret er tydeliggjort. Lederansvaret må synliggjøres både gjennom stillingsbeskrivelser og delegasjoner. Det er gjennom prosessen tidligere synliggjort flere organisasjonsmodeller med varierende antall resultatenheter for en sammenslått NMK-avdeling. Fagsjef ser ingen grunn til at organiseringen på NMK-avdelingen skal avvike i vesentlig grad fra øvrig organisering i kommunen. Altså at det organiseres med resultatenheter der mellomleder både har faglig ansvar, samt lønns- og personalansvar. Om nødvendig kan det være aktuelt å styrke avdelingen med noen ressurser til mellomledelse.

22 Når det gjelder inndeling i resultatområder er det noen hensyn som bør vektiegges, bl.a.: Brann og feiing er både forebyggende arbeider og beredskap/utrykning. Branntilsyn er en viktig del av det forebyggende arbeidet og retter seg også mot flere kommunale bygg. En uavhengighet i forhold til FDV-avdelingen er derfor å anbefale. Arbeidsområdet skiller seg vesentlig fra andre driftsoppgaver og det er naturlig å se dette som en egen resultatenhet. Plan- og byggesak er hovedsaklig forvaltning etter lov og forskrift. Det er viktig at denne saksbehandlingen skjer på en objektiv og uavhengig måte. Det er naturlig å se plan- og byggesak som en egen resultatenhet, eventuelt sammen med kart og oppmåling. Tett samarbeid med kommuneplanlegger er nødvendig. Kart og oppmåling er også forvaltning etter lov og forskrift. Ofte består dette arbeidet av å iverksette en del vedtak som er fattet i medhold av plan- og bygningsloven. Det er viktig at kommunens oppmålingsmyndighet fortsatt fremstår som en objektiv og uavhengig instans. Det ligger nå til rette for å gjennomføre et nærmere samarbeid med de andre Numedalskommunene. Inntil en slik organisering eventuelt er på plass kan det være hensiktsmessig at kart og oppmåling er en egen resultatenhet. Alternativt kan en tenke seg en felles resultatenhet med plan- og byggesak. Jord, skog, vilt og utmark består både av forvaltning etter lov og forskrift, samtidig som det arbeides med tilrettelegging for næringsutvikling. Her er det viktig å være klar over begge roller. Det er naturlig å se disse fagområdene i sammenheng med det øvrige næringsarbeidet. Kulturnæringer er etter hvert også blitt en viktig del av arbeidet med næringsutvikling. En egen resultatenhet for næringsutvikling synes naturlig. øvrig fagområder er drift av veg, vann, avløp, renovasjon, samt forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale eiendommer og bygninger. Dette er driftsoppgaver med noen likhetstrekk, som kunne vært samlet i en felles resultatenhet. En felles enhet vil i så fall bli forholdsvis omfattende med mange ansatte. En deling av driftsoppgavene i to resultatenheter, slik som i dag, synes mest hensiktsmessig. Kommuneskogen er nå vedtatt innlemmet i fagavdelingen men det synes ikke hensiktsmessig å organisere kommuneskogen som en egen resultatenhet. Flere fagstillinger bidrar i arbeidet med drift av kommuneskogen. Koordineringsansvaret for kommuneskogen anbefales lagt til resultatenheten for bygg og eiendommer. Merkantile fellesfunksjoner foreslås som stab direkte under fagsjef. Formannskapet har i F-sak 19/10 bedt om en grundig vurdering av en organisering i 2-4 resultatenheter. Dette er synliggjort gjennom vedlagte modeller benevnt Alternativ 1 og Alternativ 2. Begge disse alternativene vil samle såpass mange fagområder og antall ansatte at det vil være behov for økte ressurser til ledelse, dersom de velges. Dessuten vil de hensyn som er nevnt over ikke kunne ivaretas som ønskelig. Ut fra en samlet vurdering foreslås en organisasjonsmodell med fem resultatenheter tilsvarende Alternativ 3 (i tidligere forslag benevnt som Alternativ 4 ).

23 REKRUTTERING AV SEKSJONSLEDERE Pr i dag er det tilsatt mellomledere for følgende resultatenheter: Veg, vann, avløp og renovasjon Eiendom, bygg, drift og vedlikehold Brann og feiing Disse foreslås videreført uten endringer. Det er innvilget permisjon i en stilling som plan- og byggesaksbehandler. Det må påregnes at denne stillingen vil bli ledig. Det foreslås at denne stillingen i så fall tillegges ansvaret som seksjonsleder for resultatenheten for Forvaltning og lyses ut eksternt. Stillingen som seksjonsleder for Næringsutvikling foreslås lyst ut internt på avdelingen. SAMMENDRAG / KONKLUSJONER. NMK-avdelingen organiseres i fem resultatenheter tilsvarende Alternativ 3. Herværende rapport, med tillegg av anbefalinger fra Invida AS i rapport datert 8. november 2011, legges til grunn for administrasjonens videre arbeid med gjennomføring av organisasjonsutviklingen på NMK-avdelingen. Som en del av videre orgamsasjonsutvikling skal det fokuseres på muligheter for flerkommunalt samarbeid. Det skal rapporteres på gjennomføring av organisasjonsutviklingen gjennom tertialrapporter og årsmelding. VIDERE FRAMDRIFT Følgende framdriftsplan er lagt for videreføring av arbeidet våren 2011: Orientering i formannskapet 14/3 Avdelingsmøte med tillitsvalgte 15/3 Gjennomgang i rådmannens Iedergruppe 22/3 Utsending til høring/medbestemmelse 24/3 Medbestemmelsesmøte 30/3 Høringsfrist for ansatte/arbeidstakerorganisasjoner 8/4 Avdelingsmøte NMK 12/4 Innstilling i formannskap/administrasjonsutvalg 2/5 Vedtak kommunestyret 23/5 Rødberg, 26. mars Oddbj ørn Fønnebø Fagsjef NMK-avdelingen.

24 Alternativ i NORE OG UVDAL KOMMUNE, NMK-AVD. Kommunestyret Formannskapet I Fellesfunksjoner L Merkantile tjenester I Rådmann I I Fagsjef I L Forvaltning L Drift Plan Byggesak Kart Oppmåling Næring Jord Skog Museum Miljø Vilt Utmark Bygg Vedlikehold Veg Vann Avløp Renovasjon Brann Feiing Eiendom

25 Drift Alternativ 2 NORE OG UVDAL KOMMUNE, NMK-AVD. Kommunestyret Formannskapet I Fellesfunksjoner Merkantile tjenester I Rådmann I I Fagsjef I LNutvjk1 Forvaltning L Næring Jord Skog Museum Miljø Vilt Utmark Plan Byggesak Kart Oppmåling Bygg Vedlikehold Veg Vann Avløp Renovasjon Brann Feiing Eiendom

26 Alternativ 3 Brann og feiing Brann Feiing NORE OG UVDAL KOMMUNE, NMK-AVD. Kommunestyret Formannskapet I Rådmann I Fagsjef Fellesfunksjoner Merkantile tjenester Næringsutvi ku ng Forvaltning Veg, vann og avløp Eiendom, bygg, drift og vedlikehold Næring Jord Skog Museum Miljø Vilt Utmark Plan F Byggesak [ Kart L Oppmåling Veg 5 Vann 5 Avløp L Renovasjon Eiendom i Bygg L Vedlikehold