Saker til behandling. 3/12 12/ Godkjenning av protokoll - formannskapet /12 12/ Årsrapport Fellestjenester 3

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Dato: kl. 14:00 Sted: Nes kommunehus Arkivsak: 12/00623 Arkivkode: 033 Eventuelle forfall må meldes på telefon , eller til Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. SAKSKART Side Saker til behandling 3/12 12/ Godkjenning av protokoll - formannskapet /12 12/ Årsrapport Fellestjenester 3 Referatsaker 1/12 12/ Virksomhetsplan fellestjenesten Nesbyen, Tor Magnussen leder 1

2 Saker til behandling 3/12 Godkjenning av protokoll - formannskapet Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. 030 Saksbehandler Grete Thoen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Saken avgjøres av: Formannskapet Rådmannens innstilling: Protokollen godkjennes. 2

3 4/12 Årsrapport Fellestjenester Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. 210 Saksbehandler Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Saken avgjøres av: Formannskapet Tjenestebeskrivelse og organisering Fellestjenestene skal samordne og ha støttefunksjoner for kommunens informasjonsvirksomhet, merkantile tjenester og sekretariatsfunksjoner, arkiv, post, IKT, personaladministrasjon, økonomi, beredskap. Servicetorgets kommunale virksomhet er organisert som en del av fellestjenestene, og skal primært drive utadrettet virksomhet. En viktig del av informasjonsarbeidet er å holde Nes kommunes hjemmeside oppdatert. Overordna mål Fellestjenestene skal samordne og drive støttefunksjoner. Kommuneplanen slår fast at Nes skal ha et godt tjenestetilbud som er tilpasset brukerne og deres behov. Brukeren skal være i sentrum. De ansatte er kommunens viktigste ressurs, og en god personalpolitikk er viktig for å kunne få utnyttet denne ressursen optimalt. Hovedmålsettingen med fellestjenestenes drift er at de innenfor tilgjengelige rammer, økonomisk, bemanningsmessig og kompetansemessig, skal gi enhetene best mulig støtte slik at disse kan drive løpende tjenesteyting på kort og lang sikt.. I forhold til de satte mål for fellestjenestene har organisatoriske endringer medført at oppgaver ikke er blitt utført til rett tid. I denne sammenheng kan nevnes at rutiner for utsending av saker ikke blir fulgt slik at møteinnkallingen er blitt forsinket. Satsingsområder Med bakgrunn i stramt budsjett og redusert bemanning i fellestjenesten i 2011 har fokus vært på å opprettholde eksisterende tjenestetilbud. Det har ikke vært kapasitet til utviklingsarbeid utover det som følger av at det stadig kreves opplæring i nye verktøy og rutiner i forbindelse med saksbehandling. I samarbeid med de andre kommunene i Hallingdal ble det våren 2011 søkt om «Bulystmidler». Kommunal og regionaldepartementet bevilget 3 mill til prosjektet. Nes bidrar i prosjektet med: Utvikling landsbyen i Hallingdal Omdømmeprosjekt Nes som pilot for Hallingdal 3

4 Interkommunale samarbeidsprosjekter Prosjektet lys i alle glas er gjennomført. Placementprosjektet er i sluttfasen og synes å gi svært positive resultater. Så langt har prosjektet bidratt til 11 nye innbyggere i kommunen. Nes kommune har således nådd målsettingen for prosjektet. Fellestjenesten har som ansvarsområde å følge opp interkommunale samarbeidsprosjekt innen IKT. Nes kommune har som oppgave å drifte systemet innen Økonomi, lønn og fakturering for samtlige Hallingdalskommuner. Kommunestyrevalg Fellestjenesten er sentral i gjennomføring av valg. Sekretariatet har ansvar for at alle får den informasjon de skal ha til rett tid. Ansvaret for at valget blir riktig gjennomført ligger hos fellestjenestene Dette arbeidet starter høsten før valget og innebærer blant annet å følge opp at alle tidsfrister for å få et gyldig valg i kommunen blir overholdt. Styringsmål Styringsmål Status Nes Landet Mål v/forrige (årets måling måling) 2011 Sykefravær 7,9 3,5 5,5 Resultat 2011 Økonomi Konto Regnskap Budsjett Forbruk i % Regnskap i fjor Lønnsutgifter Varer og tjenester Kjøp av tjenester Overføringsutgifter Finansutgifter Salgsinntekter Overføringsinntekter Finansinntekter T o t a l t Fellestjenestene hadde i 2011 et forbruk på 94 % av budsjettet, dvs. en vesentlig innsparing i forhold til revidert budsjett. Det er innsparing på de fleste tjenester i forhold til budsjett, bortsett fra på IKT som synes for lavt budsjettert. 4

5 Rådmannens innstilling: Årsrapport 2011 tas til orientering 5

6 Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 1/12 12/ Virksomhetsplan fellestjenesten