Saksframlegg. Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato 13/8 Utredningskomiteen /89 Kommunestyret

Transkript

1 Engerdal kommune Saksmappe: 2012/ /2013 Saksbehandler: Eva Hellan Arkivkode: F08 Saksframlegg Etablering av frivilligsentral i Engerdal kommune Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato 13/8 Utredningskomiteen /89 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Øvrige saksdokumenter: Internt notat i utredningskomiteen den Internt notat i utredningskomiteen den Saksframlegg til utredningskomiteen den Internt notat i utredningskomiteen den Internt notat i utredningskomiteen den Behandling i Kommunestyret Saksordfører: Kjell Erik Joten Einar Østlie fremmet følgende forslag: 1. Saken sendes tilbake til Utredningskomiteen for nærmere utredning. 2. En eventuell etablering av Frivilligsentral vil skje i samråd med Eldrerådet i Engerdal og Engerdal 3. Frist for avklaring i saken settes til 20. februar Vegard Drevsjømoen fremmet følgende forslag (rådmannens forslag med nytt pkt 6): 1. Det opprettes frivilligsentral i Engerdal kommune med oppstart fra med lokalisasjon i 2. Det søkes Kulturdepartementet om oppstart - og driftsmidler. 3. Det tilsettes daglig leder i 100% stilling. 4. Kommunen står som eier av frivilligsentralen og dekker lønnsutgifter til daglig leder tilsvarende 40% av de totale lønnskostnadene. 5. Styret for frivilligsentralen representeres med en person fra administrasjonen, en politiker og en fra frivillige organisasjoner. 6. Etableringen av Frivilligsentral skal skje i samråd med Eldrerådet i Engerdal og Engerdal Votering: Det ble først votert over utredningskomiteens innstilling som falt med 4 mot 11 stemmer.

2 Det ble deretter votert alternativt mellom Vegard Drevsjømoens forslag mot Einar Østlies forslag. Vegard Drevsjømoens forslag vedtatt med 8 mot 7 stemmer som ble avgitt for Einar Østlies forslag. Vedtak i Kommunestyret : 1. Det opprettes frivilligsentral i Engerdal kommune med oppstart fra med lokalisasjon i 2. Det søkes Kulturdepartementet om oppstart - og driftsmidler. 3. Det tilsettes daglig leder i 100% stilling. 4. Kommunen står som eier av frivilligsentralen og dekker lønnsutgifter til daglig leder tilsvarende 40% av de totale lønnskostnadene. 5. Styret for frivilligsentralen representeres med en person fra administrasjonen, en politiker og en fra frivillige organisasjoner. 6. Etableringen av Frivilligsentral skal skje i samråd med Eldrerådet i Engerdal og Engerdal Behandling i Utredningskomiteen Kjell Erik Joten fremmet følgende forslag: Det opprettes ikke frivilligsentral i Engerdal kommune i denne omgang, ettersom behov og etterspørsel ikke virker å være tilstede. Votering: Kjell Erik Jotens forslag vedtatt med 5 mot 3 stemmer som ble avgitt for rådmannens forslag. Saksordfører: Kjell Erik Joten ble enstemmig valgt som saksordfører Innstilling i Utredningskomiteen : 1. Det opprettes ikke frivilligsentral i Engerdal kommune i denne omgang, ettersom behov og etterspørsel ikke virker å være tilstede. Saksordfører: Kjell Erik Joten Rådmannens forslag til innstilling 7. Det opprettes frivilligsentral i Engerdal kommune med oppstart fra 1/ med lokalisasjon i 8. Det søkes Kulturdepartementet om oppstart -og driftsmidler. 9. Det tilsettes daglig leder i 100% stilling. 10. Kommunen står som eier av frivilligsentralen og dekker lønnsutgifter til daglig leder tilsvarende 40% av de totale lønnskostnadene Styret for frivilligsentralen representeres med en person fra administrasjonen, en politiker og en fra frivillige organisasjoner. Bakgrunn: På bakgrunn av vedtak i kommunestyret den ble utredningskomiteen i verbalpunkt V3 bedt om å utrede behov og mulighet for frivilligsentral i Engerdal kommune. Saken har vært oppe til drøfting i utredningskomiteen flere ganger i løpet av det siste året. I møtet den bestemte komiteen seg for å gå for opprettelse av frivilligsentral og å legge saken fram for kommunestyret med slik innstilling.

3 Vurdering: Hva er en frivilligsentral? Et formidlingspunkt for frivillig innsats i nærmiljøet og et bindeledd og kontaktpunkt mellom de som ønsker å yte en frivillig innsats og de som ønsker å få utført oppgaver av frivillige. En frivilligsentral skal samordne den frivillige innsatsen som privatpersoner og frivillige organisasjoner utfører. Frivilligsentralen skal være en lokal forankret møteplass, åpen for alle som har lyst til å delta innen frivillig virksomhet. Veileder. Veileder for frivilligsentraler utarbeidet av Kulturdepartementet, gir opplysninger om frivilligsentralens organisering, plattform, visjon, målsetting, samt eiers, styrets og daglig leders roller og plikter og arbeidsgivers ansvar. Frivillige organisasjoner I møtet den 7.februar 2013, var 4 lag og foreninger fra lokalmiljøet invitert til å delta i drøftingen om behov og mulighet for opprettelse av frivilligsentral. Dette var sanitetsforeningene på Drevsjø og i Engerdal, pensjonistforeninga og Lions. Det var synspunkter for og imot, men konklusjonen ble at det var behov for frivilligsentral i kommunen. Spørreskjema På møtet den ble det vedtatt å sende ut et spørreskjema for om mulig å få et bredere grunnlag for vurdering, og for at innbyggerne skulle få anledning til å uttale seg. Skjemaet var rettet mot alle aldersgrupper. I møtet ble det bestemt at skjemaet skulle legges med som vedlegg til Varden` som kom ut til sommeren. Det ble også opplyst om at skjemaet kunne besvares elektronisk på kommunens hjemmeside. Ved svarfristens utløp var det kommet inn kun to svar, så grunnlaget for vurdering falt dermed bort. Kulturdepartementet Det er Kulturdepartementet (KUD) som har forvaltningsansvaret for det statlige tilskuddet til frivilligsentraler. Det er mulighet til å søke KUD om både oppstarttilskudd (kr ) og driftstilskudd (kr ) til daglig leder. For å få maksimalt tilskudd til daglig leder må det være en 100% stilling. Fordelinga er da 60% fra KUD (pt. kr ) og 40% fra kommunen (ca. kr ). Med en 100% stilling skapes det en ny arbeidsplass i kommunen med lønnsmidler tilsvarende 40%. Dersom det satses på deltidsstilling, blir til skuddet tilsvarende mindre. Fristen for å søke om oppstarttilskudd er og for driftstilskudd Daglig leder Daglig leders hovedoppgave er ansvar for den daglige driften av sentralen og skal følge de retningslinjer, vedtak og pålegg som styret fastsetter. Ha ansvar for budsjett, regnskap og rapportering, iverksette årsmøte, innføre rutiner, prosedyrer samt drive opplæring og veiledning av frivillige medarbeidere. Eierskap Frivilligsentraler skal ha en definert eier og der kan være kommune, stiftelse, forening, andelslag e.l. For Engerdal kommune sitt vedkommende, synes det mest hensiktsmessig at kommunen står som eier av sentralen. Det er krav til eget styre for frivilligsentral som er sammensatt av både sentralens eier og deltakere. Eier skal ha flertall i styret. Det foreslås et styre på tre personer med daglig leder som sekretær. Styret bør være sammensatt av representanter fra administrasjonen, politisk side og frivillige organisasjoner.

4 Frivilligsentralen på Tynset daglig leder I møtet den ble det bestemt å invitere en daglig leder fra en godt etablert frivilligsentral. I møtet den deltok Gudrun Bakken fra Frivilligsentralen på Tynset i møtet i utredningskomiteen. Hun orienterte om drift og aktiviteter, og svarte på spørsmål. Interessant å høre hvordan en sentral fungerer fra innsida. I tillegg til sentralens lokaler har de på Tynset fått innredet to rom til spesielle aktiviteter. Det ene var et baksterom og det andre var et snekkerrom. Disse ble leid ut til interessert og ble flittig brukt. Lokalisasjon I veilederen stilles det krav til lokalene for frivilligsentra. Det skal ha en sentral plassering, universell Utforming, godkjent kjøkken, hensiktsmessige toalettforhold, lett tilgjengelighet til andre aktiviteter/tilbud og eget kontor til daglig leder. Det har vært vurdert 5 forskjellige forslag til lokaler for frivilligsentralen Framnes Dele lokale med ungdomsklubben på Drevsjø Lokalene til Drevsjø barnehage da disse blir ledig Fellesstua i omsorgsboligene i Futveien 6 Lokaler i Engerdal torg da det blir realisert. Framnes synes ikke å egne seg til frivilligsentral da bygget er gammelt og det kreves større utbedringer og påkostninger for å tilfredsstille kravene. Ungdomsklubben har universell utforming, tilfredsstillende kjøkken og toalettforhold, men har oppholdsrom på «hemsen» med trapp opp. Det egner seg ikke for personer med nedsatt gangfunksjon eller rullestolbrukere. Det er ikke vinduer i rommene nede. Kommunen eier disse lokalene. Lokalene i Drevsjø barnehage synes å være egnede lokaler som tilfredsstiller kravene med relativt små endringer. Her må det i tilfelle påregnes husleie. Lokalene er ikke ledig før ny barnehage står ferdig. Fellesstua i omsorgsboligene i Futveien 6 er meget godt egnet. Dette ligger «under samme tak» som sykehjem og legesenter. Her er det universell utforming, egnede toaletter, kjøkken og eget kontor for daglig leder. Lokalene er møblert. Det er enkelt å komme seg ut og inn både uteområde og ved hovedinngang. Det er lett å nå andre deler av huset som, legekontor, fysioterapeut, sykehjem o.l. Fellesstua hører til omsorgsboligene, men blir svært lite brukt av beboerne. Kommunen eier disse lokalene. Det er tatt opp med pleie-og omsorg om å disponere fellesstua til frivilligsentral, og det er ingen innvendinger imot. Det synes på dette tidspunktet at det er disse lokalene som er aller best egnet. Det kan vurderes på et senere tidspunkt å flytt til andre lokaler dersom det skulle dukke opp andre tilfredsstillende muligheter. Lokaler i et nytt «Engerdal torg» har kommet opp som en mulighet. Etter å ha sett på enkle tegninger av bygget, kan det være et alternativ. Ulempen er at lokalene må deles med andre aktiviteter. Her vil det bli husleie. Det foreligger ikke eksakt plan på ferdigstillelse av disse lokalene, og synes ikke aktuelle i oppstartfasen. Konklusjon: Det er ikke realistisk å få etablert frivilligsentral før 1/1-2015, siden søknadsfristen for tilskuddsmidler er i juni Det er heller ikke budsjettert med den kommunale egenandelen til lønnsmidler i rådmannens

5 forslag til budsjett Rådmannen foreslår derfor at oppstart av frivillig sentral skjer fra 1/ og innarbeides i årsbudsjettet for 2015 høsten 2014.